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AUDITORIA DE CONFIABILIDAD
DE LOS REGISTROS Y ESTADOS FINANCIEROS
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012
MEMORANDUM DE PLANIFICACION
I.-
TERMINOS DE REFERENCIA
A.-
B.-
Objeto
La auditora a practicarse est orientada a verificar la confiabilidad de la
informacin financiera y el cumplimiento a la normativa legal en actual
vigencia.
C.-
Objetivos
Emitir el informe de confiabilidad sobre los estados financieros bsicos,
complementarios y sus respectivos registros contables. y si el control
interno relacionado con la presentacin de la informacin financiera, ha
sido diseado e implantado para lograr los objetivos de la entidad.
D.-
Alcance
Nuestro examen comprender el anlisis y comprobacin de las
principales operaciones, los registros utilizados y la informacin
financiera emitida y toda la documentacin relacionada con los Estados
Financieros al 31 de Diciembre de 2012.
E.-
Informes a emitir
Como resultado del examen se emitir la opinin del auditor interno
sobre la confiabilidad de los Registros y Estados Financieros, si durante
el proceso de la auditoria se detectasen hallazgos significativos, estos
sern objeto de informes separados sobre los controles internos o de
responsabilidades, segn exijan las circunstancias para conocimiento
de la MAE del Comit Ejecutivo de la Universidad Boliviana y de la
Contralora General del Estado.
F.-
6.
7.
8.
9.
10.
G.-
H.-
II.-
Disposiciones legales
La Universidad de San simon es una Universidad de Enseanza tcnica
Superior de la Fuerzas Armadas de la Nacin, fue creada el 26 de
Octubre de 1925 por Decreto Supremo N 2226, elevado a rango de
Ley bajo el N 486 del 10 de Noviembre de 1950 y complementado por
Decreto Supremo N 2397 de 13 de febrero de 1951; el Decreto
Supremo N 0666 de 14 de Enero de 1964 otorga el derecho a obtener
el Titulo de Ingeniero en Provisin Nacional a todos los egresados de la
USS, aspecto que es ratificado y ampliado mediante Decreto Supremo
N21295 de 6 de Junio de 1986, finalmente se le otorgo su personera
jurdica mediante Resolucin Suprema N212879 de 19 de Junio de
1993.
La USS es una institucin que tiene autonoma de gestin en la
administracin de sus recursos financieros, nombramiento de su
personal docente y administrativo, aprobacin de sus estatutos y
reglamentos, elaboracin de planes y programas de estudio;
presupuesto anual, aceptacin de donaciones y celebracin de
contratos para la realizacin y cumplimiento de sus fines.
B.-
Estructura organizativa
En la gestin 2012 la USS. presentaba una estructura organizativa
vertical y desconcentrada de forma jerrquica
Rector
Vicerrector
2-9
Edwin Corrales
Nelson Torrez Daz
Leonardo Astorga Acomata
Fabricio Fernndez Bustillos
Edwin Arce
Jos Muriel Morn
Ivn Sejas
Jhonny Duran Lino
Ivn Saavedra
Shirley Fernndez
Gabriela Delgadillo
Claudia Camacho
D.-
E.-
Activos Fijos
El control, procesamiento de la informacin, verificacin e inventariacion
de los activos fijos inmuebles, muebles, vehculos, biblioteca y otros
activos fijos, estn a cargo de cada uno de los responsables
designados en las unidades acadmicas, de La Paz, Cochabamba,
Santa Cruz y Tarija, los mismos estn registrados bajo el Sistema de
Activos Fijos (SAFI) implementado a partir de la gestin 2003, cuya
verificacin, registro, control y evaluacin es realizada en forma
peridica por los responsables en las unidades acadmicas.
El registro de los bienes adquiridos o en proceso se realiza en funcin
al valor de costo o adquisicin al momento de su incorporacin, suma
que contempla adems los gastos necesarios para su funcionamiento
en condiciones propicias y de oportunidad.
F.-
G.-
Personal
El personal destinado y dependiente de la USS. est compuesto por:
Personal Ejecutivo
88
Personal Administrativo
18
Personal de carrera
149
Personal contratado
10
Total
265
==========
Estructura Patrimonial
La estructura patrimonial consolidada de la USS, est compuesto por
las siguientes cuentas:
3-9
Derechos de la USS
Bs
Donaciones de capital
Reserva p/Rev. Tcnica A.F.
Ajuste Global al patrimonio
Resultados acumulados
Resultado del Ejercicio
Total Patrimonio
III.-
467.973,52
Bs
733.599,84
Bs
560.634.64
Bs 38.524.893,99
Bs 68.773.031,17
Bs 11.611.097.17
Bs 120.671.230,33
==============
Sistema de Informacin
La USS genera informacin presupuestaria, financiera y patrimonial, en
forma desconcentrada la misma es consolidada en la USS La Paz, a su
vez, emite en forma anual estados financieros bsicos y
complementarios, mediante el procesamiento de la informacin a travs
del Sistema de Contabilidad Integrada (SISCOIN). Los estados como
ser origen y aplicacin de fondos, Cuenta ahorro inversin
financiamiento, evolucin del patrimonio y flujo de efectivo se elaboran
en forma manual bajo sistema Excel. Los registros contables
consideran aspectos tcnicos como los Principios de Contabilidad
Gubernamental Integrada, as como otras normas que regulan la
naturaleza de sus actividades concernientes a los recursos generados
cuyo presupuesto institucional formulado, ejecutado, reformulado es
evaluado y aprobado por el ente rector.
La ejecucin de recursos y gastos es reportado en forma mensual a la
Direccin General de Sistemas de Informacin Fiscal.
C.-
Registros Contables
La USS registra operaciones financieras, presupuestarias y
patrimoniales dicha informacin se lo realiza en forma desconcentrada
por unidad acadmica, la cual es centralizada en la USS central
Cochabamba, de acuerdo a los siguientes comprobantes contables y
presupuestarios:
1.Comprobante contable de apertura A
2.Comprobante contable de devengado C
3.Comprobante contable de pago G
4.Comprobante contable de ingreso I
5.Comprobante contable de traspaso T
6.Comprobante contable de gasto C
7.Comprobante de ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos
8.Comprobante de traspaso presupuestario
9.Comprobante de reversin presupuestaria
El procesamiento de la informacin de los registros anteriores genera
registros y estados financieros, de acuerdo a la norma bsica de
contabilidad integrada gubernamental. Las mismas estn integradas en
transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales.
El procesamiento de la informacin es responsabilidad de los
encargados de cada rea (financiera o acadmica). La Direccin
Nacional de Informtica, asigna a cada uno de los responsables, un
cdigo de acceso al sistema automtico de datos.
4-9
AMBIENTE DE CONTROL
El Rectorado muestra un ambiente favorable hacia la aplicacin de controles,
situacin que ha sido comprobada con la aprobacin de los reglamentos
acadmicos y administrativos especficos para cada uno de los sistemas de
administracin y control gubernamentales.
Existe una planificacin estratgica a travs de documentacin del PEI (PIMP)
y POA y presupuesto aprobado por el ente rector.
El Sistema de Organizacin Administrativa es de tipo vertical donde se
muestra los canales de informacin y comunicacin grado de responsabilidad
y dependencia jerrquica, el mismo es ajustado en funcin al programa Anual
de Operaciones de la entidad.
Se cuenta con manuales de organizacin, funciones y
procesos
(desactualizado) para cada rea organizacional, donde se determina la
segregacin de funciones, autorizacin, ejecucin, registro y supervisin de
las operaciones, as como los reglamentos acadmicos, que deben ser
actualizados, en funcin a la dinmica de la ciencia y tecnologa.
Existe una clasificacin de cargos debidamente aprobada por los entes
rectores (Min economa y finanzas), con sus requisitos mnimos para el
desempeo y los correspondientes niveles de remuneracin, adoptando
criterios metodolgicos para la seleccin del personal a ocupar cargos de
importancia, cabe hacer notar que el Sistema de Administracin de personal
no ha concluido con el plan de adecuacin a la ley del Funcionario Publico,
con la finalidad de proceder a su implementacin y aplicacin formal.
El Rectorado tiene total independencia para emitir resoluciones, aprobar
manuales y reglamentos tanto en el campo administrativo, acadmico,
econmico y financiero
V.-
REVISIONES ANALITICAS
INHERENTES
RIESGO
INHERENTE
Los
depsitos
bancarios (nombres y
apellidos
no
corresponden a los
alumnos) estn a
5-9
RIESGO DE
CONTROL
Conciliaciones
bancarias
sin
supervisin
adecuada, depsitos
en efectivo. Billetes
PROCEDIMIENTOS
Se
realizaran
procedimientos
sustantivos,
y
de
cumplimiento.
nombre de familiares.
falsificados, falta de
conciliacin
de
saldos
entre
tesorera
y
presupuestos.
CUENTAS
POR
COBRAR (corto y
largo plazo)
Originados
por
transferencia
de
recursos
entre
unidades
acadmicas,
Compensacin
de
saldos
entre
unidades
acadmicas.
Falta de recuperacin
de los adeudos.
Falta de conciliacin
de
saldos
entre
unidades
acadmicas.
Falta de control de
los estudiantes por
retiro, traspaso o
abandono,
supervisin
inadecuada en el
control de la mora.
Se aplicaran pruebas
de cumplimiento y
sustantivas.
CUENTAS
COBRAR
plazo)
Originados por la
reclasificacin
de
deudas
no
efectivizadas en el
primer ao.
Ausencia
documentos
de cobro.
Se
realizaran
procedimientos
sustantivos
y
de
cumplimiento.
RIESGO
INHERENTE
Bienes con valor
igual a uno que
siguen
prestando
servicios,
Bienes
obsoletos sin trmite
de baja, movimiento
de
activos
sin
autorizacin, falta de
verificaciones fsicas.
Sistema
de
informacin
con
problemas de clculo
en
las
depreciaciones
Devengamiento de
las obligaciones a
proveedores,
personal y otros sin
previo anlisis por
parte
de
las
unidades
acadmicas
RIESGO DE
CONTROL
Documentos
custodia
desactualizados,,
actualizacin
saldos
sobrevaluados
subvaluados,
variacin
de
factores
actualizacin
POR
(largo
CUENTAS
ACTIVO FIJO DE
OPERACIN:
Equipo de oficina y
muebles
Equipo
de
Computacin
Equipo medico y de
Laboratorio
Equipo educacional y
recreativo
PASIVO
CORRIENTE:
Obligaciones
pagar
por
PATRIMONIO:
Ajuste Global del
patrimonio.
Resultados
Acumulados
de
Gestiones Anteriores.
Resultado
del
Ejercicio.
Actualizacin de los
saldos de acuerdo a
las U.F.V.
Registro de la cuenta
Resultados
acumulados
de
gestiones anteriores.
INGRESOS
Depsitos bancarios
sin identificacin del
interesado, Ingresos
por
Clasificar,
incremento de los
ingresos
por
6-9
de
legales
PROCEDIMIENTOS
de
de
Pruebas de detalle y
procedimientos
de
cumplimiento
y
sustantivos.
y
los
de
Registro no integro
de los obligaciones
de pago por bienes
y/o
servicios
recibidos,
transferencia
de
recursos
entre
unidades
acadmicas.
Autorizacin para la
actualizacin
de
saldos.
Regularizacin
de
saldos por resultados
acumulados,
aplicacin
correcta
de los ndices de
actualizacin.
Registro inadecuado
de los Ingresos Por
Clasificar,
declaracin
de
ingresos inoportunos,
devolucin
de
Aplicacin
pruebas
cumplimiento
sustantivas
de
de
y
Se realizaran pruebas
de cumplimiento y
siustantivas
Aplicacin de pruebas
de cumplimiento y
sustantivas.
incremento
matricula
colegiatura.
de
la
y
GASTOS
Compras
menores
por
las
Us.As.
Procesos
de
contratacin
en
forma centralizada,
demora
en
los
trmites
de
contratacin.
DEPRECIACION
DEL ACTIVO FIJO
ACTIVO
DIFERIDO
Construcciones
realizadas
en
terrenos de terceros,
mala apropiacin de
cuentas sin respaldo
legal
ni
tcnico.
Contratos suscritos
mediante comodato
y usufructo.
FIJO
colegiaturas.
Proyecciones
financieras
no
realizadas.
Pagos retrasados y
entrega de facturas
posterior a la fecha
de pago, registro
contable inadecuado,
Falta de control y
salvaguarda de las
facturas
legales
recibidas.
Depreciacin
automtica a travs
del sistema, con
sobrevaluacin
y
subvaluacin.
Aplicacin de ndices
diferentes para la
misma fecha.
En las Us.As. de
Cochabamba y santa
cruz
no
existe
movimiento de la
cuenta excepto la
paz.
Procedimientos
de
cumplimiento
y
sustantivos
como
pruebas de detalle.
Aplicacin
de
procedimientos
sustantivos
y
de
cumplimiento
como
pruebas de detalle y
verificacin fsica
Pruebas
cumplimiento
de
8-9
ENFOQUE DE AUDITORIA
El trabajo de auditora a realizarse sobre el examen de confiabilidad se llevara
a cabo en las Unidades acadmicas de: La Paz, Cochabamba y Santa Cruz,
excepto Riberalta por la falta de personal, presupuesto y de tiempo, de las
cuentas detalladas en el captulo anterior, para los cual se establecern
parmetros de medicin en cuanto al alcance de las pruebas por
siginificatividad y a criterio del auditor en funcin al anlisis y comprobacin de
los procesos de control interno.
El trabajo de anlisis y comprobacin se lo realizar en forma segmentada e
individual como la aplicacin de los cuestionarios y entrevistas al personal
superior, encargados de rea: administrativa, financiera y acadmica, como al
personal dependiente, posteriormente se realizar la comprobacin de su
funcionamiento mediante pruebas de recorrido, dicho trabajo se efectuar
mediante una muestra a criterio del auditor interno.
El auditor interno tomara un criterio razonable en el alcance de las pruebas
logrando abarcar hasta un 60% de pruebas de detalle y saldos de las cuentas
bajo examen. El 6% de signficatividad se aplicar al total de las cuentas bajo
examen. Esto debido al corto periodo de ejecucin de la auditoria.
Para la ejecucin del trabajo se realizaran procedimientos analticos, pruebas
de cumplimiento de controles y pruebas sustantivas de verificacin de saldos,
para cada uno de los saldos determinados, tomando en cuenta el alcance,
oportunidad y naturaleza de las mismas.
9-9
B.Personal
Georgina Nava
Juancito Pinto
Devorah Meldrano
02 al 15 -ENE-2013
16 al 31 -ENE-2013
01 al 22 -FEB-2013
23 al 28 -FEB-2013
Personal designado
El trabajo ser realizado por los siguientes funcionarios:
Cargo
Planificacin
Ejecucin
Jefe
Auditor
Interno
Auditor
Interno
10
-
IX.-
Totales
20
36
Elaboracin
informe
1
3
37
40
10
93
110
31
39
PROGRAMAS DE TRABAJO
Los programas de trabajo a aplicarse, son parte integrante del presente
Memorndum de Planificacin (Anexo-2)
10 - 9