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Objetivo:
Automao e racionalizao dos processos para melhoria contnua no tratamento de informaes do
negcio, especialmente dos itens geradores de custo, pertencentes ao modelo do Mapa de Processos
Interfuncionais da Gesto Corporativa.
Apresentao das melhorias resultantes da implantao do Projeto de implementao da ferramenta
BPMS.
Justificativa:
Perodo de execuo
dos trabalhos:
Ferramentas e
Documentao:
Produto:
Julho a Outubro/2005
Entrevistas In-loco
Descritivo de rotinas e potenciais de melhoria
Diagramao BPMS
Apresentao e validao pelos envolvidos
A ferramenta Fuego utiliza a representao grfica DIAGRAMA DE ESTADOS,
conforme a metodologia UML.
Levantamento das atividades realizadas pelas reas envolvidas no processo de
Compras de Materiais e Contratao de Servios.
Diagrama Macro do processo de Compras de Materiais e Contratao de
Servios - EMPRESA, elaborado na ferramenta FUEGO.
NDICE GERAL
SITUAO ATUAL
GESTO POR PROCESSOS - MACRO PROCESSOS INTERFUNCIONAIS EMPRESA _______________________________________________ 5
ESCOLHA DO PROCESSO INTERFUNCIONAL PARA MAPEAMENTO ___________________________________________________________ 6
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DAS REAS ENTREVISTADAS ______________________________________________________________ 7
SUB PROCESSOS MAPEADOS _______________________________________________________________________________________ 8
REQUISITOS DE COMPLIANCE ______________________________________________________________________________________ 8
SUB PROCESSOS X INTEGRAES COM A BASE DE DADOS (SISTEMAS) _______________________________________________________ 9
DIAGRAMA MACRO DE RELACIONAMENTOS DO PROCESSO _______________________________________________________________ 10
FLUXO DAS ATIVIDADES _________________________________________________________________________________________ 11
ANALISE DAS OPORTUNIDADES
LIMITES DO PROCESSO E FATORES CRTICOS _________________________________________________________________________ 17
IDENTIFICAO DE NECESSIDADES DE TROCA DE INFORMAES ENTRE AS REAS DO PROCESSO ________________________________ 20
MAPEAMENTO GRFICO / INDICADORES PROPOSTOS
SITUAO PROPOSTA COMO DEVERIA SER ________________________________________________________________________ 23
IDENTIFICAO DE REQUISITOS DE INDICADORES DE DESEMPENHO DO PROCESSO ___________________________________________ 44
ANLISE DA GESTO
CADERNO DE AES GESTO POR PROCESSOS_______________________________________________________________________ 52
PLANO DE IMPLEMENTAO
12/07/2013
1. SITUAO ATUAL
2. ANLISE DAS OPORTUNIDADES
3. MAPEAMENTO GRFICO / INDICADORES
4. ANLISE DA GESTO
5. PLANO DE IMPLEMENTAO
12/07/2013
12/07/2013
12/07/2013
Denominao
PRESIDNCIA
Sigla
PR
Gabinete da Presidncia
PRG
GRC
Departamento de Compras
DRCP
Departamento de Contrataes
DRCT
Gerncia Jurdica
GRJ
DRJS
DO
GOF
GOR
DF
GFF
DFFO
GFP
DFPM
DE
GEE
GES
7. Gerncia de Coordenao
GEC
GEO
12/07/2013
11.
12.
13.
14.
REQUISITOS DE COMPLIANCE
As atividades do processo de Compras e Contratao de Servios so regulamentadas pelos seguintes instrumentos legislativos
principais:
12/07/2013
12/07/2013
10
A rea de
Materiais insere
dados no sistema
APOLO e colhe as
autorizaes em
papel
A Diretoria
analisa e
aprova as
solicitaes
em RD
Tempo decorrido: de 30 a
360 dias at o atendimento
da necessidade de
aquisio.
12/07/2013
A rea de
Compras controla
os processos
gerados e
cadastra no
sistema ACCESS
A rea Jurdica
analisa editais;
impugnaes e
recursos.
A rea de
Compras
realiza os
Processos
Licitatrios e
gera os
Contratos
A rea
Financeira
efetua a
Reserva de
Verba e o
Empenho e
registra o
contrato para
a aquisio
11
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12
12/07/2013
13
12/07/2013
14
12/07/2013
15
1. SITUAO ATUAL
2. ANLISE DAS OPORTUNIDADES
3. MAPEAMENTO GRFICO / INDICADORES
4. ANLISE DA GESTO
5. PLANO DE IMPLEMENTAO
12/07/2013
16
12/07/2013
17
Atendimento de MM Movimentao de
materiais.
Necessidade de Reposio de Estoque
(Emisso de SC), identificado atravs
de relatrios de emisso do Modulo de
Materiais ERP.
12/07/2013
18
GRJ CONSULTIVO
Onde o processo inicia
Entrada de processos para anlise
jurdica e chancela de editais de
processos de compras.
DE ENGENHARIA DE OBRAS
Onde o processo inicia
GEE/GES/GEO
o Levantamento de Necessidades;
Definies Tcnicas; Elaborao de
Especificao Tcnica e Planilha de
Quantidades, Elaborao de RTD
(Relatrio Tcnico a Diretoria)
12/07/2013
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GRC COMPRAS,
CONTRATAO E APOIO.
GFF DFFO
PR PRG
Poltica de Estoque
Poltica de Estoque
Item oramentrio
Relatrio Tcnico Diretoria e Proposta de RD
GFP - DFPM
GRC COMPRAS,
CONTRATAO E APOIO
REAS EMITENTES DE SC DE
SERVIOS
GRC - COMPRAS,
CONTRATAO
12/07/2013
21
1. SITUAO ATUAL
2. ANLISE DAS OPORTUNIDADES
3. MAPEAMENTO GRFICO / INDICADORES
4. ANLISE DA GESTO
5. PLANO DE IMPLEMENTAO
12/07/2013
22
12/07/2013
Demonstrar graficamente o fluxo de atividades interativas ou automticas a serem desempenhadas pela ferramenta
de automao (BPM) adquirida pela EMPRESA;
Otimizar os processos em termos de objetivo, tempo e esforo, com vistas melhoria na prestao de servios a
seus clientes e no cumprimento de suas funes;
Dar suporte a definio e desenvolvimento tcnico do sistema de informao (BPM) a ser implantado;
Gerar indicadores de desempenho para cada subprocesso.
23
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12/07/2013
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12/07/2013
33
12/07/2013
34
12/07/2013
35
12/07/2013
36
12/07/2013
37
12/07/2013
38
12/07/2013
39
Habilitao
12/07/2013
Proposta Comercial
40
Homologao
Prego
12/07/2013
41
12/07/2013
42
12/07/2013
43
12/07/2013
44
Finalidade do Indicador:
Observaes Finais:
Fonte/Base de Dados
12/07/2013
45
Gerencial
Operacional
Cada modalidade possui um prazo mdio (em dias) e a meta atender 90% dentro do prazo.
Finalidade do Indicador:
46
Periodicidade de Apurao:
Vises Hierrquicas do Indicador
(quem visualiza):
Meta :
reas Interessadas:
Fonte/Base de Dados
Estratgico (Diretoria/Gestor)
Gerencial
Operacional
GRC
ERP ERP / Base de Dados Fuego.
NDICES DE PRODUTIVIDADE
Definio do Indicador:
Tratam da utilizao dos recursos para a gerao de produtos e servios. Servem para identificar e
prevenir problemas nos processos, estando ligados intimamente aos indicadores de qualidade.
GRC
Nr. Total de Processos Abertos / Nr. de recusos utilizados para as atividades de cada
departamento (DRCT -Contratao/ DRCP Compras) ver: Relatrio Gerencial do Access
Finalidade do Indicador:
12/07/2013
GFF/DFFO
Nr. Total de processos com reserva de verba confirmada / Nr. De recursos utilizados para a
atividade
O ndice de produtividade se dar pela formula:
ndice Obtido / ndice Previsto
Estratgico (Diretoria/Gestor)
Gerencial
Operacional
Cada modalidade possui um prazo mdio (em dias) e a meta atender 90% dentro do prazo.
Oracle
47
Medem a capacidade de resposta de um processo por meio da relao entre as sadas produzidas
por unidade de tempo.
Finalidade do Indicador:
GRC
1. Nr de processos de Compra de Materiais cadastrados por ms.
2 .Nr. de processos de Servios cadastrados por ms.
3. Nr. de Processos de IX, DL, ADITIVOS E CONVENIOS cadastrados por ms.
4. Quantidade Total de Itens Contratados (servios)e Adquiridos (materiais).
5. Total de Itens por Diretoria
6. Instrumentos Contratuais (CN/OF) formalizados.
7. Processos de Contrataes e Compras em Andamento.
8. Licitaes Concludas por Modalidade.
Frmula de Clculo do Indicador:
GFF/DFFO 1. Nr. de processos (Servios e Materiais) reservados no sistema ERP no ms.
2. Nr de processos empenhados no sistema ERP no ms.
GRJ CONSULTIVO
1. Analises de Edital realizadas no perodo.
2. Impugnaes analisadas no perodo;
3. Recursos analisados no perodo.
4. Solicitaes de IX, DL, ADITIVOS E CONVENIOS analisados no perodo.
Definio dos Parmetros (regras
para o clculo do indicador):
Periodicidade de Apurao:
Vises Hierrquicas do Indicador
(quem visualiza):
Meta :
reas Interessadas:
Fonte/Base de Dados
12/07/2013
Estratgico (Diretoria/Gestor)
Gerencial
Operacional
.
Fuego
48
Focam as conseqncias dos produtos / servios. Fazer a coisa certa da maneira certa
Materiais:
Nr itens de materiais empenhados / nr itens de materiais solicitados via SC x 100
Estratgico (Diretoria/Gestor)
Gerencial
Operacional
Estratgico (Diretoria/Gestor)
Gerencial
Operacional
49
Fuego
12/07/2013
Gerencial
Operacional
50
1. SITUAO ATUAL
2. ANLISE DAS OPORTUNIDADES
3. MAPEAMENTO GRFICO / INDICADORES
4. ANLISE DA GESTO
5. PLANO DE IMPLEMENTAO
12/07/2013
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Recomendaes de Melhorias
DEFINIO DE PRAZOS:
1. Melhor definio dos prazos de aquisio; quantidades no tempo e
1.1. Persistente ausncia / falta de material para atendimento prazos de reposio;
das necessidades,
2.
LOCALIZAO DE MATERIAIS
2.1. Existncia de depsitos contendo alguns materiais que
podem ser usados, mas no fazem parte do estoque.
3.
12/07/2013
Ao
Resultado Esperado
Otimizao das
aquisies
Organizao
Adequao
Organizacional
Espao Fsico e
Organizao
Consolidao da
Poltica
Minimizao de Erros
52
Recomendaes de Melhorias
Ao
Resultado Esperado
Minimizao de Erros
Otimizao do Processo
7.
Recomendaes de Melhorias
PLANEJAMENTO
AQUISIO
DAS
NECESSIDADES
Ao
Resultado Esperado
DE
Otimizao do Processo
Consolidao Poltica
7. 1.Planejamento da Aquisio
12/07/2013
lote
53
Recomendaes de Melhorias
Resultado Esperado
Otimizao do Processo
8.1.Automatizar o processo de identificao das necessidades e
controle das requisies;
Ao
Minimizao de Erros
Fidelidade
informao
Otimizao do Processo
Fidelidade da
Informao
9.1. Para indicar que um determinado item est em ponto de 9.1.Permitir a realizao de consultas e relatrios a respeito da
situao atual e de encerramentos de diversos meses anteriores.
reposio de estoque (regra de negcio de Gesto de
Suprimentos), a rea de materiais analisa os dados do 9.2.Ajustes sistmicos no ERP que permitam a indicao das
sistema ERP ERP como base para o planejamento da
discrepncias de valores histricos, facilitando a tomada de
compra (estudo que utiliza regras de reposio de
deciso.
estoques com base na mdia de consumo e o tempo de
aquisio
dos
itens)
9.2. Descaracterizao da anlise do histrico de consumo
anual de cada item pela defasagem na autorizao de
aquisio durante o ano e pela incluso de itens de
consumo eventual na apurao. A anlise do consumo
utilizada para a deciso de compra do material em
estoque.
12/07/2013
54
Recomendaes de Melhorias
Ao
Resultado Esperado
Tempo de Processo.
Fidelidade da
Informao;
Reduo de Erros e
devolues.
Minimizao de Erros
NOVAS TECNOLOGIAS
11.1. Quando da aquisio de novas tecnologias pela
EMPRESA, h necessidade que as reas especialistas se
antecipem, solicitando sua incluso no cadastro de
materiais em tempo hbil, anterior entrada em operao
dos novos sistemas ou equipamentos.
12/07/2013
55
Recomendaes de Melhorias
Ao
Resultado Esperado
Reduo do tempo de
processamento das
emisses de SCs;
Adequao
Organizacional
12/07/2013
Reduo de Devolues
Minimizao de Erros
56
Recomendaes de Melhorias
Ao
Resultado Esperado
Fidelidade da
Informao
16.
12/07/2013
Recomendaes de Melhorias
Ao
Resultado Esperado
Otimizao do Processo
Otimizao do Processo
Fidelidade da
Informao
Fidelidade da
Informao
57
Recomendaes de Melhorias
Ao
Resultado Esperado
Otimizao do Processo
Fidelidade da
Informao
Tempo de Processo
Recomendaes de Melhorias
Ao
Resultado Esperado
Otimizao do Processo
12/07/2013
Fidelidade da
Informao.
Reduo do tempo de
processamento das
informaes.
58
20.
21.
Recomendaes de Melhorias
Ao
MP - MANIFESTAO PRVIA
19. Desenvolvimento de sistema de gesto que permita a automao
Projeto BPM em fase de desenvolvimento
das interfaces e componentes
19.1. Os processos de valor superior a R$ 1.000.000,00 do processo, viabilizando o envio automtico de notificaes (aos
devem ser comunicados a rgos externos atravs do envolvidos) de processos que necessitem de Manifestao Prvia.
envio de solicitao de MP, a resposta a essa
comunicao dever estar em poder da EMPRESA at
a realizao da elaborao do contrato.
REGISTRO DA RESERVA NO SIAFEM
20.1. Os dados cadastrados devem ser compatveis com os dados
20.1. O registro da reserva da verba solicitada para as utilizados para a efetivao do empenho (quando do registro do
aquisies / contrataes realizado no sistema ERP contrato aprovado).
ERP e no SIAFEM (Controle do Estado).
20.2. A reserva dever possuir a indicao da modalidade de aquisio
20.2. Nas ocorrncias em que a reserva de verba a ser atribuda ao processo que est sendo reservado no sistema (ERP
ultrapassar o prazo do oramento anual, o SIAFEM no e SIAFEM).
permite que seja emitida uma nota de reserva para o
- A responsabilidade pela atribuio da modalidade ao processo deve
ano seguinte.
ser da rea de compras GRC.
ACOMPANHAMENTO EFETIVO DOS PRAZOS DE
CONTRATAO
12/07/2013
Resultado Esperado
Segurana
Tempo de Processo
Otimizao
Fidelidade da
Informao
Otimizao
Fidelidade da
Informao
59
Recomendaes de Melhorias
Ao
Projeto BPM em fase de desenvolvimento
das interfaces e componentes
Impacto
Resultado da
Otimizao
Segurana da
Informao
Otimizao do processo
Tempo de Processo
Adequao
Organizacional
24.
DESENHOS TCNICOS
REFERENCIA COMERCIAL
Segurana da
Informao
Otimizao do processo
Tempo de Processo
Otimizao do processo
Tempo de Processo
Confiabilidade nas
informaes
60
Recomendaes de Melhorias
25. Implantao de sistema corporativo que possua como
funcionalidades:
Ao
Projeto BPM em fase de desenvolvimento
das interfaces e componentes
Resultado Esperado
Fidelidade da
Informao
Segurana dos Dados
Otimizao do Processo
Minimizao de Erros
Tempo de Processo
27.
28.
NUMERAO DO PROCESSO
27.1. A estrutura de numerao do processo definida em 27. Gerao automtica (sistmica) do nmero de processo, de acordo
norma pela empresa e montada pela rea de compras, com a norma vigente.
de acordo com as caractersticas do processo, podendo
ser alterada de acordo com as fases do processo (se
necessrio).
AGRUPAMENTO DE SCS
28. Implantao de sistema corporativo que permita a automao da
28.1. Para a criao de um processo licitatrio, vrias SCs
execuo da atividade.
podem ser agrupadas , desde que possuam objeto que
possa ser atendida pelo mesmo tipo de fornecedor, esta
atividade realizada pela rea de compras quando da
montagem do processo licitatrio.
12/07/2013
Fidelidade da
Informao
Minimizao de Erros
Fidelidade da
Informao
Otimizao do Processo
Minimizao de Erros
Reduo dos custos com
cpias xerogrficas.
Otimizao do Processo
Minimizao de Erros
61
30.
31.
Recomendaes de Melhorias
Ao
Otimizao do Processo
29. Implantao de sistema corporativo que permita a automao da
execuo da atividade.
12/07/2013
Resultado Esperado
Minimizao de Erros
Facilidade de consulta
da informao
Fidelidade da
Informao
Capacitao de Pessoal
Minimizao de Erros e
devolues
62
32.
Recomendaes de Melhorias
Ao
Resultado Esperado
Fidelidade da
Informao
Otimizao do Processo
Minimizao de Erros
33.
34.
Otimizao do Processo
Tempo de Distribuio
Acompanhamento da
Informao
12/07/2013
63
Recomendaes de Melhorias
Ao
Projeto BPM em fase de desenvolvimento
das interfaces e componentes.
Resultado Esperado
Capacitao de Pessoal
Recomendaes de Melhorias
EMISSO DE FORMULRIOS
36.1. Depois do processo aprovado e assinado, o mesmo
ser distribudo atravs da emisso de OF (Ordem de
Fornecimento) pelo Access (caso seja contrato os
analistas preenchem modelos em MS-Word)
Ao
Projeto BPM em fase de desenvolvimento
das interfaces e componentes.
Resultado Esperado
Segurana dos Dados
Otimizao do Processo
Minimizao de Erros
Recomendaes de Melhorias
12/07/2013
Ao
Projeto BPM em fase de desenvolvimento
das interfaces e componentes.
Resultado Esperado
Fidelidade da
Informao
Otimizao do Processo
Reduo do retrabalho
64
39.
40.
41.
42.
Recomendaes de Melhorias
Ao
12/07/2013
Resultado Esperado
Otimizao do Processo
Tempo de Processo
Fidelidade da
Informao
Otimizao do Processo
Acompanhamento fiel
do andamento do
processo
Agilidade na execuo
das atividades
Agilidade na execuo
das atividades
Agilidade na execuo
das atividades,
liberando o analista
para atividades fim.
65
Recomendaes de Melhorias
Ao
Resultado Esperado
Facilidade na
determinao do
STATUS da requisio
de material, bem como
sua localizao dentro
do fluxo de atividades
do processo.
44.
12/07/2013
Recomendaes de Melhorias
44. Implantao de sistema corporativo que possibilite a
automao do processo de solicitao de IX, DL,
AD,Convnios.
Ao
Resultado Esperado
66
1. SITUAO ATUAL
2. ANLISE DAS OPORTUNIDADES
3. MAPEAMENTO GRFICO / INDICADORES
4. ANLISE DA GESTO
5. PLANO DE IMPLEMENTAO
12/07/2013
67
12/07/2013
68
EQUIPE DE ANLISE
GRQ e GFI
GESTOR DO PROCESSO
GRC Gerncia de Compras
Legenda:
(*) EX = Executar e Acompanhar PA = Participar e Acompanhar PR = Promover e Acompanhar E = Executar
(**) Curto / Mdio / Longo Prazo
FOCO DE ANLISE
REAS /
RESPONSABILIDADES
(*)
PRAZO DE
EXECUO
(**)
PROVIDNCIAS / REQUISITOS
ESTIMATIVA
DEFINIO DE PRAZOS:
Resultado Esperado:
.
LOCALIZAO DE MATERIAIS
Existncia de depsitos contendo alguns materiais que
podem ser usados, mas no fazem parte do estoque.
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
12/07/2013
69
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
PLANEJAMENTO
AQUISIO
DAS
NECESSIDADES
DE
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
12/07/2013
70
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
10
Resultado Esperado:
12/07/2013
71
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
12/07/2013
72
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
12/07/2013
73
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
12/07/2013
74
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
12/07/2013
75
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
Resultado Esperado:
12/07/2013
76
Resultado Esperado:
12/07/2013
77
Controle de Atualizaes
Data
Motivo
Verso
12 de julho de 2013
Criao do Documento
0.0
12/07/2013
78