MANUAL DE INDUCCIN Y REINDUCCIN DEL PERSONAL

1. Objetivo
Facilitar la adaptacin e integracin del nuevo trabajador a la empresa y a su
puesto de trabajo, mediante el suministro de la informacin relacionada con las
caractersticas y dimensiones del mismo, logrando que la empresa Elquinsa
cuente con un equipo de trabajo de alto rendimiento en todas sus dimensiones
con un sentido de pertenencia, con el objetivo final de enfocar nuestros
esfuerzos en la obtencin de la eficiencia y eficacia, amor al trabajo y la
satisfaccin de compartir con otros el desarrollo tcnico y organizacional de la
empresa.
En la bsqueda de los mecanismos que ayuden al desarrollo y
aprovechamiento del potencial del trabajador, se ha diseado el presente
Manual de Induccin, con el objeto de mantener informados a los nuevos
trabajadores sobre la actividad a que se dedica Elquinsa, beneficios que brinda
y presta, derechos y deberes; con el fin de lograr la identificacin del trabajador
con la empresa, proporcionar al recin llegado las bases para una adaptacin e
integracin con su grupo de trabajo y con el trabajo en s; y de sta manera
alcanzar los niveles de productividad deseados.
2. Alcance
La Induccin y Reinduccin es una propuesta que est orientada a ofrecer una
herramienta para Elquinsa que pueda lograr que sus trabajadores se adapten y
se identifiquen con ella, para mantener los elevados estndares de calidad y
para formar y conservar trabajadores eficientes, altamente motivados,
estimulados y capacitados.
Debe ser aplicado a cada uno de sus empleados, a fin de aprovechar tan
importante tcnica para la mejor administracin de sus Recursos Humanos.
3. Guas Generales
La implementacin de un programa de induccin que permita a todo el
personal, tanto al fijo como al nuevo ingreso, conocer todo lo referente a
valores, misin, visin, objetivos, resea histrica, polticas, normas, servicios
que presta, estructura organizativa, beneficios socioeconmicos etc.; y toda
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aquella informacin necesaria para la identificacin del mismo con la entidad,

teniendo en cuenta los siguientes puntos:
3.1 Proporcionar al trabajador informacin referente al contexto general
donde ingresa; es decir, su historia, estructura, evolucin y actividad a
que se dedica.
3.2 Dar a conocer a los nuevos trabajadores sobre sus derechos y deberes
dentro de la entidad a la cual ingresa.
3.3 Suministrar al empleado informacin sobre los beneficios sociales,
econmicos, actividades de desarrollo y de adiestramiento de personal.
Contribuir a la identificacin del trabajador con su situacin de trabajo y
todo lo que ello implica.
3.4 Mantener informado a todo el personal de los cambios que se produzcan
en la institucin, en cuanto a polticas, normas, procedimientos y
cambios de estructura.
3.5 Proporcionar al trabajador que ingresa, las bases para una adaptacin
con su grupo de trabajo.
3.6 Los trabajadores deben creer que el esfuerzo producir satisfacciones,
gratificaciones y recompensas.
3.7 Orientar el trabajo especfico del empleado, es necesario familiarizar al
empleado con el lugar de trabajo.
3.8 Mostrarle su lugar especfico de trabajo, el mobiliario, equipo e
instrumentos de trabajo.
3.9 Mostrarle los artculos y suministros necesarios para el desempeo de
sus labores, as como el procedimiento con que deben solicitarse
cuando se agoten.
3.10
Explicar la organizacin departamental y general y su relacin con
otras actividades de la entidad.
3.11
Explicar la contribucin individual del empleado a los objetivos del
proceso y sus asignaciones inciales en trminos generales.

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3.12

Explicar el programa de capacitacin de la entidad.

3.13
Preguntar dnde vive el empleado y cules son las facilidades de
transporte.
3.14

Explicarle las condiciones de trabajo:

- Horas de trabajo
- Entrada para empleados
- Horas de comida
- Llamadas telefnicas
- Polticas
- Das de pago y procedimientos para recibir el pago
- Escritorio, archivos
- Otros

3.15 Requerimientos para la conservacin del empleo: explicar los criterios de

la entidad en relacin con:
- Cumplimiento de las responsabilidades
- Asistencia y puntualidad
- Manejo de informacin confidencial
- Conducta
- Apariencia general
- Uso de la camiseta institucional
- Presentar el nuevo colaborador a la alta direccin y a los dems
directivos de la entidad.

4. Polticas y Normas del Programa de Induccin

4.1 Polticas
El rea administrativa conjuntamente con los jefes inmediatos donde est
ubicado el nuevo trabajador, deben ser los encargados de realizar el proceso
de Induccin de la empresa.

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Todo el personal que ingrese a la entidad debe ser sometido al proceso de

induccin, con el fin de facilitar la informacin que permita lograr la
identificacin con la empresa; de tal forma que su incorporacin cubra todos los
aspectos de un adecuado ajuste a su puesto de trabajo.
El rea administrativa o de Talento Humano debe informar todo lo relacionado
con la entidad; misin, visin, historia, estructura organizativa, beneficios
socioeconmicos y normas de conducta interna.
El Programa de Induccin, deber ser evaluado peridicamente por el Proceso
Gestin Administrativa, conjuntamente con el Jefe inmediato; con el fin de
realizar los ajustes necesarios que aseguren la permanencia del programa.
El Programa de Induccin, debe estar sujeto a cualquier cambio que se
produzca en Elquinsa, con el objeto de mantenerlo actualizado.
4.2 Normas
El Proceso Gestin Administrativa, es el encargado de coordinar el Programa
de Induccin, igualmente velar por el desarrollo del mismo.
El Proceso de Induccin se realizar, con una duracin de cuatro (4) horas. De
igual forma para los funcionarios antiguos se realizarn jornadas de
REINDUCCIN con la misma intensidad horaria.
El proceso de Recursos Humanos deber entregar al nuevo trabajador el
Reglamento Interno de Trabajo. La Induccin especfica del puesto ser
realizada por el Jefe inmediato realizando las actividades necesarias para
lograr el cumplimiento de este objetivo.
El Programa de Induccin debe ser revisado peridicamente por el proceso
Gestin Administrativa o de Recursos Humanos.
Al culminar el Programa de Induccin el trabajador deber llenar un formato
suministrado por el Proceso de Induccin, denominado Induccin de personal",
para as dar una opinin acerca del proceso realizado.
5. Actividades de Induccin
5.1. Primera Etapa: Bienvenida

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Esta fase tiene como finalidad el recibimiento de los nuevos trabajadores,

dndoles la bienvenida a la organizacin, donde el Proceso de Gestin
Administrativa realizar las siguientes actividades:
Recibe al nuevo trabajador y les indica los documentos necesarios para la
legalizacin de su ingreso.
Comunica a los responsables de los temas que aparecen en el formato de
Induccin al personal para que realicen la induccin correspondiente.
Dirige al trabajador al sitio donde se dictara la induccin general.
Informa la finalidad del proceso de induccin.
Entrega el Manual de Funciones y el Reglamento Interno de trabajo.
5.2. Segunda Etapa: Introduccin a la Organizacin
En esta etapa se suministra al nuevo trabajador informacin general sobre la
empresa en objeto de facilitar su integracin con la organizacin.
Resea Histrica
Organigrama Actualizado
Poltica de Calidad
Visin y Misin
Objetivos de Calidad
Lineamientos ticos
Funciones y responsabilidades
Planes y proyectos del proceso al cual pertenece
Los riesgos del proceso y los planes de accin pendientes.
Asistencia: Debe cumplir con el horario establecido por la organizacin. En
caso de no poder asistir a su trabajo esta inasistencia debe ser notificada
inmediatamente para solicitar el permiso correspondiente. Los horarios de
asistencia son los siguientes:
Lunes a Viernes: 8: 00 a.m. 12:00 p.m. y 1:00 p.m. a 5:00 p.m.
Sbados: 8: 00 a.m. 12:00 m.
Confidencialidad: Debe guardar absoluta confidencialidad de su gestin de
trabajo y mantener resguardados todos los documentos, a fin de evitar su
extravi y el que personas no autorizadas conozcan su contenido.
Calidad de Servicios: Independientemente del cargo que ocupe y del rea de
trabajo, la calidad del servicio es de vital importancia. Debe mantener en todo
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momento buenas relaciones con el personal y el cliente, adems, de atender

las labores encomendadas con responsabilidad y eficiencia.
Relaciones con los empleados: La relacin con nuestros empleados tiene
como base el respeto a la dignidad de individuo sin discriminacin de raza,
religin, nacionalidad, color, sexo, edad, ni inclinacin sexual, estado civil o
familiar o incapacidad no relacionada a la funcin disponible.
5.3. Tercera Etapa: Evaluacin y Seguimiento
El propsito de esta etapa es garantizar un desarrollo adecuado del Programa
de Induccin, retroalimentar el programa y realizar ajustes. En esta fase se
evalan los resultados obtenidos, con la aplicacin del formato Evaluacin de la
Eficacia de las Capacitaciones y/o Entrenamiento, a fin de aplicar los
correctivos correspondientes, siendo responsable de esto el Departamento de
Recursos Humanos.
6. Entrenamiento
El entrenamiento es un mtodo sistemtico y prctico para orientar a una
persona sobre cmo hacer su trabajo correctamente, con seguridad y eficiencia
desde la primera vez. El propsito es brindar toda la informacin necesaria para
que la persona pueda desarrollar las habilidades y destrezas que le permitan
desempear su trabajo con estndares de calidad, productividad, control de
costos y seguridad, que la entidad ha definido desde el momento que inicie sus
labores. El ser humano necesita recibir instruccin sencilla e inteligente sobre
lo que se espera que haga, como lo puede hacer y que constituye un trabajo
bien hecho. (Lawrence Appley).
6.1 Preparacin
De acuerdo a cada rea se define claramente los objetivos en trminos de las
habilidades o destrezas que se espera adquiera el trabajador al finalizar el
periodo de entrenamiento, se tendr en cuenta el Manual de Funciones y Perfil
de Cargos, con respecto a estas necesidades, donde se determinaran las
caractersticas principales de la persona a entrenar.
Se especifican las tareas que desempear el nuevo empleado, y el tiempo
que se dispone para el entrenamiento y como se desarrolla cada una de las
sesiones de trabajo. Para las sesiones de trabajo se incluye la preparacin de
medios y materiales para el entrenamiento.
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7. Programa de Reinduccin
El proceso de Reinduccin al igual que la induccin, forman parte de un
proceso progresivo de formacin y aprendizaje, indispensable para su
desarrollo humano en la entidad y para que sta pueda cumplir
adecuadamente su objetivo.
El desarrollo del programa de Reinduccin se realizar teniendo en cuenta el
contenido y duracin del programa de induccin al personal, descrito
anteriormente. Para ello se tendr en cuenta los resultados de la evaluacin de
desempeo del personal, los resultados de las evaluaciones independientes y
los resultados de la evaluacin del Clima Organizacional.
Este programa de Reinduccin se desarrollar en jornadas con todo el
personal, donde se expondrn algunos de los siguientes temas:
Marco estratgico de la entidad
Planes de Mejoramiento
Actividades de Capacitacin y Bienestar Social
Funciones y responsabilidades
Modelo de operacin por procesos
Poltica de Calidad, misin, visin, indicadores, principios.
Actividad de gestin de conocimiento para que las personas que han recibido
capacitaciones tcnicas y especiales socialicen lo aprendido y las mejoras que
se pueden implementar en la entidad.

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