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ACTUALIZACIN RUT Y EMISION MECANISMO DIGITAL

PARA USUARIOS ADUANEROS
PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIN Y/O ACTUALIZACIN DEL
REGISTRO NICO TRIBUTARIO
1. Los usuarios aduaneros debern actualizar el Registro nico Tributario, de ser
necesario, verificando los siguientes aspectos:
a.

En la Hoja 1 del Registro, en el campo 53 de responsabilidades debe estar

inscrita la responsabilidad 10 correspondiente a Usuario Aduanero, a su vez en el
campo 54 del Registro (Usuarios Aduaneros) deben estar los siguientes cdigos
de acuerdo con la calidad que le haya sido conferida al cliente:

No.
1
2
3
4
10
11
12
13
14
15
16
17
18
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TIPO DE USUARIOS ADUANEROS

Detalle
Agente de Carga Internacional
Agente Martimo
Almacn General de Depsito
Comercializadora Internacional (C.I.)
Depsito de apoyo logstico internacional
Depsito privado de procesamiento industrial
Depsito privado de transformacin o ensamble
Depsito franco
Depsito privado aeronutico
Depsito privado de distribucin internacional
Depsito privado provisiones de a bordo para consumo-llevar
Depsito privado envos urgentes
Depsito privado
Depsito pblico
Depsito pblico para distribucin internacional
Exportador de Caf
Exportador
Importador
Intermediario de trfico postal y envos urgentes
Sociedad de Intermediacin Aduanera
Titular de Puertos y Muelles de Servicio Pblico o Privado
Transportador areo Rgimen de Importacin o Exportacin
Transportista Nacional Operaciones de Trnsito Aduanero
Usuario operador de zona franca
Usuario Aduanero Permanente
Usuario Altamente Exportador
Usuarios Zonas Econmicas Especiales de Exportacin
Depsito privados de instalaciones industriales
Usuarios de programas especiales de exportacin PEX
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Depsitos privados para mercancas en trnsito

Usuarios sistemas especiales importacin exportacin
Transportador martimo Rgimen Importacin Exportacin
Transportador terrestre Rgimen Importacin Exportacin
Titular de aeropuerto
Transportador fluvial Rgimen Importacin Exportacin
Usuario industrial de zona franca especial

b. Cuando el usuario aduanero sea una sociedad de intermediacin aduanera, un

ALTEX o un usuario aduanero permanente, en la Hoja 3 del Registro se debe
verificar que se encuentren incorporados los representantes aduaneros que le
han sido autorizados a la organizacin a travs de acto administrativo de la
Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.
2. Las personas naturales autorizadas como representantes aduaneros as mismo
deben realizar la inscripcin o actualizacin del Registro nico Tributario, de ser
necesario, incorporando la responsabilidad 22 Obligado a cumplir deberes
formales de acuerdo con lo establecido en el artculo 2 do. de la Resolucin 1767
del ao 2006, adicionalmente se debe informar un correo electrnico activo, al cual
se enviarn los cdigos de autorizacin para la activacin del mecanismo digital.
No obstante lo anterior, se deber en todos los casos verificar la totalidad de la
informacin contenida en el Registro de acuerdo con la informacin que reposa en el
Documento de Existencia y Representacin Legal, al igual que los datos de ubicacin
y responsabilidades tributarias, aduaneras y cambiarias inscritas para cada cliente.
Para la actualizacin del Registro nico Tributario se debern tener presentes los
documentos requeridos sealados en el art. 4 de la Resolucin 1887 de 2007 que son:
a. El original del documento de identificacin, cuando se trate de persona natural,
que se exhibir cuando el trmite lo realice directamente el interesado.
b. Poder debidamente otorgado, cuando se acte a travs de apoderado.
c. Documento con autenticacin de firma del interesado o de quien ejerza la
representacin legal, cuando se acte a travs de terceros.
d. Documento que acredite la constitucin de la sociedad y/o representacin legal
con informacin vigente cuando se trate de personas jurdicas.
e. Documento de identificacin del representante legal, cuando se trate de persona
jurdica y el trmite lo realice directamente el representante.
As mismo, para la incorporacin de representantes aduaneros se requiere presentar
el documento o acto administrativo mediante el cual fue autorizado como tal.
Igualmente, en la medida en que se autoricen o desautoricen representantes
aduaneros de la organizacin deben consultar el Registro nico Tributario a travs de
los Servicios informticos Electrnicos y verificar que dicha accin se vea all reflejada
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producto de una actualizacin de oficio que realiza la Direccin de impuestos y

Aduanas Nacionales de acuerdo con lo establecido en el artculo 1ro. de la Resolucin
12802 de 2005; en caso contrario, el cliente deber presentarse en los puntos de
ConTacto de la Administracin para realizar la actualizacin de manera presencial.

Cmo puede consultar el estado actual de su RUT?

El representante legal de las empresas que tenga la calidad de usuarios aduaneros
puede consultar el estado actual de su Registro nico Tributario, ingresando al portal
de la DIAN www.dian.gov.co / Servicios informticos electrnicos, digitar el NIT de la
organizacin, el documento de identificacin del representante legal y la clave de
acceso a los servicios informticos. Una vez ingrese, haga clic en la opcin Registro
nico Tributario, luego en Consulta RUT, all podr ver el estado actual de su
certificado de inscripcin en el RUT.
Si el representante legal de la empresa tiene actualmente mecanismo digital, puede
as mismo proceder a actualizar la informacin de algunos campos de su Registro
nico Tributario.
PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN DEL MECANISMO DIGITAL
1. Mecanismo digital para Representantes Aduaneros
Con el fin de atender lo establecido en el Decreto 1530 de 2008 frente al proceso de
salida de mercancas, se deber realizar la emisin del mecanismo para firma
amparado con certificado digital a todos los clientes autorizados por la Direccin
de Impuestos y Aduanas Nacionales como representantes aduaneros, que as lo
soliciten, por ningn motivo se debe emitir el mecanismo digital a los auxiliares
aduaneros.
Los usuarios aduaneros que no tengan la calidad de sociedades de intermediacin
aduanera, ALTEX o UAP, no requieren mecanismo de firma digital para realizar sus
actuaciones en el proceso de salida de mercancas.
Para la realizacin del trmite se debern tener en cuenta los siguientes requisitos:
1. Carta del representante legal, determinando las personas (Representante Legal,
Representante aduanero, revisor fiscal y/o contador) a quienes se les debe realizar
la emisin del mecanismo digital. (Ver Modelo Anexo No. 1).
2. Si el solicitante es el directamente interesado, su documento de identificacin.
3. Si la solicitud del mecanismo digital se realiza a travs de un tercero debe
presentar una carta de autorizacin autenticada.
Al finalizar el proceso de emisin del mecanismo digital, el cliente debe realizar desde
su oficina o domicilio el proceso de habitacin de la cuenta de usuario y activacin del
mecanismo digital para lo cual la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales enva
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un cdigo de autorizacin a travs de correo electrnico, as mismo se deben tener

presentes las condiciones de seguridad con las que debe almacenar el mecanismo
digital y la contrasea que lo protege ya que en la privacidad de esta consiste la
garanta de origen y seguridad de la informacin y declaraciones que el cliente est
presentando virtualmente a la DIAN.
Finalmente, se debe tener en cuenta que en caso de perder el archivo o la
contrasea del mecanismo, debern solicitar la renovacin del mecanismo digital, y
realizar nuevamente el proceso de descarga del mismo.
2. Mecanismo digital para Autorizacin de Personas
Para la realizacin del proceso de salida de mercancas establecido en el Decreto
1530 de 2008, se seala que el representante legal de una empresa autoriza a otras
personas para acceder a nombre de su organizacin a los servicios informticos
electrnicos, asumiendo los diferentes roles para el cumplimiento de las obligaciones
aduaneras.
Con el fin de atender el procedimiento para autorizacin de personas para acceder a
los servicios informticos electrnicos, los representantes legales de las empresas o
las personas naturales a los cuales estos hayan autorizado, deben contar con
mecanismo de firma con certificado digital para ejecutar dos trmites particulares:
autorizar el rol de autorizacin de personas y el rol de inscripcin de personas.
Para la emisin del mecanismo de firma con certificado digital de las personas que el
representante legal ha autorizado los roles de autorizacin de personas e
inscripcin de personas, no se requiere que esta persona est inscrita en el
Registro nico Tributario RUT.
Para la emisin del mecanismo digital a las personas autorizadas por el representante
legal, deben tenerse en cuenta los mismos documentos requeridos para el trmite
sealados en el numeral anterior y adicionalmente debe presentarse el formato 1320
Autorizacin a terceros para suscripcin de documentos debidamente firmado y con
marca de agua Recibido, en el cual la persona aparezca registrada en la casilla 46 a
51 y en la casilla 54 se registre el cdigo 961 que corresponde al rol de
inscripcin de personas.
CAPACITACIN
A travs del portal www.dian.gov.co / DIAN Virtual / Capacitacin /, puede encontrar
los videos y cartillas con los siguientes procedimientos:
a. Requerimientos tecnolgicos para utilizar los Servicios Informticos Electrnicos
b. Creacin y habilitacin de la cuenta de usuario
c. Activacin del mecanismo digital
d. Inscripcin en el Registro nico Tributario
e. Actualizacin del Registro nico Tributario con o sin mecanismo digital
f. Creacin de Solicitudes Especiales
g. Consultas del Registro nico Tributario
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SERVICIO
Los trmites tanto del Registro nico Tributario como del mecanismo digital se
realizan en todos los puntos de ConTacto a nivel nacional de 7 a.m. a 7 p.m. y,
especialmente en Bogot, se centrar la atencin en el punto de ConTacto de la
Administracin Especial de Impuestos de Grandes Contribuyentes.

Atentamente,

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Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales

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ANEXOS
MODELO No. 1
__________________, DD MM AO
Ciudad Fecha
Seores
DIAN
__________________
Ciudad
REF: Autorizacin Actualizacin RUT y emisin mecanismo digital.
Respetados seores:
Con esta comunicacin yo, _____________________________ identificado (a) con
_______________ No. _____________________ de ______________________, autorizo a
________________________________
identificado
(a)
con
_______________
No.
_____________________ de ______________________,
para que efecte a mi nombre los siguientes procesos (marque con X el proceso a realizar):
1. Actualizacin de la informacin del RUT de la empresa y del Representante Legal.
2. Solicitud de la emisin del mecanismo digital en mi calidad de Representante Legal.
A
continuacin
relaciono
las
personas
en
nombre
de
la
empresa
_____________________________ con NIT __________________ DV ______ , se les emita el
mecanismo digital:
1. _______________________________________
Nombres y apellidos del Representante Legal
Tipo de documento de identificacin _____________________________
Nmero de documento de identificacin __________________________
Expedida en _______________________________
2. _______________________________________
Nombre y apellidos Revisor Fiscal o Contador
Tipo de documento de identificacin _____________________________
Nmero de documento de identificacin __________________________
Expedida en _______________________________

Cordialmente,

_______________________________________
Representante Legal

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MODELO No. 2

__________________, DD MM AO
Ciudad Fecha

Seores
DIAN
__________________
Ciudad

REF: Autorizacin Actualizacin RUT y emisin mecanismo digital.

Respetados seores:

Con esta comunicacin yo, _____________________________ identificado (a) con

_______________ No. _____________________ de ______________________, autorizo a
________________________________
identificado
(a)
con
_______________
No.
_____________________ de ______________________,
para que efecte a mi nombre los siguientes procesos (marque con X el proceso a realizar):

1. Actualizacin de la informacin del RUT del Revisor Fiscal o Contador.

2. Solicitud de la emisin del mecanismo digital en mi calidad de Revisor Fiscal o
Contador.

Cordialmente,

_______________________________________
Revisor Fiscal o Contador

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