Procedimiento para la revisin de expedientes de Nivel Medio

Antecedentes
En 1875 aparece la primera ley orgnica de instruccin pblica, crendose la
inspeccin general y se hace al nivel departamental, con un consejo de instruccin
pblica en cada cabecera departamental. A partir de ese momento ha habido leyes
y reglamentos en cada uno de los Gobiernos de Guatemala donde existe la figura
del ahora Supervisor educativo con funciones similares con la que fue creada
dentro de esa figura en el ministerio de educacin. El 11 de mayo de 1,965
aparece el reglamento de supervisin tcnica escolar 123 A en el gobierno de
Peralta Azurdia al analizar este viejo reglamento comprobamos que hay conceptos
que ya no estn vigentes pero otros si lo estn, por lo que crea confusin a las
nuevas generaciones que estudian la legislacin educativa guatemalteca. Ejemplo:
Sus objetivos estn vigentes la organizacin ya no est vigente, la parte tcnica
sigue vigente la administrativa ya no pertenece a las funciones de supervisin en
un 50 %. El consejo de supervisin ya no funciona; por lo anterior podemos
asegurar que a la problemtica de la supervisin se le suma que no tenemos
lineamientos seguros para poder actuar, adems es un reglamento que tiene ya 40
aos, que hay que renovar, debe hacerse un anlisis de las funciones que son
necesarias actualmente para enfocarnos hacia una educacin de calidad. El
supervisor debe contribuir a una direccin eficaz procurando que la legislacin se
cumpla; cada supervisor debe tener caractersticas muy especiales. Ejemplo. Ser
Profesional universitario en Pedagoga, Administracin Educativa o carrera afin y
experiencia docente. Cualidades de lder que sean ejemplo de honestidad, slida
cultura general y consistente, as mismo, con mente abierta hacia las innovaciones
y buen mediador para solucionar conflictos.
Base filosfica
Se ha dicho y parece un irrefutable aserto-, que la supervisin escolar es una
funcin consubstancial del Sistema y del proceso educativos, al extremo de
considerarla como la columna vertebral de ese Sistema, eso s, en tanto no se
contagie de la "escoliosis social", que suele cambiar rumbos en la "asta resera de
la administracin de la educacin.
El carcter consubstancial que se le atribuye a la funcin supervisora no es para
menos. Es "algo" que no puede faltar en "esa organizacin planificada de los
factores humanos, econmicos y estructurales y de los aspectos e instrumentos
jurdicos, pedaggicos y tcnicos tendentes a desarrollar la accin educativa",
como define el Dr. Roberto Ortiz Morales al Sistema Educativo.
La Ley de Educacin Nacional Decreto Legislativo No. 12-9 1-, en su artculo 72
define la Supervisin Educativa como "una funcin tcnico administrativa que
realiza acciones de asesora, de orientacin, seguimiento, coordinacin y
evaluacin del proceso enseanza aprendizaje en el Sistema Educativo Nacional"
(sic).
Teleolgicamente dicho, la Supervisin Educativa, entre otros fines, tiene asignado
el de "contribuir a elevar la calidad de la educacin, para que responda a las

necesidades y expectativas de los diversos grupos de la poblacin y a los

requerimientos del desarrollo econmico y social, tanto regional como nacional". Y
es aqu donde aparece el punto medular de este documento: la funcin
supervisora estar orientada a dar porque la educacin impartida en los centros
educativos de los distintos mbitos, sea de calidad ello se entender as, cuando
la educacin cumpla los objetivos que son su razn de ser. Una educacin que no
alcanza objetivos, simple y llanamente no es de calidad, como tampoco lo es en
un smil interpretativo-, un reloj que no marca la hora con exactitud, o un depsito
de agua que tiene fugas.
De acuerdo con un documento del Movimiento Educacin Popular Integral Fe y
Alegra. para que una educacin sea de calidad debe cumplir, entre otras, con las
siguientes condiciones:
1. "Ser econmicamente eficiente, es decir, que utiliza adecuadamente los
recursos econmicos y no los derrocha". A lo anterior habr que agregar otros
recursos que como el del tiempo, por ejemplo-, en Guatemala se derrocha a
manos llenas.
2. "Ser pedaggicamente eficaz, es decir, que cumple los objetivos propios de
la escuela" en ese sentido, asegurar que los alumnos aprendan a:
Leer con comprensin. Quien no comprende lo que lee sigue siendo
analfabeto, opinan algunos expertos en el tema.
Comunicarse en forma escrita con habilidad para redactar, as como con
belleza y propiedad idiomtica. Deben admitirse las deficiencias ortogrficas,
caligrficas y de redaccin imperantes en los distintos niveles educativos, con
ejemplares excepciones.
3. "Ser socialmente efectiva, es decir, que demuestra una alta capacidad de
respuesta a las necesidades reales de la comunidad". De lo anterior se infiere que
la educacin, como proceso de cambio, debe estar estrechamente vinculada a la
comunidad y por ello los aprendizajes deben derivarse de la realidad existencial.
Del contexto. Esos aprendizajes. Entonces. Debern ser significativos
perdurables. Es significativo aquello que tiene su razn de ser y es perdurable lo
que nunca muere. Contextualizar el aprendizaje es el reto impostergable.
4. "Ser culturalmente relevante, es decir, que se orienta al fin ltimo de toda
autntica educacin que es el desarrollo pleno e integral de la persona. Una
escuela relevante es aquella que egresa alumnos solidarios, participativos,
creadores, responsables, capaces de gestar con su prctica y mediante el
cumplimiento de sus deberes y derechos, la verdadera democracia". No debe
perderse de vista que la funcin supervisora, en sntesis, debe mantener vigente
su objetivo general de "coadyuvar a elevar la eficiencia interna externa del
Sistema y del proceso educativos, contribuyendo al mejoramiento de:
a) La expansin y la administracin de la educacin;
b) La adecuacin y el enriquecimiento del currculo;
c) La participacin de la educacin en el desarrollo de la comunidad;
d) La capacitacin (actualizacin y perfeccionamiento) del personal;

e) Las condiciones y oportunidades educativas para los usuarios".

Finalmente, conviene hacer nfasis en el nuevo rumbo de la supervisin educativa
reflexionar si vale la pena seguir con la prctica convencional (tradicional) de una
funcin supervisora volcada hacia el pasado con privilegio de lo adjetivo, o si por
el contrario-, debe tornar como ndice cardinal de todo esfuerzo, el camino que
conduzca a lo sustantivo. Lo adjetivo es lo de todos los das: la tarea de rutina, lo
cuantitativo.
Lo
sustantivo
es
lo
cualitativo,
lo
renovador
de
esquemas
y paradigmas convencionales para alcanzar la calidad educativa. Al fin y al cabo,
la educacin, como uno de los ms viejos retos de la humanidad, debe comulgar
con el proverbio aquel de que "a viejos retos, nuevas soluciones". A problemas
viejos, nuevas respuestas A metodologas tradicionales, modelos pedaggicos
innovadores. He ah la importancia de la supervisin educativa la actitud de
permeabilidad al cambio por parte del Supervisor Educativo o como se le llame. La
supervisin, en suma, no es funcin de nombres, sino de hombres.
Base legal
Con respeto a nuestras autoridades: La Supervisin Educativa, se considera la
columna vertebral del Sistema Educativo en el sentido de ser aqulla que sostiene
el nexo entre la administracin superior y la comunidad educativa. Acciona como
orientadora y brinda asistencia tcnica, permanente y profesional tanto a directivos
como docentes, as como media en la resolucin de conflictos, producto de la
poca o nula comunicacin entre las partes involucradas.
En Guatemala la supervisin educativa como tal tiene su base legal en lo
siguiente:
A. Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, (Artculos 71, 72, 73 y
74)
B. Decreto Legislativo No. 12-91, Ley de Educacin Nacional.
C. Acuerdo Gubernativo 123 A, de fecha 11 de mayo de 1965, Reglamento de
Supervisin Tcnica Escolar.
De acuerdo con lo que establece el Acuerdo Gubernativo 123 "A", "Reglamento de
la Supervisin Tcnica Escolar", el supervisor escolar es un ente entre cuyas
funciones est la de contribuir a la superacin de los docentes, a la resolucin de
los conflictos, a poner en marcha los programas y proyectos establecidos por el
Ministerio de Educacin, a la aplicacin de la norma cuando fuese necesario. Se
establece que la supervisin escolar est bajo la jurisdiccin del Director
Departamental de Educacin.
A finales de 1989, debido a que los supervisores educativos apoyaron a los
docentes en una huelga que dur cuatro meses, el Ministro de Educacin de esa
poca destituye a todos los supervisores y crea una figura temporal denominada
"Coordinadores Educativos".

El Sistema Educativo en 1992 se cre la nueva figura del Supervisor Educativo, la

cual vino a recuperar el espacio perdido y a retomar la accin de acompaamiento
y asesoramiento. En mayo de 1996, mediante el Acuerdo Gubernativo 165-96, se
crean las Direcciones Departamentales de Educacin. En su artculo 7. Establece
que "la supervisin educativa de la jurisdiccin que corresponda queda
incorporada a la Direccin Departamental de Educacin respectiva, siendo en
consecuencia el Director Departamental de Educacin el jefe inmediato superior
de dicha supervisin".
En 1999 el Ministro de Educacin crea paralelamente a los supervisores la figura
del Coordinador Tcnico Administrativo, sin una base legal, solamente con
un manual de funciones, (tomadas en su mayora del Acuerdo Gubernativo 123
"A" y de la Ley de Servicio Civil). Con esto pretenda que se mejorara la atencin
al cliente y que cada supervisor tuviera una cantidad reducida de establecimientos
educativos. Para el ao 2003 existan tres figuras, lo que ocasionaba, en algunos
casos friccin, pues quienes posean nombramiento de supervisor educativo se
sentan con ms derechos que aquellos que estaban asignados como
coordinadores. Todo esto hizo que en el ao 2006 se nivelaran las categoras, lo
que ha venido a mejorar las relaciones entre todos. l supervisor por ser una
figura de carcter tcnico administrativo, en muchas ocasiones es visto como el
malo de la pelcula debido a que se deben aplicar sanciones y muchas veces
drsticas.
Estructura de expedientes alumnos
En el Ciclo Bsico vamos a encontrar en la documentacin de los aos 2006 y
2007 (o aos atrs si dejaron de estudiar) la Matrculas de Primero y Segundo
Bsico, en estas debemos observar lo siguiente:
1.
2.
3.
4.

Que el nombre del establecimiento est correctamente escrito.

El nmero de cdigo del establecimiento correcto.
La informacin general del establecimiento, as como del grado que cursa.
El nombre del alumno o alumna debe coincidir con la certificacin de
nacimiento.
5. Fecha de emisin.
Lo anterior debe ser ntido, ya que en caso de encontrarse algn error como
tachones, letras montadas o haber utilizado corrector, se debe razonar para
enmendar el error encontrado en la parte del reverso de la misma.
En el certificado de Primer y Segundo Grado Bsico, debe revisarse lo siguiente;
Que el encabezado est correctamente redactado y ntido.
1. El nmero de la matrcula debe coincidir con la boleta respectiva.
2. Verificar si se coloc el lugar donde fue extendida la matrcula sin
abreviaturas.
3. Que el nombre del alumno est bien escrito de acuerdo a certificacin de
nacimiento.
4. Que los punteos obtenidos en las asignaturas correspondientes tanto la
cantidad en nmeros como en letras debe coincidir.

5. Observar que debe contar con las firmas tanto del Secretario(a) como del
Director(a), as como, de los sellos respectivos de preferencia al lado
derecho de las firmas.
6. Si el alumno o alumna dejaron algn curso y se sometieron a examen de
recuperacin, este resultado debe ser anotado en el reverso del certificado
y se debe observar de los numerales mencionados del 1 al 6 de presente
detalle.
A partir del ao 2008 el Ministerio de Educacin asigna a los alumnos un Cdigo
Personal nico que sustituye a la matrcula para un control ms estricto en las
inscripciones de los alumnos y alumnas, por lo cual debemos observar en el
Certificado del Tercer Grado de Educacin Bsica, los mismos aspectos de los
numerales del 1 al 7 del ltimo detalle excluyendo el numeral tres, debido a que
debe aparecer la siguiente frase: con cdigo personal No. A000AAA asignado por
el Ministerio de Educacin. En cualquiera de los tres grados del ciclo bsico, debe
aparecer el certificado de la Asignatura de Mecanografa, el cual debe contar con
todos los datos de un certificado incluyendo el nmero de matrcula si hubiere sido
de los aos 2007 para atrs y/o su cdigo personal asignado por el Ministerio de
Educacin si fue a partir del ao 2008.
Al completar esta documentacin, se procede a emitir el Diploma del Tercer Grado
de Educacin Bsica y se debe observar lo siguiente:
1. Que el nombre del establecimiento est correctamente escrito.
2. El nombre del alumno o alumna debe coincidir con su respectivo certificado
de nacimiento.
3. Fecha de emisin.
4. Las firmas que aparecen deben ser del Secretario(a), Director(a) y
Coordinador(a) Tcnico(a) Administrativo(a), con sus respectivos sellos.
Continuamos con el Nivel Medio, Ciclo Diversificado, aqu debemos tener presente
que si un alumno dej de estudiar y pertenece de los aos 2007 para atras es que
el alumno o alumna debe contar en los certificados con su respectiva matrcula, se
tomar en cuenta que existen carreras de uno, dos y tres aos, y se revisar lo
siguiente:
1. Que el encabezado est redactado de forma correcta y ntido.
2. Que el nombre del alumno o alumna coincida con la certificacin de
nacimiento.
3. Que cuente con su cdigo personal asignado por el Ministerio de
Educacin.
4. El nombre de la carrera que cursa, debe coincidir con el nombre que
aparece en la resolucin que se le emiti autorizando el servicio.
5. Que las calificaciones coincidan los punteos en nmeros con los que se
anotan en letras.
6. Verificar que lleven tanto la firma del Secretario(a) como la del Director(a),
as mismo, contar con los sellos respectivos.

7. De igual manera que el Ciclo Bsico, si el alumno o alumna deja alguna

asignatura para recuperacin, esta debe anotarse en el reverso del mismo
los numerales del 1 al 6 del presente detalle para su revisin.
Todo lo anterior debe certificarse con una fecha que estableci el Ministerio de
Educacin para finalizar cada ao escolar, as como, las fechas de recuperacin
en el caso de los alumnos y alumnas que se sometieran a dichas pruebas, por lo
tanto todo lleva un orden que debe ser respetado.
Continuando con la revisin de los expedientes, encontramos lo que es la Ficha de
Prctica Supervisada en las carreras que la realizan, la cual debe contener:
1.
2.
3.
4.

Datos generales del alumno(a).

Datos generales de la empresa donde realiz su prctica.
Las visitas que realiz el catedrtico de Prctica Supervisada.
Aspectos que califica el jefe de la institucin donde el alumno o alumna
realiz su prctica supervisada.
5. Cuadro de asistencia del estudiante por cada semana que labor, con la
cantidad de horas ejecutadas y la firma de su jefe inmediato.
6. Firma del jefe inmediato y sello respectivo de la institucin.
7. Anotaciones del establecimiento para obtener la nota de la prctica
supervisada.
8. Firma del catedrtico(a) de Prctica Supervisada.
9. Firma del Director o Directora del establecimiento educativo.
10. Firma del Coordinador Tcnico Administrativo (CTA), encargado de
supervisin educativa.
Al tener esto completo el siguiente documento que debe acompaar al expediente
es la Certificacin General de Estudios, que es un resumen desde el primer grado
de educacin bsica hasta el ltimo grado de diversificado, en el que se debe
tener el cuidado que todo coincida con los certificados emitidos. Y por ltimo se
encuentra el Cierre de Pensum, el cual se le otorga al estudiante al finalizar su
ltimo ao de carrera y es el documento que ampara para que se proceda a la
impresin de ttulo y/o diploma segn sea el caso, y se debe tener en cuenta lo
siguiente:
1. Que est correctamente escrito el nombre del alumno o alumna, segn
certificacin de nacimiento.
2. El nombre de la carrera segn Acuerdo Ministerial y/o Resolucin de
autorizacin.
3. Fecha en que se cerr oficialmente el ao escolar.
4. Fecha en que se certifica el Cierre de Pensum.
5. Nombre, firma y sello del Director(a) del establecimiento educativo.
6. Nombre, firma y sello del Coordinador(a) Tcnico(a) Administrativo(a).
Con todo esto se concluye la revisin de un expediente y que este proceso debe
realizarse con cada alumno previo a la impresin de ttulos y/o diplomas.

Para finalizar, al final de cada ao escolar se emiten cuadros de resultados finales

que estos tambin deben coincidir con la informacin que reportan en cada
certificado, teniendo el cuidado que debe coincidir los datos principales como los
es matrcula, cdigo personal, nombre del alumno, punteos y si fue promovido, no
promovido y/o retirado.
Esperado que este documento haya sido comprendido y sea un aporte para que
tanto padres de familia, alumnos y todos los que estamos involucrados en
educacin, podamos rectificar nuestros propios documentos para que
colaboremos en el momento de encontrar algn error se pueda reportar a tiempo
al establecimiento y evitar trmites posteriores.
Egrafia
http://www.monografias.com/trabajos93/practica-administrativainmnem/practica-administrativa-inmnem4.shtml
http://clipeducativo.blogspot.com/2011/05/revision-de-expedientes-dealumnos-en.html
https://es.scribd.com/doc/93968285/ANALISIS-AL-REGLAMENTO-DESUPERVISION-ESCOLAR
http://es.slideshare.net/telesecundariasanfernando/base-legaltelesecundaria-oficio