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INTRODUCCIN
Es la parte en la cual se indica en forma general la razn de ser del manual que es
unificar conceptos e implementacin de todos los procesos de gestin documental.
De all se resumen los fines que persigue y se dividen estos en objetivos
especficos y generales. Se habla que enfoques y que necesidades v a suplir la
creacin y la implementacin del manual en toda la entidad.
Aqu se hace relacin de manera de una cita bibliogrfica cada una de las normas
que aplican actualmente para el archivo total, puesto que a partir de ellas se
empieza la creacin del manual.
El Sistema de Registro y Control de Correspondencia es una herramienta de
cmputo que opera a travs de la red local conectada a todas las reas de la
DGPIF.
Posee un diseo informtico que facilita el control de los documentos porque
sistematiza los procedimientos y unifica los criterios para su manejo. A nivel
operativo permite hacer un seguimiento rpido y actualizado de los asuntos a
nuestro cargo; a nivel ejecutivo, conocer en cualquier momento la cantidad y el
tipo de promociones asignadas a un rea particular o general; estados de avance,
as como obtener datos estadsticos.
Este sistema registra toda la correspondencia que ingresa a la Direccin General,
asigna un nmero irrepetible de identificacin a cada pieza, alimenta los avances
de atencin, permite darle seguimiento en cualquier etapa del procedimiento y
almacena una base de datos de la que se obtienen datos referenciales y reportes
estadsticos.
El presente documento rene los criterios que debern observar las reas de la
Direccin General del Patrimonio Inmobiliario Federal con el objetivo de
homogeneizar los procedimientos de registro, canalizacin y despacho de las
aplicacin
de
la
Ventanilla
nica
de
Recepcin
Despacho
de
cerrada
con
controles
adicionales
la
correspondencia
DE
GOP
GEF
GGS
O R D C
REGISTRO
COURRIER
Distribucin Externa
USUARIO
numeracin,
CONTRATOS,
fechado
CONVENIOS,
distribucin
DECRETOS
de
los
ACUERDOS,
RESOLUCIONES.
La
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11
12
Carta/Fax
Fecha:
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Hora:
Hojas/Anexos:
Institucin:
Remitente:
Cite
Referencia:
1 Destinatario:
directo
hacia
las
instancias
competentes de la atencin
3.10.1.2. SEGUNDA PARTE.
El resto de los conceptos contenidos en la Hoja de Ruta son para el uso de
diferentes destinatarios.
Fecha/hora de ingreso: Corresponde al da y hora en el cual el rea del primer
destinatario recibe el documento de la ORDC.
14
2 Destinatario:
Instrucciones:
Nota:
Plazo:
Firma:
Hojas/Anexos:
Fecha de salida:
acciones
sobre
la
correspondencia
en que la recepcin y
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b. FUENTE DE INFORMACIN
La fuente de informacin parte desde el concepto de que es una Ventanilla
nica de la Recepcin y Despacho de Documentos y de los datos que se
obtienen mediante encuestas realizadas a los usuarios que acuden a esta
ventanilla para ser atendidos.
La ventanilla nica ofrece capacidad y agilidad para ejercer en el mbito
europeo, dado que el profesional desde su despacho podr acceder a
informacin del colegio del pas que quiera ejercer y ver los requisitos de
acceso e, incluso, solicitar la colegiacin telemticamente.
c. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la Escuela Militar de Ingeniera el proceso de entrega y recepcin de
correspondencia es lento y perjudicial tanto para los clientes externos como
para los clientes internos, al no contar con una unidad que este encargada
de la Recepcin y Despacho de Correspondencia que comprenda el
tratamiento homogneo de correspondencia y que centralice el ingreso y
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espacial
impuesta
por
la
estructura
de
las
diferentes
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8
12
22
8
18
38
12
19
29
14
7
42
8
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sus funciones.
TIENE UD. ALGUNA SUGERENCIA PARA MEJORAR EL PROCESO DE
ATENCIN AL CLIENTE EN LA ESCUELA MILITAR DE INGENIERA
Al igual que la anterior pregunta, solamente se tiene respuestas variadas,
pero si la mayor parte coincide en que para mejorar este proceso, se debe
implementar un servicio automatizado y continuo, ya que este proceso se
agilizara ms rpido y as no se tendra que esperar mucho para poder ser
atendido.
4. CONCLUSIONES
Para concluir el presente trabajo vemos que la aplicacin, cumplimiento y
seguimiento de lo establecido en el procedimiento es responsabilidad de la Oficina
de Recepcin y Despacho de Correspondencia dentro de las Instalaciones de la
Escuela Militar de Ingeniera como reparticin nica para est labor, es
dependiente del Departamento de Administracin.
El procedimiento de recepcin de correspondencia, tiene como objetivo registrar la
correspondencia segn orden de llegada, identificando los primeros destinatarios;
separando las entradas que se produjeran va facsmil y garantizar el ingreso de
forma oportuna y gil a la dependencia competente de atender el asunto del que
trata la documentacin.
El
procedimiento
descrito
cubre
la
recepcin,
registro,
clasificacin,
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6. ANEXOS
DISEO
VENTANILLA NICA DE RECEPCIN Y DESPACHO
DE CORRESPONDENCIA
INGRESO
DOCUMENTO
VERIFICACIN DOCUMENTAL
FIRMAS
ANEXOS
FOLIOS
DERIVACIN
DESTINATARIO
-SELLADO
-REGISTRO MANUAL O AUTOMATIZADO
-HOJA DE RUTA
MENSAJERA
SALIDA
COURRIER
DOCUMENTOS
-VERIFICACION DOCUMENTAL
FIRMAS
ANEXOS
FOLIOS
DESTINATARIOS
DIRECCIONES
-SELLADO COPIAS
-REGISTRO MANUAL O
AUTOMATIZADO
-DESPACHO
DERIVACIN
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ESPECIFICACIONES TCNICAS
PARA EL SERVICIO DE DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
HONORABLE CMARA DE DIPUTADOS
SECCIN VENTANILLA NICA
1. PRESENTACIN Y OBJETIVOS.La Honorable Cmara de Diputados, a travs de la Seccin de Ventanilla nica, en el
marco de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NSSABS), aprobada con D.S. 27328, solicita a empresas prestadoras de servicio, constituidas
legalmente en el Pas, presentara propuestas para el Servicio de Despacho de
Correspondencia Local, Nacional e Internacional, de acuerdo a las caractersticas de la
presente solicitud.
El objetivo de esta solicitud es adquirir el Servicio de Despacho de Correspondencia Local
(La Paz y El Alto, reas urbana y perifrica), Nacional (capitales de departamento y sus
provincias), como Internacional (con cobertura en todos los pases y continentes), que
implica desde la recoleccin en oficinas de Ventanilla nica de la H. Cmara de Diputados
hasta la entrega de la misma.
2. ALCANCE.La empresa que se adjudique el contrato de ste Servicio deber absorber todos los
requerimientos en cuanto a la generacin de correspondencia en todas las oficinas de las
reas Administrativa y Legislativa.
3. CONDICIONES ESPECFICAS.Para orientacin de los proponentes sobre el requerimiento de Ventanilla nica de la H.
Cmara de Diputados el servicio se clasifica de la siguiente manera:
a) SERVICIO A NIVEL LOCAL
Se considera como servicio a nivel local: a la recoleccin y entrega de la
correspondencia, tanto en el rea urbana como perifrica de las ciudades de La Paz y El
Alto. Especificando el costo de la misma por su peso, kilogramo adicional en
correspondencia nica y agrupada; sea urgente y normal. Especificando el tiempo
mnimo y mximo de entrega en cada caso.
b) SERVICIO A NIVEL NACIONAL
Se considera como servicio a nivel nacional: a la recoleccin y entrega de la
correspondencia, tanto en la ciudad de La Paz como en el interior del pas: capitales de
departamento, provincias, secciones y pueblos (adjuntar la relacin de cobertura de
ciudades, provincias y pueblos). Especificando el costo de la misma por su peso,
kilogramo adicional en correspondencia nica y agrupada; sea urgente y normal.
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Numero Correlativo
Fecha y hora de recepcin
Fecha y hora de entrega al destinatario
Registro de peso
Registro de precio
Registro de la unidad y nombre del remitente
Registro de nombre y direccin del destinatario
Guas original para el remitente y tres copias
Guas en papel qumico
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PROPUESTAS.-
2.- REFERENCIAS.-
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REQUERIDA
PARA
LAS
EMPRESAS
DE
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ESPECIFICACIONES TCNICAS
PARA EL SERVICIO DE DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
HONORABLE CMARA DE DIPUTADOS
SECCIN VENTANILLA NICA
11. PRESENTACIN Y OBJETIVOS.La Honorable Cmara de Diputados, a travs de la Seccin de Ventanilla nica, en el
marco de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NSSABS), aprobada con D.S. 27328, solicita a empresas prestadoras de servicio, constituidas
legalmente en el Pas, presentara propuestas para el Servicio de Despacho de
Correspondencia Local, Nacional e Internacional, de acuerdo a las caractersticas de la
presente solicitud.
El objetivo de esta solicitud es adquirir el Servicio de Despacho de Correspondencia Local
(La Paz y El Alto, reas urbana y perifrica), Nacional (capitales de departamento y sus
provincias), como Internacional (con cobertura en todos los pases y continentes), que
implica desde la recoleccin en oficinas de Ventanilla nica de la H. Cmara de Diputados
hasta la entrega de la misma.
12. ALCANCE.La empresa que se adjudique el contrato de ste Servicio deber absorber todos los
requerimientos en cuanto a la generacin de correspondencia en todas las oficinas de las
reas Administrativa y Legislativa.
13. CONDICIONES ESPECFICAS.Para orientacin de los proponentes sobre el requerimiento de Ventanilla nica de la H.
Cmara de Diputados el servicio se clasifica de la siguiente manera:
f) SERVICIO A NIVEL LOCAL
Se considera como servicio a nivel local: a la recoleccin y entrega de la
correspondencia, tanto en el rea urbana como perifrica de las ciudades de La Paz y El
Alto. Especificando el costo de la misma por su peso, kilogramo adicional en
correspondencia nica y agrupada; sea urgente y normal. Especificando el tiempo
mnimo y mximo de entrega en cada caso.
g) SERVICIO A NIVEL NACIONAL
Se considera como servicio a nivel nacional: a la recoleccin y entrega de la
correspondencia, tanto en la ciudad de La Paz como en el interior del pas: capitales de
departamento, provincias, secciones y pueblos (adjuntar la relacin de cobertura de
ciudades, provincias y pueblos). Especificando el costo de la misma por su peso,
kilogramo adicional en correspondencia nica y agrupada; sea urgente y normal.
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Numero Correlativo
Fecha y hora de recepcin
Fecha y hora de entrega al destinatario
Registro de peso
Registro de precio
Registro de la unidad y nombre del remitente
Registro de nombre y direccin del destinatario
Guas original para el remitente y tres copias
Guas en papel qumico
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