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TEMA 4 FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIN

Defina la Funcin Organizacin:


1 Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o
ms personas; la cooperacin entre ellas es esencial para la existencia de la
organizacin. Una organizacin slo existe cuando hay personas capaces de
comunicarse y que estn dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un
objetivo comn. Una organizacin es un conjunto de cargos con reglas y normas
de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y as generar el
medio que permite la accin de una empresa. La organizacin es el acto de
disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros).
Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos
propsitos.
2 Es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas
las personas que se encuentran dentro de la empresa, la funcin principal de la
organizacin es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son
humanos, materiales y financieros.

3 Organizar es disponer el trabajo para conseguir las metas de la


organizacin. Organizar incluye determinar qu tareas hay que hacer, quin
las hace, cmo se agrupan, quin rinde cuentas a quin y dnde se toman
las decisiones.
El vocablo organizacin se refiere al complejo diseo de comunicaciones y
dems relaciones existentes dentro de un grupo de seres humanos.- Este
diseo proporciona a cada miembro del grupo una gran parte de la
informacin, de los supuestos, objetivos y actitudes que entran en sus
decisiones, y tambin una serie de expectativas fijas y comprensibles de lo
que los dems miembros del grupo estn haciendo y de cmo reaccionarn
ante lo que l diga y haga (Herbert A. Simon).

La organizacin es: la coordinacin racional de las actividades de un cierto


nmero de personas que intentan conseguir una finalidad u objetivo comn
y explcito, mediante la divisin de sus funciones y del trabajo, a travs de la
jerarquizacin de la autoridad y de la responsabilidad. (Garcia Madaria y
Litterer)
CARACTERISTICAS DE LAS ORGANIZACIONES:

Tienen fines, Propsitos: Sirven a la sociedad, satisfacen necesidades


(econmicas y sociales).

Cuentan con Recursos: financieros, materiales, instrumentos, informacin,


conocimientos

(destrezas

especializadas,

capacidades

de

relacin,

comunicacin y motivacin).

Se basan en las Capacidades Humanas de sus miembros (competencias).

Desarrollan las capacidades de sus integrantes.

Personas + Fines + Medios ----- tica + Eficacia + Eficiencia (racionalidad


del comportamiento y racionalidad cientfico-tcnica).

Crean sus propias reglas (manuales, procedimientos, uniformes, horarios,


listas de precios, etc.).

Cuentan con una cultura (conjunto de valores, creencias, mitos y rituales


que se transmiten a sus integrantes y que pueden ser o no compartidos por
ellos).

Llevan a cabo actividades que se coordinan racionalmente y les permiten


alcanzar sus fines.

Al tratarse de sistemas abiertos, se encuentran afectadas por el entorno


(oportunidades y amenazas) con el que interactan y obtienen de l la
personera para actuar.

Poseen estructuras formales (ms o menos estables en el tiempo), en las


que se desarrollan funciones diferenciadas bajo normas explicitadas que las
integran, y se distribuye la autoridad.

Dividen el trabajo (distribuyen las tareas entre las personas).

Dividen el poder (autoridad responsabilidad).

Pueden regenerarse y adaptarse para sobrevivir y crecer.

Las personas que la conforman pueden sustituirse sin afectar su


funcionamiento.

Son complejas (alto grado de interaccin interna/externa).

Transmiten conocimiento y enriquecen al mismo (museos, bibliotecas,


desarrollo de investigacin).

Vencen al tiempo (llegan a sobrevivir a sus fundadores o iniciadores).

Poseen identidad que las distingue (las hace nicas).- Como sistemas
abiertos suelen adoptar formas que las hacen ms eficientes para
determinadas funciones.

Tienen Administradores que ayudan a fijar y lograr las metas, aprovechan


las oportunidades y transforman los objetivos en resultados.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN

Divisin del Trabajo: Es el principio de la especializacin necesario para


la eficiencia en la utilizacin de las personas. Consiste en la designacin de
tareas especficas a cada una de las partes de la organizacin.

Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la


posicin ocupada por las personas y debe ser combinada con la
inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.

Unidad de Mando: Una persona debe recibir rdenes de slo un nico


superior. Es el principio de la autoridad nica.

Unidad de Direccin: Principio segn el cual cada grupo de actividades


que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.

Centralizacin: Se refiere a la concentracin de autoridad en la cima


jerrquica de la organizacin.

Jerarqua o Cadena Escala: Debe hacer una lnea de autoridad, del


escaln ms alto al escaln ms bajo de la organizacin. Toda orden pasa

por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde daba ser
ejecutadas: es la cadena escalar o principio
IMPORTANCIA Y NECESIDAD DE LA ORGANIZACION

La organizacin a fin de cuentas es necesaria porque permite realizar la


estructura de lo que se ha planeado y llevarlo a la prctica, integrando,
dirigiendo y controlando los pasos y/o procesos que se deben seguir a fin de
que se alcancen las metas y objetivos planeados.
En la organizacin se requiere constantemente tomar en cuenta los
elementos humanos y materiales de que se pueda disponer, es decir,
encontrar el puesto adecuado para la persona adecuada, para adaptarse a
ellos.
Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin
son:
1.- Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado
que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes
(expansin, contraccin, nuevos productos, etc.), la que obviamente
redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin.
2.- Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
3.- Suministra los mtodos para que se puedan desempear las
actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzos.
4.- Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los
costos e incrementado la productividad.

5.- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y


responsabilidades.
TIPOS DE ORGANIZACIONES FORMAL E INFORMAL.
Organizacin Formal
Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, en la diferenciacin
e integracin de los participantes de acuerdo con algn criterio establecido por
aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organizacin planeada; la que
est en el papel.
Es generalmente aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs de
manuales de organizacin, de descripcin de cargos, de organigramas, de reglas
y procedimientos, etc.
En otros trminos, es la organizacin formalmente oficializada.
Propsitos:

Permitir al administrador o ejecutivo profesional la consecucin de los


objetivos primordiales de una empresa.

Eliminar duplicidad de trabajo

Asignar a cada miembro de la organizacin una responsabilidad y autoridad


para la ejecucin eficiente de sus tareas.

Una excelente organizacin permite el establecimiento de canales


de comunicacin adecuados.

Organizacin Informal
Es la organizacin que emerge espontnea y naturalmente entre las personas
que ocupan posiciones en la organizacin formal y a partir de las relaciones que
establecen entre s como ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del
surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en
cualquier otro documento formal.

La organizacin informal se constituye de interacciones y relaciones sociales


entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organizacin formal.
Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organizacin
formal para el desempeo de los cargos.
Este tipo de organizacin se puede observar en cinco niveles diferentes:
1. Organizacin

Informal

Total,

considerada

como

un

sistema

de grupos relacionados entre s.


2. Constituida en grupos mayores de opinin o de presin sobre algn aspecto
particular de la poltica de la empresa
3. Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados ms o
menos ntimamente.
4. Grupos pequeos de tres y cuatro personas relacionados ntimamente.
5. Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.
CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACIN EFECTIVA

1. Eficiencia: La eficiencia es hacer bien las cosas. Esta caracterstica es un


factor crtico para la supervivencia y el xito de una organizacin, por lo que
el diseo apropiado de la organizacin es la clave para logarlo.

2. Innovacin: La innovacin es la habilidad para generar medios eficaces y


eficientes y ofrecer nuevos productos o servicios. Incluso las empresas
estticas y simples requieren innovarse. Las organizaciones complejas
cuya dinmica es cambiante requieren an mayor innovacin si la empresa
pretende responder a su entorno.

3. Flexibilidad y adaptabilidad: Hoy en da, todas las organizaciones deben


ser flexibles y adaptables a los cambios. Un diseo eficaz debe equilibrar
las necesidades de consistencia y prediccin con las necesidades de
flexibilidad y sensibilidad. Los diseos organizativos pueden facilitar la
flexibilidad y adaptabilidad.

4. Facilidad para el rendimiento y el desarrollo individual: Cualquier


diseo debera ofrecer al individuo la oportunidad de rendir a su mayor nivel

de habilidad posible en sus reas de inters y competencia. La estimulacin


a los colaboradores para el desarrollo de su trabajo, aprendiendo nuevas
habilidades y aceptando mayores responsabilidades; definitivamente,
repercute en el rendimiento y desarrollo organizacional.

5. Facilidad para la comunicacin y la coordinacin: El diseo de la


estructura organizacional debe apropiarse para asegurar la coordinacin y
la comunicacin en el desarrollo de las actividades. Es importante recordar
que las organizaciones se disean o redisean para buscar la eficacia, por
lo que los directivos y administradores deben diferenciar las tareas, agrupar
al personal y despus integrar sus tareas. La comunicacin ser factor
esencial para lograr que la coordinacin de actividades sea eficaz

6. Facilidad para la formulacin e implantacin de estrategia: Varios


autores coinciden en sealar que el diseo y la estructura apropiados son
esenciales para el desarrollo de estrategias. El diseo estructural debe
estar configurado de tal manera que la informacin que fluye hacia los altos
mandos (directivos) sea la que llevan a cabo personas que estn en
contacto con el exterior. Conforme las organizaciones adopten nuevas
estrategias pueden necesitar modificar sus diseos.
DEPARTAMENTALIZACION
Es un proceso por el cual se agrupan, entre los rganos de una determinada
organizacin, actividades o funciones similares y, lgicamente, relacionadas. En un primer
momento se reparte el trabajo por tareas logrando una especializacin que permite
obtener ganancias de productividad.

La departamentalizacin se logra mediante una divisin orgnica que permite a la


empresa desempear con eficiencia sus diversas actividades. Es la divisin y el
agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en
su similitud.

Secuencia de la departamentalizacin.
Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia:
1. Listar todas las funciones de la empresa.
2. Clasificar.
3. Agruparlas segn un orden jerrquico.
4. Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas o departamentos.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligacin, entre
las funciones y los puestos.
6. Establecer lneas de comunicacin e interrelacin, entre los departamentos.
7. El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento
debern relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la
empresa, y de las funciones involucradas.
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION
De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, es posible aplicar
diversos tipos de departamentalizacin; los ms usuales son:
1. Funcional: Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las
actividades

anlogas segn

su

funcin

primordial

para

lograr la

especializacin y, con ello una mayor eficiencia del personal.


2. Por productos: Es caracterstica de las empresas que se dedican a la
fabricacin de diversas lneas de productos. La departamentalizacin se
hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre si.
3. Geogrfica o por territorios: Proporciona un instrumento lgico y eficiente
cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores
alejados fsicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personal
supervisado es muy extenso y est disperso en reas muy grandes.
4. Clientes: Consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los
distintos compradores o clientes, por lo general se aplica en empresas

comerciales, principalmente en los almacenes, aunque puede tambin


utilizarse con base en determinados mercados.
5. Por procesos o equipo: Al fabricar un producto, el proceso o el quipo que
se

haya

empleado

puede

servir

de

base

para

crear

unidades

departamentales, sobre todo si reporta ventajas, econmicas, de eficiencia,


ahorro de tiempo, etc., ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial
del mismo o por que el proceso lo requiera.
6. Secuencia: Se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores,
muchas empresas, por razones tcnicas o econmicas, es necesario
departamentalizar por secuencias alfabticas, numricas o de tiempo; as,
una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupcin, puede
establecer secciones que controlen cada uno de los turnos.
ORGANIZACIN VIRTUAL
La Organizacin Virtual o tambin llamada la Organizacin en Red, se basa en la
contratacin de empresas independientes para realizar aquellas actividades en las
cuales son mejores asocindose en una red, que acta como una sola empresa.
Las organizaciones virtuales tienen como objetivo principal la flexibilidad, y son
muy parecidas a las organizaciones en trbol y en red. Son organizaciones
orientadas al mercado, que se configuran como un conjunto de cadenas de valor
relacionadas entre proveedores, clientes, competidores, otras organizaciones y la
propia empresa.
Algunas definiciones en una secuencia cronolgica, lo que permite visualizar su
evolucin y consideracin de las Tecnologas de Informacin:
Es una red temporal de organizaciones independientes vinculadas por
tecnologas de la informacin para compartir riesgos, costes y acceso a otros
mercados. Las organizaciones se unen de forma rpida para explotar una
oportunidad especfica, y a continuacin se dispersarn (Byrne, J., 1993).

Es una red temporal de empresas independientes proveedores, clientes, incluso


rivalesunidas por la tecnologa de la informacin para compartir aptitudes, costes y
acceso a los mercados de las otras (Fernndez, E., 1996).
Es una coleccin temporal o permanente de individuos dispersos
geogrficamente, grupos o unidades organizativas que no pertenecen a la misma
organizacin, u organizaciones que dependen de enlaces electrnicos para
completar el proceso de produccin (Bob Travica, 1997)1
Es una organizacin en red, que est estructurada y gestionada de una forma tal
que opera codo a codo con clientes y otros participantes, como una organizacin
identificable y completa (Aken, J., Hop, L. y Post, G., 1997).
Es una combinacin de varias partes (organizaciones y/o personas) dispersas
geogrficamente, y que se renen para alcanzar un objetivo comn, mediante la
conjuncin de sus competencias propias y recursos. Los participantes en una
organizacin virtual ocupan el mismo status en la cooperacin y dependen de
conexiones electrnicas (infraestructuras de TIC) para la coordinacin de sus
actividades (Jgers, H., Jansen, W. y Steenbakkers, W. ,1998).
Es una red temporal y reconfigurable de cooperacin (horizontal y/o vertical) entre
organizaciones legalmente independientes y geogrficamente dispersas (con la
posible participacin de instituciones y/o personas), que persigue un servicio o
producto sobre la base de una comprensin conjunta del negocio2 . Criado, M.
(2000).
Es la estructura organizativa que, incluyendo componentes de una o varias
empresas, se ha configurado en torno a un conjunto de competencias esenciales,
fomentando la cooperacin a travs de un uso adecuado de las tecnologas de
informacin y las comunicaciones, y cuya finalidad bsica consiste en la
realizacin de procesos de negocio orientados a la creacin de valor para todos y
cada uno de sus integrantes. (Martnez, M. y De Pablos, C., 2001).

EJEMPLOS DE ORGANIZACIN VIRTUAL


Los periodistas ya que no necesitan estar en una oficina para emitir sus noticias,
estos lo hacen via telefnica, correos electrnicos y redes sociales pueden ser de
lugares cercanos o lejanos
Los estudios a distancias o Universidades abiertas son otro ejemplo de estas
organizaciones en ellas las clases y tareas asignadas por el profesor se hacen a
travs del internet.
Las ventas en red caso Mercado Libre y otras red de vendedores los cuales solo
utilizan los medios tecnolgicos para realizar sus operaciones muchas veces sin
salir de casa.