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Access 2003
NDICE
Departamento ATC
Departamento ATC
Conceptos (I)
Departamento ATC
Conceptos (II)
Departamento ATC
Conceptos (III)
Departamento ATC
Ejemplo
Campos
Nombre
Apellido
Edad
Sexo
89387337-L
Juan
Martn
23
21312302-K
Ana
Garca
98728763-H
Rosa
Aranda
40
76565433-Z
Jos
Reyes
57
Registro
Dominios
DNI
Alfanumrico
Nombre Apellido
Alfabtico
Alfabtico
Edad
Sexo
V o M
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Conceptos (IV)
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Conceptos (V)
Departamento ATC
Conceptos (VI)
- 1 a Varios (1-N) cada registro de una tabla est vinculado con varios de otra.
Ejemplo: EMPRESA EMPLEADOS
Una empresa tiene varios empleados.
- Varios a Varios (N-N) varios registros de una tabla se relacionan con varios
de otra. Ejemplo: MDICOS ----- PACIENTES
Un mdico trata a varios pacientes y un paciente puede ser tratado por
varios mdicos.
Introduccin a Access 2003
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Conceptos (VII)
Antes de crear una BD, es necesario realizar un anlisis de las necesidades del
usuario de la misma, para adaptarnos (en lo posible) a ellas.
Deberemos meditar acerca de las tablas a utilizar y los campos que deben
contener. Debemos pensar muy bien este aspecto a fin de:
- evitar la redundancia de datos (que no se repita lo mismo varias veces)
- tener el menor tamao posible (lo cual acelerar la carga de datos), con
dominios adecuados al tipo y valores del campo.
- elegir una clave primaria correcta, asegurando que dos registros diferentes no
puedan tener la misma en ningn caso. Dicha clave debera contener el menor
nmero de campos posible y ser numrica para ser ms ptima.
- agilizar el acceso a las tablas (con ndices).
Igualmente debemos tener claro las reglas a introducir para asegurar la correccin
y fiabilidad de dichos datos.
Otro aspecto a considerar sern las relaciones entre tablas, a fin de modelar las
interacciones entre las entidades que representan, procurando, a su vez, evitar la
redundancia de datos dentro de cada tabla.
Introduccin a Access 2003
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Introduccin a Access
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Introduccin a Access
Qu es Access?
Departamento ATC
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Introduccin a Access
Crear una BD
Para ejecutar Access, podremos hacerlo, bien a travs del icono que habr en el
escritorio
, o en el conjunto de programas de Office (Inicio Todos los
Programas Microsoft Office).
Una vez iniciemos el programa, podremos crear una nueva base de datos en el
men Archivo Nuevo (o el icono ) y elegiremos Base de datos en blanco
Nombre de la BD
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Introduccin a Access
Abrir una BD
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Introduccin a Access
Ventana de la BD
Tras esto aparecer la ventana con las posibles acciones a realizar sobre
la BD y la gestin de sus elementos.
Elementos (objetos) de la BD
Barra de Men
Abrir elemento
Abrir vista de diseo
Crear nuevo elemento
Creacin de elemento.
(Creacin de una tabla)
Eliminar elemento
Tipo de vista de
elementos (iconos
grandes, pequeos,
lista o detalles)
Los elementos que vayamos creando se irn mostrando por orden alfabtico (en
una lista debajo de las opciones de creacin).
Introduccin a Access 2003
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Tablas
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Tablas
Departamento ATC
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Tablas
Departamento ATC
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Tablas
Departamento ATC
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Tablas
Crearemos nuestra primera tabla haciendo uso del editor en Vista Diseo
Nombres de
los campos
Dominio
(tipo ) de
cada campo
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Tablas
Dominios/tipos
posibles del
campo.
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Tablas
Departamento ATC
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Tablas
Departamento ATC
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Tablas
Departamento ATC
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Tablas
Departamento ATC
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Tablas
Una vez hayamos definido todos los campos de la tabla y sus dominios,
deberemos determinar el/los que compondrn la clave primaria de la
misma.
Para ello seleccionaremos los campos deseados y pulsaremos el icono
en el men superior.
Clave primaria
(marcada con
una llave)
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Tablas
Tras haberla creado, podremos ver que se nos muestra dicha tabla en la
pantalla principal de la base de datos.
Nuevamente,
podremos realizar
acciones sobre dicha
tabla usando los
iconos del men:
De forma que
podremos abrirla para
introducir datos,
redefinir (o aadir)
alguno de sus campos
o dominios (en la vista
de diseo) o eliminarla,
respectivamente.
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Tablas
Crear nuevo
registro
Eliminar
registro
Introduciremos datos
en los campos, para
crear un nuevo
registro.
Para crear otro,
introduciremos datos
en la fila marcada * .
Nmero de
registro
primero anterior
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Tablas
Departamento ATC
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Tablas
Una vez terminemos, guardamos los cambios ( ) y pasamos a Vista de Hoja de Datos
nuevamente (cerrando la Vista de Diseo o con el botn ), para introducir datos.
Ahora introduciremos datos en los registros, comprobando que funcionan todos los
mecanismos que hemos dispuesto (mscaras, campos requeridos, reglas de validacin,
tamao, etc) para mantener la consistencia.
Despus guardaremos los cambios.
Nmero de registro
primero anterior
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Tablas
Ordenacin
Una vez tenemos datos en una tabla, podemos realizar una ordenacin de los
mismos en la ventana de Hoja de Datos, a fin de verlos como a nosotros ms nos
convenga. De forma que introduciremos los datos en el orden que queramos,
puesto que posteriormente podremos realizar la ordenacin deseada.
Para ello, seleccionaremos un campo haciendo click en la cabecera del mismo
(encabezado de la columna) y pulsaremos uno de los botones de ordenacin:
Ordenacin ascendente
Ordenacin descendente
Es posible ordenar por varios campos, pulsando la tecla SHIFT y seleccionndolos con el ratn.
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Tablas
Bsqueda (I)
Las bsquedas o filtros en tablas son una de las principales utilidades de las mismas,
ya que guardamos los datos a fin de consultarlos despus. An as, las herramientas
de bsqueda/filtro que se nos ofrecen en la Vista de Hoja de Datos sirven ms que
nada para localizar registros de forma rpida, para consultarlos o cambiar sus valores.
Filtro por seleccin
Aplicar Filtro
Buscar
Para probar y comprender mejor las funciones de bsqueda, introduciremos ms datos en la tabla.
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Tablas
Bsqueda (II)
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Tablas
Bsqueda (III)
de los campos
Aplicar Filtro
Abrir otra ventana de filtro con otras condiciones de filtrado adicionales (por ejemplo otro posible
nombre para filtrar)
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Tablas
Ejercicio
Disear una tabla para guardar los datos de nuestros discos de msica
(Discos).
Incluir los campos: ttulo, grupo, cantante, nmero de componentes, gnero
musical, fecha de publicacin, nacionalidad, distribuidora, nmero de canciones,
etc.
Incluir un campo al principio que sea un cdigo de disco, de tipo Autonumrico.
Definir los dominios, mscaras y reglas que creamos convenientes para mantener
la consistencia.
Introducir algunos registros para probar dichas reglas.
Entre estos registros, incluir varios discos del mismo grupo.
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Copiar tablas
En Access podemos hacer operaciones con las tablas similares a las habituales en
windows, como copia o borrado de ficheros, de una manera muy sencilla.
Para copiar una tabla, la seleccionaremos de entre las existentes y pulsaremos el
icono Copiar de la barra superior ( ), despus pulsaremos el icono Pegar ( ).
Podremos copiar la estructura y los datos o aadir los datos a una tabla ya existente.
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Importar una tabla es copiarla desde una BD (en la que se cre) en otra.
La idea es reutilizar la estructura y/o los datos de una tabla ya creada,
ahorrando tiempo de diseo o introduccin de datos.
Para ver cmo hacerlo, vamos a crear una nueva BD, llamada por
ejemplo prueba2.mdb.
A ella vamos a importar la tabla Datos_Personales de nuestra BD
anterior (prueba.mdb).
Si las dos BBDD estn creadas en Access (extensin .mdb), como es
nuestro caso, es posible hacer una pseudo-importacin, ya que podemos
usar el mtodo de copia de tablas (explicado anteriormente), pero entre
las dos BBDD.
Para ello, abrimos prueba.mdb y prueba2.mdb simultneamente,
copiamos la tabla deseada de prueba.mdb (con el icono Copiar) y
pulsamos el icono Pegar en la ventana de BD de prueba2.mdb.
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Existe otra forma de importar tablas (ms correcta o estndar en los SGBD).
sta se hace desde la BD de destino de la tabla (en nuestro caso prueba2.mdb).
En ella mediante el men: ArchivoObtener Datos ExternosImportar,
accedemos a una ventana en la que elegiremos la BD de la que importar
(prueba.mdb) y tras ella se nos ofrecern las posibilidades de importacin:
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Vincular tablas
La vinculacin de tablas permite que dos (o ms) BBDD compartan una o varias
tablas. Lo que se crea es una especie de enlace a la tabla en la BD en la que se cre,
de forma que si se modifican los datos en alguna de las BBDD, podremos ver la
actualizacin en todas.
La estructura de la tabla (su diseo) solo podr modificarse en la BD en la que se cre.
La vinculacin se hace desde la BD de destino de la tabla (en nuestro caso
prueba2.mdb). En ella mediante el men: ArchivoObtener Datos
ExternosVincular, accedemos a una ventana en la que elegiremos la BD de la que
vincular (prueba.mdb) y tras ella se nos ofrecern las posibilidades de vinculacin:
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Otras operaciones
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Relaciones (I)
Vamos a mirar la tabla que hemos creado anteriormente (la de discos de msica):
Podemos ver que hay una gran repeticin de datos, por ejemplo los relativos a cada
uno de los grupos (marcados en rojo).
Sera mucho mejor si tuvisemos una tabla aparte con los datos de cada uno de estos
grupos.
Una vez tuvisemos definida (y rellena) esta tabla, simplemente la vincularamos con
la tabla de Discos mediante un campo (que podra hacer referencia al cdigo del grupo
en la otra tabla).
Dicho campo, es la llamada clave externa y hace referencia a la clave primaria de otra
tabla.
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Relaciones (II)
Discos
Grupos
CLAVE EXTERNA
CLAVE PRIMARIA
Si creamos la tabla de Grupos con los mismos campos que tenamos en la otra tabla:
De esta forma, no se
duplican datos de forma
innecesaria, lo cual
disminuye el tamao de la
base de datos y hace que
sta sea ms ptima y
cumpla mejor con las
normas del diseo general
de bases de datos.
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Relaciones (III)
Eliminar diseo de
relaciones
):
Mostrar ventana
de BD
Aparecer la Ventana de
Relaciones, en la que
seleccionaremos las tablas
que vayamos a relacionar de
entre las que tengamos en la
base de datos.
En nuestro caso
seleccionaremos las tablas
Discos y Grupos y
pulsaremos (cada vez) el
botn Agregar para
mostrarlas en la Ventana de
Relaciones.
Cuando terminemos
pulsaremos el botn Cerrar.
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Relaciones (IV)
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Relaciones (V)
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Relaciones (VI)
Tras hacer la relacin, podremos ver una utilidad que ofrece Access y que puede
ayudar mucho al gestor de la BD.
Si nos vamos a la tabla de Grupos (la que tiene en la relacin la parte Varios),
podremos ver que junto a cada registro se ha dispuesto un sigo ms (+).
Si lo pulsamos, podremos ver que se despliega una subtabla con los datos relativos a
dicho registro en la tabla relacionada, en este caso, la tabla Discos.
Dichos datos se refieren a los registros de la tabla Discos que estn relacionados con
cada uno de los registros de la tabla Grupos, es decir, los que tienen como valor para
el campo ID_Grupo el mismo que el registro tiene como COD_Grupo.
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Ejercicio (I)
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Ejercicio (II)
Definir los dominios, mscaras y reglas que creamos convenientes para mantener
la consistencia.
Las claves primarias estn marcadas en negro.
Tambin habr que crear las relaciones entre ellas, teniendo en cuenta que las
claves externas estn marcadas en gris.
Definir ndices en los campos principales segn creamos.
Introducir varios registros en cada tabla (10 o ms), para probar las reglas y
dominios.
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Consultas
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Consultas
Qu son? (I)
Las consultas son las principales acciones que se pueden realizar sobre una BD (una
vez que las tablas han sido definidas y tienen datos coherentes y fiables).
Una consulta consiste en seleccionar un conjunto de datos que cumplan una serie de
criterios, aunque stos se encuentren en varias tablas (como de hecho ocurrir
generalmente).
Ejemplo: (consulta de un usuario en la BD de una biblioteca universitaria)
Obtener el ttulo, localizacin, fecha de prstamo y fecha de devolucin de los libros
de fsica nuclear escritos por Frank Smith despus del 2005.
Como podemos ver en el ejemplo, la consulta (en principio) es transparente al usuario,
en cuanto a que l no sabr de qu tablas deber coger la informacin y que nosotros,
como diseadores de la BD, deberemos solucionar.
Dicha consulta busca una serie de campos (ttulo, localizacin, fecha prstamo, fecha
devolucin) en cada registro que cumpla las condiciones deseadas (tema=fsica
nuclear, autor=Frank Smith y publicado>2005).
stos campos (los buscados y los de las condiciones) pueden encontrarse en tablas
diferentes. En el ejemplo podran ser: Libros, Autores y Prstamos.
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Consultas
Qu son? (II)
La importancia de las consultas es tanta que se podra decir que las BBDD se crean
para poder hacer dichas consultas.
Normalmente, nosotros disearemos las consultas que creamos ms interesantes para
los usuarios de nuestra BD (o para nosotros mismos). stas quedarn almacenadas
en la BD como objetos (al igual que las tablas), por lo que las podremos utilizar y/o
modificar posteriormente tantas veces queramos.
Existe un lenguaje para la creacin de las consultas, SQL (Standard Query Language),
el cual es estndar para todos los SGBD.
Nosotros podemos utilizarlo en Access, pero usaremos las herramientas visuales que
nos ofrece el programa de Microsoft para crearlas de una manera ms sencilla.
Aunque realmente esto se traduzca es cdigo SQL internamente.
Las consultas incluyen varias posibilidades:
- Seleccin bsqueda de los datos deseados.
- Insercin adiccin de datos a las tablas (creacin de nuevos registros).
- Actualizacin cambio de datos en las tablas (modificacin de registros existentes).
- Borrado eliminacin de datos de las tablas.
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Consultas
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Consultas
Nos aparecer la ventana de creacin de consulta y una subventana con las tablas a
utilizar en la misma. Para nuestra primera consulta, elegiremos la tabla Pacientes y
pulsaremos Agregar. Despus pulsaremos Cerrar.
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Consultas
Campos a
mostrar
Orden de
presentacin
Introduccin a Access 2003
Campo del
criterio
Criterio de
seleccin
Antonio Mora Garca
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Consultas
Para probar el resultado de la consulta, podremos hacerlo con el icono Vista Hoja de
datos ( ) o el icono Ejecutar ( ).
Podemos ver el resultado de la consulta
en nuestra BD.
Como se puede notar, todas son mujeres
(se intuye por el nombre), no se muestra el
campo Sexo, y los resultados aparecen
ordenados por el Apellido1.
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Consultas
Asistente de Creacin
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Consultas
Ejercicio
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Consultas
Vamos a crear una consulta que tome datos de varias tablas (en la BD de la clnica):
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Consultas
Para definir los criterios, podremos hacerlo mediante un asistente de creacin expresiones,
el cual nos ofrecer muchas funciones ya creadas para realizar alguna tarea que podamos
necesitar (como extraer el Ao de una fecha por ejemplo).
ste se lanza con el icono Generar (
), sobre el criterio que queremos definir.
Para el primer criterio (ao = 2008),
necesitaremos restringir el rango de las
fechas de informes, lo cual lo podremos
hacer con una condicin doble, para asegurar
que la fecha es mayor o igual que el 1 de
Enero de 2008 y menor o igual que el 31 de
Diciembre de 2008.
Para indicar fechas para comparar debemos
usar el carcter # al principio y al final.
Para el segundo criterio (motivo con algo como Dolor), usaremos la funcin COMO, con la
que podremos buscar partes de una cadena dentro de otra.
Se podrn usar los caracteres auxiliares ? para indicar un carcter y * para indicar un
grupo de caracteres.
En nuestro caso quedara:
COMO *dolor* en el campo habra: texto cualquiera + dolor + texto cualquiera.
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Consultas
Y el resultado de su ejecucin (
) sera:
Tras comprobar que funciona bien, la guardaremos por ejemplo con el nombre
Pacientes_Tratados_Dolor_2008
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Consultas
Ejercicio
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Consultas
Ejercicio (cont.)
Si aadimos los datos del Paciente, vemos que al ejecutar la consulta, nos
aparecen 2 veces los campos Nombre y Apellido1, unos referidos al mdico y
otros al paciente.
Podemos cambiar la forma en que se muestran los nombre de los campos en la
consulta, anteponiendo (en la vista de diseo) al nombre del campo, el nombre
que queremos que aparezca y dos puntos (:), es decir:
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Consultas
Consulta Actualizacin
Aparte de las consultas de seleccin que hemos visto existen otros 3 tipos de consultas.
Vamos a comentar las 2 ms utilizadas de forma muy simple.
En primer lugar las Consultas de Actualizacin se utilizan para cambiar varios valores
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Consultas
Consulta Eliminacin
El otro tipo de consulta que vamos a comentar son las Consultas de Eliminacin, las
cuales se utilizan para eliminar varios registros que deben cumplir una serie de
condiciones.
Para hacerlo, creamos una nueva consulta en Vista Diseo y agregaremos las tablas
de las que queramos eliminar registros (normalmente solo una). Por ejemplo la tabla
Pacientes.
Para indicar que se trata de una consulta de Eliminacin, usaremos el icono
y
elegiremos el tipo de consulta, en concreto
.
En este caso, queremos eliminar los registros de
pacientes que fumen (mostraremos sus nombres).
Para ver los registros que se eliminarn, podemos
utilizar el icono de Vista de Datos ( ).
Para ejecutar realmente la consulta y hacer la
eliminacin, pulsaremos el icono Ejecutar Consulta
( ) y se nos preguntar:
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Formularios
Departamento ATC
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Formularios
Introduccin
Los formularios se crearon con el fin de facilitar a los usuarios la visualizacin y modificacin
de los valores de los registros de las tablas.
stos permiten situar los campos en una ventana y disponerlos como ms nos guste (o
segn requiera el usuario).
Vamos a crear nuestro primer formulario de ejemplo, para ello, simplemente
seleccionaremos una de las tablas de la BD prueba.mdb, por ejemplo Datos_Personales y
despus pulsaremos el icono Nuevo objeto: Autoformulario (
).
Vemos que se muestran los datos de la tabla en
una ventana que los hace ms sencillos de
manejar.
En ella podremos visualizar/modificar los registros
de una manera simple e intuitiva.
Para movernos por los registros podremos utilizar
los botones de la parte inferior.
Podremos modificar fcilmente la apariencia de los campos en los formularios usando el
men de la parte superior.
Tipo y
tamao
de Fuente
Bordes y tipo
de celda
Tipo de letra
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Formularios
Modificacin y Diseo
Una vez se ha definido la apariencia del formulario, lo podremos guardar ( ) para usarlo
posteriormente en la ventana de BD (pestaa Formularios).
Igualmente, podremos cambiar su diseo seleccionndolo y pulsando el botn Vista
Diseo. Con ello nos aparecer una cuadrcula en la que ser posible mover con el ratn los
campos, cambiar su diseo o introducir nuevos campos u objetos al formulario (imgenes,
botones, figuras geomtricas, marcos, pestaas, etc).
Cambiar el diseo del mismo es muy sencillo en esta Vista, pues todo se puede hacer de
forma directa por medio del ratn.
Introduccin a Access 2003
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Formularios
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Formularios
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Informes
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Informes
Introduccin
Los informes son listados de datos de la BD que se muestran en el formato elegido a fin de
imprimirlos.
Son muy utilizados dentro de las empresas para hacer estudios de la informacin contenida
en la BD o para imprimir documentos de uso en el negocio de la empresa (Ej: una factura).
La forma ms sencilla de crearlos es usando el icono Nuevo objeto: Autoinforme ( ), una
vez hayamos seleccionado una tabla (o consulta). Con ello nos aparecer un informe muy
simple, mostrando todos los campos de la tabla y con un diseo plano (sin nada a
destacar).
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Informes
La mejor forma de crear un informe, aparte de hacerlo con la utilidad anterior o en una
Vista de Diseo (mucho ms complicado), es utilizar el asistente de creacin de
informes, eligiendo la opcin en la ventana de BD (pestaa de Informes).
Una vez ejecutado aparecer la ventana:
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Informes
Estilo a aplicar
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Informes
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Departamento ATC
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Introduccin
Las pginas de acceso a datos se utilizan para acceder a la BD usando una pgina web, es
decir, podremos ver/modificar su contenido a travs de internet o en una intranet (red interna
de una empresa).
La forma ms sencilla de crearlas es usando el icono Nuevo objeto: Pgina ( ), una vez
hayamos seleccionado una tabla (o consulta). Nos aparecer una ventana para elegir cmo
crearla. Si optamos por Autopgina: en columnas para la tabla Datos Personales, por
ejemplo, crearemos la pgina web que se muestra abajo.
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Introduccin
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Al igual que los formularios y los informes, tambin podemos crear una pgina de
acceso a datos usando un asistente, eligiendo la opcin en la ventana de BD (pestaa
de Pginas).
Una vez ejecutado aparecer la ventana:
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