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Microsoft

Access 2003

Antonio M. Mora Garca

NDICE

Introduccin a las bases de datos.


Introduccin a Access. Creacin de una
base de datos.
Tablas.
Operaciones con tablas. Relaciones.
Consultas.
Formularios.
Informes.
Pginas de acceso a datos.
Introduccin a Access 2003

Antonio Mora Garca

Departamento ATC

Introduccin a las Bases de


Datos

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Departamento ATC

Introduccin a las Bases de Datos

Conceptos (I)

Una Base de Datos (BD en adelante) es un conjunto de informacin


relacionada entre si, almacenada de forma estructurada, congruente y
robusta, que facilita la actualizacin, bsqueda y recuperacin de la
misma.
Ejemplo:
una BD podra almacenar los datos de los empleados de una empresa,
as como los clientes, los productos que ofrece dicha empresa y una
relacin entre todos ellos que podran ser los pedidos.

Las BBDD normalmente estn distribuidas en varios equipos, uno


contiene los datos (la BD en s) y los otros acceden a ellos y los modifican
usando programas remotos (a travs de la red), por ejemplo formularios.
Adems, en una BD suele haber varios tipos de usuarios: los que
consultan los datos, los que pueden modificarlos y los que pueden
modificar las propiedades de la misma (administradores).
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Introduccin a las Bases de Datos

Conceptos (II)

Un Sistema de Gestin de la Base de Datos (SGBD en adelante) es un


conjunto de programas que se encuentran en un nivel entre los datos
fsicos de la BD y los usuarios o aplicaciones que deseen acceder a
dichos datos. Estos programas se encargan de manejar todas las
solicitudes de acceso a la BD formuladas por usuarios y/o aplicaciones,
gestionando todas las acciones que ejecuta la BD (insercin, eliminacin,
actualizacin, etc).

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Introduccin a las Bases de Datos

Conceptos (III)

Tabla  (o entidad) es una estructura que sirve para almacenar las


caractersticas deseadas de una entidad real. Por ejemplo, se podra
considerar tener una tabla para guardar los datos relativos a una persona.
Campo  (o atributo) es una de las posibles caractersticas de la
entidad que queremos almacenar en una tabla. Por ejemplo la edad de la
persona sera un campo de la tabla anteriormente citada.
Dominio  conjunto dentro del que puede tomar valores cada campo.
Por ejemplo la edad de la persona tendra como dominio asociado el
conjunto de los nmeros enteros positivos y mayores que 0.
Como posible valor tambin se contempla el NULO (no tomar ningn
valor)
Registro  (o tupla/fila) cada uno de los conjuntos que tengan un valor
para cada campo de la tabla. Los registros son los que contienen
realmente la informacin dentro de una tabla.
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Introduccin a las Bases de Datos

Ejemplo

Campos

Tabla DATOS PERSONALES


DNI

Nombre

Apellido

Edad

Sexo

89387337-L

Juan

Martn

23

21312302-K

Ana

Garca

98728763-H

Rosa

Aranda

40

76565433-Z

Jos

Reyes

57

* Cualquier coincidencia con la realidad ser fruto de la casualidad

Registro
Dominios

DNI
Alfanumrico

Nombre Apellido
Alfabtico

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Alfabtico

Edad

Sexo

Numrico Entero (> 0)

V o M

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Conceptos (IV)

Clave Primaria  (llave primaria o clave principal) es un campo, o


conjunto de campos que identifican a un registro de forma nica dentro de
una tabla.
Ejemplo:
en la tabla anterior, DATOS PERSONALES, podramos considerar como clave
primaria el campo DNI, o el conjunto de campos Nombre+Apellido. Ya que
ambos identificaran a un solo registro en dicha tabla

La clave primaria ser mejor cuantos menos campos contenga (ser ms


simple) y para elegirla (para elegir los campos que la formarn), debemos
asegurarnos de su unicidad en el futuro (a medida que se introduzcan
datos en la tabla).
Muchas veces se usa como clave primaria un nuevo campo, que suele
ser un nmero entero que se incrementa (automticamente en muchos
SGBD) con la creacin de cada nuevo registro.
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Conceptos (V)

Integridad  los datos no deben duplicarse y ser congruentes, para ello


se establecen mecanismos que evitan dos accesos simultneos y
modificacin del mismo dato.
Consistencia  (fiabilidad) los datos no deben tener fallos lgicos (por
ejemplo edad < 0) ni fallos semnticos (por ejemplo Marai en lugar de
Mara).
Seguridad  los usuarios se agrupan en clases con diferentes tipos de
acceso (incluso acceso a distintos datos). Adems se encriptan (se
codifican) dichos datos y se protegen de fallos fsicos que pudieran
afectarles (se hacen copias de seguridad).

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Conceptos (VI)

Existen varios modelos de BBDD, el ms extendido es el modelo relacional, en el


cual las tablas de una BD estn vinculadas con otras mediante relaciones.
Con ellas se dota de cierta lgica a la estructura de la BD, pues determinan la
interaccin entre las tablas (pueden entenderse como acciones o dependencias),
que es lo realmente importante en este modelo.
Uno de sus usos ms comunes es evitar la duplicacin de informacin dentro de
una tabla, pues se tendr una parte de los datos en ella y otra parte en una tabla
diferente.
Las relaciones pueden tener varias cardinalidades:
- 1 a 1 (1-1)  cada registro de una tabla se corresponde con uno de la otra.
Ejemplo: EMPLEADOS  DATOS_PERSONALES
Cada empleado solo tiene unos datos personales y stos solo se
corresponden con un empleado.

- 1 a Varios (1-N)  cada registro de una tabla est vinculado con varios de otra.
Ejemplo: EMPRESA EMPLEADOS
Una empresa tiene varios empleados.

- Varios a Varios (N-N)  varios registros de una tabla se relacionan con varios
de otra. Ejemplo: MDICOS ----- PACIENTES
Un mdico trata a varios pacientes y un paciente puede ser tratado por
varios mdicos.
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Conceptos (VII)

Antes de crear una BD, es necesario realizar un anlisis de las necesidades del
usuario de la misma, para adaptarnos (en lo posible) a ellas.
Deberemos meditar acerca de las tablas a utilizar y los campos que deben
contener. Debemos pensar muy bien este aspecto a fin de:
- evitar la redundancia de datos (que no se repita lo mismo varias veces)
- tener el menor tamao posible (lo cual acelerar la carga de datos), con
dominios adecuados al tipo y valores del campo.
- elegir una clave primaria correcta, asegurando que dos registros diferentes no
puedan tener la misma en ningn caso. Dicha clave debera contener el menor
nmero de campos posible y ser numrica para ser ms ptima.
- agilizar el acceso a las tablas (con ndices).
Igualmente debemos tener claro las reglas a introducir para asegurar la correccin
y fiabilidad de dichos datos.
Otro aspecto a considerar sern las relaciones entre tablas, a fin de modelar las
interacciones entre las entidades que representan, procurando, a su vez, evitar la
redundancia de datos dentro de cada tabla.
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Qu es Access?

Access es un Sistema de Gestin de Bases de Datos incluido dentro


del paquete Office de Microsoft.
Permite el diseo y creacin de una BD y ofrece herramientas para su consulta e
interaccin, tanto por parte del gestor de la BD, como por parte de los usuarios
finales de la misma.
Su filosofa, al igual que todas las aplicaciones de Microsoft es la de facilitar la
tarea al usuario del programa, por lo que ofrece un planteamiento sencillo de
todas sus posibilidades para el creador/gestor de la BD.
Entre las herramientas que ofrece con este fin se encuentran:
- Un sencillo editor de tablas.
- Una utilidad visual para establecer relaciones entre tablas.
- Un completo y sencillo asistente para creacin de consultas.
- Los formularios (y autoformularios), que permiten crear sencillas aplicaciones
para que el usuario interaccione con las tablas.
- La posibilidad de definir macros (acciones automticas).
- Los informes que muestran consultas ya construidas tiles para los clientes.
- Las pginas de acceso a datos, que permiten interaccionar con la BD a travs
de internet o la red interna de la empresa.
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Introduccin a Access

Crear una BD

Para ejecutar Access, podremos hacerlo, bien a travs del icono que habr en el
escritorio
, o en el conjunto de programas de Office (Inicio  Todos los
Programas  Microsoft Office).
Una vez iniciemos el programa, podremos crear una nueva base de datos en el
men Archivo  Nuevo (o el icono ) y elegiremos Base de datos en blanco

Nombre de la BD

Asignaremos un nombre a la BD (dentro del directorio que decidamos) y pulsaremos el


botn Crear. El fichero tendr extensin .mdb. En nuestro caso crearemos prueba.mdb.
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Abrir una BD

Para abrir posteriormente la BD que hayamos creado, podremos hacerlo, bien


desde dentro de Access (ejecutando primero el programa):
- pulsando el icono Abrir ( )
- en el men Archivo  Abrir
- en la barra que aparece a la derecha
(seleccionando la BD que deseemos):
O bien, haciendo doble click sobre
el icono de la BD (fichero .mdb)
en el explorador de archivos
de Windows:

En cualquier caso, es posible que se nos


muestre un mensaje de advertencia de
seguridad, que deberemos aceptar si sabemos
que la procedencia de la BD es fiable.
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Ventana de la BD

Tras esto aparecer la ventana con las posibles acciones a realizar sobre
la BD y la gestin de sus elementos.
Elementos (objetos) de la BD

Barra de Men
Abrir elemento
Abrir vista de diseo
Crear nuevo elemento
Creacin de elemento.
(Creacin de una tabla)

Eliminar elemento
Tipo de vista de
elementos (iconos
grandes, pequeos,
lista o detalles)

Los elementos que vayamos creando se irn mostrando por orden alfabtico (en
una lista debajo de las opciones de creacin).
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Tablas

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Tablas

Crear una Tabla (I)

Una vez en la ventana de la BD y con el elemento Tablas seleccionado,


pulsaremos uno de los iconos
o una de las 3 opciones de creacin de tablas.

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Tablas

Crear una Tabla (II)

Otra opcin de creacin pasa por introducir directamente datos dentro de la


tabla (en la Vista Hoja de datos). Access definir automticamente los
dominios de los campos.

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Tablas

Crear una Tabla (III)

La ltima opcin de creacin se hace mediante un asistente que nos


facilitar la tarea.

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Tablas

Crear una Tabla (IV)

Crearemos nuestra primera tabla haciendo uso del editor en Vista Diseo

Nombres de
los campos

Dominio
(tipo ) de
cada campo

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Descripcin de los campos

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Tablas

Crear una Tabla (V)

Crearemos nuestro primer campo, por ejemplo el nombre de una


persona, elegiremos como dominio Texto y aadiremos una descripcin
aclaratoria.

Dominios/tipos
posibles del
campo.

Propiedades del dominio (tipo) del campo.


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Tablas

Crear una Tabla (VI)

Tipos de Dominios posibles: (los ms importantes)


 Texto  el campo almacenar valores de tipo texto (cadenas de caracteres),
incluyendo letras, nmeros y smbolos. Es el tipo por defecto.
 Memo  el campo guardar textos largos (hasta 64000 caracteres).
 Nmero  el campo guardar datos numricos. Hay varios tipos:
byte: para almacenar el rango de 0 a 255
entero: para el rango entre -32768 y 32767
entero largo: para el rango entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647
simple: para nmeros decimales entre -3,4x1038 y 3,4x1038 con 7
decimales
doble: para nmeros entre -1,797x1038 y 1,797x1038 con 15 lugares
decimales.

 Fecha/Hora  el campo guardar datos de fecha y hora en varios formatos.


 Autonumrico  nmero que se incrementa automticamente con la creacin de
cada registro.
 Si/No  el campo guardar datos con 2 posibilidades (verdadero/falso).
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Tablas

Crear una Tabla (VI)

Propiedades de los (dominios de los) campos:


 Tamao  si el campo es de tipo texto, ser el mximo nmero de caracteres que
se podrn introducir en el campo. Si el campo es numrico, ser uno de los subtipos
de dominios numricos (byte, entero, entero largo, simple, doble).
 Formato  formato en el que se mostrarn los datos. No afectar a la forma en que
se guardan dichos datos. En algunos casos se ofrecen posibles formatos como un
desplegable en la ventana de diseo.
 Valor predeterminado  valor por defecto que tomar el campo si no se introduce
otro. Ejs: nombre,20,15/10/2008,Si
 Regla de validacin  permite crear condiciones que debern cumplir los valores
que introduzcamos en el campo. Ej: >0, para asegurar nmero positivo.
 Texto de validacin  texto que se mostrar si la regla anterior no se cumple.
 Requerido  se indicar si el campo es obligatorio.
 Permitir longitud cero  se indicar si es posible introducir una cadena vaca.
 Indexado  indica si se crear un ndice con ese campo. Esto agilizar las
bsquedas por ese campo.
 Ttulo  etiqueta/nombre para el campo mostrado en los formularios y en la Vista de
Hoja de datos.
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Tablas

Crear una Tabla (VII)

Propiedades de los (dominios de los) campos:


 Mscara  permite especificar una plantilla que deben cumplir los datos a introducir
en el campo. Ej: DNI debe tener 8 nmeros y una letra.
El formato de la mscara incluir:

Ejemplo de mscara para DNI: 00000000-L


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Tablas

Crear una Tabla (VIII)

Crearemos ahora el resto de campos que tendr inicialmente nuestra


tabla, dejando los valores por defecto para todas las propiedades de los
dominios:

En el men superior podremos usar las opciones:


Insertar un campo entre otros dos.
Eliminar un campo (el que tengamos seleccionado).
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Tablas

Crear una Tabla (IX)

Una vez hayamos definido todos los campos de la tabla y sus dominios,
deberemos determinar el/los que compondrn la clave primaria de la
misma.
Para ello seleccionaremos los campos deseados y pulsaremos el icono
en el men superior.

Clave primaria
(marcada con
una llave)

Una vez hayamos terminado, guardaremos


la tabla con el nombre que deseemos,
pulsando el icono
.
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Tablas

Crear una Tabla (X)

Tras haberla creado, podremos ver que se nos muestra dicha tabla en la
pantalla principal de la base de datos.
Nuevamente,
podremos realizar
acciones sobre dicha
tabla usando los
iconos del men:

De forma que
podremos abrirla para
introducir datos,
redefinir (o aadir)
alguno de sus campos
o dominios (en la vista
de diseo) o eliminarla,
respectivamente.

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Tablas

Editar una Tabla (I)

Vamos ahora a ver y modificar el contenido de la tabla. Para ello


haremos doble click sobre su nombre o pulsaremos el icono
.
Aparecer la ventana de Hoja de Datos, en la que podremos introducir
valores para cada campo.
Pasar a Vista
de Diseo

Crear nuevo
registro

Eliminar
registro

Introduciremos datos
en los campos, para
crear un nuevo
registro.
Para crear otro,
introduciremos datos
en la fila marcada * .
Nmero de
registro

primero anterior

Una vez terminada la


edicin, pulsaremos el
icono
para guardar
los datos.

siguiente ltimo ltimo nuevo

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Tablas

Editar una Tabla (II)

Vamos a crear una tabla Datos_Personales con datos fiables


(consistente) y eficaz, para ello:
 eliminamos el contenido de la tabla: vamos a vista de Hoja de Datos, seleccionamos
todos los registros y pulsamos el botn eliminar. Para seleccionar varios registros,
podemos dejar pulsada la tecla MAYSCULA/SHIFT y marcarlos con el ratn.

vamos a Vista de Diseo:


 creamos/corregimos los campos siguientes:
 cambiar el nombre al campo Apellidos y llamarlo Apellido1.
 crear un nuevo campo llamado Apellido2 con el mismo dominio que Apellido1

 aseguramos la fiabilidad de algunos campos:


 DNI: tamao  10, requerido  Si, mscara  00000000->L
 Nombre: requerido  Si
 Apellido1: requerido  Si
 Fecha_Nacimiento: regla de validacin  <=Ahora( )
texto de validacin  La Fecha de nacimiento no puede ser posterior a la actual
 Edad: tamao  byte (nmeros de 0 a 255), regla de validacin  <=100
texto de validacin  La edad no puede superar los 100 aos
valor predeterminado  0 (por tener siempre un valor)
 Sexo: tamao  1 (una letra), mscara  >L, regla de validacin  =V O =M
texto de validacin  El sexo debe ser 'V' (varn) o 'M' (mujer)

 optimizamos las futuras bsquedas y ordenaciones sobre campos:


 Apellido1: indexado  Si (con duplicados)
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Tablas

Editar una Tabla (III)

Una vez terminemos, guardamos los cambios ( ) y pasamos a Vista de Hoja de Datos
nuevamente (cerrando la Vista de Diseo o con el botn ), para introducir datos.
Ahora introduciremos datos en los registros, comprobando que funcionan todos los
mecanismos que hemos dispuesto (mscaras, campos requeridos, reglas de validacin,
tamao, etc) para mantener la consistencia.
Despus guardaremos los cambios.

Nmero de registro

primero anterior

siguiente ltimo ltimo nuevo

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Tablas

Ordenacin

Una vez tenemos datos en una tabla, podemos realizar una ordenacin de los
mismos en la ventana de Hoja de Datos, a fin de verlos como a nosotros ms nos
convenga. De forma que introduciremos los datos en el orden que queramos,
puesto que posteriormente podremos realizar la ordenacin deseada.
Para ello, seleccionaremos un campo haciendo click en la cabecera del mismo
(encabezado de la columna) y pulsaremos uno de los botones de ordenacin:
Ordenacin ascendente

Ordenacin descendente

Es posible ordenar por varios campos, pulsando la tecla SHIFT y seleccionndolos con el ratn.
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Tablas

Bsqueda (I)

Las bsquedas o filtros en tablas son una de las principales utilidades de las mismas,
ya que guardamos los datos a fin de consultarlos despus. An as, las herramientas
de bsqueda/filtro que se nos ofrecen en la Vista de Hoja de Datos sirven ms que
nada para localizar registros de forma rpida, para consultarlos o cambiar sus valores.
Filtro por seleccin

Filtro por formulario

Aplicar Filtro

Buscar

Para probar y comprender mejor las funciones de bsqueda, introduciremos ms datos en la tabla.
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Tablas

Bsqueda (II)

Filtro por Seleccin  se filtrarn los registros considerando como valor de


filtrado el que tenga el campo del registro que seleccionemos. Ej: si nos situamos en el
campo Nombre del 2 registro, se filtrar por Nombre=Carmen.

Aplicar Filtro  se filtrarn los datos aplicando el ltimo filtro que se us, si ya se
han filtrado los datos, mostrar nuevamente todos los de la tabla (deshacer filtro).

Buscar  se mostrar una ventana tpica (en otras aplicaciones) de bsqueda.
Esta bsqueda se har sobre los datos mostrados, por lo que si se aplica un filtro, slo
se buscar entre los datos filtrados.

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Tablas

Bsqueda (III)

Filtro por Formulario  se mostrar un formulario (similar a la vista de la tabla) en


el que podremos elegir valores para cada uno de los campos, dejando en blanco los
que no queramos filtrar. Una vez elegidos los valores para el filtro, pulsaremos el botn
Aplicar Filtro (
).
Limpiar valores
Cerrar ventana de filtro

de los campos

Aplicar Filtro

Abrir otra ventana de filtro con otras condiciones de filtrado adicionales (por ejemplo otro posible
nombre para filtrar)
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Tablas

Ejercicio

Disear una tabla para guardar los datos de nuestros discos de msica
(Discos).
Incluir los campos: ttulo, grupo, cantante, nmero de componentes, gnero
musical, fecha de publicacin, nacionalidad, distribuidora, nmero de canciones,
etc.
Incluir un campo al principio que sea un cdigo de disco, de tipo Autonumrico.
Definir los dominios, mscaras y reglas que creamos convenientes para mantener
la consistencia.
Introducir algunos registros para probar dichas reglas.
Entre estos registros, incluir varios discos del mismo grupo.

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Operaciones con Tablas

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Operaciones con Tablas

Copiar tablas

En Access podemos hacer operaciones con las tablas similares a las habituales en
windows, como copia o borrado de ficheros, de una manera muy sencilla.
Para copiar una tabla, la seleccionaremos de entre las existentes y pulsaremos el
icono Copiar de la barra superior ( ), despus pulsaremos el icono Pegar ( ).
Podremos copiar la estructura y los datos o aadir los datos a una tabla ya existente.

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Operaciones con Tablas

Importar tablas (I)

Importar una tabla es copiarla desde una BD (en la que se cre) en otra.
La idea es reutilizar la estructura y/o los datos de una tabla ya creada,
ahorrando tiempo de diseo o introduccin de datos.
Para ver cmo hacerlo, vamos a crear una nueva BD, llamada por
ejemplo prueba2.mdb.
A ella vamos a importar la tabla Datos_Personales de nuestra BD
anterior (prueba.mdb).
Si las dos BBDD estn creadas en Access (extensin .mdb), como es
nuestro caso, es posible hacer una pseudo-importacin, ya que podemos
usar el mtodo de copia de tablas (explicado anteriormente), pero entre
las dos BBDD.
Para ello, abrimos prueba.mdb y prueba2.mdb simultneamente,
copiamos la tabla deseada de prueba.mdb (con el icono Copiar) y
pulsamos el icono Pegar en la ventana de BD de prueba2.mdb.

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Operaciones con Tablas

Importar tablas (II)

Existe otra forma de importar tablas (ms correcta o estndar en los SGBD).
sta se hace desde la BD de destino de la tabla (en nuestro caso prueba2.mdb).
En ella mediante el men: ArchivoObtener Datos ExternosImportar,
accedemos a una ventana en la que elegiremos la BD de la que importar
(prueba.mdb) y tras ella se nos ofrecern las posibilidades de importacin:

Elegiremos las tablas a importar y pulsaremos el botn Aceptar.


Tras esto, la tabla y su contenido (los datos) se copiarn a la BD de destino.
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Operaciones con Tablas

Vincular tablas

La vinculacin de tablas permite que dos (o ms) BBDD compartan una o varias
tablas. Lo que se crea es una especie de enlace a la tabla en la BD en la que se cre,
de forma que si se modifican los datos en alguna de las BBDD, podremos ver la
actualizacin en todas.
La estructura de la tabla (su diseo) solo podr modificarse en la BD en la que se cre.
La vinculacin se hace desde la BD de destino de la tabla (en nuestro caso
prueba2.mdb). En ella mediante el men: ArchivoObtener Datos
ExternosVincular, accedemos a una ventana en la que elegiremos la BD de la que
vincular (prueba.mdb) y tras ella se nos ofrecern las posibilidades de vinculacin:

Elegiremos las tablas a vincular y pulsaremos el botn Aceptar.


Tras esto, la tabla se vincular en la BD de destino.
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Operaciones con Tablas

Otras operaciones

Para eliminar una tabla, la seleccionaremos de entre las existentes y pulsaremos el


icono Eliminar de la barra superior ( ).
Si pulsamos el botn derecho del ratn sobre una tabla, nos aparecer un men en el
que podremos copiar, pegar, eliminar (lo cual ya hemos comentado) y adems,
cambiar el nombre de la misma, asignarle propiedades (como una descripcin)
e incluso exportarla a otra base de datos.

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Operaciones con Tablas

Relaciones (I)

Vamos a mirar la tabla que hemos creado anteriormente (la de discos de msica):

Podemos ver que hay una gran repeticin de datos, por ejemplo los relativos a cada
uno de los grupos (marcados en rojo).
Sera mucho mejor si tuvisemos una tabla aparte con los datos de cada uno de estos
grupos.
Una vez tuvisemos definida (y rellena) esta tabla, simplemente la vincularamos con
la tabla de Discos mediante un campo (que podra hacer referencia al cdigo del grupo
en la otra tabla).
Dicho campo, es la llamada clave externa y hace referencia a la clave primaria de otra
tabla.
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Operaciones con Tablas


Esquemticamente quedara:

Relaciones (II)

Discos

Grupos

CLAVE EXTERNA

CLAVE PRIMARIA

Si creamos la tabla de Grupos con los mismos campos que tenamos en la otra tabla:
De esta forma, no se
duplican datos de forma
innecesaria, lo cual
disminuye el tamao de la
base de datos y hace que
sta sea ms ptima y
cumpla mejor con las
normas del diseo general
de bases de datos.

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Operaciones con Tablas

Relaciones (III)

Para hacerlo en Access 2003, pulsamos el icono Relaciones (


Mostrar tablas para
relacionar

Mostrar las relaciones

Eliminar diseo de
relaciones

):
Mostrar ventana
de BD

Aparecer la Ventana de
Relaciones, en la que
seleccionaremos las tablas
que vayamos a relacionar de
entre las que tengamos en la
base de datos.
En nuestro caso
seleccionaremos las tablas
Discos y Grupos y
pulsaremos (cada vez) el
botn Agregar para
mostrarlas en la Ventana de
Relaciones.
Cuando terminemos
pulsaremos el botn Cerrar.
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Operaciones con Tablas

Relaciones (IV)

Tras esto, aparecern las tablas en la Ventana de Relaciones.


Para establecer la relacin deseada,
hacemos click en el campo de la tabla con la
clave externa y lo arrastramos hasta el
campo clave primaria de la tabla con la que
queremos establecer la relacin.
En nuestro caso:
Discos-ID_Grupo  Grupos-COD_Grupo

Tras esto, aparecer la ventana de


Modificacin de Relaciones, en la que
determinaremos las propiedades de la
relacin.
En este caso la relacin ser Uno a
Varios y exigiremos integridad
referencial (que las claves primaria y
externa coincidan).
Podemos seleccionar la actualizacin y
borrado en cascada si lo deseamos.
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Operaciones con Tablas

Relaciones (V)

Una vez terminemos de crear la relacin, sta aparecer representada en la ventana


de relaciones:
Veremos que se muestra un 1 en la parte
de la tabla con la clave primaria (Grupos) y
un en la parte de la tabla con la clave
externa (Discos).
Las tablas estarn unidas por los campos
que hubisemos elegido.
Una vez terminemos la creacin de relaciones, deberemos guardar los cambios
realizados pulsando el icono Guardar ( ) o cerrando directamente la ventana de
relaciones, con lo que nos aparecer una ventana de advertencia:

Responderemos a la pregunta que Si (si deseamos guardar los cambios).


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Operaciones con Tablas

Relaciones (VI)

Tras hacer la relacin, podremos ver una utilidad que ofrece Access y que puede
ayudar mucho al gestor de la BD.
Si nos vamos a la tabla de Grupos (la que tiene en la relacin la parte Varios),
podremos ver que junto a cada registro se ha dispuesto un sigo ms (+).
Si lo pulsamos, podremos ver que se despliega una subtabla con los datos relativos a
dicho registro en la tabla relacionada, en este caso, la tabla Discos.

Dichos datos se refieren a los registros de la tabla Discos que estn relacionados con
cada uno de los registros de la tabla Grupos, es decir, los que tienen como valor para
el campo ID_Grupo el mismo que el registro tiene como COD_Grupo.
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Base de Datos de Clnica

Ejercicio (I)

Vamos a crear una Base de Datos sencilla para una clnica.


En ella crearemos 3 tablas: Mdicos, Pacientes e Informes.
Estas tablas las describiremos a continuacin:

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Base de Datos de Clnica

Ejercicio (II)

Definir los dominios, mscaras y reglas que creamos convenientes para mantener
la consistencia.
Las claves primarias estn marcadas en negro.
Tambin habr que crear las relaciones entre ellas, teniendo en cuenta que las
claves externas estn marcadas en gris.
Definir ndices en los campos principales segn creamos.
Introducir varios registros en cada tabla (10 o ms), para probar las reglas y
dominios.
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Consultas

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Consultas

Qu son? (I)

Las consultas son las principales acciones que se pueden realizar sobre una BD (una
vez que las tablas han sido definidas y tienen datos coherentes y fiables).
Una consulta consiste en seleccionar un conjunto de datos que cumplan una serie de
criterios, aunque stos se encuentren en varias tablas (como de hecho ocurrir
generalmente).
Ejemplo: (consulta de un usuario en la BD de una biblioteca universitaria)
Obtener el ttulo, localizacin, fecha de prstamo y fecha de devolucin de los libros
de fsica nuclear escritos por Frank Smith despus del 2005.
Como podemos ver en el ejemplo, la consulta (en principio) es transparente al usuario,
en cuanto a que l no sabr de qu tablas deber coger la informacin y que nosotros,
como diseadores de la BD, deberemos solucionar.
Dicha consulta busca una serie de campos (ttulo, localizacin, fecha prstamo, fecha
devolucin) en cada registro que cumpla las condiciones deseadas (tema=fsica
nuclear, autor=Frank Smith y publicado>2005).
stos campos (los buscados y los de las condiciones) pueden encontrarse en tablas
diferentes. En el ejemplo podran ser: Libros, Autores y Prstamos.

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Consultas

Qu son? (II)

La importancia de las consultas es tanta que se podra decir que las BBDD se crean
para poder hacer dichas consultas.
Normalmente, nosotros disearemos las consultas que creamos ms interesantes para
los usuarios de nuestra BD (o para nosotros mismos). stas quedarn almacenadas
en la BD como objetos (al igual que las tablas), por lo que las podremos utilizar y/o
modificar posteriormente tantas veces queramos.
Existe un lenguaje para la creacin de las consultas, SQL (Standard Query Language),
el cual es estndar para todos los SGBD.
Nosotros podemos utilizarlo en Access, pero usaremos las herramientas visuales que
nos ofrece el programa de Microsoft para crearlas de una manera ms sencilla.
Aunque realmente esto se traduzca es cdigo SQL internamente.
Las consultas incluyen varias posibilidades:
- Seleccin  bsqueda de los datos deseados.
- Insercin  adiccin de datos a las tablas (creacin de nuevos registros).
- Actualizacin  cambio de datos en las tablas (modificacin de registros existentes).
- Borrado  eliminacin de datos de las tablas.
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Consultas

Primera consulta (I)

Vamos a crear nuestra primera consulta sencilla (en la BD de la clnica):


Seleccionar los Pacientes (Nombre y 2 apellidos) que sean mujeres
Para ello, vamos a la pantalla de la BD y seleccionamos el objeto (pestaa)
Consultas:
Podremos crear la consulta en la Vista
de Diseo de Consultas
(tambin con los iconos
)
o por medio del Asistente de Creacin
de Consultas.
Crear una consulta mediante
varios asistentes.
Eliminar consulta.
Tipo de vista de elementos
(iconos grandes, pequeos,
lista o detalles)

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Consultas

Primera consulta (II)

Crearemos nuestra primera consulta usando la Vista de Diseo.


Seleccionaremos la opcin o usaremos los iconos
o

Nos aparecer la ventana de creacin de consulta y una subventana con las tablas a
utilizar en la misma. Para nuestra primera consulta, elegiremos la tabla Pacientes y
pulsaremos Agregar. Despus pulsaremos Cerrar.

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Consultas

Primera consulta (III)

Tras esto, nos aparecer la tabla elegida en la ventana de la consulta.


Elegiremos los campos a mostrar en la consulta y los campos del criterio de la misma
(en nuestro caso el campo Sexo y la condicin =M).
Podremos mostrar los deseados, en este caso, el campo Sexo no se mostrar.
Adems, se podr elegir uno o varios campos por los que ordenar los resultados.
Tabla de consulta

Campos a
mostrar

Orden de
presentacin
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Campo del
criterio

Criterio de
seleccin
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Consultas

Primera consulta (IV)

Para probar el resultado de la consulta, podremos hacerlo con el icono Vista Hoja de
datos ( ) o el icono Ejecutar ( ).
Podemos ver el resultado de la consulta
en nuestra BD.
Como se puede notar, todas son mujeres
(se intuye por el nombre), no se muestra el
campo Sexo, y los resultados aparecen
ordenados por el Apellido1.

Entre las vistas a elegir (primer icono a la


izquierda), podremos ver la Vista SQL, en la
que se nos mostrar el cdigo
correspondiente a la consulta en este
lenguaje estndar.
Una vez terminada la consulta, la
guardaremos (para su uso futuro) con el
icono
.
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Consultas

Asistente de Creacin

Como hemos comentado anteriormente, es posible crear consultas usando el asistente


que ofrece Access, bien haciendo doble click sobre la opcin Crear una consulta
usando el asistente o con el botn
, con el que se nos mostrar la ventana:

Las opciones son:


- Vista Diseo  la vista de creacin que hemos comentado anteriormente.
- Asistente para consultas sencillas  el mismo que aparece si elegimos la opcin antes
citada y que nos permite hacer una consulta de datos, pero sin condiciones.
- Asist. Consultas de ref. cruzadas  consulta de datos en varias tablas (o consultas), pero
tambin sin condiciones.
- Asistente para bsqueda de duplicados  consulta de datos que tengan valores duplicados
en una tabla o consulta.
- Asistente para bsqueda de no coincidentes  busca registros relacionados entre dos
tablas.
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Consultas

Ejercicio

Hacer una consulta (en la BD de la clnica) que:


Muestre el nmero de colegiado, nombre, primer apellido y especialidad de
los mdicos cuyo nmero de colegiado sea mayor de 15000, ordenados por
dicho nmero de mayor a menor
Llamarla Mdicos_Nuevos por ejemplo.

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Consultas

Segunda consulta (I)

Vamos a crear una consulta que tome datos de varias tablas (en la BD de la clnica):

Seleccionar los Pacientes (Nombre y 2 apellidos) que hayan sido tratados en


2008 de algn Dolor (motivo de consulta). Mostrar tambin la fecha, el motivo
de consulta y el tratamiento propuesto. Ordenar los resultados por fecha.
Para ello, creamos una nueva consulta en Vista Diseo y agregaremos las tablas Pacientes
e Informes (vemos que aparecern vinculadas con la relacin que ya habamos definido):

En primer lugar aadiremos a la consulta los campos deseados y elegiremos el orden de


presentacin de los datos (fecha ascendente).
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Consultas

Segunda consulta (II)

Para definir los criterios, podremos hacerlo mediante un asistente de creacin expresiones,
el cual nos ofrecer muchas funciones ya creadas para realizar alguna tarea que podamos
necesitar (como extraer el Ao de una fecha por ejemplo).
ste se lanza con el icono Generar (
), sobre el criterio que queremos definir.
Para el primer criterio (ao = 2008),
necesitaremos restringir el rango de las
fechas de informes, lo cual lo podremos
hacer con una condicin doble, para asegurar
que la fecha es mayor o igual que el 1 de
Enero de 2008 y menor o igual que el 31 de
Diciembre de 2008.
Para indicar fechas para comparar debemos
usar el carcter # al principio y al final.
Para el segundo criterio (motivo con algo como Dolor), usaremos la funcin COMO, con la
que podremos buscar partes de una cadena dentro de otra.
Se podrn usar los caracteres auxiliares ? para indicar un carcter y * para indicar un
grupo de caracteres.
En nuestro caso quedara:
COMO *dolor*  en el campo habra: texto cualquiera + dolor + texto cualquiera.
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Consultas

Segunda consulta (III)

El diseo final de la consulta quedara:

Y el resultado de su ejecucin (

) sera:

Tras comprobar que funciona bien, la guardaremos por ejemplo con el nombre
Pacientes_Tratados_Dolor_2008
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Consultas

Ejercicio

Hacer una consulta (en la BD de la clnica) que:


Muestre el nmero de colegiado, nombre, primer apellido y especialidad de
los mdicos que hayan tratado a Pacientes en el ao 2007. Muestre tambin
la fecha del informe, la prueba realizada y el tratamiento recomendado.
Ordene los resultados por fecha del informe, de ms antiguo a ms nuevo
Llamarla Mdicos_Hacen_Informes_2007 por ejemplo.

Opcionalmente, se puede ampliar la consulta anterior mostrando adems el


nombre y los 2 apellidos del paciente tratado en cada uno de esos informes.

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Consultas

Ejercicio (cont.)

Si aadimos los datos del Paciente, vemos que al ejecutar la consulta, nos
aparecen 2 veces los campos Nombre y Apellido1, unos referidos al mdico y
otros al paciente.
Podemos cambiar la forma en que se muestran los nombre de los campos en la
consulta, anteponiendo (en la vista de diseo) al nombre del campo, el nombre
que queremos que aparezca y dos puntos (:), es decir:

Podemos ver en el resultado que se muestran los nombres como queramos.


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Consultas

Consulta Actualizacin

Aparte de las consultas de seleccin que hemos visto existen otros 3 tipos de consultas.
Vamos a comentar las 2 ms utilizadas de forma muy simple.
En primer lugar las Consultas de Actualizacin se utilizan para cambiar varios valores

en varios registros que deben cumplir una serie de condiciones.


Para hacerlo, creamos una nueva consulta en Vista Diseo y agregaremos las tablas
que queramos cambiar (en clinica.mdb). Por ejemplo agregaremos la tabla Medicos.
Para indicar que se trata de una consulta de Actualizacin, usaremos el icono
y
elegiremos el tipo de consulta, en concreto
.
En este caso, queremos actualizar el nombre de los mdicos
llamados Emilio y asignarles como nombre Roberto.
Para ver los registros que se modificarn, podemos utilizar el
icono de Vista de Datos ( ).
Para ejecutar realmente la consulta y hacer la actualizacin,
pulsaremos el icono Ejecutar Consulta ( ) y se nos preguntar:

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Consultas

Consulta Eliminacin

El otro tipo de consulta que vamos a comentar son las Consultas de Eliminacin, las

cuales se utilizan para eliminar varios registros que deben cumplir una serie de
condiciones.
Para hacerlo, creamos una nueva consulta en Vista Diseo y agregaremos las tablas
de las que queramos eliminar registros (normalmente solo una). Por ejemplo la tabla
Pacientes.
Para indicar que se trata de una consulta de Eliminacin, usaremos el icono
y
elegiremos el tipo de consulta, en concreto
.
En este caso, queremos eliminar los registros de
pacientes que fumen (mostraremos sus nombres).
Para ver los registros que se eliminarn, podemos
utilizar el icono de Vista de Datos ( ).
Para ejecutar realmente la consulta y hacer la
eliminacin, pulsaremos el icono Ejecutar Consulta
( ) y se nos preguntar:

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Formularios

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Formularios

Introduccin

Los formularios se crearon con el fin de facilitar a los usuarios la visualizacin y modificacin
de los valores de los registros de las tablas.
stos permiten situar los campos en una ventana y disponerlos como ms nos guste (o
segn requiera el usuario).
Vamos a crear nuestro primer formulario de ejemplo, para ello, simplemente
seleccionaremos una de las tablas de la BD prueba.mdb, por ejemplo Datos_Personales y
despus pulsaremos el icono Nuevo objeto: Autoformulario (
).
Vemos que se muestran los datos de la tabla en
una ventana que los hace ms sencillos de
manejar.
En ella podremos visualizar/modificar los registros
de una manera simple e intuitiva.
Para movernos por los registros podremos utilizar
los botones de la parte inferior.
Podremos modificar fcilmente la apariencia de los campos en los formularios usando el
men de la parte superior.
Tipo y
tamao
de Fuente

Bordes y tipo
de celda

Tipo de letra

Introduccin a Access 2003

Alineacin del texto


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Colores de fondo y texto


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Formularios

Modificacin y Diseo

Una vez se ha definido la apariencia del formulario, lo podremos guardar ( ) para usarlo
posteriormente en la ventana de BD (pestaa Formularios).
Igualmente, podremos cambiar su diseo seleccionndolo y pulsando el botn Vista
Diseo. Con ello nos aparecer una cuadrcula en la que ser posible mover con el ratn los
campos, cambiar su diseo o introducir nuevos campos u objetos al formulario (imgenes,
botones, figuras geomtricas, marcos, pestaas, etc).

Cambiar el diseo del mismo es muy sencillo en esta Vista, pues todo se puede hacer de
forma directa por medio del ratn.
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Formularios

Creacin con Asistente

La mejor forma de crear un formulario, aparte de hacerlo con la utilidad


Autoformulario, es utilizar el Asistente de Creacin de Formularios, eligiendo la opcin
en la ventana de BD (pestaa de Formularios).
Una vez ejecutado aparecer la ventana:

En ella se podrn elegir las tablas o


consultas de las que se cogern los
campos. Despus podremos escoger
los campos a mostrar marcndolos en
la parte izquierda y luego pulsando el
botn > o >> (para mostrarlos todos).
Introduccin a Access 2003

Una vez elegidos los campos a mostrar,


podremos decidir la distribucin de los
mismos en el formulario (para hacernos
una idea se muestra un esquema de
cada una de las opciones).

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Formularios

Despus podremos decidir sobre el


estilo que tendr el formulario.

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Creacin con Asistente

Para finalizar asignaremos un nombre


y pulsaremos el botn Finalizar.

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Informes

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Informes

Introduccin

Los informes son listados de datos de la BD que se muestran en el formato elegido a fin de
imprimirlos.
Son muy utilizados dentro de las empresas para hacer estudios de la informacin contenida
en la BD o para imprimir documentos de uso en el negocio de la empresa (Ej: una factura).
La forma ms sencilla de crearlos es usando el icono Nuevo objeto: Autoinforme ( ), una
vez hayamos seleccionado una tabla (o consulta). Con ello nos aparecer un informe muy
simple, mostrando todos los campos de la tabla y con un diseo plano (sin nada a
destacar).

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Informes

Creacin con Asistente

La mejor forma de crear un informe, aparte de hacerlo con la utilidad anterior o en una
Vista de Diseo (mucho ms complicado), es utilizar el asistente de creacin de
informes, eligiendo la opcin en la ventana de BD (pestaa de Informes).
Una vez ejecutado aparecer la ventana:

En ella se podrn elegir las tablas o


consultas de las que se cogern los
campos. Despus podremos escoger
los campos a mostrar marcndolos en
la parte izquierda y luego pulsando el
botn > o >> (para mostrarlos todos).
Introduccin a Access 2003

Una vez elegidos los campos a mostrar,


podremos decidir el agrupamiento de los
mismos (para hacernos una idea se
muestra un esquema de cada una de las
opciones).

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Informes

Creacin con Asistente

Ordenacin de los registros

Distribucin de los campos

Estilo a aplicar

Guardamos y finalizamos el asistente

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Informes

Creacin con Asistente

Finalmente, el informe tendr el siguiente aspecto:

Si deseamos modificar su apariencia o contenido, podremos hacerlo


seleccionndolo y abriendo la Vista de Diseo.

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Pginas de Acceso a Datos

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Pginas de acceso a datos

Introduccin

Las pginas de acceso a datos se utilizan para acceder a la BD usando una pgina web, es
decir, podremos ver/modificar su contenido a travs de internet o en una intranet (red interna
de una empresa).
La forma ms sencilla de crearlas es usando el icono Nuevo objeto: Pgina ( ), una vez
hayamos seleccionado una tabla (o consulta). Nos aparecer una ventana para elegir cmo
crearla. Si optamos por Autopgina: en columnas para la tabla Datos Personales, por
ejemplo, crearemos la pgina web que se muestra abajo.

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Pginas de acceso a datos

Introduccin

Una vez la hayamos creado, deberemos guardarla como un fichero externo a la BD de


extensin .htm (extensin de los ficheros de pginas web).
Por tanto deberemos elegir un directorio en el que guardarla.
Despus podremos abrirla y utilizarla con Internet Explorer.

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Pginas de acceso a datos

Creacin con Asistente

Al igual que los formularios y los informes, tambin podemos crear una pgina de
acceso a datos usando un asistente, eligiendo la opcin en la ventana de BD (pestaa
de Pginas).
Una vez ejecutado aparecer la ventana:

En ella se podrn elegir las tablas o


consultas de las que se cogern los
campos. Despus podremos escoger
los campos a mostrar marcndolos en
la parte izquierda y luego pulsando el
botn > o >> (para mostrarlos todos).
Introduccin a Access 2003

Una vez elegidos los campos a mostrar,


podremos decidir el agrupamiento de los
mismos (para hacernos una idea se
muestra un esquema de cada una de las
opciones).

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Pginas de acceso a datos

Ordenacin de los registros

Introduccin a Access 2003

Creacin con Asistente

Guardamos y finalizamos el asistente

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