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DATOS
Entrada
PROCESOS
Salida
INFORMACION
DECISIONES
DATOS: Los datos que ingresan a este sistema tienen dos caractersticas fundamentales:
1. Son eventos, que ocurren dentro de la organizacin y susceptibles de ser valorados en una
unidad monetaria. Son eventos denominados de carcter financieros.
2. Son eventos que sucedieron. Esto le da carcter de datos histricos.
Existen otros sistemas de informacin que pueden utilizar datos no financieros o datos futuros,
sean financieros o no.
PROCESOS: Los procesos que se realizan en el interior de un sistema contable son variados, entre
los cuales se pueden distinguir:
- Clasificacin u ordenamiento de los datos
- Registros y almacenamientos
- Clculos
- Anlisis
- Ajustes.
SALIDAS: Las salidas del sistema es la informacin para los diferentes tipos de usuarios de la
contabilidad.
Ejemplos de esta informacin:
- El balance
- El Estado de Resultados o de prdidas y ganancias
- Liquidacin de remuneraciones
- Estado de clientes
- Estado de Proveedores
- Etc.
Al balance y al Estado de Resultados se les denomina Estados Financieros .
Los elementos bsicos de la contabilidad como un sistema de informacin se pueden graficar de
acuerdo a la Figura N2.
Figura N2: ELEMENTOS BSICOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE.
DATOS
Eventos Entradas
pasados
(histricos)
Eventos de
carcter
financieros
INFORMACION
PROCESOS
Salidas
Registros
Almacenamiento
Clasificacin
Anlisis
Ajustes
Etc.
Estados
financieros
Balance
Resultados
Inventarios
Proveedores
Ctas. Ctes.
Etc.
DECISIONES: la contabilidad como sistema, entrega informacin a los diferentes niveles de gestin
o de decisin en una organizacin. Esta informacin puede ser utilizada para planificar, controlar y
tomar decisiones especficas.
USUARIOS DE LA CONTABILIDAD
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La informacin que resulta de este sistema es utilizada por diferentes usuarios, los cuales se
pueden agrupar en:
a) Usuarios Internos: Son personas o grupos que pertenecen a la organizacin entre los que
destacan:
- Gerentes
- Directores
- Supervisores
- Sindicatos
- Grupo de bienestar
- Etc.
b) Usuarios externos: Son personas, grupos o instituciones fuera de la organizacin.
-
Dueos
Bancos
Impuestos Internos
Proveedores
Clientes
Ministerios
Etc.
PRINCIPIOS CONTABLES
Como se ha dicho anteriormente, este sistema de informacin es utilizados por muchas personas,
grupos e instituciones, internas o externas a la organizacin. Esto significa que la informacin que
entrega debe tener una validez para todos los usuarios: debe ser universal.
Esta caracterstica de universalidad, ha hecho necesario establecer un conjunto de normas y
principios que debe ser aplicados al sistema, para que la informacin que entregue tenga validez
para cada uno de los usuarios.
A este conjunto de normas y principios se les denominan principios contables. Los principales
principios son:
La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin constante en la contabilidad, dado
que los que se sirven o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que sus
intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros
deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad, los distintos intereses en juego en una
hacienda o empresa dada.
Entidad Contable
Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es
considerado como tercero. El concepto de "ente" es distinto del de "persona" ya que una misma
persona puede producir estados financieros de varios "entes" de su propiedad.
Bienes Econmicos
Los estados financieros se refieren siempre a bienes econmicos, es decir bienes materiales e
inmateriales que posean valor econmico y por ende susceptibles de ser valuados en trminos
monetarios.
Moneda de Cuenta
Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos
sus componentes heterogneos a una expresin que permita agruparlos y compararlos fcilmente.
Este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales
aplicando un "precio"a cada unidad.
Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el pas dentro del
cual funciona el "ente" y en este caso el "precio" esta dado en unidades de dinero de curso legal.
En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituya un patrn estable de valor, en razn de
las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del principio que se sustenta, por cuanto
es factible la correccin mediante la aplicacin de mecanismos apropiados de ajuste.
Empresa en Marcha
Salvo indicacin expresa en contrario se entiende que los estados financiero pertenecen a una
"empresa en marcha", considerndose que el concepto que informa la mencionada expresin, se
refiere a todo organismo econmico cuya existencia personal tiene plena vigencia y proyeccin
futura.
Valuacin al Costo
El valor de costo adquisicin o produccin- constituye el criterio principal y bsico de la valuacin,
que condiciona la formulacin de los estados financieros llamados "de situacin", en
correspondencia tambin con el concepto de "empresa en marcha", razn por la cual esta norma
adquiere el carcter de principio.
Esta afirmacin no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios
aplicables en determinadas circunstancias, sino que, por el contrario, significa afirmar que en caso
de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicacin de otro criterio, debe prevalecer
el de "costo" como concepto bsico de valuacin.
Por otra parte, las fluctuaciones del valor de la moneda de cuenta, con su secuela de correctivos
que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, no constituyen,
asimismo, alteraciones al principio expresado, sino que, en sustancia, constituyen meros ajustes a la
expresin numeraria de los respectivos costos.
Periodicidad
En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestin de tiempo en tiempo, ya
sea para satisfacer razones de administracin, legales, fiscales o para cumplir con compromisos
financieros, etc. Es una condicin que los ejercicios sean de igual duracin, para que los resultados
de dos o ms ejercicios sean comparables entre s.
Devengado
Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado econmico son
las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado.
Objetividad
Los cambios en los activos, pasivos y en la expresin contable del patrimonio neto, deben
reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos
objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta.
Realizacin
Los resultados econmicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la
operacin que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o prcticas
comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal
operacin. Debe establecerse con carcter general que el concepto "realizado" participa del
concepto devengado.
Prudencia
Significa que cuando se deba elegir entre dos valores por un elemento del activo, normalmente se
debe optar por el mas bajo, o bien que una operacin se contabilice de tal modo que la alcuota del
propietario sea menor. Este principio general se puede expresar tambin diciendo: "contabilizar
todas las prdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado".
La exageracin en la aplicacin de este principio no es conveniente si resulta en detrimento de la
presentacin razonable de la situacin financiera y el resultado de las operaciones
Uniformidad
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Los principios generales, cuando fuere aplicable, y las normas particulares utilizadas para preparar
los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio
al otro. Debe sealarce por medio de una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de
cualquier cambio de importancia en la aplicacin de los principios generales y de las normas
particulares.
Sin embargo, el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener inalterables aquellos
principios generales, cuando fuere aplicable, o normas particulares que las circunstancias
aconsejen sean modificadas.
Materialidad (significacin o importancia relativa)
Al ponderar la correcta aplicacin de los principios generales y de las normas particulares debe
necesariamente actuarse con sentido prctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no
encuadran dentro de aqullos y, que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que
producen no distorsiona el cuadro general.
Desde luego, no existe una lnea demarcatoria que fije los limites de lo que es y no es significativo y
debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso, de acuerdo con las
circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos o pasivos, en
el patrimonio o en el resultado de las operaciones.
Exposicin
Los estados financieros deben contener toda la informacin y discriminacin bsica y adicional que
sea necesaria para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados
econmicos del ente a que se refieren.
Luego de hacer un anlisis de los principios se puede afirmar que cada categora quedara
conformada de la siguiente forma:
Principio Fundamental o Postulado Bsico
- EQUIDAD
- BIENES ECONOMICOS
- EMPRESA EN MARCHA
- MONEDA DE CUENTA
- PERIODICIDAD
El principio de equidad se lo puede catalogar como fundamental o bsico, dado que marca como
una conducta general a tener en cuenta en el momento de poner en prctica la contabilidad. En su
enunciacin refleja una especie de regla tica para los contadores.
Los principios que se agrupan como los de fondo o de valuacin son tres. Corresponden a todo lo
que se ajuste a los compromisos de pago, cobro, resultado del ejercicio y costos. El de "Valuacin al
costo" se incluye en esta clasificacin por su referencia a la valuacin al costo de adquisicin o
fabricacin de un bien. "Devengado" forma parte de esta clasificacin, puesto que con su
cumplimiento apunta a reflejar los resultados de un ejercicio independientemente de que el hecho
este concluido o no. El principio de "Realizacin" se parece mucho al anterior ya que es un
mecanismo para reflejar correctamente los resultados de un ejercicio.
Los principios que hacen a las cualidades de la informacin se clasifican basndose en la obtencin,
demostracin y realizacin de la informacin. El principio de objetividad representa un punto
importantsimo en esta clasificacin, puesto que enuncia que la informacin que la contabilidad
suministra no se debe distorsionar por ninguna razn, debe representar lo sucedido. El principio
referido a la "uniformidad" marca la importancia de un sistema heterogneo para manejar los datos y
as poder comparar los ejercicios. "Prudencia", al igual que "materialidad" marcan formas de
registracin para que la informacin sea verdadera y tratada correctamente. El principio de
"exposicin" es similar a los anteriores y marca la base de todo trabajo contable. La informacin
debe ser clara y concisa para que sea de fcil acceso y no confusa.
Por ltimo los Principios dados por el medio socioeconmico abarcan a los que tengan que ver con
la empresa, el medio y la sociedad. "Ente" se incluye en esta clasificacin por el simple hecho de
que es la empresa. "Bienes econmicos" es un principio que hace referencia a los bienes materiales
e inmateriales que poseen un valor econmico para la empresa o ente. "Moneda de cuenta" se
incluye en esta clasificacin porque marca la eleccin de una unidad monetaria dependiendo del
medio donde se ubique. "Empresa en marcha" marca la continuidad de la empresa, se refiere a esta
y a su futuro. "Ejercicio" por que marca una pauta para poder analizar los progresos, o no, de la
empresa dividiendo en periodos para luego compararlos.
1. La relacin que existe entre los principios de valuacin al costo y la de realizacin es que
ambos establecen el valor que puede tener un bien de cambio. El primero, como su nombre
lo indica, determina el valor de costo; el punto de realizacin determinara el valor de venta
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Considerando estos antecedentes se pueden decir que la calidad de un sistema contable se mide
por el mayor grado de comunicacin que pueda proporcionar su informacin y por la adaptacin de
esta informacin a los requerimientos de quienes la usen.
Para aclarar estos conceptos resulta de inters analizar en detalle quienes son los usuarios de la
informacin contable y que caractersticas especficas debe presentar sta en cada caso.
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DOCUMENTOS O
COMPROBANTES RELATIVOS A
LA OPERACIN.
DIARIOS DE OPERACIONES
MAYORES O RESUMENES.
PROCEDIMIENTOS
PARA ELABORAR
REGISTROS E
INFORMES.
INFORMES ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS
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DOCUMENTOS MERCANTILES
La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples
acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los
pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se d en
el campo mercantil se hace constar en algn documento y, en caso de que su importancia lo
justifique, el documento en cuestin puede llevar la firma de algn funcionario calificado. De lo
expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisin y
recepcin de documentos de diversas ndole.
Documentos Mercantiles:
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operacin se realiza, y su
objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un
convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el
cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas pginas
relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe
la operacin en forma escrita, reduciendo as en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras
por parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprenden no solamente los papeles
revestidos de caractersticas formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma
como ocurrira en ultimo extremo con la correspondencia.
Estos documentos mercantiles se envan al Departamento de Contabilidad donde los contadores y
auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los
libros. Cuanto ms grande sea la empresa mayor ser la necesidad del empleo de documentos. Si
se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habr en ella muchos dependientes
atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto nmero de
compradores estar adquiriendo mercancas del mercado local, nacional o internacional.
En todos los departamentos de venta se estar recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas,
el cual se entrega en caja y luego se enva a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos
bajo la responsabilidad del tesorero. Tratndose de una organizacin de la clase que hemos
descrito, sera imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de
documentos de naturaleza mercantil.
Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transaccin mercantil
facilitan la conclusin de est, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las
secuencias de las operaciones y sirven de autorizacin para hacer la anotacin de los libros de
contabilidad.
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En conclusin, podemos decir que entra dentro de la idea de documentacin mercantil toda
constancia escrita de una transaccin comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:
a. Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
b. Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Con respecto a lo dicho en segundo trmino conviene observar que los libros de contabilidad son
tan slo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental
para decidir un fallo, nunca servirn para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y
revestido de las caractersticas legales: puede decirse entonces que an los libros de contabilidad
pierden valor sino estn apoyados en un archivo de documentos bien organizado.
Nuestro Cdigo de Comercio vigente establece al respecto en su artculo 124, entre otras cosas
que:
Las obligaciones mercantiles y su liberacin se prueban:
a. Con documentos pblicos.
b. Con documentos privados.
c. Con facturas aceptadas.
d. Con telegramas.
e. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.
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1. Documentos corrientes
a. Comprobantes de compras, El procedimiento que se adopte para las compras,
como todo el sistema de contabilidad, deben adaptarse a la organizacin interna de
la empresa. El departamento encargado de la compras ha de recibir aviso de las
mercancas que necesiten l, o los departamentos de ventas, lo cual suele hacerse
mediante solicitudes de compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales
se transmita la adquisicin de las mercancas en las cantidades que dichos
documentos indiquen. Teniendo como base estos documentos y una vez
consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de
compra a aqul que ofrezca, como es natural, las condiciones ms favorables. En
caso de que las mercancas sean recibidas conforme, se libra un cheque a favor del
proveedor si la condicin acordada hubiera sido que el pago sea al contado, o bien
se registra una obligacin a su favor, si hubiera establecido que el pago fuera a
crdito, siempre utilizando como base para la anotacin en los libros la factura
expedida por el proveedor. Abarca, como pudimos ver al principio, cuatro etapas
que dan lugar a los comprobantes siguientes:
Las notas de dbito, Si las mercancas llegan averiadas son de calidad inferior
a la requerida o se comprueba la falta de algn artculo, es preciso obtener un
ajuste en el precio que haya cargado el proveedor.
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Lo relativo al endoso.
Lo referente al aval.
Lo concerniente al protesto.
o El valor de la obligacin.
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CUENTAS N __________________
CHEQUE N D 433671
Chile,
_______________de
__________________de 20_________
Bs._______________________________________
_____________________
Pguese
a
la
orden
de_______________________________________
_
La
suma
de_______________________________________
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___ Bolvares
BANCO xxxxxxxx
SUCURSAL
ANTOFAGASTA
____________________________
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EJEMPLO.
1. El almacenero compra 100 Kg. De azcar a $ 60 el Kilo. Este es un hecho econmico expresado
en dinero y existe la certeza de su valor, pues ese es el precio que efectivamente paga el
almacenero. Por lo tanto este es un dato que ingresa y procesa el sistema contable.
2. La duea del parvulario cancela el recibo de la luz mensual por un valor de $7.000.- Este en un
hecho econmico expresado en unidades monetarias y cuyo valor es cierto.
Despus de numerosos hechos econmicos financieros, en un perodo de tiempo, el almacenero le
interesa conocer:
Cuanto aceite le queda en bodega?
Cunto debe pagar de impuestos?
Cul fue la utilidad del mes?
Etc...
A la duea del parvulario le interesa saber:
Cuanto dinero deber destinar a cancelar sueldos?
Cunto le costo la pintura del Edificio?
Cul fue la utilidad del ao?
Etc...
La contabilidad, es un sistema de informacin que permite, responder estas preguntas:
ACTIVOS
Para comprender mejor los diferentes conceptos que se desarrollarn en los prximos captulos, se
utilizar un ejemplo que servir de ejercicio base.
Supongamos que dos personas forman una pequea empresa que se dedicar a la captura y venta
de pescado: Pesquera El Dorado Ltda. Uno de los socios, egresado de la carrera de Administracin
de Empresas, tendr a su cargo las funciones de ventas, adquisiciones, contabilidad y todo lo
relativo a aspectos financieros y administrativos. El otro socio, tcnico pesquero, se dedicar a las
funciones operativas, de mantencin y tcnicas de la Empresa. Cada socio aport $ 1.500.000.- c/u,
con los cuales adquirieron una pequea goleta pesquera artesanal ( usada), con los respectivos
implementos para la pesca; un vehculo usado para transporte y para la adquisicin de vveres,
petrleo, lubricantes y otros. Destinaron una cierta cantidad de dinero, que depositaron en una
cuenta en un Banco.
Para operar la goleta pesquera, contrataron una tripulacin especializada y para operar en tierra
arrendaron una pequea bodega y para lo cual debieron cancelar seis meses de arriendo
anticipado.
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Todos los bienes que adquiri esta nueva Empresa, son los Activos de la Empresa. Por lo tanto,
tenemos:
ACTIVO, son todos los bienes y derechos que posee una Empresa o Institucin
PASIVO, a todas las obligaciones que una empresa o institucin tiene con
entes externos a ellas.
Ejemplos de pasivos: la deuda con un banco, la deuda de impuestos, la deuda con proveedores, etc.
Existe un tipo especial de pasivo y corresponde a la obligacin que se tiene con los dueos por el
monto de sus aportes. Los dos socios de la Empresa Pesquera El Dorado Ltda., hicieron un
aporte de $ 1.500.00.- c/u para iniciar el proyecto y por lo tanto la nueva Empresa que es una
entidad diferente de los dueos (principio de la identidad), le debe dichos aportes. Para la empresa
es una obligacin y en consecuencia es un Pasivo. A este tipo de pasivo se le denomina Capital.
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Si los socios quisieran retirara sus aportes sera necesario vender los Activos: goleta, vehculo, o
sea la empresa se acaba. Por esta razn es que el Capital es un tipo especial de pasivo, pues no
es exigibles por los dueos.
El Capital es el aporte que hacen los dueos o propietarios de una Empresa, con el objeto de
ponerla en marcha y hacerla crecer.
Los propietarios pueden ser: una persona, un grupo de personas, el Estado, la Municipalidad, etc.
La expresin grfica de estos conceptos, se muestra en la figura N 3.
FIGURA N 3 : Expresin Grfica del Concepto Activo, Pasivo
DINERO
DUEOS
EMPRESA
ACTIVOS
GOLETA.
VEHICULO
MOTOR
DINERO EN
BANCO
APORTE DE
LOS DUEOS
PASIVOS.
DEUDA
PROVEEDOR.
CAPITAL.
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Resultados
Que sucede con el almacenero que compr azcar con dinero en efectivo? Cambi su activo
dinero por otro azcar? Ahora viene un vecino y le compra parte de esta azcar; se produce un
nuevo cambio en los activos, ms dinero, menos azcar ; sin embargo, el precio al cual le vende el
azcar, es superior que al precio al cual compr el azcar. Supongamos que el precio de venta es
$120.- el Kg. Y el precio de compra $100.- La diferencia de $20.- se denomina resultado.
Los resultados pueden ser positivos o negativos. Si el Almacenero devuelve ms dinero de lo
que el Banco le prest, esa diferencia llamada inters es un resultado negativo.
Los resultados son variaciones que experimenta el Capital.
La utilidad en la venta es una variacin positiva en el Capital, y los intereses son un variacin
negativa del Capital.
En el ejemplo de la empresa Pesquera, las ventas de pescado a las industrias que lo procesan,
constituyen una variacin positiva en el Capital, y el pago de remuneraciones de la tripulacin, los
gastos de mantencin de la goleta, el consumo de combustible, etc., son una variacin negativa en
el capital.
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Para el caso de la Empresa Pesquera que recin se inicia, se cumple que ACTIVOS = CAPITAL.
Los aportes que hacen los dueos es el capital y por otra parte ese mismo aporte se transforma en
activos.
La ecuacin Contable indica que:
1 Toda transaccin econmica tiene un doble efecto, y que se expresa en esta ecuacin.
2 Para toda transaccin econmica, la igualdad se mantiene.
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Cuentas de Activo.
Cuentas de Pasivo.
Cuentas de Capital.
Cuentas de Prdidas.
Cuentas de Ganancias.
A las cuentas de prdidas y ganancias, se les denomina tambin como cuentas de resultado.
Ejemplo de Cuentas.
A continuacin se detallarn un conjunto de cuentas tpicas, muchas de las cuales son utilizadas
normalmente por cualquiera Organizacin o Empresa.
Cuentas de Activo
Cuentas de Pasivo.
Caja.
Banco
Cuentas por Cobrar
Letras por Cobrar.
Mercaderas.
Materias Primas.
Muebles y tiles.
Equipos.
Edificios.
Instalaciones.
Facturas por Cobrar.
Depsitos a Plazo.
Maquinarias.
Material Flotante.
Cuentas de Prdidas
Cuentas de Capital
Gastos Generales.
- Capital.
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Sueldos.
Honorarios.
Gastos de Administracin.
Gastos de Ventas.
Energa.
Intereses Pagados.
Gastos de Mantencin.
Arriendos.
Seguros.
- Reservas.
- Utilidades Acumuladas.
Cuentas de Ganancias
- Otros Ingresos.
- Ingresos por Ventas.
- Ingresos por Servicios.
- Intereses Ganados.
- Utilidad en venta de Activo.
Plan de Cuentas.
Las cuentas que se utilizarn y lo que se registra en cada una de ellas, es definido por cada
organizacin o empresa. El documento en donde se detallan todas las cuentas se denomina Plan
de Cuentas, y el documento donde se explica que y como se registrar en cada cuenta, se
denomina, manual de cuentas.
Estos dos documentos deben ser definidos previo al inicio de la operacin o funcionamiento del
sistema contable, de tal forma de tener uniformidad y continuidad a travs del tiempo para ordenar y
agrupar los datos en las diferentes cuentas preestablecidas.
El conjunto de cuentas( plan descuentas) que selecciona cada organizacin o empresa, depende de
la naturaleza de la operacin de cada una de ellas y de la necesidad de informacin.
Una empresa que produce y vende zapatos y vende zapatos, efecta operaciones diferentes a otra
que vende servicios de salud (clnica) y a su vez necesidad de informacin diferente.
La empresa que produce y vende zapatos adquiere mquinas, materias primas, transforma las
materias primas en zapatos, almacena, transporta y vende dichos productos. Posiblemente
necesitar saber cual es el costo de producir cada para de zapatos, cuanto dinero necesitar para
cancelar los salarios semanales, cual es el monto de existencia de materias primas o de zapatos,
etc. Las caractersticas de sus operaciones y las necesidades de informacin determinarn el plan
de cuentas a utilizar.
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En el caso de una organizacin o empresa que vende servicios de salud, una clnica por ejemplo,
realiza operaciones diferentes. El producto que vende no es producido, ni almacenado con
anterioridad al consumo por parte del consumidor; sino que dicho producto, denominado servicio, es
producido en el momentos en que una persona profesional (mdico) est examinando a un
paciente, o un especialista aplicando un examen de laboratorio. Por lo tanto esta empresa no
requiere adquirir materias primas, ni mantener un stock de productos terminados. As mismo las
necesidades de informacin sern diferentes. En consecuencia el plan de cuentas reflejar las
operaciones que efecta este tipo de organizacin y las necesidades de informacin propias.
An cuando existen diferencias en las operaciones y en las necesidades de informacin de cada
organizacin; hay cuentas que son comunes. Por ejemplo: caja, banco, cuentas por cobrar,
edificios, muebles y tiles, cuentas por pagar, capital, ingresos por ventas, remuneraciones, etc.
Existen otras organizaciones u organismos que pertenecen al Estado y cuyo plan de cuentas est
establecido en forma estndar (uniforme) para toda la administracin pblica u organismos del
Estado.
Estructura y Funcionamiento de la Cuenta.
Existe una nomenclatura relacionada con las cuentas contables y con las formas de registrar las
transacciones. Las palabras que conforman dicha nomenclatura y se explicarn oportunamente, no
deben asociarse con palabras conocidas y utilizadas por el lector; pero cuyo significado no
corresponde al lenguaje contable.
Estructura de la Cuenta.
La cuenta se representa por una letra T. El lado izquierdo se denomina DEBE y el lado derecho
HABER.
Las anotaciones que se hacen el DEBE, se llaman CARGOS O DEBITOS.
Las anotaciones que se hacen en el HABER, se llaman ABONO O CREDITOS.
La Diferencia entre la suma de los dbitos o cargos y la suma de los crditos o abonos, se llaman
saldo de la cuenta.
SALDO DEUDOR, cuando la suma de los dbitos es mayor que la suma de los crditos.
SALDO ACREEDOR, cuando la suma de los crditos es mayor que la suma de los dbitos.
SALDO IGUAL O 0, cuando la suma de los dbitos es igual a la suma de los crditos.
Reglas para cargar o abonar una cuenta.
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Las cuentas se clasificaron en cuentas de: activo, prdidas, pasivo, capital y ganancia. Cada una de
estas cuentas se cargan o abonan de acuerdo a reglas especficas, las cuales hay que respetar
para que se cumpla el principio de partida doble.
Cuentas de Activo
Cuenta de Prdida
Cuenta de Pasivo
Cuenta de Capital
Cuenta de Ganancia
Un cargo en
una cuenta
se hace cuando
Un abono en una
cuentas se hace
cuando.
Debe
Cuentas de
Activo
Aumentos
+
Haber
Disminucin
-
SALD O
Debe
Aumentos
+
Cuentas de
Prdidas
Haber
Disminucin.
-
SALD O
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Cuentas de
Debe
Pasivo Haber
Disminuciones
Cuentas de
Debe
Aumentos
Capital Haber
Disminuciones
SALD O
Debe
Aumentos
SALD O
Cuentas
Ganancias
Disminuciones
-
Haber
Aumentos
+
SALD O
El Asiento.
El asiento contable, es el registro formal de una transaccin econmica, aplicando las reglas
descritas.
En el asiento se definen las cuentas que se cargan y las cuentas que se abonan, con la indicacin
de las cantidades involucradas. Tambin, se debe registrar un resumen del evento o transaccin
econmica, indicando la fecha y nmero de los documentos que respaldan dicha transaccin.
N Asiento Conceptualmente, la forma como fueFecha
tratada cada transaccin en el ejercicio anterior, corresponde o
2
DEBE
HABER
es equivalente a un asiento contable. de Marzo 1986
BANCO
El formato de un asiento contable es el siguiente:
10.000.-
CAJA
10.000.34
Cuenta que se
carga.
Cuenta que se
abona.
Glosa.
Este tipo de asiento se denomina simple, porque se carg una sola cuenta y se abon una sola
cuenta.
Existe el asiento Compuesto en el cual hay ms de una cuenta que se carga o abona. Ejemplo :
N Asiento
Fecha
DEBE
HABER
2 Mayo 1986.
CAJA
LETRA POR COBRAR
250.000.250.000.-
500.000.-
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EL PROCESO CONTABLE
Componentes Bsicos.Es necesario recodar el anlisis que se ha efectuado en los tpicos anteriores y que bsicamente se
puede resumir en:
Anlisis del concepto de la ecuacin contable y la definicin de cada uno de sus componentes,
en cual da origen al principio bsico en el que se fundamenta el sistema de informacin contable:
el principio de partida doble.
Aplicando el concepto de una manera lgica y con un lenguaje comn, se ha logrado registrar,
ordenar y transformar en informacin, datos provenientes de eventos o hechos econmicos que
suceden en una entidad contable.
Posterior se ha definido el concepto de cuenta, su estructura y reglas de funcionamiento y la
mecnica del asiento contable, incorporado en el anlisis, los elementos y las reglas bsicas del
proceso contable. La aplicacin prctica de estos conceptos tcnicos han permitido expresar los
registros y la clasificacin de los datos contables en un lenguaje contable.
En este tpico se estudiar cul es el proceso contable bsico mediante el cual los datos se
transforman en informacin.
DATOS
INFORMACION
PROCESO
ENTRADA
SALIDA
Cuenta y Glosa
Asiento N
BANCO
DEBE
HABER
REF.
100.000.100.000.-
CAJA
Se deposita en el Bando depsito
N.
3 Marzo 86
Asiento N
CREDITO COMERCIAL.
BANCO
Se cancela cuota crdito Cheque
N
20.000.20.000.-
En consecuencia, el lector est en condiciones de efectuar los registros (asientos) en un libro diario.
MAYOR. Es una registro clasificado por cuentas. Lo fundamental de este componente es que la
unidad o elemento bsico que utiliza es la cuenta.
Este registro permite ordenar los datos contables, previamente registrados en el diario, de acuerdo a
su naturaleza similar o comn. De esta forma se pueden clasificar, sumar, restar y presentar de una
manera lgica y til.
El Mayor puede tener diferentes formas: de libro propiamente tal, en el que se le asigna un nmero
de pginas de cada cuenta, de tarjetas o cartolas individuales, en que cada una representa una
cuenta a la cual se le agrega tantas cartolas como requiere el movimiento de una cuenta; de
mayores columnares, en el que en la parte izquierda se registra la transaccin y a continuacin las
columnas de las diferentes cuentas en donde se registran las cantidades involucradas, finalmente el
mayor puede ser un archivo magntico en un computador en el cual se registra el detalle del
movimiento de cada cuenta.
Las formas o modelos manuales de una mayor se representan grficamente a continuacin:
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Dbitos
Crditos
Saldos
Deudor Acreed
Inventarios
Activo Pasivo
Resultados
Prd. Gananc.
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DATOS
Eventos o hechos
econmicos.
Entradas
Diario.
Mayor.
Balance.
Comprobado y Salidas
saldos.
PRINCIPIOS
ESTADOS
FINANCIEROS
Balance
Estado
Resultado.
de
A travs de los diferentes tpicos se han estudiado las entradas y el proceso bsico. Corresponde
analizar las salidas sistema : los estados financieros.
Los estados financieros tpicos que resultan del sistema son : el Balance y los estados de
resultados. Sin embargo existe otra informacin de salida como por ejemplo, los estados de
clientes, los estados de proveedores, las liquidaciones de remuneraciones. En este tpico se
estudiarn los dos primeros estados financieros.
El lector podr reconocer las caractersticas y forma del balance y el estado de resultado y que se
obtienen en la tercera etapa del proceso contable : el balance de comprobacin y saldos. Sin
embargo es conveniente definirlos mas claramente y analizar una forma de presentacin diferente
con el objeto de interpretar mejor informacin que entregan.
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Balance.
Es un estado que relaciona los diferentes Activos, Pasivos y Capital, que una organizacin o
Empresa posee en un instante del tiempo. Es un fotografa de los activos y pasivos en la fecha en
que se confecciona.
Tambin se puede definir pasivo como la fuente u origen de los recursos financieros (prstamos,
capital, utilidades) y activo como los usos que se les d a dichos recursos o en qu se han invertido
( dinero, inventarios, muebles, edificios, etc). En consecuencia, el balance ser un estado
financiero que muestra las diferentes fuentes y los diferentes usos que se le da a los recursos
financieros.
Conceptualmente, es un estado que muestra la composicin de activos y pasivos, en el que se
cumple : Activo = Pasivo + Capital.
Balance General Clasificado.
Es una forma de presentar los activos y pasivos. El criterio de presentacin de las diferentes
cuentas de activos y pasivos, es de acuerdo a su liquidez y grado de exigibilidad respectivamente.
Un activo ser ms lquido en la medida en que se pueda transformar en dinero rpidamente,
ejemplo; Cuentas por cobrar se transforma en dinero en el corto plazo. El activo ms lquido es caja,
banco; Pues es dinero de disponibilidad inmediata. Un activo ser menos lquido cuando ms se
demore en transformarse en dinero. Ejemplo : el equipo vidiocassette que fue adquirido sin nimo
de venderlo, es un activo poco lquido, solo se transformar en dinero si es que se vende.
A los activos lquidos se les denomina activo circulante y a los menos lquidos, activo inmovilizado.
Los pasivos son ms exigibles en la medida en que el plazo para pagarlos sea ms corto. De
acuerdo a este criterio se pueden clasificar en :
1 Exigible de Corto Plazo: Son aquellos que se exigen menos de un ao plazo para cancelarlos. A
estos pasivos se les denomina, Pasivo Circulante.
2 Exigible de Largo Plazo: Son aquellos pasivos cuyo plazo para cancelarlos son mas de un ao.
Se les denomina Pasivo Largo Plazo.
3 No exigible: Son los aportes que los dueos han hecho y cuyo nimo no es retirarlos. Son el
capital y las utilidades no retiradas o no distribuidas.
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Edificios y Terrenos.
Maquinarias y Equipos.
Muebles y tiles.
Instalaciones.
Sub Total
memos : Depreciacin acumuladas.
Total Activo Fijo Neto.
OTROS ACTIVOS
Inversiones en otras Compaas.
Marcas y Patentes.
Total otros Activos.
Total Activos.
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PASIVO
Pasivo Circulante:
Estado de Resultados
En un estado financiero que muestra como estructur el resultado global del perodo.
Conceptualmente indica todas las variaciones del capital en un perodo dado. Es necesario recordar
que una prdida es una disminucin del capital y una ganancia un aumento. En consecuencia el
estado de resultado se utiliza para mostrar todas las variaciones negativas (prdidas) y positivas
( ganancias) del capital durante un perodo. Por lo tanto al final de ese perodo el resultado neto
(ganancias menos prdidas) deber sumarse o restarse al capital; lo que significa que el estado de
resultado en un complemento del Balance.
Desde el punto de vista de la informacin, es til ordenar la informacin del Estado de Resultados.
Un criterio a utilizar, es el de clasificar el resultado entre operacional y no operacional.
Resultado operacional, es el que proviene de la operacin fundamental de la Organizacin o
Empresa. Ejemplo : venta, ingresos por servicios, costo de explotacin o produccin, gastos de
administracin, gastos de ventas, etc.
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Resultado No Operacional.
Ingresos fuera de la explotacin.
Menos : Gastos.
Ms / menos: Correccin Monetaria.
Resultado antes de Impuestos.
Menos Impuestos a la venta
utilidad (prdida) neta del ejercicio.
La estructura del Balance y Estado de Resultados Clasificados, es solo una forma de presentar la
informacin que se obtiene en el Balance de Comprobacin y saldos. En consecuencia, los
conceptos y definiciones estudiadas, son igualmente aplicables a esta forma de presentacin.
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ESTADOS FINANCIEROS
Los dueos y gerentes de negocios necesitan tener informacin financiera actualizada para tomar
las decisiones correspondientes sobre sus futuras operaciones. La informacin financiera de un
negocio se encuentra registrada en las cuentas del mayor. Sin embargo, las transacciones que
ocurren durante el perodo fiscal alteran los saldos de estas cuentas. Los cambios deben reportarse
peridicamente en los estados financieros.
En el complejo mundo de los negocios, hoy en da caracterizado por el proceso de globalizacin en
las empresas, la informacin financiera cumple un rol muy importante al producir datos
indispensables para la administracin y el desarrollo del sistema econmico.
La contabilidad es una disciplina del conocimiento humano que permite preparar informacin de
carcter general sobre la entidad econmica. Esta informacin es mostrada por los estados
financieros. La expresin "estados financieros" comprende: Balance general, estado de ganancias y
prdidas, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo (EFE), notas, otros
estados y material explicativo, que se identifica como parte de los estados financieros.
Las caractersticas fundamentales que debe tener la informacin financiera son utilidad y
confiabilidad.
La utilidad, como caracterstica de la informacin financiera, es la cualidad de adecuar sta al
propsito de los usuarios, entre los que se encuentran los accionistas, los inversionistas, los
trabajadores, los proveedores, los acreedores, el gobierno y, en general, la sociedad.
La confiabilidad de los estados financieros refleja la veracidad de lo que sucede en la empresa.
I. ESTADOS FINANCIEROS
Estados financieros que presenta a pesos constantes los recursos generados o utilidades en la
operacin, los principales cambios ocurridos en la estructura financiera de la entidad y su reflejo final
en el efectivo e inversiones temporales a travs de un periodo determinado. La expresin "pesos
constantes", representa pesos del poder adquisitivo a la fecha del balance general (ltimo ejercicio
reportado tratndose de estados financieros comparativos).
Algunos estados financieros
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Es un documento contable que refleja la situacin financiera de un ente econmico, ya sea de una
organizacin pblica o privada, a una fecha determinada y que permite efectuar un anlisis
comparativo de la misma; incluye el activo, el pasivo y el capital contable.
Se formula de acuerdo con un formato y un criterio estndar para que la informacin bsica de la
empresa pueda obtenerse uniformemente como por ejemplo: posicin financiera, capacidad de lucro
y fuentes de fondeo.
1.1. BALANCE GENERAL COMPARATIVO
Estado financiero en el que se comparan los diferentes elementos que lo integran en relacin con
uno o ms periodos, con el objeto de mostrar los cambios ocurridos en la posicin financiera de una
empresa y facilitar su anlisis.
1.2. BALANCE GENERAL CONSOLIDADO
Es aqul que muestra la situacin financiera y resultados de operacin de una entidad compuesta
por la compaa tenedora y sus subsidiarias, como si todas constituyeran una sola unidad
econmica.
Se formula sustituyendo la inversin de la tenedora en acciones de compaas subsidiarias, con los
activos y pasivos de stas, eliminando los saldos y operaciones efectuadas entre las distintas
compaas, as como las utilidades no realizadas por la entidad.
Otros balances generales
1.3. BALANCE GENERAL ESTIMATIVO
Es un estado financiero preparado con datos preliminares, que usualmente son sujetos de
rectificacin.
1.4. BALANCE GENERAL PROFORMA
Estado contable que muestra cantidades tentativas, preparado con el fin de mostrar una propuesta o
una situacin financiera futura probable.
1.5. METODOS DE PRESENTACION DEL BALANCE
La presentacin de las diferentes cuentas que integran el balance se puede realizar en funcin de
su orden creciente o decreciente de liquidez. El mtodo es creciente cuando se presentan primero
los activos de mayor liquidez o disponibilidad y a continuacin en este orden de importancia las
dems cuentas. Se dice que el balance est clasificado en orden de liquidez y de exigibilidad
decreciente, cuando los activos inmovilizados se presentan primero y finalmente, observando ese
orden los activos realizables o corrientes.
Estado que muestra las operaciones financieras de ingresos, egresos y dficit de las dependencias
y entidades del Sector Pblico Federal deducidas de las operaciones compensadas realizadas entre
ellas. La diferencia entre gastos e ingresos totales genera el dficit o supervit econmico.
1.7. BALANCE PRESUPUESTARIO
Saldo que resulta de comparar los ingresos y egresos del Gobierno Federal ms los de las
entidades paraestatales de control presupuestario directo.
1.8. BALANCE PRIMARIO DEL SECTOR PUBLICO
El balance primario es igual a la diferencia entre los ingresos totales del Sector Pblico y sus gastos
totales, excluyendo los intereses. Debido a que la mayor parte del pago de intereses de un ejercicio
fiscal est determinado por la acumulacin de deuda de ejercicios anteriores, el balance primario
mide el esfuerzo realizado en el periodo corriente para ajustar las finanzas pblicas.
2. ESTADO DE RESULTADOS
Documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad, prdida remanente y
excedente) de una entidad durante un periodo determinado.
Presenta la situacin financiera de una empresa a una fecha determinada, tomando como parmetro
los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa. Generalmente
acompaa a la hoja del Balance General.
Estado que muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes modalidades; venta
de bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los egresos representados por costos de ventas, costo
de servicios, prestaciones y otros gastos y productos de las entidades del Sector Paraestatal en un
periodo determinado.
3. ESTADO DE OPERACIONES
Presupuestariamente son aquellos compromisos de pago de las dependencias con cargo al
Presupuesto de Egresos de la Federacin a favor de terceros, por importes retenidos derivados de
relaciones contractuales y legales, como son los impuestos, cuotas, primas y aportaciones a que d
lugar el pago de remuneraciones a favor de los siguientes beneficiarios: Instituto de Seguridad y
Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, Instituto de Seguridad Social para las fuerzas
Armadas Mexicanas, Banco Nacional del Ejrcito, Fuerza Area y Armada, S.N.C., Fondo de
Garanta para Reintegros al Erario Federal, Aseguradora Hidalgo, S.A., Fondo de Ahorro
Capitalizable, Pensiones Alimenticias, Cuotas Sindicales y otros conceptos similares.
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Son aqullas que constituyen un ingreso correspondido con un egreso por el mismo monto,
establecindose una relacin compensatoria.
3.2. OPERACIONES DE MERCADO ABIERTO
Consisten en la compra y venta de valores por parte del Banco de Mxico para influir directamente
sobre la liquidez del sistema.
Son las medidas con las cuales el banco central controla el sistema monetario comprando y
vendiendo valores, principalmente bonos gubernamentales a los bancos comerciales y al pblico.
Estas operaciones se llevan a cabo para influir en el nivel de la liquidez y estructura de los tipos de
inters en los mercados financieros.
3.3 OPERACIONES VIRTUALES
Son aquellas operaciones que no constituyen una transferencia monetaria de recursos, es decir,
operaciones de ingresos que se compensan con egresos, constituyndose en asientos puramente
contables.
4. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO.
Movimiento o circulacin de cierta variable en el interior del sistema econmico. Las variables de
flujo, suponen la existencia de una corriente econmica y se caracterizan por una dimensin
temporal; se expresan de manera necesaria en cantidades medidas durante un periodo, como por
ejemplo, el consumo, la inversin, la produccin, las exportaciones, las importaciones, el ingreso
nacional, etc. Los flujos se relacionan en forma ntima con los fondos, pues unos proceden de los
otros. De esta manera, la variable fondo "inmovilizado en inmuebles" da lugar a la variable flujo
"alquileres", en tanto que la variable flujo "produccin de trigo en el periodo X" da lugar a la variable
fondo "trigo almacenado".
Aqul que en forma anticipada, muestra las salidas y entradas en efectivo que se darn en una
empresa durante un periodo determinado. Tal periodo normalmente se divide en trimestres, meses o
semanas, para detectar el monto y duracin de los faltantes o sobrantes de efectivo.
Se entiende por EFE al estado financiero bsico que muestra los cambios en la situacin financiera
a travs del efectivo y equivalente de efectivo de la empresa de acuerdo con los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), es decir, de conformidad con las Normas
Internacionales de Contabilidad (NICs).
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El EFE ofrece al empresario la posibilidad de conocer y resumir los resultados de las actividades
financieras de la empresa en un perodo determinado y poder inferir las razones de los cambios en
su situacin financiera, constituyendo una importante ayuda en la administracin del efectivo, el
control del capital y en la utilizacin eficiente de los recursos en el futuro.
Estos son los antecedentes y la normativa actualmente vigente que regula la preparacin y
presentacin del estado de flujos de efectivo en nuestro pas. Sin embargo, conviene resaltar y
resumir brevsimamente tres normas que coinciden en cuanto a contenido. Representan la
coherencia y normalizacin de la doctrina contable a nivel nacional y universal:
Estado de Flujos de Efectivo.
La declaracin N 95 establece normas para el informe de flujos de efectivo, reemplaza la opinin N
19 del APB; requiere un estado de flujos de efectivo como parte de los estados financieros para
todas las empresas en vez de un estado de cambios en la situacin financiera. La declaracin
requiere que en el EFE se clasifiquen los recaudos y pagos de efectivo segn ellos surjan de
actividades de operacin, inversin o financiamiento, y provee definiciones para cada categora.
4.1. FLUJO DE EFECTIVO
Estado que muestra el movimiento de ingresos y egresos y la disponibilidad de fondos a una fecha
determinada.
Movimiento de dinero dentro de un mercado o una economa en su conjunto.
4.2. FLUJO DE FONDOS
Movimiento de entrada y de salida de efectivo que muestra las interrelaciones de los flujos de
recursos entre los sectores privado, pblico y externo, que se dan tanto en el sector real como a
travs del sistema financiero.
4.3. FLUJO NETO EFECTIVO
Es la diferencia entre los ingresos netos y los desembolsos netos, descontados a la fecha de
aprobacin de un proyecto de inversin con la tcnica de "valor presente", esto significa tomar en
cuenta el valor del dinero en funcin del tiempo.
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