Universidad Tecnolgica Nacional Facultad Regional Baha Blanca

Informtica I - Curso de Excel 97 Captulo 6

Captulo 6
DEFINICION DE ESQUEMAS Y VISTAS
En Excel, el uso de esquemas permite
expandir o contraer la apariencia de
una hoja de clculo, de forma que la
informacin se pueda ver con ms o
menos detalle. En la figura 29 se muestra un ejemplo de tabla con totales absolutos y por trimestres. En la figura 30
se muestra la misma tabla, con dos
niveles de esquema por columnas y uno
por filas. En la figura 31 se ha contrado el nivel de esquema correspondiente a los trimestres.

Figura 29. Ejemplo de tabla sin esquemas.

Excel puede crear un esquema de modo

automtico. Para ello busca celdas con
frmulas que sean un resumen de las
Figura 30. Esquemas en la tabla de la figura 29
filas por encima o bien de las columnas
a la izquierda. El esquema de la figura 30 ha sido obtenido de este modo por medio del comando Datos/Agrupar y Esquema/Autoesquema (figura 32).
Un esquema en Excel puede contener hasta ocho niveles de filas y columnas y se puede colocar en
cualquier parte de la hoja de clculo.
Cuando se muestra un esquema, los smbolos necesarios para contraer o expandir (pequeos botones con
nmeros y con signos ms (+) y menos (-)) se presentan en unas barras especiales situadas en la parte superior e izquierda de la hoja de clculo que contiene
dicho esquema (figura 30). Estos smbolos permiten
ocultar o mostrar los diferentes niveles del esquema,
para poder mostrar ms o menos informacin.

Figura 31. Contraccin de un nivel

de columnas en el esquema de la
figura 30.

Con estos botones se contrae o expande la informacin

del esquema. Para comprender bien como funcionan lo
mejor es practicar con ejemplos sencillos.
6.1 CREACION Y BORRADO DE UN ESQUEMA
Hay dos formas de crear esquemas: una -ya citada- es la
creacin automtica por parte de Excel y otra la creacin
manual por parte del usuario.
La creacin automtica de esquemas funciona bien en la
mayora de los casos y es la forma ms simple de crear
Figura 32. Comando
Datos/Agrupar y Esqueesquemas. La creacin manual es necesaria en el caso de
ma/Autoesquema.
que los datos estn organizados en una forma tal que
Excel no sea capaz de entenderlos correctamente. Si ya
se tiene experiencia anterior en la creacin de esquemas, la creacin manual permite tambin
una mayor flexibilidad a la hora de definir el esquema.

Ing. Sergio Luansky

slunans@frbb.utn.edu.ar

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Antes de usar la capacidad de Excel para crear esquemas automticamente, hay que comprobar
cmo se definen las celdas que contienen el resumen con respecto al resto de celdas que contienen los detalles. Todo ello debe ser coherente: por defecto las celdas resumen en filas se deben
referir a celdas con detalles situadas a su izquierda, mientras que las celdas resumen de columnas deben referirse a celdas con detalles situadas por encima. Esta condicin puede cambiarse
con el comando Datos/Agrupar y Esquema/Configuracin, que abre el cuadro de dilogo de la
figura 33.
Para crear de modo automtico un esquema en una hoja de
clculo, se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas sobre el que quiere generar
el esquema. Si se trata de la hoja de clculo al completo,
basta seleccionar nicamente una celda.
2. Seleccionar el comando Datos/Agrupar y Esquema/Autoesquema.

Figura 33. Formas de orientar la creacin de lneasresumen en Esquemas.

Para eliminar un esquema de modo automtico basta seleccionar el comando Datos/Agrupar y

Esquema/Borrar Esquema.
Si se desea crear el esquema de forma manual, se puede proceder como se indica a continuacin. Para agrupar un conjunto de filas o de columnas en un nuevo nivel de esquema, hay
que dar los pasos siguientes:
1. Seleccionar las filas o columnas que desea agrupar bajo o a la izquierda de la fila o columna
resumen. No se deben incluir en la seleccin las filas o columnas que contienen las frmulas
de resumen.
2. Elegir el comando Datos /Agrupar y Esquema / Agrupar. Esto mismo se puede conseguir
haciendo clic en el botn Agrupar ( ) de la barra de herramientas tabla dinmica.
Para eliminar un nivel de esquema debe procederse en sentido opuesto: se seleccionan las filas o
columnas con la informacin detallada y se elige el comando Datos /Agrupar y Esquema /
Desagrupar o se hace clic sobre el botn Desagrupar ( ). Es posible que los botones Agrupar y Desagrupar no se encuentran en la barra de herramientas Estndar y que haya que aadirlos; sto se hace por medio del comando Personalizar del men contextual de barras de
herramie ntas. Los botones Agrupar y Desagrupar estn en la categora de botones Datos.
6.2 VISUALIZACION DE UN ESQUEMA
La verdadera utilidad de los esquemas reside en la posibilidad de expandir y contraer la informacin mostrada en la hoja de clculo, para trabajar en cada momento con el nivel de detalle
que sea necesario.
Para manejar los diferentes niveles de detalle, se pueden seguir los pasos que a continuacin
se indican:
1. Seleccionar una celda en la fila o columna resumen que se quiera mostrar u ocultar.
2. Ejecutar el comando Datos/Agrupar y Esquema/Ocultar Detalle o Mostrar Detalle. Esto
tambin puede hacerse por medio de los pequeos botones con nmeros o con signos (+) o
(-) que aparecen en las barras situadas encima y a la izquierda de la hoja de clculo.
Por supuesto cuando un esquema tiene detalles ocultos, la hoja de clculo sigue conteniendo
la misma informacin, aunque a diferentes niveles. Se pueden crear grficos de slo los datos
visibles de un esquema o con todos los datos de la hoja. Se puede indicar a Excel que use slo
los datos visibles o bien todos los datos -incluidos los no visibles- a la hora de confeccionar un
grfico.
Ing. Sergio Luansky

slunans@frbb.utn.edu.ar

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Para que por defecto se emplee una u otra de estas dos opciones, hay que seguir los pasos
siguientes:
1. Crear un grfico en la propia hoja y hace clic dos veces sobre l, de forma que los menes
de grficos correspondientes estn accesibles.
2. Elegir el comando Herramientas/Opciones.
3. Seleccionar la ficha Grfico.
4. Seleccionar o deseleccionar la opcin Trazar Celdas Visibles Solamente. En la mayora de
los casos, esta opcin estar ya seleccionada
5. Hacer clic en Aceptar.
Para determinar manualmente que slo se quiere trabajar con las celdas visibles, se debe mostrar
primeramente el esquema de manera que contenga los niveles de detalle y resumen que sean
necesarios. Posteriormente hay que seleccionar las celdas con las que quiere trabajar y elegir el
comando Editar/Ir a.../Especial; en el cuadro de dilogo resultante seleccionar la opcin Slo
Celdas Visibles y hacer clic en Aceptar para concluir.
6.3 CREACION Y GESTION DE VISTAS
Las Vistas son distintas formas que tiene Excel de ver o presentar una nica informacin contenida en una hoja de clculo. Por ejemplo, distintas vistas pueden tener un esquema con distintas
filas y/o columnas expandidas u ocultas.
Las vistas de Excel se crean y se gestionan con el comando Vistas Personalizadas, en el men
Ver.
El comando Vistas Personalizadas es un aadido a add-in de Excel, lo cual quiere decir que no
se instala por defecto, sino que hay que instalarlo a propsito. Para ms informacin sobre las
Vistas, consultar la Ayuda.
6.4 FILAS Y COLUMNAS QUE SE VEN SIEMPRE
En muchas ocasiones, el contenido de una hoja de
clculo no cabe en una pantalla y se deben utilizar
las barras de desplazamiento para que aparezca la
informacin que de otro modo quedara oculta. No
es extrao en estos casos que la primera fila y/o la
primera columna contengan informacin sobre el
significado de las restantes celdas de la tabla. En
estos casos interesara desplazar la hoja en la pantalla pero de modo que las filas y/o columnas que
definen el significado de las dems filas y columnas siempre estn a la vista (figura 34).

Figura 34. Primera fila y columna

siempre a la vista.

Esto se consigue colocando el cursor en la celda

que delimite por la izquierda y por arriba las filas y columnas que siempre van a estar a la vista
y eligiendo la opcin Inmovilizar Paneles en el men Ventana. Para desactivar esta opcin
basta elegir la opcin Movilizar Paneles en el mismo men.

Ing. Sergio Luansky

slunans@frbb.utn.edu.ar

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