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INFORMATICA CONTABLE

LABOARTORIO PRCTICO DE EXCEL USERFORMS


Los formularios tambin conocidos como userforms son una herramienta
potencial, ya que nos permite automatizar ciertas operaciones o tareas
repetitivas del da a da.
Se ha seleccionado los 5 ejemplos en relacin a que todas las empresas
estn compuesto por cinco pilares bsicos en sus procesos de trabajo:
Clientes, rdenes de Trabajo, rdenes de Compra, Proveedores y
Facturacin.

1. Formulario para el Registro de datos de contacto de


clientes
Los formularios de Excel, pueden ayudar a las empresas, pues ahorran
mucho tiempo en cuanto al registro de datos, adems facilitar el llenado de
determinadas bases de datos. As se puede evitar muchos errores en la
captura de informacin, adems de poder tener cierto control sobre la
manipulacin de datos.
Siendo el caso, el formulario presentado a continuacin, solicita informacin
esencial para tener control de los datos de contacto de los diversos clientes
que pueda tener una empresa , asimismo los ordena de manera adecuada
para que estos puedan ser ubicados de una manera ms rpida.
Se verifica que el registro de clientes mediante el formulario de Excel nos
ahorra mucho tiempo y ordena nuestra secuencia de registro en bloque. De
este modo finalmente con la tabla final, se tiene una base de datos
ordenada para una manipulacin de datos.

ING. CIP ERNESTO CALDERON YARLEQUE

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Para llamar al mencionado formulario de registro de datos se tiene un botn


de activacin, el cual te permite cargar el formulario para empezar a llenar
os datos.
Una vez con el formulario en pantalla se procede al llenado de los datos
correspondientes los cuales pasaran a ser guardados en una tabla la cual los
ordenara, siguiendo el orden de los campos de llenado.

De este modo ya con la tabla finalizada se tiene una base de datos


ordenada para un mejor manejo, sea para cualquier motivo requerido.

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2. Formulario en VBA aplicado a Ingreso de Datos de una Orden de


Trabajo
Se sostiene que una orden de trabajo mediante el formulario de Excel, nos
ayuda a ingresar los datos ms relevantes tales como: fechas, datos del
cliente, sus necesidades y observaciones en los trabajar a realizar. Una vez
finalizado todas las acciones y datos requeridos, se cierra la orden de
trabajo y se registra en una base de datos para su evaluacin.

Es necesario mencionar que existen mltiples formatos de rdenes de


trabajo. El diseo depende del usuario y los datos que requiere registrar. En
este caso, se ha propuesto un diseo bastante simple. El formulario est en
funcin del mismo y permite llenar los datos en una hoja llamada formato
de Ot y en el Registro de todas la rdenes de trabajo ingresadas.
A continuacin, observamos la primera imagen que aparece cuando
accedemos al libro excel. Este contiene el logo de la empresa, la versin y
un botn que permite iniciar el registro de los datos en el formulario.

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Luego de dar click en el botn comenzar, aparecer lo siguiente:

En el formulario, se ingresarn datos como la fecha de emisin, fecha de


entrega, el cliente, el rubro al que pertene, el nmero de OT, nmero de OC.
Asimismo, se tiene la parte que corresponde a los items incluidos en la OT.
Todos lo datos ingresados, pasarn a dos hojas. En primer lugar, el usuario
de la macro podr registrar todos los datos en el formato de OT, con lo cual
tendr los recuadros llenos y podr imprimir el documento. En segundo
lugar, el usuario podr registrar todos los datos ingresados a manera de
lista en la base de datos. Esta estar contenida en la Hoja Registro de
Ingreso de OT. En esta hoja, los datos se ingresarn en columnas que llevan
como encabezado, el ttulo de dato ingresado.
La hoja de base de datos se muestra a continuacin:

3. Formulario aplicado a una Orden de Compra


Se verifica que una orden compra mediante el formulario de Excel, es ms
eficiente porque solo ingreso valores y en una secuencia ordenada y

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finalmente se tiene una orden de compra final en una base de datos


ordenada para su evaluacin.
El presente formulario ayudar a registrar una orden de compra,
permitindole al usuario un fcil manejo del mismo.

Muestra como una empresa, dedicada a la venta de muebles y accesorios,


puede ser ms eficiente a travs de la automatizacin de procesos
utilizando formularios.
En el formulario se podr registrar informacin como: Nmero de la orden
de compra, fecha de la orden, cantidades, informacin del producto, precio
y el total a pagar. Posteriormente, se proceder a imprimir la orden de
compra.

4. Formulario para Registro de Proveedores


Se verifica que el registro de proveedores mediante el formulario de Excel,
es muy relevante ya que se deben mantener un registro ordenado; por
consiguiente se debe contar en todo momento con la informacin suficiente
que permita mantener el contacto con ellos.
Es importante mantener un registro ordenado de los proveedores con los
que una empresa trabaja, pues ya no solo brindan productos y servicios,
sino que se han convertido en socios estratgicos que colaboran en el

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proceso productivo de una empresa; por ello se debe contar en todo


momento con la informacin suficiente que permita mantener el contacto
con ellos.
El presente formulario ha sido elaborado para registrar los nuevos
proveedores con quienes trabaja una agencia de viajes. Este formulario
registra informacin esencial como: Razn social, persona de contacto,
servicio o producto que brinda, entre otros; de esta manera, se podrn
ubicar estos datos con mayor facilidad en el futuro.

Formulario para Registro de Proveedores


Comenzamos creando un botn de comando que llame al formulario de
registro de datos. A continuacin se crea el formulario con los campos y los
botones que se requieren:

Se programan el formulario para que los datos cargados sean registrados


una vez que se oprima el botn de comando Registrar Datos y a su vez
cierre dicho formulario. En caso no se desee cargar la informacin, solo se
debe seleccionar el botn cancelar.

5. Userform aplicado al registro de facturas


Se concluye que el registro de factura en el formulario de Excel, es el ltimo
paso del proceso de un negocio; por tanto, es el consolidado de datos desde

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todos los registros mencionados. En esta etapa se tendr una base final con
los registros ordenados para su evaluacin.
Los formularios en Excel son un mtodo para ingresar datos a nuestras
hojas y son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la
captura de informacin
En este caso elaboraremos un userform que nos permita registrar facturas
de los proveedores de un Supermercado, teniendo en cuenta los siguientes
variables:
1. Tipo de proveedor
2. Nombre del proveedor
3. Nmero de factura
4. Moneda en que se pagar la factura.
5. Monto de la factura
En cuanto al tipo de proveedor, la persona que ingresar la factura tendr
para elegir dos opciones: proveedor nacional o proveedor extranjero.
Para el caso del nombre de proveedor, ste podr ser elegido de una lista de
proveedores ya ingresados en el sistema.
La moneda en que se pagar la factura tambin estar predeterminada,
pudiendo elegir entre soles, dlares y euros.
Comencemos con el desarrollo del formulario:
Lo primero que hacemos es crear en el archivo un botn de comando que
est asignado al formulario a ser llenado.
Para esto es necesario ir a PROGRAMADOR/INSERTAR/CONTROLES ACTIVEx/
BOTN DE COMANDO Haga los pasos convenientes si tiene otra versin de
SO.

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Luego ingresamos un cdigo en el Botn de comando que permita que al


hacer click sobre ste se muestre el Formulario.

El cdigo a ingresar es el siguiente:


Private Sub CommandButton1_Click()
UserForm1.Show
End Sub
Tambin insertamos cdigos que permitan mostrar mensajes de bienvenida
y de salida:
Private Sub registrodedatos_Open()
MsgBox Supermercados Eroski le da la bienvenida, por favor ingrese los
datos.
End Sub
Private Sub registrodedatos_Deactivate()
MsgBox Supermercados Eroski,precios ms bajos siempre.
End Sub
El formulario a utilizarse tiene un aspecto as:

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Tengamos en cuenta que:


CommandButton1 > Actualizar tipo de proveedor
OptionButton1 > Nacional
OptionButton2 > Extranjero
TextBox1 > Almacena Tipo de Proveedor seleccionado
ComboBox1> Almacena lista de proveedores
CommandButton2> Actualizar Proveedor
TextBox2 > Almacena Proveedor seleccionado
TExtBox3 > Almacena nmero de factura.
ComboBox2> Muestra moneda en que se puede pagar la factura (soles,
dlares, euros).
TextBox4> Almacena monto de la factura a registrar
CommandButton3 > Graba todos los datos registrados en la hoja Base de
Datos
CommandButton4 > SALIR
Los cdigos de programacin utilizados son los siguientes:
Private Sub CommandButton1_Click()
If OptionButton1.Value = True Then
TextBox1.Text = OptionButton1.Caption
End If
If OptionButton2.Value = True Then
TextBox1.Text = OptionButton2.Caption
End If
End Sub
Private Sub CommandButton2_Click()
TextBox2.Text = ComboBox1.Text
End Sub
Private Sub userform_activate()
ComboBox1.Clear
ComboBox1.AddItem (LAIVE)
ComboBox1.AddItem (SHEARVAN)
ComboBox1.AddItem (BACKUS)
ComboBox1.AddItem (NESTLE)
ComboBox1.AddItem (REDFIELD)
ComboBox1.AddItem (BIMBO)
ComboBox1.AddItem (COLGATE PALMOLIVE)
ComboBox1.AddItem (PROCTER&GAMBLE)
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ComboBox1.AddItem
ComboBox1.AddItem
ComboBox1.AddItem
ComboBox1.AddItem
ComboBox1.AddItem
ComboBox1.AddItem
ComboBox1.AddItem
ComboBox1.AddItem
ComboBox2.Clear
ComboBox2.AddItem
ComboBox2.AddItem
ComboBox2.AddItem
End Sub

(FLORIDA)
(GLORIA)
(SUAVE)
(IPHOIDEAS)
(QUIRCH FOODS)
(KRAFT FOODS)
(LINDLEY)
(CLOROX)
(PEN)
(USD)
(EUR)

Private Sub CommandButton3_enter()


Sheets(Base de datos).Select
Range(A2).Select
Do While Not IsEmpty(ActiveCell)
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop
ActiveCell = TextBox1
ActiveCell.Offset(0, 1).Select
ActiveCell = TextBox2
ActiveCell.Offset(0, 1).Select
ActiveCell.Value = ComboBox2.Value
ActiveCell.Offset(0, 1).Select
ActiveCell = TextBox3
ActiveCell.Offset(0, 1).Select
ActiveCell = TextBox4
ActiveCell.Offset(0, 1).Select
TextBox1 = Empty textbox1, dejar en blanco
TextBox2 = Empty
TextBox3 = Empty
TextBox4 = Empty
TextBox5 = Empty
MsgBox REGISTRO FINALIZADO mostrar el mensaje REGISTRO
FINALIZADO
End Sub
Private Sub CommandButton4_Click()
Sheets(Principal).Select
UserForm1.Hide
End Sub

6. Userform: Clculo del Impuesto a la Renta


Este ejemplo es bastante til cuando uno desea saber cuanto es lo que paga
en impuesto a la renta respecto a la renta mensual que percibe un
trabajador. Para ello se crea el formulario en el cual se ingresa el monto de
la renta mensual percibida, luego se presiona el botn Tasa a aplicar se
calcula la tasa del impuesto que corresponde y por ultimo se presiona la
opcin Calcular para obtener el monto del impuesto en soles.

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En el lenguaje vba se obtiene lo siguiente:

7. Userform: boleta de entrada al cine


Al momento de acercar a comprar una entrada para una pelcula, uno debe
tener dos parmetros inicialmente definidos unos es la la pelcula que desea
ver y el otro la hora a la que desea verla. Luego a uno se le pregunta la
cantidad de personas que van a ingresar y si estas son adultos y/o nios.
Por ltimo uno es informado acerca del monto total del costo de las
entradas y luego de realizar el pago, se le entrega su boleta.

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Tngase una Data de pelcula y horarios como se muestra en la siguiente


tabla:

El siguiente Formulario cuenta con las siguientes entradas as como se


muestra en la imagen:

Pelcula
Horario
Cantidad de adultos y nios
Si el usuario posee alguna tarjeta de socio
Los Botones:
Calcular: Calcular el monto a pagar
Imprimir: Imprimir la boleta
Siguiente: Resetear el Formulario y Boleta
Cancelar: Abortar el Formulario
Adems del botn Generar Boleta el cual est encarga de Iniciar la tarea

En vba:
Private Sub CommandButton1_Click()
UserForm1.Show
End Sub
Para definir los valores del espacio Pelcula
De la hoja Horarios se toman todos los espacios que tengas informacin
de una pelcula
Private Sub UserForm_Activate()
Sheets(Horarios).Select
pdis = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
For i = 2 To pdis
ComboBox1.AddItem (Cells(i, 1).Text)
Next
End Sub

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Luego el Botn OK P, que indica que la pelcula ha sido seleccionada


Se generan los datos de los horarios en VBA:
Private Sub CommandButton4_Click()
Sheets(Horarios).Select
Pelicula = ComboBox1.Text
For i = 2 To pdis
If Pelicula = Cells(i, 1) Then
Sala = i 1
hcont = Cells(i, Columns.Count).End(xlToLeft).Column
For j = 2 To hcont
ComboBox2.AddItem (Cells(i, j))
Next
End If
Next
End Sub
Luego los espacios Adultos y Nios sern llenados para calcular el precio, en
caso de q no hayan sido llenados correctamente se presentara el siguiente
mensaje

en caso de haber sido llenados correctamente se presiona se calcula el


monto para tanto el caso de que cuente con una tarjeta de socio como no.
En VBA:
Private Sub CommandButton1_Click ()
If TextBox1.Value <> Or TextBox2.Value <> Then
If CheckBox1 = True Then
Ad = TextBox1.Value
Ni = TextBox2.Value
total = (12 * Ad) + (8 * Ni)
MsgBox (Su total es & total)
Else
Ad = TextBox1.Value
Ni = TextBox2.Value
total = (17 * Ad) + (10 * Ni)
MsgBox (Su total es & total & soles)
End If
Else
MsgBox (Por favor Ingresar un valor)
End If
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End Sub
y se mostrar el siguiente mensaje

Luego de tener la conformidad del cliente se presiona el botn imprimir y se


imprimirn los valores en la siguiente hoja

En VBA:
Private Sub CommandButton2_Click()
Sheets(Boleta).Select
Cells(3, 2) = Pelicula
Cells(5, 2) = Sala
Cells(7, 2) = TextBox1.Value
Cells(8, 2) = TextBox1.Value
Cells(10, 2) = total
End Sub
Para pasar al siguiente cliente se presiona el Botn siguiente y se reiniciaran
los valores.
en vba:
Private Sub CommandButton3_Click()
TextBox1.Value =
TextBox2.Value =
Sheets(Boleta).Select
Cells(3, 2) =
Cells(5, 2) =

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Cells(7, 2) =
Cells(8, 2) =
Cells(10, 2) =
End Sub
Por ltimo si de desea abortar la misin se presiona el botn cancelar:
Private Sub CommandButton5_Click()
UserForm1.Hide
End Sub

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