MINISTERIO DE PLANIFICACIN NACIONAL

Y POLTICA ECONMICA

Lineamientos Generales para

Reorganizaciones Administrativas

Enero 2013

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Lineamientos Generales para Reorganizaciones Administrativas

TABLA DE CONTENIDOS


TABLA DE CONTENIDOS ___________________________________________________________________________ 2
A.- INTRODUCCIN _______________________________________________________________________________ 3
A.1 Proceso de construccin _____________________________________________________________________ 4
B.- OBJETIVOS GENERALES DE LA REFORMA INSTITUCIONAL _____________________________________________ 4
C.- QU ES LA MODERNIZACIN INSTITUCIONAL? _____________________________________________________ 5
D.- MODALIDADES DE REORGANIZACIONES ADMINISTRATIVAS ___________________________________________ 5
D.1 Reorganizacin Administrativa Integral ________________________________________________________ 6
D.2 Reorganizacin Administrativa Parcial _________________________________________________________ 6
D.3 Reorganizacin Administrativa fundamentada en ley _____________________________________________ 6
E.- LINEAMIENTOS GENERALES DE REORGANIZACIONES ADMINISTRATIVAS _________________________________ 7
E.1 Lineamiento en el Componente de Normativa ____________________________________________________ 8
E.2 Lineamientos en el Componente de Estructura __________________________________________________ 10
E.3 Lineamientos en el Componente de Recurso Humano _____________________________________________ 14
E.4 Lineamientos en el Componente de Tecnologa __________________________________________________ 16
E.5 Lineamientos en el Componente de Gestin ____________________________________________________ 17
E.6 Lineamientos en el Componente de Infraestructura ______________________________________________ 18

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A.- INTRODUCCIN

El Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica (MIDEPLAN) como institucin rectora del Sistema Nacional
de Planificacin debe ejercer un control sobre la cantidad y las calidades de las unidades organizacionales que
componen las instituciones pblicas costarricenses, esta responsabilidad se ve reforzada por el Decreto Ejecutivo
N.36086 MP-PLAN-MTSS, es as como los procesos de reorganizacin administrativa debern contar en primera
instancia con el aval del Ministro Rector del Sector al que pertenezca la institucin en cuestin, y posteriormente ser
aprobados por MIDEPLAN.

Complementariamente y de conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley de Planificacin Nacional, Ley N
5525, reforzadas con los criterios emitidos por la Procuradura General de la Repblica en los dictmenes N. C-084-
2006 del 1 de marzo de 2006 y el N. C-070-2007 del 5 de marzo de 2007, al MIDEPLAN se le confieren una serie de
atribuciones en materia de planificacin nacional, la cual incluye dentro del concepto de mejoramiento de la
Administracin Pblica, lo concerniente a la reorganizacin interna de los ministerios e instituciones pblicas.

En atencin a tal obligacin legal, el Ministerio se ha propuesto contribuir a la modernizacin de las instituciones del
Sector Pblico, por medio de la emisin de lineamientos generales, con el propsito de aumentar su eficiencia y dar
cumplimiento a los objetivos que la Ley de Planificacin Nacional, N.5525, establece para el Sistema Nacional de
Planificacin. Se trata de acompaar los esfuerzos dirigidos a impactar en el marco normativo, en la plataforma
tecnolgica, infraestructura, en la gestin, en el recurso humano y en la estructura organizativa de las dependencias
pblicas y finalmente otorgar la aprobacin de las iniciativas de reorganizacin administrativa en el Sector Pblico.

Tradicionalmente la reorganizacin institucional ha sido vista desde el enfoque de cambio de estructura
prioritariamente, sin tomar en consideracin, que tambin implica considerar los elementos indicados. De ah la
necesidad de inducir cambios en las instituciones que consideren todos los aspectos que influyen en el clima y
desempeo organizacional.

Para orientar los procesos de reorganizacin administrativa MIDEPLAN ha establecido lineamientos generales que
constituyen un valioso instrumento de consulta al servicio de los interesados, especialmente, Jerarcas, Ministros
Rectores y Unidades de Planificacin.

Sobre esta base, se pretende avanzar hacia la reactivacin del Sistema Nacional de Planificacin y dentro de ese
objetivo, involucrar a las Unidades de Planificacin en la elaboracin y el pronunciamiento respecto a las propuestas
de reorganizacin institucional, de previo a la aprobacin definitiva por parte de MIDEPLAN.

Dichos lineamientos contemplan seis componentes que son:

Normativa: Se refiere a las leyes, decretos, directrices, circulares que se deben seguir y obedecer para realizar
la gestin dentro de los parmetros establecidos en el marco jurdico vigente y establecido para una entidad
pblica.

Estructura: En el campo de las organizaciones pblicas, son los elementos que conforman la organizacin
formal, sus relaciones jerrquicas, lneas de dependencia y relacin con otros elementos que conforman la
organizacin.

Recurso Humano: Se refiere a las personas que trabajan permanentemente en la organizacin o tienen una
relacin laboral directa con sta. Se refiere a las personas que desarrollan algn trabajo en una organizacin,
pertenecen a la organizacin formal e informal y ejercen una influencia directa o indirecta en la gestin y
desarrollo de la organizacin.

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Tecnologa: Se refiere a los conocimientos acumulados y desarrollados en el significado de la ejecucin de la

gestin (acervo de conocimientos) y por sus manifestaciones fsicas derivadas (mquinas, equipos,
instalaciones) que constituyen un enorme complejo de tcnicas utilizadas para transformar en resultados los
insumos recibidos, es decir, en los bienes y servicios pblicos. Todas las organizaciones dependen de un tipo
de tecnologa o de una matriz de tecnologas para poder funcionar y alcanzar sus objetivos.

Gestin: Se refiere a cmo se formulan y operan los servicios pblicos y el trabajo detallado de las
organizaciones pblicas. La gestin busca desarrollar el conocimiento en torno a los procesos que se dan en la
organizacin.

Infraestructura: Se refiere a las condiciones fsicas de instalaciones, espacios, mobiliario y equipo adecuadas
para el desarrollo de la gestin institucional y atencin de los usuarios de los servicios pblicos.

Con base en los elementos explicados, es propicia la oportunidad para fortalecer y sistematizar los procedimientos de
revisin y aprobacin de las reorganizaciones administrativas, as como establecer los requerimientos mnimos que
deben contener los estudios tcnicos que fundamentan estos procesos.

Con la emisin de estos lineamientos, MIDEPLAN sienta las bases para el desarrollo de procesos de reorganizacin
administrativa y mejorar la gestin de las instituciones pblicas costarricenses.

A.1 Proceso de construccin

La elaboracin de estos lineamientos ha implicado el desarrollo de un proceso de trabajo, sustentado en el

estudio de las propuestas de reorganizacin que son sometidas a conocimiento del Ministerio de Planificacin
Nacional y Poltica Econmica, y las que a lo largo del tiempo, han arrojado informacin importante con
respecto a los problemas que usualmente enfrentan las entidades en sus reorganizaciones as como sobre la
forma de organizar una entidad.
De igual manera y dado que en el proceso de reorganizacin administrativa participan dependencias ajenas al
MIDEPLAN, tal es el caso de la Direccin General de Servicio Civil o la Autoridad Presupuestaria, ambas
instituciones fueron debidamente consultadas sobre las propuestas preliminares de lineamientos. Por su
especialidad en la materia, de igual forma, fue sometido este documento a estudio por parte de la Escuela de
Administracin Pblica de la Universidad de Costa Rica. De ese ejercicio resultaron observaciones valiosas,
algunas de las cuales fueron incorporadas en el presente documento.

Finalmente, las disposiciones aqu planteadas han implicado tambin una fase de revisin bibliogrfica y
documental, en trminos de los planteamientos que se han formulado como gua para el estudio de las
organizaciones institucionales.

B.- OBJETIVOS GENERALES DE LA REFORMA INSTITUCIONAL

Las organizaciones pblicas costarricenses deben estar en un proceso continuo de modernizacin institucional y
adaptacin a la cambiante realidad a la que estn sometidas. Las caractersticas y necesidades de sus usuarios as como
el entorno en el que se desenvuelven, demandan transformaciones institucionales que permitan adaptar sus procesos,
productos o servicios a las necesidades y requerimientos de la sociedad costarricense. Desde esta perspectiva, se torna
indispensable la existencia de procesos de reforma institucional con ese fin.



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Los lineamientos en materia de reforma institucional aqu propuestos tienen como propsito fundamental lo siguiente:

1. Contribuir a que la organizacin de cada institucin le permita cumplir con la misin plasmada en su marco
jurdico vigente, con las polticas y acciones definidas en el Plan Nacional de Desarrollo, Plan Estratgico y Plan
Anual Operativo y asegure, por tanto, el cumplimiento de los objetivos de la misma, y fundamentalmente, la
mejora de los servicios pblicos.

2. Fortalecer la rectora de los Ministros en sus competencias bsicas de planificacin, coordinacin e
integracin de las actividades sectoriales, regulacin del desarrollo (normalizacin) en los mbitos jurdico,
econmico, administrativo y tcnico, vigilancia del desarrollo (anlisis, monitoreo y control), investigacin
cientfica y desarrollo tecnolgico, entre otras.

3. Transitar hacia un proceso continuo y sistemtico de modernizacin y reforma de la administracin pblica,
que rompa con la casustica y tenga visin de futuro, de manera que las reformas institucionales respondan a
condiciones plenamente justificadas. El mejoramiento creciente en la gestin se dar a travs de rediseos de
los procesos de trabajo, simplificacin de trmites, indicadores de calidad, eficiencia, eficacia y de la
evaluacin de la gestin pblica. Esto debe evitar la duplicidad de funciones y de programas, para el correcto
uso de los fondos pblicos.

4. Fortalecer la capacidad de conduccin de los jerarcas de las instituciones pblicas, de manera que sus
decisiones sean debidamente atendidas en los niveles inferiores.

5. Lograr a travs del mecanismo de la reorganizacin, que las instituciones consideren el mejoramiento de la
plataforma tecnolgica, en pro de la gestin y de la atencin del usuario, cuyo objetivo final ser ofrecer, por
va digital, servicios pblicos integrados y de alta calidad (gobierno digital).

6. Promover reformas institucionales que estimulen una efectiva transferencia de funciones por parte de las
entidades centrales hacia lo local, mediante la descentralizacin y fortalecimiento municipal, o hacia lo
regional, a travs de delegacin o desconcentracin, de modo que se garantice la prestacin de los servicios
en todo el territorio nacional. La idea es acercar el servicio pblico al ciudadano.

C.- QU ES LA MODERNIZACIN INSTITUCIONAL?

La modernizacin institucional es un proceso continuo y sistemtico en el cual se busca aplicar a la realidad de una
organizacin pblica, tcnicas e instrumentos novedosos, que incidan en la normativa, tecnologa, gestin,
infraestructura, recursos humanos y estructura, para satisfacer las demandas de los habitantes del pas.

D.- MODALIDADES DE REORGANIZACIONES ADMINISTRATIVAS

Con el objeto de establecer la organizacin interna que cada institucin requiere para dar cumplimiento al cometido
que le ha asignado el marco jurdico, se han utilizado los trminos de reorganizacin, reestructuracin,
reestructuracin administrativa, reforma institucional, que aunque la doctrina no necesariamente los considera
sinnimos, en la prctica son conceptos usados de forma indistinta.

Segn el artculo 15 del Decreto Ejecutivo N.23323-PLAN, Reglamento General del Ministerio de Planificacin
Nacional y Poltica Econmica, modificado mediante Decreto Ejecutivo N.36086-MP-PLAN-MTSS se entender por una
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reorganizacin administrativa la modificacin de unidades administrativas en cuanto a su gestin, normativa,

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tecnologa, infraestructura, recursos humanos y estructura .

Con la definicin de estos trminos, se persigue generar una serie de estudios, anlisis y acciones conducentes a lograr
un ordenamiento de la estructura organizacional de las dependencias pblicas, que faciliten la mejora en la prestacin
de los servicios pblicos que le competen.

D.1 Reorganizacin Administrativa Integral

Comprende el estudio, revisin y anlisis de toda la organizacin y su correspondencia con la misin que define el
marco legal y normativo institucional, as su adaptacin a las necesidades y requerimientos de la sociedad
costarricense. Los componentes bsicos para la elaboracin del estudio que fundamente una reorganizacin total se
establecern en la Gua N.1 emitida por MIDEPLAN.

D.2 Reorganizacin Administrativa Parcial

Se refiere al estudio, revisin y anlisis de una parte de la organizacin, con el propsito de incorporar unidades,
suprimir, modificarlas o redimensionarlas. Los componentes bsicos para la elaboracin del estudio que fundamente
una reorganizacin parcial se establecern en la Gua N.2 emitida por MIDEPLAN.

D.3 Reorganizacin Administrativa fundamentada en ley

Se refiere a la creacin de una nueva estructura integral, modificacin, supresin o establecimiento de unidades
administrativas en alguna institucin por disposicin de ley. Para su aprobacin se atender a la Gua N.3 emitida por
MIDEPLAN.

Las reorganizaciones administrativas fundamentadas por disposicin de Ley, supondrn modificaciones en la
estructura organizacional estrictamente relacionadas con las unidades organizacionales a las que expresamente se
refiera la Ley.

En el Manual de normas generales de control interno para la Contralora General de la Repblica y las entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin,
se explica que la organizacin es una de las funciones administrativas bsicas. Significa definir una estructura organizativa que apoye el logro de los
objetivos institucionales, lo cual implica definir las actividades, procesos o transacciones, especificar las labores que deben completarse dentro de la
organizacin, distribuirlas entre los diferentes puestos, y asignarles a estos ltimos no slo la responsabilidad por su cumplimiento, sino tambin la
autoridad necesaria para ejecutarlas a cabalidad. Adicionalmente, deben establecerse las relaciones jerrquicas entre puestos, los canales de

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E.- LINEAMIENTOS GENERALES DE REORGANIZACIONES ADMINISTRATIVAS

E.1 Lineamientos en el Componente de Normativa

E.2 Lineamientos en el Componente de Estructura



E.3 Lineamientos en el Componente de Recursos Humanos



E.4 Lineamientos en el Componente de Tecnologa



E.5 Lineamientos en el Componente de Gestin



E.6 Lineamientos en el Componente de Infraestructura

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E.1 Lineamiento en el Componente de Normativa

Se refieren a aquellos aspectos vinculados propiamente con el proceso a seguir por toda institucin en materia de
reforma institucional.

1. Despus de la aprobacin de la reorganizacin administrativa por parte de MIDEPLAN, los ministerios y sus
rganos debern tramitar la promulgacin de un Decreto Ejecutivo en el cual se oficialice la estructura
organizacional. En todos los casos, el contenido del Decreto deber corresponder con la estructura y
competencias aprobadas por MIDEPLAN.

Las instituciones descentralizadas actualizarn su estructura por la va de reglamentacin interna. La Unidad
de Reforma Institucional de MIDEPLAN llevar un archivo especfico, donde constarn todos los organigramas
aprobados de la Administracin Pblica centralizada y descentralizada institucional; dicho archivo ser de
consulta pblica.

2. La reorganizacin administrativa debe respetar el marco jurdico de la institucin en el proceso de reforma,
as como las directrices, manuales, guas e instructivos emitidos por MIDEPLAN.

3. Toda propuesta de reorganizacin administrativa debe ser conocida y avalada por la mxima jerarqua
institucional. Si una propuesta de reorganizacin administrativa sufre modificaciones posterior al aval de la
mxima jerarqua, deber ser nuevamente conocida y avalada por la mxima jerarqua.

4. Para efectos de aprobacin de las reorganizaciones administrativas, el jerarca institucional enviar a
MIDEPLAN una copia de los siguientes documentos:

a. Estudio tcnico que justifica la propuesta de reorganizacin administrativa, sea integral o parcial. Este
documento debe ser preparado de acuerdo con los requisitos establecidos en la Gua de Reorganizacin
Integral, Parcial o Por Ley-, emitidas por MIDEPLAN.

b. Pronunciamiento de la Unidad de Planificacin Institucional en el cual indique expresamente, el grado
de cumplimiento de los lineamientos de Reorganizacin Administrativa. De ser el caso, este documento
deber indicar los lineamientos que han sido irrespetados en la propuesta y las razones de dicho
incumplimiento.

c. Aval del Ministro Rector del Sector. Debe entenderse como este aval una nota firmada por el Ministro
Rector al que pertenece la institucin que se reorganiza, donde ste expresa que ha conocido la
propuesta y la avala en todos sus alcances.

d. Acuerdo de Junta Directiva. En el caso de que la mxima jerarqua institucional recaiga sobre un rgano
Colegiado (Junta Directiva, Consejo Directivo, Consejo Nacional, entre otros), se debe remitir copia del
Acuerdo de Junta Directiva en el cual se avala la propuesta de reorganizacin administrativa.

5. MIDEPLAN iniciar el proceso de anlisis de la propuesta de reorganizacin administrativa, solamente cuando
todos los documentos citados en el numeral 4 anterior hayan sido debidamente recibidos en forma impresa.
A su vez, debe ser aportado en formato digital el Estudio Tcnico que justifica la propuesta de reorganizacin
administrativa, con el propsito de contar con un registro electrnico.

6. Las instituciones pblicas a las que MIDEPLAN les ha aprobado una reorganizacin integral o parcial debern
informar a ste en un plazo mximo de un mes, contado a partir de la fecha en que la reorganizacin fue
completamente implementada.


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7.

Toda reorganizacin administrativa deber cumplir los siguientes plazos:

a.

b.

c.

Cuando se trate de una reorganizacin integral, la institucin dispondr de un plazo de hasta un ao para
implementarla. Este plazo regir a partir del da siguiente de la fecha de recibido del oficio por medio del
cual MIDEPLAN comunica a la institucin sobre la aprobacin de las modificaciones de la estructura
organizacional.
Cuando se trate de una reorganizacin parcial, la institucin dispondr de un plazo de hasta seis meses
para implementarla. Este plazo regir a partir del da siguiente de la fecha de recibido del oficio por medio
del cual MIDEPLAN comunica a la institucin sobre la aprobacin de las modificaciones de la estructura
organizacional.
En ambos casos, podr disponerse de una prrroga de hasta seis meses otorgada por MIDEPLAN. Para
ello, el jerarca institucional deber solicitarla a MIDEPLAN, con al menos un mes de antelacin previo al
vencimiento del plazo, indicando las razones que la motivan.

d.

8.

Si finaliz el plazo para implementar la reorganizacin con o sin prrroga-, y existen cambios
organizacionales aprobados que no hayan sido ejecutados, estos quedarn sin efecto y MIDEPLAN tendr
la potestad de enmendar de oficio aquellas estructuras que total o parcialmente no se hayan
implementado en plazo y las mismas no se reflejarn en la estructura organizacional aprobada y
registrada en MIDEPLAN. Para determinar el grado de implementacin deben valorarse los principios de
conservacin, ejecutoriedad e integralidad del acto, quedando a salvo situaciones de fuerza mayor o caso
fortuito que puedan interrumpir el plazo de implementacin, las que deben ser debidamente justificadas.

Toda reorganizacin administrativa deber ser implementada en estricto cumplimiento de la propuesta
aprobada. En caso de que la institucin interesada desee dejar sin efecto dicha aprobacin, el jerarca
institucional podr plantear una nueva propuesta, debidamente justificada, que se ajuste a los requerimientos
y necesidades propias de la organizacin. Asimismo, se deber informar a MIDEPLAN en caso de suspenderse
la implementacin de la reorganizacin aprobada.

Cualquier modificacin realizada durante el proceso de implementacin una reorganizacin administrativa
integral aprobada por MIDEPLAN ser considerada como una reorganizacin administrativa parcial, que
deber cumplir con el procedimiento establecido y le correspondern los plazos establecidos en los incisos b y
c del numeral 8 anterior.

9.

La estructura organizacional debidamente aprobada por MIDEPLAN ser requisito para:

a.

b.

c.

Trmites ante la Secretara Tcnica de la Autoridad Presupuestaria (cuando se necesiten cambios en los
Manuales de Puestos, en estudios integrales de puestos y en la creacin de plazas).
2

Trmites ante la Direccin General de Servicio Civil, en lo que a estudios de puestos se refiere, para las
instituciones cubiertas por el Rgimen.
Tramitar ante la Direccin de Leyes y Decretos del Ministerio de la Presidencia, la publicacin del Decreto
de Modificacin de la Estructura Organizacional en el Diario Oficial La Gaceta, en el caso de las
Instituciones del Poder Ejecutivo. Las instituciones pblicas fuera del Poder Ejecutivo deben realizar las
respectivas modificaciones en sus manuales, reglamentos o procedimientos de organizacin.

Art. 110 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil

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10. Las Unidades de Planificacin Institucional debern participar activamente en los procesos de reorganizacin
administrativa, bajo los siguientes trminos:

a.

b.

c.

d.

Durante todo el proceso de reorganizacin administrativa, la Unidad de Planificacin Institucional

brindar la asesora respectiva sobre la aplicacin de directrices, lineamientos generales, manuales, guas
y otros instrumentos en materia de reorganizacin administrativa que emita MIDEPLAN.

Manifestarse por escrito en cuanto al cumplimiento de los lineamientos de reorganizacin administrativa
emitidos por MIDEPLAN o de cualquier otro aspecto que estime conveniente, segn disposiciones
internas.

En caso de que el jerarca conforme una comisin o decida contratar a una entidad externa para el
desarrollo de la propuesta de reorganizacin administrativa de la institucin, se deber coordinar con la
Unidad de Planificacin Institucional para el debido cumplimiento de las directrices, lineamientos
generales, manuales, guas y otros instrumentos que en materia de reorganizacin administrativa emita
MIDEPLAN.

En caso de que el jerarca institucional haya decidido que la Unidad de Planificacin Institucional sea la
encargada de elaborar la propuesta de reorganizacin administrativa, dicha Unidad la realizar de
acuerdo con las directrices, lineamientos generales, manuales, guas y otros instrumentos que en materia
de reorganizacin administrativa emita MIDEPLAN.

E.2 Lineamientos en el Componente de Estructura

Constituyen orientaciones que deben ser tomadas en cuenta por las instituciones para la formulacin de la
reorganizacin estructural.

1. Las reorganizaciones administrativas tendrn en cuenta la dimensin sectorial, de acuerdo con la
conformacin de sectores que para tales efectos disponga el Poder Ejecutivo, promoviendo una mejor
distribucin y organizacin de competencias, aunando y racionalizando los recursos disponibles en el sector y
trasladando las competencias -que se valoren necesarias- a rganos desconcentrados, descentralizados o al
3
sector privado .

2. Los rganos desconcentrados y con personalidad jurdica instrumental funcionarn, hasta donde sea posible,
aprovechando la estructura y capacidad de gestin instalada de la institucin o ente al que pertenecen. De
conformidad con esto, solo debern crear unidades asesoras y de apoyo logstico, si es estrictamente
imprescindible para su buen funcionamiento, tomando en consideracin su dimensin, la complejidad y
volumen de las funciones que atienden y la distancia geogrfica que las separa del ente mayor al que estn
adscritas.

3. Todo Ministerio, cuyo titular ejerza una funcin de rectora, deber contar con una instancia para desarrollar
las funciones, competencias y capacidades a fin de monitorear el cumplimiento de las directrices y polticas
emanadas del Ministro Rector.

4. Todo proceso de reforma integral deber ser liderado por el jerarca institucional, tomando como norte la
misin institucional plasmada en su marco jurdico vigente, el Plan Nacional de Desarrollo, plan estratgico
institucional, plan anual operativo, el programa de Gobierno y las polticas nacionales que los vinculen, para lo
cual conformar el equipo que considere necesario para la elaboracin del estudio tcnico de diagnstico y de
propuesta organizacional que los respalde, de acuerdo con las Guas de Reorganizacin elaboradas por este
Ministerio.
3

Decreto Ejecutivo N. 33151 del 8 de mayo de 2006 Reglamento Orgnico del Poder Ejecutivo.

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5.

Todo proceso de reorganizacin, integral o parcial, deber tener una orientacin hacia el mejoramiento de los
servicios pblicos en cuanto a calidad, cobertura, mecanismos de entrega presencial, digital-, tiempos de
respuesta y asignacin de los recursos, a partir de la necesidad del cliente externo, pero sin olvidar la correcta
4
coordinacin entre las diferentes unidades que intervienen en la prestacin del servicio . Se persigue, por
tanto, ofrecer productos y servicios que satisfagan las expectativas de la ciudadana e inclusive las supere.
Igualmente, promover el trabajo en equipo tendiente a la prestacin continua e ininterrumpida de los
servicios pblicos.

Las instituciones orientadas a la atencin de usuarios de manera presencial podrn contar con una plataforma
de servicios.

6.

A menos que una entidad u rgano pblico est enfocado a una poblacin especfica, todas las dems
entidades que desarrollen actividades en diversas regiones del pas deben procurar la prestacin de servicios
con estndares de calidad igual o superior a los que ofrecen en su sede central. De igual forma, deben hacer
esfuerzos por desconcentrar el ejercicio de las competencias.

7.

Deber existir proporcionalidad entre la cantidad de unidades organizacionales dedicadas a labores de apoyo
(administrativas/logstica), con respecto a la cantidad de unidades organizacionales abocadas a labores
sustantivas, que son la razn de ser de la Institucin, considerando y privilegiando la naturaleza de sus
funciones.

8.

La determinacin de la organizacin interna de la institucin deber ser el resultado de un proceso de diseo

y/o rediseo de los procesos de trabajo de la institucin, de tal manera que estos procesos, la estructura
organizacional y los bienes o servicios resultantes correspondan con la misin, visin y objetivos
institucionales.

Los insumos provenientes de las Contraloras de Servicios podrn considerarse como parte de las razones que
justifican una reorganizacin administrativa. Para tal efecto, se tomar en cuenta la informacin obtenida
sobre inconformidades, sugerencias, solicitudes, de manera que el cambio organizacional tenga por objeto
mejorar los procesos, procedimientos, simplificar y agilizar trmites y requisitos.

El diseo de la estructura debe respetar la figura y la nomenclatura de mayor jerarqua que determina la
legislacin de cada institucin. Por tanto, se respetarn las Juntas Directivas, Gerencias, Subgerencias, que
estn establecidas en alguna ley. Para garantizar la homogenizacin de la nomenclatura de las unidades
organizacionales, las instituciones deben utilizar como insumo la Gua de Nomenclatura para la Estructura
Interna de las Instituciones Pblicas que para tales efectos ha emitido el MIDEPLAN.

9.

10. El nombramiento de Ministros y Viceministros, est regulado por la Constitucin Poltica y la Ley General de la
Administracin Pblica, siendo potestativo del Presidente de la Repblica por tratarse de puestos de
confianza. En virtud de lo anterior, las instituciones donde se creen estas instancias, nicamente debern
solicitar a MIDEPLAN el ajuste respectivo en su organigrama.

11. Se debern instaurar estructuras planas y flexibles, independientemente del modelo de organizacin que la
institucin adopte. Las estructuras debern tener las siguientes caractersticas:

a. La menor cantidad posible de niveles jerrquicos flexibilizar la organizacin de acuerdo con las
necesidades cambiantes de la demanda de trabajo y permitir operar en funcin de un producto o
resultado comn para eliminar la rigidez de las jerarquas tradicionales, y lograr agilidad en la toma de
4

Carta Iberoamericana de la Funcin Pblica, aprobada por la V Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administracin Pblica y Reforma del
Estado Santa Cruz de la Sierra, Bolivia, junio de 2003, 62 prrafo.

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decisiones, ya que existe una mayor cercana entre el nivel superior -nivel decisorio- y el nivel de
ejecucin u operativo. Por ende, se tiene mayor informacin en el momento oportuno.

b.

c.

Las unidades organizacionales se ubicarn dentro de uno de los siguientes niveles: poltico estratgico,
directivo y operativo. Cada uno de estos niveles deber contar con las unidades organizacionales que
sean necesarias para cumplir con los objetivos organizacionales encomendados, evitando duplicidades y
separando funciones excluyentes segn la normativa, como Control Interno, directrices de la Contralora
General de la Repblica, Normas Internacionales de Contabilidad, entre otras.
Dentro del nivel directivo se encontrarn las Direcciones o Gerencias, que para efectos de MIDEPLAN son
equivalentes, pero la denominacin recomendable a utilizar para las Instituciones Pblicas es la de
Direccin. En el nivel operativo se encuentran los Departamentos y las Unidades. La denominacin
Divisin se utilizar cuando la Institucin cuente con grandes reas de accin y temticas a desarrollar y
las mismas son excluyentes, entre s. En la prctica, esta labor se le asigna a los viceministerios, como
encargados del desarrollo y correcta ejecucin de las grandes reas y temticas.
La unidad es el nivel organizacional mnimo que se representar en las estructuras institucionales. Una
unidad es un conjunto de procesos desarrollados por un grupo de personas que buscan un mismo fin. Un
Departamento es el conjunto de unidades y una Direccin es el conjunto de Departamentos. Cada uno de
estos niveles deber contar con una jefatura.

d.

e.

La determinacin del nivel asignado a una unidad organizacional no debe guardar relacin con el cargo o
puesto de la persona que ocupe la jefatura. La determinacin del cargo de la jefatura es competencia de
la Direccin General de Servicio Civil y la Autoridad Presupuestaria, bajo los procedimientos y mtodos
debidamente establecidos por dichas instancias.
Los procesos de reorganizacin administrativa debern buscar una estandarizacin de la nomenclatura de
las unidades organizacionales en el Sector Pblico, de acuerdo con la Gua de nomenclatura para la
estructura interna de las instituciones pblicas de MIDEPLAN.

f.

No se crearn unidades unipersonales, salvo aquellas cuya existencia est determinada por alguna Ley y
las instituciones no cuenten con la disponibilidad de recursos para ubicar a ms de una persona.

g.

Los procesos no debern ser graficados como unidades organizacionales, an y cuando haya sido
designado un funcionario para coordinarlos. Los traslados de personal de una unidad organizacional a
otra para dar el adecuado cumplimiento a los objetivos y funciones de las mismas, no requieren de la
aprobacin de MIDEPLAN, siempre y cuando, slo se trate de un traslado de funcionarios y no afecte la
estructura o funciones de alguna de ellas.

h.

No se crear otra unidad organizacional cuando sea fundamentada en la delegacin de competencias por
5
parte de un superior a un subordinado . Las subdirecciones, subjefaturas o subgerencias debern ser
consideradas como puestos y no como unidades organizacionales. Este tipo de figuras se constituirn en
unidades organizacionales nicamente cuando una Ley as lo establezca.

i.

No podr existir una unidad organizacional sin que estn claramente delimitadas sus competencias y su
relacin con los procesos de trabajo. Toda unidad organizacional que se refleje en una estructura
organizacional deber tener un jefe o responsable de su coordinacin.

j.

Todas las unidades organizacionales realizan funciones tcnicas y asesoras, pero la prevalencia en sus
competencias de alguna de estas determinar su clasificacin.

De acuerdo con las limitaciones de la delegacin establecidas en los artculos 89 y 90 de la Ley General de Administracin Pblica.
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k.

Las unidades asesoras (staff) se conciben como tales en el tanto sus competencias primordiales son de
naturaleza asesora al nivel superior de la organizacin para la toma de decisiones, y por tanto se ubicarn
nicamente en ese nivel. En el ejercicio de sus funciones brindarn asesora al resto de la organizacin,
sin perder por ello, su naturaleza asesora y afiliacin jerrquica al nivel superior.

l.

Las unidades asesoras (staff) se podrn subdividir en unidades menores, siempre y cuando un alto
volumen, periodicidad y complejidad de sus competencias as lo justifiquen. Para hacer esta excepcin,
deber incluirse en el estudio tcnico un anlisis que demuestre la necesidad de segregar la unidad
asesora (staff) en cuestin.

m. Si en la propuesta de reorganizacin administrativa se crean oficinas regionales, se debe indicar la
cobertura y distribucin geogrfica que abarcan las mismas.

n.

Todos los mecanismos de coordinacin y/o consulta que la institucin desee conformar a nivel de
consejos o comits, por su naturaleza, no forman parte de la estructura funcional de la organizacin, por
lo que no deben incluirse en el organigrama institucional. Por lo tanto, su creacin o transformacin no
requiere ser fundamentada ni contemplada en el estudio de reorganizacin.

o.

La unidad de Informtica deber estar ubicada en el nivel operativo, independiente de la estructura

administrativa-financiera y de la tcnica, con el rango que se determine en la institucin segn el mbito
de competencias, recursos humanos disponibles y tamao de la plataforma tecnolgica. Deber brindar
servicio a toda la institucin, de apoyo y desarrollo de sistemas, operacin del computador, soporte
6
tcnico, digitalizacin de trmites y dems actividades vinculadas .

p.

Toda institucin pblica dispondr de un Archivo Central, que por el volumen y complejidad de sus
funciones podra conformarse eventualmente en una unidad encargada de reunir, conservar, clasificar,
ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentacin producida por la organizacin;
adems, centralizar la documentacin de todo el ente, la cual se ubicar en el nivel operativo con
7
dependencia jerrquica de la mxima autoridad administrativa .

q.

Las instituciones pblicas que presten servicios a los usuarios, designarn una Contralora de Servicios
subordinada al mximo jerarca, para garantizar una comunicacin fluida y directa en la toma de
decisiones para la mejor atencin al usuario. Esta unidad deber ser totalmente independiente de
cualquier otra dentro de la institucin, tanto desde el punto de vista de estructura como de puestos.

r.

Toda institucin pblica dispondr de una unidad de Auditoria Interna que es una instancia asesora al
jerarca, orgnicamente dependiente de ste y su mbito de competencia alcanza a todos los rganos
sujetos a la jurisdiccin de la institucin; se rige por la normativa de la Contralora General de la Repblica
y de la Ley de Control Interno. La Auditoria Interna se ubica en lnea asesora a la mxima autoridad
8
jerrquica .

En caso de que un rgano en una institucin, por su naturaleza, funciones y manejo de recursos pblicos,
plantee la necesidad de la existencia de una auditora exclusiva, se someter a criterio de la Contralora
General de la Repblica. La institucin conceptualizar su organizacin para operar el sistema de control
interno, valoracin del riesgo y control de calidad.

Pargrafo 302.06 del Manual Sobre Normas Tcnicas de Control Interno relativas a los Sistemas de Informacin Computadorizados de la
Contralora General de la Repblica, publicado en el Alcance N. 7, Gaceta 24 del 2 de febrero de 1996.
7
Artculo 39 y 41 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N. 7202.
8
Artculo 20 de la Ley General de Control Interno N. 8292 y de conformidad con el oficio DI-CR-493 (N. 10966) de fecha 14 de setiembre de 2004,
emitido por la Contralora General de la Repblica.

13

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Lineamientos Generales para Reorganizaciones Administrativas

s.

Toda institucin pblica dispondr de una unidad jurdica y se ubicar en el nivel asesor de la jerarqua de
la institucin, dado que su funcin se dirige a asesorar al ms alto nivel jerrquico institucional en la toma
9
de decisiones, as como al resto de la organizacin .

t.

Toda institucin pblica dispondr de una unidad de planificacin, que depender de las autoridades
10
superiores de cada entidad . Ella forma parte del Sistema Nacional de Planificacin, funcionar de
conformidad con las normas que establezca el Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica.

u.

Toda institucin pblica podr disponer de un enlace de Cooperacin Internacional, que depender de la
mxima autoridad institucional.

v.

Toda institucin pblica que ocupe, permanentemente, ms de cincuenta trabajadores podr contar con
11
una oficina de salud ocupacional . Estar ubicada en la unidad administrativa afn a su competencia, cuya
finalidad es de promover y mantener el ms alto nivel de bienestar fsico, mental y social de los
trabajadores en general.

w. Toda Junta Directiva de institucin pblica, establecida por ley, dispondr de una Secretara de Actas para
12
levantar las actas y comunicar las resoluciones del rgano colegiado . Sern de naturaleza operativa, con
dependencia jerrquica del rgano colegiado. Se considerarn unidades organizacionales nicamente
cuando dispongan de dos o ms funcionarios a tiempo completo y cuenten con un coordinador o
responsable.

x.

En cada una de las instituciones pblicas sometidas a los alcances de la Ley de Contratacin
Administrativa, existir una Proveedura Institucional, encargada de los procedimientos de contratacin
administrativa, con la organizacin y las funciones que, en cada caso, se determinarn por medio del
13
reglamento .

y.

Cuando en una institucin exista o se justifique la creacin de una unidad de control interno, esta ser de
naturaleza asesora y depender jerrquicamente de la autoridad superior.

E.3 Lineamientos en el Componente de Recurso Humano

Los lineamientos que se mencionan a continuacin, constituyen orientaciones que deben considerarse por las
instituciones pblicas, para la formulacin de la reorganizacin administrativa en el componente de la gestin humana,
en estrecho cumplimiento de lo regulado en el Artculo 13, inciso d) y 4, inciso e) del Estatuto del Servicio Civil y su
Reglamento, respectivamente, en aquellas instituciones y rganos adscritos cubiertos por el mbito del Rgimen de
Servicio Civil.

1. Todo movimiento de recurso humano, en especial la supresin de plazas, deber ser informado con
antelacin a los funcionarios afectados, dndoles la oportunidad de ser escuchados y manifestarse sobre las
modificaciones propuestas, de conformidad con las garantas constitucionales del Debido Proceso y el
derecho de defensa.

2. La mayor parte del recurso humano de una Institucin deber destinarse a la ejecucin de labores sustantivas
-dado que son la razn de ser de la Institucin-, en contraposicin de las labores administrativas o de apoyo.
Es recomendable que la proporcin sea 3 a 1 respectivamente.
9

Artculo 356 de la Ley General de Administracin Pblica N. 6227.

Artculo 4, 12 al 14 de la Ley de Planificacin Nacional N. 5525.
11
Artculo 300 del Cdigo de Trabajo y artculos 1 al 3 del Decreto Ejecutivo 27434- MTSS del 25 de noviembre de 1998, Reglamento sobre las
oficinas o departamentos de salud ocupacional.
12
Artculo 50 de la Ley General de Administracin Pblica N. 6227.
13
Artculo 105 de la Ley de Contratacin Administrativa N. 7494.
10

14

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Lineamientos Generales para Reorganizaciones Administrativas

3.

Se impulsar una cultura organizacional enfocada en la mejora continua de los servicios, orientada en una
gestin para resultados, evaluacin del desempeo y rendicin de cuentas; estableciendo equipos de trabajo
polifuncionales, para ello se coordinar con la Contralora de Servicios institucional.

4.

Toda organizacin debe reflejar una adecuada distribucin de los recursos humanos de la siguiente manera:

a.
b.

Proporcionalidad en la asignacin del recurso humano en la estructura de apoyo logstico con relacin a
las reas sustantivas o fundamentales, las estratgicas e imprescindibles para la institucin.

En el caso de instituciones con sedes regionales, estas deben contar con el recurso humano que permita
cumplir a cabalidad con las funciones encomendadas.

5.

6.

7.

La necesidad de recurso humano deber estar sustentada en la clara definicin de sus funciones, procesos y
procedimientos.
En el proceso de reorganizacin administrativa, considerando la visin, misin y objetivos de la organizacin,
deber denotarse una relacin clara entre la estrategia institucional y el aporte individual de los funcionarios.
De esta manera, deber existir un alineamiento entre las polticas y prcticas de personal y las prioridades
estratgicas de la organizacin.
Si el nuevo diseo organizacional implica medidas drsticas para el recurso humano, se deber respetar la
normativa legal vigente; debiendo considerarse lo siguiente:
a.

b.

c.

d.

Se reubicar el recurso humano que se considere apto para ocupar otro puesto dentro de la organizacin,
aprovechando as las habilidades, aptitudes, actitudes, experiencias y capacitaciones adquiridas, siendo
utilizadas en otras reas.
Si se determina necesario incrementar el recurso humano, se deber determinar su impacto
presupuestario y la disponibilidad de recursos con un enfoque costo-beneficio.
Modificar los perfiles de puestos, en el caso que corresponda hacerlo.
Si el factor humano se reduce, se deber determinar si existen los recursos presupuestarios para las
indemnizaciones correspondientes.

8.

9.

Se debern crear estrategias y mecanismos accesibles para la debida capacitacin del componente humano,
en caso de la incorporacin de un nuevo proceso o funcin producto de la reorganizacin.
Para llevar a cabo los cambios en los procesos de reorganizacin administrativa se deber sensibilizar,
capacitar y formar equipos de trabajo (conocimientos, herramientas y actitudes) con el personal, dejando
capacidad instalada y capital humano para que continen adelante en los futuros procesos de reorganizacin.

10. La organizacin deber colocar al personal idneo en puestos en los que puedan utilizar sus mejores aptitudes
personales, y dar a conocer al ocupante de este, las funciones que corresponden, mediante la respectiva
descripcin del cargo, as como los procedimientos establecidos, generados por la reorganizacin.
11. Se debern identificar los servidores que se perciban profesionalmente como directivos y que asuman el
marco de responsabilidad derivado del ejercicio de su direccin, para que ejerzan estos cargos en la
estructura organizacional.

15

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E.4 Lineamientos en el Componente de Tecnologa

Los lineamientos de tecnologa se refieren a orientaciones que deben considerarse por las instituciones pblicas para
el mejor aprovechamiento de la informacin interna y externa, optimizar los procesos y ofrecer as servicios de mayor
calidad a los usuarios.

1. La organizacin deber hacer un uso eficiente de la informacin para generar productos y servicios, acordes
con los requerimientos de sus usuarios. Para esto deber tener un proceso continuo de recoleccin y anlisis
de informacin sobre las necesidades y expectativas de los usuarios.
.
2. La adquisicin de equipos y programas para el uso institucional deber guardar relacin directa con el
cumplimiento de la misin, visin y objetivos estratgicos de la organizacin. La inversin en estas tecnologas
deber estar fundamentada en estudios de viabilidad tcnica y presupuestaria.

3. La asignacin del equipo informtico deber ser acorde con los requerimientos del servicio que se brinde al
ciudadano y el software que el funcionario requiere para realizar su trabajo. De esta forma, la institucin debe
velar porque cada funcionario posea el equipo y programas informticos necesarios para realizar su labor de
manera eficaz.

4. La organizacin deber optimizar la integracin, uso y estandarizacin de sus sistemas de informacin de
manera que se identifique, capture y comunique, en forma completa, exacta y oportuna, slo la informacin
14
que sus procesos requieren .

5. La institucin deber contar con un sitio electrnico actualizado, en el cual se le brinde tanto al ciudadano
como al usuario, la informacin concerniente a la institucin (misin, visin, marco legal, localizacin,
nmeros de telfonos, entre otros), adems de los servicios que brinda, los requisitos necesarios y cuales de
estos servicios pueden ser accesados por medios electrnicos. De igual forma informacin referente a la
transparencia en su gestin y los contactos de la institucin.

6. La implementacin e implantacin de las tecnologas de informacin debern ser compatibles con la poltica
de Gobierno Digital, de forma que se pueda enfocar la prestacin de servicios por medios digitales a los
usuarios, garantizando que la plataforma tecnolgica tenga capacidad de brindar los distintos servicios de la
15
institucin por medio electrnico . De esta manera, se debern implementar medidas para poder brindar los
servicios a los ciudadanos todos los das de la semana en un horario de 24 horas (24/7).

Toda institucin deber someterse a las polticas y directrices que el Poder Ejecutivo determine en cuanto a
interoperabilidad y compatibilidad del uso de programas y sistemas para el sector pblico.

7. Toda institucin deber contar con un plan informtico actualizado al menos anualmente-. El plan
informtico, es un instrumento de trabajo institucional que considera los requerimientos de los usuarios y el
avance tecnolgico, contemplando un esquema de actualizacin orientado a evaluar la conveniencia de
incorporar nuevas tecnologas disponibles en el mercado y evitar la obsolescencia tecnolgica.

8. Las adquisiciones de hardware, software u otros servicios informticos, respondern a los proyectos incluidos
en el plan informtico de la organizacin. Las situaciones de excepcin deben ser autorizadas por la autoridad
mxima de la organizacin y auditadas por la unidad de auditora interna.

14

Contralora General de la Repblica: Normas tcnicas para la gestin y el control de las Tecnologas de Informacin N-2-2007-CO-DFOE,
publicado en la Gaceta N. 119 del 21 de junio del 2007. San Jos, Costa Rica, 2007.
15
De forma que se cumpla con lo estipulado en el Captulo 5: Eje de Reforma Institucional del Plan Nacional de Desarrollo (PND) Jorge Manuel
Dengo obregn 2006-2010, donde se indica en el punto 3.2.4 lo siguiente: Agilizar los procesos de la administracin pblica, mediante el impulso al
Gobierno Digital y a los esfuerzos de simplificacin de trmites. As como lo expresado en el apartado 4.1.4.1 del mismo captulo.

16

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9.

La organizacin deber contar con una herramienta informtica actualizada para proteger la informacin de
accesos no autorizados.

10. Las instituciones pblicas debern planificar e implementar medidas contingentes para mantener la
continuidad de sus servicios, ante situaciones eventuales (corte fluido elctrico, fallas en los sistemas y otros).

11. Las instituciones pblicas debern contar con respaldos fsicos o electrnicos- de los datos que garanticen la
continuidad en sus procesos y la prestacin de los servicios.

12. Toda aplicacin que se instale en los equipos de la institucin contar con su respectiva licencia de uso, de
manera que se cumpla con la proteccin de los derechos de autor, de esta forma las distintas unidades de
tecnologas de informacin y la auditoria interna debern velar para que no se incumpla con esta
16
disposicin . Queda a salvo la utilizacin de software libre.

E.5 Lineamientos en el Componente de Gestin

Con la emisin de los siguientes lineamientos, MIDEPLAN aspira a contribuir a la orientacin y direccionamiento de los
procesos de reorganizacin administrativa de los ministerios y dems dependencias pblicas, teniendo como fin ltimo
la mejora en la prestacin de los servicios pblicos.

1. Los procesos de reorganizacin requieren del involucramiento, compromiso y responsabilidad de los jerarcas,
directivos y jefes. Esto con el fin de liderar la definicin de las prioridades y los objetivos de la institucin hacia
17
una gestin comprometida con la ciudadana y orientada hacia los resultados . Los resultados de estos
procesos sern responsabilidad de los jerarcas.

2. Todo proceso de reorganizacin, integral o parcial, deber tener una orientacin hacia procesos integrados de
trabajo, con clara secuencia de la gestin y determinar la pertinencia de algunos subprocesos para la
obtencin de productos especficos, que la sociedad exige de la institucin, y no hacia tareas y funciones
aisladas, a fin de evitar la excesiva fragmentacin y consecuentemente la inflexibilidad de la gestin.

El diseo de procesos deber buscar la simplificacin de trmites, eliminando actividades, requisitos,
duplicidades y controles innecesarios, propiciando que existan procesos ms eficientes sin demrito de un
control efectivo.

3. Todo proceso de reorganizacin deber contar con un estudio tcnico en el cual se vinculen los objetivos
institucionales, los procesos, la estructura propuesta y el recurso humano necesario para alcanzar esos
objetivos con una visin de costo beneficio, que fundamente los principios de eficiencia, eficacia,
transparencia, rendicin de cuenta, oportunidad y satisfaccin del inters pblico.

4. Todo proceso de reorganizacin que se desarrolle deber tener como objetivo final la efectiva prestacin de
los servicios, la orientacin al ciudadano y al usuario, buscando la mejora en la calidad de los servicios y la
potenciacin del recurso humano.

16

Segn lo establecido en la Ley sobre Derechos de Autor y Derechos Conexos N. 6683 y sus reformas, del 14 de octubre de 1982; la Ley de
Procedimientos de Observancia de Derechos de Propiedad Intelectual N. 8039, del 12 de octubre del 2000 y publicada en el Diario Oficial La Gaceta
N. 206 del 27 de octubre del 2000, y el Decreto N. 30151-J: Ordena que todo el Gobierno Central se proponga diligentemente prevenir y combatir el
uso ilegal de programas de cmputo, con el fin de cumplir con las disposiciones sobre derecho de autor que establece la Ley N. 6683 y sus reformas;
del 1 de febrero del 2002 y publicado en el Diario Oficial La Gaceta N. 37 del 21 de febrero del 2002.
17
Estipulado en el artculo 11 de la Constitucin Poltica de la Repblica, reformado por la Ley 8003 del 8 de junio del 2000, el cual indica en el
segundo prrafo La Administracin Pblica en sentido amplio, estar sometida a un procedimiento de evaluacin de resultados y rendicin de
cuentas, con la consecuente responsabilidad personal para los funcionarios en el cumplimiento de sus deberes y en la Ley de Administracin
Financiara de la Repblica y Presupuestos Pblicos N 8131, en la cual su objetivo indica lo siguiente: Propiciar que la obtencin y aplicacin de los
recursos pblicos se realicen segn los principios de economa, eficiencia y eficacia, adems de los artculos 4, 31, 51, 52, 55 y 56.

17

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5.

6.

Los procesos de reorganizacin administrativa debern priorizar en modificaciones a la gestin institucional

que permitan avanzar a la consecucin de metas sectoriales e institucionales vinculadas con el Plan Nacional
de Desarrollo.
En los procesos de reorganizacin se debern considerar los ajustes presupuestarios, de manera tal que se
pueda garantizar la sostenibilidad econmica de la estructura organizacional propuesta.

7.

8.

Se deber dotar a los funcionarios de un sistema que integre la informacin referente a la organizacin: los
procesos, procedimientos, actividades, bienes y/o servicios brindados, informacin del entorno tanto
interno, como externo-. Dicha informacin debe servirles para la toma de decisiones, y servir para que
mejoren en el desempeo de sus tareas.
Cuando existan modificaciones en la manera de realizar las tareas, las funciones y relaciones de coordinacin,
la institucin deber actualizar sus manuales administrativos.

9.

Un proceso de reorganizacin administrativa deber estar acompaado de un diseo o rediseo de los

procesos, procedimientos y diagramas de flujo de la institucin.

E.6 Lineamientos en el Componente de Infraestructura

Los lineamientos que se mencionan a continuacin, constituyen orientaciones que deben considerarse por las
instituciones pblicas, para la formulacin de la reorganizacin administrativa en el componente de infraestructura,
entendida como la planta fsica, mobiliario, equipo y distribucin del espacio dentro de las instituciones pblicas.

1. Las instalaciones de las instituciones pblicas debern contar con la sealizacin necesaria para que los
usuarios internos y externos- puedan ubicar las unidades que prestan los servicios institucionales, as como
los servicios sanitarios y las salidas de emergencia.

2. Las unidades organizacionales que presten servicios de mayor afluencia de usuarios debern ubicarse en la
planta principal o primer piso de la edificacin, asimismo las instituciones pblicas debern disponer de
rampas de acceso y servicios sanitarios adecuados para el uso de personas con discapacidad y atender otros
aspectos sealados por la Ley N.7600.

3. La infraestructura o la distribucin del espacio procurar ser diseada en torno a los procesos, procedimientos
y funciones que le corresponde a la institucin y tendr en cuenta la cantidad de personal, mobiliario y
equipo que han de ser utilizados, evitando as el hacinamiento y brindando un buen ambiente de trabajo. De
esta forma, cualquier crecimiento considerable de estas variables deber significar un aumento proporcional
de las instalaciones fsicas de la institucin.

4. Cada unidad administrativa procurar encontrarse en un mismo espacio fsico, con el fin de facilitar la
comunicacin y agilizar el traslado de la documentacin dentro de la misma unidad. Asimismo, las unidades
administrativas subordinadas a una misma autoridad o nivel jerrquico, o bien, aquellas que se encuentren
organizadas por procesos, debern ubicarse en reas contiguas.

5. Se debe proporcionar a los funcionarios, as como a los usuarios del servicio, las instalaciones sanitarias
separadas por sexo debidamente identificados; con las debidas condiciones de higiene diaria y los medios
necesarios para la limpieza de las manos, as mismo se dispondr para los usuarios del servicio, de espacios
donde puedan estar cmodos en los perodos de espera, adems de suficientes tomas de agua potable.

6. Es recomendable, que para las salas de espera se cuente con mobiliario seguro, cmodo y suficiente, para que
los usuarios puedan esperar su turno sentados (informar mediante rtulos que se dar prioridad a las
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Lineamientos Generales para Reorganizaciones Administrativas

personas de la tercera edad, personas con alguna discapacidad y mujeres embarazadas para el uso de los
asientos, as como para la atencin respectiva).

7. En caso de requerirse alguna consulta en particular en materia de salud ocupacional, se deber consultar al
Consejo de Salud Ocupacional, rgano adscrito al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

19