Manual SAP MM Inicial Unidad 1 by CVOSOFT

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Manual de estudios Consultor Funcional Mdulo MM Nivel Inicial
In ic io Nu e v a Un id a d :
Unidad 1: Introduccin al Sistema SAP
Esta unidad incluye una descripcin del sistema de estudio, una presentacin
institucional, una gua para instalacin e instrucciones de uso del acceso grfico a
SAP y una introduccin al sistema SAP.
Curso: Consultor Funcional Mdulo MM Nivel Inicial
CVOSOFTITAcademyFormacinenSistemas.
Le damos la Bienvenida a una nueva unidad!
Unidad 1: Introduccin al
Sistema SAP
:: Descripcin de Unidad
CarreraConsultorFuncionalenMduloMM
MDULO:Inicial
UNIDAD:IntroduccinalsistemaSAP
:: Lecciones Unidad 1: Introduccin al Sistema SAP

Las siguientes lecciones componen a esta unidad de estudios:
Leccin: Sistemas ERP y generalidades de SAP
Veremos que es el sistema SAP, como est constituido, su relacin con los procesos de negocios de la Empresa y como se interconecta con otros
sistemas.
Leccin: Descripcin e Integracin de mdulos de SAP
Te instruimos acerca de los mdulos que constituyen el sistema, ejemplos de los beneficios de la integracin y medios para compartir la informacin
entrelosdepartamentosdelaempresa.
Leccin: Acceso al Sistema y generalidades de utilizacin
Te introducimos en el conocimiento de la forma de acceso al sistema y sus funcionalidades, elementos grficos del entorno y recursos prcticos que
facilitanyoptimizansuuso.
Leccin: Objetos grficos de la pantalla y su utilizacin
EstaleccinestorientadaasumarconocimientosdelosobjetosgrficosdeSAP,susbarrasdeherramientas,accesosalasfuncionalidadesmediante
lastransaccionesyconfiguracionespersonalesquefacilitaneluso.
Leccin: Bsqueda de Informacin y Ayuda

Aprendersconceptostalescomobuscarinformacinyfamiliarizarnosconlaayudaprovistaporelsistema.
Leccin: Integracin de MM con otros mdulos
Analizaremos y comprenderemos la integracin de MM con los restantes mdulos. Ejemplos prcticos sern el material ideal para fijar conocimientos
delosprocesosyladocumentacinasociada.
L e c c i n :
Sistemas ERP y generalidades de SAP
Veremos que es el sistema SAP, como est constituido, su relacin con los procesos
de negocios de la Empresa y como se interconecta con otros sistemas.
Unidad: Unidad 1: Introduccin al Sistema SAP
1|QuesSAP?
El nombre del Sistema SAP proviene de los vocablos ingleses Systems Applications Program.
Imagen1.1SystemsApplicationsProgram
Se trata de un sistema del tipo denominado ERP, seguramente el ms potente, seguro y estable a nivel mundial, que
incluye todos los procesos de negocios de una compaa, esto es, la gestin administrativa y contable, compras y
ventas, planificacin y control de la produccin, informes de lo ms diversos, entre muchsimas otras prestaciones.
Imagen1.2MdulosprincipalesdeSAP
Seguramente conozcas otros sistemas denominados ERP, algunos nacionales y otros extranjeros. En
todos los casos, se orientan a gestionar informacin de todos los procesos de las empresas.
Adems de las ms variadas funcionalidades, incorpora una poderosa herramienta de parametrizacin que permite
adaptar sus caractersticas a los ms diversos rubros, tipos de empresa, particularidades de cada pas, entre otros.
Para aquellos que tiene algo o mucha experiencia en el uso de sistemas y funcionamiento de la compaas,
les proponemos pensar en los procesos de cada sector (Compras, Ventas, Administracin, etc.), la informacin
involucrada, los controles, etc., y eso los aproximar a la comprensin del funcionamiento global del sistema SAP.
Adems de ser una poderosa herramienta de gestin, SAP permite ser conectado a otros sistemas externos
mediante el diseo de partes de programas que lo comunican y habilitan para el intercambio de informacin con
los mismos. Se los denomina Interface.
Planteemos una posibilidad a modo de ejemplo... Una compaa gestiona la provisin de materiales y
servicios mediante SAP, pero el inventario y la valorizacin del stock se realiza con un sistema propio de
la empresa.
Cmocompatibilizamosambasherramientasdegestin?
Acudiremos a nuestros programadores, que mediante el lenguaje ABAP incorporado a SAP, disearn las herramientas
necesarias para que la informacin de ingresos y egresos de mercadera y su valorizacin viajen y se incorporen a ese
sistema externo.
No profundizaremos, por el momento, en esta posibilidad, pero si, quiero invitarte a pensar en otros ejemplos y las
muchas posibilidades que brinda esta herramienta al ptimo funcionamiento de una empresa.
Sin duda, esta poderosa herramienta diferencia a SAP de cualquier otro sistema ERP, ya que ampla las
posibilidades de diversificar sus funcionalidades, a la vez de permitir desarrollar nuevas aplicaciones
asociadas al sistema original.
Imagen1.3Adaptabilidadalsistemaoriginal
Pensemos en algunos procesos tpicos de empresas grandes y de complejos procesos de negocios:
Los procesos comerciales (ventas) difieren en cada uno de los pases y de acuerdo al conjunto de clientes.
Cada lnea de produccin utiliza sus propios criterios para reposicin de insumos y clculo de costos.
Las variadas localizaciones lo exponen a diversas tributaciones de impuestos y reportes legales.
La Empresa produce partes del producto terminado en diversas localizaciones y debe integrarlas en un solo
punto geogrfico.
La Empresa posee proveedores y clientes en distintos puntos del pas y el exterior.
La Empresa fabrica insumos en una planta y lo utiliza en otra para la produccin.
La empresa posee filiales en diversos pases y en cada uno de ellos debe adaptar su funcionamiento a la
modalidad, legislacin y costumbres locales.
Como los anteriores, pueden mencionarse una infinidad de ejemplos asociados al funcionamiento normal de una
compaa de gran envergadura.
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Imagen1.4Pantallasdealgunosdocumentos
SAP ser capaz de satisfacer cada uno de estos requerimientos ... gracias a su poderosa construccin,
flexibilidad de la parametrizacin, la experiencia y creatividad de los consultores.
11
L e c c i n :
Descripcin e Integracin de mdulos de SAP
Te instruimos acerca de los mdulos que constituyen el sistema, ejemplos de los

beneficios de la integracin y medios para compartir la informacin entre los
departamentos de la empresa.
1|MdulosqueconstituyenSAP
El siguiente esquema representa los distintos mdulos que conforman el sistema y su correspondiente descripcin.
Imagen1.1DescripcindelosmdulosprincipalesdeSAP
En el grfico pueden observarse cada uno de los mdulos principales de SAP y que en su conjunto es lo que
constituye la versin denominada R/3.
Aunque el curso se encuentre focalizado en el mdulo denominado MM, proveniente de la abreviatura en ingls de
"Material Management" o "Gestin de Materiales" en espaol, ser de importancia central conocer los principios bsicos
de los mdulos restantes que la empresa utiliza y que interactan permanentemente con ste.
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1.1|GestinFinanciera
Se encarga del registro contable de los movimientos econmicos de la empresa (excepto aquellos generados
automticamente por otros sectores), definicin de las cuentas de mayor para imputacin de movimientos, gestin de
cobros a clientes y pagos a proveedores, cierres de perodos, balances, consolidacin entre empresas. Es el
responsable de cumplir con todos los requisitos legales, impositivos y financieros de la compaa.
1.2|COControlling
Es un mdulo alimentado por todos los procesos de negocios del sistema, y mediante el cual se pueden efectuar los
mas diversos anlisis y controles de costos, estadsticas e informes, entre otros.
1.3|MMMaterialManagement
Es el encargado de todo el proceso de adquisicin de materiales y servicios, su planificacin, recepcin y verificacin

de las facturas de proveedores.
1.4|SDVentasyDistribucin
Se ocupa de toda la relacin con los clientes, desde la preventa, venta, relacin con MM para la adquisicin de los
bienes y servicios requeridos por los clientes, planificacin y preparacin de la entrega, transporte y facturacin a los
clientes.
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1.5|PPPlanificacindelaProduccin
Es el mdulo responsable de la gestin de produccin, esto es, definicin de procesos, mbitos y recursos para su
desarrollo, solicitudes a MM para la provisin de materias primas, herramientas y maquinaria, a RR.HH. para satisfacer
las necesidades de mano de obra, control de los ciclos de productivos y los recursos involucrados, entre muchos otros.
1.6|PMMantenimientodelaPlanta
Ser el mdulo encargado de la gestin de mantenimiento de los espacios fsicos, maquinarias, etc. de la empresa.
Relacionado con otros mdulos permitir la planificacin, registro, seguimiento y control del mantenimiento de las
plantas.
1.7|HRRecursosHumanos
Es el responsable de todas las actividades e informacin referentes a la gestin de los Recursos Humanos de la
empresa.
1.8|WFWorkflow
No puede ser considerado un mdulo de las caractersticas de los anteriores, sino una poderosa herramienta de
automatizacin y control de tareas que facilita y agiliza procesos.
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1.9|AMActivosFijos
Se ocupa de la gestin de informacin de los bienes de uso de la empresa, su registro y determinacin de las
amortizaciones.
En la prctica, de acuerdo a la envergadura de la empresa y la complejidad de sus procesos de

negocios, pueden ser instalados varios de los mdulos o slo algunos de ellos.
2|IntegracindelSistema
A qu nos referimos cuando afirmamos que SAP es un sistema donde todos sus componentes se encuentran
integrados ?
Para aclarar la idea de este concepto mencionaremos a continuacin una serie de caractersticas, a saber:
Todos los procesos de SAP impactan en forma directa o indirecta en dos o mas mdulos
Pensemos en el caso donde el rea de Ventas (" SD") concreta una operacin con un cliente por la venta de un
producto que la empresa fabrica y no posee en stock. La actividad del mencionado sector "disparar" un proceso
donde el Departamento de Produccin (" PP") inicia la fabricacin del mismo, demandando del rea de Compras
(" MM") la adquisicin de los insumos necesarios. El rea de Mantenimiento (" PM") asegurar el correcto
funcionamiento de la planta y los responsables de Administracin (" FI") y Tesorera (" TR") se asegurarn de
disponer de los recursos econmicos y financieros suficientes. No olvidemos que el rea de Recursos Humanos ("
HR") deber asegurar la disponibilidad de la mano de obra requerida para el proceso.
La informacin generada por un sector puede ser transferida a otro, a fin de informar acerca de las
necesidades surgidas por la operacin iniciada
El documento denominado Pedido de Venta al cliente, generado por SD, origina la creacin automtica de una
Solicitud de Compra que recibe MM como resultado de la necesidad de adquisicin de bienes y servicios.
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Imagen2.1InteraccindedocumentosentreProcesosdeVentasyCompras
El desarrollo o continuacin de un proceso en un determinado mdulo puede depender de la ejecucin de

eventos en otro
Los responsables de SD ya han iniciado el proceso de Ventas y solicitado la adquisicin a MM, pero debern
quedar a la espera de que el producto sea comprado o recibir respuesta de PP, si debiera ser fabricado, para
establecer con el cliente la fecha de entrega y por tanto, continuar con el proceso SD.
Imagen2.2SecuenciadeoperacionesdeVenta,Adquisicin,AlmacenamientoyFinanzas
El sistema SAP trabaja con una base de datos integrada para todo el sistema
Esto permite que la informacin global del sistema pueda ser completada, compartida y usada por diversos
operadores del mismo. Por ejemplo, los usuarios de SD pueden consultar el estado del proceso de adquisicin de
los bienes o servicios que solicitara a Compras para acordar con el cliente las condiciones de entrega.
El rea de Finanzas (FI) podr consultar el estado de las Compras y Ventas para prever los recursos econmicos
y financieros, sin necesidad de recurrir a responsables de MM y SD.
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Imagen2.3IndicacindesecuenciadeoperacionesdeVenta,ComprayFinanzas
Los conceptos de la seccin anterior son sumamente importantes para comprender como funciona SAP y
su potencialidad, as que te propongo, lo revises y pongas mucha atencin en cada uno de los puntos
mencionados.
Imagnate trabajando con SAP !!! En un tiempo ms sers un experto !!!
La informacin de SAP puede ser compartida con actores externos a la empresa (Proveedores y Clientes)
Mediante las debidas interfaces y autorizaciones, los proveedores pueden acceder a los requerimientos de
materiales y servicios planificados a mediano y largo plazo, lo que les permitir planificar su propia produccin.
Los Clientes podrn conocer el estado de la oferta y stock de productos de la empresa, los futuros lanzamientos
de nuevos productos o campaas de promocin, que les permitan planificar las compras en forma mas acertada y
conveniente.
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3|EjemplosprcticosAnlisis
El Departamento de Ventas (SD) contacta a un cliente y le vende un dispositivo electrnico que habitualmente es
producido por la compaa (inhouse). Para satisfacer este requerimiento, debe informar al Sector Productivo (PP) con
toda la informacin involucrada (producto, cantidad, fecha de entrega prometida, detalle particulares, etc.).
Imagen3.1Interrelacindeactividadesentrediferentesmdulosdelsistema
Basado en esta informacin, los responsables del Departamento de Produccin, analizan los recursos necesarios
(materia prima, maquinaria, mano de obra, etc.) y en funcin de ello, solicitan a los sectores correspondientes la
provisin de los elementos necesarios.
A Recursos Humanos (HR) podrn solicitar la contratacin de empleados adicionales o la previsin de horas extras de
la dotacin actual al rea de Compras (MM) le informarn de los recursos tcnicos o logsticos que sern requeridos y
por otra parte, Tesorera (TR) deber hacer la previsin adecuada para la satisfaccin de gastos adicionales y su
financiacin.
Hasta aqu, hemos mencionado solamente los procesos globales y los sectores involucrados ... mas
adelante, veremos que todas estas etapas e interacciones estarn documentadas mediante registros que
cada sector har en el sistema y que en forma automtica impactar en las actividades de los restantes
sectores involucrados en el proceso.
Recordemos, como dijimos al principio, que los reportes incluidos en SAP pueden ser utilizados con muy
diversos objetivos, segn sea el sector que los demande, de manera que son provistos por una serie de
prestaciones que intentan adaptar los resultados a las necesidades de cada uno de ellos.
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Llegado el momento de pensar en procesos y alternativas, te invito a analizar que decisiones entraran en juego para
cada sector frente a las siguientes situaciones particulares :
3.1|Elproductovendidopuedeserproducidoporlaempresaocompradoaterceros
Quienes debern analizar las ventajas o desventajas de cada una de las opciones ?
Qu sectores intervendrn en la decisin ?
Qu factores intervienen en la decisin ?
3.2|Dentrodelprocesoproductivohayetapasquepuedenserrealizadasporla
empresaosubcontratadas.
Quienes analizan las opciones y toman la decisin ?

Hay factores tcnicos y econmicos que intervienen ?
3.3|Elproductonopuedeserentregadoalclientebajolascondicionesvendidas.
Quienes deben participar para el manejo del posible conflicto con el cliente ?
Qu consideraciones tcnicas, econmicas o financieras pueden presentarse en casos de esta naturaleza

? Quien decide al respecto ?
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L e c c i n :
Acceso al Sistema y generalidades de

utilizacin
Te introducimos en el conocimiento de la forma de acceso al sistema y sus
funcionalidades, elementos grficos del entorno y recursos prcticos que facilitan y

optimizan su uso.
1|AccesoalsistemaLogin
El acceso al sistema SAP se hace mediante el denominado SAPGUI el cual, contiene todos los ambientes a los cuales
el usuario puede ingresar. Por razones de seguridad y a manera de identificacin de cada individuo, se le provee un
cdigo de usuario y contrasea que deber tipear en cada oportunidad que ingrese al sistema.
En el siguiente esquema se visualizan, para un dado un usuario, los ambientes a los que podr acceder :
Imagen1.1SAPLogonylosdiferentesambientesdefinidosdeaccesoaSAP
Cada ambiente ser identificado mediante un texto descriptivo y definido mediante parmetros tcnicos que lo asocian
al lugar fsico al que se conectar.
En un espacio de trabajo verdadero se visualizan los siguientes ambientes :
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1.1|DEVDesarrollo
Se trata de un mbito que ser utilizado por consultores y programadores para testear las modificaciones y
parametrizaciones que se apliquen al sistema, de manera de asegurar su correcto funcionamiento.
1.2|QAControldeCalidad
Los cambios aplicados al ambiente de Desarrollo son "migrados" (ver Migrar informacin) a este ambiente para que el
responsable a cargo, efecte los testeos necesarios para comprobar el correcto funcionamiento de las modificaciones.
1.3|PRDProduccin
Corresponde al ambiente de trabajo de la empresa y sitio donde se encuentra la informacin original, por tanto, slo
debern ser transferidos los cambios con la total certeza de su correcto funcionamiento y resguardando que los
usuarios no vean alteradas sus tareas diarias o alterada la informacin presente.
Quizs no te quede muy claro para que existen tres ambientes diferentes, pero piensa que con la
complejidad de SAP, cualquier cambio que se realice en su configuracin, debe ser exhaustivamente
probado tanto por el consultor como el usuario responsable, para asegurar su aplicacin en el ambiente
de trabajo de la empresa, no aparezcan desagradables sorpresas que algo no funcione correctamente e
impida la realizacin de actividades de muchsimos usuarios.
Al acceder al sistema el usuario encontrar la siguiente pantalla que completar para ingresar al sistema :
Imagen1.2DatossolicitadosparaelaccesoaSAP
Ntese que le son solicitados los datos correspondientes al Mandante, Cdigo de Usuario, Contrasea e Idioma con el
cual trabajar.
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2|DatosdelUsuario
Cuando un usuario es ingresado al sistema, se lo asocia con el denominado Perfil (o Profile, en ingls), esto es, una
coleccin de datos que lo identifican y asocian con sus posibilidades y modalidad de trabajo. Para entender esto con
claridad, veamos una pantalla tpica del usuario :
Imagen2.1Datosgeneralesdelusuario
Se observan los datos personales y de contactos. Avanzando en el perfil, encontraremos los denominados Valores
Fijos, que determinarn caractersticas tales como, Formato de fecha, Formato de Nmero, Idioma, Impresora
predeterminada, entre otros.
Otra segmento importante de datos del usuario se refiere a los Valores fijos o de configuracin asociada al pas, tal
como se representa en el siguiente grfico :
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Imagen2.2Valoresfijosasignadosenelperfildelusuario
A la informacin mencionada se adiciona otra, que quizs no resulte tan simple de comprender, pero que es
denominado Parmetro y cuya funcin es definir ciertos valores propuestos para el usuario al momento de confeccionar
documentos. Algunos de los datos a los que se hace referencia pueden ser visualizados en el siguiente esquema :
Imagen2.3Parmetrosasignadosenelperfildelusuario
Pueden observarse las definiciones de la Sociedad, Grupo de Compras, entre otros.
Quizs ya tengas tu usuario de SAP este es un buen momento para que analices y recuerdes los datos
principales que te sern solicitados y que podrs modificar cuando sea necesario.
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3|Roles
Cuando el usuario ingresa al sistema mediante su identificacin, el sistema determina una serie de roles autorizaciones
que lo habilitan para realizar tareas y acceder a la informacin.
Un usuario no estar habilitado a ninguna funcin que no se encuentre definida en los roles que tiene
asignado.
Los denominados Roles son los objetos asignados a cada individuo para su trabajo con SAP.
A modo de ejemplo, citaremos algunos casos prcticos :
GestindedocumentosdeCompras
Los usuarios podrn participar de la gestin del Proceso de Compras mediante el registro de documentos.
Sern diversas las tareas que podrn desarrollar cada uno de los usuarios y varios los mbitos en los cuales participar.
Veamos un ejemplo :
Pedido de Compra: el usuario podr tener asignadas algunas de las siguientes tareas :
Crear Pedidos
Modificar Pedidos
Visualizar Pedidos
Aprobar (Liberar) Pedidos
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Las autorizaciones otorgadas le permitirn solamente efectuar tareas segn los siguientes mbitos :
Para uno o ms Centros y Almacenes

Para uno o ms Tipos de Documentos
Para uno o ms Centros de Costos
stos son slo algunos de los ejemplos que permiten que cada usuario pueda desarrollar correctamente sus labores,
pero por otro lado, aseguran que, ni por error, ni intencionalmente, pueda alterar o acceder a informacin a la cual no
est autorizado.
Tanto la creacin como asignacin de los Roles es una atribucin de los especialistas de Basis o del rea de
Seguridad (denominado Security, en ingls), pero son los Consultores SAP los que deben definir los parmetros que
intervienen en su diseo, esto es :
Imagen3.1Contenidogeneraldeladefinicindeunrol
Transaccin : cdigo del procedimiento con el cual se accede a la funcionalidad, ejemplo de ellos son los
siguientes : ME21N, ME52N, ME28, etc.
Objetos : informacin clave para acceder al procedimiento (Sociedad, Centro, Centro de Costo, Clase de
Documento, Tipo de Material, etc.).
Autorizacin : el alcance del rol puede permitir la creacin, modificacin, eliminacin, aprobacin, etc. del
documento en cuestin.
Una de las principales fortalezas de SAP es, justamente, su seguridad. Nadie puede hacer nada para lo cual no
est expresamente autorizado.
Y an as, el sistema registra los cambios realizados a la informacin para realizar una auditora posterior, si fuera
necesaria.
Slo resta comentarte que suelen ser diferentes los roles o sus caractersticas segn el ambiente donde se apliquen,
esto es, Desarrollo, Control de Calidad o Produccin.
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L e c c i n :
Objetos grficos de la pantalla y su utilizacin
Esta leccin est orientada a sumar conocimientos de los objetos grficos de SAP,
sus barras de herramientas, accesos a las funcionalidades mediante las transacciones

y configuraciones personales que facilitan el uso.
1|PantallaprincipalComponentes
En lecciones anteriores vimos como ingresar al sistema y mencionado las caractersticas bsicas. A continuacin
veremos el entorno del sistema para comprender como est constituido y que funcin cumple cada uno de las
porciones de pantalla.
La imagen presentada a continuacin indica los distintos elementos que conforman la pantalla inicial de SAP, esto es,
el "Men de Funciones", "Barra de Herramientas", "Barra de Ttulo" (transaccin e informacin bsica), "Barra
Accesoria" y "rbol de transacciones" (Estndar y Favoritos).
Imagen1.1PantallainicialdeSAPysussecciones
Ya queda presentada la apariencia de SAP!!! Te familiarizars rpidamente cuando empieces a trabajar y

practicar con el sistema.
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Como puede apreciarse, los elementos grficos de SAP guardan similitud con Windows, en cuanto a la presencia de
un Men de Funciones, para accesos a las opciones del sistema de acuerdo al segmento en que nos encontremos, las
Barras de Herramientas cuyos botones proporcionarn acceso rpido a las funciones habituales y una sector descripto
como rbol de Transacciones, esto es, un recursos grfico para ir internndonos en sucesivos niveles hasta encontrar
el acceso a la funcin requerida.
2|BarradeHerramientas
El siguiente esquema presenta y describe las funciones de los botones de la Barra de Herramientas principal de SAP.
Imagen2.1DescripcindelosbotonesdelaBarraprincipal
Si quedara alguna duda sobre la utilizacin de los botones, lo iremos aclarando a medida que le vayamos dando uso
en el trascurso de las lecciones.
A continuacin se presenta un esquema de la barra de botones correspondiente a un documento que crearemos mas
adelante. Presta atencin a los botones luego practica en SAP para recordar sus funciones.
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Imagen2.2Descripcindelosbotonesdelabarraasociadaaundocumento
3|rboldeTransacciones
En el siguiente esquema podemos ver el despliegue de un primer nivel en el rbol de transacciones y un comentario
muy importante a tener en cuenta, a saber:
Imagen3.1rboldetransaccionesparaaccesoalasfuncionalidadesdeSAP
Como puede verse, al hacer click en la flecha amarilla junto a la opcin "Logstica", se despliega un nuevo nivel, a
partir del cual accederemos al nivel siguiente, que en este caso corresponde a "Gestin de Materiales" y proporciona
acceso al nivel inferior a ste.
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TransaccinMM01
En el esquema observars el camino para acceder a la transaccin "MM01" y la referencia a su utilidad,
esto es, "creacin de un nuevo material en forma inmediata".
Tomemos un ejemplo concreto, deseamos acceder a una transaccin que nos permita crear un nuevo
material dentro del sistema. Para ello, deberemos seguir los pasos anteriores hasta acceder a la
funcionalidad correspondiente.
El esquema siguiente nos indica la ruta mediante la cual llegaremos a ella:
Imagen3.2Ejemploderutadelrboldetransaccionesparaaccederaunaactividad
Siguiendo el camino correcto, estaramos describiendo la siguiente ruta :
29
Imagen3.3Secuenciadesegmentosdelrboldetransacciones
Crearunmaterial
Siguiendo los pasos indicados en el men alcanzaremos la transaccin deseada :
> Men de SAP
|> Gestin de materiales
|> Maestro de materiales
|> Material
|> Crear en general
Ntese que puede ser mostrado el cdigo correspondiente a la transaccin escogida, esto es MM01.
Notedesesperes
Cuando descubras la cantidad inmensa de opciones y caminos que hay en el rbol. Te ir indicando
otras formas rpidas y fciles para acceder a todas las funcionalidades de SAP.
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4 | Trabajar con varias Sesiones
De manera similar a como Windows maneja las ventanas que permiten trabajar con varios programas y/o archivos
simultneamente, SAP permite trabajar con varias de las denominadas " Sesiones".
En la Barra de Herramientas encontraremos un botn que permitir abrir nuevas sesiones, en cada una de las cuales
podremos efectuar tareas diferentes.
Por ejemplo, en una sesin podremos estar creando un Pedido para un proveedor, en otra consultando
los datos del material que necesitamos comprarle, en una tercera ejecutando un reporte que nos indique
la cantidad que requerimos adquirir y as sucesivamente.
Los esquemas siguientes representan una rplica de las pantallas para algunas de las sesiones mencionadas y que
estarn activas simultneamente, a saber :
CrearunnuevoPedidoparaunproveedor
Imagen4.1PantallamodelocorrespondienteaunPedidodeCompra
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Consultarlosdatosdeunmaterial
Imagen4.2EjemplodelapantalladeDatosbsicosdeunmaterial
Analizarunreportedecomprasrealizadas
Imagen4.3EjemploderesultadodelainformacinsuministradaporunReporte
Donde podrs observar, aunque no puedas interpretar su contenido, que son aplicaciones o tareas diferentes dentro del
sistema.
Quocurresicontinuamosabriendonuevassesiones?
Llegar un momento en el que recibiremos el siguiente mensaje de SAP.
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Imagen4.4MensajemodelosuministradoalusuarioporSAP
SAP nos estar indicando que ya hemos abierto 6 (seis) sesiones, lo cual es el mximo admitido.
No obstante, suelen ser suficientes !!!
5|Bloqueodedocumentosoregistros
Como responde SAP cuando dos usuarios tratan de modificar el mismo registro simultneamente (proveedor, material,
cliente) ?
Intentamos cambiar el Pedido mostrado mientras est pero siendo modificado actualmente por otro usuario, SAP nos
informa mediante un mensaje de error, que ese documento est siendo tratado por otro usuario (o nosotros mismos en
otra sesin, como es este caso), tal como se observa en el siguiente mensaje :
33
Imagen5.1Mensajesrecibidosporelusuariofrentealbloqueodeundocumento
Los dos ejemplos presentados son algunos de los numerosos casos que pueden presentarse.
En stos casos, el segundo usuario que intenta acceder a los datos, podr hacerlo pero slo en modo
de visualizacin, es decir, estar imposibilitado de modificarlos.
Slo podr hacerlo cuando el actual usuario abandone la edicin de los datos.
6 | Favoritos Acceso rpido a transacciones
Como recurso prctico para acceder mas rpidamente a las transacciones habituales, SAP permite la incorporacin de
un Men propio del usuario denominado " Favoritos" y que contendr caractersticas similares al Men de SAP pero
adaptado a las necesidades de cada individuo.
6.1|FavoritosGeneralidades
El siguiente esquema presenta el men de Favoritos definido por el usuario y el efecto de las sucesivas aperturas de
los niveles. Ntese que admite la creacin de un rbol de carpetas y la inclusin de transacciones en cada una de
ellas, permitiendo su clasificacin y un mejor ordenamiento de las funciones, tal como representa la imagen siguiente :
34
Imagen6.1EjemplodeunrboldeFavoritoscreadoporunusuario
6.2|GestindeFavoritos
En el esquema siguiente podrs observar el men que se despliega al elegir la opcin de favoritos y desde el cual
podrs efectuar todas las operaciones necesarias, esto es :
Imagen6.2MendeopcionesparalagestindeFavoritos
Insertar carpeta : permite agregar una nueva carpeta bajo el punto en el cual estamos posicionados
(seleccionado).
Insertar transaccin : permite agregar en la carpeta actual una nueva transaccin.
Insertar otros objetos : permite incluir diversos objetos, de los cuales el que mas til nos podra ser, es
agregar una direccin web (Internet) para acceder directamente desde este favorito.
Download a PC : permite guardar en el disco un archivo Excel o de texto con la informacin de toda la
estructura de Favoritos, de manera de poder utilizarlos en otro ambiente de SAP.
Upload de PC : permite subir los Favoritos al ambiente de SAP, utilizando el archivo Excel o de texto donde
fueran guardados previamente, de manera de tenerlos disponibles en presente ambiente.
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Como habrs observado, esta ser una forma rpida y simple de acceder transacciones (funciones), por
lo que, bien valdr la pena tomarte tu tiempo en crearlos cuando accedas y te familiarices con el
sistema.
Mencionemos muy someramente, de que otras funciones disponemos para gestionar y facilitar la creacin y
modificacin de los favoritos, a saber :
Eliminar los objetos creados y no deseados

Modificar las posiciones para facilitar el ordenamiento y su uso
Modificar las descripciones de Carpetas y Transacciones
Agregar Transacciones, referencias a archivos o sitios web
7 | Acceso a Transacciones
Aunque ya hemos mencionado algunas vas mediante las cuales acceder a las funcionalidades o transacciones de
SAP, el siguiente esquema resume todas las posibilidades con las que contaremos.
Imagen7.1Ejemplodeopcionesparaaccesoaunamismatransaccin
36
El grfico deja en claro que podremos acceder mediante las siguientes tres procedimientos :
Ingresando el cdigo en la casilla de transacciones
Ejecutando una de las transacciones incluidas en los favoritos
Ejecutando la transaccin desde el men estndar de SAP
37
L e c c i n :
Bsqueda de Informacin y Ayuda
Aprenders conceptos tales como buscar informacin y familiarizarnos con la ayuda

provista por el sistema.
1|BsquedadeInformacin
Supongamos que estamos creando un documento de compras sin duda, tendremos que indicar el material que
deseamos adquirir o el servicio a contratar. SAP almacena en un archivo toda la informacin de los mismos, lo que
veremos ms adelante, lo denomina Maestro de datos.
Si el depsito cuenta con miles de productos diferentes, con seguridad no recordaremos el cdigo de
cada uno de ellos. SAP nos provee de una poderosa herramienta de bsqueda para obtener la
informacin deseada.
En nuestro ser el cdigo del material pero ser fcil imaginarnos el caso donde buscramos clientes,
proveedores, ciudades, monedas, entre muchos otros.
El siguiente caso, nos ubica en un documento de compras, donde deberemos especificar el Grupo de Compradores, el
que ser seleccionado de una lista previamente guardada en la parametrizacin del sistema, tal como se refleja en el
esquema siguiente, a saber :
Imagen1.1Modelodepantalladondesesolicitaundatoalusuario
38
El smbolo que llamaremos Matchcode, ubicado la derecha del dato ("
")nos permitir acceder a la siguiente pantalla
Imagen1.2ListadodevaloresparaescogerunodeellosdeunatabladeSAP
Y desde ella, seleccionaremos y obtendremos uno de los valores presentes.
Idntico resultado obtendramos si al posicionarnos sobre el campo o dato requerido pulsamos la tecla
"F4".
Este caso, fue simple pus la lista a la que accedimos, tiene apenas unas pocas opciones. Cul ser el caso de un
archivo que nos permita seleccionar un valor entre miles, o decenas de miles ? Bastar ver el ejemplo siguiente para
comprenderlo claramente :
Imagen1.3Ejemplodeingresodedatosparaseleccinderegistros
39
El esquema nos muestra que al pulsar sobre el smbolo de "Buscar" (o matchcode), se abrir una ventana, en la cual
podremos ingresar una descripcin parcial o completa del dato que estamos buscando.
En este caso, tratamos de encontrar un cdigo de material y para ello ingresamos una parte de la descripcin (u otro
de los datos disponibles) del registro deseado ("*Material de Modelo*") lo que nos permitir acceder a un listado
reducido, desde el cual, elegir el deseado, tal como muestra el esquema siguiente :
Imagen1.4Resultadoobtenidoapartirdelfiltroanterior
Resumiendo el procedimiento nos posicionamos sobre el cdigo del material, hacemos click en el
matchcode y en la pantalla de seleccin que aparece, podremos definir nuestro criterio de bsqueda
En este caso, aquellos materiales que contengan la palabra "Material de Modelo" tal como se indica a continuacin :
*MaterialdeModelo*
Cul sera el resultado si buscramos materiales con la clave de bsqueda "*Material de Modelo*1*" ? Lo muestra la
siguiente imagen :
40
Imagen1.5Resultadomslimitadoalaplicarunaespecificacindiferente
Presentaremos varios ejemplos para que pensemos cual sera el criterio en cada caso.
ESAP * Todos aquellos que comiencen con el texto "ESAP"

ESAP * Material * Similar al anterior y contenga la palabra "Material"
ESAP * Material * 1 * Similar al anterior, pero que contenga el nmero "1"
En SAP, ser muy fcil buscar informacin... y con un poco de prctica te resultar casi automtico.
41
2|AyudadelSistema
SAP viene provisto con una poderosa herramienta de ayuda, tanto para la aplicacin en general, como para los casos
donde necesitamos asistencia en los procesos, o en situaciones donde necesitamos aclaraciones acerca de los datos
solicitados por el sistema.
En el esquema siguiente vemos un ejemplo, en el cual, posicionamos el cursor en un campo del documento, por
ejemplo, el " Grupo de Compras" y pulsamos la tecla "F1" para acceder a la ayuda, como muestra el esquema
siguiente :
Imagen2.1PantalladeayudaprovistaporSAP
Tal como mencionramos, la ayuda ser referida en este caso, al dato indicado esto es, el Grupo de Compras,
pudiendo observarse que recibimos la explicacin correspondiente.
Como se muestra en el esquema siguiente, si el dato fuera una fecha, SAP mostrar un calendario del cual tomar la
fecha deseada :
42
Imagen2.2Calendariodisponibleparalaseleccindeunafecha
43
L e c c i n :
Integracin de MM con otros mdulos
Analizaremos y comprenderemos la integracin de MM con los restantes mdulos.

Ejemplos prcticos sern el material ideal para fijar conocimientos de los procesos y
la documentacin asociada.
1|IntegracindeMMconotrosmdulos
Cuando hablamos de integracin del sistema SAP nos estamos refiriendo a un punto en el cual, pocos usuarios, tanto
bsicos como avanzados, prestan la debida atencin y quizs es uno de los puntos que ms los destacan a la hora de
participar de una nueva implementacin, mejoras o actualizaciones.
Por esto te sugerimos, no solo, aprender en profundidad el mdulo de tu inters, sino de todo lo referido
a su interaccin con Ventas, Produccin, Administracin, entre otros, pus te dar posibilidad de
convertirte en un referente de excelente nivel para la participacin en proyectos de suma envergadura.
Como ya te hemos mencionado, el mdulo MM involucra una serie de actividades que SAP divide en submdulos para
facilitar su gestin y divisin de actividades dentro de las empresas. Mencionamos algunos de ellos y sus funciones
principales.
Imagen1.1DetalledelosSubmdulosdeSAPcorrespondientesalMduloMM
44
PURCompras : comprende las compras externas de materiales y servicios. Determina las posibles y mejores
fuentes de aprovisionamiento y controla la recepcin de los bienes y su facturacin.
MRP Planificacin de necesidades : planifica las necesidades de compra basada en los requerimientos
actuales y consumos histricos.
IM Gestin de Stock : encargado del inventario fsico de los materiales, tanto en cantidades como valores.
Control de movimientos del almacn (entradas, salidas, transferencias, etc.).
IV Verificacin de Factura : responsable de la recepcin, chequeo y registro de las facturas de
proveedores. Comparacin de las facturas con los pedidos de compra y recepcin de la mercadera (en cantidad
y precio).
Nos preguntamos como pueden impactar stas actividades con otros mdulos, o stos, influir en los
procesos de MM.
Pensemos en algunos ejemplos simples :
1.1|Ventas(SD)
Un vendedor contacta un cliente para ofrecerle y venderle un producto que nuestra empresa revende. Cuando concreta
la venta, el producto puede encontrase en stock o debe ser adquirido a un proveedor. En ste ltimo caso, el rea de
Ventas deber gestionar la adquisicin del bien a travs del Departamento de Compras MM generando los documentos
necesarios. Un vez definida la fecha de recepcin del producto, el Responsable de Compras deber informar a Ventas
para acordar la entrega al cliente.
1.2|Produccin(PP)
El rea productiva de la empresa planifica sus tareas a fin de producir los bienes requeridos por la demanda. Para ello,
hace uso de los insumos en stock o comunica al Departamento de Compras acerca sus necesidades generando los
documentos correspondientes. Compras adquirir lo solicitado y pondr los materiales a disposicin del rea
correspondiente.
45
1.3|Tesorera(TR)
Mediante las solicitudes o reportes correspondientes, ste rea recibir los planes de gastos o inversin que llevar a
cabo el Departamento de Compras. Por un lado, Tesorera informar los recursos disponibles para adquisicin de
bienes, y por otro, recibir informacin del uso progresivo que se vaya dando, a fin de hacer las previsiones
correspondientes.
1.4|RecursosHumanos(HR)
Cuando el rea de Compras es el encargado de recibir las necesidades de contratacin de mano de obra o servicios,
se convierte en el interlocutor del Departamento de RR.HH. para el suministro de los recursos a las rea solicitantes.
De manera similar podramos mencionar muchos otros casos de interaccin entre MM y los mdulos restantes, como
as tambin, entre stos otros. Slo a modo de referencia mencionaremos algunos :
Los materiales vendidos son fabricados por la empresa, por lo cual, las actividades de ventas (SD) sern
generadores de rdenes de Produccin (PP).
Los materiales solicitados por produccin deben atravesar el proceso de Control de Calidad (QM), con lo
cual, ste departamento deber informar al rea productiva del resultado y la disponibilidad o no de los insumos
adquiridos.
El Departamento de Administracin y Finanzas (FICO) controla las actividades de proveedores y clientes
(en conjunto con MM y SD) y puede determinar su bloqueo para actividades comerciales mediante una decisin
compartida.
Queda sobrentendido que todas stas actividades conjuntas entre mdulos de SAP y los sectores asociados de la
empresa, estarn registrados mediante los documentos correspondientes, de manera que, no slo se lleven adelante
los procesos requeridos, sino que se logren automatizar buen nmero de ellos y que cada participante reciba la
informacin necesaria para su mas eficiente desenvolvimiento.
Te quedaron claros los ejemplos mencionados ?

Te propongo que uses tu imaginacin para agregar mas escenarios de procesos que se presentan
habitualmente en las empresas.
46
2|Interaccinconsistemasexternos
Un recurso muy importante de SAP es su posibilidad de comunicarse con sistemas externos, sto es, intercambiar
informacin con otros sistemas que complementan sus funciones.
Imagen2.1GrficoquereflejalacomunicacindeSAPconotrossistemas
Supongamos que la empresa incorpora SAP como sistema central, pero por razones operativas o
econmicas, desea mantener ciertas prestaciones mediante sistemas ya incorporados.
Analicemos un ejemplo muy interesante se toma la decisin de implementar SAP, pero conservando un
sistema encargado de la Gestin de Clientes y Ventas, al que denominaremos "SESistema Externo". Se
decide que se utilizar las herramientas de control de crdito y reporting de SAP, por lo cual, deber
existir un flujo permanente de informacin entre ambos sistemas.
Por otro lado, se desea incorporar los recursos de Preventa o Soporte de Ventas de SAP para la
captacin de nuevos clientes.
Qu informacin deber fluir en ambas direcciones? Mencionaremos algunas, a modo de referencia:
47
2.1 SAP
SE : en SAP registrarn todos los clientes potenciales para la gestin de promocin, pero
deber viajar al SE cuando sea convertido en un cliente definitivo, cuyos datos completos sern registrados en
SAP.
2.2 SE
SAP : cuando se realice una venta al cliente, el SE deber verificar el control de crdito, previo
a la autorizacin de la operacin. La informacin de la venta deber ser enviada a SAP a fin de alimentar sus
herramientas de reporting y actualizar el crdito disponible por el cliente.
2.3 SE
SAP : los pagos y los correspondientes reclamos sern gestionados por el SE, por tanto, la
informacin deber viajar a SAP para actualizar el crdito del cliente y los reportes disponibles, a la vez de
gestionar la cuenta corriente mediante herramientas en SAP.
Como un muy interesante ejercicio mental, te proponemos pensar en ejemplos donde se presenten los siguientes
escenarios :
Imagen2.2CuadroquereflejaunanlisisdeinterconexinentreSAPyunsistemaexterno
De manera similar al ejemplo anterior, debers imaginar el flujo de informacin entre ambas aplicaciones.
Comprendido este procedimiento, podemos introducirnos en el concepto de los que en el mundo de SAP se denomina
Interface, estas son, herramientas, especialmente diseadas para comprender el funcionamiento y la informacin de
cada uno de los participantes.
No ahondaremos mucho en este tema, porque sera muy tcnico, pero bastar con comprender que se tratan de
programas que comunican ambas aplicaciones, tomando informacin de una y transportndola a la otra con la
frecuencia y validaciones definidas, acordes a cada necesidad.
Noresultafcilentendereltemadeinterfaces,no?
Pero es interesante que lo conozcas para comprender como se desarrollan procesos cuando SAP
comparte funcionalidades con otros sistemas... y logran entenderse de maravillas.
48
49

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Leccin: Descripcin e Integracin de mdulos de SAP

Leccin: Acceso al Sistema y generalidades de utilizacin

Leccin: Objetos grficos de la pantalla y su utilizacin

Leccin: Bsqueda de Informacin y Ayuda

Leccin: Integracin de MM con otros mdulos

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Sistemas ERP y generalidades de SAP

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Pensemos en algunos procesos tpicos de empresas grandes y de complejos procesos de negocios:

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Descripcin e Integracin de mdulos de SAP

Te instruimos acerca de los mdulos que constituyen el sistema, ejemplos de los

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Es el encargado de todo el proceso de adquisicin de materiales y servicios, su planificacin, recepcin y verificacin

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En la prctica, de acuerdo a la envergadura de la empresa y la complejidad de sus procesos de

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Quienes analizan las opciones y toman la decisin ?

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