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Propuesta metodolgica
Siempre que estamos a las puertas de iniciar una aventura: organizar una idea,
disear una actividad o evento por ms pequeo o grande que sea, nos
permitimos proyectarnos y generamos expectativas. Este deseo de ejecutar
actividades debe desenvolverse con excelencia y estrategia, puesto que slo de
esta manera conseguiremos responder cabalmente a nuestros propsitos
iniciales, rumbo y norte de nuestro viaje.
Para efectos del Manual, una actividad se describe como una serie de
acciones correlacionadas entre s. Es el conjunto de operaciones o tareas
propias de una persona o entidad.
Proceso de sntesis
Aptitudes de liderazgo
hace
Pasos y contenidos de
organizacin
Estudio de las
necesidades.
Pre-diseo.
Anlisis de riesgos.
Revisar el automvil y
plantear las metas del viaje.
Definir una ruta tentativa
Identificar los pasos
peatonales y obstculos en
carretera
Atender el semforo en
rojo: redefinir la ruta en
tiempo, costo y calidad
Atender el semforo en
amarillo: calentando
motores.
Detenerse en las estaciones
de servicio y en las zonas de
descanso. Ubicacin de las
estrategias: todos los
equipos trabajando en pista
Explorar las zonas de
turismo: imgenes y
publicidad en carretera
Practicar la llegada: el da
de prueba.
Acelerar hacia el destino
final.
Evaluar la ruta en tiempo
costo, calidad y objetivos
alcanzados
2
3
4
5
6
Promocin y publicidad.
Ejecucin de la
actividad.
Evaluacin del viaje y de
las instrucciones del
Manual
10
Tiempo total de
realizacin, segn
actividad.
4 meses y 9 das
Tiempo
probable
ejecucin
20 das
Kilometraje
30 KM.
15 das
15 das
15 KM.
5 das
20 KM.
30 das
40 KM.
30 das
120 KM.
22 das
25 KM.
5 das
5 KM.
1 da
5 KM.
4 das
0 KM.
147 das
Metas y objetivos
Misin
Visin
Expectativas
Paso1
El estudio de las
necesidades: qu
debemos conocer antes de viajar?
Donde no hay visin la gente perece
Proverbios 29:18
Naturaleza de la actividad
Tipo de actividad
Grado de complejidad
Impacto esperado
Posibles fechas
Proyeccin de alcances
Mecanismos de ejecucin
Tipo de actividad: Otro recurso para clasificar los eventos es su tipologa; por
ejemplo si se trata de cconferencias, charlas, seminarios, congresos, actos
pblicos, exposiciones, lanzamientos de marca o productos, aniversarios,
festivales, graduaciones y otros. Adems, en el amplio espacio de la cultura,
podemos hablar tambin de varios tipos de actividades, entre ellas:
favorecer tanto el
seminarios,
conferencias,
encuentros,
capacitaciones,
Paso 2
El pre diseo: Cules son
las caractersticas del viaje
que deseo realizar?
Cuando se presentan
todas las condiciones para un evento
este sucede.
Hegel
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caractersticas por las cuales nuestro evento ser nico y diferenciado de otras
actividades similares.
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divide en varias
despreciable.
Tomemos el modelo de un evento corporativo, en el cual la actividad
principal (destino) es una charla con un experto internacional de gran
renombre. Sin embargo, el programa incluye tambin otras actividades
secundarias o sub actividades (estaciones), tal cual pueden ser: un acto
inaugural, un acto protocolario o la clausura con un cctel. Cada una de estas
actividades pre-evento requieren de difusin, de un cronograma detallado, de
un presupuesto tanto estimado como real.
VEAMOS EN UNA ESCALA
EVENTO PRINCIPAL
SUBACTIVIDADES SECUNDARIAS
MICRO ACTIVIDADES
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Paso 3
El anlisis de riesgos: cules
obstculos puedo encontrar en
el camino?
Cuando emprendemos un viaje largo, tomamos una serie de precauciones
para evitar problemas en la carretera; por ejemplo: revisamos nuestra llanta
de repuesto, medimos el aceite y llevamos un mapa de la ruta. Para el xito
de nuestras actividades culturales, debemos tener estos mismos cuidados,
pues cuando analizamos los riesgos conocemos a fondo el panorama de los
elementos que entran en juego cuando se nos asignan tareas de cierta
magnitud.
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Eventos culturales
Show- espectculos
Giras internacionales
Al aire libre
Todos
Teatros
Artsticos
Todos
Escala de posibilidad
1 minima
6
4
8
7
10 mxima
6
Una vez que se hayan analizado los posibles riesgos en la actividad, debemos
enumerarlos e identificarlos segn el orden de prioridad o las posibilidades de
verificacin durante la actividad.
Es importante recordar que el origen del obstculo puede ser diverso, por eso
debemos atender los riesgos que puedan surgir en los diferentes frentes:
Una actitud preventiva que considere estas variables nos permitir reducir el
riesgo, transferirlo o minimizarlo.
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debemos
siempre
prever
cada
posible
obstculo,
con
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Paso 4
El diseo final: cul
propuesta convierte
nuestro viaje en una
realidad?
Ha llegado el momento para que valoremos integralmente los resultados de
nuestro esfuerzo de planeacin y las respuestas que hemos recibido a las
consultas realizadas en el paso 1. Estamos en una pausa obligatoria ante el
semforo en rojo que resulta decisiva para determinar si estamos
preparados para emprender el viaje, pues es la ltima oportunidad para
formular cualquier posible cambio. Luego de detenernos y realizar los
ajustes del caso, podremos continuar.
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Como resultado, aprobaremos el diseo final del viaje de acuerdo con una
realidad determinada previamente sometida a estudio gracias al paso 1- y
adems, respaldada por el anlisis de variables y riesgos del grupo responsable
de la actividad.
Habremos seleccionado adems, de forma definitiva, el personal de apoyo del
proceso, el cual debe estar suficientemente motivado para llegar hasta el final
de la actividad, nuestro destino de viaje, junto con nosotros.
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Qu desea y qu quiere?
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puesto que un producto o servicio cultural tiene una cadena de valor, desde la
concepcin hasta la puesta al pblico como producto final. La calidad del
proceso creativo y su valor cultural, enlazado con el trabajo del artista
constituye el valor ms intangible de un hecho creativo, pero es el ms
relevante.
reclutarn a
los
usuarios, a
los
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Paso 5
La
estrategia:
cmo
Ejercicio 6
Elijamos una estrategia bsica (vamos a hacer solo 3 paradas durante el trayecto, para
que nos alcance el tiempo, el costo no sea alto y lleguemos descansados a nuestro
destino).
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Aclaremos funciones
La buena marcha del viaje depender en mucho, de nuestras habilidades para
comunicar toda esta informacin recolectada y redefinida al grupo responsable
de la actividad; ms an, todas las especificaciones sobre las tareas y las
divisiones del trabajo encomendado a cada uno de los invitados a la travesa,
deben quedar claras y por escrito.
Para ello, se nos exige cumplir a cabalidad con las siguientes tareas:
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Actividad 1
Gestin de tiquetes
Tiempo
Fecha
disponible limite
Responsable comisin
1 mes
XXXXXXXXXXXXXXX
Responsable comisin
XXXXXXXXXXXXXXXXX
30
de
enero
Entrega de pasaportes a la 15 das
15
Agencia de viajes
febrero
Actividad 2: Conferencia
de prensa
45 das
Entrega de carpetas e
15 das
de
2 de mayo
invitacin a la prensa
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Tipo de servicio
Monto estimado
Salarios
Personal trabajando
4000.000
Materiales
Compras en el viaje
134.000
Alquiler
Gra, camping,
200.000
Gastos administrativos
generales
Ganancia
La clave de la calidad
La idea de mantener la calidad de cuanto se puso como objetivo, se logra
cuando no hay muchos cambios y ello se evita gracias a un riguroso
compromiso con los 4 primeros pasos del Manual del Conductor Cultural.
Tiempo
1 semana
Responsable
Rebeca
3 das
1 mes
15 das
1 mes
Adrin
Todos
todos
todos
Costo
65000
100000
300000
300000
500000
1265000
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Y qu debemos comunicar?
De acuerdo con la estrategia planteada, definiremos cul es el mensaje idneo
para llegar al consumidor. Se trata de vender una idea concreta, sin muchas
otras ideas que puedan confundir al consumidor y posible interesado del
servicio.
El mensaje informar y anunciar las particularidades de nuestra actividad y
reunir 4 requisitos bsicos que pueden observarse a continuacin.
Qu debe indicar la produccin
Proceso de ejecucin de la
informativa?
Qu ofrecemos?
Realizacin de la venta.
Un plan de publicidad
Es el momento de determinar el mensaje para que el pblico de nuestro inters
llegue a nuestra actividad. En caso de utilizar los medios masivos, se debe
hacer una revisin previa del tipo de audiencia segn horarios; para las
actividades no lucrativas y con sentido cultural, muchas veces los medios de
comunicacin ofrecen un espacio, en calidad de patrocinio.
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Si tal es nuestra situacin, debemos negociar muy bien con el medio o canal de
TV las denominadas franjas de inters en la cual se pautar un anuncio de la
actividad, pues no siempre resultar exitosa si, por ejemplo, las franjas a donde
llega nuestra publicidad se ubican en horarios no accesibles para el consumidor
de la actividad.
Puesto que no podemos llegar con nuestro mensaje a todo el pblico nacional,
debemos centrar la atencin hacia el sector de poblacin que nos interesa y
para ello, podemos acudir a algunas iniciativas frecuentes para publicitar una
actividad, entre ellas:
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Paso 6
La
produccin:
hacer
cuando
qu
se
ingresa a la autopista?
Los accidentes no existen,
Lo que designamos con este nombre
es el efecto de alguna causa que no vemos!
Voltaire
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Produccin
en
proceso:
compra
de
materiales,
impresin
Precio
Como estudiamos en el apartado anterior, en el caso de las actividades o
eventos que requieren como parte de sus utilidades la venta de entradas en un
espacio determinado, el monto a fijar debe responder a un estudio cuidadoso.
Primero, se analiza la competencia, en el caso de actividades similares en estilo
o en precio en el mercado; esta informacin nos ayuda a clarificar el tipo de
promociones y descuentos.
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31
colones
colones
colones
colones
400 personas
700 personas
500 personas
350 personas
800 personas*
(Utilidad)
(Hasta aqu se logra el punto de equilibrio*)
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Producto
Es el conjunto de beneficios percibidos por el consumidor en el evento o
servicio, es decir se describe segn su dimensin tcnica y valor simblico, para
que los compradores tomen la decisin de la compra, en funcin del
cumplimiento de un deseo. Esta satisfaccin se reproduce a travs de una
vivencia o de una utilidad percibid; por lo cual, en el mercado, la razn de ser
de un producto se mide con relacin con la experiencia que genera.
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Festival de la Luz: nadie sabe como son las carrozas, antes del da de
la actividad, produce satisfaccin como parte de su atractivo.
Distribucin
Todas las organizaciones, ya sea que produzcan tangibles o intangibles, deben
atender las decisiones sobre los procesos de distribucin (tambin llamada
plaza, canal, sitio, entrega, ubicacin o cobertura). En el caso de la
organizacin de un evento o actividad, entenderemos, esta etapa como la
forma de poner a disposicin de nuestro pblico las posibilidades de compra
de entrada (si tal es el caso) o inclusive, la accesibilidad del propio producto, es
decir, facilitaremos las posibilidades de participacin en el viaje a partir de la
ubicacin.
Promocin
La promocin siempre va a estar orientada a la idea de interactuar con los
consumidores. En el punto 7 del Manual del Buen Conductor desarrollaremos
este aspecto con mayor amplitud.
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Permisos e instancias
Patentes municipales: para espectculos al aire libre.
Permiso
de
la
Comisin
Nacional
de
Emergencias:
36
37
Gestin: 3 meses
corredores)
38
Paso 7
La promocin: cmo
anunciamos nuestro viaje?
Todo es importante, principalmente las cosas que venden imagen. La
promocin informa y la publicidad vende. Debemos considerar esta
diferencia en el diseo de la estrategia de comunicacin de nuestro
evento: la publicidad es una herramienta de la promocin, ayuda a
transmitir imagen y mensaje.
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Anunciando lo indispensable
Todo plan de comunicacin debe responder a las siguientes preguntas bsicas:
Quin
Lo hace
Qu
A quin
Cmo
Cundo
Con qu
Se buscan patrocinadores
Presupuesto
Tangible
Recursos
Intangible
Propios
controlados
tiene que
gestionar,
mide
se
por
metas
como
las
ONG,
mediante
patrocinios
constituyen
una
recibe
los fondos a
cambio
de
ciertas
Tipo de Beneficio
Sector financiero
Supermercados
Canales de TV / ONG
Llegar a un segmento
Tarjetas de crdito
En caso de eventos donde el monto sea muy alto en costos, se debe dar un
seguimiento de cuidado por los aspectos antes mencionados y salvaguardar la
relacin de las partes. Por el contrario, en algunos casos con solo la respuesta
de una carta aprobando el patrocinio, se asegura la ayuda.
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Paso 8
La prueba piloto:
cmo aseguramos la
llegada a nuestro
destino?
Estamos cerca del estreno, presentacin oficial, show, competencia y das
antes de ser presentado a nuestro pblico hacemos un ensayo de cuanto es
ya una realidad.
Debemos controlar la ansiedad y probar cada detalle de aquello que
planteamos al inicio, cuando apenas sobamos con hacer un viaje y los
propsitos sealados en aquel momento, debern ser el marco de referencia
de nuestra prueba piloto.
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con
permisos
casi
siempre
se
retrasan,
da
antes
Un ejemplo de previsiones
Mayo 2008, Teatro Popular Melico Salazar, empresa responsable del evento, La
media docena, cmo se vigilan los detalles de la visita de Chespirito a Costa
Rica?
Da 5
Se hacen varias visitas para determinar los requerimientos de seguridad y de
estancia del grupo mexicano con la presentacin teatral, se chequean las
dimensiones de la escenografa y el plan de ingreso al teatro con los tcnicos.
Da 4
Ingreso de la escenografa, requiere de un montaje con empresa de
escenografa, conteiner, carga y descarga, con un cronograma por horas, para
ingreso de todas las piezas.
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Da 3
Ingreso de las empresas que apoyan al espectculo, implementacin de los
signos externos en el espacio; sala y boletera, coordinacin con todos los
patrocinadores.
Da 2
Ingreso de toda la taquilla para venta desde el teatro, control e inicio de las
pruebas de escenografa y montaje de iluminacin y de sonido.
Da 1
Prueba final con parte del elenco mexicano y los escenogrfos. Revisin de
cada detalle por donde pasa el actor principal, chequeo de bajadas y salidas,
prueba de sonido del elenco, pasada general de la obra.
Da 0
Se hace uso de un cronograma de ingreso, para medios de comunicacin,
ensayos y llegada al Teatro del elenco, revisin final de todos los detalles dos
horas antes de la presentacin inicial. El comportamiento del pblico, nos da
un pronstico -tendencia- de cmo sern los siguientes das por eso, en este
paso, debemos recordar una regla del buen conductor cultural: No abandonar
la promocin ni el pulso con el pblico meta, a quien queremos llegarle y
vender nuestra actividad.
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Paso 9
La
ejecucin
actividad:
Qu
de
la
hacer
Operacin cronmetro
El da de la actividad, controlaremos todo con una estrategia de tiempo. La
forma idnea de control y seguimiento inicia dos horas antes de cada evento,
se revisarn los detalles de llegada tanto del pblico (segn un plan de ingreso)
como del servicio o las empresas contratadas. Esta inspeccin es una forma de
ir manejando el riesgo y controlando la actividad segn esta fue programada.
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7:30 am
8:00 am
8:30 am
9:00 am
Instrucciones finales
48
49
Paso 10
La evaluacin:
cules son las
enseanzas de este viaje?
Al final de la actividad, debemos como mnimo comprobar dos aspectos: la
aceptacin de la actividad por parte de nuestro pblico y la calidad del
evento. En una evaluacin global, retomaremos todos los criterios objetivos
que puedan medirse y responderemos a preguntas clave: cules eran los
resultados esperados? Se ejecut el diseo planteado? Cmo lo percibi el
pblico? Cules son los resultados finales en cuanto a la satisfaccin
personal y material? Cumplimos con el propsito de este viaje?
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Otros criterios
Podemos tomar en cuenta los objetivos, las metas propuestas y el alcance de
cada actividad:
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Cuando no cumplamos con las metas, indicaremos todas las posibles causas y
verificaremos si estos impedimentos aparecieron como riesgos en el anlisis del
Paso 3 del Manual del Conductor Cultural.
Lecciones aprendidas
Todos los resultados de la evaluacin deben consolidarse como un manual de
lecciones aprendidas, con el fin de integrar en un esquema de resumen la
opinin de todas las actividades y situaciones que se dieron durante las 3
etapas del proceso de produccin. De esta forma, constar un informe
testimonial de cada situacin, como referencia para nuestros viajes futuros.
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Bibliografa consultada
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