EMPRESA NACIONAL DE TELECOMUNICACIONES

Entel S.A.

AUDITORIA INTERNA REALIZADA A JEFATURA DE VENTAS DE

ENTEL

INTEGRANTES:

Orlando Quispe
Paul Michel Salinas Oa
Ariel Ramiro Camacho Garcia
Juan Ivan Carita Cutili
Hugo Burgoa Solares

Cotizacin Simple N 001/2016

Auditoria Interna Gestin 2016

Cotizacin Simple N001/2016

Auditoria Interna Gestin 2016

1. OBJETIVO GENERAL.

Realizar una verificacin, evaluacin y promover el cumplimiento e

inclinacin al correcto funcionamiento de las fases de los procesos realizados
en la Jefatura de Ventas. Adems de proporcionar un anlisis,
recomendaciones e informacin concerniente a las actividades realizadas.
2. OBJETIVO ESPECFICO.
La Auditora Operacional de los Sistemas de la Jefatura de Ventas tiene el
objetivo de examinar ciertos aspectos relacionados con el uso de los
Programas implementados, que constituyen el conjunto de actividades que
comprenden el concepto y alcance de las operaciones realizadas dentro de la
Jefatura de Ventas, con el propsito de detectar problemas o deficiencias en
los controles operativos existentes o en la realizacin misma de las
operaciones de cuya solucin puedan surgir la automatizacin y mejora de
algunos procesos informticos, optimizacin en el uso de sistemas y la
eficiencia operativa.
3. ALCANCE DE LA AUDITORA.
Se realizar la auditora a los sistemas implementados y utilizados en la
Jefatura de Ventas, por el periodo comprendido entre el 1 marzo y el 30 de
abril, considerando:

El avance tecnolgico en el manejo de la informacin, lo que obliga

a que haya una gran demanda y exactitud de la informacin
respecto al desempeo de las empresas.
Verificar mediante el anlisis de los sistemas utilizados en la Jefatura
de Ventas, el cumplimiento de los objetivos a corto plazo.

El Alcance de la Auditora, ser a las empresas ENTEL S.A. por la gestin 2016;
informe y trabajo de Auditora que debe
contemplar como mnimo lo
siguiente:
3.1.1 Entender y comprender el negocio de la Empresa
telecomunicaciones y los impuestos a los que est sujeta.

de

las

3.1.2 Efectuar indagaciones concernientes a los principios y prcticas de la

Empresa y que estos hayan sido aplicados consistentemente en la
Declaraciones Juradas de acuerdo con la Ley N 843 y sus
disposiciones reglamentarias.
3.1.3 Efectuar indagaciones concernientes a todas las evidencias.

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3.1.4 Asegurar que los activos y otros recursos se utilizan de acuerdo con las
normas y regulaciones existentes.
3.1.5 Asegurar que todas los procesos son contabilizados adecuadamente,
respaldadas en documentos y en forma oportuna.
3.1.6 Verificar que todos los ingresos, cuentas de orden hayan sido
adecuada y oportunamente registrados.
3.1.7 y evaluar que todos los procesos en el area de ventas cumplan con
todas las disposiciones, normas, procedimientos, leyes y dems
normativa vigente.
4. RESULTADOS
El Resultado del trabajo del auditor interno comprender la evaluacin de
todos los procesos ejecutando un anlisis general de los sistemas previamente
nombrados, transacciones y de otra informacin relevante no financiera,
identificacin de cuentas y grupos de cuentas significativos de la gestin 2016,
de acuerdo a lo siguiente:
4.1 Revisiones y emisin de informes sobre el sistema de control interno del
area de ventas de ENTEL S.A.
4.2 Emitir una opinin sobre los procesos individuales del area de ventas de
ENTEL S.A.
4.3 Emitir una opinin sobre los sistemas del area de ventas de ENTEL S.A.
5. METODOLOGA.
5.1 Las empresa interesada en realizar la auditora solicitada debern
presentar obligatoriamente los documentos en los formatos establecidos
en Anexos.
5.2 Adicionalmente debern presentar un Plan de Trabajo de conformidad al
objeto y alcance de la presente invitacin, determinando la naturaleza,
oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora a aplicar.
5.3 El Plan de Trabajo deber contener en detalle lo siguiente:

Enfoque a ser aplicado en la realizacin de los servicios

requeridos
Metodologa de trabajo y procedimientos de auditora a ser
aplicados,
Cantidad y categora de los auditores que intervendrn en los
trabajos especificando el Supervisor de Equipo.

Las empresa interesada tambin debern formular un cronograma de

trabajo en base al Plan de Trabajo diseado, indicando las fechas
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estimadas de inicio de los trabajos de auditora y de presentacin de los

informes requeridos.
6. OBLIGACIONES DE LA AUDITORIA.
Las obligaciones requeridas son las siguientes:

Los representantes autorizados de ENTEL S.A., pueden contactar

directamente a los auditores para solicitar informacin adicional
relacionada con cualquier aspecto de la auditora o de los estados
financieros de la Empresa. Los auditores deben satisfacer tales solicitudes
en un plazo no mayor a las 48 horas de efectuado el requerimiento.
Los auditores deben reportar todas las evidencias de incumplimiento de
procesos y procedimientos de carcter material, as como la posible
existencia de actos ilegales, irregularidades y/o indicios de presunto fraude
o dao econmico a ENTEL S.A.
Cuando el auditor emita su opinin con salvedad, adversa o se abstenga
de opinar, debe establecer de manera clara e informativa las razones para
ello.
Los auditores debern revisar con un porcentaje razonable (un alcance como
mnimo del 70%) o aqul porcentaje que le permita contar con las evidencias
plenas y suficientes, para las incorporaciones del activo fijo en la gestin: su
correcta imputacin y clculo de depreciacin, para brindar una opinin tcnica
coherente y suficiente.

7. CRONOGRAMA.
Las empresas interesadas debern presentar un cronograma de trabajo, el
cual formar parte de la evaluacin tcnica, sin embargo ENTEL S.A.
considera que el trabajo podr ser realizado en un plazo mximo de 30 das
calendario computables a partir de la entrega de la informacin
correspondiente a cada periodo de corte.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

PERSONAL
PROPUEST
O
Profesionale
s calificables

N
TOTAL
HORAS

SEMANAS
PLANIFICACI
N

EJECUCIN

COMUNICACIN
DE RESULTADOS

DE
2

Gerente
de Auditora

Abogado

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Especialista

Profesional 1

Profesional 2

Profesional 3

Otros

Total carga
horaria

8. MISIN DE ENTEL S.A.

Proveer acceso a las telecomunicaciones, a la informacin y al conocimiento, con la
ms amplia cobertura, la mejor tecnologa y calidad de servicio, generando bienestar
y desarrollo para toda la poblacin boliviana.
9. VISIN DE ENTEL S.A.
Estar a la vanguardia de las telecomunicaciones satisfaciendo las necesidades y
expectativas del pueblo boliviano.
10.

MISIN DE LA JEFATURA DE VENTAS

Garantizar el posicionamiento estratgico y la optimizacin de los ingresos de Entel

S.A., a travs de la oferta integrada de productos y servicios, y la gestin de los
segmentos y canales de comercializacin en las actividades de pre-venta, venta y
post-venta.
11.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

Coordinar con las reas involucradas la elaboracin e implementacin de

procedimientos dentro de los procesos de pre-venta, venta y post-venta.

Monitorear la implementacin de procedimientos vigentes y aplicar las acciones

correctivas que se consideren necesarias.

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Definir y monitorear indicadores de calidad que permitan medir el desarrollo de las

funciones de la Jefatura de Ventas.

Establecer lineamientos y polticas de administracin y custodia de la

documentacin de clientes que faciliten la aplicacin de medidas para mitigar el
nivel de riesgo crediticio.

Establecer metodologas y procedimientos para el control de la calidad en el

proceso de facturacin de todos los servicios de la Compaa, definiendo acciones
correctivas a seguir.

Desarrollar e implementar polticas de cobranzas por segmento de mercado.

Dirigir y gestionar el talento humano de su rea, buscando su motivacin y

desarrollo en un ambiente de trabajo que permita el aprovechamiento de sus
competencias.

12.

PROGRAMAS QUE SE MANEJAN EN LA JEFATURA DE VENTAS

a. TTB Ventas: Software que contribuye con las siguientes operaciones:
i. Gestin de la Base de Datos de Existencias, donde se encuentran los
artculos comercializables de la Empresa: Tarjetas, Sim Cards, Celulares,
Equipos de Telefona Fija, Material POP y Equipos de TV Satelital.
ii. Gestin de la Base de Datos de Clientes.
iii. Gestin de la Base de Datos de Almacenes.
iv. Venta de artculos.
b. ITTB Pre pago: Con ste Software se realizan las siguientes operaciones:
i. Se programan reportes de existencias y avance de ventas a nivel nacional.
ii. Se obtienen cuadros estadsticos de los reportes.
iii. Gestin de la Base de Datos de Existencias al igual que el TTB Ventas.
c. Sistema de Registro de Correspondencia Software destinado a:
i. Registrar la correspondencia emitida.
ii. Registrar la correspondencia recibida.

13.

ORGANIGRAMA
Jefe de Ventas

Supervisor de
Ventas

Profesional de
Ventas

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Funciones:

Jefe de Ventas: Administrar las ventas a nivel nacional, supervisar y recibir

informas de los supervisores de ventas de las 9 regionales. Es su
responsabilidad cumplir con el mnimo de volumen de ventas establecido por
ao y para ello debe disear mecanismos que impulsen la actividad de los
vendedores y lograr las metas establecidas.

Supervisor de Ventas:Administrar las ventas a nivel Regional. Supervisar y

recibir informes de su zona y envirselas al Jefe de Ventas en un informe
trimestral para hacer el seguimiento del volumen de ventas y cumplir con el
margen establecido por mes y por trimestre, adems de solucionar problemas
de rango medio. Es su responsabilidad adems generar ideas y mecanismos
para incrementar las ventas y/o motivar a los vendedores. Si llegase a descubrir
un mecanismo que funcione, debe pedir autorizacin al Gerente de Ventas para
ponerlo a prueba, y de dar efecto, comunicrselo a sus colegas de las otras
zonas. Es responsable tambin de que el volumen de ventas de su zona se
cumpla.

Profesional de Ventas: Acatar las rdenes e ideas de su jefe para el incremento

de la productividad. Supervisar a los vendedores a su cargo y hacer un
seguimiento continuo de la cuota y la comisin de cada vendedor, para detectar
fallas o descubrir vendedores destacados. En caso de encontrar cualquiera de
los dos, debe notificarlo a su superior para su posterior solucin o motivacin
del vendedor. Debe adems, desarrollar planes y promociones para el segmento
a su cargo, de forma que se adapten de la mejor manera posible.

14.

RIESGOS OPERATIVOS DEL NEGOCIO

En la evaluacin preliminar a los sistemas, se observ que en la Jefatura de Ventas:

15.

No existen un diseo de pronstico de ventas.

No existe un control interno, que sirva para vigilar el total cumplimiento de los
objetivos de la Empresa.
No existe un diseo automatizado de control de stocks.
Las funciones de cada integrante de la Jefatura de Ventas no se encuentran
totalmente definida.
El software de registro de documentacin no automatiza el seguimiento de la
documentacin.
El SW ITTB Prepago no actualiza la informacin paralelamente al TTB Ventas.
HALLAZGOS DE LA AUDITORIA

Numer
o

Detalle

Nivel
de
Riesgo
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Condicion: No cuenta con el MOF (Manual de Organizacin y

Funciones) y/o no hace una correcta aplicacin de ste.

ALTO

Criterio: Segn el primer dominio del estndar COBIT

Planeamiento y Organizacin (PO) en su Proceso 4 (Definir los
Procesos, Organizacin y Relaciones de TI.), de acuerdo con
el Objetivo de Control
Causa: La falta de conocimientos en COBIT o otros
documentos los cuales son guias funcamentales para poder
tener un buen funcionamiento dentro el area de ventas.
Efecto: La desorganizacin y falta de una estructura para
cada funcionario dentro del area se notaran con la perdida de
tiempo y dinero en el efectuo de sus trabajos cotidianos.
Recomendacin: No basta con tener dentro de la empresa
un MOF, se debe desarrollar un MOF especifico para el rea
de Jefatura de Ventas, y por otra parte, informar sobre este a
todos los miembros del rea de Jefatura de Ventas.
2

Condicion: Durante el proceso de auditoria del area de

ventas de ENTEL S.A., se identifico que controles generales
de documentacin de corresponda emitida y recibida son
minimos no dando el uso adecuado al sistema de registro de
correspondencia.

MEDIO

Criterio: Segn el cuarto dominio del estndar COBIT;

Monitorear y Evaluar (ME), en su Proceso 2 (Monitorear y
Evaluar el Control Interno.), conforme al Objetivo de Control
ME2.1 Monitoreo del Marco de Trabajo del Control Interno. Se
recomienda
monitorear de forma continua, comparar y
mejorar el ambiente de control de TI y el marco de trabajo de
control de TI para satisfacer los objetivos organizacionales.
Causa: Esta situacin se presenta debido a que los controles
de tecnologas son minimos y controles de documentacin no
son utilizados de manera debida en el departamento de
ventas.
Efecto: Perdida de mucha informacin debido a que se
genera un cdigo en el momento de creacin el cual no es
registrado por los operativos.
Perdida de tiempo en la bsqueda unitaria por dichos
operativos o/y el no utilizar directamente este sistema para
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realizar informes
Recomendacin: Se recomienda tener en vigilancia
constante
cualquier
accin
sobre
el
sistema
de
correspondencia, teniendo as un mejor control y monitoreo
de esta, evitando el mal uso o la vulneracin de la misma.

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