CENTRO DE ESTUDIOS UNIVERSITARIOS

Jess de Nazareth

TRABAJO PRCTICO
DE
ADMINISTRACIN
TEMA:

Departamento de Servicios

PROFESORA

integrantes:

Liz Fabiana Bogado

Sandra Del Puerto

Edilberto espnola

CURSO

: 3 Ao - Contabilidad

AO 2016

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS

CONCEPTO

El Departamento de Servicios se encarga de proporcionar oportuna y

eficientemente, los servicios que requiera la organizacin en materia de
comunicaciones,

transporte,

correspondencia,

archivo,

reproduccin

de

documentos, intendencia, vigilancia, mensajera y el suministro de mantenimiento

preventivo y correctivo al mobiliario, equipo de oficina y equipo de transporte, etc.

DESARROLLO DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS

El desarrollo de los Dpto. de Servicios en la empresa, cobra cada da mayor

importancia, por lo que cada da se hace ms indispensable para el funcionamiento
de las empresas, manufactureras, prestadoras de servicio y gobierno, grandes o
medianas, hasta el punto que se hace necesario elevarla de nivel, ya que es el
apoyo logstico para las actividades de los distintos departamentos de la
organizacin.

Como tambin es cierto este departamento crece o se desarrollo segn va

creciendo la organizacin, pero de que forma ha crecido?, Cmo se han formado
los departamentos de Servicios?, Quin ha dirigido estos departamentos?, Por
qu surge la necesidad de hacerlos ms eficientes?, Por qu se hace necesario
capacitar al personal de Servicios?, en que contribuye los Servicios al
funcionamiento optimo de la empresa y a reducir gastos?, estas y otras preguntas
se hacen los que han tenido esta responsabilidad de dirigir este departamento en
la organizacin.

La organizacin de Servicios Generales

La organizacin del departamento es indispensable para su desarrollo,

gerencia o la definicin que tiene esta actividad dentro de la organizacin, varia

dependiendo del tamao y del volumen de actividades propias de la empresa
organismo, o sociedad, en la mayora de las empresas este depende de la
gerencia de compras, administracin , recursos humanos o de mantenimiento,
en escasas empresas estas tienen autonoma, pero de igual forma si somos los
responsables de esta actividad debemos tener nuestro propio organigrama y
definir cada una de las funciones que lo miembros que la integran.

Para organizar el departamento es necesario tener presente los siguientes

aspectos:
o Misin y visin de la compaa
o Valor y visin del departamento
o Funciones y atribuciones del departamento
o reas de accin y responsabilidades
-

Definicin de las actividades de Dpto. de Servicios

Se proceder a definir y determinar las funciones y responsabilidades del

personal.
a. El encargado del departamento: este tiene como responsabilidad del
funcionamiento optimo de todas las reas de la compaa y mantener un
ambiente adecuado para que el personal de la empresa preste su mejor
servicio.

Adems

de

planificar

las

actividades,

de mantenimiento

preventivo y correctivo, contratacin de servicios, control de gestin,

evaluacin de proveedores de servicios, supervisin de personal interno y
contratado a terceros, etc. Adems de implementacin de polticas se
seguridad fsica industrial, y de ahorro de recursos en la organizacin.

b. Jefes o supervisores : estos son los encargados de realizar, ejecutar todas

las actividades programadas a su rea de accin, as como llevar el control
en el cumplimiento de las metas por el personal bajo su cargo ( reporta al
gerente o encargado del departamento).
c. Personal ejecutor es el que esta de forma directa con los clientes internos y
ejecutan la accin la cual son supervisado por los jefes de su rea y su
responsabilidad se limita a la accin para la cual fue asignado no pudiendo
realizar otra actividad sin que sea autorizado por su supervisor.
.

FUNCIONES DEPARTAMENTO DE SERVICIOS

Coadyuvar en la formulacin del plan de distribucin anual del

presupuesto de gasto corriente para su aprobacin, contribuyendo en la
definicin de criterios y prioridades de asignacin de recursos para el
correcto desempeo de las labores administrativas y el oportuno
suministro de los servicios generales.

Elaborar el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo y Correctivo al

mobiliario, equipo de oficina y equipo de transporte.

Apoyar a los departamentos de investigacin en la manufactura de

equipo auxiliar para el desarrollo de sus actividades.

Realizar el servicio de mantenimiento de energa elctrica, bombas de

agua, calderas, extractores de aire, gas drenaje y sistemas de vaco.

Verificar que la contratacin de servicios en general, se realicen con

estricto apego a lo dispuesto en la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas
y su Reglamento.

Contratar los servicios de vigilancia profesionalizada que permita otorgar

la seguridad e integridad requerida en las instalaciones, bienes, equipo,
personal, estudiantado y visitantes en general, que se encuentren en el
interior de la organizacin.

Apoyar a las reas educativas, administrativas y de investigacin,

proporcionando los servicios de fotografa, revelado y reproduccin de
medios audiovisuales.

Proporcionar a las instalaciones del Centro, el servicio de aseo y limpieza

necesarios que permitan la realizacin de las actividades en un ambiente
salubre.

Proporcionar el servicio de reproduccin y fotocopiado de documentos.

Efectuar la contratacin de servicios especializados que permita

proporcionar el mantenimiento preventivo y correctivo de equipo
especializado para labores de investigacin y experimentacin, del
equipo informtico, de fotocopiado y de oficina en general.

Atender las necesidades de transporte que se requieran en el

desempeo de las actividades del Centro.

Proporcionar el servicio de mensajera nacional e internacional, a travs

de la contratacin de empresas de servicios especializados.

Elaborar

proyectos

de

remodelacin,

adaptacin,

reparacin

mantenimiento de la red telefnica, recepcin y envo de faxes.

Preparar la informacin trimestral para el Comit de Control y Auditora

as como para el informe de las sesiones de la Junta Directiva.

Realizar las dems actividades que le sean encomendadas por la

Subdireccin de Servicios y Mantenimiento.

Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea

de su competencia.

EVALUACIN DE LOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS

Se har una evaluacin

(de acuerdo al criterio de

tiempo de cada

organizacin) para todos aquellos empleados del Departamento de Servicios los

cuales han cumplido un tiempo prudencia trabajando en la empresa. Esa
evaluacin debe realizarse en primera y segunda instancia en fecha determinada
por el directorio de la empresa.
La evaluacin del departamento de servicios es independiente de otras
dependencias y revela a juicio de evaluador el desempeo de cada funcionario en

relacin a los dems miembros de la misma unidad operativa y finalmente

determina en forma global la situacin del departamento en cuestin.
La evaluacin generalmente se realiza sobre una HOJA DE TRABAJO, por
medio de la cual se miden factores del desempeo del funcionario tales como:
-

Rendimiento
Inters y cooperacin
Capacidad de tomar decisiones
Conducta en el trabajo

Cada uno de esos factores se puede ser subdividido en sub factores, con lo que
se pretende facilitar a los evaluadores la comprensin de los aspectos que se
quiera evaluar, y a la vez informar su aplicacin en todas los departamentos de
la empresa.