Manual New Hotel

INFORMARCA Hotel Systems
LISBOA ♦ PORTO ♦ ALGARVE ♦ MADEIRA ♦ LA HABANA ♦ CANARIAS

Casa Matriz: Rua Francisco de Holanda, 37 - 1600 LISBOA – PORTUGAL
Representación Cuba: Desamparado # 166 e/ Habana y Compostela – Habana Vieja – Ciudad
Habana, CUBA
Manual de Usuario
Versión 3.0 – Español

Septiembre de 2001
Actualizado Por Lic. Juan Antonio Reyes Candelario
Copyright  Informarca Hotel Systems. All rights reserved
INFORMARCA Hotel Systems

INDICE
CAPÍTULO 1: OVERVIEW .................................................................................12
Principales diferencias entre NewHotel y NEWHOTEL 2001 .................................12

Licencia .............................................................................................................................12
Parámetros .........................................................................................................................12
Idiomas ..............................................................................................................................13
Reservas.............................................................................................................................13
Planning de Alojamientos..................................................................................................14
Consultas de Reservas, Consulta de Movimientos, etc .....................................................14
Entidades ...........................................................................................................................14
Tablas de Precios...............................................................................................................14
Operaciones de Caja..........................................................................................................15
Booking Position ...............................................................................................................15
Facturación ........................................................................................................................15
Estadísticas ........................................................................................................................15
Histórico ............................................................................................................................16
Presupuestos ......................................................................................................................16
CAPÍTULO 2: INSTALACIÓN Y ARRANQUE .........................................................17
Instalación ..............................................................................................................17
Arranque del Sistema .............................................................................................17
CAPÍTULO 3: ESTRUCTURA DEL SISTEMA ........................................................19
Acceso al Sistema ..................................................................................................19

Pantalla Principal de NewHotel...............................................................................20
Barra de Menús..................................................................................................................21
Barra de Estado..................................................................................................................21
Barra de Herramientas.......................................................................................................22
Botones de la Barra de Herramientas ................................................................................22
Configurar la Barra de Herramientas.................................................................................24
Procedimiento para Mejorar la Visibilidad de los Menús .........................................25
Cambiar de Usuario................................................................................................25
Tratamiento de las Fechas .....................................................................................26
Reportes Externos ..................................................................................................27
Significado de los combos de selección..................................................................29
CAPÍTULO 4: RESERVAS ................................................................................ 30
Aspectos Generales ...............................................................................................30

Insertar una Reserva Individual ..............................................................................34
Modalidad de Pensión Compleja ...................................................................................... 38
Nombre y Nacionalidad de los Huéspedes ....................................................................... 38
Asignar un Número de Habitación ................................................................................... 39
Liberar una habitación asignada a una reserva ................................................................. 41
Definición de la Entidad ................................................................................................... 41
Definición de la Moneda de las Cuentas y Límite de Crédito .......................................... 42
Definición de Cargos Automáticos................................................................................... 43
Pronóstico de lo que se cargará automáticamente durante la estancia.............................. 44
Registrar Avisos................................................................................................................ 45
Crear una reserva a partir de una ya existente .................................................................. 45
Instrucciones de Facturación ............................................................................................ 46
Instrucciones de Transferencia ......................................................................................... 47
Insertar una Reserva de Grupo...............................................................................49
Aspectos Generales de una Reserva de Grupo ................................................................. 49
Definición de Tipos de Habitación y Ocupación.............................................................. 51
Consulta de Reservas ............................................................................................52
Cancelar una Reserva ............................................................................................56
Cancelación Múltiple de Reservas..........................................................................56
Alteración Múltiple de Reservas.............................................................................57
Insertar Depósitos Anticipados ...............................................................................57
Exportar a un fichero .............................................................................................58
Cartas de Confirmación de Reservas .....................................................................59
Transferir y Aceptar Reservas ................................................................................59
Aplicar Macros para los cargos...............................................................................60
Mensajes ................................................................................................................60
CAPÍTULO 5: CHECK IN ................................................................................. 61
Procedimiento para efectuar el Check In ................................................................61

Tratamiento de los No Show...................................................................................63
Anulación de Check In............................................................................................64
Check in Múltiple ...................................................................................................65
CAPÍTULO 6: OVERBOOKING .......................................................................... 66

Pasar Reserva a Overbooking................................................................................66
Check In a clientes desviados por Overbooking .....................................................67
Vías para conocer las habitaciones / clientes en Overbooking ...............................67
CAPÍTULO 7: PLANNINGS................................................................................69
Planning de Habitaciones .......................................................................................69

Aspectos Generales del Planning de Habitaciones............................................................70
Asignación o cambio de habitación mediante el Planning ................................................72
Habitaciones que cumplen ciertos requisitos.....................................................................73
Refrescar la información ...................................................................................................73
Configuración de los colores del Planning........................................................................74
Planning de Habitaciones Disponibles ....................................................................75
Aspectos Generales del Planning de Habitaciones Disponibles........................................76
Planning Previsión de Disponibilidades ..................................................................76
Aspectos Generales del Planning de Disponibilidades.....................................................77
Planning de Orígenes y Segmentos de Mercado....................................................77
Planning de Modalidades de Pensión.....................................................................78
Planning de Entidades............................................................................................79
Planning de Grupo de Entidades ............................................................................80
Planning de Reservas.............................................................................................80
Planning de Alloments ............................................................................................81
Mapa Anual de Reservas .......................................................................................82
CAPÍTULO 8: TRATAMIENTO DE GRUPOS ..........................................................83
Rooming List...........................................................................................................84
Check In de Grupo.................................................................................................85
Consultar los Datos Generales de un Grupo ..........................................................87
Cancelar un Grupo .................................................................................................87
Check Out de Grupos .............................................................................................88
Incorporar nuevas reservas a un grupo existente ...................................................88
CAPÍTULO 9: CONSULTA DE LOS HUÉSPEDES DEL HOTEL ..................................90
Procedimiento para efectuar la Consulta ................................................................90

Ordenar la Información de los Clientes Seleccionados ...........................................92
Consultar la Ficha del Cárdex.................................................................................93
CAPÍTULO 10: ATRIBUCIÓN DE HABITACIONES ..................................................94

Atribución Automática de Habitaciones...................................................................94
Atribución Manual de Habitaciones........................................................................95
Habitaciones Disponibles........................................................................................97
CAPÍTULO 11: CÁRDEX ................................................................................... 99
Consultar una Ficha en el Cárdex........................................................................100

Crear una Ficha en el Cárdex ...............................................................................100
CAPÍTULO 12: MANTENIMIENTO DE LAS HABITACIONES ................................... 102
Bloquear Habitaciones..........................................................................................102
Averías .................................................................................................................104
Registrar una Avería.............................................................................................105
Solución de una Avería.........................................................................................107
Agrupamiento de Habitaciones .............................................................................108
CAPÍTULO 13: AMA DE LLAVES .................................................................... 109
Alterar Room Status .............................................................................................109

Verificar el Log del Room Status...........................................................................110
Insertar Discrepancias ..........................................................................................110
Reporte de Discrepancias.....................................................................................111
Ama de Llave........................................................................................................112
Supervisoras.........................................................................................................112
Empleadas............................................................................................................113
Estados ................................................................................................................114
Atribución de Habitaciones ...................................................................................115
CAPÍTULO 14: ASIENTOS EN CUENTAS ......................................................... 117
Insertar Asientos...................................................................................................117
Instrucciones de Transferencia .............................................................................120
Insertar Asientos con Descuento ..........................................................................120
Fechas que manipula el sistema para los asientos ...............................................121
Consultar Asientos................................................................................................123
Corregir un Asiento ........................................................................................................ 128
Inserción Múltiple de un Asiento.................................................................................... 130
Insertar Diaria ................................................................................................................. 131
Insertar Paquete ...............................................................................................................132
Consultar Asientos de Tarjeta de Crédito .............................................................133
Llamadas Internas ................................................................................................134
Llamadas No Procesadas.....................................................................................134
Control de Llamadas.............................................................................................135
Cierre de Turno ....................................................................................................136
Operación de Caja................................................................................................137
Insertar Operaciones en Caja...........................................................................................137
Consultar Operaciones en Caja ......................................................................................137
CAPÍTULO 15: CUENTAS CORRIENTES ...........................................................138
Consultar Cuentas................................................................................................138
Impresión de una Cuenta .................................................................................................139
Insertar Asientos..............................................................................................................140
Factura Anticipada...........................................................................................................140
Factura de Extras .............................................................................................................140
Transferir asientos ...........................................................................................................144
Consulta de Cuenta Corriente desde Consulta de Reservas ................................146
Cerrar una Cuenta Extra......................................................................................146
Reabrir una Cuenta Extra .....................................................................................147
Cerrar Cuentas Corrientes....................................................................................148
Reabrir Cuentas Corrientes ..................................................................................149
CAPÍTULO 16: FACTURACIÓN ........................................................................150
Factura de Entidad ...............................................................................................150

Facturas de Clientes.............................................................................................153
Agrupar Asientos en la Factura .......................................................................................156
Aplicar un Por ciento de Descuento ................................................................................157
Facturas Cuentas Extras ......................................................................................157
Factura Proforma..................................................................................................158
Factura Anticipada................................................................................................162
Consulta de las Facturas (Excepto las Proformas) ...............................................163
Cancelar una Factura .......................................................................................................166
Obtener una Copia de una Factura ..................................................................................166
Regularizar una Prefactura ..............................................................................................167
Consulta Factura Proforma...................................................................................167
Cancelar una Factura Proforma .......................................................................................169
Obtener una Copia de una Factura Proforma ..................................................................169
Factura de Entidad obtenida a partir de una Factura Proforma .......................................170
Procedimiento para obtener una Factura Final a partir de una Factura Proforma ......... 171
Transferencia a Contabilidad .......................................................................................... 172
Prefacturación de Reservas............................................................................................. 172
Notas de Crédito...................................................................................................173
Insertar Notas de créditos ............................................................................................... 174
Anular notas de créditos ................................................................................................. 175
Visualizar una nota de crédito ........................................................................................ 175
Consulta de Recibos.............................................................................................175
Visualizar un recibo........................................................................................................ 176
Anular un recibo ............................................................................................................. 176
Impresión del Listado de Recibos................................................................................... 177
CAPÍTULO 17: TRANSFERENCIA DE CARGOS ENTRE CUENTAS .......................... 178
Reporte de Transferencias entre Cuentas ............................................................180
CAPÍTULO 18: CHECK OUT .......................................................................... 182
Check Out de Todos los Huéspedes de una Habitación ......................................183

Check Out de un Huésped de una Reserva.........................................................185
Check Out Multiple ..............................................................................................186
Anulación de Check Out .......................................................................................186
CAPÍTULO 19: VENTAS ................................................................................ 188
Entidades .............................................................................................................188
Crear una Entidad ........................................................................................................... 188
Datos Generales de la Entidad ........................................................................................ 189
Significado de los campos de los Operadores ................................................................ 191
Definición del Color que Identificará a la Entidad en el Planning de Habitaciones...... 192
Stop de Reservaciones y/o Check In de una Entidad...................................................... 193
Estado de Ventas .................................................................................................194
Booking Position...................................................................................................196
Precios de Diarias.................................................................................................199
Procedimiento para Crear una Diaria.............................................................................. 199
Precio de la Comida de los Adultos................................................................................ 201
Precio de la Comida de los Niños................................................................................... 202
Precio de la Habitación................................................................................................... 203
Modelo A........................................................................................................................ 204
Modelo B ........................................................................................................................ 206
Excepción en el Precio de la Habitación .........................................................................206
Precios Especiales ...........................................................................................................207
Desglose de la Diaria cuando se define el Precio Manualmente en la Reserva...............208
Todo Incluido (All Inclusive)..........................................................................................208
Paquetes de Precios.............................................................................................209
Precios de Servicios .............................................................................................212
Allotments.............................................................................................................213
Procedimiento para Introducir un Contrato ...........................................................214
Presupuestos........................................................................................................215
Definición de las filas......................................................................................................215
Definición de las columnas .............................................................................................216
Definición del Presupuesto Plan......................................................................................216
Panel de Gestión ..................................................................................................217
Datos de las reservas del Hotel .........................................................217
Datos sobre las habitaciones..............................................................217
Datos sobre las comidas....................................................................218
Datos de los ingresos.........................................................................218
CAPITULO 20: PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE DEL DÍA................................220
Requisitos imprescindibles para poder efectuar el Cierre del Día .........................220

Revisión de los Precios de Diarias........................................................................220
Control de Llegadas y Salidas Pendientes............................................................221
Declarar una Reserva como No-Show..................................................................222
Cierre del Día .......................................................................................................223
Ejecutar o Confirmar el Cierre del Día ..................................................................225
Parametrización de los Reportes del Cierre del Día..............................................226
Listados de Control y Finales del Cierre del día .............................................................227
CAPÍTULO 21: ARCHIVOS ..............................................................................228
Usuarios ...............................................................................................................228
Prototipo de Usuario .............................................................................................230
Esquemas de Impuestos ......................................................................................231
Grupos de Servicios .............................................................................................232
Secciones.............................................................................................................232
Servicios...............................................................................................................234
Habitaciones del hotel ..........................................................................................236
Bloques de habitaciones ................................................................................................. 236
Características de Habitaciones ...................................................................................... 237
Habitaciones ................................................................................................................... 237
Organización de las Habitaciones................................................................................... 239
Cuentas Extras .....................................................................................................240
Nacionalidades .....................................................................................................242
Idiomas.................................................................................................................243
Regiones ..............................................................................................................243
Segmentos de Mercado........................................................................................244
Grupos de Segmentos..........................................................................................244
Segmentos ...........................................................................................................245
Orígenes de Mercado ...........................................................................................246
Monedas...............................................................................................................246
Tipos de Cobro .....................................................................................................247
Tarjetas de Crédito ...............................................................................................248
Macro Operaciones ..............................................................................................248
Entidades .............................................................................................................249
Categoría de Entidades ................................................................................................... 249
Tipos de Entidades.......................................................................................................... 250
Estado o Situación de la Entidad .................................................................................... 250
Mantenimiento ......................................................................................................251
Tipos de Inactividad ....................................................................................................... 251
Averías............................................................................................................................ 251
Parámetros ...........................................................................................................254
Reserva Tipo................................................................................................................... 254
Tipos de Grupos.............................................................................................................. 255
Tipos de Atenciones ....................................................................................................... 256
Motivos de Cancelación de Reservas ............................................................................. 256
Tipos de Eventos............................................................................................................. 257
Tipos de Clientes ............................................................................................................ 257
Tipos de Garantía............................................................................................................ 258
Tipo Grupo Habitaciones................................................................................................ 258
Motivos de Corregir Asientos......................................................................................... 259
Documentos .................................................................................................................... 259
Series de Facturas ........................................................................................................... 260
Impuestos Secuencia....................................................................................................... 261
Tasas de Impuestos ......................................................................................................... 261
Extensiones Telefónicas ................................................................................................. 262
Tasa de Cambio ...................................................................................................262
CAPÍTULO 22: AUDITORÍA DE LA RECEPCIÓN ................................................. 264

Reporte con las Operaciones de Caja ..................................................................264
Reporte de Cobros por Sección............................................................................265
Reporte Ingresos/Cobros realizados por Sección .................................................266
Listado de los Asientos Corregidos y/o Anulados .................................................267
Listado con los Asientos de un Servicio determinado ...........................................267
Reporte de Ingresos Diarios por Sección..............................................................268
Reporte de Ingresos Diarios por Servicios............................................................268
CAPÍTULO 23: CONSULTAR ACCESOS (LOGS)................................................269
CAPÍTULO 24: UTILITARIOS ...........................................................................272
Abrir Años.............................................................................................................272
Cambiar Idioma ....................................................................................................272
Parámetros Generales..........................................................................................272
Subsistema Habitaciones .....................................................................................275
Definición de los Tipos de Habitaciones.........................................................................277
Definición de las Pensiones.............................................................................................278
Subsistema de Facturación ..................................................................................280
Desglose de la Diaria y cargo de teléfono .......................................................................284
Parámetros del Complejo .....................................................................................284
Euro......................................................................................................................285
Impresoras del Sistema ........................................................................................285
Contabilidad .........................................................................................................286
ANEXO A: REPORTES ...................................................................................287
Características Generales de los Reportes...........................................................287

Estadísticas de Ocupación ...................................................................................288
Estadísticas de Ingresos.......................................................................................288
Reporte de Entradas.............................................................................................288
Reporte de Salida.................................................................................................288
Reporte de Reservas............................................................................................289
Reporte de Huéspedes.........................................................................................289
Reporte de Diarias................................................................................................289
Reporte de Impuestos ..........................................................................................289
ANEXO B: GLOSARIO DE TÉRMINOS ...............................................................290

Allotment ..............................................................................................................290
Atenciones............................................................................................................290
Asientos................................................................................................................290
Cambio .................................................................................................................290
Categoría de Entidades ........................................................................................291
Cárdex..................................................................................................................291
Cliente ..................................................................................................................291
Cuentas Extras .....................................................................................................291
Cuentas Corrientes...............................................................................................292
Complejo ..............................................................................................................292
Check In ...............................................................................................................292
Check Out.............................................................................................................292
Cupo.....................................................................................................................292
Crédito..................................................................................................................292
Day Use................................................................................................................293
Dead Line .............................................................................................................293
Desembolso..........................................................................................................293
Diaria ....................................................................................................................293
Débito ...................................................................................................................293
Entidades .............................................................................................................293
Early Booking .......................................................................................................293
Factura Anticipada................................................................................................294
Factura de Clientes...............................................................................................294
Factura de Entidad ...............................................................................................294
Factura Cuenta Extra............................................................................................295
Factura Proforma..................................................................................................295
Grupos..................................................................................................................295
Grupo mercado.....................................................................................................295
Habitación Inactiva ...............................................................................................295
Logs......................................................................................................................296
Notas de Créditos .................................................................................................296
Notas de Débito....................................................................................................296
No-Show...............................................................................................................296
Operador ..............................................................................................................296
Origen...................................................................................................................297
On Request ..........................................................................................................297
Overbooking .........................................................................................................297
Panel de Gestión ..................................................................................................297
Pensión Compleja.................................................................................................297
Pensiones alimenticias .........................................................................................297
Paquetes ..............................................................................................................298
Prototipo de Reserva ............................................................................................298
Planning ...............................................................................................................298
Release ................................................................................................................299
Rooming List.........................................................................................................299
Secciones.............................................................................................................299
Servicios...............................................................................................................299
Segmento de mercados........................................................................................299
Situación de la Entidad .........................................................................................299
Técnicos ...............................................................................................................299
Tipo de Avería ......................................................................................................300
Tipo de Habitación................................................................................................300
Time Share...........................................................................................................300
Tasas de Cambio .................................................................................................300
Travel ...................................................................................................................300
Voucher ................................................................................................................300
Walk In .................................................................................................................301
Zonas ...................................................................................................................301
ANEXO C: SOPORTE AL PRODUCTO ...............................................................302

Manual de Operaciones
Capítulo 1: Overview
NEWHOTEL 2001 Front-Office es el nuevo software que va sustituir la versión de

NewHotel en Windows lanzada en 1997.
El principal objetivo de este proyecto NEWHOTEL 2001 fue crear un nuevo

producto que por un lado ofreciera todas las funcionalidades del anterior NewHotel
for Windows más y por otro lado garantizara una mayor seguridad en su
mantenimiento, reduciéndose las necesidades de intervenciones de asistencia
técnica después de instalado, eliminándose algunos problemas y errores que
afectaban al anterior producto y que, finalmente, satisficiera un conjunto de
nuevas necesidades que fueron apareciendo por los Clientes como resultado de la
batalla comercial en que a Informarca está sometida en el mercado internacional.
El resultado obtenido con NEWHOTEL 2001 es un software de Front-Office que

posee todas las posibilidades del anterior, se instala y opera de manera
relativamente semejante más algunas novedades que lo colocan entre uno de los
más completo software de Hotelería del Mundo - tanto para hoteles de ciudad como
para hoteles de resort.
Principales diferencias entre NewHotel y NEWHOTEL 2001
Licencia
NewHotel 2001 exige la emisión de una nueva licencia que le permitirá entrar en la
aplicación.
Para evitar confusiones el nombre del nuevo fichero de licencia será New.dat (en
ligar del anterior Newhotel.dat) teniendo una estructura similar pero diferente
composición a la anterior.
El nuevo fichero de licencia new.dat debe ser colocado en el directorio del sistema
operativo Windows o WINNT.
Parámetros
Como con NEWHOTEL 2001 Front-Office se posee más posibilidades y permite
mas funcionalidades en relación al anterior existen mas parámetros a configurar en
el sistema.
INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 12
Entre los nuevos parámetros que fueron creados, y por citar algunos se encuentran
los siguientes.
- Si los precios tienen los impuestos incluidos y si durante su lanzamiento se
incluyen o no.
- Si se permite o no hacer check-out con movimientos por facturar;
− Si se permite o no hacer check-out con cuentas con saldos diferente a cero;
− Si se permite o no la multi ocupación (hacer dos reservas distintas en una misma
habitación)
− Si se permite o no emitir facturas con valores negativos;
− Si es obligatorio o no registrar todos los nombres de los huéspedes de la reserva;
− Si el programa debe lanzar automáticamente a la fecha del día la diferencia
entre los facturado por factura anticipada y los movimientos registrados;
− etc.
La diferencia principal en los parámetros la encontramos en los Parámetros de

Facturación.
Otra diferencia muy importante es en cuanto a los Tipos de Alojamiento y los

nombres de las s Modalidades de Pensión que eran fijos y ahora podrán ser
definidos por el sistema mediante la opción correspondiente Utilitarios /
Parametros / Subsistema Alojamientos.
Idiomas
Al contrario de NewHotel anterior, el nuevo solo prevé un solo ejecutable con sus
reportes en el idioma que seleccione el usuario del programa.
El idioma puede ser seleccionado por el usuario e incluso existir varios usuarios de
la misma aplicación que trabajen en diferente idioma, cada uno en su ordenador.
Reservas
La ficha de Reserva es muy semejante a la anterior, solo que ahora dispone de
varias nuevas posibilidades tales como:
Instrucciones de Facturación : indica para una Reserva como y que Cliente va a
pagar las cuentas o que tipo de pago realizara su cuenta: carta de crédito, cheque,
etc.
Instrucciones de Transferencia: indica para una Reserva si los lanzamientos de
alguna cuenta de esa reserva deben ser transferidos automáticamente para otra

cuenta e incluso se puede emplear para transferir cargos en la misma cuenta pero a
diferente servicio.
Limites de Crédito : check-box crédito ilimitado para indicar que una cuenta no
tiene limite de crédito (en la anterior versión se representaba con un cero que se
prestaba a confusiones)
Planning de Alojamientos
El nuevo Planning de Alojamientos de NewHotel 2001 à primera vista parece muy
semejante al anterior, pero tiene funciones distintas.
Ahora es posible no solo ver la ocupación sino se podrá realizar check-in, check-
out, consultar cuenta do alojamiento o facturar la misma, ver una reserva. Además
permite pasar habitaciones a los distintos estados de inactividad, etc.
Todo esto en la misma pantalla del planning.
Consultas de Reservas, Consulta de Movimientos, etc

También ahora desde la pantalla de consulta se puede realizar todas las operaciones
que en la versión anterior se hacia por opciones independientes, tales como check-
in, check-out, introducir nuevas reservas, consulta de cuenta, lanzamientos,
alteración múltiple de varias reservas, anulación múltiple de varias reservas, grupos,
aplicaciones de macro operaciones en cuenta predefinidas por el usuario etc.
Entidades
La ficha de entidades (Agencia, Empresa, etc) es aparentemente similar a la
anterior.
Pero ahora se puede definir si son mayoristas o minoristas con su correspondiente
tratamiento diferenciado que lleva cada caso. Como por ejemplo consolidar el
alloments de varias agencias minoristas en la mayorista y controlarlo por esta
ultima.
Una agencia mayorista no tiene alloments ni operadores ya que esto depende de la
suma de las minoristas.
Tablas de Precios
Las nuevas tablas de precios ofrecen ahora un grupo de nuevas posibilidades como
las siguientes:
- función copiar : crea una nueva tarifa copiando a partir de otra existente
pudiendo aumentar o disminuir aplicando un por ciento determinado.

- Definición de precios para la tabla de niños en función de las edades y si es
primer niño segundo, etc.
- Precios especiales para early booking : precios que se aplican (descuento en
% o en valor por cada día) para el caso de reservas recibidas con fecha
anterior a más de xx días de anticipación definidos;
- Precios especiales de fin de semana
- periodos especiales : precios que se aplican para días especiales
Operaciones de Caja
Fueron creadas nuevas opciones y facilidades para un adecuado control de las
operaciones de caja, incluyendo el fondo y la declaración.
Booking Position
El Booking Position y el Estado de Vendas que está asociado, muestran ahora, las
reservas de por huéspedes por r Agencia (Minorista) y Operador, los totales
agrupados para cada mayorista
También permite definir el color de fondo para los días en que el estado de venta
excede el numero de reservas en el Booking Position.
Facturación
La facturación fue totalmente rediseñada, haciéndola mas fácil y eliminando pasos

innecesarios.
Ya es posible emitir facturas (según el parámetro de configuración) emitir facturas

con valores negativos situación muy común en España. También se puede emitir
ahora factura para un cliente sin necesidad de definir un medio de pago.
Fue creada una nueva opción de Pre-Emisión de facturas que permite para los casos
de salidas grandes lanzar las facturas de forma automática de las cuentas extras de
los huéspedes durante el cierre del día para la salida de los mismos, evitando que
durante el check Out se haga este proceso.
Estadísticas
Toda la organización de los ficheros estadísticos fueron rediseñados y hechos
nuevos para evitar cualquier problema o diferencia entre los distintos reportes.

Así todas las estadísticas son gravadas durante el cierre del día en las nuevas tablas,
facilitando la auditoria.
Histórico
Esta función permite ahora que de forma automática al cierre de cada día el
programa pase a un fichero histórico todos los movimientos pasados y
regularizados con una cantidad de días definido en los parámetros generales del
sistema.
Si durante el cierre de día el usuario no quiere pasar a histórico, esta opción se

deshabilita en este proceso y cuando se vuelve a marcar pasa todo lo pendiente
hasta la fecha definida.
Presupuestos
Ahora el sistema cuenta con una opción muy mejorada de definición de

presupuesto, donde el cliente puede definir tantos presupuestos distintos desea
obtener y lo mas importante que cada fila del mismo es compuesta por el propio
usuario del sistema.
Se permite sumar, restar, etc servicios, agregar valores fijos, sumar filas del mismo
presupuesto.
La impresión también es configurable permitiéndose varias columnas de

acumulados.

Capítulo 2: Instalación y Arranque
Instalación
La instalación de NEWHOTEL 2001 no ofrece especiales dificultades, siguiendo

procedimientos relativamente semejantes a los de la versión anterior: Oracle,
ODBC Intersolv 3.1o BDE, Crystal Reports, etc.
De cualquier manera las instrucciones de instalación cuenta con un manual técnico
que esta disponible.
Los sistemas operativos deben ser Windows 2000 o Windows NT . Windows 2000
profesional en las estaciones con servidor Windows NT si se emplea Oacle 7 o todo
Windows 2000 si se emplea Oracle 8.
El Crystal Reports utilizado para los relatórios es Crystal Versión 7.
Toda la aplicación se instala mediante un Setup de instalación, donde se crea tanto
la base de datos a utilizar como los ejecutables y reportes. Los detalles de este
proceso están definidos en un manual técnico de instalación disponible.
Arranque del Sistema
En este manual, en cada capitulo correspondiente se detallan los datos y elementos

necesarios para configurar el sistema para su arranque y explotación.
En este acápite solo mencionaremos, una vez instalada la aplicación y la base de

datos con los programas Setup correspondientes, de forma breve cuales son los
pasos iniciales necesarios para una configuración del sistema por primera vez,
facilitando un orden adecuado de configuración del mismos y que sirve de guía para
su puesta en marcha.
Opción: Archivos
- Usuario y perfiles
- Secciones
- Esquema de Impuesto
- Grupo de Servicios
- Servicios
- Habitaciones
- Nacionalidades
- Idiomas
- Regiones
- Agrupamiento de Segmentos
- Segmentos de Mercados
- Origen
- Monedas
- Tipo de Cobro
- Tarjeta Créditos
- Tipo de Entidades
Opción : Ventas/Entidades
- Entidades
Opción: Archivos
- Cuentas Extras
- Parámetros / impuestos
- Parámeros/Seris Facturas
- Parámeros/Tipos de Cancelaciones
- Parámeros/Tipos de Grupos
- Parámeros/Reserva Tipo
- Parámeros/Motivo de Corregir Asiento
Opción: Parámetros
- General
- Habitaciones
- Facturación
- Impresora
- Euro
- Complejo; si se emplea
- Abrir Año

Capítulo 3: Estructura del Sistema
Acceso al Sistema
1. El sistema posee un fuerte control de accesos ya que para cada Usuario –

Opción es posible limitarlo a: Consultar, Insertar, Alterar y/o Borrar.
2. Para acceder al sistema el usuario debe teclear:
Código de hasta 3 caracteres alfanuméricos (debe respetar las mayúsculas y las

minúsculas).
Contraseña: Clave del usuario.
3. Oprimir el botón
Nota: Si desea crear un Usuario o modificar la clave de uno existente remítase al

Capítulo Archivos – Usuarios

Pantalla Principal de NewHotel
Barra de
Menú Principal Herramientas
Barra de Estado

Barra de Menús
Cada Menú tiene asociado una ventana con diferentes opciones.
Barra de Estado
La Barra de Estado está dividida en 4 secciones:

1. Muestra el significado del botón seleccionado en la ToolBar en ese

momento.
2. Usuario que se encuentra trabajando en ese momento.
3. Fecha de NewHotel.
4. La estación del usuario que esta trabajando, en este caso el nombre del
ordenador
5. Impresora configurada en el sistema.
6. La versión de sistema que se ejecuta.
Barra de Herramientas
2.1. Es una vía de acceso rápido a las opciones más utilizadas del sistema.
2.2. El usuario puede configurarla a su gusto como se verá a continuación.
Botones de la Barra de Herramientas
Botones Significado Opción de Menú Tecla

Caliente
Cárdex Recepción – Cárdex F2
Planning Reservas Reservas – Plannings – Reservas F4

Caliente
Planning Reservas – Plannings – Habitaciones F3
Habitaciones
Insertar Reservas Reservas – Insertar Reservas – F5

Individuales Individuales
Insertar Reservas Reservas – Insertar Reservas – Grupos F6
de Grupo
Consultar Reservas Reservas – Consultar Reservas F7
Check – In Recepción – Check In F8
Check – Out Recepción – Check Out F9
Insertar Asientos Recepción – Asientos – Insertar F10

Asientos
Consultar Cuenta- Recepción – Cuentas Corrientes –

Corriente Consultar Cuentas Corrientes
Ayuda de cómo
utilizar el sistema
Panel de Gestión Reservas – Panel de Gestión
Planning de Reservas – Plannings – Habitaciones

Habitaciones Disponibles
Disponibles
Entidades Ventas – Entidades- Entidades

Caliente
Consulta de Recepción – Huéspedes - Consulta
Huéspedes
Consulta de Recepción – Asientos – Consulta de
Asientos Asientos F11
Configurar la Barra de Herramientas
1. El acceso a esta opción es por Utilitarios – Toolbar
2. La Barra de Herramientas admite un máximo de 20 botones. Considerando este

elemento el usuario puede configurarla a su gusto.
3. La pantalla de configuración de la Barra de Herramientas está compuesta por

dos bloques: Activas y Libres.
4. Para quitar un botón debe seleccionarse en el bloque “Activas” y oprimir
5. Para adicionar un botón lo primero que hay que hacer es seleccionar en el

bloque “Activas” el botón debajo del cual queremos insertar. A continuación
seleccionamos en el bloque “Libres” el botón a insertar y oprimimos
En el ejemplo que aparece a continuación se insertaría “Planning Reservas”

debajo de “Reservas Individuales”.

Procedimiento para Mejorar la Visibilidad de los Menús
1. Entre al Panel de Control de Windows 98/NT
2. Oprima el botón :
3. Escoja la opción Apariencia
4. Aumente el tamaño de letra del Elemento: Menú
Cambiar de Usuario
Es posible cambiar de usuario sin tener que salir y volver a entrar a la aplicación. El
camino para lograrlo es por Utilitarios – Cambiar de Usuario

Tratamiento de las Fechas
Si oprimimos el clic derecho del mouse en los campos fechas aparece una ventana
que agiliza la introducción de datos.
Tomaremos como ejemplo el campo “Entrada” de la opción “Consulta de

Reservas”
Valor Significado
Fecha de Trabajo Fecha de NewHotel. También
llamada fecha corriente o fecha
trabajo.
Fecha de Sistema Fecha de la Computadora
Ayer, Mañana, Primer día del Se toma como referencia la Fecha

mes y Ultimo día del mes Corriente (NewHotel)

Calendario
Retrocede un Mes Avanza un Mes

(Julio) (Septiembre)
Retrocede Avanza un Año

un Año (2001)
(1999)
Nota: El día se selecciona dando Doble Clic encima de él.
Reportes Externos
Entre las ventajas indiscutibles de NewHotel está el uso del Generador de Reportes
Crystal Reports que brinda flexibilidad en la recuperación de la información, pues
los reportes existentes pueden ser adaptados a las características particulares de
alguna instalación hotelera e incluso es posible elaborar reportes propios e
incorporarlos a la aplicación (reportes externos).
Procedimiento para incorporar un reporte externo
1. El acceso a esta opción es por Utilitarios – Parámetros – Reportes

Externos.

Campo Significado
Nombre Nombre del Reporte que aparecerá en la opción “Reportes –
Externos”
Si estuviéramos definiendo un Sub-Menú se refiere al nombre
del mismo.
Camino Camino donde se encuentra el reporte.
Lo más recomendable es buscarlo utilizando el botón
Se deja en blanco si estamos definiendo un Sub-Menú.
Sub-Menu Los reportes externos pueden agruparse en lo que se denomina
Sub-Menú.
Escoger el Sub-Menú al que pertenece el reporte que estamos
definiendo.
Si el reporte no pertenece a ningún Sub-Menú este campo
permanece en blanco.
Orden Posición que queremos que ocupe el reporte en la ventana de
los Reportes Externos.
Apaisado Para combinar el reporte de forma horizontal.

Se activa si estamos definiendo un Reporte
Se activa si estamos definiendo un Sub-Menú
Además si el titulo que se introduce es para ser utilizado como
separador en el menú de reportes externos, se marca la casilla
separador.
Notas:
1. El acceso a utilizar los Reportes Externos es por la opción Reportes –
Externos.
2. Para que los Reportes Externos que acaba de definir aparezcan en el sistema
debe salir y entrar a la aplicación.
Significado de los combos de selección
Los combos de selección que se muestran en NewHotel tienen varios significados

los cuales comentamos a continuación para su compresión.
Significa no seleccionado
Significa seleccionado
Significa que no interesa una selección por este criterio.

Capítulo 4: Reservas
Aspectos Generales
1. Existe un consecutivo de reservas anual. Por ejemplo, podrán existir las reservas
1/1998 y 1/1999.
2. Una Reserva está asociada a una Habitación.
3. El sistema permite crear Reservas Individuales (una habitación) y Reservas de

Grupo (varias habitaciones).
4. Una Reserva de Grupo genera tantas Reservas Individuales como habitaciones

se hayan especificado.
5. El Número de la Reserva es un criterio que acompaña a los clientes aún después

del Check Out.
6. Una Reserva puede estar en una de las siguientes situaciones: Reserva, Check -
In, No Show, Cancelada o Check - Out.
7. En el sistema se considera “Diaria” el precio que se carga automáticamente en

la cuenta Máster de todos los huéspedes en el proceso de Cierre del Día. Los
elementos que determinan el precio de la Diaria son el Tipo de Habitación y la
Modalidad de Pensión.
8. Los datos obligatorios para crear una Reserva son:
8.1. Fecha de Llegada y Salida de los clientes al hotel.

8.2. Tipo de Habitación.
8.3. Si la reserva es de clientes Directos o de una Entidad.
8.4. Modalidad de Pensión.
8.5. Cantidad de Adultos y Niños.
8.6. Tarifa de Precio. Si es una reserva de Entidad implica escoger un
Operador.
8.7. Segmento de Mercado.
8.8. Origen de Mercado.
8.9. Esquema de Impuestos
9. El sistema brinda la posibilidad de registrar los clientes desviados hacia otras

instalaciones por overbooking, especificar que renten diariamente y hacer las
facturas proforma y final (Factura de Entidad) si fuera necesario.
10. Una Reserva tiene asociada 6 cuentas: M – Máster, E1 – Extra 1, ... , E5 –

Extra5.
10.1. Las cuentas pueden ser en la Moneda Base y en la Moneda

Suplementaria al mismo tiempo.
10.2. Cuenta Máster (M): Es la cuenta donde se registran automáticamente los
Asientos de la Diaria (pensión) en el proceso del Cierre del Día.
10.3. Cuentas Extras (E1, ... , E5): Se utilizan a decisión del usuario para
cargar los extras. Por ejemplo, puede configurarse que los consumos a
crédito en los Puntos de Venta se carguen en la Extra 1 y las llamadas
telefónicas en la Extra 3, etc.
11. El sistema es multimonedas, es decir que los contratos con las Agencias se
registran en la moneda contratada, sin embargo, los asientos de la Diaria
(pensión) se efectúan en la Cuenta Máster en la Moneda Base.
Para convertir el precio de la Diaria en moneda extranjera a la Moneda Base, se
utiliza el rate de cambio fijo definido para esa Moneda - Día en la opción
Recepción – Cambios. Cada reserva adopta el rate de cambio definido en el
momento de la entrada, manteniéndose fijo hasta la salida de la misma. Solo
se exceptúa de esto cuando en la diaria se tiene un cambio fijo definido, el cual
se toma este y no el definido en esta opción.
12. Antes de confirmar una reserva el sistema brinda una serie de informaciones
que constituyen elementos importantes para aceptarla o denegarla. Ninguna de
estas situaciones anormales impiden confirmar la reserva, lo cual queda a
criterio del usuario. Las situaciones que se chequean son las siguientes:
12.1. Overbooking:

95
12.2. Precio de Diaria: Visualiza los días de la estancia que no tienen

definido un precio de la Diaria, para la pensión y el tipo de habitación
especificados.
Aunque es posible confirmar la creación de una reserva que no tenga

definido el precio de la Diaria algún día de la estancia, el sistema no
permitirá efectuar el proceso de Cierre del Día si existe alguna reserva
en Situación = Check – In sin precio el día que se va a cerrar.
Nota: Para actualizar el precio de la Diaria remítase al Capítulo:

Ventas – Precios de Diaria

12.3. Extra Allotment y Fuera del Plazo de Release: Si el campo
Inexistencia está marcado quiere decir que ese día no hay definido
Allotment para ese tipo de habitación en el contrato de la Agencia.
Fuera del Plazo de Release en 7 días
12.4. Stop de Reservas para esa Entidad: Es posible, a pesar de existir

contratos, detener las reservaciones de una Entidad. Si a pesar de la
alerta, decide confirmar la reserva debe llenar el campo Obs.
(Observaciones).
Nota: Remítase al Capítulo: Ventas - Entidades – Stop de

Reservaciones y/o Check In de una Entidad

Insertar una Reserva Individual
El acceso a esta opción puede efectuarse por los siguientes caminos:
1. Reserva - Insertar Reserva – Individual
2. Oprimir la tecla F5
Ficha de la Reserva
Campo Significado
Reserva Tipo Es posible escoger un Prototipo de Reserva, lo que contribuye a
agilizar la captura de datos.
Los Prototipos de Reserva se encuentran previamente definidos en la

Campo Significado
opción Archivos – Parámetros - Reservas Tipo
Ejemplos: Luna de Miel, Clientes Directos, etc.
Además se pueden utilizar como reservas tipos algunas de las
registradas presionando el signo de interrogación que existe al
extremo derecho de la casilla.
Walk-In Son los clientes que arriban al hotel sin una reserva y solicitan una
habitación para alojarse inmediatamente.
Cuando se confirma una reserva del tipo Walk In la habitación pasa
automáticamente al Estado = Ocupada y las personas registradas en
la misma ya se consideran huéspedes del hotel.
Day-Use Esta casilla se habilita solamente si es un Walk-In

Se refiere al caso en que los clientes ocuparán la habitación pero no
van a dormir en ella.
El sistema valida que las fechas de Llegada y Salida sean similares
(Noches = 0)
No puede tener Allotment incluido.
Se utiliza para los cambios de ropa de las excursiones, etc.
Entrada Fecha y Hora de Llegada de los clientes al hotel.
Noches Cantidad de Noches que pasarán los clientes en el Hotel.

Si lo que se conoce es la Fecha de Salida se deja este campo en 0.
Se actualizará automáticamente cuando se define la Salida.
Salida Fecha y Hora de la Salida de los clientes del hotel.

Se actualiza automáticamente si se llena el campo Noches.
Tipo de Tipo de Habitación que debe asignarse.

Habitación En el momento de crear la reserva generalmente son iguales los
campos Reservado y Ocupado.
Si por algún motivo en el momento del Check – In no es posible
asignar el tipo de habitación reservado entonces se modifica el
campo Ocupado con el tipo que realmente se asignará.
El tipo de habitación Reservado es el que se facturará.
Segmento Segmento de Mercado al que pertenecen los clientes de la reserva.

Campo Significado
Los Segmentos se definen en la opción Archivos – Segmentos
Ejemplo: Turismo, Congresos, Salud, etc.
Origen Vía por la que los clientes arriban al hotel (Origen de Mercado).
Se definen en la opción Archivos – Orígenes
Ejemplo: Directos, Agencias, Cruceros, Overbooking, etc.
Atenciones Se escoge una de las definidas previamente en la opción Archivos -

Atenciones
Ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, etc.
Requisitos Da la posibilidad de definir hasta 3 requisitos o características que

debe cumplir la habitación a asignar.
Comentario Comentario que se visualiza en el reporte de Entradas del Día.

Presionando el botón puede detallarse aún más la información.
Entidad, Se escoge el tipo de la reserva.

Directo
Operador Se habilita si la reserva es de Entidad.

Es posible escoger solamente uno de los operadores especificados en
la opción Ventas – Entidades para la Entidad seleccionada.
El operador incluye una tarifa de precio y puede tener asociado un
allotment para el caso de los contratos con las agencias de viaje.
Cuando se escoge un operador se visualiza la tarifa que éste tiene
asociado (Diaria o Paquete), el % de Descuento si existe y el
concepto que este afecta, es decir: Alojamiento, Alojamiento y
Desayuno, etc.
Allotment Se visualiza el nombre del Allotment asociado al operador escogido.
Voucher Número del Voucher que ampara la reserva.
Contacto, 1. Datos para localizar a quién hizo la reserva.

Teléfono, Fax 2. En el caso de reservas de Entidad se visualizan los datos
especificados en la opción Ventas – Entidades

Campo Significado
Confirmada Se selecciona si la reserva ha sido confirmada y deberá especificar la

vía de la confirmación.
Carta Puede escogerse uno de los documentos definidos en la opción

Archivos - Parámetros – Documentos
Deposito Para definir si la reserva tiene un deposito de garantía o no,

definiéndose su fecha e importe. Además se permite imprimir el
recibo de cobro e insertar más de un deposito.
Dead Line Se define la fecha que caduca la reserva que estamos insertando.
Tarifa El procedimiento difiere según el tipo de la reserva:
Entidad: Se visualiza la tarifa asociada al operador escogido.
Directos: Se escoge.
T.P.Diaria, T.P.Package y Diaria son excluyentes.
Paquete El procedimiento difiere según el tipo de la reserva:

Entidad: Se visualiza el paquete asociado al operador escogido.
Directos: Se escoge.
T.P.Diaria, T.P.Package y Diaria son excluyentes.
Diaria 1. Permite teclear un valor de Diaria.

2. Se utiliza en casos excepcionales y debe tener el nivel de
aprobación correspondiente.
3. El valor que se teclee se asume que es en la moneda base o en la
suplementaria (no puede ser en una moneda extranjera).
4. El desglose de la Diaria (pensión) en servicios se efectúa según
los valores especificados en la opción Utilitarios – Parámetros
– Subsistema Facturación
5. T.P.Diaria, T.P.Package y Diaria son excluyentes.
Descuento 1. Permite aplicar un por ciento de descuento y especificar a que

concepto(s) de la Diaria afecta.
2. El descuento puede aplicarse a: Habitación, Habitación y
Desayuno, Habitación y Comida y a Todos los Servicios.
Esquema de Esquema de Impuestos que se aplicará a los Servicios Extras.

Impuestos Se definen en la opción Archivos – Esquemas de Impuestos
Campo Significado
Ejemplo: Diplomáticos, Turistas, etc.
Nota: Los campos obligatorios se encuentran en Negrita.
Modalidad de Pensión Compleja
Si todos los huéspedes se acogen a la misma Pensión Alimenticia esta se escoge en

el campo “Pensión” de la Ficha de la Reserva. Debe especificar además la cantidad
de Adultos (Ad), Niños (Ni.) y Bebés (Béb.) que están en la habitación.
Si los huéspedes de la habitación tienen diferentes Pensiones o cambiarán de

pensión durante la estancia debe presionar el botón
En el ejemplo anterior los dos huéspedes de la habitación estarán en F/B los días 25,
26, 27 y 28 de agosto. A partir del 29 de agosto y hasta el 1 de septiembre se
acogerán a H/B.
Nombre y Nacionalidad de los Huéspedes
Presionando el botón de este bloque de datos, es posible definir el Nombre, la

Nacionalidad, el Tipo de Documento, Número del Documento, si es Adulto, Niño o
Bebé y Edad de todos los huéspedes de la habitación. También debe definirse el
Titular de la misma.

En la Ficha de la Reserva se mostrarán los datos del “Titular” de la Habitación.
Con el botón que aparece a continuación del campo “Nombre”, es posible

conocer si el huésped que se está definiendo tiene una ficha en el Cárdex (histórico
de clientes) ó creársela en ese momento si fuera necesario.
Si se activa en la medida que se vaya tecleando el

Apellido y Nombre se van mostrando en el segundo bloque de la pantalla los
clientes registrados en el Cárdex con los mismos datos que se van definiendo.
En el ejemplo vemos que se ha escrito “BOR” en el apellido y se han mostrado

todos los clientes del cárdex que poseen esa cadena de caracteres en cualquier
posición de su apellido: BORNSCHLEGL, SAUERBORN, etc.
Para más información remítase al Capítulo 9: Cárdex
Asignar un Número de Habitación
A una reserva puede atribuírsele un número de habitación desde el momento de su

creación.
La búsqueda de las habitaciones disponibles puede efectuarse considerando una o

varias de las siguientes condiciones:

Condición Significado
Requisitos Especiales Habitaciones que cumplen los requisitos que
fueron especificados en el campo “Servicios” de la
reserva.
Tipo de Habitación Habitaciones del tipo especificado en el campo

“Tipo de Habitación Reservado” de la reserva.
Por defecto esta condición aparece marcada.
Disponible día Llegada Habitaciones que estarán disponibles el día de

llegada de los clientes al hotel.
Se consideran disponibles también aquellas que
tienen Salida prevista ese día.
Libre todo el período de la Por defecto esta condición aparece marcada.

Reserva
Cerca de la Habitación Habitaciones que tienen información en el bloque

“Proximidad” de la opción Archivos –
Habitaciones – Habitaciones
Con Ligación Habitaciones que se encuentran comunicadas con

otras.
Tienen información en el bloque “Proximidad” y
marcada la casilla “Conexión” de la opción
Archivos – Habitaciones – Habitaciones
Libre en el momento Habitaciones que se encuentran libres en el

momento de efectuar la búsqueda.
Se incluyen las habitaciones inactivas.

Atribución de una Habitación
Liberar una habitación asignada a una reserva
1. Para liberar una habitación atribuida a una reserva en Situación = Reserva, el

procedimiento es borrar el número que aparece en el campo Habitación de la
Ficha de la Reserva y oprimir el botón
2. Al liberarse la habitación pasa a Libre y Sucia.
Definición de la Entidad
Presionando el botón se habilita la búsqueda de Entidades por diferentes

criterios.

Definición de la Moneda de las Cuentas y Límite de Crédito
1. La definición de la moneda de las cuentas y el límite de crédito se efectúa
oprimiendo el botón
2. Una habitación tiene 6 cuentas (M – Máster, E1 – Extra 1, ... , E5 – Extra 5).
3. Cada cuenta puede estar definida en la Moneda Base o Suplementaria. El valor

implícito para todas las cuentas es la Moneda Base.
4. Una cuenta puede liquidarse solamente con las formas de pago permitidas para
la moneda en la que fue definida. Las formas de pago permitidas para cada
moneda se especifican en la opción Archivos – Tipos de Cobro
5. Si una cuenta ya tiene asientos no es posible modificarle la moneda.
6. La Moneda Base y Suplementaria se definen en la opción Utilitarios -

Parámetros - Subsistema de Facturación
Campo Significado
Moneda Se escoge la moneda de la cuenta (Base o Suplementaria)
Lim. Crédito Si la cuenta tiene límite de crédito se especifica dicho valor.

El Punto de Venta cuando efectúa una venta a crédito valida
que el consumo no sobrepase este valor.

Definición de Cargos Automáticos
1. Los asientos adicionales que deben cargarse automáticamente en una habitación

durante el proceso de Cierre del Día pueden especificarse oprimiendo el botón
2. Es posible definir en qué cuenta (M - Máster, E1 - Extra 1,…,E5), a partir de

que día y la cantidad de días debe cargarse cada asiento adicional.
3. Puede aplicarse un % de descuento al precio del servicio.
4. Esta opción es utilizada para registrar en la cuenta de los huéspedes alquileres

como son: Caja de Seguridad, Minibar, Toallas de Playa, etc.
Opción: Otros Movimientos
Campo Significado
Tipo Tipo de Cuenta en la que se cargará el servicio que se
especifique.
M - Máster, E1 - Extra 1, E2 - Extra 2,…,Extra 5
Fecha Fecha a partir de la cual se cargará el servicio.

El sistema valida que esté en el rango de la estancia de los
clientes en el hotel.
Campo Significado
Días Número de días que se cargará el servicio a partir de la Fecha

especificada.
El sistema valida que los días que se especifiquen se encuentren
dentro de la estancia de los clientes en el hotel.
Sección Sección que brindará el servicio.

Servicio Servicio a cargar.
Ctd Cantidad de veces que se cargará el servicio en un día.

Ejemplo: Alquiler de 2 toallas de playa.
Precio Se asume que el precio está dado en la moneda de la cuenta

Servicio donde se cargará el asiento (Base o Suplementaria).
% Desc. Por ciento de descuento que se aplicará al precio.
Total El sistema visualiza el importe total de cargar el servicio todos

los días especificados.
Pronóstico de lo que se cargará automáticamente durante la estancia
1. Oprimiendo el botón se visualizan los asientos que se cargarán

automáticamente en la habitación durante toda la estancia de los clientes en el
hotel y un total general.
2. Se incluyen los servicios que componen la Diaria de la reserva y los Asientos

Adicionales definidos en la Opción Otros Movim.
3. Esta opción permite que el especialista de reservas pueda revisar si la tarifa

aplicada y los precios de los asientos adicionales son los correctos, además da la
posibilidad de informarle al cliente el valor de su estancia por estos conceptos.

Registrar Avisos
Esta opción permite registrar avisos para los días que sea necesario.
El procedimiento es el siguiente:
3. Llenar los siguientes datos:
Crear una reserva a partir de una ya existente
2. En la pantalla “Insertar Reservas” oprima el botón

3. Se muestra la pantalla “Elegir Reservas” donde debe definir los criterios de
búsqueda conocidos y oprimir el botón
4. Sombrear la reserva de referencia y oprimir el botón
Instrucciones de Facturación
En esta opción es posible definir, desde la propia creación de la reserva, cual será el
“Titular” de las facturas de cada una de las cuentas de la habitación. Es decir que
ahora la facturación de una cuenta, tanto master como de extras, puede tener el
titular que se necesite en un momento determinado.
Un uso sería para los huéspedes que viajan por una agencia, sin embargo deben
pagar de su bolsillo “todos” los servicios recibidos, incluso los cargos registrados

en sus cuentas master. En este caso debemos definir “Master = Factura de
Directos”.
Si es una reserva de Entidad en la cuenta Master se propone la propia Entidad y

Operador, sin embargo es posible modificarlos. Por ejemplo, la reserva es de la
Agencia TUI sin embargo debe facturarse a NECKERMANN, entonces habría que
definir “Master = NECKERMANN”.
Las instrucciones de facturación son inalterables en el proceso de facturación.
La reserva que hemos tomado como ejemplo es de la agencia “Transeuropa reis”

sin embargo como puede apreciarse en las Instrucciones de Facturación su factura
se hará a la Entidad “Abreu Faro”.
Si oprime que aparece al lado de la cuenta “Master” se repite en todas las

cuentas Extras las condiciones definidas en la Master.
Si oprime que aparece al lado de la cuenta “Extra 1” se repite en las restantes

cuentas Extras las condiciones definidas en la Extra 1.
Instrucciones de Transferencia
Esta opción permite el redireccionamiento de cargos, es decir que cuando se vaya a

insertar un cargo en la cuenta que denominamos “Origen” se asentará
automáticamente en la cuenta “Destino” que se especifique en esta opción.

1. Redireccionamiento de todos los cargos hacía otra habitación o cuenta extra. En
el ejemplo todos los cargos se registrarán en la cuenta de la reserva 1426/2000
que está en Check In.
Redireccionamiento de todos los Cargos
2. Redireccionamiento de algunos cargos hacía:
• Una sub cuenta de la propia habitación.

• Otra habitación
• Una Cuenta Extra
En el siguiente ejemplo se está redireccionando el Bar Bebidas para la Extra 3 y la

Caja de Seguridad para la Extra 2, en ambos casos de la misma habitación.
Redireccionamiento de algunos Cargos

Insertar una Reserva de Grupo
1. Reserva - Insertar Reserva – Reservas Grupos
Ficha de una Reserva de Grupo
Aspectos Generales de una Reserva de Grupo
1. Al confirmar una Reserva de Grupo se generan tantas Reservas Individuales

como Habitaciones se hayan especificado.

2. El valor del campo “Grupo” permite darle a las reservas que lo componen un
tratamiento masivo, es decir, poder definir el Rooming List, Chek In y Check
Out múltiple, elaborar una Factura Proforma, etc.
3. En el campo “Ad.” (Adultos) se teclea la cantidad de huéspedes de una

habitación. Ejemplo: Para un grupo de 6 personas en habitaciones dobles debe
ponerse Ctd. = 3 y Ad. = 2., entonces se generan 3 reservas con 2 huéspedes
cada una.
4. Para efectuar un Desglose de Pensiones remítase al Tema: Insertar una

Reserva Individual – Modalidad de Pensión Compleja de este mismo
capítulo. Recuerde que este desglose se reflejará en todas las reservas que se
generen.
5. Es posible que un Grupo tenga diferentes tipos de habitaciones, ejemplo: 5

Standard y 2 Suites incluso con diferente ocupación, es decir 3 Standard Dobles
y 2 Standard Sencillas..
6. Si alguna reserva del grupo difiere del resto, es necesario buscarla y hacerle las
modificaciones pertinentes. Las situaciones más comunes son: Habitación
Sencilla (Single) o Triple, Modalidad de Pensión diferente, etc. Remítase a la
Opción: Consulta de Reservas de este mismo capítulo.
Campo Significado
Tipo de Se escoge el Tipo de Grupo que se está reservando.
Grupo Los Tipos de Grupos se definen en Archivos – Parámetros – Tipos de
Grupos
Grupo Criterio que permite agrupar las reservas que se generen mediante esta
opción.
El sistema brinda la posibilidad de generar automáticamente un nombre

de Grupo. Para ello, y después de especificar la Entidad de la reserva,
debe oprimir el botón que se encuentra al lado del campo “Grupo”
La estructura del nombre que se genera es la siguiente: Nombre de la

Entidad + Consecutivo por día + DíaMes.
Ejemplo: COSMO TRAVEL01 2004

Campo Significado
Tipo y Reservado: Tipo de Habitación.

Cantidad Ctd: Cantidad de habitaciones del tipo especificado.
Ad., Ni y Beb: Cantidad de Adultos, Niños y Bebés de una habitación.
Si la Reserva de Grupo tiene habitaciones de diferentes tipos se
especifican presionando el botón .
El significado del resto de los campos coincide con la explicación dada en la Opción
Insertar una Reserva Individual de este mismo capítulo.
Definición de Tipos de Habitación y Ocupación
Desde la propia creación de un Grupo este puede tener diferentes tipos de

habitaciones y ocupación.
1. Si todas las habitaciones del grupo tuvieran el mismo tipo de habitación y

ocupación esta información se define en el bloque que se muestra a
continuación.
Ejemplo: 5 habitaciones del tipo “DPL” con ocupación Doble.
2. Si el grupo estuviera compuesto por diferentes tipos de habitación u ocupación

el bloque anterior permanece vacío y debe oprimirse el botón

Consulta de Reservas
La Consulta de Reservas se ha rediseñado para esa nueva versión, para que desde
una sola pantalla puedan efectuarse las operaciones de uso frecuente en la
recepción, tales como:
1. Consulta y/ Modificación de los datos de la Reserva

2. Insertar una Reserva Individual
3. Insertar una Reserva de Grupo
4. Cancelar una o varias Reservas
5. Check In de Habitaciones y de Huéspedes
6. Check Out de Habitaciones y de Huéspedes
7. Registro de Huéspedes
8. Cancelar Check In
9. Cancelar Check Out
10. Cierre de Cuenta Corriente
11. Reabir Cuenta Corriente
12. Abrir Cuenta Corriente
13. Facturar
14. Prefactura
15. Pasar a No Show
16. Cancelar el No Show
17. Extractos de Cuentas
18. Emisión de Key Pass
19. Transferir cuentas
20. Aplicar macro operaciones a una reserva o grupo de ellas
21. Pasar Reserva a Overbooking
1. Reserva – Consulta de Reservas
Permiten
cambiar al 2do
bloque de
botones y
viceversa
Consulta de Reservas
Búsqueda de una reserva
1. Especificar la(s) característica(s) que conocemos de la reserva que queremos
analizar y oprimir el botón

Significado de los criterios de búsqueda de una reserva
Criterio Significado
Reserva Número de la Reserva
El formato es un Consecutivo / Año. Ejemplo 2456/1997

Estado Estado de la Reserva

Los posibles valores son: Reserva, Check-In, No-Show,
Cancelada y Check-Out.
Entrada Fecha de Llegada de los huéspedes al hotel.

Es posible analizar las reservas con llegada Igual a, Inferior a,
Superior a o Entre (en este último caso se habilita el campo
Hasta)
Salida Idem a Llegada, solo que se refiere a la Fecha de Salida del

hotel.
Nombre Apellido y Nombre
Nº Aloj. Número de Habitación
No. Tarjeta Número de la Tarjeta
Grupo Nombre del Grupo
Entidad Entidad de la Reserva.

Oprimiendo el botón es posible la búsqueda de una Entidad
por diferentes criterios.
Ocupación por Permite conocer las reservas que ocuparon el hotel en el

Períodos período que se defina, independientemente de las fechas de
Llegada y Salida.
Ejemplo: Se desea conocer las reservas que estuvieron en el
hotel el día 09/03/2000, en ese caso se define 09/03/2000 –
10/03/2000 (en Hasta se define un día más)
Tipo Se escoge el “Tipo de Reserva” que puede ser: Directa,

Entidad, Propietario, Time Share.
Al lado del ComboBox con los Tipos de Reserva existe otro
donde se escoge el “Tipo de Tarifa” que puede ser: Standard,
Uso Casa y Complementary. Por defecto se propone
“Standard”
Permite conocer las reservas según el estado de sus cuentas.

Los posibles valores son: Abiertas, Cerradas y Ambas.
Por defecto se propone “Ambas”
Permite conocer las reservas que están en Overbooking, en el

Hotel o Ambas.
Por defecto se propone “Ambas”
Por defecto se visualizarán las reservas activas, es decir

aparece marcado el CheckBox “Excluir canceladas”
Esta opción incluye la posibilidad de consultar las reservas cuyos “Huéspedes”

tengan determinadas situaciones especiales.
Pendientes de Check In: Se refiere a las reservas donde la cantidad de personas

definidas en los campos Ad., Ni. y Beb es superior a la cantidad de nombres
registrados en Estado = Check In, es decir que se rentará por más personas que las
registradas.
Ejemplos: Ad. = 2 y en Check In está registrado solo MARIA GONZALEZ
Recordar que el sistema renta por los valores definidos en los campos Ad., Ni. y
Beb
Pendientes de Check Out: En este caso se consideran las reservas donde la cantidad
de personas definidas en los campos Ad., Ni. y Beb es inferior a la cantidad de
nombres registrados en Estado = Check In, es decir que se rentará por menos
personas que las registradas.
Ejemplos: Ad. = 1 y en Check In estás registrados TERESA ESTRADA y

MIGUEL ANTONIO.

Esta opción es útil para ubicar las reservas donde ocurre una salida anticipada de
algún huésped de la habitación, en la modalidad de pensión compleja se reduce a
partir de hoy la cantidad de Ad. Ni. o Beb, sin embargo nos olvidamos de darle el
Check Out al nombre de la persona que sale del hotel.
Pendientes de Registrar : En este caso muestra aquellas reservas en estado Check In

que tiene huéspedes pendientes de registrar. Son aquellos casos de reservas que
fueron dados Check In pero que quedo huéspedes pendientes de registrar.
Cancelar una Reserva
1. Entrar a la opción Consulta de Reservas oprimiendo el botón
3. Escoger el motivo de la cancelación, el cual debe estar previamente definido en

la opción Archivos - Parámetros - Tipos de Cancel amientos
Cancelación Múltiple de Reservas
El procedimiento es el mismo en principio que el explicado para las cancelaciones

individuales, solo que en esta facilidad se permite cancelar un grupo de reservas al
mismo tiempo, ahorrando tiempo en la realización de cada una de forma individual.
Los motivos de la cancelación serán los mismos para todas las que se cancelen

mediante esta opción. Para seleccionar las mismas se procede ejecutando el control
o el Shit, similar al explorador de Windows para seleccionar.
Nota: Las reservas que se cancelan se registran en la cinta auditoria del sistema.
Remítase al Capítulo : Consultar Accesos (Logs)
Alteración Múltiple de Reservas
El principio de esta opción es similar a la anterior explicada, solo que su

tratamiento es para permitir alteración de datos múltiples en varios reservas al
mismos tiempo.
Los datos que pueden ser modificados mediante esta opción son los siguientes:
Insertar Depósitos Anticipados
El acceso a esta opción en por Reservas – Depósitos Anticipados.
En algunos hoteles la confirmación de las reservas, fundamentalmente de clientes

Directos, estará condicionada a la existencia de un Depósito Anticipado o en
Garantía. Es decir que si su hotel tiene estas exigencias esta opción le dará la
posibilidad de registrar dichos cobros que pueden ser en cualquiera de las formas de
pagos definidas en el sistema.
La inserción de un Depósito Anticipado quedará reflejado en la ficha de la Reserva

y podrá ser consultado en la cuenta de esta.

El procedimiento consiste en seleccionar la Reserva, para lo cual puede auxiliarse

de la opción “Consulta de Reservas” que se activa oprimiendo el botón
Los restantes pasos son escoger la Sección, Tipo de Cobro, la Fecha y el valor del
Depósito.
Por esta opción si el deposito adelantado fue introducido cuando se registraba la

reserva, se utiliza para cobrar ese deposito que estamos introducción. Por lo que en
ambos métodos hay necesidad de invocar esta opción, o bien para introducir el
deposito y su cobro, o bien para cobrar el deposito introducido en la opción de
insertar reserva.
Tanto en esta pantalla como en la reserva cuando se visualiza el combo de pagado

aparecerá marcado cuando el mismo ya fue cobrado.
Exportar a un fichero
Con esta opción que posibilita exportar hacia un fichero de

formato txt las reservas seleccionadas, permitiendo con el mismo el tratamiento de
las mismas por otros productos, tal y como es el caso del programa de
identificación de tarjetas magnéticas.

Cartas de Confirmación de Reservas
Permite la impresión de las cartas de confirmación que pueden enviarse a los

clientes después de insertar las distintas reservas. Las mismas sirven como aviso de
la confirmación y aceptación de las reservas.
Los tipos de documentos que existen en los distintos idiomas suministrados por
NewHotel son los siguientes:
• Clientes individuales
• Grupos
• Carta e-mail.
Transferir y Aceptar Reservas
Mediante estos dos botones se puede enviar y acepar reservas de un

hotel a otro cuando se trabaja en la modalidad de complejo. Cuando se indica
transferir reserva se muestra la siguiente pantalla para escoger las reserva que se
desean transferir, utilizando las mismas teclas de Windows para marcar líneas.

Aplicar Macros para los cargos
Esta opción se emplea, una vez definido los distintos cargos que
se desean realizar a la vez, para efectuarlo los mismos a las reservas seleccionadas.
Por ejemplo definidos un servicio de caja fuerte donde hacemos el cargo y el cobro
a la vez, con esta opción hacemos esta misma operación pero de una sola vez y no
en dos pasos como se efectuaba anteriormente.
Mensajes
Permite insertar distintos mensajes a los huéspedes recibidos en la recepción del

hotel, para después comunicarlos.

Capítulo 5: Check In
1. Recepción – Check In
Procedimiento para efectuar el Check In
1. Seleccionar en la pantalla la reserva a la que le queremos hacerle el Check In.
1.1. Especifique los datos que conoce de la reserva y oprima el botón

1.2. Si no especifica ninguna condición el resultado de la búsqueda son todas las
reservas con Entrada = Hoy pendientes de Check In.
1.3. La reserva debe tener asignada una habitación. Para atribuirle una habitación
presione el botón
Remítase al Capítulo 2: Reservas – Insertar una Reserva Individual –

Atribuir un Número de Habitación.
2. Oprimir el botón y se muestra la siguiente pantalla con datos

generales de la reserva.
3. Oprima el botón
4. En la pantalla que aparece a continuación debe especificar el Apellido,

Nombre, Nacionalidad, Tipo y Número de Documento de los huéspedes de la
reserva, además es necesario definir quién es el Titular.

4.1. El sistema asume que se le hará el Check In a todos las personas definidas en la
reserva por lo que siempre aparece la casilla Check-In activada. Si alguien va
a entrar más tarde u otro día desactivamos esta casilla.
4.2. En el ejemplo anterior a los dos pax se le hará el Check - In.
Tratamiento de los No Show
Posibilita la cancelación de la reserva por el concepto de No Show. Esta se ejecuta

oprimiendo el botón.
Campo Significado
Fecha Creación Fecha cuando se creo la reserva
Fecha No Show Fecha cuando se pasa a este estado
Usuario Se muestra el usuario que creo la reserva y quien la esta
pasando a No Show
Garantizado Si deseamos que la reserva este disponible para
realizarle el Check In en los próximos días se debe
especificar un valor mayor a uno, lo cual significa que
pasara a pendiente de Check In a los siguientes días.
Esto es útil cuando conocemos que la reserva por algún
motivo entrara al siguiente día y la deseamos tener
disponible para ese día.
Facturar Se marca si este No Show lleva facturación o no
Fin de la Garantía Fecha hasta donde estará este No Show disponible para
realizarse Check In.
Si por el contrario después deseamos cancelar este No Show Oprimimos el botón

siguiente.
Anulación de Check In
2. Definir los criterios de búsqueda Estado = Check In, Nº Aloj y Entrada =

Hoy
4. Seleccionar la reserva
5. Oprimir el botón para pasar al segundo bloque de botones
6. Oprimir el botón el que solo se habilitará si la reserva

seleccionada corresponde a un Check In de Hoy.
7. Al confirmar la cancelación del Check In se valida que la cuenta no tenga

saldo pendiente y en caso de tenerlo se muestra el siguiente mensaje:
8. Si se confirma la cancelación la reserva pasa a Estado = Reserva.
Check in Múltiple
Permite la realización de un check in o Check out múltiple de reservas. Al invocar

la opción se muestra la siguiente pantalla de trabajo:
El resto de los botones son tratados de igual manera, e incluso se puede consultar
una reserva en particular invocando el botón Reserva.
Nota: Solo es posible cancelar un Check In con Entrada = Hoy.

La reserva pasa a tener Estado = Reserva y si tenía asignada una habitación
esta queda Libre

Capítulo 6: Overbooking
Como norma el hotel se sobre vende para tratar de garantizar un por ciento de
ocupación aceptable, a partir de que casi siempre existen clientes No Show o se
cancelan reservas. Esto es un riego que el hotel corre y para el cual debe estar
preparado.
Se conoce como Overbooking la situación en que el hotel está sobre vendido y el

proceso relacionado con el desvío hacia otros hoteles de los clientes a los que no es
posible asignarle una habitación.
Pasar Reserva a Overbooking
2. Se selecciona la reserva a desviar y se oprime el botón
3. Es posible especificar el Hotel y la Habitación destino.
4. Si es necesario que la reserva desviada rente diariamente es necesario marcar la

casilla “Asientos Ingresos”

Nota: Las reservas en Overbooking tienen Situación = Check-In
Check In a clientes desviados por Overbooking
2. Para poder seleccionar la reserva que fue desviada y retornar los clientes al
hotel deben definirse los siguientes criterios de búsqueda:
4. Se selecciona la reserva que está en “Overbooking” y se oprime el botón
5. Se pide una confirmación para efectuar el Check In.
Vías para conocer las habitaciones / clientes en Overbooking
1. Reportes – Huéspedes – Overbooking: Se obtiene el Listado de Huéspedes

(Overbooking).
2. Consulta de Reservas.
• Oprima el botón de la Barra de Herramientas
• Definir los criterios de búsqueda
• Oprimir el botón

Capítulo 7: Plannings
Planning de Habitaciones
El diseño del Planning de Habitaciones pretende que desde esta pantalla puedan
efectuarse todas las operaciones básicas de la recepción de un hotel: Check In,
Check Out, Consultar y/o modificar los datos de una reserva, Consultar la Cuenta
Corriente de la Habitación, Facturas tradicionales y Anticipadas y Anular una
reserva.
El acceso a esta opción puede efectuarse por uno de los siguientes caminos:
1. Reservas – Plannings – Habitaciones

Aspectos Generales del Planning de Habitaciones
1. Las filas corresponden a las Habitaciones (Número y tipo) y las columnas a los
Días.
2. Cada reserva ocupará en el Planning el espacio correspondiente a los días que

pernoctan los huéspedes en el hotel (Entrada y Salida – 1).
3. Se muestran 40 días en la pantalla, inicialmente en el centro aparece el día de

trabajo de NewHotel (en el ejemplo es el 12/10/98) y 19 días hacia delante y 20
hacia atrás.
4. Los botones permiten el desplazamiento en el tiempo y

entre las habitaciones del hotel.
5. El planning está compuesto de dos bloques divididos por una línea de color gris.
5.1. Bloque superior: Reservas que tienen un número de habitación asignado.
5.2. Bloque inferior: Reservas que no tienen una habitación asignada.

5.3. Ambos bloques tienen su propio botón que permite refrescar la

información en pantalla.
6. Al posicionarnos con el mouse encima de una reserva podemos obtener la

siguiente información:
6.1. El cursor puede tener tres valores:
Cursor Significado
Reservas con Entrada >= Hoy que pueden cambiarse de habitación
en esta opción.
Reservas con Entrada < Hoy que no pueden cambiarse de
habitación por esta opción.
Habitaciones inactivas.
6.2. Oprimiendo el clic derecho del mouse aparecen las siguientes opciones (se
habilitarán los botones según el estado actual de la reserva):
pero si se presiona clic derecho en casillas sin reserva, se permite insertar

una reserva individual o de grupo o pasar una habitación a inactiva. De
igual manera si al dar doble clic encima de una habitación en estado
inactiva, permite visualizar su estado y cambiar los periodos.

6.3. En la línea gris que divide el bloque superior y el inferior aparecen datos
como: Fecha de Entrada, Número de la Reserva, Nombre del Titular, Tipo
de Habitación, Número de la Habitación, Fecha de Llegada y último día en
que dormirán los huéspedes en la habitación (Fecha de Salida – 1).
Asignación o cambio de habitación mediante el Planning
El “cambio” de habitación en esta opción es posible si los clientes de la reserva aún

no han dormido en el hotel, es decir que tienen una Entrada >= Hoy. Si al
seleccionar una reserva el cursor adopta la forma es posible hacer el cambio
de habitación por esta vía.
La “asignación” de habitaciones consiste en trasladar (drag and drop) una reserva

del bloque inferior hacia la línea correspondiente a la habitación que queremos
asignarle en el bloque superior.
Existen dos condiciones que debe cumplir la habitación destino para que sea
posible tanto el cambio como la asignación de una habitación por esta opción: que
sea del mismo tipo que la habitación origen y que se encuentre libre todos los días
de la estancia de los clientes de la reserva.
El procedimiento en ambos casos consiste en oprimir el clic izquierdo del mouse

encima de la reserva y arrastrarla hacia la habitación destino. Se ha habilitado la
facilidad de mostrar una ventana en el bloque de botones de la pantalla donde, en la
medida que estamos trasladando la reserva, se muestran la Fecha de Entrada, Fecha
de Salida y Nº de la Habitación del origen y el destino, tal como se muestra a
continuación.

Habitaciones que cumplen ciertos requisitos
Esta opción es una herramienta útil para la asignación de habitaciones a las

Entradas del Día, ya que brinda un listado con las Habitaciones Disponibles
(Libres, Activas y sin preasignar), lo que elimina el riesgo de atribuir la misma
habitación a más de una reserva.
Procedimiento
2. Las posibilidades de filtro aparecen en la siguiente pantalla:
Para obtener las habitaciones disponibles un día específico es necesario activar la

casilla Solo Habit. Disponibles y poner en los dos campos fecha el mismo
valor, por ejemplo: Entre 20/10/98 y 20/10/98
El bloque Elegir Fechas se refiere a la forma en que aparecen los días (columnas)
en la pantalla, no es un criterio para filtrar las habitaciones.
Refrescar la información
Oprimiendo el botón se reconstruye el planning a partir de la

información más actualizada.
Existe un botón de este tipo para el bloque superior (reservas con habitaciones) y
otro para el inferior (reservas sin habitaciones).
Configuración de los colores del Planning
1. Debe oprimir el botón
2. En la pantalla que aparece a continuación se muestran los elementos que pueden

tener un color propio.
Color de las Habitaciones Inactivas y de las Reservas
El acceso a esta opción es por Utilitarios – Parámetros – Subsistema

Habitaciones

En el bloque Planning de Habitaciones se definen los colores que tendrán las

reservas de acuerdo a su tipo: Directos, Propietarios, Time Share, y Entidades, así
como el de las habitaciones inactivas (fuera de orden).
En el caso de las reservas de Entidades se configura el valor standard (por defecto),

ya que cada una puede tener un color particular.
El color de cada Entidad (Agencias y Empresas) puede definirse en la opción

Ventas – Entidades – Entidades
Planning de Habitaciones Disponibles
1. Reservas – Plannings – Habitaciones Disponibles

Aspectos Generales del Planning de Habitaciones Disponibles
1. En las filas aparecen los Tipos de Habitaciones existentes. La última fila

corresponde al “Total” de las Habitaciones del hotel.
2. Se muestran 10 días en la pantalla. Cada día ocupa dos columnas, la 1era

columna muestra en verde las habitaciones libres y la 2da columna muestra en
rojo las habitaciones reservadas.
3. Las columnas de los fines de semana tienen color gris.
4. Los botones permiten el desplazamiento en el tiempo sin

restricciones.
5. Si en la columna de habitaciones libres aparece un número negativo quiere decir

que existe overbooking. Ejemplo: -2 implica que existe un overbooking de 2
habitaciones.
Planning Previsión de Disponibilidades

Aspectos Generales del Planning de Disponibilidades
6. En las filas aparecen los Tipos de Habitaciones reservadas, confirmadas o no,

las libres, los alloments pendientes de satisfacer, etc. La última fila corresponde
al “Total” de las Habitaciones del hotel, según cada concepto.
7. Se muestran un rango de fechas a selección del cliente en la pantalla. Cada día

ocupa 3 columnas, la 1era columna muestra las reservas confirmadas, la 2da las
reservas no confirmadas y la ultima las habitaciones libres.
8. Las columnas de los fines de semana tienen sombra hasta el dia de la semana.
9. Si en la columna de habitaciones libres aparece un número negativo quiere decir

que existe overbooking. Ejemplo: -2 implica que existe un overbooking de 2
habitaciones.
Planning de Orígenes y Segmentos de Mercado
El acceso a esta opción es por Reservas – Plannings – Orígenes / Segmentos
Muestra la cantidad de habitaciones reservadas, para cada día del período

seleccionado, sumariadas por Segmento u Origen de Mercado dependiendo de la
selección efectuada por el usuario.

Es una previsión, por lo tanto la información puede obtenerse a partir del día de
trabajo de NewHotel.
Procedimiento
1. Se escoge el rango de fechas y si lo que se necesita analizar es la información

referente a los Segmentos o orígenes de mercado.
2. Se oprime el botón
Planning de Modalidades de Pensión
El acceso a esta opción es por Reservas – Plannings – Modalidad de Pensión
Para cada día seleccionado muestra la cantidad de huéspedes por Modalidad de

Pensión. Al final aparece un consolidado con la cantidad de Desayunos, Almuerzos
y Cenas para cada día.
No tiene restricciones en cuanto al período a analizar, es decir que cumple

funciones estadísticas y de previsión.

Procedimiento
1. Se escoge el rango de fechas y si necesita analizar la información detallada por

cantidad de Adultos y Niños debe marcar la casilla
2. Se oprime el botón
Planning de Entidades
El acceso a esta opción es por Reservas – Plannings – Entidades
Para cada día seleccionado muestra la cantidad de Habitaciones reservadas por

cada Entidad.
La base de la información para la elaboración de este planning es sobre lo

reservado y no con lo real ocupado.
No tiene restricciones en cuanto al período a analizar, es decir que cumple

funciones estadísticas y de previsión.

Planning de Grupo de Entidades
El acceso a esta opción es por Reservas – Plannings – Gupo de Entidades
La base de la información para la elaboración de este planning es sobre lo reservado

y no con lo real ocupado.
Planning de Reservas
2. Oprimir el Botón

Este planning tiene varias formas de presentarse, pudiéndose:
De forma Estándar o entre fecha sin desglose por de tipos de habitaciones
Y Estándar o entre fechas solicitadas con desglose de tipos de habitaciones.
Planning de Alloments
El acceso a esta opción es por Reservas – Plannings – Alloments

Muestra el planning de alloments resumido o por tipos de habitaciones según sea la selección. Una
vez invocada la opción y seleccionado los criterios, para obtener el resultado se debe oprimir el
botón calcular
Mapa Anual de Reservas
El acceso a esta opción es por Reservas – Plannings – Mapa Anual de

Reservas
Este planning muestra en una grafica anual, las habitaciones disponibles por días en
color azul y las ocupadas en color rojo.

Capítulo 8: Tratamiento de Grupos
El acceso a esta opción se efectúa por Recepción – Grupos
Pantalla Principal de Grupos
1. Seleccionar un Grupo
Los criterios de búsqueda son:
Entrada Fecha de Llegada del Grupo al hotel.

Es posible analizar Grupos con Fecha de Entrada Igual a,
Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita el
campo Hasta)
Salida Idem a Entrada, solo que se refiere a la Fecha de Salida del hotel.
Entidad Entidad de la reserva.

Oprimiendo se habilita la búsqueda de Entidades.
Tipo Tipo de Grupo
Ocupación Permite analizar los Grupos que estuvieron en el hotel en el

por períodos período que se defina.
3. Seleccionar el Grupo con el que queremos trabajar.
Rooming List
1. Escoger la opción Recepción – Grupos
2. Seleccionar el Grupo.
4. Teclear el Apellido, Nombre y Nacionalidad de todos los integrantes del Grupo.
Cada vez que se posicione en el botón dar Enter u oprimir el botón
5. Seleccionar los huéspedes que compartirán una habitación. Es posible utilizar

los métodos Shift – Clic (consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos).
6. Asociar los clientes seleccionados a una reserva. La reserva puede o no tener

asignada una habitación.
6.1. Debe dar Doble Clic en la reserva que corresponda del bloque Reservas del
Grupo.
6.2. A continuación aparece en el campo Reser. el número de la reserva

asignado a los futuros huéspedes del hotel.
7. Repetir los puntos 5 y 6 para todas las Reservas del Grupo.
Check In de Grupo
2. Seleccionar el Grupo
4. Seleccionar las reservas a las que les queremos hacer el Check In.
4.1. Puede utilizar los métodos Shift – Clic (consecutivas) o Ctrl – Clic
(alternas).
4.2. Si desea escogerlas todas las reservas del grupo oprima el botón
Check In de Grupo
6. Antes de efectuar un Check In múltiple el sistema valida que todas las reservas
escogidas cumplan los siguientes requistos:
6.1. Que tengan una habitación libre atribuida.

6.2. Registrado al menos un huésped.
6.3. Entrada = Hoy.
Validación del Check In de Grupo

Consultar los Datos Generales de un Grupo
Datos Generales de un Grupo
Cancelar un Grupo
4. Escoger el motivo de la cancelación. Puede argumentar los motivos de la misma

en el campo Descripción.

Cancelación de un Grupo
Check Out de Grupos
4. Seleccionar las reservas del grupo a las que les queremos hacer el Check Out.
4.1. Puede utilizar los métodos Shift – Clic (consecutivas) o Ctrl – Clic
(alternas).
4.2. Si desea escogerlas todas para Check Out oprima el botón
5. Oprimir nuevamente el botón
Incorporar nuevas reservas a un grupo existente
Es posible adicionar reservas a un Grupo existente solo si tienen Fecha de Entrada

>= Hoy.
2. Seleccionar el grupo al que le vamos a adicionar nuevas reservas.
4. Aparece la pantalla para definir Reservas de Grupo.
Remítase al Capítulo : Reservas – Insertar una Reserva de Grupo.

Capítulo 9: Consulta de los Huéspedes del Hotel
1. Recepción – Huéspedes – Consultar
Huéspedes del hotel se consideran aquellos cuyas reservas tienen Estado = Check
In, estén ubicados en el hotel o desviados hacia otras instalaciones por overbooking.
Consulta de los Huéspedes
Procedimiento para efectuar la Consulta
1. Especificar los datos de los huéspedes a consultar.

1.1. La búsqueda por el Apellido o Nombre de los huéspedes es On Line, es

decir que en la medida que vamos tecleando se van mostrando en la
pantalla todos los huéspedes cuyo nombre o apellido contiene en alguna
posición la cadena de caracteres especificado.
Ejemplo: si teclea en el Nombre una H se muestran: HOLGER, HEIKE,
HARALD, JOACHIM, HELGA, etc.
1.2. Si no se especifica ningún criterio de búsqueda se visualizan todos los

huéspedes del hotel.
Huésped Apellido y Nombre
Entrada Se refiere a la fecha de llegada del huésped al hotel.

Es posible buscar huéspedes con Entrada Igual a, Inferior a,
Superior a o Entre (en este último caso se habilita el campo
Hasta).
Salida Idem a Llegada, solo que se refiere a la fecha de salida del hotel.
Nacionalidad Código de la Nacionalidad del huésped.

Oprimiendo se habilita la búsqueda de Nacionalidades.
Grupo Nombre del Grupo del que es integrante el huésped.
Huéspedes Tiene dos posibles valores: En el Hotel o en Overbooking
Hab. Número de Habitación
Entidad Entidad a la que pertenecen los Huéspedes de la Reserva.


Pensión Pensión Alimenticia
Bloque Se refiere a la Ubicación Física de la Habitación.

Por ejemplo, los huéspedes ubicados en los Bungaloes, Casas,
Bloque Central, etc.
Clientes Huéspedes que tienen una ficha en el Histórico de Clientes

(cárdex).
Ordenar la Información de los Clientes Seleccionados
La posibilidad de ordenar la información por diferentes criterios se activa
Esta opción flexibiliza la recuperación, por pantalla o impresora, de la información

de los huéspedes del hotel lo que permite satisfacer los requerimientos de diferentes
usuarios del sistema.

En el ejemplo anterior la información saldrá ordenada en primer lugar por Número
de Habitación y los huéspedes de la misma habitación aparecerán organizados por
Apellido, si concuerda el apellido el tercer criterio será el Nombre.
Consultar la Ficha del Cárdex
Es posible consultar la ficha del cárdex del huésped seleccionado en la pantalla

Si no existe la ficha es posible crearla en ese momento.

Capítulo 10: Atribución de Habitaciones
Atribución Automática de Habitaciones
A esta opción se accede por Reserva – Atribución de Habitaciones - Automática
Asigna automáticamente habitaciones a las reservas seleccionadas.
Entidad Permite asignar habitaciones a las reservas de una
Entidad determinada.
Oprimiendo el botón se activa la búsqueda de
Entidades.
Grupo Permite asignar habitaciones a todas las reservas que

componen un Grupo.
Entrada Fecha de entrada de los huéspedes al hotel.

Es posible atribuir habitaciones a las reservas con Fecha
de Entrada al hotel Igual a, Inferior a, Superior a o Entre
(en este último caso se habilita otro campo para poder
especificar Hasta)
Bloque Permite asignar las habitaciones de un área específica del

hotel.
Ejemplo: Bungalow, Casas, Hotel, etc.
Requisitos de la Si marcamos esta casilla, la asignación respeta los

Reserva Requisitos (características) que deben cumplir las
habitaciones según las especificaciones hechas en las
reservas.
Procedimiento para la Atribución Automática de Habitaciones
1. Especificar las características de las reservas a las que queremos asignarles

habitaciones.
3. Si se considera correcta la propuesta que hace el sistema se debe oprimir el

botón
Atribución Manual de Habitaciones
A esta opción se accede por Reserva – Atribución de Habitaciones – Manual
Es una herramienta útil para la asignación de las habitaciones, fundamentalmente en

las reservas con entrada ese día.

Reserva Número de la reserva
Entrada Fecha de Entrada de los clientes al hotel.

Es posible analizar las reservas con llegada Igual a,
Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se
habilita el campo Hasta)
Salida Fecha de salida de los clientes del hotel.

Es posible analizar las reservas con salida Igual a,
Tipo Tipo de Habitación
Entidad Oprimiendo el botón se activa la opción Entidades
Este campo tiene 3 posibles estados:
Solo reservas Sin Habitación

Solo reservas Con Habitación
Todas las Reservas

Procedimiento para la Atribución Manual de Habitaciones
1. Especificar las características de las reservas a las que queremos asignarles

habitaciones.
3. Se visualizan todas las reservas que cumplen los requisitos.
4. Si ya conoce el Número de la Habitación que desea asignar debe dar doble clic
en la columna Aloj. de la reserva de interés y escribir este número.
5. Si desea una ayuda con las habitaciones disponibles tomando en consideración

el Tipo de la Habitación y el período de la reserva seleccionada active
6. El primer paso es seleccionar la reserva en el bloque izquierdo de la pantalla y a

continuación debe dar Doble Clic en la habitación deseada del bloque de la
derecha, entonces se visualiza este número en la columna Aloj. de la reserva.
7. Cuando concluya la asignación de las habitaciones debe oprimir el botón
Habitaciones Disponibles
A esta opción se accede por Reserva – Habitaciones Disponibles
Da la posibilidad de consultar las habitaciones disponibles en un período de tiempo

que cumplen determinados requisitos como pueden ser: Tipo de Habitación,
Bloque, Características.
Cuando se solicita una reserva, fundamentalmente de clientes directos, se consulta

en el sistema para determinar si el hotel está en condiciones de confirmarla, incluso
si se selecciona la habitación y se oprime el botón se pasa

directamente a insertarla con las Fechas y el Número de Habitación definidos.

Capítulo 11: Cárdex
1. Escoger la opción Recepción – Cárdex
Características Generales
1. El cárdex es el histórico de clientes donde se almacenan sus datos personales

fundamentales y referencias a sus estancias anteriores y futuras.
2. Para habilitarle una Cuenta Extra a un cliente que no está hospedado en el hotel
es necesario llenarle previamente una ficha en el cárdex.
3. Existe la búsqueda en caliente para los campos Apellido y Nombre, quiere eso
decir que en la medida que vamos definiendo letras se va filtrando la
información.

Nota: Se considera Cliente una persona que tiene creada una ficha en el cárdex, se
encuentre o no hospedado en el hotel
Consultar una Ficha en el Cárdex
1. Escoger el criterio de búsqueda (Apellido, Nombre o Tarjeta).

3. Seleccionar el cliente en la pantalla y oprimir el botón
Crear una Ficha en el Cárdex
2. Llenar la ficha del cliente. Los datos obligatorios son: Nombre, Apellido,
Nacionalidad y Nº de Identificación (Carné de Identidad o Pasaporte).
Ficha de un Cliente

El botón da la posibilidad de conocer las estancias pasadas y

futuras del cliente escogido.
Cuando oprimimos la tecla nos permite introducir datos a las

estadísticas del huésped que estamos visualizando a través de la siguiente pantalla:

Capítulo 12: Mantenimiento de las Habitaciones
Bloquear Habitaciones
A esta opción puede accederse por Recepción – Mantenimiento – Bloquear

Habitaciones
Permite bloquear habitaciones, es decir pasar a Inactivas durante el período de

tiempo que se especifique.
Número Número de la Habitación
Situación Activas, Inactivas o Ambas
Bloque Ubicación física de la Habitación.
Procedimiento para Bloquear Habitaciones (pasarlas a inactivas)
1. Seleccionar la(s) habitacion(es) a bloquear.
3. A continuación de muestra la historia de la habitación correspondiente que

teníamos marcada.
4. Oprimir el botón insertar y llenar los siguientes datos:
Campo Significado
Fecha Inicial – Período de tiempo que la habitación estará inactiva.
Fecha Final
Motivo Debe escoger el motivo por el que la habitación pasa a inactiva.

Estos motivos deben ser previamente definidos en la opción
Archivos – Parámetros - Tipos de Inactividad
Observaciones 4 líneas de 47 caracteres cada una.
En el proceso de confirmación pueden suceder dos hechos que impiden que la

habitación pueda pasar a inactiva:
4.1. La habitación se encuentra asignada a una reserva en ese período.

4.2 Ya está definido que la habitación estará inactiva parte o todo el período de
tiempo que especificado.
Nota: Si la habitación se encuentra asignada a una habitación en Situación =

Reserva puede liberarla. Remítase al Capítulo : Reservas – Liberar una
habitación atribuida a una reserva
Averías
A esta opción se accede por Recepción – Mantenimiento – Averías
Permite registrar las averías existentes en las diferentes áreas del hotel y su
solución, por lo que resulta una herramienta que contribuye a organizar el trabajo
del personal de mantenimiento.

Pantalla Principal de Averías
Campo Significado
Prioridad Son valores preestablecidos por el sistema: Baja, Media y Alta
Avería Tipo de Avería
Los posible valores se definen en la opción Archivos –
Mantenimiento – Tipos de Avería
Zona Área del hotel donde se reporta la avería. Ejemplo: Piscina, Oficinas,
etc.
Los posibles valores se definen en la opción Archivos – Parámetros
– Zona
Los campos Zona y Hab. son excluyentes.
Hab. Si la avería reportada es en una habitación debe teclearse el número
de la misma.
Res Tiene dos posibles valores:
Avería Resuelta
Avería Sin Resolver
Técnico Técnico que solucionó la avería.
El personal del área de mantenimiento se define en la opción
Archivos – Mantenimiento – Técnicos
Registrar una Avería

2. Llenar todos los datos necesarios. Tener en cuenta que los campos Zona y Hab.
son excluyentes, sin embargo es obligatorio registrar alguno de ellos ya que de
lo contrario no sabríamos donde se encuentra la avería.
Al confirmar la Avería si ambos campos están llenos aparece el siguiente

mensaje:
Pero si ambos campos están vacíos se muestra:
Ficha de una Avería

Solución de una Avería
1. Seleccionar la avería correspondiente.

Se desmarca en la Pantalla Principal de Averías y se oprime el
botón entonces se visualizan las averías pendientes de

solución.
3. Activar el campo de la pantalla Alterar Avería. En ese momento se

activan los campos: Técnico y Desc. (Observaciones) que son obligatorios y
permiten definir el nombre del técnico que solucionó la avería y algunos
comentarios. El sistema almacena la Fecha y Hora en que se registra la
solución.
Solución de la Avería

Agrupamiento de Habitaciones
A esta opción se accede por Recepción – Mantenimiento – Grupo Habitaciones
Esta opción posibilita realizar un agrupamiento de las habitaciones por algún

concepto definido por el cliente en los parámetros del sistema para un periodo
también definido en esta opción. Su funcionalidad esta dada en agrupar varias
habitaciones bajo un concepto que posibilite su identificación sin tener la necesidad
de recordar todos los números de las habitaciones.
Por ejemplo: agrupar las habitaciones ocupadas por los Guías de Animación, etc.

Capítulo 13: Ama de Llaves
Alterar Room Status
A ella puede accederse por Recepción – Ama de Llave – Alterar Room Status
Esta opción es la herramienta fundamental de trabajo del Ama de Llaves

(Gobernanta), Supervisoras de piso y todo el personal que tiene que ver con el
mantenimiento de las habitaciones del hotel.
Actualizar el Room Status
Habit. Número de la Habitación
Room Status Los valores que el sistema contempla son: Sucio, En

Limpieza, Para Verificar y Limpio.
Bloque Ubicación física de la Habitación
Situación Activa o Inactiva

Ocupación Ocupada o Libre
Para marcar mas de una habitación se hará manteniendo la tecla de control y

mediante el desplazamiento del mouse se hará clic para marcar los números que se
desean.
Verificar el Log del Room Status
1. Seleccionar la habitación que queremos analizar.
Insertar Discrepancias
El acceso a esta opción es por Recepción – Ama de Llaves – Insertar

Discrepancias
Generalmente en los hoteles está establecido que el Ama de Llaves o la persona

designada, repase por las mañanas el estado de las habitaciones en relación con la
ocupación y la limpieza.

Esta opción permite registrar la situación real de las habitaciones para
posteriormente analizar si existen diferencias o discrepancias entre la realidad y la
información registrada en el sistema.
Reporte de Discrepancias
El acceso a esta opción es por Recepción – Ama de Llaves – Reporte de

Discrepancias.
Esta opción muestra mediante un reporte las distintas discrepancias existentes entre
lo el sistema tenia registrado y lo que el Ama de Llave confirmo durante el repaso
de las mismas.

Ama de Llave
El acceso a esta opción es por Recepción – Ama de Llaves – Ama de Llave
Esta opción muestra un listado con la ocupación por habitaciones para el trabajo de
la gobernanta. Este listado puede obtenerse para la totalidad de los huéspedes o solo
para las salidas previstas, para ello se arca el botón de salidas prevista en la pantalla
que se muestra a continuación.
Supervisoras
El acceso a esta opción es por Recepción – Ama de Llaves – Supervisoras
Permite registrar las Supervisoras del Hotel.

Empleadas
El acceso a esta opción es por Recepción – Ama de Llaves – Empleadas
Permite registrar las empleadas o camareras de piso del hotel.
Código Código que define a la empleada
Nombre Nombre de la empleada

Zona Zona donde trabaja la empleada
Supervisora Nombre de la supervisora que atiende a esa empleada
Puntos Como el sistema prevé en las siguientes opciones, una
distribución del trabajo en base a puntuación, en este campo
puede representarse el valor máximo de puntos en cuanto a
valor del trabajo puede realizar esta empleada.
Estados
El acceso a esta opción es por Recepción – Ama de Llaves – Estados
Mediante esta opción se definen la puntuación que se le asigna a cada trabajo a

realizar para cada tipo de habitaciones.
Este parámetro posibilita posteriormente en la opción que se explicara a

continuación, poder hacer de forma automática una distribución del trabajo entre
las empleadas para un grupo de habitaciones, donde además en un reporte se
muestra la puntuación máxima que puede alcanzar (definida en la Opción de
Empleadas) y los que se le asigno por la computadora.
Los posibles estados predefinidos en el sistema NewHotel son los siguientes:
• Cambio de Ropa
• Pasa una habitación de Inactiva para Activa
• Habitación Sucia con Check Out
• Habitación Sucia con Estancia

Atribución de Habitaciones
El acceso a esta opción es por Recepción – Ama de Llaves – Atribución de

Habitaciones
Esta opción es la encargada realizar la distribución del trabajo entre las distintas
empleadas en base a la puntuación definida en para cada estado posible.
Por norma cada grupo de habitaciones siempre la realiza una empleada, que en este
caso denominamos Emp. Standard. La columna Emp. Del Día se emplea para los
casos que la primera no vino a trabajar, sustituyéndose a la empleada standard por
la empleada del día.
Para ello con el mouse y presionando la tecla Shit seleccionamos el grupo de

habitaciones que queremos cambiarle la empleada standard. Seleccionamos a la
empleada del día y oprimimos la tecla

Si por el contrario queremos restaurar al grupo de habitaciones a la empleada
standard que anteriormente le habíamos asignado otra empleada distinta, marcamos
el bloque de habitaciones, de igual forma explicada anteriormente y oprimimos la
tecla .
Para calcular la puntuación que será objeto cada empleada oprimimos la tecla
, mostrando el resultado en la parte derecha de la pantalla.
Para que esta opción funcione correctamente debe haber creado la puntuación para
cada estado posible, así como tener definido un valor en Utilitarios-Parámetros-
SubSistema de Habitaciones, en el campo Cambio de Ropas
Para obtener el reporte final oprimimos la tecla
Mostrando el siguiente resultado:

Capítulo 14: Asientos en Cuentas
Insertar Asientos
Esta opción permite registrar en las Cuentas de los Huéspedes y en las Cuentas
Extras los servicios prestados y cobros efectuados.
El acceso a ella puede efectuarse por uno de los siguientes caminos:
1. Recepción – Asientos – Insertar Asientos
Campo Significado
Fecha Fecha en que se brindó el servicio o se efectuó el cobro.

Campo Significado
Se le conoce como Fecha Valor.
No. Doc. Número del documento primario (vale)
Tipo Permite ubicar la cuenta donde se va registrar el asiento. En la

ventana de selección aparecen las siguientes posibilidades:
1. Alojamiento o Habitación: Se escoge cuando es una cuenta de

un huésped y conocemos el número de la habitación.
Oprimiendo el botón se habilita la opción Consulta de
Reserva.
2. Reserva: Al igual que en el caso anterior se escoge cuando es

una cuenta de huésped pero el dato que se conoce es el número
de la reserva. Oprimiendo el botón se habilita la opción
Consulta de Reserva.
3. Cuenta Extra: Oprimiendo el botón se habilita la opción

Consulta de Cuentas Extras.
4. Sin Cuenta: El asiento no se carga en ninguna cuenta en

particular.
El sistema obliga a que se hagan asientos de crédito y débito
por la misma cantidad con lo que se evitan descuadres en el
Pick de Cuentas.
Puede ser útil para registrar la venta de un punto que no esté
automatizado, ejemplo: Peluquería – Barbería, Parqueo, etc. Se
exceptúa la venta a crédito.
Los asientos que se realizan mediante esta opción se visualizan
en los reportes de ingresos y de operaciones de caja.
Cuenta Se habilita si se escoge en el campo Tipo los casos 1 y 3.

• Habitación: Se teclea el número de la habitación.
• Cuenta Extra: Se teclea el nombre de la cuenta.
Reserva Si escoge en el campo Tipo la opción Reserva debe teclear el

Campo Significado
número de la misma.
Sección Sección o Departamento que brindó el servicio o efectuó el cobro.
POS Número del Punto de Venta de Gastronomía.
Crédito Se selecciona cuando debemos registrar un Servicio.
Débito Se selecciona cuando debemos registrar un:
1. Cobro
2. Desembolso (préstamo)
3. Devolución
En el caso de Cobro debe especificar el Tipo de Cobro.

Si el tipo de cobro es una Tarjeta de Crédito debe escogerse el
tipo de tarjeta y puede definirse su Número.
Servicio Se selecciona el Servicio a cargar.

En la ventana aparecen solamente los servicios que se prestan en la
Sección escogida.
Descripción Permite registrar un comentario.
Valor Valor del asiento.
4. Cuando concluya de introducir los datos oprima el botón

Instrucciones de Transferencia
En el clasificador de Servicios puede definirse la cuenta por defecto a la que deben

ir los cargos, lo cual se alerta como se muestra a continuación, no obstante el
usuario podrá modificar esta propuesta.
En esta opción se tienen en cuenta las “Instrucciones de Transferencia” definidas en

la Reserva.
Insertar Asientos con Descuento
Esta opción da la posibilidad de aplicar descuentos en Por ciento y en Valor.
Para definir el descuento debe oprimir el botón
Porciento Valor

Si el descuento que define es en “Por ciento” se visualiza en el campo Valor el
importe del mismo, si por el contrario define un “Valor” el campo de Por ciento
permanece 0.00
En el ejemplo mostrado anteriormente se registró un asiento en la Sección Bar por

el concepto de Bebida y un valor de $ 25.50, al que se le aplicó un descuento del 10
% lo que representa $ 2.55. Es decir que el cliente deberá pagar por estos consumos
un total de $ 22.95 (25.50 – 2.55).
Fechas que manipula el sistema para los asientos
Cuando se registra aun asiento el sistema almacena las siguientes fechas:
Fecha Significado
Valor 1. Fecha real en que se efectuó la venta o el cobro.
2. Aparece en las Facturas y Extractos de Cuentas.
3. Si por alguna razón dejó de registrarse un asiento el día
correspondiente, es necesario especificar en el campo Fecha
(Valor) el dato real. Así resultaría transparente para el cliente
cualquier error en la operación del hotel.
Movimiento 1. Fecha de NewHotel que se cambia en el proceso de confirmación

del Cierre del Día.
2. Se conoce como fecha de trabajo.
Registro Fecha de la computadora en el momento de registrar el asiento.
Ejemplo:
1. Son las 3:00 a.m. del día 15 de noviembre de 1998 y aún no se ha efectuado el
Cierre del Día, por lo que NewHotel aún está en el día 14.

2. Se detectó un vale a crédito de la Lavandería, del 12 de noviembre guardado en
una gaveta que por descuido no ha sido registrado en el sistema. Por suerte la
habitación tiene salida prevista para el 20 de noviembre y aún es posible
enmendar el error.
Aunque al registrar el asiento debe ponerse en el campo Fecha = 12/11/98 este

afecta la producción de Lavandería del día 14/11/98 (Fecha Movimiento).
El sistema almacena los siguientes datos:
Fecha
Valor 12/11/98
Movimiento 14/11/98
Registro 15/11/98
Nota: El sistema NO PERMITE modificar la producción y la caja de días

anteriores (cerrados) a nivel estadístico ni contable. Es decir que aunque se
inserten asientos con Fecha Valor < Hoy, se Anulen o se Corrijan asientos
de días anteriores, estos se verán reflejados en la información del Día de
Trabajo (Fecha de NewHotel)

Consultar Asientos
1. Escoger la opción Recepción –Asientos – Consultar Asientos
Consultar Asientos

Movim. Fecha que tenía NewHotel cuando se hizo el asiento.
El sistema propone la fecha de hoy.
Es posible analizar asientos con Fecha Movimiento Igual a,
Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita otro
campo para poder especificar Hasta).
Valor Fecha real en la que se brindó el servicio o se efectuó el cobro.

Es posible analizar asientos con Fecha Valor Igual a, Inferior a,
Superior a o Entre (en este último caso se habilita otro campo
para poder especificar Hasta).
Nº Doc. Número del Documento.

Se refiere al valor del campo Nº Doc de la opción Insertar
Asientos
Moneda Permite escoger los asientos efectuados en la Moneda Base o en

la Moneda Suplementaria.
Tipo Cobro Permite escoger los asientos efectuados para un determinado

tipo de cobro.
Habitación Número de la Habitación.
Cuenta Código de una Cuenta Extra.

Oprimiendo el botón se activa la opción Cuenta Corriente
Extra
Reserva Número de una Reserva.

Oprimiendo el botón se activa la opción Consulta de
Reservas
Servicio Se escoge el Servicio a analizar
Sección Se escoge la Sección a analizar
Corregidos Solo Asientos Corregidos

Solo Asientos Sin Corregir
Todos los Asientos
Otros criterios de búsqueda
Oprimiendo el botón se habilita la posibilidad de consultar los

asientos efectuados en las cuentas por una gran cantidad de criterios adicionales a
los existentes en la Pantalla Principal de Asientos.
Esta opción le da gran flexibilidad a la recuperación de información y constituye

una herramienta importante para Auditar el sistema.

Registro Fecha que tenía la computadora cuando se hizo el asiento.
Hora Hora que tenía la computadora cuando se hizo el asiento.
Movim. Fecha de NewHotel cuando se hizo el asiento.
Valor Fecha en que se brindó el servicio o se efectuó el cobro.
Habitación Número de la Habitación.
Bloque Ubicación física de las Habitaciones.

Se definen en la opción Archivos – Habitaciones – Bloques
Cuenta Extra Código de una Cuenta Extra.

Oprimiendo el botón se activa la opción Cuenta Corriente
Extra
Reserva Número de la Reserva.

Oprimiendo el botón se activa la opción Consulta de Reservas
Entidad Oprimiendo el botón se activa la opción Entidades
Grupo Nombre del Grupo.
Sección Se escoge la Sección a analizar.
Nº Doc. Si queremos analizar un asiento en particular puede teclearse el

número del Documento (vale).
POS Número del Punto de Venta que efectuó la venta o el cobro.
Tipo de Cobro Se escoge la Forma de Pago que desea analizarse.

Tarjeta de Se escoge el Tipo de Tarjeta de Crédito.
Crédito
Servicio Se escoge el Servicio a analizar.
Débito, Débito - Formas de Pago
Crédito Crédito - Servicios
Todos Todos - Ambos
Si se selecciona Débito o Crédito se habilita el campo Valor que

permite consultar los asientos con un valor específico.
Tipo Cuenta Se escoge una de las 6 cuentas (Máster, E1,..,E5).
Usuario Permite conocer los asientos hechos por un Usuario del sistema.
Serie Se escoge una de las series de facturación definidas en el sistema.
Nº Fact. Número de factura.
Automáticos Asientos que se cargan automáticamente en el Cierre del Día.
Diaria Asientos de Diarias (Pensiones)
Paquete Asientos asociados a paquetes.

Oprimiendo el botón es posible escoger un paquete específico.
Corregidos Asientos Anulados o Corregidos.
Ejemplos de Consultas de Asientos
1. Correcciones y/ anulaciones de asientos que ha efectuado el usuario Roberto

Pérez Álvarez (RPA) los días comprendidos entre el 01/04/98 y el 15 de ese
mismo mes.
Movim. Entre 01-01-98 y 15-0498

Usuario: RPA
Corregidos
2. Cobros por concepto de Tarjeta de Crédito que ascienden a $ 8.50 y se

encuentran facturados.
Débito
Valor: 8.50
Tipo de Cobro: Tarjeta de Crédito
Nº Fact.: > 0
3. La Auditoria desea revisar si se han cargado correctamente en el mes de marzo

los precios de Alojamiento (en el proceso de Cierre del Día) en los Bungalow.
Movim. Entre 01/03/98 y 31/03/98

Servicio: Alojamiento
Bloque : Bungalow
Diaria
Corregir un Asiento
1. Seleccionar el asiento a Corregir.

3. En el bloque izquierdo de la pantalla se muestran los valores actuales del

asiento y en la derecha se brinda la posibilidad de efectuar la corrección.
4. Cuando concluya la corrección oprima el botón
5. Escoja el Motivo de la Corrección.
6. Oprima nuevamente el botón

Inserción Múltiple de un Asiento
Esta opción es útil cuando existe un Punto de Venta que no está automatizado, entonces
se define la Sección, el Servicio, la Cuenta, la moneda y comienza un proceso de
registrar todos los vales de ese día de una manera cómoda ya que puede operarse solo
con teclado
Oprimir el botón
1. Se escoge la Sección, el Servicio a cargar, la cuenta extra de la habitación y la

moneda.
2. Se define el Número de la Habitación, el Valor de Cheque, Cantidad y Nº del

Documento y continuación se oprime el botón

3. Se repite el punto 2 hasta concluir la inserción de los vales. Hasta este momento
no se ha validado nada y podremos salir de la opción y la información no se
perderá.
4. Para validar que las habitaciones existan y estén en Check In se oprime el botón
5. En la columna “Status” se visualiza OK si los datos son correctos
6. Cuando concluye la verificación, , debe oprimirse el botón
es en ese momento que se hacen los cargos en todas las

habitaciones.
7. El botón anula la entrada que se realizo. Para ellos nos posicionamos encima
del valor introducido y oprimimos este botón.
8. Para continuar introduciendo valores cuando estamos posicionado encima de un
registro oprimimos el botón siguiente que significa seguir escribiendo.
Insertar Diaria
Oprimir el botón

Mediante esta opción cargamos manualmente alguna diaria dejada de cargar en el

sistema durante el cierre de día o alguna nueva diaria definida posterior a este. Las
diarias introducidas por esta vía pueden tener descuentos, los cuales se introducen
oprimiendo la tecla de descuentos, apareciendo la siguiente pantalla para escoger el
concepto.
Para obtener al final el calculo de la diaria introducida oprimimos la tecla calcular.
Insertar Paquete

Oprimir el botón
La inserción de paquetes es similar al procedimiento de una diaria, solo que este lo

compone varios servicios que pueden asociarse a una reserva.
Consultar Asientos de Tarjeta de Crédito
Recepción – Asientos – Consultar Tarjetas Crédito
Es la herramienta que permite conciliar el saldo en NewHotel de los cobros

registrados por este concepto y el de la cuenta contable correspondiente en el
Sistema Contable del Hotel.

Llamadas Internas
Recepción – Asientos – Llamadas Internas
Permite analizar las llamadas telefónicas que se han efectuado desde las extensiones
que fueron definidas como “Pública”.
Estos cargos no se consideran ingresos del hotel.
Las extensiones del Área Administrativa del hotel entran en esta categoría y cada
una se asocia a un Departamento lo que permite analizar las llamadas originadas en
una extensión e incluso en un departamento para un período de tiempo
determinado.
Esta opción se activa cuando existe una conexión directa entre la centralita
telefónica y NewHotel, ya que en casos de utilizar otros productos de la empresa
como el NewFonoWin, estos datos son obtenidos por este modulo y no aquí.
Llamadas No Procesadas
Recepción – Asientos – Llamadas no procesadas
Mediante este opción se pueden analizar, depurar y transferir todas aquellas

llamadas que por algún motivo no fueron procesadas por NewHotel. Generalmente
cuando ocurre algún error en la transferencias de la llamada entre la centralita y
NewHotel, o cuando se ejecutan llamadas desde habitaciones que no están
ocupadas, estas llamadas son almacenadas en esta opción hasta tanto el
operador las analice.
Los posibles errores que se procesan en esta opción son los siguientes:
Si deseamos transferir una de las llamadas no procesadas, oprimimos el botón de

transferir y nos muestra la siguiente pantalla para escoger los datos de la habitación
o reserva de destino:
Control de Llamadas

Recepción – Asientos – Control de llamadas
Brinda un reporte del detalle de las llamadas procesadas por la centralita

del hotel que fueron cargadas en NewHotel.
Cierre de Turno
Recepción – Asientos – Cierre de Turno
Esta opción posibilita cambiar de turno entre los distintos operadores del
sistema, marcando cada operación realizada con el turno que la efectúe y
de esta forma poder diferenciar las distintas acciones realizadas en cada
uno de ellos.

Operación de Caja
Insertar Operaciones en Caja
Recepción – Operación de Caja– Operación de Caja
Para insertar movimientos en caja
Consultar Operaciones en Caja
Recepción – Operación de Caja– Consultar Operación de Caja

Capítulo 15: Cuentas Corrientes
Consultar Cuentas
Esta opción permite consultar, por pantalla e impresora, las Cuentas de Huéspedes y
Cuentas Extras, además es posible Insertarle Asientos y emitir Facturas si fuera
necesario.
El acceso a ella puede efectuarse por uno de los siguientes caminos:
1. Escoger la opción Recepción – Cuentas Corrientes
Consulta Cuentas Corrientes
Procedimiento para Consultar una Cuenta

1. Escoger la cuenta a analizar.
1.1. Es posible seleccionar entre: Habitación, Reserva, Cuenta Extra o Grupo de

Reservas. En todos los casos puede activarse la búsqueda de la cuenta
1.2. Una vez seleccionada la cuenta debe oprimirse el botón
2. Seleccionar la información que deseamos analizar de la cuenta escogida.
2.1. Se visualizan los asientos de las 6 cuentas (Máster, E1,.., E5).
2.2. Si marca y/o desmarca las casillas de las cuentas y oprime el botón
puede consultar la información que desee.
2.3. Debajo de las cuentas marcadas siempre se visualiza el saldo de cada una de las
6 subcuentas y el Total General independientemente de las subcuentas
seleccionadas.
Impresión de una Cuenta
• Oprimiendo el botón podemos obtener, por pantalla o impresora la

cuenta escogida. Esta opción es útil cuando el cliente solicita analizar la situación
de su cuenta.
• Puede listarse tantas veces como sea necesario.
• No es un documento oficial por lo tanto no tiene número.

Insertar Asientos
Desde la propia consulta de una cuenta es posible insertar asientos oprimiendo el

botón
Nota: El procedimiento para insertar asientos en cuentas está explicado en el Capítulo :

Asientos en Cuentas – Insertar Asientos
Factura Anticipada
Puede emitirse una factura anticipada de habitaciones de clientes Directos
oprimiendo
El procedimiento es similar al de Facturas de Extras que se explica a continuación.
Factura de Extras
Desde la propia consulta de una cuenta es posible emitir facturas tanto para los
Clientes como para las Entidades oprimiendo el botón

1. Si estamos trabajando con una reserva de Entidad aparece desmarcada la casilla

porque el sistema asume que los cargos efectuados en esta sub
cuenta (generalmente Diaria) se facturarán a la Agencia o Empresa según sea el
caso.
2. Si el cliente desea que se facturen los cargos registrados en la cuenta Máster

debe activarse la casilla y se mostrarán en la pantalla todos los cargos
de la cuenta.
3. Seleccionar los cargos a facturar. Puede utilizar los métodos Shift – Clic
(consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos). Si deseara emitir una única factura con
todos los cargos que aparecen en la pantalla oprima el botón

5. Por defecto la factura aparece a nombre del Titular de la reserva, sin embargo si
quisiera que fuera para la Entidad debe oprimir el botón

entonces en los campos Titular, Dirección y Nº Fiscal aparecerán los datos de la
misma.
Muestra los datos de la Entidad (Agencia / Empresa)

por la que viajaron los huéspedes de la reserva.
Muestra los datos del Titular de la reserva si este tiene

creada una ficha en el Cárdex de Clientes.
6. Este tipo de factura generalmente es liquidada por el propio cliente, en cuyo

caso se mantiene activo el campo y debe especificar la(s) forma(s)
de pago. Si la factura se quiere emitir sin un cobro, se deberá marcar la casilla
Pendiente , lo cual ya posibilita que no se obliga a cobro cuando se
emite una factura

7. Cuando escoja una forma de pago en la venta Tipo de Cobro debe oprimir el
botón .
8. Si se diera el caso que la factura que está elaborando debe transferirse al sistema
de Cuentas por Cobrar (NewConta) debe activar el campo
10. La factura sale directamente por la impresora y el número de la misma aparece
en de la propia pantalla Parametrización.
11. Si desea obtener una copia de la factura que se acaba de emitir debe oprimir el
botón tantas veces como copias necesite.
12. Para terminar el proceso de facturación oprima el botón
Nota: El sistema no permite emitir una factura que contenga cargos de la sub
cuenta Máster que estén incluidos en una Factura Proforma.
Si se diera este caso el sistema emitirá el siguiente mensaje:

Transferir asientos
Desde la propia consulta de una cuenta es posible transferir asientos hacia otra
habitación, una Cuenta Extra e incluso entre diferentes subcuentas de la cuenta
analizada. Para lograr este propósito debe oprimir el botón
1. Si estamos trabajando con una reserva de Entidad aparece desmarcada la casilla

porque el sistema asume que los cargos efectuados en esta sub
cuenta (generalmente Diaria) se facturarán a la Agencia o Empresa según sea el
caso.

2. Si fuera necesario transferir los cargos registrados en la cuenta Máster debe
activarse la casilla y se mostrarán en la pantalla todos los cargos de la
cuenta.
3. Seleccione los asientos a transferir. Puede utilizar los métodos Shift – Clic
(consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos). Si deseara transferir todos los cargos
que aparecen en la pantalla oprima el botón
4. Oprima nuevamente el botón
5. En la pantalla que se muestra a continuación debe especificar la cuenta destino,

la cual puede ser otra Habitación o una Cuenta Extra. Si fuera para otra sub
cuenta de la misma cuenta, Ejemplo: De la Máster a la Extra 2 de la Habitación
201, en el campo Habitación de la pantalla Transferir para se pondría
nuevamente 201 pero en el campo Tipo de Cuenta se escogería la Extra 2.
6. Si desea obtener un comprobante de la transferencia que se va a efectuar debe

activar la casilla
7. Oprima el botón

Consulta de Cuenta Corriente desde Consulta de Reservas
2. Definir Nº Aloj
6. Oprimir el botón el que solo se habilitará si la reserva

seleccionada corresponde a un Check Out de Hoy.
Cerrar una Cuenta Extra
1. Entrar a la opción Archivos – Cuentas Extra
2. Desmarcar el criterio de búsqueda

4. Seleccionar la cuenta a cerrar y oprimir el botón
Reabrir una Cuenta Extra
1. Entrar a la opción Archivos – Cuentas Extra
2. Marcar el criterio de búsqueda

Cerrar Cuentas Corrientes
2. Marcar el criterio de búsqueda
5. Si la cuenta no puede cerrarse por algún motivo, lo señala como en este

ejemplo:

Reabrir Cuentas Corrientes
2. Desmarcar el criterio de búsqueda
4. Seleccionar la cuenta a abrir y oprimir el botón

Capítulo 16: Facturación
Factura de Entidad
A esta opción se accede por Recepción – Facturación – Facturas Entidades
Aspectos Generales
La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el módulo de

Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable. Se obtiene a partir
de los asientos registrados en las cuentas Máster de las reservas seleccionadas, por
lo tanto contempla los datos reales cargados durante la estancia de los clientes.
En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de
Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador
(Tarifa de Precio). Si tratara de incluir reservas con diferentes Entidades u
Operadores el sistema muestra los siguientes mensajes:

Procedimiento para Obtener una Factura de Entidad
1. Especificar los criterios de búsqueda de las reservas que queremos facturar.
3. Seleccione las reservas a facturar. Puede utilizar los métodos Shift – Clic
(consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos).
4. Trasládelas al segundo nivel de la pantalla oprimiendo el botón . Para

trasladarlas una a una puede dar doble clic en cada una de ellas.
5. Si queremos quitar alguna reserva del segundo nivel la marcamos y oprimimos el
botón
6. Cuando todas las reservas a facturar estén en el segundo nivel de la pantalla
oprimimos el botón

7. Se visualiza una propuesta de factura en la Moneda Base y debe oprimir
nuevamente el botón
8. Definición del Titular de la Factura: Oprimiendo el botón se

muestran los datos de la Agencia o la Empresa a la que pertenecen los huéspedes
de las reservas seleccionadas.

9. Para que se emita la factura debe oprimir el botón y se visualizará
su Número y Serie en de la propia pantalla Parametrización.
10. Para obtener Copias de la factura que acaba de imprimirse oprima el botón
tantas veces como sea necesario.
11. Cuando concluya el proceso de facturación oprima el botón
Facturas de Clientes
A esta opción se accede por Recepción – Facturación – Facturas Clientes
Aspectos Generales
Permite facturar los servicios de extras, es decir aquellos conceptos que los clientes
deberán pagar de su bolsillo.
Podrán emitirse, con los cargos hechos a una habitación, tantas facturas de clientes
como se desee, además el sistema brinda la posibilidad de facturar cargos hechos en
diferentes habitaciones en un mismo número de factura, lo cual resulta útil para el
caso de familias que ocupan más de una habitación, grupos, etc.
Este tipo de factura puede liquidarse por diferentes Formas de Pago a la vez.
Ejemplo: Tarjeta de Crédito y Efectivo.
En el caso de Clientes Directos es posible facturar los asientos de las 6 cuentas

(Máster, E1,..,E5) y para los de Entidad solamente las Cuentas Extras (E1,..,E5).
Los asientos facturados no se muestran en la Consulta de Cuenta Corriente, pero

pueden ser analizados en la opción Consultar Asientos.

No se puede emitir una factura con saldo negativo.
Procedimiento para obtener una Factura de Cliente
1. Especificar los criterios de búsqueda de la(s) reserva(s) que queremos facturar. El

criterio de búsqueda más utilizado es Hab. (Nº de habitación) y Situación =
Check-In.
3. Se muestran en el primer nivel de la pantalla las reservas que cumplen los

requisitos especificados.
4. Se seleccionan las reservas a facturar y se pasan al segundo nivel de la pantalla

oprimiendo el botón o dando Doble Clic en cada una de ellas. Si
queremos quitar alguna reserva del segundo nivel la marcamos y oprimimos el
botón
oprimimos el botón
6. Seleccionar los asientos a facturar. Puede utilizar los métodos Shift – Clic
(consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos).
Selección de los asientos a facturar
8. A continuación aparece una pantalla para especificar los datos del Titular de la
factura y la(s) Forma(s) de Pago que se van a utilizar.
Definición del Titular de la Factura y las Formas de Pago utilizadas

Muestra los datos de la Entidad (Agencia / Empresa)

por la que viajaron los huéspedes de la reserva.
Muestra los datos del Titular de la reserva si este tiene

creada una ficha en el Cárdex de Clientes.
9. Este tipo de factura generalmente es liquidada por el propio cliente, en cuyo caso
se mantiene activo el campo y debe especificar la(s) forma(s) de
pago.
10. Cuando escoja una forma de pago en la venta Tipo de Cobro debe oprimir el
botón
11. Si se diera el caso que la factura que está elaborando debe transferirse al sistema
de Cuentas por Cobrar (NewConta) debe activar el campo
Agrupar Asientos en la Factura
Es posible modificar la estructura de la información que aparece en este tipo de
Factura si oprime el botón
Los saldos, como es lógico, no sufren alteraciones, lo que puede suceder es que
salgan agrupados varios servicios en una línea.

Ventana que permite agrupar asientos
Opción Significado
Sección Agrupa los servicios de una Sección en una línea.
En la descripción de la línea aparece el nombre de la
Sección.
Desagrupar Secciones Mantiene una línea para cada servicio pero sustituye la
descripción por el nombre de la Sección.
Servicio Restaura la situación original.
Aplicar un Por ciento de Descuento
Si oprime el botón es posible aplicar un % de descuento a los

servicios seleccionados.
Facturas Cuentas Extras
A esta opción se accede por Recepción – Facturación – Facturas Cuentas

Extras.
El tratamiento es similar al del punto Facturas de Clientes – Huéspedes de este

mismo capítulo.
Facturación Cuentas Extras
Factura Proforma
El acceso a esta opción es por Recepción – Facturación – Facturas Proforma
Aspectos Generales
La Factura proforma puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación
Reserva o Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a
las Agencias.
Es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los

Asientos Adicionales definidos en la cuenta Máster de las reservas que se
seleccionen y no se consideran los cargos reales que puedan existir en dichas
cuentas.

No es un documento oficial por lo que no se registra en el módulo de Cuentas por
Cobrar (NewConta) ni genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del
Contrato y en la Moneda Base.
En una Factura Proforma pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan
Fechas de Entrada y Salida diferentes, siempre que sean de la misma Moneda,
Entidad y Operador (Tarifa de Precio). De no cumplirse estos requisitos se emitirán
los siguientes mensajes:
Al concluir la estancia de las reservas facturadas en una proforma es necesario

emitir una Factura Final, la cual se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar y
en el Sistema de Contabilidad. Esta Factura Final tendrá el mismo número de la
proforma correspondiente.
En la opción Recepción – Facturación – Consulta Fact. Proforma estas pueden

ser canceladas y reimpresas tantas veces como sea necesario señalando que son
“Copias” en la esquina superior derecha de la hoja

Procedimiento para Obtener una Factura Proforma
1. Especificar los criterios de búsqueda de las reservas que queremos facturar.

Generalmente se hace una factura para las reservas de una Agencia que entran el
mismo día, es por ello que los criterios más utilizados son Entrada = xx/xx/xx
y Entidad.
3. Trasladar las reservas a facturar al segundo nivel de la pantalla. Para ello oprima
el botón o dé doble clic en cada una de ellas. Si queremos quitar alguna
reserva del segundo nivel la marcamos y oprimimos el botón
oprimimos el botón
Si la tarifa de alguna de las reservas seleccionadas no tiene precio en el período

de su estancia, el sistema emite un mensaje de alerta de esta situación para cada
una de ellas:

5. Se visualiza una propuesta de factura en la Moneda Base y debe oprimir
nuevamente el botón
6. Definición del Titular de la factura. Oprimiendo el botón Entidad se muestran

los datos de la Agencia / Empresa entidad a la que pertenecen los huéspedes de
las reservas seleccionadas.
7. Para obtener Copias de la factura debe oprimir el botón tantas

veces como sea necesario.

Definición del Titular de la Factura
Factura Anticipada
El acceso a esta opción es por Recepción – Facturación – Facturas Anticipada
Aspectos Generales
Puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva o Check–In
y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a las Agencias.
La Factura Anticipada es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de

la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Máster de las reservas
seleccionadas. No se consideran los cargos reales que puedan existir en dichas
cuentas.
A diferencia de la Factura Proforma es un documento oficial por lo que se registra

en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable y se
obtiene en la Moneda del Contrato y en la Moneda Base.
En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de
Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador
(Tarifa de Precio).
Las Facturas Anticipadas pueden obtenerse hasta una fecha especifica de la reserva,
por ejemplo, para estancias lineales de más de un mes, pueden obtenerse facturas
anticipadas para el próximo mes y así sucesivamente.
Cuando se manda a confeccionar una factura anticipada se presenta la siguiente
pantalla (por valor implícito se muestra la fecha de salida de la reserva).
Al concluir la estancia de las reservas incluidas en una factura anticipada es

necesario Asociar los Asientos

En la opción Recepción – Facturación – Consulta Facturas estas pueden ser
canceladas y reimpresas tantas veces como sea necesario señalando que son
“Copias” en la esquina superior derecha de la hoja
Nota: El procedimiento para obtener una Factura Anticipada es similar al descrito

en el tema Factura de Entidad de este mismo capítulo.
Consulta de las Facturas (Excepto las Proformas)
El acceso esta opción se accede por Recepción – Facturación – Consultar

Facturas
Mediante esta opción podemos consultar, por pantalla o impresora, todas las
facturas emitidas exceptuando las Facturas Proformas.
Consulta Facturas
Nº Factura Número de la Factura.
Puede seleccionarse si el Nº es Igual a, Inferior a, Superior a o
Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder
especificar Hasta)

Fecha Fecha de Emisión de la Factura.

Puede seleccionarse si la Fecha es Igual a, Inferior a, Superior a
o Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder
especificar Hasta)
C.Corriente Oprimiendo el botón puede escogerse las facturas de

“Reserva” o “Cuenta Extra”.
Si quiere analizarlas todas este campo se muestra vacío.
Cuenta Extra Código de la Cuenta Extra.

Permite ubicar la(s) factura(s) de una Cuenta Extra
determinada.
Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Cuentas
Corrientes Extra”.
Titular Se refiere al Titular de las facturas.

Se muestran todas las facturas cuyo Titular contenga la cadena
de caracteres especificados.
Ejemplo:
Titular = PET
Resultado: HOCHTEIN PETER, POLLEX PETRA,
MUELLER HANS-PETER, etc.
Reserva Número de Reserva.

Permite ubicar la(s) factura(s) de una Reserva determinada.
Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Consulta de
Reservas”.
Serie Oprimiendo el botón puede seleccionarse una de las series

definidas en el sistema lo cual brinda la posibilidad de conocer
las facturas pertenecientes a una de ellas.
Ejemplo: Conocer las facturas de “Cuentas Extras” de la Serie =
2000
Uni.Mon. Puede escoger las Facturas de una Moneda determinada (Lira,

Peseta, USD, Marco Alemán, etc.)
Entidad Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Entidades”

para que pueda seleccionar una Entidad determinada y
posteriormente poder conocer las facturas que le pertenecen.
Regularizadas El sistema permite crear facturas abiertas o “Prefacturas” que

son facturas que no están regularizadas, es decir que no están
transferidas a contabilidad, ni cobradas en la recepción
Solo Facturas Regularizadas (Valor por defecto)

Solo Facturas NO Regularizadas
Todas
Transf. Solo Facturas Transferidas a Contabilidad

Contabilidad Solo Facturas Cobradas en la Recepción.
Todas
Moneda Sup. Se refiere a las Facturas en la Moneda Suplementaria
Solo Facturas en la Moneda Suplementaria

Todas las Facturas “excepto” aquellas que tienen moneda
diferente a la Moneda Suplementaria (Valor por defecto)
Facturas en cualquier moneda
Divisas Se consideran Divisas las Monedas Extranjeras (Lira, Marco

Alemán, etc.) utilizadas en los contratos con las Agencias de
Viaje.
Solo Facturas en Moneda Contrato

Solo Facturas en la Moneda Base
Facturas en cualquier moneda (Valor por defecto)
Canceladas Facturas Canceladas.
Solo Facturas Canceladas

Solo Facturas sin Cancelar
Todas las Facturas estén o no canceladas (Valor por
defecto)
Anticipada Facturas Anticipadas
Solo Facturas Anticipadas

Solo Facturas que no son Anticipadas
Facturas de cualquier tipo (Valor por defecto)
Cancelar una Factura
1. Seleccionar la factura a cancelar.
Obtener una Copia de una Factura
1. Seleccionar la factura a imprimir.

3. O también oprimiendo el botón
Es posible obtener la factura en la Moneda Base o en la Moneda del Contrato.
Una vez que aparece la factura en la pantalla puede imprimirse.

Regularizar una Prefactura
1. Seleccionar la prefactura a regularizar.
Mediante esta opción se podrá cobrar una factura que este en estado pendiente o
que este simplemente pendientes de cobro.
Consulta Factura Proforma
El acceso a esta opción es por Recepción – Facturación – Consulta Factura

Proforma.
Permite consultar, por pantalla o impresora, una Factura Proforma, además desde
aquí es de donde puede obtenerse una Factura de Entidad a partir de la Factura
Proforma seleccionada.

Nº Factura Número de la Factura Proforma.
Puede seleccionarse si el Nº es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre
(en este último caso se habilita otro campo para poder especificar
Hasta).
Fecha Fecha de Emisión de la Factura.

Puede seleccionarse si la Fecha es Igual a, Inferior a, Superior a o
Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder
especificar Hasta)
Reserva Número de Reserva.
Permite ubicar la Factura de una reserva determinada.
Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Consulta de
Reservas”.
Año Puede escoger las facturas de un año específico.
Moneda Puede escoger las facturas de una Moneda determinada (Lira,

Peseta, USD, Marco Alemán, etc.).
Titular Se refiere a la Entidad de las facturas.

Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Entidades”
Divisas Se consideran Divisas las Monedas Extranjeras (Lira, Marco

Alemán, Peseta, etc.) utilizadas en los contratos con las Agencias de
Viaje.

Solo Facturas en la Moneda Base
Facturas en cualquier Moneda (Valor por defecto)
Fact. Final Se refiere a las Facturas Proforma que tienen emitida una Factura de
Entidad.
Solo Facturas Proforma con Factura de Entidad

Solo Facturas Proforma sin Factura de Entidad
Facturas Proforma, tengan o no una Factura de Entidad
(Valor por defecto)
Canceladas Facturas Canceladas.

Solo Facturas sin Cancelar
Todas las Facturas estén o no canceladas (Valor por defecto)
Cancelar una Factura Proforma
1. Seleccionar la factura a cancelar.
Obtener una Copia de una Factura Proforma

1. Seleccionar la factura a imprimir.
Una vez que aparece la factura en la pantalla puede imprimirse.
Nota: Los datos de la columna Valor de la pantalla Consulta de Facturas

Proforma se encuentran expresados en la Moneda Base del sistema
Factura de Entidad obtenida a partir de una Factura Proforma
La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el módulo de

Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable. Se obtiene a partir
de los asientos de la cuenta máster de las reservas seleccionadas, por lo tanto
contempla los datos reales de la estancia.
Una Factura de Entidad puede obtenerse a partir de la Fecha de Salida de la(s)

reserva(s) con Salida superior dentro del grupo de reservas incluidas en la Factura
Proforma. Esto garantiza que se facturen todos los días de la estancia de todas las
reservas incluidas.
Si se emitió una Factura Proforma de n reservas, la Factura de Entidad debe

hacerse por está opción ya que garantiza que se facturen las mismas n reservas con
igual número de la Proforma.
Ejemplo:

Factura Proforma Nº Reservas que incluye Fecha de Salida
231/1997 25/1997 25/12/1997
26/1997 25/12/1997
30/1997 27/12/1997
Resultado: La factura de entidad sólo puede emitirse a partir del día

27/12/1997.
Procedimiento para obtener una Factura Final a partir de una Factura

Proforma
Ejemplo:
1. Seleccionar la factura 231/1997.
3. Se muestra en la pantalla los valores de la factura en la Moneda Base y debe
oprimir nuevamente el botón
4. A continuación debe especificarse:
4.1. La Entidad que asumirá la obligación de pago de la factura. Oprimiendo
el botón se muestran los datos de la Agencia / Empresa

a la que pertenecen los huéspedes de las reservas a facturar.
4.2. Cómo se va a liquidar la factura.
Cobrado: Puede liquidarse por n de las Formas de Pago definidas en el

sistema (Efectivo, Tarjeta de Crédito, etc.)
Transferencia a Contabilidad: Se pasa al módulo de Cuentas por Cobrar
(NewConta).
El resultado del ejemplo será el siguiente:

Nº de Factura Reservas que incluye
de Entidad
231/1997 25/1997
26/1997
30/1997
Transferencia a Contabilidad
1. El cobro de las cuentas de clientes directos y de los extras de los clientes de

entidad es responsabilidad de la recepción, por lo que solamente en casos
excepcionales una factura de este tipo se transfiere a contabilidad (NewConta).
2. Si escogió la factura que se genera se asienta en la cuenta de

NewConta especificada en la Entidad – Operador que tiene definida la reserva.
3. Si escogió la factura que se genera se asienta en la cuenta

especificada en el campo Cuenta de la ficha del Cárdex del Titular de la
reserva.
4. Si no se escoge ni y en el campo Titular se

teclea el nombre de una cuenta que existe en NewConta la factura se asienta en
ella.
5. Si en cualquiera de los casos vistos anteriormente no existe una cuenta definida

en NewConta, aparece una pantalla pidiendo el Nº Cuenta Corriente y la crea
en ese momento.
Prefacturación de Reservas
Permite la confección de las prefacturas de las salidas a efectuarse en el día,

facilitando al hotelero tener confeccionado las mismas de los clientes que tienen
fecha de salida indicada, facilitando el trabajo de la recepción.

Para ejecutar se debe filtrar las reservas con fecha de salida del día siguiente,
posteriormente se oprime la tecla Pre-Facturar y se obtiene por impresora una
factura para cada reserva que sale en el día.
Para consultar estos tipos de facturas se emplea el mismo método que las facturas
proformas.
Notas de Crédito
El acceso esta opción se accede por Facturación – Notas de Créditos
Permite introducir notas de créditos a clientes y entidades con las distintas

modalidades de cobro y pago y transferencia a contabilidad.

Insertar Notas de créditos
Para introducir una nota de crédito se oprime el botón insertar, mostrándose la

siguiente pantalla de captura.
Titulas Se seleccionara el titular para realizar la nota de crédito,
pudiendo ser Entidad, Cliente u Otros, en cuyo caso se teclean
sus generales
Número Número que asigna el sistema a la nota de crédito
Sección Sección de NewHotel a cargar la nota de crédito
Servicio Servicio de NewHotel a cargar la nota de crédito
PA
Valor Valor de la nota de crédito
Cuenta Corriente Numero de la cuenta corriente
Moneda Moneda de la nota de crédito
Transferencia a Si la misma se transfiere a contabilidad
Contabilidad
Cobrado Si fue cobrada
Tipo Cobro Seleccionar el tipo de cobro
Tarjeta Crédito Si el cobro es por tarjeta de crédito se debe seleccionar su tipo
previamente definida

Anular notas de créditos
Para anular una nota de crédito se posiciona el cursor encima de la línea que se
desea anular y se oprime el botón Anular.
Visualizar una nota de crédito
Se posiciona el cursor encima de la línea que se desea visualizar y se oprime el

botón visualizar, mostrándose el resultado como el ejemplo a continuación:
Consulta de Recibos
El acceso esta opción se accede por Facturación – Consulta de recibos
Muestra a consulta de todos los recibos emitidos por el sistema

Visualizar un recibo
Se posiciona el cursor encima de la línea deseada y se oprime el botón visualizar,

mostrando un reporte como el ejemplo siguiente:
Anular un recibo
Se posiciona el cursor encima de la línea que deseamos anular y oprimimos el botón
Anular.

Impresión del Listado de Recibos
Mediante el botón Imprimir se obtiene un listado de todos los recibos emitidos por
el sistema.

Capítulo 17: Transferencia de cargos entre cuentas
La transferencia de cargos puede hacerse:
1. Entre cuentas de diferentes habitaciones.
1.1. De una habitación a otra. Ejemplo: de la 1201 a la 2324.

1.2. De varias habitaciones a otra. Ejemplo: de la 1206, 1207 y 2322 a la
1501.
2. Entre subcuentas de la misma habitación (de la Máster a la Extra 1, de la Extra

2 a la Extra 5, etc.)
3. De una Cuenta de habitación (o varias) a una Cuenta Extra (de la 2301 a la

AV204, etc.)
4. De una Cuenta Extra (o varias) a una cuenta de habitación (de la AV204 a la

2301, etc.)
A esta opción se accede por el siguiente camino:
Cuenta Origen Opción

Habitación Recepción – Facturación – Facturas Cuentas Extras
(Casos: 1, 2 y 3)
Cuenta Extra Recepción – Facturación – Facturas Clientes (Caso: 4)

Transferencia de cargos e/ cuentas
Procedimiento para transferir cargos entre cuentas
1. Especificar los criterios de búsqueda de la(s) cuenta(s) del origen.
3. Pasar para el segundo nivel de la pantalla la(s) reserva(s) con los asientos que
necesitamos transferir. Para ello el botón o dé Doble Clic en cada una de
ellas. Si queremos quitar alguna reserva del segundo nivel la marcamos y
oprimimos el botón
5. Seleccionar los cargos a transferir.
5.1. El sistema muestra los cargos hechos en todas las cuentas extras
(E1,...,E5) de las reservas escogidas.

5.2. Puede utilizar los métodos Shift – Clic (consecutivos) o Ctrl – Clic
(alternos).
Selección de cargos a transferir
Reporte de Transferencias entre Cuentas
Recepción - Asientos – Reporte Transferencia de Asientos
Es una herramienta útil para efectuar la Auditoria de Recepción por que permite
revisar las transferencias entre cuentas de un día o de un rango de días, de una
Reserva o Cuenta Extra o de un documento específico.


Capítulo 18: Check Out
Esta opción permite efectuar el Check Out de los huéspedes del hotel
cómodamente, pues desde ella es posible: Consultar la Reserva, emitir una
factura y/o consultar la cuenta corriente de la habitación.
1. Recepción – Check Out
Pantalla Principal de Check Out
Por defecto se muestran en la pantalla todas las reservas con Fecha de Salida
igual a Hoy.

Reserva Número de Reserva
Huésped Apellido y Nombre del Huésped
Hab. Número de Habitación
Entidad Agencia o Empresa por la que viajaron los huéspedes de la

reserva.
Check Out de Todos los Huéspedes de una Habitación
1. Seleccionar la reserva a la que le queremos hacer el Check Out.
3. Aparece la pantalla que se muestra a continuación, donde se visualizan

datos generales de los clientes de la reserva y se da la posibilidad de
o Cancelar el proceso de Check Out.

4. Antes de hacer efectivo el Check Out el sistema valida que:
4.1. La cuenta corriente de la reserva esté saldada. Existe en el sistema

un parámetro de configuración que indica si es posible cerrar una
cuenta corriente con Saldo de Extras o no, por lo que en este punto
pueden suceder dos cosas:
• Que sea posible efectuar el Check Out con Saldo de Extras: Si

continua con el Check - Out, la cuenta de la habitación se mantiene
activa hasta tanto no se liquide y se cierre en la opción Recepción
– Cuentas Corrientes – Cerrar Cuentas Corrientes.
• Que no es posible efectuar el Check Out con Saldo de Extras.
Sin embargo, el sistema permite efectuar el Check Out con Saldo en la

Cuentas Máster de Reservas de Entidades porque se facturan
posteriormente. No obstante el sistema emite el siguiente mensaje:

4.2. Todos los asientos de la cuenta estén facturados. Se pide una

confirmación para continuar el proceso.
Check Out de un Huésped de una Reserva
1. Seleccionar la habitación del huésped al que le queremos hacer el Check

Out.
3. A continuación aparece la siguiente pantalla con los huéspedes de la

habitación seleccionada.
4. Se marca para Check Out el huésped que abandona el hotel y se oprime el
botón

Como confirmación del proceso de Check Out se emite el siguiente
mensaje:
Nota: Aunque se le efectúe el Check Out a un huésped de una reserva esta se

mantiene en Situación = Check In
Check Out Multiple
Permite la realización de un check in o Check out múltiple de reservas. Al

invocar la opción se muestra la siguiente pantalla de trabajo:
El resto de los botones son tratados de igual manera, e incluso se puede

consultar una reserva en particular invocando el botón Reserva.
Anulación de Check Out

2. Definir los criterios de búsqueda Estado = Check Out, Nº Aloj y Salida
= Hoy
6. Oprimir el botón el que solo se habilitará si la

reserva seleccionada corresponde a un Check Out de Hoy.
Si se confirma la cancelación la reserva pasa a Estado = Check In.

Capítulo 19: Ventas
Entidades
Permite registrar las Entidades (Agencias y Empresas) que mantienen

relaciones mercantiles con el hotel.
El acceso a esta opción es por Ventas – Entidades
Crear una Entidad
1. Para crear una Entidad debe oprimir el botón
2. Si desea actualizar o consultar los datos de una Entidad selecciónela en la
pantalla y oprima el

Ficha de la Entidad
Datos Generales de la Entidad
Campo Significado
Código Código que identifica a la Entidad dentro del hotel.
Longitud: 4 caracteres alfanuméricos.
Cód. Ext. Código que identifica a la Entidad fuera del hotel (ejemplo en la Casa
Matriz de la cadena de hoteles).
Permite consolidar la información a nivel corporativo.
Si coincide con el código interno se teclea el mismo valor.
Tipo Tipo de Entidad.
Se escoge uno de los valores previamente definidos en la opción
Archivos – Parámetros - Tipos de Entidades
Ejemplo: Agencia, Empresa, etc.
AG/Contrato Si se marca esta casilla, los ingresos que reporte dicha Entidad se
Campo Significado
considerarán Ingresos de Paquete, de lo contrario son Ingresos de
Bolsillo.
Los ingresos de las Agencias de Viaje se consideran, por lo general,
ingresos de paquete.
Desactivado Permite marcar si la agencia o empresa se encuentra activa o no.

Contabilidad Cuentas contables asociada a la agencia o empresa según cada
concepto que se especifica en la pantalla.
Categoría Categoría de la Entidad.
Archivos – Parámetros – Categoría de Entidades
Nombre Nombre de la Entidad.

Dirección Dirección de la Entidad.

Para cambiar de una línea a otra se oprime Ctrl+Enter.
País País de la Entidad.

Se teclea el código del país o se escoge en la búsqueda que se habilita
Longitud: 3 caracteres alfabéticos.
Región Zona donde radica la Entidad.

Archivos – Regiones
Ciudad Ciudad donde radica la Entidad.

e-mail Dirección del correo electrónico.

Longitud: 25 caracteres.
Color Es el color que identifica a la Entidad en el Planning de Habitaciones.

Se recomienda atribuir un color para todas las Agencias de Viaje,

Campo Significado
otro para las Empresas, etc.
Que una Entidad tenga un color específico se justifica por un gran
volumen de operaciones.
Remítase al tema “Definición del color que identificará a la Entidad
en el Planning de Habitaciones” de este mismo capítulo.
Contactos Nombre, teléfono y fax de dos funcionarios de la Entidad.
Observaciones Información adicional.

Longitud: 10 líneas de 27 caracteres cada una.
Oprimir Ctrl+Enter para pasar de una línea a otra.
Mayorista Permite marca si la agencia es mayorista, en cuyo caso se le asocian

agencias minoristas, las cuales son las que se le definen los
operadores.
Pertenece A Permite especificar la dependencia de una agencia minorista a cual
mayorista pertenece.
Operadores Un operador es un contrato u oferta especial, por lo que tiene
asociado una Tarifa de Precio (Diaria o Paquete).
Puede tener asociado un Allotment de los previamente definidos en la
opción Ventas – Allotments
Puede tener un % de descuento en relación con la Tarifa de Precio
definida. Este descuento puede incidir en: Habitación, Habitación y
Desayuno, Habitación y Comida o Todo el Paquete.
Un Operador es único para una Entidad.
Una Entidad puede tener varios Operadores.
Cada Entidad debe tener al menos un Operador.
Significado de los campos de los Operadores
Campo Significado
Código Código que identifica al Operador.
Nombre Nombre del Operador.

Cuando se hace una reserva de Entidad es necesario definir el
Operador a utilizar y existe una ventana que muestra el Nombre
Campo Significado
de todos los operadores que ésta tiene asociados, por lo que se
recomienda que sea descriptivo, es decir que brinde una idea de lo
que es. Longitud: 20 caracteres alfanuméricos.
Allotment Allotment de ese contrato.
Se escoge uno de los previamente definidos en la opción Ventas –
Allotments
Puede quedarse en blanco.
Paquete Se escoge uno de los previamente definidos en la opción Ventas -
Precios – Paquetes
Paquete y Tarifa Precios son excluyentes.
Tarifa Precios Se escoge una de las previamente definidas en la opción Ventas -

Precios - Diarias
Paquete y Tarifa Precios son excluyentes.
% Por ciento de Descuento en relación con el Paquete o la Tarifa de

Precios escogida.
Descuento Se escoge el concepto que afecta el Descuento: Habitación,

Incidencia Habitación y Desayuno, Habitación y Comida o Todo el Paquete
NewConta Cuenta de NewConta a la que irán las facturas asociadas a este

operador.
Definición del Color que Identificará a la Entidad en el Planning de

Habitaciones
1. Presionar el botón de la casilla Color.
2. Seleccionar el color deseado, en la pantalla que aparece a continuación y

oprimir el botón OK.

Stop de Reservaciones y/o Check In de una Entidad
En ocasiones la Dirección del Hotel ordena suspender las operaciones con

alguna Entidad con la que tenemos contratos. Esta opción garantiza que, por
equivocación, se introduzcan reservas y/o se efectúe el check in a clientes que
viajan por entidades que se encuentran en esta situación.
Este mecanismo se aplica a los operadores de la Entidad lo que permite, por

ejemplo, suspender las operaciones con los clientes asociados al operador de la
“Oferta Especial para mayores de 60 años” y sin embargo se mantenga todo lo
relacionado con el operador de la tarifa del contrato para la temporada vigente,
etc.
Si en el proceso de confirmación de una reserva el sistema detecta esta

situación lo alerta, aunque es posible confirmarla después de haber escrito las
observaciones correspondientes.
Nota: La validación de esta información en el proceso de creación de una

reserva se explica en el Capítulo: Reservas – Aspectos Generales
Procedimiento para detener las Reservas y/o Check In
1. Opción Ventas – Entidades – Entidades.

2. Seleccionar la Entidad y oprimir el botón
3. Seleccionar el Operador y oprimir el botón o dar doble

clic.
4. Definir la información necesaria en la siguiente pantalla. Las posibles

situaciones de la Entidad se definen en la opción Archivos – Entidades –
Situación de la entidad.
5. Repetir el proceso para todos los Operadores que lo requieran.
Estado de Ventas
1. Permite registrar las habitaciones que la Agencia de Viajes reporta que

tiene vendidas.
2. Es una herramienta útil para los comerciales del hotel.
3. Las habitaciones vendidas se registran por Operador / Tipo de Habitación /

Día.

Procedimiento para introducir el Estado de las Ventas
1. Opción Ventas – Entidades – Estado de Ventas
2. Escoger la Agencia de Viaje (Entidad), el Operador y el período de tiempo

que se pretende registrar.

Booking Position
Es una herramienta útil para los comerciales de los hoteles.
Procedimiento para obtener el Booking Position
1. Opción Reservas – Booking Position
2. Definir los Criterios de Selección.
Entidad Presionando el botón se habilita la búsqueda de
Entidades por diferentes criterios.
Si no se escoge ninguna Entidad se mostrará la
información referente a todas las Entidades registradas en
el sistema.
Entre Debe definir el período a analizar
Fecha Frontera Explicaremos su significado con un ejemplo.

Fecha Frontera = 15/03/2001
Hasta el 15/03 se visualizan las reservas y a partir del
16/03 aparece el Número mayor entre el Estado de Ventas
y las Reservas.
Con Operadores Debe activar esta casilla si desea analizar la situación de

cada Entidad con sus Operadores.
Con Estados de Si se activa esta opción se visualiza para cada día el

Venta mayor valor resultado de la comparación de las Reservas
registradas en el sistema y el Estado de Venta reportado
por la Agencia.
Si el mayor valor es el Estado de Venta se visualiza en

rojo y si es son las Reservas se mantiene en negro.
Si no se activa se visualizan las Reservas de esa Agencia
registradas el sistema para cada día del rango de fechas
seleccionado.
Totales Es útil cuando se marca la casilla “Con Operadores” y

necesitamos obtener un total general para esa agencia.
Significado de los Totales

TOTAL Se consideran solo las Entidades
Total Comercial Entidades + Directos + Time Share + Propietarios
Total Operacional Total Comercial + Transferidas + Overbooking
Color si se analiza con Estado de Ventas
Si se pide analizar el Booking Position con el Estado de Ventas el

procedimiento que sigue es comparar para cada día las Ventas reportadas por la
Agencia de Viaje (Estado de Ventas) con las Reservas registradas en el sistema
y se visualiza el mayor de los dos valores.
Se ha establecido que si el Estado de Ventas es superior a las Reservas se

resalte con el color que el usuario configure.
Se hace Clic
con el ratón
El color se define en
Y el usuario debe hacer Clic sobre el color deseado en la siguiente ventana:
Y a continuación oprimir el botón
Ejemplo:
10-11 11-11 12-11 13-11 14-11 15-11 16-11

Estado de Ventas 19 19 12 10 8 8 17
Reservas 8 8 10 12 13 13 11
Resultado 19 14 12 12 13 13 17

Precios de Diarias
1. El acceso a esta opción es por Ventas – Precios – Diarias
2. La Tarifa de Precio Diaria es el precio que se carga automáticamente en la

cuenta Máster de todos los huéspedes en el proceso de Cierre del Día.
3. Los elementos que determinan el precio de la Diaria son el Tipo de

Habitación y la Modalidad de Pensión.
Procedimiento para Crear una Diaria
2. Debe llenar los siguientes datos:

Campo Significado
Código 4 caracteres alfanuméricos
Descripción 20 caracteres alfanuméricos
Moneda Moneda del Contrato
Tipo de Tarifa Tiene dos posibles valores: Entidad y Directo
4. Seleccionar en la pantalla Tarifa Diaria de Precios la tarifa creada e

insertar los períodos del contrato.
5. Seleccionar el período que queremos actualizar y oprimir el botón
6. Especificar cómo el sistema deberá desglosar la Diaria en los diferentes

conceptos que la componen: Habitación, Desayuno y Comida(s).

Nota: El campo Cambio Fijo se llena si en el contrato se fijó un rate de
cambio que difiere del especificado para cada moneda en la opción
Recepción – Cambios
Tarifa de Precios – “Modelo A”
Precio de la Comida de los Adultos
Debe especificar cuanto debe cargarse al Desayuno, 1 Comida o 2 Comidas.
Pensión Significado Desa 1 2

yuno Comi Comi
da das
EP ALOJ: Solo Alojamiento
CP A/D: Alojamiento y Desayuno X
MAP M/P: Alojamiento, Desayuno y Cena X X
AP P/C: Alojamiento, Desayuno, Almuerzo y Cena X X
TI T/I: Todo Incluido (All Inclusive) X X

Si oprime el botón que aparece en el bloque Comidas, se visualizan en las
casillas Desayuno, 1 Comida y 2 Comidas los valores definidos en los
campos Desayuno, Almuerzo y Cena de la opción Utilitarios – Parámetros –
Subsistema de Facturación, pero convertidos a la moneda del contrato.
Precio de la Comida de los Niños
1. Si es igual al precio de la Comida de los Adultos los campos Descuento e

Incidencia se dejan en blanco.
2. Si existe un % de descuento en relación con el precio de un adulto se

especifica ese valor en el campo Descuento y en Incidencia se seleccionan
los conceptos que afecta ese descuento.
3. El Descuento puede afectar: Desayuno, Desayuno y 1 Comida, Desayuno

y 2 Comidas, 1 Comida o 2 Comidas.
También se puede definir los precios de los niños mediante la ventana que se
visualiza al oprimir el botón niños (funciona como una excepción, que puede
ser por orden de niños o por edades)
Cualquier variante que se facture diferente a la tarifa habitual puede definirse
en la opción donde se especifican la cantidad de Adultos y

Niños y el precio total que deben pagar por la Modalidad de Pensión.

Precio de la Habitación
1. Al terminar de definir los precios de las Comidas debe oprimir el botón
2. Escoja el Tipo de Habitación contratado y oprima el botón
3. La pantalla que se muestra para definir los precios estará acorde con el
Modelo que el Tipo de Habitación escogido tiene asociado: Modelo A o B.
4. Repetir el procedimiento para cada uno de los Tipos de Habitación

contratados.
5. Oprimir botón

Modelo A
Notas:
• Los precios de la Habitación están dados en Media Doble, es decir son

precios individuales (por pax) partiendo de una ocupación doble.
• La Cama Extra se considera a partir del Nº Máximo de Personas que

admite un Tipo de Habitación. Ejemplo: La Habitación Standard tiene
definido un máximo de 2 personas, es por ello que el precio de Cama Extra
se aplicará a partir de la tercera persona (se incluye la tercera) que se
registre en una habitación.
• Si en una habitación hay registrados Adultos y Niños prevalece el Niño a la

hora de aplicar el precio de la Cama Extra. Ejemplo: 2 Adultos y 1 Niño en
una habitación Standard se aplica el precio Cama Extra – Niño.
• El Suplemento por Sencilla se aplica cuando la ocupación de una

habitación es inferior a su Capacidad Máxima. Ejemplo: 1 Adulto en una
habitación Standard debe pagar este suplemento.
Precio de la Habitación - Modelo A

Campo Significado
Precio Adulto Precio de un Adulto en una habitación con Ocupación
Doble (Media Doble).
Según el ejemplo la habitación costará 50.00 (25 * 2)
Precio Niño Precio de un Niño en una Habitación con Ocupación

Doble.
Puede especificarse un valor o un % de Descuento con
relación al Precio del Adulto.
Cama Extra Precio de la Cama Extra.

Puede especificarse un valor o un % de Descuento con
relación al Precio del Adulto o del Niño según sea el caso.
En el ejemplo anterior el Adulto tiene un 10 % de
descuento, por lo que debe pagar por la habitación $ 22.50
Suplemento Suplemento que debe pagar un huésped por una ocupación

Individual sencilla.
Puede especificarse un valor o un % del Precio.
En el ejemplo anterior el Suplemento Individual del Adulto
es de $ 10.00 por lo que deberá pagar 35.00 (25 + 10)
Cómo obtener el Precio de la Habitación – Modelo A
Precio Cama Extra Suplemento

Ocupación Individual
Adulto Niño Adulto Niño Adulto Niño
2 Adultos 2
3 Adultos 2 1
1 Adulto 1 1
1 Adulto y 1 Niño 1 1
2 Adultos y 1 Niño 2 1
1 Niño 1 1
2 Niños 2
3 Niños 2 1
1 Adulto y 2 Niños 1 1 1

Nota: Se tomó como referencia una Habitación con Capacidad Máxima de 2

personas.
Modelo B
Precio de la Habitación - Modelo B
Excepción en el Precio de la Habitación
Cualquier variante que no cumpla con la lógica que se aplica al modelo

asociado al tipo de habitación seleccionado puede definirse en la opción
en la que se especifican la cantidad de Adultos y Niños y el

precio total que deben pagar por ese tipo de habitación.
Ejemplo: En un contrato firmado en USD se especifica lo siguiente:

Condición Precio
Adulto 30.00
Suplemento Individual 12.00
1 Adulto con 1 Niño El Adulto pagará un Suplemento por Sencilla y el
Niño un 50 % del Precio del Adulto.
Adulto: 30 + 12 = 42
Niño : 30 * 0.5 = 15
Total : 42 + 15 = 57
Como se puede apreciar, la combinación 1 Adulto con 1 Niño rompe la lógica

del Modelo A, por lo que ese precio es necesario introducirlo como una
Excepción.
Cuando el sistema va a efectuar el cargo de la diaria en el Cierre del Día, busca

como primera variante si hay una Excepción de precio para la combinación de
adultos y niños especificada en la reserva. Si no existe, toma el valor de la
Tarifa Diaria de Precios.
Precios Especiales
El sistema da la posibilidad de establecer precios especiales para reservas

tempranas o Early Booking, Fines de Semana y días especiales o festivos.

Para el caso del Early Booking o Fines de Semana es posible aplicar un
descuento en por ciento o en valor sobre la tarifa que tenga asociada la reserva
y en el caso de los Early Booking puede especificarse una tarifa diferente.
Para los días del año que se establezcan como especiales puede establecerse
descuentos o suplementos en por ciento o en valor de la tarifa de precios
definida en la reserva.
Desglose de la Diaria cuando se define el Precio Manualmente en la

Reserva
Este punto se refiere a cuando se crea una reserva y se teclea un valor en el

campo Diaria. En este caso el sistema desglosa el precio de la Diaria
respetando los valores de los campos Desayuno, Almuerzo y Cena definidos
en la opción Utilitarios – Parámetros – Subsistema de Facturación. La
diferencia de precio se la carga al Alojamiento.
Todo Incluido (All Inclusive)
El precio de la modalidad de pensión Todo Incluido incluye los mismos

servicios que el AP, es decir: Alojamiento, Desayuno y 2 Comidas, y además
todos aquellos servicios que fueron definidos en el bloque Todo incluido que
se muestra a continuación.
Ejemplo: Precio de un huésped en una habitación Standard (STD) Doble y

modalidad de pensión Todo Incluido.
Servicio Precio
Alojamiento 25.00
Desayuno 5.00
2 Comidas 24.00
Recreación Diurna 8.00
Recreación Nocturna 9.00
Total $ 71.00
Paquetes de Precios
El acceso a esta opción es por Ventas – Precios – Paquete
Esta opción es útil para el caso de Ofertas Especiales donde se facturan menos
días de los que realmente se van a disfrutar, etc.
El paquete puede incluir:
1. Una Tarifa de Precio Diaria (Pensión), que debe estar previamente definida
en la opción Ventas - Precios – Diarias
2. Servicios que deben estar previamente definidos en la opción Ventas -

Precios – Servicios

Paquete de Precios
Pantalla: Paquetes Standar
En el ejemplo anterior la Tarifa Diaria OPE se cargará a partir del 3er día de la
llegada de los huéspedes al hotel.
Campos Llegada, Salida, Nº Orden y Nº Días
Tanto en la definición de la T.Diaria como en los Servicios del Package de la

pantalla Paquete de Precios existen 4 campos que le dan gran flexibilidad a
los paquetes y que especifican qué días de la estancia deben cargarse los
asientos especificados en la cuenta Máster de la habitación. El significado de
los mismos es el siguiente:

Llegada Salida No. No. Se cargará:

Orden Días
Todos los días de la estancia.
X 5 A partir llegada 5 días.
X 3 Los 3 días anteriores a la Salida.
3 4 A partir del tercer de la llegada 4 días.
Ejemplos de Ofertas Especiales
Oferta Llegada No. Días

14 x 11 X 11
7x5 X 5
Si por el contrario se desea introducir los paquetes para el servicio Todo

Incluido, la pantalla de captura será diferente, como se muestra a continuación

Donde después de definido los precios para el adulto y los niños, en la segunda
parte de la pantalla se distribuye porcentualmente esa tarifa en los distintos
servicios y conceptos de servicios.
Además el sistema permite copias tarifas de paquetes facilitando así su
introducción. Para obtener esto es necesario oprimir el botón
Precios de Servicios
El acceso a esta opción es por Ventas – Precios – Servicios

Para introducir una tarifa de precio para una sección se oprime el botón
Insertar, mostrando la pantalla siguiente:
Allotments
El acceso a esta opción es por Ventas – Allotments
Se conoce como Allotment la cantidad de habitaciones de cada tipo contratadas

con una agencia de viaje para un período de tiempo determinado.
Esta opción permite registrar el Allotment para todos los períodos contratados.
Para cada período se definen el Inicio, Fin y el Plazo de Release, así como el
Allotment para los tipos de habitación contratados.

Procedimiento para crear un Allotment
2. Especificar el Código (4 caracteres alfanuméricos) y la Descripción del

Allotment.
3. Para definir los períodos que componen el Allotment oprima nuevamente el
botón
4. Definir el Inicio, Fin y el Plazo de Release del período escogido.
5. En el bloque Habitaciones debe escoger el Tipo y la cantidad de

habitaciones contratadas (Nº) y oprima el botón Repetir este
punto para cada tipo de habitación contratada en ese período.
6. Cuando termine de insertar el Allotment de todos los tipos de habitaciones
contratados debe oprimir el botón
Procedimiento para Introducir un Contrato

1. Definir la Tarifa de Precio Diaria (pensión) en la opción Ventas – Precios
– Diaria
2. Definir el Allotment en la opción Ventas – Allotment
3. Si la Entidad no existe crearla en la opción Ventas – Entidades
4. Crear un Operador para esa Entidad en la opción Ventas – Entidades que

incluya la Diaria y el Allotment definidos en los puntos 1 y 2.
Presupuestos
Esta nueva opción habilitada en NewHotel 2001 permite definir a criterio del
usuario distintos presupuestos que se podrán obtener por diferentes vías:
• Los datos se tomaran a partir de las secciones definidas en NewHotel

• Los datos se conformaran por cálculos entre distintas filas previamente
definidas
• Los datos se conformaran por la combinación de filas previamente
definidas más aplicando constantes o operaciones aritméticas tales
como suma, resta, multiplican o división, etc.
Además durante su definición el usuario definirá:
• Las filas que conformaran el presupuesto

• Las columnas que se desean visualizar o imprimir en base al stadard
definido en el sistema tales como día, mes o año.
Definición de las filas

Definición de las columnas
Posteriormente el usuario definirá en base a las standard propuestas por el

sistema cuales columnas saldrán en el reporte final del presupuesto definido.
Definición del Presupuesto Plan
Para cada fila definida que su origen sea a partir de servicios definidos en
NewHotel, se le podrá introducir un prepuesto plan para ser comparado con los
reales.

Panel de Gestión
El panel de gestión cuenta con 4 estructura de datos:
Datos de las reservas del Hotel
Muestra un resumen compacto de las entradas, salidas y overbooking que

presenta el hotel en el momento que se ejecuta la opción.
Datos sobre las habitaciones

Muestra un resumen del estado en que se encuentran las habitaciones del hotel

Datos sobre las comidas
Muestra un resumen del desglose de las comidas en el hotel para preparar

informe a comedor
Datos de los ingresos

Muestra un resumen de la mano corriente que tiene el hotel en este momento


Capitulo 20: Procedimiento para el Cierre del Día
Requisitos imprescindibles para poder efectuar el Cierre del Día
1. Todas las reservas deben tener definido un Precio de Diaria para el día que
se va a cerrar. Se considera valido si la reserva tiene aplicado un 100 % de
descuento o se insertó manualmente el valor 0 en el campo Diaria de la
Ficha de la Reserva.
2. Tener definido un Rate de Cambio para las Tarifas de Precios en moneda

extranjera con las que va a operar el hotel ese día.
3. Definir la situación de todas las reservas con Fecha de Entrada = Hoy que
no se les haya efectuado el Check In. Las posibles soluciones serían:
modificar la Fecha de Entrada de la reserva, Cancelarla, declararla No
Show o efectuar el Check In.
4. Definir la situación de todas las reservas con Fecha de Salida = Hoy que no
se les haya efectuado el Check Out. Las posibles soluciones serían:
Prórroga de Estancia o efectuar el Check Out.
Revisión de los Precios de Diarias
1. A esta opción se accede por Recepción – Auditor Nocturno – Previsión

de Ingresos.
2. Permite revisar si todas las reservas que van a pernoctar en el hotel en un

día específico o una rango de fechas determinado tienen definido
correctamente su precio de diaria.
3. Es una herramienta útil pues permite dejar preparado en horas tempranas el

proceso de Cierre del Día.

4. Es posible analizar los Precios de las Diarias con Fecha Igual a, Inferior a,
Superior a o Entre (en este último caso se habilita el campo Hasta)
Control de Llegadas y Salidas Pendientes
A esta opción se accede Recepción - Auditor Nocturno - Control de

Entradas / Salidas.
Permite definir la situación final de las reservas con Entradas o Salidas

previstas en el día que no se les han realizado el Check In o el Check Out
correspondientes.

Llegadas Pendientes
Remítase al Capítulo : Check In.
Remítase al Capítulo : Reservas – Cancelar una

Reserva
Permite definir los clientes No Show.

A continuación se explican los detalles.
Da la posibilidad de modificar la Fecha de Entrada de la

Reserva.
Declarar una Reserva como No-Show
1. Seleccione la reserva en cuestión y oprima el botón
2. Llene los datos necesarios:

Campo Significado
Garantizado por 1 Día: Si las personas nunca van a llegar al hotel
2 Días: Si entran al día siguiente. Estas reservas
aparecerán en el Reporte de Entradas de mañana.
Facturar Se activa si está previsto facturar los No-Show.

Se carga en la cuenta Máster la pensión que la reserva
tiene definida.
3. Oprima el botón
Salidas Pendientes
Remítase al Capítulo: Check Out
Da la posibilidad de efectuar una Prórroga de la Estancia.
Cierre del Día
A esta opción se accede por Recepción - Auditor Nocturno - Cierre del Día.

2. El proceso de Cierre del Día finaliza cuando aparece en la pantalla el mensaje

‘’Ejecución Terminada’’ .
3. A continuación debe oprimirse el botón
• Si se detectan errores puede oprimir el botón y tendrá la

oportunidad de enmendarlos y volverlo a Ejecutar esta opción.
• En caso de no detectar errores debe oprimir el botón y

seguidamente aparecerá un mensaje del tipo:
‘’Auditor Nocturno Ejecutado. Después de verificar el lanzamiento de diarias

entre en Consulta de Cierres de Día para confirmarlo’’

Ejecutar o Confirmar el Cierre del Día
A esta opción se accede por Recepción - Auditor Nocturno - Consulta de

Cierres de Día.
1. Especificar en el campo Fecha el día al que hay que confirmarle el Cierre.
3. Seleccionar en la pantalla la línea que corresponde al Cierre que acaba de
Ejecutar y oprima el botón
4. Oprima el botón
5. A continuación se imprimen todos los reportes y concluye el Cierre del

Día con el cambio de Fecha del Sistema.
En este versión de NewHotel 2001, en esta opción de confirmar el cierre se

puede además de confirmar el cierre de noche ejecutarse por esta opción, solo
hay que oprimir el botón .
Nota: Asegúrese de tener la impresora preparada con suficiente papel antes de

oprimir botón Confirmar.
Parametrización de los Reportes del Cierre del Día
1. Los reportes que se obtienen automáticamente en el Cierre del Día se definen

en la opción Recepción – Auditor Nocturno – Configuración de
Reportes.
2. Los Listados Finales son aquellos que con la información del día que
culmina.
3. Los Listados de Control son aquellos que con la información del próximo
día.
4. Esta parametrización se hace una vez y puede actualizarse cada vez que se
desee incluir o eliminar un reporte del Cierre del Día.
6. Para escoger un reporte se selecciona en el bloque de la izquierda de la

pantalla y se oprime el botón
7. Para quitar un reporte se selecciona en el bloque de la derecha de la pantalla

y se oprime el botón
8. Cuando culmine el proceso de selección oprima el botón

Listados de Control y Finales del Cierre del día
No. Nombre del Reporte Control Finales

1 Previsión de ingresos X
2 Previsión de Reservas X
3 Previsión de alojamientos X
4 Reporte caja X
5 Comidas realizadas X
6 Reservas realizadas X
7 Habitaciones realizadas X
8 Listado de asientos X
9 Entradas efectuadas X
10 Salidas efectuadas X
11 Reservas pendientes X
12 Huéspedes por registrar X
13 Entradas para policía X
14 Entradas para inmigración X
15 Salidas para policía X
16 Salidas para inmigración X
17 Entradas previstas X
18 Salidas previstas X
19 Estadística diaria de ocupación X
20 Reservas No Show X
21 Estadística diaria acumulada X
22 Huéspedes en el hotel X
23 Reporte de huéspedes X
24 Saldos de cuentas corrientes X
25 Reporte diario acumulado X
26 Listado de facturas emitidas X
27 Listado de facturas proformas emitidas X
28 Listado de facturas transferidas a crédito X
29 Listado de huéspedes por habitaciones X
30 Reporte diario por servicios X
31 Reporte diario por secciones X
32 Cobro por sección X
33 Rack de alojamiento X
34 Estadísticas entidad estancias X
35 Ocupación por nacionalidades X
36 Listado de facturas anuladas X
37 Listado de facturas proformas anuladas X
38 Listado alfabético de huéspedes X

Capítulo 21: Archivos
Usuarios
El acceso a esta opción es por Archivos – Usuarios
Permite crear los usuarios del sistema. Es posible asociarle a cada usuario un
prototipo de accesos previamente definido o configurar uno específico en ese
momento.
Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema.
Aspectos Generales
1. El sistema posee un fuerte control de acceso ya que para cada opción es

posible limitarlo por usuario a: Consultar, Insertar, Alterar y/o Borrar.
2. Se recomienda que el Código del usuario brinde una idea de a quién
pertenece, por ejemplo sus iniciales.
3. Es necesario ser cuidadosos al crear un nuevo usuario, pues por defecto el
sistema asume que tendrá todos los accesos. Es decir que hay que
desactivar las opciones a las que debe restringirse el acceso.
4. Cuando se desactiva la opción “Consulta” se desactivan automáticamente
el resto de las opciones y cuando se activa cualquier opción se activa la de
Consulta.

Creación de un Usuario
2. Teclear el Código y el Nombre.
3. Definir cuidadosamente los niveles de acceso que tendrá dicho usuario a

cada opción del sistema. Es posible la selección múltiple de opciones
utilizando las teclas Shift o arrastrar el mouse (consecutivos) y Ctrl
(alternos
5. Posteriormente se visualizara la pantalla para definir los derechos del nuevo

usuario

Prototipo de Usuario
El acceso a esta opción es por Archivos – Prototipo de Usuario
En un hotel deben estar bien definidos los niveles de acceso al sistema para
cada puesto de trabajo atendiendo a sus deberes y funciones. Por lo que se
recomienda establecer primeramente los prototipos de acceso: Recepcionista,
Cajero, Auditor, Facturación, etc. y después asociarle a cada usuario un
prototipo.

Esquemas de Impuestos
El acceso a esta opción es por Archivos – Esquema de Impuestos
Permite definir los diferentes esquemas de impuestos que pueden existir en un

país.

Grupos de Servicios
El acceso a esta opción es por Archivos – Grupos de Servicios
Cada Servicio debe tener asociado un Grupo de Servicio.
Secciones
El acceso a esta opción es por Archivos – Secciones

Una Sección debe tener asociada al menos un servicio.

Campo Significado
Código Admite hasta 3 caracteres alfanuméricos.
Se recomienda emplear una codificación que brinde
una idea de a que se refiere.
Ejemplo: REC - Recepción, ALL - Ama de Llaves,
GIM - Gimnasio, etc.
Contabilidad Cuenta contable asociada a la sección

Descripción Hasta 20 caracteres alfanuméricos.
Procedimiento para Insertar una Sección
2. Teclear el Código y la Descripción de la Sección.
3. Definir los Servicios que se brindan en la misma.
En la ventana del bloque Servicios Prestados se escoge un servicio y se
oprime el botón
El proceso se repite para cada uno de los Servicios que se brindan en

esta Sección.

Servicios que brinda una Sección
Servicios
El acceso a esta opción es por Archivos – Servicios
Procedimiento para Insertar un Servicio
2. Llenar los siguientes datos:

Campo Significado
Código Hasta 3 caracteres alfanuméricos.
Se recomienda emplear una codificación que brinde
una idea de a que se refiere.
Ejemplo: ALO - Alojamiento, DES - Desayuno,
TEL - Teléfono, etc.
Descripción Hasta 20 caracteres alfanuméricos.
U.S. Escoger el Grupo a que pertenece el servicio.
Existen reportes que totalizan la producción del

hotel por este criterio.
Cuenta paquete Cuenta para registrar los cargos cuando son de

reserva consideradas por el sistema como paquete
Cuenta Directo Cuenta para registrar los cargos cuando son de
reservas consideradas como directos.
Cuenta M. Supl. Cuenta Contable del servicio cuando es un ingreso
de bolsillo u opcional en la moneda suplementaria .
Tipo Cuenta Tipo de cuenta asociada para ser utilizada en el
servicio
Grupo Servicio Grupo de servicio al cual se asocia este servicio
Valor por defecto Valor a cargar por defecto cuando se invoca este
servicio
Insertar Manual Esta casilla se activa cuando el servicio puede
insertarse manualmente.
Ejemplo: En la mayoría de los hoteles que tienen
instalado NewPOS (sistema de Punto de Venta) los
servicios asociados a la actividad gastronómica están
configurados para que NO se inserten manualmente
porque se cargan de manera automática.
Impuestos A partir de esta parte de la pantalla se definirán los
distintos tipos de impuestos definidos que pueden
ser configurados así como se especificara sobre que
moneda se aplican los mismos. La cantidad de
Campo Significado
impuesto posibles a aplicar se definen en Parámetros
\Impuestos (Tasas y Secuencias)
Datos generales de un servicio
Habitaciones del hotel
Bloques de habitaciones
El acceso a esta opción es por Archivos – Habitaciones – Bloques

Permite codificar las áreas o bloques en que está dividido el hotel.
A cada Habitación se le asocia el Bloque en que se encuentra ubicada.

Características de Habitaciones
A esta opción se accede por Archivos – Habitaciones – Características

Permite definir las características de las habitaciones.
A cada habitación se le asignan tantas características como sean necesarias.
Ejemplo: Vista al Mar, Con Balcón, etc.
Habitaciones
A esta opción se accede por Archivos – Habitaciones – Habitaciones
Permite registrar las Habitaciones del hotel.

Conocer y/o actualizar las características de una habitación
1. Seleccionar la habitación deseada.
Procedimiento para insertar las habitaciones del hotel
2. Teclear los siguientes datos:
Campo Significado
Número Número de la Habitación.
Admite hasta 5 caracteres alfanuméricos.
Tipo Se escoge un Tipo de Habitación
Bloque Se escoge el Bloque donde se encuentra ubicada la

habitación.
Clase

3. Insertar las Características de la misma.
4. Insertar las habitaciones que están próximas a la que estamos

definiendo. Si existe comunicación entre ellas se marca la casilla
Conexión.
Ficha de una Habitación
Organización de las Habitaciones

Esta opción no es de uso común, pues la mayoría de los hoteles trabajan con
una organización numérica lógica de las habitaciones que es la implícita del
sistema. No obstante existen casos en que la numeración de las habitaciones no
es consecutiva y con esta opción pueden ordenarse a criterio del usuario.
Las habitaciones se van seleccionando una a una, en el orden que se desee, y se

van enviando a la ventana Habitaciones Ordenadas.

La numeración que aquí se defina es válida en todas las opciones del sistema
que tengan que ver con el número de las habitaciones.
Los botones envían todas las habitaciones de una ventana a otra.
Los botones trasladan solo la habitación seleccionada.
Cuentas Extras
A esta opción se accede por Archivos – Cuenta Extra

Permite habilitar cuentas que resultan útiles para casos tales como:
1. Clientes que habitualmente consumen en el hotel y no están hospedados.
Estos clientes deben tener una ficha creada en el cárdex.
La ficha del cárdex puede habilitarse en la opción Recepción – Cárdex u
oprimiendo el botón en el campo Titular.
2. Consumo de representantes y/o empleados de Agencias y Empresas, Guías de
Turismo, Chóferes, etc. (Entidad).
3. Para registrar el alquiler de salas de conferencias, oficinas, etc. (Otra
Cuenta)

4. Para registrar la producción de algún Punto de Venta que no esté enlazado a
NewHotel, por ejemplo, Parqueo, o el ingreso por teléfono que se cobra en
efectivo en la recepción, etc. (Otra Cuenta).
Las cuentas que tienen el campo Fecha C.C. lleno son las que ya han sido
cerradas.
Este tipo de cuenta se cierra en la opción Recepción – Cuentas Corrientes –
Cerrar Cuentas Extras
Procedimiento para crear una Cuenta Extra.

2. Teclear el Código de la cuenta (6 caracteres alfanuméricos).
3. Escoger si la cuenta es de Entidad, Cliente u Otra Cuenta.
3.1. Si la cuenta es de Entidad o Cliente hay que escoger uno de los

definidos en el sistema oprimiendo el botón
3.2. En Otra Cuenta se habilitan los campos Titular y Dirección para

que sean tecleados estos datos.
Nacionalidades
A esta opción se accede por Archivos – Nacionalidades
Permite registrar las nacionalidades de los clientes del hotel.
Campo Longitud
Descripción 20 caracteres

Idiomas
A esta opción se accede por Archivos – Nacionalidades
Permite registrar los idiomas de trabajo del hotel.
Regiones
A esta opción se accede por Archivos – Regiones
Permite registrar la ubicación de las Entidades.

Segmentos de Mercado
Por ser la hotelería una actividad de prestación de servicios, el producto que se

ofrece puede estar destinado a uno o más segmentos de mercado, en cualquiera
de los casos debe satisfacer los requerimientos y expectativas de cada uno de
estos segmentos.
La posibilidad que brinda el sistema de asociar al cliente a un segmento

permite hacer análisis de mercado.
Grupos de Segmentos
A esta opción se accede por Archivo – Segmentos – Agrupamiento
Permite definir grupos de segmentos de mercado.
Campo Longitud
Descripción 20 caracteres

Segmentos
A esta opción se accede por Archivo – Segmentos – Segmentos
Permite definir los Segmentos del Mercado.
Campo Longitud
Segmento 20 caracteres
Grupo de Se escoge uno de los previamente definidos en la

Mercado opción Archivos - Segmentos- Agrupamiento
Ejemplos de Grupos y Segmentos de Mercado
Grupo Segmentos
DEP Deportivo Pesca, Buceo
NEG Negocios Congresos, Incentivos, Diversos, Promociones
SAL Salud Estrés, Termas, Tratamientos

Orígenes de Mercado
A esta opción se accede por Archivos - Orígenes
Permite definir las Vías por las que los clientes llegan al hotel.
Monedas
A esta opción se accede por Archivos – Monedas

Permite definir las Monedas de trabajo del hotel.

Tipos de Cobro
A esta opción se accede por Archivos – Tipos de Cobro

Permite registrar todos los Tipos de Cobro permitidos en el hotel.
Campo Significado
Código Código del Tipo de Cobro
Longitud: 3 caracteres alfanuméricos
Descripción 15 caracteres alfanuméricos
C.Cred. Se marca si la Forma de Pago es una Tarjeta de Crédito.
Contabilidad Cuenta contable de la Forma de Pago
Moneda Los posibles valores son: Moneda Base y Moneda

Suplementaria, que se definen en la opción Utilitarios –
Parámetros – Subsistema de Facturación
Tomando como ejemplo la pantalla anterior las Cuentas
definidas en la Moneda Suplementaria (Peso) solo podrán
liquidarse con la Forma de Pago EFN – Efectivo M.Nac.

Tarjetas de Crédito
A esta opción se accede por Archivos – Tarjeta de Crédito

Permite registrar los tipos de Tarjeta de Crédito que pueden ser utilizadas en el
hotel.
Macro Operaciones
A esta opción se accede por Archivos – Macros Op.
Esta nueva opción de NewHotel 2001 posibilita definir un conjunto de

operaciones asociadas que habitualmente se hacen una a una de forma
manual en recepción, de forma general enmarcada en un Macro Operación.
Esta macro operación funciona de la siguiente forma: cuando se invoca, los

asientos definidos en esta parte se carga de esa forma en cada una de las
reservas que seleccionamos.
Los tipos que se pueden definir son los siguiente:

• Asientos adicionales
• Asientos al crédito
• Asiento al Debito

Entidades
Categoría de Entidades
A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Categoría de
Entidades
Permite clasificar a las Entidades (Empresas o Agencias) que operan con el
hotel.
Es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su
conveniencia.

Tipos de Entidades
A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Categoría de
Entidades
Permite definir los tipos de Entidades que envían clientes al hotel.
Estado o Situación de la Entidad

A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Situación de la entidad
Esta información se utiliza cuando es necesario efectuar un Stop de Reservas
y/o Check In para una Entidad. Generalmente se asocia a la situación
financiera de las entidades.

Mantenimiento
Tipos de Inactividad
A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Tipos de
Inactividad
Permite registrar los motivos por los que una habitación puede estar Inactiva
(Fuera de Orden).
Para pasar una habitación a Inactiva se utiliza la opción Recepción -
Mantenimiento – Bloquear Habitaciones
Las habitaciones inactivas y el motivo pueden consultarse en el Planning de
Habitaciones.
Averías
Tipos de Avería
A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Averías - Tipos de
Avería
Esta información se utiliza en la opción Recepción – Mantenimiento –
Averías

Sub Niveles de Averías

A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Averías- Tipos de
Avería
Técnicos
A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Técnicos
Se registra el nombre de los técnicos del departamento de mantenimiento del
hotel responsabilizados con la solución de las averías de las diferentes áreas del
hotel reportadas en el módulo Recepción – Mantenimiento – Averías

Procedencia
A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Procedencia
Esta información se utiliza en la opción Recepción – Mantenimiento –
Averías
Se refiere a quién reportó la avería.
Zonas
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Zona
Permite registrar las áreas que componen el hotel, las que se utilizan en la
opción Recepción – Mantenimiento – Averías

Parámetros
Reserva Tipo
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Reserva Tipo
Da la posibilidad de definir los prototipos de reservas más usadas en el hotel.
Ejemplos: Luna de Miel, Directos, etc. que tienen datos que se repiten tales
como: cantidad de clientes, noches, pensión, etc.
Las reservas tipo permiten agilizar la captura de la información pues al ser
seleccionada se visualizan los datos previamente definidos y solamente habría
que puntualizar las diferencias.
En el campo Descripción se teclea el nombre que identificará a la reserva tipo.

Para conocer el significado del resto de los campos remítase al tema Reservas
– Significado de los campos de una Reserva Individual del presente
manual.

Tipos de Grupos
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Grupos
Esta información se utiliza en el momento de crear una Reserva de Grupo.

Tipos de Atenciones
A esta opción se accede por Archivos – Tipos de Atenciones
Es un atributo de las reservas que tiene que ver con el nivel de las atenciones
que requieren los clientes tomando en consideración sus características o
categoría, ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Luna de Miel.
Motivos de Cancelación de Reservas

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Cancelación
Permite definir los motivos por los que una reserva puede cancelarse.

Tipos de Eventos
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Eventos
Permite crear una especie de Agenda de Tipos de Eventos.
Esta información se usa en la opción Recepción - Agenda - Conserje donde
se asocia cada uno de los eventos a recomendar a los clientes a un tipo de
evento.
Tipos de Clientes
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Clientes
Permite definir las distintas características de los posibles clientes del
hotel

Tipos de Garantía
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Garantía
Permite definir los distintos conceptos por los cuales se confirman las
reservas como garantizadas.
Tipo Grupo Habitaciones

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos Grupos
Habitaciones.

Motivos de Corregir Asientos
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Motivo de Corregir

Asientos.
Permite definir los motivos por los que puede ser corregido un asiento.
Esta información es utilizada en la opción Consulta de Asientos – Corregir
Documentos
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Documentos
Esta opción permite definir los documentos que son utilizados con más
frecuencia en el hotel.
Los tipos de documentos deben ser creados a través de un procesador de texto,
por ejemplo Microsoft Word, con extensión .dot Los ejemplos más utilizados
son confirmación de reservas, circulares, mailing, etc. donde la estructura del
documento se mantiene y solo varían algunos datos como son: destinatario,
número de reserva, dirección, etc.

Campo Significado
Descripción Admite un máximo 14 caracteres
Tipo Se escoge el tipo de documento (carta de

confirmación, mailing, etc.)
Documento Oprimiendo el botón se escoge el documento con

extensión .dot (path).
Series de Facturas
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Series de Facturas
La estructura del Número de las Facturas es: Consecutivo / Serie
Cuando se registre una Serie se está estableciendo el método a utilizar en la
generación del Número de la Factura ya que con su creación se establece:
1. El número inicial del consecutivo de la Serie (Próx. Factura) que comienza
por defecto en 1, pero puede ser cualquier número.
2. El número final del consecutivo de la Serie (Nr. Final) que de quedar vacío
se asume que no hay restricción de este tipo.
El sistema permite definir tantas series como sean necesarias, con la única
restricción que no puede existir solapamiento de fechas.
Campo Significado
Serie Admite hasta 5 caracteres alfanuméricos.
Nr. Final Número final de la Serie

Puede quedar vacío
Fecha Final Fecha de Vencimiento de la Serie.

Próx Factura Cuando se define una Serie puede especificarse el

número inicial de la misma, de quedar vacío se asume
que la serie comenzará en 1.
Cuando la serie está activa el número que muestra
corresponde al de la próxima factura que se emita.
St. Estatus de la Serie: Inactiva, Activa y Futura
Impuestos Secuencia
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Impuestos –
Secuencias
Permite definir las secuencias de impuestos que serán asimilados en el
programa, mediante el esquema de impuesto a definir.
Tasas de Impuestos
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Impuestos – Tasas
Permite definir los % de los impuestos a aplicar, así como las cuentas contables
asociadas en cuenta a contabilidad y cuenta de ventas liquidas.

Extensiones Telefónicas
Permite definir para aquellos hoteles que tienen centralitas telefónicas que
tarifan y no tienen instalados el módulo de tarificación de Informarca
NewPhonoWin, los parámetros de las extensiones y habitaciones, así como las
extensiones de oficina que serán cargados en NewHotel mediante una conexión
NewHotel – Centralita telefónica, para logra la interfaces necesaria para
ejecutar los cargos de forma automática..
Tasa de Cambio
A esta opción se accede por Recepción – Cambios
NewHotel es un sistema multimonedas lo cual permite registrar los contratos

con las agencias de viaje en la propia moneda en que estos fueron fijados. Sin
embargo el control de la producción del hotel y su contabilización se maneja
solamente en las monedas base y suplementaria.
“Cambio” es el término que maneja NewHotel para referenciar las tasas de

cambio que se registran por períodos – monedas y que permiten realizar la
conversión del valor en la moneda extranjera a la moneda base.
Permite definir la Tasa de Cambio a utilizar para convertir el Precio de las

Diarias de Agencias que están establecidas en Monedas Extranjeras (moneda
contrato) a la Moneda Base del sistema.
Para insertar una nueva moneda o un período de una moneda existente debe
oprimir el botón
Nota: Para efectuar la conversión a la Moneda Base el sistema multiplica el

valor de la Diaria en la Moneda Contrato por el Rate de Cambio Fijo
definido para esa moneda.

Capítulo 22: Auditoría de la Recepción
Reporte con las Operaciones de Caja
Este reporte se obtiene en la opción Reportes – Diarios – Reporte de Caja
Permite conocer todas las operaciones de caja efectuadas el Día – Turno de

trabajo que se especifique.
Para cada turno de trabajo debe obtenerse un reporte con las operaciones en la
Moneda Base y otro con las operaciones la Moneda Suplementaria.
Es recomendable visualizar por pantalla el Reporte de Caja del turno 3, pues

puede suceder que en el tiempo que transcurre entre que se hace el Cierre del
2do turno y se Cierra el Día se hayan efectuado operaciones de caja. Si esto
sucediera el cuadre del depósito del cajero del 2do turno se haría contra los
Reportes de Caja de los turnos 2 y 3.
1. Cuando vaya a emitir el reporte debe tener seleccionadas todas las casillas
de la pantalla Reporte de Caja que aparece a continuación. La única que
hay que activar es Detalles pues el resto ya el sistema las muestra
marcadas.
2. Si quisiera analizar todo lo que fue Cuenta a Crédito, es decir Facturas

Finales transferidas a contabilidad se marca la casilla Transferencias.
3. Existe un ejemplo de este reporte en el Anexo 1

Procedimiento para analizar el Reporte de Caja
1. Revisar la consecutividad de los Recibos de Cobro / Devolución. Si algún

Recibo no se emitió en su momento debe ir a la opción Consultar
Asientos, seleccionar el cobro en cuestión y oprimir consecutivamente los
botones Ver y Recibos.
2. La liquidación de cada cajero debe coincidir con los datos que aparecen
reflejados en el Reporte de Caja de su turno de trabajo.
3. Cuadrar los cobros por Tarjeta de Crédito: Revisar que cada cobro por
Tarjeta de Crédito tenga su correspondiente pagaré y que todos estén
registrados en el sistema.
4. El Total de cada Forma de Pago en ambas Monedas debe coincidir con su

correspondiente Total en el reporte Cobros por Sección.
5. El Total General del día en ambas Monedas debe coincidir con el Total
Cobros del reporte Ingresos/Cobros - Realizados por Sección.
Reporte de Cobros por Sección
1. Este reporte se obtiene en la opción Reportes – Diarios – Cobros por

Sección
2. Es necesario obtenerlo para las Monedas Base y Suplementaria.
3. La columna Transferencia se refiere a lo que fue Cuenta a Crédito, es

decir Facturas Finales transferidas a contabilidad. Solamente la sección
Recepción debe tener valor en esta columna por ser la que factura, en caso
contrario existe un error.
4. El total de cada forma de pago en ambas monedas debe coincidir con su

correspondiente total en el Reporte de Caja.
5. El Total General de cada moneda debe coincidir con el valor de la fila

Total Cobros del reporte Ingresos/Cobros - Realizados por Sección.
6. Existe un ejemplo de este reporte en el Anexo 4.
Reporte Ingresos/Cobros realizados por Sección
Este reporte se obtiene en el Cierre del Día.
Brinda los Ingresos y Cobros de cada Sección en Moneda Base y la Moneda

Suplementaria.
Existe un ejemplo de este reporte en el Anexo 5.
Procedimiento para analizar el Reporte Ingresos/Cobros realizados por

Sección
Campo Cuadre
Total Ingresos Debe coincidir con el Total del Día de los reportes:
1. Diario por Sección
2. Diario por Servicios
Total Cobros Debe coincidir con el Total General del Día de los reportes:
1. Cobros por Sección
2. Reporte de Caja.

Campo Cuadre
Saldo Reservas Debe coincidir con el resultado de la fórmula:

Saldo Cuentas Corrientes Huéspedes + Saldo Cuentas
Corrientes No Show + Saldo Cuentas Corrientes Check Out
Pendientes
Los 3 Saldos anteriores forman parte del reporte Listado de
Saldos.
Saldo Cuentas Extra Debe coincidir con el Saldo Cuentas Extras del reporte
Listado de Saldos.
Saldo Sin Cuenta Si tiene valor es que existe un descuadre en la Recepción.
Listado de los Asientos Corregidos y/o Anulados
1. Para obtener este listado es necesario ir a la opción Recepción -

Consultar Asientos
2. Oprimir el botón y definir en el campo Movim. la Fecha

del Día que queremos analizar y activar la casilla Corregidos.
4. Determinar las causas de dichos ajustes.
Listado con los Asientos de un Servicio determinado
Es necesario en ocasiones revisar los asientos de las secciones asociadas al área

de recepción como son: Teléfono, Lavandería, etc. o de un servicio específico
como puede ser Caja de Seguridad.
Procedimiento:

1. Ir a la opción Recepción - Consultar Asientos
2. Teclear en el campo Movim la Fecha del Día que queremos analizar.
3. Escoger la Sección o el Servicio necesario.
Reporte de Ingresos Diarios por Sección
1. Este reporte se obtiene en la opción Reportes – Diarios – Secciones
2. Permite conocer los Ingresos del Día, Mes y Año de cada Sección.
3. Es necesario obtener uno para la Moneda Base y otro para la Moneda

Suplementaria.
4. Existe un ejemplo de este reporte en el Anexo 2.
Reporte de Ingresos Diarios por Servicios
1. Este reporte se obtiene en la opción Reportes – Diarios – Servicios
2. Permite conocer los Ingresos del Día, Mes y Año de cada Servicio.
3. Es necesario obtener uno para la Moneda Base y otro para la Moneda

Suplementaria.
4. Ver un ejemplo de este reporte en el Anexo 3.

Capítulo 23: Consultar Accesos (Logs)
El acceso a esta opción es por Utilitarios – Accesos – Consultar Accesos
El sistema deja rastro de las operaciones más importantes que se efectúan y

esta es precisamente la herramienta que nos permite consultar esta
información, por lo tanto es una fuerte herramienta para auditoria.
La columna Nombre se refiere al nombre de la computadora donde se efectuó

la operación.
Consulta de Accesos
Usuario Se escoge el usuario que se desea analizar.
Se deja en blanco si es necesario analizar todos los
usuarios del sistema.
Reserva El número de la reserva está compuesto por un

consecutivo y el año.
Fecha Día o rango de días que se desea analizar.

Es posible analizar la información con Fecha Igual a,
Categoría Evento
Reservas Insertar Reserva
Alterar Reserva
Anular Reserva
No-Show de Reserva
Check In
Check Out
Anular Check In
Anular Check Out
Alojamiento Insertar Inactividad

(Se refiere a las habitaciones) Alterar Inactividad
Borrar Inactividad
Organizar Alojamiento
Facturación Emisión de Factura

Anulación de Factura
Control de Factura Anticipada
Insertar Serie de Facturas
Alterar Serie de Facturas
Anular Serie de Facturas
Tasas de IVA Insertar

Alterar
Borrar
Movimientos Insertar
Categoría Evento
Corrección
Anulación
Cuentas Corrientes Cerrar Cuentas Corrientes de Reserva

Cerrar Cuentas Corrientes Extras
Night Auditor (Cierre del Día) Configuración de Reportes

Reejecutar Night Auditor
Usuarios Insertar Usuarios

Alterar Usuarios
Borrar Usuarios
Alterar Login
Aplicación Entrada a NewHotel

Salida de NewHotel

Capítulo 24: Utilitarios
Abrir Años
A esta opción se accede por Utilitarios – Abrir Año
Esta opción permite abrir un periodo nuevo en la base de datos para introducir
nuevos datos a la misma
Cambiar Idioma
A esta opción se accede por Utilitarios – Cambiar Idioma
Permite a los usuarios seleccionar el idioma de trabajo con que desean trabajar
en NewHotel.
Parámetros Generales
Los parámetros generales del sistema se definen en la opción Utilitarios –

Parámetros – General.
Se definen datos generales del hotel como: Nombre, Dirección, Teléfono, Fax,
Número Fiscal y si hay enlace con los sistemas NewTime, NewConta (Cuentas
por Cobrar) o el Sistema de Contabilidad.
Esta opción solo se puede ejecutar cuando se este completamente seguro que
ningún otro usuario del sistema este conectado, en caso contrario puede ocurrir
algún error.
En los cuadros siguientes se describe cada uno de los parámetros de esta pantalla. En
la columna Valor por Defecto, los valores por defecto marcados por el sistema se
presentan como SI = y NO = .
PARAMETRO DESCRIPCION VALOR POR

DEFAULT
Año Inicio de la Primer periodo de trabajo con que se inicia la 2001
Aplicación aplicación por primera vez.

Nombre/Morada Datos generales de la instalación, los cuales Nombre do
Telefono/Fax saldrán en los documentos emitidos por el Hotel
Nº Contrib. programa
Interfaces NewTime Aplicación de INFORMARCA que trabaja con

unidades con características de Time Sharing.
Interfaces Aplicación de la gestión de cuentas por cobrar.
NewConta Para la interfaces con esta aplicación será
necesario definir los siguientes campos:
Factura / descripción: indica el código
correspondiente en NewConta para definir un
movimiento de factura.
Nota créd./Descripción: idem, solo que referente
al caso del movimiento de Nota Crédito.
Depósito / descripción: para el caso de los
depósitos adelantados
Descr. Anulación: descripción que debe aparecer
registrado en cualquiera de los documentos
anteriores en caso de anulaciones.
Tipo de Cuenta: cual es el tipo de cuenta en
NewConta que aparece asociada a las entidades
en NewHotel.
Tipo de pagos: plazo para el pago de las
facturas.
Interfaces Definición de l fichero y sus características para
Contabilidad ser exportado a contabilidad.
Parámetros
diversos
Impuesto incluido Importante para definir si los impuestos están o

no incluidos en los precios (para todo tipo de Si
venta incluyendo en POS)
Multi-ocupación Permite la creación de mas de una reserva No
diferente para una misma habitación en el mismo
periodo de tiempo.
Operación de caja Habilita la opción de trabajar con caja, para el No
manejo de fondos.
Edad Obligatoria Obliga a definir el campo de edad durante la No
confección de las reservas.

Insertar Paxs en Permite definir si es obligatorio la introducción
Reserva de todos los adultos y menores en la reserva al
definir los datos de los huéspedes
Importante: una vez activo, este parámetro debe No
ser respetado en todas las reservas en estado
check-in, pues de otra manera el cierre de día
no se ejecutara.
No. Decimales Numero de decimales con que operara el programa.

Para el caso de Portugal que no tiene decimales se
debe indicar 2 para el tratamiento del Euro.
0
Verificar repetición Indica al programa que alerte si se repite la No
de Vouchers referencia al numero de vouchers
Días para pasar a Indica cual es el periodo en días para el pase
Histórico de los movimientos al histórico. Esta
operación se realiza en el cierre del día de 90
todos aquellos movimientos ya vencidos así
como las cuentas corrientes del día que estén
cerradas.
Subsistema Habitaciones
Los parámetros relacionados con las habitaciones sistema se definen en la

opción Utilitarios – Parámetros – Subsistema de Habitaciones.

Opción Significado
Ocupación Crítica % En el proceso de confirmación de reservas
individuales o de grupos, el sistema emite una alerta
al usuario del sistema con los días de la estancia de
los futuros huéspedes en los que el hotel tendrá
Overbooking para el tipo de habitación seleccionado.
Ejemplo: Se pondría 95 si se necesita que el sistema
emita una alerta a partir del 95 % de ocupación.
No obstante el valor definido en este campo siempre
se alertará a partir del 100 % de ocupación.
Cambio de ropas Define cada cuantos días es el cambio de ropa

(sábanas, toallas, etc.).
Este parámetro se utiliza en la opción que permite
distribuir el trabajo de las camareras de pisos
(Recepción – Ama de Llaves – Atribución de
Habitaciones).

Precios Tipos de El sistema tiene dos modelos para captar los precios
Habitación de las habitaciones.
Cada Tipo de Habitación tiene asociado el Modelo a
utilizar.
El Modelo A se adapta a los Tipos de Habitaciones
que tienen dos camas, es decir que se contratan con
precios para ocupación doble y suplementos por
ocupación sencilla y reducciones para camas extras.
El Modelo B es útil para apartamentos, etc.
Aquí se configura cual modelo se va a utilizar o si
serán ambos.
Fecha Central Se define la fecha a utilizar para registrar los cargos

Telefónica automáticos por concepto de llamadas telefónicas.
Tipos de Room Status Se configuran los Estados, relacionados con la

limpieza de las habitaciones, que deben utilizarse en
el sistema.
Generalmente se definen Sucio y Limpio.
Imprimir hoja de Si se marca implica que una vez confirmada la reserva

reserva se imprime la misma.
Imprimir KeyPass Posibilita la impresión de las tarjetas de registro de los
huéspedes.
Definición de los Tipos de Habitaciones
Para definir los Tipos de Habitaciones debe oprimirse el botón

Código Descripción. Valor por Defecto

Modelo Modelo de tarifa que se aplicara. Precio por Persona
Base Personas Numero base de personas para ser utilizado para cálculo 2
de valor de cama extra, en caso de tarifa modelo B
Mínimo Personas Cual es el mínimo de personas a facturar en este tipo de 1
habitación..
Promedio Multi- En casos de multi-ocupación, cual es valor medio de pax 2
Ocupación: a ser considerado para estadísticas para este tipo de
alojamiento.
Máximo Personas Importante para el cálculo de cama extra. Es el numero
de personas a partir del cual el programa pasa a 2
considerar pagos de cama extra. Ejemplo. En una Doble
cuyo máximo sea 2 PAX, se aplica el valor de cama
extra a partir del 3ª Pax.
Base para Cual es el numero base de pax a ser considerados para el 2
Estadísticas porcentaje de ocupación de camas.
Definición de las Pensiones
Para definir las pensiones establecidas en el hotel debe oprimirse el botón


Subsistema de Facturación

opción Utilitarios – Parámetros – Subsistema de Facturación.
PARAMETRO DESCRIPCION VALOR POR

DEFECTO
Sección/ Servicio: Se indican cuales son las secciones y los
servicios respectivos para la distribución del
valor de la diaria con precio manual. En caso
de utilizar una tabla de precios esta distribución
se define en la propia tabla.
Forma Destinada a definir cual es la forma de pago
estándar para emisión rápida de facturas.

Comida Media Importante para previsiones de comidas,
Pensión indicar cual es la previsión de las comidas de Comida
los clientes en esta modalidad, si se considera
en almuerzo o en la cena..
Configuración de Para configurar si el almuerzo se carga en el
Almuerzo: día de la llegada o en el día de la salida. Se Día de Salida
aplica para las pensión completa AP.
Valor de Niños Cual es el precio a aplicar en los menores de

acuerdo como esta definido en la tabla de
precios. Ejemplo: si se escoge 1 menor, el 1 niño
precio será el que esta definido para niño, si se
escoge 1 adulto, un niño pagara lo mismo que
un adulto.
Parámetros diversos
de facturación:
Factura Obligatoria Obliga la emisión de facturas para regular los Si
saldos y enviar a cuenta..
Condensada Permite juntar (condensar) en una misma línea
descriptiva varios movimientos de una cuenta
corriente, en el momento de facturar, desde que No
servicios con la misma tasa de impuesto.
Moneda Extranjera: Permite facturar en moneda extranjera o sea en

la misma moneda definida en la reserva, No
aunque no sea la moneda base o suplementaria.
Nº Limite Definir cual es el parámetro para la alteración

de numero de factura, si por un numero limite o
por fecha. Estos valores deben ser definidos Fecha
cuando se crea las series de facturas.
Igual serie para Será utilizada el mismo tipo de serie para

facturas proforma y ambas
facturas finales Si
Tasa de impuestos Permite detallar los impuestos por servicio en
por servicio la factura. En caso contrario los impuestos se No
presentan solo en los totales.

Check-Out con Permite realizar el Check Out con valores en
valores pendientes cuenta Si
en cuentas (Directos
\ Entidades)
Lanzar diferencias Se aplica en reservas con facturas anticipadas.
con lo facturado En la fecha del día el programa realizara una
validación de los valores cargados definidos en Si
la reserva, de existir diferencia con lo facturado
el sistema automáticamente lanzara
movimientos (asientos) en la cuenta.
Regularizar factura Obliga insertar algún tipo de pago en el

momento de emitir la factura. De no estar
activa, la factura se imprime y pasa a pendiente Si
y la forma de pago puede ser introducida mas
tarde mediante la consulta de factura.
Cambiar fecha final Por defecto el programa sugiere la fecha de
en facturas salida de la reserva para el calculo de los
anticipadas valores a pagar, esa fecha puede ser alterada
para una fecha inferior. En este caso la factura
solo será emitida para con los valores referente No
a este periodo indicado. Para los restantes días
se podrá realizar otra factura anticipada u otra
factura diferente al dar Check Out..
Facturas con saldo Permite la emisión de una factura cuyo saldo de No
negativo cuenta corriente sea negativo.
Check Out con Permite realizar el check out de las entidades No

valores en cuenta con valores en cuenta
(entidades)
Facturar diferencias Se aplica a reservas que tienen facturas
en check-out anticipadas que en el momento del check out la
cuenta corriente tiene saldo (positivo o
negativo), emitiendo un documento para Si
regularizar la diferencia. Si la diferencia es
negativa, o sea, el total de débitos supera el
total de créditos, se debe indicar cual es el
documento para regularizar: factura o nota de
crédito.

Bloquear facturas Permite bloquear la inserción de movimientos
no regularizadas en una reserva cuya factura tenga marcado Si
pendiente como forma de pago.
Cálculo de IVA Se refiera al texto de descripción de los No Fijo
impuestos, Si es fijo se aplica el texto definido
en la casilla siguiente, si no es fijo el detalle
saldrá de los servicios de la factura.
Modelo IVA Referente al calculo de IVA para diarias. El
modelo 1 se aplica respectivamente a la tasa de
servicio, el modelo 2 utilizado en Portugal se Modelo 1
aplica al calculo alternativo de por cientos
previsto en la ley. Pero el cliente puede optar
por cualquiera de las dos variantes.
Significa que: En reservas BB 100% la diaria tiene IVA 5%

En reservas HB 75% da diaria tiene IVA 5% e 25% IVA 12%
En reservas FB 50% da diaria tiene IVA 5% e 50% IVA 12%.
Sección de Cual es la sección en el hotel en cuya caja serán

Facturación reflejados los movimientos provenientes de
facturas o de otros pagos (débitos en cuenta).
Adulto/ Niños Campo donde será indicado los valores estándar

para comidas, para la verificación de las diarias
con precio manual. Ejemplo una diaria de
10,000 de un pax en BB, cuyo pensión sea 1000,
será lanzada en alojamiento 9000 y la comida
1000.
.
AP/P.A/Comidas Campos destinados a definir las cuentas
contables para el alojamiento, desayuno, media
pensión y pensión completa, en caso de adoptar
el modelo 2 del calculo de IVA.

Desglose de la Diaria y cargo de teléfono
En el proceso de Cierre del Día se carga en la cuenta máster de cada habitación

el precio fijado en cada reserva (“Diaria”), sin embargo ese importe se desglosa
en los servicios que conforman la pensión seleccionada.
En esta opción debe definirse a qué Sección y que Servicio deberán cargarse
los conceptos de Alojamiento, Desayuno y Comidas.
También debe configurarse a qué Sección y Servicio deberán cargarse

automáticamente las llamadas telefónicas.
Parámetros del Complejo

opción Utilitarios - Parámetros - Complejo
Si estamos ante un complejo hotelero “Multihoteles” es necesario configurar el

nombre de los hoteles que lo componen y en el campo “ODBC” se define el
alias de la base o instancia que almacena sus de datos (Database Alias).
Además se definen dos parámetros nuevos donde se especifica los datos del
operador y entidad que recibe cuando se transfiere una reserva, los mismos
datos del que recibe, así como la sección y servicio que recibe y envía.

Euro
Se define el cambio de la moneda nacional a Euro.
Impresoras del Sistema
El acceso a esta opción es por Utilitarios – Parámetros – Impresoras
Cada estación de trabajo de NewHotel puede tener definida una impresora para
los Listados y otra para las Facturas. Además debe definirse el camino donde
se encuentran los reportes del sistema.

Esta información se almacena en el fichero NEWHOTEL.INI que se encuentra
almacenado en el subdirectorio de Windows, es decir \WINNT o \Windows
Contabilidad
El acceso a esta opción es por Utilitarios – Parámetros – Contabilidad-

Elegir exportación de datos

Anexo A: Reportes
Características Generales de los Reportes

Todos los reportes de NewHotel están confeccionados con Crystal Report, lo
que facilita un intercambio de información entre la aplicación y las
herramientas ofimáticas instaladas en el PC del usuario, tales como exportar a
Word, e-mail, etc.
Mandar a Configurar la
Botón para
imprimir impresión
seleccionar el tipo de
exportación del
reporte para las
El sistema esta dotado de un juego de reportes por distintas categorías, las

cuales mencionamos para dejar constancia de las posibilidades que existen

Estadísticas de Ocupación
1. Modalidad de Pensión
2. Tipos de Alojamiento
3. Entidades estancias
4. Entidades
5. Nacionalidades
6. Ocupación diaria general
7. Ocupación diaria entidad
8. Ocupación mensual
9. Ocupación mensual resumen
10. Estadísticas grupo habitaciones
11. Listado para policía
12. Extranjeros
13. Dormidas
Estadísticas de Ingresos
1. Servicios anual
2. Sección anual
3. Cobros
4. Descuentos
5. Ventas liquidas
Reporte de Entradas
1. Previstas
a. Todas
b. En el hotel
2. Efectuadas
a. En el hotel
b. Overbooking
c. Todas
3. No Show
Reporte de Salida
1. Previstas
a. En el hotel
b. Overbooking
c. Todas
2. Efectuadas
Reporte de Reservas
1. Recibidas
2. Canceladas
3. Pendientes
Reporte de Huéspedes
1. En el hotel
2. Overbooking
3. Todos
4. Listado de rack
5. Cumpleaños
6. Alfabético
Reporte de Diarias
1. General
2. Reporte de caja
3. Servicios
4. Secciones
5. Servicios \ Secciones
6. Cobros por secciones
7. Saldo por entidad
8. Saldo cuentas extras
9. Saldo cuentas corrientes
10. Auditoria de ingresos y saldos
11. Saldo por entidad huésped
Reporte de Impuestos
1. Impuestos por servicios
2. Impuestos por facturas

Anexo B: Glosario de Términos
Allotment
Se conoce como Allotment la cantidad de habitaciones de cada tipo
contratadas con una Agencia de Viaje para un período de tiempo
determinado. También se le conoce como Cupo. Las entidades que
tienen contratos con el hotel y no tienen allotment se le llaman
entidades con Cupo On Request.
Ejemplo de Allotment para Neckermann del 01/01/2001 al 31/03/2001:
Tipo de Habitación Cantidad

--------------------------------------------
Standard 25
Mini Suites 3
Suites 1
Atenciones
Es un atributo de las reservas que tiene que ver con el nivel de las
atenciones que requieren los clientes tomando en consideración sus
características o categoría, ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Luna de
Miel.
Asientos
Registro que se efectúa en las diferentes cuentas existentes, para
detallar los cargos o cobros que se efectúan.
También existe en NewHotel los llamadas Asientos en cuenta sin
Cuenta, lo que se emplea para aquellos cargos que se liquidan en la
recepción que y siempre deben estar cerrados, o sea, la suma de los
débitos = a la suma de los créditos.
Cambio
NewHotel es un sistema multimonedas lo cual permite registrar los
contratos con las agencias de viaje en la propia moneda en que estos
fueron fijados. Sin embargo el control de la producción del hotel y su

contabilización se maneja solamente en las monedas base y
suplementaria.
“Cambio” es el término que maneja NewHotel para referenciar las tasas
de cambio que se registran por períodos – monedas y que permiten
realizar la conversión del valor en la moneda extranjera a la moneda
base.
Para efectuar la conversión a la Moneda Base el sistema “multiplica” el
valor de la Diaria en la Moneda Contrato por la Tasa de Cambio
definido para esa moneda.
Categoría de Entidades
Permite clasificar a las Entidades (Empresas o Agencias) que operan
con el hotel.
Es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su
conveniencia.
Cárdex
Histórico de clientes donde se registran datos personales tales como:
Número del DNI y las fechas de emisión y caducidad de este
documento, profesión, empresa, dirección, teléfono, fax, e-mail, fecha
de nacimiento, etc.
Además se controla las estancias que ha tenido el cliente en el hotel.
Cliente
En NewHotel se consideran Clientes aquellas personas que tienen
llenada una ficha en el Cárdex.
Cuentas Extras
Son cuentas que no están asociadas a las habitaciones y permiten
controlar:
1. Consumos de Clientes Individuales que habitualmente visitan el
hotel y no están hospedados.
2. Consumo de Representantes y empleados de Agencias y Empresas,
Guías de Turismo, Chóferes, etc. (Entidad).
3. Alquileres de salas de conferencias, oficinas, etc. (Otra Cuenta)
4. Para registrar la producción de Puntos de Venta que no estén
enlazados a NewHotel, por ejemplo, Parqueo, o el ingreso por

teléfono que se cobra en efectivo en la recepción, etc. (Otra
Cuenta).
Este tipo de cuenta tiene las mismas posibilidades que una cuenta de
habitación: facturación, transferencia entre cuentas, etc.
Cuentas Corrientes
Son todas aquellas cuentas tanto de la reserva, como las cuentas extras
que están abiertas u operando en el momento. Este termino se emplea
para catalogar las mismas lo cual significa cuentas abiertas.
Complejo
Denominación que se le otorga por NewHotel para el tratamiento de
varios hoteles que comparten servicios. De esta forma estos hoteles,
también llamados Resort, pueden intercambiar créditos y consumos.
Check In
Operación habilitada en el sistema NewHotel para darle entrada a las
reservas realizadas en el hotel. Es el proceso de registro de los
huéspedes en el sistema, pasando después de esto a la situación de
reservado a ocupado.
Check Out
Operación inversa a la anterior y es utilizada en NewHotel para dar
salida a los huéspedes registrados en el Hotel. Después de esta
operación los huéspedes pasan del estado ocupado a salida.
Cupo
Concepto empleado para definir la cantidad de habitaciones contratadas
con las agencias de viajes. Es frecuente hablar de disponibilidad de
cupo y es un concepto muy relacionado con el Release, ambos son
considerados a la hora de poder realizar reservas.
Crédito
Operación que implica un apunte en una cuenta que en el caso de
newhotel aumenta la deuda del cliente con el hotel. Generalmente
también se le llama cargos a cuenta o cargos efectuados a clientes.

Day Use
Se considera una reserva Day Use aquellas donde los clientes ocuparán
la habitación pero no van a dormir en ella, por lo tanto el sistema valida
que las fechas de Llegada y Salida sean similares (Noches = 0)
Solo tiene sentido para los Walk-In
Se utiliza para los cambios de ropa de las excursiones, etc.
Dead Line
Significa la fecha hasta donde se puede esperar por la reserva, después
de esta fecha la reserva automáticamente se cancela.
Desembolso
Operación habilitada en NewHotel que posibilita extraer dinero de la
caja del front office para devolver al cliente.
Diaria
Precio de la habitación que se carga automáticamente en su respectiva
cuenta máster en el proceso de cierre del día.
Los factores que intervienen para hallar el precio de la habitación son:
tipo de habitación, modalidad de pensión y cantidad de Adultos y
Niños.
Débito
Operación que sé efectúa en newhotel que disminuye la deuda del
cliente con el hotel. Generalmente se identifican con pagos o depósitos
realizados por los clientes en le hotel.
Entidades
Se consideran Entidades las Agencias de Viajes, Empresas, etc. que
mantienen relaciones mercantiles con el hotel.
Early Booking
Son reservas tempranas por las que en ocasiones se otorga un por ciento
de descuento.
El por ciento de descuento por Early Booking se define en Tarifas
Diarias de Precios – Especiales y se especifica la cantidad de días que
como mínimo debe existir entre la fecha de creación de la reserva y la
fecha de entrada para que sea considerada una reserva temprana.

Factura Anticipada
Puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva
o Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de
cobro a las Agencias.
La Factura Anticipada es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir
del precio de la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la
cuenta Máster de las reservas seleccionadas. No se consideran los
cargos reales que puedan existir en dichas cuentas.
A diferencia de la Factura Proforma la Factura Anticipada es un
documento oficial por lo que se registra en el módulo de Cuentas por
Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable y se obtiene en la
Moneda del Contrato y en la Moneda Base.
En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan
Fechas de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma
Entidad y Operador (Tarifa de Precio).
Factura de Clientes
Permite facturar los servicios de extras, es decir aquellos conceptos que
los clientes deberán pagar de su bolsillo.
Podrán emitirse, con los cargos hechos a una habitación, tantas facturas
de clientes como se desee, además el sistema brinda la posibilidad de
facturar cargos hechos en diferentes habitaciones en un mismo número
de factura, lo cual resulta útil para el caso de familias que ocupan más
de una habitación, grupos, etc.
Pueden liquidarse por diferentes Formas de Pago a la vez, ejemplo:
Tarjeta de Crédito y Efectivo.
Factura de Entidad
La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el
módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento
contable.
Se obtiene a partir de los asientos registrados en las cuentas Máster de
las reservas seleccionadas, por lo tanto contempla los datos reales
cargados durante la estancia de los clientes.
En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan
Fechas de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma
Entidad y Operador (Tarifa de Precio).
Factura Cuenta Extra
La factura de cuenta extra permite facturar todos los asientos incluidos
en estas cuentas para presentar el pago o la liquidación de sus saldos.
Tiene similar funcionalidad a las facturas de entidad en cuenta al
termino de facturar.
Factura Proforma
La Factura Proforma puede obtenerse para reservas de Entidad que
tengan situación Reserva o Check–In y tiene el objetivo de contribuir a
agilizar la gestión de cobro a las Agencias.
Es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y
de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Máster de las
reservas que se seleccionen y no se consideran los cargos reales que
puedan existir en dichas cuentas.
No es un documento oficial por lo que no se registra en el módulo de
Cuentas por Cobrar (NewConta) ni genera un asiento contable y se
obtiene en la Moneda del Contrato y en la Moneda Base.
En una Factura Proforma pueden estar incluidas varias reservas aunque
tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes, siempre que sean de la
misma Moneda, Entidad y Operador (Tarifa de Precio).
Al concluir la estancia de las reservas facturadas en una proforma es
necesario emitir una Factura Final, la cual se registra en el módulo de
Cuentas por Cobrar y en el Sistema de Contabilidad. Esta Factura Final
tendrá el mismo número de la proforma correspondiente.
Grupos
Denominación que se le asigna a un grupo de personas que
generalmente estarán durante una misma temporada en el hotel. Por lo
general los grupos se distinguen por tener una misma fecha de entrada y
salida.
Grupo mercado
Agrupación que los directivos del hotel realizan a los distintos
conceptos definidos como segmento de mercado, que es utilizado para
agrupar datos estadísticos. Por Ejemplo Eventos, Turismo Negocio, Etc.
Habitación Inactiva
Una Habitación Inactiva es aquella que está Fuera de Orden, es decir
que no puede ser alquilada durante un período de tiempo determinado.
Cuando una habitación pasa a Inactiva se define el motivo de este

cambio de estatus. Generalmente los motivos están asociados a
deficiencias como pueden ser: plomería, aire acondicionado, agua
caliente u otros usos como oficina temporal, etc.
En el proceso de cierre del día las habitaciones cuyo período de
inactividad vence pasan automáticamente a activas, es decir que quedan
disponibles para ser vendidas
Logs
El sistema tiene varios ficheros conocidos como Logs que dejan un
rastro de las principales operaciones del sistema y se emplea para otros
usos tales como el Logs del Room Status, donde se reflejan todos los
cambios efectuados a cada una de las habitaciones registradas en
NewHotel.
Notas de Créditos
Las notas de créditos son utilizadas en NewHotel para aumentar el
monto a cobrar a las entidades con las cuales el hotel tiene relaciones
mercantiles. Este valor se inserta a nivel de cada cuenta que tiene
definida cada Agencia o Empresa en el sistema y la misma aumenta el
saldo a cobrar..
Notas de Débito
Las notas de debito son utilizadas en NewHotel para disminuir el
monto a cobrar a las entidades con las cuales el hotel tiene relaciones
mercantiles. Este valor se inserta a nivel de cada cuenta que tiene
definida cada Agencia o Empresa en el sistema y la misma rebaja el
saldo a cobrar.
No-Show
Son los clientes que tienen hecha una reserva, no llegan a cancelarla y
nunca se presentan en el hotel.
Operador
En NewHotel se considera como Operadores los contratos u ofertas de
precios fijados con una Entidad.
Un Operador tiene que tener definida una Tarifa de Precios y
opcionalmente podrá estar asociado a un Allotment.
Origen
Vía por la que los clientes arriban al hotel (Origen de Mercado).
Ejemplo: Directos, Agencias, Cruceros, Overbooking de otros Hoteles,
etc.
On Request
Concepto empleado para nombrar a las capacidades contratadas con las
agencias de viajes que no tienen cantidad de habitaciones definidas.
Este termino es utilizado para denominar a las agencias con contratos
pero que la cantidad de habitaciones se solicitan y asignan a pedido
durante la reserva.
Overbooking
Como norma el hotel se sobre vende para tratar de garantizar un por
ciento de ocupación aceptable, a partir de que casi siempre existen
clientes No Show o se cancelan reservas.
Se conoce como Overbooking la sobre venta de habitaciones por
encima de la capacidad real del hotel, y el proceso relacionado con el
desvió hacia otros hoteles de los clientes a los que no es posible
asignarle una habitación.
Panel de Gestión
Es una opción que pretende brindar de manera resumida los datos más
importantes que deben conocer los directivos del hotel para poder
desarrollar sus funciones administrativas.
Esta información se divide en 4 grupos: Reservas, Habitaciones,
Comidas e Ingresos.
Pensión Compleja
Se considera Pensión Compleja cuando los clientes de una reserva están
acogidos a diferentes modalidades de pensión o cambian de pensión
durante su estancia.
Pensiones alimenticias
Las pensiones son la combinación de un grupo de servicios adoptados
internacionalmente, que definen los distintos tipos de ingresos, tales
como alojamiento, desayuno, cena y comidas. Dentro de esta categoría
existen varias definiciones internacionales tales como:

− EP : European Plan, incluye solo habitación

− CP : Continental Plan , incluye habitación y desayuno
− MAP: Modifed American Plan, incluye habitación, una comida
y desayuno, también conocido como media pensión.
− AP: American Plan, incluye todos los servicios, habitación,
desayuno, cena y comida, también conocido como pensión
completa.
− AI: All Inclusive, todo incluido. Este plan además de los
servicios incluidos en la modalidad AP incluye además los
consumos en bares y cafeterías, así como algunas actividades de
recreación.
Paquetes
Los paquetes son precios que se conforman por tarifas diarias de
precios definidas, así como por precios de servicios. Su empleo en
NewHotel esta dado en poder emplear los mismo para los cargos diarios
en la cuenta master que tienen ofertas especiales o precios no lineales o
que en las diarias se incluyen otros servicios adicionales que cubren las
pensiones alimenticias. Por ejemplo, Desayuno, habitación y Servicio
de Buceo, Ofertas especiales de 15 por 11, etc.
Prototipo de Reserva
Son plantillas de reservas previamente definidas que tienen por objetivo
agilizar la inserción de las reservas pues al ser seleccionada se
visualizan los datos previamente definidos y solamente hay que
puntualizar las diferencias.
Ejemplos: Luna de Miel, Clientes Directos, puede establecerse un
Prototipo para cada una de las Agencias que mayor cantidad de clientes
emiten al hotel, etc.
Planning
Termino utilizado en NewHotel para obtener distintas informaciones de
disponibilidades, ingresos y ocupación en forma de un plan. En
NewHotel existen varios tipos de planning, siendo los más importantes
el de habitaciones, pensiones alimenticias, etc.

Release
Es una condición que generalmente se fija en los contratos con las
agencias de viaje y en el sistema se especifica en la opción Allotment.
Es la cantidad de días que como mínimo debe existir entre la Fecha de
Entrada de los clientes y la Fecha en que se solicita la Reserva para que
el hotel esté en la obligación de confirmarla.
Rooming List
Lista de pasajeros en una reserva pendiente de entrada en el hotel Este

listado habitualmente se obtiene para confirmar a las agencias de viajes
del listado de pasajeros a recibir.
Secciones
Clasificación que se la en NewHotel a los diferentes departamentos que
conforman el hotel y en los cuales pueden brindar servicios o no.
Servicios
Actividades que brinda el hotel, las cuales son generadoras de ingresos,
gastos y movimientos, todos relacionados con NewHotel. Esta categoría
es imprescindible para el funcionamiento de la aplicación.
Segmento de mercados
Características definidas por los directivos del hotel para clasificar los
datos de las reservas que reciben. Este concepto es utilizado para varias
estadísticas. Por ejemplo. Negocios, Eventos, Ferias.
Situación de la Entidad
Esta información se utiliza cuando es necesario efectuar un Stop de
Reservas y/o Check In para una Entidad.
Generalmente se asocia a la situación financiera de las entidades, pero
es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su
conveniencia.
Técnicos
Se registra el nombre de los técnicos del departamento de
mantenimiento responsabilizados con la solución de las averías
reportadas de las diferentes áreas del hotel.

Tipo de Avería
Averías son deficiencias relacionadas con el departamento de
mantenimiento que pueden presentarse en cualquier área del hotel:
habitaciones, oficinas, cocina, etc.
Tipo de Habitación
Los tipos de habitaciones en un hotel son utilizados para distinguir a
cada una de ellas en dependencia de sus características constructivas o
de confort. Los términos más utilizados son los siguientes: STD
habitación estándar, generalmente con dos camas (también existen
términos como habitación estándar sencilla o estándar doble, donde en
cada caso se definida la ocupación de la misma, una persona o dos
respectivamente; SUITE habitaciones con más de una habitación y en
donde una de ella por lo general es una sala de star; TRIPLE
habitaciones con tres camas, etc.
Time Share
Tiempo compartido; Modalidad turística muy de moda en los últimos
años, donde las habitaciones son ocupadas por periodos fijos a un
mismo huésped, uno o más en diferentes periodos. Su semejanza puede
verse como alquiler de apartamentos donde en los periodos donde no se
ocupa el encargado del negocio o de la instalación puede rentar la
misma.
Tasas de Cambio
Valor que se cobra como camisón por realizar la operación de cambio
de moneda, lo cual constituye el ingreso del hotel por este concepto. La
misma se calcula aplicando un % al valor de la cantidad de la moneda
cambiada
Travel
Travel Check que se traduce como cheque de viajero. Constituye un
documento bancario que generalmente poseen los turistas como dinero
de bolsillo.
Voucher
Número del pagaré que emite la Agencia de Viaje y que ampara el pago
de una reserva o un grupo de reservas.

Walk In
Son los clientes que arriban al hotel sin una reserva y solicitan una
habitación para ocuparla inmediatamente.
Cuando se confirma una reserva del tipo Walk In la habitación pasa
automáticamente al Estado = Ocupada y las personas registradas en la
misma ya se consideran huéspedes del hotel.
Zonas
El control de las averías no está asociado solamente con las
habitaciones sino con todas las áreas del hotel, entonces hay que definir
en el sistema todas las “zonas” que lo integran: Lobby, Piscina,
Restaurante, Oficina del Director, etc.

Anexo C: Soporte al Producto
Web : http://www.newhotel.com/
e-mail: Casa Matriz : helpdesk@newhotel.com

América y Caribe: newhotel@teleda.get.cma.net
Fax: Casa Matriz :

América y caribe : (537)-615397
Teléfonos: Casa Matriz

América y Caribe : (537)-670727
(537)-615397
(537)-804900
(537)-801055
Registro Producto: Rua San Francisco de Holanda,

1600,
Lisboa,
Portugal
Copyright, INFORMARCA Hotel Systems,
martes, 11 de septiembre de 2001

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INFORMARCA Hotel Systems

LISBOA ♦ PORTO ♦ ALGARVE ♦ MADEIRA ♦ LA HABANA ♦ CANARIAS

Versión 3.0 – Español

INFORMARCA Hotel Systems

CAPÍTULO 1: OVERVIEW .................................................................................12

Principales diferencias entre NewHotel y NEWHOTEL 2001 .................................12

CAPÍTULO 2: INSTALACIÓN Y ARRANQUE .........................................................17

CAPÍTULO 3: ESTRUCTURA DEL SISTEMA ........................................................19

Acceso al Sistema ..................................................................................................19

CAPÍTULO 4: RESERVAS ................................................................................ 30

Aspectos Generales ...............................................................................................30

CAPÍTULO 5: CHECK IN ................................................................................. 61

Procedimiento para efectuar el Check In ................................................................61

CAPÍTULO 6: OVERBOOKING .......................................................................... 66

Planning de Habitaciones .......................................................................................69

CAPÍTULO 8: TRATAMIENTO DE GRUPOS ..........................................................83

CAPÍTULO 9: CONSULTA DE LOS HUÉSPEDES DEL HOTEL ..................................90

Procedimiento para efectuar la Consulta ................................................................90

CAPÍTULO 10: ATRIBUCIÓN DE HABITACIONES ..................................................94

CAPÍTULO 11: CÁRDEX ................................................................................... 99

Consultar una Ficha en el Cárdex........................................................................100

CAPÍTULO 12: MANTENIMIENTO DE LAS HABITACIONES ................................... 102

CAPÍTULO 13: AMA DE LLAVES .................................................................... 109

Alterar Room Status .............................................................................................109

CAPÍTULO 14: ASIENTOS EN CUENTAS ......................................................... 117

CAPÍTULO 15: CUENTAS CORRIENTES ...........................................................138

CAPÍTULO 16: FACTURACIÓN ........................................................................150

Factura de Entidad ...............................................................................................150

CAPÍTULO 17: TRANSFERENCIA DE CARGOS ENTRE CUENTAS .......................... 178

Reporte de Transferencias entre Cuentas ............................................................180

CAPÍTULO 18: CHECK OUT .......................................................................... 182

Check Out de Todos los Huéspedes de una Habitación ......................................183

CAPÍTULO 19: VENTAS ................................................................................ 188

Datos de las reservas del Hotel .........................................................217

Datos sobre las habitaciones..............................................................217

Datos sobre las comidas....................................................................218

Datos de los ingresos.........................................................................218

CAPITULO 20: PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE DEL DÍA................................220

Requisitos imprescindibles para poder efectuar el Cierre del Día .........................220

CAPÍTULO 21: ARCHIVOS ..............................................................................228

CAPÍTULO 22: AUDITORÍA DE LA RECEPCIÓN ................................................. 264

CAPÍTULO 23: CONSULTAR ACCESOS (LOGS)................................................269

CAPÍTULO 24: UTILITARIOS ...........................................................................272

ANEXO A: REPORTES ...................................................................................287

Características Generales de los Reportes...........................................................287

ANEXO B: GLOSARIO DE TÉRMINOS ...............................................................290

ANEXO C: SOPORTE AL PRODUCTO ...............................................................302

NEWHOTEL 2001 Front-Office es el nuevo software que va sustituir la versión de

El principal objetivo de este proyecto NEWHOTEL 2001 fue crear un nuevo

El resultado obtenido con NEWHOTEL 2001 es un software de Front-Office que

Principales diferencias entre NewHotel y NEWHOTEL 2001

La diferencia principal en los parámetros la encontramos en los Parámetros de

Otra diferencia muy importante es en cuanto a los Tipos de Alojamiento y los

INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 13

Consultas de Reservas, Consulta de Movimientos, etc

INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 14

La facturación fue totalmente rediseñada, haciéndola mas fácil y eliminando pasos

Ya es posible emitir facturas (según el parámetro de configuración) emitir facturas

INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 15

Si durante el cierre de día el usuario no quiere pasar a histórico, esta opción se

Ahora el sistema cuenta con una opción muy mejorada de definición de

La impresión también es configurable permitiéndose varias columnas de

INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 16

Capítulo 2: Instalación y Arranque