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Ncleo de Anzotegui
Escuela de Ing. y Cs. Aplicadas
Departamento de Ing. Industrial
APUNTES DE
MICROSOFT
EXCEL 2.007
By Longo:
Msc. Joseph Stalin Lojn Paladines
INTRODUCIN
Excel es una aplicacin del tipo hoja de clculo, desarrollada por Microsoft en la cual se combinan las
capacidades de una hoja de clculo normal, listas, base de datos, grficos, lenguaje propio de
programacin y generacin de macros; todo dentro de la misma aplicacin.
Con Excel se puede trabajar simultneamente con un nmero ilimitado de hojas de clculo siempre y
cuando los recursos de su computador lo soporten, permitiendo guardar, manipular, calcular, y analizar
datos numricos, textos y formulas, adems se puede resumir toda esa informacin y presentarla
mediante grficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de clculo.
El objetivo de este material consiste en ofrecer al participante una serie de herramientas bsicas y
avanzadas, as como nuevos conocimientos para aprovechar al mximo las ventajas de Excel y mejorar
el rendimiento de sus actividades. No obstante es importante resaltar que algunos de estos ejercicios
han sido extrados del manual Recordando al Microsoft Excel del prof. Pedro Salazar.
OBJETOS DE EXCEL
Libro de hojas de clculo: Es el documento principal de Excel, el cual est formado por un conjunto
variable de hojas de clculo.
Hoja de clculo: Matrices de celdas, es decir arreglos bidimensionales de filas y columnas.
Celdas: Es la interseccin entre una fila y una columna de la hoja de clculo, representa la unidad
de almacenamiento de datos de Excel, ya que guarda un solo datos a la vez.
Rtulos o texto: Es una cadena de caracteres alfanumricos, justificados por defecto a la izquierda
Nmeros: Constituido solo por nmeros incluyendo el separador decimal (punto o coma).
Justificacin por defecto a la derecha.
Formulas: Es una secuencia de nmeros, caracteres, operadores matemticos, funciones y
referencias de celdas que devuelven un nuevo valor. Se debe iniciar con el smbolo igual (con el fin
de diferenciarlos con los datos tipo rtulo). Por defecto, se actualizan automticamente y muestran
el resultado; ms no su contenido.
Fecha: Equivalentes numricamente a los das transcurridos desde el primero de enero del ao
1.900 hasta la fecha indicada.
Hora: Equivale numricamente al decimal correspondiente a la fraccin del da transcurrido hasta la
hora indicada.
AREAS DE LA PANTALLA
Barra de men
Barra de formulas
Identificador de columnas
Identificador de filas
Celda
Etiquetas de hojas
RANGO DE CELDAS
Es un conjunto de celdas organizadas en forma rectangular. Un rango puede estar conformado por ms
de un rea rectangular. Su sintaxis es (CeldaInicial:CeldaFinal), donde:
CeldaInicial: Es la celda ubicada ms arriba y ms a la izquierda en el rango
CeldaFinal: Es la celda ubicada ms abajo y ms a la derecha en el rango.
Para separar varias reas rectangulares se utiliza punto y coma (;). Ejemplos:
(B2:D5)
(A2:C4;E3:E6)
FUNCIONES INCORPORADAS
MATEMATICAS
Abs(nmero)
Aleatorio( )
Cos(nmero)
Entero(nmero)
Pi()
Potencia(nmero;potencia)
Producto(nmero1;nmero2;.)
Raiz(nmero)
Redondear(nmero;num_decimales)
Seno(nmero)
Suma(nmero1;nmero2)
Contar.Blanco(rango)
Contar.Si(rango;criterio)
Contara(valor1;valor2;)
Desvest(nmero1;nmeo2;)
Max(nmero1;nmeo2;)
Mediana(nmero1;nmeo2;)
Min(nmero1;nmero2;)
Promedio(nmero1;nmero2;..)
TEXTO
Concatenar(texto1;texto2..)
Derecha(texto;num_caracteres)
Igual(texto1;texto2)
Encontrar(texto_buscado;dentro_del_texto;
num_inicial)
Espacios(texto)
Largo(texto)
Mayusc(texto)
Minusc(texto)
Nompropio(texto)
Repetir(texto;nm_de_veces)
LOGICAS
No(valor_lgico)
O(valor_lgico1;valor_lgico2;.)
FECHA
Ahora()
Ao(nm_serie)
Dia(nm_de_serie)
Diasem(nm_de_serie;tipo)
Hoy()
Mes(nm_de_serie)
OTRAS FUNCIONES
Pago(tasa;nper;va;vf;tipo)
Texto(valor;formato)
OPERADORES DE COMPARACION
= Igual
> Mayor
< Menor
>= Mayor igual
<= Menor igual
< > Diferente
Enlugardeescribirlaformula=SUMA(),tambinpuedeshacerclicenelicono
paraqueaparezcaelasistenteytrabajardeforma
insertarfuncin
masfcil.
REFERENCIAS RELATIVAS
A medida que una formula se copia, sta apunta a nuevas referencias.
EXPLICACION
Se ha fijado la Fila 2
Se ha fijado la Columna B
Se ha fijado la Columna E y la Fila 5
EJERCICIO 5: Validar que los montos sean positivos y luego sumar, utilizando la
funcin O(.) dentro de la funcin =SI(..)
Pararesolveresteejerciciotambinsepuedeutilizarlafuncin
=PROMEDIO.SI(..)
EJERCICIO 7: Dadas una serie de cedulas, determinar en que mesa van a votar. Las
cedulas que terminen en 0,1,2,3,4,5, van a votar en la mesa 1. Las dems en la mesa
2.
EJERCICIO 8: Colocar en la celda D1, el rotulo SL. Luego crear una frmula que
coloque la segunda letra del nombre de cada persona.
MANEJO DE FECHAS
EJERCICIO 10: Aplicar un formato de nmero a las celdas B1 y B2. Para ello debe
repetir el ejercicio 3, pero en posiciones decimales poner 0
EJERCICIO 11: Calcular el nmero de meses entre dos fechas de diferentes aos.
Escribir las fechas segn la siguiente planilla. Luego con una(s) formula(s) obtener
la respuesta
DISEO DE GRAFICOS
EJERCICIO 14: Realizar la grafica del seno. Tal como se muestra en la figura
siguiente.
EJERCICIO 16: Tomando como base el ejercicio anterior, realice un grfico de torta
donde se aprecie el gasto mensual de la familia Peluche.
Pararealizargrficosesnecesariosombrearrangosdedatos,cuandolosrangos
nosoncontiguossedebeutilizarlateclacontrolmientrassesombrea.Otra
alternativaconsisteenocultarlasfilasocolumnasquenoseannecesarias.
EJERCICIOS PROPUESTOS
EJERCICIO 17: Realizar una tabla de multiplicar. Para ello debe disear una sola
frmula y luego copiarla, tal como se muestra en la figura siguiente
EJERCICIO 18: Tomando como base el ejercicio 17, coloque en la celda B12 el
numero 500. Ahora modifique la formula de tal manera que a cada resultado se le
sume el valor de la celda B12. Tal como se muestra en la figura siguiente:
EJERCICIO 19: Realice la tabla del 11 usando funciones de texto y una suma.
Explicacin:Latabladel11seresuelvesumandolosdosdgitosyesevalorse
debecolocarenelmediodedichosdgitos.Ejemplo:36*11=396.Debeutilizarlas
funcionesdetexto:ExtraeoensulugarIzquierdayDerecha,lasumadebe
realizarseconeloperador+
EJERCICIO 20: Escriba las fechas segn la siguiente planilla y luego indique si ese
ao es o no un ao bisiesto. Una de las dos funciones que debe utilizar es la
funcin Ao.
EJERCICIO 21: Una empresa ha realizado las siguientes ventas y tiene una serie de
gastos variables. Primero usted debe calcular en cuanto se han incrementado las
ventas de cada mes con respecto a Enero.
Luego usted debe calcular los gastos en Bs. (de: luz, Comisiones, Papelera) de
cada mes segn los porcentajes de la columna G. En total debe disear dos formulas
EJERCICIO 22: Una empresa de ventas tiene una lista de cuentas por cobrar (segn
se muestra en la siguiente planilla). Usted debe crear en la cela E2 una frmula para
determinar el status (vencida o vigente) tomando en cuenta la fecha de corte
(11/02/2011). Adems en la celda B15 debe contar el nmero de vencidas y en la
celda C15 el monto en Bs de las vencidas, el proceso similar debe hacerlo para las
vigentes.
EJERCICIO 23: Dada una lista de cedulas con su respectivo pas de origen y estado
civil, disee el Rif para cada uno. El ltimo digito del rif depende del estado civil
(para ello utilice la funcin si dentro de la funcin si)
NOTA: Cuando la cedula est por debajo de 10 millones se debe poner un 0 a la
izquierda.
EJERCICIO 24: Se tiene una lista de jvenes con su respectiva edad y el estado civil,
tal como se muestra en la figura siguiente. Disee una formula en la columna
Status para determinar si el joven est Apto o No apto para prestar el servicio
militar.
Paraqueunjovenpuedaprestarelserviciomilitardebesersolteroyalmismo
tiempomayordeedad.
DIAGRAMAS DE FLUJO
Los diagramas de flujo representan la forma ms tradicional para especificar los detalles algortmicos
de un proceso. Se utilizan principalmente en programacin, economa y procesos industriales; estos
diagramas utilizan una serie de smbolos con significados especiales. Los diagramas de flujo son
modelos tecnolgicos utilizados para comprender los rudimentos de la programacin
Se basan en la utilizacin de diversos smbolos para representar operaciones especficas. Se les llama
diagramas de flujo porque los smbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la
secuencia de operacin. La simbologa utilizada para la elaboracin de diagramas de flujo es nica y
debe ajustarse a un patrn definido previamente.
SIMBOLOS PRINCIPALES
Indica el sentido y trayectoria del proceso de informacin o tarea.
Representa un evento, proceso u operacin. Es el smbolo ms
comnmente utilizado.
EJERCICIO UNICO: Leer 15 nmeros por teclado, sumar en la variable Par los
nmeros pares y en la variable Imp los nmeros impares.
inicio
par = 0, imp = 0
i = 1, num = 0
Leer num
(-1) ^ num = -1
no
par = par + num
no
i = i +1
i = 15
si
Pares; par
Impares; imp
fin
si
MACROS
Excel es un programa que tiene un gran potencial, pero la mayora de la gente lo maneja sin la ventaja
de las macros. Excel cuenta con un lenguaje muy poderoso llamado Visual Basic, y permite hacer o
resolver los problemas de una manera mas fcil, solo se debe aprender a programarlo. Visual Basic es
una herramienta sencilla de aprender. Sin embargo para la programacin en Visual Basic es necesario
tener cierta creatividad, cada persona puede crear estructuras diferentes pero que trabajen igual.
Qu es una macro ?
Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna combinacin de
teclas o con un botn. Por ejemplo, alomejor usted todos los das necesita hacer una planilla con las
carreras que ofrece la universidad de oriente, por lo tanto para no repetir todos los pasos involucrados,
estos se pueden almacenar en una macro y posteriormente ejecutarla las veces que el usuario lo desee.
Cmo ejecutar una macro?
Para poder ejecutar una macro, se debe hacer clic en el men Vista, tal como se muestra en la siguiente
figura
Luego se debe hacer clic en el botn Macros, tal como se puede apreciar en la siguiente figura
En ese instante aparecer la siguiente ventana, donde se deber hacer clic en el nombre de la macro que
desee correr y luego se debe hacer clic en el botn ejecutar
Esimportanterecalcarqueestaventanaestvacayaqueannosehadiseado
ningunamacro.
EJERCICIO 1: Disear una macro donde se puedan apreciar todas las carreras que
ofrece la Universidad de Oriente.
Escribir el cdigo
Sub Universidad()
Range("a1").Select
ActiveCell = "CARRERAS"
Range("a2").Select
ActiveCell = "Ing. Industrial"
Range("a3").Select
ActiveCell = "Ing. Computacin"
Range("a4").Select
ActiveCell = "Ing. Civil"
Range("a5").Select
ActiveCell = "Ing. Qumica"
End Sub
Minimice la venta del Editor de Visual Basic. Esto hace que regresemos a la hoja de Excel
Haga clic en el Men Vista y luego clic en el botn Macro, deber aparecer la siguiente ventana
NOTAIMPORTANTE:TodoelcdigodeVisualBasicsedebeescribirnicay
exclusivamenteenminscula,luegoalpresionarenterlaprimeraletradecada
palabrasedebercambiarautomticamenteamayscula.Siestoocurre
entonceselcdigoestbienescrito,casocontrariodebercorregirloudmismo.
QUE HACER EN CASO DE UN ERROR ?
Es muy probable que al disear una macro cometamos errores de sintaxis, es lgico que esto suceda ya
que el cdigo debe ser escrito en ingles. Al momento de correr una macro con errores, puede aparecer
la siguiente ventana
Hacer clic en Aceptar, y el puntero (en la mayora de la ocasiones) sombrea la palabra mal escrita
(no se emocione, que eso es solo algunas veces). Luego se debe corregir el error, en este caso
observe que el programador ha escrito rango en lugar de range (es por ello que toda la palabra
permanece en minscula).
Una vez corregido el error, se debe OBLIGATORIAMENTE hacer clic en el botn Restablecer,
tal como lo muestra la siguiente figura
Por ltimo, minimice la ventana del Editor de Visual Basic y vuelva a ejecutar la Macro.
CuandoseasignaaActiveCelluntexto,stedebeirentreComillasdobles;sin
embargocuandoasignamosunnmero,stedebeirsincomillas.Paraasignaruna
fechaaunacelda,sedebehacerdelasiguientemaneraActiveCell=#24/05/2010#
EJEMPLO
IF (nota >=5) then
Aprobado=Aprobado + 1
END IF
IF <condicin> THEN
Bloque de instrucciones +
ELSE
Bloque de instrucciones END IF
Dim R As Integer
Range("B1").Select
R = ActiveCell.FormulaR1C1
Select Case R
Case 1
MsgBox "el valor es uno"
Case 2 To 5
MsgBox "el valor est entre 2 y 5"
Case Else
MsgBox "el valor es desconocido"
End Select
BUCLES
EJEMPLO
Dim
subtotal
As
Integer
FOR <Contador=inicio> TO <final> [STEP
subtotal = 0
<incremento> ]
For i = 1 To 10
Bloque de instrucciones
subtotal = subtotal + i * 5
NEXT
Next
MsgBox subtotal
Rem Muestra el valor de 275
Dim vueltas As Integer
DO WHILE <Condicin>
Dim contador As Integer
Bloque de instrucciones
contador = 20
LOOP
vueltas = 0
Do While (contador >= 0)
vueltas = vueltas + 1
contador = contador - 2
Loop
MsgBox vueltas
Rem Se muestra el valor de 11
Dim vueltas As Integer
DO UNTIL <Condicin>
Dim contador As Integer
Bloque de instrucciones
contador = 20
LOOP
vueltas = 0
Do Until (contador = 0)
vueltas = vueltas + 1
contador = contador - 2
Loop
MsgBox vueltas
Rem Se muestra el valor de 10
CODIGOS COMUNES
SENTENCIA
OBJETIVO
Range("A1").Select
ActiveCell="Texto"
ActiveCell=25
ActiveCell = #27/10/2010#
Selection.Font.Bold = True
Letra Negrita
Selection.Font.Italic = True
Letra Cursiva
Copiar
Selection.Cut
Cortar
ActiveSheet.Paste
Pegar
Selection.EntireRow.Insert
Selection.EntireRow.Delete
Selection.EntireColumn.Insert
Selection.EntireColumn.Delete
ActiveCell.Offset(-1, 3).Select
Selection.End(xlDown).Select
Selection.End(xlUp).Select
Selection.End(xlToRight).Select
Selection.End(xlToLeft).Select
Selection.Font.Color = -16711681
Selection.Font.Color = -16776961
Selection.Font.Color = -4165632
Selection.Interior.Color = 65535
Selection.Interior.Color = 255
Selection.Interior.Color = 12611584
Minimice el Editor de Visual Basic y ejecute la macro Colorear, el resultado debe ser como la
imagen de de la pagina siguiente
INSTRUCCIN
EXPLICACIN
Sub Colorear( )
Range("c2").Select
For i = 1 To 7
Selection.Font.color =
-4165632
End If
Se cierra la pregunta
ActiveCell.Offset(1,
0).Select
El puntero
relativa
Next
Se cierra el ciclo
End Sub
Se finaliza la macro
baja
una
celda
en
forma
EJERCICIO 5 (para el hogar): Disee una nueva macro tomando como base los
datos del ejercicio anterior , de tal manera que el fondo de las celdas que contengan
la letra F (femenino) se ponga en amarillo. Luego en la celda F1 coloque la cantidad
de Hombres y en F2 la cantidad de mujeres.
EJERCICIO 6: Resaltar el fondo de las celdas en color azul para los valores positivos
y de color rojo para los valores negativos. Para ello utilice un doble bucle
INSTRUCCIN
EXPLICACIN
Range("B2").Select
Do
While
Empty
ActiveCell
Do
While
Empty
ActiveCell
la
End If
Fin de la pregunta
ActiveCell.Offset(1,
0).Select
Loop
ActiveCell.Offset(-1,
1).Select
Selection.End(xlUp).Select
Loop
MANEJO DE VARIABLES
Las variables son posiciones o lugares en la memoria del computador en donde los programas pueden
almacenar informacin dinmica, es decir, cuyo contenido puede variar durante la ejecucin de los
mismos. En visual basic es recomendable declarar las variables antes de usarlas, ya que, esto nos
permite controlar eficientemente los tipos de datos y su manejo. La forma de declarar las variables es la
siguiente:
Dim nombre_variable As tipo
TIPO DE VARIABLE
Boolean *
VALOR
Solo admite 2 valores TRUE o FALSE
Byte *
Integer *
Long
Single
Double *
Currency
String *
Date *
Variant
Tipo genrico
Silodeseapuededescargarlasolucindelejercicio8desdelapaginadelautor
www.josephlojan.comelarchivosellamaTitis.xls
EJERCICIO 9: Generar una macro que desarrolle una tabla de conversiones, que
tome los N primeros valores enteros mltiplos de 5, en grados centgrados
(partiendo de 0 C), y los traduzca a grados fahrenheit o grados Kelvin, segn la
preferencia del usuario.
F = 9/5 C + 32
K = C + 273
Llenar en la planilla solamente las celdas A1, A2, B4, C4, segn la siguiente figura:
EJERCICIO 10: Realizar una macro que cuente el nmero de empleados que se
encuentren en un rango de sueldo. Para ello la macro debe pedir el sexo del
empleado, adems el lmite inferior y el lmite superior del sueldo.
La solucin es la siguiente:
SIRVE PARA
Calcular la raz de un numero
Rnd( )
Date
Year(Fecha)
Month(Fecha)
Int(Numero)
Ucase(Texto)
EJERCICIOS PROPUESTOS
EJERCICIO 13: Se tiene una lista de vehculos: Taxi y Particular. Se debe colocar el
fondo de la celda con color amarillo solamente a los taxis que tengan ms de 10
aos.
Tratedehacerporsuspropiosmedioselejercicio#13.Sideseaverunasolucin
propuesta,puededescargarladesdelapaginadelautorwww.josephlojan.comel
archivosellamaTaxi.xls
Disee la macro correspondiente, el resultado debe ser parecido a las siguientes imgenes
Tratedehacerporsuspropiosmedioselejercicio#14.Sideseaverunasolucin
propuesta,puededescargarladesdelapaginadelautorwww.josephlojan.comel
archivosellamaDiccionario.xls
En Descarga Interactiva escriba el nombre del archivo que desea descargar, por ejemplo Titis.xls
Recuerde siempre respetar las minsculas y maysculas y sin dejar espacios en blanco
Luego haga clic en el botn
Seleccione la carpeta donde desea guardar el archivo (Generalmente Mis Documentos) y luego
haga clic en Guardar
Luego dirjase a Mis Documentos y haga doble clic en el archivo correspondiente
NOTA IMPORTANTE. Al abrir el archivo, la macro no se va a ejecutar. Primero deber hacer
clic en Opciones, tal como lo muestra la siguiente figura