UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL.

FRANCISCO DE MIRANDA.
REA DE TECNOLOGA.
COMPLEJO ACADMICO EL SABINO.
PROGRAMA: INGENIERA INDUSTRIAL.

DISEO DE UN SISTEMA DOCUMENTAL INTEGRADO DE GESTIN

DE LA CALIDAD AJUSTADO A LAS NORMAS ISO 9001:2008 Y 17025:2005
PARA LA EMPRESA PURAMIN C.A PUNTO FIJO- EDO FALCON

AUTOR(ES):
Br. Olave Ana CI. 19.151.107
Br. Ramirez Jos CI. 17.499.593

TUTOR ACADMICO:
MSC. Gomez Jesus C.I: 9.924.598

Punto Fijo; Mayo de 2010

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

FRANCISCO DE MIRANDA
COMPLEJO ACADEMICO EL SABINO
AREA DE TECNOLOGIA
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL

DISEO DE UN SISTEMA DOCUMENTAL INTEGRADO DE GESTIN

DE LA CALIDAD AJUSTADO A LAS NORMAS ISO 9001:2008 Y 17025:2005
PARA LA EMPRESA PURAMIN C.A PUNTO FIJO- EDO FALCON

Trabajo de Grado presentado ante la ilustre

Universidad Nacional Experimental
Francisco de Miranda como requisito
Final para optar al ttulo de
Ingeniero Industrial.

Autores:

Olave Ana
Ramrez Jos

Tutora Acadmico: MSC. Jess Gmez

Punto Fijo; Mayo de 2010

DEDICATORIA
A Dios todo poderoso por acompaarme y ser mi fuente de inspiracin en
todos los momentos de mi vida y al iniciar cualquier meta est es una de ella.
Gracias por ser el mejor gua.
A mi Abuela, Isabel lima, a ti te dedico mi trabajo de grado porque se que
eres t la persona que ms ha deseado esto, t me enseaste a ser
perseverante Y humilde, este fue el resultado. T has estado conmigo en
todas circunstancias y s que siempre lo hars. Ojala pudiera devolverte al
menos la mitad de lo que me has dado.
A mi Viejo, Seme por ensearme, guiarme y llevarme en cada etapa nueva
de estudio, hasta el cielo. Este logro es para ti. Te quiero mucho.
A mi mama, Maura por ensearme que solo luchando consigues lo que
quieres para tu vida. Te quiero mami.
A mi hermana, Anyel por estar all llorando y levantndose conmigo cuando
todo el camino pareca sin salida, Te amo.

ANA LUISA OLAVE LARA

DEDICATORIA
A DIOS MI GRAN SEOR, el eterno Padre y Amigo que siempre esta a
nuestro lado. A ti te dedico mi trabajo de grado porque fuiste t quien me
enseo que en la vida es muy duro caer, pero aun mas duro es no
levantarse. Gracias a ti y a todas las pruebas que me has puesto en la vida
hoy en da he podido cumplir una gran meta. Espero que siempre te
mantengas a mi lado y nunca me dejes de guiar porque en ti confi y siempre
lo har.
A mi madre, Elena Arias y mi padre Rafael Ramrez, a ustedes les dedico mi
trabajo de grado porque s que son las personas que ms han deseado
esto, me ensearon a ser perseverante y optimista, este fue el resultado.
Han estado conmigo en todas circunstancias espero tenerlos por ms
tiempo. Ojala pudiera devolverte al menos la mitad de lo que me has dado.
Los quiero
A Ana Luisa Olave, la persona con quien comparto este trabajo con tanta
lucha y que por fin lo logramos, te dedico parte de mi esfuerzo por que de ti
aprend lo suficiente para seguir adelante en todo lo que se me presente.
LOS QUIERO MUCHO
JOS GREGORIO RAMIREZ ARIAS

AGRADECIMENTOS
A Dios por darnos la capacidad y sabidura durante el camino de nuestras
vidas en especial en el transcurrir de la carrera. Gracias Seor porque hoy
nuestra fe se ve recompensada. No hace falta pedir nada cuando todo me
los has dado Seor.
A nuestra casa de estudio Universidad Nacional Experimental Francisco de
Miranda por permitirnos formarnos como profesionales, y por ser un
segundo hogar para nosotros.
A todos nuestros profesores por compartir sus conocimientos con nosotros, y
porque de una u otra forma fueron participe para que este logro fuese
posible, y especialmente al ING. Jess Gmez por ser nuestro tutor y
guiarnos al alcance de esta meta .Gracias.
A mis hermanitas, Mara Jos, Damiana, por ser fuente de inspiracin para
lograr mis metas.
A la familia Ramrez Arias, muy especialmente la Sra. Elenita, el Sr. Rafael,
Harodlito y Dore por haberme abierto las puertas de su casa y estar ah en
los momentos difciles de este trabajo. Los extraar.
A mi Novio, Javier Jaime, Por compartir su vida conmigo y estar ah siempre
dispuesto a apoyarme, escucharme y comprenderme. Te quiero.
A mi Ta, Mirna por sus oraciones y apoyo ante cualquier situacin. Te
quiero MARCE
A mis Primos, Kiara, kendry, Jos, ms que mis primos son mis hermanos.
faltan uds ok.
A mi To, Adolfo que de una forma u otra colaboraron con la materializacin
de esta meta, Gracias.
A mi Cuado y amigo, Jos Gonzlez por su apoyo cuando lo necesit,
gracias
A mi Compaero de Tesis, Jos Ramrez, Gracias por darme la oportunidad
de hacer nuestro sueo realidad, sinceramente muchas Gracias.
A mis amigos incondicionales, Mariangel, Mary, Nelson, Jos Tovar, Yosmer
lo logre hermanitos. Los quiero mucho.
7

A mis compaeros de clases muy especialmente a

gracias por acompaarme en esta etapa.

Norayma y Luirvey

A todas las personas que de una u otra forma pusieron su granito de arena
incondicionalmente, hoy les agradecemos de todo corazn por que esto es el
resultados de todas esas pequeas y grandes ayudas que pudieron
aportarnos en cualquier momento de nuestras vidas.
A mis hermanos, Harold, Eleanny y mi sobrinita Dorelys, por estar
acompandome siempre. Gracias.
A la familia Olave lima especialmente a la Abuela Isabel por abrirme las
puertas de su casa y compartir durante el desarrollo de nuestro trabajo.
A mis primos, Jhoan Jhonny y Alvin por apoyarme en los momentos que los
necesit.

SINCEROS AGRADECIMIENTOS A TODOS

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COMPLEJO ACADMICO EL SABINO
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PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL

DISEO DE UN SISTEMA DOCUMENTAL INTEGRADO DE GESTIN DE

LA CALIDAD AJUSTADO A LAS NORMAS ISO 9001:2008 Y 17025:2005
PARA LA EMPRESA PURAMIN C.A PUNTO FIJO- EDO FALCON
Autores:
Br Olave, Ana
Br Ramrez, Jos
Tutor: Ing. Jess Gmez.
Fecha: Mayo, 2008.

RESUMEN
En el trabajo que a continuacin se presenta, constituye el resultado de una
investigacin de tipo descriptivo y de diseo documental y de campo, cuyo
objetivo se orient en Disear un Sistema Documental Integrado de Gestin
de la Calidad, con el fin de implantar un Sistema Integrado de Gestin de
Calidad bajo las Normas ISO 9001:2008 y 17025:2005. El procedimiento
metodolgico qued estructurado de la siguiente manera: la primera fase
comprendi el anlisis de la situacin actual con respecto a las ISO
9001:2008 y 17025:2005, arrojando como resultado entre ambas Normas
58,3% de conformidad y un 41,7% de no conformidad, una segunda fase
donde se Conceptualiz el Sistema Documental Integrado definiendo la lnea
de negocio, se dise el mapa general de procesos y la estructura
documental, se tom como fundamento la estructura piramidal jerrquica,
una tercera fase donde se desarrollaron: cuatro procedimientos maestros
para el control y diseo de la documentacin del sistema, se caracterizaron
10 macroprocesos y se dise un diagrama de rbol con la codificacin de
toda la documentacin actual, en la cuarta fase se determinaron estrategias
para la migracin del Sistema Documental obtenindose lo siguiente:
Consolidar una estructura administrativa para el desarrollo, implementacin y
control, Desarrollar programas de capacitacin, Desarrollar, elaborar y validar
la documentacin integrada. Finalmente en la quinta fase se dise el plan
estratgico para la migracin del Sistema Documental Integrado Gestin de
la Calidad
Palabras Claves: Integracin Documental, Sistema de Gestin de la Calidad
9

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REA DE TECNOLOGA
PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL

DESIGN AN INTEGRATED DOCUMENT SYSTEM FOR QUALITY

MANAGEMENT IN ACCORDANCE WITH THE STANDARDS ISO
9001:2008 Y 17025:2005 FOR BUSINESS PURAMIN. C.A PUNTO FIJO
EDO FALCON
Authors:
Br Olave, Ana
Br Ramrez, Jos
Tutor: Ing. Jess Gmez.
Date: Mayo, 2008

ABSTRACT
The following piece of work, presents the results of a descriptive type
investigation in the field of document design. The objective was to design an
integrated document system for Quality Management in accordance with the
standards ISO 9001:2008 y 17025:2005 The methodological procedure was
structured in the following way: The first phase analyzed the current situation
with regard to ISO 9001:2008 and 17025:2005, showing a result between
both standards as 58.3% conformity and a 41.7% non conformity. In a
second phase where the lines of business of the Integrated Document system
were conceptualized, the General Processes Map and the documental
structure was designed. The hierarchical pyramidal structure was taken as
the basis in the third phase, where four procedures were developed. In the
fourth phase the strategies for the migration to the document system were
determined obtaining the following: establish an administrative structure for
development, implementation and control. Develop training programmes.
Develop, formulate and confirm the integrated documentation. Finally in the
fifth phase the strategic plan for the migration of the integrated document
system for Quality Management.

Principal Words: Integrated Document, Siystem for Quality Management

10

NDICE GENERAL
Pg.
DEDICATORIA...

AGRADECIMIENTOS...

iii

RESUMEN..

INDICE GENERAL

vii

INDICE DE CUADROS.......

xi

INDICE DE GRAFICOS...

xii

INDICE DE FIGURAS

xiii

INTRODUCCIN..
CAPTULO I.........

1
3

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Formulacin del Problema...........

Objetivo General.

Objetivos Especficos.

Justificacin.

Alcance

10

CAPTULO II.

11

MARCO TERICO.........

12

Antecedentes de la Investigacin..

12

Bases Tericas..

14

Definicin de trminos bsicos..

38

Operacionalizacin de Variables.

42
43

CAPTULO III
MARCO METODOLGICO.....

44

11

Tipo de Investigacin......

44

Diseo de la investigacin.

44

Poblacin......

45

Muestra......

46

Tcnicas de procesamiento y anlisis de

datos....

47

FASES METODOLGICAS........

52

FASE I: Recopilar de la informacin referente al tema de

52

estudio
FASE II: Diagnosticar del sistema documental actual sobre la base de

52

los requisitos de acreditacin y propias de la organizacin..

FASE III: Conceptualizar del Sistema Documental Integrado de Gestin de la

53

Calidad.....
FASE

VI

Desarrollar

de

los

procedimientos

maestros

estndares

de

documentacin......
FASE V: Definir de estrategias para la migracin del sistema documental integrado de
gestin de la
calidad
FASE VI: Disear

53

54

del plan de migracin del sistema documental actual al

propuesto...

54

CAPTULO IV...

55

ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL

56

Diagnostico del sistema documental actual sobre la base de los requisitos de acreditacin
y propias de la
organizacin.

57

CAPTULO V..........

74

12

Propuesta.

75

Conceptualizacin del Sistema de Gestin de la Calidad PURAMIN

C.A.....

75

Determinacin de lnea negocios...

75

Caracterizacin de procesos

79

Definicin de estructura documental..

79

Desarrollo de los procedimientos maestros y estndares de

documentacin..

80

Definicin de estrategias para la migracin del Sistema Documental Integrado de

Gestin de la Calidad ..
Diseo del plan de migracin del sistema documental actual al
propuesto.
Plan estratgico..

84
84
91

CONCLUSIONES.

98

RECOMENDACIONES

100

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.

101

APNDICE 1.

105

APNDICE 2.......

110

APNDICE 3.......

150

APNDICE 4......

152

APNDICE 5......

186

APNDICE 6......

200

APNDICE 7.

216

APNDICE 8..

234

13

NDICE DE CUADROS

Pg.
Cuadro N 1. Referencias cruzadas nominales a la Norma ISO
9001:2008..

29

Cuadro N 2. Variable..

42

Cuadro N 3. Distribucin del personal de PURAMIN C.A

45

Cuadro N 4. Tcnicas de recoleccin y anlisis de datos..

51

Cuadro N 5 Plan de trabajo.

56

CuadroN6. Elementos integrados Normas ISO 9001:2008

y17025:2005..

59

Cuadro N7. Resumen de la documentacin del SGI...

81

Cuadro N 8. Evaluacin de factores Clave de xito. ..

86

Cuadro N 9 Plan Estratgico

91

14

NDICE DE GRAFICOS
Pg.
Grfico N 1. Control de documentos..
Grfico N 2. Control de registros....

61
62

Grfico N 3. Control de datos..

63

Grfico N 4 Informe de los resultados...............

64

Grfico N 5 Revisin por la direccin...

65

Grfico N 6 Revisin de los requisitos relacionados con el

producto

66

Grfico N 7 Comunicacin con el cliente..

67

Grfico N 8 Compras

68

Grfico N 9 Auditoras internas.

69

Grfico N 10 Control de producto no conforme

70

Grfico N11 Acciones Correctivas.

71

Grfico N 12 Acciones Preventiva..................................

72

Grfico N 13 Sistema documental integrado

73

Grafico N 14 Diagrama de Gantt...

98

15

NDICE DE FIGURAS

Pg.
Figura N1. Enfoque basado en procesos..
Figura N 2. Estructura de la documentacin. ..
Figura N 3 Lnea de negocio de la empresa PURAMIN C.A..............
Figura N 4. Diagrama PEPSC
Figura N 5. Mapa de procesos de PURAMIN C.A.
Figura N 6. Estructura Documental del Sistema. .
Figura N7. Codificacin la documentacin.

20
35
76
77
78
80
85

16

INTRODUCCIN
Hoy en da, para las empresas es de vital importancia asegurar el afianzamiento de
su sistema de calidad basados en las normas internacionales ISO serie 9000, como un
medio para lograr la supervivencia y el seguro crecimiento de la organizacin, su
exitosa gestin y reconocimiento en el sector industrial y empresarial.
La calidad de productos y servicios que esperan muchos de los consumidores
sigue aumentando, exigiendo a las organizaciones elevar sus estndares de calidad.
En respuesta a la demanda por productos y servicios de mejor calidad, las empresas
estn implantando nuevas prcticas de administracin, entre las cuales se encuentra
"El Sistema de Gestin de la Calidad".
Las distintas organizaciones a nivel nacional han tenido que adaptarse a este nuevo
orden de exigencia, la calidad explcita, para ello los procesos de este tipo de
empresas han sufrido modificaciones tendentes a la mejora y de mantenerse dentro de
sus parmetros si desean permanecer en el mercado nacional. La empresa
PURAMIN, no escapa a esta realidad y debido a las exigencias del mercado requiere
revisar sus procesos para adaptarlos al nuevo orden de funcionamiento enmarcado en
los modelos de gestin de la calidad. Bajo esta circunstancia surge la necesidad de la
presente investigacin, cuyo objetivo es disear un sistema documental integrado de
gestin de la calidad ajustado a las normas ISO 9001:2008 y 17025:2005 de tal
manera que sea efectivo y permita adoptar sistemas combinados de calidad, como lo
requiere el laboratorio en su futuro proceso de acreditacin, por lo que el presente
proyecto de investigacin se estructurar en cinco captulos:
Captulo I: en ste captulo se presentan los aspectos relacionados con el tema de
investigacin a saber: el planteamiento y formulacin del problema, los objetivos,
la justificacin y el alcance de la investigacin.
Captulo II: en ste captulo se presentan los aspectos relacionados con el cuerpo
terico, abordando para ello los antecedentes de la investigacin, seguidamente de las
bases tericas, definicin de los trminos bsicos, y operacionalizacin de las
variables
17

Captulo III: representa la columna vertebral de todo el proyecto de investigacin,

siendo en este captulo donde se establecen los lineamientos y procedimientos
necesarios para el cumplimiento efectivo de los objetivos planteados en la
investigacin, en tal sentido esta seccin se encuentra constituida por: el diseo de
investigacin, poblacin, muestra, las tcnicas e instrumentos necesarios para la
recoleccin de los datos finalizando con las fases metodolgicas del trabajo.
Captulo IV: ste captulo comprende el anlisis de la situacin actual de la
empresa PURAMIN C.A, en el cual se determin el nivel de cumplimiento con
respecto a los lineamientos y los requisitos mnimos contemplados en la Normas ISO
9001:2008 y 17025.
Captulo V: ste captulo comprende la conceptualizacin del Sistema de
Documental Integrado de Gestin de Calidad de PURAMIN C.A el cual comprendi:
la lnea de negocio de la organizacin, mapa de proceso, estructura documental,
desarrollo de procedimientos maestros y estndares de documentacin, as como las
definicin de las estrategias A partir de las cuales se elabor el plan estratgico.

18

19

CAPTULO I
El problema
En este captulo est conformado por planteamiento del problema,
formulacin del problema, objetivo general, objetivos especfico, justificacin
y alcance
Planteamiento del problema
En la actualidad, las organizaciones enfrentan cambios constantes en su
entorno, a los cuales tienen que adaptarse para permanecer, nivelar y
desarrollar ventajas competitivas con el objetivo de brindar servicios y/o
productos de alta Calidad; en este sentido, la Calidad se ha convertido en un
requisito indispensable en productos y/o servicios, ya que cada da el grado
de exigencia de los clientes

es mayor. Por lo que necesitan gestionar

eficazmente sus Sistemas, hacindolos compatibles entre s, de forma que

permita establecer objetivos alineados, una visin global de los Sistemas y
facilite la toma de decisiones en funcin a la solucin.
Los Sistemas de Gestin de Calidad contribuyen con las
organizaciones a aumentar la satisfaccin del cliente, quienes
necesitan productos y/o servicios

con caractersticas que

satisfagan sus necesidades y expectativas. Estas necesidades y

expectativas se expresan en la especificacin del producto y son
generalmente

denominadas

como

requisitos

del

cliente.

Adicionalmente estas necesidades y expectativas de los clientes

son cambiantes y debido a las presiones competitivas y a los
avances

tcnicos,

las

organizaciones

deben

mejorar

continuamente sus productos y procesos para satisfacerlas

(Alonso, H 2006).
Desde la publicacin de la norma ISO 9001 en 1987 las organizaciones
con procesos de medicin toman la decisin de certificar la Gestin de su
20

proceso bajo esta norma y acreditar su competencia tcnica conforme a la

ISO 17000. Bajo este esquema, los laboratorios de metrologa demandan la
publicacin de una norma que integre la Gestin de Calidad y la capacidad
tcnica. Como resultado se publica la norma ISO/IEC 17025:1999.
Considerando que los laboratorios de metrologa pueden ser Integrados o
independientes, la norma ISO/IEC 17025 menciona que el creciente uso de
los Sistemas de Gestin ha producido un aumento de la necesidad de
asegurar que los laboratorios que forman parte de las organizaciones
mayores o que ofrecen otros servicios, puedan funcionar de acuerdo con un
Sistema de Gestin de la Calidad que se considera que cumple la Norma
ISO 9001 as como esta norma Cuando un Sistema de Gestin ISO/IEC
17025 cuenta con polticas y procedimientos que duplican las funciones y
responsabilidades del Sistema ISO 9001, se puede concluir que ambos
modelos estn desvinculados y en consecuencia hay prdida de recursos.
En otro orden de ideas la empresa PURAMIN C.A, est dedicada a la
produccin, comercializacin, prestacin de servicios de mezcla, envasado,
logstica, y almacenamiento, de especialidades del petrleo y qumicos en
servicio general, que satisfagan los requisitos de los clientes, haciendo
nfasis en la Calidad e imagen de los productos basado en un sistema de la
calidad eficaz. Igualmente dentro de la organizacin existe un laboratorio de
ensayo, destinado a la mezcla de lubricantes y realizacin de aceite
dielctrico (AD 66)
As mismo, el crecimiento de la empresa la ha llevado a la necesidad de
implementar sistemas combinados de calidad, especficamente: ISO 14001,
9001 y 17025 para el Laboratorio la cual tambin contrasta con las
capacidades del sistema actual de documentacin que, considerando los
requisitos a aplicar, no dara conformidad a los elementos nuevos.
La empresa PURAMIN C.A posee un Sistema de Gestin de la Calidad
certificado, ajustado a los lineamientos de la norma ISO 9001:2008 no
21

obstante en las ltimas auditoras efectuadas al Sistema de Calidad se

evidencia que los informes proponen mejoras al Sistema Documental que
sirve de soporte a los procesos ya que actualmente la misma se maneja en
una estructuracin Documental plana.
Dentro de las observaciones y no conformidades identificadas resaltan las
fallas puntuales de trazabilidad Documental y de registros que, a la luz de las
nuevas exigencias de la norma ISO 9001:2008 establecen la necesidad de
adecuar el actual Sistema Documental a uno que pueda dar conformidad a
las reas a reforzar, lo que exige actualizar este Sistema Documental a uno
que si pueda dar conformidad a los actuales requerimientos, en especial para
un Sistema Integrado de Calidad. Bajo esta premisa se requiere la
integracin del Sistema Documental actual establecido por la empresa en su
Sistema de Gestin de la Calidad, lo que implica una reestructuracin sobre
la base Documental existente que permita la indexacin de los elementos
nuevos y comunes de la norma 9001:2008 y 17025:2005, contenida en una
sola

estructura

que

pudiera

ser

piramidal

jerrquica,

octagonal

correspondiente a un Sistema automatizado de documentacin, permitiendo

que sea ms flexible y robusto, para de esta manera lograr unicidad en los
documentos generados por la organizacin y que como caracterstica
principal permita que sin importar la naturaleza del tipo de auditora a recibir
(ISO 9001, 14001, 17025, Marca Norven, FONDONORMA PLATINUM), el
Sistema Documental pueda brindar el soporte necesario.
Por esta razn fue necesario Disear un Sistema Documental Integrado
de Gestin de la Calidad bajo los lineamientos de las normas ISO 9001:2008
y 17025:2005 para la empresa PURAMIN C.A.

22

Formulacin del Problema

1.

Cul es la situacin de la empresa en cuanto al Sistema Documental

existente, con respecto a las normas ISO 9001:2008 y 17025:2005 de la
empresa PURAMIN C.A?

2.

Cul es el nivel de cumplimiento de los procesos realizados en la

empresa PURAMIN C.A de acuerdo a los lineamientos de las normas ISO
9001:2008 y las 17025:2005?

3.

Qu elementos se deben considerar para llevar a cabo el desarrollo

del Sistema Documental Integrado?

4.

Qu documentacin se debe establecer para reestructurar el Sistema

Documental de la Calidad de la empresa PURAMIN C.A?

5.

Qu actividades se requiere para el desarrollo e implementacin del

Sistema Documental de Gestin?

23

Objetivos de la Investigacin

Objetivo General
Disear un Sistema Documental Integrado de Gestin de la Calidad,
basado en las normas ISO 9001:2008 y 17025:2005 para la empresa
PURAMIN C.A.

Objetivos Especficos
1.

Diagnosticar la situacin actual del Sistema Documental implantado en

PURAMIN. C.A tomando como base los requisitos establecido en las normas
ISO 9001:2008 y 17025:2005.

2.

Conceptualizar el Sistema Documental Integrado de Gestin de la Calidad

para la empresa PURAMIN C.A

3.

Desarrollar los procedimientos maestros y estndares Documental del

Sistema Documental Integrado de Gestin de la Calidad para la empresa
PURAMIN C.A

4.

Definir estrategias para la migracin del Sistema Documental Integrado en

PURAMIN C.A.

5.

Disear el plan de migracin para la implantacin del Sistema Documental

Integrado de Gestin de la Calidad para la empresa PURAMIN. C.A

24

Justificacin de la Investigacin

El propsito de un Sistema Documental Integrado de Gestin es brindar

una estructura para un Sistema de Gestin total que integre los aspectos
comunes de los Sistemas individuales para evitar duplicaciones, mejorando
la eficacia y eficiencia del negocio (Aguilera, 2009)

La integracin de un Sistema Documental para la empresa PURAMIN CA.

Traer consigo los siguientes beneficios:
Aumento de la eficacia y eficiencia en la Gestin de los Sistemas y en
la consecucin de los objetivos y las metas.
Mejora de la capacidad de reaccin de la organizacin frente a las
nuevas necesidades o expectativas de las partes interesadas.
Mayor eficiencia en la toma de decisiones por la direccin, al disponer
de una visin global de los Sistemas.
Simplificacin y reduccin de la documentacin y los registros.
Reduccin de recursos y del tiempo empleado en la realizacin de los
procesos Integrados.
Reduccin de costos del mantenimiento del Sistema y de evaluacin
externa (simplificacin del proceso de auditora).
Mejora de la percepcin y de la involucracin del personal en los
Sistemas de Gestin, favoreciendo que toda la organizacin maneje el
mismo lenguaje de Gestin.
Mejora tanto de la comunicacin interna como de la imagen externa,
alcanzando mayor confianza de clientes y proveedores.

Por esta razn, se plante un Sistema Documental Integrado de Gestin

de la Calidad enmarcado en una estructura que de conformidad y repuesta a
los Sistemas Integrado que se requieran, en la cual la documentacin
25

generada se manejen de forma ordenada y lgica, Por lo consiguiente, ayuda

a que la empresa se organice y conduzca a la efectividad en cuanto al logro
de la meta estipulada.
Alcance
La presente investigacin se desarroll en la empresa Purificadora de
Aceites Minerales (PURAMIN C.A), localizada carretera antigua Va Flor, al
lado de Hidrgenos Paraguan Judibana, Edo Falcn, en lapso comprendido
desde noviembre a mayo con una duracin de 24 semanas equivalente a 6
meses el estudio estuvo orientado al diseo de un Sistema Documental
Integrado bajo la norma ISO 9001.2008 y

17025:2005 y contempl: el

diagnstico de la situacin actual de la organizacin, la conceptualizacin del

Sistema Documental Integrado de Gestin de la Calidad, el desarrollo de los
procedimientos maestros y estndares de documentacin as como la
definicin de estrategias para la migracin del Sistema y el diseo del plan
de migracin para la implantacin del Sistema Documental Integrado de
Gestin de la Calidad para la empresa.

26

27

CAPTULO II
Marcos Terico
En este captulo se desarroll lo referente al marco terico, el mismo
est conformado por los antecedentes, definicin de trminos bsicos, bases
tericas y Sistema de variables.

Antecedentes

Zayas, A. y Frometa, G. 2008, realizaron una propuesta de Sistema de

Gestin Integrado para una empresa de produccin de Derivados del
Crticos, con el objetivo de perfeccionar los Sistemas de Gestin existente en
la planta de produccin de la empresa Industrial crticos Ceballos y proponer
acciones para su integracin. La metodologa empleada contempl: un
estudio bibliogrfico, un diagnstico de los principales problemas existentes
en la planta objeto de estudio; seguido por la propuesta para el
perfeccionamiento del Sistema de Gestin medio ambiental y de Gestin de
Seguridad e Higiene Ocupacional, y por la propuesta de un plan de accin
estructurados en etapas, con la estimacin de los costos y beneficios que
genera dicha propuesta. El resultado estuvo orientado a la contribucin de la
mejora la Gestin empresarial y el avance de la empresa en aras de las
metas y lograr objetivos.
De acuerdo a lo anterior el valor agregado de dicho estudio se bas en el
fundamento terico utilizado para la integracin del sistema, que sirvi para
la consolidacin del marco terico del presente estudio.

28

Carmona, M. (2008), realiz un trabajo titulado la integracin de los

Sistemas de Gestin Normalizados sobre Base de los Procesos con el fin de
que formalice la integracin de los Sistemas de Calidad, medio ambiente y la
seguridad y salud en el trabajo en coherencia con el propio principio de
Gestin por procesos y con lo establecido en la Norma UNE 66177:2005,
Gua para la Integracin de los Sistema de Gestin La metodologa
empleada para el desarrollo del estudio se bas en el anlisis de las
directrices, principios y factores de la UNE 66177:2005, utilizando para ello
una poblacin de 12 representantes de 9 empresas, para conformar un
Panel de Profesionales o expertos, con conocimientos en la implantacin y
mejora de Sistemas de gestin. Como segundo paso, se realiz un anlisis
de la Gestin por proceso y su flexibilidad para la integracin de Sistemas de
gestin.
El principal aporte de la mencionada investigacin, se bas en las
numerosas ejemplificaciones de implementacin UNE 66177:2005, Norma
referencial para el desarrollo de la presente investigacin, sirviendo de gua
para la elaboracin del Sistema Documental Integrado de Gestin de la
Calidad.
Por su parte, Rodrguez, S. (2006), elabor un Modelo de Sistema de
Gestin para las empresas Siderrgicas de Guayana, con el propsito de
disear un modelo de Sistema de Gestin Integrado tomando como bases
los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001:2000, ambiental ISO
14001:2005 y OSHAS 1801:2003, este trabajo se desarrolla a travs de una
investigacin proyectiva (modalidad proyecto factible). La metodologa
empleada se bas en la recopilacin de informacin, identificacin y
extraccin de elementos a considerar de las Normas involucradas,
seguidamente se desarrollaron los lineamientos del diseo del modelo as
como la elaboracin del mismo.

29

El principal aporte de esta investigacin sirvi de referencia durante la

conceptualizacin del Sistema de la presente investigacin de gestin.

Bases tericas
Calidad
Segn Crosby (1979) "El primer supuesto errneo es que Calidad
significa bueno, lujoso, brillo o peso. La palabra "Calidad" es usada para
darle el significado relativo a frases como "buena Calidad", "mala Calidad" y
ahora a "Calidad de vida". Calidad de vida es un clich porque cada receptor
asume que el orador dice exactamente lo que l (ella) "el receptor", quiere
decir esa es precisamente la razn por la que definimos Calidad como
"Conformidad con requerimientos", si as es como lo vamos a manejar...Esto
es lo mismo en negocios. Los requerimientos tienen que estar claramente
establecidos para que no haya malentendidos. Las mediciones deben ser
tomadas

continuamente

para

determinar

conformidad

con

esos

requerimientos. La no conformidad detectada es una ausencia de Calidad.

Los problemas de Calidad se convierten en problemas de no conformidad y
la Calidad se convierte en definicin."
Segn Deming (1988) "Los problemas inherentes en tratar de definir la
Calidad de un producto, casi de cualquier producto, fueron establecidos por
el maestro Walter Shewhart. La dificultad en definir Calidad es traducir las
necesidades futuras de los usuarios en caractersticas medibles, solo as un
producto puede ser diseado y fabricado para dar satisfaccin a un precio
que el cliente pagar. Esto no es fcil, y tan pronto como uno se siente
exitoso, encuentra rpidamente que las necesidades del cliente han
cambiado y que la competencia ha mejorado, hay nuevos materiales para
trabajar, algunos mejores que los anteriores, otros peores, otros ms baratos,

30

otros ms caros... Qu es Calidad? Calidad puede estar definida solamente

en trminos del agente. Quin es el juez de la Calidad? En la mente del
operario, produce Calidad si toma orgullo en su trabajo. La mala Calidad,
segn este agente, significa la prdida del negocio o de su trabajo. La buena
Calidad, piensa, mantendr a la compaa en el negocio. Todo esto es vlido
en industrias de bienes y servicios. La Calidad para el Gerente de Planta
significa obtener las cifras resultantes y conocer las especificaciones. Su
trabajo es tambin el mejoramiento continuo de los procesos y liderazgo.
Segn Ishikawa (1985) "Nos comprometemos con el control de Calidad en
orden de manufacturar productos con la Calidad que pueda satisfacer los
requerimientos del cliente. Como uno interprete el trmino "Calidad" es
importante....De manera somera, Calidad significa Calidad del producto. Ms
especfico, Calidad es Calidad de trabajo, Calidad del servicio, Calidad de
informacin, Calidad de proceso, Calidad de la gente, Calidad del Sistema,
Calidad de la compaa, Calidad de objetivos, etc.
Segn Feigenbaum (1990) "La Calidad es una determinacin del cliente,
o una determinacin del ingeniero, ni de Mercadeo, ni del Gerente General.
Est basada en la experiencia actual del cliente con los productos o
servicios,

comparado

con

sus

requerimientos,

establecidos

no

establecidos, consientes o inconscientes, tcnicamente operacionales o

enteramente subjetivos. Y siempre representando un blanco mvil en un
mercado competitivo. La Calidad del producto y servicio puede ser definida
como: Todas las caractersticas del producto y servicio provenientes de
Mercadeo, Ingeniera, Manufactura y Mantenimiento que estn relacionadas
directamente con las necesidades del cliente.

31

Sistema de Gestin de la Calidad

Servat (1995), define a la ISO-9001:2000 como una Norma acordada
internacionalmente para asegurar un Sistema gerencial de Calidad.. La
Norma desarrolla una serie de guas que apoyan a los proveedores y a los
fabricantes para desarrollar un Sistema de Gestin de Calidad, esta Norma
puede ser aplicada en cualquier empresa que posea desde diez (10)
empleados hasta diez mil (10.000).
Gonzlez (2000), define la Norma ISO-9001:2000 como un modelo de
aseguramiento de la Calidad, el cual se presenta como un instrumento que
precisa actividades a cumplirse dentro de una organizacin para obtener
niveles satisfactorios de Calidad.
Segn la ISO/IEC 2 Sistema de Gestin se define como el conjunto de la
estructura, responsabilidades, actividades, recursos y procedimientos de la
organizacin de una empresa, que sta establece para llevar a cabo la
Gestin de su Calidad.
Norma ISO 9001:2008 (Sistemas de Gestin de la Calidad-Requisitos)
Generalidades
La Norma ISO 9001 especifica los requisitos para un Sistema de Gestin
de la Calidad que pueden utilizarse para su aplicacin interna por las
organizaciones, para certificacin o con fines contractuales. Se centra en la
eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad para satisfacer los requisitos
del cliente.

La Norma ISO 9001:2008 establece, que La adopcin de un Sistema de

Gestin de la Calidad debera ser una decisin estratgica de la
organizacin.

32

El diseo y la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad de una

organizacin estn influenciados por:
a) el entorno de la organizacin, los cambios en ese entorno y los riesgos
asociados con ese entorno,
b) sus necesidades cambiantes,
c) sus objetivos particulares,
d) los productos que proporciona,
e) los procesos que emplea,
f) su tamao y la estructura de la organizacin.
Aplicacin
Especifica los requisitos para un Sistema de Gestin de la Calidad, cuando
una organizacin:
a) necesita demostrar su capacidad para proporcionar regularmente
productos que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y
reglamentarios aplicables, y
b) aspira a aumentar la satisfaccin del cliente a travs de la aplicacin
eficaz del Sistema, incluidos los procesos para la mejora continua del
Sistema y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y
los legales y reglamentarios aplicables.
Todos los requisitos son genricos y se pretende que sean aplicables a todas
las organizaciones sin importar su tipo, tamao y producto suministrado.
Clausulas de la Norma ISO 9001:2008
4 Sistema de Gestin de la Calidad
4.1 Requisitos generales
4.2 Requisitos de la documentacin

5 Responsabilidad de la direccin
5.1 Compromiso de la direccin
5.2 Enfoque del cliente
33

5.3 Poltica de la Calidad

5.4 Planificacin
5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin
5.6 Revisin por la direccin

6 Gestin de los recursos

6.1 Provisin de recurso
6.2 Recursos humanos
6.3 Infraestructura y ambiente de trabajo

7 Realizacin del producto

7.1 Planificacin de la realizacin del producto
7.2 Procesos relacionados con el cliente
7.3 Diseo y desarrollo
7.4 Compras
7.5 Produccin y prestacin del servicio
7.6 Control de los equipos de seguimientos y medicin

8 Medicin anlisis y mejora

8.1 Seguimiento y medicin
8.2 Control del producto no conforme
8.3 Anlisis de datos
8.4 mejora

Enfoque basado en procesos

La Norma ISO 9001:2008

promueve

la adopcin de un enfoque

basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia

de un Sistema de Gestin de la Calidad, para aumentar la satisfaccin del
cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.
34

Para que una organizacin funcione de manera eficaz, tiene que

determinar y Gestionar numerosas actividades relacionadas entre s. Una
actividad o un conjunto de actividades que utiliza recursos, y que se Gestiona
con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en
resultados, se puede considerar como un proceso. Frecuentemente el
resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del
siguiente proceso.
La aplicacin de un Sistema de procesos dentro de la organizacin, junto
con la identificacin e interacciones de estos procesos, as como su Gestin
para producir el resultado deseado, puede denominarse como "enfoque
basado en procesos".
Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que
proporciona sobre los vnculos entre los procesos individuales dentro del
Sistema de procesos, as como sobre su combinacin e interaccin.
Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un Sistema de
Gestin de la Calidad, enfatiza la importancia de:
a) la comprensin y el cumplimiento de los requisitos,
b) la necesidad de considerar los procesos en trminos que aporten valor,
c) la obtencin de resultados del desempeo y eficacia del proceso, y
d) la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas, los
vnculos, la Figura N 1, muestra que los clientes juegan un papel
significativo para definir los requisitos como elementos de entrada. El
seguimiento de la satisfaccin del cliente requiere la evaluacin de la
informacin relativa a la percepcin del cliente acerca de si la organizacin
ha cumplido sus requisitos. El modelo mostrado en la Figura N 1 cubre
todos los requisitos de esta Norma Internacional, pero no refleja los procesos
de una forma detallada

35

Figura N1: Enfoque basado en procesos

Fuente: Norma ISO 9001:2008

Diagrama PEPSC
Segn Galloway, (1998) es el mapa de proceso que se usa para mostrar
las actividades principales de un proceso de negocios, Proveedor, Entrada,
Proceso, Salida, y Cliente (p. 57).
Proveedor: es la persona, direccin o rea de quien recibimos las
entradas de nuestro proceso. Un proceso puede tener uno o varios
proveedores.
Caractersticas de los proveedores:

Puede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos
hablando).

La salida de su proceso es entrada para el nuestro.

Nosotros utilizamos su salida.

Nuestra satisfaccin es la meta de su proceso.

36

Entradas y especificaciones: las entradas son todas las salidas de otros

procesos internos /externos necesarias para realizar las actividades de un
proceso.
Caractersticas de las entradas:

Son

definidas

por

sustantivos

concretos.

Ejemplo:

informes,

documentos, entre otros.

Son las salidas de procesos anteriores.

Tienen caractersticas medibles.

Toda salida corresponde a un proveedor.

Proceso: la palabra proceso viene del latn PROCESSUS, que significa

avance y progreso. Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo
interrelacionadas que se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos
o servicios de otros proveedores) y tareas particulares que implican valor
aadido con miras a obtener ciertos resultados. Todo proceso forma parte de
un conjunto de elementos que interactan para lograr un propsito comn, a
esto se le conoce como sistema.
Clientes: es la persona, puesto o rea para quien se crea la salida de
nuestro proceso. Un proceso puede tener uno o varios clientes.
Caractersticas de un cliente:
a) Un cliente puede ser interno o externo. Cliente externo es a quien va
dirigido el producto o servicio final. El cliente interno son los participantes
(con respecto al proceso).
b) La meta de nuestro proceso es cumplir satisfactoriamente con las
especificaciones del cliente.
Salidas: Representa el resultado de los procesos.
Caractersticas de la salida:

37

a) Es el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el

proceso dirigido a los clientes.
b) Se deben expresar en formato de nombre / verbo. Por ejemplo: informes
presentados a tiempo. Tiene que expresar tanto lo que se produce como la
accin realizada.
c) Tiene caractersticas medibles
d) Toda salida tiene uno o ms clientes.

Caracterizacin de procesos.
Gmez (2008), establece, que asegurar la mejora continua de una
empresa exige establecer, documentar, implementar y mantener un
Sistema integral de Gestin.

El punto de inicio es caracterizar dicho Sistema para lo cual es necesario

identificar y documentar los procesos que le permiten cumplir la misin
que se ha propuesto la empresa.
De acuerdo al autor Gmez (2008), se presentan

la siguiente

metodologa para la caracterizacin.

Debe contener como mnimo:
Objeto del proceso y responsable del mismo,
Proveedores e insumos o entradas y productos o salidas y usuarios o
clientes,
Recursos asociados a la Gestin del proceso,
Riesgos y controles asociados e indicadores del proceso,
Requisitos relacionados con el proceso y documentos y registros del
mismo.

38

Para facilitar el ejercicio se ha definido que el formato de levantamiento de

informacin caracterizacin de procesos permite identificar los elementos
mencionados de manera sencilla tal como se define a continuacin:
Objetivo del Proceso. En esta casilla se establece con claridad y precisin
el propsito del proceso.
Una clave para adelantar esta tarea es preguntarse Cul es la razn
de ser de este proceso? A travs de qu acciones lo concreto? en otras
palabras que hace y para que lo hace.
Alcance del Proceso. En esta casilla se establece con donde inicia y
donde termina el proceso, adems de cul es el alcance de su aplicacin.

Lder de Proceso. Identifique el cargo que tiene como responsabilidad el

coordinar, gerencial u orientar el proceso y responde por la efectividad de su
resultado.
El lder del proceso es el responsable de aprobar el contenido del mismo
y debe ser identificado a nivel nacional y en las respectivas sedes.
Etapas del proceso, secuencia e interaccin:
Es la seccin central de la Caracterizacin de Proceso, e ilustra la
secuencia e interaccin del proceso con sus proveedores (Externos y/
Internos), las actividades principales y sus clientes (Externos y/ Internos).
En la seccin final de la Caracterizacin de Proceso, recoge los requisitos
aplicables al proceso y los mtodos de medicin del mismo, est compuesta
por los siguientes elementos
Requisitos aplicables: necesidad o expectativa establecida para la
prestacin de un servicio o la Gestin de un proceso, en el servicio pblico
generalmente se refiere a disposiciones de carcter normativo, para el
diligenciamiento del formato, tenga en cuenta:

39

 Requisitos Internos: liste toda la documentacin que establece

parmetros determinados al interior de la entidad para el desempeo
del proceso.
Requisitos Externos: liste toda la documentacin que establece
parmetros determinados por el gobierno nacional o el congreso para
el desempeo del proceso.

Norma ISO/IEC 17025:2005 (Requisitos generales de Gestin para los

laboratorios)
Generalidades
Esta Norma contiene todos los requisitos que tienen que cumplir los
laboratorios de ensayo y de calibracin si desean demostrar que poseen un
Sistema de gestin, son tcnicamente competentes y capaces de generar
resultados tcnicamente vlidos.
Es conveniente que los organismos de acreditacin que reconocen la
competencia de los laboratorios de ensayo y de calibracin se basen en esta
Norma Internacional para sus acreditaciones. El captulo 4 establece los
requisitos para una Gestin slida. El captulo 5 establece los requisitos para
la competencia tcnica en los tipos de ensayos o de calibraciones que el
laboratorio lleva a cabo.
El creciente uso de los Sistemas de Gestin ha producido un aumento de
la necesidad de asegurar que los laboratorios que forman parte de
organizaciones mayores o que ofrecen otros servicios, puedan funcionar de
acuerdo con un Sistema de Gestin de la Calidad que se considera que
cumple la Norma ISO 9001 as como esta Norma Internacional. Por ello, se
ha tenido el cuidado de incorporar todos aquellos requisitos de la Norma ISO
9001 que son pertinentes al alcance de los servicios de ensayo y de
calibracin cubiertos por el Sistema de Gestin del laboratorio.

40

Los laboratorios de ensayo y de calibracin que cumplen esta Norma

Internacional funcionarn, por lo tanto, tambin de acuerdo con la Norma ISO
9001.
La conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad implementado por el
laboratorio, con los requisitos de la Norma ISO 9001, no constituye por s
sola una prueba de la competencia del laboratorio para producir datos y
resultados tcnicamente vlidos. Por otro lado, la conformidad demostrada
con esta Norma Internacional tampoco significa que el Sistema de Gestin
de la Calidad implementado por el laboratorio cumple todos los requisitos de
la Norma ISO 9001.
Objeto y campo de aplicacin
Esta Norma Internacional establece los requisitos generales para la
competencia en la realizacin de ensayos o de calibraciones, incluido el
muestreo. Cubre los ensayos y las calibraciones que se realizan utilizando
mtodos Normalizados, mtodos no Normalizados y mtodos desarrollados
por el propio laboratorio.
Es aplicable a todas las organizaciones que realizan ensayos o
calibraciones. stas pueden ser, por ejemplo, los laboratorios de primera,
segunda y tercera parte, y los laboratorios en los que los ensayos o las
calibraciones forman parte de la inspeccin y la certificacin de productos.

Esta Norma Internacional es aplicable a todos los laboratorios,

independientemente de la cantidad de empleados o de la extensin del
alcance de las actividades de ensayo o de calibracin as como tambin para
que la utilicen los laboratorios cuando desarrollan los Sistemas de Gestin
para sus actividades de la Calidad, administrativas y tcnicas. Tambin
puede ser utilizada por los clientes del laboratorio, las autoridades
reglamentarias y los organismos de acreditacin cuando confirman o
reconocen la competencia de los laboratorios.
41

La misma facilitar la cooperacin entre los laboratorios y otros

organismos y ayudar al intercambio de informacin y experiencia, as como
a la armonizacin de Normas y procedimientos
Clusulas que conforman la Norma ISO 17025:2005
4 Requisitos relativos a la gestin.
4.2 Sistema de gestin
4.3 Control de los documentos
4.3.2 Aprobacin y emisin de los documentos
4.3.3 Cambios a los documentos
4.4 Revisin de los pedidos ofertas y contratos
4.5 Subcontratacin de ensayo y calibraciones
4.6 Compra de servicios y suministro
4.7 Servicio al cliente
4.8 Quejas
4.9 Control de ensayos o de calibracin no conforme
4.10 Mejora
4.11 Acciones correctivas
4.11.2 Anlisis de causas
4.11.3 Seleccin e implementacin de acciones correctivas
4.11.4 Seguimientos de las acciones correctivas
4.11.5 Auditorias adicionales
4.12 Acciones preventivas
4.13 Control de los registros
4.13.2 Registros tcnicos
4.14 Auditoras internas
4.15 Revisiones por la direccin
Requisitos tcnicos
5.2 Personal
5.3

Instalaciones y condiciones ambientales

42

5.4 Mtodos de ensayo y calibracin y validacin del mtodos

5.4.2 Seleccin de los mtodos
5.4.3 Mtodos desarrollados por el laboratorio
5.4.4 Mtodos no Normalizado
5.4.5 Validacin de los mtodos
5.4.6 Estimacin de la incertidumbre de la medicin
5.4.7 Control de los datos
5.5

Equipos

5.6

Trazabilidad de las mediciones

5.6.3 Requisitos especficos

5.6.3 Patrones de referencia y materiales de referencia
5.7

Muestreo

5.8

Manipulacin de los tems de ensayo o calibracin

5.9

Aseguramientos de la Calidad de los ensayos y calibracin

5.10 Informes de los resultados

5.10.3 Informes de ensayo y certificacin de calibracin
5.10.4 Informes de ensayo
5.10.4 Certificados de calibracin
5.10.5 Opiniones e interpretaciones
5.10.6

Resultado

de

ensayo

calibracin

obtenida

de

los

subcontratistas
5.10.7 Revisin electrnica de los resultados
5.10.8 Presentacin de informes y de los certificados
5.10.9 Modificaciones a los informes de ensayo y certificados de
calibracin
En el cuadro N 1 se presenta la correspondencia entre los elementos
de las normas ISO 9001:2008 Y 17025:2005

43

Cuadro N 1 - Referencias cruzadas nominales a la Norma ISO 9001:2008

ISO
9001:2008
4.1
4.2 1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
5.1
5.1 a)
5.1 b)
5.1 c)
5.1 d)
5.1 e)
5.2 4.
5.3
5.3 a)
5.3 b)
5.3 c)
5.3 d)
5.3 e)
5.4.1
5.4.2
5.4.2 a)
5.4.2 b)
5.5.1
5.5.2
5.5.2 a)
5.5.2 b)
5.5.2 c)
5.5.3
5.6.1

ISO/IEC 17025
4.1, 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, 4.1.4, 4.1.5, 4.2, 4.2.1, 4.2.2,
4.2.3, 4.2.4
4.2.2, 4.2.3, 4.3.1
4.2.2, 4.2.3, 4.2.4
4.3
4.3.1, 4.12
4.2.2, 4.2.3
4.1.2, 4.1.6
4.2.2
4.2.2
4.15
4.1.5
4.1
4.2.2
4.2.2
4.2.3
4.2.2
4.2.2
4.2.2
4.2.2 c)
4.2.1
4.2.1
4.2.1
4.1.5 a), f), h)
4.1.5 i)
4.1.5 i)
4.11.1
4.2.4
4.1.6
4.15

44

Continuacin del Cuadro N 1

5.6.2
5.6.3
6.1 a)
6.1 b)
6.2.1
6.2.2 a)
6.2.2 b)
6.2.2 c)
6.2.2 d)
6.2.2 e)
6.3.1 a)
6.3.1 b)
6.3.1 c)
6.4
7.1

4.15
4.15
4.10
4.4.1, 4.7, 5.4.2, 5.4.3, 5.4.4, 5.10.1
5.2.1
5.2.2, 5.5.3
5.2.1, 5.2.2
5.2.2
4.1.5 k)
5.2.5
4.1.3, 4.12.1.2, 4.12.1.3, 5.3
4.12.1.4, 5.4.7.2, 5.5, 5.6
4.6, 5.5.6, 5.6.3.4, 5.8, 5.10
5.3.1, 5.3.2, 5.3.3, 5.3.4, 5.3.5
5.1

7.1 a)

4.2.2

7.1 b)

4.1.5 a), 4.2.1, 4.2.3

7.1 c)

5.4, 5.9

7.1 d)

4.1, 5.4, 5.9

7.2.1

4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 5.4, 5.9, 5.10

7.2.2

4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 5.4, 5.9, 5.10

7.2.3

4.4.2, 4.4.4, 4.5, 4.7, 4.8

7.3

5, 5.4, 5.9

7.4.1

4.6.1, 4.6.2, 4.6.4

7.4.2

4.6.3

7.4.3

4.6.2

7.5.1

5.1, 5.2, 5.4, 5.5, 5.6, 5.7, 5.8, 5.9

7.5.2

5.2.5, 5.4.2, 5.4.5

7.5.3

5.8.2

7.5.4

4.1.5 c), 5.8

7.5.5

4.6.1, 4.12, 5.8, 5.10

7.6

5.4, 5.5

45

Continuacin del Cuadro N1

8.1
8.2.1

4.10, 5.4, 5.9

8.2.2

4.11.5, 4.14

8.2.3

4.11.5, 4.14, 5.9

8.2.4

4.5, 4.6, 4.9, 5.5.2, 5.5.9, 5.8, 5.8.3, 5.8.4, 5.9

4.10

8.3

4.9

8.4

4.10, 5.9

8.5.1

4.10, 4.12

8.5.2

4.11, 4.12

8.5.3

4.9, 4.11, 4.12

Fuente: Autores (2010)

Sistema Integrado de Gestin
Segn la Norma UNE 66177:2005, es un conjunto formado por la
estructura de la organizacin, las responsabilidades, los procedimientos, los
procesos y los recursos que se establecen para llevar a cabo la Gestin
integrada de los Sistemas.
El objetivo de un Sistema de Gestin Integrado es la obtencin de un
mejor resultado empresarial Gestionando las diferentes disciplinas de forma
integrada, es decir, integrando los Sistemas que las Gestionan, los procesos
que lo soportan y las actividades que componen los procesos. (Zayas, A. y
Frometa, G., 2008)
Ventajas de implantar un Sistema de Gestin Integrado
El unir los Sistemas en uno Integrado, es la tendencia empresarial
actual, dadas las numerosas ventajas que aporta a la empresa:

Facilitacin de la gestin.
o

Permite la unificacin de responsabilidades y criterios.

Proporciona mayor coherencia en el Sistema y un ahorro en

cuanto a recursos humanos.

46

Evita la duplicidad de esfuerzos.

Mejora la eficiencia.

Evita repeticiones en formacin y comunicacin.

Aumento de Comodidad en la empresa.

Permite acceder ms fcilmente a la informacin.

Utiliza mejor los recursos.

Reduce el tiempo de respuesta.

Identifica los objetivos comunes.

Permite el desarrollo de la sinergia utilizando el mismo marco

organizativo.

Proporciona a la empresa una visin global de la organizacin.

Posibilita un Sistema ms fcil de manejar, desarrollar y

mantener. Es decir, un Sistema nico.

Permite poseer a la empresa un nico responsable del Sistema

Integrado de Gestin, encargado de coordinar la implantacin y
el mantenimiento.

Solapa las diferentes auditoras.

La certificacin de cada nueva rea es ms sencilla al tener en

cuenta nicamente los aspectos especficos

Reduccin de documentacin y registros

o

Posibilita la no repeticin de procedimientos o registros, al

integrar en un solo Sistema elementos comunes.

Disminuye el tiempo.

Disminuye la burocracia.

Reduce los trabajos administrativos.

Disminuye auditoras, a una nica auditora.

Posibilita tener un nico equipo auditor polivalente y por lo tanto

optimiza

los

tiempos

dedicados

las

auditoras

de

47

implantacin, al seguimiento y revisin, debido a que se

realizaran de forma simultnea.
o

Posibilita la transparencia, facilidad de manejo y reduccin de

costos de mantenimiento, al ser nica la documentacin
necesaria.

Reduccin de los costes de implementacin, certificacin y

mantenimiento
o

Optimiza los costes de implantacin.

Disminuye el coste de certificacin, a una nica. De otro modo

la certificacin de los tres Sistemas de Gestin considerados
independientemente sera mucho ms elevado.

Se reducen los costos que para una organizacin supone la

preparacin de auditoras de implantacin, seguimiento y
revisin.

Herramienta de la competitividad empresarial.

o

Es un paso previo a la excelencia empresarial por los

compromisos de la direccin, el desarrollo de polticas y
estrategias integradas y otras iniciativas enfocadas a la mejora
continua de la organizacin, y al cumplimiento de los principios
de la Gestin de Calidad total.

Facilita la incorporacin de otros Sistemas Normalizados.

La competencia empresarial es ya considerado como requisito

de mercado. Cada vez ms los contratistas principales exigen
a sus subcontratistas que al menos tengan el Certificado ISO
9000.

Refuerza la cultura de Calidad Total.

48

Mejora de las relaciones con la Administracin: sobre todo en el

caso donde el autocontrol y transparencia que ejerce la
organizacin sobre s misma, supone un incremento de la
confianza de la Administracin competente.

Sensibilizacin por parte de los poderes pblicos, que adems

fomentan ests Sistemas al ser garanta de cumplimiento con la
legislacin vigente, por ser un requisito para la implantacin del
Sistema y la obtencin del correspondiente certificado.

Mejora la imagen de la empresa

Desventajas de implantar un Sistema de Gestin Integrado

Como hemos visto con anterioridad, son numerosas las ventajas que
aporta a la empresa un SGI, aunque tambin existen algunas desventajas:

Inicialmente supone un gran esfuerzo, coste econmico y cambios de

hbitos y estructurales

Necesidad de personal ms calificado

Baja eficiencia en el control del Sistema por tener que incrementar el

control administrativo de los trabajadores

La empresa que decide implantar un Sistema de Gestin Integrado,

debe ser consciente de los requisitos que ello le supone, por ser, a
veces, difciles de cumplir

Documentacin de Sistemas de Gestin de la Calidad

La documentacin de Sistemas es el conjunto de informacin que nos
dice qu hacen los Sistemas, cmo lo hacen y para quin lo hacen. Segn la
Norma COVENIN ISOI /TR 10013 la documentacin del Sistema de Gestin
de Calidad Normalmente sigue los procesos de la organizacin o a la
estructura de la Norma de Calidad aplicable o una combinacin de ambas.

49

Pueden utilizarse cualquier otra forma de organizarla que satisfaga las

necesidades de la organizacin.
La estructura de la documentacin utilizada en el Sistema de Gestin de
Calidad puede describirse en forma jerrquica. Esta estructura facilita la
distribucin conservacin y entendimiento de la documentacin. (Ver figura
N 2)

Figura N 2. Estructura de la documentacin.

Fuente: Norma COVENIN ISO 10013:2002

Niveles de documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad

La documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad est
estructurada en tres niveles

Nivel 1: Describe el Sistema de Gestin de la Calidad de acuerdo a la

poltica y a los objetivos de la Calidad establecidos.

Nivel 2: Describe los procesos y actividades interrelacionadas requeridos

para implementar el Sistema de Gestin de la Calidad.

Nivel 3: Comprende los documentos de trabajo detallados.

50

Valor de la documentacin en los Sistemas de Gestin de la Calidad

La documentacin contribuye a:
a) lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la
Calidad;
b) proveer la formacin apropiada;
c) la repetitividad y la trazabilidad;
d) proporcionar evidencias objetivas, y
e) evaluar la eficacia y la adecuacin continua del Sistema de Gestin de la
Calidad.
La elaboracin de la documentacin no debera ser un fin en s mismo, sino
que debera ser una actividad que aporte valor.
Tipos de documentos
Documentos que definen el propsito y la direccin de una organizacin
(polticas y objetivos).
Documentos que proporcionan informacin sobre el SGC de la
organizacin (manuales de Calidad).
Documentos que describen cmo se aplica el SGC a proyectos o
contratos especficos (planes de Calidad).
Documentos que proporcionan informacin relacionada con actividades
especficas (procedimientos).
Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades
llevadas a cabo o de los resultados obtenidos (registros).
Qu incluir en la documentacin del Sistema de Calidad
Declaraciones documentadas de poltica y objetivos de Calidad

51

Un manual de Calidad
Los 6 procedimientos documentados requeridos por la Norma
- control de la documentacin
- control de los registros
- auditoras internas
- control de productos no conformes
- acciones correctivas
- acciones preventivas
Documentos necesarios para asegurar la planificacin, operacin y control
de los procesos
Registros para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos
as como de la operacin eficaz del SGC.

Definicin de Trminos Bsicos

Aseguramiento de la Calidad: est definida en la Gua ISO/IEC 2 como
un conjunto de acciones planificadas y sistemticas implementadas en el
Sistema de Calidad, que son necesarias para proporcionar la confianza
adecuada de que un producto satisfar los requisitos dados sobre la Calidad.
Acreditacin: se define en la Gua ISO/IEC 2 como un procedimiento por
el cual un organismo con autoridad otorga un reconocimiento formal que un
organismo o persona es competente para llevar a cabo tareas especficas.
Alta direccin: Persona o grupo de personas que controlan y dirigen el
ms alto nivel de la organizacin (ISO9000:2000 p.17).
Capacidad: aptitud de una organizacin, Sistema o proceso para realizar
un producto que cumple los requisitos para ese producto. (ISO9000:2000).

52

Certificacin:

est

definida

en

la

Gua

ISO/IEC

como

un

procedimiento por el cual una tercera parte otorga una conformidad escrita
que un producto, proceso o servicio es conforme con requisitos especficos.
Cliente: organizacin o persona que recibe un producto (ISO9000:2000).
Estructura de la organizacin: disposicin de responsabilidades,
autoridades y relaciones entre el personal. (ISO9000:2000)
Enfoque al cliente: las organizaciones dependen de sus clientes y por lo
tanto deberan comprender las necesidades actuales y futuras de los
clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las
expectativas de los clientes. (ISO9000:2000).
Integracin de los elementos comunes: Integracin de los elementos de
Gestin de las Normas de referencia implicadas en los Sistemas a integrar,
en lo que se refiere a documentacin aplicable e implementacin de los
mismos. (Norma UNE 66177:2005)
Integracin: Accin y efecto de aunar, dos o ms polticas, conceptos,
corrientes, etc., divergentes entre s, fusionndolos en una sola que las
sintetice. (Norma UNE 66177:2005)
Mapa de procesos: Representacin grfica de la secuencia e interaccin
de los diferentes procesos que tienen lugar en una organizacin (Norma UNE
66177:2005).
Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para
cumplir los requisitos. (ISO9000:2000)
Mejora de la Calidad: parte de la Gestin de la Calidad orientada a
aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos. (ISO 9000:2000).
No conformidad: se refiere al incumplimiento de un requisito especfico
de la Norma ISO 9000:2000. (ISO 9000:2000)

53

Organizacin: conjunto de personas e instalaciones con una disposicin

de responsabilidades, autoridades y relaciones. (ISO 9000:2000)
Procedimientos documentados: se refiere a la existencia de registros
escritos que faciliten la aplicacin de Sistemas de Gestin de la Calidad. (ISO
9000:2000)
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactan, las cuales transforman elementos de entrada de resultados (ISO
9000:2000)
Producto: resultado de un proceso (ISO 9000:2000)
Proveedor: organizacin o persona que proporciona un producto (ISO
9000:2000)
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u
obligatoria. (ISO 9000:2000)
Satisfaccin del cliente: percepcin del cliente sobre el grado en el que
se han cumplido sus requisitos (ISO 9000:2000).
Sistema: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que
interactan (ISO 9000:2000)
Sistema de Calidad: estructura organizacional, conjunto de recursos,
responsabilidades y procedimientos establecidos para asegurar que los
productos, procesos o servicios cumplan satisfactoriamente con el fin a que
estn destinados y que estn dirigido hacia la Gestin de la Calidad
Registro tcnico Son una acumulacin de datos e informacin
resultantes de la realizacin de los ensayos o calibraciones y que indica si se
alcanza la Calidad o los parmetros especificados de los procesos. Pueden
ser formularios, contratos, hojas de trabajo, manuales de trabajo, hoja de
verificacin, notas de trabajo, grficos de control, informes de ensayo y

54

certificados de calibracin externos e internos, notas, publicaciones y

retroalimentacin de los clientes.(ISO 17025:2005)
Sistemas de Gestin de Calidad: Est definido en la gua ISO/IEC 2
como el conjunto de la estructura, responsabilidades, actividades, recursos y
procedimientos de la organizacin de una empresa, que sta establece para
llevar a cabo la Gestin de su Calidad.

Sistema de variables
Segn Sampieri (1999), una variable es una propiedad que puede variar y
cuya variacin es susceptible de medirse (p 56). Para esta investigacin se
present como variable de estudio la Gestin de la Calidad, teniendo entre
sus dimensiones: requisitos de la documentacin, responsabilidad de la
direccin,

realizacin

de

producto

medicin,

anlisis

mejora.

Excluyndose en este Sistema aquellas dimensiones e indicadores que se

diferencien de todo lo referente a lo Documental. (Ver cuadro N 2)

55

Cuadro N 2. Variable

Variable

Definicin conceptual

Dimensiones

Indicadores

9001:2008

17025:2005

Control de documentos

4.2.3

4.3

Aprobacin y emisin

4.2.3

4.3.2

Cambios en los documentos

4.2.3

4.3.3

Control de registro

4.2.4

4.13

Registros tcnicos

4.2.4

4.13

Control de los datos

4.2.4

5.4.7

Informe de los resultados

4.2.4

5.10

Revisin por la direccin

5.6

4.15

Planificacin de la realizacin
del producto

7.1

de los documentos
Requisitos de la documentacin

Responsabilidad de la direccin
Es un conjunto de actividades
de la funcin general de la direccin
que determinan la poltica de
Calidad, los objetivos
y las responsabilidades
y se llevan a cabo

Realizacin del producto

Determinacin de los requisitos

relacionados con el producto

7.2.1

Revisin de los requisitos

relacionados con el producto

7.2.2

Sistema de Gestin

a travs de la planificacin,

Comunicacin con el cliente

7.2.3

de la Calidad

el control, el aseguramiento

Quejas

7.2.3

4.8

Compras

7.4.1

7.4.6

la Calidad, en el marco

informacin para la compra

7.4.2

7.4.6

del Sistema de Calidad.

(Gonzlez, 2000).

verificacin de los productos

comprados

7.4.3

7.4.6

Auditoras internas

8.2.2

4.14

Auditorias adicionales

8.2.2

4.11.5

Control de producto no conforme

8.3

4.9

Control de trabajo no conforme

o de calibracin no conforme

8.3

4.9

Accin correctiva

8.5.2

4.11

Accin preventiva

8.5.3

4.12

Anlisis de las causas

8.5.3

4.11.2

Seleccin e implementacin de

8.5.2

4.11.3

8.5.2

4.11.4

y el mejoramiento de

Medicin anlisis y mejora

4.8

las acciones correctivas

seguimiento de las acciones
Correctivas
Fuente: Autores. (2010)

58

CAPTULO III

MARCO METODOLGICO
Este captulo contempl el diseo de la investigacin, tipo de investigacin,
las tcnicas que se utilizaron para la recoleccin de datos, la poblacin y la
muestra y a su vez la metodologa para la recoleccin de datos.

Tipo de Investigacin
La investigacin se puede definir de carcter descriptivo ya que estuvo
sustentada en el estudio detallado los manuales, procedimientos y
documentos existentes y empleados por la empresa PURAMIN. Arias
(2006), la define como: la caracterizacin de un hecho, fenmeno, individuo
o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento.

Diseo de la Investigacin
Balestrini (2006), define el diseo de la investigacin como:
el plan global de investigacin que integra de un modo
coherente y adecuadamente correcto tcnicas de recogida de
datos a utilizar, anlisis previstos y objetivos.el diseo de una
investigacin intenta dar de una manera clara y no ambigua
respuesta a la pregunta planteada en la misma. (p. 131).

59

Esta investigacin es del tipo documental, segn Arias (2006) Se basa en

la obtencin y anlisis de datos provenientes de materiales impresos u
otros tipos de documentos (p.27) ya que la informacin se gener a partir
de fuentes escritas, referencias literarias, investigaciones referentes al
tema de estudio, textos y material necesario con el propsito de
profundizar la investigacin en relacin a lo estudiado.
Para la recoleccin y anlisis de los datos se realiz una investigacin
de campo, y consiste en la recoleccin de datos directamente de la
realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable
alguna (Arias, 2006, p.31). Este tipo de investigacin resulta fundamental
porque permiti comprobar la realidad que se presenta en dicha empresa,
en relacin al sistema de gestin de la calidad.
Bajos las premisas

estudiadas, se defini que el diseo de la

investigacin es de campo apoyado en la investigacin documental.

Poblacin
Silva (2006), define la poblacin como la totalidad del fenmeno a
estudiar, cuya unidades de anlisis poseen caractersticas comunes, las
cuales se estudiaron y dieron origen a los datos de investigacin. (p.
96).En en el Cuadro N 3 se muestra la poblacin objeto de estudio
Cuadro N 3. Distribucin del personal de PURAMIN C.A.
CARGO

NMERO DE EMPLEADOS

Almacn y despacho

02

Compras

01

60

Continuacin del Cuadro N 3.

Gestin

01

Gestin de la calidad

01

Gerencia comercial

02

Recursos humanos

01

Mantenimiento

01

Proteccin integral

01

Informtica

01

Operaciones

01

TOTAL

12

Nota: cuadro elaborado con datos suministrados por oficina de personal

de PURAMIN C.A. (2010).

Muestra
Segn Arias (2006), la muestra Es un subconjunto representativo de
un universo o poblacin. (p.83). En la presente investigacin se
consider una poblacin de 12 trabajadores los cuales son fijos, Dado a
que est es tipo finita y pequea, no se lleva a cabo la seleccin de la
muestra sino se toma toda la poblacin para el estudio.

Por tal motivo, en este proyecto de investigacin no se aplicaron

criterios mustrales a objeto de extraer una muestra reducida de la
poblacin objetivo, extendiendo la indagacin a esta porcin elegida del
universo para posteriormente efectuar la generalizacin en el universo
que fue objeto de estudio.

61

Tcnicas de recoleccin de datos

Arias (2006), los define como:

las tcnicas de recoleccin de datos, son las distintas formas
o maneras de obtener la informacin (p.111); mientras que
los instrumentos de recoleccin de datos, son los medios
materiales que se emplean para recoger y almacenar la
informacin (p.111).

Para la recoleccin de datos e informacin se emplearon las tcnicas

siguientes:
Entrevista no estructuradas
Segn UPEL (2003), define la entrevista no estructurada como: aquella
caracterizada por realizarse sin prever las preguntas, es decir, que ni las
preguntas ni las respuestas estn predeterminadas completamente. Es
una conversacin acerca de un tema previamente seleccionado y
considerado como importante para las personas que en ella participan.
Revisin documental
Es el proceso mediante el cual un investigador recopila, revisa, analiza,
selecciona y extrae informacin de diversas fuentes, acerca de un tema
particular (su pregunta de investigacin), con el propsito de llegar al
conocimiento y comprensin ms profundos del mismo.
Grupo focal
Hay muchas definiciones en la literatura especializada, sin embargo
las principales estn asociadas a la idea de grupos de discusin
organizados alrededor de una temtica. Todas ellas, de alguna manera,
localizan metodolgicamente hablando, el objeto y objetivos de los grupos
focales en la contribucin que hacen al conocimiento de lo social. En
nuestro

medio,

esta

metodologa

es

asociada

errneamente

62

modalidades de talleres participativos, o a ciertas modalidades de

interaccin social al interior de grupos sociales.
Pineda, (1993) define un grupo focal como: "una reunin de un grupo
de individuos seleccionados por los investigadores para discutir y
elaborar, desde la experiencia personal, una temtica o hecho social que
es objeto de investigacin" (p.87). Errneamente, los grupos focales
generalmente son considerados una modalidad de talleres participativos
por lo cual es importante hacer una distincin entre ellos. Los talleres
participativos implican la participacin de un nmero de personas y el
nfasis est puesto en el desarrollo de unas preguntas y unas respuestas
entre los instructores y los participantes. En cambio, los grupos focales
requieren de procesos de interaccin, discusin y elaboracin de unos
acuerdos dentro del grupo acerca de unas temticas que son propuestas
por el investigador. Por lo tanto, el punto caracterstico que distingue a los
grupos focales es la participacin dirigida y consciente y unas
conclusiones producto de la interaccin y elaboracin de unos acuerdos
entre los participantes. El principal propsito de la tcnica es lograr una
informacin asociada a conocimientos, actitudes, sentimientos, creencias
y experiencias que no serian posibles de obtener, con suficiente
profundidad, mediante otras tcnicas tradicionales tales como por ejemplo
la observacin, la entrevista personal o la encuesta social.
Observacin directa
Arias (2006), define la observacin como una tcnica que:
Consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma
sistemtica, cualquier hecho, fenmeno o situacin que se produzca en la
naturaleza o en la sociedad, en funcin de unos objetivos de investigacin
preestablecidos (p.68). Esta tcnica se emple con la finalidad de
observar los procesos procedimientos y funcionamiento del sistema de
gestin de la calidad existente en la empresa PURAMIN C.A

63

Tormentas de ideas
La lluvia de ideas o brainstorming, tambin denominada tormenta de
ideas, es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de
nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas
es una tcnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente
relajado. Esta herramienta fue ideada en el ao 1941 por Alex F.
Osborne, cuando su bsqueda de ideas creativas result en un proceso
interactivo de grupo no estructurado que generaba ms y mejores ideas
que las que los individuos podan producir trabajando de forma
independiente; dando oportunidad de hacer sugerencias sobre un
determinado asunto y aprovechando la capacidad creativa de los
participantes.
El uso de sta herramienta permiti aportar soluciones, involucrando al
personal pertinente como un equipo que forma parte de la solucin al
problema planteado por esta investigacin.
Tcnicas de procesamiento y anlisis de datos
Anlisis: consiste en separar los elementos bsicos de la informacin y
examinarlos con el propsito de responder a las distintas interrogantes
planteadas en la investigacin.
La interpretacin de datos: consiste en discutir y comentar los hallazgos
del estudio y en establecer su relacin con los soportes bibliogrficos
acerca del tema (Silva 2006)
Lista de Control o Chequeo
Segn UPEL (2002), la lista de chequeo consiste en una relacin de
Caractersticas previamente preparadas donde la presencia o ausencia de
las caractersticas pueden ser indicadas con un s o un no. La misma se

64

aplicara con el fin de recolectar los datos provenientes de las normas

9001:2008 y 17025:2005 necesarios para el diagnostico.
Ventajas.

Supone un mtodo que proporciona datos fciles de comprender y

que son obtenidos mediante un proceso simple y eficiente que
puede ser aplicado a cualquier rea de la organizacin.

Las hojas de verificacin reflejan rpidamente las tendencias y

patrones subyacentes en los datos.

Utilidades.

En la mejora de la Calidad, se utiliza tanto en el estudio de los

sntomas de un problema, como en la investigacin

de las causas

o en la recogida y anlisis de datos para probar alguna hiptesis.

Tambin se usa como punto de partida para la elaboracin de otras

herramientas, como por ejemplo los Grficos de Control.

Mapa de procesos
Para (Vilar, 2000) es una aproximacin que define la organizacin
como un sistema de procesos interrelacionados. Asimismo, impulsa a la
organizacin a poseer una visin ms all de sus lmites geogrficos y
funcionales, mostrando cmo sus actividades estn relacionadas con los
clientes externos, proveedores y grupos de inters. Tales mapas dan la
oportunidad de mejorar la coordinacin entre los elementos clave de la
organizacin. Adems dan la oportunidad de distinguir entre procesos
clave, estratgicos y de soporte, constituyendo el primer paso para
seleccionar los procesos sobre los que actuar (p. 76).
A continuacin se presenta en el cuadro N 4 un breve resumen sobre
las tcnicas para la recoleccin y anlisis de informacin

65

Cuadro 4. Tcnicas de recoleccin y anlisis de datos

Fases

Instrumentos y tcnicas a utilizar

Resultados

Recopilacin de la informacin
referente al tema de estudio

Anlisis documental

Informacin de los procesos,

documentacin, leyes, norma
existentes.

Revisin bibliogrficas
Observacin directa

Diagnostico
del
sistema
documental actual sobre la base de
los requisitos de acreditacin y
propias de la organizacin

Conceptualizacin del sistema

documental integrado de gestin de
la calidad

Observacin directa

Deficiencias

Anlisis documental

Documentaciones actuales

Entrevistas no estructuradas

Nivel de cumplimiento de
requisitos con respecto a las
normas aplicadas

Revisin documental

Procesos principales

Grupo focal

Caracterizacin de procesos

Tormentas de ideas

Estructura documental

Diagrama PEPSC
Mapa de procesos
Desarrollo de los procedimientos
maestros
y
estndares
de
documentacin

Revisin documental
Tormentas de ideas

Estandarizacin de procesos,
procedimientos y mejoras a la
documentacin existente

Grupo focal
Definicin de estrategias para la
migracin del sistema documental
integrado de gestin de la calidad

Entrevistas no estructuradas
Grupo focal

Soluciones optimas y puntuales

para el diseo del plan

Tormentas de ideas
Diseo del plan de migracin del
sistema documental actual al
propuesto

Anlisis documental

Alternativas de implantacin

Tormentas de ideas

Especificacin de
tiempo y recurso.

Entrevistas no estructuradas

actividades,

Fuente: Autores (2010)

Fases Metodolgicas
Para dar fiel cumplimiento a todos los objetivos planteados por la
investigacin, necesariamente se tiene que cumplir con seis (6) fases las
cuales sern descritas a continuacin:

66

Fase I: Recopilacin de la informacin referente al tema de

estudio
Esta fase Consisti en recabar todo el material de apoyo (documentos
archivados, normas, leyes, libros entre otros) que aport informacin
acerca de las actividades y procesos desarrollados en la empresa, que
ser la base primaria para el desarrollo de la investigacin.
Fase II: Diagnostico del sistema documental actual sobre la base
de los requisitos de acreditacin y propias de la organizacin
Esta fase comprendi el anlisis de la situacin actual de la empresa
con respecto a los documentos, procesos, procedimientos, normas, leyes,
instructivos, registros, manuales y marcas as como el nivel de
cumplimiento de la empresa PURAMIN con respecto a los requisitos de
las normas ISO- 9001:2008 y 17025:2005, por lo que se le aplic para ello
una

lista de chequeo ver apndice N 1, revisin documental,

observacin directa, y entrevistas no estructuradas.

Fase III: Conceptualizacin del Sistema Documental Integrado de
Gestin de la Calidad
Comprendi la elaboracin y validacin del mapa de procesos para la
organizacin donde se incluyeron los macroprocesos que dieron
respuesta a un Sistema Documental Integrado de Gestin de la Calidad,
en consecucin de este,

luego

se

definieron los procesos

por

organizacin y se procedi a la caracterizacin de cada uno de ellos as

como tambin se propuso la estructura piramidal jerrquica, en la cual se
clasific

la

documentacin

procedimientos,

por

instrucciones,

nivel,

formatos,

para

la

registros,

inclusin
as

de

como

los
otra

documentacin existente. Para ello se utilizaron las tcnicas de revisin

documental, grupo focal, y tormentas de ideas. As como de las
herramientas siguientes: Diagrama PEPSC y Mapa procesos

67

Fase IV: Desarrollo de los procedimientos maestros y estndares

de documentacin
Comprendi el desarrollo e inclusin de los elementos nuevos al
sistema

documental

existente

los

cuales

fueron:

procedimientos

fundamental para el desarrollo de la documentacin del sistema

documental integrado de gestin de la calidad ver Apndice N3,
elaboracin y control de los documentos ver Apndice N 4 , elaboracin y
control de registros ver Apndice N 5 y registros tcnicos ver Apndice
N 6 por lo que se utiliz la estructura documental piramidal propuesta al
sistema de gestin y se catalogaron y codificaron la documentacin para
los diferentes niveles de esta ver Figura N 7. Haciendo uso para ello de
la revisin documental, tormenta de ideas, y grupo focal el cual se
conformo por personal clave de la organizacin.
Fase V: Definicin de estrategias para la migracin del sistema
documental integrado de gestin de la calidad
Comprendi la definicin y estudio de las estrategias, en la cual se
seleccion la mejor ruta para la migracin, por lo que se conform mesas
de trabajo y grupo focal partiendo de lo macro a la especifico y se eligi la
manera ms efectiva de realizar el diseo del plan. De igual manera se
utiliz

tormentas de ideas, anlisis documental

y entrevistas no

estructuradas al personal clave de la organizacin.

Fase VI: Diseo del plan de migracin del sistema documental
actual al propuesto
Comprendi el abordaje de los puntos en orden secuencial: de las
estrategias ya definidas, y a partir de estas se dise el plan en el cual
se especificaron las actividades, tiempo y recurso. El cual ser inicio al
proceso para la futura acreditacin del laboratorio bajo las exigencia de
las norma ISO 17025:2005, para ello se emplearon las tcnicas de Grupo
focal procesando la informacin recabada en un diagrama de Gantt.

68

69

CAPTULO IV
ANLISIS DE RESULTADOS
Este captulo comprende la evaluacin de la situacin actual de la
empresa PURAMIN C.A, en el cual se identific las brechas existentes
entre los requisitos de las Normas ISO 9001:2008 y 17025:2005 y
estableci el plan de trabajo
Anlisis de la Situacin Actual.
Para el desarrollo de la investigacin se conform un equipo de trabajo
integrado por el personal de la organizacin, (jefes de reas) y personal
outsourcing responsable del proyecto de acreditacin del laboratorio,
cuyos aos de experiencia y pericia los convierte

en expertos en el

conocimiento y manejo de sus procesos y los investigadores. En primera

instancia se procedi a establecer los lineamientos y la metodologa de
trabajo ms idneo y ajustado a la dinmica de la empresa, luego se
discutieron, aprobaron y planificaron las acciones a seguir, por lo que se
dise el plan de trabajo en funcin del tiempo y actividad. En el cuadro
N 5 se presenta el plan de trabajo establecido.
Cuadro N 5 Plan de trabajo
ACTIVIDADES

1
2
3

Diciembre Enero

Febrero Marzo

Abril

Mayo

Diagnostico en cuanto
al cumplimiento de la
Norma ISO 17025:2005
Definicin y validacin
de mapa de proceso
Caracterizacin de los
procesos
Conceptualizacin
del
sistema, definicin de la
estructura documental
de la organizacin y
codificacin
de
los
documentos mediante el
diagrama de rbol

70

Continuacin del cuadro N5

Actualizacin de los
procedimientos
maestros,
estndares
documental e inclusin
de documentos faltantes
y requeridos
Definicin
de
las
estrategias y diseo del
plan para la migracin
del Sistema Documental
Integrado

Fecha inicio: 17/12/2009

Fuente: Autores (2010)
Diagnstico

de

la

Fecha final:

situacin

actual

del

sistema

10/05/2010

documental

implantado en PURAMIN. C.A tomando como base los requisitos

establecido en las Normas ISO 9001:2008 y 17025:2005.
Para dar cumplimiento al diagnstico, se dise una lista de chequeo
para verificar el nivel de cumplimiento de los requisitos de las Normas ISO
9001: 2008 y 17025:2005, la metodologa que se empleo para el diseo
del instrumento consisti en:

La comparacin entre ambas con la finalidad de analizar los debe

de cada una para conformar un Sistema Documental Integrado.

La bsqueda de los elementos comunes.

Y por ltimo la integracin de los elementos no considerados por la

Norma ISO 9001:2008,

que estn incluidos en la Norma ISO

17025:2005
Los criterios utilizados para responder las preguntas efectuadas en el
instrumento son:
C: Para los elementos conforme: utilizado si existe evidencia
objetiva que dicho requisito se realiza en la organizacin y que el
mismo se encuentra documentado.

71

 NC: Para los elementos no conforme: utilizado cuando no existe

evidencia objetiva de que el

procedimiento se realiza en la

organizacin y que no est documentado

Es importante recalcar que se excluyeron los apartados y elementos
siguientes:

Responsabilidad de la direccin

Del siguiente aparatado

se descartan: responsabilidades de la

direccin, compromiso de la direccin, enfoque al cliente, poltica de la

planificacin, responsabilidad, autoridad y comunicacin, debido a que en
la Norma ISO 17025:2005 no se hace referencia a los elementos antes
mencionados. En esta

nicamente se seala a la revisin por la

direccin, la cual se analiz con el elemento correspondiente de la Norma

ISO 9001:2008 de este apartado.

Requisitos tcnicos

Requisitos tcnicos corresponde a la Normas ISO 17025:2005; que se

excluye de esta investigacin debido a que este apartado va ms hacia la
evaluacin de la competencia tcnica del personal, instalaciones,
condiciones

ambientales,

mtodos

validados,

equipo

confiables con trazabilidad a las unidades Internacional,

patrones
que a los

requisitos pertenecientes a gestin, por tanto est fuera de los limites de

documentacin del sistema.

Gestin de recursos

Se excluye este apartado y elementos integrantes, ya que al hacer la

comparacin, se vincula con los elementos del apartado 5 requisitos
tcnicos perteneciente a la Norma ISO 17025:2005.

Realizacin del producto

De igual manera se excluyen produccin y prestacin del servicio,

control de los equipos de seguimiento y anlisis de datos, ya que estos se
72

vinculan con el apartado 5 la Norma ISO 17025:2005 pertenecientes a

los requisitos tcnicos el cual no se est evaluando en la investigacin,
cabe resaltar que diseo y desarrollo no aplica en la organizacin porqu
la lnea de servicio de esta no contempla diseo y desarrollo.

Una vez determinado los elementos fuera de los limites documental,

se seleccionaron para la evaluacin del sistema integrado los que se
presentan en el cuadro N 6
Cuadro N6: elementos integrados Normas ISO 9001:2008 y
17025:2005
ITEMS Normas ISO

ITEMS

9001:2008
4.2.3

Normas ISO
17025:2005

Control de

4.3

Control de Documentos

Documentos

4.3.1

Aprobacin y emisin de los

documentos

4.2.4

5.

4.3.2

Cambios a los documentos

Control de

4.13

Control de Registros

Registros

4.13.2

Registros Tcnicos

5.4.7

Control de Datos

5.10

Informe de los Resultados

4.15

Revisiones por la Direccin

4.4

Revisin de los pedidos, ofertas y

Revisin por la
Direccin

7.

Realizacin del
Producto

contratos

73

Continuacin del cuadro N6

7.2
Procesos
relacionados con
el cliente
7.2.2

Revisin de los

4.8

Quejas

4.6

Compra de servicios y suministros

4.14

Auditora interna

4.11.5

Auditoras adicionales

4.8

Control de trabajos de ensayos o de

requisitos
relacionados con
el producto
7.2.3

Comunicacin con
el cliente

7.4

Compras

7.4.2

Informacin de las
compras

7.4.3

Verificacin de los
productos
comprados

8.2.2

8.3

Auditora interna

Control del
producto no

calibraciones no conformes

conforme
8.5.2

Accin correctiva

4.11

Acciones correctivas

4.11.3

Seleccin e implementacin de las

acciones correctivas

4.11.4

Seguimiento de las acciones

correctivas.

8.5.3

Accin preventiva

4.12

Acciones preventivas

Fuente: Autores (2010)

74

Dando como resultado el instrumento denominado lista de chequeo

para el diagnostico integrado, que se presenta en el Apndice N 1.

A continuacin se presentan los resultados obtenidos a partir de la

aplicacin del instrumento:

Control de Documentos
Al evaluar el nivel de cumplimiento de control de documentos
correspondiente al apartado, 4 Requisitos de documentacin en la Norma
9001:2008 y apartado 4 Requisitos relativo a la gestin en la Norma
17025:2005 se aprecia el 100% de conformidad en los requisitos exigido
por ambas Normas y estructura actual( horizontal), sin embargo al medir
este resultado con la meta de obtener una estructura jerrquica
(piramidal), se determina que este requiere una mejora en cuanto a la
forma de controlarse los documentacin en la organizacin. Ver Grfico
N 1

Control de Documentos
100,0
80,0
%

60,0

100,0

40,0
20,0
0,0

0,0
% conformidad

% No conformidad

Grfico N 1. Control de documentos

Fuente: Autores (2010)

75

Control de registro
En cuanto al cumplimiento de la clusula N 4 de la Norma ISO
9001:2008 referida a requisitos de documentacin, la cual evala control
de registros, y registros tcnicos perteneciente a la Norma 17025:2005, la
cual se le integra a la forma de controlarse la documentacin del sistema;
se obtuvieron los siguientes resultados: un 50% de conformidad para los
requisitos exigidos por la integracin de ambas Normas, tal como se
muestra en el Grfico N 2.

Control de Registros

50,0
40,0
%

30,0

50,0

50,0

20,0
10,0
0,0
% conformidad

% No conformidad

Grfico N 2. Control de registros

Fuente: Autores (2010)
En resumen el 50% de no conformidad representa que se debe aadir
a control de registros los siguientes elementos:
Procedimiento para la identificacin, recoleccin, codificacin, acceso,
archivo, almacenamiento, mantenimiento y la disposicin de los
registros tcnicos.
Procedimiento para proteger y salvaguardar los registros almacenado
electrnicamente
Los controles para garantizar que se conservan, los registros de las
observaciones, los datos los registros de calibracin, los registro del

76

personal , copia de cada informe de ensayos o certificado de

calibracin emitido
Los controles para garantizar que los registros incluyan la identidad del
personal responsable del muestreo, de la realizacin de cada ensayo o
calibracin y de la verificacin de los resultados.
Los controles para garantizar que las observaciones, los datos y los
clculos no sean registrados en el momento de hacerlos

Control de datos
Control de datos pertenece a la Norma ISO 17025:2005, se obtuvo de
no conformidad 100% en el nivel de cumplimiento con los requisitos, tal
como se muestra en el Grfico N 3.

Control de Datos
100
80
60
%

100

40
20
0

0
% conformidad

% No conformidad

Grfico N 3. Control de datos

Fuente: Autores (2010)
Los hallazgos de no conformidad se definen de la siguiente manera:

No se verifican de manera sistemtica

los clculos y la

transferencia de los datos.

Ausencia de software desarrollado para La organizacin que

asegure

que

cuando

se

utiliza

computadoras

equipos
77

automatizados para captar, procesar, registrar, informar, almacenar

y recuperar los datos de los ensayos o de las calibraciones, el
usuario este documentado con el detalle suficiente y haya sido
validado.

Ausencia de procedimiento para proteger los datos

Informe de los resultados

Para informe de los resultados la lista arroj el siguiente resultado,
con respecto al porcentaje de requisitos de no conformidad un 100%,
tal como se aprecia en el Grfico N 4

Informe de los Resultados

100
80
60
%

100

40
20
0

0
% conformidad

% No conformidad

Grfico N 4. Informe de los resultados

Fuente: Autores (2010)
De acuerdo con los elementos exigidos, se tiene como resultado
de no conformidad:

Ausencia de procedimiento para la identificacin, recoleccin,

codificacin, acceso, archivo, almacenamiento, mantenimiento y la
disposicin de los informe de resultados.

Los resultados de cada ensayo, calibracin o serie de ensayos o

calibracin efectuados por el laboratorio, no son informadas de
forma exacta, clara y no ambigua y objetiva, de acuerdo con las
instrucciones especificas de los mtodos de ensayo o calibracin

78

No se realizan informe de ensayo o un certificado de calibracin los

resultados.

En los informes de ensayo o calibracin no se incluye toda la

informacin requerida por el cliente, y necesaria para la
interpretacin y el mtodo utilizado

La organizacin no registra ni identifica en un informe de ensayo.

por escrito las bases que respaldan opiniones e interpretaciones.

La presentacin por ausencia de informe como tal no tiene

capacidad para responder al tipo de ensayo o calibracin efectuado
lo puede acarrear una mala interpretacin o mal uso.

Ausencia de declaracin o una forma equivalente de redaccin que

indique las modificaciones de fondo a un informe de ensayo o
certificado de calibracin despus de su emisin.

En el caso; de la emisin de un nuevo informe no se identifica ni se

hace referencia al original que reemplaza el nuevo informe de
ensayo o certificado de calibracin.

Revisin por la direccin

Ahora bien en lo que respecta el apartado 5 de la Norma
responsabilidad por la direccin, se excluyen los elementos compromiso
de la direccin, enfoque al cliente, poltica en la calidad, planificacin y
responsabilidad, autoridad y comunicacin debido a que en la Norma ISO
17025:2005 solo se hace referencia a la revisin por la direccin por tanto
las brechas se identificaron respecto a este punto.

79

Revision por la Direccion

80,0

60,0
40,0

70,6

20,0

29,4

0,0
% conformidad

% No conformidad

Grfico N 5. Revisin por la direccin

Fuente: Autores. (2010)
En el Grfico N 5 de igual manera se observa un nivel de
cumplimiento de la Norma en cuanto a responsabilidad por la direccin,
evaluando el elemento de revisin por la direccin entre ambas Normas lo
que arroja un 70,6% conforme y 29,4% de no conformidad, obtenindose
lo siguiente:
Ausencia de

procedimiento predeterminado

para revisin de

actividades de ensayo o calibracin del laboratorio.

Revisin de los requisitos relacionados con el producto

En secuencia, y en consideracin de la clusula 7 realizacin del
producto se toman para el anlisis la revisin de los requisitos
relacionados con el producto
Dando como resultado un porcentaje de conformidad de 52,9 siendo el
valor restante 47,1% para las no conformidades dichos resultados se
aprecian en el Grfico N 6

80

Revision de los requisitos

relacionados con el producto
54,0
52,0
50,0
48,0
46,0
44,0

52,9
47,1
% conformidad

% No conformidad

Grfico N 6. Revisin de los requisitos relacionados con el producto

Fuente: Autores (2010)
En conclusin desglosando el porcentaje de no conformidad se
detallan que lo elementos a integrar para cerrar esta brecha son los
siguientes:

Debe desarrollarse un procedimiento para la revisin de los

pedidos, las ofertas y contratos que incluya los controles para
informar al cliente de cualquier desviacin del contrato y repita
el mismo proceso de revisin de contrato en caso de ser
modificado.

Debe conservarse los registros de las conversaciones con los

clientes relacionada con sus requisitos o resultado del trabajo

Debe conservarse los registros de las revisiones incluida todas

las modificaciones

Comunicacin con el cliente

En secuencia, y en consideracin de la clusula 7 realizacin del
producto se toman para la evaluacin, la comunicacin con el cliente
resultando un porcentaje de no conformidad de 100% este resultados se
aprecian en el Grfico N 7

81

100,0
80,0
60,0
%

100,0

40,0
20,0
0,0

0,0

% conformidad

% No conformidad

Grfico N 7. Comunicacin con el cliente

Fuente: Autores (2010)
En resumen el 100% de no conformidad se traduce en los elementos
que deben integrarse siendo estos:
Desarrollar validar e implementar procedimientos y polticas para la
resolucin de quejas.
Registro de quejas recibidas, investigaciones y acciones correctivas
Compras
En secuencia, y en consideracin de la clusula 7 realizacin del
producto se toman para la evaluacin, compras resultando un porcentaje
del conformidad de 55,6 % y el restante de 44,4% es de no conformidad,
este resultados se aprecian en el Grfico N 8

Compras

60,0
40,0
20,0

44,4

55,6

0,0
% conformidad

% No conformidad

Grfico N 8. Compras
Fuente: Autores. (2010)

82

En

verificacin de los productos comprados se tienen lo siguiente

elementos faltantes:
Procedimiento para compra de reactivos y materiales consumibles del
laboratorio.
Inspeccin de los suministros, reactivos y materiales comprados.
Registro de acciones para verificar el cumplimiento.
Auditoras internas
Continuado con la misma tendencia de las Grficos mostradas
anteriormente, el porcentaje de cumplimiento con lo que seala medicin,
anlisis y mejoras de la Norma ISO 9001:2008 se observa

en las

auditoras internas un porcentaje de conformidad del 80% y un 20% no

conforme, tal como se observa en el Grfico N 9

Auditorias Internas
80,0
70,0
60,0
50,0
40,0
30,0
20,0
10,0
0,0

80,0

20,0
% conformidad

% No conformidad

Grfico N 9. Auditoras internas

Fuente: Autores (2010)
En relacin al porcentaje de no conformidad se tiene que el elemento
faltante para la integracin es establecer los controles para las acciones
correctivas cuando los hallazgos de las auditorias pongan en duda la
eficacia de las operaciones y validez de los ensayos o calibraciones, as

83

como de notificacin a los clientes de las irregularidades que afecten los

resultados del laboratorio.

Control de producto no conforme

Continuado con la evaluacin del cumplimiento con lo que seala
medicin, anlisis y mejoras de la Norma ISO 9001:2008 y 17025:2005,
para este caso control de producto no conforme, se obtuvo un nivel de
conformidad de 71,4%, y no conformidad en los requisitos que se
exigen de 28,6% tal como se muestra en el Grfico N10

Control de producto no conforme

80,0
70,0
60,0
50,0
40,0
30,0
20,0
10,0
0,0

71,4
28,6

% conformidad

% No conformidad

Grfico N 10. Control de producto no conforme

Fuente: Autores. (2010)
Por lo siguiente, en los requisitos para el control de producto no
conforme se tiene que el porcentaje de no conformidad se debe a la
ausencia de:

La definicin de la poltica para implementar cuando su trabajo no

sea conforme con su propio procedimiento.

Procedimiento

para implementar cuando su trabajo no sea

conformes con sus propios procedimientos.

84

Procedimiento o poltica que aseguren que se evala la importancia

de trabajo no conforme.

La definicin de las polticas o procedimiento que aseguran que son

realizada la correcciones inmediatamente y se tomen decisiones
respecto de la aceptabilidad del trabajo no conforme
Acciones correctivas
Siguiendo la secuencia con acciones correctivas se observo en su
mayora el cumplimiento con los requisitos de la 17025:2005 con el 80%
de conformidad y un 20% de no conformidad. Ver Grfico N11

Acciones Correctivas
80,0
70,0
60,0
50,0
40,0
30,0
20,0
10,0
0,0

80,0

20,0
% conformidad

% No conformidad

Grfico N 11. Acciones Correctivas

Fuente: Autores (2010)
Se obtiene en consecuencia el resultado de este anlisis que:
No se encuentran definidas las polticas para implementar acciones
cuando se identifique un trabajo no conforme.
Inexistencia de auditoras adicionales.

85

Acciones preventivas
Continuando con medicin, mejora y anlisis, especficamente
acciones preventivas, al igual que las acciones correctivas cumplen en
su mayora con los requisitos en un 83,3% de conformidad y 16,7% de
no conformidad, tal como se observa en el Grfico N 12. A causa de
la inexistencia de procedimiento para la identificacin de mejoras
necesarias y la implementacin de acciones preventivas.

Acciones Preventivas
90,0
80,0
70,0

60,0
50,0
40,0

83,3

30,0
20,0
16,7

10,0
0,0
% conformidad

% No conformidad

Grfico N 12 Acciones Preventiva

Fuente: Autores (2010)

Sistema documental integrado de gestin de la calidad

Una vez finalizada la aplicacin del instrumento como lo fue la lista de
chequeo integrada por las Norma 9001:2008 y 17025:2005, se concluye
que el porcentaje de cumplimiento de las Normas integradas se encuentra
en 58,3% tal como se muestra en el Grfico N 13 en consideracin que
de los 172 requisitos exigidos, se cumple un total de 111 elementos que

86

representan conformidad con los requisitos Con respecto a los elementos

no conforme el porcentaje se encuentra 41,7% valor que se encuentra
alejado de la rata de cumplimiento de un 100% establecido en las Normas
aplicadas, determinando finalmente, la necesidad de tomar medida para
subsanar estas deficiencias para alcanzar el objetivo de sistema
documental integrado y en un futuro sirva como base para la acreditacin
del laboratorio.

Sistema Documental Integrado

60,0
50,0
40,0
30,0
20,0
10,0
0,0

58,3
41,7

% conformidad

% No conformidad

Grfico N 13. Sistema documental integrado

Fuente: Autores (2010)
Se debe destacar que estos resultados fueron de relevante utilidad
para la determinacin de los elementos constitutivo del plan estratgicos,
ya que permitieron identificar las reas en donde se requera la toma de
decisiones y la ejecucin de una actividad.
En otro orden de idea es importante destacar que la empresa
PURAMIN C.A no tiene definida: la lnea de servicio ni documentado los
macroprocesos, procesos y subprocesos asociado, por lo tanto no se
encuentra definido un mapa de proceso donde se refleje la interaccin
entre estos.

87

88

CAPTULO V
PROPUESTA

Este captulo comprende la conceptualizacin del Sistema,

Integrado por; lnea de servicio, estructura Documental, documentacin
de los procesos que conforman la cadena principal de la empresa, as
como las estrategias y desarrollo del plan estratgico para la migracin
del Sistema Integrado de la Calidad.

Conceptualizacin del Sistema de Documental Integrado de Gestin

de la Calidad para la empresa PURAMIN C.A.
Para la conceptualizacin del Sistema Documental Integrado se
determino, la lnea de negocio, diagrama PEPSC, diseo del mapa de
procesos, en consecuencia la caracterizacin de procesos y definicin de
estructura Documental, a fin de establecer una relacin coherente y
entendible que permita comprender y visualizar de forma sistemtica y de
procesos

los elementos que comprende el

Sistema Documental

Integrado Gestin de Calidad de la empresa PURAMIN C.A.

Determinacin de lnea de negocio de la organizacin:

Para la determinacin de la lnea de servicio se prest especial

atencin a los procesos y subprocesos cuya ejecucin crean y dan valor
al negocio, para lo cual se emple la observacin directa no participativa
de las diferentes actividades productivas y permiti identificar la lnea de
negocio a saber: Comercializacin

mezcla y almacenamiento de

aceites lubricantes y dielectrico, en la Figura N 3 se muestra la lnea

de negocios.

89

Cliente

Venta

Planificacin
del
producto

Realizacin
del producto

Almacenamiento
del
producto

Despacho

Cliente

Comercializacion mezcla y almacenamiento de aceites lubricantes y dielectrico

Figura N 3 Lnea de negocio de la empresa PURAMIN C.A.

Una vez identificada la lnea de negocio de la organizacin se procedi

a elaborar el diagrama PEPSC el cual permiti identificar los Proveedores,
Insumos, Clientes y Productos, elementos de vital importancia para una
mejor compresin de los procesos, lo que es clave para el desarrollo de la
propuesta.

Para la elaboracin del diagrama se consider la informacin recabada

en la revisin Documental que se aplic, as mismo; se cont con los
datos obtenidos de las entrevistas no estructuradas

realizadas al

personal y con las observaciones directas del tipo no participativas de los

diferentes procesos, como resultado se obtuvo el diagrama PEPSC de la
empresa PURAMIN C.A El cual se muestra en la Figura N 4

90

P
P
R
O

PDVSA

V
E
E
D
O
R

VASSA

E Solicitud de
N Materiales
qumicos
T para la
R mezcla y
envasado de
A aceite
D dielctrico y
aceite
A lubricante

Mezcla y
envasado de
R aceite
O lubricantes
y
C dielctricos
P

S Aceite

A s
L

LB

lubricante

Aceites
dielctrico
D s

Figura N 4 DiagramaO PEPSC

S

Envasado
S s.

ULTRALU

I
E

BETAPETR
OL

N
T CLIENTES

OCACION

E ALES
S

Figura N 4 Diagrama PEPSC

En consecuencia y luego de haber definido dentro de este marco los
procesos de la empresa en la lnea de servicio la cual define los procesos
vitales as como el diagrama PEPSC, se dise el mapa general de
procesos tal y como se muestra en la Figura N 5. Est conformado por
actividades o procesos primarios como, venta y mercadeo, planificacin,
realizacin del producto, almacenamiento del producto terminado y
despacho, As mismo las actividades de apoyo son aquellas tales como
Gestin de Infraestructura, Gestin del Talento Humano, Gestin
Administrativa, Gestin de la Calidad, y procesos estratgicos como
planificacin, evaluacin y control.

91

MAPA DE PROCESOS PROPUESTO PURAMIN C.A

Figura N5. Mapa de procesos de PURAMIN C.A

Fuente: Autores (2010)
92

Caracterizacin de los procesos operacionales de la empresa.

La caracterizacin permiti conocer a travs de la observacin directa

y la conduccin de entrevistas no estructuradas, los subprocesos
asociados a los macroprocesos, procesos de apoyo y estratgicos Esto
ltimo, con el fin de identificar la interaccin entre estos, resultando 10
macroprocesos caracterizados integrado de la manera siguiente: venta,
planificacin, produccin, almacenamiento y despacho como procesos
claves, procesos de apoyo tales como gestin de infraestructura gestin
del talento humano, gestin de ambiente de trabajo, gestin de la calidad
y control y seguimiento del producto, a fin de dar luces en cuanto a la
vinculacin de la documentacin utilizada en la organizacin y poder
realizar la trazabilidad en la misma, siendo esto elemento integrante de
gran aporte para la conceptualizacin de Sistema Documental Integrado
de Gestin de la Calidad. Ver Apndice N 2

Definicin de estructura Documental

Para la conceptualizacin de la estructura Documental se tom como

fundamento la estructura jerrquica, mostrada en la Figura N 6, la cual
indica los niveles de documentacin constituida de la siguiente forma: en
el primer nivel (nivel superior) se ubica el manual de Gestin de la
Calidad, el cual describe como la empresa PURAMIN C.A

da

cumplimiento a los requisitos de la norma as como objetivos planes y

programas. En el segundo nivel (nivel medio) se definen los procesos y
procedimientos organizacionales llevados a cabo por la empresa y las
responsabilidades de cada uno de los integrantes de la empresa, en el
tercer nivel (nivel inferior) se encuentran los instructivos los cuales
describen los detalles tcnicos sobre cmo hacer el trabajo. Y en el ltimo
nivel los registros, los cuales representan la evidencia objetiva del
Sistema Documental Integrado de Gestin de la Calidad

93

Nivel
Manual de Gestin de la Calidad

Procesos, procedimientos

Instrucciones de trabajo

Registros

Figura N 6. Niveles de documentacin del Sistema.

Fuente: Propia
Desarrollo de los procedimientos maestros y estndares Documental
El desarrollo de los documentos del Sistema Documental Integrado
se logr mediante la recopilacin Documental y considerando la
estructura de conformacin del sistema, la cual es piramidal, se efectu
una comparacin entre los requisitos de las Normas ISO 9001:2008 y
17025 y, los procedimientos existentes, para posteriormente definir un
procedimiento maestro, denominado normalizacin de los documentos del
Sistema de Gestin en donde se establecen los lineamientos bajo los
cuales se regirn todos los documentos generados por el sistema. El
mismo se muestra en el Apndice N 4.

En este mismo orden de ideas se desarrollaron los procedimientos de

control de documentos ver Apndice N 5 ,bajo las premisas de que este
debe cumplir con la forma del nuevo Sistema Documental Integrado de
Gestin de la Calidad ajustado a los requisitos de las Normas aplicadas,
as mismo, se elabor el procedimiento de control de registros ver
Apndice N 6, y de control de registros tcnicos ver Apndice N 7,

94

generados por el laboratorio cumpliendo con los lineamientos que exige la

norma ISO 17025:2005 aplicados a la organizacin.

Los procedimientos desarrollados se validaron con la coordinara de

aseguramiento de la Calidad y el representante del proyecto de
acreditacin del laboratorio, certificados por conocimiento y experticia en
el rea.
Los documentos desarrollados para el sistema Documental Integrado se
presentan en el Cuadro N7 son los siguientes:
Cuadro N7. Resumen de la documentacin del SGI.
Documentacin del Sistema Integrado
de Gestin de la Calidad
Caracterizacin de los procesos
de PURAMIN C.A

Ver Apndice 2

Procedimiento para la
normalizacin de los
documentos del SGI

Ver Apndice 3

Procedimiento para la
elaboracin y control de los
documentos.

Ver Apndice 4

Procedimiento para elaboracin y

control de registro

Ver Apndice 5

Procedimiento para el control de

registros tcnicos

Ver Apndice 6

rbol de codificacin para la

documentacin

Ver figura 7

Leyenda de codificacin

Ver Apndice 7

Fuente: Autores (2010)

95

96

Una vez definidos los procedimientos maestros y ya declarados en

ellos la forma de codificar los documentos se procedi a ubicar la
documentacin actual, mediante el listado de documentos en el cual se
encuentran todos los procedimientos, instrucciones, planes, programas,
registros manuales entre otros, por lo que se elabor un diagrama de
rbol ver Figura N7 (codificacin de la documentacin) y Apndice N 8
(leyenda de rbol para la codificacin) donde se presenta la codificacin
de los documentos y la vinculacin desde el inicio del proceso hasta la
salida garantizando la trazabilidad y orden en los documentos para su
posterior migracin, dando como resultado:

123 procedimientos, 9

planes, 2 instrucciones de trabajo, 4 pautas de control, y 121 registros,

para un total de 259 documentos codificados 10 macroprocesos y 26
subprocesos.

Estrategias para la migracin del Sistema Documental Integrado

Para determinar cules seran las lneas estratgicas a seguir para el

cumplimiento e implementacin del Plan Estratgico propuesto, se
procedi mediante el uso del Focus Group, a travs de la tcnica de
tormenta de ideas, siempre con la base conceptual que estos elementos
de anlisis deberan estar enfocados y en lnea con el objeto de la
discusin en, el Sistema Documental Integrado de Gestin de Calidad.
As pues, se fueron plasmando las apreciaciones, las cuales, a medida
que se iban exponiendo, deban ser avaladas por el resto del grupo,
obtenindose como resultado final las estrategias siguientes en orden
prelatorio:

1. Consolidar una estructura administrativa para el desarrollo,

implementacin y control de un Sistema Documental Integrado de
Gestin de la Calidad ajustado a las Normas aplicadas

97

2. Desarrollar programas de capacitacin en cuanto a la Gestin

Integrada de la Calidad.

3. Desarrollar, elaborar y validar la documentacin integrada tomando

como referencia los requisitos de las Norma ISO 9001:2008 y
17025:2005

As mismo se definieron los objetivos necesarios para el diseo e

implantacin del Sistema Documental Integrado de Gestin de
Calidad. Una vez obtenida la informacin, estos fueron planteados
para la discusin y determinacin de los objetivos comunes a cada
rea y que generalizan los objetivos para materializar la
implementacin del Sistema de Gestin de Calidad. Por tanto se
determinaron los siguientes objetivos:

Incrementar el compromiso de la alta direccin con la implantacin

de un Sistema Documental Integrado de Gestin de Calidad.

Continuar y consolidar la documentacin de procesos.

Instruir al personal en cuanto a lo que un Sistema Integrado

Gestin de Calidad se refiere.

Determinar cules seran los procedimientos y/o formularios para el

control y evaluacin del Sistema Integrado de Gestin de Calidad.

Designar una persona en cada dependencia dedicada al control y

evaluacin de los procesos de Calidad.

Los resultados obtenidos, son producto del conocimiento y experticia

de los jefes de departamentos y divisin de PURAMIN C.A involucrados
directamente en el eje central de los procesos (macroprocesos) de la
lnea de produccin, los cuales, bajo el conocimiento previo de las
deficiencias de sus reas en cuanto a los requisitos de las Normas, y el fin
posterior que se persigue con la presente investigacin, aportaron luces
98

claras acerca de las herramientas a ser empleadas para abordar el

problema y la forma de hacer uso de estas; que no es ms que las
estrategias a ser planteadas en el Plan propuesto y la manera de
materializarlas.

Plan estratgico para la migracin del Sistema Documental ajustado

a las Normas ISO 9001:2008 y 17025:2005 para la empresa PURAMIN
C.A
Los lineamientos estratgicos que se presentan se construyeron a partir
de la revisin y fundamentacin terica del estudio, del diagnstico
realizado a travs de aplicacin de lista de chequeo, caracterizacin de
los procesos de la empresa; tcnicas de Grupo Focal, entrevistas no
estructuradas y tormentas de ideas.

Como primer paso se determinaron los elementos que deben conformar el

Plan Estratgico propuesto en la investigacin, se procede a presentar en
estructura y contenido del Plan en s. En este se plasman las directrices u
orientaciones que en este caso se dan para corregir las observaciones u
omisiones en cuanto a la integracin de los requisitos de la Normas ISO
9001:2008 y 17025:2005, en cada una de sus clusulas con el fin de
mejorar y consolidar un Sistema Documental Integrado de Gestin de
Calidad en la empresa PURAMIN C.A
Determinacin de la Misin.

Es as como, se procedi inicialmente a presentar la informacin antes

mencionada, y en funcin a esta y al marco filosfico mediante el cual se
organiza y funciona la empresa, se actu de forma primera a identificar la
Misin que debe guiar el Plan Estratgico, para la cual se consideraron
aquellos elementos contenidos en la Misin vigente de la empresa que

99

guardan relacin con la propuesta de investigacin, resaltndose los

siguientes elementos:
Producir comercializar y prestar servicio de mezcla, envasado,
logstica y almacenamiento, de especialidades del petrleo y
qumicos

en

general,

desarrollar

nuevos

negocios;

manteniendo precios competitivos para llegar a ser una de las

principales

empresas

proveedoras

de

estos

servicios,

reconocida por la Calidad de sus productos, teniendo

siempre como norte la satisfaccin de nuestros clientes,
trabajadores y accionistas, apegada a los principios ticos
establecidos

por

la

empresa,

aplicando

practicas

de

proteccin integral y de cuidado del medio ambiente, y con el

apoyo de un personal comprometido al logro de los
objetivos de la organizacin.

Una vez observado estos elementos y discutido la estructura de la Misin

se concluy en la siguiente:

Establecer un Sistema de Gestin de Calidad Integrado en

PURAMIN C.A a travs del desarrollo e implementacin del los
requisitos exigidos por las

Normas ISO

9001:2008

17025:2005, mediante la integracin y uso eficiente de los

recursos fsicos, financieros y humanos, a fin de cumplir los
estndares de Calidad establecidos en las Normas.

Determinacin de la Visin.
En segunda instancia, y continuando con el desarrollo del marco filosfico
del Plan, se discuti acerca de la estructura de la Visin que debe
perseguir el Plan Estratgico. En consecuencia y como resultado de la
discusin y consenso se obtuvo:

100

Ser una empresa lder en la produccin comercializacin y

mezcla de especialidades del petrleo y qumicos generales,
certificados y con un laboratorio acreditado bajo estndares de
Calidad nacional e internacional y reconocida por la Calidad de
sus productos.
Determinacin de los Factores Claves de xito.
A continuacin, se construy una matriz de evaluacin (Apndice N 3), a
fin de determinar los factores claves de xito para el Plan.

En dicha

matriz, cada uno de los integrantes del Grupo Focal identific los cinco
factores que este consideraba de importancia para el xito del Plan,
obtenindose la siguiente valoracin.
Cuadro N 8. Evaluacin de factores Clave de xito.
Factor Clave a Evaluar

Puntos

Capital humano

Conocer y satisfacer las necesidades del cliente

Promocin de la Calidad

Pensamiento estratgico

Compromiso del trabajador

Liderazgo en la direccin

Mantenimiento de una infraestructura tecnolgica

adecuada

Control de Gestin

Capacitacin continua

Innovacin

Competencia tcnica.

Mejorar continuamente los procesos

Fuente: Autores (2010)

Una vez terminada la seleccin se efectu una revisin en el cuadro
N8, donde se aprecian los valores obtenidos por cada factor y en

101

consecuencia, se decidi de manera conjunta, adoptar para el Plan

aquellos factores que obtuvieron una ponderacin por encima de 5 puntos
ya que se us una escala no mayor a 8 puntos ni menor a 5. De esta
manera se establecieron como factores claves de xito para Plan
estratgico propuesto los siguientes:
Conocer y satisfacer las necesidades del cliente
Promocin de la Calidad
Liderazgo en la direccin
Mantenimiento de una infraestructura tecnolgica adecuada
Control de Gestin
Capacitacin continua
Compromiso del trabajador
Competencia tcnica.
Pensamiento estratgico
Innovacin
Determinacin del Objetivo Estratgico General del Plan

En secuencia y para determinar el Objetivo Estratgico del Plan, se

desarrollo la tcnica de tormentas de ideas, de la cual se fue definiendo y
puntualizando

cual

sera

el

Objetivo

Estratgico

del

Plan.

En

consecuencia y luego de la discusin y consenso del Grupo se determin

el siguiente Objetivo:

Disear un Sistema de Gestin de la Calidad Integrado,

que permita satisfacer las expectativas del cliente en
armona con el entorno, cumpliendo las exigencias de las
Normas ISO 9001:2008 y 17025:2005.
Una vez cumplidos los procedimientos metodolgicos que conllevaron
a determinar los elementos que deben conformar el Plan Estratgico

102

propuesto en la investigacin se presenta la estructura del Plan integrada

por: Fundamentacin o Propsito, Misin, Visin, Factores Claves de
xito, Objetivo Estratgico, y como valor agregado a lo que debe ser un
Plan Estratgico, un Plan de Operativo ver cuadro N9 para la
consolidacin del Sistema Documental Integrado de Gestin de Calidad
ajustado a las Normas ISO 9001:2008 y 17025:2005 as mismo se plasma
en un diagrama de Gantt ver Grfico N 14 las actividades en funcin del
tiempo establecidas en este.

Propsito

Presentar lineamientos estratgicos que permitan a la empresa

PURAMIN C.A cumplir con los requisitos exigidos por la Norma que lo
certifica ISO 9001:2008 e integrarse a la norma ISO 17025:2005 para
acreditarse, con el fin de establecer un Sistema Documental Integrado de
Gestin de Calidad en la lnea de produccin de la empresa.

Misin

Establecer un Sistema Documental Integrado de Gestin de

Calidad en PURAMIN C.A a travs del desarrollo e
implementacin del los requisitos exigidos por las Normas ISO
9001:2008 y 17025:2005, mediante la integracin y uso
eficiente de los recursos fsicos, financieros y humanos, a fin
de cumplir los estndares de Calidad establecidos en las
Normas.

103

Visin

Ser una empresa lder en la produccin comercializacin y

mezcla de especialidades del petrleo y qumicos generales,
certificados y con un laboratorio acreditado bajo estndares de
Calidad nacional e internacional y reconocida por la Calidad de
sus productos.

Factores claves de xito

Conocer y satisfacer las necesidades del cliente
Promocin de la Calidad
Liderazgo en la direccin
Mantenimiento de una infraestructura tecnolgica adecuada
Control de Gestin
Capacitacin continua
Compromiso del trabajador
Competencia tcnica.
Pensamiento estratgico
Innovacin
Objetivo estratgico

Disear un Sistema Documental Integrado de Gestin de la

Calidad, que permita satisfacer las expectativas del cliente en
armona con el entorno, cumpliendo las exigencias de las
Normas ISO 9001:2008 y 17025:2005.

104

Lineamientos estratgicos
Consolidar una estructura administrativa para el desarrollo,
implementacin y control de un Sistema Documental Integrado
de Gestin de la Calidad ajustado a las Normas aplicadas
Desarrollar programas de capacitacin en cuanto a la Gestin
Integrada de la Calidad.
Desarrollar, elaborar y validar la documentacin integrada
tomando como referencia los requisitos de las Norma ISO
9001:2008 y 17025:2005

105

Cuadro N9 Plan Estratgico

Plan Estratgico

Sistema Documental Integrado ajustado a las Normas

ISO 9001:2008 y 17025:2005

Estrategia 1

Consolidar una estructura administrativa para el

desarrollo, implementacin y control de un Sistema
Documental Integrado de Gestin de la Calidad para la
empresa PURAMIN C.A

Supervisor

Coordinadora de aseguramiento de Calidad PURAMIN

C.A
Tiempo

Tarea o actividad

de

Meta

Responsable

Recursos

ejecucin
Estudiar,

Conformacin

determinar y crear

de un equipo

un equipo

para el

multidisciplinario

1 semana

desarrollo e

para el desarrollo e

implementacin

implementacin del

del SDI en

SDI

PURAMIN.

Determinar las

a cumplir por la
estructura para el
SDI

Alta direccin

PURAMIN
C.A

Contar con un

Personal

miembro en la

PURAMIN

alta direccin

C.A

con

funciones y
responsabilidades

Personal

1
semana

responsabilidad
y autoridad para

Alta direccin

los procesos de
Gestin
Documental
integrada de
Calidad.

106

Continuacin del Cuadro N9.

Plan Estratgico
Estrategia 2
Supervisor

Tarea o actividad

Sistema Documental Integrado ajustado a las Normas

ISO 9001:2008 y 17025:2005
Desarrollar programas de capacitacin en cuanto a la
Gestin de la Calidad.
Coordinadora de aseguramiento de Calidad PURAMIN
C.A
Tiempo de
ejecucin

Conocer los

Determinar los

requerimientos

requerimientos y
niveles de

Meta

2 semanas

competencia para la
capacitacin

para la
capacitacin

programas de

6 semanas

capacitacin

capacitacin en
cuanto a la

Calidad

promocin constante
de la documentacin
integrada de Gestin

Gerencia de

Humano

Integrado de

un programa de

Calidad

del sistema

Sistema

Inculcar y

Disear e implementar

Gestin de

Recursos

cuanto al

mantener una
Ejecucin

conciencia de la

peridica

Calidad en el

Personal
PURAMIN
C.A

Gerencia de

documentacin

PURAMIN en
8 semanas

Gerencia de

humanos

personal de

de capacitacin

Calidad

competencias

Instruir al

Aplicar los programas

Gestin de

Recursos

programas de

Recursos

Gerencia de

segn las

Establecer
Disear y elaborar los

Responsable

Personal
PURAMIN
C.A

Gerencia de
Gestin de
Calidad
Gerencia de
Recursos

Personal
PURAMIN
C.A

Humano
Gerencia de
Gestin de
Calidad
Gerencia de

personal de

Recursos

PURAMIN C.A

Humano

Personal
PURAMIN
C.A

107

Continuacin del Cuadro N 9

Plan Estratgico

Sistema Documental Integrado ajustado a las Normas

ISO 9001:2008 y 17025:2005

Estrategia 3

Desarrollar, elaborar y validar la documentacin

integrada exigida por la Normas ISO 9001:2008 y
17025:2005 para el Sistema Documental Integrado de
Gestin de Calidad.

Supervisor

Coordinadora de aseguramiento de Calidad PURAMIN

C.A
Tiempo

Tarea o actividad

de

Meta

Responsable

Recursos

ejecucin
Desarrollar

Determinar un

validar e

procedimiento

implementar los

que permita el

procedimientos
para la

4
semanas

control y
proteccin de

generacin y

los datos

proteccin de

generados en

control de datos

el laboratorio

Desarrollar
validar e
implementar un
procedimiento
para la
elaboracin y
presentacin de
los informes de
resultados

4
semanas

Jefe de divisin
de Laboratorio
de control de

Personal

Calidad

PURAMIN

Gerencia,

C.A

General,
Aseguramiento
de la Calidad

Determinar un

Jefe de divisin

procedimiento

de Laboratorio

que permita

de control de

normalizar la

Calidad,

elaboracin de

Gerencia

los informes

General,

emitidos por el
laboratorio.

Personal
PURAMIN
C.A

Aseguramiento
de la Calidad

108

Continuacin del Cuadro N 9

Plan Estratgico

Sistema Documental Integrado ajustado a las Normas

ISO 9001:2008 y 17025:2005

Estrategia 3

Desarrollar, elaborar y validar la documentacin

integrada exigida por la Normas ISO 9001:2008 y
17025:2005 para el Sistema Documental de Gestin de
Calidad.

Supervisor

Coordinadora de aseguramiento de Calidad PURAMIN

C.A
Tiempo

Tarea o actividad

de

Meta

Responsable

Recursos

ejecucin
Actualizar e incluir

Jefe de divisin

las actividades de
ensayo y
calibracin del
laboratorio en el

2 semanas

procedimiento
para la revisin

Integrar la

de Laboratorio

calibracin y

de control de

ensayos del

Calidad,

laboratorio. en

Gerencia

la revisin por

General,

la direccin

por la direccin

Personal
PURAMIN
C.A

Aseguramiento
de la Calidad

Actualizar e incluir
la resolucin de
quejas en el

Determinar un

procedimiento de

procedimiento

atencin de

Integrado que

reclamos del

permita la

cliente y registrar

2 semanas

resolucin de

las quejas

quejas y

recibidas

registros de la

acciones

misma.

Gerencia
comercial

Gerencia

Personal

General

PURAMIN
C.A

Aseguramiento
de la Calidad

correctivas e
investigaciones

109

Continuacin del Cuadro N 9

Plan Estratgico
Estrategia 3

Supervisor

Tarea o actividad

Actualizar e incluir
la inspeccin de
los suministros
reactivos y
materiales y en
integrar la
compras de los
mismo en el
procedimiento
general de
compras
Actualizar e incluir
en el
procedimiento de
acciones
correctivas y
preventivas las
acciones
correctivas de las
auditorias cuando
pongan en duda la
eficacia de las
operaciones y los
ensayos o
calibracin y
notificar al cliente
de las
irregularidades

Sistema Documental Integrado ajustado a las Normas

ISO 9001:2008 y 17025:2005
Desarrollar, elaborar y validar la documentacin
integrada exigida por la Normas ISO 9001:2008 y
17025:2005 para el Sistema Documental Integrado de
Gestin de Calidad.
Coordinadora de aseguramiento de Calidad PURAMIN
C.A
Tiempo
de
Meta
Responsable
Recursos
ejecucin
Jefe de
Integrar en el
divisin
procedimiento
Compras,
de compras los
2
semanas

lineamientos
de inspeccin
y compras de
los materiales
utilizados en
laboratorio.

Gerencia
General,

Personal
PURAMIN
C.A

Aseguramiento
de la Calidad

Integrar en el
procedimiento
de acciones
correctivas
2
semanas

Las acciones
cuando se
ponga en duda

Aseguramiento
de la Calidad
Personal
Gerencia

PURAMIN

general

C.A

la eficacia de
sus
operaciones.

110

Continuacin del Cuadro N 9

Plan Estratgico

Sistema Documental Integrado ajustado a las Normas

ISO 9001:2008 y 17025:2005

Estrategia 3

Desarrollar, elaborar y validar la documentacin

integrada exigida por la Normas ISO 9001:2008 y
17025:2005 para el Sistema Documental Integrado de
Gestin de Calidad.

Supervisor

Coordinadora de aseguramiento de Calidad PURAMIN

C.A

Tarea o
actividad

Tiempo
de

Meta

Responsable

Recursos

ejecucin

Desarrollar
validar e
implementar
procedimiento de

Determinar un

control de

procedimiento y

producto no
conforme cuando
su trabajo no sea
conforme con su
propio
procedimiento e
incluir polticas en
cuanto a su
importancia de
trabajo no
conforme y las
acciones
implementadas la

polticas que

Jefe de divisin

establezcan

de Laboratorio

los

de control de

lineamientos

Calidad

para el control

semanas

de producto no

Aseguramiento

conforme

de la Calidad

Personal
PURAMIN
C.A

cuando su
trabajo no sea

Gerencia

acorde con

General

propios
procedimientos.

las correcciones y
aceptabilidad del
trabajo

111

Continuacin del Cuadro N 9

Plan Estratgico

Sistema Documental Integrado ajustado a las Normas

ISO 9001:2008 y 17025:2005

Estrategia 3

Desarrollar, elaborar y validar la documentacin

integrada exigida por la Normas ISO 9001:2008 y
17025:2005 para el Sistema Documental Integrado de
Gestin de Calidad.

Supervisor

Coordinadora de aseguramiento de Calidad PURAMIN

C.A

Tarea o

Tiempo
Meta

Responsable

polticas de

Determinar un

Jefe de divisin

acciones

procedimiento

de laboratorio

correctivas a

que integre las

de control de

implementar e

polticas y

Calidad

actividad

de

Recursos

ejecucin

Definir las

incluirlas en el
procedimiento de

2
semanas

acciones
correctivas en

Aseguramiento

trabajo no

el

de la Calidad

conforme cuando

procedimiento

se identifique el

de trabajo no

Gerencia

antes

conforme

General

Personal
PURAMIN
C.A

mencionado.
Determinar un

Actualizar e incluir

procedimiento,

auditoras
adicionales en el
procedimiento,
plan y programas
de auditoras,

2
semanas

plan y
programas
que integre
auditorias
adicionales

Jefe de divisin
de Laboratorio
de control de
Calidad
Aseguramiento
de la Calidad

Personal
PURAMIN
C.A

Gerencia
General

Fuente: Autores (2010)

112

CONCLUSIONES

El

diagnstico de la situacin actual del Sistema Documental

implantado en PURAMIN. C.A; arroj que la organizacin cumple con los

requisitos exigidos en la Norma 9001:2008 en un 58,3%, siendo el valor
restante de 41.7% para los elementos no conforme en la Norma ISO
17025:2005; Por lo cual fue necesario
diseo del plan de migracin

definir las estrategias para el

del Sistema Documental

Integrado de

Gestin de la Calidad
La conceptualizacin del sistema documental integrado de gestin de
la calidad comprendi el desarrollo de: la

lnea de negocio a saber:

comercializacin mezcla y almacenamiento de aceites lubricantes y

dielctricos, diagrama PEPSC y mapa de procesos donde se muestra de
manera globalizada las actividades que intervienen en el desarrollo de la
misma, se identificaron y describieron en la caracterizacion 10
macroprocesos y los subprocesos asociados.
Para el desarrollo

de los procedimientos, se utiliz como base los

existentes en la organizacin y las necesidades establecidas en las

Normas para su integracin, en los cuales se ajustaron agregndoles los
elementos faltantes, por tanto se elaboraron 4 procedimientos integrados
de la manera siguiente:

Procedimiento para la elaboracin y control de documentos

Procedimiento para la elaboracin y control de los registros

Procedimiento para la elaboracin y control registros tcnicos

Procedimientos para la normalizacin de los documentos generados

por el sistema

Se codific y vincul toda la documentacin actual de la organizacin,

por lo que se elabor un diagrama de rbol, constituido por 259
documentos codificados, integrado de la manera siguiente: 123
procedimientos, 9 planes, 2 instrucciones de trabajo, 4 pautas de control,

113

y 121 registros, 10 macroprocesos y 26 subprocesos, con la finalidad de

garantizar la trazabilidad en la documentacin y la adecuacin a la
estructura propuesta para su posterior migracin.

Las estrategias definidas son las siguientes:

Consolidar una estructura administrativa para el desarrollo,

implementacin y control de un Sistema Documental Integrado de
Gestin de la Calidad ajustado a las Normas aplicadas

Desarrollar programas de capacitacin en cuanto a la Gestin de la

Calidad.

Desarrollar, elaborar y validar la documentacin integrada tomando

como referencia los requisitos de las Norma ISO 9001:2008 y
17025:2005

El Plan Estratgico para la migracin del Sistema Documental

Integrado Gestin de la Calidad de la empresa PURAMIN C.A,
comprendi el desarrollo de misin, visin y determinacin factores claves
objetivo y actividades del Plan Estratgico, lo que permite la
materializacin del Sistema Documental Integrado Gestin de Calidad
orientado a atacar las deficiencias encontradas en el cumplimiento de los
requisitos de las Normas ISO 9001:2008 y 17025.

114

RECOMENDACIONES

La alta gerencia debe asumir el compromiso de la implementacin

del Sistema Documental Integrado de Gestin de Calidad.

Validar e implementar el mapa de procesos propuesto

Validar e implementar la caracterizacin de procesos propuesta

Velar por la operacionalizacin efectiva de la estructura propuesta

la cual se ajusta a la realidad actual de la organizacin.

Codificar la documentacin existente a la forma propuesta

Declarar e implementar la estructura propuesta en el diagrama de

rbol para mantener la trazabilidad y orden en los documentos que
se generen en la organizacin.

Establecer

programas

de

adiestramiento,

formacin

sensibilizacin en relacin a los sistemas Integrados de Gestin de

Calidad y aplicacin de la norma 17025:2005.

Se estudie y considere el Plan Estratgico propuesto en la

investigacin, para su aplicacin y puesta en prctica en busca de
la materializacin de la consolidacin de un Sistema Documental
Integrado Gestin de Calidad.

115

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ISO 10013:2002 Directrices para la Documentacin de Sistemas de
Gestin de la Calidad
ISO

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Requisitos

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para

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de Gestin Integrado para una empresa de produccin Derivados del
Ctricos Universidad Francisco de Miranda.

118

119

REQUISITOS DE DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

CONTROL DE DOCUMENTOS
Existe Control de los documentos requeridos por el SGC
Procedimiento para controlar la aprobacin y control de documentos antes de su emisin
Procedimiento que defina los controles para revisar ,actualizar y aprobarlos nuevamente
Procedimiento que defina los controles necesarios para asegurar que se identifican los cambios
Procedimiento que defina los controles para los cambios y el estado de revisin vigente de los documentos
Procedimiento que defina los controles para asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables
estn disponible
Procedimiento que defina los controles para asegurarse que los documentos permanecen legibles e identificables.
Procedimiento que defina los controles para asegurarse que los documentos de origen externo se identifican y
controlan
Procedimiento que defina los controles para prevenir el uso de los documentos obsoletos
Lista maestra o procedimiento equivalente de control de la documentacin
Los Procedimientos aseguran que los documentos sean examinados peridicamente
Los documentos del SGC generados por el laboratorio son identificados unvocamente
Los cambios a los documentos son revisado y aprobado por la misma funcin que realizo la revisin original
Identifican texto modificado o nuevo en el documento o en los anexos apropiado
El control de los documentos del laboratorio permite modificar los documentos a mano
CONTROL DE REGRISTROS
Se controla los registros que proporciona evidencian de la conformidad
Procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, almacenamiento,
proteccin, recuperacin, retencin y la disposicin de los registros
Registros permanecen legibles, identificable y recuperable
Los registros incluyen informes de auditoria, revisiones por la direccin, acciones correctivas y preventivas
Todos los registros estn conservados en sitio seguro y confidencialidad
Procedimiento para proteger, salvaguardar, prevenir el acceso no autorizado o la modificacin de los registros
almacenados electrnicamente
REGISTRO TCNICOS
Procedimiento para la identificacin, recoleccin, codificacin, acceso, archivo, almacenamiento, mantenimiento y la

C NC NORMA
x
x
x
x
x
x

9001
9001
9001
9001
9001
9001

9001

x
x
x
x
x
x
x
x

9001
9001
17025
17025
17025
17025
17025
17025

x
x

9001
9001

x
x
x
x

9001
17025
17025
17025

17025

120

disposicin de los registros tcnicos.

La organizacin conserva, los registros de las observaciones originales.
La organizacin conserva, los registros de los datos derivados
La organizacin conserva, los registros de calibracin
La organizacin conserva, los registro del personal
La organizacin conserva, copia de cada informe de ensayos o certificado de calibracin emitido
Los registros contienen informacin que identifique cuando sea posible, la identificacin de factores que afectan a la incerti
dumbre y permita que el ensayo o la calibracin sea repetido bajo condiciones cercanas a las originales
Los registros incluye la identidad del personal responsable del muestreo , de la realizacin de cada ensayo
o calibracin y de la verificacin de los resultados.
Las observaciones, los datos y los clculos son registrados en el momento de hacerlos
Los errores son tachados no borrados ni eliminados ni hecho ilegible, el valor correcto debe colocarse al margen
Todas las correcciones deben ser firmadas por la persona que hace la misma.
REQUISITOS DE DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
CONTROL DE LOS DATOS
Los clculos y la transferencia de los datos se verifican de forma adecuada lleven a cabo de manera sistemtica
La organizacin asegura que cuando se utiliza computadoras o equipos automatizados para captar, procesar,
registrar, informar, almacenar y recuperar los datos de los ensayos o de las calibraciones, el software desarrollado por el
Procedimiento para proteger los datos, tales deben incluir pero no limitarse a la integridad y confidencialidad
de la entrada o recopilacin de los datos, su almacenamiento, transmisin y procesamiento
Se realiza mantenimiento de las computadoras y equipos automatizados
INFORME DE LOS RESULTADOS
Procedimiento para la identificacin, recoleccin, codificacin, acceso, archivo, almacenamiento, mantenimiento y la
disposicin de los informe de resultados.
Los resultados de cada ensayo, calibracin o serie de ensayos o calibracin efectuados por el laboratorio, son informadas
de forma exacta, clara y no ambigua y objetiva, de acuerdo con las instrucciones especificas de los mtodos de ensayo o
calibracin
Los resultados son informados, en un informe de ensayo o un certificado de calibracin
Los informes de ensayo o calibracin incluye toda la informacin requerida por el cliente, y necesaria para la interpretacin
y el mtodo utilizado

x
x
x
x
x
x
x

17025
17025
17025
17025
17025
17025
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17025

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17025
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17025

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17025

17025

x
x

17025
17025

121

Opiniones e interpretaciones
La organizacin debe asentar por escrito las bases que respaldan opiniones e interpretaciones as como identificadas en
un
informe de ensayo
Resultados de ensayo y calibracin obtenidos de subcontratistas estos deben estar claramente identificados e
informar por escrito y electrnicamente
Presentacin de los informe y de los certificados
La presentacin debe responder al tipo de ensayo o calibracin efectuado
Modificaciones a los informes de ensayos y a los certificados de calibracin
Las modificaciones de fondo a un informe de ensayo o certificado de calibracin despus de su emisin son
hechas solamente en la forma de un nuevo documento o de una transferencia de datos, que incluya una declaracin.
se identifican unvocamente y referencia al original que reemplaza el nuevo informe de ensayo o certificado de calibracin
.
REVISION POR LA DIRECCION
Se revisa el sistema de gestin de la calidad de la organizacin
La revisin incluye la evaluacin de las oportunidades de mejora y necesidad de efectuar cambios en el S.G.C
Registro de las revisiones
Resultado de auditorias
La retroalimentacin del cliente
El desempeo de los procesos y la conformidad del producto
El estado de las acciones correctivas y preventivas
Los cambios que podran afectar al S.G.C
Las recomendaciones para las mejoras
Los resultados de la revisin incluye la mejora de la eficacia del SGC y sus procesos
Los resultados de la revisin incluye la mejora del producto en relacin con los requisitos del producto
Los resultados de la revisin incluye las necesidades de recursos

x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x

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17025

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x

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9001
9001
9001
9001
9001
9001
9001
9001
9001
9001
9001

122

REVISION POR LA DIRECCION

Procedimiento predeterminado para revisin de actividades de ensayo o calibracin del laboratorio
La revisin incluye los informes del personal directivo y de supervisin
La revisin incluye los resultados de las comparaciones interlaboratorio o de los ensayos de aptitud
La revisin incluye todo cambio en el volumen y el tipo de trabajo efectuado
La revisin incluye las quejas
REALIZACION DEL PRODUCTO
Se planifica y desarrolla los procesos para la realizacin del producto
Se determina los objetivos de calidad
Establecen procesos documentos y proporcionan recursos especifico para producto
Se determinan las actividades de , validacin, seguimiento, medicin, y ensayo para el producto
Los registros proporcionan evidencia de que los procesos de realizacin del producto cumple con los requisitos
REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO
Se revisan los requisitos relacionados con el producto
Se efecta antes que la organizacin se comprometa a proporcionar un producto
La organizacin se asegura que estn definido los requisitos
Aseguran que estn resueltas las diferencia entre los requisitos del contrato y los expresados previamente
El laboratorio tiene procedimiento para la revisin de los pedidos, las ofertas y contratos
Poltica para la revisin de solicitudes ofertas y contratos
Los procedimientos aseguran que los requisitos y mtodos estn adecuadamente definidos y entendidos
Los procedimientos aseguran que el laboratorio tiene la capacidad y los recursos para cumplir con los requisitos
Procedimientos aseguran que se selecciona el mtodo de ensayo y calibracin apropiado, capaz de satisfacer al cliente.
Cualquier diferencia entre pedido u oferta y el contrato es resuelta antes de iniciar cualquier trabajo
Cada contrato es aceptable tanto para el laboratorio como para el cliente
Son conservados los registros de las revisiones incluida todas las modificaciones
Son conservados registros de las conversaciones con los clientes relacionada con sus requisitos o resultado del trabajo
REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO
La revisin incluye cualquier trabajo que subcontrate
Se informa al cliente de cualquier desviacin del contrato
Se repite el mismo proceso de revisin de contrato en caso de ser modificado
Son comunicado los cambios a todo el personal
La informacin describe los requisitos para la calibracin del personal
La informacin describe los requisitos del SGC

x
x
x
x
x

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17025
17025
17025
17025

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x
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9001
9001

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9001
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x

17025
17025
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9001

123

COMUNICACIN CON EL CLIENTE

Poltica para la resolucin de quejas
Procedimiento para la resolucin de quejas
Registro de las quejas recibidas, investigaciones y acciones correctivas
COMPRAS
Se aseguran que los productos adquiridos cumple con los requisitos especificados
Se establecen criterios para la evaluacin y re-evaluacin de los proveedores
La informacin describe el producto a comprar incluyendo los requisitos para la aprobacin del producto, procedimientos
y equipos
La informacin describe los requisitos para la calibracin del personal
La informacin describe los requisitos del SGC
Son inspeccionadas o veficados los productos para asegurarse que cumple con los requisitos
El laboratorio posee una poltica para la compra de los servicio y suministro
El laboratorio posee un procedimiento para la compra de los servicio y suministro
Procedimiento para compra de reactivos y materiales consumibles del laboratorio
Procedimiento para recepcin de reactivos y materiales consumibles del laboratorio
Procedimiento para almacenamiento de reactivos y materiales consumibles del laboratorio
Inspeccin de los suministro reactivos materiales comprados
Registro de acciones para verificar el cumplimiento
Los documentos de compras describe los datos de los servicios y suministro solicitados
AUDITORIA INTERNAS
La organizacin lleva a cabo auditoras internas a intervalos planificados
Planifica un programa de auditoras tomando en consideracin el estado y la importancia.
Registros e informe de los resultados.
Acciones correctivas y notificacin a los clientes
CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
El producto que no sea conforme con los requisitos se identifica y controla para prevenir que se use o
entregue.
Procedimiento para definir los controles, responsabilidades y autoridades relacionada para tratar el
producto
no conforme
CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
Poltica para implementar cuando su trabajo no sea conforme con su propio procedimiento

x
x
x

17025
17025
17025

x
x

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9001

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9001
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17025
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17025

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9001
9001
17025

9001

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124

Procedimiento para implementar cuando su trabajo no sea conformes con sus propios procedimientos
Procedimientos o polticas aseguran que evala la importancia de trabajo no conforme
Las polticas o procedimiento aseguran que son realizada la correccin inmediatamente y se tomen
decisiones respecto
de la aceptabilidad del trabajo no conforme
Procedimientos o polticas aseguran si es necesario, se notifique al cliente o anule el trabajo
Define la responsabilidad para autorizar la reanudacin del trabajo
ACCION CORRECTIVA
Procedimiento documentado para revisar la no conformidad
Procedimiento documentado para determinar las causas de las no conformidades
Procedimiento documentado para evitar que las no conformidades vuelvan a ocurrir..
Procedimiento documentado para determinar e implementar las acciones necesarias
Procedimiento documentado para revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas
Procedimiento documentado para registrar los resultados de las acciones tomadas
Poltica para implementar acciones cuando se identifique un trabajo no conforme
Procedimientos para implementacin de acciones correctivas
Designacin de las autoridades para la implementacin correctivas
Auditorias adicionales
ACCION PREVENTIVA
Procedimiento documentado para determinar las no conformidades potenciales y sus causas
Procedimiento documentado evaluar la necesidad de actuar para de prevenir la ocurrencia de la no
conformidad
Procedimiento documentado para determinar e implementar las acciones necesarias
Procedimiento documentado para revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas
Procedimiento documentado para registrar los resultados de las acciones tomadas
Procedimiento para la identificacin de mejoras necesarias y la implementacin de acciones de acciones preventivas

x
x

17025
17025

17025

17025
17025

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9001
9001
9001
9001
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17025
17025

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x
x
x

9001
9001
9001
9001
17025

125

126

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
IDENTIFICACIN DEL PROCESO
Cdigo: CAR-CM-01

Nombre del Proceso: Venta y mercadeo

Clase del Proceso: clave

Objetivo: Establecer los lineamientos a seguir durante las diferentes etapas de venta y Alcance: Abarca desde la deteccin de
mercadeo del servicio que permitan obtener la buena pro o contratacin, a un precio necesidades del mercado hasta el
competitivo, rentable.
establecimiento de la venta.
Requisitos Generales
Responsable:
Externas
Internas
Normas
Gerencia Comercial

PROVEEDOR
Clientes Externos

Clientes internos

Ver listado de control de normas o

documento de procedencia externa

ENTRADA

Norma ISO 9001-2000

Generales 4.2.3, 4.2.4,
8.2, 8.4, 8.5
Especficas 5.1, 5.2, 5.5,
5.6 , 7.2
SUBPROCESO

Requisitos
Especificaciones Tcnicas

Cotizaciones

Contratacin

Adjudicacin directa

SALIDA
Solicitud del producto.
Aclaratorias

Solicitud del producto.

Oferta o cotizacin

CLIENTE
Dpto. de
Planificacin
y produccin
Dpto. de
Planificacin

127

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
y produccin
Clientes Externos

Clientes externos

Pliegos Licitatorios
Cotizacin
Pliza de compra
Garanta de la calidad del
producto.
Carta de responsabilidad
social

Requerimiento mensual

Procedimientos:
MER-004 Procedimiento para la revisin de contrato

Infraestructura

Recursos
Tecnolgico

Solicitud del producto.

Notificacin buena pro.
U oferta Anulada o
Rechazada
Orden de Compra o del
Servicio

Licitacin

Firmes mensual de
produccin

Firmes mensual

Dpto. de
Planificacin
y produccin

Dpto. de
Planificacin
y produccin

Registros:
F-MER-010 Solicitud del producto.
F-MER-011 Oferta o cotizacin
F-MER-013 Factura proforma
Actividades de Seguimiento y Control
Humano

Material de
Oficina

128

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones adecuadas
Elementos de Consumo

Software, hardware,
Impresoras, telefax

Facturacin
Produccin y
planificacin
Despacho

Mobiliarios
Material de
oficina y
consumibles

(N1+N2+N3+N9)
5
N=criterio de evaluacin

IDENTIFICACIN DEL PROCESO

Cdigo: CAR-CO-01
Nombre del Proceso: Compras
Clase del Proceso: Apoyo
Objetivo: Garantizar el suministro de los materiales e insumo que requieren las distintas
Alcance: El proceso inicia al seleccionar
unidades para el desarrollo de sus operaciones y que esta se realice bajo parmetros de eficacia, los proveedores hasta la realizacin de la
eficiencia y calidad.
compra.
Requisitos Generales
Responsable:
Externas
Internas
Normas
Ver listado de control de normas o
Norma ISO 9001-2000
Jefe de divisin de compras
documento de procedencia externa
Generales 4.2.3, 4.2.4,
8.2, 8.4, 8.5
Especficas 7.4
PROVEEDOR
ENTRADA
SUBPROCESO
SALIDA
CLIENTE
Clientes externos
Encuesta para evaluar
Resultado de la
Dpto. de
1
proveedores externos
encuesta de
Compras
Seleccin de proveedores proveedores externos
Determinacin de la
calificacin de los
proveedores.

129

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
Unidad solicitante

Unidad solicitante

Proveedor seleccionado
Solicitud aprobada
Anlisis del servicio naturaleza
o material

Programacin de entregas
sugeridas por PURAMIN. C.A
Solicitud de Material
rdenes de compra de
PURAMIN C.A
Solicitud de cotizaciones
Anlisis de cotizaciones

Procedimientos:
ADM-002. Procedimiento para la solicitud de materiales al
Almacn Repuesto.
ADM-010 Procedimiento para la elaboracin y control de
ordenes de compras.
ADM-005 Procedimiento para la solicitud de materiales y
servicios al Departamento de Compras.
ADM-044
Procedimiento para la compra de materiales,
equipos y repuestos en el exterior a travs del Departamento de
Compras

2
Anlisis de proveedores

Compras

Acta de Aceptacin y
Contratacin de
Proveedores
Anlisis de
cotizaciones
Listado de Proveedores
aprobados
Ejecucin de la compra
Conformidad de orden
de compra una vez
recibido el material

Dpto. de
Compras

Unidad
solicitante

Registros:
F-ADM-073. Criterios para seleccionar el proveedor.
F-ADM-074. Ficha del Subcontratista.
F-ADM-075. Cuestionario Diagnstico del Sistema de la Calidad del
Subcontratista.
F-ADM-096. Encuesta para Evaluar Proveedores Externos.
F-ADM-062. Solicitud de materiales.
F-ADM-091. control de inventario de herramientas
F-ADM-059. Anlisis de cotizacin
F -ADM-058. solicitud de cotizacin
130

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
F-ADM -115. Acta de Aceptacin y Contratacin de Proveedores
F-ADM-060. Alcance de trabajo
F-ADM-042. Control facturas entregadas al departamento de Tributos.
F-ADM-062. Solicitud de materiales
Recursos
Infraestructura
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones adecuadas
Elementos de Consumo

Tecnolgico

Software, hardware,
Impresoras, telefax

Actividades de Seguimiento y Control

Humano
Jefe de divisin de
compras
Gerente de
administracin
Gerencia general
Departamento de
mantenimiento

Material de
Oficina
Mobiliarios
Material de
oficina y
consumibles

Indicadores
Encuesta para evaluar proveedores

131

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
IDENTIFICACIN DEL PROCESO
Cdigo: CAR-GC-01

Nombre del Proceso: Gestin de la Calidad

Clase del Proceso: Mejora

Alcance: incluye las actividades
de control de documentos,
auditoras internas, acciones
Objetivo: Garantizar la eficacia, control y mejoramiento continuo del sistema de gestin de la correctivas
y
preventivas,
calidad.
control
de
producto
no
conforme, hasta el tratamiento y
anlisis de datos de mejora
continua
Responsable:
Requisitos Generales
Aseguramiento de la
Externas
Internas
Normas
calidad
Norma ISO 9001-2008
Generales 5.1, 5.2, 5.5, 5.6 , 4.2.1,
4.2.2, 4.2.3, 4.2.4
Ver listado de control de normas o
Especficas: 8, 8.1, 8.2, 8.2.2,
documento de procedencia externa
8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5, 8.5.1,
8.5.2, 8.5.3

132

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
PROVEEDOR

Unidades a auditar

Todas las unidades que son

auditadas o que tienen que
tomar acciones correctivas

ENTRADA

SUBPROCESO

Programa de auditora
Plan de auditora
Fondonorrma ISO 9001
F-GES-003

Informe
de
conformidad
Resultado de una
auditoria

Auditoras internas

SALIDA

CLIEN
TE

Informe final de
Auditora Interna al
Sistema de Gestin
de la Calidad

Unidades
auditadas

No

Reclamo de calidad

Acciones correctiva

Plan de accin

Indicadores de gestin

Unidades solicitantes

Dpto. Aseguramiento de la

Solicitud de elaboracin
o revisin de los
documentos
Puntos especficos a ser
incluidos en los
documentos

3
Elaboracin y control de documentos

Acta de revisin de
los documentos
Documento obsoleto
Copia impresa del
listado actualizado
Constancia de

Unidade
s
auditada
s
O con
acciones
correctiv
as

Unidade
133

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
calidad

Todos los procesos

Clientes externos

Dpto. aseg de calidad

Listado
de
procedimiento vs niveles
operativos

aprobacin

s
solicitan
te

Control de emisin y
distribucin de copias
autorizadas

Copia autorizada de
los documentos
Los documentos
aplican en el rea de
uso

Requisitos a cumplir de
acuerdo con los criterios
de inspeccin
Control de producto no
conforme y desviaciones
identificadas

Control de producto no conforme

Acciones correctivas
Acciones preventivas
Seguimiento de
acciones correctivas y
preventivas

Evaluacin de la satisfaccin del

cliente

Dpto.de
Resultado de encuesta aseg de
calidad

Encuesta de para la
satisfaccin del cliente
Reclamos
Quejas

Resultado de encuesta

Tratamiento y mejora De los anlisis

de datos

Planes de acciones

Todos
los
procesos

Todos
los
procesos
del SGC

134

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:

Dpto. aseguramiento de la
calidad

Informe de auditoria

Procedimientos:
GES-011 Reglamento del Comit de Normalizacin y
Calidad
GES-012. Reglamento de los Grupos de Trabajo de
Normalizacin y Calidad
GES-001 Procedimiento para la comunicacin interna
GES-008 Estructura organizativa del sistema de
normalizacin.
GES-009 Procedimiento para el control y
estructuracin de los documentos del SGC
(elaboracin, revisin, aprobacin, emisin y cambios)
GES-014 Procedimiento de acciones correctivas y
preventivas
GES-016 Procedimiento para el control de los registros
de la calidad
GES-017 Procedimiento para planificar, programar y
realizar auditoras internas.

Preparar carpeta para la revisin por

la direccin.

Carpeta de
informacin de
entrada para la
revisin por la
direccin.

Presiden
cia

Registros
F-GES-001 Plan de auditora interna FONDONORMA ISO 9001
F-GES-002 Solicitud de elaboracin o revisin de documentos
F-GES-003 Cronograma de Auditora interna FONDONORMA ISO 9001
F-GES-004 Acta de Auditoria
F-GES-005 Informe final de Auditora Interna al Sistema de Gestin de la
Calidad
F-GES-006 Control de emisin y distribucin de copias autorizadas.
F-GES-007 Listado para el control y estado de revisin de los procedimientos
PURAMIN
F-GES-008 Listado para el control de los registros de la calidad
F-GES-009Listado de distribucin de procedimientos VS. Niveles operativos.
F-GES-010 Lista de verificacin para la evaluacin del cumplimiento legal
F-GES-015 Acta correspondiente a la revisin del sistema de la calidad
F-GES-018Ficha de caracterizacin del proceso
F-GES-021 Lista de asistencia reunin de apertura/clausura
F-GES-023 Poltica de la calidad
F-GES-024 Encuesta para medir la satisfaccin de cliente interno

135

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
F-GES-025 Visin de PURAMIN
F-GES-026 Misin de PURAMIN
F-GES-027Principios de PURAMIN

GES-018 Procedimiento de revisin del sistema de la

calidad por parte de la direccin.

Recursos
Infraestructura

Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones
adecuadas
Elementos de
Consumo

Tecnolgico

Humano

Software, hardware,
Impresoras, telfono

Coordinadora de
aseguramiento de la
calidad.
Coordinadoras de
auditoras de la
calidad

Actividades de Seguimiento y
Control
Material de Oficina

Mobiliarios
Material de oficina y
consumibles

Indicadores de gestin
Acciones correctivas
implementadas VS total
acciones correctivas
planificadas
(% de cumplimiento= N de
puntos conformes/N de puntos
auditados)*100

136

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
IDENTIFICACIN DEL PROCESO
Cdigo: CAR-LA-01

Nombre del Proceso: Control y seguimiento del producto.

Objetivo: Efectuar el control de la calidad de productos e insumos usados por PURAMIN en la

elaboracin de aceites y grasas y dems productos.

Responsable:
Laboratorio

Requisitos Generales
Internas

Externas
Ver listado de control de normas o
documento de procedencia externa

PROVEEDOR

Dpto. de Planificacin

ENTRADA
Hoja de formulacin de
lubricantes
Hoja de ruta para la
fabricacin y control del

SUBPROCESO
1

Control de calidad

Clase del Proceso: Apoyo

Alcance: Contempla la prestacin
del servicio analtico
correspondiente a: (a) recepcin
de insumos, aceites bsicos,
aditivos, (b) Almacenaje de
insumos, (c) Formulacin, (c)
mezclado, (d) envasado y
despacho.

Normas
Norma ISO 9001-2008
Generales 5.1, 5.2, 5.5, 5.6 , 4.2.1,
4.2.2, 4.2.3, 4.2.4
Especficas: 7, 7,1.7, 2.7, 2,2.7, 2,3.
Normas COVENIN: 288
SALIDA
CLIENTE
Reporte de Anlisis
Aceite Dielctrico

Dpto.
Planificacin
y produccin

137

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
Aceite Dielctrico
Incertidumbre de la
medicin

Dpto. de Comercial
Dpto. de Gerencia general

Unidad solicitante

Cronograma de
mantenimiento de los
equipos de medicin,
inspeccin y ensayo
PURAMIN.

Asistencia tcnica

Investigacin y desarrollo

Solicitud de apoyo
Cliente externo

Requerimiento del
cliente

Procedimiento:
GDC-002 Procedimiento para la verificacin operacin y
mantenimiento preventivo de la balanza electrnica
GDC-003 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo del equipo para determinar la

Reporte de Anlisis
Aceites lubricantes
Reporte de Anlisis
(COLASA
Muestras de control
analizadas
Programa de
Verificacin de
equipos de
laboratorio y planta
Opiniones e
interpretaciones
Informes tcnicos
Opiniones e
interpretaciones
Informes tcnicos

Dpto.
Comercial
Dpto.Gerencia
general

Unidad
solicitante

Clientes
externo

Registro:
FGDC 001 Hoja de formulacin de lubricantes
FGDC-015 Reporte de Anlisis Aceite Dielctrico
FGDC 017 Reporte de Anlisis ( Aceites lubricantes)
FGDC 018 Reporte de Anlisis (COLASA)
138

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
separabilidad del agua.
GDC-004 Procedimiento para verificacin, operacin y
manteamiento preventivo del equipo para determinar viscosidad
aparente
GDC-005 Pautas de control de proceso de produccin de aceites
lubricantes
GDC-009 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo del espectrofotmetro GENESYS 10.
GDC-018 Procedimiento para la calibracin / verificacin,
operacin y mantenimiento preventivo de termmetros de Planta
PURAMIN.
GDC-019 Procedimiento para la verificacin y mantenimiento
preventivo de Manmetros de Planta PURAMIN.
GDC-025 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de equipo de punto de ebullicin
GDC-026 Procedimiento para la calibracin / verificacin,
operacin y mantenimiento preventivo de: Equipo de Bomba
Rotativa
GDC-028 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Equipo de inflamacin copa abierta
GDC-029 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Equipo de inflamacin copa cerrada.
GDC-030 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Punto de Fluidez

FGDC 025 Hoja de ruta para la fabricacin y control del Aceite

Dielctrico
FADM 076 Reporte semanal de ausencias y horas extras.
FGDC-009 Incertidumbre de la medicin
FGDC-010 Control de produccin de Aceite Dielctrico. Estabilidad
a la Oxidacin
FGDC-048 Programa de Verificacin de equipos de laboratorio y
planta
FGDC-049 Programa de Verificacin de equipos de laboratorio y
planta
FGDC-052 Programa de Verificacin de equipos de laboratorio y
planta
FGDC-053 Programa de calibracin de patrones e instrumentos de
planta y Laboratorio
FGDC-056 Cronograma de mantenimiento de los equipos de
medicin, inspeccin y ensayo PURAMIN.
FGDC-065-Hoja de Chequeo para la Inspeccin de Tanque

139

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
GDC-032 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Prueba de Anilina
GDC-035 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de equipo de viscosidad a 100 C
GDC-037 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Tensin Interfacial
GDC-038 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Factor de Potencia
GDC-040 Procedimiento para calibracin, la verificacin, operacin
y mantenimiento preventivo de: Tensin de Ruptura
GDC-061 Procedimiento para el control de producto no conforme
GDC-O62 Procedimiento que establece las condiciones generales
para la calibracin / verificacin de equipos de medicin en planta
PURAMIN
GDC-063 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Equipo SPECTROIL M
GDC-065 Procedimiento que establece las condiciones generales
para la calibracin / verificacin de equipos de inspeccin, medicin
y ensayo.
GDC-068 Procedimiento para la emisin de reportes de anlisis.
GDC-070 Procedimiento general para la calibracin de instrumentos
patrones.
GDC-082 Procedimiento para el clculo de la incertidumbre de la
medicin a los equipos de inspeccin, medicin y ensayo

140

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
GDC-087 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: equipo viscosidad a 40 C
GDC-088 Procedimiento para la operacin , verificacin, y
mantenimiento preventivo de: Equipo de Humedad
GDC-089 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo del equipo para determinar espuma.
GDC-090 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo del equipo medidor de pH.
GDC-091 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de la balanza OHAUS
GDC-092 Procedimiento para la calibracin y verificacin del
vacumetro de planta PURAMIN
GDC-093 Procedimiento para la operacin, verificacin y
calibracin de la bureta.
GDC-094 Procedimiento para la operacin, verificacin y
calibracin del equipo para ensayo de TBN.
GDC-095 Procedimiento para la operacin, verificacin y
mantenimiento preventivo del equipo para determinar viscosidad
aparente (CCS).
Actividades de Seguimiento y
Control

Recursos
Infraestructura

Tecnolgico

Humano

Material de Oficina

Indicadores de gestin

141

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones
adecuadas
Elementos de
Consumo

Equipos calificados
Balanzas
Equipos de
Instrumentacin
Etiquetadoras
rotuladoras

Analistas lder
jefe de control de
calidad
inspectores de
calidad

Mobiliarios
Material de oficina y
consumibles

Nmeros de lotes desaprobados

contra numero de lotes
producidos en planta
(Numero de verificaciones
ejecutadas/ total de verificaciones
programadas)*100

142

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
IDENTIFICACIN DEL PROCESO
Cdigo: CAR-MT-01

Nombre del Proceso: Gestin de Infraestructura

Clase del Proceso: Apoyo

Objetivo: Proporcionar el mantenimiento a los diferentes equipos operacionales dentro de la Alcance: Abarca desde la necesidad de
organizacin.
realizar mantenimiento predictivo y
preventivo hasta detectar fallas que
ameriten mantenimiento correctivo.
Requisitos Generales
Responsable:
Externas
Internas
Normas
Departamento de
Ver listado de control de normas o
Norma ISO 9001:2008
mantenimiento
documento de procedencia externa
Generales 4.2.3, 4.2.4,
5.1, 5.2, 5.5, 5.6
Especifica: 6.1, 6.3, 6.4
PROVEEDOR
ENTRADA
SUBPROCESO
SALIDA
CLIENTE
1
Orden de trabajo
2
Unidad solicitante
Control y seguimiento de
las ordenes de trabajo

Mantenimiento preventivo de
Orden de trabajo
la caldera
Mantenimiento preventivo de cerrado
la envasadora

Mantenimiento preventivo de
la planta elctrica

Mantenimiento preventivo de Hoja de vida

moto reductores

Unidad
solicitante

143

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:

Mantenimiento preventivo de
la planta de secado
6 Mantenimiento preventivo de
las unidades mviles
7 Mantenimiento preventivo a
las bombas porttiles
8 Mantenimiento preventivo de
la planta de aditivo
9 Mantenimiento preventivo de
los aires acondicionados
10 Mantenimiento preventivo de
la selladora de envases
11 Mantenimiento preventivo de
los compresores
12
Mantenimiento correctivo
Procedimientos:
MAN-001 Plan de Mantenimiento preventivo aplicado a
las calderas
MAN-003 Plan de mantenimiento preventivo aplicado a
envasadoras

Registros:
F-MAN 004 Orden de trabajo
F-MAN 007 Plan de mantenimiento preventivo para equipos de Planta
PURAMIN
F-MAN 011 Hoja de vida

144

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
MAN-004 Plan de mantenimiento preventivo aplicado a
hidroneumticos
MAN-005 Plan de Mantenimiento preventivo aplicado a
la planta elctrica auxiliar
MAN-008 Plan de Mantenimiento preventivo aplicado a
la Planta de Secado PURAMIN
MAN-010 Procedimiento para la planificacin,
programacin y control de las actividades realizadas por
el Dpto. de Mantenimiento a travs de la orden de trabajo
MAN-011 Plan de Mantenimiento preventivo aplicado a
las Bombas Porttiles PURAMIN
MAN-012 Plan de mantenimiento preventivo aplicado a
la planta PARATONE PURAMIN
MAN-015 Plan de mantenimiento preventivo aplicado a
los aires acondicionados PURAMIN
MAN-016 Plan de mantenimiento preventivo aplicado a
selladora
MAN-017 Plan de mantenimiento preventivo aplicado a
los compresores PURAMIN
Recursos
Infraestructura

Tecnolgico

F-MAN 013 Control y seguimiento de las ordenes de trabajo

F-MAN 014 Lista de chequeo

Actividades de Seguimiento y Control

Humano

Material de
Oficina

Indicadores de gestin

145

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones adecuadas
Elementos de Consumo

Software, hardware,
Impresoras, telefax

Mantenimiento
Compras

Mobiliarios
Material de
oficina y
consumibles

% de cumplimiento de rdenes de
trabajo

146

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
IDENTIFICACIN DEL PROCESO
Codigo:CAR-AS-01

Nombre del Proceso: Almacn y Despacho

Clase del Proceso: clave

Objetivo: Establecer los lineamientos para la recepcin, almacenamiento y despacho de Alcance: Abarca desde la recepcin del
producto terminado del cliente garantizando la trazabilidad preservacin del producto.
producto por parte de planificacin hasta la
entrega y confirmacin del producto
recibido por el cliente.
Requisitos Generales
Responsable:
Externas
Internas
Normas
Gerencia
Despacho

Almacen

PROVEEDOR
Proveedores externos

y Ver listado de control de normas o

documento de procedencia externa

ENTRADA

SUBPROCESO

Inspeccin de muestra
Muestra liquida del la
materia prima.

Dpto. de Envasado
Inspeccin mediante un
check list.

Recepcin de insumo,
materia prima y
producto terminado

Norma ISO 9001-2008

Generales 4.2.3, 4.2.4, 8.2,
8.4, 8.5
Especficas
SALIDA
CLIENTE
Aprobacin del insumo
por el inspector
Aprobacin por
Laboratorio
Distribucin de lotes en
envases
Control de recepcin de
producto en Planta
(materia prima Aceite

Dpto. Almacn

147

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
Lubricante
049Control de
recepcin de productos
en planta(de COLASA)
Inspeccin mediante un
check list.
Dpto.Almacn

Control de entrada de
insumos y aditivos por lote

Hoja de ruta para la

fabricacin y control de
Aditivos.
Hoja de ruta para la
fabricacin y control de
Aceites Lubricantes
Control de recepcin de
producto en Planta
(materia prima Aceite
Lubricante

Dpto. de
Almacn

Solicitud de insumo

Muestreo recepcin de
aditivos

Dpto. de
Almacn

Lista de inspeccin en
recepcin de producto
terminado
Aceite dielctrico

Lista de inspeccin en
recepcin de producto
terminado
Nota de entrega interna

Dpto. de
Almacn

2
Almacenamiento de insumo
materia prima y producto
terminado

Produccin

Dpto.de Produccin

148

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
Lubricantes
Dpto. de Produccin

Solitud de materia prima

Dpto. de Envasado

Solicitud de insumo

Despacho interno de
materia prima

Solicitud de etiquetas
4

Cliente externo
Dpto. de Despacho

Orden de carga de la
unidad
Solicitud de producto
terminado

Procedimientos
ADM-003 Procedimiento para la recepcin y
almacenamiento de productos terminados
ADM-004 Procedimiento para el almacenamiento de
insumos en planta
ADM-005 Procedimiento para la solicitud de materiales y

Despacho

de insumo o producto
terminado
Nota de entrega interna
de insumo o producto
terminado
Nota de entrega interna
de insumo o producto
terminado
Reportes de anlisis
Control de entrega de
productos terminados.
Control de llegada de
unidades de transporte
para despacho
Relacin de insumos
entregados, llenos y
devueltos
Notas de entrega

Dpto. de
Produccin
Dpto. de
Envasado
Dpto. de
Despacho
Cliente externo

Registros
F-ADM-011 Nota de entrega interna de insumo o producto terminado
F-ADM-031 Producto terminado objetado para reprocesar
F-ADM-033 Entrega fraccionada de producto terminado
F-ADM-062 Solicitud de materiales
F-ADM-097 Inventario de insumos y materias primas

149

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
servicios al Departamento de Compras PURAMIN.
ADM-007 Procedimiento general para la conformacin de
facturas
ADM-008 Procedimiento para la entrega de insumos
ADM-012 Procedimiento para la recepcin de insumos en
planta.
ADM-013 Procedimiento para la solicitud de producto
terminado a reprocesar.
ADM-014 Procedimiento para la solicitud de producto
terminado a almacn de suministro para su despacho.
ADM-015 Procedimiento para la devolucin y
almacenamiento de insumos buenos y daados.
ADM-016 Procedimiento para la recepcin de aditivos y
materia prima
ADM-017 Procedimiento para el almacenamiento de
aditivos y materia prima
ADM-018 Procedimiento para entrega de aditivos y
materia prima al departamento de planificacin y
produccin
ADM-019 Procedimiento para la devolucin de aditivos
ADM-030 Procedimiento para realizar la evaluacin de
desempeo del personal de PURAMIN, C.A.
ADM-042 Procedimiento para el reclutamiento, seleccin
y contratacin de personal en la empresa PURAMIN, C.A.
ADM-051 Procedimiento de recepcin, almacenamiento,

F-ADM-098 Toma de inventario de producto terminado

F-ADM-099 Lista de inspeccin para recepcin de producto terminado
F-ADM-103 Control de entrega de rdenes de compras conformadas
F-ADM-105 Muestreo recepcin de aditivos
F-ADM-107 Control de entrada de insumos y aditivos por lote
F-ADM-117 Solicitud de Producto terminado a despachar

150

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
entrega y devolucin de insumos y producto terminado.
ADM-052 Procedimiento para el amarre de carga
ADM-053 Procedimiento para la toma de inventario fsico
ADM-054 Procedimiento para la transferencia de insumos
a almacenes externos
ADM-055 Procedimiento para los procesos de exportacin
martima de Aceites Lubricantes
Recursos
Infraestructura
Tecnolgico
Humano
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones adecuadas
Elementos de Consumo

Software, hardware,
Impresoras, telefax

Jefe de divisin de
almacn y suministro
Inspector del
laboratorio
Asistentes de almacn
Personal obrero

Material de
Oficina
Mobiliarios
Material de
oficina y
consumibles

Actividades de Seguimiento y Control

Indicadores
(N. unidades despachas dentro del
tiempo estimado de carga/ Unidades
totales despachadas)*100

151

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
IDENTIFICACIN DEL PROCESO
Cdigo: CAR-PP-01

Nombre del Proceso: Planificacin

Clase del Proceso: clave

Objetivo: planificar la produccin de aceites lubricantes y prestacin del servicio de Alcance: abarca la recepcin de
mezcla y envasado Aceites dielctrico AD-66
requerimientos generales hasta la
concepcin del programa de produccin.
Requisitos Generales
Responsable:
Externas
Internas
Normas
Planificacin y produccin

PROVEEDOR
Dpto. de Gerencia comercial

Ver listado de control de normas o

documento de procedencia externa

ENTRADA
Firmes mensuales

Ver listado de control de normas

o documento de procedencia
externa

SUBPROCESO
1
Verificacin de materia
prima e insumo

Requerimientos general
Dpto. de Gerencia comercial

Inventario diario
Cortes de produccin
Requerimiento semanal

Norma ISO 9001-2008

Generales 4.2.3, 4.2.4, 8.2,
8.4, 8.5
Especficas
7.1,7.2,7.4,7.5.7.6
SALIDA
CLIENTE

Programa de
produccin
Solicitud de material

Dpto. de
Planificacin de
la produccin
Dpto. de
Compras

2
Programa de produccin

Programa de

Dpto.de
152

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
Capacidad de produccin

Cliente externo

produccin

gerencia
comercial

Recepcin de materia
prima e insumo

Procedimientos
GDC-007 pautas de control del proceso de produccin del aceite
dielctrico
AD-66
Plan de produccin
Orden de produccin
Solicitud del producto
OPE-021 Procedimiento para el aforamiento de los tanques de planta
PURAMIN
OPE-008 Procedimiento de toma de muestra y mtodos de muestreo
OPE-018 Procedimiento para el envasado de los productos terminados
PURAMIN
OPE-019 Procedimiento para el despacho de los productos terminados
PURAMIN
OPE-012 Instrucciones de trabajo para la fabricacin y control del AD-66
OPE-011 Procedimiento para la fabricacin control del AD-66
Para el aceite lubricantes
GDC-005 Pautas de control de proceso de produccin de aceites

Registros
GDC-007 pautas de control del proceso de produccin del
aceite dielctrico AD-66
OPE-021 Procedimiento para el aforamiento de los tanques de
planta PURAMIN
OPE-008 Procedimiento de toma de muestra y mtodos de
muestreo
OPE-018 Procedimiento para el envasado de los productos
terminados PURAMIN
OPE-019 Procedimiento para el despacho de los productos
terminados PURAMIN
OPE-012 Instrucciones de trabajo para la fabricacin y control
del AD-66
OPE-011 Procedimiento para la fabricacin control del AD-66
Para el aceite lubricantes
F-GDC-001 Hoja de formulacin de lubricantes
F-OPE-021 hoja de ruta para la fabricacin y control de
lubricantes

153

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
lubricantes
OPE-041 Procedimiento general para la planificacin de la realizacin del
producto
OPE-042 Instrucciones de trabajo para la prestacin del servicio de mezcla
y envasado de aceites lubricantes
Recursos
Infraestructura

Espacio Fsico
Elementos de Oficina

Tecnolgico

Software, hardware,
Impresoras, telefax

Humano

Jefe de lnea de
produccin de AD-66
Jefe de lnea de aceites
lubricantes
Jefe de seccin de lnea
planificacin
y
produccin
Jefe
de
Gerencia
comercial
Jefe de almacn y
suministros
Jefe de divisin
Almacn y suministros
Laboratorio

Registro de orden de consumo

Ordenes de entrega y facturas conformadas

Actividades de Seguimiento y Control

Ambiente de
trabajo Material
de Oficina
Mobiliarios
Material de
oficina y
consumibles
Iluminacin
adecuada
Condiciones
adecuadas
Elementos de
Consumo

Indicadores

1) Litros reprocesados *100

litros producidos
2) Litros producidos *100
Litros programados

154

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
Jefe de seccin
envasado

IDENTIFICACIN DEL PROCESO

Cdigo: CAR-PP-01

Nombre del Proceso: Realizacin del producto

Clase del Proceso: clave

Objetivo: Produccin de aceites lubricantes y prestacin del servicio de mezcla y envasado Alcance: abarca desde la recepcin de
Aceites dielctrico AD-66
materia prima e insumos, servicio de
mezcla hasta el envasado y despacho
del producto terminado.
Requisitos Generales
Responsable:
Externas
Internas
Normas
Planificacin y produccin

PROVEEDOR

Ver listado de control de normas o

documento de procedencia externa

ENTRADA
Plan de produccin

SUBPROCESO

Norma ISO 9001-2008

Generales 4.2.3, 4.2.4, 8.2,
8.4, 8.5
Especficas
7.1,7.2,7.4,7,5.7.6
SALIDA
CLIENTE
Plan de produccin

155

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
Dpto. de gerencia comercial

Dpto. de Compras
Cliente externo

Laboratorio

Orden de produccin
Programa aprobado
Solicitud del producto
hoja de ruta para la
fabricacin y control de
lubricantes
Registro de orden de
consumo

hoja de ruta para la

fabricacin y control de
lubricantes y AD-66

Realizacin del producto

Control y seguimiento de
producto

Registro de orden de
consumo
Ordenes de entrega y
facturas conformadas
hoja de ruta para la
fabricacin y control de
lubricantes

Inspeccin de producto
Semi-terminado
Inspeccin de producto
Envasado
Ordenes de entrega y
facturas conformadas

Dpto. de
compras
Cliente externo

Dpto. de
Envasado

156

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
Recursos

Infraestructura
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones adecuadas
Elementos de Consumo
Planta fsica
Caldera
Bombas
Sistema de circuito

Tecnolgico
Software, hardware,
Impresoras, telefax

Humano

Material de Oficina

Jefe de divisin de planificacin y

produccin
Gerencia comercial
Jefe almacn y suministros
Jefe de divisin Almacn y
suministros

Mobiliarios
Material de oficina y
consumibles

Actividades de
Seguimiento y
Control
Indicadores
Litros
reprocesados
*100
Litros
producidos
Litros
producidos
*100
Litros
programados

157

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
IDENTIFICACIN DEL PROCESO
Cdigo: CAR-PI-01

Nombre del Proceso: Gestin del Ambiente de Trabajo

Clase del Proceso: Apoyo

Objetivo: velar por la seguridad y bienestar de los trabajadores y visitantes de la Alcance: Contempla el control y
proteccin desde: la entrada de personal y
organizacin.
visitantes a la planta, recepcin de insumos
y materia prima, la higiene y limpieza y
seguridad industrial.
Requisitos Generales
Responsable:
Externas
Internas
Normas
Proteccin integral

PROVEEDOR
Clientes internos y externos

Ver listado de control de normas o

documento de procedencia externa

ENTRADA
Recepcin de documento
del producto
1
Solicitud de material
Charla o taller
Ingreso del personal
Ingreso de material y/o
contratistas

SUBPROCESO
Vigilancia y control de las
salidas y entradas del
personal y materiales a la
organizacin

Norma ISO 9001-2008

Generales 4.2.3, 4.2.4, 8.2,
8.4, 8.5
Especficas 6,4.
SALIDA
CLIENTE
Control de salida
material.
Notas de entrega.
Control de acceso
contratista.
Control de acceso
visitantes.
Control de acceso

de Clientes internos
y externos
de
de
de
158

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
vehculos en plantas.
Clientes internos

Dpto. de Operaciones
Dpto. de Almacenamiento

Clientes externos

Dpto. de Operaciones

Certificado de salud del

personal
Orden de trabajo
Certificacin y calibracin
de balanza
Notificacin al operador
de planta y de balanza
Entrada de unidades de
carga

Recepcin de unidad
Verificacin de unidad

Recepcin de aditivo
Notificacin a operador de
balanza
Verificacin de unidad

Higiene y limpieza
(aseo 1,2 y de la planta)

3 Control y medicin de
pesada
Verificacin de datos y notas
de entrega.
Pesada de la unidad.

Orden ejecutada

Pesada
Verificacin de datos y
notas de entrega
Colocacin de precinto
Tique de pesada
Certificado de vaco.

Clientes internos

Dpto. de
Operaciones
Dpto.de
Almacenamiento
Dpto. Despacho

Factura
Precintado
Certificado de vacio
Fotografas

Entrega de producto a granel Colocacin de precinto

Tique de pesada
4 y producto terminado y
pesada

COLASA

Cliente externos

159

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
Procedimiento
SEG 001 Procedimiento para el manejo de seguro de montacargas.
SEG 002 Procedimiento general para el levantamiento y manejo
manual de objetos.
SEG 003 Procedimiento para el manejo de seguro de montacargas.
SEG 004 Procedimiento de seguridad industrial para el envasado
de productos terminados PURAMIN, C.A.
SEG 005 Procedimiento de primeros auxilios en caso de
accidentes.
SEG 007 Procedimiento de seguridad industrial para la toma de
muestras.
SEG 008 Procedimiento de seguridad industrial para la
determinacin del punto de inflamacin por el mtodo
CLEVELAND de copa abierta.
SEG 009 Procedimiento de seguridad industrial para la
determinacin del punto de anilina.
SEG 010 Procedimiento de seguridad industrial para la
determinacin del nmero de neutralizacin por titulacin usando
indicador de color.
SEG 011Procedimiento para el control , en el laboratorio de
aceites, de riesgos potenciales a la salud y al ambiente.
SEG 012Procedimiento de seguridad industrial para la
determinacin del nmero bsico total por titulacin potenciomtrica
con cido perclrico.

Registro:
F-SEG-001 ATS Identificacin de Riesgo
F-SEG-002 Charla/Taller
F-SEG-005 Formato de control de acceso de Visitantes
F-SEG-006 Control de uso de vehculos de planta
F-SEG-007 Solvencia de equipo de seguridad
F-SEG-008 Control de acceso de contratista
F-SEG-011 Control de salida de materiales
F-SEG-012 Condicin y/ o acto inseguro detectado
F-SEG-013 Investigacin de accidentes
F-SEG-014 Revisin de equipos porttiles de extincin de incendios
F-SEG-015 Constancia de notificacin de riesgos
F-SEG-016 Lista de chequeo de Unidades y Transportistas
F-SEG-017 Control de pedidos de equipos de seguridad
F-SEG-018 Control de entrega de guantes de seguridad
F-SEG-019 Control de entrada de materiales y equipos
F-SEG-020 Certificado de vaco
F-SEG-021 Control de entrega de uniformes
F-SEG-022Participacin
F-SEG-023 Lista de chequeo de unidades de izamiento de cargas
F-SEG-025 Lista de Chequeo de Vehculo
F-SEG-027 Carta de amonestacin

160

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
SEG 013Procedimiento de seguridad industrial dentro de las
instalaciones del laboratorio de aceites de las empresas PURAMIN
SEG 014 Procedimiento de seguridad industrial para la
determinacin del contenido de 2,6 DI-ISO BUTIL para cresol en
aceites minerales aislantes.
SEG 015 Procedimiento para el reporte de accidentes.
SEG 016 Procedimiento de seguridad industrial para trabajos en
espacios confinados.
SEG 017 Procedimiento de seguridad industrial en las
instalaciones de la Planta PURAMIN.
SEG-018Procedimiento de seguridad industrial para la
determinacin de la estabilidad a la oxidacin de aceites aislantes
nuevos que contienen 2,6 DI-ISO BUTIL PARA CRESOL, por
medio de la bomba rotativa.
SEG-019 Procedimiento en caso de derrames en Planta PURAMIN.
SEG-024 Procedimiento General para el acceso de visitas a la
empresa
SEG-027Procedimiento para la operacin de la balanza
SEG-029 Procedimiento General del plan para el control de
emergencias de la empresa
SEG-031 Procedimiento General para el uso de los vehculos de la
empresa
SEG-032 Procedimiento para control de entrada y salida de
materiales

161

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
Actividades de Seguimiento y
Control

Recursos
Infraestructura
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones
adecuadas
Elementos de
Consumo

Tecnolgico

Humano

Software, hardware,
Impresoras, telefax

Vigilancia
Jefe de produccin
Jefe almacn
Coordinadora
seguridad

Material de Oficina

Indicadores de gestin

Mobiliarios
Material de oficina y
consumibles

Por definir

162

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
IDENTIFICACIN DEL PROCESO
Nombre del Proceso: Recursos Humano
Cdigo: CAR-RH-01
Objetivo: Realizar los procesos de ingreso, permanencia y retiro del personal proporcionando
condiciones para el desarrollo de competencias, habilidades, aptitudes y mejoramiento de la
calidad.

Clase del Proceso: Apoyo

Alcance: Inicia desde la identificacin de
necesidades de talento humano e incluye
seleccin, vinculacin e induccin como
aspectos de ingreso: capacitacin, reinduccin,
bienestar
social,
salud
ocupacional, incentivos, compensacin,
evaluacin de desempeo y procesos
disciplinarios como aspectos de la
permanencia hasta el retiro del servicio.

Requisitos Generales
Responsable:
Gerencia Comercial

PROVEEDOR

Externas
Ver listado de control de normas o
documento de procedencia externa

Internas

ENTRADA

SUBPROCESO

Unidad solicitante
Requerimiento del personal

Definir el perfil del

personal

Normas
Norma ISO 9001-2008
Generales 4.2.3, 4.2.4, 8.2,
8.4, 8.5
Especficas 6.2, 6.2,1,6.2.3
SALIDA
CLIENTE

Personal

Unidad
solicitante

163

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
Unidad solicitante

Requerimiento de formacin

Entidades externas de
formacin

Oferta de formacin

Clientes internos por

departamento

Calculo de Nminas.

Procedimientos:
ADM-027 - Procedimiento para planificar, programar y realizar
el adiestramiento al personal de la empresa PURAMIN, C. A.
ADM-028 - Procedimiento de seleccin, evaluacin, registro,
seguimiento y control de proveedores.
ADM-029 - Procedimiento para realizar la induccin de los
nuevos empleados de la empresa PURAMIN, C.A.
ADM-030Procedimiento para realizar la evaluacin de
desempeo del personal de PURAMIN, C.A.

Seleccionar el personal
Induccin y re
induccin del personal

Capacitacin y
entrenamiento
Evaluacin del
desempeo

Coordinacin para la
formacin del
personal

Calculo de pagos

Gua de Entrevista
Tcnica

Unidad
solicitante

Evaluacin de
desempeo

Personal calificado
Control de Asistencia al
curso, charla o taller
Evaluacin de la
eficacia de la formacin
Nominas

Cliente externos

Clientes
internos/por
departamento

Registros:
F-ADM-001 - Relacin rdenes de entrega originales entregadas al
Departamento de Facturacin
F-ADM-014 - Gua de Entrevista Tcnica
F-ADM-116 - Carta de Autorizacin y Acreditacin de las Prestaciones
Sociales
F-ADM-025 - Hoja de Induccin
F-ADM-065 - Control de Asistencia al curso, charla o taller
F-ADM-070 - Evaluacin de desempeo
164

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
ADM-031 - Procedimiento para realizar el clculo de Nmina
del personal semanal de PURAMIN, C.A. (turno diurno, mixto,
nocturno).
ADM-032 - Procedimiento para realizar el clculo del pago de
horas extras del personal de nmina semanal PURAMIN, C.A.
ADM-033 - Procedimiento para realizar el clculo del pago por
servicios prestados en das de descanso y das feriados en la
empresa PURAMIN, C.A
ADM-034 - Procedimiento para realizar el clculo de nmina
para el personal mensual de PURAMIN, C.A
ADM-035 - Procedimiento para realizar el clculo de
deducciones por concepto de beneficios socio econmicos de la
empresa PURAMIN, C.A
ADM-037 - Procedimiento para realizar el clculo del pago de
utilidades en la empresa PURAMIN, C.A
ADM-038- Procedimiento para realizar el clculo de nmina del
personal de vigilancia de PURAMIN, C.A
ADM-042 - Procedimiento para el reclutamiento, seleccin y
contratacin de personal en la empresa PURAMIN, C.A.
ADM-048 - Procedimiento para la amonestacin de los
trabajadores de la empresa PURAMIN, C.A

F-ADM-095 - Evaluacin de la eficacia de la formacin

F-ADM-125 - Carta de Amonestacin
F-ADM-113 - Encuesta de satisfaccin de los Trabajadores

165

PURAMIN C.A.

CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN

Rev.:
Fecha:
Recursos
Infraestructura
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones adecuadas
Elementos de Consumo

Actividades de Seguimiento y Control

Tecnolgico

Humano

Material de
Oficina

Indicadores

Software, hardware,
Impresoras, telefax

Jefe de divisin de
RRHH

Mobiliarios
Material de
oficina y
consumibles

( Total de HH ejecutadas en formacin

*100
total de HH programadas en formacin)

166

167

3. Promocin de la calidad

5. Compromiso del trabajador

6. Liderazgo en la direccin

9. Capacitacin continua

10. Innovacin

13. Competencia tcnica.

14.Mejorar continuamente los
procesos

Mantenimiento

4. Pensamiento estratgico

7. Mantenimiento de una
infraestructura tecnolgica
adecuada
8. Control de gestin

Operaciones

Informtica

Proteccin integral

cliente

Recursos humanos

2. Conocer las necesidades del

Gerencia comercial

1. Capital humano

Gestin de la calidad

Factor Clave de xito

Compras

Gerente o Subgerente

Almacn y despacho

MATRIZ DE EVALUACIN DE FACTORES CLAVES DE XITO

X
X

X
X

X
X

168

169

PROCEDIMIENTO:
NORMALIZACIN DE DOCUMENTOS
DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

DOCUMENTO CONTROLADO
Si el sello no aparece en original
entonces no es documento controlado

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

170

REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTE

DOCUMENTO
No. de
Revisin

Fecha Pgina

Tipo y Descripcin
del
Cambio Realizado

Revisado
por

Aprobado
por

171

NDICE

SECCION
Pgina
1

Objetivo

Alcance

Procedimientos Relacionados y Documentos de Referencia

Materiales y Equipos Utilizados

Control de los Registros Generados en el Procedimiento

Disposiciones y Lineamientos

Descripcin de Actividades

Definiciones y Abreviaturas

Anexos

10

Notas

11

Estndar para Planes de Calidad y Gestin

172

OBJETIVO
Establecer las directrices, lineamientos, disposiciones, criterios, mtodos y
pautas a seguir en la elaboracin de los procedimientos y dems
documentos de los sistemas de gestin, con el propsito de estandarizar
progresivamente la estructura de los mismos.

ALCANCE
Este procedimiento es aplicable al diseo y elaboracin de todos los
procesos, procedimientos, instrucciones, formularios, formatos, polticas,
planes, programas y dems documentos inherentes a los sistemas de
gestin de la calidad de PURAMIN. El mismo define los elementos de
estilo, redaccin y sintaxis.

PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y DOCUMENTOS DE

REFERENCIA
Los documentos y las normas de referencia utilizadas en el desarrollo de
este procedimiento son:

ISO/TR 10013 vigente Directrices para Documentacin de los

Sistemas de Gestin de Calidad

ISO/TR 15489-2 vigente Information and Documentation Records

Management / Guidelines

FONDONORMA-ISO 9001 vigente "Sistemas de Gestin de la

Calidad Fundamentos y Vocabulario"

FONDONORMA-ISO
Calidad Requisitos"

FONDONORMA-ISO 17025 vigente "Requisitos Generales para la

Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibracin

9001 vigente "Sistemas de Gestin de la

MATERIALES Y EQUIPOS UTILIZADOS

No aplica para este procedimiento.

CONTROL DE LOS REGISTROS GENERADOS EN EL

PROCEDIMIENTO
El procedimiento descrito en este documento no genera registros de
calidad.

DISPOSICIONES Y LINEAMIENTOS
6.1

Los Dueos de Procesos de Organizacin (donde se encuentren

Procesos Medulares Organizacionales) son responsables de
garantizar la implantacin, la ejecucin y el cumplimiento del
presente proceso en la elaboracin de los procedimientos y
documentos pertenecientes a los sistemas de gestin de
PURAMIN.

173

6.2

Todo documento o formulario nuevo requerido por cualquier

Sistema de Gestin de Calidad, debe ser diseado y documentado
utilizando como gua las directrices y lineamientos de este
documento. En la oportunidad en que se realicen modificaciones a
procedimientos ya existentes (que formen parte de dichos
sistemas), stos sern elaborados por igual siguiendo lo establecido
en este procedimiento. Es atribucin de Gestin de la Calidad
administrar el presente procedimiento.

6.3

Los manuales cumplirn con los atributos de este procedimiento a

excepcin de las secciones explicativas que se ajustan en base a las
declaratorias a los requisitos de la norma a responder.

6.4

Todo documento perteneciente a los sistemas de gestin de calidad

de PURAMIN que cumpla con los requisitos de un documento
controlado y que tenga un cdigo identificatorio asignado, debe ser
controlado incluyndolo en la lista Maestra de Documentos
Controlados e identificndolo con un sello en original de color rojo,
similar al de la portada de este procedimiento (PRO-GC-01). El
incumplimiento a esta disposicin incurrir en la consideracin del
citado elemento como un documento no controlado.

6.5

Dependiendo del grado de complejidad de las actividades y

operaciones para un modelo de sistema de gestin dado, debe
declararse el nivel de los documentos aplicables, cualquier
combinacin es admitida en una estructura piramidal donde el
nmero mximo de niveles permitidos son los siguientes:
Estructura documental de PURAMIN C.A
NIVEL
NIVELI
II

NIVEL
III

NIVEL
IV

Nivel I: Manuales, polticas, objetivos, planes, programas

Nivel II: Procesos organizacionales, procedimientos
Nivel III: Instrucciones (si aplica)
Nivel IV: Formularios, evidencias y registros

174

6.6

Los documentos que estn asociados a actividades de carcter muy

dinmico o necesidades temporales asi como aquellos que no
requieran actualizacin peridica o sean procedentes de sistemas
documentales externos no sern administrados por el presente
procedimiento.

6.7

A los efectos de este procedimiento se considera un documento

controlado (fuera de aquellos requeridos como obligatorios para
una norma dada) a aquel que cumple con las siguientes
caractersticas.
6.7.1
6.7.2
6.7.3
6.7.4
6.7.5

Su falta pone en considerable riesgo la integralidad del

Sistema de Gestin incurriendo a errores.
El documento requiere en todo caso la actualizacin
peridica.
La informacin presentada es considerada confidencial o
restringida.
El conjunto de actividades que contempla se consideran
claves para los procesos.
La rastreabilidad documental es condicin esencial.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
(No aplica para este documento)

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Para el propsito de este documento se aplican algunas de las definiciones
contenidas en la Norma ISO 9001-2008 Sistema de Gestin de la Calidad
- Fundamentos y Vocabulario.
Sistema de Gestin de la Calidad:
Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan,
y que comprende actividades coordinadas para dirigir y controlar a una
organizacin con respecto a la calidad. (ISO-9001:2008)
Documento:
Informacin o datos que poseen significado y su medio de soporte.
Este medio puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico,
fotografa o una combinacin de ellos. (ISO-9001:2008)

Documento Controlado:
Representa cualquier informacin soportada en papel o medios
electrnicos, que forma parte de los Sistemas de Gestin de Calidad, y que
por los datos o la instruccin que genera, puede afectar la calidad de los
productos o la gestin de la empresa segn lo dispuesto en el punto 6.7. El
control de estos documentos asegura al usuario la disponibilidad de la
versin vigente.
175

Proceso:
Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactan, las cuales transforman entradas en salidas. (ISO-9001:2008)
Caracterizacin de proceso:
Documneto que describe la identificacin de los rasgos distintivos del
proceso, que no es otra cosa que establecer la relacin con los dems
procesos internos o externos, los insumos y salidas del proceso, los
proveedores y clientes, los riesgos y controles, permitiendo a los usuarios
del sistema visualizar de manera ms clara el accionado de la entidad y la
gestin de sus procesos.
Procedimiento:
Documento que muestra la secuencia de actividades o tareas,
realizadas a fin de ejecutar una operacin o un proceso. En el
procedimiento se deben describir los responsables de ejecutar cada una de
las actividades, as como las interrelaciones con actividades de otros
procesos.
Registro:
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeadas. (ISO-9001:2008)
Revisin:
Proceso mediante el cual un documento es analizado en cuanto a
forma, fondo o a ambos, basado en observaciones resultantes de su
aplicacin o en innovaciones tecnolgicas. El documento puede ser
parcial o totalmente modificado, sin embargo, la revisin no origina
necesariamente una modificacin.
Revisin de Forma:
Proceso que permite corregir errores u omisiones que podran
ocasionar una inadecuada interpretacin del documento, sin que el
producto o servicio se vea afectado en sus caractersticas de calidad. La
correccin no tiene que efectuarse en forma inmediata, y puede realizarse
cuando corresponda la modificacin del documento de acuerdo con el
programa de revisiones establecido para el mismo. (Ej.: errores de
transcripcin, sintaxis, numeracin errada de pginas, errores ortogrficos,
errores en ttulos, entre otros)
Revisin de Fondo:
Es el proceso que permite corregir conceptos o implementar nuevos
elementos, frmulas, redaccin confusa, informaciones, omisiones y
obsolescencia tcnica o cientfica. Tambin puede ser causada por
modificaciones de fondo que experimenten las normas o reglamentos en
los cuales est basado el documento.
Modificacin Parcial:
Es el resultado de la revisin de forma.
176

Modificacin Total:
Es el resultado del proceso de revisin de fondo, o cuando se hayan
producido ms de tres modificaciones parciales en un mismo prrafo de
una pgina del documento.

ANEXOS

9.1
Anexo 1
Este anexo muestra el formato que se utilizar para la portada del
documento (nivel I y II):

Organizacion

PURAMIN C.A.

Fecha de emision:
Rev.:

XXX-ZZ-9-99

NOMBRE DEL PROCESO

Pag.: _ de _

(NOMBRE DEL DOCUMENTO ESPECFICO)

DOCUMENTO CONTROLADO
Si el sello no aparece en original
entonces no es documento controlado

Elaborado por:

Revisado por:

(COLOQUE EL CARGO)

(COLOQUE
CARGO)

Aprobado por:

EL (CARGO)

177

Fecha:

Para los niveles III y IV se recomienda la siguiente formulacin:

XXX-ZZ-9-99
PURAMIN C.A.

Nombre del Proceso

Fecha:
Rev.:
Pag. _de_

NOMBRE ESPECFICO DE LA INSTRUCCIN

DOCUMENTO CONTROLADO
Si el sello no aparece en original
entonces no es documento controlado

Elaborado por:

Revisado por:

(COLOQUE EL CARGO)

(COLOQUE
CARGO)

Aprobado por:

EL (CARGO)

178

Fecha:

9.2

Anexo 2
Formato que se utilizar para las pginas del documento, con
excepcin de la portada (aplica a todos):
XXX-ZZ-9-99
NOMBRE DEL DOCUMENTO
PURAMIN C.A.

Rev.:
Fecha:

Pg.:

_ de _

179

9.3

Anexo 3
En este anexo se muestra el formato que se utilizar para documentar las
revisiones. Este formato va colocado en la pgina 2 de todos los
procedimientos del sistema (aplica a todos los tipos).

XXX-ZZ-9-99
PURAMIN C.A.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Rev.:
Fecha:

Pg.:
_

_ de

REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTE DOCUMENTO

No. de
Revisin

Fecha

Pgina

Tipo y Descripcin
del Cambio
Realizado

Revisado por
Cargo/Firma
Responsable

Aprobado
por Cargo
/ Firma
Responsab
le

9.4

Anexo 4
Este anexo muestra el formato que se utilizar para el ndice del
documento. Este formato va colocado siempre en la pgina 3 de todos los
procedimientos.

180

XXX-ZZ-9-99
PURAMIN C.A.

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Rev.:
Fecha:

Pg.:
_

INDICE
SECCIN

9.5

Pg.

Anexo 5
En este anexo se muestra el formato utilizado para documentar los
elementos del procedimiento. Este formato se encuentra en todos los
procedimientos a partir de la pgina 4 de los mismos.

181

de

PURAMIN C.A.

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Rev.:
Fecha:

XXX-ZZ-999
Pg.:
de _

OBJETIVO

ALCANCE

PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y DOCUMENTOS DE

REFERENCIA
Los (procedimientos) (normas) (catlogos) de referencia utilizados en el
desarrollo de
este documentos son:

MATERIALES Y EQUIPOS UTILIZADOS

CONTROL DE LOS
PROCEDIMIENTO
Nombre del registro

REGISTROS

Cdigo

GENERADOS

EN

EL

Tiempo de retencin

DISPOSICIONES Y LINEAMIENTOS
6.1
6.2
6.3

Para el caso de los documentos de Nivel III y IV se recomienda la siguiente

estructura:

OBJETIVO:

Indicar el propsito de la instruccin sobre la base

del resultado del proceso.

RIESGOS:

PRECAUCIONES DE
SEGURIDAD:
PRECAUCIONES
AMBIENTALES:

Indicar los riesgos ocupacionales, de seguridad

o ambiente.

1. Indicar segn lo sealado en la legislacin

vigente y las prcticas seguras.
Indicar las precausiones ambientales
amplicables.

182

 Indicar los prerrequisitos definidos en el

proceso o procedimiento prelatorio.

PRE-REQUISITOS:

TAREA
N

DESCRIPCIN DE TAREAS

Respons
able

1. INDICA LA AGRUPACIN DE
ACTIVIDADES QUE BUSCA UN
PROPSITO
01.
02.
03.
04.
05.
06

9.6
Anexo 6
Este anexo muestra el formato utilizado para documentar el descriptivo de
actividades. Este formato se encuentra en todos los procedimientos, una
pgina despus de finalizar la descripcin de las normas del procedimiento
(punto 6)

PURAMIN C.A.

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Rev.:
Fecha:
7

XXX-ZZ99
Pg.:
de _

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

183

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACION
ES

1.

2.

3.

4.

5.

6.

En el caso de planes, programas, o flujogramas de procesos la estructura de esta

parte es libre.
9.7 anexo 7 Este anexo muestra el formato utilizado para caracterizar los
procesos. Este formato se ubicar en los manuales de cada unidad en la
cual depender del proceso.

PURAMIN C.A.

Rev.:
Fecha:

Caracterizacin de procesos

XXX-ZZ9-99
Pg.:
de _

184

IDENTIFICACIN DEL PROCESO

Cdigo:

Nombre del Proceso:

Clase del Proceso:

Alcance:

Objetivo:
Responsable:
Laboratorio

PROVEEDOR

Requisitos Generales
Externas
Internas

ENTRADA

SUBPROCESO

Procedimientos

SALIDA CLIENTE

Registros
Actividades
de
Seguimiento y
Control

Recursos

Infraestructura

10

Normas

Tecnolgico

Humano

Material
de
Oficina

Indicadores

NOTAS
10.1

NOTA 1 (CUERPO DEL DOCUMENTO)

En la preparacin y aplicacin de documentos que describan la ejecucin

de cualquier procedimiento en PURAMIN, se deben realizar las siguientes
actividades:
10.1.1
Definicin de los elementos bsicos preliminares.
10.1.2
Elaboracin del documento.
10.1.3
Control y distribucin del documento.
10.1.4
Revisin, modificacin y aprobacin del documento.
10.1.1 Definicin de los elementos preliminares
Los elementos preliminares del documento son los siguientes:
- Portada.
- Formato para las pginas.
- ndice.
- Identificacin.
- Numeracin de las pginas.
Y se deben elaborar como se indica a continuacin:

185

10.1.1.1 Portada
Todo procedimiento o documento debe contener una hoja
inicial de acuerdo con el formato que se muestra en el Anexo 1.
Este formato debe contener:
- Logotipo y nombre de la empresa (PURAMIN).
- Gerencia o Departamento a la cual pertenece el proceso.
- Nombre del proceso al cual pertenece el documento en
cuestin.
- Siglas de identificacin (Cdigo) del documento (Ver
Nota 3, Punto 10.3)
- Documento: (Nombre del Procedimiento, Instruccin,
Formulario, formas, entre otros).
- Nmero y fecha de la Edicin.
- Cargos y firmas responsables por la actualizacin, revisin y
aprobacin del documento.
- Sello de Documento Controlado (ver Nota 10.2.2)
10.1.1.2 Formato para las pginas
El formato que debe utilizarse para todas las pginas del
documento, con excepcin de la portada, se muestra en el Anexo 2.
10.1.1.3 ndice
Se deben incluir los ttulos generales de cada seccin si es el
caso, indicando la pgina respectiva, de acuerdo con el formato que
se muestra en el Anexo 4
10.1.1.4 Identificacin
Los documentos tales como Manuales, Procedimientos, Instructivos,
y Formatos de registro de la se identifican con un nombre y un
cdigo alfanumrico.
Componentes del cdigo:
1. Lleva la indicacin del tipo de documento que se esta
identificando, (tres dgitos alfabticos):
MAN: Si es un manual
PRO: Si es un procedimiento
INS: Si es un instructivo
REG: Si es un formato de registro
PLN: Si es plan
PDC: Si es pautas de control
CAR: Si es caracterizacin de procesos.
2. Se identifica el proceso o subproceso al que corresponde (dos
dgitos alfabticos) cuyo detalle se encuentra en la Nota 3
3. Finalmente se agrega un consecutivo de tres dgitos numricos.
Cada componente del cdigo esta separado por un guin -.

186

10.1.1.5 Numeracin de las pginas

Todas las pginas se deben enumerar en forma consecutiva
haciendo referencia al nmero total de pginas que contiene el
documento, separando ambos nmeros con la palabra "de". La
portada se cuenta, pero no se numerar.
10.1.2 Elaboracin del documento
En la elaboracin del documento (procedimientos), se deben incluir
los siguientes elementos:
1 Objetivo.
2 Alcance.
3 Procedimientos relacionados y documentos de referencia.
4 Materiales y equipos utilizados.
5 Control de registros generados en el proceso.
6 Normas.
7 Descripcin de actividades.
8 Definiciones y abreviaturas.
9 Anexos.
10 Notas
(Ver anexos 9.5 y 9.6)
A continuacin se describe cada uno de los elementos anteriores:
10.1.2.1 Objetivo
Debe contener en forma clara y concisa el propsito del
procedimiento. Debe iniciar su enunciado con la accin (objeto) en
tiempo infinitivo, indicando la finalidad de la accin y el logro que
asegura dicha accin en el proceso al que pertenece el
procedimiento.
10.1.2.2 Alcance
Debe contener una descripcin concisa de los lmites de
aplicabilidad del procedimiento. Ello implica determinar, desde y
hasta cul actividad abarca el procedimiento.
10.1.2.3
Procedimientos relacionados y documentos de
referencia
Debe incluir un listado con el cdigo y ttulo de los
procedimientos que estn relacionados con el procedimiento en
cuestin. Debe tambin incluir el ttulo de los documentos, normas
o bibliografa utilizada como referencia en la elaboracin del
documento.
10.1.2.4 Materiales y equipos utilizados
Esta seccin debe especificar todos los materiales y equipos
que se utilizarn en el procedimiento descrito en el documento,
cuando ello aplique.
10.1.2.5 Control de registros generados por el proceso
Debe identificar y definir claramente los registros generados
por el procedimiento, indicando:

187

- Cdigo del Registro, acorde a la siguiente estructura:

XXX YY -1- 99 999

Consecutivos de tres digitos

Consecutivo de dos digitos
pertenecientente al Procedimiento
que lo genera
Dos letras del Proceso que pertenece
y correlativo del subproceso que pertenece
Tres letras que identifica el tipo de documento.

Este cdigo del registro ser definido y asignado por Gestin de la

Calidad.
Igualmente debe establecer el responsable de custodiar,
utilizar, mantener y modificar los registros, as como su tiempo de
retencin.
10.1.2.6 Control de las instrucciones generadas por el
proceso
Debe identificar y definir claramente las instrucciones
generadas por el procedimiento, indicando:
- Cdigo de la instruccin, acorde a la siguiente estructura:

XXX YY -1- 99 999

Consecutivos de tres dgitos
Consecutivo de dos dgitos
Procedimiento que lo genera

perteneciente

al

Dos letras del Proceso que pertenece y correlativo del subproceso

que pertenece

Tres letras que identifica el tipo de documento.

Este cdigo de la instruccin ser definido y asignado por gestin

de la calidad.
Igualmente debe establecer el responsable de custodiar,
utilizar, mantener y modificar los registros, as como su tiempo de
retencin.
10.1.2.7 Lineamientos y Disposiciones
188

Debe describir el cuerpo normativo y las directrices internas que

regulan las actividades, funciones o responsabilidades inherentes al
procedimiento descrito en el documento. Se redactar la accin de
cada norma con la palabra debe. Sin embargo, pudiera incluirse
la palabra debera o en futuro para aquellos casos asociados con
tareas sugeridas o actividades que se originan de prcticas
universales, a fin de dar flexibilidad a la gestin.
10.1.2.8 Descripcin de Actividades
Debe describir en forma clara, concisa y secuencial todas
las actividades realizadas en la ejecucin de un proceso, incluyendo
el responsable de cada una de ellas y un campo de observaciones
para detallar en forma ms completa la actividad en particular. Este
captulo debe presentarse en forma de tabla indicando los
siguientes campos:
- No. de Actividad
- Descripcin
- Responsable de la Actividad
- Observaciones
Ver el modelo de esta tabla de Descripcin de Actividades en el
Anexo 9.6. Los tiempos verbales de estas actividades se encuentran
en la Nota 4, punto 10.4

10.1.2.9 Definiciones y Abreviaturas

Debe elaborarse una lista o glosario de las definiciones y
abreviaturas utilizadas en el desarrollo del documento. Este punto
debe ser elaborado, para evitar confusiones en su interpretacin.
10.1.2.10 Caracterizacion de procesos
De describir el objetivo del proceso el alcance desde el incio del
mismo hasta la finalizacin, asi como tambin deben detallar las
normas aplicables a este y la interracion de las actividades ver
anexo 9.6.7 caracterizacion de procesos.
10.1.2.10 Anexos
Debe contener las copias de todos los formatos, formularios,
o formas de calidad que se emplean en la ejecucin del
procedimiento.
10.1.2.11 Notas
Este punto es opcional. En caso de considerarse necesario se
incluir esta seccin, la cual contendr informacin tcnica que
permita complementar o dar soporte al documento. En lo posible,
las notas breves se incluirn en la columna de observaciones de
la descripcin de actividades
10.2

NOTA 2

189

10.2.1 Cualquier nuevo procedimiento y/o documento de los sistemas de

gestin sers documentado de acuerdo con este procedimiento. En
la oportunidad en que se realicen modificaciones a los
procedimientos existentes (de estos sistemas de gestin) las mismas
sern realizadas acorde a lo establecido en este procedimiento.
10.2.2 Si el procedimiento es un Documento Controlado (ver Punto 8
Definiciones y Abreviaturas), se debe estampar la portada del
mismo con el sello de identificacin indicado en el mencionado
punto. Otros elementos del control, revisiones, modificaciones y
aprobaciones de los documentos, se encuentran detallados en el
procedimiento GC-02 Control de los Documentos del Sistema.
10.3 NOTA 3
En esta nota se describe la codificacin que se utilizar para la identificacin
derivados de los procesos organizacionales, la cual es la siguiente:
XX
Donde:
XX-99 Indica las siglas que identifican el proceso de la organizacin a
la cual pertenece el procedimiento.
Los procesos identificados en los sistemas de gestin de
PURAMIN y sus respectivas siglas son los siguientes:
GG
LA
GC
OP
MT
CM
PP
AS
AD
CO
RH
PI
TS
99

10.4

Proceso de Gerencia General y Presidencia.

Proceso de Laboratorio.
Proceso de Gestin de Calidad.
Proceso de Operaciones.
Proceso de Mantenimiento.
Proceso de Comercial.
Proceso de Planificacin y Produccin.
Proceso de Almacn y Suministro.
Proceso de Administracin
Proceso de Compras.
Proceso de Recursos Humanos.
Proceso de Proteccin Integral.
Proceso de Tesoreria

Nmero consecutivo del Procedimiento dentro del proceso o

funcin especificada anteriormente

NOTA 4

Esta nota indica los tiempos verbales que deben usarse en las diferentes
secciones de los procedimientos:

190

SECCIN
1 Objetivo

TIEMPO
VERBAL
Infinitivo

EJEMPLO
Establecer los
procedimientos para ...
Este procedimiento
describe ...
Este procedimiento es
aplicable ...

2 Alcance

Presente
Indicativo

3 Procedimientos
Relacionados y
Documentos de
Referencia
4 Materiales y Equipos
utilizados

Presente
Indicativo

Las normas y referencias

aplicables en este
documento son ...

Presente
Indicativo

Los equipos utilizados en

esta prueba son ...

5 Generacin y Control
de Registros
generados por el
proceso

Presente
Indicativo

El proceso referido en este

documento genera los
siguientes registros ...
El responsable de retener
este documento es el
gerente de ...

Presente
Indicativo o
futuro simple
Presente
Indicativo

Todos los procedimientos

del sistema deben ser . . .

6 Lineamientos y
Disposiciones
7 Descripcin de
Actividades

Ordena al pintor preparar

la superficie...

8 Definiciones y
Abreviaturas

Presente
Indicativo
en forma
Reflexiva

Los
definiciones
y
abreviaturas que se utilizan
en este documento ...

9 Anexos

Presente
indicativo

Este anexo muestra el

formato que ...

10 Notas

Presente
indicativo

Esta nota indica los

tiempos que ...

10.5

NOTA 5

El presente documento fue elaborado utilizando la aplicacin

"Microsoft Office Word". El tipo y los tamaos de letra utilizados en la
elaboracin del texto de este documento son:
Letra - Times New Roman
- 18. Para el ttulo del procedimiento en la portada del documento.

191

- 14 Para el texto del encabezado y pie de pgina de todas las

pginas del documento.
- 12 Para el texto en general, exceptuando la Descripcin de
Actividades.
Letra Arial o Times New Roman
- 12 Para la redaccin en la Descripcin de Actividades, separando con
lneas las columnas de la tabla de descripcin, y dejando un espacio
entre actividades. No se utilizar separacin de lneas horizontales
(filas).

11
ESTANDAR PARA PLANES
OBJETIVOS Y PROGRAMAS

DE

CALIDAD,

POLTICAS,

11.1 Cuerpo del Documento

En la preparacin y elaboracin del documento que describe un
Plan de Calidad o un Programa de Gestin Ambiental, se deben incluir
los siguientes elementos:
1 Portada del documento.
2 Registro de Revisiones Efectuadas al Documento.
3 Indice
4 Objetivo.
5 Alcance.
6 Procedimientos relacionados y documentos de referencia.
7 Materiales y equipos utilizados.
5 Control de registros generados en el proceso.
6 Lineamientos y Disposiciones.
El estndar de elaboracin de estos elementos en la conformacin de un
Plan de Calidad o de polticas, objetivos, metas y programas, es similar al
estndar detallado en este documento para la elaboracin de los
procedimientos. (Ver anexos 9.1; 9.2; 9.3; 9.4; y 9.5 de este
procedimiento)
11.2 Tabla del Plan de Calidad
Los elementos detallados en la Tabla descriptiva del Plan de
Calidad (estructura sugerida) son los siguientes: Las actividades,
Responsables, Procedimientos Relacionados, Instrucciones de Trabajo
involucradas, Mtodos de Inspeccin Aplicables, Mtodos de Control y
Verificacin, Criterios de Aceptacin y los Registros o Documentos
generados en cada actividad del Plan.

192

ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO INSTRUCCIN MTODO DE

RELACIONADO DE TRABAJO INSPECCIN

MTODO ESPECIFICACCRITERIOS REGISTROS

DE
DE ACEPTACIN
DOCUMENTOS
CONTROL
GENERADOS

1.
2.

193

194

PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE DOCUMENTOS
DEL SISTEMAS DE GESTIN

DOCUMENTO CONTROLADO
Slo debe ser utilizado, s este sello es
de color rojo

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

195

REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTE

PROCEDIMIENTO
No. de
Revisin

Fecha Pgina

Tipo y Descripcin
del Cambio
Realizado

Revisado
por

Aprobado
por

196

NDICE

SECCION
Pgina
1

Objetivo

Alcance

Procedimientos Relacionados y Documentos de Referencia

Materiales y Equipos Utilizados

Control de los Registros Generados en el Procedimiento

Normas

Descripcin de Actividades

Definiciones y Abreviaturas

10

Anexos

197

OBJETIVO
Establecer las responsabilidades y los pasos a seguir para la elaboracin,
codificacin, revisin modificacin, la aprobacin, el control y
distribucin de toda la documentacin del sistema de Gestin de la calidad
de cada departamento definida como Documento Controlado, con la
finalidad de asegurar que cada usuario tenga la versin vigente del
documento que requiera, para realizar las operaciones que son de su
responsabilidad en la gestin de los sistemas mencionados.

ALCANCE
Este procedimiento es aplicable en todos los documentos controlados del
sistema de gestin de la calidad de cada departamento dentro de
PURAMIN C.A

3
PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Los procedimientos relacionados y las normas de referencia utilizados en
el desarrollo de este documento son los siguientes:

ISO/TR 10013 vigente Directrices para Documentacin de los

Sistemas de Gestin de Calidad

ISO/TR 15489-2 vigente Information and Documentation Records

Management / Guidelines

FONDONORMA-ISO 9001 vigente "Sistemas de Gestin de la

Calidad Fundamentos y Vocabulario"

FONDONORMA-ISO
Calidad Requisitos"

FONDONORMA-ISO 17025 vigente "Requisitos Generales para la

Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibracin

9001 vigente "Sistemas de Gestin de la

MATERIALES Y EQUIPOS UTILIZADOS

(No aplica

5
CONTROL DE
PROCEDIMIENTO

Nombre del registro

LOS

REGISTROS

GENERADOS

Cdigo

Lista de control de registro de REG-GC-1-03calidad

001

EN

Tiempo
retencin
Permanente

EL

de

198

LINEAMIENTOS Y DISPOSICIONES

6.1

El jefe de cada departamento es responsable de asegurar la

implantacin, ejecucin y cumplimiento del presente
procedimiento en la administracin de los sistemas de gestin de
la calidad PURAMIN C.A

6.2

Todos los lineamientos, elementos y requisitos que adopten los

jefes de departamentos para el sistema de gestin de la calidad,
deben estar documentados de manera sistemtica, ordenada y
entendible en forma de normas, procedimientos, planes,
programas o algn medio escrito. Igualmente, deben ser tratados
los reportes utilizados en la planificacin, ejecucin, control y
seguimiento de todos los procesos claves, medulares, estratgicos
y de apoyo a la recepcin de insumos, la produccin y
comercializacin del producto en las instalaciones de PURAMIN
C.A

6.3

Los procedimientos documentados deben hacer referencia a las

instrucciones de trabajo que le competen, cuando stas hayan sido
documentadas para ampliar el nivel de detalle de una actividad en
el procedimiento. Las instrucciones de Trabajo, utilizadas
mayormente en los procesos operacionales de la produccin,
anlisis, ensayos, prueba, calibraciones internas y el
mantenimiento de sus equipos, establecen el paso o paso o las
tareas realizadas para ejecutar una actividad perteneciente a un
procedimiento determinado.

6.4 Emisin y revisin

6.4.1 El jefe de aseguramiento de la calidad es responsable por la
emisin y actualizacin de los documentos controlados del
sistema, que dan soporte a la gestin operativa correspondiente a
su proceso. Los Dueos de Proceso identificados en el Sistema
de Gestin de la Calidad de PURAMIN C.A, son los siguientes:

Gerente general
Gerente de planta
Gerente comercial
Gerente de administracin y finanzas
Jefe de aseguramiento de la calidad
Jefe de divisin de almacn y suministro
Jefe de divisin de compras
Jefe de divisin de laboratorio de control de
calidad
Jefe de divisin de mantenimiento
199

Jefe de divisin de planificacin

produccion
Jefe de divisin de recursos humanos

6.4.2 El Jefe de aseguramiento de la calidad es responsable por la

revisin de los documentos controlados del sistema, que dan
soporte a la gestin operativa correspondiente a sus procesos.
6.4.3 Todos los documentos controlados del sistema de la calidad,
deben ser aprobados por el Jefe de aseguramiento de la calidad
antes de su distribucin. Debe dejarse constancia de esta
aprobacin en el REGISTRO DE REVISIONES DEL
DOCUMENTO colocado en la pgina 2 de cada uno de los
procedimientos o documentos controlados de ambos sistemas.
6.4.4 El Jefe de aseguramiento de la calidad debe retener y mantener
los documentos originales pertenecientes a los sistemas de
gestin mencionados.
6.4.5 El Jefe de aseguramiento de la calidad debe velar por la
adecuada edicin y distribucin de todos los documentos del
sistema de gestin de la calidad y controlar todas las revisiones y
modificaciones realizadas a los mismos por los Dueos de
Proceso.
6.4.6 Todos los documentos del Sistema de la Calidad sern revisados
cada ao (1) aos, o cuando el Dueo de Proceso lo considere
conveniente. Estas revisiones anuales, deben indicarse en el
REGISTRO DE REVISIONES DEL DOCUMENTO colocado
en la pgina dos (2) de cada uno de los procedimientos, aun
cuando no se genere ninguna modificacin producto de dichas
revisiones.
6.4.7 Todos los cambios o modificaciones de los documentos
pertenecientes al sistema de gestin antes mencionado, deben
estar sujetos a la misma validacin, revisin, aprobacin y
distribucin establecida en el documento original.
6.4.8 Cuando la consecuencia de las revisiones, resulten en
modificaciones totales o equivalentes a un 50% del documento,
el Dueo de Proceso debe realizar la emisin de una nueva
edicin de ese documento, indicando el N de la misma en el
encabezado del documento.
6.4.9 El Dueo de Proceso involucrado es responsable de obtener en
el original del nuevo documento editado, la firma de revisin del
Gerente de planta y la firma aprobacin del jefe de departamento
de aseguramiento de la calidad.

200

6.4.10 El jefe de aseguramiento de la calidad debe asegurarse de

disponer del documento nuevo editado, sustituyendo la versin
anterior a los fines del control de documentos de los sistemas de
gestin. Asimismo, debe sustituir el documento original anterior
u obsoleto por el nuevo original recibido del Dueo de Proceso
correspondiente e identificar la versin fsica con sello de
DOCUMENTO OBSOLETO, versin digital, indentificar
como documento DOCUMENTO OBSOLETO como
mancha de agua.
6.4.11 El jefe de aseguramiento de la calidad debe almacenar
electrnicamente el documento del sistema gestin de la calidad
e identificarlo como COPIA CONTROLADA (como mancha
de agua).
6.4.12 El jefe de aseguramiento de la calidad debe notificar a la
organizacin y las partes interesadas de la existencia de la
modificacin al documento, via correo electrnico.
6.5 Control de copias y distribucin documentos
6.5.1

6.5.2

Los documentos del sistema de gestin de la calidad pueden ser

distribuidos de manera impresa o como documentos electrnicos.
Aseguramiento de la calidad pondr a su disposicin de los
dueos de procesos la documentacin del SGC.
Las copias controladas, identificadas como tal COPIA
AUTORIZADA son conservadas y controladas por el jefe de
aseguramiento de la calidad. Cualquier reproduccin de los
documentos originales firmados (fotocopias), reimpresin de los
mismos sin firma ni marca o distribucin electrnica se
constituye en copia no controlada.

6.5.3

Cuando un documento deba distribuirse de manera controlada, el

jefe de aseguramiento de la calidad debe actualizar las copias
distribuidas cada vez que se realizan modificaciones.

6.5.4

Los documentos de origen externo, sujetos a actualizacin,

deben ser considerados tambin Documentos Controlados, y
como tales deben incluirse en la Lista Maestra de Documentos
Controlados. A estos documentos debe asignrseles un cdigo
de identificacin que permita su control de uso y aplicacin en el
sistema de gestin de PURAMIN C.A.

201

6.5.5

Las normas, manuales de especificaciones, de equipos, son parte

integrante de los documentos controlados en el Sistema de
Gestin de la Calidad Aseguramiento de la calidad es
responsable por el control y la aprobacin de las revisiones,
actualizaciones, modificaciones y el estado de edicin de estos
documentos. Asimismo, la custodia y preservacin de los
originales.

6.6 Retiro y dispocision de los registros

6.6.1

la coordinadora de aseguramiento de la calidad debe asegurarse

que los usuarios sustituyan de sus archivos las versiones
obsoletas o modificadas de los manuales, planos instrucciones
externas entre otros, reemplazando dichas versiones por las
vigentes. El documento original de estas versiones obsoletas,
ser enviado al archivo inactivo, donde se almacenara (antes de
ser destruido) por un periodo no mayor a un (1) ao dependiendo
la importancia del resgistro. de tal forma que garantice una
rpida recuperacin de la informacin y su seguridad.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

1. Identifica en su proceso Dueo de Proceso

una operacin o actividad
que debe ser descrita en
un documento controlado.
2. Verifica si la operacin o Dueo de Proceso
actividad
est
documentada en algn
procedimiento,
plan,
programa o en un
documento controlado.
3. Est documentado?

Dueo de Proceso

3.1 Si:
Va a la actividad N 4.

Dueo de Proceso

3.2 No:
Dueo de Proceso Para la elaboracin del
Emite un borrador del
borrador, se gua por el
documento describiendo
Procedimiento
la operacin o actividad
Normalizacin
de
propuesta y los posibles
Documentos del sistema
registros generados.
de gestin
(PRO202

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Va a la actividad N 4.

4. Convoca y conduce
reunin para presentar la
propuesta de elaborar el
documento propuesto o
actualizar uno existente.
5. Determinan necesidad de
elaborar el documento
propuesto o actualizar uno
existente.

OBSERVACIONES
GC-4-01)
Para el diseo de un
registro o formato, se
gua
por
el
Procedimiento Control
de los Registros del
Sistema (PRO-GC-503)

Dueo de Proceso Convoca a todos los

usuarios relacionados con
el documento que se quiere
elaborar o actualizar.

Reunin de
Usuarios

6. Elabora o actualiza el Dueo de Proceso En ambos casos, se gua

documento, segn sea el
por el Procedimiento
caso, identificado el ttulo,
Normalizacin de
N de edicin y de
Documentos del sistema
revisin, detallando los
de gestin (PROelementos generales, las
GC-4-01)
normas, actividades y los
Si el documento es
responsables. Coloca su
nuevo, asigna cdigo
firma en la casilla
acorde a las Notas 10.1;
elaborado por de la
10.2 y 10.3 de este
portada del documento.
procedimiento.
7. Enva
el
documento Dueo de Proceso
preliminar al Jefe de
aseguramiento
de
la
calidad correspondiente
para su revisin.
8. Recibe el documento
Jefe de
preliminar y revisa el aseguramiento de
contenido y normativa del
la calidad
mismo.
Discute
observaciones con el
Dueo de Proceso y si
est conforme, firma en la
203

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

Jefe del
departamento

El
Jefe
de
cada
departamento
realiza
observaciones al borrador
propuesto, lo devuelve al
Jefe de aseguramiento de la
calidad y dueo de procesos
para
las
correcciones
correspondientes.

casilla Revisado por.

Solicita al Jefe de cada
departamento
la
aprobacin del documento
definitivo.
9. Revisa el documento
nuevo o actualizado.
Coloca su firma en la
casilla Aprobado por,
anota en manuscrito la
fecha de aprobacin y lo
enva al Dueo de
Proceso.

10. Recibe
documento Dueo de Proceso
aprobado y lo enva con el
respaldo electrnico al
Jefe de aseguramiento de
la calidad, solicitndole
que lo incluya en el
control de documentos del
sistema.
11. Registra o actualiza en la Jefe de
Detalla el cdigo y el ttulo
Lista
Maestra
de aseguramiento de del documento incorporado,
Documentos Controlados la calidad
el N de la Edicin y N de
(REG-GC-5-01-001)
el
Revisin, e indica los
documento recibido del
responsables por la emisin,
Dueo de Proceso.
revisin y aprobacin del
mismo.

13. Ingresa el documento Jefe de

Enva el original obsoleto
nuevo aprobado en el aseguramiento de (papel) al expediente de
expediente
la calidad
Documentos
correspondiente. Retira de
Desincorporados existente
la carpeta el original
en el archivo central, en el
obsoleto, en el caso de un
cual se mantendr por un
documento actualizado.
lapso mximo de un (1) ao
y luego se destruir.
14. Informa a todos los Dueo de Proceso
usuarios (va intranet
correo electrnico) la
existencia en la red
pblica del documento

Nota: en caso de aquellos

usuarios que no posean
correo
electrnico
la
notificacin debe darse por
escrito.
204

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

nuevo o modificado y sus

correspondientes
formatos.
Fin del Proceso.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Documento Controlado
Representa cualquier informacin soportada en papel o medios
electrnicos, que forma parte de los Sistemas de Gestin de la Calidad de
PURAMIN C.A, y que por los datos o la instruccin que genera, puede
afectar la calidad del servicio. El control de estos documentos asegura al
usuario la disponibilidad de la versin vigente.
Lista Maestra de Documentos Controlados
Registro general que incorpora el cdigo y ttulo de cada uno de los
procedimientos y documentos controlados de los sistemas de gestin de la
empresa, y que detalla las responsabilidades por la emisin o
actualizacin, revisin y aprobacin de los mismos.
Borrador
Versin del documento, originada para su revisin, discusin y aprobacin
por parte de los niveles correspondientes.
Procedimiento
Documento que muestra la secuencia de actividades o tareas, realizadas a
fin de ejecutar una operacin o un proceso. En el procedimiento se deben
describir los responsables de ejecutar cada una de las actividades, as
como las interrelaciones con actividades de otros procesos.
Instruccin de Trabajo
Documento que presenta un conjunto de pasos o tareas ordenadas en
secuencia lgica, necesarias para que un slo responsable pueda ejecutar
una actividad indicada en un procedimiento.
Informacin
Conocimiento til obtenido del anlisis de los datos relativos a un objeto,
situacin o problema.
Codificacin
Orden sistemtico de letras y nmeros utilizado con el propsito de
clasificar, identificar y controlar los documentos pertenecientes a los
sistemas de gestin de la empresa.
205

Custodio
Persona responsable por el resguardo de los documentos, registros y
expedientes de los sistemas de gestin de la empresa.
Expediente
Carpeta que contiene todos los documentos y registros relacionados a un
asunto.
Formato
Documento impreso diseado especialmente para registrar en ellos
informacin o datos de tipo general o especfica, para su evaluacin,
transmisin, y/o archivo, as como para demostrar que se han cumplido los
requisitos establecidos de una operacin o actividad.
Archivo Activo
Parte de un archivo que comprende los elementos y documentos de
consulta frecuente y con vigencia.
Archivo Inactivo
Parte del archivo central que recoge la documentacin que ha perdido
vigencia o vida operativa, y cuya consulta por parte de los usuarios es
menos frecuente.
Perodo de Retencin
Lapso durante el cual los registros generados en un procedimiento, deben
mantenerse archivados o guardados en la empresa, antes de ser
desincorporados o desechados.
Revisiones
Accin de revisar y analizar un documento controlado existente, con la
finalidad de determinar si su contenido ha experimentado modificaciones o
cambios en relacin con la ejecucin real de las actividades que en l se
detallan.
Dueo de Proceso
Ocupante de una posicin en la estructura de la organizacin, que es
responsable por la funcin, operaciones, procedimientos y tareas de un
proceso determinado

206

207

PROCEDIMIENTO:
ELABORACIN Y CONTROL DE REGISTROS

DOCUMENTO CONTROLADO
Slo debe ser utilizado, s este sello es
de color rojo

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

208

REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTE

PROCEDIMIENTO
No. de
Revisin Fecha Pgina

Tipo y
Descripcin
del Cambio
Realizado

Revisado por
Supervisor
laboratorio

Aprobado por
Gerente
Laboratorio

209

INDICE

SECCION
Pgina
1

Objetivo

Alcance

Procedimientos Relacionados y Documentos de Referencia

Materiales y Equipos Utilizados

Control de Registros Generados en el Procedimiento

Normas

Descripcin de Actividades

Definiciones y Abreviaturas

Anexos

210

OBJETIVO
Detallar las actividades relacionadas con el control de los registros del
sistema de documentacin del Laboratorio PURAMIN, a fin de establecer
las responsabilidades y los pasos a seguir para la recoleccin,
mantenimiento, conservacin y control de dichas evidencias.

ALCANCE
Este procedimiento comprende todo lo concerniente a la elaboracin,
revisin, aprobacin, control y conservacin de todos los registros
controlados de los sistemas de gestin de la calidad del Laboratorio
PURAMIN, desde que se establece el mtodo de recoleccin de los
registros, hasta que stos son desincorporados del sistema. Los
documentos de origen externo que se requiere asegurar el uso de la ltima
versin vigente de registro o documento tambin son llevados bajo el
alcance de este procedimiento. Se excluye de este procedimiento el control
de datos de los ensayos y calibraciones que son manejados por el
procedimiento correspondiente.

3
PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Los documentos y las normas de referencia utilizadas en el desarrollo de
este procedimiento son:

ISO/TR 10013 vigente Directrices para Documentacin de los

Sistemas de Gestin de Calidad

ISO/TR 15489-2 vigente Information and Documentation Records

Management / Guidelines

FONDONORMA-ISO
Calidad Requisitos"

FONDONORMA-ISO 17025 vigente "Requisitos Generales para la

Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibracin

9001 vigente "Sistemas de Gestin de la

MATERIALES Y EQUIPOS UTILIZADOS

(No aplica)

5
CONTROL DE
PROCEDIMIENTO

LOS

Nombre del registro

Tabla de
Sistema

Registros

REGISTROS

GENERADOS

Cdigo
del (REG-GC-5-03002)

EN

Tiempo
retencin
Permanente

EL

de

211

NORMAS
6.1

Los jefes de cada departamento son responsable de asegurar la

implantacin, ejecucin y cumplimiento del presente
procedimiento en la administracin del sistema de gestin de la
calidad.

6.2

Los procedimientos documentados del sistema de gestin de la

calidad, deben hacer referencia a los registros que se generan en
las actividades o tareas derivadas del cumplimiento de cada
procedimiento.

6.3

La emisin y actualizacin de los registros del sistema documental

deben estar aprobados por el Jefe de cada departamento.

6.4

A los fines del control administrativo y la trazabilidad del sistema,

todos los registros del sistema de gestin deben estar detallados o
incorporados en el formato Tabla de Registros del Sistema
(REG-GC-5-03-002), la cual ser controlada por el Jefe de
aseguramiento de la calidad.

6.5

En la Tabla de Registros del Sistema se indican los responsables

por la revisin y aprobacin de todos los registros controlados de
los sistemas de gestin de la empresa. Igualmente se detalla en la
Tabla el N de la Revisin, el N de la edicin y el tiempo de
retencin de cada uno de los registros contenidos en la misma.

6.6

Los custodios responsables deben controlar y mantener los

registros en expedientes adecuadamente organizados, claramente
identificados y codificados, y deben estar conservados en
ambientes libre de polvo y humedad que eviten su deterioro, dao o
prdida.

6.7

Tal como lo indica la norma 6.6, en la Tabla de Registros del

Sistema se establecen los tiempos de retencin de cada uno de los
registros controlados pertenecientes al sistema de gestin del
laboratorio. La mayora de estos registros son conservados por un
lapso total de tres (3) aos, siendo que los registros del ao en
curso y los del ao anterior se mantienen a disposicin en el cuarto
de archivo.

212

6.8

Sin embargo, para algunos registros de generacin voluminosa, se

han determinado tiempos de retencin menores en el archivo activo
e inactivo, los cuales se encuentran indicados en la Tabla de
Registros de la Calidad. Igualmente, existen registros controlados,
cuya exposicin a requerimientos legales, impositivos y de knowhow de la organizacin, requieren tiempos de retencin en la
empresa mayores a 5 aos. Es responsabilidad del jefe de
aseguramiento de calidad pasar los registros segn sus
caractersticas especficas del archivo activo al inactivo.

6.9

Los formatos de los registros controlados en los sistemas de

gestin, deben ser identificados acorde con la siguiente estructura:

XXX YY -1- 99 999

Consecutivos de tres digitos

Consecutivo de dos digitos pertenecientente al
Procedimiento que lo genera

Dos letras del Proceso que pertenece

y correlativo del subproceso que pertenece

Tres letras que identifica el tipo de documento.(REG)

6.10

Todo diseo de una forma, formato o formulario, a ser utilizado

como registro en cualquier proceso del sistema de gestin de la
empresa, debe elaborarse acorde al estndar del encabezado
establecido para todos los registros del sistema. El estndar del
encabezado equivale a una tabla conformada por 3 campos. En el
campo izquierdo se coloca el logo de PURAMIN C.A, el estado de
publicacin (N de Revisin, mes y ao de la edicin vigente), en
el campo central el Nombre del
del Formato, Formulario o
Registro y en el campo de la derecha se inserta el cdigo del
formato y N de pag. A continuacin una ilustracin del
encabezado:

213

XXX-YY-9-99-999

PURAMIN C.A.
Rev.:
Fecha:

Nombre del Registro

Pg.:

_ de _

6.11

El llenado de datos e informacin dentro del formato o registro,

debe ser legible y sin enmiendas, y deben ser firmados siempre por
los niveles de elaboracin o aprobacin indicados en cada registro
o formato.

6.12

Todos los cambios o modificaciones que vayan a ser realizadas a

los registros o formatos del Sistema de Gestin, deben ser
revisados Jefe de aseguramiento de la calidad y aprobados por jefe
de cada departamento establecido en la Tabla de Registros del
Sistema (REG-GC-5-03-002)

6.13

El jefe del departamento de aseguramiento de la calidad

responsable debe asegurarse que los Usuarios sustituyan de sus
archivos (papel y electrnico) las versiones obsoletas de los
formatos de registros modificados, asegurndose que la versin
nueva o modificada se haya cargado en la red pblica (en el caso
que aplique) e informando a los usuarios la existencia de la nueva
versin o edicin de formato.

7. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
N

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

1.

Establece
conjuntamente con los
Dueos de Proceso el
tiempo y el mtodo
para la recoleccin de
los registros de los
sistemas de gestin de
la empresa.

Jefes de
departamento

Todos los procedimientos del

Sistema de Gestin contienen
el punto Control de los
Registros Generados en el
Procedimiento. En este punto
se indica:
La identificacin de los
Registros
de
Calidad
(ttulo).
El
responsable
por
retenerlos y mantenerlos.

2.

Establece el mtodo de
desincorporacin de los
registros.

Recepcionista

La caracterstica misma del

proceso determina la forma
de desincorporacin final de
214

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES
los registros, as como los
aspectos legales, impositivos,
de know-how y la frecuencia
o el volumen en la generacin
de cada registro.
Ver norma 6.8 y 6.9 de este
procedimiento.

3.

Establece los criterios

Jefe de
para definir el nivel de Aseguramiento de
confidencialidad de los
la calidad
registros.

4.

Aplica el mtodo de
Jefe de
Ver la norma 6.10 de este
codificacin de los Aseguramiento de procedimiento.
registros, asignando el
la calidad
cdigo consecutivo a
los nuevos registros.

5.

Aplica el mtodo de
Jefe de
manejo de los registros, Aseguramiento de
ingresando los datos de
la calidad
control de cada registro
en la Tabla de
Registros del Sistema
(REG-GC-5-03-002)

6.

Toma,
observa
o
calcula
los
datos
provenientes de la
actividad del proceso y
vaca los mismos en el
registro respectivo.

Usuario

Generalmente el jefe de
aseguramiento de la calidad
conserva en su archivo
satlite o en su computador
los registros que a su
discrecin
considere
confidenciales. Si se requiere
nivel de confiabilidad para
algn registro en medios
electrnicos, se establecern
los respectivos controles de
acceso, slo a los usuarios
autorizados
(cdigos
de
acceso), cuando ello sea
requerido. La informacin de
la
catalogacin
de
la
informacin
general
se
contempla en el anexo 9.2

Este paso se realiza de la

manera indicada en cada
procedimiento o instruccin
especfica de trabajo.

215

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

7.

Recolecta y archiva los

registros de su proceso
o en su defecto los
enva
una
vez
completados
Va a la actividad N
12.

Usuario
-

La mayora de los registros

del sistema de gestin de
calidad, son conservados por
los Dueos de Proceso o los
Custodios
Autorizados
durante el ao activo en el
que
se
generan.
Posteriormente son enviados
al Archivo Central.

8.

Requiere crear un
Jefe de
nuevo
registro
o Aseguramiento de
formato en el proceso?
la calidad Usuario

8.1 No:
Contina
en
actividad N 9.

8.2 Si :
Prepara
(borrador) del
y lo discute
coordinadora.
Gerente lo
entrega el
aprobado y su
electrnico.

Jefe de
la Aseguramiento de
la calidad

diseo
formato
con la
El
valida,
formato
archivo

Dueo del Proceso Obtiene firma del Gerente en

el diseo (borrador) del
formato.

8.3 Recibe
formato
y
Jefe de
archivo
electrnico, Aseguramiento de
verifica que el diseo
la calidad
cumpla con el estndar
del encabezado. Si est
conforme,
asigna
cdigo al formato,
acorde
al
mtodo
establecido (Ver norma
6.10)

Ver norma 6.11 de este

procedimiento. Si el diseo
no cumple el estndar, el Jefe
de Aseguramiento de la
calidad debe adecuar el
formato a dicho estndar.

8.4 Carga
datos
del
Jefe de
Ingresa el cdigo asignado
formato en la Tabla de Aseguramiento de
en el encabezado del
Registros del Sistema
la calidad
formato.
216

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES
Conserva en el archivo
central el borrador de
diseo
del
formato
aprobado por el Gerente.

(REG-GC-5-03-002) e
ingresa el archivo
electrnico del formato
en la red pblica,
dentro de la subcarpeta
Registros
incluida en la carpeta
virtual del proceso al
que
pertenece
el
formato.
8.5 Emite
comunicacin
Jefe de
(va correo electrnico) Aseguramiento de
al
personal
la calidad
involucrado,
informando
la
existencia en la red del
nuevo
formato
aprobado.

Anexa en la comunicacin el
formato aprobado para darlo a
conocer a los usuarios. En el
caso de que no se disponga de
correo electrnico o punto de
red en el sitio de trabajo. Se
firma.

8.6 Revisa y actualiza de

Jefe de
ser
necesario
el Aseguramiento de
procedimiento
la calidad
involucrado, a fin de
incluir en el mismo el
nuevo
registro
o
formato aprobado.
Va al Procedimiento
PRO-GC-4-02
Control
de
Documentos de los
Sistemas de Gestin.
9.

Analiza bianualmente o Dueo del Proceso

en caso de requerirse
los
registros
para
verificar si necesita
modificaciones

10. Requieren
modificaciones
actualizaciones?

10.1 No:
Va a actividad N 11.

Dueo del Proceso

o

Jefe de
Aseguramiento de
la calidad

217

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

10.2 Si:
Jefe de
Obtiene firma del Gerente en
Prepara
el
diseo Aseguramiento de el diseo (borrador) de la
(borrador)
con
la
la calidad
modificacin del formato.
modificacin propuesta
y lo discute con el Jefe
de Aseguramiento de la
calidad. Si este lo
valida,
entrega
el
borrador del formato
aprobado y su archivo
electrnico al Analista
Lider o Supervisor del
Laboratorio.
10.3 Ingresa en la Tabla de
Jefe de
Registros del Sistema Aseguramiento de
(REG-GC-5-03-002)
la calidad
los datos del nuevo N
de Revisin y de la
nueva
fecha
del
formato modificado.

Conserva en el archivo
central el borrador del
formato modificado aprobado
por el Gerente.

10.4 Actualiza
en
el
Jefe de
encabezado del formato Aseguramiento de
el nuevo N de la
la calidad
Revisin y la nueva
fecha del registro.
Ingresa el archivo
electrnico del formato
modificado en la red
pblica, dentro de la
carpeta virtual del
proceso
al
que
pertenece el formato.
10.5 Emite
comunicacin
Jefe de
Anexa en la comunicacin el
(va correo electrnico) Aseguramiento de formato modificado para
al
personal
la calidad
darlo a conocer a los usuarios
involucrado,
informando
la
existencia en la red del
formato modificado.
11. Recibe peridicamente
Jefe de
Provee
condiciones
que
de los usuarios los Aseguramiento de eviten el dao o el deterioro
registros del sistema y
la calidad
del registro o su prdida.
218

ACTIVIDAD
los conserva en
archivo central.

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

el

12. Verifica
Jefe de
trimestralmente en la Aseguramiento de
Tabla de Registros del
la calidad
Sistema (REG-GC-503-002), si el perodo
de retencin de alguno
de los registros ha
vencido, a fin de
desincorporarlos
del
sistema
acorde
al
mtodo establecido.
Fin del Proceso.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas. Formato contentivo de datos recopilados, que
evidencia los resultados de una operacin, inspeccin, prueba, ensayo,
calibracin o evaluacin de una fase o elemento de un proceso o gestin.
Expediente
Carpeta que contiene todos los documentos y registros relacionados a un
asunto.
Nivel de Confidencialidad
Alcance del grado de exposicin, consulta y manejo de los registros de la
gestin de los procesos, que normalmente determina quienes estn
autorizados para recibir, custodiar y consultar un registro o formato
determinado.
Perodo de Retencin
Lapso durante el cual los registros deben mantenerse archivados o
guardados en el Laboratorio, antes de ser desincorporados o destruidos.
Desincorporacin.
Accin de eliminar o desechar los registros de calidad, por haberse
completado su perodo de permanencia en el Laboratorio.

219

Procedimiento:
Documento que muestra la secuencia de actividades o tareas, realizadas a
fin de ejecutar una operacin o un proceso. En el procedimiento se deben
describir los responsables de ejecutar cada una de las actividades, as
como las interrelaciones con actividades de otros procesos.
Informacin
Conocimiento til obtenido del anlisis de los datos relativos a un objeto,
situacin o problema.
Codificacin
Orden sistemtico de letras y nmeros utilizado con el propsito de
clasificar, identificar y controlar los documentos pertenecientes al Sistema
de la Calidad.
Archivo Activo
Parte de un archivo que comprende los documentos y registros de consulta
frecuente y con vigencia.
Archivo Inactivo
Parte del archivo central que recoge la documentacin y los registros que
han perdido vigencia o vida operativa, y cuya consulta por parte de los
usuarios es menos frecuente.
Revisiones
Accin de revisar y analizar un documento o registro controlado existente,
con la finalidad de determinar si su contenido ha experimentado
modificaciones o cambios en relacin con la ejecucin real de las
actividades que en l se detallan.
9

ANEXOS
9.1
9.2
9.3

Tabla de Registros del Sistema (REG-GC-5-03-002)

Niveles de Confidencialidad de la Informacin.
Documentos especficos delegados a los dueos de procesos.

9.2. Niveles de Confiabilidad de la Informacin

Para efectos del presente procedimiento y para garantizar una
comunicacin eficaz de la informacin en el Sistema de Gestin de
la Calidad se consideran tres tipos de clasificaciones para manejada
a nivel del Laboratorio, a saber:

Informacin General: Aquella destinada a todo el personal del

Laboratorio PURAMIN y otras organizaciones.

220

Informacin Restringida: Aquella destinada a solo el personal

involucrado en el proceso al cual se vincula y que por el nivel
de pertinencia de la informacin debe ser controlada a dicho
nivel.
Informacin Confidencial: Aquella destinada a ciertos niveles
de puestos de la organizacin que por su nivel de delegacin,
autoridad y/o responsabilidad deben ser controladas por los
niveles que la generan.

Niveles de clasificacin de la informacin la cual puede ser de

carcter explicita o no.
9.3. Documentos especficos delegados a los dueos de procesos.

Nivel
Organizacin

Responsabilidad
y autoridad

Aseguramiento
de la calidad

Aprueba,
Revisa
Elabora,
Planifica
Gestiona

Supervisor

Planifica,
Revisa,
Gestiona

Analista Lider

Revisa,
Planifica
Elabora,
Ejecuta,
Verifica

Tipos de Procesos

Procesos Estratgicos y de
Gestin.
1. Auditorias.
2. Revisiones por la
Direccin.
3. Mapas de Procesos.
4. Normalizacin
de
Documentos.
5. Control
de
Documentos.
6. Control de Registros.
Procesos Operacionales
1. Control de Calidad.
2. Control de insumos y
Productos.
3. Investigacin
y
Desarrollo
4. Asistencia Tcnica
1. Procesos de apoyo
tcnico interno
2. Proceso
de
Calibracin.
3. Proceso
de
Verificacin.
4. Proceso
de
Trazabilidad.
5. Proceso
de
Aseguramiento de la
calidad.
6. Proceso
de
Formulaciones.
7. Elaboracin
de
Reportes de Anlisis.
221

Nivel
Organizacin

Responsabilidad
y autoridad

Analista
laboratorio

del Elabora,
Ejecuta

Inspectores
Recepcin
Despacho
Calidad
Envasado

de Elabora,
y Ejecuta
y
/

Analista Lider

Elabora,
Ejecuta,
revisa

Tipos de Procesos

8. Preparacin
de
soluciones.
Procesos de Ejecucin de
Ensayos
1. Preparacin
de
muestras.
2. Anlisis de muestras.
3. Clculo
y
verificacin
de
resultados.
4. Elaboracin
de
reportes de anlisis.
5. Orden y limpieza.
6. Desecho
de
muestras.
1. Procesos de control
de
calidad
de
insumos
de
envasado.
2. Contenido neto.
3. Recepcin
de
insumos almacen a
envasado.
4. Inspeccin visual de
envases.
5. Verificacin
de
codificaciones
de
nmero de lotes.
6. Supervisin de toma
de muestras.
7. Tranporte
de
muestras
al
laboratorio.
1. Procesos
de
recepcin
de
muestras
2. Control de registros
tcnicos,
formularios,
formatos y reportes.
3. Elaboracin
de
etiquetas.
4. Archivo activo e
inactivo.
5. Inclusin de los
nuevos productos en
el sistema.
222

223

PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE DATOS Y REGISTROS TCNICOS

DOCUMENTO CONTROLADO
Slo debe ser utilizado, s este sello es
de color rojo

Elaborador por: Revisado por: Aprobado por:

Analista Lider

Supervisor

Gte. Laboratorio

Fecha:

224

REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTE

PROCEDIMIENTO
No. de
Revisin Fecha Pgina

Tipo y
Descripcin
del Cambio
Realizado

Revisado por
Supervisor
laboratorio

Aprobado por
Gerente
Laboratorio

225

INDICE

SECCION
Pgina
1

Objetivo

Alcance

Procedimientos Relacionados y Documentos de Referencia

Materiales y Equipos Utilizados

Control de Registros Generados en el Procedimiento

Normas

Descripcin de Actividades

Definiciones y Abreviaturas

Anexos

226

OBJETIVO
Detallar las actividades relacionadas con el control de los datos y registros
tcnicos referidos a ensayos y calibraciones internas del sistema de
documentacin del Laboratorio PURAMIN, a fin de establecer las
responsabilidades y los pasos a seguir para la recoleccin, mantenimiento,
conservacin y control de dichas evidencias.

ALCANCE
Este procedimiento comprende todo lo concerniente a la elaboracin,
revisin, aprobacin, control y conservacin de todos los registros tcnicos
controlados del sistema de gestin de la calidad del Laboratorio
PURAMIN, desde que se establece el mtodo de recoleccin de los
registros, hasta que stos son desincorporados del sistema. Los registros de
origen externo que se requiere asegurar el uso de la ltima versin vigente
de registro o documento tambin son llevados bajo el alcance de este
procedimiento. Se excluye de este procedimiento el control de documentos
y registros de gestin que son manejados por el procedimiento
correspondiente.

3
PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Los documentos y las normas de referencia utilizadas en el desarrollo de
este procedimiento son:

ISO/TR 10013 vigente Directrices para Documentacin de los

Sistemas de Gestin de Calidad

ISO/TR 15489-2 vigente Information and Documentation Records

Management / Guidelines

FONDONORMA-ISO
Calidad Requisitos"

FONDONORMA-ISO 17025 vigente "Requisitos Generales para la

Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibracin
Procedimiento Archivo Central (SG-02)
Control de Registros del Sistema (GC-03).
Normalizacin de Documentos del Sistema de Gestin (GC-01)
Todos los procedimientos del Sistema de Gestin de la Calidad del
laboratorio y procedimientos vinculados del sistema de gestin de la
calidad ISO 9001 de PURAMIN.

9001 vigente "Sistemas de Gestin de la

MATERIALES Y EQUIPOS UTILIZADOS

(No aplica)

227

5
CONTROL DE
PROCEDIMIENTO

LOS

REGISTROS

Nombre del registro

Tabla de
Sistema

Registros

GENERADOS

Cdigo
del (REG-GC-5-03002)

EN

Tiempo
retencin
Permanente

EL

de

NORMAS
6.14

El Gerente del Laboratorio es responsable de asegurar la

implantacin, ejecucin y cumplimiento del presente
procedimiento en la administracin del sistema de gestin de la
calidad.

6.15

Los procedimientos documentados del sistema de gestin de la

calidad, deben hacer referencia a los registros que se generan en
las actividades o tareas derivadas del cumplimiento de cada
procedimiento. Los registros tcnicos y algunos datos sern
competencia del procedimiento: Control de Datos de los Ensayos y
Calibraciones PRO-GC-4-04.

6.16

El Supervisor es responsable por la revisin y el Analista Lider de

la actualizacin de los registros que dan soporte a la gestin
operacional de sus procesos de gestin y ensayo. Los Dueos de
Proceso identificados en el Sistema de Gestin de la Calidad del
Laboratorio PURAMIN, son los siguientes:
Gerente de Laboratorio
Supervisor
Analista Lider

Procesos Estratgicos y de Gestin.

Procesos Operacionales
Procesos de apoyo tcnico interno,
Calibraciones,
Verificaciones,
Trazabilidad y aseguramiento de la
calidad.
Analista del laboratorio
Procesos de Ejecucin de Ensayos
Inspectores de Recepcin y Procesos de control de calidad de
Despacho y Calidad / insumos de envasado.
Envasado
Recepcionista
Procesos de recepcin de muestras y
control de registros tcnicos,
formularios, formatos y reportes.
Los detalles referidos a los tipos especficos de documentos
delegados a cada dueo de proceso se tienen definidos en el anexo:
Documentos especficos delegados a los dueos de procesos.
6.17

La emisin y actualizacin de los registros del sistema documental

deben estar aprobados por el Gerente del Laboratorio.
228

6.18

A los fines del control administrativo y la trazabilidad del sistema,

todos los registros del sistema de gestin deben estar detallados o
incorporados en el formato Tabla de Registros del Sistema
(REG-GC-5-03-002)

6.19

En la Tabla de Registros del Sistema se indican los responsables

por la revisin y aprobacin de todos los registros controlados de
los sistemas de gestin de la empresa. Igualmente se detalla en la
Tabla el N de la Revisin, el N de la edicin y el tiempo de
retencin de cada uno de los registros contenidos en la misma.

6.20

Los custodios responsables deben controlar y mantener los

registros en expedientes adecuadamente organizados, claramente
identificados y codificados, y deben estar conservados en
ambientes libre de polvo y humedad que eviten su deterioro, dao o
prdida

6.21

Tal como lo indica la norma 6.6, en la Tabla de Registros del

Sistema se establecen los tiempos de retencin de cada uno de los
registros controlados pertenecientes al sistema de gestin del
laboratorio. La mayora de estos registros son conservados en
Laboratorio por el Recepcionista por un lapso total de cinco (3)
aos, siendo que los registros del ao en curso y los del ao
anterior se mantienen a disposicin en el archivo central activo.
Los registros anteriores a este perodo de dos (2) aos, se
encuentran disponibles en el archivo inactivo por un lapso
adicional de tres (3) aos

6.22

Sin embargo, para algunos registros de generacin voluminosa, se

han determinado tiempos de retencin menores en el archivo activo
e inactivo, los cuales se encuentran indicados en la Tabla de
Registros de la Calidad. Igualmente, existen registros controlados,
cuya exposicin a requerimientos legales, impositivos y de knowhow de la organizacin, requieren tiempos de retencin en la
empresa mayores a 5 aos. Es responsabilidad del Recepcionista
pasar los registros segn sus caractersticas especficas del archivo
activo al inactivo.

6.23

Los formatos de los registros controlados en los sistemas de

gestin, deben ser identificados con un cdigo conformado por
cinco (5) caracteres, de los cuales los dos (2) primeros son
alfabticos y corresponden a los mismos caracteres utilizados por el
procedimiento o proceso al cual pertenece el registro. Los
siguientes tres (3) caracteres son numricos y equivalen a un
consecutivo dentro del proceso al que pertenece el procedimiento
dueo del registro. Ejemplos:

229

PURAMIN C.A.

TITULO DEL REGISTRO TECNICO

REGISTRO

PROCEDIMIENTO

PROCESO

Lista Maestra de
documentos
(REG-GC-4-02001)

Control de
Documentos
(PRO-GC-4-02)

Gestin de la
Calidad
(GC)

6.24

Todo diseo de una forma, formato o formulario, a ser utilizado

como registro en cualquier proceso del sistema de gestin de la
empresa, debe elaborarse acorde al estndar del encabezado
establecido para todos los registros del sistema. El estndar del
encabezado equivale a una tabla conformada por 3 campos. En el
campo izquierdo se coloca el logo de PURAMIN, en el campo
central el ttulo del Formato, Formulario o Registro y en el campo
de la derecha se inserta el cdigo del formato y el estado de
publicacin (N de Revisin, mes y ao de la edicin vigente). A
continuacin una ilustracin del encabezado:

6.25

El llenado de datos e informacin dentro del formato o registro,

debe ser legible y sin enmiendas, y deben ser firmados siempre por
los niveles de elaboracin o aprobacin indicados en cada registro
o formato.

6.26

Los registros deben destruirse al trmino del perodo de retencin.

En el procedimiento SG-02 Archivo Central se detallan las
actividades relacionadas con la desincorporacin y destruccin de
los registros una vez que han cumplido su tiempo de retencin
establecido.

6.27

Todos los cambios o modificaciones que vayan a ser realizadas a

los registros o formatos del Sistema de Gestin, deben ser
revisados por el Analisita Lider o Supervisor y aprobados por el
Gerente del Laboratorio establecido en la Tabla de Registros del
Sistema (REG-GC-5-03-002)

230

6.28

El Analisita Lider o Supervisor responsable debe asegurarse que

los Usuarios sustituyan de sus archivos (papel y electrnico) las
versiones obsoletas de los formatos de registros modificados,
asegurndose que la versin nueva o modificada se haya cargado
en la red pblica (en el caso que aplique) e informando a los
usuarios la existencia de la nueva versin o edicin de formato.

6.29

En lo referido al control de los datos y resultados que son

especficos para los requisitos tcnicos es competencia del
procedimeinto: Control de Datos de los Ensayos y Calibraciones
PRO-GC-4-04.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
N

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

1.

Establece
conjuntamente con los
Dueos de Proceso el
tiempo y el mtodo
para la recoleccin de
los registros de los
sistemas de gestin de
la empresa.

Gerente del
Laboratorio

Todos los procedimiento del

Sistema de Gestin contienen
el punto Control de los
Registros Generados en el
Procedimiento. En este punto
se indica:
La identificacin de los
Registros de Calidad
(ttulo).
El
responsable
por
retenerlos y mantenerlos.

2.

Establece el mtodo de
desincorporacin
de
los registros.

Recepcionista

La caracterstica misma del

proceso determina la forma
de desincorporacin final de
los registros, as como los
aspectos legales, impositivos,
de know-how y la frecuencia
o el volumen en la
generacin de cada registro.
Ver norma 6.8 y 6.9 de
este procedimiento.

3.

Establece los criterios

para definir el nivel de
confidencialidad de los
registros.

Analisita Lider o
Supervisor

Generalmente el Analisita
Lider o Supervisor conserva
en su archivo satlite o en su
computador los registros que
a su discrecin considere
confidenciales. Si se requiere
nivel de confiabilidad para
algn registro en medios
electrnicos, se establecern
231

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES
los respectivos controles de
acceso, slo a los usuarios
autorizados
(cdigos
de
acceso), cuando ello sea
requerido. La informacin de
la
catalogacin
de
la
informacin
general
se
contempla en el anexo 9.2

4.

Aplica el mtodo de
codificacin de los
registros, asignando el
cdigo consecutivo a
los nuevos registros.

Analista Lider o
Supervisor del
Laboratorio

5.

Aplica el mtodo de
manejo
de
los
registros, ingresando
los datos de control de
cada registro en la
Tabla de Registros del
Sistema (REG-GC-503-002)

Analista Lider o
Supervisor del
Laboratorio

6.

Toma,
observa
o
calcula
los
datos
provenientes de la
actividad del proceso y
vaca los mismos en el
registro respectivo.

Usuario

Este paso se realiza de la

manera indicada en cada
procedimiento o instruccin
especfica de trabajo.

7.

Recolecta y archiva los

registros de su proceso
o en su defecto los
enva
una
vez
completados
al
Recepcionista.
(Archivo Central)
Va a la actividad N
12.

Usuario
Recepcionista

La mayora de los registros

del sistema de gestin de
calidad, son conservados por
los Dueos de Proceso o los
Custodios
Autorizados
durante el ao activo en el
que
se
generan.
Posteriormente son enviados
al Archivo Central.

8.

Requiere crear un
nuevo
registro
o
formato en el proceso?

Analista Lider o
Supervisor
Usuario

8.1 No:
Contina

en

la

Ver la norma 6.10 de este

procedimiento.

Analista Lider o
Supervisor
232

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

actividad N 9.

8.2 Si :
Dueo del Proceso Obtiene firma del Gerente en
Prepara
diseo
el diseo (borrador) del
(borrador) del formato
formato.
y lo discute con
Supervisor. El Gerente
lo valida, entrega el
formato aprobado y su
archivo electrnico al
Recepcionista.
8.3 Recibe
formato
y
archivo
electrnico,
verifica que el diseo
cumpla con el estndar
del encabezado. Si est
conforme,
asigna
cdigo al formato,
acorde
al
mtodo
establecido (Ver norma
6.10)

Analista Lider o
Supervisor del
Laboratorio

Ver norma 6.11 de este

procedimiento. Si el diseo
no cumple el estndar, el
Analista Lider o Supervisor
debe adecuar el formato a
dicho estndar.

8.4 Carga
datos
del
formato en la Tabla
de
Registros
del
Sistema (REG-GC-503-002) e ingresa el
archivo electrnico del
formato en la red
pblica, dentro de la
sub-carpeta
Registros incluida en
la carpeta virtual del
proceso
al
que
pertenece el formato.

Analista Lider o
Supervisor en
cojunto con el
Recpecionista

Ingresa el cdigo asignado

en el encabezado del
formato.
Conserva en el archivo
central el borrador de
diseo
del
formato
aprobado por el Gerente.

8.5 Emite comunicacin

(va correo electrnico)
al
personal
involucrado,
informando
la
existencia en la red del
nuevo
formato
aprobado.

Analisita Lider o
Supervisor

Anexa en la comunicacin el
formato aprobado para darlo
a conocer a los usuarios. En
el caso de que no se disponga
de correo electrnico o punto
de red en el sitio de trabajo.
Se firma.

233

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

8.6 Revisa y actualiza de

ser
necesario
el
procedimiento
involucrado, a fin de
incluir en el mismo el
nuevo
registro
o
formato aprobado.
Va al Procedimiento
PRO-GC-4-02
Control
de
Documentos de los
Sistemas de Gestin.
9.

OBSERVACIONES

Analista Lider o
Supervisor

Analiza bianualmente Dueo del Proceso

o en caso de requerirse
los
registros
para
verificar si necesita
modificaciones

10. Requieren
modificaciones
actualizaciones?

Dueo del Proceso

o

10.1 No:
Va a actividad N 11.

Analista Lider o
Supervisor

10.2 Si:
Prepara
el
diseo
(borrador)
con
la
modificacin propuesta
y lo discute con el
Gerente
del
Laboratorio. Si el
Gerente lo valida,
entrega el borrador del
formato aprobado y su
archivo electrnico al
Analista
Lider
o
Supervisor
del
Laboratorio.

Analisita Lider o
Supervisor

Obtiene firma del Gerente en

el diseo (borrador) de la
modificacin del formato.

10.3 Ingresa en la Tabla de

Registros del Sistema
(REG-GC-5-3-002) los
datos del nuevo N de
Revisin y de la nueva

Recepcionista

Conserva en el archivo
central el borrador del
formato modificado aprobado
por el Gerente.

234

ACTIVIDAD
fecha del
modificado.

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

formato

10.4 Actualiza
en
el
encabezado
del
formato el nuevo N de
la Revisin y la nueva
fecha del registro.
Ingresa el archivo
electrnico del formato
modificado en la red
pblica, dentro de la
carpeta virtual del
proceso
al
que
pertenece el formato.

Recepcionista

10.5 Emite comunicacin

(va correo electrnico)
al
personal
involucrado,
informando
la
existencia en la red del
formato modificado.

Recepcionista

Anexa en la comunicacin el
formato modificado para
darlo a conocer a los usuarios

11. Recibe peridicamente

de los usuarios los
registros del sistema y
los conserva en el
archivo central.

Recepcionista

Provee
condiciones
que
eviten el dao o el deterioro
del registro o su prdida.

12. Verifica
trimestralmente en la
Tabla de Registros del
Sistema (REG-GC-53-002), si el perodo de
retencin de alguno de
los
registros
ha
vencido, a fin de
desincorporarlos
del
sistema
acorde
al
mtodo establecido.
Fin del Proceso.

Recepcionista

235

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas. Formato contentivo de datos recopilados, que
evidencia los resultados de una operacin, inspeccin, prueba, ensayo,
calibracin o evaluacin de una fase o elemento de un proceso o gestin.
Expediente
Carpeta que contiene todos los documentos y registros relacionados a un
asunto.

Nivel de Confidencialidad
Alcance del grado de exposicin, consulta y manejo de los registros de la
gestin de los procesos, que normalmente determina quienes estn
autorizados para recibir, custodiar y consultar un registro o formato
determinado.
Analisita Lider o Supervisor
Ocupante de una posicin en la estructura de la organizacin de la
empresa, que es responsable por la funcin, las operaciones, tareas,
procedimientos y registros de un proceso determinado.
Custodio
Persona responsable por el resguardo de los documentos, registros y
expedientes del sistema de gestin del Laboratorio PURAMIN. La
custodia inicial del registro es llevado a cabo por el dueo del proceso
durante su perodo activo del registro estos usualmente deben ser
almacenados y preservados en los archivos satlites o archivo central y
luego de haber cubierto su tiempo de archivo activo debe pasar al archivo
inactivo.
Perodo de Retencin
Lapso durante el cual los registros deben mantenerse archivados o
guardados en el Laboratorio, antes de ser desincorporados o destruidos.
Desincorporacin.
Accin de eliminar o desechar los registros de calidad, por haberse
completado su perodo de permanencia en el Laboratorio.
Procedimiento:

236

Documento que muestra la secuencia de actividades o tareas, realizadas a

fin de ejecutar una operacin o un proceso. En el procedimiento se deben
describir los responsables de ejecutar cada una de las actividades, as
como las interrelaciones con actividades de otros procesos.
Informacin
Conocimiento til obtenido del anlisis de los datos relativos a un objeto,
situacin o problema.
Codificacin
Orden sistemtico de letras y nmeros utilizado con el propsito de
clasificar, identificar y controlar los documentos pertenecientes al Sistema
de la Calidad.

Archivo Activo
Parte de un archivo que comprende los documentos y registros de consulta
frecuente y con vigencia.
Archivo Inactivo
Parte del archivo central que recoge la documentacin y los registros que
han perdido vigencia o vida operativa, y cuya consulta por parte de los
usuarios es menos frecuente.
Revisiones
Accin de revisar y analizar un documento o registro controlado existente,
con la finalidad de determinar si su contenido ha experimentado
modificaciones o cambios en relacin con la ejecucin real de las
actividades que en l se detallan.

ANEXOS
9.4
9.5
9.6

Tabla de Registros del Sistema (REG-GC-5-03-002)

Niveles de Confidencialidad de la Informacin.
Documentos especficos delegados a los dueos de procesos.

9.2. Niveles de Confiabilidad de la Informacin

Para efectos del presente procedimiento y para garantizar una
comunicacin eficaz de la informacin en el Sistema de Gestin de
la Calidad se consideran tres tipos de clasificaciones para manejada
a nivel del Laboratorio, a saber:

Informacin General: Aquella destinada a todo el personal del

Laboratorio PURAMIN y otras organizaciones.
237

Informacin Restringida: Aquella destinada a solo el personal

involucrado en el proceso al cual se vincula y que por el nivel
de pertinencia de la informacin debe ser controlada a dicho
nivel.
Informacin Confidencial: Aquella destinada a ciertos niveles
de puestos de la organizacin que por su nivel de delegacin,
autoridad y/o responsabilidad deben ser controladas por los
niveles que la generan.

La Gerencia del Laboratorio define los niveles de clasificacin de

la informacin la cual puede ser de carcter explicita o no.
9.3. Documentos especficos delegados a los dueos de procesos.
Nivel
Organizacin

Responsabilidad
y autoridad

Tipos de Procesos

Gerente
de Aprueba,
Laboratorio
Revisa
Elabora,
Planifica
Gestiona

Procesos Estratgicos y de
Gestin.
7. Auditorias.
8. Revisiones por la
Direccin.
9. Mapas de Procesos.
10. Normalizacin
de
Documentos.
11. Control
de
Documentos.
12. Control de Registros.

Supervisor

Planifica,
Revisa,
Gestiona

Procesos Operacionales
5. Control de Calidad.
6. Control de insumos y
Productos.
7. Investigacin
y
Desarrollo
8. Asistencia Tcnica

Analista Lider

Revisa, Planifica
Elabora,
Ejecuta,
Verifica

9. Procesos de apoyo
tcnico interno
10. Proceso
de
Calibracin.
11. Proceso
de
Verificacin.
12. Proceso
de
Trazabilidad.
13. Proceso
de
Aseguramiento de la
calidad.
14. Proceso
de
238

Nivel
Organizacin

Responsabilidad
y autoridad

Analista
del Elabora,
laboratorio
Ejecuta

Inspectores de Elabora,
Recepcin
y Ejecuta
Despacho
y
Calidad
/
Envasado

Analista lider

Elabora,
Ejecuta,
revisa

Tipos de Procesos

Formulaciones.
15. Elaboracin
de
Reportes de Anlisis.
16. Preparacin
de
soluciones.
Procesos de Ejecucin de
Ensayos
7. Preparacin
de
muestras.
8. Anlisis de muestras.
9. Clculo y verificacin
de resultados.
10. Elaboracin
de
reportes de anlisis.
11. Orden y limpieza.
12. Desecho de muestras.
8. Procesos de control de
calidad de insumos de
envasado.
9. Contenido neto.
10. Recepcin de insumos
almacen a envasado.
11. Inspeccin visual de
envases.
12. Verificacin
de
codificaciones
de
nmero de lotes.
13. Supervisin de toma
de muestras.
14. Tranporte de muestras
al laboratorio.

6. Procesos de recepcin
de muestras
7. Control de registros
tcnicos, formularios,
formatos y reportes.
8. Elaboracin
de
etiquetas.
9. Archivo activo e
inactivo.
10. Inclusin
de
los
nuevos productos en
el sistema.
239

240

Leyenda de procedimientos codificados.

Tipo de documento
Procedimiento para la recepcin y
almacenamiento de productos terminados
Procedimiento de recepcin, almacenamiento,
entrega y devolucin de insumos y producto
terminado.
Procedimiento para la recepcin de aditivos y
materia prima
Procedimiento para el reclutamiento, seleccin
y contratacin de personal en la empresa
PURAMIN, C.A.
Procedimiento para la recepcin de insumos en
planta.
Procedimiento para la transferencia de insumos
a almacenes externos
Procedimiento para la devolucin y
almacenamiento de insumos buenos y daados.
Procedimiento para realizar la evaluacin de
desempeo del personal de PURAMIN, C.A.
Procedimiento para el almacenamiento de
aditivos y materia prima
Procedimiento para el almacenamiento de
insumos en planta
Procedimiento para la toma de inventario fsico
Procedimiento general para la conformacin de
facturas
Lista de inspeccin para recepcin de producto
terminado
Producto terminado objetado para reprocesar
Control de entrada de insumos y aditivos por
lote
Muestreo recepcin de aditivos
Toma de inventario de producto terminado
Inventario de insumos y materias prima
Control de entrega de rdenes de compras
conformadas
Hoja de chequeo para la inspeccin de ttems
enviados a clientes externos

Cdigos
PRO-AS-1-01

PRO-AS-1-02

PRO-AS-1-03

PRO-AS-1-04

PRO-AS-1-05
PRO-AS-2-06
PRO-AS-2-07
PRO-AS-2-08
PRO-AS-2-10
PRO-AS-2-11
PRO-AS-3-09
PRO-AS-2-12
REG-AS-1-01-001
REG-AS-1-01-002
REG-AS-1-05-003
REG-AS-1-03-004
REG-AS-3-09-001
REG-AS-3-09-002
REG-AS-3-13-001
REG-AS-4-15-001

241

Solicitud de reporte de Anlisis

Entrega fraccionada de producto terminado
Solicitud de Producto terminado a despachar
Solicitud de materiales
Procedimiento para planificar, programar y

REG-AS-4-15-002
REG-AS-4-19-001
REG-AS-4-19-002
REG-AS-4-19-002
PRO-GC-1-01

realizar auditoras internas.

Programa de Auditoria

PRO-GC-1-02

Plan de auditora interna FONDONORMA ISO

PRO-GC-1-03

9001
Reglamento de los Grupos de Trabajo de

PRO-GC-2-04

Normalizacin y Calidad.
Listado para el control y estado de revisin de

PRO-GC-2-05

los procedimientos PURAMIN

Reglamento del Comit de Normalizacin y

PRO-2-06

Calidad
Procedimiento de acciones correctivas y

PRO-GC-3-07

preventivas.
Procedimiento para el control y estructuracin

PRO-GC-4-08

de los documentos del SGC (elaboracin,

revisin, aprobacin, emisin y cambios)
Procedimiento para el control de los registros de

PRO-GC-5-09

la calidad.
Lista de asistencia reunin de apertura/clausura

Lista de asistencia reunin de apertura/clausura

Informe final de Auditora Interna al Sistema

REG-GC-1-01-001

REG-GC-1-01-002

REG-GC-1-01-003

de Gestin de la Calidad
Solicitud de elaboracin o revisin de

REG-GC-4-08-001

documentos
Listado de distribucin de procedimientos VS.

REG-GC-4-08-002

Niveles operativos.
Listado para el control y estado de revisin de

REG-GC-4-08-003

los procedimientos PURAMIN

Control de emisin y distribucin de copias

REG-GC-4-08-004

autorizadas.
Listado para el control y estado de revisin de

REG-GC-4-08-005

los formularios
Listado para el control de normas y documentos

REG-GC-4-08-006

de procedencia externa PURAMIN

242

Mantenimiento preventivo de moto reductores

PLN-MT-1-04

Mantenimiento preventivo de la planta de

PLN-MT-1-05

secado
Mantenimiento preventivo de las unidades

PLN-MT-1-06

mviles
Mantenimiento preventivo a las bombas

PLN-MT-1-07

porttiles
Mantenimiento preventivo de la planta de

PLN-MT-1-08

aditivo
Mantenimiento preventivo de los aires

PLN-MT-1-09

acondicionados
Mantenimiento preventivo de la selladora de

PLN-MT-1-10

envases
Mantenimiento preventivo de los compresores

PLN-MT-1-11

Procedimiento para la planificacin,

PRO-MT-1-01

programacin y control de las actividades

realizadas por el Dpto. de Mantenimiento a
travs de la orden de trabajo
Mantenimiento preventivo de la caldera

REG-MT-1-01

Mantenimiento preventivo de la envasadora

REG-MT-1-02

Mantenimiento preventivo de la planta elctrica

REG-MT-1-03

Mantenimiento preventivo de moto reductores

REG-MT-1-04

Mantenimiento preventivo de la planta de

REG-MT-1-05

secado
Mantenimiento preventivo de las unidades

REG-MT-1-06

mviles
Mantenimiento preventivo a las bombas

REG-MT-1-07

porttiles
Mantenimiento preventivo de la planta de

REG-MT-1-08

aditivo
Mantenimiento preventivo de los aires

REG-MT-1-09

acondicionados
Mantenimiento preventivo de la selladora de

REG-MT-1-10

envases
Mantenimiento preventivo de los compresores

REG-MT-1-11

Procedimiento para la planificacin,

PRO-MT-1-01

programacin y control de las actividades

realizadas por el Dpto. de Mantenimiento a
travs de la orden de trabajo

243

Procedimiento para planificar, programar y

PRO-RH-1-01

realizar el adiestramiento al personal de la

empresa.
Procedimiento para la amonestacin de los

PRO-RH-1-02

trabajadores de la empresa
Procedimiento para realizar la evaluacin de

PRO-RH-1-03

desempeo del personal de PURAMIN, C.A.

Procedimiento para realizar la induccin de los

PRO-RH-1-04

nuevos empleados de la empresa.

Procedimiento para el reclutamiento, seleccin y

PRO-RH-1-05

contratacin de personal en la empresa

Procedimiento para realizar el clculo de

PRO-RH-2-06

Nmina del personal semanal de PURAMIN,

C.A. (turno diurno, mixto, nocturno).
Procedimiento para realizar el clculo del pago

PRO-RH-2-07

por servicios prestados en das de descanso y

das feriados en la empresa.
Procedimiento para realizar el clculo de

PRO-RH-2-08

deducciones por concepto de beneficios socio

econmicos de la empresa
Procedimiento para realizar el clculo del pago

PRO-RH-2-09

de utilidades en la empresa PURAMIN, C.A

Procedimiento para realizar el clculo del pago

PRO-RH-2-10

de horas extras del personal de nmina semanal

Procedimiento para realizar el clculo

PRO-RH-2-11

de nmina para el personal mensual

Evaluacin de la eficacia de la formacin
Evaluacin de la formacin
Evaluacin de desempeo.
Hoja de Induccin
Control de Asistencia al curso, charla o taller
Encuesta para evaluar proveedores de
formacin
Gua de Entrevista Tcnica
Solicitud de empleo
Verificacin de Referencias Laborales.
Orden para el Servicio Mdico.
Solicitud de personal.
Reporte semanal de ausencias y horas extras.
Solicitud de disfrute de vacaciones
Pautas de control de proceso de produccin de
aceites lubricantes
Procedimiento para el control de producto no

REG-RH-1-01-001
REG-RH-1-01-002
REG-RH-1-03-001
REG-RH-1-04-001
REG-RH-1-04-002
REG-RH-1-04-003
REG-RH-1-05-001
REG-RH-1-05-002
REG-RH-1-05-003
REG-RH-1-05-004
REG-RH-1-05-005
REG-RH-1-05-005
REG-RH-2-10-02
PDC-LA-1-02
PRO-LA-1-01

244

conforme
Pautas de Control de proceso de produccin del
Fluido para Frenos de uso Automotor DOT-3
Pautas de Control de proceso de produccin de
Aceite Dielctrico
Procedimiento para la calibracin/ verificacin,
operacin y mantenimiento preventivo de
termmetros de Planta PURAMIN.
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de equipo de
viscosidad a 100 C
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo del equipo para
determinar la separabilidad del agua
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Equipo de
inflamacin copa abierta
Procedimiento para verificacin, operacin y
manteamiento preventivo del equipo para
determinar viscosidad aparente
Procedimiento para la calibracin / verificacin,
operacin y mantenimiento preventivo de:
Equipo de Bomba Rotativa
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Equipo de
inflamacin copa abierta
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Punto de Fluidez
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Equipo de
Oxidacin
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Prueba de
Anilina
Programa de calibracin de patrones e
instrumentos de planta y Laboratorio
Programa de Verificacin de equipos de
laboratorio y planta
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Tensin
Interfacial
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Factor de
Potencia
Programa de Verificacin de equipos de
laboratorio y planta
Procedimiento para calibracin, la verificacin,
operacin y mantenimiento preventivo de:

PDC-LA-1-03
PDC-LA-1-04
PRO-LA-2-05

PRO-LA-2-06

PRO-LA-2-08

PRO-LA-2-13

PRO-LA-2-14

PRO-LA-2-15

PRO-LA-2-16

PRO-LA-2-17
PRO-LA-2-18

PRO-LA-2-19

PRO-LA-2-20
PRO-LA-2-21
PRO-LA-2-22

PRO-LA-2-23

PRO-LA-2-24

PRO-LA-2-25

245

Tensin de Ruptura
Procedimiento para la aplicacin de tcnicas
estadsticas

PRO-LA-2-26

Procedimiento para el control de producto no

conforme.
Procedimiento que establece las condiciones
generales para la calibracin / verificacin de
equipos de medicin en planta PURAMIN.
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Equipo
SPECTROIL M
Procedimiento para la emisin de reportes de
anlisis.
Procedimiento general para la calibracin de
instrumentos patrones.
Procedimiento para la codificacin e
identificacin en planta de materias primas,
insumos, productos en proceso y productos
terminados.
Procedimiento para la calibracin y verificacin
del vacumetro de planta PURAMIN
Procedimiento para la operacin, verificacin y
calibracin de la bureta.
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de la balanza
OHAUS
Procedimiento que establece las condiciones
generales para la calibracin / verificacin de
equipos de inspeccin, medicin y ensayo.
Procedimiento para el clculo de la
incertidumbre de la medicin a los equipos de
inspeccin, medicin y ensayo
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: equipo viscosidad
a 40 C.
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo del equipo para
determinar espuma.
Procedimiento para la operacin, verificacin y
mantenimiento preventivo del equipo para
determinar viscosidad aparente (CCS).
Procedimiento para la operacin, verificacin y
calibracin del equipo para ensayo de TBN.

PRO-LA-2-27

Procedimiento para la operacin , verificacin,

y mantenimiento preventivo de: Equipo de
Humedad
Procedimiento para la verificacin, operacin y

PRO-LA-2-42

PRO-LA-2-28

PRO-LA-2-29

PRO-LA-2-30
PRO-LA-2-31
PRO-LA-2-32

PRO-LA-2-33
PRO-LA-2-34
PRO-LA-2-35

PRO-LA-2-36

PRO-LA-2-37

PRO-LA-2-38

PRO-LA-2-39

PRO-LA-2-40

PRO-LA-2-41

PRO-LA-2-43

246

mantenimiento preventivo del equipo medidor

de pH.
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo del equipo medidor
de pH.
Procedimiento para realizar el control peridico
de materias primas y productos terminados
Procedimiento para la trazabilidad de lotes de
productos terminados.
Reporte de calidad de insumos
Control de Recepcin de Insumos (Etiquetas)
Hoja de ruta para la fabricacin y control de
Aceites Lubricantes
Control de Calidad Proceso de Envasado
Hoja de Chequeo para la Inspeccin de Tanque
Reporte de resultados de los ensayos para la
determinacin del peso, hermeticidad y/o
resistencia al choque los envases.
FGDC 001 Hoja de formulacin de
lubricantes
Reporte de Calidad de Despachos
Reporte de resultados de los ensayos para la
determinacin del peso, hermeticidad y/o
resistencia al choque los envases.
Hoja de identificacin para las cajas de los
archivos inactivos
Hoja de ruta para la fabricacin y control del
Fluido para Frenos
Control de recepcin de producto en planta
(materia prima AD-66
Hoja de ruta para la fabricacin y control del
Aceite Dielctrico
Hoja de ruta para la fabricacin y control del
Aceite Lubricante
Lista de chequeo para la inspeccin de Cisternas
y/o Ttems

PRO-LA-2-44

PRO-LA-2-45
PRO-LA-2-46
REG-LA-1-01-001
REG-LA-1-01-002
REG-LA-1-01-003
REG-LA-1-01-004
REG-LA-1-01-005
REG-LA-1-01-006

REG-LA-1-01-007
REG-LA-1-01-008
REG-LA-1-01-009

REG-LA-1-03-001
REG-LA-1-03-002
REG-LA-1-04-001
REG-LA-1-04-002
REG-LA-1-04-003
REG-LA-1-04-004

Registro de Verificacin de equipos de

medicin, inspeccin y ensayo.
Registro de mantenimiento de equipos de
inspeccin, medicin y ensayos

REG-LA-2-07-001

Registro de Verificacin de equipos de

medicin, inspeccin y ensayo.
Hoja de formulacin del Fluido para Frenos
Control de recepcin de producto en Planta
(materia prima Aceite Lubricante)
Procedimiento para control de entrada y salida
de materiales
Procedimiento para uso de los vehculos de la

REG-LA-2-28-001

REG-LA-2-16-001

REG-LA-2-45-001
REG-LA-2-45-002
PRO-PI-1-01
PRO-PI-1-02

247

empresa
Procedimiento General para el acceso de visitas
a la empresa
Procedimiento para el manejo de seguro de
montacargas.
Procedimiento de seguridad industrial para la
toma de muestras.
Procedimiento para la determinacin del punto
de anilina.
Procedimiento de seguridad industrial para el
aforamiento de los tanques en la planta
PURAMIN C.A con medicin de nivel
Procedimiento de seguridad industrial para la
determinacin de la estabilidad a la oxidacin
de aceites aislantes nuevos que contienen 2,6
DI-ISO BUTIL PARA CRESOL, por medio de
la bomba rotativa.
Procedimiento para el control , de aceites, de
riesgos potenciales a la salud y ambiente.
Procedimiento de seguridad para el envasado de
productos terminados
Procedimiento para la determinacin del punto
de inflamacin por el mtodo CLEVELAND de
copa abierta
Procedimiento para la operacin de la balanza
Procedimiento para la determinacin del N de
neutralizacin usando indicador de color
Procedimiento para la determinacin del
nmero bsico total por titulacin
potenciomtrica con cido perclrico
Procedimiento de seguridad industrial para la
determinacin del contenido de 2,6 DI-ISO
BUTIL para cresol en aceites minerales
aislantes.
Procedimiento de seguridad industrial para
llevar a cabo el orden y limpieza en
PURAMIN.
Procedimiento General del plan para el control
de emergencias de la empresa
Procedimiento de seguridad industrial para
trabajos en espacios confinados
Procedimiento de primeros auxilios en caso de
accidentes.
Procedimiento general para el levantamiento y
manejo manual de objetos.
Procedimiento de seguridad industrial en las
instalaciones de la Planta PURAMIN
Procedimiento en caso de derrames en Planta

PRO-PI-1-03
PRO-PI-1-04
PRO-PI-2-05
PRO-PI-2-06
PRO-PI-2-07

PRO-PI-1-08

PRO-PI-1-09
PRO-PI-2-10
PRO-PI-2-11

PRO-PI-2-12
PRO-PI-2-13
PRO-PI-2-14

PRO-PI-2-15

PRO-PI-3-16

PRO-PI-3-17
PRO-PI-3-18
PRO-PI-3-19
PRO-PI-3-20
PRO-PI-3-21
PRO-PI-3-22

248

PURAMIN
Procedimiento de seguridad industrial dentro
de las instalaciones del laboratorio de aceites
de las empresas PURAMIN
Procedimiento para el reporte de accidentes.
Control de entrada y salida de materiales

PRO-PI-3-24
REG-PI-1-01-001

Formato de control de acceso de Visitantes

REG-PI-1-04-001

Control de uso de vehculos de planta

REG-PI-1-02-001

Control de acceso de contratista

REG-PI-1-02-002

Lista de chequeo de Unidades y Transportistas

REG-PI-1-02-003

Lista de Chequeo de Vehculo

REG-PI-1-02-004

Certificado de vaco

REG-PI-2-12-001

Condicin y/ o acto inseguro detectado

REG-PI-2-12-002

Evaluacin de Infraestructura y Ambiente de

REG-PI-2-12-003

PRO-PI-3-23

Trabajo
Charla/Taller

REG-PI-2-12-004

Control de entrega de guantes de seguridad

REG-PI-2-12-005

Control de entrega de uniformes

REG-PI-2-15-001

Control de pedidos de equipos de seguridad

REG-PI-2-15-002

Solvencia de equipo de seguridad

REG-PI-3-21-001

Carta de amonestacin

REG-PI-3-21-002

Revisin de equipos porttiles de extincin de

REG-PI-3-21-003

incendios
Investigacin de accidentes

REG-PI-3-21-004

Constancia de notificacin de riesgos

REG-PI-3-21-005

ATS Identificacin de Riesgo

REG-PI-3-21-006

Procedimiento para la recepcin de productos

en planta PURAMIN

PRO-PP-1-01

Procedimiento para el aforamiento de los

tanques de planta PURAMIN

PRO-PP-1-02

Procedimiento general de almacenamiento,

manipulacin, preservacin, envasado y
entrega de aceites lubricantes.
Procedimiento para el despacho de los
productos terminados PURAMIN

PRO-PP-1-03

Procedimiento para el envasado de los

productos terminados PURAMIN
Procedimiento para la fabricacin control del
AD-66
Procedimiento de toma de muestra y mtodos
de muestreo
Procedimiento general para la planificacin de
la realizacin del producto.

PRO-PP-2-05

PRO-PP-2-04

PRO-PP-2-06
PRO-PP-2-07
PRO-PP-2-08

249

Programa de produccin
Instrucciones de trabajo para la fabricacin y
control del AD-66

PRO-PP-2-09
INS-PP-2-06-01

Instrucciones de trabajo para la prestacin del

servicio de mezcla y envasado de aceites
lubricantes.
Control de recepcin de producto en planta
(materia prima AD-66)

INS-PP-2-07-01

REG-PP-1-01-001

Control de recepcin de producto en Planta

Almacenado en tambores

REG-PP-1-01-002

Control de recepcin de producto en Planta

(materia prima Aceite Lubricante)

REG-PP-1-01-003

Solicitud de materia prima, insumos y

productos terminados.

REG-PP-1-01-004

Libro de control operaciones logstica aditivo

COLASA

REG-PP-1-01-005

Control de entrega de productos terminados.

REG-PP-2-06-001

Control de envasado de aceite dielctrico

REG-PP-2-06-007

Control de produccin de envasado

REG-PP-2-06-008

Control de recepcin de producto en planta

(materia prima AD-66)

REG-PP-2-06-009

Hoja de ruta para la fabricacin y control de

produccin de PARATONE

REG-PP-2-06-010

Hoja de ruta de producto terminado en

tambores

REG-PP-2-06-011

Hoja de ruta de control de produccin de

PARATONE 8080

REG-PP-2-06-012

Hoja de ruta para el control de llenado de filtros

de percolacin.

REG-PP-1-01-013

Hoja de ruta de tambores

REG-PP-1-01-014

Hoja de ruta del proceso de envasado de Gema,

Galones y Garrafas

REG-PP-1-01-015

Hoja de ruta para la fabricacin y control de

Aditivos.

REG-PP-1-01-016

250

Hoja de ruta para la fabricacin y control de

Aceites Lubricantes

REG-PP-1-01-017

Hoja de ruta para el envasado de aditivos

COLASA.

REG-PP-1-01-018

Procedimiento para la revisin de contratos

PRO-CM-1-01

Procedimiento para la atencin de reclamos del

cliente

PRO-CM-4-02

Solicitud del producto.

REG-CM-1-01-001

Oferta o cotizacin.

REG-CM-1-01-002

Reporte de No conformidad, acciones

correctivas y preventivas
Encuesta para medir la satisfaccin del cliente.

REG-CM-4-02-001

Factura proforma

REG-CM-4-02.003

Procedimiento de seleccin, evaluacin,

registro, seguimiento y control de proveedores.

PRO-CO-1-01

Procedimiento de toma de inventario de

herramientas de trabajo

PRO-CO-2-02

Procedimiento para la elaboracin y control de

ordenes de compras.

PRO-CO-2-03

Procedimiento para la compra de materiales,

equipos y repuestos en el exterior a travs del
Departamento de Compras
Procedimiento para la solicitud de materiales
al Almacn de Repuestos.

PRO-CO-3-04

Procedimiento para la solicitud de materiales y

servicios al Departamento de Compras
PURAMIN

PRO-CO-3-06

Procedimiento para la recepcin de materiales

por el Almacn de Repuestos.

PRO-CO-3-07

Encuesta para evaluar proveedores de

transporte

REG-CO-1-01-001

Criterios para seleccionar el proveedor

REG-CO-1-01-002

Cuestionario diagnstico del sistema de la

calidad del proveedor

REG-CO-1-01-003

Ficha del Proveedor

CO-1-01-004

Encuesta para evaluar proveedores de

transporte

REG-CO-1-01-005

REG-CM-4-02-002

PRO-CO-3-05

251

Listado de Proveedores aprobados

REG-CO-1-01-006

Encuesta para evaluar proveedores de

productos
Reporte mensual control de inventario de
herramientas
Anlisis de cotizaciones

REG-CO-1-01-007

Alcance de trabajo
Solicitud de cotizacin
Orden de compra
Acta de Aceptacin y Contratacin de
Proveedores
Solicitud de materiales

REG-CO-2-02-002
REG-CO-2-02-003
REG-CO-2-02-004
REG-CO-2-02-005

Almacn y Suministro

AS

Planificacin y Produccin

PP

Recursos Humanos

RH

Mantenimiento

MT

Proteccin Integral

PI

Gestin de la Calidad

GC

Laboratorio

LA

Comercial

CM

Compras

CO

REG-CO-2-02-001
REG-CO-2-02-001

REG-CO-3-001

NOTA: LOS SUBPROCESOS SE CODIFICARN CON LA DOS LETRAS DEL

PROCESO SEGUIDO DE UN DIGITO CNSECUTIVO.

252