MEN DE PRCTICOS DE ACCESS 2007

Prctico
1

Crear Tablas, Campos, Claves.

Prctico
2

Propiedades de Campo Relaciones.

Prctico
3

Introducir datos. Consultas. Consultas con criterios y Consulta de

Actualizacin.

Prctico
4

Consultas de Creacin de Tablas. Consulta de Eliminacin. Consulta por

Parmetros.

Prctico
5

Formularios. Utilizando Asistente y Diseo de Formulario.

Prctico
6

Formularios: Utilizacin de Cuadro Combinado.

Prctico
7

Formulario: Uso del Generador de Expresiones.

Prctico
8

Informes: Utilizando Asistente y Agrupamientos.

Prctico
9

Diseo de Informes.

Prctico N 1 Microsoft Access

Estamos rodeados de bases de datos. La gua telefnica o las pginas amarillas son bases de
datos. Cuando lees un men en un restaurante ests consultando una base de datos. Las fichas de
libros en las bibliotecas son grandes bases de datos. Al buscar cualquier informacin en una base
de datos de este tipo, seguramente tendremos que pasar varios minutos hasta localizar lo que nos
interesa.
Access es un gestor de bases de datos que nos facilita el trabajo. Con Access, localizar un libro en
la base de datos de una biblioteca puede ser cuestin de pocos segundos.
Cuando ingreses a Access 2007, lo primero que vas a encontrar es una ventana con varias
opciones, como se muestra a continuacin, pero nosotros utilizaremos un BASE DE DATOS EN
BLANCO.

Colocaremos un nombre a nuestra base de datos como por ejemplo, Gimnasio y presionamos el
botn CREAR. Access colocar automticamente al archivo la extensin .ACCDB. La versin
anterior de Access estableca MDB.

Seguidamente, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.
Como se muestra a continuacin:

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se
crean a partir de stas.
Si observas en la ventana a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde podremos
seleccionar todos los objetos que se van creando dentro de la base de datos. En principio slo
encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto. Puedes ocultarlo haciendo
clic en el botn Ocultar.

TABLAS
Una base de datos comienza con el diseo de una tabla. Para ello, es necesario plantearse
primero qu datos necesitamos. En nuestro ejemplo delGIMNASIO, necesitaremos:

Matrcula
Nombre, apellidos, direccin, etc, del alumno
Actividad que realiza
Cuota mensual

Observaciones

Evidentemente que esta base de datos es demasiado sencilla, pero nos servir para nuestro
objetivo. Vamos a ver primero unos conceptos bsicos en el diseo de una BD (en adelante
abreviaremos de esta forma la palabra Base de Datos).
Campo : unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de
una persona
Registro : conjunto de campos. Un registro vendra a ser algo as como una ficha.
Base de datos : conjunto de registros total.
Crear una tabla de datos.
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus
opciones. En la seccin Tablas podremos seleccionar la opcinVISTA DE DISEO.
Pero cuidado!!, como acabas de ingresar, Access ya te ha creado la TABLA1, por consiguiente
presionaremos de la pestaa Inicio el botn VER y luego el botn VISTA DE DISEO y
establecemos para nuestro ejemplo como nombre de Tabla ALUMNOS, y presionamos el botn
ACEPTAR.

Ahora aparece la ventana principal del diseo de los campos de la BD. Desde aqu podemos definir
qu tipo de campos aparecern en la BD. Observamos tres columnas: Nombre de campo, Tipo de
datos y Descripcin. Para comenzar:

Escribe como nombre de campo: Matrcula y pasa a la columna siguiente pulsando

Intro, con la flecha de desplazamiento o con un simple Click del ratn. En la segunda
columna aparece una lista desplegable. Puedes desplegarla y observar que aparecen
varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de campo que podemos crear.
Por ejemplo, nuestro primer campo es de tipo Autonumrico (este campo ingresar
automticamente el valor 1 y seguira el conteo dependiendo de los registros que
ingresemos)
Escribe como segundo nombre de campo: Nombre y pasa a la columna siguiente
pulsando Intro, para el tipo de dato elegimos Texto, ya que introduciremos simples
caracteres como letras o nmeros.

A continuacin observa la siguiente pantalla donde se muestra todos los CAMPOS que utilizaremos
para nuestro ejemplo. Introducirlos en tu base de datos:

CAMPO CLAVE
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal o campo clave.
La clave principal o campo clave proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve
de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber el registro al cual
identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal
compuesta por ms de un campo. Un campo clave incrementa adems la velocidad de los
procesos del tipo Consultas o Formularios. Lgicamente, no podemos introducir como campo clave
el campo Nombre, por ejemplo.

Un campo clave es un campo con una caracterstica especial que hace que ese campo no se
repita en ningun registro de la BD.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. En nuestro ejemplo ser el
campo MATRCULA
Hacer clic sobre el botn Clave principal en la seccin Herramientas de la pestaa Diseo.

Una vez finalizado el ingreso de los campos, cierra la ventana de la Vista de Diseo, y confirmar
grabar la Tabla de Alumnos.
Introducir datos
En la ventana a la izquierda el Panel de Exploracin aparece la Tabla Alumnos y para ingresar
datos debes realizar doble click sobre l para poder entonces cargar los datos de los ALUMNOS
del GIMNASIO.

TIPO DE DATOS QUE CADA CAMPO PUEDE TENER:

Texto : para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255.
Memo : para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres.
Nmero : para introducir nmeros.
Fecha/Hora : para introducir datos en formato fecha u hora.
Moneda : para introducir datos en formato nmero y con el signo monetario.
Autonumrico : en este tipo de campo, Access numera automticamente el contenido.
S/No : campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo S/No,
Verdadero/Falso, etc.
Objeto OLE : para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido, etc.
Hipervnculo : podemos definir un enlace a una pgina Web.
Asistente para bsquedas : crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista
de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Introducir datos
La forma de introducir datos es sumamente sencilla:

Pulsa Click en el botn derecho Abrir

Aparece una pantalla en forma de tablas de columnas (al estilo de Excel) donde podemos
introducir los datos de los campos. Para desplazarnos, pulsaremos la tecla de tabulacin o un click
en la siguiente casilla. Para el primer campo no hace falta escribir nada, ya que es autonumrico.
Introduce algunos registros para probar. Para pasar de un registro a otro, simplemente pulsa Intro.

Prctico N 2 Microsoft Access

Caso Prctico
La BD que construiremos a continuacin se tratar de una inmobiliaria. Por lo tanto se solicita crear
una base de datos INMOBILIARIA, siguiendo los pasos que se aprendi en el Practico 1.

Esta base de datos se utilizar a lo largo de todos los prcticos sucesivos de Access. En este
ejemplo, se crearn dos Tablas, una llamada CLIENTES y la otra Tabla llamada INMOBILIARIA. A
continuacin se muestra los campos que debers establecer para la Tabla Clientes:

Observa que hemos colocado como campo clave el campo Cdigo propiedad . De esta forma nos
aseguramos que no repetimos dos veces un mismo cdigo. Cada propiedad tendr un nico cdigo
que la identificar.
Fjate que a medida que vamos introduciendo nuevos campos, nos aparece en la parte inferior de
la pantalla una ventana especial llamada PROPIEDADES DEL CAMPO:

Desde esta ventana podemos ampliar y mejorar las propiedades de cada campo.

PROPIEDADES DE CAMPO
Sus opciones son:
Tamao del campo: define el tamao mximo de caracteres que podemos introducir. Hasta 255
Formato: dependiendo del tipo de campo, podemos escoger un formato. (Por Ejemplo monetario,
fecha, etc.)
Mscara de entrada : access coloca una serie de signos automticamente para facilitarnos la
introduccin de los datos. Por Ejemplo, podemos introducir una fecha tecleando slo los nmeros
del da, mes y ao, y access nos colocar automticamente las barras de separacin. 12/abr/98
Ttulo: se utiliza para dar un ttulo al campo para posteriormente utilizarlo en formularios

Valor predeterminado: si deseamos que por defecto este campo contenga un valor que se repite
a menudo para no tener que teclearlo.
Regla de validacin: podemos obligar al usuario a que introduzca los datos segn unos criterios.
P.Ejemplo, podemos obligar a que se introduzcan datos numricos inferiores a una cantidad, etc.
Texto de validacin : cuando se incumplen las reglas de validacin al introducir los datos, aparece
un texto explicativo. Desde aqu podemos definir qu texto aparecer.
Requerido: si esta opcin est en S , el usuario est obligado a introducir datos.
Permitir logitud cero: si esta opcin est en S , se permite la introduccin de cadenas de longitud
cero.
Indexado: los campos indexados permiten acelerar las bsquedas. Podemos hacer que un dato se
repita o no en la tabla con las opciones permitir duplicado si o no.

ESTABLECER A LOS CAMPOS y SUS PROPIEDADES

1. En una primera instancia debemos ubicarnos en el campo CDIGO DE PROPIEDAD, y
luego en la ventana inferior nos mostrar de acuerdo a su tipo de datos, en este caso
TEXTO, sus propiedades, y podemos especificar como TAMAO DE CAMPO, el valor
3. Con esto, indicamos que CDIGO DE PROPIEDAD solamente podemos ingresar 3
letras o caracteres.
2. Ahora nos ubicamos en el campo NOMBRE y especificamos como Propiedad para este
campo colocando en S la opcin Requerido. Significamos con dicha opcin que la
persona que cargue los datos no puede dejar en blanco o sin nada a NOMBRE.
3. Realiza lo mismo que el punto 2 para el campo APELLIDO.
4. En el campo Alquiler mensual, cambia las propiedades siguientes: Formato:
Moneda, Regla de validacin: <150000, Texto de validacin: El precio de alquiler no
debe pasar de 150.000. Especificamos con estas propiedades que en el campo
ALQUILER MENSUAL, a travs de su Regla no se cargue o ingrese datos mayores a
$150.000 y si sucediera aparecera en pantalla el mensaje escrito en Texto de
validacin.
5. Selecciona el campo Fecha de contrato y sita el cursor en la casilla Mscara de
entrada. Aparecer un botn en la parte derecha:

6. Debers pulsarlo. Access te dir si quieres guardar la tabla. Responde afirmativamente y

colcale como nombre: Clientes . A continuacin te aparecer una ventana con ejemplos de
mscaras. Escoge la opcin Fecha corta y pulsa en el botn Terminar . En la casilla aparecern
unos smbolos correspondientes a la mscara.

7. Realiza exactamente lo mismo para el campo Fecha de expiracin.

8. Cierra la ventana de Diseo de tabla, y Guarda los cambios.
TABLA PROPIEDADES:
Seguidamente crea una nueva tabla. La llamars PROPIEDADES y tendr las siguientes
caractersticas:
TIPO
DE
TAMA
CAMPO
DATOS
O
OTROS
Cdigo
propiedad

Texto

Tipo de
propiedad

Texto

15

Campo
clave

Superficie en
m/2

Nmero

Entero

Direccin

Texto

40

Localidad

Texto

20

Provincia

Texto

15

Cdigo
Postal

Texto

Habitaciones

Nmero

Entero

Garaje

S/No

Bao

Nmero

Extras

Memo

Entero

Hemos preparado dos Tablas; una para llevar el control de los clientes y otra para llevar el control
de las propiedades. Hemos definido en comn un campo: Cdigo de propiedad . Porqu?
Necesitamos un campo en comn para las dos tablas de forma que en la tabla PROPIEDADES
podamos introducir las propiedades que sean, cada una con su cdigo nico que las identificar.
Pero tambin necesitamos introducir datos en la tabla clientes de forma que le asignemos una
propiedad a cada uno de ellos. Posteriormente podemos realizar consultas y crear formularios de
las dos tablas, gracias a este campo en comn. De esta forma, podemos introducir datos en la
tabla CLIENTES pero asegurndonos que existen en la tabla PROPIEDADES. As no habra lugar
a equivocaciones. Lo que vamos a hacer es una relacin.

RELACIONES
Una vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se necesita una forma
de indicar a Access cmo debe combinar la informacin. El primer paso de este proceso consiste
en definir relaciones entre las tablas. En una relacin se hacen coincidir los datos de los campos
clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos,
estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador
nico para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, una tabla con
informacin sobre empleados puede relacionarse con otra con datos de pedidos a travs de un
campo comn que podra ser Nro de empleado.
A la hora de establecer relaciones entre tablas pueden presentarse tres situaciones diferentes:

Relacin de uno a uno:

En este tipo de relacin, un registro de la tabla 1 slo puede estar enlazado con un nico registro
de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relacin es la que menos se utiliza. Un ejemplo podra ser
ste, en el que cada persona tiene un nico DNI:

Relacin de uno a varios o uno a muchos:

Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa.
En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada pelcula pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2,
un mismo actor puede trabajar en varias pelculas:

Relacin de varios a varios o muchos a muchos:

Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada
registro de la tabla 2 slo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el siguiente
ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores, pero cada jugador slo puede jugar en un
equipo:

Crear Relaciones.
Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la
ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones que se encuentra en la
pestaa Herramientas de base de datos.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla y habr que indicar las tablas que formarn parte de
la relacin a crear.

Seleccionar una de las tablas y presionar el botn Agregar. Repita por cada una de las tablas que
posea para incorpararlas a las Relaciones que realizar. Pulse luebo sobre el botn Cerrar.
Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla. En la
mayora de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado en texto en negrita) de una
tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre) denominado la clave externa de la
otra tabla. Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el
mismo tipo de datos y deben contener el mismo tipo de informacin.

Aparece una nueva ventana donde podemos definir algunas caractersticas de la relacin.

Observa en la parte inferior que Access nos coloca automticamente el tipo de relacin como
de Uno a uno , pues los dos campos son campos clave, por lo que sus datos sern nicos. Otras
opciones de esta ventana se explica a continuacin:

Exigir integridad referencial

Se utiliza para asegurarnos de que los datos se mantendrn correctamente relacionados cuando
se establezca la relacin. Si esta casilla se activa, podemos escoger dos opciones ms:

Actualizar o eliminar en cascada los campos relacionados hace que cuando se

modifique un dato en una de las dos tablas, ste tambin ser modificado en la tabla
relacionada.

Desde el botn Tipo de combinacin podemos acceder a ms caractersticas de la relacin.

Deja activada la casilla Exigir integridad referencia l y sus dos opciones, y

seguidamente pulsa en el botn Crear .

Aparecen unas lneas que reflejan la relacin entre ambas tablas.

Cierra la ventana contestando afirmativamente a la pregunta de Access de guardar la

relacin.

Ya estn a punto las dos tablas para introducir los datos. Para ello, simplemente tendremos que
pulsar el botn Abrir y Access mostrar una tabla formada por columnas donde podremos introducir
los datos.
Mientras introduces un dato en un campo, Access muestra un lpiz en la parte izquierda de la
fila. En la introduccin de datos es importante no dejar en blanco el campo clave, o Access no nos
dejar terminar el proceso. Cuando terminamos de introducir toda una fila, pulsaremos Intro para

pasar a introducir el segundo registro. Si queremos cancelar la introduccin de datos en una fila,
pulsaremos la tecla Escape.

Modificar una relacin existente

Una vez definidas las relaciones, pueden modificarse stas siguiendo estos pasos:
Cierre todas las tablas abiertas. Tenga presente que no se pueden modificar relaciones entre
tablas que se encuentren abiertas.
Ahora pulse dos veces sobre la lnea de relacin que desea modificar.

Eliminar una relacin existente

Para eliminar una relacin, pulse el botn derecho del mouse sobre la lnea de relacin en la
ventana Relaciones.
Elija la opcin Eliminar
*** Para FINALIZAR cierre la ventana de RELACIONES y grabe cuando Access lo solicite. ***
Aadir tablas a la ventana Relaciones.
Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la
ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana:
1. Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el
botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos.
2. Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.

Prctico N 3 Microsoft Access

INTRODUCIR DATOS
Recuerda que haba una relacin entre las dos tablas de Uno a Uno, desde la tabla CLIENTES a la
tabla PROPIEDADES. Esto significa que primero tendremos que dar de alta algn CLIENTE y
posteriormente darlo de alta en la tabla PROPIEDADES. La relacin que hemos establecido nos
evita la introduccin de errores en la tabla PROPIEDADES, ya que, para introducir una propiedad,
previamente tendremos que tener dado de alta el cliente en la tabla CLIENTES.
PROCEDA A REALIZAR LA CARGA DE 10 REGISTROS PARA LA TABLA CLIENTES -establezca
como carga de datos en el campo OFICINA VENDEDORA A: Terrassa, JBSRUR, AMAZON, para
cada cliente. Para el campo FECHA DE CONTRATO repita la misma Fecha para otro cliente.
Muestra de carga de datos de 5 Registros de la Tabla Clientes:

CARGUE LOS 10 REGISTROS PARA LA TABLA PROPIEDADES -considerando que el CDIGO

DE PROPIEDAD, debe coincidir en Ambas Tablas, para poder determinar que Cliente posee la
propiedad que alquila. Puede ocurrir que un Cliente alquile dos Propiedades.
Muestra de carga de datos de 5 Registros de la Tabla Propiedades:

Considere adems:
Cdigo Propiedad: puede combinar letra con nmero.
Poblacin: considere a la cantidad de personas que habitarn la vivienda
Tipo Propiedad: Chalet, Casa, Departamento, Local, Depsito, etc

CONSULTAS
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

En muchas ocasiones tendremos la necesidad de saber cuantas propiedades del tipo chalet
existen, quin paga ms de $1500 de alquiler, o cualquier otra pregunta que se nos ocurra.
Evidentemente, tenemos el listado completo en forma de tabla, pero segn el tipo de preguntas
que queramos realizar a la BD nos puede llevar bastante tiempo localizar algn dato en concreto.

Consulta Sencilla.
Imaginemos que queremos saber algunos datos de los inquilinos que tienen alquilado una Casa.
No queremos saber los datos de todos los campos: slo algunos.
1. Ingresar en la Pestaa Crear y luego presiona el botn Diseo de Consulta

2. Nos encontramos en la pantalla de Vista Diseo de la consulta y desde esta pantalla podemos
agregar las Tablas que vamos a Consultar. Para nuestro ejemplo incorporamos las dos Tablas:
Clientes y Propiedades.
3. Supongamos que queremos realizar una consulta slo de los campos Cdigo de propiedad ,
Alquiler , Nombre y Apellidos de la tabla CLIENTES , y el campo Tipo de Propiedad de la tabla
PROPIEDADES . Lo que debemos hacer es cargar el campo que necesitemos, desde la casilla
de la tabla hasta la cuadrcula inferior o tambin podemos realizar doble click sobre cada campo
que deseamos consultar. Observa la siguiente imagen:

4. Presiona el botn Cerrar de la Consulta1 y Access te pedir si quieres guardarla. Responde

afirmativamente y establece como nombre: Consulta sencilla.
Aparecer en el PANEL DEL EXPLORADOR la siguiente imagen, detallando la Consulta
Sencilla que acabamos de crear.

si la ventana anterior se muestra de forma diferente puede activarla como se muestra a

continuacin:

EJECUTAR UNA CONSULTA.

Para hacer funcionar la consulta solo debemos realizar doble click sobre el nombre de la consulta,
en nuestro ejemplo Consulta Sencilla.

MODIFICAR UNA CONSULTA

Si quisiramos modificar la consulta, deberamos 1ero ejecutarla y luego ir a la Pestaa

Inicio, pulsar el botn Ver y luego Vista de Diseo.

CONSULTAS CON CRITERIOS

Mediante los criterios podemos seleccionar registros que cumplan unas condiciones determinadas.
Veamos cmo crear una consulta que nos muestre datos sobre los inquilinos que pagan ms de
1.500 $ de alquiler mensual.
1. Ir a la Pestaa Crear y selecciona de la seccin Otros el botn Diseo de Consultas. Incorpora
solamente la tabla Clientes.
2. Incorpora los campos Cdigo de propiedad , Apellido y Alquiler mensual.
3. En la casilla Criterios del campo Alquiler mensual, escribe: >1500.

Presiona el botn Ejecutar de la Pestaa Diseo:

Obtendremos como resultado:

Cierra la Consulta y grabarla con el nombre de Consulta con Criterio.

ACTIVIDAD:
1. Realiza una consulta con criterio que muestre los clientes que poseen Chalets y su
direccin, adems del dinero que pagan por el alquiler. Graba la consulta como
Consulta de Chalets.

2. Realiza nuevamente la consulta anterior con criterio que muestre solamente los
Alquileres que son Chalets pero que pagan 1500$. Graba con el nombre de Consulta
de Chalest de 1500.
EXPRESIONES
En las consultas realizadas hemos introducido expresiones para los criterios muy sencillas. Vamos
a ver qu tipo de expresiones avanzadas podemos utilizar para los criterios:

Expresiones de fecha

Podemos utilizar operadores de comparacin tpicos de programas informticos como mayor que,
menor que, igual, distinto, etc. Para la cuestin de fechas, podemos utilizar esos mismo
operadores. Por ejemplo, imaginemos que queremos saber los registros con un campo cuya fecha
se menor al 12 de Junio del 2010. Podemos hacerlo de las siguientes formas:
<#12/06/10#
>=#1/1/10# Y <=#30/6/10#

Expresiones de nmeros, moneda y contador

Cuando utilizemos campos de este tipo, tan slo tendremos que escribir los datos y si contienen
decimales, el separador de decimales.

Expresiones de texto

En este tipo de criterios, bastar con escribir el texto utilizando maysculas o minsculas
indistintamente.

Expresiones lgicas tipo S/No

Para valores tipo S podemos escribir las siguientes expresiones en la casilla de criterios:
Verdadero
Activado
-1
Para valores del tipo No podemos usar las siguientes expresiones:
Falso
Desactivado
0
Otras Expresiones para utilizar en Criterios de una Consulta:
COMO Juan

-> Mostrar todos los registros cuyo contenido del campo sea JUAN.

ENTRE 56 Y 65 -> Mostrar todos los registros cuyo contenido sea entre 56 y 65.
Como */05/2010 -> Mostrar todos los registros cuya fecha sea en el mes de Mayo del 2007El * reemplaza al da.
Practica:
Genera 6 CONSULTAS utilizando distintas expresiones. Deber verificar que posea uno o mas
Registros que cumplan un determinado CRITERIO. Cada CONSULTA deber tener como nombre
el NOMBRE DE CRITERIO EMPLEADO.

CONSULTA DE ACTUALIZACIN DE DATOS

En ocasiones tendremos la necesidad de realizar operaciones matemticas con algn campo.
Podemos crear campos vacos y rellenarlos con datos provenientes de alguna operacin entre dos
o ms campos. Lo que vamos a hacer a continuacin es lo siguiente:
Supongamos que hemos subido la cuota mensual a todos los inquilinos en $100. Es evidente que
sera una paliza modificar uno a uno todos los campos de los precios y mas si se posee muchos
registros en la base de datos. Por lo tanto Access nos brinda la posibilidad de realizar clculos y a
su vez actualizar dichos registros. Veamos como se realiza:
1) Procedemos a Crear una Consulta en Diseo de Consulta, y en nuestro caso vamos a
seleccionar la Tabla Clientes.
2) Carga el campo Alquiler mensual.
3) De la Pestaa de Diseo, presionamos el botn Actualizar que es encuentra en la
seccin Tipo de Consulta.

4) Observa en la imagen siguiente que aparece la opcin ACTUALIZAR A: y bajo el campo que
queremos calcular en este caso ALQUILER MENSUAL, escribimos [Alquiler Mensual]+100 (OJO!!!
debes usar el mismo nombre del campo que has empleado), ejemplo si hubieras utilizado
Alquiler_Mensual, con guin bajo, debes en el clculo llamarlo por su nombre.

5) Procede a cerrar la consulta y establece el nombre de ACTUALIZA ALQUILER EN 100.

6) Desde el Panel del Explorardor realiza doble click para ejecutar la Consulta de ACTUALIZA
ALQUILER EN 100.

7) Mostrar una ventana avisando que se estn por Actualizar x registros. Confirma. Y por ltimo
abre la Tabla Clientes para verificar el aumento en el campo Alquiler Mensual.

Prctico N 4 Microsoft Access

CREAR UNA TABLA NUEVA CON CAMPOS DE OTRAS

TABLAS

A continuacin vamos a ver cmo podemos crear una tabla nueva con campos proveniente de
otras tablas. Imaginemos que necesitamos una nueva tabla con slo algunos campos de las otras
dos (Clientes y Propiedades). Evidentemente sera muy pesado crea rla nueva e introducir los
datos uno por uno.
1) Crea una consulta nueva escogiendo las dos tablas.
2) Aade de la tabla Clientes , los campos Nombre , Apellidos , y Alquiler mensual.
3) Aade de la tabla Propiedades los campos Tipo de propiedad , Direccin.
4) Selecciona de la Pestaa Diseo el botn Crear Tabla de la seccin Tipo de Consulta.

5) Access te pedir un nombre para la nueva tabla que se crear ms tarde. Colocarle el
nombre: Clientes y Propiedad y acepta.
6) Cierra la consulta. Grbala con el nombre: Consulta de creacin de tabla.
7) Observa que aparece otro tipo de icono.
8) Selecciona la consulta recin creada y ejecutarla realizando doble click.
Access te avisa que se crear una nueva tabla. Acepta.
9) Observa en el Panel del Explorador de Tablas la nueva tabla creada.

CONSULTA DE ELIMINACIN DE REGISTROS.

Supongamos que deseamos eliminar un conjunto de registros que no necesitamos. Para evitar de
buscarlo individualmente en la Tabla y eliminarlo uno por uno.Podemos generar una nueva
CONSULTA que nos permita realizar la eliminacin de una sola vez.
1) Procede a crear una consulta nueva escogiendo la tabla CLIENTES y aade solamente el
campo Oficina Vendedora.
2) Especifica en CRITERIOS la Oficina Vendedora que deseamos eliminar por ejemplo: Jbsrur o la
que tengas en la carga de Datos.
3) Presiona el Botn Eliminar de la seccin Tipo de Consulta de la pestaa Diseo.

4) Aparecer la opcin Eliminar estableciendo Donde (esto har que coincida el dato del campo
con el criterio) Observa la pantalla siguiente:

5) Cierra la consulta y procede a grabarla con el nombre ELIMINA OFICINA JBSRUR.

6) Tal como sucedi en la consulta de Actualizacin. Se debe ejecutar la Consulta de Eliminacin
desde el Panel de Exploracin. Por lo tanto realiza doble clic sobre la Consulta de Eliminacin.
7) Aparecer una ventana preguntndonos que se va a Ejecutar la Consulta de Eliminacin.
Confirme y observe que los registros se hayan borrado de la Tabla Clientes.

CONSULTA QUE CREA UN CAMPO A PARTIR DE UN CALCULO

1. Proceda a realizar una Consulta con todos los campos de la Tabla CLIENTE Y
PROPIEDAD
2. Fijaremos un criterio para Tipo Propiedad sea Casa
3. Debemos crear ahora, una columna nueva que contendr el campo calculado. Para ello
en la ltima columna libre, en la fila campo escriba la siguiente expresin: Descuento:
[Alquiler Mensual]*0,2 donde Descuento: es el nombre que le damos a este campo
calculado. A su vez [Alquiler Mensual]*0,2, es la operacin de aplicar al
campo Alquiler Mensual de la tabla CLIENTE Y PROPIEDAD un descuento del 20%.
4. Como el campo calculado contiene valores que son dinero, quisiramos expresarlos en
formato de moneda. Para ello, posicionado en el campo calculado, active el botn
derecho del mouse, y seleccione la opcin Propiedades y en Formato elija Moneda.
5. Ejecute la consulta y vea los resultados.
6. Grabe la CONSULTA con el nombre Descuentos en Casas.

CONSULTA CON PARMETROS

Una consulta de parmetros es aquella en la que el criterio no es escrito en el diseo, sino que se
ingresa en el momento de ejecutarla. As, por ejemplo, podramos tener una consulta que cada vez
que se ejecute pregunte el Porcentaje de Descuento que se desea calcular dentro de la consulta.
Para ver su funcionamiento realice una copia de la Consulta Descuento en
Departamento estableciendo el nombre Consulta por Parmetros.
1. Ingrese al modo de Diseo de la Consulta por Parmetros
2. Recuerde que Ud. haba establecido un Criterios y que gener una nueva columna
con campo calculado con la expresin: Descuento: [Alquiler Mensual]*0,2
3. Para poder realizar la Consulta por Parmetros vamos a borrar el valor 0,2 (que este
es un valor constante) y escribiremos en su lugar[Porcentaje Descuento:]
4. Ejecute y observe que ahora Access solicita que ingrese por teclado el descuento que
Usted desee. Pruebe por ejemplo ingresando 0,5 es decir el 50% de descuento, y
Acepte.
5. Esto sucede ya que el campo Descuento no existe en la tabla.

Prctico N 5 Microsoft Access

CREACIN DE FORMULARIOS.
Un formulario es un objeto de Access que nos permitir introducir y modificar los datos de una
forma ms amable y cmoda. Los formularios tienen la ventaja de poder:
Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo
Calcular campos
Crear y utilizar grficos
Utilizar fuentes especiales, colores, ttulos, etc.
Los formularios podemos crearlos mediante un asistente o bien en blanco y disearlos a
nuestra medida.
1) Para ver cmo se crean, utilizando el Asistente (ayuda) hemos de estar situados sobre una Tabla
en nuestro caso en Cliente y Propiedad.
2) Ir a la Pestaa Crear y en la seccin Formulario, presiona el botn Formulario
3) Aparecer el Formulario Listo, para usarlo. Slo Cierre el Formulario para grabarlo con el
Nombre de Formulario de Cliente y Propiedad.
4) Realice doble clic sobre el Formulario para ejecutarlo y CARGUE sus datos personales para
hacer uso del Formulario.

Actividad:
Pruebe de Crear otro Formulario con la misma Tabla Cliente y Propiedad, pero esta vez
elija Formulario Dividido.

DISEO DE FORMULARIO.
Como dije anteriormente podemos crear un Formulario desde cero. Para ello:
1) Ingresar a la Pestaa Crear, luego en la seccin de Formularios presionamos el botn Diseo
del Formulario.
2) Aparecer el Formulario en Blanco. En nuestro ejemplo vamos a crear un Formulario de Carga
de Datos de la Tabla Clientes. Por lo tanto vamos a utilizar la Pestaa Diseo, la
seccinControles y presionamos el botn Ttulo (como muestra la imagen con el puntero del
mouse) y escribimos como Titulo CARGA DE DATOS DE CLIENTES. Observe que en el
Formulario apareci una seccin denominada ENCABEZADO DEL FORMULARIO.

3) Si seleccionamos el Ttulo podemos cambiar el Tipo de letra, tamao, color, el ancho de borde
de linea, color de borde, etc.. Experimente.
4) Ahora necesitamos incorporar los campos de la Tabla Clientes, por eso debemos hacer click en
la zona en blanco de la seccin DETALLE del Formulario.

5) En la Pestaa de Diseo en la seccin Herramientas se encuentra el botn Agregar Campos

Existentes.

6) Presionamos sobre l para que aparezca a nuestra derecha un Panel con las Tablas y las listas
de campos. Observe que hay un signo + antes de la Tabla. Si hacemos click sobre l desplegamos
su contenido y podemos ver los Campos de la Tabla, en nuestro caso la Tabla Clientes.

7) Procedemos ahora a realizar doble click en cada campo de la tabla Clientes para incorporarlo al
Formulario. Tambin podemos cambiar el tipo de letra, tamao, color, etc.. de cada Cuadro de
Texto.
8) Si aparecen tanto la Etiqueta como el cuadro, todo junto, es decir que no se puede leer bien,
utilizamos los nodos haciendo click sobre l y sin soltar arrastramos a una nueva
posicin.Aclaracin: La etiqueta respresenta a que campo pertenece y el cuadro del campo, nos
trae el dato que hemos cargado en dicho campo.

9) Una vez que hemos acomodado todos nuestros campos de la Tabla Cliente, cerramos el
Formulario y lo grabamos como Formulario de Clientes.
10) Luego en el Panel de Exploracin realizamos doble clic sobre el Formulario Clientes para
ejecutarlo.

11) Si necesitamos modificar nuestro Formulario vamos a la pestaa Inicio,

seccin Vistas presionamos el botn Ver y elegimos Vista de Diseo.

ACTIVIDAD:
Realice en modo de Diseo de Formulario el que nos falta, es decir el de la Tabla Propiedades.

Prctico N 6 Microsoft Access

Formulario: Uso de Cuadro Combinado

En el Formulario Propiedades hay un campo llamado Tipo de Propiedad cuyo contenido siempre
es el mismo, es decir, que siempre su carga de datos ser un Chalet, Casa, Departamento, Local
o Depsito.
Cuando estemos introduciendo un registro nuevo o bien cuando estemos modificando alguno
existente, sera tedioso teclear siempre el contenido del campo. Lo que haremos ser crear
unalista desplegable para poder seleccionar el contenido de una forma ms sencilla y rpida.
1) Ejecutamos el Formulario de Propiedades e ingresamos al modo de Vista de Diseo, que se
encuentra en la Pestaa Inicio, seccin Vistas.
2) Luego vamos a la Pestaa Diseo y en la seccin de Controles presionamos el botn
de Cuadro Combinado.

3) Dibuja en la zona de los campos un rectngulo no muy grande. No te preocupes del tamao; se
puede cambiar posteriormente.
Te habr aparecido una ventana llamada Asistente para Cuadros Combinados como se
muestra a continuacin.

4) Selecciona Escribir los valores que desee y presiona el botn Siguiente, lo cual pasamos a
la 2da ventana del Asistente y procedemos a escribir los datos que utilizamos en Tipo de
Propiedad. Como se muestra la figura siguiente. Luego nuevamente presione el botn Siguiente.

5) En la 3era ventana del Asistente, establecemos que vamos Almacenar el valor en el

campo, Tipo de Propiedad, que lo seleccionamos haciendo click en la flecha, como muestra la
imagen. Presionamos Siguiente.

6) Por ltimo grabamos el cuadro combinado con el nombre Cuadro de Tipo de Propiedad y
presionamos FINALIZAR.
7) Acomode si se ve todo junto la Etiqueta con el Cuadro.
8) Para ver su funcionamiento vamos a la Seccin Vistas, ingresamos a Ver y luego presionamos
el botn Vista Formulario.

9) Aparecer como se muestra la siguiente imagen al hacer click en el botn flecha hacia abajo,
como se muestra en la imagen. No olvide de GRABAR nuevamente el Formulario.

Prctico N 7 Microsoft Access

Formulario: Uso del Generador de Expresiones.

En este prctico vamos a colocar un control de clculo de campos en un formulario. Lo que

haremos ser utilizar el formulario de la tabla Clientes que realizamos anteriormente.
1) Ingresar al Formulario Cliente en Vista de Diseo.
2) Seguramente en la Seccin Detalle del Formulario no tenemos espacio, por lo tanto necesitamos
desplazar el Pie del Formulario hacia abajo. Para ello ubicamos el puntero del mouse en el borde
del Pie del Formulario y observe como cambia el puntero del mouse. Realice click sin soltar y
desplace hacia abajo.

3) Vamos a insertar un campo calculado para el IVA y otro para el total del alquiler. Podramos
crear dos campos nuevos para ese fin. Para ello, tendramos que ir al diseo de la tabla e
insertarlos como dos campos nuevos del tipo numrico. Pero en este caso no lo crearemos, sino
que insertaremos dos campos independientes que lo nico que harn ser realizar un clculo
matemtico de otros campos.
Presionar el botn Cuadro de Texto de la Pestaa Diseo, seccin Controles.

4) Realizamos dos Cuadro de Texto y en la Etiqueta hacemos dos click y escribimos IVA 16% y en
la otra etiqueta TOTAL.
5) Ahora debes seleccionar con un click el cuadro Independiente del campo IVA 16%, observa el
panel a la derecha llamada Hoja de Propiedades, en el caso de no visualizarlo sobre el cuadro
Independiente de IVA 16% presione el botn derecho del mouse.
6) En la Hoja de Propiedades, vamos a cambiar 1ero el Nombre donde dice Texto13, en mi caso, y
escribimos IVA. Cambiamos Formato a Moneda.

7) Sita el cursor en Origen del control, aqu definiremos el clculo con campos. A la derecha
vers dos botones. Pulsa el de la derecha (puntos suspensivos) y aparecer la ventana del
Generador de Expresiones.
8) Escoge de la ventana izquierda las opciones Formularios Formularios cargados Clientes.
9) Elige de la ventana central Alquiler mensual y pulsa el botn Pegar.
10) Realiza click en la ventana superior y termina de escribir la frmula: [Alquiler mensual] *16/100
11) Cierra la ventana del generador de expresiones desde el botn Aceptar.

Configura ahora t el campo TOTAL con la frmula: [Alquiler Mensual] + [IVA]

Esto significa que el ltimo campo sume el contenido del campo Alquiler Mensual ms el campo
IVA . Este ltimo ser el campo de texto que creamos anteriormente. Es importante sealar que el
nombre de IVA se lo hemos puesto al campo desde la ventana de propiedades. Si no es as,
Access no lo encontrar.

12) No olvide de GRABAR el Formulario Clientes.

13) Ejecute el Formulario para ver los resultados.

Prctico N 8 Microsoft Access

INFORMES
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta para
imprimirlos. Debemos ingresar en la Pestaa Crear y en la seccin de Informes encontrars:
Diseo de informes: abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir

incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se

suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un
autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo
para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante
cmo modificar el diseo de un informe.
Asistente para informes: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la

creacin del informe.

Informe: consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los

datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.

Informe en blanco: abre un informe en blanco en vista Presentacin.

En nuestra primera instancia de INFORMES, vamos a utilizar el ASISTENTE PARA INFORMES:

1) Presionamos el botn ASISTENTE PARA INFORMES, de la pestaa Crear, seccin Informes.

2) En la 1era ventana del Asistente seleccionamos de Tabla/Consultas la Tabla Cliente y

Propiedad. Luego con el botn >> pasamos todos los campos disponibles como campo
seleccionado. Si utilizamos el botn > hubiramos pasado de un campo por vez.

3) Luego de presionar el botn Siguiente, en la 2da ventana del Asistente, podemos o no utilizar
un agrupamiento. En este caso vamos a agrupar por Tipo de Propiedad, esto quiere decir que
mostrar primero todos los registros por Casa, luego por Chalet, y as sucesivamente.

4) Seleccionamos el campo Tipo de Propiedad y presionamos el botn >. Como muestra a

continuacin deber aparecer el agrupamiento en informe.

5) Pasamos a la 3era ventana del Asistente presionando Siguiente y aca podemos elegir si
deseamos ordenar los datos al imprimir. Vamos a elegir ordenar 1ero por Apellido y 2do
por Nombre.
6) Luego presionamos el botn Opciones de Resmen, para tildar que Sume el campo Alquiler
Mensual y mostramos Detalle y Resumen

7) Presionamos el botn Aceptar y luego Siguiente. Seleccionamos la Distribucin de los datos

en PASOS y la orientacin HORIZONTAL. Y por ltimo presionamos el botn FINALIZAR.
Observe la Agrupacin, por ejemplo en Chalet, hay ms inquilinos y si Ud. recuerda habamos
solicitado un orden por Apellido y Nombre. Adems una sumatoria. Por lo tanto recaudaramos $
5.500 por Chalet solamente y si observamos al final del Informe obtenemos como Suma Total $
8.700 por todo lo Alquilado segn nuestra carga de datos.

Prctico N 9 Microsoft Access

DISEO DE INFORMES.
El Diseo de Informes nos permite armar a nuestra necesidad el informe que deseamos crear.
Lleva un poco ms de tiempo en crearla, pero es agradable ver nuestra impresin despus de
haber diseado nuestro informe.
El rea de diseo del Informe consta de cinco secciones:
** La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al
principio del informe.
** La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio
de cada pgina.
** La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o
uno slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina,
debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
** La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina.
** La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y e

ncabezado o pie de pgina del informe que encontrars en la pestaa Organizar.

1) Para ingresar vamos a la Pestaa Crear, luego a la seccin Informes y presionamos el
botn Diseo de Informes.

2) Nos aparecer el informe en blanco y vamos a comenzar por utilizar el Encabezado del Informe
para establecer el Ttulo. Acceder a la Pestaa de Diseo de la seccin Controles y presionamos
el botn Ttulo, tal como lo hicimos en Formulario.

3) Escribimos INFORME DE INQUILINOS. Cambiemos el tipo de letra a Tahoma con tamao 24,
color de fondo a su gusto.
4) En la Seccin de Detalles del Informe vamos a colocar los campos de la Tabla Clientes. Por lo
tanto del Panel de Lista de Campos, que se encuentra a la derecha vamos ha realizar doble click
en: Cdigo de Propiedad, Nombre, Apellido, Fecha de Expiracin, Alquiler Mensual, y Oficina
Vendedora.

5) Seguramente aparecer las etiquetas y los cuadros sin poder leer su contenido. Por lo tanto
utilice los Nodos (visto en Formulario) para desplazar a la izquierda o derecha las etiquetas de los
cuadros. Recuerde que tambin puede cambiar el Tipo y Tamao de letra.

6) Si luego presionamos el botn Vista de Informe de la seccin Vistas, para observar como
quedara nuestro informe nos encontraramos con un problemas, de que los registros se repiten por
bloque y si poseemos varios registros utilizaramos muchas hojas de impresin. Se muestra a
continuacin:

7) Podemos cambiar nuestro diseo cortando las etiquetas de cada campo y pegndolas en la
Seccin de Encabezado de Pgina. Movemos tanto las etiquetas del Encabezado
establecindolas una al lado de la otra y lo mismo con los cuadros, pero que coincidan en la
columna con su etiqueta. Realice como se muestra a continuacin:

8) Cuando cambie a la Vista de Informe obtendr ahora el siguiente informe:

9) Podemos ingresar en el Pie de Pgina del Informe la numeracin de hojas. Para ello vamos a la
Pestaa Diseo en la seccin Controles presionamos el botn Insertar Nmero de Pgina.

10) Aparecer la ventana de Nmeros de Pgina y seleccionar por ejemplo en Formato, Pgina N
de M (nos indica N -nro de pgina- y M -el total de hojas-). Adems en posicin elegimos al Final
de pagina.

Aparecer el siguiente formato: