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Colaboradora: Gizely Lima, Acadmica de Servio Social,
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Nas antigas civilizaes egpcias e mesopotmicas, por volta dos sculos IV e V, tem-se
registro da profisso de escriba. Eram homens de confiana do rei ou imperador e possuam o maior
domnio da escrita do reino. Eles redigiam ordens e cartas, classificavam arquivos e se encarregavam
de sua execuo. Pode-se concluir que esses escribas eram os antigos secretrios do reino.
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A mquina de escrever
de Sholes (1874)
Christopher Latham Sholes, inventor que deu incio indstria de mquinas de escrever.
Sholes acreditava que sua inveno fora fundamental na emancipao feminina, pois possibilitou que
a mulher ingressasse no mercado de trabalho dos escritrios.
Tais concursos alcanaram sucesso, passando a repetir-se anualmente, a cada 30 de
setembro. Como muitas secretrias participavam, o dia passou a ser conhecido como o "Dia das
Secretrias".
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conseqncias foi a divulgao e popularizao do dia 30 de setembro como sendo o "Dia da(o)
Secretria(o)".
Desde 1997, foi aprovado em um evento internacional na frica do Sul (3o. Summit),
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A secretria moderna
est se tornando
pensar
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poder trabalhar de forma melhor na direo dos objetivos de seu setor e da empresa.
2.1 COMPETNCIA
executadas no decorrer do seu dia de trabalho, estar pronta a atender as demandas dos clientes
internos e externos.
Os desafios organizacionais de hoje exigem solues cada vez mais grupais. A liderana
efetiva a que vai construir grupos autnomos e maduros para atender clientes com excelncia.
mais pertinente do que nunca instrumentalizar gestores para que suas gestes tenham vises mais
abrangentes do que apenas a obteno de resultados. A liderana necessria para o nosso momento
a que obtm comprometimento para resultados em paralelo ao crescimento das pessoas.
http://www.tangram.org/instrumentos/cge.html
O Ciclo de Competncias da Gesto Empreendedora da
Clark Wilson Group aborda as seguintes fases:
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CICLO DE COMPETNCIAS
I Iniciando a Ao
A. Viso / Imaginao
B. Clarificao de Metas
C. Risco
II Planejamento e Soluo de Problemas
D. Tomada de Deciso / Soluo de Problemas
E. Administrao de Custos
F. Estimulando a Participao
G. Clareza nas Comunicaes
III. Gerenciamento dos Recursos Humanos
H. Construo de Equipe
I. Coaching
J. Lidando com Conflitos
IV. Feedback
K. Fornecimento de Feedback
V. Drive
L. Padres de Desempenho
M. Energia
N. Persuaso
O. Delegao x Permissividade
P. Presso nas Metas
VI. Reconhecimento
Q. Reconhecimento pelo Bom Desempenho
2.2. DISCRIO
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Secretria no faa comentrios da vida pessoal de seu chefe, colegas de trabalho ou da sua prpria
vida.
Esteja atenta a tudo fale somente o necessrio, fuja de conversas que no levam a nada
evitando assim que fique mal vista pelas pessoas e perdendo a confiana que naturalmente voc
conquistou.
2.3. PONTUALIDADE
Seja pontual ao chegar em seu local de trabalho, muito embora a secretria, muitas
vezes no consiga sair no seu horrio ficando at mais tarde na empresa. Procure chegar alguns
minutos antes assim voc ter tempo para tomar caf, retocar a maquilagem antes de dar incio ao
servio, no comprometendo assim, cumprimento dos prazos de suas atividades.
Muitas vezes algumas atividades devem ser cumpridas dentro de determinados prazos,
do contrrio comprometer os servios do seu superior, por exemplo, relatrios, prestaes de
contas, contas a pagar, entrega de produtos a clientes, etc. O no cumprimento de prazos poder
comprometer inclusive a imagem da empresa perante os seus clientes externos.
2.4 CORTESIA
Seja sempre corts em qualquer circunstncia, as vezes nos deparamos com pessoas
mais agressivas, mesmo assim devemos manter a postura, o sorriso dever estar sempre estampado
em nosso rosto.
A secretria precisa exercer a cortesia de maneira natural e sem confundir com
intimidades com as pessoas, a simplicidade tem que ser caracterstica fundamental no trato com as
pessoas. Esteja sempre disponvel a colaborar com as pessoas de alguma forma, sempre com muita
simpatia e aquele sorriso.
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Muitas vezes nos pegamos com atividade que no nos agradam, porm sabemos que
preciso fazer, para isso a secretria dever ter boa vontade no exerccio da sua profisso.
Se a secretria est cheia de boa vontade ela ir executar qualquer atividade da melhor
maneira possvel, isso mesmo, se voc no sabe dever ser honesta e dizer que no sabe, mas,
deixar claro que tem boa vontade de aprender, quer tentar e no simplesmente se omitir.
Com tempo voc ir perceber que essa boa vontade em ajudar, em executar
determinada atividade s ir trazer recompensas e satisfao pessoal, voc ver que a boa vontade
lhe dar grandes vitrias pessoal e profissional e as pessoas a sua volta iro perceber isso em voc.
3. O PAPEL DA SECRETRIA
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tenha sempre mo caneta e um bloco de anotaes ou uma agenda, anote tudo e depois certifiquese de que tudo foi resolvido, os recados foram dados;
Boa aparncia secretria esteja sempre com boa aparncia, a sua profisso exige
isso, unhas limpas e cuidadas, cabelos arrumados, roupas limpas, passadas, de acordo com o
ambiente de trabalho, roupa de festa no deve ser usada para o trabalho e vice-versa, a secretria
deve estar bem maquiada de maneira discreta e suave;
Bom humor sempre alegre e sorridente, problemas ou conflitos no devem ser
passados para as outras pessoas, esteja sempre bem disposta;
Pacincia seja paciente em todas as circunstncias, para melhor conduo dos
assuntos e tarefas;
Confiabilidade esteja sempre confiante em suas tarefas, nas pessoas, conquiste a
confiana delas principalmente de seu chefe;
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4. A ADMINISTRAO E A SECRETRIA
Existem alguns departamentos mais tcnicos com profissionais especficos para essas
atividades, como exemplo podemos citar uma rea mdica, laboratrios, so profissionais que no
esto acostumados com burocracias administrativas exatamente a que entra o importante papel da
secretria para cuidar da parte administrativa deste setor.
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Muitas vezes precisamos fazer uma auto-anlise, como estamos desenvolvendo nossas
tarefas dirias? Estou respondendo as demandas dentro previsto? Ser que posso melhorar, ser
mais gil, mais eficiente? Esteja certa que ir descobrir que poder sim ser muito superior, fazer
muito melhor do que j faz e mostrar melhor desempenho.
Com o alto ndice de competitividade profissional, para ser diferente voc precisa se
mostrar diferente em sua competncia, suas habilidades profissionais, ser o melhor e gostar do que
faz para ir em busca do sucesso profissional.
07 dicas para quem est comeando a vida profissional e deseja alcanar o sucesso
segundo Dra. Valdessara Constncio, (Advogada Trabalhista, Ps Graduada em Tecnologia
Educacional, Mestre em Educao e Doutora em Cincias Sociais)
1 - Ter princpios
Que habilidades e competncias preciso possuir para ser um profissional bem
sucedido hoje?
Creio que devamos basear nossas vidas em princpios imutveis e atemporais, como
honestidade, carter, confiana, justia, tica e respeito que se tornam a nossa ncora. Assim, a
liderana centrada nestes princpios a chave para desencadear o potencial humano individual.
O livro: Os Sete Hbitos das Pessoas Muito Eficazes, de Stephen Covey, nos mostra
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Auto anlise para saber onde voc quer chegar, que caminho seguir, como conquistar o
seu espao, voc est pronta para deixar de ser mera executora e assumir o papel de gestora?
5.3 MERCADO DE TRABALHO
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A postura profissional conta muito quando falamos do diferencial, o mercado cada vez
mais globalizado vai em busca de profissionais capacitados e dispostos a irem em busca de novas
diversidades, desafios, agregar valores inclusive no trabalho em equipe visando o crescimento
institucional da equipe de trabalho.
Desta
forma
este
profissional
estar
realmente
preparado
para
enfrentar
competitividade que a secretria sofre em sue campo de atuao em empresas de diversos ramos.
A secretria dever estar sempre aberta as mudanas, manter uma postura de gestora,
acompanhar as expectativas, os programas internos de qualidade e humanizao, planejamento
estratgicos, prestar suporte tcnico e cientfico no exclusivamente ao seu departamento ou chefe,
mas a quem necessitar de seus servios profissionais, visando sempre o futuro da empresa em que
trabalha.
O Secretrio ser sempre o interface empresa-executivo, e mercado-empresa.
Quanto mais flexibilidade tiver, maior o sucesso obtido por seu intermdio e
desempenho. organizao.Dra. Valdessara Constncio, (Advogada Trabalhista, Ps Graduada em
Tecnologia Educacional, Mestre em Educao e Doutora em Cincias Sociais)
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Alguns aspectos podem contribuir para essa aplicabilidade da qualidade nos servios da
secretria, segue alguns exemplos bsicos:
7. EFICCIA PROFISSIONAL.
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Se voc concluiu seu curso tcnico est na hora de fazer um curso superior e no pare
por a corra atrs das ps-graduaes, outros cursos em outras reas complemente seu currculo
mostrando-se ser um profissional multifuncional, preparado para o mercado de trabalho.
Solucionar problemas diversos, trabalho em equipe, ter flexibilidade, estar aberto a novos
conhecimentos, colocar em prtica idias inovadoras que realmente faam a diferena e mostre
resultados positivos, demostrar responsabilidade, lealdade e capacidade de tomar decises.
A sua presena efetiva primordial para o bom andamento destas e de outras atividades
que venham a surgir no decorrer de sua jornada diria. Para tanto se faz necessrio saber
administrar essas atividades, otimizar bem o tempo, trabalho em equipe, saber delegar tarefas.
Para comear bem o seu dia seja pontual ou tente chegar alguns minutinhos antes para
se planejar e comear suas atividades na hora certa, se preferir no final do dia faa seu planejamento
para o dia seguinte assim voc ganhar tempo. Ao fazer o seu planejamento dirio das atividades
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devemos levar em considerao os imprevistos, desta forma devemos deixar algum tempo livre para
eles.
To do List avaliao diria para que o planejamento dirio possa ser reorientado com
a mxima agilidade possvel. ...a to do List faz com que a secretria saiba antecipadamente para
onde se direcionar, chegando ao escritrio j conhecendo antecipadamente, quais os compromissos,
prioritrios para aquele dia. Manual do Secretariado Executivo.
Esta uma opo para a secretria organizar sua atividades dirias, uma lista de tarefa
pararalela a agenda onde ficam marcado os compromissos, datas importantes e fazer algumas outras
anotaes importantes. No entanto muitas dessas atividade no possuem agendamento prvio,
algumas tarefas vo aparecendo no decorrer do dia, sem data e horrio certo, porm preciso ter o
controle dessas atividades tambm.
Tenha um bloco de anotaes no tamanho de uma agenda por exemplo, a voc ir listar
suas atividades a serem executadas neste dia, procure colocar no incio da pgina a data, para
facilitar futuras consultas. Anote tudo que vier a sua cabea, esta uma boa pedida para que voc
fique sempre organizada, anote desde um simples telefone a digitao de uma carta, enviar e-mail,
elaborar uma planilha, efetuar pagamento, fazer feedback sobre alguma coisa, cobrar informaes de
algum colega de trabalho, procure no confiar totalmente na sua memria, tantas informaes
chegam at ns que ela poder falhar em algum momento, prejudicando o andamento do dia.
Voc poder ainda, incluir nesta lista alguns assuntos pessoais que no podero ser
esquecidos, por exemplo: mandar flores para sua me, ligar para seu filho, marcar almoo com um
amiga, etc.
Conforme as tarefas vo sendo executadas v dando um ok, sinalizando de acordo
com a sua preferncia, usando caneta de outra cor, o que no foi realizado tambm dever receber
algum tipo de sinalizao e no esquecer de acrescentar este item na lista do dia seguinte.
Ainda segundo o Manual do Secretariado Executivo a to do list pode ser resumida da
seguinte forma:
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requintado. Distribua suas ferramentas de trabalho sobre a mesa de maneira a facilitar seu
trabalho, tenha sempre a seu alcance caneta, lpis, bloco para rascunho, telefone,
computador, agenda de compromissos e telefnica, clips, grampeador e furador de papel,
etc, mantenha tudo bem organizado para sua fcil e rpida utilizao quando necessrio.
Para os documentos mantenha uma bandeja dupla sobre a mesa, na primeira documentos
que entram, na segunda documentos para arquivar. Quanto a recepo providencie gua,
caf, cadeira para quem espera, tudo o que for necessrio para uma boa recepo;
A mesa do seu chefe tambm merece tratamento especial lembre-se os documentos sobre
a mesa do seu chefe devero ficar disposicionados da maneira que ele deixou, do contrrio
causar transtornos para ele, mas voc poder ajud-lo da seguinte forma pergunte a ele
como gostaria que sua mesa e sala sejam organizados, d opes, deixe sempre sobre a
mesa dele bloco para rascunho, lpis, clips, grampo para grampeador, etc.
Mantenha seu arquivo corrente (arquivo com documentos do ano vigente) organizado de
forma que quando precisar localizar algum documento at mesmo seu chefe tenha facilidade
em localiz-lo, ou algum estagirio ou auxiliar de secretaria. Ao final do expediente procure
arquivar os documento que por hora j foram resolvidos, desta forma tudo fica organizado e
os documentos para arquivar no ficam empilhados sobre a sua mesa.
Resolva tudo hoje, no deixe nada para amanh. Isso mesmo tudo que voc planejou para
resolver procure no deixar pendente para o dia seguinte, pois ir gerar um amento de tarefa
para o dia seguinte e assim por diante;
Seja pr-ativa, use a sua criatividade no desenvolver das suas atividades do dia-a-dia de
maneira a facilitar o andamento dos servios e melhor atender seu superior e atender as
pessoas, estabelea metas.
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1 - Agende - pelo menos trs horas para a primeira metade desta misso. Defina o dia e
anote na sua agenda. Faa isso Agora! (isso fundamental, caso contrrio esse dia nunca vai
chegar, se que me entende)
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9. AGENDA E TELEFONE
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Este instrumento de grande importncia ir ajud-la a ter sob controle a sua vida e a do
executivo. Toda secretria precisa ser organida para executar com perfeio suas atividades e fique
certa que a agenda sua grande aliada nesta tarefa.
Toda pessoa que pretende ter a sua vida muito bem organizada precisar sem dvida
nenhuma ter uma agenda, qualquer uma da sua preferncia que atenda suas necessidades.
Agenda muito mais que que um lugar para registrar telefone, endereos, compromisso,
mas sim de tudo que possa ser importante para que voc possa ter sob controle o seu tempo a e sua
vida, ela a certeza de que tudo est sob controle.
Mas, qual o melhor tipo de agenda para voc? preciso levar em considerao a
praticidade, o que melhor se adqua ao seu estilo, ao seu trabalho. Hoje o mercado oferece uma
grande variedade de agendas desde as de papel as eletrnicas, das mais simples as mais
sofisticadas.
Esta escolha importante procure um modelo que lhe agrade pelo visual, pelo tamanho,
com espaos que atendam suas necessidades de anotaes, esta dever ser sua companheira
inseparvel para que sua vida realmente no desande, ou seja, esta ferramenta precisa estar mo
sempre que precisar fazer alguma consulta ou registro.
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Indicado para aqueles que, possuindo um outro tipo de agenda de papel, queiram
apenas manter eletronicamente o registro de seus contatos ou ainda um sistema simples de
lembretes com alarmes.
Agenda Computador Software aplicativo, muitas
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vezes integrado a outros softwares, como um auxiliar. Existem diversos no mercado, com visuais
sofisticados e funcionalidades completas. O mais famoso e mais utilizado hoje em dia sem dvida o
MSOutlook da Microsoft. O Outlook faz parte do pacote MSOffice e uma das mais completas
ferramentas de organizao disponveis, integrando calendrio, tarefas, notas, emails, etc.
Indicado para quem trabalha no computador ou o tem em sua frente a maior parte do
tempo e, principalmente, usurios de um notebook. Pode exigir o complemento de uma agenda de
papel, celular ou PDA para garantir a mobilidade e consulta dos dados quando necessrio.
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Este aparelhos so indicados para quem quer se organizar de maneira prtica, atravs
de um nico equipamento, convergindo as necessidades de organizao, informtica e comunicao.
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Alm dos compromissos, a agenda uma grande aliada no registro das obrigaes
dirias da secretria e do executivo. Se o executivo atende muitas pessoas no dia, estas devero
estar devidamente agendas com intervalos de no mnimo meia hora cada uma dependendo da
complexidade de cada assunto a ser abordado, isto evitar muitas pessoas esperando ao mesmo
tempo.
A secretria dever ter o cuidado de manter anotado as datas de aniversrio dos colegas
de trabalho, do seu chefe de pessoas do interesse dele e da empresa. O tipo de agenda fica a critrio
da secretria no esquecendo apenas que ela precisa ser funcional e prtica. As anotaes devero
claras e legveis para que qualquer pessoa possa manuse-la facilmente e dever estar disposta
sobre a sua mesa e/ou do seu chefe aberta no dia vigente.
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Reunies
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16:00
17:00
18:00
19:00
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Uma dica importante voc dever ter alm da sua agenda diria e alm da agenda do
seu chefe na mesa dele, uma terceira agenda isso mesmo, uma espcie de cpia da agenda do seu
chefe para que voe esteja sempre atenta aos compromisso dele, fique atenta esta agenda dever
estar sempre atualizada igualmente a da mesa dele.
Geralmente so muitas coisas ha serem agendadas alm dos compromissos, das tarefas
dirias, precisa a secretria gerenciar muito bem esta tarefa de suma importncia, usando a
criatividade voc conseguir fazer isso tranqilamente e sem atropelos.
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dos clientes e at dos amigos. H uma grande diferena entre fazer triagem e estabelecer barreiras.
Manual do Secretariado Executivo
A secretria dever ainda usar um tom de voz adequado ao telefone usando um timbre
de voz tranqilo, seguro e natural. Deve-se evitar o uso de grias, ser Cortez, sorrir ao telefone seja
sempre simptica.
Ao efetuar uma ligao solicitado pelo seu chefe espere a ligao completar, esperar a
pessoa com vai falar atender, se identificar e em seguida transferir a ligao.
Tenha sempre mo uma relao de telefone teis, uma agenda de contatos dever ser
sempre atualiza de preferncia escrita lpis por ser uma forma fcil de fazer correes atualizaes
quando necessrio.
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O problema que colocam tudo a perder quando o atendimento telefnico falho, ineficiente e ruim.
Quantas vezes voc pesquisou uma empresa na internet, viu o site, ficou maravilhado
com tudo o que a empresa oferece ao cliente e, quando precisou de um contato telefnico, veio a
decepo: atendimento pssimo e sem receber o retorno de seu questionamento que tanto
aguardava.
Lembre-se: trate sempre bem o cliente. No se esquea de que voc tambm cliente e
deseja ter um bom atendimento e ser tratada com respeito.
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Evite comer, beber, mascar chiclete ou chupar bala enquanto fala ao telefone;
Caso seu chefe no esteja disponvel para atender o cliente, jamais pea para o cliente
ligar mais tarde ou de novo. Quem deve retornar a ligao voc;
Se combinar dia e horrio para retornar a ligao, faa-o conforme o combinado, ou,
caso haja algum imprevisto, avise ao cliente;
Se a ligao for feita para um celular, sempre inicie a conversa, perguntando se a
pessoa pode atender naquele momento;
Nunca diga Ele no se encontra, afinal ele no est perdido. Diga apenas Ele no
est;
Quando for transferir uma ligao externa a algum internamente da sua empresa,
tenha a delicadeza de adiantar o assunto ao colega de trabalho e s assim transferir a ligao. No
cometa a grosseria de transferir diretamente a ligao sem mesmo saber se seu colega est em seu
local de trabalho ou mesmo se ele poder atender o cliente pois o cliente voltar a ligar para voc, e,
provavelmente estar irritado;
Use um tom de voz firme, claro e gentil ao telefone. Evite grias, diminutivos, gritos,
intimidades (amor, bem, querida);
Se estiver ao telefone com o cliente, evite conversar com a colega de trabalho quando
ele sair da linha por alguns instantes. Ele poder ouvir algum assunto pessoal ou da empresa;
Se estiver resfriada, evite tossir, espirrar ao telefone enquanto fala. Pea um minuto e
coloque o telefone em espera. Caso a situao esteja crtica, pea
desculpas e ligue em seguida, quando estiver se sentindo melhor;
Sorria ao telefone. Voc pode no perceber, mas far toda a diferena. Voc no se
sente mais vontade quando algum fala com voc sorrindo? Pois ...
Se no quiser ofender o cliente, evite falar Ele saiu, Est em reunio, No pode
atender. Procure ser sincera na medida do possvel e evite esses clichs;
Seja natural ao telefone. Voc no percebe quando
algum est mentindo ao telefone? Tenha certeza de que os outros
tambm!
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Tente se conter com clientes mal-educados. Mantenha sua classe e postura e tente
acalm-lo. Jamais o interrompa, grite ou seja agressiva com ele.
Na necessidade de anotar um recado para o chefe ou colega de departamento, tenha
sempre mo papel e caneta, escreva com letra legvel e fale e anote corretamente.
Ateno: no faa o cliente repetir vrias vezes o recado. Ningum suporta isso!
E, no se esquea de anotar dia, hora e assinar o recado ou, se preferir, envie um email. No faa o que geralmente a maioria faz; que o de transmitir o recado quando se encontrar
com o colega. E se voc no v-lo? Ele ficar sem receber o recado?
Quando precisar deixar um recado no celular ou no escritrio do cliente, fale de forma
clara e pausada, repita apenas o telefone de contato e agradea.
Por fim, quando ligar para algum, diga j na primeira frase seu nome, empresa e
porque est ligando. Assim evitar aqueles interminveis e cansativos dilogos.
Diga: Bom dia, sou fulana, secretria do........ e d seu recado. Simples assim!
a) Procure padronizar suas pastas, use etiquetas, cores, quanto aos ttulos, procure
usar letras padronizadas, os armrios e gavetas podero tambm ser identificados;
b) Os documentos devero ser separados: ofcios, cartas memorando, etc., em seguida
separem por numerao ou data sempre decrescente de forma que o ultimo
documento emitido ou recebido estar sempre em primeiro lugar na pasta. Este tipo
de organizao facilita tambm a fcil localizao do documento quando necessrio;
c) No deixe acumular documento para o arquivamento, procure sempre ao final do dia
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11. ORGANIZAO
DE
VIAGENS:
COMO
PREPARAR
VIAGENS
NACIONAIS
INTERNACIOANIS.
Basicamente iremos ver alguns pontos importantes para organizar uma viagem de
negcios. Com a devida antecedncia deveremos entrar em contato com uma agncia de viagem ou
mesmo tratar diretamente com a companhia area desejada, escolher o vo e horrio para a viagem,
o trecho, marcar o assento desejado.
Feita a compra das passagens com antecedncia de 2 dias para viagem preparar e
separar o material necessrio, organizar em pasta apropriada para esta documentao.
No esquea de fazer as reservas de hotel, procurar vrias opes escolher a de melhor
localizao e de fcil acesso para deslocamento para onde ser o evento: reunio, etc.
Quem vai viajar deve estar no aeroporto pelo menos 2 horas antes do embarque para
viagens internacionais, 1 hora para viagens nacionais.
De acordo com a viagem nacional ou internacional devemos observar o seguinte:
Clima, levar roupas adequadas ao clima do lugar para onde esta viajando e
levando em considerao os lugares que ir freqentar;
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Secretria para facilitar esta tarefa procure sempre estar atualizada com os
acontecimentos mundiais, que outras localidades a sua empresa tem contatos, procure estar
antenada a respeito de hospedagens, companhias areas, agencias de turismo.
12. REUNIO: COMO PREPARAR UMA REUNIO, O PAPEL DA SECRETRIA EM REUNIES
Uma das ferramentas de suma importncia para uma reunio se desenvolver de maneira
clara e objetiva, a Pauta. A Pauta dever ser elaborada por que convoca a reunio e/ou por quem
ir expor determinada discusso, ou seja, o objeto principal da reunio. bom lembrar que a pauta
dever ser distribuda previamente aos participantes da reunio agendada.
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Com estes passos iniciais para realizao de uma reunio, pode chegar ao sucesso da
mesma. Pois uma pauta bem elaborada e distribuda antecipadamente ir inda contribuir para
otimizao do tempo da reunio, outro fator que se deve levar em considerao em sua organizao.
Pois este adiantamento do que ser discutido em reunio aos interessados, far com
que os mesmos cheguem preparados, sabendo como se posicionarem diante do que ser exposto.
Uma reunio quando convocada dever ter um propsito definido, para que se saia de l
com resultados, solues, caso contrrio ser uma grande perda tempo para todos a sua realizao,
sem saber o que se quer atingir, onde se que chegar o melhor que se tem a fazer cancelar a
reunio.
Antes de se convocar uma reunio dever ser visto outras formas de buscar solues
para o que se deseja alcanar, ser que no existe outro meio mais fcil e eficiente para buscar os
resultados desejados.
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a) Consultar agenda do seu chefe e dos possveis participante para que no haja
conflito de horrios e datas, com a reunio e outros compromissos;
Faa a recepo das pessoas a medida que forem chegando para reunio, seja
gentil;
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No entanto cabe a secretria ter o controle dos materiais utilizados pelo departamento
que representa, a fim de evitar o desperdcio de material, e tambm evitar que ocorra algum problema
na falta do mesmo voc sempre ter um a mais para utilizar sem prejuzo ao andamento das
atividades.
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O Fato que ningum nasce secretria, se voc tem o desejo de seguir esta profisso
abrace-a com vontade e v luta. Como j falamos muito sobre isso anteriormente, estude, amplie
seus conhecimentos, procure conhecer de fato a profisso e realmente se profissionalize.
Alguns itens segundo Manual da Secretria Executiva, que poder ajud-la nesta busca
do conhecimento e perfeio:
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Por isso secretria no tenha medo de investir em voc e em sua carreira, somente
desta forma chegar onde desejar, exercendo com competncia a sua profisso.
Recepcionar pessoas;
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Organizar reunies
Agendamento
A seguir, dicas teis para receber bem e impressionar qualquer cliente em um prximo
encontro em sua empresa, segundo Mirian Nasser Gomes:
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Cuide de sua apresentao pessoal e aguarde pelo cliente (seja em sua sala ou na
porta do elevador);
Caso ele surja sua frente de forma inesperada e voc estiver falando com algum
ou ao telefone, sempre d preferncia ao cliente;
Converse sobre amenidades : tempo, trnsito, etc. caso ele esteja aguardando h
algum tempo pelo seu gestor ou algum imprevisto tenha ocorrido;
Nunca, em momento algum, tome seu caf da manh ou coma em seu local de
trabalho, principalmente na presena de clientes;
Mantenha seu local de trabalho limpo, organizado, com assuntos confidenciais bem
guardados e longe de curiosos;
Evite discutir ao telefone com quem for, falar ou rir muito alto (mesmo que isso seja
um hbito seu);
Diante do exposto acima, agindo desta forma a secretria ter muito sucesso no seu diaa-dia profissional, ser sempre lembrada com exemplo, por todos, clientes internos e externos.
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Cabe s secretrias o papel de saber tratar muito bem as pessoas como elas so, sem
distino, a compreenso faz parte do bom trato as pessoas que convivemos.
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maneira respeitosa.
Desta maneira a secretria ter tambm o respeito e a confiana da pessoas, sejam elas
colegas de trabalho, visitantes, superiores, amigos pessoais e at mesmo seus familiares. A isso
chamamos de relaes interpessoais, o ato de nos relacionarmos com as pessoas, a troca de idias,
o trabalho em grupo.
Para esse convvio com outras pessoas de diversas naturalidades as secretria devem
agir com muito equilbrio emocional, para no deixar-se envolver-se em determinadas situaes, pois
o seu papel dever o estritamente profissional. Seus sentimentos e emoes devero ser controlados
de maneira a no se envolver deixando o profissionalismo de lado.
Este equilbrio emocional precisa ser trabalhado diariamente, buscando sempre o seu
crescimento. preciso saber ouvir os elogios e agradec-los com modstia e simplicidade, no
deixando se levar para soberba, a secretria tem que ser de carter simples, Cortez, educada, gentil.
Da mesma for quando lhe vierem s crticas estas devero servir para o nosso
crescimento profissional e pessoal, pois as secretrias no so seres perfeitos, embora tentem,
secretrias como pessoas, tambm cometem erros, mas so humildes o suficiente para assumi-los e
concert-los. E mais uma vez o seu emocional dever estar preparado para receber essas crticas,
que podero vir de seus colegas, de algum visitante ou mesmo do seu superior. Vamos ouvi-la
humildemente, refletir sobre elas e melhorar, e crescer.
Troque idias com seu superior, oua saber ouvir uma da melhores virtudes da
secretria, mostre-se interessada, tome iniciativas no espere ser mandada, traga solues e no
somente problemas, desta forma voc ganhar a confiana do seu chefe.
Segundo o Manual da Secretria: A secretria deve tornar-se indispensvel, saiba lidar
com as mais diversas situaes, desde as mais simples as mais embaraosas, tenha jogo de cintura
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sempre.
Preste sempre ateno s necessidades do seu chefe, seja multifuncional faa de tudo
um pouco mostre a voc mesma que capaz pode se tornar ainda melhor.
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Alm do nosso trabalho na empresa ainda precisamos conciliar nossa vida pessoal,
famlia, passeios, faculdade, compromissos pessoais, amigos, casa, cursos, academia, etc.
Por esta razo saber administrar o nosso tempo e do nosso chefe, tambm.
Vamos parar de empurrar as coisas com a barriga, como se diz, vamos comear
resolvendo as pendncias, nas tarefas chatas onde perdemos mais tempo,quando no deixamos
para o dia seguinte, vamos comear a resolv-las de maneira gil e com determinao
Dentro do seu ritmo procure resolver as coisas de acordo com a sua importncia,
procure listar essas coisas pendentes e v resolvendo uma a uma. Converse com seu chefe
procurem juntos, uma forma de deixar todos os assuntos em dia e mostre-se interessada em ajud-lo.
Pela manh juntos faam uma relao das coisas a serem executadas no dia, e no
decorrer do dia v administrando esses afazeres, ao final do expediente veja tudo que foi executado,
se ficarem pendncias para o dia seguinte procure verificar porque isso aconteceu e busque
subsdios para que possam ser resolvidas no dia seguinte.
Uma coisa certa na corrida contra o tempo ficar de l pra c de nada adianta, desta
forma voc perde o foco e acaba no fazendo nada, portanto tenha sempre uma seqncia lgica de
seus afazeres. Seja previsvel assim o tempo ir fluir ao se favor, planeje o seu dia, a sua semana.
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APRESENTAO PESSOAL
A primeira imagem a que fica quantas vezes j ouvimos essa expresso, e ela faz
sentido em nossas vidas. A secretria precisa ter uma aparncia impecvel.
A beleza que falamos aqui no se trata de ter os olhos azuis, cabelos longos
maravilhosos, rosto de boneca, no nada disso, pois todas as pessoas possuem uma beleza
particular.
Esta imagem dever ser de uma pessoa saudvel, alegre, com sorriso estampado em
seu rosto, dentes limpos e bem tratados, cabelos bem arrumados e limpos, roupas no de marcas
caras, mas sim limpas, bem passadas e de acordo com o ambiente de trabalho, uma boa maquiagem
discreta. Ser mulher, usar toda sua feminilidade colocar beleza em tudo, com harmonia e delicadeza.
Esteja sempre elegante e bem vestida, use roupas adequadas ao seu ambiente de
trabalho, sem exageros, procure sempre um visual sbrio e discreto, combine adequadamente os
assessrios, a maquiagem, os sapatos devem ser confortveis dando leveza ao caminhar e
praticidade ao deslocar-se.
Lembre-se a sua vestimenta dever ser de acordo com o ambiente e horrio, trabalho ou
festa, praia, a secretria tem que apresentar-se de maneira correta em todas as situaes.
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A secretria precisa agir de maneira natural sem forar uma situao ou atitude que no
seja a dela, agir de forma condizente com a nossa realidade. Lembre-se secretria a humildade deve
fazer parte deste processo, do contrrio voc se tornar inoportuna, desacreditada e perder a
confiana das pessoas, nessas situaes geralmente falamos mais do que devamos ou escondemos
nossas falhas e defeitos, o perigo disso que no dia-a-dia ns verdadeiramente nos mostramos.
Portanto devemos sempre ser verdadeiros para no nos surpreendermos mais tarde com situaes
desagradveis.
Devemos sempre ter o bom uso da etiqueta isto primordial para secretria em todas as
situaes. preciso ser gentil, ser tica, ter um comportamento exemplar em reunies, eventos
sociais, saber se colocar respeitando a hierarquia institucional, se vestir adequadamente, saber o
momento certo para ouvir e falar.
Seja voc mesma, no force uma situao em que voc no poder sustentar, haja
sempre com naturalidade e espontaneidade, desta forma poder evitar situaes desagradveis
evitando constrangimentos. As suas competncias e habilidades precisam sim ser mostradas, mas
com cautela, sem imposies seja discreta e humilde as pessoas vero o seu valor.
No esquea o seu marketing pessoal vai muito alm da sua aparncia, por isso
precisamos ter sempre as mo um carto de visitas apresentvel, um bom currculo.
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REGULAMENTAO DA PROFISSO
I - Secretrio Executivo
II - Tcnico em Secretariado
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Pargrafo nico - No caso dos profissionais includos no Art.3., a prova da atuao ser
feita por meio de anotaes na Carteira de Trabalho e Previdncia Social e atravs de declaraes
das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas atividades,
discriminando as atribuies a serem confrontadas com os elencos especificados nos Arts.4. e 5.
Jos Sarney
Almir Pazzianotto
Fernando Henrique Cardoso
Paulo Paiva
Todo profissional de secretariado deve ter seu registro junto DRT - Delegacia Regional
do Trabalho.
Capital Intelectual: Atividades da Secretria
Capital intelectual da secretria est voltado a todo seu conhecimento cientfico e de
suas habilidades tcnicas para o desenvolvimento da sua profisso.
imprescindvel que a secretria invista em seu capital intelectual, pois isso far a
diferena em sua carreira perante a concorrncia na hora de se candidatar a uma vaga de secretria,
ou mesmo no desenvolvimento dirio de suas tarefas na instituio em que trabalha.
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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
Dicas
informaes
teis
para
voc.
Disponvel
em:
da
inovao.
Artigos
Mulher.
Disponvel
em:
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Sandra.
Inteligncia
Emocional.
Colunas.
Disponvel
em:
Consultoria
Organizacional.
COMPETNCIAS
da
GESTO