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UNIDAD 1: INTRODUCCIN.
Advertencia: el presente trabajo integra la serie de fascculos de Apuntes de Ctedra de la
asignatura Sistemas Administrativos, el mismo pretende servir de soporte complementario y
simplificador de la bibliografa bsica aconsejada para el desarrollo de la materia y no pretende
reemplazar en modo alguno los textos o tratados relacionados con la materia, ttulos que pueden
consultarse al termino del desarrollo de cada punto de la unidad.
1.1. Organizacin. Definicin. Caractersticas.
Dentro de un enfoque mas amplio, las organizaciones son unidades sociales (o agrupaciones
humanas) construidas intencionalmente y reconstruidas para alcanzar objetivos especficos. Esto
significa que las organizaciones se proponen y construyen con planeacin y se elaboran para conseguir
determinados objetivos; as mismo, se reconstruyen, es decir, se reestructuran y replantean a medida
que los objetivos se alcanzan o se descubren medios mejores para alcanzarlos a menor costo y
esfuerzo. La organizacin no es una unidad inmodificable sino un organismo social vivo sujeto a
cambios.
La organizacin es una forma peculiar de asociarse por la que opta el hombre para alcanzar la
solucin de sus problemas, entre ellos, los de produccin de bienes de bienes y servicios. Las
organizaciones por naturaleza tienen la misin de lograr objetivos y no estn aisladas ni son
autosuficientes, existen en un entorno del cual obtienen sus recursos y a su vez proveen los resultados
de sus procesos.
Una organizacin es un conjunto de personas, tiene una frontera relativamente identificable, que
comparten unas normas comunes, existen niveles de autoridad, existe un sistema de comunicaciones,
hay coordinacin entre sus miembros, tiene una existencia continua en un entorno, existen funciones y
actividades vinculadas con un conjunto de objetivos y generan resultados para sus miembros, para la
organizacin y para la sociedad.
Una organizacin es un sistema abierto, complejo que cumple fines, es creada por el hombre y
mantiene su existencia y es un conjunto de partes que forma un todo organizado. La organizacin es el
resultado de la relacin entre las partes y que ejercen una influencia mutua que genera la estructura del
sistema.
Tipos de organizaciones
Las denominada organizaciones formales son aquellas que tienen normas y reglamentos
escritos y estructuras de puestos y jerarqua que rigen las relaciones entre los individuos y rganos
componentes
Las organizaciones con fines de lucro tienen como objeto principal la obtencin de ganancias
producto de la actividad que desarrollan.
Las organizaciones sin fines de lucro persiguen otras finalidades diferentes a la obtencin de
rentabilidad, como por ejemplo, actividades filantrpicas y de beneficencia (Cruz Roja), de
esparcimiento y recreacin (Club Nutico), de cuidado del medio ambiente (Greenpeace), etc.
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el
al
Destino
Se distribuye entre cada propietario segn Debe ser destinado a otra entidad sin fines
final de los la proporcin que le corresponda
de lucro o al Estado.
fondos
Caractersticas.
La mayora de las organizaciones tienen caractersticas en comn, como por ejemplo las
siguientes:
-
Permiten las vinculaciones entre individuos y grupos los que constantemente interactan entre
si.
Fuente: Chiavenato Idalberto, Administracin Proceso Administrativo; Editorial Mc Graw Hill, 2001 (Capitulo 2).
lvarez, Hctor Felipe, Administracin un enfoque interdisciplinario y competitivo, Editorial Ediciones
EUDECOR, 2007 (Capitulo 4).
Abadi, M.; Baigros K.; Sciarrotta C.; Tecnologas de Gestin, Editorial Aique, 2007 (Capitulo 1).
La funcin de control es la tarea administrativa que monitorea los planes que se llevan a cabo,
se evalan los desvos y se realizan los cambios necesarios. Se establecen estndares para medir los
resultados cualitativos y cuantitativos, las normas de control permite detectar los problemas que se
presentan comparando la informacin con los planes, lo que permite la retroalimentacin. Es la funcin
administrativas que sigue a la plantacin, la organizacin y la direccin. Sirve para garantizar que los
resultados de lo que se planeo, organizo y dirigi se ajustan a los objetivos fijados.
En sntesis:
Funcin de planeamiento
Funcin de organizacin
Funcin de direccin
Funcin de control
Fuente: Chiavenato Idalberto, Administracin Proceso Administrativo; Editorial Mc Graw Hill, 2001 (Capitulo 1).
lvarez, Hctor Felipe, Administracin un enfoque interdisciplinario y competitivo, Editorial Ediciones
EUDECOR, 2007 (Capitulo 1).
Sector econmico: es importante tener en cuenta las reglas de juego y caractersticas del
mercado del sector al que pertenece la organizacin, hay que analizar las barreras de
entradas (factores que deben considerarse al ingresar a un mercado y representan una
limitacin para entrar en l) y de salida (factores que deben tenerse en cuenta al egresar de
un mercado y que representan una limitacin para salir de ste), la cantidad de
organizaciones, la diferenciacin de los productos y de los servicios, la elasticidad de la
demanda, la concentracin de clientes y de proveedores, el nivel de costos fijos y la tasa de
crecimiento del mercado. Los factores que determinan el nivel de competencia son la
entrada de nuevos competidores, el poder de negociacin de los proveedores y clientes, los
productos sustitutos y la rivalidad en los competidores actuales.
b)
Los clientes: es importante saber por qu compran, cul es el proceso de compra, como
utilizan los productos o los servicios, cmo esta segmentado el mercado, cul es el perfil
econmico de los clientes y cul es el sistema de distribucin, tener en cuenta el precio, la
calidad y el servicio son algunas de las claves que se tienen que tener en cuenta.
c)
Los competidores: hay que conocer la participacin en el mercado que tienen, sus ventas,
la estrategia comercial, los resultados financieros, los nuevos proyectos, las expansiones,
etc.
d)
Los proveedores: estos actores son importantes porque determinan tanto la calidad como
el precio final de los productos o servicios.
e)
Los sindicatos: estas organizaciones regulan el mercado laboral, defienden los intereses
de sus afiliados y convienen con el sector patronal las condiciones de trabajo y salario,
cuestiones que impactan en los costos de las organizaciones.
f)
El sistema financiero: los bancos, las entidades financieras y todas aquellas vinculadas al
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organizacin.
Dirigir en forma estratgica implica un estilo de direccin ms participativa y una planificacin
flexible.
Fuente: Chiavenato Idalberto, Administracin Proceso Administrativo; Editorial Mc Graw Hill, 2001 (Capitulo 1).
lvarez, Hctor Felipe, Administracin un enfoque interdisciplinario y competitivo, Editorial Ediciones
EUDECOR, 2007 (Capitulo 3).
Abadi, M.; Baigros K.; Sciarrotta C.; Tecnologas de Gestin, Editorial Aique, 2007 (Capitulo 2).
Sistema: un sistema es un conjunto de elementos (que son partes u rganos componentes del
sistema), que se interrelacionan de manera dinmica y forman una red de comunicacin y relaciones,
en funcin de la relacin reciproca entre ellos, desarrollan una actividad o funcin (que es la operacin,
actividad o proceso del sistema) para lograr uno ms objetivos (que constituyen la finalidad para la que
fue creado).
El sistema es un todo organizado, este aspecto de totalidad e integridad es el fundamento del sistema.
Cuando se habla de naturaleza sistmica, sta se refiere al funcionamiento global, total e integrado en
que el todo es mayor (o diferente) que la suma de sus partes (sinergia).
Para funcionar el sistema requiere los siguientes componentes:
a) Entradas o insumos (inputs): todo sistema recibe del ambiente externo insumos necesarios para
funcionar, ningn sistema es autosuficiente o autnomo. Los insumos pueden ser recursos, energa o
informacin.
b) Operacin o procesamiento: todo sistema procesa o convierte sus entradas a travs de sus
subsistemas. Cada tipo de entrada (sean recursos materiales -maquinas y equipos o materiales-, sean
recursos humanos o recursos financieros dinero y crditos- se procesa en los subsistemas
especficos, es decir, especializados en procesarlos.
c) Salidas o resultados (outputs): todo sistema coloca en el ambiente externo las salidas o resultados
de sus operaciones o procesamiento. Las entradas se procesan debidamente, se convierten en
resultados y luego se exportan hacia el ambiente. Las salidas, productos o servicios prestados, energa
o informacin, son consecuencias de las operaciones o procesos realizados por los diversos
subsistemas en conjunto.
d) Retroaccin o retroalimentacin (feedback): retorno o entrada de nuevo al sistema de parte de sus
salidas o resultados, que influyen en su funcionamiento. La retroaccin o retroalimentacin es
informacin o energa de retorno que vuelve al sistema para retroalimentarlo o modificar su
funcionamiento, en trminos de resultados o salidas. La retroalimentacin es un mecanismo sensor
que permite al sistema orientarse frente al ambiente externo y detectar los desvos que deben
corregirse para alcanzar los objetivos.
La retroalimentacin puede ser positiva o negativa, es positiva si estimula la entrada de insumos en el
sistema, agiliza o incrementa sus operaciones y, en consecuencia, produce mas salidas o resultados: la
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negativa acta para impedir o restringir la entrada de insumos, frenar y reducir sus operaciones y por
consiguiente producir menos salidas o resultados.
Teora de sistemas: corriente doctrinaria que trata a las organizaciones como sistemas abiertos, en
constante interaccin e intercambio con el medio ambiente.
Homeostasis: la retroalimentacin ya sea positiva o negativa permite al sistema alcanzar el equilibrio y
la estabilidad en el funcionamiento. Este equilibrio es dinmico, por ejemplo, en los seres vivos la
temperatura corporal se mantiene estable a pesar de las variaciones del medio ambiente externo.
Fuente: Chiavenato Idalberto, Administracin Proceso Administrativo; Editorial Mc Graw Hill, 2001 (Capitulo 1).
lvarez, Hctor Felipe, Administracin un enfoque interdisciplinario y competitivo, Editorial Ediciones
EUDECOR, 2007 (Capitulo 3).
Abadi, M.; Baigros K.; Sciarrotta C.; Tecnologas de Gestin, Editorial Aique, 2007 (Capitulo 2).
2.2.
Los sistemas pueden ser cerrados o abiertos, son abiertos cuando la permeabilidad o apertura de
sus fronteras o lmites sea mayor, entonces habr mayor intercambio entre el sistema y el ambiente
que lo rodea externamente.
Son cerrados cuando cuando esa permeabilidad o apertura es baja, entonces habr muy pocas
entradas o salidas frente al ambiente. Los sistemas cerrados son aquellos en los que las entradas y
salidas son limitadas y puede preverse perfectamente, ya que guardan una relacin de causa y efecto
que puede conocerse, son los denominados sistemas mecanicistas o deterministas.
Hay que destacar que nunca existe un sistema completamente cerrado o hermtico.
El enfoque de sistema abierto postula que un sistema tiene entradas y salidas hacia el ambiente.
En este enfoque, la empresa est concebida como un sistema abierto que establece una relacin
dinmica con su ambiente, recibe varios insumos (entradas), los transforma de diversas maneras
(procesamiento) y exporta los resultados en forma de productos o servicios (salidas).
Los sistemas abiertos intercambian materia y energa con el medio ambiente y se caracterizan por la
capacidad de adaptacin, pues para sobrevivir requieren reajustarse continuamente a las condiciones
del medio. Esta adaptabilidad es un proceso continuo de aprendizaje y autoorganizacin del sistema
abierto.
Sistemas contables: ver Guilli, Juan Jose, Diseo y efectividad organizacional, Ediciones Macchi,
2000 (Capitulo 4).
Fuente: Chiavenato Idalberto, Administracin Proceso Administrativo; Editorial Mc Graw Hill, 2001 (Capitulo 1).
lvarez, Hctor Felipe, Administracin un enfoque interdisciplinario y competitivo, Editorial Ediciones
EUDECOR, 2007 (Capitulo 3).
Abadi, M.; Baigros K.; Sciarrotta C.; Tecnologas de Gestin, Editorial Aique, 2007 (Capitulo 2).
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Sistema social
Fuente: Chiavenato Idalberto, Administracin Proceso Administrativo; Editorial Mc Graw Hill, 2001 (Capitulo 1).
lvarez, Hctor Felipe, Administracin un enfoque interdisciplinario y competitivo, Editorial Ediciones
EUDECOR, 2007 (Capitulo 11).
Abadi, M.; Baigros K.; Sciarrotta C.; Tecnologas de Gestin, Editorial Aique, 2007 (Capitulo 2).
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Incentivos o alicientes: son pagos hechos por la organizacin a sus participantes (como
salarios, premios de produccin, gratificaciones, elogios, oportunidades de crecimiento y
promocin, reconocimiento, etc.).
b)
Utilidad de los incentivos: cada incentivo posee un valor de utilidad que vara de individuo
a individuo, es la funcin utilidad, subjetiva para cada individuo en funcin de sus
necesidades personales.
c)
Contribuciones: son los pagos que cada participante efecta a su organizacin (como
trabajo, dedicacin, esfuerzo y desempeo, asiduidad, puntualidad, lealtad, reconocimiento,
etc.).
d)
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b)
Las organizaciones son parte de una sociedad mayor y estn constituidas por partes
menores: las organizaciones se observan como sistemas dentro de sistemas, solo se
lograra una comprensin ms amplia de las organizaciones cuando se analiza sus partes
integrndolas con los otros sistemas.
c)
Interdependencia de sus partes: las organizaciones son sistemas sociales cuyas partes
son no son independientes totalmente y estn interrelacionadas. El cambio en una de las
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La organizacin como sistema abierto necesita conciliar dos procesos opuestos que le permitirn
sobrevivir, ellos son:
La homeostasis es la tendencia del sistema en permanecer esttico o en equilibrio, manteniendo
inalterado su status quo interno.
La adaptabilidad es el cambio del sistema para ajustarse a los estndares requeridos en su
interaccin con el ambiente externo, alterando su status quo interno para alcanzar un equilibrio
frente a las nuevas situaciones.
Homeostasis
Adaptabilidad
Garantiza la rutina.
Lleva a la ruptura.
Mantenimiento.
Cambio a la innovacin.
Estabilidad e identidad.
Cambio y ajuste.
e)
Las fronteras varan en cuanto al grado de permeabilidad, son lneas de demarcacin que pueden
dejar pasar mayor o menor intercambio con el ambiente. Es por medio de la frontera que existe la
interfaz, que es el rea o canal entre los diferentes componentes de un sistema a travs del cual la
informacin se transfiere o el intercambio de energa, materia o informacin se lleva a cabo.
f)
g)
Ver relaciones simbioticas, sinergicas y superfluas en: Guilli, Juan Jose, Diseo y efectividad
organizacional, Ediciones Macchi, 2000 (Capitulo 1, pagina 6).
3.2. Elementos de la organizacin.
Los elementos son los recursos con que cuentan y que necesitan las organizaciones para
desarrollar sus actividades y lograr sus fines.
Se pueden agrupar en seis categorias:
- Recursos Humanos: es la gente que forma parte, de manera permanente o transitoria (pasantes,
personal temporario, etc.), de la organizacin, en cualquiera de sus niveles (operativo, medio o
directivo). Tambien la componen los dueos, socios o accionistas, segn la forma juridica que la
organizacin adopte.
- Recursos materiales: son los medios necesarios para ser utilizados en los procesos de
produccin de bienes o servicios de la organizacin, por ejemplo, materia prima, inmuebles,
maquinarias, muebles, utiles, herramientas, dinero, bonos, titulos, acciones, etc.
- Recursos naturales y energeticos: la organizacin en general, no es propietaria de esos
recursos, y debe pagar un precio para disponerla, por ejemplo, el agua, el aire, la luz solar, la energia
electrica, solar, nuclear, elica, los combustibles, etc.
- Ideas, informacin y conocimiento: son originados por el intelecto del hombre y el avance
cientifico y tecnologico, por ejemplo, patentes, planos, actas, informes de mercado, EE.CC., etc.
- Recursos tecnologicos: como los metodos, tecnicas, procedimientos, software de contabilidad y
gestion, etc.
- Nombre, prestigio, smbolos, marcas: son intangibles, pero tienen un valor economico.
Fuente: Abadi, M.; Baigros K.; Sciarrotta C.; Tecnologas de Gestin, Editorial Aique, 2007 (Capitulo 1).
verificacin de existencias, etcLas tareas estan formadas por operaciones, que son trabajos individuales completos en si mismos
y que en su conjunto integran una tarea.
Procedimientos
tareas
operaciones
La informacin se mueve por toda la organizacin, a traves del flujo de informacin, que se
organiza en sistemas de informacin. La funcion del sistema de informacin es hacer fluir por toda la
organizacin la informacin necesaria para que cada componente pueda realizar sus actividades y
tomar decisiones.
Por lo tanto, los sistemas de informacin son subsistemas de los sistemas administrativos.
Sistema administrativo
Sistema de Procesamiento
de transacciones
Sistema contable
Sistemas de informacin
Sistema de informacin
administrativa
Sistema de informacin
para la toma de decisiones
- Sistema de Planeamiento
- Sistema de control
Fuente: Volpentesta Jorge Roberto; Sistemas administrativos y Sistemas de Informacin, Osmar D. Buyatti Librera
Editorial, 2004 (Capitulo 4).
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Seleccin del
Proveedor
- Sector Compras
Documentacin
Otros aspectos
- Notas de pedido o Solicitud Evaluar niveles de autorizacin de
de compra.
las compras.
Valorizacin de la
nota de pedido
Preparacin y
despacho.
Documentacin
- Nota de pedido.
- Copia de correo
electrnico.
Administracin de
ventas.
Crditos y
Cobranzas
(Finanzas).
Legajo de clientes.
VERAZ.
Estado de cuenta
corriente.
Almacenes o
Deposito.
Remito.
Fichas de stock
(dar de baja los
bienes vendidos)
Contadura.
Crditos y
Cobranzas
(Finanzas).
Factura duplicada.
Facturacin
Otros aspectos
Sectores intervinientes
Crditos y Cobranzas
Gestin de cobro.
Rendicin de
cobranzas.
Documentacin
Planilla de cobranza
Tesorera
Registracin de la
cobranza
Contadura
Recibo duplicado.
Planilla de
cobranza.
Recibos
Planilla de
cobranza.
Valores.
Otros aspectos
Arqueos de caja.
Conciliaciones
bancarias.
Sectores intervinientes
- Cuentas a Pagar
Autorizacin y
Se emite instrumento de pago.
liquidacin del pago.
Registracin del
pago.
- Contadura.
Cuentas a Pagar
Tesorera
Documentacin
Otros aspectos
Legajo de pagos:
- Remito
- Factura
- Orden de compra
Registro de cuentas a
pagar.
Otras planillas:
Remuneraciones, Cargas
Sociales, etc.
- Legajo de pagos.
- Orden de pago.
- Recibo original.
- Registro de cuentas
a pagar por proveedor
o destinatario de
pagos.
Centros de
Fabricacin
Sectores intervinientes
- Planeamiento y control
de la Produccin.
Fabricacin (puede
estar dividido en
sectores).
Administracin de
Fabrica (se ocupa
de la Contabilidad
de Costos).
Control de calidad.
Almacenes (se
ocupa del control de
inventarios).
Investigacin y
Desarrollo.
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Documentacin
- Ordenes de
produccin.
Otros aspectos
Tiene que controlar la produccin.
Para elaborar un bien tangible se
necesitan tres conjuntos de
elementos, la mano de obra, las
maquinas y las materias primas. El
producto es el resultado de la
combinacin de estos tres
elementos.
Partes de
Inventarios: materia prima,
produccin.
produccin en proceso y productos
Informe de control terminados.
de calidad.
Informe sobre
estndares de
I&D.
Fichas de stock.
Seleccin
Adoctrinamiento
Documentacin
- Solicitud de
empleo
- CV
Departamento
Personal
Responsable de
rea.
Solicitud de
empleo
CV
Antecedentes
laborales
Otros aspectos
Se puede recurrir a
Consultoras externas o recurrir
al mercado de trabajo.
-
Instancias de
evaluacin
psicolgica, tcnica,
de salud.
Entrevistas.
Informacin complementaria
Piramide social Argentina en 2011
Fuente: http://www.iprofesional.com/notas/130340-En-los-ltimos-cinco-aos-dos-...
Fuente: http://www.sepyme.gob.ar/sepyme/clasificacion-pyme