COMISION DE BIENES

La Comisin de Bienes en sesin ordinaria realizada el 06 de Mayo del ao

2016.
CONSIDERANDO:
Que, es necesario establecer un sistema adecuado de control y administracin
de bienes que norme la utilizacin, egreso, traspaso, prstamo, enajenacin y
baja de los bienes que constituyen el patrimonio del Colegio de Bachillerato
Gral. Vicente Anda Aguirre.
Que, el artculo 229 de la Constitucin de la Repblica del Ecuador, indica:
Sern servidoras o servidores pblicos todas las personas que en cualquier
forma o al cualquier ttulo trabajen, presten servicios o ejerzan algn cargo o
funcin o dignidad dentro de sector pblico.
Que, el artculo 22 Literal e) de la Ley Orgnica del Servicio Pblico determina
como deber de las y los servidores pblicos, velar por la economa y recursos
del Estado y por la conservacin de los documentos, tiles, equipos, muebles y
bienes en general confiados a su guarda, administracin o utilizacin de
conformidad con la ley y las normas secundarias.
Que, el artculo 3 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y
Administracin de Bienes del Sector Pblico, expedido por la Contralora
General del Estado, la obligacin de la mxima autoridad, de orientar y dirigir
la correcta conservacin y cuidado de los bienes del Colegio de Bachillerato
Gral. Vicente Anda Aguirre.
Que, el citado artculo estipula que la conservacin, buen uso y mantenimiento
de los bienes pblicos, ser de responsabilidad directa del servidor que los ha
recibido para el desempeo de sus funciones y labores oficiales.
Que, las Normas de Control Interno expedidas por la Contralora General de
Estado 406-07, Custodia establece: Corresponde a la administracin de
cada entidad pblica, implementar su propia reglamentacin relativa a la
custodia fsica y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del
Estado; y, 406-08, Uso de los bienes de larga duracin, seala: Cada
servidora o servidor ser el responsable del uso, custodia, y conservacin de
los bienes que le hayan sido entregados para el desempeo de sus funciones,
dejando constancia escrita de la recepcin; y por ningn motivo sern
utilizados para otros fines que no sean los institucionales.
Que la Comisin de Bienes en uso de sus atribuciones legales.
Expide:
EL REGLAMENTO INTERNO PARA LA ADMINISTRACIN Y CONTROL DE
LOS BIENES DEL COLEGIO DE BACHILLERATO GRAL. VICENTE ANDA
AGUIRRE
CAPTULO I
DEL AMBITO DE APLICACIN Y LOS BIENES
Art. 1. mbito de aplicacin.- El presente reglamento se aplicar para la
gestin de los bienes adquiridos o asignados para uso del Colegio de
Bachillerato Gral. Vicente Anda Aguirre, esto es normalizando la correcta
administracin y custodia de los activos fijos y bienes de control administrativo,
que se encuentran bajo la custodia de los servidores vicentinos, considerando

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que ningn servidor o servidora pblico estar exento de responsabilidades por
los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones.
Art. 2. Generalidad.
De los bienes de larga duracin.- Para determinar los valores de contabilizacin
de los bienes de larga duracin, se tendrn en consideracin:
a. Bienes de Propiedad privativa institucional
b. Destinados a actividades administrativas y/o productivas
c. Generen beneficios econmicos
d. Vida til estimada mayor a un ao
e. Costo de adquisicin igual o mayor a cien dlares (USD $ 100).
Art. 3. De los bienes de control administrativo.- Los bienes que tuvieren
una vida til mayor a un ao y que presten utilidad en el desarrollo de las
actividades institucionales, con un costo individual de adquisicin, fabricacin,
incorporacin o avalo, inferior a $100.00, sern sujetos de control
administrativo.
Art. 4. Del registro de bienes.- La Unidad de Administracin de Bienes y
Bodegas mantendr el Inventario del registro histrico de los bienes,
sustentado en las fichas individuales del bien, en las que deber constar:
nombre del servidor custodio, cdigo, caractersticas, estado, valor de
adquisicin y fuente de financiamiento (recursos propios, donaciones,
comodatos).
CAPTULO II
DE LAS ADQUISICIONES
Art. 5. De las adquisiciones.- Compras Pblicas es la encargada de ejecutar
los procesos para la adquisicin de los bienes de larga duracin y de control
administrativo mediante el portal de Compras Pblicas observando
previamente las disposiciones legales que lo regulan. Para este efecto Compras
Pblica receptar las necesidades de las reas establecidas como estratgicas
por la mxima autoridad de conformidad al Plan Estratgico de Desarrollo
Institucional y Plan Operativo Anual. Plan Anual de Contrataciones y la
respectiva certificacin presupuestaria. El Plan Anual de Compras Pblicas con
la respectiva certificacin presupuestaria el cual ser elevado al Portal de
Compras Pblicas hasta el quince de enero de cada ao. Considerando el
catlogo de del sistema de bienes y existencias emitido por el Ministerio de
Finanzas.
Art. 6. De la elaboracin de las actas.- Las adquisiciones debern ser
notificadas a Administracin de Bienes y Bodegas con el objeto de coordinar la
entrega - recepcin, codificacin y asignacin de custodios de los bienes
institucionales.
CAPTULO III
DEL INGRESO DE BIENES DE LARGA DURACIN Y CONTROL
ADMINISTRATIVO
Art. 7. Ingreso de Bienes.- Los bienes de larga duracin y bienes sujetos a
control administrativo recibidos por: adquisicin, comodato, donacin o
cualquier otra forma vlida de adquisicin de dominio; se deben valorar,
codificar y registrar en los Inventarios de Activos Fijos y Bodegas y en el
Sistema de bienes y existencias.

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Todos los bienes que se reciban de conformidad al prrafo anterior, ingresarn
fsicamente a las Bodegas, el Guardalmacn verificar que los mismos cumplan
con las caractersticas y especificaciones acordadas, observando los siguientes
documentos habilitantes, segn sea el caso: condiciones del contrato de
adquisicin, convenios de comodatos y/o donaciones, facturas y otros.
Para los bienes de uso tecnolgico o especial intervendr un servidor experto
en esa clase de bienes.
Una vez que exista la conformidad en la recepcin de los bienes el
Guardalmacn elaborar la respetiva acta entrega recepcin que ser
legalizada de conformidad a lo que establece el Reglamento General
Sustitutivo para la Administracin y Manejo de Bienes de Sector Pblico.
Art. 8. Novedades en el ingreso de bienes.- Si durante la recepcin el
Guardalmacn determina bienes defectuosos o que no renan las
caractersticas y especificaciones previstas, se abstendr de recibirlos y
comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o al servidor delegado
para el efecto.
Art. 9. Codificacin.- el inventariador de conformidad al distributivo de las
dependencias que tienen a su cargo ingresar al sistema de activos fijos los
bienes y generar los cdigos con los que los marcara a los mismos previo a su
distribucin.
Art. 10. Del custodio de los bienes.- El custodio responsable de los bienes
ser el que consta en el documento Justificativo de Requerimiento y/o de
conformidad a las comunicaciones remitidas por las autoridades de turno, que
las remitirn antes de que los bienes sean ingresados al Sistema de Activos
Fijos. El Guardalmacn para la entrega de los bienes a los servidores custodios
generar el respectivo Egreso de Bodega.
Art. 11. Donaciones y Comodatos.- En el caso de donaciones y comodatos
de bienes recibidos sin costo histrico, se tomar como referencia el precio del
mercado y estado del bien.
Art. 12. Todos los ingresos de bienes.- Para el ingreso de estos bienes, es
obligacin de todo servidor vicentino el informar a Administracin de Bienes y
Bodegas y entregar la documentacin sustentatoria de los Convenios,
Donaciones y Proyectos del Colegio de Bachillerato Gral. Vicente Anda
Aguirre que tengan relacin con la incorporacin de Bienes de Larga Duracin
y Bienes de Control Administrativo.
CAPITULO IV
DEL EGRESO DE BIENES
Art. 13. Del egreso de bienes.- Cuando el servidor encargado de la custodia
de los bienes de la Bodega General, notare que los mismos se hubieran vuelto
inservibles, obsoletos o hubiesen dejado de usarse informar estos hechos por
escrito al Director Financiero y a la mxima autoridad.
Si del informe de inspeccin apareciere que los bienes todava son necesarios
en la entidad, concluir el trmite y se archivar el expediente. Caso contrario
se proceder conforme lo establece el Reglamento General sustitutivo para el
manejo y Administracin de Bienes del sector Pblico: Enajenacin mediante
Remate, Venta Directa de Bienes Muebles, Transferencias gratuitas, Bajas.
CAPITULO V

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DEL TRASPASO DE BIENES
Art. 14. Del traspaso de bienes.- Los bienes podrn ser trasladados de una
Dependencia a otra en forma provisional o definitiva a pedido de los servidores
directamente responsables de la custodia.
Estos traslados podrn realizarse previo notificacin a la Unidad de
Administracin de Bienes y Bodegas, para lo cual se enviar la comunicacin
respectiva en la que deber constar el Cdigo del Bien, Nombre del bien,
Nombre de la persona que entrega y Nombre de la persona que recibe, la
Unidad de Administracin de Bienes y Bodegas realizar esta diligencia
utilizando el formulario Traspaso de Bienes, documento que se constituye en
habilitante para la movilidad de los bienes.
No se podr efectuar el traslado sin previa notificacin ya que los bienes
estarn bajo custodia del servidor que recibi para el desempeo de sus
actividades mientras se realiza el respectivo descargo de responsabilidad.
Art. 15. Del reingreso de bienes.- Igual procedimiento se adoptar para los
bienes que sean reingresados a la Bodega General informar por escrito a la
Unidad de Administracin de Bienes y Bodegas, para realizar el respectivo
reingreso a la Bodega General de la Institucin, contando con el informe
tcnico del estado del bien. El Guardalmacn suscribir el documento de
recepcin.
CAPITULO VI
DE LA ENTREGA DE BIENES
Art. 16. Del prstamo de bienes y/o comodato.- En el caso de prstamo
de bienes y/o comodato, ser necesaria la autorizacin y la legalizacin del
contrato de comodato o prstamo de uso para la entrega de los bienes.
Art. 17. De las transferencias gratuita y bajas.- La entrega de bienes en
calidad de donacin y bajas debern seguir los procedimientos establecidos en
el Reglamento General sustitutivo de bienes del sector pblico.
CAPITULO VII
DEL CUIDADO DE LOS BIENES
Art. 18. Del cuidado.- Es obligacin de la mxima autoridad del Colegio de
Bachillerato Gral. Vicente Anda Aguirre, orientar, dirigir la correcta
conservacin y cuidado de los bienes adquirido o asignados para el uso de la
Institucin.
Art. 19. De los bienes.- los bienes del Colegio de Bachillerato Gral. Vicente
Anda Aguirre se emplearn y destinarn para los fines propios de la
institucin, as como para el servicio y uso de los funcionarios en el desempeo
de sus funciones. Se prohbe el uso para fines personales o fuera de la entidad.
Art. 20. Custodios.- Cada servidor docente, empleado, trabajador de las
unidades acadmicas y administrativas que utilizan los bienes para el
cumplimiento de las labores inherentes a su cargo. El custodio es el
responsable directo de la conservacin, buen uso y mantenimiento de los
bienes recibidos para el desempeo de sus funciones y labores oficiales. El
guardalmacn es el responsable de los bienes almacenados en las bodegas.
Art. 21. Del dao, prdida o destruccin del bien.- El dao, prdida o
destruccin del bien, por negligencia comprobada su mal uso, no imputable al
deterioro normal de las cosas ser de responsabilidad del servidor que lo tiene

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a su cargo y de los servidores que tiene acceso al bien cuando realicen
acciones de mantenimiento o reparacin.
Art. 22. Responsabilidad solidaria.- Cuando determinados bienes que sean
utilizados en turnos u horarios especiales, el respectivo personal que labora en
esta modalidad, ser solidariamente responsable del cuidado, preservacin,
mantenimiento y buen uso de los bienes bajo su responsabilidad. En las
dependencias donde no sea posible individualizar el usuario, como aulas,
laboratorios, centros de cmputo y similares, los bienes sern recibidos y
custodiados por todos los servidores que hagan uso de los mismos.
Art. 23. De las responsabilidades.- Los docentes y tutores de los cursos son
los responsables de orientar y dirigir la correcta conservacin y cuidado de los
bienes de sus dependencias.
Art. 24. En el caso de desaparicin del bien.- Cuando alguno de los bienes
hubiere desparecido, el servidor encargado de los mismos, inmediatamente
comunicar el asunto a la mxima autoridad dentro de los dos das hbiles
siguientes al del conocimiento del hecho conforme lo establece el Reglamento
General Sustitutivo para el manejo y administracin de bienes del sector
pblico.
Art. 25. De los casos de robo, hurto o abigeato.- Cuando se estableciere
hurto, robo o abigeato de un bien el servidor responsable de su custodia
notificar inmediatamente por escrito conforme lo establece el Reglamento
General Sustitutivo de Bienes del Sector Pblico.
CAPITULO VIII
DE LAS CONSTATACIONES FSICAS
Art. 26. De las constataciones fsicas.- Administracin de Bienes y
Bodegas realizar el inventario fsico por lo menos una vez al ao en forma
normal y excepcionalmente en los casos de que se cambie de custodio por
cualquier razn. Adems tiene la facultad de realizar permanente, peridica u
ocasionalmente en todas la dependencias del Colegio de Bachillerato Gral.
Vicente Anda Aguirre, verificaciones, inspecciones y tomas fsicas de los
inventarios. Como resultado de la constatacin fsica se emitir la Cdula de
Control de Activos Fijos y el acta de constatacin debidamente legalizadas.
Esta informacin constituir el soporte para la actualizacin permanente del
mdulo de bienes de larga duracin que dispone la institucin.
Art. 27. Responsabilidad del custodio.- Es responsabilidad del custodio,
brindar las facilidades necesarias para el cumplimento de esta diligencia, as
tambin como la participacin en la ubicacin de los bienes. Mientras se realice
la toma fsica de los inventarios, no se permite el traspaso de bienes entre
dependencias con la finalidad de obtener exactitud de informacin.
Art. 28. Entrega- Recepcin.- De manera obligatoria, en caso de traslado
administrativo, renuncia de un servidor, liquidacin de haberes, designacin de
autoridades, el Departamento de Talento Humano deber comunicar
oportunamente el particular con el nombre del servidor que subrogar las
funciones al servidor saliente a Administracin de Bienes y Bodegas para que
efectu la constatacin y actualizacin correspondiente del inventario
mediante las respectivas actas de entregarecepcin y la emisin del
certificado de no adeudar a la Institucin.

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Art. 29. De la entrega de los bienes.- Cuando un servidor se separe
definitivamente de la entidad, los bienes a su cargo sern devueltos antes de
la aceptacin de la renuncia dejando constancia escrita de esta gestin.
Art. 30. De los bienes faltantes.- Si dentro de la constatacin fsica se
determina novedades de bienes que no se encuentran fsicamente al momento
de la verificacin se los considera faltantes.
El Inventariador deber comunicar por escrito al Jefe de Administracin de
Bienes y Bodegas mediante un informe detallado los bienes que no se
encontraren. Con esta informacin se enviar una comunicacin a los custodios
estableciendo un plazo de 5 das hbiles para la ubicacin o reposicin de los
bienes faltantes. Si de este plazo los custodios no entregaren los bienes se
enviar el listado de los bienes faltantes a la Direccin Financiera quien a su
vez proceder a notificar nuevamente al custodio previo a realizar el registro
contable.
Art. 31. Reposicin De Bienes-. Los bienes de propiedad del Colegio de
Bachillerato Gral. Vicente Anda Aguirre, que hubieren desaparecido, sufrido
daos parciales, o totales debern ser restituidos por el servidor custodio. Con
la finalidad de realizar la respectiva acta se deber presentar el bien a reponer
conjuntamente con el informe tcnico respectivo, donde el bien deber ser con
las mismas caractersticas o superiores al original.
CAPITULO IX
DEL MANTENIMIENTO DE LOS BIENES
Art. 32. Del mantenimiento de los bienes.- La Comisin de Bienes , en sus
reas de competencia presentarn anualmente el plan anual de
mantenimiento, el mismo que deber contar con cronogramas de ejecucin y
el presupuesto referencial para la ejecucin. El cuidado y mantenimiento de los
bienes ser preventivo y correctivo conforme la naturaleza de los bienes.
Art. 33. De la conservacin.- La conservacin de los bienes corresponder a
cada funcionario a cargo de los bienes. El custodio de los bienes asignados a su
persona, notificar si presentaran fallas de funcionamiento o se encuentren en
mal estado y requieren de reparaciones y solicitar la inspeccin del bien a fin
que se tome las acciones correspondientes. Aquellos bienes que se encuentren
en mal estado y cuya reparacin no fueran factibles de realizar se reportar a
Administracin de Bienes y Bodegas para el respetivo reingreso a la Bodega
General.
CAPTULO X
DEL CONTROL DE LOS BIENES
Art. 34. Bienes Biolgicos (Animales Vivos).- Administracin de Bienes y
Bodegas mantendr actualizado el inventario institucional de los semovientes
en coordinacin con todos los Jefes de cada programa de semovientes del
Colegio de Bachillerato Gral. Vicente Anda Aguirre, quienes enviaran los cinco
primeros das hbiles el inventario mensual con sus respectivos documentos de
sustento: en el caso de muertes actas de defuncin o sacrificio, y el caso de
venta autorizacin de la mxima autoridad y copia de la factura de
cancelacin. Adems debern notificar para que un delegado se encuentre
presente al realizar la verificacin fsica.

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La constatacin se realizar por lo menos una vez al ao y cuando el caso lo
requiera. Es obligacin del Jefe del Programa notificar a Administracin de
Bienes y Bodegas todos los movimientos de los semovientes ingresos, muertes,
venta, traspasos, donaciones recibidas.
Art. 35. Bajas de los semovientes.- los responsables de los programas de
semovientes, sern los encargados de entregar a Administracin de Bienes y
Bodegas las actas de defuncin o sacrificio de la muerte de los semovientes de
forma inmediata a fin de entregar la informacin correspondiente a la Direccin
Financiera conforme lo establece el Art. 84 del Reglamento General Sustitutivo
de Bienes del Sector Pblico.
Art. 36. Bienes Biolgicos (Bosques y Plantas).- La Unidad de
Administracin de Bienes y Bodegas mantendr actualizado el Inventario
Forestal del Colegio de Bachillerato Gral. Vicente Anda Aguirre.
Art. 37. Libros y Colecciones.- Administracin de Bienes y Bodegas
mantendr actualizada el inventario de Libros y colecciones de todas la
Bibliotecas del Colegio de Bachillerato Gral. Vicente Anda Aguirre. En
coordinacin con el Centro de Documentacin. Los Bibliotecarios enviarn
mensualmente el listado de libros recibidos con los valores para el ingreso a la
Unidad de Administracin de Bienes y Bodegas y el respectivo registro
contable.
Art. 38. Bienes Inmuebles.- Administracin de Bienes y Bodegas mantendr
actualizado el inventario de bienes inmuebles en coordinacin con la comisin
de bienes.

Delia Asanza
RESPONSABLE

Ing. Julio Ochoa

PARTICIPANTE

Ing. Yesenia Rodas

PARTICIPANTE

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