Caso de xito en la Implementacin de un

Sistema ERP

Cisco Systems Corporate Inc.

Cisco Systems Inc. es una empresa fundada por dos Ingenieros de Sistemas de la
universidad de Stanford en 1984 y dada a conocer al mundo en 1990 y que se ha encargado
de dominar y explotar el mercado de las redes de datos. Actualmente se dedica
principalmente a la fabricacin, venta, mantenimiento y consultora de una amplia gama de
equipos de telecomunicaciones y se ha consolidado como el lder mundial en soluciones de
red e infraestructuras para Internet. Cisco comenz en el mercado dando una lucha en tres
diferentes frentes con sus productos: Redes de telefona para transmisin de voz, redes rea
local para la transmisin de datos y redes de broadcast para la transmisin de video. La idea
de Cisco se basa en que la digitalizacin permitira la transmisin de audio, video y datos a
travs de una sola red conocida como Internet, haciendo que el proceso sea mucho ms
eficiente y barato.

ESTRATEGIAS DE NEGOCIO DE CISCO

John Morgridge. Ex-CEO de CISCO

En 1988 fue contratado John Morgridge como CEO de la compaa debido a su experiencia
en la industria de la computacin. Inmediatamente comenz a construir inmediatamente un
equipo de administracin profesional. Morgridge implant un sistema basado en la idea de
un control centralizado general y tres ramas descentralizadas en el rea de Investigacin y
Desarrollo, una para cada lnea de negocio: Negocios pequeo, medianos y proveedores de
servicios.
En 1991 Morgridge contrat a John Chambers, quien asumi el rol de CEO en 1995. En
1993, Morgridge y Chambers, junto a Ed Kozel quien era el CTO en el momento,
generaron un plan de estrategia constituido por 6 elementos, que se explican a
continuacin.

TENER UNA LINEA DE PRODUCTO AMPLIA PARA REDES

EMPRESARIALES
Cisco quera tener una lnea de productos bastante amplia que le permitieran servir como un
nico punto de venta para todas las redes empresariales, que le permitan a la empresa
manejar el trfico de datos desde la oficina principal hasta cada uno de los terminales de la
empresa. Esta estrategia se muestra finalmente en el ofrecimiento de productos en la
actualidad que satisfacen todas las necesidades de un cliente. Con el tiempo Cisco se
consolid tanto en el mbito de grandes proveedores de servicios y ambientes empresariales
como los pequeos nichos con requerimientos especficos como pequeos comercios o
consumidores finales.

ADQUICISCIN SISTEMTICA COMO UN PROCESO DE

NEGOCIO EFECTIVO
Cisco tena en mente la adquisicin de varias compaas y la realizacin de importantes
alianzas estratgicas con el fin de lograr completar sus lneas de productos. Cada uno de
estos procesos deba ser sistematizado para reducir los tiempos y costos para aumentar la
ventaja competitiva de la compaa. En la actualidad el proceso de Merge and
Acquisitions se ha conertido en una innovacin interna. La capacidad de innovacin es el
marco seguro para xito y la sostenibilidad de la empresa, algo que Cisco ha logrado
mantener con la integracin de nuevas, pequeas y medianas empresas que tienen las ideas
innovadoras pero no necesariamente los recursos, los medios o el conocimiento para poner
en marcha estas ideas.

ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES DE SOFTWARE PARA

TODA LA INDUSTRIA
Cisco implemento un sistema operativo para redes conocido como IOS (Internetwork
Operating System), que fue licenciado a compaas como Alcatel, Erickson, Northen
Telecom, Compaq, Hewlett-Packard, Bay Networks, 3Com, Microsoft, Intel y otras 12
compaas japonesas. En la actualidad Cisco logr hacer que cada hogar en el planeta,
como lo digo su CEO algn tiempo atrs, contara con el equipo para conectarse a cualquier
red basada en el protocolo IP.

ESCOGENCIA DEL ALIADO ESTRATGICO ADECUADO

Cisco estaba empeado en realizar alianzas estratgicas con las compaas ms adecuadas
de la industria. Como ejemplo tenemos el trabajo realizado con Microsoft en la creacin de
un estndar de seguridad en redes o con HP para el desarrollo y venta de sistemas de
computacin corporativa basada en internet. En la actualidad Cisco cuenta con tres focos
para la escogencia de aliados, con los que algunos terminan tambin en adquisiciones o
compras de la compaa por parte de Cisco: Aceleracin de mercados, expansin del
mercado y la entrada a nuevos mercados.

Necesidades de Implementacin de un Nuevo Sistema de Informacin:

Implementacin de un ERP
En 1993 entr a la organizacin Pete Solvik como CIO (Chief Information Officer). En este
momento la compaa se encontraba soportado en sistemas UNIX que le permitan manejar
todos sus procesos transaccionales a travs de una amplia gama de paquetes, uno para cada
rea como finanzas, recursos humanos, ventas, etc. La experiencia de Solvik y junto al
crecimiento de la compaa, lograron determinar la necesidad de un cambio urgente en
todos los sistemas de informacin. Se saba que los actuales sistemas no daran abasto para
las nuevas necesidades y empezaran a traer problemas al desarrollo diario de la compaa.

Algunos anlisis realizados, mostraron que existan varias demoras en los procesos de
negocio debido al proceso de sincronizacin de la informacin que deba hacerse en cada
uno de los pasos. Esto se reflejaba en gasto innecesario de recursos y tiempo de los
empleados e incluso algunos procesos como investigacin y desarrollo deban iterar entre 5
y 6 ciclos. Como se muestra ms adelante, con un ERP esto se redujo a 2.5 ciclos.
Finalmente, en el mes de febrero de 1994 se comenzaron a materializar los problemas en la
infraestructura con un dao en la base de datos de la aplicacin principal. Este ao llevo a
que la compaa estuviera sin sistemas por dos das, generando millonarias prdidas. El
tiempo se haba agotado y todo el equipo de TI estaba de acuerdo en la necesidad de un
cambio pronto.

Proceso de Seleccin del ERP Implementado

Desde un comienzo se tom en cuenta la importancia del tiempo ya que la situacin no
permita la implementacin en fases y fue necesario un plan para un cambio total. En este
momento se entr en el proceso de seleccin del sistema ERP que se iba a implementar en
la compaa. Dada la estrategia dela compaa de escoger a la alianza estratgica correcta,
se tuvo a KPMG con sus amplias habilidades tcnicas y conocimiento del negocio. Junto a
KPMG se estableci la tarea de especificar las necesidades de Cisco respecto al
software(RFP Request For Proposals) que se les entregara a todos los vendedores con el
fin de que cada uno mostrara su mejor opcin. Finalizado este proceso, se le dio a cada uno
de los vendedores dos semanas para presentar su propuesta, mientras Cisco continuaba la
investigacin de cada una de las empresas vendedoras. Finalmente, a cada empresa se le dio
un conjunto de datos de ejemplo y un espacio de tres das para que pudieran presentar como
su solucin, cumpliera o no, con los requerimientos especificados. Finalmente se escoga a
Oracle como la compaa vencedora. Adems de las caractersticas de la solucin
presentada, Cisco comparta conOracle en gran parte su visin, adems de tener la
capacidad tanto econmica como de negocio para estar a la misma altura de Cisco. Este
proceso demor un total de 75 das .Finalmente se acord el negocio entre Oracle y Cisco
por un valor de 15millones de dlares. El quipo prepar la presentacin del proyecto al
CEO(Chief Ejecutive Officer), el seor Morgridge. Era un valor considerable para
cualquier proyecto, as que era importante mostrar no solo las necesidades de una
migracin a nuevos sistemas sino tambin la generacin de valor que este iba a dar a los
procesos de negocio y como se alineaba con el plan estratgico de la empresa. Durante esta
reunin con CEO se presentaron nuevos problemas con los sistemas, casi impidiendo que
se pudiera mostrar la informacin, lo que aceler la aprobacin del mismo y catalogacin
de prioritario.

Implementacin del ERP por parte de Oracle

Para la implementacin del ERP se utiliz una tcnica conocida como RapidIterative
Prototyping, con lo que se tenan fases llamadas Conference Roompilots o CRP. Cada
una de estas construa sobre las anteriores y buscaban un mejor entendimiento del software

y su funcionalidad para el ambiente del negocio. A continuacin se muestra el resultado de

cada CRP.

CRP-0
En el primer CRP se implement el equipo de trabajo y ambiente tcnico en las
aplicaciones Oracle. A cada grupo se le imparti clases de entrenamiento de 16horas diarias
durante 5 das. Finalizado el entrenamiento cada grupo se encarg de la configuracin de
cada uno de los miles de parmetros de la aplicacin. Al finalizar la semana y el CRP-0 se
demostr la capacidad del software para procesar las rdenes de Cisco a travs de todos
procesos de negocio de la compaa (Quote-to-Cash).

CRP-1
Finalizado CRP-0 se pas a la tarea de hacer funcionar el sistema en cada una de las reas
de la compaa. Se generaron scripts de la respectiva documentacin del proceso que se
estaba llevando, incluyendo los problemas encontrados. Estos eran tratados en reuniones de
3 horas semanales, en donde los lderes de cada grupo encontraban las soluciones de cada
uno. Adicionalmente se tuvo un arduo proceso de modelamiento, ya que muchos procesos
de negocio no eran soportados por la aplicacin y deban ser implementados. Un equipo de
implementacin se encarg de llenar cada uno de los vacos del ERP.
CRP-2 Y CRP-3
Durante los dos siguientes ciclos se entr al proceso ms difcil de la implementacin con
la inclusin del paquete adicional de ventas que deba ser desarrollado a medida para
cumplir con el proceso de Cisco, que no era soportado originalmente por el software de
Oracle. Tambin se presentaron algunos problemas tcnicos con las comunicaciones,
pasando de un modelo punto-a-punto que originalmente se tena a un modelo donde toda la
informacin pasaba a travs de un data wharehouse, que adicionalmente ofreca ventajas a
la recopilacin de informacin para Cisco. Al finalizar el CRP.2 se entr en una fase de
pruebas del sistemas, tanto hardware como software, determinando que la capacidad de
carga y volmenes de transacciones generados por Cisco eran soportados correctamente y
que adems el sistema soportaba el crecimiento esperado y que haba generado
originalmente la necesidad del cambio de los sistemas de informacin. CRP-3 se dedic

finalmente a la generacin de pruebas totales del sistema y la preparacin de la puesta en

marcha de este.

Puesta en marcha del Sistema

Uno de los grandes logros para Oracle fue la puesta en marcha del funcionamiento del
sistema, sin embargo se tuvieron grandes problemas en un comienzo. Los usuarios deban
adaptarse a un sistema que tena graves problemas de estabilidad, sufriendo cadas casi a
diario. El principal problema se encontr en el dimensionamiento del hardware, donde se
deban realizar cambio de equipo en los puntos donde no se cumplan con las necesidades.
La ventaja en este punto fue el contrato con el vendedor de hardware, ya que estese realiz
por una promesa de funcionamiento y no en una especificacin dada, por lo que fue este el
que deba remplazar el equipo sin aumentar el costo. El segundo problema encontrado fue
la deficiencia en la capacidad del software para manejar la carga de transacciones generada.
El problema se atribuy a que las pruebas realizadas anteriormente no tuvieron volmenes
de informacin similar a la que maneja Cisco en su negocio. Durante los siguientes 60 das
se cont con un equipo especializado que se encarg de encontrar soluciones tanto de
software como hardware, logrando finalmente una estabilizacin y el xito de la
implementacin de todo el sistema de ERP.

CONLUSIONES
En el presente trabaj se logr mostrar como la empresa Cisco, despus de realizar un
anlisis y contando con la experiencia de su CIO y su CIO se lleg a la conclusin de la
necesidad de la implementacin de un nuevos sistema de informacin que soportara todo
los proceso de negocio de la compaa. Dentro del plan estratgico de la misma se tena
previsto un gran crecimiento, como ocurrira con la adicin de nuevos productos para poder
ofrecer una solucin a todas las necesidades de redes de un cliente. Este crecimiento no
estaba siendo soportado por los sistemas actuales, quienes no tenan una coordinacin o una
integracin completo, lo que incluso llevaba un desperdicio de horas hombre yb de grandes
cantidades de dinero en la realizacin de procesos que no estaban optimizados.
La implementacin de un ERP en una empresa tan grande como estas lleva grandes riesgos
y muchas complicaciones tanto tcnicas como de negocio. Es importante que el proceso
est soportado directamente por toda la empresa para poder culminarlo de manera
satisfactoria.
Entre las ventajas de un ERP encontramos le centralizacin de la informacin. Es muy
importante que toda la organizacin o compaa funcionen como una sola unidad y no
como varias dependencias que parecen incluso compaas diferentes. Con la centralizacin
es posible realizar anlisis del estado de todos los procesos de negocio, permitiendo
optimizarlos al encontrar los defectos de estos. Al tener una sola fuente de informacin se
logra tambin mejorar la experiencia del usuario, ya que la empresa responde como una
unidad ante todas sus solicitudes o inconformidades, pudiendo encontrar la fuente del
problema en caso de presentarse. Adicionalmente, cuando se tiene la informacin suficiente
es posible anticipar situaciones.

Cisco, con la implementacin de este ERP logr entrar en nuevos negocios y cambiar de
manera radical del modelo de negocio. Un claro ejemplo est en la nueva forma de realizar
el soporte de los clientes, con sitios web interactivos en donde cada cliente puede encontrar
toda la informacin necesaria para solucionar sus inconvenientes. Esto no hubiera sido
posible si no se tena un sistema centralizado como el ERP.
La reduccin de costos y tiempos es lo que finalmente ms valor le da a la cadena de valor
y sus procesos de negocio, siempre mantenindolos alineados como la estrategia de la
compaa. Con un ERP es posible reducir costos eliminando los procesos iterativos y
repetitivos que deban hacerse anteriormente para el manejo de la informacin de cada uno
de los sistemas por aparte.

BIBLIOGRAFA
Austin, Robert, L Richard Nolan, y Mark Cooteleer. Cisco Systems, Inc: Implementing
ERP. Hardvard Busineess School, Noviembre 07, 2001.
Inc, CiscoSystems. Cisco: Corporate Overview. s.f.
http://newsroom.cisco.com/dlls/corpinfo/corporate_overview.html (ltimo acceso: 23 de
Marzo de 2011).
Interview, The HBR. The HBR Interview. Cisco sees the future. Hardvard Business
Review, Noviembre 2008: 72 79.
Nolan, l Richard. Cisco Systmes Architecture: ERP and Web-Enabled IT. Harvard
Business School, Julio 17, 2001
PREGUNTAS

loscandidatos a un puesto?Ahorro de
tiempo:
los currculos se reciben de manera automtica y sealmacenan como una base de datos permitiendo realizar
bsquedas porpalabras claves.
Bajo costo:
los peridicos cobran ms por incluir los respectivos anunciosclasificados.
Vida til:
permite la formacin de una data que se puede mantener actualizadaen el tiempo con posibles candidatos para
futuros puestos de trabajo.
Dinamicidad:
las respuestas a las listas electrnicas de vacantes puedenllegar el mismo da en que se inserto el aviso.
Candidatos de mayor nivel:
cisco systems es una empresa del negocio deredes de computo, por lo tanto, que mejor que buscar candidatos
para cubrirsus puesto de empleo familiarizados con la tecnologa informtica y que sesientan a gusto con
ella.Posibilidad de ofrecer mayor cantidad de informacin a los potencialescandidatos.
1).- Qu ventajas observa en el uso de internet para atraer a

2.- Que problemas potenciales es preciso considerar?

La relativa facilidad para contestar los anuncios va internet estimula a querespondan solicitantes de empleo
poco calificados.La naturaleza del internet provoca que lleguen solicitudes de zonas geogrficastan distantes
que sus posibilidades se vuelven irreales.
3.- Un sistema de este tipo podra funcionar para una amplia variedad deempresas de distintos
tamaos y en diferentes industrias?
No, debido a que no es recomendable utilizar el Internet para puestos dedireccin o gerenciales as como para
posiciones de baja cualificacin (tal vezno utilizan Internet o no saben usarlo). La industria de la construccin
yfabricacin por ejemplo recluta mucho personal obrero que en la mayora delos casos no est familiarizado
con el internet.De la misma manera para una empresa de nmero de empleados pequeo leresultara muy
costoso implantar un sistema como el descrito en el casodebido a que la frecuencia con la que reclutan
personal es muy baja al igualque el nmero de ofertas laborales.