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INSTRUCTIVO

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CODIFICACION Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS


ADMINISTRATIVOS

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1. OBJETIVO
Establecer el criterio de codificacin de documentos administrativos (internos y externos) y archivo
digital de los mismos.
2. ALCANCE
Este documento tiene un alcance a todos los documentos administrativos (internos y externos) emitidos
y recibidos.
3. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
3.1. Estructura de Codificacin
Se debe emplear la siguiente estructura para la codificacin de los documentos (solo aplica a
documentos generados en IC):
Divisin / Sucursal/
Referencia Proyecto

Tipo de

Ao

Correlativo

Documento

Emisor

Cuadro 01: Estructura de Codificacin

3.1.1.

Divisin / Sucursal/ Referencia de Proyecto


a.

Divisin
Se debe emplear la siguiente abreviatura en Divisin:
DIVISON
Contabilidad
Recursos Humanos
Finanzas
Logstica
Sistemas
Marketing y Publicidad
Almacn
Calidad
Seguridad
y
Medio
Ambiente
Control y Seguimiento
Servicios
Ingeniera y Proyectos
Produccin
Ingeniera y Proyectos
Minera

ABREVIATURA
CO
RH
FI
LO
SI
MP
AL
CA
SM
CS
SE
IP
PR
IP
M

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Pesca y Agroindustria
Azcar y Biocombustible
Energa, Petrleo y Gas
Tratamiento de Aguas
Manufactura y Alimentos
Ventas Oficina

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PA
AB
EPG
TA
MA

VO

Cuadro 03: Abreviatura de Divisiones

b.

Sucursales.
Se debe emplear la siguiente abreviatura cuando aplique sucursales:
Sucursal Talara

TA

Sucursal Trujillo

TRJ

Sucursal Arequipa

AQP

Cuadro 04: Abreviatura de

sucursales

c.

Referencia de Proyectos
Se debe considerar la referencia del proyecto que se genere.
Ejemplos:
AGROLMOS

ABP1303

3.1.2. Tipo de Documentos


Se debe emplear la siguiente abreviatura en tipo de documento:
Tipo de Documento Abreviatura
Acta

ACT

Carta

CA

Carta Fianza

CF

Certificado

CE

Comunicado

COM

Contrato

CN

Cotizacin

CO

Facturas

FA

Guas de Remisin

GR

Hojas de Seguridad HS
Informe

INF

Memorndum

MEM

Nota de Crdito

NC

Nota de Dbito

ND

Oficio

OF

Orden de Compra

OC

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Orden de Venta

OV

Proforma

PR

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Cuadro 02: Abreviatura Tipo de Documento

3.1.3.

Ao
Considerar los dos ltimos dgitos del ao en curso, ejemplo: para el 2014 ser 14

3.1.4.

Correlativo :
Se debe considerar en nmero secuencial natural y cuatro dgitos, por ejemplo
0001, 9999.

3.1.5.

Emisor
Se debe considerar las iniciales del nombre, apellido paterno y materno de la
persona que emite el documento.
Ejemplo: Flor Garca Moscoso: FGM

3.1.6.

Ejemplo para codificacin del documento:

CO- CA-14-001-FGM: Es la primera Carta que emite la Srta. Flor Garca

Moscoso de rea de Contabilidad en el ao 2014.


ABP1303-CA-14-001-YVN: Es la primera Carta que emite el sr. Yoni Valderrama
Narcizo en el ao 2014 con referencia al Proyecto AGROLMOS.

3.2. Guardar Documento


3.2.1.

Documentos administrativos internos


Guardar el archivo digital con la siguiente estructura:

Cdigo

Fecha

Breve descripcin

3.2.1.1. Fecha: Considerar el da y mes: (xxyy).


3.2.1.2. Breve Descripcin: No debe exceder los 35 caracteres
Ejemplo:

3.2.2.

CO-CA-14-001-FGM_0503_Carta Banco Interbank.

Documentos administrativos externos


Divisin /
Sucursal/

Tipo de

Referencia

Document

de Proyectos

Fecha de
Ao

Correlativo

Recepci
n

Breve
Emisor

descripci
n

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Divisin/Sucursal/ Referencia de Proyecto donde se dirige del documento


Tipo de Documento: Conforme a lo detallado en el cuadro N02.
Ao: Considerar los dos ltimos dgitos del ao en curso, ejemplo: para el 2014 ser 14.
Correlativo: Se debe considerar en nmero secuencial natural y cuatro dgitos, por

ejemplo 0001, 9999.


Fecha de Recepcin: Se debe considerar el da y el mes :xxyy
Emisor: Se debe considerar el nombre del ente externo que emiti el documento.
Breve Descripcin: Se debe considerar un resumen del asunto del documento recibido.
Ejemplo:

CO-CA-14-0001_0805_RIMAC Carta Reclamos SCTR.


El nmero de caracteres entre el emisor y la breve descripcin no deben superar los 35.

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