Ao de la constitucin del mar de Grau

UNIVERSIDAD SAN PEDRO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS

GERENCIA DE LOGSTICA
CATALOGACIN Y CODIFICACIN DE MATERIALES

DOCENTE: Eberth Pereda Chvez.

ALUMNA: Huamn Mercado Angie Denisse.

CICLO: VIII.

CHIMBOTE 2016

NDICE
INTRODUCCIN..................................................................................................................................................3
1.

CATALOGACIN DE MATERIALES..........................................................................................................4
1.1.

Definicin.............................................................................................................................................4

1.2.

Ventajas...............................................................................................................................................4

1.3.

Etapas de la catalogacin...................................................................................................................6

1.3.1.

Normalizacin.............................................................................................................................6

1.3.2.

Identificacin...............................................................................................................................7

1.3.3.

Clasificacin...............................................................................................................................8

1.3.4.

Codificacin................................................................................................................................8

1.4.

2.

Procedimiento para catalogar materiales..........................................................................................10

1.4.1.

Determinacin de las normas...................................................................................................10

1.4.2.

Identificacin de cada material.................................................................................................10

1.4.3.

Preparacin de la clasificacin a efectuar................................................................................10

1.4.4.

Ordenamiento...........................................................................................................................11

1.4.5.

Distribucin de los materiales...................................................................................................11

21.4.6.

Eleccin de un sistema de catalogacin..................................................................................12

1.4.7.

Procesamiento de los materiales identificados........................................................................12

1.5.

Finalidad de la catalogacin..............................................................................................................12

1.6.

Resultados y beneficios de la catalogacin......................................................................................12

CODIFICACIN DE MATERIALES...........................................................................................................13
2.1.

Definicin...........................................................................................................................................13

2.2.

Sistemas de codificacin...................................................................................................................13

2.3.

Caractersticas de un buen sistema de codificacin.........................................................................14

2.4.

Anlisis ABC......................................................................................................................................15

2.4.1.

Productos tipo A.......................................................................................................................16

2.4.2.

Productos tipo B.......................................................................................................................16

2.4.3.

Productos tipo C.......................................................................................................................17

2.4.4.

Principio del ABC......................................................................................................................19

CONCLUSIONES...............................................................................................................................................20
BIBLIOGRAFA...................................................................................................................................................21

INTRODUCCIN
Es sumamente importante en las empresas, por las diferentes ventajas que ofrecen a las empresas,
por tanto debe ser flexible y adaptable a los futuros cambios en la organizacin y en el entorno; se
dice que sin catalogacin no hay organizacin logstica. La catalogacin es la base de la
identificacin de los artculos y facilita de mejor manera su adquisicin.
Con la catalogacin se persigue la creacin de un lenguaje nico que simplifique todo el control
administrativo de los artculos y especialmente la adquisicin de los mismos.
Debido a la gran variedad de productos con los que se trabaja en empresas, es fundamental tener
una codificacin apropiada para la mercadera que se maneja, esto permite obtener ventajas en lo
que se refiere a las gestiones de compra, almacenamiento y control de stocks.
La codificacin de los materiales se realiza con el fin de dar una descripcin y hacer una
identificacin rpida de estos. Al estar usando una clave para cada artculo la identificacin es ms
rpida porque de esta forma se evitan equivocaciones cuando los nombres de los artculos son muy
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largos o muy parecidos entre s.

CATALOGACIN Y CODIFICACIN DE MATERIALES

1. CATALOGACIN DE MATERIALES
No se podra hablar de catalogacin, sin antes conocer el significado de catalogar; se
conoce como catalogar al proceso o actividad de apuntar, registrar o clasificar un objeto
segn normas de ordenacin.
1.1. Definicin
Proceso y/o actividad del rea logstica que consiste en la descripcin, catalogacin,
nominacin y numeracin de cada artculo con el fin de ser identificado mediante un
solo nombre, un solo nmero y una sola descripcin. La catalogacin es la base de la
identificacin de los artculos y facilita de mejor manera su adquisicin. Con la
catalogacin se pretende en s, crear un lenguaje nico que facilite el control
administrativo de los materiales y/o productos.
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1.2. Ventajas
La empresa que planea, prepara y pone en ejecucin un catlogo de materiales,
obtiene una serie de ventajas en relacin con los inventarios y su administracin, entre
las cuales se citan a continuacin:
Prevenir la emisin de rdenes de compra de materiales innecesarios sobre todo
cuando estos existan en el almacn con otras denominaciones, lo que evitara el
consiguiente gasto financiero que ello representa.
Optimizar el uso del espacio fsico del almacn. El tener el mismo material con
varios nombres obliga a almacenarlos separados unos de otros, impidiendo su
consolidacin y aumentando los esfuerzos para el control de stocks.
Reducir la inversin en inventarios, si en promedio un material tiene dos nombres
entonces el sistema logstico se multiplicara por dos; del mismo modo, el listado
de inventarios y, con ello, la necesidad de capital de trabajo para mantener este
nivel de inventarios.

 Captar las relaciones de intercambialidad que existen entre los materiales,

evitando as compras innecesarias de material, ya que pueden existir en el
almacn otros que pueden cumplir la misma funcin.
Mejorar los ciclos de rotacin en los almacenes, evitando obsolescencias,
materiales sin uso o sin movimiento. Ello ser posible al tener los materiales
plenamente identificados.
Agilizar la gestin de compras mediante el establecimiento de estndares y
normas para los materiales. El no tener estandarizado los materiales obliga a
definir sus especificaciones cada vez que se realiza la compra de estos.
Facilita la gestin y administracin de los almacenes.
Simplificar los inventarios, reduciendo el nmero de artculos y su variedad.
Obtener un mejor resultado en la administracin de los inventarios por la
reduccin de la influencia del costo de posesin (costo mantenimiento de
5

inventarios).

Hay que tener en cuenta que todas las ventajas que proporciona una buena catalogacin de
materiales inciden sobre los costos y utilidades de la empresa, es decir sobre sus
resultados, lo cual hace que se le considere como muy necesario.

1.3. Etapas de la catalogacin

Para que la catalogacin represente un beneficio para la empresa, se recomienda su
realizacin a travs de las siguientes cuatro etapas, las cuales se describen a
continuacin:
1.3.1. Normalizacin.
Es la primera etapa del proceso y tiene como finalidad disminuir variedades
existentes en almacenes, sobre la base del establecimiento de normas o pautas

en las cuales el posible comparar las existencias que se guardan y utilizan en la

empresa. Las normas que regirn el mantenimiento y la renovacin de los
inventarios debern ser elaboradas por un comit con la participacin de las
principales reas, estas normas establecern criterios como calidades, tamaos,
dimensiones, pesos, volmenes, marcas, etc., que permitan seleccionar los
materiales que deben emplearse, los productos que fabricarn la empresa, etc.
Estas normas son de naturaleza altamente tcnica por lo que es conveniente
convocar la participacin de los proveedores, personas especializadas y
compradores para obtener buenos resultados. La normalizacin no se debe llevar
a cabo con la misma exigencia en cada grupo de existencias sino que debe
intensificarse donde conviene ms, es decir aquellas reas donde se pueden
lograr las mejores economas. Es conveniente preparar una serie de
interrogantes que permitir establecer las normas:

Se emplea el nmero mnimo de tipos y tamaos, y se mantienen los

inventarios de acuerdo con las necesidades reales?

El material empleado tiene norma reconocida por la industria? Y si no

es as Por qu se usa?

La disponibilidad, entregan y precio de los materiales que emplea la

empresa es buena consistentemente a travs del tiempo?

La calidad es uniforme y aceptable y facilita el empleo de mano de obra

sin problemas con los materiales?

Es posible manipular y procesar los materiales sin problemas ni

dificultades?

Cules son estos, en caso de presentarse, y que incidencia tienen en la

produccin?

1.3.2. Identificacin
Una vez que las existencias se han evaluado con la norma y se ha decidido el
mantenerlas, se procede con la siguiente etapa que es la identificacin. Para

este propsito se le otorgara una denominacin, la misma que debe diferenciarla

y asegurar su naturaleza especfica. Es fundamental preparar para cada tipo de
material un esquema de descripcin que obligue en forma rgida a denominar un
cierto tipo de material con un orden preestablecido de atributos de manera que
se evite la duplicidad de denominaciones para un mismo material con el
consiguiente error que conlleva esto en el control de existencias. El trabajo de
identificacin debe realizarse cuidadosamente y a la vez controlarse, para
desarrollar el trabajo de forma eficaz ser la participacin de personal
especializado y eventualmente asesores tcnicos los que por su conocimiento
facilitan la labor.
La identificacin debe empezar respondiendo estas preguntas:

Cul es la naturaleza especifica de este material?

Qu diferencias existen entre este y otros materiales similares del grupo?
Cmo describir correctamente este artculo?
Qu atributos y en qu orden son los ms adecuados para denominar

cada material?
Cul son los materiales de ms fcil identificacin?
En qu forma puede encontrarse este artculo?
Al final debern preparase los formularios de descripcin que incluyen las
especificaciones normalizada y sobre la base de ellos los listados de descripcin
de las existencias, los mismos que servirn en las siguientes etapas.
1.3.3. Clasificacin
Aqu lo que debe establecerse es una estructura divida en clases, sub clases,
secciones, grupos, etc. Cuyo diseo se debe elaborar en funcin de la necesidad
particular de la empresa, la cantidad y la variedad de las existencias empleadas
y el grado de detalle que sea adecuado para el control que se busca.
Sobre la base del listado de descripcin se procede al sistemtico ordenamiento
de todas las existencias similares identificadas, de acuerdo a su naturaleza entre
las clases inicialmente y luego en las sub clases.

Los sistemas para clasificar las existencias son muy numerosos, pero se pueden
reducir a dos tipos:
a. Agrupacin de las existencias segn las caractersticas propias de las
mismas, tanto fsicas como de mercado.
b. Agrupacin de las existencias bajo el punto de vista de su utilidad o con
respecto al producto final del que formara parte.
1.3.4. Codificacin
Al igual que la anterior etapa se debe definir el tipo de cdigo a utilizar, la
cantidad de dgitos, la interpretacin que debe tener, etc. Para enseguida asignar
un cdigo a cada material. El cdigo constituye el principal elemento

de

identificacin. El uso de cdigos representa una considerable economa baja

diversos aspectos, evita esfuerzos de memoria, prdida de tiempo y costes en
registros de descripciones, adems de posibles errores y malentendidos, es
evidente que es ms sencillo escribir 11-580-785 que portalmparas elctrico
8

de bronce esculpido, rosca normal.

Los tipos de cdigos para aplicarlos a las existencias son:
1.3.4.1. Alfabticos. Constituidos por letras o combinacin de letras que
representas expresiones. Una codificacin alfabtica es factible
nicamente en empresas comercializadoras, las cuales, por vender
productos ajenos, renuevan continuamente el almacn con artculos en
parte diferentes a los anteriores.
1.3.4.2. Numricos. Nmeros o combinacin de nmeros que se utilizan para
representar las existencias o las expresiones. Pueden ser:

Arbitrarios. Cuando se tiene en cuenta el valor relativo de las cifras

contiguas en el orden de sucesin.

Definidos. Cuando los nmeros que forman el smbolo tienen un

significado o valor relativo.

1.3.4.3. Mnemnicos. Son aquellos que por asociacin de ideas ayudan o

estimulan la memoria.
1.3.4.4. Signos y seales. Los que utilizan simbolizacin grfica y audible.
1.3.4.5. Mixtos. Los que combinan dos o ms smbolos de los mencionados
anteriormente.
1.4. Procedimiento para catalogar materiales
1.4.1. Determinacin de las normas.
Se considera el establecimiento de normas o estndares, como necesidad
primordial en la confeccin del catlogo, a fin de unificar los criterios de los
usuarios y lograr reducciones apreciables en los stocks en base a la
simplificacin de las existencias. Esto es muy importante ya que en razn del
criterio personal de cada usuario, al analizar sus necesidades y aferrase a la
mayora de los casos a marcas, caractersticas, dimensiones, etc., que considera
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indispensables para el funcionamiento de su dependencia y por lo tanto

negndose a cambiarlas. En estos casos, mediante el dialogo con los usuarios,
el encargado o jefe de la catalogacin hacia la normalizacin debe convencer de
las ventajas que con ella obtiene la empresa.
1.4.2. Identificacin de cada material.
Establecido las normas y seleccionado el personal que debe realizar la
catalogacin, se iniciara la identificacin de los artculos en stock, teniendo
presente que debe comenzarse por los ms fcil, dejando los artculos difciles
de identificar para lo ltimo.
1.4.3. Preparacin de la clasificacin a efectuar.
Al efectuar la clasificacin de materiales, se han seleccionado prcticamente de 2
a 4 dgitos del cdigo que se quiere utilizar, quedando nicamente lo relacionado
con la identificacin de articulo y el nmero de dgitos necesarios para completar
el cdigo. Para establecer cuantos dgitos la identificaran plenamente el artculo,
hay que analizar la mxima cantidad de artculos que corresponden a una

seccin dentro de las existencias de almacn y determinar entonces cuantos

elementos se emplearan para completar el cdigo, teniendo presente, en estos
casos, que la mxima flexibilidad posible para un buen mantenimiento del
catlogo se obtiene con 4 elementos.
1.4.4. Ordenamiento
El ordenamiento de los artculos, dentro de cada seccin de catlogo, puede
hacerse con tres formas:
a. Orden alfabtico. El orden alfabtico es conveniente utilizarlo con artculos
que carecen de caractersticas dimensionales y en los que la descripcin
prima sobre sobre cualquier otra caracterstica para su identificacin.
b. Orden numrico o por dimensiones. Se utiliza generalmente con aquellos
artculos cuya caracterstica principal en su dimensin, lo cual permite
diferenciarlo de otros artculos similares.
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c. Segn el catlogo del productor. Se emplea en las clases

correspondientes a maquinarias y equipos, sus repuestos, accesorios y
consiste en ordenar las secciones de acuerdo a como el producto de dicho
material ha ordenado su catlogo. En esta forma se facilita la codificacin
y el mantenimiento del catlogo de la empresa, sin utilizar el codigo del
productor, salvo que sea factible hacerlo, lo cual se determinara mediante
el anlisis correspondiente.
1.4.5. Distribucin de los materiales.
Otro aspecto que normalmente se encontrara en la empresa, es lo concerniente
a materiales que se piden para entrega directa al solicitante. Es conveniente
establecer una clase para materiales que se denominaran material solicitado
para entrega directa al solicitante, sin detencin ni stock en el almacn y cuyas
secciones correspondan a las dependencias que forman la empresa.
1.4.6. Eleccin de un sistema de catalogacin
La preocupacin principal para la dependencia de logstica es que disponga de
una biblioteca de catlogos de productores de equipos, maquinaria y materiales

en uso, con la finalidad de que el personal que realice la identificacin tenga

elementos de consulta para llevarla a cabo.
1.4.7. Procesamiento de los materiales identificados
Una vez realizada la asignacin a cada artculo, se recomienda que al finalizar
cada mes se revise, a fin de trasladar a su clasificacin definitiva.
1.5. Finalidad de la catalogacin
Establecer una pauta o esquema general que facilite la clasificacin de materiales, en la
empresa.
1.6. Resultados y beneficios de la catalogacin
Una vez efectuado se pueden observar los resultados a travs del ahorro de costos,
debido a que se simplifica los grupos de materiales, para evitar gastos innecesarios de
materiales ya existentes, pero quizs con otro nombre o misma funcin.

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2. CODIFICACIN DE MATERIALES
No se podra hablar de codificacin, sin antes conocer el significado de codificar . Se
conoce como codificar al proceso o actividad de representar cada artculo por medio de un
cdigo que contienen las informaciones necesarias y suficientes por medio de nmeros y
letras.
La lista de materiales codificados sirve tambin como un medio de comunicacin entre los
distintos departamentos de la empresa, pues gracias al cdigo se sabe bien de que material
se trata, sin importar que el departamento que haga referencia a l sea el de produccin o el

de compras, y esto mejora la comunicacin entre ellos. Es importante que todo el personal
maneje el mismo catalogo codificado.
2.1. Definicin
Debido a la gran variedad de productos con los que se trabaja en las empresas, es
fundamental tener una codificacin apropiada para la mercadera que se maneja, esto
permite obtener ventajas en lo que se refiere a las gestiones de compra,
almacenamiento y control de stocks. Para un sistema de control de almacenes, una
codificacin completamente numeral y correlativa es la ms recomendable, sobre todo
para efectos de su bsqueda en el catlogo y su ubicacin en los archivos del sistema.
2.2. Sistemas de codificacin.
Los sistemas de codificacin ms usados son los siguientes:
A. Sistema Alfabtico: Codifica los materiales con un conjunto de letras, cada uno
de las cuales identifica determinadas caractersticas y especificacin. Este limita
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el nmero de artculos y es de difcil memorizacin, razn por la cuales es un

sistema poco utilizado.
B. Sistema Alfanumrico: Es una combinacin de letras y nmeros, que abarca un
mayor nmero de artculos. Las letras representan la clase de material y su grupo
en esta clase, mientras que los nmeros representan el cdigo indicador del
artculo, por ejemplo: CGR 785.
C. Sistema Numrico: Es el ms utilizado en las empresas por su simplicidad,
facilidad de informacin e ilimitado nmero de artculos que abarca.
2.3. Caractersticas de un buen sistema de codificacin
Un buen sistema de codificacin debe representar las siguientes caractersticas:
Los materiales deben ser identificados rpidamente y sin ambigedades.
Los materiales equivalentes deben ser identificados mediante referencias
cruzadas.
El cdigo debe tener la longitud mnima que permita clasificar todos los artculos
existentes y previstos.

 En lo posible, el cdigo debe ser arborizado o jerarquizado de manera de facilitar

la agrupacin de los materiales y su bsqueda.
En general, los cdigos puramente numricos facilitan la automatizacin y son
preferidos por los usuarios, aunque esto es solo limitativo.
El cdigo debe ir siempre acompaado de una descripcin de longitud limitada y
de formato preestablecido, as como de una indicacin clara de la unidad de
medida que se emplea.

2.4. Anlisis ABC

Es sabido que en cada operacin solamente un pequeo porcentaje de cosas acapara
la mayor parte de la actividad, como lo dice la conocida regla del 80 20 y la actividad
de un almacn no es una excepcin a la regla. Basndose en esta idea el anlisis ABC
clasifica a los materiales por la importancia que tienen dentro del almacn, dndoles
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una clasificacin de A al reducido nmero de artculos con mayor importancia por el

elevado costo o la gran actividad que representan, B para los moderadamente
importantes y C al resto de los materiales que representan un porcentaje bajo de la
inversin total de inventario o que representan poca rotacin. (Ver cuadro 2.1)

CUADRO 2.1

Es fcil ver como el artculo que representa el mayor flujo de dinero en el periodo
determinado, no es ni el ms costoso, ni el de mayor uso. Por tanto, el inters de
realizar una buena gestin de inventarios debera centrarse en el Artculo 1.

El inventario representa una inversin considerable por parte de las empresas

manufactureras, es por ello que se hace indispensable prestarle atencin especial a su
manejo.
Para realizar una eficiente administracin los responsables de esta rea debe controlar
todos los niveles de inventario y considerar que esta es una inversin significativa que
si no se maneja de una forma adecuada puede convertirse en un problema que
afectara la gestin financiera de la empresa.
Esta clasificacin tiene sus propias caractersticas. Veamos algunas de ellas.
2.4.1. Productos tipo A
Representan un porcentaje pequeo en trminos de unidades fsicas,
respecto al total de los artculos movilizados.
Constituyen la mayor parte del capital movilizado. Dicho capital se
recupera ms fcilmente y genera gran parte de la utilidad del negocio.
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Generalmente, son ms rentables.

Nunca deberan presentar agotados, pues requieren un nivel de servicio
superior al 99%.
Su nivel de inventario suele ser alto, pero justificable.
El costo de venta es menor, comparado con los que poseen los otros dos
tipos de productos B y C.
Son bienes de alta rotacin y, generalmente, su demanda es mas fcil de
predecir.
2.4.2. Productos tipo B
Tienen una representacin mediana, en trminos de unidades fsicas con
relacin al total.

 Poseen el segundo valor en cuanto al capital movilizado. Su tratamiento

es intermedio, es decir, sin una gran inversin, pero con un cuidado
razonable.
Tienen una rentabilidad intermedia.
Su nivel de inventario suele ser un trmino medio.
Son bienes con una rotacin media.
Presentan un costo de venta intermedio, comparados con los productos
A y C.
2.4.3. Productos tipo C
Este grupo representa un alto porcentaje en cuanto a unidades fsicas
movilizadas con relacin al total.
Es el grupo que menos capital moviliza con respecto a la inversin total.
15

Tienen una rentabilidad inferior y su manejo no es muy exigente.

Son los productos con ms baja rotacin.
En el stock es normal tener pocas unidades de estos artculos.
Los pronsticos poco funcionan a la hora de estimar la demanda de este
tipo de referencias.
Presentan el mayor costo de venta, comparados con el producto A y C.
Son candidatos a convertirse en bienes obsoletos.
Representan un alto costo de mantenimiento para la empresa.
La aplicacin del sistema de costos ABC en una empresa para el control de inventarios
se empieza por la clasificacin en grupos de artculos as:
Los artculos A: Son aquellos en los que la empresa tiene mayor inversin,
estos representan aproximadamente el 10% de los artculos del inventario que

absorben el 80% de la inversin. Estos son los ms costosos o los que rotan ms
lentamente en el inventario.
Los artculos B: Son aquellos que les corresponde la inversin en trminos de
costo. Consisten el 30% de los artculos que requieren el 15% de la inversin.
Los artculos C: Son aquellos que normalmente en un gran nmero de artculos
correspondiente a la inversin ms pequea. Cosiste aproximadamente del 60%
de todos los artculos del inventario pero solo el 5% de la inversin de la empresa
en inventario.

CUADRO 2.2

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El diferenciar el inventario en artculos A, B y C permite que la empresa determine
el nivel y los tipos de procedimientos de control de inventario necesarios.
Debe tenerse en cuenta que el modelo ABC de control de inventario no tiene aplicacin
en todas las empresas, ya que ciertos artculos de inventario que son de bajo costo,
pueden ser definitivos en el proceso de produccin y no son de fcil consecucin en el
mercado, es por ello que necesitan una atencin especial.
2.4.4. Principio del ABC
El aporte de la clasificacin a la rotacin total es igual en su contribucin a las
ventas de forma que:

Los tems A contribuyen con el 80% de las ventas y con el 80% de la

rotacin total de los inventarios.

Los tems B contribuyen con el 15% de las ventas y con el 15% de la

rotacin total de los inventarios.

Los tems C contribuyen con el 5% de las ventas y con el 5% de la

rotacin total de los inventarios.

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CONCLUSIONES
1. La catalogacin permite la identificacin correcta de los materiales comprados y/o
almacenados en una empresa. Entre sus beneficios se encuentran: la agilizacin del
proceso de compras, la reduccin de la variedad de tems o referencias, el mejoramiento de
la rotacin de inventarios y la optimizacin del uso del espacio en el almacn.
2. En el proceso de catalogacin, por un lado se especifican datos tcnicos de dimensin,
calidad, estructura, etc., que definen las caractersticas de los materiales/objetos
considerados y por otro se realiza la normalizacin, identificacin, clasificacin y codificacin
de dichos elementos, o sea se establece un estndar que define un producto normal o tipo.

3. Para un sistema de control de almacenes, una codificacin completamente numeral y

correlativa es la ms recomendable, sobre todo para efectos de su bsqueda en el catlogo
y su ubicacin en los archivos del sistema.
4. La codificacin es una consecuencia de la catalogacin de los materiales, codificar significa
representar cada artculo por medio de nmero y letras.

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BIBLIOGRAFA

Marthans Garro, Cesar A. (1992) Enciclopedia de Logstica Empresarial Ediciones Buho.

Espaa.
Valdez Palacios, Armando. (1990) Administracin logstica Ediciones SAGSA. Per.
Casanovas August y Cuatrecasas Lus. (2003) Logstica Empresarial Ediciones Gestin
2000. Espaa.
www.procesosdealmacn.blogspot.com/2011/04/clasificacion-y-codificacion-de-los.html

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