REGIONAL SANTANDER

CENTRO DE SERVICIOS EMPRESARIALES Y TURSTICOS

EVALUAR PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

APRENDICES: MARTA CELICIA CALA ARAQUE
MARILUZ PUJIMUY JANAMEJOY
INSTRUCTOR: HERMES REDONDO SILVA
TGO. GESTION EN DOCUMENTAL
FICHA: 680994
3.1

FECHA: 10/07/2015

Actividades de Reflexin inicial.

Indague sobre los mecanismos de evaluacin de los procesos y procedimientos

que ejecuta la unidad administrativa donde usted labora o ha laborado, dentro de
una Organizacin.
En la cotidianidad de nuestras actividades tambin existe un control y seguimiento
de las labores que se cumplen da a da. Para que se cumplan se requiere que
cada uno de los integrantes de la familia tenga responsabilidades y compromisos,
es decir tambin existe una empresa que dirigir y con la cual se proyecta y se
miden metas para cumplir, si no existe una persona que controle
democrticamente y con afecto el cumplimiento de las metas no habr resultados
positivos.
3.2
Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos
necesarios para el aprendizaje.
Retome con su GAES los ocho procesos de un Programa de Gestin
Documental y elabore un mapa conceptual (Confronte estos procesos con los
estipulados en el Decreto 2609 de 2012, Artculo 9). Deje evidencia en su
portafolio digital.

PLANEACION

Conjunto de actividades encaminadas a la

planeacin, generacin y valoracin de
documentos de la entidad, en cumplimiento
con el contexto administrativo, legal
funcional y tcnico.
Comprende la creacin y diseo de formas,
formularios y documentos, anlisis de
procesos, anlisis diplomtico y su registro
en el sistema de G.D.

PRODUCCI

GESTIN Y TRMITE

ORGANIZACIN
DECRETO 2609
DE 2012

TRANSFERENCI

Actividades destinadas al estudio de

los documentos en la forma de
produccin o ingreso, formato y
estructura, finalidad, rea competente
para el trmite, proceso en que acta
y los resultados esperados.
Conjunto de actuaciones necesarias
para el registro, la vinculacin a un
trmite, la distribucin incluidas las
actuaciones o delegaciones, la
descripcin
(metadatos),
la
disponibilidad, recuperacin y acceso
para consulta de los documentos, el
control y seguimiento a los trmites
que surte el documento hasta la
resolucin de los asuntos.
Conjunto de operaciones tcnicas para
declarar el documento en el sistema de
gestin documental, clasificarlo, ubicarlo
en el nivel adecuado, ordenarlo y
describirlo adecuadamente.
Conjunto de operaciones adoptadas
por la entidad para transferir los
documentos durante las fases de
archivo, verificando la estructura, la
validacin del formato de generacin, la
migracin, refreshing, emulacin o
conversin, los metadatos tcnicos de
formato, los metadatos de preservacin
y los metadatos descriptivos.

DISPOSICIN
DE

Seleccin de documentos en
cualquier etapa del archivo, con
miras a su conservacin temporal,
permanente o a su eliminacin, de
acuerdo con lo establecido en las
TRD o en las TVD.

PRESERVACIN
A LARGO PLAZO

Conjunto de acciones y estndares

aplicados a los documentos durante
su gestin para garantizar su
preservacin
en
el
tiempo,
independientemente de su medio y
forma de registro o almacenamiento.

VALORACIN

Proceso permanente y continuo, que inicia

desde la planificacin de los documentos y por
medio del cual se determinan sus valores
primarios y secundarios, con el fin de establecer
su permanencia en las diferentes fases del
archivo y determinar su destino final (eliminacin
o conservacin temporal o definitiva).

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PRODUCCI

Es la generacin de documentos
de
las
instituciones
en
cumplimiento de sus funciones.

RECEPCIN

Conjunto
de
operaciones
de
verificacin y control que una institucin
debe realizar para la admisin de los
documentos que son remitidos por una
persona natural o jurdica.
Actividades
tendientes
a
garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.

DISTRIBUCI

TRMITE

La Ley 594 de 2000 en

su Artculo 22.
Procesos Archivsticos

Es el curso del documento desde

su produccin o recepcin hasta
el cumplimiento de su funcin
administrativa
Conjunto de operaciones tcnicas y
administrativas cuya finalidad es la
agrupacin documental relacionada
en forma jerrquica con criterios
orgnicos o funcionales.

ORGANIZACI

CONSULTA

Es el acceso a un documento o
grupo de documentos con el fin de
conocer la informacin que contiene.

CONSERVACIN

DISPOSICIN FINAL
DE DOCUMENTOS

Es el conjunto de medidas
preventivas o correctivas,
adoptadas para garantizar la
integridad fsica y funcional de
los documentos de archivo.
Decisin
resultante
de
la
valoracin hecha en cualquier
etapa del ciclo vital de los
documentos, registrada en las
TRD y/o en las TVD, con miras a
su conservacin total, eliminacin,
seleccin y reproduccin.

3.3
Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin).
Analice de forma comprensiva los artculos Gestin documental enfocada a
procesos - orientaciones metodolgicas y Serie 30300: Sistema de gestin para

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los documentos, realice una comparacin de los requisitos de cada sistema y

debata en el foro de discusin destinado para tal fin.
Prepare exposicin sobre el proceso de gestin documental asignado.

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GESTIN DOCUMENTAL ENFOCADA EN PROCESOS

Para una mayor ilustracin, se entender gestin de documentos como el
conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilizacin y conservacin.
La gestin documental enfocada a procesos en Colombia, se encuentra en
construccin y an carece de referente tericos precisos, pues al no
conocerse de primera mano cmo podra definirse y comprenderse, es muy
complejo establecer lmites y fronteras entre la gestin documental tradicional
y la propuesta aqu planteada. Pues nicamente responde a un nuevo
entramado organizacional y que ahora es orientado por los postulados del
sistema de calidad, al cual la gestin de documentos no es ajena
Alcance de la gestin documental enfocada a procesos
Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo SIGA
Reglas de produccin Reglas de gestin
Reglas de archivo
Reglas de valoracin

SERIE 30300 SISTEMA DE

GESTIN PARA LOS
DOCUMENTOS
La norma 30300, es la principal
norma donde se establecen los
requisitos para la implementacin
de un Sistema de Gestin para los
documentos
QUE ES UN SISTEMA DE
GESTIN
PARA
LOS
DOCUMENTO?
Los sistemas de gestin se
define como el conjunto de
elementos interrelacionado o que
interacta en una organizacin y
los proceso para alcanzarlos.
Cuando hablamos de sistemas de
gestin para los documentos SGD,
nos estamos refiriendo a ese
conjunto de elementos en lo
relativo a los documentos

Enfoque administrativo
Estructura orgnica funcional
Enfoque basado en procesos
Servicio de gobierno electrnico
Enfoque archivstico
Directrices del Sistema Nacional de Archivo SNA y
Archivo SDA NTC-ISO 15489-1:2010

Sistema Distrital de

Es imposible no mencionar que la gestin documental enfocada a procesos,

materializ su actuar con la redaccin e implementacin de las guas para la
gestin normalizada de documentos, siendo estas las herramientas en los
que quedan consignados la produccin documental, sus caractersticas
formales, clasificacin y valores, ms las reglas para su administracin y
tratamiento.
Qu es el Sistema Integrado de Gestin?
El Sistema Integrado de Gestin en las entidades del Distrito Capital es
el conjunto de orientaciones, procesos, polticas, metodologas, instancias e
instrumentos orientados a garantizar un desempeo institucional articulado y
armnico, que se encuentra conformado por los siguientes subsistemas:
Subsistema de Gestin de la Calidad (SGC).
Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA).
Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI).
Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).
Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
Subsistema de Gestin Ambiental (SGA).
Subsistema de Control Interno (SCI).
Adicionalmente para los hospitales del Distrito Capital, el Subsistema nico
de Acreditacin (SUA).22
Cuando hablamos de las Tablas de Retencin Documental TRD- y cmo
estas nacen con una doble finalidad. Por una parte sirven de gua para los
procesos de organizacin documental clasificacin,
ordenacin y descripcin- en los archivos de gestin y por otra, a los de
retencin
que, de acuerdo a la doctrina archivstica nacional, involucra aspectos propios

Las normas ISO 30300 tienen una

relacin muy estrecha con otras
normas. Especialmente
con
todas las redactadas por el
subcomit tcnico ISO.
La implementacin de la serie de
norma ISO 30300 ayudara a las
organizaciones a cumplir con los
objetivos de otras normas de
sistema de gestin como la
calidad, la gestin, el cumplimiento
y la seguridad ayudando por los
tanto al cumplimiento de los
objetivos de la organizacin.

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de la valoracin y disposicin final -conservacin total, eliminacin, seleccin y

microfilmacin
En conclusin, el procedimiento estndar para su creacin o actualizacin, se
encuentra consignado en la Gua29 que para tal fin elabor la Subdireccin
del Sistema Distrital de Archivos y en la cual se presentan, los siguientes
pasos metodolgicos:
Primer paso: Compilar informacin institucional.
Segundo paso: Revisar los manuales de funciones y procedimientos.
Tercer paso: Aplicar la Encuesta Estudio Unidad Documental.
Cuarto paso: Analizar la informacin recolectada.
Quinto paso: Estructurar las TRD.
Cmo se efecta la valoracin documental en la Gestin Documental
Enfocada a Procesos?
El proceso de valoracin documental en una organizacin que se sustenta en
una estructura orgnica y funcional, es muy similar al que se hace cuando
adems en el anlisis se contemplan herramientas del Sistema de Gestin de
Calidad como lo son el mapa de procesos, los procesos y procedimientos
junto con sus componentes. Pues en ambos casos, se busca responder a los
interrogantes propios del proceso de evaluacin documental: Qu
conservar?, qu eliminar?, Quines evalan?, y cundo y dnde lo
hacen?

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Investigue sobre indicadores de gestin, concepto, clases, funcin y procedimiento para la formulacin de las mismas.
Elabore cuadro resumen.
CONCEPTO
Indicador
de
Gestin:
Expresin que cuantifica el
estado de la caracterstica o
hecho que quiere ser
controlado.
Es la expresin cuantitativa
del comportamiento de las
variables que intervienen en
un proceso y de los
atributos de los resultados,
que permiten analizar el
resultado de la gestin y el
cumplimiento de las metas
respecto al objetivo de la
organizacin.
Los
indicadores
sern
mecanismos
tiles
de
control a la gestin si
pueden ser comparados
con valores de referencia
establecidos previamente.
Estos valores de referencia
se definen a partir de los
objetivos y las condiciones

INDICADORES DE GESTION
CLASES
FUNCION
El indicador est asociado a la Apoya y facilita los procesos de toma
eficacia en el proceso. Los
de decisiones.
indicadores de necesidades, Controla la evolucin en el tiempo de
tienen su medicin en el
los principales procesos y variables.
beneficio.
Racionaliza el uso de la informacin.
Eficacia: Mide el grado de
Sirve de base para la adopcin de
cumplimiento de los objetivos.
normas y patrones efectivos y tiles
Eficiencia: Mide la relacin
para la organizacin.
entre los productos y servicios

Sirve de base para la planificacin.

generados respecto de los
insumos o recursos utilizados.
Efectividad: Mide la relacin
entre la eficacia y eficiencia.
EFECTIVIDAD=EFICACIA X EFICIENCIA.
100

Productividad: Mide la relacin

que existe entre la produccin y
los recursos empleados.
Calidad:
Mide
atributos,
capacidades o caractersticas
que deben tener los bienes o
servicios
para
satisfacer
adecuadamente las necesidades
o requerimientos de los clientes.
Economa: Mide la capacidad
de la organizacin para movilizar
adecuadamente sus recursos
financieros
para
lograr
el

Los indicadores de Gestin resultan ser

una manifestacin de los objetivos
estratgicos de una organizacin a partir
de su Misin. Igualmente, resultan de la
necesidad de asegurar la integracin entre
los resultados operacionales y Estratgicos
de la empresa. Deben reflejar la estrategia
corporativa a todos los empleados. Dicha
estrategia no es ms que el plan o camino
a seguir para lograr la misin.
Evaluar los resultados de su gestin y
hacer seguimiento de sus actividades,
facilitando la toma de decisiones y la
optimizacin de sus procesos a fin de
mejorar sus ventajas competitivas y brindar

PROCEDIMIENTO
Fases:
Marco
Normativo
y
anlisis de la informacin.
Diseo de estructura
Verificacin y anlisis de
la calidad de informacin
estadstica.
Seleccin de indicadores
y documentacin.
Socializacin
sensibilizacin

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del sistema que se desea

monitorear y controlar.

cumplimiento de sus objetivos.

un mejor apoyo en la produccin, manejo y

custodia de la informacin de Archivos de
la administracin pblica colombiana.

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Indague sobre los reportes estadsticos en la gestin documental: concepto,

importancia, procedimientos, tipos, formatos, resultados, interpretacin,
conservacin y cobertura. Realice cuadro descriptivo.

REPORTES ESTADISTICOS
CONCEPTO

Documento que analiza a travs de cuadros y grficos estadsticos la evolucin

de las principales variables con el propsito de ayudar la toma de decisiones.
El reporte generalmente se acompaa con imgenes, grficos, tablas y notas a
pie, tendientes a clarificar an ms lo que se dice por escrito.
En cuanto a la composicin, los reportes, tomarn el formato del tema, es decir,
introduccin, metas, igualdades y debates, pero tambin podr seguir la frmula
de problema-solucin. Gracias a los reportes cualquier persona puede proceder
a realizar un resumen de datos o a clasificar estos en grupos determinados.

IMPORTANCIA

PROCEDIMIENTO

TIPOS

FORMATOS

RESULTADOS

INTERPRETACIN

CONSERVACIN Y
COBERTURA

Permite a las personas no especializadas, interpretar mejor determinada

informacin, hacindola ms entendible e interesante. Aun cuando presentan
una cantidad limitada de datos y cifras aproximadas, permite reforzar los
argumentos o conclusiones que un informe. Delimitan los elementos dentro de
un espacio, hacindoles comprensibles, pues nos dan una cifra con que
comparar al objeto, dndoles un nivel mximo o un nivel mnimo de acuerdo a
los valores que componen la escala.
Identificar tipos de datos
Determinar la tabla.
Determinar grficos.
Anlisis de datos.
Conclusiones.
Hoja de control
Diagrama de Causa y Efecto: Es la representacin de varios elementos
(causas) de un sistema que pueden contribuir a un problema (efecto).Para
construirlo se traza una lnea de izquierda a derecha y se escribe la
caracterstica al final. Con lneas secundarias, se indican las variables que
intervienen en el proceso y con lneas terciarias los factores ms probables de
variacin. Son tambin llamados espina de pescado.
Grficos de Pareto: Para construirlo se decide el perodo de estudio, se trazan
luego los ejes cartesianos, se anotan en el eje horizontal los tems de defectos
empezando por los ms frecuentes y sobre el eje vertical el valor o nmero de
veces de ocurrencia.
Diagramas de Dispersin: Nos sirve para establecer la relacin existente entre
dos tipos de caractersticas: Histogramas de Frecuencia y Grficos de Control
Estudios de Capacidad de Proceso
Anexos
Los datos muestran numricamente lo que el analista puede detectar. El
enfoque habitual es comenzar con los anlisis descriptivos, explorando los
datos. El analista luego dirige su atencin a las preguntas especficas
planteadas en los objetivos o hiptesis de estudio, de los hallazgos. Cabe
destacar que al describir nuestros datos, respecto a cada variable de estudio,
interpretamos las medidas de tendencia central y las de variabilidad o dispersin
como un conjunto, no aisladamente.
El reporte y la consolidacin de la informacin que se genera en las diferentes
reas de una entidad debe ser procesada de manera que pueda ser consultada
de forma gil por quin es responsable de un proceso, una actividad o un rea
en particular. Es por esto que el sistema debe contar con herramientas o
instrumentos como: Tableros de control o cuadros de mando, herramientas de
anlisis de datos, tales como grficos de barras, el grfico de Pareto, grfico de
tendencias, hojas de verificacin, diagrama de causa y efecto, diagrama de
correlacin, histogramas, tableros de control de gestin y rboles de gestin.
La conservacin del reporte estadstico debern ser conservadas en los medio
idneos que establezca la organizacin con el fin que sirvan de consulta y su
cobertura estar establecida por el tamao de la organizacin o de las
dependencias a las cuales los resultados de la investigacin estadstica afecte

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para una mejora continua.

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Establezca la(s) metodologa(s) para la interpretacin de resultados del anlisis

de la informacin, procesos de mejora continua y contrastacin de los grficos,
razones y proporciones. Realice informe.
3.4

Actividades de transferencia del conocimiento.

Presente exposicin del proceso de gestin documental asignado.

Renase en GAES y establezca una empresa (misin, visin, objetivos, polticas,
organigrama, funciones, etc.)
Empresa Diapositivas polica nacional
Interacte con los dems GAES, simulando transacciones comerciales y
administrativas, reflejando dichas actividades en documentos. (Aplique todos los
procesos de la gestin documental: planeacin, produccin, gestin y trmite,
organizacin, transferencia, disposicin de documentos, preservacin a largo
plazo y valoracin).
Construya una batera de indicadores de gestin que reflejen los controles de la
documentacin, teniendo en cuenta la normativa vigente y la aplicacin de criterios
para su formulacin (orintese con la propuesta de indicadores de gestin,
planteada por el profesor Luis Fernando Sierra Escobar).
BATERIA DE INDICADORES DE GESTIN

ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS

Porcentaje de archivo segn serie:

Porcentaje de Metros Lineales
organizados segn las TRD de cada rea:
Variacin porcentual de metros lineales
organizados segn rea:

Elabore un informe estadstico con base en el anlisis de la informacin

generada, a partir de la aplicacin de la batera de indicadores de gestin en el
proceso de gestin documental asignado y con relacin a la documentacin
recibida o producida por la empresa creada.
Verifique que los resultados estadsticos aporten informacin para el
mejoramiento de la gestin documental.