3.

GESTION BASADA EN
PROCESOS
Ing. Percy Calizaya Neyra, PMP
pcalizaya@uni.edu.pe

Contenido
1.
2.
3.
4.
5.

Introduccin
Sistema de gestin
Proceso
Gestin basada en procesos
Metodologa para la gestin basada en
procesos.

Ing. Percy Calizaya

UNI - FIIS - ST254 - 2016-1

Contenido
1.
2.
3.
4.
5.

Introduccin
Sistema de gestin
Proceso
Gestin basada en procesos
Metodologa para la gestin basada en
procesos.

Ing. Percy Calizaya

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1. Introduccin
Entornos y mercados ms competitivos y
globalizados
La organizaciones deben gestionar haca el
logro de buenos resultados
Gestionar: Procesos, actividades y recursos
Sistema de Gestin: Herramientas y
Metodologas.

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Contenido
1.
2.
3.
4.
5.

Introduccin
Sistema de gestin
Proceso
Gestin basada en procesos
Metodologa para la gestin basada en
procesos.

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2. Sistema de Gestin
Sistema que incluye la estructura organizativa,
las responsabilidades, los procesos, las
metodologas, los recursos y programas para
llevar a cabo la gestin de la organizacin.

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Contenido
1.
2.
3.
4.
5.

Introduccin
Sistema de gestin
Proceso
Gestin basada en procesos
Metodologa para la gestin basada en
procesos.

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3. Proceso
Actividad que utiliza recursos, y que se gestiona
con el fin de permitir que los elementos de
entrada se transformen en resultados.
(Segn ISO 9001:2000)

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Contenido
1.
2.
3.
4.
5.

Introduccin.
Sistema de gestin
Proceso
Gestin basada en procesos
Metodologa para la gestin basada en
procesos.

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4. Gestin basada en procesos

Es el sistema para identificar y documentar los
procesos de una organizacin, aplicando
mediciones de su eficiencia, eficacia y
estableciendo planes de mejora.

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Contenido
1.
2.
3.
4.
5.

Introduccin.
Sistema de gestin
Proceso
Gestin basada en procesos
Metodologa para la gestin basada en
procesos.

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5. Metodologa para la gestin basada

en procesos
1. Identificacin y determinacin de la
secuencia de procesos
2. Descripcin de cada proceso
3. Seguimiento y medicin
4. Mejora de procesos con base en el
seguimiento y medicin.

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5. Metodologa para la gestin basada

en procesos
1. Identificacin y determinacin de la
secuencia de procesos
2. Descripcin de cada proceso
3. Seguimiento y medicin
4. Mejora de procesos con base en el
seguimiento y medicin.

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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
Definir los procesos que forman la estructura
de procesos de la organizacin, con tipologa,
categorizacin o criterios de criticidad
Los ya existentes, se deben identificar y
gestionar
Procesos significativos que forman la
estructura de la organizacin
Nivel de detalle
Trabajo de reflexin y multidisciplinario.
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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
Factores para la identificacin:
Influencia en la Misin, Visin y Estrategia
Influencia en el logro de los objetivos estratgicos
Impacto en la satisfaccin del cliente
Efectos en la calidad del producto o servicio
Riesgos asociados
Utilizacin intensiva de recursos
Cumplimiento de requisitos legales.
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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
Herramientas ms usadas:
Tormenta de ideas
Dinmicas de equipos de trabajo
Matrices relacionales.

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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
Es imprescindible implicar a los lderes de la
organizacin en la configuracin de la estructura
de procesos y alinearlos con la misin, visin,
estrategia y objetivos estratgicos.

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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
Representar los procesos identificados
seleccionados en una estructura:

MAPA DE PROCESOS

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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
Para facilitar interpretacin, se pueden agrupar.
Agrupaciones ms usadas en Norma 9001:2000:
1. Planificacin o de gestin de la organizacin
2. Gestin de recursos
3. Ejecucin
4. Medicin, anlisis y mejora.
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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
Agrupaciones ms usadas en Norma 9001:2000:
1. Planificacin o de gestin de la organizacin
2. Gestin de recursos
3. Ejecucin
4. Medicin, anlisis y mejora.

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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
1. Procesos de Planificacin o de gestin de la
organizacin:
Son aquellos vinculados al mbito de
responsabilidades de la direccin. Incluyen
procesos relativos a la planificacin estratgica,
establecimiento de polticas, fijacin de
objetivos,
provisin
de
comunicacin,
aseguramiento de recursos necesarios y
revisiones de la direccin.
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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
Agrupaciones ms usadas en Norma 9001:2000:
1. Planificacin o de gestin de la organizacin
2. Gestin de recursos
3. Ejecucin
4. Medicin, anlisis y mejora.

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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
2. Procesos para la gestin de recursos:
Son los procesos que permiten determinar,
proporcionar y mantener los recursos necesarios
(humanos, de infraestructura y ambiente de
trabajo) para la gestin de la empresa.

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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
Agrupaciones ms usadas en Norma 9001:2000:
1. Planificacin o de gestin de la organizacin
2. Gestin de recursos
3. Ejecucin
4. Medicin, anlisis y mejora.

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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
3. Procesos de ejecucin:
Son los procesos que proporcionan el resultado
previsto por la organizacin. Y que permiten
llevar a cabo la produccin o la prestacin del
servicio.

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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
Agrupaciones ms usadas en Norma 9001:2000:
1. Planificacin o de gestin de la organizacin
2. Gestin de recursos
3. Ejecucin
4. Medicin, anlisis y mejora.

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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
4. Procesos de medicin, anlisis y mejora:
Permiten realizar el seguimiento del desempeo
de los otros procesos, medir sus resultados,
analizarlos y establecer acciones de mejora.

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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
Las agrupaciones primarias se pueden
entender como macroprocesos, que
contienen sub procesos y estos contienen
actividades.

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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
Mapas de Procesos excesivamente detallados:
Pueden contener mucha informacin
Pueden tener mucha dificultad para la
comprensin
Pueden tener exceso de informacin con poco
valor.
Pueden contener exceso de detalle que dificulta la
interpretacin.
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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
Mapas de Procesos con escaso despliegue:
Conduce a la prdida de informacin relevante
para la gestin

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5.1. Identificacin y determinacin de

la secuencia de procesos
Mapas de Procesos (MP):
El ltimo nivel de despliegue debe permitir
contener procesos gestionable
El MP no es suficiente, se debe describir cada
proceso, incluyendo sus interrelaciones
Lograr un punto de equilibrio entre la informacin
del MP, la facilidad para su interpretacin y su
representatividad.

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5. Metodologa para la gestin basada

en procesos
1. Identificacin y determinacin de la
secuencia de procesos
2. Descripcin de cada proceso
3. Seguimiento y medicin
4. Mejora de procesos con base en el
seguimiento y medicin.

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5.2. Descripcin de cada proceso

Objetivos:
Conocer como son por dentro
Cmo hacen la transformacin de entradas en
salidas.

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5.2. Descripcin de cada proceso

Debe determinar los criterios y los mtodos
para asegurar que las actividades que lo
componen se llevan de manera eficaz, as
como el control del proceso.
Se centra en las actividades y las
caractersticas relevantes que permiten el
control y gestin.
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5.2. Descripcin de cada proceso

Herramientas bsicas:
1. Diagrama de proceso (o diagrama de flujo).
Descripcin de las actividades del proceso

2. Ficha del proceso.

Caractersticas del proceso

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5.2.1. Diagrama de procesos

Esquema Quin-qu
Quin: El responsable
Qu: La actividad que se realiza
Es completo y suficiente si:
Asegura que el proceso se planifica, se
controla y se ejecuta eficazmente.
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5.2.2. Ficha de proceso

Debe contener, por ejemplo:
Objetivo
Alcance
Interrelaciones
Dueo del proceso.

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5.2.2. Ficha de proceso

Soporte de informacin que debe tener todas
las caractersticas importantes para el control de
las actividades definidas en el diagrama de
proceso, as como para la gestin y mejora del
proceso.

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5. Metodologa para la gestin basada

en procesos
1. Identificacin y determinacin de la
secuencia de procesos
2. Descripcin de cada proceso
3. Seguimiento y medicin
4. Mejora de procesos con base en el
seguimiento y medicin.

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5.3. Seguimiento y medicin de los

procesos
Seguir y medir, el desempeo y los resultados de
los procesos, as como la coincidencia de los
resultados con los objetivos previstos, es el
cimiento del enfoque basado en procesos.

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5.3. Seguimiento y medicin de los

procesos
El seguimiento y la medicin son la base para
saber qu se est obteniendo, en qu
porcentaje se logran los resultados esperados y
por dnde se han de dirigir las mejoras.

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5.3. Seguimiento y medicin de los

procesos
Indicadores de medida del proceso:
Qu hace falta medir para determinar la
capacidad y la eficiencia del proceso, segn el
objetivo del proceso.

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5.3. Seguimiento y medicin de los

procesos
Conceptos claves:
a. Indicador: Mide objetivamente la evolucin
de un proceso o actividad. Identificar,
seleccionar y formular adecuadamente para
evaluar y ejercer control sobre el proceso
b. Requisito:
Necesidad
o
expectativa
establecida, generalmente implcita u
obligatoria.

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5.3. Seguimiento y medicin de los

procesos
Conceptos claves:
c. Capacidad: Aptitud para desarrollar un
producto o servicio cumpliendo los requisitos
d. Eficacia: Relacin entre lo planeado y lo
logrado
e. Eficiencia: Relacin entre los resultados y los
recursos utilizados.

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5.3. Seguimiento y medicin de los

procesos
Pasos para establecer indicadores:
Determinar y analizar el objetivo del proceso
Definir los resultados a obtener y las
magnitudes que hacen falta medir
Listar los indicadores representativos de las
medidas que hacen falta tomar.

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5.3. Seguimiento y medicin de los

procesos
Pasos para establecer indicadores:
Establecer los resultados que se desean lograr
para cada indicador
Formalizar los indicadores con los resultados
(objetivos) que se quieren obtener.

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5.3. Seguimiento y medicin de los

procesos
Formalizar un indicador mediante una Ficha de
indicador, que debe contener:
Forma de clculo
Periodicidad para la medicin
Periodicidad de seguimiento
Forma de representacin
Responsables
Resultado esperado.
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5.3. Seguimiento y medicin de los

procesos
Cuntos indicadores por proceso?
Seleccionar como mximo 4 o 5 indicadores
por proceso.

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5. Metodologa para la gestin basada

en procesos
1. Identificacin y determinacin de la
secuencia de procesos
2. Descripcin de cada proceso
3. Seguimiento y medicin
4. Mejora de procesos con base en el
seguimiento y medicin.

Ing. Percy Calizaya

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5.4. Mejora de los procesos

Analizar los datos obtenidos en el seguimiento y
medicin de los procesos para conocer las
caractersticas y la evolucin del desempeo de
los procesos.

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5.4. Mejora de los procesos

Objetivo del anlisis:
Identificar qu procesos no logran los
resultados esperados
Encontrar dnde hay oportunidad de mejora.

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5.4. Mejora de los procesos

Qu hacer cuando un proceso no logra sus
objetivos?
Establecer correcciones y acciones correctivas
para asegurar que las salidas alcancen la
conformidad establecida por los requisitos.
Implica actuar sobre las variables de control.

Ing. Percy Calizaya

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5.4. Mejora de los procesos

La mejora de un proceso genera un aumento
de su capacidad para cumplir los requisitos, y
por ende aumenta su eficacia y eficiencia
Se recomienda utilizar una metodologa
definida para la mejora de procesos: Ejemplo:
Plan-Do-Check-Act.

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GESTION BASADA EN PROCESOS

Con qu diseo de procesos se puede
considerar como gestin basada en procesos?

Ambos, lo importante es que pueda ser

gestionado y mejorado continuamente.
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