Guia Del Manual Paulina Revisada

MODELO DE GESTIN ADMINISTRATIVO PARA LA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO

EDUCADORES DE CHIMBORAZO LTDA.
AUTORA
Mariela Paulina Castillo Fiallos
TUTOR: Ing. Stalin Arguello MDE.
RIOBAMBA-ECUADOR
AO: 2015
NDICE GENERAL
1.
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO EDUCADORES DE CHIMBORAZO

LTDA................................................................................................... 6
1.2.
ANTECEDENTES.................................................................................. 6
1.3.
DIAGNSTICO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO EDUCADORES

DE CHIMBORAZO LTDA.......................................................................6
1.3.1.
Fase de Diagnstico........................................................................... 6
2.
MODELO DE GESTIN ADMINITRATIA PARA LA COOPERATIVA DE AHORRO Y

CRDITO EDUCADORES DE CHIMBORAZO LTDA...............................12
2.1.
CONTENIDO.................................................................................... 12
2.2.
PROCESO ADMINISTRATIVO..............................................................12
2.3.
PLANEACIN..................................................................................... 12
2.3.1.
Matriz FODA..................................................................................... 13
2.3.2.
Anlisis Interno................................................................................ 14
2.3.3.
Anlisis Externo................................................................................ 16
2.4.
ORGANIZACIN................................................................................ 18
2.4.1.
Estructura Orgnica.........................................................................19
2.4.2.
Estructura Funcional.........................................................................21
2.5.
DIRECCIN....................................................................................... 31
2.5.1.
Manual de Funciones........................................................................31
2.6.
Manual de Procesos para la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de

Chimborazo Ltda.............................................................................. 35
2.7.
INTEGRACIN................................................................................... 42
2.7.1.
Plan de Comunicacin Interna para la Cooperativa de Ahorro y Crdito

Educadores de Chimborazo Ltda......................................................42
2.7.2.
Plan de Capacitacin para los Empleados y Socios de la Cooperativa de

Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda...........................46
2.8.
CONTROL.......................................................................................... 53
2.8.1.
Operatividad.................................................................................... 53
2.8.2.
Alcance............................................................................................. 54
2.8.3.
Aplicacin......................................................................................... 54
2.8.4.
Personal a Evaluar............................................................................54
2.8.5.
Equipo Evaluador............................................................................. 54
2.8.6.
Periodo de Evaluacin......................................................................54
2.8.7.
Resultado de las Evaluaciones.........................................................55
2.8.8.
Formularios de Evaluacin para los Empleados Capacitados...........55
2.9.
Diseo, Anlisis e Interpretacin de Indicadores de Gestin............60
2.9.1.
Objetivos de los Indicadores de Gestin...........................................61
2.9.2.
Metodologa para la construccin de los Indicadores de gestin......62
2.9.3.
Preparacin de los indicadores.........................................................64
NDICE DE TABLAS
TABLA
N-1.1: MATRIZ FODA........................................................................................13
TABLA N-1.2: ANLISIS INTERNO..................................................................................14

TABLA N-1.3: EVALUACIN DE FACTORES INTERNOS...................................................15
TABLA N-1.4: ANLISIS EXTERNO.................................................................................16
TABLA N-1.5: EVALUACIN DE FACTORES EXTERNOS..................................................17
TABLA N-1. 6: MATRIZ IE..............................................................................................18
TABLA N-1.7: PERFIL DEL GERENTE.............................................................................24
TABLA N-1.8: PERFIL AUDITOR INTERNO......................................................................25
TABLA N-1.9: PERFIL APOYO LEGAL...........................................................................26
TABLA N-1.10: PERFIL DE CONTABILIDAD....................................................................27
TABLA N-1.11: PERFIL ADMINISTRADOR DE SISTEMAS.................................................28
TABLA N-1.13: PERFIL JEFE DE CRDITOS....................................................................29
TABLA N-1.14: PERFIL DE CAJAS..................................................................................30
TABLA N-1.15 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SOLICITUD DE CRDITO......................36
TABLA N-1.16 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSPECCIN DEL CRDITO...................38
TABLA N- 1.17: PROCEDIMIENTO DE LA COMISIN DE CRDITO Y COBRANZAS..........39
TABLA N- 1.18 PROCESO OPERACIONES DE CRDITO.................................................40
TABLA N-1.19: PLAN DE COMUNICACIN INTERNA......................................................44
TABLA N- 1.20: ACCIN FORMATIVA SECRETARIAS......................................................46
TABLA N- 1.21: ACCIN FORMATIVA EMPLEADOS........................................................47
TABLA N- 1.22: ACCIN FORMATIVA EMPLEADOS........................................................48
TABLA N-1.23: ACCIN FORMATIVA DEPARTAMENTO CONTABILIDAD.........................49
TABLA N- 1.24: ACCIN FORMATIVA DEPARTAMENTO CRDITOS................................50
TABLA N- 1.25: ACCIN FORMATIVA SOCIOS................................................................51
TABLA N- 1.26: CRONOGRAMA DE CAPACITACIN.......................................................52
NDICE DE GRFICOS
GRFICO N-1.1:
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y

CRDITO EDUCADORES DE CHIMBORAZO LTDA...................20
GRFICO N-1.2 :
PROCESOS SOLICITUD DE CRDITO.............................37
GRFICO N-1.3:
PROCESOS INSPECCIN DEL CRDITO........................................38
GRFICO N-1.4:
PROCESOS PROCEDIMIENTO DE LA COMISIN
DE
CRDITO Y COBRANZAS........................................................39
GRFICO N-1.5:
PROCESOS (OPERACIONES DE CRDITO)..................................41
1. COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO EDUCADORES DE CHIMBORAZO

LTDA.
1.2. ANTECEDENTES
La Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda., es una
institucin de carcter cerrado, sus actividades iniciaron el mes de marzo de 1964, se
encuentra ubicado en la Provincia de Chimborazo, Cantn Riobamba, Calle Veloz 22-11
y Espejo esquina, su representante legal es el Ing. Cesar Oa Mendoza que se encuentra
en calidad de Gerente General de la Cooperativa.
Su principal actividad es proveer de servicios y productos financieros al Magisterio de
la Provincia de Chimborazo. Sus operaciones son realizadas a travs de una estructura
organizacional general adecuada a su giro de negocio, lo que ha permitido un
crecimiento sostenido en el tiempo.
La Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda., continuamente
desarrolla nuevos beneficios para sus socios, la institucin cuenta con una
diversificacin de productos y servicios financieros que en la actualidad son
competitivos en el mercado de la Provincia, cuenta con 15 empleados y 3500 socios
activos.
1.3. DIAGNSTICO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO
EDUCADORES DE CHIMBORAZO LTDA.
1.3.1. Fase de Diagnstico
Para la fase del diagnstico se procedi a realizar un levantamiento de informacin
utilizando como herramienta las encuestas realizadas a los empleados y socios de la
Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda.
Tomando en consideracin el anlisis de los resultados obtenidos mediante las encuestas
se logr determinar la existencia de debilidades organizativas, administrativas y de
gestin de la Cooperativa, las mismas que dificultan el desarrollo de las actividades

internas al momento de brindar un servicio financiero.
Algunas de las problemticas encontradas:
1. Dependencia
Concentracin de ingresos en una solo rama (crditos)
2. Tecnologa de la Informacin y espacio
Falta de sistema de medicin
Reconocimiento del desempeo
Poco espacio fsico
3. Posicionamiento
Falta de seguimiento al cliente
Poca publicidad.
4. Organizacin
Falta de empleados en el departamento de crditos
No contar con una estructura orgnica actualizada las necesidades de
la institucin. ( Recursos Humanos, Servicios generales)

No contar con un manual de procedimientos para el rea de crditos
No contar con un plan de comunicacin interna
Falta de indicadores de gestin y desempeo
No disponer de un plan de capacitacin
Falta de difusin de servicios adicionales a los socios
Falta de compromiso por parte de los empleados al cumplir con las
normas y reglas
Evidenciando las debilidades internas que presenta la Cooperativa se puede

mencionar que una herramienta que ayudar a mejorar estas debilidades ser el
diseo e implementacin de un modelo de gestin administrativo basado en el
mejoramiento continuo de Kaizen que se fundamenta en la filosofa que una empresa
y sus componentes deben enfocarse de manera armnica, proactiva para encontrar la
excelencia.
El mejoramiento continuo de Kaizen implica la aplicacin de cambios a la
metodologa actual de trabajo, llevando a un mejor desempeo que tendr como
resultado el incremento de la productividad y la reduccin de costos de operacin,
adems de contar con personal comprometido con su trabajo en el que se

desempean, mediante la aplicacin de las 5S ayudar a tener un mejoramiento
continuo en la administracin.
Tomando como referencia esta filosofa podemos mencionar que el modelo de gestin
administrativa basada en el mejoramiento continuo de Kaizen para la Cooperativa de
Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda., estar definida por la metodologa
de las 5S que son.
Clasificar (seiri)
Orden (seiton)
Limpieza (seiso)
Limpieza estandarizada (seiketsu)
Disciplina (shitsuke)
Seiri o clasificar: significa eliminar del rea de trabajo todos los elementos
innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor. Estos elementos
perjudican el control visual del trabajo, impiden la circulacin por las reas de trabajo,
induce a cometer errores en el manejo de materias primas y en numerosas oportunidades
pueden generar accidentes en el trabajo.
Orden (seiton): Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse
los materiales necesarios, de manera que sea fcil y rpido encontrarlos, utilizarlos y
reponerlos.
Limpieza (seiso): suprimir suciedad: Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el
espacio de trabajo, es mucho ms fcil limpiarlo (seiso). Consiste en identificar y
eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no
vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto
estado operativo.
Limpieza estandarizada (seiketsu): Sealizar anomalas: Consiste en detectar
situaciones irregulares o anmalas, mediante normas sencillas y visibles para todos.
Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse nicamente de manera puntual, en
esta etapa (seiketsu) se crean estndares que recuerdan que el orden y la limpieza deben
mantenerse cada da.
Shitsuke, mantenimiento de la disciplina: seguir mejorando, con esta etapa se
pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas,
comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua,
cerrando el ciclo PDCA (planificar, hacer, verificar y actuar) . Si esta etapa se aplica sin
el rigor necesario, el sistema 5S pierde su eficacia.
Establece un control riguroso de la aplicacin del sistema. Tras realizar ese control,
comparando los resultados obtenidos con los estndares y los objetivos establecidos, se
documentan las conclusiones y, si es necesario, se modifican los procesos y los
estndares para alcanzar los objetivos.
Mediante esta etapa se pretende obtener una comprobacin continua y fiable de la
aplicacin del mtodo de las 5S y el apoyo del personal implicado, sin olvidar que el
mtodo es un medio, no un fin en s mismo.
Tomando en consideracin la metodologa de las 5S se estableci los parmetros para
desarrollar el modelo de gestin administrativo basado en el mejoramiento continuo de
Kaizen.
1. Describir y analizar el puesto de trabajo (perfiles de puestos), con la finalidad de
dar a conocer cules son las funciones que deben desempaar los empleados en
sus actividades diarias.
2. Realizar un Manual de Procedimientos para el Departamento de Crditos para
mejorar los procesos internos para otorgar crditos.
3. Elaboracin de un Plan de Comunicacin Interna para dar a conocer la cultura
organizativa y el plan estratgico de la cooperativa.
4. Elaboracin de un Plan de Capacitacin enfocada en las necesidades de los
departamentos de la Cooperativa, enfocado en un mejora continua.
5. Disear Indicadores de gestin para mejorar los procesos internos de la
Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores y Chimborazo Ltda.
El modelo de gestin administrativa basado en el mejoramiento continuo de Kaizen

lograr mejorar y fortalecer de manera gradual y eficiente el mbito administrativo de la
Cooperativa con el objeto de que genere una atencin personalizada y eficiente para los
socios.
2. MODELO DE GESTIN ADMINISTRATIVA PARA LA COOPERATIVA
DE AHORRO Y CRDITO EDUCADORES DE CHIMBORAZO LTDA.
2.1. CONTENIDO
Proceso Administrativo
Planeacin
Organizacin
Direccin
Control
Integracin
2.2.
PROCESO ADMINISTRATIVO
En la actualidad podemos notar que todas las empresas exitosas utilizan un proceso
administrativo para manejar sus operaciones ya que este proceso compuesto por la
planeacin, organizacin, direccin, control e integracin son los procesos
sistematizados necesarios para lograr lo que se proponen. El proceso administrativo es
extremadamente importante en todo tipo de empresas ya que el uso de este proceso evita
improvisaciones en los momentos ms difciles y en la toma de decisiones importantes.
2.3.
PLANEACIN
La planeacin es el primer elemento o etapa del proceso administrativo, este consiste en

determinar los objetivos, formular polticas, procedimientos y mtodos para lograrlos
los objetivos.
Dentro de la etapa de planeacin se va a identificar la situacin actual de la Cooperativa
mediante la utilizacin de la matriz FODA.
2.3.1. Matriz FODA

Los elementos internos que se deben analizar durante la matriz FODA corresponden a
las fortalezas y debilidades que se tienen respecto a la disponibilidad de recursos de
capital, personal, activos, calidad de producto, estructura interna y de mercado.
El anlisis interno permite fijar las fortalezas y debilidades de la organizacin,
realizando un estudio que permita conocer la cantidad y calidad de los recursos y
procesos con que cuenta la institucin.
Las decisiones que los administradores toman en relacin con los recursos, capacidades
y aptitudes centrales tienen una influencia significativa sobre las posibilidades de una
empresa para desarrollar ventajas competitivas y obtener rendimientos superiores al
promedio.
Para formular la matriz FODA se tom en consideracin un estudio previo realizado
por la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda., el mismo que
se encuentra plasmado en el Plan Estratgico, por lo que se tom en consideracin la
mismas problemticas presentadas para iniciar nuestro estudio.
Tabla N- 1.1: Matriz FODA
FORTALEZAS
1.
2.
3.
4.
OPORTUNIDADES
1.
2.
3.
4.
Nuevo entorno
social
Nicho de Mercado
Competencia
Alianzas
Estratgicas
AMENAZAS
2.
3.
Entorno
econmico y
poltico
Nuevo modelo
econmico
Riesgo pas
1.
2.
3.
Dependencia
Tecnologa de la informacin
Organizacin
ESTRATEGAS (FO)
1.
Talento Humano
Visin masiva del
negocio
Gestin de la entidad
Solidez y Confianza
DEBILIDADES
Productividad de las
operaciones
Priorizar esfuerzos al
mercado objetivo
Implementar indicadores
de medicin
Desarrollar un campaa
de imagen
ESTRATEGAS (DO)
Determinar conductores de valor

Mejorar la operacin de
depsitos individuales
Consolidar el proceso de
modernizacin
ESTRATEGAS (FA)
Formar talento humano

integral y polifuncional
Optimizar los gastos
mejorando la
productividad
Implementar un sistema
salarial variable
ESTRATEGAS (DA)
Realizar investigaciones sobre

las necesidades y expectativas
del mercado objetivo
Desarrollar una cultura de
atencin al cliente
Desarrollar sistemas de
medicin al desempeo
Fuente: Plan Estratgico de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda.

Elaboracin: Ing. Csar Oa
2.3.2. Anlisis Interno

Tabla N- 1.2: Anlisis Interno
FORTALEZAS
1.
Talento Humano
Talento humano capacitado
Formacin profesional
Personal joven
Involucramiento del talento humano en el
mejoramiento continuo al cumplir sus
funciones en las reas de trabajo
Actualizacin de informacin mediante
crculos de lectura
2.
Dependencia
Concentracin de ingreso en
una sola rama (crditos)
2.
Tecnologa de la Informacin y
espacio
3.
No cuenta con un sistema de
reconocimiento y medicin del
desempeo
Poco espacio fsico
No cuenta con Canales de
comunicacin interna
4.
Posicionamiento
Falta de seguimiento al socio
Poca publicidad
Gestin de la Entidad
Estabilidad laboral
Mejoramiento continuo
Inversin en tecnologa de informacin
Convenios con la Direccin de Educacin
4.
1.
Visin masiva del negocio

Especialistas en el mercado masivo
Identificacin del mercado objetivo y
confianza del mismo
3.
DEBILIDADES
5.
Solidez y confianza
La cooperativa no tiene deudas
Solidez patrimonial
Alto ndice de recuperacin de cartera
Bajo ndice de morosidad
Contar con Ahorro Cautivo de ($48.2)
Organizacin
Falta de indicadores del
desempeo
Falta de conocimiento de los
servicios adicionales por parte
de los socios
Falta de personal en el
departamento de crditos
Autoritarismo por parte de los
dirigentes de la cooperativa
Interpretacin:
Realizar el anlisis interno tiene como objetivo conocer los recursos y capacidades con
los que cuenta la institucin para identificar sus fortalezas y debilidades y as establecer
objetivos en base a dichos recursos para poder formular estrategias que le permitan
potenciar y aprovechar dichas fortalezas y reducir o superar las debilidades.
EVALUACIN DE FACTORES INTERNOS
1 = Debilidad principal
2 = Debilidad menor
3 = Fortaleza Menor
4 = Fortaleza principal
Tabla N- 1.3: Evaluacin de Factores Internos

FACTORES INTERNOS
N
-
PONDER.
CLAS.
RESUL.
PONDER.
FORTALEZAS
1.
Talento Humano Capacitado
0,04
0,16
2.
3.
4.
Formacin profesional
Personal joven
Involucramiento del talento humano en el mejoramiento
continuo al cumplir sus funciones en las reas de trabajo
Actualizacin de informacin mediante crculos de
lectura
Especialistas en el mercado masivo
Identificacin del mercado objetivo y confianza del
mismo
Estabilidad laboral
Mejoramiento continuo
Inversin en tecnologa de informacin
Convenios de cobro con la Direccin de Educacin
Solidez patrimonial
Alto ndice de recuperacin de cartera
Bajo ndice de morosidad
Contar con un Ahorro Cautivo de ($48.2)
La cooperativa no tiene deudas
DEBILIDADES
No contar con un sistema de medicin del desempeo
Concentracin de ingreso en una sola rama (crditos)
Poco espacio fsico
No cuenta con Canales de comunicacin interna
Falta de seguimiento al socio
Poca publicidad
Falta de personal en el departamento de crditos
Falta de indicadores del desempeo
Falta de conocimiento de los servicios adicionales por
parte de los socios
Autoritarismo por parte de los dirigentes de la
cooperativa
TOTAL
0,04
0,03
0,04
4
4
3
0,16
0,12
0,12
0,03
0,12
0,04
0,04
3
4
0,12
0,16
0,04
0,04
0,04
0,04
0,03
0,04
0,04
0,04
0,04
4
4
4
3
4
4
4
4
4
0,16
0,16
0,16
0,12
0,16
0,16
0,16
0,16
0,16
0,04
0,04
0,04
0,04
0,04
0,04
0,04
0,04
0,03
2
2
2
1
1
1
1
1
2
0,08
0,08
0,08
0,04
0,04
0,04
0,04
0,04
0,08
0,04
0,04
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.

Interpretacin:
1,00
2,92
En relacin al resultado de 2.92, podemos manifestar que la Cooperativa de Ahorro y

Crdito Educadores de Chimborazo Ltda., posee una posicin interna fuerte tomando en
cuenta que la cooperativa maneja ms fortalezas que debilidades estas debilidades
existentes no son graves y se pueden contrarrestar por lo cual se recomienda que se
contine estas acciones para poder solucionar las debilidades y lograr fortalecer la
organizacin interna.
2.3.3. Anlisis Externo
Tabla N-1.4: Anlisis Externo
OPORTUNIDADES
1.
Nuevo entorno social
AMENAZAS
1.
Desarrollo del Cooperativismo

Social y Solidario
Modernizacin del Estado
Nuevo Marco Legal
Fortalecimiento del sistema
financiero
2.
Mercado
Nicho
de
Mercado
definido
(Magisterio de Chimborazo)
Bajas tasa de inters y plazas
adecuados
Facilidad de pagos
Facilidad para acceder a los crditos
3.
Entorno econmico y poltico

Inestabilidad poltica
Inestabilidad social y econmica
Alto ndice de desempleo
Pnico Financiero
Alto ndice de profesores
prximos a jubilarse
2.
Nuevo modelo econmico

Inadecuado marco de reformas
Resistencia social al cambio
3.
Riesgo pas
Falta de cultura de prevencin
Regionalismo, migracin
Falta de confianza en el sistema
Competencia
A diferencia de otras instituciones
financieras, la cooperativa cuenta con
un mercado identificado.
4.
Alianza estratgicas
Ampliacin y crecimiento
Mayores
beneficios
brindando
nuevos servicios
Reduccin
del
nmero
de
competidores.

EVALUACIN DE FACTORES EXTERNOS (EFE)
1 = Amenaza importante
2 = Amenaza menor
3 = Oportunidad menor
4 = Oportunidad importante
Tabla N- 1.5: Evaluacin de Factores Externos
FACTORES EXTERNOS CLAVES
PONDER.
CLASIF.
RESUL.
PONDER.
4
3
4
4
4
0,16
0,12
0,16
0,16
0,16
3
4
4
3
0,12
0,16
0,16
0,12
4
3
0,16
0,12
1
1
2
1
0,04
0,04
0,08
0,04
0,08
1
1
1
1
2
1
1
0,04
0,04
0,04
0,04
0,04
0,04
0,04
2.16
N1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
OPORTUNIDADES
Desarrollo del cooperativismo social y solidario
0,04
Modernizacin del estado
0,04
Nuevo marco legal
0,04
Fortalecimiento del sistema financiero
0,04
Nicho de mercado definido Magisterio de
0,04
Chimborazo
Bajas tasa de inters y plazos adecuados
0,04
Facilidad de pagos
0,04
Facilidad para acceder a los crditos
0,04
Mercado identificado al que presta beneficios
0,04
personalizados
Ampliacin y crecimiento
0,04
Reduccin del nmero de competidores
0,04
AMENAZAS
Inestabilidad poltica
0,04
Inestabilidad social y econmica
0,04
ndice de desempleo alto
0,04
Pnico Financiero
0,04
Creciente control del Estado sobre los costos y
tasas de inters en los servicios financieros tienden
0,04
a reducir el margen de utilidad.
Alto ndice de profesores prximos a jubilarse
0,04
Inadecuado marco de reformas SBS
0,04
Resistencia social al cambio
0,04
Falta de cultura de prevencin
0,04
Regionalismo, migracin
0,04
Falta de confianza en el sistema
0,04
Competencia
0,04
TOTAL
1,00
Interpretacin:
En base al resultado de 2.16, podemos decir que la Cooperativa de Ahorro y Crdito

Educadores de Chimborazo Ltda., no est aprovechando las oportunidades y que las
amenazas pueden hacer dao si no se toma medidas preventivas y se aprovecha de
mejor manera las oportunidades que se presentan en el mbito externo podran
convertirse en una en el futuro.
Tabla N-1. 6: Matriz IE
TOTALES DE LA MATRIZ EFI
Slido
3.0 A 4.0
Alto 3.0 A 4.0

TOTALES DE Medio 2.0 A 2.99
LA MATRIZ Bajo 1.0 A 1.99
I
IV
VII
Promedio
2.0 A 2.99
II
V
VIII
Dbil
1.0 A 1.99
III
VI
IX
EFE
Interpretacin:
De acuerdo a la celda en la que se coloca la se puede mencionar que la Cooperativa
debe conservar y mantenerse dentro del mercado que se maneja en este caso el
magisterio de Chimborazo adems debe desarrollar ms los productos y servicios
financieros realizando un plan de marketing que d a conocer los beneficios de la
Cooperativa y sus servicios.
2.4.
ORGANIZACIN
Dentro de la organizacin se tom en consideracin la estructura organizacional de las

relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos
materiales y humanos de la Cooperativa, con el fin de lograr su mxima eficiencia
dentro de los planes y objetivos sealados.
2.4.1. Estructura Orgnica

Para la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda., se ha
realizado una propuesta que se puso en consideracin de los directivos para ser tomada
en cuenta para su modificacin puesto que la ltima revisin que se hizo a la estructura
orgnica fue en el ao 2003 es decir que actualmente la estructura no recoge las
necesidades administrativas presentes de los niveles jerrquicos de la institucin.
Dentro del Organigrama Estructural se observ que no existe una Unidad
Administrativa (recursos humanos, atencin al cliente y servicios generales), por tanto,
no tienen instructivos para la seleccin, evaluacin y capacitacin del personal as como
no existe seguimiento de responsables para cada rea lo que ha ocasionado que el
personal sea definido en forma emprica, por lo que no cuentan con un manual de
procedimientos ni de funciones los mismos que permitan conocer cmo se llevan los
procesos internos de las actividades de la cooperativa y de igual manera establecer las
responsabilidades de los funcionarios.
La estructura orgnica propuesta para la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores
de Chimborazo Ltda., va acorde a la gestin actual de sus actividades y a la
intermediacin financiera a la que pertenece, ya que cada uno de los niveles jerrquicos
que forman parte de este organigrama estn estructurados de acuerdo a las necesidades
de la institucin.
Grfico N- 2.1 Organigrama Estructural de la Cooperativa de Ahorro y Crdito

Educadores de Chimborazo Ltda. Actual
ASAMBLEA GENERAL
CONSEJO DE ADMINISTRACIN
CONSEJO DE VIGILANCIA
COMISIN SOCIAL
COMISIN JURDICA
COMISIN EDUCACIN
COMISIN CRDITO
GERENTE GENERAL
SECRETARIA
AUDITORIA INTERNA
ASESORA JURDICA
Simbolog
a
Dpto.
Dpto.
Unidad de Administracin Human
Dpto. Crditos y Cobranzas
Dpto. Sistemas
Autorida
Contabilidad
Recaudacin
Fuente: Informacin de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Ltda.
dElaborado: Paulina Castillo
----------Asesor
Realizado Por: Paulina Castillo

TESISTA
Revisado Por. Ing. Csar Oa
GERENTE GENERAL
2.4.2. Estructura Funcional

2.4.2.1. Manual de Funciones
El manual de funciones es el que permite saber que polticas generales estn sujetas a lo
establecido por la Cooperativa para el manejo eficiente del control del personal y sus
operaciones.
Para lo cual hemos tomado en consideracin las siguientes matrices para levantar la
informacin sobre los perfiles de puesto para los empleados de la Cooperativa.
2.4.2.2. Perfil del Puesto
Para levantar el perfil de los puestos que existen en la Cooperativa de Ahorro y Crdito
Educadores de Chimborazo, se utiliz el mtodo del cuestionario que consiste en
consolidar al personal (generalmente a los ocupantes del puesto por analizar o sus jefes)
que conteste un cuestionario para el anlisis del puesto, que responda por escrito todas
las indicaciones posibles sobre el puesto, su contenido y sus caractersticas.
Este cuestionario se bas en los requerimientos y necesidades de la Cooperativa de
Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda., y llenado por cada uno de los
ocupantes, quienes son los expertos en las actividades, funciones, responsabilidades y
necesidades de los distintos puestos. Este proceso permiti obtener las respuestas
requeridas, entregando informacin que fue utilizada para levantar los perfiles de
puestos.
2.4.2.3. Descripcin del Puesto
Para poder describir el puesto de trabajo se debe considerar como un proceso donde se
estudia los deberes, responsabilidades y condiciones de un trabajo determinado de cada
uno de los empleados.
La descripcin menciona lo siguiente:
Las responsabilidades o tareas del puesto (lo que hace el ocupante),

La periodicidad de su realizacin (cundo lo hace)
Los mtodos que se emplean para el cumplimiento de esas responsabilidades o
tareas (cmo lo hace)

Los objetivos (por qu lo hace).
2.4.2.4. Anlisis del Puesto de Trabajo

Es el proceso que analiza el puesto en relacin con los aspectos extrnsecos, es decir, en
relacin con los requisitos que el puesto impone a su ocupante. El anlisis pretende
estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige
para su adecuado desempeo. Por medio del anlisis los puestos posteriormente se
valoran y se clasifican para efectos de comparacin.
El anlisis de puestos se concentra en cuatro tipos de requisitos que se aplican a
cualquier tipo o nivel de puesto:
1.
2.
3.
4.
Requisitos intelectuales.
Requisitos fsicos.
Responsabilidades que adquiere
Condiciones de trabajo
2.4.2.5. Requisitos Intelectuales

Se refiere a los requisitos intelectuales que debe tener el ocupante para poder
desempear adecuadamente el puesto.
Entre los requisitos intelectuales estn los siguientes:
Escolaridad indispensable.
Experiencia indispensable.
Adaptabilidad al puesto.
Aptitudes requeridas.
2.4.2.6. Requisitos Fsicos

Comprenden la cantidad y la continuidad de la energa y del esfuerzo fsico e intelectual
que se requieren y la fatiga que ocasionan. Consideran tambin la complexin fsica que
debe tener el ocupante para el desempeo adecuado del puesto. Entre los requisitos
fsicos se encuentran los siguientes factores de anlisis:
Esfuerzo fsico requerido.

Concentracin visual.
Destrezas o habilidades.
Complexin fsica requerida.
2.4.2.7. Responsabilidades Adquiridas

Consideran las responsabilidades que, adems del desempeo normal de sus
atribuciones, tiene el ocupante del puesto en relacin con la supervisin directa de sus
subordinados, del material, de las herramientas o equipo que utiliza, el patrimonio de la
empresa, el dinero, los ttulos o documentos, las prdidas o ganancias de la empresa, las
relaciones internas o externas y la informacin confidencial. Comprenden las
responsabilidades por:
a.
b.
c.
d.
e.
Supervisin del personal.

Material, herramientas o equipo.
Dinero, ttulos o documentos.
Relaciones internas o externas.
Informacin confidencial.
Con base en estos requerimientos se presenta el perfil de los puestos que existen en la
Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda.
Tabla N- 2.7: Perfil del Gerente

1. Datos de Identificacin
Puesto:
Departamento :
Nmero ocupantes:
Puesto supervisor:
Gerente
Administrativo
1
A nivel general
Cdigo:
Unidad:
Nivel de Aplicacin
Sueldo bsico:
GEN01
Gerente general
Local
2. Misin del puesto

Representante Legal de la institucin.
Planificar, organizar, dirigir y supervisar ntegramente las actividades de la Cooperativa.
3. Actividades esenciales, indicadores de gestin
Actividades esenciales
Planificar, coordinar , supervisar y evaluar la gestin administrativa y financiera de la cooperativa
Coordinar segn normas tcnicas, legales y administrativas vigentes
4. Competencias del cargo
Requerimiento de Requerimiento de
Competencias generales
seleccin
capacitacin
Compromiso
X
tica
Integridad
X
Responsabilidad
X
Calidad del trabajo
X
X
Competencias especficas
seleccin
capacitacin
Capacidad de anlisis
X
Trabajo en equipo
X
X
Orientacin a resultados
X
Comunicacin
X
X
Responsabilidad
X
Toma de decisiones
X
5.
Educacin formal requerida
Nivel de educacin formal
Titulo requerido
rea de conocimientos formales
Ingeniero, Economista,
Ttulo profesional de tercero
Administracin de Empresas, Economa y
CPA Especialidad/Pos
o cuarto nivel
Fianzas
grado
6. Conocimientos acadmicos y adicionales requeridos
Requerimiento de
Requerimiento
Conocimientos
seleccin
de capacitacin
Planificacin Estratgica
X
X
Presupuesto
X
Administracin
X
Tcnicas de negociacin cooperativista
X
7. Experiencia laboral requerida
Dimensiones de experiencia
Detalle
1. Tiempo de experiencia
4 aos
Administrador, director o responsable de
2. Especificidad de la experiencia
reas de negocio
Fuente: Informacin de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda.
Elaboracin: Paulina Castillo
Tabla N- 2.8: Perfil Auditor Interno

Puesto:
Auditor Interno
Cdigo:
AI02
Departamento :
Administrativo
Unidad:
Auditoria
Nmero ocupantes:
1
Nivel de Aplicacin Local
Puesto supervisor:
Gerente
Sueldo bsico:
2. Misin del puesto
Asesorar, dirigir, coordinar y controlar la ejecucin de planes, programas y proyectos de la unidad de
auditoria interna
Establece las polticas de exmenes a realizarse y determinar el alcance del mismo
Elabora y presenta a la Contralora General del Estado el plan anual de auditoria
Dirige la ejecucin de actividades de la unidad de auditoria, respecto de exmenes
seleccin
capacitacin
Compromiso
X
tica
X
Integridad
X
Responsabilidad
X
Calidad del trabajo
X
X
seleccin
capacitacin
X
Trabajo en equipo
X
X
X
Comunicacin
X
X
Responsabilidad
X
Toma de decisiones
X
5.
Titulo requerido
Ingeniero, Economista,
Administracin de Empresas,
Ttulo profesional de tercero
CPA Especialidad/Pos
o cuarto nivel
Economa y Fianzas
grado
Requerimiento de
Requerimiento
Conocimientos
seleccin
de capacitacin
Sistemas de auditoria
X
Procesos internos
X
Normas de contabilidad
X
Ley de Cooperativas
X
Detalle
4 aos
Estudios, revisiones y verificaciones de
movimientos
financieros,
sistemas,
mtodos, principios, polticas, y normas de
contabilidad, auditoria operacional.
Tabla N- 2.9: Perfil Apoyo Legal

Puesto:
Apoyo Legal
Cdigo:
AI02
Departamento :
Administrativo
Unidad:
Asesor legal
Nmero ocupantes:
1
Puesto supervisor:
Gerente
Sueldo bsico:
2. Misin del puesto
Asesorar, dirigir, coordinar y controlar la ejecucin de planes, programas y proyectos de la unidad de
auditoria Interna
Recibir las carpetas de los socios que no cancelaron en la etapa extrajudicial.

Realizar la bsqueda de bienes muebles e inmuebles de socios y garantes y aplicar medidas
Cautelares en la demanda de haberlo.
Redactar las demandas para presentar en el Juzgado correspondiente.

Compromiso
tica
Integridad
Responsabilidad
Calidad del trabajo
Trabajo en equipo
Comunicacin
Responsabilidad
Toma de decisiones
5.
Titulo requerido
Doctorado en
Ttulo profesional de tercero Jurisprudencia
Abogado en leyes
Conocimientos
Normativa legal interna y externa

Gestin Judicial
Habilidades de negociacin
Medidas cautelares
Requerimiento de
seleccin
X
X
X
X
X
Requerimiento de
seleccin
X
X
X
X
X
X
Requerimiento de
capacitacin
X
Requerimiento de
capacitacin
X
X
Derecho, Legislacin,
Requerimiento de
seleccin
X
X
X
X
Requerimiento
de capacitacin
Detalle
3 aos
ndices de constitucin de garantas

reales,
Numero
de
demandas
presentadas vs. Demandas resueltas,
ndice de recuperacin de cartera
judicial y castigada.

Tabla N- 2.10: Perfil de Contabilidad

Puesto:
Contabilidad
Departamento :
Administrativo
Nmero ocupantes:
1
Puesto supervisor:
Gerente
2. Misin del puesto
Asesorar, a la institucin en todo lo que tiene que ver con
con los intereses de la misma
Cdigo:
Unidad:
Nivel de Aplicacin
Sueldo bsico:
CON.03
Contabilidad
Local
el aspecto jurdico para buscar ms alineada
Participar en la elaboracin de planes estratgicos, planes objetivos, presupuestos institucional

Informar sobre la situacin financiera de la cooperativa institucin
Elaboracin de los estados financieros, reportes de la cooperativa y organismos de control
Compromiso
tica
Integridad
Responsabilidad
Calidad del trabajo
Trabajo en equipo
Comunicacin
Responsabilidad
Toma de decisiones
5.
Titulo requerido
Ttulo profesional de tercer CPA, Licenciado en
nivel
Contabilidad y Auditoria
Conocimientos

Anlisis financiero
Estados financieros
Contabilidad
Requerimiento de
seleccin
X
X
X
X
X
Requerimiento de
seleccin
X
X
X
X
X
X
Requerimiento de
capacitacin
X
Requerimiento de
capacitacin
X
X

Contabilidad
Requerimiento de
seleccin
X
X
X
X
Requerimiento
de capacitacin
Detalle
3 aos
Manuales y reglamentos internos y
externos, Decreto Ejecutivo 354, Ley de
Instituciones del sistema Financiero,
Cdigo de trabajo. .

Tabla N- 2.11: Perfil Administrador de Sistemas

Puesto:
Administrador de Sistemas Cdigo:
SUP .04
Departamento :
Administrativo
Unidad:
Sistemas
Nmero ocupantes:
1
Puesto supervisor:
Gerente
Sueldo bsico:
2. Misin del puesto
Satisfacer las necesidades de sistematizacin en los diversos departamentos, funcin y asesora,
informacin y servicios facilitando la toma de decisiones y simplificando los mtodos y procedimientos
administrativos
Apertura y Cierre de Sistemas Tecnolgicos de la Cooperativa

Manejo de sistemas operativos
Solucionar problemas informticos d la Institucin
Compromiso
tica
Integridad
Responsabilidad
Calidad del trabajo
Trabajo en equipo
Comunicacin
Responsabilidad
Toma de decisiones
5.
Titulo requerido
Ttulo profesional de tercer CPA, Licenciado en
nivel
Contabilidad y Auditoria
Conocimientos

Anlisis financiero
Estados financieros
Contabilidad
Requerimiento de
seleccin
X
X
X
X
X
Requerimiento de
seleccin
X
X
X
X
X
X
Requerimiento de
capacitacin
X
Requerimiento de
capacitacin
X
X
Sistemas
Requerimiento de
seleccin
X
X
X
X
Requerimiento
de capacitacin
Detalle
2 aos
Capacidad de anlisis, Orientacin de
resultados, administracin de tiempo,
Redes y Comunicaciones.
Sistemas operativos como Windows, Unix,
Linux, Bases de datos SYBASE.

Tabla N- 2.12: Perfil Jefe de Crditos

Puesto:
Jefe de Crditos
Cdigo:
Departamento :
Operativo
Unidad:
Nmero ocupantes:
Puesto supervisor:
2. Misin del puesto
Gerente
Nivel de Aplicacin
Sueldo bsico:
JC .05
Crditos y
cobranzas
Local
Planificar, dirigir, y monitorear la gestin del rea de crdito y cobranzas de toda la institucin
Monitorear tendencias del mercado en el rea de crdito y cobranzas

Aprobar solicitudes de crdito y participar en el comit de crdito para aprobacin de crditos.
Elaborar informes de tendencias de colocacin y recuperacin de recursos
Efectuar desembolsos de crdito
Compromiso
tica
Integridad
Responsabilidad
Calidad del trabajo
Trabajo en equipo
Comunicacin
Responsabilidad
Toma de decisiones
5.
Titulo requerido
Ttulo profesional de tercer
nivel
Requerimiento de
seleccin
X
X
X
X
X
Requerimiento de
seleccin
X
X
X
X
X
X
Requerimiento de
capacitacin
X
Requerimiento de
capacitacin
X
X
Ingeniero en
Administracin de
Empresas, Finanzas
Contabilidad, Finanzas

Conocimientos

Anlisis financiero
Estados financieros
Contabilidad
Requerimiento de
seleccin
X
X
X
X
Requerimiento
de capacitacin
Detalle
2 aos
Tecnologas crediticias , normativa
vigente, liderazgo y manejo de equipos de
trabajo, estrategias de crdito

Tabla N- 2.13: Perfil de Cajas

Puesto:
Jefe de Crditos
Departamento :
Operativo
Nmero ocupantes:
2
Puesto supervisor:
Gerente
2. Misin del puesto
Mantener disponibilidad de dinero en efectivo para atender
su entera satisfaccin
Cdigo:
Unidad:
Nivel de Aplicacin
Sueldo bsico:
C .07
Cajas
Local
los requerimientos de los socios y procurar
Verificar el monto de fondo de cambio recibido
Atender en ventanilla el requerimiento del socio y realizar transacciones
Consultar, recibir y registrar el pago de cuota vencida o anticipada por parte del socio deudor de un
crdito
seleccin
capacitacin
Compromiso
X
tica
X
Integridad
X
Responsabilidad
X
Calidad del trabajo
X
X
seleccin
capacitacin
X
Trabajo en equipo
X
X
X
Comunicacin
X
X
Responsabilidad
X
Toma de decisiones
X
5.
Titulo requerido
Ttulo profesional de tercer
nivel
Ingeniero en
Administracin de
Empresas, Finanzas
Contabilidad
Atencin al cliente

Conocimientos
Crditos, Segmentos de mercado
Atencin al cliente
Polticas de recuperacin de recursos
Atencin al cliente
Requerimiento de
seleccin
X
X
X
X
Requerimiento
de capacitacin
Detalle
1 aos
Manual y reglamentos internos y externos
Deteccin de billetes falsos
Metodologa de atencin al cliente

2.5.
DIRECCIN
En esta etapa del proceso administrativo se tomar en consideracin la influencia para

motivar a los empleados que alcancen las metas organizacionales. En una era de
incertidumbre, de competencia internacional y de creciente diversidad de la fuerza de
trabajo, la capacidad de moldear la cultura, de comunicar metas y de motivar es
indispensable para el xito
Dentro de la direccin se tomara en cuenta la actividad principal de la cooperativa que

es la de otorgar crditos fundamentados en los esfuerzos de su empleados y el
desenvolvimiento de sus actividades de forma eficiente en mancomunidad con el lder
de la cooperativa para poder brindar servicios eficientes y de calidad.
2.5.1. Manual de Funciones

El manual de funciones es una instrumento o herramienta de trabajo que contiene el
conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades
cotidianas y ser elaborado tcnicamente basados en los respectivos procedimientos y
orientaciones para desarrollar las labores cotidianas.
Objetivo del Manual de Funciones:
El presente manual de funciones, tiene por objetivo indicar a cada uno de los miembros
involucrados en el proceso para otorgar crditos las funciones que deben ser cumplidas
GERENTE GENERAL
I. Identificacin del Puesto: Gerente General

II. Nivel: Administrativo
III. Reporta a: Consejo de Administracin
Requisitos
a) Ttulo profesional, otorgado por un centro de educacin superior, a fin a las

funciones a desempear. Ser nombrado por el consejo de administracin previo
concurso de merecimiento y oposicin.
b) Amplio conocimiento y experiencia en el sistema cooperativista y financiero
c) Experiencia de tres aos n direccin en entidades financieras.
d) Conocimiento de leyes, reglamentos y todo lo que tenga que relacin
cooperativo, con el sistema cooperativo, las disposiciones laborales y tributarias.
e) Presentar caucin de acuerdo a lo tipificado en el reglamento interno de la
institucin.
Responsabilidades
a) Ejercer la representacin legal, judicial y extrajudicial de la cooperativa de

conformidad con la Ley, su Reglamento y el presente Estatuto social.
b) Proponer al Consejo de Administracin las polticas, reglamentos
procedimientos necesarios para el buen funcionamiento de la cooperativa.

c) Presentar al Consejo de Administracin el plan estratgico, el plan operativo y su
proforma presupuestaria; los dos ltimos mximo hasta el treinta de noviembre
del ao en curso para el ejercicio econmico siguiente.
d) Responder por la marcha administrativa, operativa y financiera de la cooperativa
e) e informar mensualmente al Consejo de Administracin
f) Contratar, aceptar renuncias y dar por terminado contrato de trabajadores, cuya
designacin o remocin no corresponda a otros organismos de la cooperativa y de
acuerdo con las polticas que fije el Consejo de Administracin.
g) Disear y administrar la poltica salarial de la cooperativa, en base a la
disponibilidad financiera.
h) Mantener actualizado el registro de certificados de aportacin.
i) Informar de su gestin a la Asamblea General y al Consejo de Administracin.
j) Suscribir los cheques de la cooperativa, individual o conjuntamente con el
Presidente, conforme lo determine el Reglamento Interno; cuando el Reglamento
interno disponga la suscripcin individual.
k) Cumplir y hacer cumplir las decisiones de los rganos directivos.
l) Contraer obligaciones a nombre de la cooperativa, hasta el monto que el
Reglamento o la Asamblea General le autorice.
m) Suministrar la informacin personal requerida por los socios, rganos internos de

la cooperativa o por la superintendencia.
JEFE DE CRDITOS
I. Identificacin del Puesto: Jefe de Crdito

II. Nivel: Operativo
III. Reporta a: Gerente General
Requisitos
a) Ttulo profesional ingeniera financiera, ingeniera comercial, ingeniera de
empresas, economa u otro ttulo a fin.
b) Experiencia en la administracin de crdito y cobranzas mnimo do aos
c) Excelentes relaciones personales
Responsabilidades
a) Por el manejo de recursos humanos, econmico para la concesin de crditos y su
respectiva recuperacin.
b) Por el correcto manejo de la documentacin inherente a la entrega d crditos y
recuperacin de los mismos.
c) Por el cumplimiento de la Ley de Cooperativas y su Reglamento, estatuto y su
reglamento interno, reglamento d crdito.
d) Por el cumplimiento de las resoluciones de Asamblea general, Consejo de
administracin, vigilancia y otros organismos de integracin y supervisin
Cooperativista.
e) Por el cumplimiento de metas y objetivos del departamento de Crditos y
Cobranzas.
Tareas
f) Ejecutar una correcta y prolija evaluacin de las solicitudes de crdito, dando
cumplimiento a los reglamentos internos emitidos para el efecto.
g) Planificar, organizar y ejecutar adecuadamente las actividades que realiza la
unidad para una correcta distribucin del trabajo.
h) Implementar polticas y estrategias que permita establecer una eficaz evaluacin

de los sujetos de crdito y garantes.
i) Asesorar a los socios sobre las lneas de crdito que administra la cooperativa,
formulacin de solicitudes de crdito y conveniencia de incurrir en el prstamo.
j) Coordinar las actividades con la Asesora jurdica
k) Revisar y controlar los informes de verificacin de socios y garantes
l) Revisar y legalizar las solicitudes de crditos con la emisin del informe
respectivo, previ envi a la comisin de crdito.
m) Supervisar las liquidaciones de los crditos debidamente aprobados y legalizados,
con el correspondiente registro contable e ingreso de datos al sistema de cmputo.
n) Coordinar y supervisar las actividades de los notificadores e inspectores de crdito
o) Reportar a gerencia el informe de las actividades desarrolladas en el
departamento, en forma mensual o cuando sea requerida.
p) Evaluar el personal a su cargo
q) Solucionar todos los problemas inherentes al departamento de crditos
r) Las dems actividades ordenadas por sus superiores y que se relacione con la
naturaleza del trabajo.
ASESOR DE CRDITOS
I. Identificacin del Puesto: Asesor de Crdito

II. Nivel: Operativo
III. Reporta a: Jefe de Crditos
Requisitos
a)
b)
c)
d)
Ingeniero Comercial
Experiencia de por lo menos dos aos en labora es similares
Conocimiento en Computacin
Buena presentacin y relaciones humanos
Funciones Principales:
a) Realizacin de labores de recuperacin de crdito y control de cartera, como el
registro actualizado de prstamos y morosidad.
b) Organizacin, inspeccin y verificacin de la informacin para la atencin de las
prestaciones.
c) Elaboracin de los roles de descuento tanto en la Direccin Hispana y Bilinge,
con sus respectivos soportes
d) Entregar informacin al socio.

Tareas
a) Recepcin de las solicitudes
b) Registro de las distintas clases de prestaciones que otorga la Cooperativa a sus
socio.
c) Archivo de los documentos de prestaciones y otros de las operaciones realizados
d)
por los socios.

Elaboracin y entrega de informes mensuales de los ingresos recibidos por
e)
f)
g)
h)
i)
j)
descuentos de socios de las Direcciones de educacin para su registro respectivo

Elaboracin de liquidaciones y transferencias de ahorro
Elaboracin de reportes de cartera vencida
Tramitacin de toda clase de descuentos, por los conceptos de crditos
Llevar el control y auxiliares de proveedura
Actualizar la informacin personal del socio
Y dems disposiciones que disponga su jefe inmediato superior.
2.6.
Manual de Procesos para la Cooperativa de Ahorro y
Crdito Educadores de Chimborazo Ltda.
La propuesta est dirigida al departamento de Crdito y Cobranzas, en donde se
realizar el anlisis y levantamiento de la informacin y propuesta, ya que se ha
definido como motor principal del desarrollo el rea de crditos.
Adems se va a sistematizar los procesos del rea de crditos en un flujograma que

permitir analizar la secuencia de eventos, actividades que ocurren en el proceso de
otorgar un crdito.
El flujograma ayudar a detallar los procesos especficos para realizar un manejo

eficiente para otorgar un crdito de manera eficiente.
Es fundamental apreciar que para lograr un cumplimiento eficiente de los objetivos de

la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda., depende en gran
parte de cada uno de los procesos que maneje al instante de ofertar sus productos
financieros los mismos que deben estar en funcin de las necesidades del socio.
El departamento de Crditos ha venido utilizando procesos informales al momento de

conceder un crdito por lo que se considera que estn mal definidas las funciones de los
empleados de este departamento puesto que las actividades son repetitivas, por lo que se
propone el siguiente flujograma para poder dinamizar de manera eficiente el
departamento de crdito
Tabla N- 2.14 Manual de Procedimientos Solicitud de Crdito

PAS
O
RESPONSABLE
S
ACTIVIDAD
Socio
Acude a la cooperativa a solicitar un crdito.
Asesor de crdito
Da a conocer sobre los crditos y sus requisitos.
3.-
Socio
Presenta los requisitos
4.-
Asesor de crdito
Revisar de manera minuciosa que se encuentre

completa la documentacin si falta algo se
procede a devolver caso contrario se acepta y pasa
al Jefe de crdito.
5.-
Jefe de crditos
Revisa la documentacin si est incompleta la

devuelve, caso contrario la acepta y se procede
con los trmite
6.-
Jefe de crditos
Ingresa a la central de riesgo y verifica su

calificacin crediticia para verificar si tiene otras
deudas en instituciones financieras de acuerdo al
detalle del reporte se aprueba o rechaza.
1.-
2.-
Fuente: Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda.

Elaborado: Paulina Castillo
Grfico N- 2.2 : Proceso Solicitud de Crdito

SOCIO
ASESOR DE CRDITO
JEFE DE CRDITO
INICIO
PASO 9
Contina el trmite
FIN
PASO 2
V
Informa de los crditos y los requisitos
PASO 1
Socio acude a la cooperativa a solicitar un crdito
PASO 8 Conforme
PASO 3
Revisa la documentacin presentada por el socio
SI
PASO 7
Revisa la documentacin
NO
PASO 4
Conforme
PASO 6
Enva la documentacin al jefe de crdito

PASO 4.1.
Falta documentacin
Fuente: Tabla N- 1.15

Tabla N- 2.15 Manual de Procedimientos Inspeccin del Crdito

PASOS
RESPONSABLES
ACTIVIDADES
1.-
Asesor de crdito
2.-
Asesor de crdito
3.-
Asesor de crdito
4.-
Asesor de crdito
Establece la fecha y hora de inspeccin de

acuerdo a la informacin proporciona en la
solicitud.
Realiza la inspeccin: si es primer crdito es
necesario una inspeccin fsica, que abalice la
informacin de la solicitud.
Elaborar el informe de la inspeccin detallando
la informacin verificada, durante esta etapa se
debe evaluar la integridad y solvencia moral del
solicitante y garantes que tengan capacidad de
pago.
Abaliza el informe con la firma y rubrica del
asesor y emite a la comisin de crdito y
cobranzas.
Fuente: Manual de procedimientos de la CACEH

Grfico N- 2.3: Proceso Inspeccin del Crdito

ASESOR DE CRDITO
INICIO
PASO 1
con el proceso y determina fecha y hora de la inspeccin
PASO 5
Elaborar el informe de la inspeccin, describiendo todos los datos visualizados en el proceso
PASO 2
dito
eccin fsica, con los bienes del socio, segn los datos solicitud
PASO 6
Abaliza el informe con la firma y rubrica y enva a crditos y cobranzas
PASO 3
presenta certificados de los bienes de acuerdo a los datos de la solicitud
FIN
Fuente: Tabla N- 1.16

Tabla N- 2.16: Proceso Comisin de Crdito y Cobranzas
PASOS
1.2
3
4
5
RESPONSABLES
Jefe de crdito
Jefe de crdito
ACTIVIDADES
Recepta la documentacin del crdito.
Procede a la revisin de informacin escrita

sobre el crdito solicitado por el socio.
Revisa en el sistema el cumplimiento de las
polticas de crdito
Prepara un detalle del informe tcnico y pasa a
la comisin de crdito
Jefe de crdito
Jefe de crdito
Jefe de crdito
Jefe de crdito
Se rene y luego de haber realizado un anlisis

tcnico aprueban el crdito y lo abalizan con sus
respectivas firmas.
La carpeta es enviada a operaciones de crdito,
para la instrumentacin del crdito

Grfico N- 2.4: Proceso de la Comisin de Crdito y Cobranzas

ASESOR DE CRDITO
INICIO
PASO 6
La carpeta es
enviada
a
PASO 1
operaciones
de
PASO 3
crdito para la
Recepta la
Revisa en el sistema el cumplimiento de las polticas crediticias
instrumentacin
Informacin de la documentacin del crdito
crediticia
PASO 4
PASO 2
Prepara
un
informe
tcnico
y pasa a la comisin de crdito
Procede a la revisin de la informacin sobre el crdito solicitado
FIN
por el socio
PASO 5
Se rene y luego de haber realizado un anlisis tcnico aprueba el crdito abalizados por las rubricas
Fuente: Tabla N-1.17
Tabla N- 2.17 Proceso Operacin de Crdito
PASOS
1.
RESPONSABLE
S
Asesor de crdito
2.
3.
4.
Asesor de crdito
Asesor de crdito
Asesor de crdito
ACTIVIDADES
Recibe la carpeta de crdito aprobada por la
comisin.
Comunica al socio que su crdito est aprobado
Procede a la instrumentacin del crdito
Ingresa al sistema y procesa el crdito

obteniendo automticamente el pagar y la
5.
6.
7.
8.
Asesor de crdito
Asesor de crdito
Asesor de crdito
Asesor de crdito
tabla de amortizacin del socio

El gerente legaliza el prstamo con su firma
Procede hacer firmar el pagar al deudor y sus
garantes
El desembolso se efectuar directamente a la
cuenta del socio

Entrega al deudor la tabla de amortizacin e
indica las fechas de pagos que de cancelar

Grfico N- 2.5 Proceso Operacin de Crdito

ASESOR DE CRDITO
Asesor de Crdito
Gerente
Operaciones de Crdito
INICIO
PASO 6
Revisa y firma el
crdito y enva a
operaciones
de
PASO 1
PASO 7
crdito
ecibe la carpeta del crdito otorgado por la comisin de crdito
Procede hacer firmar el paga re del deudor y sus garan
PASO
PASO 32
Comunica al socio
que
Procede suacrdito
la est aprobado
instrumentacin
crdito
del
PASO 4
Procesa el crdito en el
sistema
obteniendo
automticamente
el
pagare y la tabla de
amortizacin
PASO 8
Entrega
al
deudor
la
tabla
de
amortizacin
e indica la
fecha
que
debe
cancelar los
pagos
PASO 5
Enva a gerencia para legalizar el crdito
Fuente: Tabla N-1.18

2.7.
INTEGRACIN
La etapa de integracin consiste en los procedimientos para dotar a la institucin de

todos aquellos elementos, tanto humano como material que la mecnica administrativa
FIN
seala como necesaria para su ms
eficaz funcionamiento, escogindolos,
introducindolos, articulndolos, y buscando su mejor desarrollo.

Consiste en ocupar y mantener as los puestos de la estructura organizacional. Esto se
realiza mediante de la identificacin de los requerimientos de fuerza de trabajo, el
inventario de las personas disponibles y el reclutamiento, seleccin, contratacin,
ascenso, evaluacin, planeacin de carrera, compensacin y capacitacin o desarrollo,
tanto de candidatos como de empleados en funciones a fin de que puedan cumplir eficaz
y eficientemente sus tareas.
2.7.1. Plan de Comunicacin Interna para la Cooperativa de Ahorro y Crdito
Educadores de Chimborazo Ltda.
En el diagnstico inicial (FODA) de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de
Chimborazo Ltda., una de las debilidades que se consideraron en el mbito interno es
no contar con canales de comunicacin interna lo que limita a los empleados a trabajar
de manera individual y no enfocarse en un trabajo de equipo con el objetivo de alcanzar
las metas institucionales de manera eficiente.
La falta de divulgacin de la Planificacin Estratgica al personal que labora en las
distintas reas de la Cooperativa.
Se debe establecer un plan de comunicacin interna a fin de entregar informacin
necesaria y oportuna a los jefes de reas y personal de la Cooperativa.
El personal no conoce las metas y objetivos que se persigue con la Planificacin
Estratgica, llevando a cabo su trabajo por costumbre, desconociendo los problemas
encontrados y soluciones detallados en el mismo.
Es necesaria que la Planificacin Estratgica sea divulgada con todo el personal dentro
de la Cooperativa a fin de cumplir con el objetivo para el cual fue elaborado que es el
mejoramiento de la calidad del servicio, as como asegurar la implantacin de las
estrategias y sobre todo de que se conozcan los problemas encontrados y las soluciones.
Es necesario mencionar que la informacin que se maneja en la cooperativa es Informal

ya que simplemente se enteran de los que pasa en la cooperativa por sus compaeros o
por rumores que se suscitan en la Institucin.
Debido a estas debilidades que presenta la Cooperativa se permite disear un plan sobre
Comunicacin Interna que ayude a fortalecer la cultura organizacional, el clima laboral
pero sobre todo la comunicacin interna dentro de la Institucin.
Tabla N- 2.18: Plan de Comunicacin Interna

Estrategia
Actividad
Objetivo
Meta
Pblico
Medios
Fortalecimiento de la
Cultura
organizacional dentro
de la Cooperativa de
Ahorro y Crdito
Educadores de
Chimborazo Ltda.
Difusin de la
misin, visin,
valores y
Objetivos
Difundir a
travs de
diferentes
medios la
cultura
organizacional
de la
CACECH
Incentivar
y
reconocer el
trabajo de los
empleados
Que el 100% de
los empleados
conozca a
profundidad y se
sienta
identificada con
la cultura
organizacional
Empleado
s
Publicaciones
en las carteleras
de
informacin
Que el 100% del

personal fomente
el
trabajo en
equipo
Jornadas de
integracin 2
veces
al ao.
Empleado
s
Reuniones,
Charlas,
Seminarios
Integracin
Empleado
s
Motivar al
personal
Personal aporte
con ideas que
promueve
el
desarrollo de la
Cooperativa
Trabajo en
equipo para
mejorar el
clima laboral
Actividades extra
laborales para
incentivar y
promover la
integracin del
personal
Capacitacin:
Talleres de
integracin y
trabajo en
equipo
Generar
alternativas de
integracin de
los empleados
a travs de
actividades
extra laborales
Memorndum
Incentivar al
personal para
que tenga un
desempeo
eficiente
Generar
a
partir de las
sugerencias y
quejas cambios
en la
Buzn de
sugerencias
Presupuesto
Estimado
Se destinar
$150
Tiempo
4 semanas
para la
instalacin de
los medios de
difusin
Responsable
Gerente
Secretaria
Se destinar
$500
Las actividades
se realizaran 1
vez al mes
Presidente
Departamento
de Talento
Humano
Seminarios,
Talleres en
lugares abiertos
Se destinar
$800
La capacitacin
que se dar
sern
Educacin
Cooperativista
Gerente
Presidente
Secretaria
Empleado
s
Publicaciones
en las carteleras
de felicitaciones
Se destinar
$200
Semanal
Secretaria
General
Empleado
s
El buzn de
sugerencias ser
manual
El costo ser
$200
Para la creacin
del buzn ser en
4 semanas
Secretaria
General
de
Mejoramiento de uso
de canales
Existentes
Uso de
Internet
Cooperativa
Fortalecer la
utilizacin de
este canal para
apoyar la
difusin de
informacin
Utilizacin del
Correo
electrnico
Incentivar el
uso del correo
electrnico
como medio de
comunicacin
Reuniones
grupales
Fomentar una
mayor
cohesin de
trabajo
institucional
Se busca que los

funcionarios,
socios ingresen a
este canal para
obtener
informacin
Todo el personal
tenga acceso al
correo
electrnico
para revisar
informacin de
las actividades
que se presenten
Empleado
s
Publicaciones
en internet sobre
informacin
relevante para
los empleados
El costo ser
$300
Se utilizar 4
semanas para la
modificacin de
los medios de
difusin
Presidente
rea de
Sistemas
Empleado
s
Publicaciones
de informacin
mediante correo
electrnico
El costo ser
$200
Se utilizar
semanas para
modificacin
los medios
difusin
4
la
de
de
Presidente
rea de
Sistemas
Reuniones
mensuales con
el personal
Empleado
s
A travs de este
medio se
informaran los
cambios y
decisiones que
se tomaran en la
cooperativa.
El costo ser
$300 para
materiales
4 semanas para
organizacin de
Reuniones

Gerente
General
2.7.2. Plan de Capacitacin para los Empleados y Socios de la Cooperativa de

Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda.
Para poder evidenciar cules son las necesidades de capacitacin que presentan en cada
uno de los departamentos de la cooperativa se ha realizado una matriz de Acciones de
Formacin en el cual se detallar la capacitacin abordar.
Tabla N- 2.19: Accin Formativa Secretarias
NOMBRE
ACTUALIZACIN SECRETARIAL
COLECTIVO
Secretarias
HORAS
GRUPOS
TIPO DE
FORMACIN
60
ESPECFICA
CAUSA QUE ORIGINAN LA FORMACIN
Falta de actualizacin en las tcnicas

requeridas para un adecuado desempeo en
las actividades de secretaria.

OBJETIVOS DE LA CAPACITACIN
Conocer herramientas y tcnicas que permitan optimizar la calidad de
comunicacin, lograr que la comunicacin hablada sea eficiente y que la
escritura que se elabora proyecte una imagen institucional de calidad.
CONOCIMIENTOS DE LA FORMACIN
Aplicar herramientas y tcnicas para hablar el pblico, redaccin y
elaboracin de oficios, memorndums, solicitudes.

Planificar la agenda gerencial
Utilizar el telfono como herramienta de trabajo
CONTENIDO DE LA CAPACITACIN
Herramientas y tcnicas de comunicacin oral y escrita

Protocolo y etiqueta
La asistencia y el manejo del tiempo y la atencin personaliza y telefnica
OBSERVACIN
PRESUPUESTO
Instructor
1100
Materiales
140
Refrigerios
Total

120
1360
Tabla N- 2.20: Accin Formativa Empleados

NOMBRE
HORAS
GRUPOS
TIPO DE
FORMACIN
PLANES DE COMUNICACIN
INTERNA
COLECTIVO
Empleados
20
ESPECFICA

No existe una planificacin de la comunicacin
interna institucional.
Involucrar a los participantes en el conocimiento de las tcnicas de comunicacin
organizacional
Inducir a los empleados a disear y desarrollar un plan de comunicacin interna
Involucrar a los empleados a ser parte activa el plan estratgico de la cooperativa
Diagnosticar la comunicacin
Elaborar y de manera adecuada planes de comunicacin
Implementar canales de comunicacin conocer la Misin , visin, Objetivos,
Reglamentos internos de la Cooperativa
Diagnstico de la comunicacin interna
Procedimiento para la deteccin de la comunicacin interna
Diseo, fases del Plan de comunicacin interna
Canales de comunicacin
Visualizar el plan estratgico de la Cooperativa
Visualizar los objetivos del plan estratgico de la cooperativa
OBSERVACIN
PRESUPUESTO
Instructor
400
Materiales
150
Refrigerios
200
Total
750

Tabla N- 2.21: Accin Formativa Empleados
NOMBRE
PROGRAMACIN Y DISEO DE
APLICACIONES WEB
INSTITUCIONALES
COLECTIVO
Empleados
HORAS
GRUPOS
TIPO DE
FORMACIN
20
REA
SISTEMAS
CAUSA QUE ORIGINAN LA

FORMACIN
Falta de conocimientos de aplicaciones WEB
Implementar el manejo de las aplicaciones Web a nivel interno en la
Cooperativa, con el objetivo de que sea una herramienta que contribuya a
mejorar la comunicacin interna y a la toma adecuada de decisiones.
Utilizar adecuadamente todas las funcionalidades de las aplicaciones Web
Internet y sus servicios
Portal Web institucional
Sistema de mensajera
Aplicaciones Web
Redes sociales
OBSERVACIN
PRESUPUESTO
Instructor
500
Materiales
100
Refrigerios
Total
Tabla N- 2.22: Accin Formativa Departamento Contabilidad
400
1000
NOMBRE
CONTABILIDAD FINANCIERA
COLECTIVO
Departamento Contabilidad
HORAS
GRUPOS
TIPO DE
FORMACIN
ESPECFICA
60
1
Cambio de polticas gubernamentales sobre los
principios de aplicacin de la contabilidad

financiera
Actualizar los conocimientos sobre principios y aplicacin de la contabilidad

Financiera
Simplificacin y unificacin de criterios en las polticas emitidas por la
Superintendencia de Compaas, as como acceder a la informacin contable
Principios de Contabilidad aplicada a la realidad actual
Proceso Contable
Documentos fuentes
Libros Contables
Estados Financieros
Asientos Tipos
OBSERVACIN
PRESUPUESTO
Instructor
800
Materiales
150
Refrigerios
120
Total

Tabla N- 2.23: Accin Formativa Departamento Crditos
1100
NOMBRE
HORAS
GRUPOS
TIPO DE
FORMACIN
GESTIN
EFECTIVA
DE
COBRANZAS
Y
RECUPERACIN DE CARTERA
40
ESPECFICA
COLECTIVO
Empleados: Depto. Crditos

Conocer la manera eficiente de recuperar la cartera
Convenio de las UNACC
vencida por parte de los socios morosos
Disponer de herramientas, tcnicas y estrategias que faciliten la gestin de
cobranzas de manera tecnificada y unificada.
Simplificacin y unificacin de criterios en las polticas emitidas por la
Superintendencia de Compaas, as como acceder a la informacin contable
El manejo de la actitud en la labor de cobranzas
Planeacin y organizacin de la cobranza como proceso.
El empoderamiento de las funciones del Gestor de Cobranzas
Problemas obsesinales de la cartera y determinacin de riesgos
Usar tcnicas de contacto, negociacin y cierre de cobranzas
Utilizar herramientas de cobranzas
Aplicar tcnicas de gestin de recuperacin de cartera
Describir las funciones de los miembros del rea de cobranzas
Diferenciar los diversos tipos de clientes
OBSERVACIN
Costo es por cada empleado
PRESUPUESTO
Costo estimado
440
Materiales
Refrigerios
Total

Tabla N- 2.24: Accin Formativa Socios
440
NOMBRE
HORAS
GRUPOS
TIPO DE
FORMACIN
EDUCACIN COOPERATIVISTA
COLECTIVO
Socios de la Cooperativa de Ahorro y
20
1
DESARROLLO
Desconocimiento de los principios y valores
Crdito Educadores de Chimborazo
cooperativistas
Ltda.
Analizar crticamente la filosofa cooperativista
Establecer principios y valores de las Cooperativas de Ahorro y Crdito del
magisterio
Practicar los principios cooperativos de nuestra organizacin
Fomentar y fortalecer valores cooperativistas de los asociados
El cooperativismo filosofa
Cooperativismo
Economa social y solidaria
OBSERVACIN
Los instructores de la capacitacin sern los empleados
de la cooperativa
PRESUPUESTO
Instructor
Materiales
1500
Refrigerios
Total

1500
Tabla N- 2.25: Cronograma de Capacitacin

N
-
CRONGRAMA DE CAPACITACIN
2014-2015
Curso
Planificacin de actividades
Priorizar actividades
Durac.
Ene.
Feb.
Accin Formativa
Actividades por el Da del
4 Maestro
3
Actualizacin Secretarial
Programacin y diseo de
Internet: Aplicaciones Web
6 Institucionales
5
Planes de comunicacin
60
horas
20
horas
20
horas
60
horas
40
horas
Contabilidad Financiera
Gestin efectiva de cobranzas y
9 recuperacin de cartera
Educacin Cooperativista
5 horas
10 (postergado)
8
Mar.
Abr.
May.
Jun.
Jul.
Ago.
Sep.
Oct.
Nov.
Dic.
Ene.
ANLISIS:
Para la realizacin del cronograma se tom en consideracin las necesidades de los
departamentos, adems se consider que las capacitaciones
se realizaron los das
sbados, que en la Institucin son das laborables.

Para la Cooperativa invertir en capacitacin es una forma de fortalecer la institucin
pues contar con personal que disponga que una formacin continua y de acuerdo a las
necesidades y cambios que se dan en la actualidad en los mercados financieros es de
gran importancia.
La capacitacin de los socios se encuentra pendiente puesto que la mayora de los
maestros trabajan en lugares lejanos y no pueden asistir a la capacitacin.
2.8.
CONTROL
Segn (Chiavenato I. , 1988) Funcin administrativa que monitorea y evala las

actividades y resultados logrados para asegurar que la planeacin, organizacin y la
direccin sean exitosas.
Dentro de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo se utilizan
polticas para poder monitorear y evaluar las actividades que se realiza dentro de la
institucin tales como.
2.8.1. Operatividad
En este apartado se establece el modelo de gestin administrativa para la Cooperativa
de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda.
Este modelo de gestin administrativa busca establecer parmetros de mejoramiento a
nivel interno de la Cooperativa tomando como referencia la implementacin de un plan
de capacitacin para los Departamentos de:
Departamento de Crditos y Cobranzas

Departamento de Contabilidad
Departamento Sistemas
Departamento Administrativo / Secretaria de la Institucin
2.8.2. Alcance
El presente Modelo de Gestin Administrativa es un instrumento que permite
determinar las debilidades de la Cooperativa y a su vez dar soluciones con el fin de
mejorar la productividad de la institucin y la eficiencia del talento humano.
2.8.3. Aplicacin
El modelo de gestin administrativa se aplic para la Cooperativa de Ahorro y Crdito
Educadores de Chimborazo Ltda., y la implementacin estar reflejada con una
evaluacin al personal sobre los temas impartidos en la capacitacin y los
conocimientos difundidos en el plan de comunicacin interna.
2.8.4. Personal a Evaluar
Por la naturaleza del trabajo que se est realizando, la evaluacin se la deber realizar a
todo el personal que fue capacitado de la Cooperativa.
2.8.5. Equipo Evaluador
Jefe inmediato superior de cada rea
2.8.6. Periodo de Evaluacin

Para obtener informacin que permite analizar el cumplimiento de los objetivos
trazados y de acuerdo a las respuestas entregadas por los mismos empleados se las
deber realizar al concluir con las capacitaciones.
2.8.7. Resultado de las Evaluaciones
Los resultados de las evaluaciones servirn como evidencia de la implementacin del

modelo de gestin de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo
Ltda.
Los resultados de las evaluaciones debern ser comunicados a los empleados evaluados
por parte de su jefe inmediato superior, a travs de una entrevista que deber ser
comunicada oportunamente.
Esta entrevista deber mantener el respeto a la persona y el carcter privado de la
informacin receptada en el documento final de la evaluacin.
2.8.8. Formularios de Evaluacin para los Empleados Capacitados
El grupo de Inters a ser evaluado de acuerdo al curso de capacitacin sobre el Plan de
Comunicacin Interna dirigida a todos los empleados est conformado por 10
empleados:
FORMULARIO DE EVALUACIN
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO EDUCADORES DE CHIMBORAZO LTDA.
GRUPO
DEPT. CRDITOS
COGIGO
JC 02
Fecha de Evaluacin:
I.
DATOS DEL EVALUADO
Nombre y Apellidos:
Ara:
Cargo:
II.
DATOS DEL EVALUADOR
Nombre y Apellidos:
Cargo:
Marque con un X la relacin con el evaluador

Jefe
Par/compa
inmediato
ero
III.
Autoevaluac
in
EVALUACIN
COMPETENCIAS
Competencias de las Capacitaciones
60%
CALIFICACIONES
2
3
4

Planeacin y organizacin de la cobranza como
proceso
El empoderamiento de las funciones del Gestor
de Cobranzas
Problemas obsesinales de la cartera y
determinacin de riesgos
Usar tcnicas de contacto, negociacin y cierre
de cobranzas
SUBTOTAL
Competencias Plan de Comunicacin

Interna 40%
Maneja procesos de comunicacin interna de la
cooperativa
Conoce la cultura organizativa de la Cooperativa
Conoce la Misin , Visin y los objeticos de la
Cooperativa
Conoce los canales de comunicacin con los que
cuenta la Cooperativa
SUBTOTAL
TOTAL
GRUPO
DEP.
CONTABILIDAD
COGIGO
JC 02
Fecha de Evaluacin:
DATOS DEL EVALUADO
Nombre y Apellidos:
Ara:
Cargo:
DATOS DEL EVALUADOR
Nombre y Apellidos:
Cargo:

Jefe
Par/compa
inmediato
ero
Autoevaluac
in
EVALUACIN
COMPETENCIAS
60%
CALIFICACIONES
2
3
4

Planeacin y organizacin de la cobranza como
proceso
El empoderamiento de las funciones del Gestor
de Cobranzas
Problemas obsesinales de la cartera y
determinacin de riesgos
Usar tcnicas de contacto, negociacin y cierre
de cobranzas
SUBTOTAL

Interna 40%
cooperativa
Cooperativa
SUBTOTAL
TOTAL
GRUPO
DEP. SISTEMAS
COGIGO
JC 02
Fecha de Evaluacin:
I.
DATOS DEL EVALUADO
Nombre y Apellidos:
Ara:
Cargo:
II.
DATOS DEL EVALUADOR
Nombre y Apellidos:
Cargo:

Jefe
Par/compa
inmediato
ero
III.
Autoevaluac
in
EVALUACIN
COMPETENCIAS
60%
CALIFICACIONES
2
3
4
Internet y sus servicios

Portal Web institucional
Sistema de mensajera
Aplicaciones Web
Redes sociales
SUBTOTAL

Interna 40%
cooperativa
Conoce la Misin , Visin
Cooperativa
y los objeticos de la

SUBTOTAL
TOTAL
GRUPO
DEP.
ADMINISTRATIVO
COGIGO
JC 02
Fecha de Evaluacin:
I.
DATOS DEL EVALUADO
Nombre y Apellidos:
Ara:
Cargo:
II.
DATOS DEL EVALUADOR
Nombre y Apellidos:
Cargo:

Jefe
Par/compa
inmediato
ero
III.
Autoevaluac
in
EVALUACIN
COMPETENCIAS
60%
Aplicar herramientas y tcnicas para hablar el pblico,
redaccin y elaboracin de oficios, memorndums,
solicitudes.
Utilizar el telfono como herramienta de trabajo
Aplicar herramientas y tcnicas para hablar el pblico,
redaccin y elaboracin de oficios, memorndums,
solicitudes.
CALIFICACIONES
2
3
4

SUBTOTAL

Interna 40%

cooperativa
Cooperativa
SUBTOTAL
TOTAL
2.8.8.1. Escala de Evaluacin

Para evitar sesgos en la evaluacin del desempeo, las escalas, ponderacin y concepto
que se aplicar a cada una se presentan en la siguiente tabla.
Tabla N- 2.26: Escala de Evaluacin
CALIFICACIN
CUANTITATIVA
INTERVALO
CALIFICACIN CUALITATIVA
RENDIMIENTO
EQUIVALENCIA CUALITATIVA
DE
15
Insuficiente
No cumple en nada con el desempeo esperado
15,1
30
Mejorable
Cumple por debajo del desempeo esperado
30,1
45
Regular
Cumple de acuerdo al desempeo esperado
45,1
60
Bueno
Cumple por encima del desempeo esperado
60,1
75
Muy bueno
Cumple muy por encima del desempeo esperado
Fuente: Formulario de Evaluacin

2.9.
Diseo, Anlisis e Interpretacin de Indicadores de
Gestin
Un indicador de gestin es la expresin cuantitativa del comportamiento y desempeo
de un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algn nivel de referencia, puede
estar sealando una desviacin sobre la cual se toman acciones correctivas o preventivas
segn el caso.
Los indicadores de gestin tienen la finalidad de guiar y controlar el desempeo
requerido para el logro de las estrategias organizacionales.
Para trabajar con los indicadores debe establecerse todo un sistema que vaya desde la
correcta comprensin del hecho o de las caractersticas hasta la toma de decisiones
acertadas para mantener, mejorar e innovar el proceso del cual dan cuenta. El concepto
de indicadores de gestin,
Al principio su utilizacin fue orientada ms como herramientas de control de los
procesos operativos que como instrumentos de gestin que apoyaran la toma de
decisiones. En consecuencia, establecer un sistema de indicadores debe involucrar tanto
los procesos operativos como los administrativos en una organizacin, y derivarse de
acuerdos de desempeo basados en la misin y los objetivos estratgicos.
Un indicador es una medida de la condicin de un proceso o evento en un momento
determinado. Los indicadores en conjunto pueden proporcionar un panorama de la
situacin de un proceso, de un negocio, de la salud de un enfermo o de las ventas de una
compaa. Emplendolos en forma oportuna y actualizada, los indicadores permiten
tener control adecuado sobre una situacin dada; la principal razn de su importancia
radica en que es posible predecir y actuar con base en las tendencias positivas o
negativas observadas en su desempeo global.
Los indicadores son una forma clave de retroalimentar un proceso, de monitorear el
avance o la ejecucin de un proyecto y de los planes estratgicos, entre otros. Y son ms
importantes todava si su tiempo de respuesta es inmediato, o muy corto, ya que de esta
manera las acciones correctivas son realizadas sin demora y en forma oportuna.
2.9.1. Objetivos de los Indicadores de Gestin

Podra decirse que el objetivo de los sistemas de medicin es aportar a la empresa un
camino correcto para que sta logre cumplir con las metas establecidas. Todo sistema de
medicin debe satisfacer los siguientes objetivos:
Comunicar la estrategia
Comunicar las metas
Iidentificar problemas y oportunidades.
Diagnosticar problemas.
Entender procesos.
Definir responsabilidades.
Mejorar el control de la empresa
Identificar las iniciativas y acciones necesarias
Medir comportamientos.
Facilitar la delegacin en las personas.
Integrar la compensacin con la actuacin
El principal objetivo de
los indicadores, es poder evaluar el desempeo del rea
mediante parmetros establecidos en relacin con las metas, as mismo observar la

tendencia en un lapso durante un proceso de evaluacin.
Con los resultados obtenidos se pueden plantear soluciones o herramientas que
contribuyan al mejoramiento o correctivos que conlleven a la consecucin de la meta
fijada.
2.9.2. Metodologa para la construccin de los Indicadores de gestin
Toda propuesta de trabajo requiere del establecimiento de una metodologa que ayude a
sistematizar el trabajo y que aporte los puntos clave para desarrollar con xito los
objetivos que se persiguen. Esta metodologa es un procedimiento donde debe alcanzar
el mximo consenso entre todos los miembros de la organizacin y la terminologa
utilizada debe ser comprensible y aceptada por dicho conjunto. Es en otras palabras, la
informacin que del sistema se derive no puede presentar ninguna confusin que lleve a
interpretaciones equvocas entre los distintos niveles organizativos.
Para la elaboracin de indicadores hace falta una reflexin profunda de la organizacin

que d lugar a la formulacin de las siguientes preguntas:
1) Qu se hace?
Con esta pregunta se pretende que la cooperativa describa sus actividades principales,
de tal forma que, con la ayuda, a ser posible, de una plantilla con el fin de tenerlas
inventariadas con la descripcin del resultado que se pretende obtener mediante su
ejecucin.
2) Qu se desea medir?
A continuacin debe realizarse la seleccin de aquellas actividades que se consideren
prioritarias. Para ello se trata de establecer una relacin valorada (por ejemplo, de 0 a
10) segn el criterio que se establezca, que permita priorizar todas las actividades. En
esta reflexin puede incluirse una columna en la que conste el porcentaje de tiempo
dedicado por el personal de la organizacin en cada actividad, dado que resulta
recomendable centrarse en las tareas que consuman la mayor parte del esfuerzo de la
plantilla.
3) Quin utilizar la informacin?
Una vez descritas y valoradas las actividades se deben seleccionar los destinatarios de
la informacin, ya que los indicadores diferirn sustancialmente en funcin de quin los
ha de utilizar.
4) Cada cunto tiempo?
En esta fase de la reflexin debe precisarse la periodicidad con la que se desea obtener
la informacin. Dependiendo del tipo de actividad y del destinatario de la informacin,
los indicadores habrn de tener una u otra frecuencia temporal en cuanto a su
presentacin.
5) Con qu o quin se compara?
Finalmente, deben establecerse referentes respecto a su estructura, proceso o resultado,

que pueden ser tanto internos a la organizacin, como externos a la misma y que
servirn para efectuar comparaciones.
En el proceso de formulacin de los indicadores se identifican asimismo los factoresclave del xito, que son las capacidades controlables por la organizacin en las que sta
debe sobresalir para alcanzar los objetivos, capacidad de conseguir satisfaccin de los
usuarios, la capacidad para producir servicios de calidad, la capacidad para realizar
entregas rpidas y fiables, y la capacidad para aprender.
A su vez, cabe remarcar que los indicadores se estructuran, en general, en torno a las
cuatro perspectivas clave de una organizacin pblica: perspectiva de los usuarios,
perspectiva de los resultados econmico-financieros, perspectiva de los procesos
internos y perspectiva de los empleados
2.9.3. Preparacin de los indicadores
La definicin de un conjunto de indicadores clave, siempre debe hacerse
con base en
las caractersticas de la empresa, la visin, la misin y las estrategias de esta, que

apoyado en un sistema mecanizado, permita a la directiva y a los administradores de las
distintas reas funcionales de la empresa (Operaciones, Administracin, etc.), conocer
en tiempo real la situacin de la gestin, de forma tal que les permita tomar decisiones
oportunas para mejorar su desempeo, y de esta manera contribuir al logro de las metas
de la empresa.
2.9.3.1. ndice de Productividad
La productividad puede definirse como la relacin entre la cantidad de servicios
prestados (crditos) y la cantidad de recursos utilizados (salarios). En trminos de
servicios la productividad sirve para evaluar el rendimiento de los equipos de trabajo y
los empleados.
Frmula:
K=
rPt
rSm
Dnde:
rPt = Ritmo de crecimiento productivo dado por el monto total de crditos
rSm = ritmo creciente del salario medio
Tabla N- 2.27: Datos de Productividad
Periodos
2013
2014
2015
Montos de Crditos
Dlares $
11810.290,69
17086.416,79
18987.204,60
Fuente: Balance de General de la CACECH.
Elaborado Por: Paulina Castillo
Monto Salario Medio

143.094,74
152.490.83
169.990.90
Tabla N- 2.28: FICHA TECNICA N 1 NDICE DE PRODUCTIVIDAD LABORAL

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITOS EDUCADORES DE CHIMBORAZO LTDA.
Nombre del
Indicador
Productividad
Objetivo
Promover
Clculo del indicador
el
desarrollo del Ritmo

de
rPt
rSm
el monto total de
Ao 1 = 2013
Ao 2 = 2014
$ 11' 810.290,69
$ 143.094,74
K Ao1=
K Ao 1= 82,53
K Ao 2=
Frecuencia
Referencia
Interpretacin
Anual
Gerente
Respuesta: K= 0,73
General
crecimiento
productivo dado por

crditos
K=
Unidad
de
medida
$ 17' 086,416,79
$ 152.490,83
Para que la Cooperativa mantenga

una eficiente productividad laboral el
valor obtenido no debe ser inferior a
1 es decir que solo los salarios a los
empleados se han incrementado no
as el volumen de crditos.
Para que exista productividad laboral
el incremento en la captacin de
crditos debe crecer al mismo ritmo
del salario, Por tanto se concluye que
la productividad de los empleados de
la Cooperativa es baja.
Ao2= 112,04
K=
82,53
112,04
= K=0,73
FUENTE: Tabla N- 2.26.

ELABORADO POR: Paulina Castillo
Tabla N- 2.29: FICHA TCNICA N 2 NDICE DE PRODUCTIVIDAD LABORAL

IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA
Nombre del
Indicador
Productividad
Objetivo
Promover
el
desarrollo del
Ritmo
rPt
rSm
por
crditos
Interpretacin
Anual
Gerente
Respuesta K=1
es igual 1 es decir que mediante el
el
monto total de
Referencia
Podemos mencionar que el resultado

Ao 1 = 2014
Ao 2 = 2015
productivo
Frecuencia
General
de
crecimiento
dado
K=
Unidad
de
medida
'
K Ao 1=
17 086.416,79
152.490 .83
proceso de implementacin de la
propuesta se realiz un nuevo clculo
del ndice de productividad laboral,
el
mismo
mejoramiento
K Ao1 = 112,04
que
de
demuestra
este
un
indicador
puesto que tanto los salarios como el

volumen de crditos crecen al mismo
'
K Ao 1=
18 987.204,60
169.990,90
K Ao 2= 111,69
K=
FUENTE: Tabla N- 2.26.
112,04
111,69 = K=1
ritmo.
2.9.3.2.
ndice de Eficiencia
La eficiencia se define como la virtud y facultad para lograr un efecto determinado, se

emplea para relacionar los esfuerzos, los medios frente a los resultados que se obtengan.
Si se obtienen mejores resultados con menor gasto de recursos o menores esfuerzos, se
habr incrementado la eficiencia
Para poder evaluar el nivel de Eficiencia de los trabajadores debemos determinar las
horas de trabajos cumplidas en su lugar de trabajo.
Como herramienta de apoyo se va a tomar en consideracin el registro de entrada y
salida del personal a la para verificar las horas cumplidas a la semana:
Se tomar en consideracin a todos los empleados a excepcin del Gerente General
que no dispone de registro.
Total empleados: 14
Horario de trabajo: 9:00 am. - 12:00 pm.
2: 00 pm. - 7: 00 pm.
Productividad Laboral
Frmula:
N TRABAJADORES QUE NO CUMPLE N HORAS LABORADAS

N TRABAJADORES QUE CUMPLEN HORAS LABORADAS
N. Trabajadores que no cumplen con las horas Laborables: 3

N. Trabajadores que cumplen horas trabajo: 13
Resultado es el 23.07% no cumplen con las horas de trabajo laboral
*100
NOMBRES
CARGO
ARAUJO JARAMILLO
BYRON
JEF DE CRDITO
BERNAB CAZCO
LUIS
CARRILLO ROMERO
BLANCA
OFICIAL DE
CAPTACIONES
CONTADORA
GENERAL
CASTILLO RIVERA
CSAR
COELLO VALOS
ALBERTO
CHACAGUASAY
BUAY CARLOS
ESCOBAR PARRA
VILMA
HERNNDEZ VACA
VERNICA
LLIGUN MOROCHO
MARA
MAGGI ALLAUCA
MARCELO
SANTILLN
REINOSO TATIANA
ORTIZ CORONEL
VIMA
ASISTENTE DE
CRDITO
CAJERO
GENERAL
MENSAJERO
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
ZABALA OA
SUSANA
ZABALA
ALVARADO
VICENTE
ADMINISTRADOR
SISTEMAS
AUXILIAR
CONTABILIDAD
SECRETARIA DE
CONSEJO
OFICIAL BACK UP
OFICIAL DE
CUMPIMIENTO
SECRETARIA
GENERAL
AUDITORA
INTERNA
CONSERJE 1
Tabla N- 2.30: Horas Laboradas

Registro de entrada y salida del personal (mes mayo 2005)
SEMANA SEMANA SEMANA SEMANA
TOTAL
1
2
3
4
PROMEDIO MES
40:15:00
40:02:00
40:00:00
45:04::00
165:21:00
00:00:00
00:00:00
40:50:00
45:55:00
157:33:00
40:40:00
40:00:00
40:45:00
40:10:00
152:40:00
45:00:00
45:35:00
50:30:00
45:35:00
186:40:00
42:00:00
42:05:00
42:30:00
45:10:00
171:45:00
40:00:00
40: 00:00
40:00:00
40:00:00
160:00:00
41:30:00
41:30:00
41:30:00
45:40:00
187:27:00
35:00:00
35:00:00
35:00:00
35:10:00
140:10:00
40:00:00
40:00:00
40:00:00
43:00:00
163:00:00
40:00:00
40:00:00
40:30:00
45:00:00
38:00:00
38:00:00
38:00:00
38:00:00
40:04:00
40:30:00
40:15:00
40:0:00
40:00:00
40:40:00
40:40:00
40:40:00
160:00:00
45:00:00
50:00:00
45:00:00
55:00:00
195:00:00
FUENTE: Bitcora de asistencia de los empleados de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda.
Cumplimiento
HORAS /MES
160
NO CUMPLE
vacaciones
Inspeccin
Apertura de sistemas
informticos
NO CUMPLE
Permiso lactancia
165:30:00
152:00:00
160:49:00
NO CUMPLE
Enfermedad
ANLISIS:
Este indicador nos permite medir el nmero de trabajadores que cumplen con su
horario de trabajo eficientemente que son 40 horas semanales y 160 horas mensuales,
donde el 76.92% de los empleados si cumplen de manera eficiente su horario de
trabajo mientras que el 23.07% no cumple con el horario de trabajo estipulado.
El total de horas laborables a la semana son 40 horas esto quiere decir que el 76.92%
de los empleados cumplen con el horario establecido mientras que el 23.07% no
cumple con el horario de trabajo, lo que quiere decir que al da no cumplen con las 8
horas reglamentarias. La cooperativa no presenta un nivel de eficiencia del 100% en
recursos humanos, por lo que se debera tomar correctivos y justificaciones sobre las
faltas de horas cumplidas en su trabajo.
Tabla N- 2.31: FICHA TECNICA N 3 INDICADOR DE EFICIENCIA

Nombre
del
Indicador
Objetivo
FUERZA
Este
LABORAL
est ligado al
indicador
grado
de
capacitacin de
los
Nivel de capacitacin
Nmero de empleados capacitados

Total de empleados
empleados
de la Institucin
Unidad
de
medida
Frecuencia
Referencia
Interpretacin
Semestral
Recursos
Despus
Humano
realizado el programa de
de
capacitacin
concluir
que
10
NC=
15 =
Crdito
la
Educadores
de
Chimborazo cuenta con el

del
personal
NC= 0,66*100
capacitado en las reas que
NC= 66%
desarrollan sus actividades

cotidianas.
podemos
Cooperativa de Ahorro y
66%
FUENTE: Bitcora de asistencia de la CACECH

haber
Tabla N- 232: FICHA TECNICA N 4 INDICADOR DE EFICIENCIA

Nombre
del
Indicador
Objetivo
SEGURIDA
Las
DE
condiciones
HIGIENE
DE
TRABAJO
Unidad
de
medida
Frecuencia
Referencia
Interpretacin
Porcentaje
Mensual
Recursos
De los resultados podemos
Humano
afirmar
mejores
seguridad
se
e
higiene
Cantidad
Cantidad de horas laborables almes
disminuyen los
accidentes
las
condiciones laborales en la
CACECH,
puesto
8
NC=
160 =
que
son
que
idneas
no
se
evidencian un mayor de
horas prdidas producto de
accidentes o enfermedades
NC= 0,05*100
a causa de trabajo y de las
NC= 5%
pocas que se registran son

producto de estrs laboral.
FUENTE: Bitcora de asistencia de la CACECH


Guia Del Manual Paulina Revisada

Caricato da

Informazioni sul documento

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Guia Del Manual Paulina Revisada

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

MODELO DE GESTIN ADMINISTRATIVO PARA LA

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO EDUCADORES DE CHIMBORAZO

DIAGNSTICO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO EDUCADORES

MODELO DE GESTIN ADMINITRATIA PARA LA COOPERATIVA DE AHORRO Y

Manual de Procesos para la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de

Plan de Comunicacin Interna para la Cooperativa de Ahorro y Crdito

Plan de Capacitacin para los Empleados y Socios de la Cooperativa de

Resultado de las Evaluaciones.........................................................55

Formularios de Evaluacin para los Empleados Capacitados...........55

Diseo, Anlisis e Interpretacin de Indicadores de Gestin............60

Objetivos de los Indicadores de Gestin...........................................61

Metodologa para la construccin de los Indicadores de gestin......62

Preparacin de los indicadores.........................................................64

N-1.1: MATRIZ FODA........................................................................................13

TABLA N-1.2: ANLISIS INTERNO..................................................................................14

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y

PROCESOS SOLICITUD DE CRDITO.............................37

PROCESOS INSPECCIN DEL CRDITO........................................38

PROCESOS PROCEDIMIENTO DE LA COMISIN

PROCESOS (OPERACIONES DE CRDITO)..................................41

1. COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO EDUCADORES DE CHIMBORAZO

gestin de la Cooperativa, las mismas que dificultan el desarrollo de las actividades

la institucin. ( Recursos Humanos, Servicios generales)

Evidenciando las debilidades internas que presenta la Cooperativa se puede

adems de contar con personal comprometido con su trabajo en el que se

El modelo de gestin administrativa basado en el mejoramiento continuo de Kaizen

La planeacin es el primer elemento o etapa del proceso administrativo, este consiste en

2.3.1. Matriz FODA

Tabla N- 1.1: Matriz FODA

Determinar conductores de valor

Formar talento humano

Realizar investigaciones sobre

Fuente: Plan Estratgico de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda.

2.3.2. Anlisis Interno

Visin masiva del negocio

Fuente: Plan Estratgico de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda.

Elaboracin: Ing. Csar Oa

EVALUACIN DE FACTORES INTERNOS

Tabla N- 1.3: Evaluacin de Factores Internos

Talento Humano Capacitado

Fuente: Plan Estratgico de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda.

En relacin al resultado de 2.92, podemos manifestar que la Cooperativa de Ahorro y

Nuevo entorno social

Desarrollo del Cooperativismo

Entorno econmico y poltico

Nuevo modelo econmico

Fuente: Plan Estratgico de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda.

EVALUACIN DE FACTORES EXTERNOS (EFE)

Fuente: Plan Estratgico de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Educadores de Chimborazo Ltda.

Elaboracin: Ing. Csar Oa

En base al resultado de 2.16, podemos decir que la Cooperativa de Ahorro y Crdito

Alto 3.0 A 4.0

Dentro de la organizacin se tom en consideracin la estructura organizacional de las

2.4.1. Estructura Orgnica

Grfico N- 2.1 Organigrama Estructural de la Cooperativa de Ahorro y Crdito

Realizado Por: Paulina Castillo

2.4.2. Estructura Funcional

La descripcin menciona lo siguiente:

Las responsabilidades o tareas del puesto (lo que hace el ocupante),

tareas (cmo lo hace)

2.4.2.4. Anlisis del Puesto de Trabajo

2.4.2.5. Requisitos Intelectuales

2.4.2.6. Requisitos Fsicos