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CONTABILIDADE DE GESTO II
GESTO ORAMENTAL
Introduo
O funcionamento de uma empresa industrial caracteriza-se, de modo sucinto, pela aquisio,
armazenagem e transformao de matrias em produtos acabados com recurso a mquinas e operrios.
Os produtos fabricados aguardam, no armazm, por sua vez, a recepo dos pedidos dos clientes, cuja
execuo d origem a facturas e consequentes recebimentos.
Contudo, podem se levantar algumas questes:Como fixar o programa de fabrico? E o nvel de stocks
adequado? As matrias-primas so suficientes? Os meios envolvem o recurso ao crdito alheio?
Etc...
Hoje no conceptvel que o gestor possa desempenhar a sua funo na empresa sem dispor de um
plano de aco, o qual tem que assentar em pressupostos minimamente vlidos.
A gesto oramental abrange as funes de planeamento e controlo; logo, no mais do que uma
aplicao restrita dos princpios gerais da gesto de empresas, abrangendo as referidas funes de
planeamento e controlo.
Planeamento
A gesto tradicional baseada na ptica da explorao: estar mais de perto relacionado com os
problemas quotidianos da empresa e conduzir a resultados imediatos.
A gesto moderna das empresa tem que ser considerada segundo duas pticas, que se completam: a
ptica da explorao e a ptica do planeamento.
DESVANTAGENS:
O insucesso do planeamento deve-se, fundamentalmente, s seguintes causas:
- os diversos elementos do plano no foram convenientemente apreendidos;
- alguns dos gestores no esto comprometidos no planeamento. Convm que estejam todos,
- a responsabilidade do planeamento pertence apenas ao departamento de planeamento; no
pode ser;
- espera-se que os planos sejam cumpridos na ntegra, quando estes devem ser flexveis;
- o arranque do planeamento tardio, pelo que deve ser sacrificada a perfeio pela rapidez,
principalmente no primeiro ano;
- os planos devem ser seguidos, devem-se utilizar numa informao adequada.
Controlo
Comparao entre as actividades planeadas e realizadas e anlise dos respectivos desvios, para
accionamento de um mecanismo de "feed-back", que permite:
-
Ora, estas tarefas (planeamento e controlo) s podem ser satisfatoriamente realizadas quando os
respectivos responsveis dispem de informaes abundantes, precisas e oportunas, as quais, na sua
maior parte, ho de ser fornecidas pela Contabilidade, como tcnica de informao ao servio da
empresa.
A gesto oramental trata do planeamento a curto prazo e consiste no seguinte:
1) Previso
o estudo antecipado da deciso, ou seja, o estudo da possibilidade e desejo de concretizar. uma
atitude voluntria, colectiva e cientfica face aco futura.
uma atitude voluntria, pois baseia-se na descrio do quadro interior da empresa, onde esta se ter
de inserir.
uma atitude colectiva, pois cada um, no nvel em que se situa, vai participar na elaborao dos
programas. Todos os responsveis interessados se associam ao projecto e colaboram na sua
concretizao.
uma atitude cientfica, de base estatstica e econmica, no esquecendo a inteno de cada um dos
intervenientes no processo.
2) Elaborao de oramentos
Os oramentos devem ser elaborados por meses. Normalmente, em Novembro/Dezembro do ano
anterior so elaborados os oramentos do ano, por trimestres. Em Dezembro, elabora-se o
reajustamento do oramento, discriminado por meses, relativo a Janeiro, Fevereiro e Maro, e assim
sucessivamente. No ms anterior elaborado o oramento do ms seguinte, por semanas.
No fim de cada trimestre, aps a comparao com o real, podemos ajustar os oramentos dos trimestre
seguintes.
Sergio Alfredo Macore
6) Responsabilidade
A responsabilidade de um oramento implica o acordo do responsvel pelo oramento e do seu
superior hierrquico. S assim possvel a co-responsabilidade.
7) Filosofia da empresa
Por vezes, surgem dificuldades na montagem desta nova filosofia nas empresa, devido,
fundamentalmente, ao seguinte:
-
No podemos ter pretenses de logo no primeiro ano termos bons resultados na elaborao dos
oramentos. A experincia diz-nos que s ao fim de trs a quatro anos nos possvel elaborar bons
oramentos, apurar desvios e tomar medidas correctivas acertadas. Regra geral, o pivot dos oramentos
o oramento das vendas, pois sem mercado nada feito.
Dentre as vrias tcnicas de gesto, entende-se por controlo oramental a traduo quantitativa e
previsional de um programa de aco, que vir, mais tarde, a ser comparado com os resultados
efectivos dessa aco.
Sergio Alfredo Macore
Nem sempre fcil projectar o futuro da vida de empresa. Todavia, nos dias de hoje, torna-se
imperiosa a implantao do controlo oramental, dadas as seguintes vantagens:
elaborar previses, sendo avaliado o risco das decises a tomar,
descentralizao eficaz e segura;
participao do pessoal na vida e no comportamento da empresa.
Para a sua implementao os passos a seguir so os seguintes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Gerir uma empresa, tal como governar um pas, implica sempre uma aco e a necessidade de
previso.
A organizao da empresa
diviso dos oramentos por nveis de responsabilidade;
reorganizao das estruturas da empresa;
utilizao da contabilidade analtica, adaptando esta medio da organizao oramental;
identidade entre centros de custo e centros de responsabilidade.
O equilbrio microeconmico
o oramento representa, entre encargos e proveitos, bem como entre receitas e despesas, bem
como entre pagamentos e recebimentos;
o equilbrio global deve ser ponderado, tendo em vista o ano futuro, como os prximos anos (
o caso do oramento dos investimentos);
reflexo da evoluo econmica, nomeadamente: variao da actividade, variao dos preos e
conjuntura actual.
Reviso do oramento, ou seja, qualquer oramento pode ser revisto, sempre que as circunstncias
o exigirem.
3) Controlo e anlise dos desvios
Consiste na comparao entre as previses e as realizaes, bem como na anlise dos desvios. Nesta
fase temos que ter em ateno:
A interpretao global dos desvios dever ser atribuida a uma nica pessoa (controller de gesto). Este
controller dever elaborar um relatrio de sntese, pelo mtodo das excepes, chamando a ateno
para os resultados anormais que necessrio corrigir.
Depois de diversas reunies entre os vrios responsveis pelos oramentos, devero surgir as aces
correctivas. Nestas reunies, ao mais alto nvel da direca da empresa, so analisados os documentossntese, bem como os comentrios e esclarecimentos neles contidos. Assim, surgem os oramentos
ajustados.
Ningum tem dvidas acerca das vantagens que advm para a empresa derivadas da aplicao do
mtodo da gesto oramental. No entanto, isto no significa que a sua implementao na generalidade
das empresas no acarreta dificuldades nada fceis de ultrapassar.
Em primeiro lugar, existe uma grande ignorncia dos princpios de gesto. Em muitas empresa,
normalmente, as pessoas vm os oramentos como um meio de controlo dos superiores hierrquicos e
no como um auxiliar da sua gesto. Da a sua grande descrena relativamente ao sistema.
Em segundo lugar, as pessoas no gostam de prever o futuro. De um modo geral, argumentam que as
previses nunca coincidem com a realidade e isto serve de autojustificao para a no elaborao de
quaisquer previses ou estimativas.
Por ltimo, para que os oramentos possibilitem uma aco eficaz, torna-se necessrio que sejam
elaborados e discutidos com os diversos responsveis da empresa. H a tendncia para encarregar a sua
elaborao a um rgo de "staff" (controlo de gesto, controlo oramental, planeamento e controlo,
), atendendo capacidade vulgarmente demonstrada pelas pessoas que aqui trabalham e no recorrer
aos responsveis pelas diversas reas funcionais (embora com o apoio daquele rgo).
A implantao da Gesto Oramental numa empresa permite:
-
1- Estrutura orgnica
A implantao da Contabilidade Analtica exige que a estrutura orgnica da empresa
(organograma, funes dos rgos e seus responsveis) se encontrem convenientemente definidos.
Se assim no for, difcil atribuir responsabilidades pelos desvios;
2- Reaco dos quadros
Deve-se estar preparado para a reaco que certos quadros da empresa manifestam em relao
implantao da Gesto Oramental, fundamentalmente por duas razes:
-
3- Os objectivos que se fixarem devem ser aqueles que possvel alcansar em condies normais de
funcionamento da empresa e do meio em que se insere. Portanto, no devem ser estabelecidos
objectivos no alcanveis e que por isso desinteressem os gestores que por eles devem responder,
nem o caso inverso.
4- Formao
A implantao da Gesto Oramental deve ser precedida de aces de formao tendentes a que os
responsveis das diversas reas da empresa disponham dos conhecimentos mnimos necessrios
Nas pequenas e mdias empresas, a funo desempenhada pelo director financeiro. Nas empresas
com mais de 1 000 pessoas devem criar um servio prprio a nvel de director de servio ou chefe de
diviso.
Independentemente da posio hierrquica que possa desempenhar, o controller ou controlador de
gesto, deve possuir as seguintes qualidades:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
ORAMENTOS DA EMPRESA
Os oramentos resultam de previses feitas no curto prazo (at um ano). Tais planos devem ser
sempre fixados, para cada nvel de deciso, com acordo mtuo do responsvel de determinado nvel e
do responsvel do nvel imediatamente superior. Este princpio fundamental para a ulterior
responsabilizao pelos desvios verificados, alm de envolver o princpio da participao de todos os
responsveis (cada um a seu nvel) no processo de gesto da empresa.
Um oramento um documento formalmente escrito para os planos da gesto a desenvolver no futuro.
Um oramento indica o curso da aco futura, servindo s principais funes da gesto, do mesmo
modo que os desenhos do arquitecto ajudam o construtor e o plano de voo auxilia o piloto de um avio.
O oramento deve integrar objectivos srios e atingveis, o que determina que o planeamento deve ser
baseado em estudos cuidadosos. Os fundamentos da oramentao so:
-
Entre o objectivos fundamentais a atingir por uma empresa privada pode considerar-se uma
determinada rendibilidade do seu activo ou dos capitais prprios.
Embora os oramentos sejam normalmente associados a organizaes lucrativas, eles desempenham
igualmente um papel importante em organizaes no lucrativas, como sejam escolas, hospitais,
departamentos governamentais, etc.
O sistema de elaboraa e controlo dos oramentos pode ser efectuado pelo tipo e grau de
complexidade de uma empresa determinada, montante da sua facturao, importncia relativa da sua
estrutura organizacional e outros factores. Por outro lado, as diferenas entre um sistema delineado
para operaes industriais de qualquer tipo e uma empresa de servios podem ser significativas.
O desenvolvimento do oramento para um determinado ano comea normalmente vrios meses antes
de terminar o ano anterior. A resposnsabilidade pelo seu desenvolvimento confiada a cada um dos
custos fixos so os que no variam directamente com o volume de vendas (departamento comercial da
sede), delegao comercial da sucursal, etc.).
Os custos com a publicidade tanto podem ser considerados variveis como fixos, tudo dependendo da
sua relao com as vendas (os custos de uma campanha de lanamento de um produto assumem a
natureza de plurianuais).
O oramento dos custos comerciais variveis pode desdobrar-se em tantas rubricas quantos os tipos
diferentes de custos que existam (comisses aos vendedores, fretes, direitos de importao, seguros de
transporte, etc.). Dentro de cada rubrica h a considerar tantas quantos os prazos de pagamento, pois
esta indicao importante na elaborao do oramento de tesouraria.
6. ORAMENTO DE TESOURARIA
Um dos instrumentos fundamentais para uma boa gesto financeira da empresa o denominado
oramento de tesouraria. Este destina-se a apurar as diferenas mensais entre os recebimentos e os
pagamentos previstos em consequncia dos oramentos anteriormente analisados. Assim, torna-se
importante indicar quais os prazos de pagamentos e recebimentos previstos nos oramentos que
originam fluxos de tesouraria.
No grupo dos recebimentos, h a considerar os recebimentos das vendas do perodo e de perodos
anteriores e de outras operaes (vendas de elementos do imobilizado, da carteira de participaes
financeiras, etc.)
Quanto aos pagamentos, estes abrangem os oriundos das compras, dos custos comerciais fixos e
variveis, dos custos da rea fabril e da rea no fabril. Os juros podem ser ou no aqui incluidos, pois
tudo depende de se querer alterar o saldo mensal em consequncia do esquema de financiamento
previsto no oramento financeiro.
Os objectivos de tesouraria so:
fazer a utilizao dos dbitos;
acelerar o pagamento dos dbitos;
acelerar o recebimento dos crditos;
manter um saldo mnimo de disponibilidades adequado s necessidades;
o director financeiro deve colaborar com outros sectores na fixao da poltica de crdito a
conceder aos clientes e a obter dos fornecedores.
A estrutura do oramento de tesouraria pode apresentar-se da seguinte forma:
Oramento de Tesouraria para o Ano 2 00X
Descrio
Janeiro
Sergio Alfredo Macore
Fevereiro
Maro
Total
1. Recebimentos
Vendas do ano
Vendas do ano anterior
Vendas de equip. usado
Desconto do pessoal
Soma
2. Pagamentos
Do ano anterior
Do ano corrente
Compras
Despesas correntes
Ordenados
Telefones
gua
Impostos
Soma
3. Superavit/Deficit
4. Superavit/Deficit acumulado
7. ORAMENTO FINANCEIRO
O objectivo deste oramento o planeamento dos movimentos financeiros da empresa, um
complemento do oramento de tesouraria. importante para a indicao das datas em que necessrio
recorrer a financiamentos internos ou externos, permitindo, assim , negociar com tempo as melhores
condies.
tambm a partir dele que o director financeiro pode programar a aplicao das disponibilidades
excedentrias.
Sempre que haja actualizao e ajustamentos no oramento de tesouraria, ter que se fazer o mesmo no
oramento financeiro, desde que aqueles sejam profundos.
Temos que ter sempre presente que o ciclo do numerrio compreende:
"A transformao do numerrio disponvel em bens e servios e, pela venda destes, a sua subsequente
entrada nos cofres da empresa".
Este ciclo tem de ser rpido e para tal devem contribuir todas as funes e rgos da empresa.
Compete ao gestor financeiro controlar e medir a rapidez do mesmo.
No desempenho das suas atribuies deve o gestor financeiro tomar as medidas adequadas para as
cobranas se processarem como o previsto, bem como controlar os pagamento. Deve ser definido
quem pode autorizar os pagamentos e os respectivos montantes, bem como quem pode assinar os
cheques, livranas, letras a pagar e a receber e outros compromissos.
A manuteno de um saldo mnimo de numerrio adequado tem que ser uma das preocupaes
fundamentais do director financeiro a fim de evitar estrangulamentos.
Sergio Alfredo Macore
Mais uma vez se reala que no se devem esquecer as boas relaes pessoais com os bancos
comerciais e de investimento. Eles devem ser tratados como amigos da empresa.
No se deve esquecer que vale mais ter previses menos precisas, mas actualizadas do que ter valores
melhor preparados mas desactualizados. A melhor previso aquela que fornece gesto os dados
mais realistas que permitem tomar as decises racionais em tempo oportuno.
O traado do mapa do oramento financeiro ser idntico ao seguinte exemplo:
Descrio
Janeiro
1. Origens de fundos
Saldo inicial de caixa/bancos
Superavit de tesouraria
Fundos necessrios
Soma
2. Aplicaes de fundos
Saldo mnimo de caixa/ bancos
Deficit de tesouraria
Fundos disponveis
Soma
3. Fundos necessrios
Disponvel acumulado
4. Novos financiamentos
5. Reduo de financiamento
6. Excesso de disponvel
7. Aplicaes de Tesouraria
Fevereiro
Maro
Total
NO TE ESQUEA DE AGRADECER
Nome: Srgio Alfredo Macore ou Helldriver Rapper
Nascido: 22 de Fevereiro de 1992
Natural: Cabo Delgado Pemba
Contacto: +258 826677547 ou +258 846458829
Email: Sergio.macore@gamil.com
Facebook: Helldriver Rapper Rapper ou Sergio Alfredo Macore
Formao: Gesto de Empresas e Finanas
NB: Se precisar de algo, no tenha vergonha de pedir, estou a sua disposicao para te ajudar,me contacte.