Manual Normas y Proc RRHH

El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado,
reunido en su sesin N 2022 Ordinaria, celebrada el da diecinueve de mayo del ao

dos mil diez, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el
numeral 21 del artculo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artculo 9
del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBO:
Manual de Normas y Procedimientos de los Departamentos de la Direccin de
Recursos Humanos de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado.
Departamento de Captacin y Desarrollo

Introduccin
El Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Captacin y Desarrollo
constituye un documento que presenta y pone a disposicin del personal que integra
esta unidad y de las instancias acadmico-administrativa que lo requieran, la
informacin ordenada y concisa acerca de las actividades y tareas que se realizan
dentro del mismo.
Es de hacer notar, que los manuales constituyen documentos que sirven como medios
de comunicacin y coordinacin dentro de una organizacin, pues en ellos se
concentran las instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el
mejor desempeo de las actividades.
En este sentido, para el personal que integra esta unidad este manual servir de apoyo
para la ejecucin de los diferentes procesos internos, por cuanto busca la
sistematizacin de las actividades a fin de contar con informacin oportuna y precisa.
Es por ello, que se debe prever su actualizacin constante segn las necesidades
existentes y de acuerdo a los cambios que se originen en el entorno que influyan
directamente en las actividades internas, en funcin a esto, el Departamento de
Captacin y Desarrollo deber informar al Departamento de Organizacin y Mtodos
para las modificaciones respectivas.
Aspectos Generales
Objetivo
Representar en forma clara y coherente los diferentes procesos que son ejecutados
en el Departamento de Captacin y Desarrollo como un sistema de gestin que asegure
la prestacin de todos los servicios referidos al reclutamiento, seleccin, contratacin
y movimientos del personal administrativo y obrero de la Institucin.
Manual de Normas y Procedimientos de los Departamentos de la Direccin de Recursos Humanos de la
Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado.
Gaceta Universitaria N 122
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Alcance
El contenido de este manual est dirigido tanto al Departamento de Captacin y
Desarrollo como a todas las Unidades Acadmicas y Administrativas de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado que generen solicitudes involucradas en los
procesos de Captacin y Desarrollo, por lo que ha sido concebido como una compilacin
de informacin til y necesaria para que las personas involucradas puedan utilizarlo en
el mejor desempeo de sus funciones.
PROCESOS CAPTACIN Y
DESARROLLO
Registro de
Movimientos del
Personal
Reclutamiento,
Seleccin y Contratacin
o
o
o
o
Actualizacin Archivo Elegible

Actualizacin Archivo Maestro
Contratacin
Seguimiento a las
contrataciones
o
o
o
o
Levantamiento de
Informacin
Registro de Movimientos de
Personal
Constancias de Trabajo
Reconocimiento aos de
Servicio

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Recepcin de Comunicaciones
Objetivo
Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deber realizarse para la
recepcin de las diferentes solicitudes que ingresan al Departamento de Captacin y
Desarrollo
Normas Especficas
1. Toda solicitud de movimiento de personal deber estar firmada por el Jefe
Inmediato superior, Director de Unidades, Director Administrativo y/o
Directores de Unidades del rea al cual est adscrito el funcionario solicitante,
exceptuando las comunicaciones emitidas por el Rector a travs de punto de
cuenta.
2. En el sistema de recursos humanos se llevar un control sobre el manejo de la
correspondencia a nivel interno.
Formularios Utilizados
Descripcin
Listado de
Correspondencias
Recibidas
Responsable
1.
Asistente de
Recursos Humanos
2.
3.
Jefe de
Departamento
Asistente de
Recursos Humanos
4.
5.
6.
7.
Origen
Secretaria Direccin Recursos
Humanos
Responsable
Secretaria
Medio
Fsico
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Actividad
Recibe del Despacho del Director de Recursos Humanos,
comunicaciones de las unidades acadmicas-administrativas y reporte
en original y copia donde se especifica nro. de memo, referencia, fecha
de recepcin, fecha de asignacin, unidad remitente y asunto.
Firma y sella el reporte en seal de recibido y devuelve copia a la
secretaria de la direccin.
Entrega comunicaciones al Jefe de Departamento para su revisin y
asignacin al analista correspondiente.
Recibe comunicaciones, verifica el concepto de la misma.
Asigna el nombre del analista que realizar el trabajo.
Devuelve al asistente de Recursos Humanos para su distribucin
interna.
Recibe comunicaciones una vez revisadas por el Jefe de
Departamento, determina el analista asignado y registra la asignacin

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en el sistema.
8. Entrega a cada analista haciendo firmar el listado de correspondencias
recibidas.
9. Almacena el listado de correspondencias recibidas en el archivo de
gestin.
Actualizacin Registro Maestro

Objetivo
actualizacin del registro maestro de la Institucin.
Normas Especficas
1. El registro maestro ser alimentado por la currcula recibida a travs de la pgina
web de la Direccin de Recursos Humanos.
2. El registro maestro deber mantenerse actualizado, al menos una vez a la semana.
3. La informacin arrojada por el registro maestro ser condensada en una base de
datos que suministre informacin al Departamento de Captacin y Desarrollo para
el proceso de reclutamiento y seleccin.
Responsable
Asistente de
Recursos Humanos

Actividad
1. Ingresa a la pgina web de la Direccin de Recursos Humanos el da
quinto de cada mes y selecciona la currcula ingresados.
2. Almacena en base de datos de registro maestro clasificndolos por
tipo de profesin, cargo a postular, entre otros aspectos importantes
para la toma de decisiones.
3. De ser necesario, genera respuestas en el sistema para informacin de
los participantes.

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Actualizacin Registro de Elegibles

Objetivo
actualizacin del registro de elegibles para los diferentes cargos de la Institucin.
Normas Especficas
1. El Registro de Elegibles deber permanecer actualizado, a objeto de mantener el
stock correspondiente, en funcin de las demandas institucionales.
2. El registro de elegibles se alimenta a travs de los procesos de Reclutamiento.
3. El registro de elegibles indicar en estricto orden de mrito y de acuerdo al cargo
objeto de concurso los nombres de los aspirantes.
4. Todo candidato podr ser incorporado al registro de elegibles, siempre que haya
presentado y aprobado las pruebas correspondientes al cargo objeto de concurso.
5. Se deber actualizar el registro de elegible en funcin a la dinmica del cargo
dentro de la Institucin.
6. La permanencia de los candidatos en el registro de elegibles ser por un ao,
contados a partir de la fecha de la emisin del acta, siempre y cuando permanezca
en condicin de inactivo. Culminado dicho lapso, se proceder a su
desincorporacin.
7. Un aspirante podr ser desincorporado del registro en los siguientes casos:
a. Haber sido seleccionado para ocupar un cargo en la UCLA, y no aceptar las
condiciones de trabajo.
b. Vencimiento de lapso de permanencia en el registro y
c. Haber solicitado voluntariamente su retiro.
8. La currcula ser recibida va pgina web de la Direccin de Recursos Humanos y
ser administrado por el Analista de Recursos Humanos del Departamento de
Captacin y Desarrollo encargado del proceso de Reclutamiento y Seleccin, en una
base de datos que proporcione informacin tanto para los aspirantes como para el
departamento.
Descripcin
Reporte Aspirantes
Elegibles
Origen
Electrnico
Responsable
Analista de Recursos
Humanos
Medio
ElectrnicoFsico

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Responsable
1.
2.
Analista de
Recursos Humanos
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Actividad
Levanta informacin sobre las necesidades de personal en la
Institucin considerando cargos puntuales o en su defecto, por
solicitudes de personal. (considerar jubilaciones, pensiones, muerte
y/o renuncia)
Revisa las postulaciones si los cargos se refieren a personal obrero y la
informacin en la base de datos del archivo maestro.
Elabora cronograma de reclutamiento externo y aviso de prensa a ser
publicado.
Propone el jurado tomando en consideracin el rea objeto de
concurso, en el punto de cuenta.
Selecciona los aspirantes.
Planifica las pruebas y elabora el baremo considerando el factor
experiencia, psicotcnico, conocimiento y cursos relacionados al rea.
Comunica a los aspirantes la fecha de las pruebas, o les remite
informacin va correo electrnico.
Una vez efectuada las pruebas, pblica en cartelera las personas que
quedaron elegibles.
Elabora acta dejando constancia del proceso realizado.
Ingresa en el sistema los datos del personal que qued elegible tales
como: Cdula, Nombre, Edad, Cargo a ser postulado, Fecha del
concurso o aplicacin de pruebas.
Archiva acta + currculas en el archivo de gestin del departamento.
Tramite de Movimiento de Personal

Objetivo
Desarrollar las actividades inherentes al trmite de los diferentes movimientos de
personal que se realizan en la Institucin, a fin de propiciar mayor eficiencia de los
recursos humanos existentes.
Normas Especficas
1. El Departamento de Captacin y Desarrollo es la unidad responsable de la
actualizacin y registro en el Sistema de Recursos Humanos de los diferentes
movimientos de personal, as como del envo de los soportes a la Seccin de
Archivo Laboral.
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2. Los movimientos de jubilacin, incapacidad, sobreviviente, sern registrados por el

Departamento de Relaciones Laborales, una vez se obtenga el memorando sobre la
Resolucin del Consejo Universitario y remitir al Departamento de Captacin y
Desarrollo para su control y archivo en el expediente del trabajador.
Descripcin
Solicitud de
Contratacin
Cuenta
Memo de Notificacin
Responsable
Analista de
Recursos Humanos
1.
2.
3.
4.
5.
Jefe de
Departamento
6.
7.
8.
9.
10.
Origen
Dpto. Captacin y
Desarrollo
Dpto. Captacin y
Desarrollo
Dpto. Captacin y
Desarrollo
Responsable
Humanos
Humanos
Humanos
Medio
Fsico
Fsico
Fsico

Actividad
Recibe solicitud y verifica el tipo de la misma.
Inicia el levantamiento de informacin a fin de diagnosticar la situacin
presentada, de ser necesario se rene con el Jefe de la unidad
respectiva y trabajador segn el caso.
Elabora informe tcnico sealando la situacin encontrada.
De acuerdo con la propuesta realizada en el informe tcnico:
a. Elabora memorando de notificacin segn sea el caso (cambio de
horario, reconocimiento de fecha de ingreso)
b. Elabora punto de cuenta a las autoridades segn sea el caso
(contratacin de personal, traslado, cambio de cargo, renuncia).
Entrega al Jefe del Departamento de acuerdo con la actividad
realizada solicitud recibida, informe tcnico,
punto de cuenta,
memorando de notificacin.
Recibe solicitud, informe tcnico, punto de cuenta o memorndum de
notificacin de la solicitud segn el caso.
Revisa su contenido, de ser necesario estudia el caso con el analista
responsable.
Entrega solicitud, memorando de notificacin, informe tcnico y punto
de cuenta segn el caso analizado, al Jefe del Departamento de
Captacin y Desarrollo.
Coloca media firma en el informe tcnico, punto de cuenta o memorando
de notificacin.
Remite al asistente de recursos humanos los documentos (informe

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tcnico, punto de cuenta o memorando de notificacin con sus soportes)
Asistente de
Recursos Humanos
DIRECCIN DE
RECURSOS
HUMANOS
Secretaria
Director RRHH
DEPARTAMENTO
DE CAPTACIN
Y DESARROLLO
Asistente de
Recursos Humanos
Analista de
Recursos Humanos
11. Recibe solicitud y documentos (informe tcnico, punto de cuenta o

memorando de notificacin) validados por el Jefe de Departamento y
remite a la Direccin de Recursos Humanos.
12. Recibe documentos del Departamento de Captacin y Desarrollo.
a. Si la solicitud se refiere a un cambio de horario, traslado,
reconocimiento de fecha de ingreso. Recibe: solicitud, traslado,
informe tcnico y memorando de notificacin.
b. Si la solicitud se refiere a una contratacin de personal,
traslado, cambio de cargo. Recibe: solicitud, informe tcnico y
punto de cuenta.
13. Presenta ante el Director para la firma respectiva.
14. Recibe documento revisa y avala los diferentes movimientos.
a. Si la solicitud se refiere a cambio de horario, reconocimiento
fecha de ingreso, traslado devuelve memorando de notificacin
junto a la solicitud e informe tcnico al Departamento de
Captacin y Desarrollo para los trmites respectivos.
b. Si la solicitud se refiere a una renuncia, cambio de cargo o
contratacin,
15. Recibe documentos firmados por el Director de Recursos Humanos
16. Enva para la firma punto de cuenta junto al informe que lo soporta al
Vicerrectorado Administrativo y Rector para su aprobacin.
17. Recibe documentos firmados por Vicerrectorado Administrativo y
Rector
18. Entrega al analista que corresponde el punto de cuenta, el informe y
dems documentos que soportan el movimiento. (Independientemente
que el punto de cuenta este aprobado o negado)
19. Recibe y verifica el punto de Cuenta con los soportes firmado por las
autoridades:
a. Si el movimiento fue aprobado, se da inicio al proceso
administrativo correspondiente, (Traslado, Promocin Interna
y/o Concurso Interno (ir a proceso de concursos),)
b. En caso contrario, elabora memorando de respuesta sealando el
motivo de la negativa y remite al asistente de recursos humanos
(Ir paso 3).
20. Recibe documentos (informe tcnico, punto de cuenta, memorando de
notificacin al trabajador, solicitud) segn el movimiento de personal
procesado y fotocopia el memorando de notificacin:

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Asistente de
Recursos Humanos
c. Si el movimiento se refiere a cambio de denominacin de cargo y

reconocimiento de fecha de ingreso, distribuye
i. Original memorando al trabajador.
ii. Copia memorando a la unidad administrativa.
iii. Solicitud, Informe tcnico y copia memorando de
notificacin al expediente del trabajador.
d. Si es un traslado, cambio de cargo, distribuye:
i. Original memorando Interesado.
ii. Copia memorando unidad administrativa
iii. Solicitud, Informe tcnico, punto de cuenta y memorando
de notificacin al expediente del trabajador.
21. Recibe memorando de respuesta al trabajador, hace firmar por el Jefe
de Departamento y Director de Recursos Humanos.
e. Fotocopia memorando y remite:
i. Original al trabajador,.
ii. Copia unidad administrativaiii. Copia del memorando + solicitud archivo de gestin.
Contratacin de Personal
Objetivo
contratacin de personal en la Institucin.
Normas Especficas
Contratacin de Personal:
1. El origen para la contratacin del personal ser a travs de una Solicitud de
Personal.
2. El analista de recursos humanos recibida la solicitud de personal, deber verificar
el registro de elegible en primera instancia a fin de determinar si se cuenta con la
persona para el cargo solicitado, en caso de no existir una persona elegible, se
verificar el registro maestro o se emitir una convocatoria para iniciar el proceso
de contratacin.
3. Para proceder a una contratacin, la misma deber llevar anexo cuenta del
Vicerrector Administrativo y Rector e informe tcnico.
4. En el expediente del personal contratado deber archivarse la evaluacin de
desempeo al finalizar cada contrato.
5. Se deber realizar seguimiento a la documentacin soporte del personal
contratado.

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6. El registro del personal contratado en el sistema deber realizarse

inmediatamente firme el contrato de trabajo a objeto de procesar su ingreso a la
nmina.
7. El Departamento de Captacin y Desarrollo deber emitir a Registro y Control un
listado del personal contratado a objeto de proceder al pago respectivo, el cual
ser avalado por el Director de Recursos Humanos.
8. El expediente de personal ser estructurado en la Seccin de Archivo, para lo cual
el Analista de Recursos Humanos le entregar los documentos necesarios para
conformarlo.
9. El Departamento de Captacin y Desarrollo direccionar al personal contratado a
los diferentes departamentos de la Direccin de Recursos Humanos, a fin de que
realice los trmites respectivos.
10. Si el contrato es superior a tres (3) meses deber realizarse una evaluacin antes
de cumplir 90 das a fin de valorar el perodo de prueba.
Responsable
Humanos
Jefe de Departamento
Asistente de Recursos
Humanos
Secretaria Direccin
Humanos

Actividad
1. Recibe cuenta aprobada por el Vicerrectorado y Rector e informe
tcnico relacionado con la contratacin de personal.
2. Elabora contrato de servicio, memorando y Notificacin de
Condiciones Laborales de presentacin y remite al Jefe del
Departamento.
3. Recibe contrato de servicio, memorando de presentacin y
Notificacin de Condiciones Laborales revisa, firma y entrega al
asistente de recursos humanos.
4. Recibe contrato de servicio y memorando de presentacin
Notificacin de Condiciones Laborales, remite y registra
documentos a la secretaria de la Direccin de Recursos Humanos.
5. Recibe contrato de servicio y memorando de presentacin y
Notificacin de Condiciones Laborales, registra y entrega al
Director de Recursos Humanos para su firma.
6. Una vez firmado por el Director, remite documentacin al
Departamento de Captacin y Desarrollo
7. Recibe y registra documentos firmados por el Director de
Recursos Humanos
8. Entrega al analista que corresponde.
9. Recibe del Asistente de Recursos Humanos, contrato de servicio y
memorando de presentacin y procede de la siguiente manera:
a. Hace firmar el contrato por el ganador en original y copia y
oferta de servicio

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Humanos
Humanos
b. Entrega carnet al nuevo trabajador.

c. Entrega notificacin al trabajador sobre los trmites
internos que ha de realizar en los departamentos de la
Direccin de Recursos Humanos (Relaciones Laborales y
Registro y Control).
d. Entrega copia del contrato al trabajador.
e. Registra el personal contratado en el sistema.
10. Estructura el expediente del concurso con los siguientes
documentos:
a. Solicitud unidad acadmico-administrativa
b. Informe Tcnico
c. Cuenta aprobada
d. Convocatoria concurso
e. Baremo
f. Correspondencia de los aspirantes
g. Comunicacin designacin del jurado
h. Pruebas de conocimiento Acta concurso o declaracin
desierta
i. Currcula
j. Dems documentos soporte del currculo.
Concursos
Objetivo
ejecucin de Promocin Interna, Concurso Interno y Concursos Externo en la
Institucin
Normas Especficas:
1. Cuando la universidad requiera de un personal altamente calificado y con las
capacidades que requiera la institucin, el proceso de reclutamiento y seleccin
se realizar por la Direccin de Recursos Humanos a travs del Departamento de
Captacin y Desarrollo.
2. Se realizar Concurso Externo para una vacante, cuando en la universidad no
exista un personal calificado para ocupar el cargo, o se agote la va de Promocin
Interna y/o concurso interno.
3. Los concursos externos debern ir precedidos de una convocatoria escrita la cual
debe ser autorizada por el Vicerrector Administrativo y Rector y la misma ser
publicada por los medios institucionales (Web, cartelera y peridico y en
diferentes dependencias de la Institucin)
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4. La convocatoria publicada deber contener como mnimo lo siguiente:

o Cargo
o Escala Nivel
o Dedicacin
o Ubicacin (si es el caso)
o Fecha de Recepcin currculum
o Requisitos Mnimos exigidos (Educacin Experiencia, otros requisitos).
5. El Baremo deber contener: (incluir concepto) Falta tems del baremo
o Factores con su respectiva ponderacin.
o Jurado calificador con la aprobacin del Rector y Vicerrector
Administrativo.
6. Una vez finalizada la fecha de recepcin de las solicitudes sealadas en la
convocatoria, el Departamento de Captacin y Desarrollo realizar la preseleccin
de los aspirantes.
7. Las pruebas psicotcnicas sern aplicadas por el Departamento de Captacin y
Desarrollo.
8. Las pruebas de conocimiento sern elaboradas, aplicadas y corregidas por el
jurado asignado.
9. El Director Administrativo o responsable del presupuesto de la unidad que solicita
la contratacin, deber sugerir el especialista en el rea como jurado del
concurso. (No el Reglamento establece que el jurado es aprobado en punto de
cuenta por el Rector y el Vicerrector Administrativo).
10. El jurado calificador estar conformado por tres (3) miembros principales con sus
respectivos suplentes, estructurado de la siguiente manera:
a. Un (1) representante de la Direccin de Recursos Humanos.
b. Un representante de la Unidad Acadmica Administrativa solicitante
c. Uno (1) o ms especialistas en el rea objeto del concurso.
d. Sern convocados los gremios de la universidad (dependiendo del cargo que
se someter a concurso si es obrero o administrativo), el cual enviar un
representante en calidad de observador.
e. En caso de requerirse, se podr nombrar un especialista en rea
complementaria a la evaluacin del concurso
11. Una vez aprobado el baremo, se deber publicar con el cronograma de actividades,
los integrantes del jurado calificador y listado de aspirantes preseleccionado, en
la cartelera del Departamento de Captacin y Desarrollo y por los medios
tecnolgicos que existen en la Institucin, con dos (2) das de antelacin a la
promocin o concurso.

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12. La carpeta de concursos deber contener los siguientes documentos:

a. Solicitud de la unidad administrativa.
b. Informe tcnico
c. Punto de cuenta aprobado
d. Baremo
e. Convocatoria
f. Prueba de Conocimiento y Psicotcnica
g. Acta de Resultado.
h. Acta de revisin segn se el caso
13. El acta del concurso deber contener lo siguiente:

o Lugar del concurso.
o Fecha
o Datos del jurado examinador.
o Descripcin del baremo.
o Denominacin del cargo
o Especificaciones del Perfil
o Nombre y apellidos de los aspirantes.
o Cumplimiento de los requisitos.
o Puntuacin y posicin obtenida.
o Firma del jurado calificador y observadores.
14. Se deber publicar los resultados en la cartelera del Departamento de Captacin
y Desarrollo y se notificar por escrito al ganador del concurso, dentro de los diez
(10) das siguientes a la consignacin del acta final por parte del jurado
examinador.
15. Los participantes podrn solicitar revisin, otorgndose un plazo de dos (2) das
hbiles, para que los interesados soliciten por escrito, la revisin de los resultados
de sus pruebas ante el jurado examinado
16. Los ganadores de la promocin o concurso debern permanecer en el cargo un
mnimo de dos (2) aos para poder tener derecho a concursar para cargos
superiores.
17. Los participantes que no aprueben la promocin o el concurso no podrn,
inscribirse ni participar para cargos del mismo grupo ocupacional del cual no
resulto ganador, hasta cumplir un (1) ao de haber participado.
Cuando la promocin interna sea declarada desierta, se deber elaborar un acta y
anexar como soporte al inicio del concurso interno

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Descripcin
Convocatoria Concurso
Baremo
Aviso de Prensa
Acta de Resultado
Memo de Notificacin
Responsable
DEPARTAMENTO DE
CAPTACIN Y
DESARROLLO
Humanos
Jefe del
Departamento
Director de Recursos
Humanos
Humanos
Origen
Dpto. Captacin y
Desarrollo
Dpto. Captacin y
Desarrollo
Dpto. Captacin y
Desarrollo
Dpto. Captacin y
Desarrollo
Dpto. Captacin y
Desarrollo
Responsable
Humanos
Humanos
Humanos
Humanos
Humanos
Medio
Fsico
Fsico
Fsico
Fsico
Fsico

Actividad
1. Recibe del Despacho del Director, cuenta aprobada por el
Vicerrector Administrativo
y Rector e informe tcnico.
(preguntar quien recibe es la Asistente de Recursos Humanos en
captacin)
2. Elabora convocatoria de Promocin Interna, Concurso Interno o
Externo, segn sea el caso y lo dispuesto en el informe tcnico.
3. Entrega al Jefe de Departamento para su revisin y aprobacin.
4. Recibe convocatoria de concurso, firma y remite al Director de
Recursos Humanos.
5. Recibe convocatoria de concurso y/o promocin interna, firma y
entrega a Secretaria de la Direccin.
6. Devuelve convocatoria de concurso al Departamento de Captacin
y Desarrollo.
7. Recibe convocatoria de concurso aprobada por las instancias
correspondientes y devuelve al Analista de Recursos Humanos

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Humanos
Humanos
8. Recibe convocatoria de concurso aprobada y procede de la

siguiente manera:
a. Si el concurso se efecta a nivel de la unidad solicitante
(promocin interna), enva la convocatoria para la
inscripcin de los aspirantes va red y publica en cartelera
del Departamento de Captacin y Desarrollo.
b. Si el concurso se efecta a nivel de toda la institucin
(concurso interno), enva la convocatoria a todas las
unidades de la universidad va red y publica en cartelera del
Departamento de Captacin y Desarrollo y de la unidad
solicitante para la inscripcin de los aspirantes.
c. Si el concurso es externo:
i. Revisa la base de datos del registro maestro para
ubicar los candidatos al concurso.
1. Si existe un mnimo de cinco (5) aspirantes
para el cargo objeto de concurso, se estudia
las currculas y selecciona los candidatos,
para dar inicio al mismo.
2. De lo contrario, elabora aviso de prensa y se
enva a la Direccin de Informacin y
Relaciones para la publicacin en un periodico
de circulacin regional o nacional, segn sea
el caso, as mismo se remite va red a todas
las unidades de la Universidad.
9. Recibe comunicacin de los aspirantes si el concurso es interno,
currculo si el concurso es externo y entrega al analista de
recursos humanos.

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Humanos
Jurado
Humanos
Humanos
Jurado
10. Recibe comunicacin y/o currculum junto a los documentos

solicitados de los aspirante al concurso:
a. Si el concurso es a nivel de la institucin (promocin
interna, concurso interno) comunica de forma verbal a los
aspirantes para que actualicen su expediente y luego
solicita los mismos a la seccin de archivo.
b. De lo contrario, evala los currculum recibidos y
selecciona los candidatos.
11. Ingresa al sistema registra y actualiza los datos de los aspirantes
a concursar, tales como: cdula, apellidos y nombres, cargo objeto
concurso, unidad.
12. Coloca en cartelera baremo segn la normativa establecida.
13. Elabora comunicacin escrita al jurado seleccionado informando su
participacin en el concurso, hacer firmar por el Jefe de
Departamento y Director de Recursos Humanos.
14. Publica copia del baremo y del cronograma de la promocin o
concurso en cartelera del Departamento de Captacin y Desarrollo
y en los medios tecnologicos con que cuenta la Institucin, con dos
(2) das hbiles de antelacin al mismo devuelve original al
analista de recursos humanos.
15. Reciben comunicacin sobre el concurso a participar y se renen a
fin de elaborar las pruebas de conocimiento segn el perfil del
cargo.
16. Aplica pruebas psicotcnica a los aspirantes del concurso y
entrega al psiclogo para su correccin., en el caso de promocin o
concurso interno.
17. En el caso de concurso externo, una vez obtenidos los resultados
los aspirantes que aprueban, pasan a la fase de aplicacin de la
prueba de conocimientos.
18. Aplica la prueba de conocimiento, corrigen y entregan resultados
al Analista de Recursos Humanos.

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Humanos
19. Recibe resultados del jurado calificador.

20. Elabora acta del concurso
21. Informa los resultados a los aspirantes del cargo, a travs de un
listado publicado en cartelera del Departamento de Captacin y
Desarrollo.
22. Si es promocin interna o concurso interno:
a. Registra movimiento en el sistema.
b. Emite memorandun de cambio de cargo, si es promocin y
concurso interno, hace firmar por el Jefe del
Departamento, Director de Recursos de Recursos
Humanos, Vicerrector Administrativo y Rector.
c. Distribuye el cambio de cargo de la siguiente manera:
i. Interesado
ii. Unidad Administrativa
iii. Jefe Superior Inmediato
d. Remite copia de memorandum de cambio de cargo y acta
concurso al expediente del trabajador.
23. Si es concurso externo inicia el proceso de contratacin. (Ir
procedimiento contratataciones).
Inclusin de Contrataciones y Movimientos de Personal en Nmina

Objetivo
inclusin de las contrataciones y movimientos en la nmina.
Normas Especficas
1. Mensualmente el Departamento de Captacin y Desarrollo, deber emitir una
relacin de las contrataciones realizadas, para el Departamento de Registro y
Control, la cual contendr: nombre del trabajador, cdula de identidad, cargo,
lapso de contratacin.
2. Antes del 21 de cada mes, el Departamento de Captacin y Desarrollo deber
emitir al Departamento de Registro y Control, una relacin de los movimientos de
personal que generen cambios de sueldo a fin de proceder a su cancelacin en la
nmina.
3. La relacin de contrataciones y movimientos de personal debern estar firmados
por el Jefe de Captacin y Desarrollo y visto bueno del Director Recursos
Humanos.
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Descripcin
Listado Contrataciones y
Movimientos Personal
Responsable
1.
2.
Analista de
Recursos Humanos
3.
4.
5.
6.
Origen
Dpto. Captacin y
Desarrollo
Responsable
Humanos
Medio
Fsico

Actividad
Mensualmente ingresa al sistema y emite relacin de contrataciones y
movimientos de personal.
Verifica la informacin con cada analista, a fin de detectar cualquier
error en las fechas.
Emite tres listados definitivos en original y una copia para la firma en
seal de recibido.
Presenta al Jefe de Departamento para su conformacin.
Remite original de los listados al Departamento de Registro y Control,
Relaciones Laborales y Direccin de Seguridad y Salud en el Trabajo,
hace firmar la copia en seal de recibido.
Archiva copia de los listados en el archivo de gestin del
departamento.
Seguimiento a la Contratacin de Personal

Objetivo
Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deber realizarse a fin
de efectuar seguimiento a la contratacin del personal tomando en consideracin la
normativa interna que lo regula.
Normas Especficas
1. El perodo de contratacin del personal administrativo no debe exceder de un ao
y del personal obrero de noventa (90) das.
2. El obrero contratado tendr un perodo de 45 das de cesanta para un nuevo
contrato.
3. En el sistema de recursos humanos se deber incluir informacin relacionada con la
evaluacin del personal contratado efectuada por el supervisor inmediato; a fin de
ser tomado en cuenta para futuras contrataciones.

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4. El Departamento de Captacin y Desarrollo debe efectuar seguimiento a las

contrataciones efectuadas a fin de cumplir con las disposiciones administrativas
establecidas.
Descripcin
Reporte Seguimiento
Contrataciones
Responsable
1.
Analista de
Recursos Humanos
2.
3.
4.
Origen
Sistema de Recursos
Humanos
Responsable
Humanos
Medio
ElectrnicoFsico

Actividad
Emite reporte de contrataciones a travs del sistema de recursos
humanos, donde se visualiza cdula del trabajador, apellidos y
nombres, cargo, unidad, tipo de contratacin, nro. cuenta aprobada
perodo de contratacin, resultado del desempeo y justificacin.
Valida la informacin impresa con cada uno de los analista
responsables.
Determina las posibilidades de contratacin del personal que aparece
en el listado segn los criterios establecidos a nivel institucional.
Imprime reporte de contrataciones definitivo y archiva en la carpeta,
a fin de ser utilizado para contrataciones futuras.
Formalizar el ingreso de personal a la institucin

Objetivo
Ejecutar las diferentes actividades que permita formalizar el ingreso de personal a la
Institucin (pase ordinario).
Normas Especficas:
1. Es requisito indispensable para la formalizacin de pase a personal ordinario o
nombramiento, la presentacin de la evaluacin medica ocupacional.
Responsable
Jefe de
Departamento

Actividad
1. Elabora un estudio tcnico sobre puesto de trabajo mediante
lineamientos estratgicos de la Institucin.
2. Suministra informacin a los analistas de recursos humanos para iniciar
el proceso de pase a personal ordinario o de nombramiento.

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Analista de
Recursos Humanos
Asistente de
Recursos Humanos
3. Recibe informacin sobre las personas contratadas a las cuales se le

formalizar su relacin laboral.
4. Se comunica con las personas seleccionadas a objeto de entregarle
formato de Evaluacin Mdica Ocupacional.
5. Ingresa al sistema y genera punto de cuenta.
6. Elabora memorando de pase a personal ordinario y nombramientos.
7. Hace firmar documentos por el Jefe de Departamento y remite al
Director de Recursos Humanos para su firma y trmite ante las
autoridades.
8. Recibe documentos del Director de Recursos Humanos (Punto de
Cuenta y Memorando de Pase a Personal Ordinario y Nombramientos),
verifica si los mismos estn aprobados o n.
8.1. Si estn aprobados, ingresa al sistema:
Actualiza el status del proceso.
Genera la relacin de personal nuevo ingreso por tipo de
trabajador y entrega al asistente de recursos humanos para
su remisin al Departamento de Registro y Control.
Fotocopia el memorando de pase a personal ordinario.
Entrega original del memorando de pase a personal
ordinario o nombramiento al trabajador.
Remite original del punto de cuenta y copia del memorando
de pase a personal ordinario o nombramiento) al expediente
laboral.
8.2. Si no estn aprobados, ingresa al sistema
Actualiza el status del proceso.
Archiva documentos en la carpeta respectiva.
9. Recibe relacin de personal nuevo ingreso, hace firmar por el Jefe de
Departamento y remite al Departamento de Registro y Control.
Elaboracin de Constancias
Objetivo
solicitud y elaboracin de constancias de trabajo del personal administrativo y obrero
de la Institucin.
Normas Especficas
1. Slo los das lunes y martes de cada semana se podrn solicitar constancias de
trabajo.
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2. Los das viernes de cada semana sern selladas las constancias de trabajo.
3. En caso de solicitud de FP-023, los interesados tendrn un lapso de 8 das para
imprimir sus constancias.
Descripcin
Constancia de trabajo
Responsable
1.
Interesado
2.
Asistente de
Recursos Humanos
3.
4.
5.
Origen
Sistema de Recursos
Humanos
Responsable
Humanos
Medio
ElectrnicoFsico

Actividad
Ingresa a la pgina de la Direccin de Recursos Humanos,
Departamento Captacin y Desarrollo a la opcin solicitud de
constancia e ingresa sus datos, sealando el tipo de constancia que
desea procesar.
o Simple
o Detallada
o Total Mensual
o Integral
o FP023 (personal jubilado o que no labora ya en la Inst.)
o Pensin sobreviviente
Ingresa los das mircoles al sistema, verifica las solicitudes y genera
las mismas segn el tipo de informacin requerida.
Verifica los datos en pantalla, de tener algn error corrige, de lo
contrario graba la informacin.
Entrega al jefe de departamento para su firma.
Una vez firmadas las constancias, entrega a cada trabajador.
Reconocimiento por Aos de Servicio en la Institucin

Objetivo
Describir en forma lgica y secuencial los pasos a seguir para la entrega de
reconocimiento por aos de servicio que se le hace al personal administrativo y obrero
de la institucin.

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Normas Especficas
1. Recibir reconocimiento por aos de servicio el personal administrativo que cumpla
cinco (5), diez (10), quince (15), veinte (20) y veinticinco (25) aos de servicio en la
institucin y el personal obrero que cumpla quince (15), veinte (20), veinticinco
(25).
2. Existirn dos cohortes para el reconocimiento de aos de servicios: para el
personal administrativo 01-01 al 19-03, estas personas recibirn bono+botn. La
segunda cohorte ser de 20-03 al 31-12 a estas personas se les otorgar bono, el
botn les ser entregado el 19-03 del ao siguiente.
3. El reconocimiento de aos de servicio para el personal obrero se realiza el diez
(10) de diciembre de cada ao, con la entrega del bono + botn.
4. El listado de aos de servicio ser publicado va Web UCLA, a objeto de informar
oportunamente al personal.
Responsable
1.
2.
3.
4.
Asistente de
Recursos Humanos
5.
6.

Actividad
Ingresa al sistema y genera un listado de aos de servicio de cinco (5)
hasta veinticinco (25).
Emite comunicacin solicitando la compra de botones al Departamento
de Administracin de la Direccin de Recursos Humanos.
Verifica la informacin de los listados con los expedientes del
personal, de todo estar acorde contina con el procedimiento, de
presentar algn inconveniente, se ajustan fechas bajo los lineamientos
legales establecidos.
Imprime listados y elabora memorndum para registro y control y
sindicatos en el cual se indica la fecha tope para devolverlo en caso de
existir observaciones.
Prepara:
a. Para el personal administrativo, cuatro (4) juegos de
memorando ms listado, distribuidos de la siguiente manera: una
para cada sindicato (SEUCLA, SINDEUCLA Y ATAUCLA) y el
restante para el Departamento de Registro y Control.
b. Para el personal obrero, dos (2) juegos de memorando ms
listas, distribuidos de la siguiente manera: una para el sindicato
y el otro para el Departamento de Registro y Control.
Recibe informacin y verifica la misma:
a. De presentar alguna diferencia, corrige y genera listado
definitivo.
b. De estar todo correcto, agrupa los listados y contina el
procedimiento.

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Asistente de
Recursos Humanos
7. Elabora, genera invitaciones o tramita su elaboracin, segn el caso

para ser entregadas al personal administrativo y obrero a reconocer
por aos de servicio y a las autoridades para contar con su presencia.
8. Agrupa listados ms invitaciones y entrega al Jefe de Departamento
para revisin y firma.
9. Recibe del Jefe de Departamento y remite a la Direccin de Recursos
Humanos para la firma del Director.
10. Emite dos listado del personal a reconocer por aos de servicios y
anexa las invitaciones.
11. Entrega al mensajero un listado + invitaciones para su distribucin.
12. Recibe del mensajero listado del personal a reconocer por aos de
servicios una vez entregadas las invitaciones.
13. Remite a la Coordinacin de Protocolo un listado + botones para el
momento del acto.
14. Luego del acto, se recibe de protocolo los botones que no fueron
retirados + el listado con el chequeo de las personas que lo recibieron.
15. Elabora comunicacin tipo circular (va web) informando la fecha tope
en la cual pueden retirar los botones las personas que no asistieron al
acto.
Autorizacin del Pago Bonificacin Especial

Objetivo:
Describir los criterios bsicos que orienten a la Universidad, en el procedimiento de
autorizacin para tramitar el pago de Bonificacin Especial, adems de establecer y
delimitar las responsabilidades de las unidades que intervienen en el proceso, para
procurar una gestin eficaz y efectiva del mismo.
Normas Especficas
1. La Bonificacin Especial deber responder a una situacin administrativa especial
y/o contingencia, o en todo caso a actividades planificadas de orden prioritario que
requieran realizarse en una jornada de trabajo diferente, las cuales debern ser
justificadas con documentos que las sustenten y autorizadas por el Vicerrector
Administrativo, con visto bueno del Rector.
2. Cada unidad administrativa ser responsable de la validacin del concepto, que por
Bonificacin Especial ser cancelado.

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3. Solo se autorizar el pago por concepto de Bonificacin Especial, si existe

disponibilidad presupuestaria para ello. De no existir disponibilidad presupuestaria,
no sern procedentes los trmites de pago de Bonificacin Especial.
4. El supervisor del rea administrativa estar en la obligacin de vigilar la asignacin
de Bonificacin Especial, teniendo siempre presente la racionalizacin y el uso
eficiente de los recursos financieros.
5. Se tomar como base para el clculo de la bonificacin especial el sueldo base
(Preguntar)
6. El Departamento de Captacin y Desarrollo, vigilar que las actividades a
desarrollar por un funcionario bajo la figura de Bonificacin Especial, estn
plenamente justificadas.
7. Para la tramitacin del pago de Bonificacin Especial, debe existir una aprobacin
previa por parte de la Direccin de Captacin y Desarrollo (Departamento de
Captacin y Desarrollo) de las actividades ejecutadas.

Responsable
Actividad
1.
Verifica y certifica el concepto por el cual se cancelar la
Unidad
Administrativa
bonificacin especial.
2. Elabora y enva memorando de solicitud de pago de bonificacin
Director de la
Unidad/Administrador
especial, con la respectiva justificacin y copia de la autorizacin
previa de la Direccin de Recursos Humanos.
DIRECCIN DE
RECURSOS
HUMANOS
Secretaria
3.
DEPARTAMENTO DE
CAPTACIN Y
DESARROLLO
Asistente de
Recursos Humanos
5.
4.
6.
Recibe memorando de solicitud de pago de bonificacin especial y

soportes.
Registra y remite al Departamento de Captacin y Desarrollo
Recibe memorando de solicitud de pago de bonificacin especial,

con la respectiva justificacin y autorizacin.
Registra y entrega al Jefe de Captacin y Desarrollo, quien
asignar al Analista de Recursos Humanos.

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7.
Humanos
Responsable
Humanos
Recibe, revisa y analiza la justificacin que presenta la unidad para

la ejecucin del trabajo y la autorizacin:
a. Si no existe autorizacin previa, y no se justifica el trabajo
realizado notifica por escrito a la unidad solicitante, indicando
las razones por las cuales no es procedente dicho pago.
b. Si existe autorizacin previa, verifica que la solicitud y la
justificacin estn acordes con lo autorizado previamente.
c. Elabora una cuenta solicitando autorizacin al Vicerrector
Administrativo y el visto bueno del Rector.
d. Solicita ante la Direccin de Programacin y Presupuesto la
disponibilidad presupuestaria y anexa a la cuenta.
e. Si la cuenta no es aprobada se devuelve a la unidad solicitante.

Actividad
f. Si la cuenta es aprobada, solicita disponibilidad
presupuestaria a la Direccin de Programacin y Presupuesto.
8. Recibe la informacin de la Direccin de Programacin y
Presupuesto:
1.1. Si no existe disponibilidad presupuestaria, se le informa a la
unidad solicitante.
1.2. Elabora memorando al Departamento de Registro y Control,
para que tramite el pago, anexando copia de disponibilidad
presupuestaria, justificacin de la unidad y cuenta autorizada.
9. Remite al Departamento de Registro y Control memorando de
solicitud de pago, copia de la disponibilidad presupuestaria,
justificacin de la unidad y cuenta autorizada para que proceda a
tramitar el pago.
10. Archiva copia de la solicitud y de los documentos de soporte.
Seleccin y Contratacin del Personal para Actividades o Proyectos que superen

los tres (3) das
Objetivo:
El presente instructivo tiene como finalidad orientar el proceso de contratacin del
personal que se requiere en las diferentes unidades o proyectos de Investigacin,
Extensin, Especiales y Postgrado.

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Alcance:
Abarca las contrataciones mayores a tres (3) das, que se realizan en la Institucin y
son financiados con recursos internos o externos asignados al presupuesto de la
UCLA.
Normas Especficas:
CONTRATACIN DEL PERSONAL:
1. En el ltimo trimestre del ao, las unidades deben estimar el monto para
contratacin de personal que se vaya a requerir para actividades o proyectos
financiados por la UCLA y por entes externos.
2. El proceso de seleccin del personal a contratar lo realizar el responsable de
la unidad o proyecto.
3. El Responsable de la Unidad o Proyecto que requiera hacer contrataciones, lo
har ante la Direccin de Recursos Humanos, una vez aprobado el proyecto y
autorizado por la instancia que corresponda.
4. El Responsable de la unidad o proyecto debe llenar formato de Memo de
Justificacin y anexarlo al formato de Requisicin de Personal que se enva
junto a las credenciales, al Departamento de Captacin y Desarrollo. De no
anexar el memorando no se procesar la solicitud.
5. El proceso de contratacin ser realizado por el Departamento de Captacin y
Desarrollo en un lapso de tres (3) das hbiles, una vez recibida la requisicin
con sus soportes.
6. No se podr contratar servicios con personas naturales que tengan hasta el
segundo grado de consanguinidad y cuarto de afinidad con los Responsables de
las unidades o Proyectos.
7. El contrato de trabajo debe estar firmado por el (la) Director (a) de Recursos
Humanos, Responsable de la unidad o Proyecto y Persona Contratada.
8. El mximo de horas semanales a contratar para el personal podrn ser los
siguientes:
Veinte (20) horas para Proyectos de Investigacin financiados por la
UCLA.
Treinta (30) horas para Proyectos de Postgrado.
Cuarenta (40) horas para Proyectos financiados por otras instituciones.
9. En vista de lo dispuesto en la Ley del Rgimen Prestacional de Empleo y en
concordancia con lo dispuesto en la Ley del Seguro Social Obligatorio y su
Reglamento y la Ley de Seguridad Social, el trabajador que se encuentre inscrito
en el Seguro Social Obligatorio y est cotizando, deber participar por escrito su
26/157
intencin de que no le sean descontadas las obligaciones parafiscales ordenadas en

el rgimen indicado, as como, las evidencias de que est cotizando.
10. Cuando el contrato culmine en la fecha establecida en el mismo, se deber llenar la
forma 1403 en cuatro (4) originales, la cual debe ser firmada por el patrono y
distribuida de la siguiente manera: dos (2) para el Instituto Venezolano del Seguro
Social, una para el asegurado y otra para el Departamento de Captacin y
Desarrollo.
11. Lo no previsto en estas normas se regir por los reglamentos vigentes tales como:
Reglamento General de Postgrado.
Reglamento que rige la Administracin de los Ingresos Propios
obtenidos por los Postgrados de la UCLA.
Normativa para la Administracin de Fondos en Anticipo de la UCLA
Reglamento para la Administracin y Control de los Fondos otorgados
por Instituciones Pblicas o Privadas para Proyectos de Investigacin,
Extensin u orientados al desarrollo o fortalecimiento de programas o
unidades de la UCLA.
aquellos instrumentos legales que lo sustituyan
resuelto en Consejo Universitario.
Responsable
Direccin de
Investigacin,
Extensin y
Coordinaciones de
Postgrado que
requiera contratar por
ms de tres (3) das
Administrador

Actividad
Las Unidades verifican las necesidades de personal para la realizacin de
actividades o proyectos.
1. Revisa la documentacin recibida de la (s) persona (s) a contratar
junto al responsable de la unidad o proyecto, llena el formato
Requisicin de Personal y hace firmar al Responsable de la unidad o
proyecto.
2. Procede a llenar formato de Memo de justificacin, en el cual se
especifica la razn por la cual se requiere contratar a la persona
seleccionada, hace firmar por el responsable del proyecto.
3. Forma legajo de documentos con:
Copia del convenio o proyecto de investigacin debidamente
aprobado con su respaldo financiero.
Formato de requisicin de personal debidamente firmado.
Formato Memo de justificacin para Contratacin de Personal.
Credenciales (copia de la Cdula de Identidad y Partida de
Nacimiento, resumen curricular y copia de los soportes: fondo
negro, certificados, diplomas, constancias entre otros) de la
(s) persona (s) a contratar.
4. Remite legajo de documentos al Departamento de Captacin y
Desarrollo de la Direccin de Recursos Humanos.

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Recibe legajo de documentos y revisa:

Si se detecta que la persona seleccionada est trabajando en
otro proyecto o ya cumpli segn la ley con el tiempo
establecido para ser contratado, se devuelve la solicitud al
responsable del proyecto para que comience de nuevo el
proceso de seleccin.
Si no existen inconvenientes y no falta ningn documento,
contina con el procedimiento.
6. La persona a contratar se presenta con los documentos originales
para verificar y certificar los mismos.
7. De observar algn inconveniente se le indica corregirlo y
presentarlo a la mayor brevedad posible, de no observar
inconvenientes, entrega formato de Registro de Datos Personales
para ser llenado por la persona a contratar.
8. Elabora contrato de trabajo en cuatro (4) originales y lo hace
firmar por: Director (a) de Recursos Humanos, responsable de la
actividad o proyecto e interesado.
9. Elabora listado de contratados en dos (2) originales en el cual se
refleja: Nombre y apellido, cdula de identidad, tipo de personal,
lapso de contratacin, ubicacin presupuestaria, cargo y sueldo,
hace firmar por el Jefe de la unidad y remite a los Departamentos
de:
Registro y Control , para la elaboracin de la nmina (paso 4
del procedimiento de pago), y
Relaciones Laborales, para la cancelacin de ticket de
alimentacin, si es el caso.
10. Genera Listado (solo la primera vez) Memorando de Presentacin
de la persona a contratar en tres (3) originales y distribuye
(Direccin de finanzas, expediente y Unidad respectiva).
11. Distribuye los contratos en originales de la siguiente forma:
Uno para el contratado.
Uno para la Unidad respectiva.
Uno para el expediente que se apertura y
Uno para el Departamento de Registro y Control, Unidad de
Aportes y Retenciones, en un lapso no mayor a un (1) da hbil
luego de firmado el contrato junto con copia de la Cdula de
Identidad del contratado para colocarlo como anexo a la forma
1402.
12. Conforma expediente con:
Requisicin de Personal.
Formato de Memo de justificacin para Contratacin de
5.
DRH
Dpto. Captacin y
Desarrollo
Analista
DRH
Dpto. Captacin y
Desarrollo
Analista

28/157
personal.
Contrato de trabajo.
Forma 1402 del Seguro Social (una vez recibida).
Copia del Convenio o Proyecto.
Credenciales (Original del resumen curricular y copia de los
soportes: fondo negro, certificados, diplomas, constancias
entre otros).
Original del Registro de Datos Personales.
Carta de Apertura de Cuenta de ser necesario (caso de
proyectos que se desarrollen a nivel Nacional y sean
financiados por entes externos).
Listado de Contratados (si es la primera vez) Memorando de
Presentacin.
13. Procede a elaborar carnet o carta de identificacin de la persona
contratada (segn el caso), hace firmar por el Director de Recursos
Humanos y entrega al contratado.
Analista
Seleccin y Contratacin del Personal para Proyectos de Fomento que superen los
tres (3) das
Objetivo:
El presente instructivo tiene como finalidad orientar el proceso de contratacin del
personal que se requiere en los diferentes proyectos de Fomento.
Alcance:
Abarca las contrataciones mayores a tres (3) das, que se realizan en la Institucin y
son financiados con recursos internos o externos asignados al presupuesto de la
UCLA.
Normas Especficas:
CONTRATACIN DEL PERSONAL:
1. En el ltimo trimestre del ao, las unidades deben estimar el monto para
contratacin de personal que se vaya a requerir para proyectos financiados por
la UCLA por entes externos.
2. El proceso de seleccin del personal a contratar lo realizar el responsable del
proyecto.
3. El Responsable del Proyecto que requiera hacer contrataciones lo har ante la
Direccin de Recursos Humanos, una vez aprobado el proyecto y autorizado por la
instancia que corresponda.
4. El Responsable del proyecto debe llenar formato de memo de justificacin y
anexarlo al formato de requisicin de personal que se enva junto a las
29/157
5.
6.
7.
8.
9.
credenciales (de ser el caso), al Departamento de Captacin y Desarrollo. De no

anexar este formato no se procesar la solicitud.
El proceso de contratacin ser realizado por el Departamento de Captacin y
Desarrollo en un lapso no mayor de tres (3) das hbiles, una vez recibida la
requisicin con sus soportes.
No se podr contratar servicios con personas naturales que tengan hasta el
segundo grado de consanguinidad y cuarto de afinidad con los Responsables de
los Proyectos.
Podrn ser objeto de contrataciones para la ejecucin de los proyectos, personas
naturales jurdicas.
Si la seleccin corresponde a una persona jurdica se debe solicitar:
Registro Mercantil.
Planilla de contribuyente formal.
Planilla de enteramiento del ISLR anual.
Solvencia Laboral.
Cualquier otro que estipule la ley.
En este caso, el Administrador debe comprobar la informacin obtenida a travs
del portal del SENIAT.
10. El contrato de trabajo debe estar firmado por el (la) Director (a) de Recursos
Humanos, Responsable del Proyecto y Persona Contratada.
11. El mximo de horas semanales a contratar para el personal ser de cuarenta
(40) horas.
12. El personal contratado para proyectos de fomento, no podr suspender las
actividades de un proyecto por conflictos gremiales o vacaciones.
13. En vista de lo dispuesto en la Ley del Rgimen Prestacional de Empleo y en
concordancia con lo dispuesto en la Ley del Seguro Social Obligatorio y su
Reglamento y la Ley de Seguridad Social, el trabajador que se encuentre
inscrito en el Seguro Social Obligatorio y est cotizando, deber participar por
escrito su intencin para que no le sean descontadas las obligaciones
parafiscales ordenadas en el rgimen indicado, as como, las evidencias de que
est cotizando.
14. Cuando el contrato culmine en la fecha establecida en el mismo se deber
llenar la forma 1403 en cuatro (4) originales, la cual debe ser firmada por el
patrono y distribuida de la siguiente manera: dos (2) para el Instituto
Venezolano del Seguro Social, una para el asegurado y otra para el
Departamento de Captacin y Desarrollo.
15. Lo no previsto en estas normas se regir por los reglamentos vigentes tales
como:
Reglamento del Consejo de Fomento.
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Reglamento Para la Administracin y Control de los Ingresos Propios

Manejados a travs de las Coordinaciones de Fomento.
Normativa para la Administracin de Fondos en Anticipo de la UCLA
Reglamento para la Administracin y Control de los Fondos otorgados
por Instituciones Pblicas o Privadas para Proyectos de Investigacin,
Extensin u orientados al desarrollo o fortalecimiento de programas o
unidades de la UCLA.
aquellos instrumentos legales que lo sustituyan.
resuelto en Consejo Universitario.
Responsable
Coordinaciones de
Fomento
Administrador

Actividad
Las Unidades verifican las necesidades de personal para la realizacin de
proyectos.
1. Revisa la documentacin recibida de la persona a seleccionar para
ser contratada junto al responsable del proyecto.
2. Llena el formato Requisicin de Personal
y hace firmar al
Responsable del proyecto.
3. Procede a llenar formato de Memo de Justificacin para
Contratacin de Personal, en el cual se especifica la razn por la
cual se requiere contratar a la persona seleccionada, este deber
estar firmado por el responsable del proyecto.
4. Forma legajo de documentos con:
Copia del proyecto de Fomento debidamente aprobado.
Formato de Requisicin de Personal debidamente firmado.
Formato Memo de justificacin para Contratacin de Personal.
Credenciales, de ser el caso (resumen curricular y copia de
los soportes: fondo negro, certificados, diplomas, constancias
entre otros) de la (s) persona (s) a contratar.
5. Remite legajo de documentos al Departamento de Captacin y
Desarrollo de la Direccin de Recursos Humanos.
6. Recibe legajo de documentos y revisa:
Si se detecta que la persona seleccionada est trabajando en
otro proyecto o ya cumpli segn la ley con el tiempo
establecido para ser contratado, se devuelve la solicitud al
responsable del proyecto para que comience de nuevo el
proceso de seleccin.
Si no existen inconvenientes y no falta ningn documento,
contina con el procedimiento.
7. La persona a contratar se presenta con los documentos originales

31/157
8.
9.
DRH
Dpto. Captacin y
Desarrollo
10.
Analista
11.
12.
13.
para verificar y certificar los mismos, si es el caso.

De observar algn inconveniente se le indica corregirlo y
presentarlo a la mayor brevedad posible, de no observar
inconvenientes, entrega formato de Registro de Datos Personales
para ser llenado por la persona a contratar.
Elabora contrato de trabajo en cuatro (4) originales y lo hace

firmar por: Director (a) de Recursos Humanos, responsable del
proyecto e interesado.
Elabora listado de contratados en el cual se refleja: Nombre y
apellido, cdula de identidad, tipo de personal, lapso de
contratacin, ubicacin presupuestaria, cargo y sueldo, hace firmar
por el Jefe de la unidad y remite al Departamento de Relaciones
Laborales, para la cancelacin de ticket de alimentacin, si es el
caso.
Genera Listado (solo la primera vez) Memorando de Presentacin
de la persona a contratar en dos (2) originales y distribuye
(expediente y Unidad respectiva).
Distribuye los contratos en originales de la siguiente forma:
Uno para el contratado.
Uno para la Unidad respectiva.
Uno para el expediente que se apertura y
Uno para el Departamento de Registro y Control, Unidad de
Aportes y Retenciones en un lapso no mayor a un (1) da hbil
luego de firmado el contrato junto con copia de la Cdula de
Identidad del contratado para colocarlo como anexo a la forma
1402.
Conforma expediente con:
Requisicin de Personal.
Memo de justificacin para Contratacin de Personal.
Contrato de trabajo.

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Forma 1402 del Seguro Social (una vez recibida).

Copia del Convenio o Proyecto.
Credenciales de ser el caso (Original del resumen curricular y
copia de los soportes: fondo negro, certificados, diplomas,
constancias entre otros).
Original del Registro de Datos Personales
14. Procede a elaborar carnet o carta de identificacin de la persona
contratada (segn el caso), hace firmar por el Director de Recursos
Humanos y entrega al contratado.

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FORMATOS Y MODELOS
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE CAPTACION Y DESARROLLO
ACTA
Hoy ____________________, reunidos en el _______________________ adscrito al
______________________, estando presente por la Direccin de Recursos Humanos
:_________________, por el___________________________ y constatndose que en
fecha ________________________, por disposicin del Ciudadano Rector y la Directora
de Recursos Humanos se abri Concurso Externo para el cargo de
_______________________ segn las siguientes especificaciones:
REQUISITOS MINIMOS EXIGIDOS:
EDUCACIN Y EXPERIENCIA:
Descripcin de la educacin y experiencia que prevalece para la evaluacin.
CONOCIMIENTOS EN:
Descripcin de las reas de conocimiento
HABILIDAD PARA:
Descripcin de las habilidades
DESTREZAS EN:
Descripcin de las destrezas requeridas para el cargo.
El baremo est elaborado en base a 20 puntos, con la exigencia de la acumulacin
mnima de 15 puntos para la aprobacin, quedando los factores definidos de la siguiente
manera:
Factor Experiencia:
La experiencia ser medida en tiempo de servicio de carcter operativo en funciones
relacionadas con el trabajo en laboratorio
Mximo valor del factor 4 puntos
6 meses: 1 punto
De 6 meses a un (1) ao: 2 puntos
De 1 ao a 1 ao y medio: 3 puntos
De 1 ao y medio a 2 aos: 4 puntos
Factor Evaluacin Psicotcnica:
Mximo valor del factor 2 puntos
Rango: Bueno:
1 punto.
Muy Bueno: 2 punto.
Factor Conocimiento:
34/157
Valor total del factor 12 puntos:
Experiencia
Nombres y
Apellidos
6 meses: 1 pto.
6 meses - 1 ao: 2
ptos.
1 ao - 1 ao y 1/2: 3
ptos.
1 ao y 1/2- 2 aos: 4
ptos.
Prueba
Psicotcnica
Bueno: 1 pto.
Muy Bueno: 2
ptos.
Pruebas de
Conocimiento:
Prctica: 8
ptos.
Cursos
relacionados
con el rea
Entrevista: 4
ptos.
Puntuacin
2 ptos.
Entrevista: 4 puntos
Prueba Prctica: 8 puntos.
Cursos Relacionados con el rea:
Mximo Valor del factor 2 puntos.
Slo se tomarn aquellos cursos que tengan relacin con el perfil del cargo
El jurado en ___________________ procedi a revisar los expedientes de los aspirantes y el
___________________ se aplic la prueba psicotcnica. A continuacin, se
convoc a los
participantes a la presentacin de las pruebas de conocimientos en fecha ________________.

Antes de dar inicio a la aplicacin de la prueba el jurado procedi a leer cuidadosamente las
preguntas y aclar las dudas indicando el tiempo asignado para resolver el examen. En reunin del
________________ el jurado revis los resultados de las pruebas, obtenindose lo siguiente:
Vistos los resultados, el jurado procedi a declarar al _________________, como ganador del
_______________ para el cargo de ___________________
En seal de acuerdo firman:
Por la Direccin de Recursos Humanos
Como Especialistas
Por el rea___________________
Por: _________________

35/157
Total
Formato: Acta de Resultado

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
VICERECTORADO ADMINISTRATIVO
ANTECEDENTES DE SERVICIOS
Datos
Personales
1.- Apellidos y Nombres

3.DIA
A
C
T
U
A
C
I
O
N
FECHA
MES
DIA
I N G R E SO
TITULO DEL CARGO
REMUNERACIN MENSUAL
E G R E S O
TITULO DEL CARGO
REMUNERACIN MENSUAL
AO
4.FECHA
MES
2.- Cdula de Identidad
AO
MOVIMIENTO QUE LO ORIGINA
MOTIVO
E
N
E
L
O
R
G
A
N
I
S
M
O
5.- BREVE EVALUACIN DE LA ACTUACIN DEL FUNCIONARIO
6.- OBSERVACIONES
A
P
R
O
B
A
C
I
O
N
AUTORIDAD COMPETENTE EN LA DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS

NOMBRE
CONFORMADO POR:
CARGO
FIRMA
FECHA
DIA
MES
APROBADO POR:

36/157
AO
LISANDRO ALVARADO
Baremo para Promocin y/o Concurso Interno y Externo

Personal Administrativo
Valor total 20 Puntos con la exigencia de aprobacin de todas las pruebas y
la acumulacin mnima de 15 puntos.
FACTOR CREDENCIALES (Valor : 6 pto.s)

1. Experiencia: (Valor: 3 ptos.)
2. Formacin: (Valor: 3 ptos.)
Ser medida en tiempo de servicio
operativo y/o gerencia en el rea
objeto de concurso. Puede ser
considerada la experiencia progresiva,
es decir, que haya ocupado cargos del
mismo grupo ocupacional de carcter
operativo.
a. Cargos similares:
Valor 2 ptos.
Cursos y/o Diplomados

a. Segn reas afines al cargo (Mx. 2,30 ptos.)
Data
Con certificado de
asistencia
Con certificado de aprobacin

(Mn. 16 horas)
0,20
0,10
0,30
0,20
0-4 aos
5-10
aos
Diplomados
0,50
0,30
Total
Mx. 2 cursos
Mx. 2 cursos
b. Segn otras reas del conocimiento (Mx. 0,70 ptos.)
Mx. 2 Diplom
Data
Diplomados
Con certificado de
asistencia
0-4 aos
Total

(Mn. 16 horas)
0,10
0,15
Mx. 2 cursos
Mx. 2 cursos
0,20
Mx. 1 Diplom
Educacin Formal no requerida como perfil

b. Experiencia Progresiva:
Valor 1 pto.
*Puntaje Experiencia Laboral=
a. Cargos Similares = 0,50 pto. x c/6 meses.
b. Experiencia Progresiva= 0,25 pto. x c/6 meses.
Hasta un Mximo 2 aos.
NIVEL
PUNTAJE
TECNICO SUPERIOR
0,50
LICENCIADO
O
0,75
EQUIVALENTE
ESPECIALISTA
1,00
MAESTRIA
2,00
DOCTORADO
3,00
Nota: Se computar el mayor nivel obtenido Mx. 3 ptos.
Puntaje Formacin=
a. /2,30 ptos
b. /0,70 pto.
c. /3,00 ptos.
TOTAL: 6 ,00 ptos.
2=
3 ptos. Valor Mx.
FACTOR CONOCIMIENTOS (Valor: 14 ptos.)

1. Prueba Terica: (Valor: 9 ptos.)
2. Prueba Prctica: (Valor: 5 ptos.)
Comprender dos partes

a. Dirigida a los conocimientos generales y Sern medidas :
bsicos del cargo. (Valor 3 ptos.)
a. Las habilidades y destrezas en el uso y
b. Dirigida a los conocimientos especficos
manejo de equipos y herramientas
requeridos por la unidad solicitante.
requeridos para la ejecucin de las tareas.
(Valor 6 ptos.)
b. El conocimiento en los procedimientos
ejecutados.
37/157
LISANDRO ALVARADO
Baremo para Promocin y/o Concurso Interno y Externo

Personal Obrero
Valor total 20 Puntos con la exigencia de aprobacin de todas las pruebas y
la acumulacin mnima de 15 puntos.
FACTOR CREDENCIALES (Valor : 6 pto.s)

1. Experiencia: (Valor: 3 ptos.)
2. Formacin: (Valor: 3 ptos.)
Ser medida en tiempo de servicio Cursos y/o Diplomados
operativo y/o gerencia en el rea a. Segn reas afines al cargo (Mx. 2,30 ptos.)
Con certificado de Con certificado de aprobacin
objeto de concurso. Puede ser Data
asistencia
(Mn. 8 horas)
considerada la experiencia progresiva, 0-4 aos
0,20
0,30
es decir, que haya ocupado cargos del 5-10
0,10
0,20
mismo grupo ocupacional de carcter aos
Total
Mx. 2 cursos
Mx. 2 cursos
operativo.
b. Segn otras reas del conocimiento (Mx. 0,70 ptos.)
Data
a. Cargos similares:
Valor 2 ptos.
b. Experiencia Progresiva:
Valor 1 pto.
*Puntaje Experiencia Laboral=
a. Cargos Similares = 0,50 pto. x c/6 meses.
b. Experiencia Progresiva= 0,25 pto. x c/6 meses.
Hasta un Mximo 2 aos.
Con certificado de
asistencia
0-4 aos
Total

(Mn. 8 horas)
0,10
0,15
Mx. 2 cursos
Mx. 2 cursos
Diplomados
0,50
0,30
Mx. 2 Diplom
Diplomados
0,20
Mx. 1 Diplom
Educacin Formal no requerida como perfil

NIVEL
PUNTAJE
BACHILLER
0.75
TCO. MEDIO
1.25
TECNICO SUPERIOR
2
LICENCIADO
O
3
EQUIVALENTE
Nota: Se computar el mayor nivel obtenido Mx. 3 ptos.
Puntaje Formacin=
a. /2,30 ptos
b. /0,70 pto.
c /3,00 ptos.
TOTAL: 6 ,00 ptos.
2=
3 ptos. Valor Mx.
FACTOR CONOCIMIENTOS (Valor: 14 ptos.)

1. Prueba Terica: (Valor: 9 ptos.)
2. Prueba Prctica: (Valor: 5 ptos.)
Comprender dos partes
Sern medidas :
a. Las habilidades y destrezas en el uso y
a. Dirigida a los conocimientos generales y
manejo de equipos y herramientas
bsicos del cargo. (Valor 3 ptos.)
requeridos para la ejecucin de las tareas.
b. Dirigida a los conocimientos especficos
b. El conocimiento en los procedimientos
requeridos por la unidad solicitante.
ejecutados.
(Valor 6 ptos.)
38/157
LISANDRO ALVARADO
EVALUACIN DE ACTUACIN EN EL CARGO DEL PERSONAL

OBRERO CONTRATADO
1.- CARGO SUJETO A EVALUACIN
2.- NOMBRES Y APELLIDOS DEL EVALUADO
3.- CEDULA DE IDENTIDAD
4.- UNIDAD DONDE EJERCE SU ACTIVIDAD

5.- BAJO SUPERVISIN DE:
6.- LAPSO EVALUADO

DESDE
HASTA
ASPECTOS A EVALUAR
EXCELENTE
BUENO
REGULAR
DEFICIENTE
ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD
DISCIPLINA
INICIATIVA
SEGUIMIENTO DE INSTRUCCIONES
CONOCIMIENTO DEL TRABAJO
CALIDAD DEL TRABAJO
CUMPLIMIENTO DE LAS TAREAS ASIGNADAS
TRABAJO BAJO PRESIN
DESTREZAS EN EL MANEJO DE RECURSOS (EQUIPOS,
HERRAMIENTAS DE TRABAJO, ENTRE OTROS)
TRABAJO EN EQUIPO
COOPERACIN
RELACIONES HUMANAS
ASPECTO PERSONAL
SENTIDO DE PERTENENCIA Y COMPROMISO CON EL TRABAJO Y LA
INSTITUCIN.
NOMBRE DEL EVALUADOR
FIRMA
CARGO
FECHA
OBSERVACIONES:
TABULADO
POR
PARA USO DE LA DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS:

PUNTUACIN
FIRMA DEL DEPARTAMENTO
APTO PARA EL
CARGO
DESARROLLO
CAPTACIN Y
LA PRESENTE EVALUACIN HA SIDO DEL CONOCIMIENTO DEL EVALUADO Y COMO CONSTANCIA DE ELLO
FIRMA LA PRESENTE A LOS FINES DE QUE SIRVA DE MEDIO PRUEBA DE HABER SIDO NOTIFICADA DE LOS
RESULTADOS OBTENIDOS EN EL PERIODO OBJETO DE LA EVALUACIN DE DESEMPEO.
Nombres y Apellidos:
C.I.
Firma:

39/157
FECHA
LISANDRO ALVARADO
EVALUACIN DE ACTUACIN EN EL CARGO

PERSONAL ADMINISTRATIVO CONTRATADO
1.- CARGO SUJETO A EVALUACIN
2.- NOMBRES Y APELLIDOS DEL EVALUADO
3.- CEDULA DE IDENTIDAD
4.- UNIDAD DONDE EJERCE SU ACTIVIDAD

5.- BAJO SUPERVISIN DE:
6.- LAPSO EVALUADO

DESDE
HASTA
7.- ASPECTOS A EVALUAR

ASPECTOS
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
ASISTENCIA
9
9
9
CALIDAD DEL TRABAJO
A
EXCELENTE
B
BUENO
C
REGULAR
D
DEFICIENTE
PUNTUALIDAD EN EL TRABAJO
DISCIPLINA
ASPECTO PERSONAL
RELACIONES HUMANAS
CREATIVIDAD
COOPERACIN
INICIATIVA
DISPOSICION AL TRABAJO EN EQUIPO
CAPACIDAD PARA ORGANIZAR EL TRABAJO
INTERES POR APRENDER
RESPONSABILIDAD EN LA ENTREGA DE LOS
TRABAJOS ASIGNADOS
CONOCIMIENTO EN EL AREA DE TRABAJO
DESTREZA EN EL MANEJO DE EQUIPOS Y
HERRAMIENTAS DE TRABAJO
8.- OBSERVACIONES:
9.- NOMBRE DEL EVALUADOR
10.- FIRMA
11.- CARGO
12.- FECHA
LA PRESENTE EVALUACIN HA SIDO DEL CONOCIMIENTO DEL EVALUADO Y COMO CONSTANCIA DE ELLO FIRMA LA
PRESENTE A LOS FINES DE QUE SIRVA DE MEDIO PRUEBA DE HABER SIDO NOTIFICADA DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS
EN EL PERIODO OBJETO DE LA EVALUACIN DE DESEMPEO.
NOMBRES Y APELLIDOS
C.I.
FECHA:
FIRMA:
Tabulado por:
Puntuacin
TELF.
PARA USO DE LA DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS

Apto para el Cargo
Jefe Departamento de Captacin y
Desarrollo
OBSERVACIONES:

40/157
Fecha
U
V
R
R
U
N
E
S
D
A
D
C
E
N
T
O
C
C
D
E
N
T
A
L
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LO
O
CA
AP
PT
TA
AC
CIIIO
Foto
OFERTA DE SERVICIO
Cdula de
Id id d
Apellidos y Nombres
Sexo
M
Lugar de Nacimiento
Fecha de Nacimiento
Da
Mes
Ao
Soltero
Casado
Estado
Edad
D
Estado Civil
Viudo
Divorc
.
Pas
Datos de Nacionalidad
Ao
No. de Documento
Mes
Estatura
Fuerza
Mts.
Si tiene algn impedimento fsico, diga
cul?
Esta Empleado?
Fecha de disponibilidad
Da
Mes
Ao
SI
N de
Peso
Concub
Nacionalidad
Si es Extranjero
Tipo de Visa
Servicio Militar
N de Boleta
Kgs.
Trabajara en cualquier dependencia de la UCLA?
NO
SI
Direccin de Habitacin
NO
Telfono
Otra direccin donde localizarlo
Telfono
Carga Familiar
Apellidos
Cdula
Parentesco
Fecha de Nacimiento
Da
Mes
Ao
Sexo
F
Si tiene Familiares en la U.C.L.A., indique el nombre, parentesco, Departamento , Direccin o Decanato y tipo de personal
Apellidos y Nombres
Indique tres (3) referencias personales (no familiares)

Ocupacin
Telfono
Ha consignado documentos en el Departamento de Captacin
SI
Tiempo de Conocido
NO
De ser afirmativa su respuesta Indique:
Da
Mes
Ao
Fecha
Manual de Normas y Procedimientos de los Departamentos de la Direccin de Recursos Humanos de la Universidad

Centroccidental Lisandro Alvarado.
41/157
Mencione los cargos para los que se considera competente
Sueldo que aspira

Bs.
Habilidades en el uso de herramientas, equipos y materiales (especifique)
Declaro que esta informacin y datos suministrados es esta planilla son verdaderos y exactos, por lo tanto autorizo la investigacin de estas
declaraciones. Convengo que si soy empleado y se llegase a comprobar ms tarde que he incurrido en inexactitud o falsedad en los datos aqu
suministrados, ello se considerar como causa justificada para mi destitucin.
Lugar
Da
Fecha
Mes
Ao
Firma
Manual de Normas y Procedimientos de los Departamentos de la Direccin de Recursos Humanos de la Universidad

Centroccidental Lisandro Alvarado.
42/157
LISANDRO ALVARADO
Cuenta N __________ De Fecha: ______________

UNIDAD
TIPO DE MOVIMIENTO O
CONTRATACION
JUSTIFICACION
ACCIN A TOMAR
DECISIN DE LAS
AUTORIDADES
Manual de Normas y Procedimientos de los Departamentos de la Direccin de Recursos Humanos de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado.
43/157
LISANDRO ALVARADO
SOLICITUD DE PERSONAL
Fecha Solicitud: _______________
DATOS DE LA UNIDAD SOLICITANTE
Direccin o Decanato
Departamento - Ubicacin Fsica
DATOS DEL CARGO SOLICITADO

Administrativo
LAPSO: Desde: __________
Obrero
Hasta:_________
HORARIO:______________
JUSTIFICACIN:
DESCRIPCIN DE LAS TAREAS A REALIZAR:
HABILIDADES Y DESTREZAS:
DATOS DEL FUNCIONARIO SOLICITANTE:

Jefe de la Unidad
Firma
Director:
Firma
Sello
Sello

44/157
LISANDRO ALVARADO
DIRECCIN DE ________________
NUMERO
DIA
MES
AO
REQUISICION DE PERSONAL PARA PROYECTOS

DESCRIPCION DEL PROYECTO
Nombre del Proyecto
Cdigo
Responsable
DESCRIPCION DEL PERSONAL REQUERIDO

Nombre de la Persona a Contratar
TIPO
PERSONAL
OBRERO
HORARIO A
CUMPLIR
Cdula de Identidad
Ubicacin Presupuestaria
ACTIVIDADES A EJECUTAR
FECHA DE
INICIO
FECHA DE
CULMINACION
DE:
A:
Horas Semanales:
DE:
A:
Horas Semanales
DE:
A:
Horas Semanales
EMPLEADO
DE:
A:
Horas Semanales
DE:
A:
Horas Semanales
TECNICO
DE:
A:
Horas Semanales
DE:
A:
Horas Semanales
PROFESIONAL
DE:
A:
Horas Semanales
OBSERVACIONES:
Sueldo Mensual propuesto por el Responsable del Proyecto: _______________
Nota: El sueldo podr ser ajustado por la Direccin de Recursos Humanos segn las polticas internas
establecidas.
Manual de Normas y Procedimientos de los Departamentos de la Direccin de Recursos Humanos de la SELLO

45/157
Responsable Proyecto
LISANDRO ALVARADO
Direccin de Recursos Humanos
Barquisimeto Estado Lara
C ONSTA NCIA
Quien
suscribe,
Director
CENTROCCIDENTAL
Barquisimeto,
de
Recursos
LISANDRO
hace
constar
______________________________,
Humanos
ALVARADO,
que
titular
de
con
el
de
la
la
UNIVERSIDAD
sede
principal
ciudadano
cdula
de
en
(a)
identidad
N_____________, forma parte del Personal Administrativo de esta Universidad

desde el ______________, ocupando el cargo de _______________________,
con un sueldo mensual:____________________.
Constancia que se expide a peticin de parte interesada, en Barquisimeto, a los

____________, das del mes de ________________ del ao ________________
Director de Recursos Humanos

46/157
LISANDRO ALVARADO
CONVOCATORIA
Se participa al personal del _______________, que queda abierto el proceso de

______________ a partir de _____________ el (la) ____________ para el cargo
de _________________________
ESCALA:
TIEMPO
UBICACION:
NIVEL :
Las personas interesadas deben notificar por escrito a la Direccin de Recursos

Humanos,
Departamento
de
Captacin
Desarrollo,
el
da
________________________
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIN Y EXPERIENCIA:
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:
HABILIDAD PARA:
DESTREZAS EN:
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
NOTA: Los aspirantes sern sometidos a pruebas terico-prcticas.
El factor experiencia no es excluyente para concursar.
Rector
Vice-Rector Administrativo
Directora de Recursos Humanos
VV.ag
47/157
LISANDRO ALVARADO
RECTORADO
CONTRATO POR HONORARIOS

PROFESIONALES
Entre la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" creada mediante

Decreto
N 980 del 7 de noviembre de 1.967, publicado en la Gaceta Oficial
N 28.475, de esa misma fecha, con sede en Barquisimeto, Estado Lara
representada por el ciudadano Rector ____________________, venezolano,
mayor de edad, ___________________, de este domicilio, titular de la cdula de
identidad nmero V-5.239.425, carcter que adquiri segn eleccin efectuada de
conformidad con lo previsto en el Captulo III del Ttulo II del Reglamento de la
Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" y consta en Acta de
Proclamacin y Juramentacin del 15 de Mayo de 2006, inserta con el N 34,
Tomo 112, en los Libros de Autenticacin de la Notara Pblica Cuarta de
Barquisimeto, en fecha 18 de mayo de 2006, de acuerdo con lo dispuesto en el
Artculo 37 de la Ley de Universidades y en el Numeral 1 del Artculo 12 del
Reglamento de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado", y de este
domicilio, de conformidad con lo pautado en la Ley del Estatuto de la Funcin
Pblica en su Artculo 05 y quien en lo sucesivo se denominar LA
UNIVERSIDAD, por una parte y por la otra parte, el ciudadano
__________________, soltero, venezolano, mayor de edad, titular de la cdula de
identidad _____________, quien a los efectos de este contrato, se denominar
EL CONTRATADO, se conviene en celebrar el presente contrato de prestacin de
servicios, bajo la modalidad de HONORARIOS PROFESIONALES, debido a que
el trabajo no puede ser cubierto con personal de la Universidad y se requiere la
contratacin de un personal altamente calificado, y visto la acreditacin
consignada por EL CONTRATADO por ante el Departamento de Captacin y
Desarrollo de la Direccin de Recursos Humanos, se acord su contratacin la
cual se rige por lo dispuesto en los Artculos 37, 38 y 39 de la Ley del Estatuto del
Funcionario Pblico, Ttulo IV, Personal Contratado y por las siguientes Clusulas:
CLUSULA PRIMERA: El objeto del contrato es la prestacin del servicio por
parte
de
EL
CONTRATADO
para
prestar
sus
servicios
como
___________________ de la Universidad bajo la adscripcin del Rectorado por el
tiempo que se indica en la Clusula Cuarta. CLUSULA SEGUNDA: Los servicios
a los cuales se refiere la Clusula anterior, debern ser prestados en la sede de la
UNIVERSIDAD o DONDE SE ACUERDE; sin embargo, es potestad de su
Coordinador Inmediato, realizar cambios en la funcin desempeada por EL
CONTRATADO, as como realizar el traslado el mismo a otro sitio de trabajo, si
fuere necesario, sin que en ambos casos se le cause una desmejora en el
48/157
presente contrato. CLASULA TERCERA: Los servicios debern ser prestados por
EL CONTRATAD0, de acuerdo a la naturaleza del trabajo asignado por su
Coordinador en la respectiva seccin de adscripcin o en el lugar que se le
indique. CLAUSULA CUARTA: La duracin del presente CONTRATO ser a
partir del ________________. CLUSULA QUINTA: El contrato en referencia
causar a favor de EL CONTRATADO obligaciones por parte de LA
UNIVERSIDAD, equivalente al pago de derechos por los servicios prestados en el
contrato de prestacin de servicios, bajo la modalidad de Honorarios Profesionales
por un monto mensual de ________________________________________ a
este monto se le efectuaran los descuentos a que hubiere lugar de conformidad
con el ordenamiento jurdico vigente. CLAUSULA SEXTA: Los pagos a que se
refiere la Clusula anterior se efectuarn por ante la Direccin de Finanzas,
Departamento de Tesorera, Seccin Caja, bajo la modalidad de cheque, y
debern ser retirados por EL CONTRATADO o por quin ste autorice.
CLAUSULA SEPTIMA: Los Honorarios correspondientes a la actividad profesional
se considerarn satisfechos por el pago estipulado y el cual incluye los dems
beneficios derivados de este contrato y que han sido estipulados en la CLAUSULA
QUINTA. La prestacin de los referidos servicios, no ser de manera exclusiva, ni
dependencia con la UNIVERSIDAD, por no tratarse de una relacin laboral
propiamente dicha, por lo que en ningn momento generen prestaciones sociales
y dems conceptos laborales no estimados en el presente contrato. CLAUSULA
OCTAVA: EL CONTRATADO se compromete a cumplir con todos los deberes y
obligaciones que surgen del presente contrato, as como lo relativo a la ndole de
su trabajo, el cual deber prestar de manera puntual, eficiente y de acuerdo a las
reglas o normas internas que le dicte esta UNIVERSIDAD y la orden de su
superior. CLAUSULA NOVENA: La UNIVERSIDAD se reserva el derecho de dar
por terminado el contrato por honorarios profesionales an antes de su
vencimiento, si EL CONTRATADO incumple en los deberes y las obligaciones que
le sean asignadas por el Coordinador, as como lo relativo a la ndole de su
trabajo. El incumplimiento aqu descrito se basar en la evaluacin de actuacin
en el cargo por su Coordinador. CLAUSULA DCIMA: A los efectos legales, se
conviene que la jurisdiccin competente para resolver cualquier diferencia surgida
en el presente Contrato, en la correspondiente a la UNIVERSIDAD. CLAUSULA
DCIMA PRIMERA: Del presente Contrato, se hace dos (2) ejemplares de un
mismo tenor, y a un solo efecto, uno para cada parte suscribiente. CLAUSULA
DCIMA SEGUNDA: LA UNIVERSIDAD Y EL CONTRATADO declaran su
conformidad con las Clusulas contenidas en el presente Contrato. En la ciudad
de Barquisimeto al _________ del mes de _____________.
LA UNIVERSIDAD
RECTOR
EL CONTRATADO
C.I. V-

49/157
LISANDRO ALVARADO
RECTORADO
CONTRATO A TIEMPO DETERMINADO

Entre la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" creada mediante Decreto N
980 del 7 de noviembre de 1.967, publicado en la Gaceta Oficial N 28.475, de esa misma
fecha, con sede en Barquisimeto, Estado Lara representada por el ciudadano Rector
______________- venezolano, mayor de edad, _______________________, de este
domicilio, titular de la cdula de identidad nmero V-5.239.425, carcter que adquiri
segn eleccin efectuada de conformidad con lo previsto en el Captulo III del Ttulo II del
Reglamento de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" y consta en Acta de
Proclamacin y Juramentacin del 15 de Mayo de 2006, inserta con el N 34, Tomo 112,
en los Libros de Autenticacin de la Notara Pblica Cuarta de Barquisimeto, en fecha 18
de mayo de 2006, de acuerdo con lo dispuesto en el Artculo 37 de la Ley de
Universidades y en el Numeral 1 del Artculo 12 del Reglamento de la Universidad
Centroccidental "Lisandro Alvarado", y de este domicilio, de conformidad con lo pautado
en la Ley del Estatuto de la Funcin Pblica en su Artculo 05 y quien en lo sucesivo se
denominar LA UNIVERSIDAD, por una parte y por la otra parte, la ciudadana
_____________________, casada, venezolana, mayor de edad, titular de la cdula de
identidad _______________, quien a los efectos de este contrato, se denominar LA
CONTRATADA, se conviene en celebrar el presente contrato de prestacin de servicios,
bajo la modalidad de CONTRATO A TIEMPO DETERMINADO para realizar las tareas
eminentemente del cargo de _______ en la _____________________ Dicho contrato se
regir por las siguientes clusulas:
PRIMERA: LA CONTRATADA se compromete a encargarse de las actividades
relacionadas con: _______________________________________________ el objeto
fundamental del presente CONTRATO consiste en coadyuvar en las actividades que le
sean asignan por su supervisor; por lo cual LA CONTRATADA deber actuar con
idoneidad, celeridad, honestidad, diligencia, eficacia, eficiencia, transparencia, en
acatamiento de las rdenes e instrucciones de EL CONTRATANTE y las instrucciones de
su supervisor.
SEGUNDA: El presente contrato se realizar desde el da _____________________
TERCERA: LA CONTRATADA en el ejercicio de su labor, deber cumplir con una
jornada laboral de treinta y siete horas y media a la semana (37 ) salvo situaciones
especiales calificadas por el supervisor inmediato y debidamente notificadas a la
Direccin de Recursos Humanos. Es obligatorio a objeto de comprobar la asistencia y
cumplimiento a cabalidad del horario por parte de LA CONTRATADA, que este asiente
en el registro de incidencias aprobado por la Direccin de Recursos Humanos, su firma, e
indique la hora respectiva de su llegada y salida de la Universidad.
CUARTA: LA CONTRATADA, laborar en la sede del ______________, ubicado en la
ciudad de Barquisimeto, Municipio Iribarren del Estado Lara, Repblica Bolivariana de
Venezuela, no obstante, cuando en el ejercicio de sus funciones o por instrucciones de EL
CONTRATANTE, del Jefe, quienes sern sus supervisores inmediatos, deba cumplir con
labores externas que requieran de su traslado a un Municipio, Parroquia o territorio
50/157
forneo al de la sede de la Institucin, LA CONTRATADA, deber laborar en el sitio que

lo amerite.
QUINTA: Para el cumplimiento de las funciones que debe realizar LA CONTRATADA,
dada la necesidad de personal altamente calificado se deja constancia y as se conviene
entre las partes que LA CONTRATADA, solo prestare sus servicios para realizar tareas
especificas y por tiempo determinado, por existir las razones justificadas anteriormente
aludidas conforme lo dispone el artculo 74 de Ley Orgnica del Trabajo y 37 de la Ley
del Estatuto de la Funcin Pblica; de subsistir la situacin especial indicada, podr
celebrarse un nuevo CONTRATO sin que por ello pueda interpretarse o considerarse esta
relacin jurdica a tiempo indeterminado aun cuando el mismo sea renovado por el tiempo
y en el desempeo de la labor aqu establecida. En este sentido, por ser el presente
CONTRATO DE TRABAJO a tiempo fijo y determinado, queda establecido que su
duracin
ser
por
el
lapso
comprendido
________________________________________. As mismo, se deja constancia que
este CONTRATO DE TRABAJO, en ningn caso podr constituirse en una va de
ingreso ordinario a la Universidad, tal como lo dispone la Ley del Estatuto de la Funcin
Pblica en su artculo 39 por lo cual LA CONTRATADA si desea ingresar como personal
ordinario de la Universidad, deber someterse al concurso de oposicin tal como lo
establece la Normativa Interna.
SEXTA: El contrato en referencia causar a favor de LA CONTRATADA obligaciones por
parte de LA UNIVERSIDAD, equivalente al pago de derechos por los servicios prestados
en el contrato de prestacin de servicios, bajo la modalidad de a Tiempo Determinado con
un monto ____________________________________ mensuales, previo los descuentos
a que hubiere lugar de conformidad con el ordenamiento jurdico vigente. Los pagos se
efectuarn por ante la Sede del Banco ______________________ bajo la modalidad de
____________, y debern ser retirados por LA CONTRATADA o por quin ste autorice.
SPTIMO: Queda expresamente convenido que este CONTRATO DE TRABAJO no
genera ningn otro pago, ni remuneracin alguna distinta a la anteriormente sealada
salvo lo dispuesto en la legislacin laboral en materia de contratos y dems leyes que
rigen la materia.
OCTAVA: LA CONTRATADA, queda obligada a acatar las rdenes e instrucciones
emanadas de los superiores jerrquicos y prestar servicio en las condiciones y trminos
pactados o que se desprendieren de la naturaleza de la actividad asignada, o que
sobre el modo de ejecucin del trabajo, dictare la Universidad o sus representantes,
cumplir con el horario de trabajo establecido, guardar en todo momento una conducta
decorosa y observar en sus relaciones con sus superiores, subordinados y con el pblico
toda la consideracin y cortesa debidas, prestar fielmente sus servicios, con nimo de
colaboracin, y abstenerse de ejecutar prcticas desleales o divulgar informaciones sobre
la actividad de investigacin que pudieren ocasionar perjuicios a la institucin, vigilar,
conservar y salvaguardar los documentos y bienes de la Universidad confiados a su
guarda, uso o administracin.
NOVENA: LA CONTRATADA, en razn de las funciones a realizar, declara asumir los
deberes que le impone el presente CONTRATO DE TRABAJO y las responsabilidades
que se deriven del mismo en el desempeo de su labor; en consecuencia, de todas
aquellas actuaciones realizadas por LA CONTRATADA, con negligencia, imprudencia e
impericia que causen daos irreparables o de difcil reparacin en detrimento de la
Universidad donde labora, o en perjuicio de sus intereses patrimoniales que se
encuentren dentro de ella, deber responder penal, civil y Administrativamente de acuerdo
a lo establecido en la Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela y Articulo
1.692 del Cdigo Civil Venezolano y la Normativa interna.
51/157
DCIMA: En aquellos casos en los cuales sean solicitados permisos o se tenga

conocimiento de que pueda producirse una ausencia justificada, LA CONTRATADA,
deber participarlo por escrito a su Superior Inmediato en horas laborables del da hbil
inmediatamente anterior, expresando el motivo de su ausencia y consignando los
recaudos que comprueben tal situacin, a los fines de que el Superior inmediato califique
tal permiso como justificado y pueda autorizar la inasistencia de LA CONTRATADA. El
Jefe inmediato est autorizado para otorgar hasta un (1) da, los permisos que excedan
dicho lmite debern ser conformados por el Jefe inmediato, y ser enviados a la Direccin
de Recursos Humanos, con diez (10) das hbiles de anticipacin, para realizar los
trmites pertinentes ante las autoridades universitarias competentes para su autorizacin.
La Direccin de Recursos Humanos proceder al otorgamiento del respectivo permiso,
siempre que no interfiera con el normal desarrollo de las actividades laborales de las
unidades de adscripcin de los trabajadores, ni exceda el lmite de tiempo y condiciones
establecidas en las actas convenios y las leyes. Ningn trabajador podr disfrutar
simultneamente de varios permisos, ni podr ausentarse de su puesto de trabajo sin la
aprobacin de licencia otorgada por escrito por la Direccin de Recursos Humanos;
Cuando la Direccin de Recursos Humanos tuviera conocimiento de que algn trabajador
disfruta de permiso sin la aprobacin correspondiente, informar de ello a la Consultora
Jurdica a fin de que se realice la averiguacin administrativa, para determinar las
responsabilidades pertinentes (personal administrativo, obrero y supervisores). Podr
considerarse causa que justifica la ausencia o solicitud de permisos las siguientes: A)
Asistencia a consulta mdica. B) Enfermedad o accidentes graves sufridos por LA
CONTRATADA, ascendiente, descendiente o cnyuge. C) Reposo mdico. D)
Comparecencia obligatoria ante autoridades legislativas, administrativas o judiciales. F)
Cualquier otra causa que a criterio de EL CONTRATANTE y Superior inmediato, sea
calificada de Justificada. En todo caso, la falta de participacin de LA CONTRATADA, o
la falta de presentacin de excusas debidamente comprobadas, as coma la falta de
autorizacin emitida par el Superior, dar lugar a un descuento igual al monto que resulte
de dividir entre Treinta (30) la remuneracin mensual percibida por LA CONTRATADA;
cuando la ausencia o inasistencia injustificada se produzca hasta en Tres (3)
oportunidades en el lapso de un (1) mes, LA CONTRATANTE tendr la facultad de
rescindir unilateralmente de EL CONTRATO.
DCIMA PRIMERA: La relacin jurdica que se produzca entre las partes contratantes,
se regir por lo previsto en el presente CONTRATO DE TRABAJO, en los supuestos no
previstos se aplicar subsidiariamente el rgimen contemplado en la legislacin laboral y
las dems leyes que rigen en materia de personal contratado de conformidad con lo
dispuesto en el artculo 38 de la Ley del Estatuto de la Funcin Pblica.
DCIMA SEGUNDA: A los efectos de la Resolucin de este CONTRATO DE TRABAJO
que pretenda ser realizada par LA CONTRATADA, antes del tiempo estipulado para su
vencimiento, de la misma deber notificar por escrito a LA CONTRATANTE con por lo
menos QUINCE (15) das de anticipacin, debiendo exponer en dicha notificacin las
causas que justifique tal resolucin, presentando adjunto al mismo, Informe de los
casos asignadas a su persona por ante el Jefe de la Divisin respectiva. En todo
caso, la falta de notificacin, la falta de entrega de informe, la ausencia de presentacin
de causa justificada o cuando a criterio de LA CONTRATANTE la causa presentada no
constituya motivo suficiente que amerite la resolucin del CONTRATO, deber LA
CONTRATADA, continuar prestando sus servicios a la Universidad, hasta su total
culminacin, de lo contrario, tendr que indemnizar los daos y perjuicios que dicha
resolucin pueda ocasionar, debiendo proceder a la retribucin en dinero del tiempo
dejado de laborar antes del tiempo de vencimiento para la expiracin del Contrato.
52/157
DCIMA TERCERA: LA CONTRATANTE podr rescindir unilateralmente este

CONTRATO por incumplimiento de cualquiera de las clusulas estipuladas y las
funciones que expresamente se le sealan a LA CONTRATADA, cuando lo juzgue
conveniente en resguardo de los intereses que representa, sin que por ello quede a deber
pago alguno por concepto de prestacin de servicios.
DCIMA CUARTA: La Universidad se reserva el derecho de dar por terminado el contrato
an antes de su vencimiento, si LA CONTRATADA incumple alguna de las actividades
para las que fue contratada o incumple las obligaciones dispuestas en este contrato
incurre en alguna de las causales previstas en la legislacin laboral vigente o por
evaluacin de desempeo con bajo rendimiento.
DCIMA QUINTA: Se extienden dos (2) ejemplares, en un solo efecto y a un mismo
tenor, todos suscritos con las firmas en original de las partes contratantes; haciendo
entrega de un (1) ejemplar en original a LA CONTRATADA, y quedando un ejemplar bajo
el poder de la Universidad.
DCIMA SEXTA: La relacin jurdica que se produzca entre las partes contratantes, se
regir por lo previsto en el presente CONTRATO DE TRABAJO, en los supuestos no
previstos se aplicar subsidiariamente el rgimen contemplado en la legislacin laboral y
las dems leyes que rigen en materia de personal contratado
DCIMA SPTIMA: Para todos los efectos derivados de las obligaciones contradas se
elige la ciudad de Barquisimeto del Estado Lara como domicilio especial.
DCIMA OCTAVA: LA UNIVERSIDAD Y LA CONTRATADA, declaran su conformidad
con las clusulas contenidas en el presente contrato. En la Ciudad de Barquisimeto a los
dos das del mes de julio del ao 2007.
HUELLA
DERECHA
___________________
Rector
____________________
La Contratada

53/157
HUELLA
Izquierda
LISANDRO ALVARADO
RECTORADO
CONTRATO POR SUPLENCIA
Entre la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" creada mediante Decreto

N 980 del 7 de noviembre de 1.967, publicado en la Gaceta Oficial N 28.475, de esa
misma fecha, con sede en Barquisimeto, Estado Lara representada por el ciudadano
Rector _____________-, venezolano, mayor de edad, ____________________ de este
domicilio, titular de la cdula de identidad nmero ___________, carcter que adquiri
segn eleccin efectuada de conformidad con lo previsto en el Captulo III del Ttulo II del
Reglamento de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" y consta en Acta de
Proclamacin y Juramentacin del 15 de Mayo de 2006, inserta con el N 34, Tomo 112,
en los Libros de Autenticacin de la Notara Pblica Cuarta de Barquisimeto, en fecha 18
de mayo de 2006, de acuerdo con lo dispuesto en el Artculo 37 de la Ley de
Universidades y en el Numeral 1 del Artculo 12 del Reglamento de la Universidad
Centroccidental "Lisandro Alvarado", y de este domicilio, de conformidad con lo pautado
en la Ley del Estatuto de la Funcin Pblica en su Artculo 05 y quien en lo sucesivo se
denominar LA UNIVERSIDAD, por una parte y por la otra parte, la ciudadana
____________________ venezolana, soltera, mayor de edad, titular de la cdula de
identidad ____________, quien a los efectos de este contrato, se denominar LA
CONTRATADA, se conviene en celebrar el presente contrato de prestacin de servicios,
bajo la modalidad de CONTRATO POR SUPLENCIA, que se regir por las siguientes
clusulas:
PRIMERA: El presente contrato tiene como objeto la prestacin de servicios como
______________ en virtud de reposo medico de la Sra. ____________ adscrita a la
______________________________________.
SEGUNDA:
el
presente
contrato
tendr
vigencia
a
partir
del
___________________________.
TERCERA: LA UNIVERSIDAD cancelar a LA CONTRATADA la asignacin mensual de
Bs. _________- que le sern cancelados por los canales administrativos regulares.
CUARTA: LA CONTRATADA prestar sus servicios en el horario de trabajo de
________________
QUINTA: LA UNIVERSIDAD se reserva el derecho de dar por terminado el contrato an
antes de su vencimiento, si LA CONTRATADA incumple alguna de las actividades para la
que fue contratado o incurre en alguna de las causales previstas en la legislacin laboral
vigente.
SEXTA: Para los efectos de este contrato se fija como domicilio especial la ciudad de
Barquisimeto, en fecha ________________-
EL RECTOR
LA CONTRATADA

54/157
LISANDRO ALVARADO
CAP-DES-_______
MEMORANDO
Para: Unidad Acadmica-administrativa
Fecha:
De: Direccin de Recursos Humanos
Asunto: MOVIMIENTO A AUTORIZAR
Me dirijo usted en la oportunidad de informarle que la Direccin de Recursos Humanos

autoriza
____________________
por
__________________
de
la
(el)
_______________________ C.I. _____________, adscrita a la ________________, a

partir del ____________, fundamentado en _____________________ en el que se
recomienda:
Descripcin de la recomendacin
En tal sentido y en el inters de garantizar condiciones de trabajo que redunden en
beneficio de la trabajadora, se autoriza que a partir del ___________ la (el)
____________
se
desempee
en
funciones
orientadas
______________________________________________________________.
As mismo le informo que dicho movimiento se har en
ATENTAMENTE,
Modelo: Memo de Notificacin

55/157
LISANDRO ALVARADO
MEMORANDO
No. Para:
Fecha:
De:
Asunto: Presentacin de Personal _________________-
Me dirijo a usted en la
oportunidad de formalizar la presentacin de la
ciudadana: _______________________, portadora de la cdula de identidad

_______________, quien se desempear como _______________, en la
_______________________, a partir del _______________, en el horario de
___________________ en virtud del __________________________.
Asimismo se le anexa Hoja de Evaluacin de Desempeo correspondiente,

para que sea enviada por el Supervisor Inmediato a la Direccin de Recursos
Humanos antes del _______________.
ATENTAMENTE,
DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS

V.V./RA
c.c: Expediente - Interesado

56/157
LISANDRO ALVARADO
Direccin o Coordinacin de:
____________
Fecha:
Memo de Justificacin
Para Contratacin de Personal por Proyectos
Datos del Proyecto
Cdigo
Nombre
Nro.: ____________
Responsable
Datos del Personal Seleccionado

Nombre y Apellido
Cdula de
Identidad
Tipo de Personal
Obrero:
Tcnico:
Empleado:
Profesional:
Desde:
Duracin de la Contratacin:
Hasta:
Exposicin de motivos por el cual se selecciona a esta persona:
Es cotizante de las Obligaciones Parafiscales (SSO, LPH, SPF): Marque con una X y de ser
afirmativa la respuesta debe anexar evidencia de que est cotizando.
SI: _______
NO: ________
_______________________________
Responsable de Proyecto
57/157
LISANDRO ALVARADO
NOTIFICACIN CONDICIONES LABORALES

Quien
suscribe Director
de Recursos
Humanos
de la
UNIVERSIDAD
CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO, con sede principal en Barquisimeto,
hace constar que el (la) ciudadano(a) ________________________, titular de la cdula
de identidad N _____________, ha sido notificado de las condiciones laborales de su
contratacin, tal como se indica en el siguiente cuadro:
CARGO Y SUELDO
DECANATO Y/O
DIRECCIN
UNIDAD
SUPERVISOR
FUNCIONES ACTIVIDADES Y/O TAREAS
PERIODO DE
CONTRATACIN
PERODO DE
EVALUACIN DE
DESEMPEO
RIESGO LABORAL
SEGURO SOCIAL
OBLIGATORIO
HORARIO DE TRABAJO
Es
de
hacer
notar
que
la
presente
notificacin
tendr
vigencia
______________________________.
De acuerdo a lo expuesto, declaro que he sido notificado e informado por la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado acerca de las condiciones y funciones laborales a las
cuales estoy en el deber de cumplir, en seal de conformidad recibo y firmo la presente
comunicacin.
Nombres y Apellidos
Firma y Cdula

58/157
LISANDRO ALVARADO
DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS
MEMORANDO
No. _________
Para: Direccin de Informacin y Relaciones
Fecha:
De:
Asunto: En el texto
Me dirijo a usted en la oportunidad de solicitarle la publicacin de un aviso de prensa en

el Diario _____________ para el da _____________, con el propsito de difundir la
________________________- para los cargos de _______________________
Anexo envo el perfil del cargo de acuerdo a lo establecido en el Manual de Cargos.
ATENTAMENTE,

VV/RA
Modelo: Solicitud Aviso de Prensa

59/157
ANEXO
REQUERIMIENTO DE PERSONAL PARA LOS CARGOS DE:
TIEMPO:
CON LA FINALIDAD DE CONFORMAR EL ARCHIVO DE ELEGIBLES
Las personas interesadas deben consignar Resumen Curricular en la Direccin de
Recursos Humanos, Departamento de Captacin los das lunes 29 y martes 30 de octubre
de 2007 de 9:00 a.m. a 11:00 a.m. y de 3:00 p.m. a 5:00 p.m. En la carrera 19 entre 8 y 9.
Edificio Rectoral. Barquisimeto. Estado Lara; o a travs de la direccin de correo
electrnico captacion@ucla.edu.ve.
REQUISITOS MINIMOS EXIGIDOS:

NOMBRE DEL CARGO
EDUCACION Y EXPERIENCIA:
OTROS REQUISITOS:
EDUCACION Y EXPERIENCIA:
OTROS REQUISITOS:
NOTA: Los aspirantes sern sometidos a pruebas terico-prcticas, psicotcnicas y al

examen mdico ocupacional.

60/157
Departamento de Relaciones Laborales

INTRODUCCIN
El presente Manual comprende las normas y procedimientos administrativos que se
desarrollan en el Departamento de Relaciones Laborales adscrito a la Direccin de
Recursos Humanos de la UCLA.
El mismo permite formalizar cada paso necesario para el logro de los objetivos de la
unidad y por ende de la Universidad. Asimismo se incluyen los formatos que permiten
operacionalizar los procedimientos.
Este documento pretende servir de herramienta de consulta y orientacin
permanente tanto para el personal adscrito a la unidad, como para aquellas personas
que se integren en un futuro al Departamento. Asimismo, proporcionar informacin
a otras unidades que requieran conocer sobre las actividades que desarrolla el
Departamento de Relaciones Laborales.
Es importante tener presente la necesidad de mantener actualizado el documento, a
fin de que continuamente cumpla con su objetivo. Para ello, el Departamento de
Organizacin y Mtodos, una vez que detecte la necesidad de actualizacin o de
incorporacin de algn procedimiento, deber proceder a la modificacin del presente
Manual.

61/157
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
DIRECCIN DE RRHH
DEPARTAMENTO DE
RELACIONES LABORALES
ASPECTOS GENERALES
Objetivo
en el Departamento de Relaciones Laborales como un sistema de gestin que asegure
la prestacin de todos los servicios socioeconmicos al personal de la Institucin.
Alcance
El contenido de este manual est dirigido tanto al Departamento de Relaciones
Laborales, como a todas las Unidades Acadmicas y Administrativas de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado, que generen solicitudes referidas a los procesos
socioeconmicos, por lo que ha sido concebido como una compilacin de informacin
til y necesaria para que las personas involucradas puedan utilizarlo en el mejor
desempeo de sus funciones.

62/157
Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir para procesar las solicitudes de Permisos
de Concesin no Potestativa efectuadas por el personal Administrativo y Obrero
Normas Especficas:
1. Todo lo relativo a Permisos del personal Administrativo y Obrero, se regir por lo
establecido en las Leyes, Convenios Colectivos, Reglamentos Internos o Normativa
Laboral de Trabajo, que regulan esta materia y por lo establecido en el presente
manual.
2. La presente normativa y procedimientos regir para los permisos de concesin no
potestativa.
3. Los permisos de concesin potestativa debern ser solicitados al jefe inmediato,
quien est autorizado para otorgar hasta un mximo de un (1) da.
4. Es responsabilidad de la Direccin de Recursos Humanos a travs del
Departamento de Relaciones Laborales, la tramitacin de las solicitudes de
Permisos del Personal Administrativo y Obrero.
5. Toda Solicitud de Permiso cuya duracin exceda de un (1) da -Permiso para
actividades de adiestramiento, deportivo, cultural y no remunerado-, deber ser
efectuada por escrito ante la Direccin de Recursos Humanos, con por lo menos
quince (15) das continuos de anticipacin a la fecha programada del evento,
previamente conformada por el jefe inmediato y Director de Unidad o Director
Administrativo en caso de estar adscrito a un Decanato.
6. Todo Permiso relacionado a actividades de adiestramiento y financiado por el
Departamento de Evaluacin y Adiestramiento deber tramitarse ante este
ltimo.
7. En caso de que la Solicitud de Permiso sea motivada a: maternidad, nacimiento,
enfermedad de un pariente, defuncin o matrimonio, el trmite deber ser
efectuado directamente ante el Departamento de Relaciones Laborales.
8. Cuando la naturaleza del permiso indique que se requiere de un suplente, deber
remitirse copia de la aprobacin al Departamento de Captacin y Desarrollo.

63/157
Solicitud de Permisos de Concesin No Potestativa
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Responsable
Personal
Administrativo u
Obrero solicitante
Actividad
1. Consigna ante la Direccin de Recursos Humanos-Departamento de

Relaciones Laborales, original y copia de formato de Solicitud de
Permiso (FRL05), indicando la causa que motiva la solicitud de
permiso + evidencias que avalen dicha solicitud, debidamente
conformado por el supervisor inmediato, Director de Unidad o
Director Administrativo en caso de estar adscrito a un Decanato.
2. Recibe original y copia de formato de Solicitud de Permiso +
evidencias.
Secretaria de la
Direccin de RRHH
3. Devuelve copia de formato de Solicitud de Permiso, sellada y

firmada en seal de recibido.
4. Registra la informacin de la documentacin recibida en el sistema
de Recepcin de Documentos para sus controles.
5. Enva la Solicitud de Permiso + evidencias al Departamento de
Relaciones Laborales.
Oficinista
(Receptora)
Dpto. Relaciones
Laborales
Jefe de
Departamento de
Relaciones
Laborales
6. Recibe Formato de Solicitud de permiso + evidencias y sella en

seal de recibido.
7. Entrega al Jefe de Departamento de Relaciones Laborales.
8. Recibe formato de Solicitud de Permiso + evidencias, verifica el

cumplimiento de lo establecido en las Leyes, Reglamentos,
Convenios y Normativas que regulan la materia.
9. De existir dudas consulta con el Director de Recursos Humanos y
una vez resuelto lo que motiv la consulta lo enva al Analista
(responsable) para su tramitacin (contina con el siguiente paso) o
devolucin al solicitante (vuelve al paso inicial).

64/157
10. Recibe formato de Solicitud de Permiso + evidencias.

11. Registra el Permiso en el sistema administrativo y emite memorando
de Notificacin de Aprobacin (dos originales y una copia).
Analista
(responsable)
12. Anexa memorando a la Solicitud de Permiso + evidencias y

solicita la firma del Jefe de Departamento de Relaciones Laborales y
del Director de RRHH.
13. Remite memorando de notificacin de aprobacin al solicitante y al
Departamento de Registro y Control.
14. Enva la copia del memorando de notificacin de aprobacin +
original de memorando de solicitud + evidencias al rea de archivo
para su incorporacin en el Expediente Laboral.
Pensin por Jubilacin

Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir para procesar las solicitudes de Jubilacin
efectuadas por el personal Administrativo y Obrero.
Normas Especficas:
1. Toda Solicitud de Pensin de Jubilacin deber enmarcarse dentro de lo establecido
en las Leyes, Reglamentos, Resoluciones y Convenios Colectivos que regulen la
materia tanto para Personal Administrativo como Obrero.
2. El personal Administrativo u Obrero que tenga derecho a la Jubilacin, segn lo
establecido en el Reglamento de Jubilaciones y Pensiones del Personal
Administrativo y Obrero de la UCLA , deber efectuar la solicitud por escrito, ante el
Consejo Universitario a travs de la Direccin de Recursos Humanos, dicha solicitud
deber estar debidamente conformada por el Jefe Inmediato.
3. En caso de haber prestado servicios en otros organismos del Estado y no haber
consignado con anterioridad la constancia certificada de Antecedentes de
Servicios o FP-023, la misma deber presentarse anexo a la Solicitud de Jubilacin.
4. La Direccin de Recursos Humanos, deber presentar un informe anexo a la solicitud
de jubilacin o de egreso definitivo, en la que se debe indicar la condicin de solvencia
del personal administrativo u obrero con la institucin, atendiendo a lo establecido en
la Resolucin N 034-2007 aprobada por el Consejo Universitario en su Sesin N
1779 de fecha 06-06-2007.
5. Ser la Secretara General la instancia encargada de oficializar por escrito, a
Vicerrectorado Administrativo y digitalmente a la Direccin de Recursos Humanos la
decisin emanada del Consejo Universitario.
65/157

Responsable
Actividad
1. Recibe del trabajador interesado original y copia de memorando

de solicitud de Jubilacin + evidencias y sella en seal de
recibido.
2. Solicita a la seccin de archivo de expedientes de la Direccin de
Recursos Humanos, el expediente laboral de la persona que
solicita el beneficio de jubilacin, lo analiza de acuerdo a la
condicin de jubilacin y de requerirse evidencia(s), la(s) solicita
mediante comunicacin escrita.
3. Ingresa al sistema automatizado e imprime la Relacin de Nmina.
4. Solicita ante las instancias correspondientes, las solvencias
respectivas, segn sea el caso y elabora el Informe de Solvencia.
5.
Analista
(Responsable)
Elabora el Informe Tcnico de Jubilacin, donde registra:

9 Datos Personales.
9 Tiempo de servicio en la Institucin y Administracin Pblica en
general, si es el caso.
9 Cargos Ocupados.
9 Lugares de Trabajo, y,
9 Conceptos que integran la remuneracin mensual del
trabajador y servirn de base para el clculo del monto de la
pensin mensual a otorgar por Beneficio de Jubilacin.
6. Anexa al Informe Tcnico de Jubilacin:

9
9
9
9
Memorando de solicitud de Jubilacin;

Informe de Solvencia.
Evidencias Recibidas; y,
Documentos generados en el departamento.
7. Elabora memorando de remisin del Informe Tcnico de

Jubilacin, dirigido a Vicerrectorado Administrativo y entrega al
Jefe de Departamento para las firmas respectivas.
Jefe de
Departamento de
Relaciones
Laborales
8. Recibe y revisa memorando de remisin + Informe Tcnico de

Jubilacin y documentos anexos y firma en seal de conformidad.
9. Enva memorando de remisin + Informe Tcnico de Jubilacin y
documentos anexos para la firma del Director de RRHH, una vez
firmado lo devuelve al Departamento de Relaciones Laborales.

66/157

Responsable
Analista
(Responsable)
Vicerrectorado
Administrativo
Actividad
10. Recibe completamente firmado y fotocopia el Informe Tcnico
de Jubilacin y documentos anexos y distribuye de la siguiente
manera:
9
Original a Vicerrectorado Administrativo, para su

sometimiento a consideracin del Consejo Universitario.
Copia para Archivo de Gestin del Departamento de

11. Recibe memorando de remisin + Informe Tcnico de

Jubilacin y documentos anexos y solicita a Secretara General
su inclusin en agenda del Consejo Universitario.
12. Una vez aprobado, formaliza por escrito la decisin del Consejo
Universitario y lo enva a la Direccin de Recursos Humanos, a
los fines de que se ejecute la misma ante las instancias
respectivas.
13. Recibe memorando
Universitario.
Secretaria de la
Direccin de RRHH
14. Entrega al Director

conocimiento.
sobre
de
la
Resolucin
Recursos
del
Humanos
Consejo
para
su
15. Una vez revisado por el Director de Recursos Humanos, remite

original de la Resolucin del Consejo Universitario al
16. Recibe memorando sobre la Resolucin del Consejo
Universitario, ingresa al sistema y actualiza el status del
trabajador.
Analista
(Responsable)
17. Fotocopia por triplicado el memorando sobre la Resolucin del

Consejo Universitario y distribuye de la siguiente manera:
9 Copia al Departamento de Registro y Control, para
efectos de pago.
9 Copia al Departamento de Relaciones Laborales, para el
Archivo de Gestin, y Copia al Trabajador.
18. Remite original del memorando sobre la Resolucin del Consejo

Universitario al Departamento de Captacin y Desarrollo
67/157
para su conocimiento y posterior archivo en el Expediente

Laboral.
Pensin por Discapacidad

Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir para procesar las Pensiones por
Discapacidad Laboral, para el personal administrativo y obrero, segn consideracin
de la Comisin Evaluadora, dando cumplimiento a lo establecido en las Leyes, Normas y
Reglamentos que regulan esta materia.
Normas Especficas:
1. Todo lo relativo al beneficio de Pensin por Discapacidad para el Personal
administrativo y obrero, deber enmarcarse dentro de lo establecido en las Leyes,
Reglamentos y Convenios que regulen la materia.
2. Todo reposo mdico por accidentes o enfermedades de origen comn, del personal
administrativo y Obrero, deber ser convalidado por: IPSTAUCLA y FUNSOUCLA
respectivamente, quien llevar a cabo el seguimiento y control de los mismos y
propondr los casos de probables discapacidades a ser sometidos a la
consideracin de la Direccin de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3. La Comisin Mdica Evaluadora estar conformada por:
Mdico Laboral de la Direccin de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Coordinador(a) Mdico de IPSTAUCLA o Mdico Internista que l designe.
Coordinador(a) Mdico de FUNSOUCLA o Mdico Internista que l designe.
4. Ser la Direccin de Recursos Humanos a travs del Departamento de Relaciones
Laborales quien gestionar ante el Consejo Universitario la aprobacin del
beneficio de Pensin por Discapacidad.
Vicerrectorado Administrativo y digitalmente a la Direccin de Recursos Humanos
la resolucin del Consejo Universitario.

68/157

Responsable
Actividad
1. Lleva a cabo el control y seguimiento de reposos mdicos
otorgados al personal administrativo y obrero respectivamente.
IPSTAUCLA O
FUNSOUCLA
2. Remite a la Direccin de Seguridad y Salud en el trabajo los

reposos derivados de accidentes y enfermedades ocupacionales.
3. Elabora propuesta sobre los posibles casos de discapacidad por
accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales o de origen
comn, que debern ser sometidos a revisin y consideracin por
parte de la Comisin Mdica Evaluadora.
4. Revisan y valoran los casos presentados por: IPSTAUCLA o
FUNSOUCLA.
Comisin Mdica
Evaluadora
5. Estudian, evalan y emiten sus recomendaciones para cada caso

en particular. relativos a decisin de: discapacidad, traslado,
cambio de funciones o convalidacin de reposos mdicos, entre
otros.
6. Emiten Informe Mdico debidamente sustentado, el cual es
firmado por todos los miembros de la Comisin y en caso de que
se determine en su informe la discapacidad del trabajador
entregan al Jefe de Departamento de Relaciones Laborales.
7. En caso de que la decisin determine traslado o cambio de
funciones, enva informe mdico al Departamento de Captacin
y Desarrollo para su tramitacin.
Jefe de
8. Recibe, revisa Informe Mdico y gira instrucciones al Analista
Departamento de
(Responsable), para iniciar el trmite necesario para la
Relaciones Laborales
elaboracin del Informe Tcnico de Discapacidad.
Analista
(Responsable)
9. Recibe Informe Mdico y solicita en la Seccin de Archivo, el

expediente laboral del trabajador para llevar a cabo el anlisis
del mismo y de requerirse evidencia(s), la(s) solicita mediante
comunicacin escrita dirigida al trabajador.
10. Fotocopia del expediente laboral: el Nombramiento (Pase a
Ordinario) y la planilla de Registro (Movimiento).
11. Revisa en el sistema automatizado e imprime la Relacin de
Nmina de Personal

69/157
12. Elabora el Informe Tcnico de Discapacidad donde registra:

a.
b.
c.
d.
e.
Analista
(Responsable)
Datos Personales,
Tiempo de Servicio en la Institucin,
Cargos ocupados,
Lugares de trabajo,
Conceptos que integran la remuneracin mensual del
trabajador y servirn de base para el clculo del monto
de la pensin mensual a otorgar por Discapacidad.
13. Anexa al Informe Tcnico de Discapacidad, lo siguiente:

9
9
9
Informe Mdico;
Evidencias Recibidas; y,
Documentos generados en el departamento.
14. Elabora memorando de remisin del Informe Tcnico por

Discapacidad, dirigido a Vicerrectorado Administrativo y entrega al
Discapacidad y documentos anexos y firma en seal de
conformidad.
Jefe de
Departamento de
20. Enva memorando de remisin + Informe Tcnico de Discapacidad y
Relaciones
documentos anexos para que sea firmado por el Director de RRHH,
Laborales
una vez firmado lo devuelve al Departamento de Relaciones
Laborales.
21. Recibe completamente firmado y fotocopia el Informe Tcnico de
Discapacidad y documentos anexos y distribuye de la siguiente
manera:
Analista
9 Original
a
Vicerrectorado
Administrativo,
para
su
(Responsable)
sometimiento a consideracin del Consejo Universitario; y,
9 Copia para el Archivo de Gestin del Departamento de
22. Recibe Informe Tcnico de Discapacidad y documentos anexos +
memo de remisin y solicita a Secretara General su inclusin en
agenda del Consejo Universitario.
Vicerrectorado
Administrativo
Universitario y lo enva a la Direccin de Recursos Humanos, a los
fines de que se ejecute la misma ante las instancias respectivas.
70/157

Responsable
Secretaria de
la Direccin
de RRHH
Actividad
24. Recibe memorando sobre la Resolucin del Consejo Universitario.
25 Entrega al Director de Recursos Humanos para su conocimiento.
26. Una vez revisado por el Director de Recursos Humanos, remite original
de la Resolucin del Consejo Universitario al Departamento de
27 Recibe memorando sobre la Resolucin del Consejo Universitario,
ingresa al sistema y actualiza el status del trabajador.
28 Emite cinco (5) copias del memorando sobre la Resolucin del Consejo
Universitario y distribuye de la siguiente manera:
Analista
(Responsable)
9 Copia a:
Departamento de Registro y Control, para efectos de pago.
Departamento de Relaciones Laborales, para el Archivo de
Gestin.
Direccin de Salud en el Trabajo, para su incorporacin en
la Historia Mdica Ocupacional del Trabajador.
IPSTAUCLA o FUNSOUCLA, para su incorporacin en la
Historia Mdica del Trabajador.
Trabajador

Universitario al Departamento de Captacin y Desarrollo para su
conocimiento y posterior archivo en el Expediente Laboral.

71/157
Pensin de Sobreviviente
Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir para procesar los casos de Pensin de
Sobreviviente que se otorgarn a los familiares-herederos por fallecimiento del
trabajador-titular.
Normas Especficas:
1. Todo lo relativo al otorgamiento y distribucin de la Pensin de Sobreviviente
tanto para el personal Administrativo como Obrero, deber enmarcarse dentro de
lo establecido en las Leyes, Reglamentos, Normativas, Convenios y Resoluciones
que sobre la materia sean aprobadas por el Consejo Universitario.
2. Tendrn derecho a este beneficio, el cnyuge viudo(a), la (el) concubina(o)
inscrita(o) en la Direccin de Recursos Humanos, mientras no cambie de estado
civil, los hijos menores de dieciocho (18) aos o hasta 25 si demuestran su
condicin de estudiante regular de Educacin Superior a nivel de pregrado, los
padres y los hijos con incapacidad permanente debidamente demostrada para los
cuales el beneficio ser vitalicio.
3. En caso de fallecimiento del trabajador que goce del beneficio de Pensin de
Incapacidad o Jubilacin, el mismo se convertir en Pensin de Sobreviviente.
Vicerrectorado Administrativo y digitalmente a la Direccin de Recursos Humanos
la resolucin emanada del Consejo Universitario.

Responsable
Solicitante de
Pensin
(segn lo
establecido en
la presente
normativa)
Actividad
1. Entrega en la Direccin de Recursos Humanos (Dpto. de Relaciones
Laborales) comunicacin escrita, en solicitud de la Pensin de
Sobreviviente, con la siguiente documentacin anexa:
9 Documentos de nicos y Universales Herederos;

9 En caso de hijos menores de edad: Autorizacin emitida por el
Tribunal del Nio y del Adolescente, para que el tutor pueda
hacer efectiva la cuota parte de la pensin que se le otorgar
al menor.
2. Recibe original y copia de la solicitud de Pensin de Sobreviviente +
Documentos anexos.

72/157

Responsable
Oficinista
(Receptora)
Actividad
3. Devuelve copia de la solicitud de Pensin de Sobreviviente, sellada y
firmada en seal de recibido.
4. Registra la informacin de la documentacin recibida a travs del
sistema de Recepcin de Documentos, para sus controles.
5. Entrega al Jefe de Departamento de Relaciones Laborales.
Jefe de
Departamento
de Relaciones
Laborales
6. Revisa la solicitud, verificando que los anexos estn completos y

correctos y lo enva al Analista (Responsable) para el trmite
correspondiente.
7. Recibe solicitud de Pensin de Sobreviviente + documentos anexos.
8. Solicita en la Seccin de Archivo, el Expediente Laboral del
trabajador.
9. Revisa en el sistema e imprime la Relacin de Nmina de Personal.
10. Ingresa al sistema para obtener la informacin de la carga familiar.
11. Analiza la informacin y elabora el Informe Tcnico de Sobreviviente
donde registra:
Analista
(Responsable)
9
9
9
9
9
9
Datos Personales,
Tiempo de Servicio en la Institucin,
Cargos ocupados,
Lugares de trabajo,
Posibles Beneficiarios de la Pensin de Sobreviviente,
Conceptos que integran la remuneracin mensual del trabajador
fallecido y servirn de base para el clculo del monto a otorgar
por concepto de pensin mensual de sobreviviente.
12. Anexa al Informe Tcnico de Sobreviviente lo siguiente:

9 Memorando de solicitud de Pensin de Sobreviviente;
9 Evidencias Recibidas; y,
9 Documentos generados en el Departamento.
13. Elabora memorando de remisin del Informe Tcnico de

Sobreviviente, dirigido a Vicerrectorado Administrativo y entrega al
73/157

Responsable
Jefe de
Departamento
de Relaciones
Laborales
Analista
(Responsable)
Actividad
Sobreviviente y documentos anexos y firma en seal de conformidad.
15. Enva memorando de remisin + Informe Tcnico de Sobreviviente
y documentos anexos para que sea firmado por el Director de RRHH
quien lo devuelve una vez firmado, al Departamento de Relaciones
Laborales.
16. Recibe el Informe Tcnico de Sobreviviente y documentos anexos
completamente firmado, fotocopia y distribuye de la siguiente
manera:
9 Original a Vicerrectorado Administrativo, para su sometimiento a
consideracin del Consejo Universitario; y,
9 Copia para el Archivo de Gestin del Departamento de Relaciones
Laborales.
Vicerrectorado
Administrativo
17. Recibe Informe Tcnico de Incapacitacin y documentos anexos +

memo de remisin y solicita a Secretara General su inclusin en
agenda del Consejo Universitario.
Universitario y lo enva a la Direccin de Recursos Humanos, a los
fines de que se ejecute la misma ante las instancias respectivas.
19. Recibe memorando sobre la Resolucin del Consejo Universitario.
Secretaria de
la Direccin de
RRHH
20. Entrega al Director de Recursos Humanos para su conocimiento.

21. Una vez revisado por el Director de Recursos Humanos, remite original del
memorando sobre la Resolucin del Consejo Universitario al Departamento

de Relaciones Laborales.
22. Recibe original del memorando sobre la Resolucin del Consejo Universitario,
ingresa al sistema y actualiza el status del trabajador.
Analista
(Responsable)
23. Fotocopia por triplicado el memorando sobre la Resolucin del Consejo

Universitario y distribuye de la siguiente manera:
9 Copia al Departamento de Registro y Control, para efectos de pago,
9 Copia al Departamento de Relaciones Laborales, para el Archivo de
Gestin.
9 Copia al interesado.

74/157

Responsable
Actividad
Universitario al Departamento de Captacin y Desarrollo para su
conocimiento y posterior archivo en el Expediente Laboral.
Registro y Tramitacin de Pago de Beneficios Socioeconmicos

Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir para tramitar la cancelacin de los
Beneficios Socioeconmicos: Bonificacin por Nacimiento, Bonificacin por
Matrimonio, Pago de Inscripcin en Planteles Pblicos y Privados (hijos de Personal
Administrativo), Ayuda por Libre Escolaridad (Personal Obrero), Ayuda por muerte
del trabajador, Ayuda por Muerte de un Familiar del Trabajador, otros beneficios
sern considerados por separado.
Normas Especficas:
1. Todo lo relativo al otorgamiento y cancelacin de Beneficios Socioeconmicos,
deber enmarcarse dentro de lo establecido en las Leyes, Reglamentos,
Normativas y Convenios que regulen la materia tanto para el personal
Administrativo como Obrero y Resoluciones que sobre la materia sean aprobadas
por el Consejo Universitario.
2. Para la asignacin de cada uno de los Beneficios Socioeconmicos es
imprescindible la presentacin por parte del trabajador de documentos que sirvan
de evidencia, indicados para cada caso especfico en trpticos que sern
entregados en el Departamento de Relaciones Laborales como unidad responsable
de su administracin.
3. Slo se procesarn beneficios para familiares debidamente inscritos ante la
Direccin de Recursos Humanos, Departamento de Relaciones Laborales mediante
el llenado de la planilla de Inclusin de Carga Familiar (FRL01) con la debida
consignacin de los recaudos solicitados.
4.
Todo documento que sirva como evidencia para el otorgamiento de un Beneficio

Socioeconmico para un ao vencido, tendr un plazo de espera para su
presentacin hasta el 31 de marzo del ao prximo-siguiente, con la correlativa
consecuencia por la entrega tarda de dicho documento, exceptundose los casos
para los cuales ya se ha establecido lapsos dentro de su normativa especfica.
75/157

Responsable
Actividad
1. Recibe del Titular los documentos requeridos segn cada caso y
revisa.
Oficinista
Receptora
Oficinista
Receptora
Analista
(Responsable)
Jefe de
Departamento
2. De existir alguna objecin, devuelve los documentos al trabajador e

indica el motivo, en caso contrario, ingresa al sistema y registra los
datos en la planilla Recepcin de Documentos (FRL02). imprime
original y copia, entrega esta ltima al titular y anexa original a los
documentos recibidos, genera la planilla Control de documentos
recibidos (FRL03).
3. Entrega los documentos al Analista (Responsable), para el trmite
del beneficio.
4.
Recibe y revisa los documentos y en caso de alguna objecin

devuelve la documentacin o acuerda con el titular su correccin, una
vez conforme procesa la informacin en el sistema.
5.
Genera el reporte de la Solicitud de Pago de Beneficios

Contractuales en original y copia y efecta una nueva revisin contra
las evidencias anexas.
6.
Entrega el reporte de Solicitud de Pago de Beneficios

Contractuales y evidencias anexas al Jefe de Departamento.
7.
Revisa el reporte de Solicitud de Pago de Beneficios

Contractuales y una vez conforme firma la solicitud y cada una de
las evidencias anexas y devuelve al Analista (Responsable).
8. Recibe el reporte de Solicitud de Pago de Beneficios

Contractuales y evidencias anexas y gestiona la firma del Director
de Recursos Humanos.
Analista
(Responsable)
9. Desglosa el reporte de Solicitud de Pago de Beneficios

Contractuales y distribuye de la siguiente manera:
9 Original al Departamento de Registro y Control, para la
cancelacin del beneficio.
9 Copia + evidencias (originales), para el rea de Archivo de
Expedientes, para su incorporacin en el expediente laboral.

76/157
Tramitacin del Pago por Concepto de Beneficio Juguetes

Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir para tramitar el pago del beneficio:
JUGUETES, a los hijos de los trabajadores de la universidad.
Normas Especficas:
1. Todo lo relativo al otorgamiento y cancelacin de este Beneficio, deber
enmarcarse dentro de lo establecido en las Normativas y Convenios que regulen la
materia tanto para el personal Administrativo como Obrero y Resoluciones que
sobre la materia sean aprobadas por el Consejo Universitario.
2. Este beneficio ser otorgado a los hijos de los trabajadores de la universidad que
al 31 de diciembre no hayan cumplido los 13 (trece) aos de edad, de acuerdo a lo
establecido en el Convenio Vigente.
3. Si el nacimiento de los hijos de los trabajadores se produce durante los meses de
noviembre o diciembre, la Universidad conviene en cancelar este beneficio, para el
ao del nacimiento, bajo la modalidad de pago directo.
4.
La Universidad conviene en que el otorgamiento del beneficio de juguetes

para los hijos excepcionales no tiene lmite de edad.

Responsable
Actividad
1. Genera a travs del sistema el listado preliminar de los hijos de los
trabajadores (administrativos y obreros) menores de trece (13) aos
de edad al 31 de diciembre del ao en curso y los casos que se
remitirn a Juzgado.
Analista
(Responsable)
2. Revisa contra listado del ao anterior, verificando las inclusiones

(nuevos ingresos y nacimientos), exclusiones (despidos, renuncias,
permisos no remunerados, edad lmite, entre otros), casos en juzgado
e hijos excepcionales.
3. De existir alguna discrepancia en los datos, revisa expediente laboral
y efecta las respectivas modificaciones en el sistema.

77/157
4. Genera listado definitivo de nios a los cuales se les otorgar el

beneficio, especificando en listado separado los casos que sern
remitidos a juzgado.
Analista
(Responsable)
5. Entrega listados y comunicacin al Jefe del Departamento para su

conformacin y enva a la firma del Director de Recursos Humanos.
6. Una vez firmado, enva la comunicacin y listados al Dpto. de Registro
y Control para su cancelacin.
7. Una vez cancelado el beneficio, recibe del Departamento de Registro
y Control los listados y los incorpora en el archivo de gestin del
Departamento para sus controles.
Tramitacin del Pago por Concepto de Ayudas Escolares

Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir para procesar la Cancelacin de Ayudas
Escolares, dando cumplimiento a lo establecido en los Convenios y Normas que regulan
esta materia tanto para el Personal Administrativo como Obrero.
Normas Especficas:
sobre la materia sean aprobadas por el Consejo Universitario.
2. La universidad otorgar a sus trabajadores (personal administrativo) y a sus hijos
(personal administrativo y obrero), una Ayuda Escolar (textos y tiles escolares),
de acuerdo a lo establecido en los convenios de trabajo vigente, por cada ao o
perodo escolar, para lo cual se exige como requisito:
9 Que el hijo del trabajador se encuentre registrado y activo en el beneficio

de prima por hijo ante la Direccin de Recursos Humanos de la Universidad;
y,
9 Que el beneficiario haya presentado durante los tres primeros meses del ao
o periodo escolar la constancia de inscripcin respectiva.
78/157
Otorgndose este beneficio desde el inicio del ao o perodo escolar.

3. En caso de Prima por Hijo suspendida, solo se procesar la Ayuda Escolar una vez
que la prima por hijo haya sido reactivada, cancelndose slo el perodo acadmico
en vigencia.
4. La Ayuda Escolar se otorgar a los hijos de los trabajadores (personal
administrativo y Obrero) que cursen educacin primaria, media, diversificada y
superior; y para los trabajadores (personal Administrativo) que cursen estudios de
educacin media y superior.
5. Los estudios realizados en academias o institutos (cursos) debern estar
registrados ante el Ministerio del PP para la Educacin y su perodo de duracin
deber ser igual o superior a cuatro meses.
6. No se cancelar la Ayuda Escolar cuando se repita el ao o semestre acadmico
por segunda vez, si se tratare de educacin primaria, secundaria o educacin
superior.

Responsable
Actividad
1. Recibe y revisa la Constancia de Estudios en original la cual
deber indicar: nombre y apellido del alumno, cdula de identidad
(si la tiene), nivel de estudio, ao escolar, lapso acadmico, firma
autorizada y sello hmedo del plantel.
Oficinista
(Receptora)
2. De existir alguna objecin, devuelve los documentos al trabajador

e indica el motivo, en caso contrario, ingresa al sistema, registra
los datos en la planilla Recepcin de Documentos (FRL02).
imprime original y copia, entrega esta ltima al titular y anexa
original a los documentos recibidos, genera la planilla Control de
documentos recibidos (FRL03).
del beneficio.

79/157
4. Recibe planilla de Recepcin de Documentos + Constancia de

Estudios y firma el Control de Documentos Recibidos.
Analista
(Responsable)
5. Coteja los datos contenidos en la constancia de estudios contra los

registrados en el sistema, verificando: secuencias o continuidad en
los datos y perodos acadmicos, entre otros.
6. En caso de existir incongruencias llena el Formato de Devolucin
(FRL04) y regresa el documento al titular, de lo contrario registra
la Ayuda Escolar en el sistema.
Analista
(Responsable)
Jefe de
Departamento
Director de
RRHH
7. Genera a travs del sistema el reporte: Relacin de Ayudas

Escolares.
8. Elabora memorando de remisin dirigido al Departamento de
Registro y Control anexa Relacin de Ayudas Escolares +
Constancias de estudio y entrega al Jefe de Departamento.
9. Recibe memorando de remisin + Relacin de Ayudas Escolares
+ Constancias de Estudio.
10. Revisa y conforma el memorando de remisin + Relacin de
Ayudas Escolares y enva documentacin al Director de Recursos
Humanos para su firma.
11. Recibe memorando de remisin + Relacin de Ayudas Escolares+
Constancias de Estudio.
12. Revisa y firma memorando de remisin y devuelve documentos al
13. Recibe memorando de remisin + Relacin de Ayudas Escolares
+ Constancias de Estudio y distribuye de la siguiente manera:
Analista
(Responsable)
9 Enva memorando de remisin + Relacin de Ayudas

Escolares al Departamento de Registro y Control a
efectos del procesamiento del pago.
9 Enva Constancia de Estudios al Archivo
incorporacin en el expediente laboral.
para
su
14. Recibe Relacin de Ayudas Escolares una vez procesado el pago

por el Departamento de Registro y Control e incorpora en el
archivo de gestin del Departamento.

80/157
Beneficio Prima por Hijo

Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir para llevar a cabo el registro y asignacin
del Beneficio PRIMA POR HIJO y tramitar el pago correspondiente, para el Personal
Administrativo y Obrero.
Normas Especficas:
enmarcarse dentro de lo establecido en las Normativas y Convenios que lo regulan,
tanto para el personal Administrativo como Obrero y Resoluciones que sobre la
materia sean aprobadas por el Consejo Universitario.
2. A los efectos del otorgamiento de este beneficio deber consignarse ente la
Direccin de RRHH, Departamento de Relaciones Laborales las respectivas
partidas de nacimiento y en caso de Representacin Legal, el documento que lo
certifique.
3. El pago de la prima por hijo se har efectiva a partir de la fecha de nacimiento,
siempre que la partida o certificacin de nacimiento se presente durante los seis
(6) primeros meses de vida. Cuando el trabajador presente este documento,
despus de los seis (6) meses, se le cancelar la prima por hijo a partir de la
fecha de la consignacin.
4. La continuidad de este beneficio, despus de que el hijo llegare a cumplir los
DIECIOCHO (18) aos, estar sujeto a la consignacin por nica vez, ante la
Direccin de RRHH, Departamento de Relaciones Laborales de la(s) constancia(s)
de estudios, suscribiendo a su vez la respectiva Declaracin Jurada
(acogindose a lo establecido en la Resolucin 11032009 aprobado en Consejo
Universitario en fecha 11/03/2009).
5. Para la firma de la Declaracin Jurada a la que se hace referencia en el punto
anterior, se establecer un plazo de quince (15) das a partir de la fecha en que
el hijo llegare a cumplir los DIECIOCHO (18) aos.
6. Este Beneficio ser otorgado a los hijos de los trabajadores administrativos y
obreros menores de 18 aos de edad y para aquellos no mayores de
VEINTICINCO (25) aos de edad, si Dependen Econmicamente de este,
entendindose bajo el concepto de Dependencia Econmica lo establecido en la
Resolucin 11032009 de fecha 11/03/2009.
7. El pago de este beneficio por hijos mayores de VEINTICINCO (25) aos y
menores de VEINTIOCHO (28) aos -para el caso de personal Administrativo-,
81/157
tendr continuidad previa consignacin con carcter de obligatoriedad de la

constancia de estudios, debiendo a su vez enmarcarse dentro de lo establecido
bajo el concepto de Dependencia Econmica sealada en el punto anterior.
8. Los estudios realizados en academias o institutos (cursos) debern estar
registrados ante el Ministerio del PP para la Educacin y su perodo de duracin
deber ser igual o superior a cuatro meses.
9. Para la asignacin del beneficio de Prima por Hijo Excepcional, deber
presentarse Informe Mdico convalidado por el especialista y sometido a la
consideracin de la Junta Mdica Evaluadora integrada por Coordinador Mdico
de FUNSOUCLA, Coordinador Mdico de IPSTAUCLA y Mdico Especialista.
10. Si ambos padres laboran en la UCLA, independientemente del tipo de personal,
solo se cancelar la prima por hijo a uno de ellos.
11. El lmite mximo que se otorgar por concepto de este beneficio ser: hasta seis
(6) primas por hijo mensuales por cada personal administrativo (incluyendo la
prima por hijo excepcional) y hasta cinco (5) primas por hijo mensuales, en el
caso del personal obrero.

Responsable
Actividad
1. Recibe del Titular los documentos necesarios, segn el caso y revisa.
Oficinista
Receptora
2. De existir alguna objecin, devuelve los documentos al trabajador e

indica el motivo, en caso contrario, ingresa al sistema, registra los
datos en la planilla Recepcin de Documentos (FRL02), imprime
original y copia, entrega esta ltima al titular y anexa original a los
documentos recibidos, genera la planilla Control de documentos
recibidos (FRL03).
del beneficio.

82/157
4. Verifica en el sistema el registro de los documentos, en caso de

alguna objecin devuelve la documentacin o acuerda con el titular su
correccin, una vez conforme procesa la informacin en el sistema o
le da la continuidad al beneficio ya otorgado.
Analista
(Responsable)
5. Incorpora en el archivo de gestin interno el formato de Recepcin

de Documentos.
6. En caso de corresponder a una inclusin emite Solicitud de Pago de
Beneficios Contractuales en original y copia y efecta una nueva
revisin contra las evidencias anexas.
7. Entrega la Solicitud de Pago de Beneficios Contractuales y
evidencias anexas al Jefe de Departamento.
Jefe de
Departamento
8. Revisa y firma la Solicitud de Pago de Beneficios Contractuales y

cada una de las evidencias anexas y entrega
al Analista
(Responsable).
9. Recibe la Solicitud de Pago de Beneficios Contractuales y evidencias

anexas y gestiona la firma del Director de Recursos Humanos.
Analista
(Responsable)
10. Desglosa la Solicitud de Pago de Beneficios Contractuales y

distribuye de la siguiente manera:
9 Original al Departamento de Registro y Control, para el pago

del beneficio.
9 Copia + evidencias (originales),
incorpora en el archivo de
gestin interna.
Suspensin del Beneficio Prima por Hijo

Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir para procesar la Suspensin del Beneficio
PRIMA POR HIJO, para el Personal Administrativo y Obrero.

83/157
Normas Especficas:
1. Todo lo relativo a la Suspensin del Beneficio de Prima por Hijo, deber
sobre la misma sean aprobadas por el Consejo Universitario.
2. La Suspensin del Beneficio de Prima por Hijo, podr darse de forma Automtica o
Por Solicitud del Trabajador:
2.1. Automtica (Llevada a cabo por el Departamento de Relaciones
Laborales):
2.1.1 En caso de detectarse inexactitud, falsedad u omisin en la
informacin y datos sealados en la Declaracin Jurada.
2.1.2
En caso de que habiendo, el hijo, cumplido los DIECIOCHO

(18) aos y vencido el lapso establecido de quince (15) das, el
titular no haya efectuado el llenado de la respectiva
Declaracin Jurada.
2.1.3 En caso de que el hijo del trabajador haya superado el lmite

de edad veinticinco (25) aos - y no haya consignado ante el
Departamento de Relaciones Laborales la constancia de
estudios.
.
2.2. Por Solicitud del Trabajador:

2.2.1
Cuando el trabajador manifieste su voluntad, bien sea
verbalmente o por escrito, a tales efectos deber llenar la
planilla de Autorizacin para Exclusin del Beneficio de
Prima por Hijo.

Responsable
Actividad
Suspensin Automtica
Analista
(Responsable)
1. Emite listado de hijos prximos a cumplir el lmite de edad

establecido en el Acta Convenio o Convencin Colectiva vigente, si se
trata de personal administrativo (hijos hasta los 28 aos) o personal
obrero (hijos hasta los 25 aos).
2. Revisa listado emitido contra listado anterior verificando el
cumplimiento de la normativa:

84/157
2.1.
Si no se ha cumplido con lo que establece la normativa,

genera el listado mensual de suspensin de prima
por hijo. (Va al Paso 5 al 9)
2.2.
Si el trabajador presenta constancia y no cumple con

los requisitos, se entrega el caso al Trabajador Social
para que analice y realice estudio social. (Va al paso 3
al 9).
2.3.
Si el trabajador consign la constancia y cumple con

los requisitos, entrega al Analista (Responsable) para
la actualizacin en el sistema. (Se remite al paso 5 y
finaliza el procedimiento).
Analista
(Responsable)
Trabajador
Social
3. Analiza el expediente y lleva a cabo la visita, segn el caso, elabora

informe social y lo remite al Jefe de Departamento.
4. Analiza el caso y toma decisin con respecto a la suspensin:

Jefe de
Departamento
9 No requiere suspensin: va al paso 5 (fin del procedimiento).

9 Si requiere suspensin: conforma el informe social y contina
con el procedimiento hasta el final.
5. Actualiza Listado y transcribe los datos necesarios en el sistema.

6. Genera la Suspensin, en original y dos copias, anexa el informe
social (si es el caso) y entrega al Jefe de Departamento para la
revisin y conformacin.
7. Una vez firmado, lo distribuye de la siguiente manera:
Analista
(Responsable)
9 Original: Departamento de Registro y Control.

9 Copias (2):
Archivo de Gestin del Departamento + original del Informe
Social (si es el caso).

rea de Archivo para su incorporacin en el Expediente
Laboral y formato Autorizacin para Exclusin

Familiares y/o Beneficiarios (FRL06) (si es el caso).
Analista
(Responsable
de
8. Elabora memorando de notificacin de suspensin, dirigido al

trabajador, en original y copia y lo enva al Jefe de Departamento
para su conformacin y posterior remisin al Director de Recursos

85/157
Humanos para la Firma.

9. Distribuye memorando de notificacin de suspensin, de la siguiente
manera:
9
Original: Trabajador.
9 Copia: rea de Archivo para su incorporacin en el Expediente

Laboral.
Reactivacin del Beneficio Prima por Hijo

Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir para tramitar la Reactivacin del Beneficio
Prima por Hijo.
Normas Especficas:
1. La Reactivacin de la Prima por Hijo tendr efecto a partir de la presentacin
de la constancia de estudio y para el perodo acadmico indicado en la misma,
debiendo presentarse durante los tres primeros meses de dicho perodo
acadmico.
2. No se reactivar el Beneficio de Prima por Hijo cuando los hijos:
Superen el lmite de edad;
Hayan contrado nupcias y en tal sentido cambie su estado civil;
Efecten actividad bajo relacin de dependencia laboral;
3. La Prima por Hijo podr reactivarse (acogindose a lo establecido en la
normativa) slo cuando se de cumplimiento con los requisitos exigidos y en los
lapsos establecidos, previo estudio e informe elaborado por el Trabajador Social.

Responsable
Oficinista
(Receptora)
Actividad
1. Recibe y revisa la Constancia de Estudios en original la cual
deber indicar: nombre y apellido del alumno, nivel de estudio, ao
escolar, lapso acadmico, firma autorizada y sello hmedo del
plantel.

86/157

del beneficio.
4. Recibe Constancia de Estudios y verifica en el sistema o en el

expediente laboral a los fines de determinar si procede o no la
Reactivacin:
Trabajador
Social
9 Si procede Reactivacin: Elabora informe de reactivacin y

entrega al Analista (Responsable).
9 No procede Reactivacin: Elabora informe de no reactivacin y
cita al trabajador a objeto de hacer la devolucin
correspondiente, de acuerdo con el procedimiento establecido
para ello e incorpora en el archivo de gestin del departamento.
5. Recibe y revisa el informe de reactivacin.

Analista
(Responsable)
Jefe de
Departamento
6. Genera el reporte de Solicitud de

Contractuales en original y dos (2) copias.
pago
de
Beneficios
7. Anexa el informe de reactivacin y copia de la Constancia de

Estudios y entrega al Jefe de Departamento para la conformacin
de cada uno de los documentos.
8. Recibe, revisa y conforma cada uno de los documentos y entrega al
Analista (Responsable).
9. Recibe y enva al Director de Recursos Humanos para la firma.
Analista
(Responsable)
10. Una vez firmado, recibe, desglosa y distribuye de la siguiente

manera:
9 Original de la Solicitud de pago de Beneficios Contractuales al
Departamento de Registro y Control para efectos de pago.
9 Copia de la Solicitud de pago de Beneficios Contractuales +
original del informe de reactivacin para ser incorporado en el
9 Copia de la Solicitud de pago de Beneficios Contractuales +
copia de la Constancia de Estudios para su incorporacin en el

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Trmite del Beneficio de Guardera (Personal Obrero)

Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir para tramitar el Pago de Guardera, dando
cumplimiento a lo establecido en el Convenio y Normas que regulan esta materia para
el personal Obrero.
Normas Especficas:
1. Todo lo relativo a la asignacin y pago de este Beneficio, deber enmarcarse
dentro de lo establecido en las Normativas, Convenios y Resoluciones que sobre la
2. Este beneficio ser otorgado a los hijos de los trabajadores (Personal Obrero) de
la universidad con edades comprendidas entre cero (0) y seis (6) aos de edad, de
acuerdo a lo establecido en el Convenio vigente.

Responsable
Actividad
1. Recibe la Factura por concepto de pago de Matrcula o
Mensualidad de la Guardera, en original la cual deber indicar:
nombre y apellido del titular y del beneficiario (hijo), cdula de
identidad del titular, nivel que cursa, lapso acadmico, monto y
mes cancelado, firma y sello.
Oficinista
(Receptora)
2. De existir alguna objecin, devuelve los documentos al

trabajador e indica el motivo, en caso contrario, ingresa al
sistema, registra los datos en la planilla Recepcin de
Documentos (FRL02), imprime original y copia, entrega esta
ltima al titular y anexa original a los documentos recibidos,
genera la planilla Control de documentos recibidos (FRL03).
3. Entrega los documentos al Analista (Responsable), para el
trmite del beneficio.
Analista
(Responsable)
4. Recibe planilla de Recepcin de Documentos + Factura por

concepto de pago de Matrcula o Mensualidad de la Guardera y
firma Control de Documentos Recibidos.
5. Revisa los datos contenidos en la Factura por concepto de pago de

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Matrcula o Mensualidad de la Guardera contra los registrados

en el sistema, verificando si el beneficio es solicitado por primera
vez.
6. De no presentarse objecin alguna, se va directo al paso 13, de lo
contrario va al paso 7.
7. Entrega planilla y documento al Trabajador Social, para su revisin
y anlisis.
8. Recibe planilla y Factura por concepto de pago de Matrcula o
Mensualidad de la Guardera del caso a estudiar.
Trabajador
Social
9. Planifica y efecta la visita correspondiente.

10. Elabora informe del caso planteado en el cual indica si procede o no
la cancelacin del Beneficio solicitado y entrega al Analista
(Responsable).
11. Recibe planilla + Factura por concepto de pago de Matrcula o
Mensualidad de la Guardera + informe generado por el
Trabajador Social.
Analista
(Responsable)
9 No procede el pago del beneficio: Registra para el control

correspondiente y efecta la devolucin respectiva segn el
procedimiento establecido.
9 Si procede el pago del beneficio: Registra los datos en el
sistema automatizado y emite la Relacin de pago de
Guardera (FRL07) en original y dos (2) copias.
12. Entrega al Jefe de Departamento, la Relacin de pago de

Guardera + Factura por concepto de pago de Matrcula o
Mensualidad de la Guardera + informe generado por el
Trabajador Social.
Jefe de
Departamento
Director de
Recursos
Humanos
13. Recibe, revisa y firma la Relacin de pago de Guardera +

Factura por concepto de pago de Matrcula o Mensualidad de la
Guardera + informe (de ser el caso).
Devuelve la documentacin al Analista (Responsable), quien se
encargar de Gestionar la firma ante el Director de Recursos
Humanos.
14. Recibe, revisa y firma la Relacin de pago de Guardera +
Factura por concepto de pago de Matrcula o Mensualidad de la
Guardera + informe generado por el trabajador social.
15. Devuelve al Analista Responsable.

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16. Recibe, desglosa y distribuye de la siguiente manera:

9 Original de la Relacin de Pago de Guardera
Departamento de Registro y Control para efectos de pago.
Analista
(Responsable)
al
9 Copia de la Relacin de Pago de Guardera + original del

informe de reactivacin al rea de archivo para su incorporacin
en el expediente laboral.
9 Copia de la Relacin de Pago de Guardera+ Factura por
concepto de pago de matrcula o mensualidad de la Guardera,
para su incorporacin en el archivo de gestin del
Departamento.
Trmite del Beneficio Beca Escolar

Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir para tramitar el pago del beneficio BECA
ESCOLAR, dando cumplimiento a lo establecido en los Convenios y Normas que regulan
esta materia tanto para el personal Administrativo como Obrero.
Normas Especficas:
1. Todo lo relativo a la asignacin y pago de este Beneficio, deber enmarcarse
dentro de lo establecido en las Normativas, Convenios y Resoluciones que sobre la
2. Los Trabajadores Administrativos (Para estudios de nivel superior o postgrado) y
sus hijos (primaria, secundaria y superior) podrn optar por el beneficio de beca,
siempre que el titular tenga una antigedad igual o superior a dos (2) aos en la
institucin.
3. Los hijos del personal obrero tienen derecho a disfrutar del Beneficio de Beca sin
considerar el tiempo de servicios que tenga el trabajador en la institucin.
4. Podr otorgarse simultneamente becas de estudios al trabajador Administrativo
y a solo uno de los hijos.
5. En el caso de Personal Obrero se otorgar solo una (1) Beca por grupo familiar, que
podr ser disfrutada solo por un hijo.
6. A fin de dar continuidad al beneficio de Beca o cambiar de nivel, se establece
como fecha lmite de recepcin de documentos el: 30 de octubre de cada ao,
90/157
para los niveles de primaria y secundaria y el lapso de un (1) mes continuo a partir
de la culminacin del semestre o ao acadmico, para el nivel superior.
7. En los casos de interrupcin del lapso acadmico, el beneficiario debe consignar la
constancia de estudios que justifique la prrroga de dicho lapso.
8. El beneficio de Beca ser suspendido por los siguientes casos:
9 La no consignacin de los documentos correspondientes en los lapsos
establecidos.
9 El promedio de notas del semestre o ao cursado sea inferior a doce (12)
puntos, o segn expresin cualitativa el trmino literal sea inferior a C.
9 Que el beneficiario inscriba menos de tres (3) materias en el ao o
semestre a cursar.
9 Por interrupcin de los estudios, cualquiera sea la causa.
9
Por repeticin del ao o semestre cursado.
9
Una vez culminados los estudios del nivel superior.
9. Se podr
(primeros
beneficio
asignacin
vacantes.
optar nuevamente al beneficio, una vez superada(s) la(s) causa(s)

cinco casos del numeral anterior) que motivaron la suspensin del
de Beca, el aspirante cumpla con los requisitos exigidos para la
y se incorpore al procedimiento de solicitud establecido para cupos
10. La Universidad conviene en que el beneficio de Beca es intransferible.

Responsable
Actividad
1. Recibe del Interesado la planilla Registro del Becado (FRL08),
totalmente llena y documentos en original, verificando que cumplan
con los requisitos establecidos, si se trata de Solicitud de
Asignacin o Justificacin que permita dar continuidad al
beneficio.
Oficinista
Receptora
(Taquilla)

del beneficio.

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4. Recibe los documentos ingresa al sistema y revisa: promedio de

notas, filiacin existente entre el titular y el solicitante, tiempo
de servicio que tenga el titular, entre otros, para determinar la
asignacin o justificacin del beneficio que permita dar
continuidad al mismo, pudindose presentar los siguientes casos:
Analista
(Responsable)
9 No es procedente la Solicitud de Asignacin: No lo registra

en el sistema (si es el caso) y devuelve los documentos, segn
procedimiento establecido.
9 No es procedente la Justificacin del beneficio: Efecta la
exclusin en el sistema y emite el reporte de Suspensin de
Beneficio Contractual, excluyendo al beneficiario del listado
de beca.
Analista
Responsable
9 Si es procedente la Solicitud de Asignacin o Justificacin del

Beneficio para su continuidad Registra los datos en el sistema
e imprime la Solicitud de Pago de Beneficio Contractual y
Comunicacin de Asignacin para el titular (para otorgamiento)
en original y copia.
5. Anexa a los reportes o listados generados, los documentos

soportes y entrega al Jefe de Departamento.
Jefe del
Departamento
6. Revisa y firma el legajo de documentos y devuelve al Analista

(Responsable).
7. Enva los documentos para que sean firmados por el Director de
Recursos Humanos.
8. Una vez obtenida la firma del Director de Recursos Humanos,
distribuye los documentos, de acuerdo a cada caso:
Analista
(Responsable)
9 Suspensin de Beneficio Contractual o Solicitud de Pago de

Beneficios Contractuales: Enva al Departamento de Registro y
Control para efectos de suspensin o pago del beneficio
respectivamente.
9 Comunicacin de Asignacin para el titular: Original al Titular y
copia al expediente laboral.

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Dotacin de Uniformes Personal Obrero

Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir para el pago por concepto de Dotacin de
Uniformes para el personal obrero de la UCLA.
Normas Especficas:
1. Anualmente la UCLA har entrega, a cada miembro del personal obrero, un monto
nico por concepto de Dotacin de Uniformes.
2. A los efectos del monto sealado en el punto anterior, una vez al ao se reunirn
en la sede de la UCLA, las Autoridades universitarias, representadas por su
Rector y el Sindicato de Obreros de la UCLA (SOUCLA), representada por su
presidente a los fines de evaluar, determinar y asentar en ACTA el monto a
otorgar a cada trabajador-obrero por este concepto.
3. Una vez hecho efectivo el pago para la Dotacin de Uniformes, el personal obrero
est obligado a adquirir y utilizar dicho uniforme en los trminos y condiciones
establecidos por la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado.

Responsable
Actividad
1. Ingresa al sistema e imprime el listado preliminar, discriminando:
personal obrero clasificado y no clasificado.
2. Verifica en el sistema la relacin de movimientos de personal
jubilado, retirado, pensionado, ascensos u otros cambios de
condicin que generen diferencias de pago.
Analista
Responsable
3. Registra los movimientos anteriores y efecta las modificaciones

en el listado.
4. Emite listado definitivo de personal obrero al cual deber
efectuarse la dotacin de uniformes.
5. Elabora memorando de remisin dirigido a la Direccin de Finanzas
y anexa listado definitivo y Acta firmada.
Jefe de
Departamento
6. Recibe, revisa y conforma: memorando de remisin + listado definitivo

+ Acta firmada.

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7. Enva memorando de remisin + listado definitivo + Acta firmada al

Director de Recursos Humanos.
Director de
Recursos
Humanos
Analista
Responsable
8. Recibe y revisa memorando de remisin + listado definitivo + Acta

firmada y una vez conforme firma el memorando y conforma los
documentos anexos.
9. Devuelve memorando de remisin + listado definitivo + Acta firmada
al Analista Responsable.
10. Enva memorando de remisin + listado definitivo + Acta firmada a la
Direccin de Finanzas.
11. Recibe de la Direccin de Finanzas el listado definitivo firmado y
procesado e incorpora en el archivo de gestin del Departamento para
sus controles.
Beneficio Ley de Alimentacin

Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir para la Asignacin del Beneficio Ley de
Alimentacin para el personal Docente, Administrativo y Obrero de la UCLA.
Normas Especficas:
1. El pago del Beneficio Ley de Alimentacin se regir por lo establecido en la Ley
del Programa de Alimentacin publicado en Gaceta Oficial Nmero 36538 de
fecha 14 de Septiembre de 1998 y el Instructivo de la OPSU.
2. Este beneficio se otorgar slo con base en el nmero de das laborables que tiene
el mes correspondiente, lo cual implica que deben ser excluidos los sbados,
domingos y das feriados.
3. El Beneficio no ser cancelado en los casos de permisos no remunerados o faltas
injustificadas. A tales efectos, la Direccin de Recursos Humanos deber llevar
un control de asistencia, mediante el uso del formato de Reporte de Ausencias
(FRL09), que permita constatar tales inasistencias.
4. El Reporte de Ausencias a que se refiere el punto anterior deber ser enviado
por cada una de las unidades administrativas de la UCLA, durante los primeros
tres das de cada mes.
5. Toda la informacin requerida de otras unidades para la tramitacin del Beneficio
Ley de Alimentacin diferente al Reporte de Ausencias, ser recibida por la
unidad responsable solo hasta el da 10 de cada mes, los recibidos con
posterioridad a esta fecha, sern tramitados para la cancelacin del mes siguiente.
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6. Todo personal: Docente, Administrativo y Obrero que disfruta del beneficio Ley
de Alimentacin a travs de la modalidad de tarjeta, deber firmar durante los
primeros cinco (5) das hbiles de cada mes en la Direccin Administrativa de su
Decanato, nota de depsito, de lo contrario no ser realizado el depsito
correspondiente al mes siguiente.
Responsable

Actividad
1. Recibe y revisa los Reportes de Ausencias (FRL09) mensuales,
provenientes de todas las unidades administrativas de la UCLA.
2. Verifica que la informacin no tenga enmendaduras y que los reposos
hayan sido convalidados por los Servicios Mdicos correspondientes
(IPSPUCO, IPSTAUCLA, FUNSOUCLA o la Direccin de Seguridad y
Salud en el Trabajo).
Oficinista
Receptora
(Taquilla)
3. De haber alguna objecin, devuelve el Reporte de Ausencias e

indica el motivo, de lo contrario, sella y firma memorando en seal de
recibido.
4. Registra en el sistema automatizado los casos de Reposos, permisos
no remunerados e inasistencias injustificadas en el mes y genera el
Listado de Ausencias (original y copia).
5. Enva original del Listado de Ausencias + reposos, al rea de
archivo, quienes incorporarn los reposos a cada expediente laboral
y archivan el Listado de Ausencias.
6. Entrega copia del Listado de Ausencias al Analista (Responsable).
7. Recibe y revisa copia del Listado de Ausencia del mes, contra la
informacin registrada en el sistema.
8. Genera listado (original y copia) a travs del sistema automatizado,
de todos los Permisos No Remunerados y Ausencias Injustificadas.
Analista
(Responsable)
9. Remite listado original de Permisos No Remunerados y Ausencias

Injustificadas al Departamento de Registro y Control a los efectos
del respectivo descuento salarial y la copia servir como insumo para
la elaboracin del listado definitivo para el pago del Beneficio de
Ticket de Alimentacin.
10. Recibe de las unidades responsables la informacin necesaria a los
fines de emitir listado definitivo para el pago del Beneficio de
ticket de Alimentacin:

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Relacin de nmero de das laborables en el mes.

Relacin de turnos o cronogramas mensuales de trabajo para
todas aquellas unidades cuyo personal labora bajo esta
modalidad.
Analista
(Responsable)
Nmero de das Adicionales en el mes, lo cual es chequeado

contra evidencias de pago.
Destituciones, jubilaciones, permisos de concesin no potestativa
otorgados durante el mes.
Nuevos contratados, renuncias, nombramientos, traslados y
cambios de ubicacin durante el mes.
Docentes Becarios aprobados por Consejo Universitario.
11. Integra en el sistema toda la informacin documental obtenida y
procesa.
12. Imprime listado definitivo para el pago del beneficio de Ticket de
Alimentacin (relacin de tickets y tarjetas), anexa memorando de
remisin dirigido a la Direccin de Finanzas y enva al Jefe de
Departamento.
Jefe de
Departamento
13. Recibe, revisa y firma: memorando de remisin + listado definitivo

para el pago del beneficio de Ticket de Alimentacin (relacin de
tickets y tarjetas) + documentos que sirven de soporte a la
informacin procesada.
14. Enva al Analista Responsable para que gestione la firma del
15. Recibe legajo de documentos y gestiona la firma por parte del
Analista
(Responsable)
Direccin de
Finanzas
16. Una vez firmados, enva memorando de remisin + listado definitivo

para el pago del beneficio de Ticket de Alimentacin (relacin de
tickets y tarjetas) + documentos soportes, a la Direccin de
Finanzas.
17. Recibe legajo de documentos y verifica la informacin suministrada
en el listado definitivo para el pago del beneficio de Ticket de
Alimentacin (relacin de tickets y tarjetas) contra los documentos
soportes (que constituye las evidencias).
18. Una vez conforme, emite memorando de aprobacin y devuelve al
Departamento de Relaciones Laborales con listado definitivo para el
pago del beneficio de Ticket de Alimentacin (relacin de tickets y
tarjetas) + documentos soportes.

96/157
Analista
Responsable
19. Recibe de la Direccin de Finanzas memorando de aprobacin, con

listado definitivo para el pago del beneficio de Ticket de
Alimentacin (relacin de tickets y tarjetas) + documentos
soportes.
20. Ingresa al sistema va correo electrnico de la empresa proveedora

de tickets o tarjetas electrnicas y efecta el pedido del mes que
corresponda.
21. Genera a travs del sistema el comprobante del pedido y lo enva
al departamento de Administracin a los fines de la elaboracin de
la Solicitud de Pago correspondiente.
22. Recibe del departamento de Administracin el comprobante de
pedido y la solicitud de pago generada y enva a la Direccin de
Finanzas-departamento de Tesorera para su revisin y elaboracin
de la planilla de transferencia.
Analista
Responsable
23. Recibe de la Direccin de Finanzas copia de la planilla de

transferencia y enva va correo electrnico o fax a la empresa
proveedora de tickets o tarjetas electrnicas.
24. Incorpora planilla de transferencia en el archivo de gestin del
departamento.
25. Emite del sistema el listado donde indica: nombres, apellidos y
cdula de identidad de cada beneficiario, con espacio destinado a la
firma y estampado de huella dactilar.
26. Inicia el trmite de entrega de cesta tickets a los trabajadores
beneficiarios.
27. Incorpora en el archivo de gestin del departamento el listado de
Beneficiarios del Ticket o Tarjeta electrnica, totalmente firmada y
estampada la huella dactilar, como evidencia de haberse recibido el
beneficio.

97/157
Bono de Salud y Bono Familiar

Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir para la Asignacin del Bono de Salud y
Bono Familiar para el personal Administrativo y Obrero respectivamente.
Normas Especficas:
1. El clculo de este beneficio se har con base a lo establecido en la comunicacin
PAF N 0460/2009 de fecha 19/03/2009 emitida por el Consejo Nacional de
Universidades-Oficina de Planificacin del Sector Universitario.
2. El beneficio del Bono de Salud ser otorgado solo al personal administrativo
jubilado, pensionado y sobreviviente.
3. El beneficio del Bono Familiar ser otorgado solo al personal obrero jubilado,
pensionado y sobreviviente.
4. Estos beneficios sern otorgados con base en el nmero de das hbiles que tiene
el mes correspondiente, lo cual implica que deben ser excluidos los sbados,
domingos y das feriados.
5. El monto a cancelar deber ser depositado en la cuenta de cada beneficiario.
6. El monto a cancelar al personal jubilado que por razones de servicio este
laborando, ser el que resulte ms favorable al trabajador.
Responsable

Actividad
1. Recibe de la Direccin de Informtica la base de datos del personal
Administrativo y Obrero (jubilado, pensionado y sobreviviente).
2. Verifica la informacin contenida en la base de datos y actualiza con
los ltimos movimientos efectuados.
Analista
(Responsable)
3. Imprime listado y anexa memorando de remisin para ser enviado a la

Direccin de Finanzas.
4. Recibe de la Direccin de Finanzas listado aprobado y lo convierte,
segn los requerimientos del departamento de Registro y Control
(elimina todos los datos cualitativos).
5. Enva va correo electrnico el listado definitivo al departamento de
Registro y Control, a los fines de su cancelacin.
Analista
(Responsable)
6. Incorpora en el archivo de gestin del departamento la evidencia fsica

del listado definitivo de cancelacin.

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Departamento de Evaluacin y Adiestramiento
INTRODUCCIN
El presente manual comprende las normas y procedimientos administrativos que se
desarrollan en el Departamento de Evaluacin y Adiestramiento adscrito a la
Direccin de Recursos Humanos de la UCLA, lo cual permite formalizar cada paso
necesario para el logro de los objetivos de la unidad y por ende de la Universidad.
Asimismo se incluyen los formatos que permiten operacionalizar los procedimientos.
Este documento pretende servir de herramienta de consulta y orientacin permanente
tanto para el personal adscrito a la unidad, como para aquellas personas que se
integren en un futuro al Departamento. Asimismo, proporcionar informacin a otras
unidades que requieran conocer sobre las actividades que desarrolla el Departamento
de Evaluacin y Adiestramiento.
Es importante tener presente la necesidad de mantener actualizado el documento, a
fin de que continuamente cumpla con su objetivo. Para ello, el Departamento de
Organizacin y Mtodos, una vez que detecte la necesidad de actualizacin o de
incorporacin de algn procedimiento, deber proceder a la modificacin del manual

99/157
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
DIRECCIN DE
RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO
DE
EVALUACIN Y ADIESTRAMIENTO
ESTRUCTURA DE CARGOS
DIRECCIN DE
RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE
EVALUACIN Y ADIESTRAMIENTO
1 Jefe de Departamento
2 Analistas de RRHH

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ASPECTOS GENERALES
Objetivo
en el Departamento de Evaluacin y Adiestramiento como un sistema de gestin que
asegure la prestacin de todos los servicios de formacin y adiestramiento al personal
administrativo y obrero, siendo de apoyo fundamental a las actividades acadmicas y
administrativas de la Institucin.
Alcance
El contenido de este manual est dirigido tanto al Departamento de Evaluacin y
Adiestramiento, como a todas las Unidades Acadmicas y Administrativas de la
Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado que generen solicitudes involucradas
en los procesos de Evaluacin y Adiestramiento, por lo que ha sido concebido como una
compilacin de informacin til y necesaria para que las personas involucradas puedan
utilizarlo en el mejor desempeo de sus funciones.
Induccin Personal Administrativo y Obrero
Objetivo
Formalizar los pasos que se deben cumplir a los fines de llevar a cabo el proceso de
Induccin del personal Administrativo y Obrero de nuevo Ingreso.
Normas Especficas
1. Es responsabilidad del Departamento de Evaluacin y Adiestramiento llevar a cabo
el proceso de Induccin del personal Administrativo y Obrero de nuevo ingreso, de
acuerdo al programa establecido por la Direccin de Recursos Humanos y aprobado
en Consejo Universitario.
2. El Programa de Induccin debe ser revisado peridicamente por el Departamento
de Evaluacin y adiestramiento para llevar a cabo los ajustes pertinentes.
3. Todo personal Administrativo y Obrero de nuevo ingreso ser convocado a la
Induccin Institucional mediante comunicacin escrita con copia al Jefe
inmediato, en la cual se aportarn datos institucionales en cuanto a su historia,
misin, visin, estructura, servicios y beneficios brindados, adems de ofrecer
herramientas de Desarrollo Personal, que permitan fortalecer el compromiso
mutuo en bsqueda de la excelencia de gestin en cada uno de sus procesos.
4. El Jefe inmediato, con la asesora del Departamento de Evaluacin y
Adiestramiento deber dar las herramientas necesarias al nuevo empleado
proporcionando la informacin que le permita la plena comprensin del objetivo y
101/157
responsabilidades de su cargo, proceso al que se denomina: Induccin en el
Puesto de Trabajo.
5. Las Dependencias o Decanatos que consideren necesario la Induccin Institucional

para personal activo, sin importar el tiempo de antigedad en la institucin, podr
solicitar la misma mediante comunicacin escrita dirigida a la Direccin de
Recursos Humanos o va correo electrnico disponible en la pgina web de esta
misma dependencia.
6. Dependiendo de la vinculacin del trabajador con la universidad, el proceso de
induccin ser ejecutado en cuatro fases:
a. FASE 1: Informacin relacionada con elementos bsicos del cargo:
En esta fase se requerir la colaboracin del Departamento de Captacin y
Desarrollo y la Direccin de Seguridad y Salud en el Trabajo donde la
informacin ser la relativa a los aspectos bsicos del cargo:
i. Entrega del memorando de presentacin y descripcin del cargo.
ii. Informacin sobre las condiciones laborales relacionadas con: tipo de
contrato, sueldo, ubicacin fsica, jefe inmediato, normas internas, entre
otros.
iii. Datos sobre los riesgos en el puesto de trabajo e implementos de
seguridad a usar en el mismo.
El Analista responsable dispondr del formato denominado: Lista de
verificacin de la informacin que debe recibir el trabajador de nuevo

ingreso. El cual servir de gua para la aplicacin de esta fase.
b. FASE 2: Induccin en el Puesto de Trabajo:

Esta fase requiere la colaboracin del Supervisor Inmediato e implica el
recibimiento del trabajador en su rea de trabajo, debiendo realizarse antes
de que inicie sus actividades en la unidad:
i. Presentacin a sus compaeros de trabajo.
ii. Asignacin de lugar, equipos, instrumentos y materiales de trabajo.
iii. Informacin relativa a las instalaciones de la universidad.
iv. Informacin relacionada a la normativa interna (horario, registro de
asistencia, solicitud de permisos, entre otras.)
v. Informacin sobre la relacin con otras dependencias universitarias.
vi. Explicacin de objetivos, funciones, responsabilidades del cargo y
mtodos de trabajo.

102/157
vii. De ser necesario y dependiendo de las caractersticas y complejidad del

cargo, indica el responsable del entrenamiento.
El Supervisor Inmediato dispondr del formato denominado: Lista de
verificacin de actividades para la induccin en el puesto. El cual servir
de gua sobre los aspectos relacionados con las condiciones de trabajo.
c. FASE 3: Induccin Institucional:
Esta fase se lleva a cabo una vez que ha transcurrido un mes de la
contratacin, establecindose en la misma los siguientes aspectos:
i. Misin, Visin y objetivos institucionales.
ii. Historia, smbolos y valores de la institucin.
iii. Estructura Organizativa.
iv. Percepcin del nuevo trabajador sobre la organizacin y expectativas que
esta tenga sobre el trabajo y sus sugerencias para mejorar.
v. Impacto de la induccin recibida por el trabajado, en el puesto de
trabajo.
En esta fase se aplica el instrumento: Cuestionario de Evaluacin de la
Induccin Inicial, que permitir conocer la opinin de los aspirantes a
ingresar, sobre la informacin recibida hasta este momento durante el proceso
de induccin.
FASE 4: Induccin para el Personal Administrativo y Obrero antes

d.
de su pase a la Condicin de Fijo u Ordinario:
Su objetivo es el de dar a conocer al nuevo trabajador el marco jurdico que

rige sus funciones, as como llevar a cabo la Deteccin de necesidades de
Adiestramiento mediante el llenado del Formato de Deteccin de
Necesidades de adiestramiento del Personal de Nuevo Ingreso, con el fin
de incluirlo en el Plan Anual de Capacitacin, considerndose como contenido de
esta fase lo siguiente:
Leyes y reglamentos que rigen la relacin laboral de los trabajadores para
el conocimiento de sus derechos y el efectivo cumplimiento de sus
deberes y responsabilidades.
Convenios colectivos de trabajo en los que se definen los Beneficios
Socioeconmicos y requisitos que los hacen acreedores a los mismos
Polticas Generales de Recursos Humanos, normas y procedimientos que
regulan lo relativo a la estabilidad y desarrollo del personal
Administrativo y Obrero.

103/157
Esta fase nos permite, mediante la aplicacin del Cuestionario de Evaluacin

de la Induccin al Personal que pasa a la condicin de Fijo, determinar la
calidad de la induccin recibida y llevar a cabo los correctivos pertinentes, que

redunden en mejoras del programa de Induccin as como el Sistema de
Ingreso.

Responsable
Actividad
15. Obtiene informacin a travs de medios electrnicos, sobre
nuevos ingresos.
Analista
(Responsable)
16. Elabora memorando (original y copia), de notificacin dirigido a los

supervisores en el que se indica las personas a su cargo a las
cuales se les aplicar el proceso de induccin, fecha y hora, cuyos
parmetros se ajustarn a la fase en que se encuentre el proceso.
17. Entrega al Jefe de Departamento para su revisin.
Jefe de
Departamento
Director de
Recursos Humanos
18. Recibe, revisa y conforma memorando de notificacin.

19. Enva memorando de notificacin al Director
Humanos.
de
Recursos
20. Recibe, revisa y una vez conforme firma el memorando de

notificacin.
21. Devuelve memorando de notificacin al Analista Responsable.
22. Recibe memorando de notificacin y enva original al supervisor
inmediato.
Analista
(Responsable)
23. Lleva a cabo todas las actividades, programas o talleres

encaminadas a dar cumplimiento a lo establecido en el Proceso de
Induccin y la fase en el que se encuentre, bien sea que sea
impartido por el propio Departamento de Evaluacin y
Adiestramiento o que requiera la colaboracin de otros
Departamentos o Supervisor Inmediato.
24. Aplica el instrumento que se adecue a la fase del proceso de
induccin que se est aplicando, bien sea que nos sirva de gua o
que nos permita conocer la opinin de los trabajadores sobre el
proceso al que ha sido sometido.
25. Formula las observaciones derivadas de la aplicacin del
instrumento sealado en el punto anterior y lleva a cabo

104/157
conjuntamente con el Jefe de Departamento, de ser el caso, los

correctivos necesarios que permitan optimizar el programa de
induccin y el Sistema de Ingreso.
26. Incorpora en el archivo de gestin del Departamento. copia del
memorando de notificacin +Cuestionario de Evaluacin de la
Induccin al personal que ingresa a la condicin de fijo.
Elaboracin del Plan Anual de Adiestramiento Personal Administrativo y Obrero

Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir a los fines de elaborar el Plan Anual de
Adiestramiento para el personal administrativo y obrero con miras a la efectividad
en el aprendizaje que garanticen la adaptacin organizacional ante la permanencia de
cambios en el entorno.
Normas Especficas
1. Es responsabilidad del Departamento de Evaluacin y Adiestramiento llevar a
cabo la planificacin, aplicacin y evaluacin del Plan Anual de Adiestramiento del
personal Administrativo y Obrero, en tal sentido ser la nica instancia
autorizada para otorgar certificados.
2. A los efectos de este Manual se considera Adiestramiento: Toda actividad
planificada y basada en las necesidades reales encaminadas a la adquisicin o
variacin de conocimientos, de carcter tcnico, cientfico y administrativo o
proporcionar destreza en una habilidad adquirida mediante la preparacin prctica
para que los conocimientos adquiridos durante el adiestramiento sean tiles.
3. Se otorgarn Certificados de aquellas actividades de adiestramiento cuya
duracin sea mayor a ocho (08) horas. En caso de ser menor, se har entrega de
una Constancia de Asistencia.
4. Todas las actividades de adiestramiento estarn fundamentadas en las
necesidades de capacitacin detectadas a travs de los supervisores, evaluaciones
de desempeo o proyectos especiales de la Institucin.
5. No se le aprobarn actividades de adiestramiento al personal en trmite de
Jubilacin.
6. Para las actividades de adiestramiento se seleccionar del personal interno como
empleados administrativos que funjan como facilitadores en aquellas reas
105/157
prioritarias de la Institucin, o recursos externos, solicitando los servicios de

instructores particulares o empresas didcticas.
7. El Departamento de Evaluacin y Adiestramiento deber contar con un registro
fsico y automatizado de proveedores de cursos de adiestramiento Registro
Interno de Instructores que facilite la organizacin y planificacin del Programa
Anual de Adiestramiento en la institucin.
8. Las actividades de adiestramiento sern solo para el personal administrativo y
obrero en condicin de fijo u ordinario.
9. Una vez finalizado cada taller o curso de adiestramiento se aplicar un
instrumento de evaluacin a los fines de detectar los factores crticos detectados
en las unidades participantes y determinar la calidad de los instructores y material
de apoyo, tanto audiovisual como escrito.
10. El Jefe del Departamento, deber realizar el anlisis de los instrumentos de
evaluacin y remitir el informe correspondiente al Director de recursos Humanos
durante los cinco (5) das siguientes de haber culminado la actividad.

Responsable
Actividad
1. Elabora circular informativa (original y copia) y anexa el formato
de Deteccin de Necesidades de Adiestramiento del personal
enva a todas las Unidades Administrativas y Decanatos
(Direcciones Administrativas) e informa va RED el inicio del
proceso.
Analista
(Responsable)
2. Recibe copia de circular informativa con firma y fecha de

recibido por cada una de las Unidades Administrativas de las
Direcciones y Decanatos e incorpora en el archivo de gestin del
Departamento.
3. Recibe de las diferentes Unidades Administrativas y Decanatos
(Direcciones Administrativas) el formato de Deteccin de
Necesidades de Adiestramiento del personal, totalmente lleno.
4. Procesa en el sistema la relacin de los cursos solicitados
identificando las reas y prioridades y enva al Jefe de
Departamento.
Jefe de
Departamento
5. Recibe relacin de los cursos solicitados y elabora programacin

anual tomando en cuenta: horarios de trabajo, prioridades
establecidas y disponibilidad presupuestaria asignada.

106/157
6. De acuerdo al Registro Interno de Instructores, inicia los

contactos a los fines de definir el instructor que dictar el curso
y lo formaliza mediante comunicacin escrita. Enva al Director
de Recursos Humanos para la firma correspondiente.
7. Establece contactos telefnicos con las diferentes unidades
responsables de los equipos audiovisuales, as como de los
espacios fsicos donde se impartirn los cursos y formaliza
mediante comunicacin escrita (original y copia) la solicitud de los
mismos.
Jefe de
Departamento
8. Recibe copia de solicitud de equipos audiovisuales y espacios

fsicos con fecha y firma de recibido e incorpora en el archivo de
gestin del Departamento.
9. Recibe memorando emitido por las diferentes Unidades de Apoyo
Logstico en el que indican la disponibilidad de los equipos, espacio
fsico, fecha y hora.
10. De acuerdo a la informacin anterior lleva a cabo la Planificacin
del proceso de Adiestramiento, mediante la organizacin y
distribucin de los grupos de acuerdo a las fechas previstas para
cada curso o taller especfico.
11. Entrega cronograma de fechas por cursos y distribucin fsica al
Analista (Responsable).
Analista
(Responsable)
12. Elabora memorando dirigido a las Unidades Administrativas de las

Direcciones y Decanatos a los fines de que se gestionen los
permisos correspondientes del personal seleccionado para recibir
los cursos o talleres y entrega al Jefe de Departamento.
Jefe de
Departamento
13. Recibe, revisa y conforma memorando, indicado en el punto

anterior y enva al Director de Recursos Humanos para la
revisin y firma correspondiente. Regresa al Analista
(Responsable).
Analista
(Responsable)
14. Recibe memorandos y distribuye a las Unidades Administrativas y

Decanatos (Direcciones Administrativas), quienes deben informar
mediante comunicacin escrita el otorgamiento de los permisos
correspondientes.
15. Efecta con el Jefe de Departamento la apertura del curso o
taller y el seguimiento de la asistencia a los mismos, en las fechas
previstas.

107/157

Responsable
Actividad
16. Solicita la evaluacin de la actividad a los participantes una vez
finalizado el adiestramiento, mediante la aplicacin de
instrumento de evaluacin de los tpicos vistos en el taller o
curso.
Jefe de
Departamento
17. Elabora cuadros y grficos estadsticos de los resultados que

arrojaron las evaluaciones efectuadas y prepara el informe
correspondiente y lo remite al Director de Recursos Humanos.
todos los documentos generados al Analista
(Responsable), para la incorporacin en el archivo de gestin
18. Entrega
interno.
19. Elabora los certificados de asistencia a los cursos y talleres y

entrega al Jefe de Departamento para su revisin.
Analista
(Responsable)
Jefe de
Departamento
Analista
(Responsable)
20. Enva comunicacin a las Unidades Administrativas de las

Direcciones y Decanatos, solicitando la justificacin por
inasistencias a los talleres, en caso de que los hubiera e informa
mediante comunicacin escrita al Departamento de Relaciones
Laborales para que ejerza las acciones pertinentes (controles
internos).
21. Revisa los certificados, tramita las firmas correspondientes y
entrega a cada uno de los participantes los certificados de
asistencia a los cursos y talleres, una vez culminada la actividad
de adiestramiento.
22. Incorpora en el archivo de gestin del Departamento los
siguientes documentos:
Memorando de disponibilidad de equipos y espacio fsico.
Formatos
de
Deteccin
de
Necesidades
de
Adiestramiento.
Memorando de otorgamiento de permiso para la asistencia a

curso o taller del personal, y
Cuadros y grficos estadsticos resultantes de la aplicacin
de los instrumentos de evaluacin.

108/157
Solicitud de Financiamiento de Adiestramiento

Objetivo
Formalizar los pasos que se deben cumplir a los fines de analizar y tramitar la
solicitud de financiamiento de adiestramiento al personal administrativo y obrero.
Normas Especficas:
1. Toda solicitud de financiamiento de actividades de adiestramiento debe ser
tramitada por los Supervisores inmediatos ante la Direccin Administrativa del
Decanato (de ser el caso) y la Direccin de Recursos Humanos.
el proceso de revisin y anlisis de las solicitudes de Financiamiento de
Adiestramiento, en tal sentido, se podrn mencionar dos modalidades de
adiestramiento adicionales a la contemplada en la normativa anterior, en lo relativo
al origen de su cancelacin:
Adiestramiento no incluido en el Plan Anual y financiados por la institucin

(objeto de la presente normativa), y
Adiestramiento de inters personal, pagados por el trabajador interesado.
3. La solicitud de financiamiento de adiestramiento deber:
Ser tramitada con veinte (20) das hbiles de antelacin al evento.

Estar vinculada con las tareas del cargo que ocupa el trabajador.
4. Toda solicitud de Financiamiento de Adiestramiento debe contener anexo:
Solicitud del Empleado.

Justificacin y autorizacin del Supervisor, y
Oferta de Servicio de la Actividad, lo que debe incluir: Contenido
programtico del curso, taller o evento, costo, fecha, lugar y duracin (en
horas).
5. Solo se reintegrarn los montos por capacitacin de aquellas actividades que hayan
sido previamente autorizadas por la Direccin de Recursos Humanos.
6. Toda solicitud de anticipo para actividades de Adiestramiento debe contener
anexo:
Costo de la matrcula, fecha y horario de la actividad.

Registro de Informacin Fiscal (Rif) de la Institucin que impartir el
curso.
Solvencia Laboral y solvencia del SSO de la Institucin que va a impartir el
curso, en el caso que corresponda.

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Costo estimado de los viticos (de llevarse a cabo fuera del permetro de la
ciudad), con el aval de la Direccin Administrativa de tratarse de un
Decanato.
Comunicacin emitida por el jefe inmediato autorizando la asistencia a la
actividad.
Requisitos legales exigidos por el SENIAT.
7. Para la rendicin de cuentas por anticipos, se debe presentar:
Fotocopia del certificado de asistencia o aprobacin.

Original del recibo de pago con los requisitos legales exigidos por el
SENIAT (domicilio fiscal, nombre o razn social), as como el comprobante
de pago o voucher UCLA.
8. El trabajador que no asista o no apruebe la actividad para la cual se le cancel el

anticipo, reintegrar a la Universidad el monto otorgado en un lapso no mayor de
cinco (5) das hbiles, luego de finalizada la actividad, de lo contrario, se
proceder a su descuento por nmina.
9. Aquel personal ordinario que haya concursado y calificado para el registro de
elegibles de un determinado cargo, podr realizar actividades de adiestramiento
en el rea de formacin que le permita ocupar cargos de mayor nivel.
10. Toda solicitud de financiamiento para actividades fuera del pas deber ser
tramitada ante el Vicerrectorado Administrativo, quien la someter a la
consideracin del Consejo Universitario.

Responsable
Actividad
1. Recibe solicitud de financiamiento de Adiestramiento de las
Unidades
Administrativas
y
Decanatos
(Direcciones
Administrativas), con todos los requisitos anexos.
Analista
(Responsable)
2. Analiza la pertinencia del adiestramiento solicitado con las

responsabilidades asignadas al cargo y la disponibilidad
presupuestaria.
3. Entrega resultados del anlisis al Jefe del Departamento para su
revisin y conformacin.

110/157
Jefe de
Departamento
4. Recibe y revisa resultados del anlisis, pertinencia y factibilidad

de la solicitud de Adiestramiento, si no es pertinente lo devuelve
al solicitante, en caso contrario lo firma y lo entrega al Director
de Recursos Humanos para su firma.
5. Devuelve resultados del anlisis al Analista (Responsable).
6. Elabora Punto de Cuenta dirigida al Vicerrector Administrativo
y anexa todos los soportes para la aprobacin del pago para
actividades de adiestramiento.
Analista
(Responsable)
Jefe de
Departamento
7. Recibe Punto de Cuenta con la decisin y enva memorando a las

Unidades
Administrativas
y
Decanatos
(Direcciones
Administrativas), en el que se informa la aprobacin o negacin de
la solicitud efectuada:
De ser negado: Incorpora copia de memorando con firma y
sello de recibido en el archivo de gestin del Departamento.
Si es aprobado: Tramita solicitud de pago a nombre de la
institucin que imparte el adiestramiento o del interesado y
enva al Jefe de Departamento.
8.
Recibe y revisa todos los soportes y una vez conforme, enva a

la Unidad Administrativa para su tramitacin.
9.
Recibe los soportes, revisa y tramita a travs del SIAD todo lo

relativo al pago correspondiente por la actividad de
Adiestramiento, devuelve copia de orden de pago con todos los
soportes anexos al Departamento de Evaluacin y
Adiestramiento, para su revisin a efectos de la rendicin de
cuenta.
Analista
(Responsable)
10.
Recibe y revisa todos los soportes y una vez conforme

incorpora copia en el archivo de gestin del departamento y
enva original a la Unidad Administrativa.
Unidad
Administrativa
11.
Recibe y procesa a travs del SIAD todos los soportes

relativos al pago correspondiente por la actividad de
Adiestramiento, a los fines de finiquitar la rendicin de cuenta.
Unidad
Administrativa

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Solicitud y Asignacin de Pasantas

Objetivo
Formalizar los pasos que se deben cumplir a los fines de procesar lo relativo a la
realizacin de Pasantas Internas (Trabajadores Administrativos y Obreros de la
UCLA) o Pasantas Externas (estudiantes de otros institutos de Educacin Media,
Tcnica y Universitaria).
Normas Especficas:
todo lo relativo al proceso de pasantas para los trabajadores de la UCLA
(Pasantas Internas) o pasantas para estudiantes de otros institutos de Educacin
Media, Tcnica y Universitarias (Pasantas Externas).
2. La Direccin de Recursos Humanos no se hace responsable por los pasantes que no
hayan sido autorizados por el Departamento de Evaluacin y Adiestramiento.
3. Las pasantas no se extendern ms all de las fechas sealadas por el instituto,
solamente podrn prolongarse por razones de salud, plenamente justificadas y
previo consentimiento de la Coordinacin de Pasantas de dichos institutos.
4. Al culminar las pasantas, la Direccin de Recursos Humanos otorgar constancias
de culminacin a los pasantes sealando el lapso cumplido y la unidad donde efectu
sus pasantas.
5. Los pasantes deben ser estudiantes activos de los institutos de educacin, por ello
debern presentar las constancias que los acrediten como tal.
6. El Departamento de Evaluacin y Adiestramiento informar por escrito a
principios de cada ao, a todas las Unidades Administrativas de la UCLA, as como
a otras Instituciones Educativas oferentes, la apertura del proceso de solicitud de
pasantes, a los fines de establecer el nmero total requerido, el nmero total de
postulados y las diversas reas y perfiles para el desarrollo de las actividades en
la Institucin.
7. Las solicitudes de pasantas para los trabajadores de la UCLA (Pasantas Internas)
deben ser canalizadas por el Supervisor inmediato, debiendo ir acompaada de los
siguientes documentos:
a. Solicitud del Trabajador.
b.Comunicacin del Jefe inmediato que indique:
c.Permiso de Ausencia, para llevar a cabo la pasanta a medio tiempo, en caso
de no poder realizarla en la unidad donde labora.
d.Comunicacin del Instituto donde cursa estudios, el cual debe:
112/157
e.Acreditar al estudiante como alumno del instituto.

f.Indicar las Pasantas como requisito para la culminacin de los estudios.
8. Especificar el perodo de duracin de las pasantas y perfil ocupacional. En caso de
que el rea de especializacin objeto de pasantas no exista en la universidad, el
trabajador la gestionar ante otros organismos o empresas y se le conceder el
permiso respectivo por el lapso de pasantas.
9. No se asignarn suplentes para los trabajadores que se encuentren en pasantas.
En tal caso, las funciones que viene ejerciendo el trabajador sern cubiertas por
personal de su misma unidad.
10. El ingreso de Pasantes Externos depender de las necesidades expresadas por las
diversas unidades, por lo que se proceder a ubicar a los mismos en aquellas
unidades que as lo requieran.
11. Las solicitudes de pasantas para estudiantes provenientes de otros institutos,
debe ir acompaada de los siguientes documentos:
9 Carta de Postulacin de la Institucin de procedencia.
Acreditar al estudiante como alumno del instituto.
Indicar las Pasantas como requisito para la culminacin de los estudios.
Especificar el perodo de duracin de las pasantas y perfil ocupacional.
9 Resumen Curricular.
9 Fotocopia de la Cdula de Identidad.
9 Fotografa tipo Carnet.
12. Todo Pasante debe ser remitido a la unidad donde realizar las pasantas,
portando:
9 Memorando de Identificacin, el cual debe indicar: Datos personales del
pasante y lapso de duracin de la pasanta.
9 Carnet de Identificacin.
9 Normativas de las pasantas.
9 Formato de Control de Asistencia para Pasantes

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Responsable
Analista
(Responsable)
Actividad
1. Elabora Comunicacin (original y copia) dirigido a todas las
Unidades Administrativas de la UCLA en el que se indica la
apertura del proceso de solicitud de pasantes.
2. Elabora Comunicacin (original y copia) dirigido a las
Instituciones Educativas, donde se informa la apertura del
proceso de recepcin de documentos para el ingreso de pasantes.
3.
Entrega Comunicaciones anteriores al Jefe de Departamento.
Jefe de
Departamento
4. Recibe Comunicaciones dirigidas a las Unidades Administrativas

de la UCLA y otras Instituciones Educativas, revisa y una vez
conforme enva al Director de Recursos Humanos para su
revisin y firma.
Director de RRHH
5. Recibe, revisa y firma Comunicaciones (original y copia) y

devuelve al Departamento de Evaluacin y Adiestramiento.
6. Recibe Comunicaciones y distribuye originales a las diferentes
Unidades de la UCLA e Instituciones Educativas interesadas.
7. Recibe y archiva copia de la Comunicacin enviada, con sello,
firma y fecha de recibido e incorpora en el archivo de gestin del
Departamento.
Analista
(Responsable)
8. Recibe solicitudes de pasantes de las diferentes Unidades

Administrativas de la UCLA, donde especifican actividades a
desarrollar, reas y los perfiles requeridos y postulados de las
diferentes Instituciones Educativas interesadas y sus
especialidades.
9. Con los datos anteriores determina:
Nmero total de Pasantes requeridos,
Nmero total de Pasantes postulados,
Perfil de los pasantes requeridos y postulados y
Actividades a desarrollar por reas.
10. Entrega los datos
Departamento.
Jefe de
Departamento
obtenidos
del
anlisis
al
Jefe
de
11. Recibe los datos obtenidos del anlisis e inicia junto con el
Analista (Responsable) el proceso de Seleccin de los pasantes,

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verificando de que cumplan con el perfil requerido en cada rea y

actividades a desarrollar.
12. Genera reportes a travs del sistema, en los que se informa los
pasantes seleccionados e indicando el da de recepcin de los
documentos requeridos.
13. Inicia la recepcin de los documentos en la fecha prevista.
Analista
(Responsable)
14. Programa las entrevistas de los aspirantes a las pasantas con los
Jefes Inmediatos de las Unidades interesadas de la UCLA.
15. Incorpora los datos de los pasantes seleccionados en la base de
datos del sistema, una vez que han sido ubicados en las unidades
administrativas o Direcciones.
16. Elabora el Oficio de aceptacin de pasantes (original y copia)
dirigida a las Instituciones Educativas y memorando de
presentacin (original y copia) dirigido a las Unidades
Administrativas interesadas de la UCLA y lo enva al Jefe de
Departamento.
Jefe de
Departamento
17. Recibe Oficio de aceptacin de pasantes y memorando de

presentacin. Revisa y una vez conforme, enva al Director de
Recursos Humanos.
Director de RRHH
18. Recibe, revisa y firma Oficio de aceptacin de pasantes y

memorando de presentacin y devuelve al Departamento de
Evaluacin y Adiestramiento.
19. Recibe oficio de aceptacin de pasantes y memorando de
presentacin y enva a Instituciones Educativas y Unidades de la
UCLA respectivamente.
Analista
(Responsable)
20. Recibe copias con sello, firma y fecha de recibido e incorpora en

el archivo de gestin del Departamento.
21. Recibe de las Unidades de la UCLA, una vez finalizada la Pasanta,
el control de asistencia del pasante y el Carnet de
identificacin(en caso de ser pasante externo).
22. Verifica el record del pasante y el cumplimiento de la normativa
interna y una vez conforme emite la Constancia de Culminacin
de Pasantas y entrega al Jefe de Departamento.

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Responsable
Jefe de
Departamento
Analista
(Responsable)
Actividad
23. Recibe, revisa y conforma Constancia de Culminacin de
Pasantas y enva al Director de Recursos Humanos para la firma.
24. Entrega al Analista (Responsable).
25. Recibe Constancia de Culminacin de Pasantas y entrega
original al interesado.
Financiamiento o Exoneracin de Estudios de Postgrado

Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir a los fines de tramitar las solicitudes de
financiamiento o exoneracin para los cursos de Postgrado, al personal Administrativo
de la Institucin.
Normas Especficas:
1. Las exoneraciones o financiamientos de postgrados se otorgarn de acuerdo a la
Normativas establecida por la Direccin de Postgrado y aprobadas por el Consejo
Universitario.
2. La Direccin de Recursos Humanos a travs del Departamento de Evaluacin y
Adiestramiento, vigilar el estricto cumplimiento de la reglamentacin, normativas
y disposiciones que sobre esta materia estn establecidas en la UCLA.
3. Toda solicitud de financiamiento o exoneracin debe venir acompaada de:
9 Exposicin de motivos, que indique la pertinencia de los estudios en relacin
a las competencias y responsabilidades del rol que ocupa dentro de la
Universidad.
9 Plan de Estudios (rgimen, horario).
9 Constancia de admisin en el postgrado.
9 Lapsos de inicio y finalizacin del postgrado.
4. El financiamiento se otorgar al inicio del postgrado y se exonerar o financiar un
solo postgrado por empleado.
5. Para el otorgamiento de exoneracin o financiamiento de cursos de postgrado se
requiere que:
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9
9
9
9
El trabajador no haya sido objeto de exoneraciones o financiamientos

anteriores.
Exista vinculacin con el cargo y las funciones que realiza el trabajador.
Sea relevante para el desarrollo profesional del trabajador y para la unidad
en la que labora.
El trabajador se comprometa a cumplir con la reglamentacin y normativas
establecidas mediante la firma de un Contrato, en el que se establecern
las condiciones y obligaciones a seguir durante la programacin acadmica.
Normas Especficas:
6. Slo se concedern financiamientos o exoneraciones a aquellos trabajadores
activos ordinarios que ejerzan cargos profesionales.
7. Las ausencias de los trabajadores, a consecuencia de los estudios de postgrado, no
sern sustituidas por suplentes.
8. No se reconocern los aranceles por concepto de admisin para el postgrado tales
como: Derecho a prueba, preinscripcin o cursos introductorios, ni los
correspondientes al rgimen de permanencia por retardo en la presentacin de
trabajos especiales o tesis de grado.
9. Slo se financiarn postgrados en otras instituciones educativas cuyas reas o
especialidades no dicten en la UCLA.
10. Los trabajadores a los que se les exonere o financie estudios de postgrado estn
obligados a consignar ante la Direccin de Recursos Humanos: Constancia de
Estudios una vez iniciados los mismos, notas obtenidas cada vez que finalice un
perodo acadmico y una vez finalizado el ltimo perodo acadmico debern
consignar la constancia de culminacin y el ttulo obtenido.
11. El trabajador ser el responsable de la Rendicin de Cuenta, para lo cual deber
consignar:
9 Original de la Constancia de Notas expedida por la Universidad.
9 Original del voucher del cheque entregado por la Direccin de Finanzas.
12. Al finalizar el postgrado, el trabajador deber permanecer en la Institucin el
doble del tiempo de duracin del postgrado y desarrollar proyectos, trabajos de
investigacin especiales o multiplicacin de conocimientos, segn se haya acordado
con la Direccin de Recursos Humanos.
13. La universidad solicitar al trabajador el reembolso de las erogaciones realizadas
o suspender el beneficio de la exoneracin o financiamiento de postgrado, en los
siguientes casos:
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9
9
9
9
9
Cuando se verifique que no culmin o aprob el postgrado.

Cuando no presente el trabajo especial o tesis de grado en los lapsos
reglamentarios establecidos por el programa de postgrado, lo cual no le
permita obtener el ttulo correspondiente.
Cuando haya incurrido en causales de destitucin.
Por incumplimiento en la presentacin de constancias de rendimiento
acadmico.
Por falta de veracidad en las constancias de aprobacin presentadas.
14. Si por alguna causa plenamente justificada, el exonerado se viese impedido de

continuar sus estudios, deber presentar ante la Direccin de Recursos Humanos,
en un trmino no mayor de un (01) mes, un informe acompaado de los documentos
probatorios de las causas aducidas.
15. El Departamento de Evaluacin y Adiestramiento mantendr actualizado el sistema
y el archivo de gestin de los financiamientos y exoneraciones otorgados.

Responsable
Actividad
1. Recibe solicitud de financiamiento o exoneracin de estudios de
postgrado con visto bueno del Supervisor inmediato de la Unidad
de adscripcin y de los soportes requeridos segn el caso.
2. Analiza los documentos presentados; De no ajustarse a lo que
establece la normativa los devuelve al solicitante, en caso
contrario contina con el siguiente paso.
Analista
(Responsable)
3. Analiza los casos de solicitud de financiamiento, emite sus

observaciones y lo entrega al Jefe de Departamento.
4. En los casos de solicitud de exoneraciones elabora punto de
cuenta
dirigido al Vicerrector Administrativo, para su
sometimiento a la consideracin del Consejo Universitario y enva
al Jefe de Departamento, conjuntamente con las solicitudes de
financiamiento.

118/157
5. Recibe punto de cuenta de las solicitudes de exoneracin y

solicitudes de financiamiento de estudios de postgrado aprobados
con todos los soportes anexos, revisa, conforma y enva al
Director de Recursos Humanos para su firma.
6. Una vez firmado, enva el punto de cuenta al Vicerrector
Administrativo para que los casos de solicitud de exoneracin
sean sometido a la Consideracin del Consejo Universitario.
Jefe de
Departamento
7. Recibe cuenta del Vicerrectorado Administrativo de los casos de

solicitud de exoneracin:
9 De no aprobarse: Incorpora la copia de la notificacin, con
firma y fecha de recibido al archivo de gestin del
Departamento.
9 De aprobarse: Elabora y enva comunicacin notificando la
decisin del Consejo Universitario al Supervisor inmediato del
empleado solicitante.
8. Recibe cuenta aprobada y entrega al Analista (Responsable).
9. Recibe cuenta aprobada y elabora solicitud de pago a la

institucin educativa.
10. Elabora Contrato de financiamiento o exoneracin de estudio de
postgrado y entrega al Consultor Jurdico de la Direccin de
Recursos Humanos para su revisin y conformacin.
Analista
(Responsable)
11. Programa la fecha de firma del Contrato por parte del solicitante
y del Rector
12. Llena la ficha de financiamiento o exoneracin e inicia el
seguimiento del record acadmico del solicitante, exigiendo a
tales efectos lo sealado en la normativa.
13. Registra en el sistema la informacin correspondiente a la
culminacin del contrato, de acuerdo a lo establecido para cada
caso.

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Otorgamiento del Premio Anual Secretarial Casta J. Riera

Objetivo:
Formalizar los pasos que se deben cumplir a los fines de procesar lo relativo al Premio
Anual Secretarial Casta J. Riera.
Normas Especficas:
1. Ser la Direccin de Recursos Humanos, a travs del Departamento de Evaluacin
y Adiestramiento, la encargada de llevar a cabo la convocatoria al concurso Casta
J., Riera circularizacin y publicacin a todas las Dependencias de la universidad
en el que quedar claramente establecido los requisitos y el lapso para
postulaciones, no establecindose prorrogas a tales efectos.
2. El Concurso Casta J. Riera establece una serie de criterios que permiten
evaluar la trayectoria del personal administrativo sujetos de la aplicacin de esta
premiacin, en diversas dimensiones: permanencia en la institucin (tiempo de
servicio en la UCLA), formacin, actualizacin y rendimiento, hacindose
indispensable que los documentos probatorios reposen en el expediente del
trabajador para el momento en que el jurado revise las credenciales.
3. Cada una de las dimensiones consideradas en el punto anterior sern valoradas y su
peso ser reflejado mediante la asignacin de puntajes, quedando stos
establecidos en un baremo que se constituir en el instrumento de medicin, cuyo
resultado definitivo ser la suma de los puntajes parciales otorgados a cada uno de
los factores o dimensiones analizadas.
4. El Premio otorgado por el concurso Casta J., Riera, estar constituido por el
monto en bolvares que se entregar a los ganadores del primero y segundo lugar,
el cual ser determinado por el Consejo Universitario de acuerdo a la
Disponibilidad Presupuestaria.
5. Es requisito para participar en el concurso para el Premio Casta J. Riera:
Que la postulacin sea realizada por el Supervisor Inmediato, mediante
justificacin que acredite al trabajador como merecedor del premio.
Que el personal postulado tenga el cargo de Secretario(a) u Oficinista.
Ser personal Activo de la UCLA, con un mnimo de diez (10) aos de antigedad
al 31 de diciembre del ao en que se est realizando el concurso.
No haber sido objeto de sanciones administrativas y disciplinarias durante el
ao sometido a concurso.
No haber sido ganador de concursos anteriores, cualquiera haya sido su lugar.

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6. El Jurado del concurso Casta J., Riera:

Ser nombrado antes de iniciarse el concurso.
Estar integrado por dos representantes de las autoridades, un representante
tcnico experto en el rea, solicitado por la Direccin de Recursos Humanos a
un ente externo y un representante con experiencia del Departamento de
Evaluacin y Adiestramiento, quien se encargar de vigilar la transparencia del
proceso.
Deber inhibirse de participar en el concurso, cuando se encontraren incursos
en una de las causales de inhibicin contenidos en el Artculo 36 de la Ley
Orgnica de Procedimientos Administrativos.
Revisar la hoja de resultados y pronunciar el veredicto final, mediante Acta
indicando los ganadores del primer y segundo lugar.
7. Una vez cumplidos todas las formalidades, la Direccin de Recursos Humanos
notificar por escrito a las autoridades universitarias, jefes inmediatos y a los
ganadores, los resultados del concurso.
8. El concurso ser declarado desierto, si hay ausencia de postulaciones o los
postulados no cumplen con los requisitos para participar.

Responsable
Actividad
1. Elabora Circular (original y copia) dirigida a todas las Unidades
Administrativas, informando sobre la apertura del concurso
anual Premio Casta J., Riera.
2. Enva al Director de Recursos Humanos para su revisin y
firma.
Jefe de
Departamento
3. Una vez firmado, enva la Circular a todas las unidades

administrativas.
4. Recibe copias con firma, sello y fecha de recibido e incorpora
en el archivo de gestin del Departamento.
5. Recibe postulaciones
Administrativas.
Jefe de
Departamento
de
cada
una
de
las
Unidades
6. Solicita al Departamento de Captacin y Desarrollo los

expedientes de los postulados.
7. Efecta una primera revisin a los expedientes, considerando

121/157
los criterios de evaluacin y toma nota de las observaciones.

8. Elabora memorando dirigido al Vicerrector Administrativo,
informando sobre los posibles candidatos para conformar el
Jurado Evaluador del concurso, enva al Director de Recursos
Humanos.
Director de RRHH
9. Recibe, revisa y firma el memorando dirigido a Vicerrector

Administrativo, informando sobre los posibles candidatos para
conformar el Jurado Evaluador del concurso y devuelve al
Departamento de Evaluacin y Adiestramiento.
10. Recibe memorando firmado y
Administrativo para su consideracin.
Jefe de
Departamento
enva
Vicerrector
11. Recibe de Vicerrector Administrativo las designaciones de las

personas que conformarn el Jurado Evaluador del concurso.
12. Remite designaciones a los que se constituirn como Jurados
Evaluadores.
13. Enva al Jurado oficios firmado por el Director de Recursos
Humanos, informando la fecha de reunin para la evaluacin de
los expedientes.
Jurado Evaluador
14. Evalan los expedientes, valoran segn los criterios

establecidos, ponderan los resultados totales y determinan el
(la) ganador(a) del concurso, en su primer y segundo lugar.
15. Firman Acta del proceso y entregan al Jefe de Departamento
de Evaluacin y Adiestramiento.
16. Recibe Acta firmada con los resultados del concurso.
Jefe de
Departamento
17. Enva a Vicerrector Administrativo Acta de ganadores a los

fines de que se incluya en punto de cuenta al Consejo
Universitario para la entrega de la premiacin a los ganadores.
18. Elabora memos (original y copia) dirigidos a: autoridades, jefe
inmediato y ganadores del concurso en el que se les informa la
decisin y la posicin obtenida.
19. Enva copia del memo al rea de archivo para su incorporacin
en el expediente laboral de los trabajadores ganadores.

122/157
Departamento de Registro y Control

INTRODUCCIN
La administracin de los Recursos Humanos actualmente presenta grandes desafos en
su relacin con la organizacin, por cuanto la misma debe contribuir a mejorar su
eficacia y su eficiencia de manera tica y socialmente responsable.
Es por ello; necesario que la Direccin de Recursos Humanos se organice de manera
que pueda alcanzar sus objetivos y apoyar adecuadamente las labores de sus gerentes
operativos.
Uno de los departamentos que conforma la Direccin de Recursos Humanos lo
constituye Registro y Control, cuyo objetivo se orienta a Mantener actualizado el
sistema de nmina del personal Docente, Administrativo y Obrero que labora en la
UCLA; calculando y verificando las variaciones a fin de asegurar el pago correcto y
oportuno, como puede observarse este departamento constituye un sistema abierto
que se origina a travs de acciones interrelacionadas con otros departamentos de la
Direccin, as como otras unidades acadmicas-administrativas, realizando actividades
operativas como son: Elaboracin de la nmina, control de pasivos laborales (anticipo y
prestaciones sociales), retenciones y deducciones legales (SSO, LPH, SPF, ISLR, DJP,
ARI, ARC, ARC-V).
OBJETIVO
El presente manual tiene como propsito fundamental proporcionar en forma detallada
y ordenada informacin referente a los procesos desarrollados en el Departamento de
Registro y Control de la Direccin de Recursos Humanos.
ALCANCE
El contenido de este manual est dirigido tanto al Departamento de Registro y Control
como a todas las Unidades Acadmicas y Administrativas de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado que generen solicitudes involucradas en los
procesos de nmina, por lo que ha sido concebido como una compilacin de informacin
til y necesaria para que las personas involucradas puedan utilizarlo en el mejor
desempeo de sus funciones.

123/157
GLOSARIO DE TRMINOS
Forma 1402: Planilla que se utiliza para el registro del asegurado en el Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales.
Forma 1403: Planilla que se utiliza para participar el retiro del trabajador de la
Institucin, bien sea por despido, renuncia, jubilado, pensionado, traslado o
fallecimiento en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.
Forma 14100: Planilla que se utiliza para emitir constancia de trabajo segn solicitud
del trabajador.
Acta Electrnica: Planilla que se utiliza para registrar cotizaciones de aos laborados
en la institucin en caso que el trabajador no haya-- sido ingresado en su debida
oportunidad.
Planilla ARC: Planilla que se requiere para el trmite de ingresos y retenciones a los
trabajadores.
Planilla ARC-V: Planilla que se requiere para la retencin de relaciones
correspondiente a los proveedores que prestan sus servicios a la Institucin.
Planilla PN-R-11: Planilla que se utiliza para enterar al Seniat por concepto de
impuesto sobre la renta.

124/157
Recepcin y Distribucin de Comunicaciones Internas y Externas

Objetivo:
Describir los pasos a seguir para la recepcin y distribucin de las diferentes
comunicaciones recibidas de las unidades acadmicas y administrativas, as como de
entes externos, a objeto de proporcionar informacin oportuna para la toma de
decisiones.
Normas Especficas:
1. En el libro de control interno, se debe indicar la fecha de recepcin del documento y la
fecha en que es entregado al analista con su respectiva firma de recibido.
2. Si el documento recibido requiere de una respuesta, la misma se debe realizar en los
tres (3) das hbiles siguientes a su recepcin.
3. Las respuestas de las diferentes comunicaciones deben ser procesadas una vez sean
avaladas por el Jefe de Departamento.
4. Las comunicaciones referidas a movimiento de personal docente, administrativo y
obrero, pagos y bonificaciones especiales, das adicionales deben ser avaladas por el
Vicerrectorado Administrativo.
5. Las comunicaciones relacionadas a beneficios contractuales (inclusin o exclusin),
deben estar avalada por el Jefe de Departamento de la unidad encargada de su
procesamiento.
6. Las comunicaciones referidas al pago de horas extras, vacaciones personal obrero
deben ser avaladas por el Jefe de Departamento de la unidad tramitante.
Responsable
Secretaria
Secretaria

Actividad
1. Recibe
de
las
diferentes
unidades
acadmicoadministrativas, as como del Despacho del Director de
Recursos Humanos, las comunicaciones relacionadas a pagos
del personal de la institucin.
1.1.
Si las mismas se refieren a movimiento de

personal Docente, Administrativo y Obreros; as
como pagos especiales, bonificaciones y das
adicionales deben estar avaladas por el
Vicerrector Administrativo.
1.2.
Si
se
refieren
inclusin
exclusin
de

125/157
2.
3.
4.
Jefe de
Departamento
5.
6.
Secretaria
beneficios contractuales, deben estar avaladas

por el Director y Jefe del Departamento
encargado de su procesamiento.
1.3. Si se refieren a horas extras, vacaciones personal
obrero deben estar avaladas por el jefe de la
unidad tramitante, as como el aval del Director
Recibe de entidades externas tales como Tribunal de
Menores, Gremios, Cajas de Ahorros, INAVI, Colegios de
Profesionales, comunicaciones de descuentos al personal.
Organiza la informacin y entrega al Director para su
revisin, firma y asignacin.
Recibe las diferentes comunicaciones, verifica su contenido
firma y coloca al pie de la misma la observacin respectiva y
asigna al funcionario encargado de procesarla.
Devuelve a la secretaria para su distribucin interna.
Recibe las diferentes comunicaciones una vez firmadas por
el Jefe de Departamento, registra en el libro de control
interno y los entrega de acuerdo a lo sealado en cada uno
de los departamentos o funcionarios asignados.
Elaboracin y Remisin de Comunicaciones

Objetivo:
Describir los pasos a seguir para la elaboracin y remisin de comunicaciones hacia las
diferentes instancias acadmicas administrativas y entes externos que as lo
requieran.
Normas Especficas:
1. La salida de los diferentes documentos deben ser registradas en el libro de
control interno sealando quien recibe en el departamento correspondiente, fecha
de salida, contenido y la firma de recepcin.
2. Se debe mantener un archivo por orden cronolgico de las comunicaciones emitidas
en el Departamento.
3.
Las diferentes comunicaciones deben indicar un nmero correlativo constituido
por: las siglas del departamento y ao fiscal al que corresponda

126/157
Responsable
Secretaria
Jefe de
Departamento
Secretaria

Actividad
1. Recibe del personal del departamento los diferentes
documentos:
1.1. Si requiere la elaboracin de comunicaciones a unidades
acadmico-administrativas o instituciones externas,
elabora la comunicacin en original y copia y entrega
al Jefe de Departamento para su firma.
1.2.
Si requiere la firma del Jefe de Departamento la
remite para su revisin.
2. Recibe documentos procesados en el Departamento, verifica
la comunicacin y las evidencias anexas.
2.1. Si la comunicacin presenta alguna correccin, devuelve
a la secretaria para su correccin.
2.2.
De lo contrario, firma en seal de conformidad y
entrega a la secretaria para la remisin al Despacho
del Director.
3. Recibe documentos procesados y verifica los mismos.

3.1. Si la comunicacin tiene observacin realiza las
modificaciones respectivas y devuelve al Jefe de
Departamento (Ir paso 4).
3.2. De lo contrario, remite al Despacho del Director
para la firma.
4. Una vez firmado, registra en el libro de control, clasifica
y remite a la unidad respectiva.

127/157
Elaboracin de la Nmina
Objetivo:
Describir en forma lgica y secuencial los pasos a seguir para el registro de los
diferentes movimientos del personal de la Institucin, calculando y verificando las
variaciones a fin de asegurar el pago correcto y oportuno de los trabajadores
docentes, administrativos y obreros.
Normas Especficas:
1. Las nminas del personal docente y administrativo deben ser calculadas los
primeros 5 das de cada mes y su cierre se debe realizar a los 21 das de cada mes.
2. El cierre de la nmina de obrero debe realizarse los das mircoles con una semana
de anticipacin.
3. Los movimientos a ser incorporados en las nminas deben anexar la
correspondiente disponibilidad presupuestaria por parte de la unidad acadmicoadministrativa que lo gener.
4. Para el registro de las cuentas por cobrar en la nmina, se debe proceder
dependiendo del monto y del movimiento. Si se relaciona a Prima Por Hijo se
descuenta de misma forma en que fue cancelado, si se corresponde a sueldo se
considera el monto y dependiendo de ello se descuenta en un mximo de seis
meses, de lo contrario se comunica con el trabajador para firmar convenimiento de
pago.
5. Una vez realizado el convenimiento de pago con el trabajador se deber enviar
copia del mismo al Departamento de Contabilidad para el registro contable.
6. Se debe efectuar seguimiento a las cuentas por cobrar con el Departamento de
Contabilidad Financiera, a los efectos de evitar descuentos indebidos.
7. Las prenminas deben ser remitidas a la Direccin de Finanzas en la fecha del 25
al 27 de cada mes para el control previo respectivo.
8. Las relaciones de nmina, relaciones de conceptos, relacin unidades ejecutoras de
presupuesto del mes a cancelar podr ser visualizada por la Direccin de
Presupuesto, una vez se haya procesado la nmina respectiva.
9. Las relaciones de nmina y conceptos podrn ser visualizadas en la intranet UCLA
por la Direccin de Finanzas (Departamentos de Contabilidad Presupuestaria y
Financiera), Direccin de Auditora Interna, DPDI, DFPA, CDCHT, Relaciones
Laborales y Retenciones.
10. Se debe mantener un archivo debidamente estructurado para el resguardo de la
nmina del personal de forma mensual.
11. Se debe archivar un listado mensual de la nmina en el Departamento de Registro
y Control.
128/157
12. Los pagos correspondientes a aos anteriores (deudas) deben ser tramitados a
travs de solicitud de pago directo, calculados en el momento de su recepcin.
13. Cuando se trate de un volumen considerable de funcionarios al cual se debe pagar
conceptos correspondientes a aos anteriores, se puede realizar una nmina a
objeto de simplificar el trmite.
14. Las deudas se deben hacer efectivas en el momento que exista disponibilidad
presupuestaria y financiera y se reciba la orden de las autoridades.
15.
Es responsabilidad del analista de nomina mantener cuantificada la deuda al da
(por tipo de personal docente, administrativo y obrero).
Responsable
Analista de
Nmina

Actividad
1. Recibe de la secretaria los diferentes movimientos a ser
incluidos en la nmina:
1.1.
Departamento
de
Captacin
y
Desarrollo:
contrataciones
por
suplencias,
honorarios
profesionales, contrataciones a tiempo determinado y
movimientos del personal activo.
1.2.
Departamento de Relaciones Laborales: Beneficios
Socioeconmicos (Ayudas Escolares, Beneficio de
Juguetes, Dotacin de Uniforme Personal Obrero, Bono
de Salud, Beneficio de Guardera, Beca Escolar,
Permisos, Das Adicionales, entre otros)
1.3.
Entes Externos, Gremios, entre otros: descuentos
y deducciones.
2. Verifica de acuerdo al movimiento las diferentes evidencias,
as como la correspondiente disponibilidad presupuestaria
anexa, en caso de no anexarla se comunica con la unidad que
gener el movimiento para el envo de la misma.

129/157
Analista de
Nmina
Coordinador de
Nmina
3. Determina si el movimiento a procesar genera cuentas por

cobrar.
3.1. Si genera cuenta por cobrar, ejecuta dicho
procedimiento.
3.2.
De contrario, continua con el paso Nro. 4.
4. Verifica el tipo de movimiento de personal a objeto de
determinar el medio de cancelacin, si requiere ser cancelado
por pago directo, ejecuta el procedimiento Elaboracin de
Pago Directo, en caso contrario contina con el paso Nro. 5.
5. Ingresa en el sistema de nmina y verifica el registro de
movimiento por la unidad correspondiente:
5.1. si el movimiento se encuentra en trnsito, verifica los
datos con la evidencia anexa, as como las
autorizaciones respectivas y acepta el mismo para su
ingreso en la nmina.
5.2. Si el movimiento se genera por medio magntico,
ingresa el mismo en el computador y lee de all los
movimientos incluidos.
5.3. Si el movimiento no est registrado, ingresa la cdula
del trabajador para traer los datos a la pantalla,
ingresa el concepto del pago y caractersticas para su
procesamiento en el sistema y acepta su ingreso en la
nmina.
6. Imprime listado de movimientos de nmina, verifica que todo
est correcto de presentar algn error, corrige y vuelve a
imprimir.
7. Entrega listado de movimiento de nmina junto a las
evidencias al Coordinador de Nmina.
8. Recibe listado de movimiento de nmina junto a las evidencias,
revisa las mismas constatando que todo est conforme, en
caso contrario, remite nuevamente al analista para las
correcciones pertinentes y luego conforma.
9. Remite al Jefe de Departamento el listado de movimiento de
nmina + evidencias para su remisin a la Direccin de
Finanzas.
10. Recibe listado de movimientos de nmina + evidencias de la
Direccin de Finanzas, revisa si existe o no observaciones y
entrega al analista de nmina correspondiente.
11. Recibe listado de movimiento de nmina + evidencias, de

130/157
Analista de
Nmina
12.
13.
14.
15.
16.
Departamento de
Administracin
17.
18.
existir alguna observacin ingresa al sistema y efecta la

modificacin pertinente.
Imprime reporte de cuadre de nmina.
Genera listado de banco, diskette y cierra la nmina
Remite reporte de cuadre de nmina + listado de banco al
Departamento de Administracin.
Remite diskette a la Direccin de Finanzas Dpto. de
Tesorera.
Distribuye va red la nmina y conceptos de pago a la
Direccin de Finanzas (Dpto. Contabilidad Financiera)
Direccin de Auditora Interna, DPDI, DFPA, CDCHT,
Finanzas, Retenciones, Archivo Interno.
Recibe reporte de cuadre de nmina + listado de banco,
ingresa al sistema administrativo integrado (SIAD) y genera
orden de pago.
Remite a la Direccin de Finanzas para el trmite del pago.
Elaboracin Pago Directo

Objetivo: Elaborar la solicitud de pago directo de acuerdo al trmite procesado, a
travs de la normativa institucional establecida, con la finalidad de lograr un control
adecuado y oportuno.
Normas Especficas:
1. Los pagos que correspondan a presupuestos de aos anteriores se cancelarn por
solicitud de pago directo.
2. Todo movimiento a ser procesado por pago directo debe tener la disponibilidad
presupuestaria.
3. El pago mensual de las facturas por SSO, LPH y SPF, Tribunales, Servicios
Especiales (aquellos pagos que se han quedado fuera del a nmina del mes en
curso), suplencias, Honorarios Profesionales, Contratos a tiempo determinado se
cancelarn por solicitud de pago directo.
Responsable
Coordinador de
Nmina

Actividad
1. Recibe movimientos del Vicerrectorado Administrativo o
Captacin (personal ordinario), verifica las diferentes
firmas y remite al rea de nmina.
2. Recibe movimientos (memorando o comunicacin para la
elaboracin del pago directo + evidencias) y procede
de la siguiente manera:

131/157
2.1.
Analista de
Nmina
2.2.
2.3.
Si el movimiento es extemporneo se calcula

los conceptos a cancelar desde y hasta la
fecha que se indica con sus respectivos
descuentos.
Ingresa al Sistema Integrado Administrativo
(SIAD) al mdulo de pago directo e introduce
el nmero de cdula del trabajador.
Registra en el sistema los detalles
presupuestarios tales como: cdigo de la
unidad a la cual se cargar el presupuesto,
subpartida que corresponde al concepto del
pago y monto segn formato.
2.4.
Analista de
Nmina
Coordinador de
Nmina
Valida la disponibilidad, en caso de no tener

disponibilidad, realiza los ajustes necesarios y
contina el procedimiento.
2.5.
Graba la informacin en el sistema para que se
genere el nmero de referencia.
2.6.
Imprime solicitud de pago en dos (2) originales.
2.7.
Anexa a la solicitud de pago el formato de clculo
ms las evidencias del movimiento.
2.8.
Firma la solicitud de pago en seal de haber
realizado la misma y entrega al coordinador de
rea para su revisin.
3. Recibe solicitud de pago, verifica los clculos de acuerdo a
los documentos anexos, valida la informacin y entrega al
Jefe de Departamento para su media firma.
4. Remite solicitud de pago al Director de Recursos Humanos
para su conformacin y una vez firmado por el Director,
remite a la Direccin de Finanzas la solicitud de pago en
original y copia.
5.
Jefe de
Departamento
Recibe solicitud de pago, verifica, firma y entrega a la

secretaria para la firma del Director de Recursos Humanos
y posterior envo a la Direccin de Finanzas. (Ir
procedimiento remisin de comunicaciones)

132/157
Registro de Cuentas por Cobrar
Responsable
Analista de
Nmina

Actividad
1. Verifica el monto generado por cuentas a cobrar segn los
movimientos procesados en la nmina.
1.1.
Si se refiere a prima por hijo o prima por cargo, el
descuento se realiza de la misma forma en que se
cobr el beneficio.
1.2.
Si se refiere a sueldo, se verifica el monto cuando
es muy alto se establece convenimiento de pago con
el trabajador, en caso contrario, queda a criterio del
analista de nmina la distribucin del descuento.
2. Una vez se establezca la forma de pago de la cuenta por
cobrar, ingresa al sistema de nmina y procede de la
siguiente manera:
2.1.
Ingresa el nmero de cdula del trabajador para
traer a pantalla los datos del mismo.
2.2.
Ingresa el monto generado por cuentas a cobrar y
registra el monto a descontar.
2.3.
Elabora memorando para solicitar la apertura de la
cuenta a cobrar, indicando datos del trabajador,
monto de la deuda y concepto de descuento, hace
firmar por el Coordinador del rea de nmina y por
el Jefe de Departamento.
2.4.
Remite a la Direccin de Finanzas, Departamento de
Tesorera los siguientes documentos:
2.4.1. Convenimiento de pago (si fuere el caso).
2.4.2. Memorando de apertura de cuenta a cobrar
firmado.
2.5.
Archiva copia del convenimiento de pago y
memorando firmado por la Direccin de Finanzas en
seal de recibido.

133/157
Emisin de Anticipo Prestaciones Sociales

Objetivo:
Describir en forma lgica y secuencial los pasos a seguir para la emisin de anticipo
de prestaciones sociales segn las solicitudes recibidas por el personal de la
Institucin, considerando la normativa institucional establecida, a fin de lograr el pago
correspondiente.
Normas Especficas:
1. Para el trmite de anticipo de prestaciones sociales, se deber recibir memorando
de aprobacin por parte del Vicerrector Administrativo y Rector.
Responsable
Analista de
Nmina
Analista de
Nmina
Coordinador de
rea de Nmina

Actividad
1. Recibe memorando de aprobacin del anticipo firmado por el
Rector y Vicerrector Administrativo.
2. Ingresa en el sistema de nmina la cdula del trabajador y
procesa el anticipo de prestaciones sociales.
3. Imprime reporte de anticipo de prestaciones sociales en
original y dos copias.
4. Accesa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD),
introduce el nmero de cdula del trabajador y los datos
respectivos.
5. Registra los detallas presupuestarios tales como: cdigo de la
unidad a la cual se cargar el presupuesto, subpartida que
corresponde al concepto del pago y monto.
6. Graba la informacin en el sistema para que se genere el nro.
de referencia.
7. Imprime solicitud de pago en dos (2) originales.
8. Anexa a la solicitud de pago formato de clculo de liquidacin
de prestaciones sociales en original y dos copias, memorando
de aprobacin del anticipo y entrega al Coordinador del rea
de Nmina para su revisin.
9. Recibe documentos relacionados con el anticipo de
prestaciones sociales (solicitud de pago + formato de
liquidacin de prestaciones sociales en original y dos copias +
memorando de aprobacin del anticipo) verifica los clculos y
firma en seal de conformidad.
10. Hace firmar la solicitud de pago por el Jefe de Departamento
y remite al Director de Recursos Humanos.

134/157
Secretaria
11. Una vez firmado por el Director, entrega a la secretaria del

Departamento para su remisin a la instancia respectiva.
12. Recibe los documentos firmados (formato de liquidacin de
prestaciones sociales original y dos copias + solicitud de pago
directo original y una copia) y memorando de aprobacin del
anticipo desglosa de la siguiente manera:
12.1. Remite a la Direccin de Finanzas (Formato de
liquidacin de prestaciones sociales original y una copia +
solicitud de pago directo en original y una copia,
memorando de aprobacin del anticipo).
12.2. Entrega una copia de los documentos (copia formato de
liquidacin de prestaciones sociales + copia solicitud de
pago directo + memorando de aprobacin del anticipo) al
analista de nmina para su archivo en la carpeta segn el
tipo de personal y por orden cronolgico.
Trmite de Prestaciones Sociales

Objetivo:
Realizar el trmite de las prestaciones sociales del personal de la Institucin en
consideracin a la normativa institucional establecida, con el fin de lograr el pago
correspondiente.
Normas Especficas:
1. Para el trmite de prestaciones sociales en ocasin de una renuncia se debe recibir
comunicacin del trabajador avalada por el jefe inmediato y por el Director de
Recursos Humanos.
2. Si el trmite de prestaciones sociales se corresponde a una destitucin se debe
recibir comunicacin del Rector, y la misma estar respaldada por el Director de
Recursos Humanos.
3. Si el trmite de prestaciones sociales se corresponde a una jubilacin se debe
recibir el estudio administrativo del Departamento de Relaciones Laborales, as
como la aprobacin por parte del Consejo Universitario segn comunicacin del
Vicerrectorado Administrativo.

135/157

Responsable
Actividad
1. Recibe documentos de acuerdo a lo siguiente:
1.1.
Si se refiere a una jubilacin, recibe comunicacin en
original del Vicerrectorado Administrativo donde
seala que fue aprobada en Consejo Universitario, as
como estudio administrativo del Departamento de
Analista de
1.2.
Si se refiere a una renuncia, recibe comunicacin del
Nmina
trabajador avalada por el Jefe Inmediato y Director
1.3.
Si se refiere a destitucin, recibe comunicacin del
Rector firmada por el Director de Recursos Humanos.
1.4.
2.
3.
4.
5.
Analista de
Nmina
6.
7.
Si se refiere a cese de contrato, recibe comunicacin

del Vicerrectorado Administrativo informando la
rescisin del contrato.
Solicita a la Direccin de Finanzas Departamento de
Contabilidad Financiera, la relacin de cuentas por cobrar,
verifica si el trabajador posee deuda con la institucin y
solvencias administrativas.
Solicita al Departamento de Captacin y Desarrollo, el
expediente del trabajador a objeto de verificar los
diferentes movimientos laborales.
Ingresa en el sistema de nmina la cdula del trabajador y
procesa el pago de prestaciones sociales.
Imprime formato de clculo de liquidacin de prestaciones
sociales en original y dos copias.
Ingresa al Sistema Integrado Administrativo e imprime una
solicitud de pago directo.
Remite los documentos (formato de clculo de liquidacin
de prestaciones sociales en original y dos copias + presolicitud de pago directo + comunicacin segn el motivo de
retiro) al Coordinador del rea de Nmina para su
conformacin.

136/157
8.
Coordinador del
rea de Nmina
Responsable
9.
Coordinador del
rea de Nmina
10.
11.
12.
Analista de
Nmina
13.
14.
15.
Recibe documentos relacionados con el anticipo de

prestaciones sociales (formato de liquidacin de
prestaciones sociales en original y dos copias + comunicacin
y copia de la pre-solicitud de pago) verifica los clculos y
firma en seal de conformidad.
Actividad
Hace firmar por el Jefe de Departamento los documentos
en seal de conformidad.
Remite al Director de Recursos Humanos para su firma, una
vez firmados devuelve al analista para su distribucin.
Recibe los documentos firmados (formato de liquidacin de
prestaciones sociales original y dos copias + solicitud de
pago directo original y dos copias) y comunicacin segn el
motivo de retiro
Estructura un listado de prestaciones sociales con los datos
requeridos por la OPSU y remite a la Direccin de Auditora
Interna y Direccin de Finanzas para su revisin y
certificacin.
Una vez revisadas por estas unidades, se recibe
certificacin de la Direccin de Auditora Interna.
Se elabora oficio a la OPSU, se anexa listado de
prestaciones sociales y se remite al Rectorado para la firma
de Rector y posterior envo a la OPSU.
Archiva una copia de los documentos listado de
prestaciones sociales con sus evidencias anexas, en la
carpeta segn el tipo de personal y por orden cronolgico.
Cancelacin de los Intereses sobre Prestaciones Sociales

Objetivo:
Efectuar la cancelacin de los Intereses sobre Prestaciones Sociales generados por el
acumulado siguiendo los lineamientos emanados de las Instancias Superiores.
Normas Especficas:
1. El pago de Intereses sobre Prestaciones Sociales se debe cancelar de acuerdo a
Instructivo presentado por la Oficina de Presupuesto del Sector Universitario.
(OPSU)
137/157
2. Ante de procesar
Instructivo de la
verificar las tasas
Venezuela a objeto
actualizarla.
el pago de Intereses sobre Prestaciones Sociales segn el

Oficina de Presupuesto del Sector Universitario, se debe
existentes en el sistema con las tasas del Banco Central de
de realizar los cambios pertinentes, en caso de ser necesario o

Responsable
Actividad
1. Recibe instructivo de la Oficina de Presupuesto del Sector
Universitario para el pago de los Intereses sobre
Prestaciones Sociales y procede de la siguiente manera:
1.1. Verifica si las tasas manejadas en el Sistema de
Intereses sobre Prestaciones Sociales se corresponden
con las tasas emitidas por el Banco Central de
Analista de
Venezuela y efecta los clculos de acuerdo al
Nmina
instructivo recibido.
1.2. Elabora pre-nmina y verifica fecha de ingreso del
trabajador, acumulado de prestaciones sociales,
disponibilidad en intereses de prestaciones sociales y
monto a pagar.
Responsable
Analista de
Nmina
Coordinador del
rea de Nmina
Jefe de
Departamento
2.
3.
4.
5.
6.
Analista de
Nmina
7.
8.
Actividad
1.3. Entrega al Coordinador del rea de Nmina para su
revisin y firma. y posterior remisin a la Direccin de
Finanzas.
Recibe pre-nmina de intereses sobre prestaciones
sociales, verifica las evidencias y firma.
Remite al Jefe de Departamento de Registro y Control.
Recibe pre-nmina de intereses sobre prestaciones
sociales, verifica y firma en seal de conformidad.
Entrega a la secretaria para la firma del Director de
Recursos Humanos y posterior envo a la Direccin de
Finanzas.
Una vez realizado el control previo a la pre-nmina de
intereses sobre prestaciones sociales, si existen
observaciones corrige las mismas y remite nuevamente a la
Direccin de Finanzas informando al respecto.
Imprime del sistema de intereses sobre prestaciones
sociales, el cuadre de la nmina en original y cuatro copias.
Distribuye el cuadre + la relacin de nmina a la Direccin
de Finanzas para su cancelacin.

138/157
9.
10.
Distribuye el cuadre y la relacin de nmina a la Direccin

de Auditora Interna va correo electrnico para su
informacin.
Archiva cuadre + relacin de nmina en la carpeta
respectiva.
Tramitacin y Registro Forma AR-I
Objetivo:
Describir en forma lgica y secuencial, los pasos que se deben cumplir en el
Departamento de Registro y Control a objeto de remitir a todos los funcionarios
(Administrativos y Docentes) de la Institucin, la Forma AR-I: Determinacin del
Porcentaje de Retencin de Impuesto sobre la Renta (ISLR).
Normas Especficas:
1. El Analista, responsable de ISLR, debe elaborar en el mes de Octubre, la circular
correspondiente para remitir los formatos de AR-I.
2. Todos los funcionarios (Administrativos y Docentes) cuyas remuneraciones sean
igual o superior a 1000 unidades tributarias (U.T.) deben consignar ante la
Direccin de Recursos Humanos de la UCLA la Forma AR-I en original y copia, en el
plazo establecido para ello.
3. Al remitir las Formas AR-I, el Analista de Nmina debe dejar constancia de
recepcin de cada una de las unidades que recibe la informacin.
4. Todo funcionario cuyas asignaciones sean mayor o igual a las 1000 U.T. y no
presente la planilla AR-I en el lapso establecido, automticamente el sistema de
impuesto le calcular el porcentaje de retencin, tomando por defecto una carga
familiar nica, segn lo establece el artculo 6 del Decreto sobre Retenciones
Vigentes.

139/157
Responsable

Actividad
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Analista de
Recursos Humanos
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Elabora la Circular que ser enviada a todo el personal

Administrativo y Docente de la Institucin, para remitir
la Forma AR-I, indicando la fecha en la cual debe
consignar dicho formulario a la Direccin de Recursos
Humanos.
Solicita la conformacin del Jefe de Nmina, la firma del
Director (a) de Recursos Humanos y sello de la Direccin.
Fotocopia la Circular y el formato AR-I de acuerdo al
nmero de unidades a las cuales se les enviar.
Anexa Forma AR-I a cada circular y tramita su envo.
Espera el lapso de tiempo indicado en la circular para la
recepcin de las Formas AR-I.
Al recibir las Formas AR-I, revisa y verifica en cada
planilla: Nmero de cdula de identidad (C.I.), nombre y
unidades tributarias (U.T.). determina la unidad al cual
est adscrito y tipo de personal.
Ingresa al sistema de Impuesto la informacin referente
a: C.I., monto y carga familiar de cada una de las planillas,
obtiene del sistema el porcentaje a retener, verifica con
el porcentaje indicado en la planilla por el funcionario.
Indica en la planilla el porcentaje arrojado por el
sistema.
Si existe diferencia, verifica nuevamente en el sistema y
si la diferencia es positiva y relevante, se comunica con el
funcionario a objeto de enterarlo de la situacin.
Verifica en el sistema los trabajadores que sobrepasen
las 1000 UT y determina si presentaron el AR-I. En caso
de no haberla presentado se le calcula el ISLR en su
totalidad.
Emite listado para verificar la informacin registrada en
el sistema de nmina.
Una vez verificada la informacin, organiza y archiva las
planillas por tipo de personal, en orden alfabtico y por
Decanato,
archiva el listado definitivo, para el control de los
funcionarios a los cuales se les retiene ISLR.

140/157
Registro de Variaciones Forma AR-I
Objetivo:
Departamento de Registro y Control a objeto de registrar las variaciones de la Forma
AR-I: Determinacin del Porcentaje de Retencin de Impuesto sobre la Renta (ISLR).
Normas Especficas:
1. Las variaciones de las planillas AR-I se deben recibir solo en los lapsos
establecidos por el SENIAT, los cuales se indican en la planilla (Marzo, Junio,
Septiembre, Diciembre)
Responsable
Analista de
Recursos Humanos

Actividad
1. Recibe del funcionario la planilla AR-I con el porcentaje a
retener.
2. Revisa que est dentro de los lapsos e indica con una X
en la casilla correspondiente.
3. Ingresa en el sistema y determina el funcionario que
present la planilla de ISLR y toma nota de la variacin.
4. Entrega al Analista de Nmina la planilla en original de la
variacin.
5. Una vez procesada la informacin por el Analista de
Nmina, el Analista de RRHH recibe la planilla AR-I y
archiva para el control de las variaciones registradas.

141/157
Registro de Variaciones Forma ARC

Objetivo
Departamento de Registro y Control a objeto de emitir y tramitar la Relacin de
Ingresos y Retenciones (ARC).
Responsable
Analista de
Recursos Humanos

Actividad
1. Con los listados de prueba Relacin de Impuestos
(Resumen anual de los % de retencin del personal
Administrativo y Docente) + los listados de Nmina +
listado de prueba de remuneraciones del personal
administrativo y docente. Selecciona una muestra y
verifica que se hayan incluido todos los conceptos de
asignaciones.
2. De estar todo correcto, se almacena electrnicamente
listados definitivos (total de remuneraciones del
personal) + planillas ARC
(Relacin de Ingresos y
Retenciones).
3. Elabora Circular para el envo de las ARC va Web y
remite a la Direccin de Telecomunicaciones.

142/157
Tramitacin Forma ARC-V

Objetivo
Describir en forma lgica y secuencial los pasos a seguir a objeto de obtener la
relacin y planillas ARC-V (Retencin de Relaciones) correspondiente a los
proveedores que prestan sus servicios a la Institucin.
Responsable
Analista de
Recursos Humanos

Actividad
1. Recibe del Departamento de Administracin de la
Direccin de Recursos Humanos copia de la factura por
concepto de servicios u Honorarios profesionales.
2. Revisa e ingresa al sistema de impuesto proveedor:
Nmero de factura, monto bruto y tipo de servicio.
3. Obtiene del sistema el porcentaje (%) y el monto a
retener, verifica los montos y emite el Comprobante de
Retencin del ISLR (4 copias).
4. Fotocopia la factura.
5. Solicita conformacin del Jefe del Departamento en el
Comprobante de Retencin (4 copias) y firma del
Administrador de la Direccin de Recursos Humanos.
6. Coloca sello al Comprobante de Retencin (4 copias).
7. Desglosa y distribuye de la siguiente manera: copia de la
factura + original y 2 copias del Comprobante de Retencin
entrega al Administrador de la Direccin de Recursos
Humanos.
8. Archiva (por ao) copia del Comprobante de Retencin +
fotocopia de la Factura.
9. En el mes de marzo, ingresa al sistema de impuesto y
emite los listados y verifica la informacin con los
comprobantes de retencin del ao anterior.
10. Emite las planillas ARC-V y verifica la informacin.
11. Una vez conforme, solicita conformacin del Jefe del
Departamento de Registro y Control y firma del
Administrador de la Direccin de Recursos Humanos en
cada una de las planillas.

143/157
Analista de
Recursos Humanos
12. Coloca sello a las ARC-V y archiva en espera del proveedor

para su entrega.
13. Al presentarse el proveedor, fotocopia la planilla. Hace
firmar la fotocopia por el proveedor, entrega original y
archiva fotocopia.
Elaboracin Resumen Anual ARC y ARC-V

Objetivo:
Departamento de Registro y Control a objeto de elaborar el resumen anual de las
retenciones de impuesto sobre la renta del personal y de los proveedores.
Normas Especficas:
1. El resumen anual de ARC-ARCV debe presentarse al SENIAT en la fecha indicada
por este organismo.
2. La informacin a suministrar debe ser enviada en formato electrnico y fsico
(Diskette y Relacin Impresa).
3. Para la presentacin de la relacin anual de retenciones la misma se debe realizar
tomando en cuenta los lineamientos emitidos por el SENIAT.
4. El analista de recursos humanos, debe mantener un archivo debidamente
estructurado que permita la obtencin de la informacin de manera oportuna y
confiable.
5. El analista de recursos humanos deber constatar en las diferentes unidades
acadmicas y administrativas de la Institucin, cualquier pago adicional efectuado
al personal docente, administrativo y obrero para su inclusin en el resumen anual
de ARC-ARCV.
Responsable
Analista de
Recursos Humanos

Actividad
1. Verifica la informacin de las nminas relacionada con las
remuneraciones y retenciones de todo el personal durante
el ejercicio fiscal.
2. Solicita informacin a otras unidades acadmicasadministrativas sobre cualquier pago adicional efectuado al
personal de la institucin que tenga incidencia en el ISLR.
3. Realiza la emisin del resumen anual de acuerdo a las
especificaciones del SENIAT en forma impresa y en

144/157
diskette del sistema de nmina.

4. Elabora oficio dirigido al SENIAT, para la entrega de la
informacin.
5. Hace firmar el oficio por el Jefe de Departamento y
6. Entrega ante el SENIAT oficio original, diskette y relacin
anual de retenciones y dos copias.
7. Archiva copia de la Relacin Anual de Retenciones
debidamente firmada y copia del diskette.
Tramitacin Forma PN-R 11

Objetivo:
Departamento de Registro y Control a objeto de verificar los montos retenidos,
pagados o abonados en cuenta que deben ser enterados al SENIAT por concepto de
impuesto sobre la renta mediante la forma PN-R 11.
Normas Especficas:
1. El analista responsable de ISLR, debe elaborar y tramitar mensualmente la Forma
PN-R 11 los cinco primeros das de cada mes.
2. El analista responsable de ISLR debe mantener un archivo actualizado y
organizado de las formas PN-R 11 que se hayan tramitado.
3. El memo de remisin a la Direccin de Finanzas debe indicar el Nmero de la
Forma PN-R 11, el monto retenido y la fecha calendario SENIAT para ser
enterado.
4. El archivo de la forma PN-11 se debe ordenar por mes.
Responsable
Analista de
Recursos Humanos

Actividad
1. Recibe de los analistas de nmina, los cuadres de nmina de
cada tipo de personal.
2. Verifica los montos correspondientes a las retenciones de
ISLR, comprobando que cuadre la informacin contable con
la informacin de la nmina.
3. Chequea el nmero de funcionarios a los cuales se les
retuvo el ISLR.
4. Verifica monto abonado en cuenta y monto retenido.
5. Coloca en la hoja resumen el monto abonado y totaliza.
6. Con la informacin obtenida llena la planilla PN-R 11, para

145/157
7.
8.
9.
Analista de
Recursos Humanos
enterar retenciones de ISLR efectuadas al personal

Administrativo y Docente de la Institucin.
Solicita firma del Administrador de RRHH en la Forma PN11.
Elabora Memorando (original y copia) para remitir la planilla
PN-R 11 a la Direccin de Finanzas y hace firmar por el
Director (a) de RRHH, previa conformacin del Jefe del
Departamento.
Fotocopia la forma PN-11 y enva a la Direccin de Finanzas
memorando en original y copia.
10. Recibe de la Direccin de Finanzas copia del memorando y

archiva junto con la copia de la Forma PN-11.
11. Una vez tramitado ante el banco, recibe de la Direccin de
Finanzas copia de la planilla PN-R 11 sellada por el Banco en
seal de que fue enterado el monto retenido de ISLR.
12. Archiva copia de la planilla PN-R 11 firmada por el banco +
copia del memorando.

146/157
Tramitacin Declaracin Jurada de Patrimonio

Objetivo:
Departamento de Registro y Control a objeto de remitir a todos los funcionarios con
cargos directivos, supervisores, coordinadores, auditores, custodios, administradores,
la informacin sobre la presentacin de la Declaracin Jurada de Patrimonio.
Normas Especficas:
1. El Analista de Recursos Humanos, debe circularizar al Personal Docente,
Administrativo y Obrero, la informacin correspondiente a la Declaracin Jurada
de Patrimonio (DJP) cuando la Contralora General de la Repblica lo ordene en la
fecha y en el plazo establecido para ello.
2. Los funcionarios que estn en el DEBER de presentar ante la Contralora del
Estado, la Declaracin Jurada de Patrimonio y de consignar ante la Direccin de
Recursos Humanos copia del comprobante de recepcin en el lapso establecido
segn Ley Contra la Corrupcin en su artculo 23.
3. La Direccin de Recursos Humanos debe remitir al archivo de Expedientes (segn
el tipo de personal) copia del Comprobante de recepcin de los funcionarios que
consignen tal documento.
4. El Analista de Recursos Humanos, debe informar a las instancias superiores y a la
Direccin de Auditora Interna los funcionarios que no hayan consignado copia del
comprobante de recepcin de la Declaracin Jurada de Patrimonio.
Responsable
Actividad
1. Prepara la comunicacin dirigida al personal con cargos
directivos, coordinadores, custodios, administradores,
auditores, entre otros.
2. Solicita conformacin del Jefe del Departamento y firma
del Director (a) de Recursos Humanos.
Analista de
3. Coloca sello, fotocopia y distribuye a todas las unidades.
Recursos Humanos
4. Recibe de la Secretaria de la Direccin de Recursos
Humanos copia de los Comprobantes de recepcin
consignadas por los funcionarios (docentes, administrativos
y obreros).
5. Ordena y archiva transitoriamente por tipo de personal
alfabticamente
5. Ingresa al sistema de nmina e imprime relacin del
personal
sujeto
a
DJP,
segn
especificaciones
Humanos
establecidas en el modelo emitido por la Contralora
147/157
General de la Repblica.
6. Verifica la informacin en la relacin con los comprobantes
de recepcin.
7. Accesa el archivo de la relacin e incluye la fecha de
presentacin del comprobante de recepcin de los
funcionarios que lo consignaron y firma en seal de
procesado.
8. Enva la copia del comprobante de recepcin al expediente
del trabajador para el archivo.
9. Accesa la informacin de la nmina y verifica los
movimientos, revisando nmeros de cdula de identidad,
sueldo, fecha de ingreso, ubicacin fsica, nombre
completo (de cada funcionario).
10. Una vez verificada toda la informacin, elabora
Memorando dirigido a cada funcionario que haya sido
designado o que haya cesado en algn cargo sujeto a
presentacin de la DJP, notificndole el deber que tiene
de presentar la DJP en el lapso establecido por la ley, ante
la Contralora General y consignar la copia respectiva del
Comprobante de recepcin ante la Direccin de RRHH.
11. Elabora la Relacin Mensual de Nombramientos,
Designaciones y Ceses del personal sujeto a presentar
DJP (segn el modelo solicitado por la Contralora
General).
12. Firma en seal de elaborado, hace firmar por el Jefe del
Departamento y el Director de Recursos Humanos.
13. Elabora Oficio que ser remitido a Caracas.
14. Fotocopia la Relacin y Oficio.
15. Archiva transitoriamente fotocopia de la relacin mensual
de nombramientos y oficio y remite los originales al
Rectorado para la firma del rector y su remisin a
Caracas.
16. Recibe del Rectorado copia del trmite de envo a Caracas
y fotocopia.
17. Busca en archivo transitorio fotocopia de la relacin y
oficio, une con fotocopia del trmite realizado a Caracas y
enva a la Direccin de Auditoria Interna.
18. Archiva definitivamente fotocopias de la Relacin,
Comunicacin, Oficio y trmite de envo a Caracas.
148/157
Emisin Forma 14-02

Objetivo:
Efectuar el registro del trabajador en el Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales a travs de un proceso eficiente y oportunidad con la finalidad de cumplir con
las disposiciones legales establecidas para tal fin.
Normas Especficas:
1. El Departamento de Registro y Control debe recibir de las unidades acadmicoadministrativas donde se ejecuta el proceso de contratacin la planilla 1402 junto
a las evidencias en original y copia firmada por el trabajador a objeto de ser
incluidos en el seguro social obligatorio.
2. Para la inclusin del trabajador se debe llenar la Forma 14-02 y anexar fotocopia
de la cdula de identidad, contrato de trabajo o memorando de pase ordinario.
3. Si se requiere incluir los familiares la misma se debe realizar una vez sea
procesado el ingreso del trabajador por el Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales, en tal caso deber anexar a la planilla 1402: fotocopia de las partidas de
nacimiento si son hijos, partida de nacimiento del asegurado para asegurar a la
madre, el padre y esposo se podrn asegurar solo si son incapacitado y el trmite
se realizar directamente por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.
4. El rea de retenciones es la encargada de distribuir las diferentes planillas de
inclusin, exclusin, modificaciones y otros una vez hayan sido firmados por el
Departamento de Control de Asegurado en el Seguro Social Obligatorio.
5. Los diferentes movimientos relacionados a retenciones legales tales como:
inclusin, exclusin, modificaciones entre otros deben ser procesados y remitidos
de forma mensual tomando en consideracin su volumen.
Responsable
Actividad
1.
Recibe al trabajador nuevo ingreso, hace firmar la planilla
1402 y solicita copia de la cdula de identidad.
2.
Verifica la documentacin anexa a fin de que est acorde
Analista de
con las exigencias del Seguro Social Obligatorio (Copia
Recursos Humanos
cdula de identidad, copia del contrato u memorando de
pase a fijo)
Analista de
Recursos Humanos
3.
4.
Almacena transitoriamente a fin de llevar las mismas de

forma quincenal o mensual al Seguro Social Obligatorio,
segn el nmero de solicitudes.
Conforma carpeta contentiva con todas las solicitudes

149/157
5.
6.
recibidas en la quincena o mes, enva al Departamento de

Control del Asegurado en el Seguro Social Obligatorio y
recibe copia firmada en seal de recibido.
Distribuye a cada trabajador las formas 1402 firmada y
sellado por el Departamento de Control del Asegurado,
como soporte de su inclusin.
Remite la forma 1402 al expediente del trabajador.
Modificaciones de Datos del Asegurado

Objetivo:
Realizar correcciones en los datos del asegurado mediante la forma 14-02 con el
propsito de procesarlo ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.
Normas Especficas:
1. El analista de personal debe elaborar acta electrnica si la correccin se refiere a
fecha de ingreso, n de cdula y cambio de nacionalidad.
2. Si la correccin se relaciona con fecha de nacimiento, nombre y apellidos y sexo,
se llena nuevamente la forma 1402 con los datos correctos y se anexa copia de la
cdula de identidad y cuenta individual emitida a travs del sistema de Seguro
Social.
3. La planilla de correccin debe estar firmada por el Director de Recursos Humanos
y el Trabajador.
4. Se debe remitir copia de los documentos procesados firmados y sellados por el
Departamento de Control de Asegurado al expediente del trabajador, as como una
copia para el archivo interno por orden cronolgico.
Responsable
Analista de
Recursos Humanos

Actividad
1. Recibe solicitud del trabajador de forma verbal o escrita
sobre la correccin de sus datos.
2. Verifica la cuenta individual del trabajador en el sistema del
Seguro Social Obligatorio a travs de la red e imprime una
copia.
3. Si el error en la cuenta individual se refiere a fecha de
ingreso y nmero de cdula se deber elaborar acta
electrnica de la siguiente manera:

150/157
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
Analista de
Recursos Humanos
3.9.
3.10.
3.11.
Se solicita el expediente del trabajador y se

verifica si esta activo o jubilado.
Se llena la forma 1402 colocando los datos
correctos.
Se llena la forma 1403 si es jubilado, retirado,
renuncia, despidos y otros.
Se llena la 14100 tomando todos los aos del
trabajador en la Institucin.
Se verifica y compara los sueldos anuales con la
tabla de salarios mximos del Instituto de los
Seguros Sociales y establece el sueldo mensual
segn corresponda.
Elabora acta electrnica en hoja de Excel del
Seguro Social Obligatorio sealando datos
institucionales y del trabajador y se totaliza.
Verifica segn el % de riesgo por ao.
Cuando la correccin se refiere a nmero de
cdula o la misma coincide con los datos de otra
persona, solicita copia de los datos filiatorios
emitido por el Ministerio de Interior y Justicia,
partida de nacimiento.
Hace firmar por el Director de Recursos Humanos
los documentos en original y tres copias.
Se remite al Departamento de Fiscalizacin acta
electrnica en original y tres copias de cada
documento (forma 1402,1403,14100, cdula de
identidad, ficha de ingreso, cuenta
individual,
resolucin si es jubilado, rescisin contrato,
renuncia)
Recibe del Departamento de Fiscalizacin las
copias de los documentos, firmados y sellados.
3.12.
Lleva los documentos al Departamento de Control

de Asegurado para sellar la forma 1402.
4. Si la correccin se refiere a cambio de nacionalidad del
trabajador, se deber elaborar acta electrnica no liquidable
con todos los aos laborados en la Institucin anexando los
documentos siguientes: copia de la cdula de identidad
extranjero y copia de la cdula de identidad venezolana,
151/157
Analista de
Recursos Humanos
fotocopia gaceta oficial donde se otorga la nacionalidad,

constancia de trabajo y cuenta individual impresa a travs
del sistema del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales
y se remite al Departamento de Control de Asegurado.
5. Una vez recibida las copias del Departamento de Control de
Asegurado, se entrega una copia al asegurado, enva una copia
al expediente del trabajador.
Emisin Forma 1403

Objetivo:
Realizar el retiro del trabajador una vez haya cesado sus labores como personal activo
en la Institucin ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, de acuerdo a lo
dispuesto en la normativa legal.
Normas Especficas:
1. Para la exclusin del trabajador del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales
se debe utilizar la forma 14-03 firmada por el Director de Recursos Humanos y
sello hmedo de la Institucin.
Responsable
Actividad
1. Recibe del Departamento de Captacin y Direccin de
Personal Docente y de Investigacin memorando donde se
seala la Jubilacin del Trabajador, rescisin de contrato,
despido, renuncia y otros motivos de cese laboral.
Analista de
2. Elabora citacin al trabajador y entrega a la secretaria para
Recursos Humanos
su remisin.
3. Llena la forma 1403 Participacin de Retiro del Trabajador
segn el instructivo establecido.
4. Hace firmar la forma 1403 por el Director de Recursos
Humanos, coloca sello hmedo de la Institucin y emite dos
copias de la misma.
5. Enva al Departamento de Control de Asegurado la original de
la forma 1403 junto a las dos copias.
6. Una vez revisada y procesada por el Departamento de
Control de Asegurado recibe las dos copias selladas y
firmadas.
7. Entrega una al trabajador como constancia del trmite
realizado.
152/157
Emisin Forma 14-100

Objetivo:
Emitir la forma 14-100 referida a Constancia de Trabajo del Trabajador ante el
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.
Normas Especficas:
1. Para elaborar la forma 14-100 se deben tomar los aos laborados en la institucin
sealando el sueldo neto totalizndose por mes y ao.
2. La forma 14-100 solo debe llenar en caso de que el personal ya est jubilado y
prximo a cumplir la edad establecida para el cobro de la pensin, por renuncia o
rescisin de contrato.
Responsable
Analista de
Recursos Humanos

Actividad
1. Recibe solicitud verbal o escrita del trabajador para
elaborar forma 14-100 para el Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales y procede de la siguiente manera:
1.1. Solicita expediente del trabajador y revisa fecha de
ingreso y egreso, si fuere el caso.
1.2. Se toman los aos laborados en la Institucin y el
monto mensual del sueldo neto por mes totalizndose
por ao.
1.3. Llena la forma 14-100 para el Instituto Venezolano de
los Seguros Sociales segn el instructivo hace firmar al
Director de Recursos Humanos y coloca sello hmedo.
1.4. Se fotocopia la forma 14-100 y se archiva en el
expediente del trabajador.
1.5. Se entrega original de la forma 14-100 al trabajador.
Seguimiento del Asegurado

Objetivo:
Efectuar seguimiento a los diferentes movimientos inherentes al Instituto Venezolano
de los Seguros Sociales a travs del monitoreo de las solicitudes procesadas con la
finalidad de mantener una informacin confiable.

153/157
Normas Especficas:
Artculo I.
El analista debe mantener una base de datos actualizada sobre los
movimientos generados ante el Seguro Social, relacionados con inclusiones,
exclusiones, modificaciones de datos y otros.
Artculo II. Se debe verificar de forma mensual ante el Seguro Social los cambios
procesado de acuerdo al movimiento remitido por la Institucin, a fin de aportar
informacin a los asegurados de manera oportuna y confiable.
Responsable
Analista de
Recursos Humanos

Actividad
1.
Registra electrnicamente los documentos recibidos a ser
presentado ante el Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales, sealando lo siguiente: tipo de movimiento, fecha
de recepcin en la Institucin y fecha de entrega en la
instancia respectiva.
2. Verifica de forma peridica en los registros internos y
segn la fecha de entrega en el Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales lo cambios efectuados de acuerdo al
movimiento presentado.
2.1. En caso de no haberse procesado el movimiento a la
fecha, se comunica con las instancias respectivas a fin
de conocer su status, de lo contrario procede a
realizar nuevamente el trmite de acuerdo a los
procedimientos internos establecidos tanto a nivel
Institucional como a nivel del Instituto Venezolano de
los Seguros Sociales.
Analista de
Recursos Humanos
3.
2.2. De lo contrario, verifica si el movimiento fue

procesado correctamente e informa al trabajador
sobre el trmite para su conocimiento bien sea va
telefnica o correo electrnico. En caso de existir
cualquier error inicia nuevamente el trmite
respectivo.
Registra el movimiento procesado por el Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales sealando la fecha en
que se produce el mismo.

154/157
Trmite para el pago de los aportes y retenciones de ley

Objetivo:
Emitir el pago de los aportes y retenciones de ley del personal docente, administrativo
y obrero, a objeto de mantener una base de datos actualizada para el procesamiento
oportuno.
Normas Especficas:
1. El analista debe emitir el listado de retenciones legales relacionadas a SSO, PF y
LPH de forma mensual y verificar que el mismo se corresponda con los movimientos
generados en el mes.
2. En caso de existir discrepancia, entre lo totalizado en el listado de retenciones
legales reflejado en la nmina y los movimientos generados por las inclusiones,
exclusiones y modificaciones, se debe informar a las instancias correspondientes a
fin de establecer los correctivos a que hubiere lugar.
3. Se debe llevar un registro de los movimientos mensuales que por estos conceptos
se deriven, a fin de lograr una informacin confiable.
Responsable
Analista de
Recursos Humanos

Actividad
1. Una vez cerrada la nmina, ingresa al sistema y emite un
listado por concepto de retenciones y aportes de ley.
2. Elabora memorando para el pago de las mismas, hace firmar
por el Jefe de Departamento y Director de Recursos
Humanos.
3. Una vez firmados, remite memorando + listado de
retenciones y aportes a la Direccin de Finanzas
Departamento de Tesorera.
4. Entrega a la secretaria copia del memorando firmado en
seal de recibido, para su archivo interno.

155/157
Cancelacin Factura SSO

Objetivo: Elaborar el pago ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales de
acuerdo a las normas internas establecidas.
Normas Especficas:
1. El analista debe mantener un archivo debidamente estructurado de las facturas
canceladas ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.
2. Se debe verificar que los movimientos incorporados en la facturacin se
corresponda con los registros de la Institucin.
3. El analista debe efectuar seguimiento a las observaciones que pudieran existir
entre el monto de la factura y los listados internos de acuerdo al lapso a cancelar;
a fin de que sean corregidas en las instancias respectivas.
Responsable
Analista de
Recursos
Humanos
Analista de
Recursos
Humanos

Actividad
1. Recibe factura del Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales y procede de la siguiente manera:
1.1. Verifica movimientos generados y procesados por el
Seguro Social de acuerdo a los listados de
deducciones legales.
1.2. Realiza el cuadre del monto, considerando los
movimientos ordinarios de la nmina y los movimientos
extraordinarios
(inclusiones,
exclusiones,
modificaciones y otros que impliquen un gasto)
1.2.1. En caso de existir observacin.
1.2.1.1. Elabora comunicacin al IVSS a fin de
notificar
las
observaciones
encontradas
para
la
correccin
respectiva en la prxima facturacin.
1.2.1.2. Elabora solicitud de pago directo y
anexa factura (Ir procedimiento
Elaboracin de un Pago Directo)
1.3.
De no existir observacin, elabora solicitud
de
pago
directo
(Ir
procedimiento
Elaboracin de un Pago Directo)

156/157
FORMATOS
Proceso
Elaboracin de la
Nmina
Pasivos Laborales
Nombre del Formato

Solicitud de Horas Extras
Relacin de Horas Extras
Listado de Horas Extras
Convenimiento de Pago
Personal Obrero Liquidacin de Vacaciones
Liquidacin de Prestaciones Sociales

Estimado de Prestaciones Sociales
Circular ARI
Control Circular ARI
Modelo de Declaracin Jurada de Patrimonio
Notificacin al Personal para la presentacin de la
Declaracin Jurada de Patrimonio
Relacin de Ingresos y Retenciones al Personal
Relacin Personal sujeto a presentar Declaracin Jurada
de Patrimonio
Modelo de Relacin Mensual de Nombramientos,
Designaciones y Cese en el Ejercicio de Funciones.
Forma 14-02
Forma 14-03
Forma 14-100
Acta Electrnica
Control Entrega Forma 14-02
Retenciones Legales
Seguro Social
Dado, sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la

Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su Sesin N 2022, ordinaria,
celebrada el da diecinueve de mayo del dos mil diez.
Dr. Francesco Leone Durante

Rector
Dr. Francisco Alberto Ugel Garrido

Secretario General

157/157

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El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado,

reunido en su sesin N 2022 Ordinaria, celebrada el da diecinueve de mayo del ao

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11. Recibe solicitud y documentos (informe tcnico, punto de cuenta o

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12. La carpeta de concursos deber contener los siguientes documentos:

13. El acta del concurso deber contener lo siguiente:

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10. Recibe comunicacin y/o currculum junto a los documentos

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19. Recibe resultados del jurado calificador.

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