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IL DIRETTORE

DELLAGENZIA DI INFORMAZIONE FINANZIARIA

VISTA la Legge 17 giugno 2008, n. 92, Disposizioni in materia di prevenzione e contrasto


del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, e in particolare larticolo 4, comma 1,
lettera d), in base al quale lAgenzia emana Istruzioni relative alla prevenzione e al contrasto
del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo,
EMANA
lacclusa Istruzione n. 2016-01 in materia di contrasto del riciclaggio e del finanziamento al
terrorismo.

San Marino, 22 febbraio 2016

FIRMATO: Il Direttore
Nicola Veronesi

ISTRUZIONE
IN MATERIA DI CONTRASTO DEL RICICLAGGIO E DEL
FINANZIAMENTO AL TERRORISMO
anno 2016 / numero 01

Agenzia di Informazione Finanziaria


Istruzione n. 2016-01 Dati e informazioni che devono essere registrati e conservati ai sensi degli articoli 34 e 35 della Legge
17 giugno 2008 n.92 e successive modifiche e integrazioni

DATI E INFORMAZIONI CHE DEVONO ESSERE REGISTRATI E


CONSERVATI AI SENSI DEGLI ARTICOLI 34 E 35 DELLA LEGGE 17
GIUGNO 2008 N. 92
Premessa
Il presente provvedimento sostituisce le Istruzioni AIF 2012-01 del 4.07.2012 e 2010-07 del
27/07/2010 gi emanate in attuazione dellart. 95, comma 2, lettera f), della Legge 17 giugno 2008 n.
92 (nel prosieguo anche Legge), secondo il quale lAgenzia di Informazione Finanziaria deve
emanare Istruzioni sui dati e sulle informazioni che devono essere registrati e conservati in
osservanza dei disposti di cui allart. 34 della medesima legge, nonch, in ambito pi generale, in base
alle facolt di cui allart. 4 comma 1, lettera d) della medesima legge in attuazione degli obblighi
previsti dallart. 34.
I soggetti destinatari, in ottemperanza alle norme di legge e vigilanza previgenti alla Legge 17
giugno 2008 n. 92 e a seguito dellemanazione delle Istruzioni AIF sopra richiamate gi provvedono a
registrare presso il sistema informatico/contabile di base ogni dato, informazione, movimento e
rapporto continuativo acceso/estinto, afferenti alle relazioni poste in essere con la clientela.
Allo scopo di migliorare il presidio nel contrasto del riciclaggio (AML) e del finanziamento
del terrorismo (CFT), di seguito vengono pertanto impartite le nuove istruzioni ai fini della
registrazione dei dati e delle informazioni obbligatori richiamati dal sopra citato art. 34, nonch
ulteriori disposizioni relative agli articoli 34 bis e 35. introdotti con lultima modifica della Legge.
Le principali novit normative introdotte attengono:
1. allintroduzione di un Bollettino Informativo Antiriciclaggio, in formato
elettronico, ove annotare le informazioni sulla clientela, tempo per tempo acquisite,
la cui redazione viene richiesta a tutti i soggetti designati finanziari, per: i) la
clientela di nuova acquisizione; ii) la clientela cui venga attribuita una classificazione
di rischio AML anche temporaneamente Alto o Medio; iii) tutta la restante
clientela entro il 30.06.2018 ;
2. allobbligatoriet di uso dei tracciati record basati su tipi record e categorie di
registrazione, stabiliti dallAgenzia di Informazione Finanziaria;
3. alla settorizzazione degli obblighi di registrazione per i diversi soggetti finanziari;
4. alla settorizzazione delle causali analitiche per le singole categorie di soggetti
finanziari;
5. allintroduzione di disposizioni AML per lo svolgimento diretto di attivit fiduciaria
e dellattivit di trustee;
6. allintroduzione di disposizioni AML per lutilizzo di contante virtuale.

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Istruzione n. 2016-01 Dati e informazioni che devono essere registrati e conservati ai sensi degli articoli 34 e 35 della Legge
17 giugno 2008 n.92 e successive modifiche e integrazioni

TITOLO I
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1 Soggetti destinatari
La presente Istruzione si applica a tutti i soggetti finanziari di cui allart. 18 della Legge 92/2008, ad
esclusione dei soggetti di cui al comma 1, punti d) ed e).
Articolo 2 Definizioni
1. Ai fini della presente Istruzione valgono le definizioni di cui alla Legge del 17 giugno 2008 n. 92.
2. Inoltre, si intende per:
Archivio Informatico Antiriciclaggio o Archivio: archivio formato e gestito a mezzo di
sistemi elettronici, nel quale i soggetti destinatari registrano, in ordine cronologico, laccensione ed
estinzione dei rapporti continuativi, i legami tra i soggetti, le operazioni, anche frazionate od
occasionali, i dati identificativi dei clienti e degli esecutori, ivi compresi i dati relativi agli estremi del
documento di riconoscimento.
Bollettino Informativo Antiriciclaggio o B.I.A.: scheda in formato elettronico nella quale i
soggetti designati riportano tutte le principali informazioni assunte sulla clientela, tempo per tempo
aggiornate.
Cliente: il soggetto che instaura rapporti continuativi o che compie operazioni con i soggetti
designati; Qualora i rapporti o le operazioni siano cointestati a pi soggetti, si considera cliente
ciascuno dei cointestatari;
Codice Cliente: combinazione di caratteri che identifica univocamente e permanentemente un
cliente o un altro soggetto (es.: esecutore, titolare effettivo), registrato nel sistema informatico di base
presso un soggetto destinatario. Tale codice non va confuso con il Numero di Direzione Generale o
NDG. Sono considerati codici univoci: il Codice ISS per le persone fisiche; Il Codice Operatore
Economico per le persone giuridiche; qualsiasi altro codice equivalente per soggetti non residenti (es.:
Codice fiscale, Partita IVA).
Consolidamento: procedura attraverso la quale la registrazione effettuata in Archivio diventa
definitiva.
Conti correnti e assimilati: includono il conto corrente e i conti assimilabili ai primi quali i conti
anticipi, GPM, decrescenti, ecc.. Sono esclusi i conti transitori utilizzati in attesa dellimputazione
contabile definitiva delle operazioni e i conti di natura analoga (ad esempio, i conti debitori e creditori
diversi, su cui sono registrate posizioni di debito o credito originate da transazioni occasionali);
Contante Virtuale. La registrazione di movimenti su rapporti o nellesecuzione di operazioni al di
fuori di un rapporto continuativo, laddove le somme non afferiscano a effettiva movimentazione di
denaro contante nella materiale disponibilit del cliente, nei limitati casi previsti dalla presente
Istruzione e debitamente evidenziati nellAIA.
Dati identificativi: - Persone fisiche: nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di
residenza, cittadinanza; - Societ o Enti con o senza personalit giuridica: denominazione o ragione
sociale, forma giuridica e indirizzo della sede legale.
Depositi: ai fini della presente Istruzione, con tale termine si identificano i depositi a risparmio
bancari o postali, la custodia e lamministrazione di strumenti finanziari, anche in forma
dematerializzata, , i depositi vincolati, la locazione delle cassette di sicurezza e i depositi chiusi
(ovvero i plichi sigillati custoditi dai soggetti designati per conto dei clienti al di fuori di una cassetta
di sicurezza);
Esecutore: Il soggetto che, avendone i poteri perch opera in proprio o debitamente facoltizzato
tramite delega o procura,
1) instaura o estingue rapporti continuativi;
2) esegue operazioni occasionali anche frazionate;
3) appone la propria firma, per quietanza o per conferma dell'operazione, sulla modulistica o
sulle contabili predisposte dal soggetto designato.
Condizione essenziale al fine di assumere la qualifica di esecutore la presenza fisica innanzi
alloperatore incaricato da uno dei soggetti di cui allart. 1 della presente Istruzione.

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Estremi del documento di riconoscimento: tipologia, numero, data, luogo e autorit di rilascio,
data di scadenza.
Importo soglia: importo tempo per tempo stabilito dalla Legge per gli adempimenti antiriciclaggio
previsti allart. 21.
Legame: rappresenta un determinato tipo di relazione (es. titolarit effettiva) tra due soggetti
definiti rispettivamente con il ruolo di soggetto primario (es. clienti entit diverse da persone fisiche
di cui si rilevano i titolari effettivi) e di N soggetti secondari (es. una o pi persone fisiche titolari
effettivi).
Legge: Legge del 17 giugno 2008, n. 92 Disposizioni in materia di prevenzione e contrasto del
riciclaggio e del finanziamento del terrorismo e successive modifiche e integrazioni.
Mezzi di pagamento: il denaro contante, gli assegni bancari e postali, gli assegni circolari e gli altri
assegni a essi assimilabili o equiparabili quali gli assegni di traenza, i vaglia postali, gli ordini di
accreditamento o di pagamento, le carte di credito e le altre carte di pagamento e ogni altro strumento
che permetta di trasferire, movimentare o acquisire, anche per via telematica, fondi, valori o
disponibilit finanziarie.
Numero Direzione Generale N.D.G.: numero progressivo attribuito automaticamente dal
sistema informatico del soggetto designato allatto del censimento del cliente nella propria Anagrafe
Generale.
Operazione: il trasferimento o la movimentazione di mezzi di pagamento indipendentemente che
siano riconducibili a un rapporto continuativo o meno.
Operazione frazionata: operazione di valore complessivamente superiore allimporto soglia, o
pari controvalore in divisa estera, composta da pi operazioni, singolarmente pari o inferiori al
predetto importo, effettuate nellarco di sette giorni di calendario compresa la data dellultima
operazione eseguita. Non si considerano, ai fini del cumulo delle operazioni frazionate, le operazioni
dimporto inferiore a euro 5.000,00.
Pre-Archivio Antiriciclaggio o Pre-Archivio: funzionalit prevista nellapplicativo informatico
antiriciclaggio generale, finalizzata al cumulo delle operazioni frazionate e ai controlli di conformit
prima del consolidamento definitivo dei dati, rapporti e operazioni della clientela.
Sistema informatico di base o S.I.B.: insieme dei programmi informatico/contabili che i
soggetti destinatari utilizzano per lesercizio della propria attivit.

TITOLO II
REGISTRAZIONE NEL SISTEMA INFORMATICO DI BASE DEI DATI E DELLE
INFORMAZIONI SULLA CLIENTELA, SUI RAPPORTI E SULLE OPERAZIONI
Articolo 3 Principio generale
1. Lart. 34 della Legge prevede in via generale che i soggetti designati registrino non oltre il quinto
giorno successivo alla loro acquisizione:
a) i dati e le informazioni acquisiti per adempiere gli obblighi di adeguata verifica della
clientela e conservino le registrazioni stesse;
b) laccensione, leventuale modifica (es., in caso di migrazione di sistemi) e lestinzione
dei rapporti continuativi, nonch le scritture delle operazioni effettuate sugli stessi;
c) le operazioni occasionali.
Articolo 4 Dati e informazioni da registrare sulla clientela
1. I soggetti destinatari devono registrare nel sistema informatico di base almeno i seguenti dati e
informazioni:
a) dati identificativi della clientela e degli esecutori;
b) estremi del documento di riconoscimento per i clienti persone fisiche e per gli
esecutori, del quale i soggetti designati devono conservare copia cartacea chiaramente
leggibile nei dati e nella fotografia;

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c) dati identificativi del titolare effettivo e i relativi estremi del documento di


riconoscimento, connessi al rapporto continuativo cui il dato si riferisce oppure
alloperazione occasionale eseguita; si precisa che il dato del titolare effettivo, qualora
vari nel tempo, deve essere stratificato e storicizzato nel sistema informatico di base e
di facile estrazione;
d) codice univoco di identificazione della clientela e degli esecutori (codice cliente);
e) ndg;
f) scopo e natura del rapporto continuativo o delloperazione occasionale.
2. Al fine di un corretto adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela, devono
essere registrate nel sistema informatico di base, utilizzando preferibilmente funzionalit tabellari ivi
predisposte, anche le seguenti informazioni assunte tramite i questionari in uso:
a) professione/attivit economica prevalente del cliente;
b) zona geografica di prevalente svolgimento della professione/attivit economica;
c) eventuale qualifica del cliente quale persona politicamente esposta (c.d. PEP);
d) livello di rischiosit assegnato al cliente;
3. Nel caso di istituzione di un trust, i soggetti destinatari di cui allart. 1) che assumono la veste di
Trustee) registreranno quali clienti i disponenti del trust; registreranno altres i dati sotto elencati:
a) denominazione del Trust (tramite censimento e attribuzione di NDG); esempio:
Trust Beta;
b) tipologia di Trust (con beneficiari di scopo etc.);
c) numero di iscrizione al registro dei Trust, o altro registro equivalente non sammarinese
se esistente;
d) codice operatore economico, o altro codice identificativo equivalente non
sammarinese se esistente;
e) data di istituzione;
f) durata, se prevista;
g) i dati identificativi, se presenti, dei co-trustee, ivi compreso lindirizzo della sede
amministrativa;
h) i dati identificativi del guardiano, se previsto;
i) i dati identificativi dei disponenti (anche quelli successivi allistituzione in caso di nuove
destinazioni di beni in trust);
j) i dati identificativi dei beneficiari con diritti attuali sul fondo in trust, se esistenti;
k) i dati identificativi dellagente residente, se previsto.
4. I dati di cui alle voci b), c) e f) del comma precedente possono essere registrati, in luogo del SIB,
nel BIA predisposto per il Trust.
5. I dati di cui alle lettere dalla g) alla k) devono essere collegati anagraficamente allNDG dedicato al
trust.
6. Nel caso di accensione di rapporti o esecuzione di operazioni occasionali per conto di un trust, i
soggetti destinatari devono registrare nel sistema informatico di base almeno i seguenti dati e
informazioni:
a) censimento del soggetto Trustee per conto del trust (NDG cliente); Il censimento
anagrafico del trust deve contenere sia la denominazione completa del trustee che quella
del trust (esempio: Banca Alfa Spa, trustee per conto del Trust Beta, oppure Mario
Rossi, trustee per conto del Trust Gamma). A tale NDG vanno collegati i rapporti che
si riferiscono al trust;
b) tipologia di Trust (con beneficiari di scopo etc.);
c) numero di iscrizione al registro dei Trust, o altro registro equivalente non sammarinese
se esistente;
d) codice operatore economico, o altro codice identificativo equivalente non
sammarinese se esistente;
e) data di istituzione;
f) durata, se prevista;
g) i dati del trustee e, se presenti dei co-trustee, ivi compreso lindirizzo della sede
amministrativa;
h) i dati identificativi del guardiano, se previsto;
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i) i dati identificativi dei disponenti (anche quelli successivi allistituzione in caso di nuovi
apporti), qualora il dato venga acquisito in funzione dellapproccio basato sul rischio;
j) i dati identificativi dei beneficiari con diritti attuali sul fondo in trust, se esistenti;
k) i dati identificativi dellagente residente, se previsto.
7. i dati di cui alle voci b), c) e f) del comma precedente possono essere registrati, in luogo del SIB,
nel BIA predisposto per il Trust.
8. i dati di cui alle lettere dalla h) alla l) devono essere collegati anagraficamente allNDG dedicato al
trust.
Articolo 5 Ulteriori dati ed informazioni acquisiti sulla clientela Bollettino Informativo
Antiriciclaggio (B.I.A.)
1. I soggetti destinatari gi provvedono ad acquisire ulteriori dati e informazioni necessari alla
valutazione della clientela titolare di rapporti continuativi, con finalit anche diverse dalla prevenzione
e dal contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, estraendoli da banche dati esterne o
assumendo informazioni o referenze da soggetti terzi. LAgenzia ritiene necessario che tali elementi e
informazioni, utili anche al fine della valutazione dellesposizione del cliente al rischio di riciclaggio
vengano pertanto obbligatoriamente organizzati in un Bollettino Informativo Antiriciclaggio
B.I.A., predisposto in formato elettronico, a disposizione del personale debitamente autorizzato, in
particolare del Responsabile Incaricato, nonch dellAgenzia di Informazione Finanziaria.
2. Il B.I.A., preferibilmente integrato nel sistema informatico di base, , deve essere predisposto per
la clientela di nuova acquisizione, mentre per quella preesistente valgono le deroghe e scadenze di cui
al successivo art. 26. Deve inoltre possedere le seguenti caratteristiche minime:
a) essere redatto per ogni ndg titolare di rapporti continuativi in base a prospetti e
standard predisposti dal soggetto designato da utilizzarsi presso tutte le dipendenze
del medesimo;
b) essere validato nei contenuti e nei processi di redazione/gestione dalla struttura di
compliance interna e dallinternal auditing - laddove previsti - con successiva
approvazione da parte del C.d.A. della Societ, sentito il parere del Collegio Sindacale.
c) essere fruibile in formato elettronico da tutti i dipendenti connessi alla gestione,
valutazione e controllo del cliente;
d) essere aggiornato ogni qualvolta mutino le informazioni principali sul cliente, di cui al
punto 3 successivo;
e) essere storicizzato nelle varie edizioni ogni qualvolta il dato venga modificato.
3. Il B.I.A. deve contenere le informazioni minime di seguito indicate, eventualmente citando la
fonte del dato (dichiarazione del cliente, dato desunto da accessi a data base, ecc.):
a) codice univoco del cliente e relativa intestazione (es:. nome, cognome, ovvero ragione
sociale del cliente, codice ISS/COE), numero di ndg;
b) attivit economico/professionale svolta, esposta con la necessaria articolazione e
descrizione, sia in relazione alla tipologia, al ramo/settore di attivit, al luogo di
svolgimento;
c) fatturato/utile/giro daffari/reddito;
d) altre informazioni economiche-finanziarie (indicare eventuali partecipazioni in altre
attivit commerciali, somme investite presso il soggetto designato o altri soggetti;
evidenze da visure camerali/protesti/ipocatastali, ecc.);
e) altre informazioni generali (indicare eventuali propriet immobiliari e citare se
disponibili riscontri oggettivi, quali visure ipocatastali, ovvero se linformazione
fornita dal cliente; indicare eventuali presentazioni da parte di terzi);
f) scopo del rapporto (indicare quanto riportato nel questionario di adeguata verifica,
eventualmente dettagliando il dato in caso di presenza di rapporti di diversa natura);
g) livello di rischiosit assegnato dalla Banca alla data di redazione del B.I.A.;
h) data di convalida del B.I.A.;
i) nome e cognome del dipendente che ha convalidato il B.I.A.
4. La redazione del B.I.A. necessaria anche nei confronti di altri soggetti connessi alloperativit
della clientela (titolari effettivi, amministratori, delegati, garanti), nei confronti dei quali le

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informazioni da riportare seppure in maniera pi semplificata, sono laddove conosciute o


facilmente assumibili le medesime.
5. Il B.I.A. deve essere allegato a ogni segnalazione di operazione sospetta inviata allAgenzia
ovvero analizzata e successivamente archiviata da parte del Responsabile Incaricato; deve inoltre
essere allegato a ogni relazione sulle operazioni critiche di cui allIstruzione AIF n. 2008-03 e
successive modifiche.
Articolo 6 Dati e informazioni da registrare sui rapporti e sulle operazioni
1. I soggetti destinatari devono registrare nel sistema informatico di base tutti i rapporti continuativi
accesi ed estinti, i relativi intestatari, i delegati a operare sui rapporti, le operazioni ivi eseguite e le
operazioni occasionali. Inoltre, in relazione ai rapporti accesi e alle operazioni occasionali poste in
essere, il dato del titolare effettivo e dei legami che correlano i soggetti coinvolti nel rapporto e/o
nelle operazioni.
Articolo 7 Tempi di acquisizione e di registrazione dei dati e delle informazioni sulla
clientela, sui rapporti e sulle operazioni
1. I dati e le informazioni, di cui agli artt. 4 e 6, sono registrati tempestivamente nel sistema
informatico di base e comunque entro il quinto giorno lavorativo successivo alla loro acquisizione.

TITOLO III
ARCHIVIO INFORMATICO ANTIRICICLAGGIO
CAPO I
ISTITUZIONE, CARATTERISTICHE E TENUTA
DELLARCHIVIO INFORMATICO ANTIRICICLAGGIO
Articolo 8 Istituzione dellArchivio Informatico Antiriciclaggio
1. I destinatari della presente Istruzione si sono dotati da tempo di un Archivio Informatico
Antiriciclaggio, nel quale sono conservati in modo accentrato tutti i dati e le informazioni
acquisiti.
2. Il periodo di conservazione dei dati e delle informazioni riguardanti la clientela e le operazioni da
questa poste in essere fissato in anni 5 (cinque) a far data dallesecuzione delloperazione
anche occasionale o dallestinzione del rapporto continuativo.
3. Ladozione dellArchivio Informatico Antiriciclaggio ha le seguenti finalit:
a) storicizzare la cronologia dei rapporti continuativi instaurati presso i soggetti destinatari
comprese le accensioni, le variazioni (es., in caso di migrazione di sistemi), e le
estinzioni, i legami tra i soggetti primari (clienti entit diverse da persone fisiche) e
secondari (persone fisiche), nonch le operazioni, anche frazionate o occasionali, nel
tempo eseguite per conto della clientela;
b) facilitare lesecuzione del monitoraggio e del controllo dei rapporti e delle operazioni
previsti dalla Legge e dalle Istruzioni.
Articolo 9 Caratteristiche tecniche dellArchivio Informatico Antiriciclaggio
1. LArchivio Informatico Antiriciclaggio alimentato a cura di ciascun soggetto destinatario secondo
le disposizioni della presente Istruzione e deve essere formato e gestito secondo criteri uniformi
idonei ad assicurare la chiarezza, la completezza, limmediato e agevole accesso alle informazioni.
2. Il sistema di registrazione elettronico adottato deve assicurare la continuit nella tenuta
dellArchivio e lintegrit dello stesso, deve garantire limpossibilit di apportare modifiche o
annullamenti dei dati senza che ne sia tenuta traccia e deve salvaguardare la possibilit di ricostruire in
ordine cronologico i dati e le informazioni ivi registrati.
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3. I soggetti destinatari devono predisporre opportuni profili di sicurezza per laccesso ai dati inseriti
nellArchivio. Tali profili devono prevedere differenti abilitazioni attribuite al personale (imputazione
dati; visualizzazione dati; correzione/annullamento dati), istituendo adeguati sistemi di controllo e
tracciabilit delle attivit effettuate.
4. Al fine di consentire il corretto computo delle operazioni frazionate ed eventuali controlli di
conformit e correttezza dei dati immessi, consentito ai soggetti destinatari il riversamento
temporaneo delle scritture inerenti i rapporti continuativi e alle operazioni in un archivio provvisorio,
definito Pre-Archivio Antiriciclaggio, in base alle funzionalit previste dai rispettivi sistemi
informatici antiriciclaggio in uso. Tale Pre-Archivio deve risultare comunque gestito allinterno
dellapplicativo antiriciclaggio generale del quale fa necessariamente parte ed avere le stesse
caratteristiche e funzionalit dellArchivio, ivi compresi i presidi in ordine alla tracciabilit delle
modifiche eseguite sui dati registrati.
5. I soggetti destinatari registrano nel sistema informatico di base le operazioni secondo le causali ivi
previste. Le suddette causali, allatto del riversamento delle operazioni nellArchivio, devono essere
opportunamente raccordate con la lista delle causali analitiche indicate nellAllegato 1 e registrate sia
attraverso lespressione alfanumerica che descrittiva riportata nel medesimo allegato.
6. Nel caso in cui un soggetto destinatario offra alla propria clientela nuovi prodotti o servizi, ovvero
per prodotti esistenti si rendano necessarie specifiche causali non previste nelle Tabelle di cui alla
presente Istruzione e suoi allegati, questi deve darne preventiva comunicazione allAgenzia al fine di
concordare eventuali raccordi tabellari per le corrette scritture nellArchivio Informatico
Antiriciclaggio.
Articolo 10 - Esternalizzazione della tenuta dellArchivio Informatico Antiriciclaggio
1. Per la conservazione dei dati contenuti nellArchivio, con esclusione degli eventuali interventi di
modifica dei medesimi, i soggetti destinatari possono avvalersi di un autonomo centro di servizi
(outsourcer), avente sede operativa nella Repubblica di San Marino, dove i dati sono fisicamente
conservati e protetti. Ai soggetti destinatari deve essere assicurato laccesso diretto e continuo
allArchivio stesso e alle sue funzionalit. Lattivit di esternalizzazione deve avvenire nel rispetto
della vigente normativa di vigilanza in materia. I soggetti destinatari rimangono responsabili finali
sulla corretta tenuta dellArchivio Informatico Antiriciclaggio.
2. Il centro di servizi (outsourcer) deve assicurare la separazione dellArchivio Informatico
Antiriciclaggio da altri archivi eventualmente tenuti dal medesimo outsourcer.
3. I soggetti destinatari devono assicurare allAgenzia di Informazione Finanziaria laccesso
immediato allArchivio Informatico Antiriciclaggio e alle sue funzionalit.
Articolo 11 Controlli interni
1. Nella definizione dei processi di controllo interno il Consiglio di Amministrazione deve:
a) individuare lunit organizzativa o la persona incaricata dei controlli sulla correttezza dei
dati inseriti nellArchivio e delleventuale integrazione o correzione delle operazioni
risultate incomplete o errate, dando precise istruzioni sulle modalit da adottare per
assicurare la ricostruzione delle attivit poste in essere. Per quanto attiene ai soggetti
designati bancari, gli interventi e i controlli di cui sopra dovranno essere
obbligatoriamente attribuiti alla struttura di compliance.
b) istituire idonee procedure periodiche di controllo interno atte ad assicurare la corretta
tenuta e funzionalit dellArchivio Informatico Antiriciclaggio. La periodicit di tali
controlli deve formare oggetto di apposita regolamentazione interna, la quale dovr
prevedere i seguenti controlli:
- almeno un controllo semestrale;
- al verificarsi di particolari eventi, quali installazioni o modifiche di software,
segnalazioni di errori o inefficienze negli applicativi di rilevamento ai fini del
monitoraggio antiriciclaggio.
2. La struttura o la persona deputata ai controlli di cui al comma 1 dovr lasciare apposita traccia
formale dell'attivit di verifica condotta, dei riscontri e delle richieste di sistemazione degli errori
rilevati.

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3. Qualora vi sia la necessit di rettificare dati e informazioni gi registrati nellArchivio Informatico


Antiriciclaggio, il soggetto destinatario, per il tramite della struttura e delle persone di cui al comma 1
precedente, deve effettuare la modifica utilizzando funzionalit del sistema informatico atte a lasciare
tracce logiche della modifica. I soggetti destinatari dovranno essere in grado di documentare con
immediatezza ogni variazione apportata alle scritture. Tali interventi devono essere considerati
straordinari, fermo restando il divieto di cancellare fisicamente le registrazioni, ancorch errate.
Articolo 12 Fruibilit dellArchivio Informatico Antiriciclaggio
1. Al fine di consentire adeguate possibilit di estrazione dati ad uso del Responsabile Incaricato e
dellAgenzia di Informazione Finanziaria, i soggetti destinatari devono avere a disposizione funzioni
di estrazione dei dati e informazioni dallArchivio secondo una pluralit di parametri fra di loro
combinabili (ad esempio: codice cliente, ndg, data operazione, importo operazione, causale
operazione, codice esecutore, numero rapporto, residenza cliente o esecutore) al fine di produrre
report che permettano di individuare eventuali caratteristiche anomale delle operazioni e della
clientela.
2. A tale fine lAgenzia di Informazione Finanziaria ha definito una serie di tipi record (si veda a
tale scopo lAllegato 2 Standard Tecnici dellArchivio Informatico Antiriciclaggio), per aggregare i
dati suddivisi in tre categorie di informazioni:
a) per le registrazioni delle operazioni;
b) per le registrazioni dei rapporti;
c) per le registrazioni dei legami,
definendo una serie di requisiti funzionali:
1) gli attributi richiesti per i vari tipi di registrazione;
2) la struttura e la codifica utilizzata per ogni attributo richiesto;
3) le modalit di rettifica delle registrazioni;
4) la struttura logica e fisica degli archivi e le relative modalit di alimentazione e gestione;
5) le modalit di presentazione dei dati alle autorit interessate che prevedono la visione di
tutti gli attributi previsti dalla forma standard, anche per le informazioni contenute in
altri archivi (anagrafi, archivi pi disaggregati, ecc.);
6) i requisiti cui attenersi nella realizzazione delle funzioni di ricerca di massa (dati in PreArchivio e Archivio) e interattiva. Al riguardo, per particolari tipologie di
intermediari, richiesta la predisposizione di funzioni interattive di ricerca delle
informazioni sui dati in linea mediante una pluralit di chiavi di ricerca.
3. Le funzionalit minime dellestrattore richiesto sono riportate nellAllegato 3.
4. Tali elaborazioni devono essere esportabili elettronicamente nei formati richiesti dallAgenzia di
Informazione Finanziaria (principalmente excel e txt).
5. Il soggetto designato dovr comunque essere in grado di fornire allAgenzia i dati richiesti anche in
base al tracciato record utilizzato per la registrazione dei dati nellArchivio.

CAPO II
REGISTRAZIONE DEI RAPPORTI CONTINUATIVI
Articolo 13 Registrazione dei rapporti continuativi nellArchivio Informatico Antiriciclaggio
1. Linstaurazione e leventuale chiusura di rapporti continuativi deve essere registrata
cronologicamente nellArchivio Informatico Antiriciclaggio.
2. La registrazione avviene con riferimento al cliente e deve essere altres registrato leventuale
esecutore qualora diverso dal cliente.
3. La registrazione dei rapporti continuativi avviene attraverso pi tipologie di Tipi record secondo
quanto meglio specificato nellAllegato n. 2 Standard Tecnici alla presente Istruzione.
4. Sono oggetto di obbligo di registrazione tutti i rapporti continuativi ad esclusione di quelli di cui al
successivo Art. 14.
5. La registrazione deve essere effettuata in sede di accensione e di chiusura dei rapporti.
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6. Inoltre vanno registrate anche le eventuali variazioni (a titolo esemplificativo: linserimento di un


nuovo delegato o la sua cancellazione; la modifica del numero di rapporto a seguito di migrazioni del
sistema informatico). A tale proposito si precisa che oltre la registrazione di variazione sul rapporto,
le operazioni di accensione o cancellazione di delega vanno rilevate con autonome registrazioni, una
per ogni rapporto di delega.
7. I dati minimi da registrare nellArchivio Informatico Antiriciclaggio sono:
a) tipologia e stato (instaurazione o chiusura) del rapporto con descrizione esaustiva, facilmente
comprensibile e consultabile;
b) codice identificativo del rapporto;
c) data di instaurazione e chiusura del rapporto;
d) Codice Cliente, dati identificativi del cliente e relativo ndg, nonch gli estremi del
documento di riconoscimento del cliente quando questi una persona fisica, eventualmente
con esclusione del dato riferito alla cittadinanza, e del dato di scadenza del documento,
laddove questultimo sia gi registrato sul SIB;
e) Codice Cliente, dati identificativi dellesecutore e relativo ndg, eventualmente con
esclusione del dato riferito alla cittadinanza, ed estremi del documento di riconoscimento
dellesecutore;
f) Codice Cliente, dati identificativi del Titolare Effettivo laddove applicabile e relativo
ndg, eventualmente con esclusione del dato riferito alla cittadinanza, estremi del
documento di riconoscimento; la registrazione deve contenere il numero di rapporto (dato
superiore punto 2.b), cui la qualifica di Titolare Effettivo si riferisce; consentito di omettere
la registrazione in AIA del dato del Titolare Effettivo nel caso in cui si tratti del medesimo (e
unico) intestatario del rapporto continuativo. In tale caso, il dato del Titolare Effettivo dovr
essere comunque estraibile dallAIA (a qualsiasi titolo) a prescindere se tale informazione
appaia o non appaia nel suddetto campo;
g) numero univoco della registrazione nellArchivio Informatico Antiriciclaggio.
8. Laccensione o lestinzione di deleghe o procure ad operare su un rapporto va registrata come un
autonomo rapporto continuativo secondo i disposti di cui al comma precedente, imputando quale
informazione richiesta alla lettera b) del comma precedente, il numero di rapporto a cui riferita la
delega.
Articolo 14 Esenzione dalla registrazione di rapporti
1. I soggetti destinatari non sono tenuti a registrare nellArchivio Informatico Antiriciclaggio i
seguenti rapporti continuativi intrattenuti con propri clienti:
a) i rapporti derivanti da contratti di assicurazione nei casi in cui il soggetto designato operi
quale collocatore per conto terzi;
b) i rapporti di sottoscrizione di prestiti obbligazionari;
c) i rapporti con gli acquirenti di moneta elettronica, purch essa sia memorizzata su strumenti
non ricaricabili;
2. I destinatari possono avvalersi della facolt di non procedere alla registrazione di un nuovo
rapporto continuativo nei casi di concessione di finanziamenti sotto qualsiasi forma, compresi mutui,
finanziamenti in valuta ovvero leasing finanziario, qualora effettuati a valere su un conto corrente
preesistente presso lo stesso soggetto erogante ed avente come intestatario il soggetto finanziato,
fatto salvo lobbligo di registrare lerogazione e le relative rate di rimborso del finanziamento.
3. Bench debbano essere registrate le relative operazioni (acquisto/vendita, addebiti/accrediti,
incassi/pagamenti relativi laddove compatibili), non sono considerati rapporti continuativi le
seguenti tipologie qualora ricadenti nella contabilizzazione su di un rapporto continuativo acceso
presso la banca:
a) la sottoscrizione di quote di organismi di investimento collettivo del risparmio (OICR);
b) linvestimento in strumenti finanziari derivati;
c) linvestimento in pronti contro termine;
d) la sottoscrizione di certificati di deposito, di buoni fruttiferi postali, di prestiti obbligazionari,
di titoli del debito pubblico e di titoli analoghi;
e) lemissione di carte di debito e di credito da parte di banche, ed Ente Poste Sammarinesi,
IMEL e IP accessorie al conto di cui il titolare della carta risulta intestatario o delegato;
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f)

laccensione di rapporti strumentali allesecuzione della prestazione dei servizi di


investimento;
g) i pagamenti effettuati presso societ che svolgono il servizio di riscossione dei tributi;
h) il rapporto con il debitore ceduto nei contratti di factoring, ad eccezione del caso in cui sia
concessa una dilazione di pagamento;
i) i rapporti relativi alle Gestioni Patrimoniali Mobiliari, qualora tali rapporti siano movimentati
da/per conti correnti ordinari.
4. Non sono soggetti a registrazione i rapporti nei quali il cliente una amministrazione pubblica.
5. Non sono soggetti a registrazione i rapporti ove il cliente una banca, ancorch insediata in uno
Stato che impone obblighi equivalenti a quelli previsti dalla Legge e prevede la vigilanza e il controllo
degli obblighi di prevenzione e contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.
Articolo 15 Tempistica di registrazione dei rapporti
1. I dati e le informazioni dei rapporti continuativi sono registrati tempestivamente nellArchivio
Informatico Antiriciclaggio ovvero nella funzionalit di Pre-Archivio - e comunque entro il quinto
giorno lavorativo successivo allinstaurazione del rapporto o alla chiusura dello stesso e devono
essere consolidati entro i trenta giorni successivi alla loro registrazione nellArchivio.
2. Deve altres essere mantenuto lordine cronologico originario delle date di esecuzione delle singole
operazioni.

CAPO III
REGISTRAZIONE DELLE OPERAZIONI
Articolo 16 Registrazione delle operazioni nellArchivio Informatico Antiriciclaggio
1. I soggetti destinatari devono registrare ogni operazione della clientela, anche occasionale, in base
allimporto soglia. Per il computo e la registrazione delle operazioni frazionate si rimanda al
successivo articolo 17. Le tipologie e relative causali delle operazioni soggette a registrazione sono
riportate nellAllegato 1 alla presente Istruzione.
2. Le operazioni in divisa estera sono registrate al controvalore in euro al tasso di cambio del giorno
di esecuzione.
3. La registrazione di operazioni avviene in capo al cliente anche se svolte su pi rapporti a questi
singolarmente intestati, ancorch effettuate nel tempo da pi esecutori.
4. Qualora il cliente sia rappresentato da una pluralit di soggetti (es., le cointestazioni), vanno
registrati i dati di ogni soggetto, opportunamente legati alloperazione di riferimento, in base a quanto
stabilito al superiore articolo 4, comma 1, lettere a), b), d) ed e).
5. Sono vietate le compensazioni fra operazioni di segno contrario poste in essere in capo allo stesso
cliente.
6. sono vietati arrotondamenti negli importi a qualsiasi titolo.
7. I dati minimi da registrare nellArchivio sono:
a) causale analitica e descrittiva delloperazione (rappresentate nellAllegato 1);
b) data di esecuzione delloperazione;
c) importo delloperazione eseguita;
d) numero del rapporto, se trattasi di operazione a valere su di un rapporto continuativo;
e) Codice Cliente, dati identificativi del cliente, eventualmente con esclusione del dato riferito
alla cittadinanza, nonch estremi del documento di riconoscimento del cliente quando questi
una persona fisica, ndg;
f) Codice Cliente, dati identificativi dellesecutore, eventualmente con esclusione del dato
riferito alla cittadinanza, ed estremi del documento di riconoscimento, ndg;
g) numero univoco della registrazione delloperazione nellArchivio;
h) numero che collega tra loro le operazioni frazionate cumulate.

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8. Oltre a quanto sopra indicato, nel caso di trasferimenti di fondi per via elettronica, i soggetti
destinatari, prestatori di servizi di pagamento, devono registrare i dati e le informazioni acquisite
sullordinante o sul beneficiario previsti dalle Istruzioni vigenti e, in aggiunta, i seguenti dati sul
prestatore di servizi di pagamento dellordinante o del beneficiario estero:
a) denominazione del prestatore;
b) codice univoco del prestatore (es.: codice BIC);
c) Stato ove ha sede il prestatore da cui provengono o sono destinati i fondi.
Articolo 16 bis Registrazione delle operazioni nellArchivio Informatico Antiriciclaggio nel
caso di locazione finanziaria
1. I soggetti destinatari, quali locatori di beni in leasing, devono registrare, se superiori allimporto
soglia:
a) le singole erogazioni di finanziamento;
b) i pagamenti ad estinzione totale o parziale del finanziamento leasing;
c) i pagamenti dei canoni;
d) i pagamenti delle fatture per stato avanzamento lavori (cd. SAL);
e) i maxicanoni e le quote eventualmente anticipate dal cliente sui SAL;
f) i riscatti.
2. i soggetti designati di cui al presente articolo faranno riferimento alla tabella delle causali sintetiche
per le registrazioni di cui sopra.
Articolo 17 Computo delle operazioni frazionate
1. La registrazione delle operazioni frazionate deve essere effettuata in capo al medesimo cliente
(Codice Cliente/ndg) sia che avvenga allinterno di rapporti continuativi o attraverso lesecuzione di
operazioni occasionali, indipendentemente da chi esegue loperazione, per singoli importi a partire da
euro 5.000,00 e inferiori allimporto soglia, ovvero per pari controvalore in divisa estera.
2. Il cumulo delle operazioni frazionate avviene in capo a operazioni eseguite dal medesimondg
cliente anche su pi rapporti intestati allo stesso e/o per operazioni occasionali (es., il cliente A
unico titolare dei rapporti 1, 2 e 3, mentre risulta cointestatario con B nel rapporto 4. La registrazione
ed eventuale cumulo di frazionate avviene solo in capo ai rapporti 1, 2 e 3, in quanto il soggetto
AB un altro cliente).
3. le operazioni frazionate vengono cumulate per analogia di segno, registrando separatamente le
operazioni con segno dare da quelle avere, in capo a operazioni eseguite anche con causali diverse
(esempi: si cumula un versamento di assegni con uno di contante e con un bonifico in accredito
segno avere ecc.; si cumula un prelevamento in contanti con un bonifico in partenza e con un
cambio assegni segno dare ecc.).
4. vietato accorpare le operazioni frazionate, pertanto esse vanno registrate come movimenti
autonomi, legati dal codice identificativo di cui al precedente articolo 16, comma 7, lettera h.
5. Per il calcolo del cumulo delle operazioni frazionate, il soggetto destinatario deve includere le
ulteriori operazioni frazionate che eventualmente sono effettuate nella medesima giornata in cui si
supera limporto soglia (es. si cumulano entro i sette giorni ritiri di euro 6.000, 8.000 e 7.500;
nelloccasione, si devono considerare nella registrazione delle frazionate anche le eventuali ulteriori
operazioni avvenute nella data del ritiro di euro 7.500, sempre rispettando la disposizione di cui al
superiore punto 1 dellart. 17).
6. Al fine del corretto computo delle operazioni frazionate, i soggetti destinatari devono adottare
strumenti informatici e misure organizzative idonee a permettere la rilevazione e la registrazione delle
operazioni eseguite dal cliente presso la sede e presso tutte le succursali.
7. I soggetti destinatari non sono tenuti a mantenere in Archivio le operazioni frazionate non oggetto
di cumulo.
8. data facolt ai soggetti destinatari, nellambito della loro autonomia organizzativa e per
motivazioni attinenti al contrasto del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo, di individuare
classi di operazioni e di importo non significative ai fini della rilevazione delle operazioni frazionate.
Nel caso di riversamento non richiesto di operazioni ridondanti rispetto alle modalit di costituzione
delle operazioni frazionate, i destinatari dovranno essere in grado di produrre, a richiesta
dellAgenzia, le estrazioni in base ai parametri indicati nella presente istruzione.
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Articolo 18 Esenzione dalla registrazione di operazioni


1. Non sono soggette a registrazione le operazioni, anche frazionate, eseguite allinterno dei rapporti
indicati nellart. 14 tranne nel caso di cui alla lettera d del medesimo articolo. In tale occasione va
registrata loperazione di erogazione del finanziamento o di incasso rate, per valori superiori
allimporto soglia tempo per tempo previsto dalla Legge in materia di adempimenti antiriciclaggio o
per la formazione delle operazioni frazionate.
Articolo 19 Tempistica di registrazione delle operazioni
1. Le operazioni sono registrate tempestivamente nellArchivio Informatico Antiriciclaggio ovvero
nella funzionalit di Pre-archivio e comunque entro il quinto giorno lavorativo successivo alla loro
esecuzione, e devono essere consolidate entro i trenta giorni successivi alla loro registrazione
nellArchivio. Deve altres essere mantenuto lordine cronologico originario delle date di esecuzione
delle singole operazioni.
2. Ai fini del riversamento delle operazioni frazionate cumulate nellArchivio Informatico
Antiriciclaggio definitivo, il termine di consolidamento di cui al comma precedente decorre dalla data
dellultima operazione oggetto di cumulo.
Articolo 20 Particolari modalit di registrazione nei trasferimenti di denaro contante e titoli
al portatore fra soggetti diversi.
1. In relazione agli obblighi previsti dallart. 31 comma 1 della Legge, i soggetti designati devono
registrare nellArchivio i trasferimenti di denaro contante o titoli al portatore per importi
complessivamente superiori allimporto soglia.
2. I soggetti designati dovranno, pertanto:
a) assumere formale dichiarazione dalle Parti di voler procedere al trasferimento (indicare i
dati identificativi dei soggetti, importo e tipologia dei mezzi scambiati), attraverso la
compilazione di apposita dichiarazione o modulistica standard. Nel caso in cui un
medesimo soggetto operi quale delegato/procuratore di una o entrambi le Parti, dovr
sottoscrivere il modulo palesando la propria qualifica.
b) assolvere agli obblighi di adeguata verifica ai sensi dellart. 21 comma 2 della Legge
92/2008.
c) Registrare manualmente i dati dei soggetti e delloperazione nellArchivio Informatico
Antiriciclaggio utilizzando le appropriate causali,previste nellallegato n. 1, a prescindere
dal fatto che tali movimenti verranno eventualmente registrati anche quali versamenti e/o
prelevamenti.
Articolo 20 bis Utilizzo di contante virtuale.
1. Lutilizzo di contante virtuale consentito unicamente nei seguenti casi:
a) trasferimenti di somme da conti a libretti di deposito nominativi e viceversa, a condizione
che siano intestati allo stesso cliente ovverosia al medesimo NDG.
b) cambio assegni disposto allo sportello dal cliente quando la somma riveniente
contestualmente utilizzata dal beneficiario del titolo per effettuare pagamenti in nome e per
conto dello stesso cliente (es. pagamenti di effetti in scadenza, utenze intestati al cliente).
c) emissione/estinzione di certificati di deposito nominativi materializzati (e strumenti
finanziari similari), per le somme movimentate che non rientrino effettivamente nelle
disponibilit del cliente.
2. Le operazioni di contante virtuale devono essere registrate in AIA, mediante l'utilizzo di appositi
campi/attributi e/o causali di cui gli applicativi di gestione AIA devono essere dotati per evidenziare
correttamente dette operazioni. A tale proposito va considerato che loperazione per contante
virtuale vedr luso delle causali analitiche riguardanti il contante e la combinazione dellattributo A23
Flag Contante e dellattributo B15 Importo di cui in contante valorizzati a ZERO.
3. vietato il ricorso al contante virtuale per consentire il trasferimento di somme fra soggetti
diversi.

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4. Il Responsabile Incaricato deve valutare le operazioni di contante virtuale nell'ambito


dellestrazione e valutazione delle operazioni critiche e complesse al fine di cogliere eventuali profili
di anomalia.
Articolo 20 ter Registrazioni di operazioni che richiedono lesecutore
1. considerata presenza fisica, ai fini della qualifica di esecutore, sia quella innanzi alloperatore che
esegue materialmente loperazione ovvero la registrazione in AIA, sia quella innanzi ad altro
incaricato del soggetto destinatario di cui allart. 1 della presente Istruzione (es. operazioni assunte
presso il cliente oppure nel caso in cui il cliente sia presente negli uffici del soggetto designato ma
non si rechi personalmente allo sportello). In questultimo caso, al fine di unesatta registrazione in
AIA nonch nel sistema informatico di base lincaricato dovr comunicare per iscritto a colui che
provvede alla registrazione delloperazione, il nominativo dellesecutore, la data dellidentificazione, il
nominativo dellincaricato allidentificazione e la sua firma; tale comunicazione pu essere contenuta
nella disposizione impartita dal cliente.
2. Nel caso di pluralit di esecutori, ciascuno di essi sar registrato con tale qualifica. Qualora i sistemi
informativi non risultino strutturabili per accogliere tale modifica, richiesto di inserire un campo
nelloperazione che rilevi la firma congiunta sul rapporto.
3. Nelle operazioni che non rientrano nei casi di cui alla definizione di esecutore ex art. 2 comma 2,
l'apposito campo destinato all'esecutore dovr rimanere vuoto.
4. consentito di omettere la registrazione in AIA del dato dellesecutore nel caso in cui si tratti del
medesimo (e unico) intestatario del rapporto continuativo. In tale caso, il dato dellesecutore dovr
essere comunque estraibile dallAIA (a qualsiasi titolo) a prescindere se tale informazione appaia o
non appaia nel suddetto campo.
TITOLO IV
DISPOSIZIONI PARTICOLARI PER LO SVOLGIMENTO DIRETTO
DELLATTIVITA FIDUCIARIA, DI CUI ALLALLEGATO 1 LETTERA C DELLA LISF,
NONCHE DELLATTIVITA DI TRUSTEE.
Articolo 21 Obblighi di registrazione in caso di modifica anche parziale della parte
fiduciante.
1. I soggetti designati di cui allArt. 1 della presente istruzione, che esercitano direttamente lattivit
fiduciaria, sono tenuti, ogni qualvolta muti anche parzialmente la composizione della parte fiduciante
o la ripartizione delle quote di ciascuno dei fiducianti intestatari di un medesimo mandato, ad
estinguere il mandato cointestato e conseguentemente accendere un nuovo rapporto con diversa
numerazione, in sostituzione del precedente. La norma in parola assume particolare importanza per
la corretta applicazione della normativa antiriciclaggio in quanto impatta sugli obblighi di
registrazione sul Sistema Informatico di Base (art. 34 L. 92/2008) e sullArchivio Informatico
Antiriciclaggio (art. 35 L. 92/2008), strumenti attraverso i quali sar possibile individuare con
immediatezza e maggiore esattezza:
a) larco temporale nel quale hanno operato i singoli fiducianti;
b) le operazioni frazionate ai fini del loro computo.
2. In considerazione di quanto sopra esposto, la Banca si dovr attenere a quanto segue:
a) nei casi in cui muti anche parzialmente la composizione dei fiducianti anche mortis causa
(ad esempio mandato intestato ai fiducianti Alfa e Beta, esce Beta e subentra Gamma)
necessario registrare nel Sistema informatico di Base e nellArchivio lestinzione del
rapporto precedentemente agganciato al codice cliente (ad esempio codice cliente
cointestato Alfa/Beta) e registrare laccensione di un nuovo rapporto in capo al nuovo
codice cliente cointestato (ad esempio cliente Alfa/Gamma).
b) nei casi in cui muti la ripartizione interna ma non muti la compagine dei fiducianti (ad
esempio da Alfa 50% e Beta 50%, ad Alfa 70% e Beta 30%) necessario registrare
lestinzione del rapporto precedentemente agganciato al cliente-cointestazione e registrare
laccensione di un nuovo rapporto in capo al medesimo cliente.
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Nel caso di cui al punto b), il Sistema Informatico di Base, e conseguentemente lA.I.A. che dal
primo si alimenta, dovr garantire la continuit delle registrazioni in capo al medesimo cliente mentre
nel caso di cui al punto a), essendovi un mutamento del cliente-cointestazione, la continuit dal punto
di vista delle registrazioni viene necessariamente interrotta anche se nellesaminare la posizione dei
clienti anche ai fini dellinoltro di uneventuale segnalazione di operazione sospetta allAgenzia, gli
organi di controllo interni, in primis il Responsabile Incaricato, dovranno tenere conto
dellevoluzione dei rapporti che fanno capo ai singoli fiducianti. Tale memoria storica, pur non
trovando ausilio nellA.I.A. potr essere efficacemente tenuta mediante aggiornamento del B.I.A..
Infine si rappresenta che, ai soli fini degli obblighi di registrazione, il subentro mortis causa nella
posizione del fiduciante implica in A.I.A. lestinzione del mandato in capo ai precedenti fiducianti e la
successiva riapertura dello stesso mandato (con stessa numerazione) in capo ad un nuovo codice
cliente contenente i nominativi degli eredi e di eventuali altri fiducianti preesistenti. Qualora lA.I.A.
non sia in grado di rilevare e registrare automaticamente i movimenti sopra descritti si render
necessario un intervento manuale di annotazione da parte dei soggetti autorizzati dalla societ; anche
in questo caso, il soggetto designato dovr tenere memoria storica del subentro nel Sistema
Informativo di Base, ad esempio con annotazioni sul B.I.A..
3. I rapporti intestati alle Banche ma riferiti a mandati fiduciari da queste assunte direttamente sono
soggetti a registrazione, come pure le operazioni su questi poste in essere dai fiducianti.
4. Le banche che esercitano direttamente lattivit fiduciaria devono registrare, oltre allaccensione del
mandato fiduciario, anche laccensione dei rapporti bancari a s fiduciariamente intestati nonch le
operazioni eseguite a valere sul mandato fiduciario, indipendentemente dal fatto che il rapporto
continuativo acceso in esecuzione del mandato fiduciario sia radicato presso la medesima banca
ovvero presso altro soggetto finanziario sammarinese o estero. In sostanza, tutte le operazioni
disposte sul mandato devono trovare analoga registrazione in AIA, laddove dovute.
5. Le registrazioni sopra richiamate devono essere operate in capo al fiduciante e ai soggetti
facoltizzati ad operare sul mandato.
6. consentito alle banche che esercitano direttamente lattivit fiduciaria di mantenere riservati al
proprio interno i dati e le registrazioni dei clienti fiducianti, discriminando a tale scopo gli accessi
informatici. Tali limitazioni non possono operare nei confronti degli organi di controllo interni delle
banche e nei confronti delle Autorit.
7. Le banche che svolgono direttamente lattivit fiduciaria comunicano allAgenzia le modalit
operative adottate in esecuzione del superiore comma 5 entro il termine indicato al successivo
articolo 26, al fine di ottenere indicazioni operative vincolanti.
8. I soggetti finanziari che esercitano direttamente lattivit di trustee devono registrare, oltre
allistituzione del trust, anche laccensione dei rapporti bancari intestati al soggetto designato in
qualit di trustee nonch gli atti di destinazione in trust, indipendentemente dal fatto che il rapporto
continuativo acceso nellambito del trust sia radicato presso il medesimo soggetto finanziario ovvero
presso altro soggetto finanziario sammarinese o estero. In sostanza, tutte le operazioni finanziarie
disposte sul Trust devono trovare analoga registrazione in AIA, laddove dovute.

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TITOLO V
DISPOSIZIONI INERENTI LARCHIVIO INFORMATICO ANTIRICICLAGGIO NEI
PROCESSI DI TRASFORMAZIONE: CASI DI NOMINA EX ART. 34 BIS DELLA
LEGGE
Articolo 22 Conservazione dellarchivio informatico alla chiusura delle attivit e accesso ai
dati.
1. I soggetti destinatari, in caso di cessazione definitiva a qualsiasi titolo dellattivit, devono seguire le
prescrizioni previste dallarticolo 34 bis della Legge.
2. I dati dellincaricato previsto dallarticolo 34 bis della Legge devono essere comunicati
tempestivamente allAgenzia per laggiornamento dei propri data base.
3. necessario che lincaricato disponga di adeguati mezzi di comunicazione idonei a interloquire
tempestivamente con lAgenzia, nel rispetto del segreto bancario, quali: indirizzo di posta elettronica,
recapiti telefonici e fax. Fax e posta elettronica devono essere ubicati nel territorio della Repubblica.
4. I locali ove vengono custoditi i documenti cartacei ed elettronici devono essere parimenti ubicati in
territorio.
5. Lincaricato di cui al comma 1 dellart. 34 bis summenzionato, tenuto a rispondere
compiutamente e tempestivamente alle richieste dellAgenzia ed responsabile, ai sensi dei disposti
della Legge ove applicabili - degli atti compiuti nei confronti dellAgenzia, per eventuali ritardi od
omissioni nella trasmissione delle risposte o dei documenti, ovvero per violazione degli obblighi di
conservazione dei dati e dei documenti oggetto dellincarico.
6. Lincaricato di cui al comma 1 dellart. 34 bis summenzionato conserva la documentazione in
modo ordinato e facilmente fruibile.
TITOLO VI
DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 23 Formazione e controlli interni


1. I soggetti destinatari devono assicurare adeguata formazione del personale e dei collaboratori e
sviluppare e organizzare adeguati controlli interni per garantire il corretto adempimento degli
obblighi previsti nella presente Istruzione.
Articolo 24 Utilizzo dei dati e delle informazioni assunti sulla clientela
1. I dati e le informazioni riferiti alla clientela assunti in assolvimento degli obblighi di adeguata
verifica, nonch i dati oggetto di registrazione dei rapporti continuativi, delle operazioni, anche
occasionali o frazionate, devono essere messi a disposizione, oltre che dellAgenzia, anche della
Banca Centrale nellesercizio delle funzioni di vigilanza.
Articolo 25 Sanzioni
1. Linosservanza degli obblighi di registrazione richiesti dalla Legge punita con le sanzioni previste
dallart. 62 della medesima Legge.
2. Linosservanza dei disposti della presente istruzione punita ai sensi dellart. 67 della Legge.
Articolo 26 Entrata in vigore e abrogazioni
1. La presente Istruzione entra in vigore il 1 aprile 2016.
2. Le disposizioni di cui alla presente Istruzione si applicano a partire dal 1 aprile 2016, fatta salva la
deroga di cui al successivo comma 5.
3. I soggetti destinatari dovranno redigere il B.I.A. entro il 31.12.2016 anche per la clientela gi in
essere il cui livello di rischiosit attribuito pari o diventi in seguito anche temporaneamente, Alto
e Medio.
4. I soggetti designati devono redigere il B.I.A. per la restante clientela acquisita entro il 30.06.2018.

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5. Ai soggetti designati non dotati di procedure nel SIB atte a gestire il BIA in forma integrata
consentito di utilizzare un BIA in formato cartaceo salvato in PDF e debitamente stratificato nel
tempo, purch tale supporto possa essere messo a disposizione degli operatori dei medesimi soggetti
designati attraverso archivi condivisi.
6. Le banche che svolgono direttamente lattivit fiduciaria comunicano allAgenzia entro il
30/06/2016 le modalit operative adottate in esecuzione del disposto di cui allarticolo 21 comma 5.
7. Eventuali necessit di deroga dovranno essere segnalate allAgenzia e adeguatamente motivate.
8. Dallentrata in vigore della presente Istruzione si intendono abrogate, per i soggetti destinatari, le
disposizioni in contrasto e, in particolare, le Istruzione AIF 2010-07 del 27/07/2010 e 2012-01 del
4/07/2012.

San Marino, 22 febbraio 2016

Allegati:
Allegato 1 - Elenco delle causali analitiche suddiviso per tipologia di soggetto destinatario;
Allegato 2 - Standard tecnici dellArchivio Informatico Antiriciclaggio di cui allart. 12 comma 2;
Allegato 2 - Standard tecnici per lestrazione manuale di dati sullArchivio Informatico Antiriciclaggio
di cui allart. 12 comma 3.

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