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Ejecucin de la auditora
Ejecucin de la auditora
La informacin contenida en esta obra tiene un fin exclusivamente didctico. Todos los
nombres propios de programas, sistemas operativos, equipos, hardware, etc., que aparecen
en este material son marcas registradas de sus respectivas compaas u organizaciones.
[Formato MLA]
Tecsup. Ejecucin de la auditora . Auditor del sistema de gestin de seguridad y
salud en el trabajo, segn OHSAS 18001:2007 y la Ley N. 29783. Lima: Tecsup, 2015.
Ejecucin de la auditora
Ejecucin de la auditora
ndice
Listado de abreviaturas, siglas, figuras y tablas 4
....
Presentacin ............................................................................................................... .5
Introduccin
...........................................................................................................................6
Objetivos.7
I. Ejecucin de la auditora ................................................................................. .7
1.1. Inicio de la auditora ........................................................................................ 9
II. Listas de verificacin ...................................................................................... ..20
2.1. Generalidades .............................................................................................. 20
2.2. Preparacin de las listas de verificacin ....................................................... 21
III. Enfoque de auditora aspectos psicolgicos y comunicaciones .................... ..26
3.1. Generalidades .. .................................................................................... 26
3.2. Comunicaciones ........................................................................................... 26
Mapa conceptual....40
Glosario.41
Bibliografa42
Ejecucin de la auditora
AENOR:
MTPE: Ministerio
de
SGSST:
de Trabajo y Promocin de
SO&S:
SST: Seguridad
Asociacin
Espaola
Normalizacin y Certificacin
Empleo (Per)
SGC: Sistemas
de Gestin de Calidad
Figuras
Figura 1: Etapas de la ejecucin de auditora
Tablas
Tabla 1. Ejemplo de lista de verificacin de elementos del sistema de gestin de seguridad y
salud en el trabajo
Tabla 2 A. Lista de verificacin para revisin de la documentacin del sistema de gestin de
seguridad y salud en el trabajo (auditora de suficiencia)
Tabla 2 B. Lista de verificacin para revisin de la documentacin del sistema de gestin de
seguridad y salud en el trabajo (auditora de suficiencia)
Ejecucin de la auditora
Presentacin
Tecsup Virtu@l, plataforma de Tecsup, inicia sus actividades a finales de los aos 90 con el
fin de aprovechar el uso extendido del internet para acortar distancias y prolongar la
comunicacin entre alumno-docente, en modo virtual.
En la actualidad, esta plataforma se encuentra en su quinta versin y las herramientas que se
han desarrollado a lo largo de su vida propiciaron que sea ms amigable e intuitiva para el
usuario.
Es mediante esta plataforma que Tecsup disea y elabora una serie de cursos virtuales, cuyo
proceso de aprendizaje se caracteriza por implementar un novedoso modelo colaborativo, el
cual fomenta la interaccin entre docentes y participantes.
Ejecucin de la auditora del curso Auditor del sistema de gestin de seguridad y salud en
el trabajo, segn OHSAS 18001:2007 y la Ley N. 29783 es el resultado de un trabajo conjunto
entre distintas especialidades, cuyo fin es propiciar el desarrollo de las capacidades
profesionales de cada uno de sus participantes.
Desde ya felicitamos a cada uno de los participantes de este curso por el deseo de
superacin y la bsqueda del conocimiento. Nos sumamos a su esfuerzo, poniendo todo de
nosotros en la elaboracin de este curso virtual.
Tecsup Virtu@l
Ejecucin de la auditora
Introduccin
En esta unidad, primero, se detallarn las principales tcnicas para la ejecucin del proceso
de auditora. Se empezar por analizar la importancia de las listas de verificacin en la
ejecucin de la auditora, as como su correcto e incorrecto uso, principalmente cuando los
criterios de auditora son sistemas de gestin de seguridad particulares o el auditor est
iniciando en esta disciplina.
Luego, se explicar el enfoque de la auditora y se resaltarn sus componentes fundamentales
como son los aspectos psicolgicos y la comunicacin. Esto con el fin de que sean utilizados
en las entrevistas como piezas fundamentales para la ejecucin de la auditora.
Se prosigue con revisar la denominada ejecucin y los diferentes medios para obtener
informacin como son la revisin de documentos, las observaciones, la pista de la auditora,
la toma de notas y el cumplimiento del programa de auditora.
Por ltimo, se culmina con el reporte de auditora, apartado en donde se proporcionan las
pautas para que todos los tipos de reportes verbales o escritos cumplan con aportar a la
consecucin de los objetivos de auditora.
Ejecucin de la auditora
Objetivos
Objetivo s gen er al es
Aplicar tcnicas para la ejecucin de auditoras, a fin de comunicar los resultados de la
auditora con precisin y claridad para que la organizacin contine la mejora de su sistema
de gestin de seguridad y salud en el trabajo.
Ejecucin de la auditora
I. Ejecucin de la auditora
Las auditoras constituyen una actividad donde se invierten recursos (principalmente tiempo
y gente), por ello, deben ser planeadas, ejecutadas y reportadas.
Las acciones de seguimiento de la auditora pueden involucrar tanto al auditor como
al auditado.
auditado Este seguimiento y la auditora en s, pueden alterar el proceso de
produccin, ya que el auditor se interrelaciona con los trabajadores por medio de
preguntas, y las reuniones de apertura y cierre ocupan tiempo valioso para la gerencia de las
reas que van a ser auditadas. Por lo tanto, es muy importante que la auditora sea
administrada adecuadamente desde el inicio hasta el final, para no afectar el proceso
productivo de la organizacin auditada.
Es una regla que las auditoras no se ejecuten sin ser planificadas. Las fechas deben ser
mutuamente convenientes y acordadas con suficiente anticipacin: una auditora no
anunciada puede interrumpir y obstruir las operaciones en las etapas crticas, causando as
prdidas financieras.
Llegar a realizar una auditora sin notificacin ni acuerdo previo llevar un mensaje claro y
contundente de: Vinimos a sorprenderlos!.
Existe un nmero especfico de etapas que deben ser realizadas durante la ejecucin de la
auditora, segn se muestra a continuacin:
1. Inicio de auditora
2. Preparacin de actividades de auditora
3. Realizacin de actividades de auditora
4. Preparacin y distribucin del reporte de auditora
5. Finalizacin de auditora
6. Realizacin de auditora de seguimiento
Figura 1: Etapas de la ejecucin de auditora
Fuente: Elaboracin propia
Ejecucin de la auditora
Ejecucin de la auditora
Hacer arreglos para la auditora, incluyendo la programacin de fechas.
Determinar cualquier requisito especfico de la locacin en cuanto a acceso,
seguridad, salud y seguridad, entre otros.
Llegar a acuerdos sobre la participacin de observadores y la necesidad de guas
para el equipo auditor.
Antes de comenzar a recopilar toda la informacin requerida para una auditora, el
auditor lder debe establecer, con acuerdo del cliente de auditora, la siguiente
informacin clave:
1. La informacin de la organizacin a ser auditada
2. El objetivo de la auditora
3. El alcance de la auditora
4. Los criterios de auditora
En el caso de auditoras de certificacin, estas son realizadas como resultado de un
contrato acordado entre una entidad de certificacin y una organizacin.
La mayor parte de la informacin requerida para planificar la auditora ser descubierta
durante el proceso de revisin del contrato. Igualmente, las fechas sern acordadas
entre la gerencia del auditado y el administrador del programa de auditora. Por tanto,
en el caso de auditoras de tercera parte, la informacin para el lder del equipo de
auditora normalmente incluye:
1. fechas
2. duracin
3. tamao y composicin del equipo
Una vez establecidos los tres puntos anteriores, el auditor puede comenzar a recopilar
la informacin requerida para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la auditora.
El alcance de la auditora detalla los lmites de la auditora en trminos de:
Instalaciones a ser auditadas
Partes de la organizacin a ser cubiertas
Productos cubiertos por el sistema de auditora
Los criterios de auditora pueden ser definidos en:
Una norma
Especificacin contractual
Documentacin del sistema de gestin de seguridad y salud en el trabajo
Habiendo obtenido las instrucciones del cliente a fin de planificar y preparar una
auditora, el auditor lder debe establecer la siguiente informacin acerca de la
organizacin a ser auditada:
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Ejecucin de la auditora
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Ejecucin de la auditora
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Ejecucin de la auditora
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Ejecucin de la auditora
independencia y competencia de los auditores, el uso eficaz de los recursos, las
diferentes funciones y responsabilidades de los auditores.
Cabe aclarar que es posible realizar cambios en la asignacin de estas tareas a medida
que la auditora se va llevando a cabo, con el propsito de asegurar que se cumplan los
objetivos.
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Ejecucin de la auditora
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Ejecucin de la auditora
La revisin puede estar combinada con otras actividades de auditora y puede
continuar a lo largo de la misma, en tanto no vaya afectando la efectividad en la
realizacin de la auditora.
Si no se puede proveer documentacin adecuada durante el periodo de tiempo dado
en el plan de auditora, el lder del equipo auditor informar este hecho a la persona que
gestiona el programa de auditora y al auditado.
Dependiendo de los objetivos y alcances de la auditora, se tomar una decisin
respecto a si esta debe continuar o suspenderse hasta que se solucionen las
dificultades con la documentacin.
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Ejecucin de la auditora
Fuente de informacin
Recoleccin por medio de muestreo adecuado
Evidencia de auditora
Evaluacin contra los criterios de auditora
Hallazgo de auditora
Conclusiones de la auditora
Figura 2 . Proceso para recolectar y verificar informacin de auditora
Fuente.
Fuente Elaboracin propia
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Ejecucin de la auditora
recopilada durante la auditora, frente a los objetivos de la misma.
Llegar a un acuerdo entre el equipo auditor respecto a las conclusiones, para
ello se tendr en cuenta la incertidumbre inherente en el proceso de auditora.
Preparar recomendaciones, si esto est especificado en el plan de auditora.
Discutir el seguimiento a la auditora.
Las conclusiones de auditora pueden tratar temas como:
El grado de conformidad con los criterios de la auditora y la madurez del SGSST,
incluyendo su efectividad para cumplir con los objetivos establecidos.
La efectiva implementacin, mantenimiento y mejora del SGSST.
Consecucin de los objetivos de auditora, cubrimiento del alcance de la
auditora y del cumplimiento.
Causa raz de los hallazgos, si est especificado en el plan de auditora.
Hallazgos similares encontrados en diferentes reas auditadas con el propsito
de identificar tendencias.
G. Reunin de cierre
Se debe llevar a cabo una reunin de cierre dirigida por el lder del equipo auditor, para
presentar los hallazgos y las conclusiones de la auditora.
Los participantes de la reunin de cierre incluirn la gerencia del auditado y, cuando
sea apropiado, aquellos responsables de las funciones o procesos que han sido
auditados.
Durante la reunin de cierre, se debe explicar al auditado lo siguiente:
La prevencin respecto a que la evidencia de auditora tomada se basa en una
muestra de la informacin disponible.
El mtodo de reporte.
El proceso de manejo de hallazgos de auditora y las posibles consecuencias.
La presentacin de los hallazgos y las conclusiones de auditora de manera tal
que sean comprendidas y reconocidas por la gerencia del auditado.
Cualquier actividad posterior a la auditora como, por ejemplo, implementacin
de acciones correctivas, manejo de quejas de auditora, proceso de apelacin.
Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de la auditora o a las conclusiones
entre el equipo auditor y el auditado, debern discutirse y, si es posible, resolverse. De
no solucionarse se registrarn las dos opiniones.
Es posible, tambin, presentar recomendaciones de mejora.
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Ejecucin de la auditora
B.
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Ejecucin de la auditora
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Ejecucin de la auditora
21
Ejecucin de la auditora
Recordar
La lista de verificacin es una ayuda de memoria, un
instrumento para recordar al auditor los puntos de control. Por
ello, este debe utilizar la lista de verificacin flexiblemente, es
decir, no por cumplir con la lista de verificacin, va a dejar de
seguir la pista de la auditora.
Otra forma de utilizar las listas de verificacin es incluir en estas los documentos del
sistema de gestin a auditar e incluso los registros que el auditor debe verificar durante la
auditora.
Departamento / Actividad
4.3.1
Puntos de control
Procedimiento
Clusula de
OHSAS 18001
tem
P.01
22
Reporte N.o
Comentarios del
auditor
Tiempo
Empresa
Ejecucin de la auditora
Empresa
Departamento / Actividad
Reporte N.o
Permiten:
La clasificacin del riesgo?
La identificacin de riesgos a ser eliminados o
controlados?
La evaluacin es:
Consistente con la experiencia operacional y
la capacidad de los mtodos empleados para
control de riesgos?
Contribuye a:
La determinacin de los requerimientos de la
organizacin?
La identificacin
entrenamiento?
de
necesidades
de
Contribuye a:
El monitoreo de las acciones para garantizar
su
eficacia
y
su
oportunidad
de
implementacin?
Auditor:
Fecha:
Firma:
Tabla 1 . Ejemplo de lista de verificacin de elementos del sistema de gestin de seguridad y salud en el trabajo
Fuente: Elaboracin propia
4.1
Requerimientos generales
4.2
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.4.1
Estructura y responsabilidad
Comentarios
Otros
Instrucciones
de Trabajo
Requerimiento
Procedimientos
Reporte de auditora N:
Manual de SST
Clusula de
OHSAS 18001
Empresa:
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Ejecucin de la auditora
Hoja de resumen de revisin
conocimiento
4.4.2
Entrenamiento,
competencia
4.4.3
Consulta y comunicacin
4.4.4
Documentacin
4.4.5
4.4.6
Control operacional
4.4.7
4.5.1
4.5.2
4.5.3
Accidentes,
incidentes,
no
conformidades, acciones correctivas y
preventivas
4.5.4
4.5.5
Auditora
4.6
Comentarios
Otros
Manual de SST
Clusula de
OHSAS 18001
Requerimiento
Instrucciones
de Trabajo
Reporte de auditora N:
Procedimientos
Empresa:
Comentarios:
Auditor:
Firma:
Fecha:
Tabla 2 A.
A. Lista de verificacin para revisin de la documentacin del sistema de gestin de seguridad y salud en el
trabajo (auditora de suficiencia)
Fuente: Elaboracin propia
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Ejecucin de la auditora
Actividad n.1
Elaboraci n d e l istas de v erif icaci n
Esta actividad requiere que cada uno de los participantes produzca y elabore una lista de
verificacin que permita al futuro auditor evaluar completamente la manera en la que una
organizacin ha manejado la clusula, incluyendo su implementacin prctica como parte del
SGSST. Esto significar que los puntos como responsabilidades, entradas, salidas, registros y
manejo del cambio debern ser considerados como parte de la lista de verificacin. Donde
sea relevante, las interfaces entre la clusula y otras partes del sistema debern tambin ser
consideradas.
El participante tendr que elegir una de las clusulas que se indican a continuacin para
elaborar la lista de verificacin. Se debe utilizar los formatos presentados en las pginas 25,
26 y 27 como ejemplo en el texto de la unidad.
Clusula 4.3.1. Identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de
controles
Clusula 4.4.6. Control operacional
Clusula 4.5.1. Medicin y seguimiento del desempeo
Clusula 4.5.3. Investigacin de incidentes, no conformidad, accin correctiva y accin
preventiva
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Ejecucin de la auditora
3.2. Comunicaciones
3.2.1. El proceso de la comunicacin
La comunicacin humana es un proceso complejo compuesto por dos elementos
bsicos:
El aspecto mecnico y cuantitativo de entregar y recibir la informacin.
El aspecto orgnico y subjetivo de suma importancia que incluye conocimiento,
perspectiva, emociones y actitudes.
El aspecto mecnico est relacionado con el aspecto de transmisin de informacin
que utiliza sonidos, semntica y articulacin.
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Ejecucin de la auditora
3.2.2. Comunicacin
La comunicacin est compuesta por:
informacin
ideas
actitudes
Los hechos y los sentimientos estn intrnsecamente mezclados.
Se puede, entonces, especificar que la comunicacin es:
Percepcin o interpretacin de la informacin recibida de nuestro ambiente.
Expectativa o satisfaccin potencial de las aspiraciones.
Valores y necesidades de una persona.
Compromiso o reaccin y respuesta hacia una meta establecida.
A.
Los
seres
humanos
somos
combinaciones
de
elementos
fsicos,
intelectuales y emocionales. Para que la comunicacin sea efectiva es necesario tener
en cuenta estos tres elementos en cualquier proceso de comunicacin.
1. Barreras fsicas
Son aquellas que afectan la atencin y comodidad del receptor. Incluyen deseos
fsicos, hambre, sed, descanso, entre otros, tambin incluyen el aspecto ergonmico
del ambiente, temperatura, ventilacin, iluminacin, calidad de impresin.
Si el lmite tolerable es excedido, la atencin disminuye y, entonces, se fija una barrera
fsica.
2. Barreras intelectuales
El canal intelectual est referido al significado de la comunicacin. Este es tipificado
en la necesidad de una estructura de la idea y, sobre todo, una estructura simplificada
de la idea. Una necesidad humana bsica es buscar significado, patrn, razn, orden
y sentido. Ignorar esto en el diseo del patrn de comunicacin es crear una barrera
intelectual al entendimiento.
3. Barreras emocionales
Son las ms importantes y complejas de las barreras de la comunicacin, ya que los
sentimientos y actitudes varan en su intensidad y combinacin. Ellos pueden crear
resistencia o concepcin errada si se ignora la percepcin de las necesidades
humanas. Esto quiere decir que el emisor debe saber qu espera ver u or del receptor.
Las barreras emocionales o psicolgicas son creadas con mucha facilidad, pero son
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Ejecucin de la auditora
difciles de eliminar.
Los auditores deben conocer estas barreras y esforzarse no solo en evitar crearlas,
sino tambin en encontrar la forma de eliminar o neutralizar las ya existentes.
B.
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Ejecucin de la auditora
1. Espacio
Escoja un espacio correcto donde tanto el auditor como el auditado se sientan
cmodos y en el que se pueda encontrar un mnimo de distracciones fsicas.
Esto incluye un plan adecuado de ubicacin de las personas que contribuir a crear
espritu de equipo.
Lo ideal es que el auditor y el auditado se sientan en el mismo lado del escritorio o
mesa. No sera buena idea que se sentarn en lados opuestos del escritorio, ya que
sicolgicamente este escritorio no solo funge como pared de ladrillo o barricada entre
el auditor y el auditado, sino que sera difcil que lean juntos los documentos. Por ello,
se recomienda tener una mesa redonda para discusiones de grupo.
Escoger el espacio correcto incluye considerar factores como dnde se sentira seguro
el auditado; dnde podr este tener fcil acceso a la informacin requerida
(documentos, registros). Todas estas consideraciones indicaran en la mayora de los
casos, el lugar de trabajo propio del auditado como la mejor ubicacin.
2. Tiempo
Mientras planifica la auditora, el auditor debe tener en cuenta lo siguiente:
Una auditora no debe comenzar justo en la hora en que la organizacin auditada
comienza su da laboral. Deje suficiente tiempo para que el auditado puedan
revisar sus asuntos ms urgentes del da. Esto les dar tranquilidad para el
desarrollo de la auditora.
Nunca llegu al rea del auditado con mucha antelacin a la hora programada. Si
usted llega media hora antes, el mensaje es: Vine para sorprenderlo infraganti.
El tiempo apropiado para llegar es unos pocos minutos antes con el fin de
encontrar el lugar donde se realizar la reunin de apertura o el rea en donde se
realizar la auditora.
Al planear la auditora tenga en cuenta los horarios acostumbrados para comidas,
descansos, entre otros tiempos de la organizacin a auditar. Programar
entrevistas muy cerca de la hora de salida puede causar incomodidad en el
auditado. Nunca obstruya los horarios diarios de las personas, ya que despus de
todo, el auditado no se podr concentrar si est pensando que va a perder la
movilidad de la empresa.
3. Contacto visual
En muchos pases un alto contacto visual es extremadamente til como indicacin de
estar escuchando atentamente. Sin embargo, en algunas culturas no se recomienda el
contacto visual cercano, ya que puede ser ofensivo o visto como un acto de mala
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Ejecucin de la auditora
educacin e irrespeto. En diversos pases, la gente es condicionada desde su niez a
no mirar directamente a las otras personas. Si se presentase la situacin de auditar a
personas con cargas culturales distintas a las del auditor, como la falta de contacto
visual, este debe de adaptarse y no sospechar que exista falta de cooperacin o
intencin de esconder algo.
4. Lenguaje corporal (gestos, actitudes, expresiones faciales)
El lenguaje corporal comunica una gran cantidad de informacin y tambin puede
permitirle al auditor obtener respuestas sin preguntas. Este tipo de lenguaje incluye
posturas, gestos y expresiones faciales.
La utilidad de que el auditor decodifique el lenguaje corporal radica en que la mayora
de la gente utiliza inconscientemente dicho lenguaje y, por consiguiente, no controla el
mensaje enviado. De esta manera, con frecuencia, la gente dice una cosa y su lenguaje
corporal indica algo totalmente diferente.
El auditor que sea diestro en reconocer el mensaje enviado, obtendr informacin
adicional. Adems, deber perfeccionar el control de su propio lenguaje corporal, con
el fin de evitar enviar mensajes que puedan impedir la comunicacin.
Existen muchas seales dentro del lenguaje corporal que son comunes a todas las
culturas y, por ende, universales. Los ejemplos de estos mensajes incluyen, entre otros,
una sonrisa o un cuerpo desenvuelto indicando franqueza y honestidad.
El uso y preparacin en lenguaje corporal es de gran importancia en ciertas profesiones;
algunos aspirantes son especialmente entrenados para dirigirse a la gente con un
cuerpo desenvuelto y actitud de confianza, un ejemplo de ello son polticos, profesores,
instructores, entre otros, que ven en este lenguaje una herramienta de interaccin muy
eficaz.
Por otro lado, es necesario que todo auditor tenga presente que, dentro de las diferentes
culturas, algunos gestos son interpretados en forma totalmente diferente, por lo que es
necesario tener mucho cuidado.
Un simple cabeceo que, en la mayora de pases significa s, en Bulgaria significa no
y viceversa. El gesto que en la cultura anglosajona significa ok, en Tunes significa lo
matar y en Japn significa dinero.
5. Lenguaje paralelo o paralenguaje
Este trmino genrico describe las condiciones relacionadas con las palabras
utilizadas. Incluye dialecto, velocidad, fuerza, suavidad, toses, entonacin y otros
aspectos que pueden ser vistos como una obstruccin, pero que tambin tienen una
carga informativa importante. Un ejemplo de ello es notar la confianza o falta de ella por
parte del auditado en una auditora.
6. Mtodos para una comunicacin efectiva
Toda comunicacin debe tener como objetivo crear entendimiento y accin deductiva
hacia la direccin escogida.
Dado que la funcin del mensaje es obtener una respuesta y ejercer una accin,
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Ejecucin de la auditora
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Ejecucin de la auditora
Sin embargo, un auditor que es un receptor efectivo, puede cosechar los siguientes
beneficios:
Una mejor relacin con una percepcin ms completa del punto de vista y los
problemas del auditado.
Sus decisiones pueden ser tomadas, de acuerdo a la informacin completa.
La solucin de los problemas se obtienen ms rpidamente.
C. Ayudas para escuchar en forma efectiva
Eliminar distracciones
Los sonidos de fondo, disturbios, lugares circundantes incmodos, falta de
tiempo, una voz pasiva, palabras no familiares o ambiguas, todo esto puede
crear barreras para escuchar y entender. Tratar de hacer algo con relacin a
estos aspectos en lugar de tolerarlos.
Escuchar el contenido
Enfocarse en el contenido de lo que se est diciendo; si la presentacin de
alguien es pobre, trate de compensar escuchando mejor en lugar de distraerse
por esta razn.
Suspender el juicio
Esperar hasta haber recibido y entendido toda la informacin antes de evaluarla.
No saltar a conclusiones ni anularse mentalmente. Mantener una mente abierta.
Escuchar los temas
Tratar de extraer las ideas principales de lo que se est diciendo, encontrar
conectores y relacionarlos a su propsito, conocimiento y experiencia propia.
No escuchar nicamente los hechos.
Use tiempo libre
Segn investigaciones, el promedio de personas piensan aproximadamente
cuatro veces ms rpido de lo que hablan. Por ello, se recomienda utilizar el
tiempo libre para encontrarle sentido a lo que se est diciendo, en lugar de
permitir que su mente divague.
Busque clarificacin
Si no se ha entendido alguna parte de la exposicin en la auditora, sintase con
total libertad de solicitar una repeticin o una explicacin adicional. Aproveche
los recesos para resumir lo que se ha dicho.
Esto le ayuda a mantener su concentracin y le da una oportunidad para aclarar
cualquier malentendido.
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Ejecucin de la auditora
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Ejecucin de la auditora
Cuando sea posible utilice la palabra por ejemplo.
Reconozca el conocimiento y experiencia previa del receptor.
Sea corts.
Recuerde, en la mayora de los casos, es usted quien requiere que una accin
sea tomada.
5. Preparar la presentacin
Tericamente, solo la charla improvisada no requiere ensayo pero, en cualquier caso,
siempre piense antes de hablar. Su inteligencia es el factor clave cuando conversa con
otra gente, su habilidad para percibir e interpretar circunstancias.
Estando mentalmente alerta y haciendo sus comentarios oportunamente, usted puede
controlar y dirigir la conversacin.
6. Escuchar
Implcita en la evaluacin y en el conocimiento del receptor o en la audiencia est la
habilidad para escuchar la comunicacin uno de los procesos ms descuidados en la
comunicacin. Escuchar no solo consiste en or palabras, sino tambin en leer los
indicios o mensajes en lenguaje no verbal o paralelo, en tener presentes las actitudes y
emociones, y generalmente en practicar la empata.
E. Importancia de la comunicacin verbal
La comunicacin verbal (por ejemplo hablar y escuchar) es la piedra angular de una
auditora efectiva. Todos los seres humanos con mente abierta deben ser capaces de
admitir, as sea solo para ellos mismos, que deben mejorar sus habilidades de
comunicacin oral. Este automejoramiento solo puede empezar si usted reconoce sus
propias fortalezas y debilidades, y toma la accin apropiada.
Se invita a usted a contestar las siguientes preguntas. Es para su propio beneficio
contestar honestamente.
1. Preguntas que indican fortalezas
Soy?
amigable
sincero
afable
receptivo a las ideas
abierto y honesto en mis respuestas
calmado con extrao
fcil de entender
entusiasta
observador
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Ejecucin de la auditora
interesado en escuchar
imaginativo en mi mtodo
Yo?
hablo claramente
escucho cuidadosamente
hago que los otros se sientan a gusto
trato de ver el punto de vista de otros
doy tiempo a los otros para hablar
me aseguro de entender lo que otros quieren decir
me preparo perfectamente
siempre conozco mi objetivo
entiendo con rapidez
tengo una apariencia aceptable
admito cuando estoy errado
2. Preguntas que indican debilidades
Soy?
impersonal
desorganizado
parcial
distrado
nervioso
negativo
intolerante
fcilmente irritable
perezoso
Yo?
monopolizo la conversacin
salto a conclusiones
me vuelvo argumentativo
me enfado con facilidad
considero la crtica de mala manera
evito situaciones problemticas
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Ejecucin de la auditora
uso palabras o frases emotivas
me falta concentracin
interrumpo a otros mientras hablan
F. Tcnica para hacer preguntas
Las entrevistas en las auditora debe realizarse en una forma de conversacin y no en forma
de cuestionario o entrando en un ejercicio de pregunta/respuesta.
En lo posible, las preguntas relacionadas con el SGSST y los procedimientos relevantes
deben ser introducidas en la conversacin general. Si esto se puede lograr, el auditado no
se sentir amenazado y contestar en una forma abierta y fluida. De lo contrario, este puede
sentirse interrogado y fiscalizado.
El auditor debe pensar la forma en la que plantear las preguntas para que estn
estructuradas, de tal manera que se cumplan con lo siguiente:
Obtener respuestas precisas de la informacin requerida
No sugerir la respuesta
No contener palabras emotivas
El objetivo ms importante de la pregunta es producir la informacin relevante. En la
prctica de auditora se utilizan tres categoras de preguntas:
Preguntas abiertas
Preguntas cerradas y directas
Preguntas aclaratorias
1. Preguntas abiertas
Las preguntas abiertas estn dirigidas a obtener una respuesta amplia que requiere un
nmero de frases. Para estas preguntas la respuesta est lejos de ser un conciso s o
no, se requiere ms bien de una explicacin.
Este tipo de preguntas deben estar adecuadamente expresada para evitar confundir al
entrevistado. Su valor agregado radica en que permiten al entrevistado un grado de
control sobre la conversacin, de esta manera se realza su confianza y mejora el clima
para la comunicacin.
Las preguntas abiertas permiten la recoleccin de informacin sin crear reacciones
defensivas en el auditado, adems le facilitan expresar sus puntos de vista y opiniones,
as como crear oportunidades para extender la conversacin.
Los auditores se esforzarn en maximizar el uso de las preguntas abiertas. Recuerde
siempre utilizarlas durante una auditora, algunas de ellas son:
Dnde?
Cundo?
Por qu?
36
Ejecucin de la auditora
Cmo?
Quin?
Las preguntas abiertas no son ilimitadas. Los auditores deben tener cuidado en no
permitir que la conversacin se salga del tema o que se sobrecargue con ms
informacin de la requerida, el auditor debe llevar el control.
Una forma de llevar el control y evitar que la conversacin se desve es utilizando la
expresin mustreme, quizs la ms profunda de las que normalmente son usadas
en las auditoras.
Preguntas cerradas
Respuesta
S/No
S/No
Preguntas directas
Respuesta
P.14.05
Plan Tolerancia
Tabla 2 B. Lista de verificacin para revisin de la documentacin del sistema de gestin de seguridad y salud en
el trabajo (auditora de suficiencia)
Fuente: Elaboracin propia
3. Preguntas aclaratorias
Las preguntas aclaratorias son utilizadas para confirmar informacin obtenida de las
preguntas abiertas, ayudan a prevenir malentendidos. Las preguntas aclaratorias son
extremadamente tiles en auditora, ya que permiten al auditor comprender la visin total
del proceso. Muchos auditores olvidan o pasan por alto la oportunidad de hacer estas
preguntas aclaratorias. Existe una variedad de formas de hacer preguntas aclaratorias,
a continuacin se presentan algunas de estas expresiones que tiene el matiz de
37
Ejecucin de la auditora
pregunta:
Aydeme a entender la forma cmo se procesan las solicitudes...
Puede usted explicar, cul es el significado de GRV...?
La orden interna es utilizada para transmitir los cambios en el contrato al
departamento de produccin?
Por favor, podemos ahora regresar a la inspeccin de recepcin?
Cmo sabe el personal de los almacenes que el material puede ser movido a
lugares designados?
Las preguntas aclaradoras son muy tiles; sin embargo, tambin tienen sus lmites. Si
se utilizan con frecuencia y sin el debido cuidado pueden crear la impresin de que
usted no est escuchando.
Tales tipos de preguntas tambin disponen de regular tiempo y a menos que el auditor
cuente este adicional para escuchar explicaciones, se recomienda no hacer este tipo
de preguntas.
6. Consejos prcticos
Asumamos que estamos tratando de averiguar si un documento particular es firmado
siempre por el auditado o por un miembro de su personal.
Es posible estructurar la pregunta as: Usted firma este documento cada vez, cierto?.
En este caso, la respuesta invariablemente ser si.
Por otro lado, es posible plantear el siguiente enunciado: El procedimiento me dice que
este documento debe ser firmado en cada ocasin. Es siempre as o hay momentos en
los que usted cree que no es necesario firmar el documento?. La respuesta a esto
puede ser No, yo siempre firmo o Yo creo que firmarlo es una prdida de tiempo y
realmente no me dice nada.
Este enfoque conlleva automticamente a una discusin relacionada con el documento,
que a su vez conduce a un cambio en el procedimiento y eliminacin de necesitar que
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el documento sea firmado o a acordar con el auditado que el documento debe ser
firmado siempre.
Por supuesto este es solo un ejemplo y todos nosotros adoptamos nuestras tcnicas
propias para hacer preguntas, pero este s nos indica la diferencia que existe entre un
enfoque que dice al auditado Es usted bueno en su trabajo?" y el enfoque que dice
"Explqueme la forma cmo se hace el trabajo y cul es su enfoque.
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Mapa conceptual
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Glosario
Auditado. Quien est siendo auditado. Por lo general, referido a una asociacin empresa,
entidad.
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Bibliografa
Libros d e consulta
Gatell, C. y Pardo, Jos (2011). Factores que contribuyen al xito de una auditora
integrada. Madrid: AENOR.
Salas, C.; Arriaga, E.; Pla, E. (2006). Gua para auditoras del sistema de gestin de
prevencin de riesgos laborales, Auditora Legal, OHSAS 18001 y Criterios OIT. Madrid:
Ediciones Daz de Santos.
Per, Ministerio de Trabajo y Promocin de Empleo. Ley N.o 29783: Ley de Seguridad y
Salud Ocupacional en el Trabajo. El Peruano. Lima: 20 de agosto de 2011.
Per, Ministerio del Trabajo y Promocin de Empleo, Decreto Supremo N.o 005-2012-TR
[Reglamento de la Ley N.o 29783]. El Peruano. Lima: 25 de abril del 2012.
Per, Ministerio del Trabajo y Promocin de Empleo. Resolucin Ministerial N 050-2013TR. El Peruano. Lima: 15 de marzo del 2013.
Per, Ministerio del Trabajo y Promocin de Empleo. Ley que modifica a la Ley N.o 29783:
Ley de Seguridad y Salud Ocupacional en el Trabajo, Ley N.o 30222. El Peruano. Lima: 11
de julio del 2014.
Per, Ministerio del Trabajo y Promocin de Empleo, Decreto Supremo N.o 006-2014-TR
[Modifican el Reglamento de la Ley N.o 30222, D.R. 005-2012-TR]. El Peruano. Lima: 9 de
agosto del 2014.
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