Buenas Prácticas Archivos

BUENAS PRCTICAS
EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO
PROYECTO DIAGNSTICO Y RECOMENDACIN DE BUENAS PRCTICAS

EN GESTIN DOCUMENTAL EN ORGANISMOS PBLICOS
TTULO
Buenas prcticas en archivos institucionales de organismos del Estado
PROPIEDAD
Esta publicacin es de propiedad del Consejo para la Transparencia,
realizado con el apoyo financiero del Banco Mundial. Se autoriza su
difusin citando la fuente.
AUTOR
Este trabajo fue elaborado por la Consultora Patricia Ortiz Castro y
su equipo, por encargo del Consejo para la Transparencia de Chile.
COMIT TCNICO
Integrado por el Archivo Nacional, Comisin de Probidad y
Transparencia y el Consejo para la Transparencia.
SITIO WEB
http://www.consejotransparencia.cl
Santiago, Chile
2012
Tabla de Contenidos
RESUMEN EJECUTIVO
1. INTRODUCCIN
2. OBJETIVOS
2.1 General
2.2 Especficos
9
9
3. METODOLOGA
11
4. FICHAS DE BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS PBLICOS
13
4.1 Gestin Institucional del Archivo

4.1.1 Declaracin de la Poltica de Gestin de Documentos y Archivos
4.1.2 Planta de Personal para Archivos Pblicos
4.1.3 Desarrollo Profesional del Personal de Archivos Pblicos
4.1.4 Integracin de Documentos Electrnicos al Archivo Institucional
4.1.5 Seguridad de la Informacin
4.2 Gestin Interna del Archivo
4.2.1 Manual de Procedimientos
4.2.2 Utilizacin de Estndares Internacionales
4.2.3 Planes Estratgicos e Indicadores
4.2.4 Administracin de Documentos Electrnicos
4.2.5 Implementacin de Firma Electrnica
4.2.6 Levantamiento de Flujos Documentales
4.2.7 Digitalizacin de Documentos
4.2.8 Difusin de Productos y Servicios proporcionados por el Archivo
4.3 Proceso de Incorporacin y Organizacin
4.3.1 Formatos para Tipologas Documentales
4.3.2 Elaboracin y Mantencin de Plantillas de Documentos
4.3.3 Cuadro de Clasificacin
4.3.4 Conformacin de Expedientes Administrativos
4.4 Proceso de Almacenamiento de Documentos
4.4.1 Infraestructura
4.4.2 Plan Integrado de Conservacin
4.5 Proceso de Consulta de Documentos
4.5.1 Educacin de Usuarios en el Cuidado de los Documentos
4.6 Proceso de Transferencia
4.6.1 Transferencia de Documentos de Archivo
4.7 Proceso de Disposicin
4.7.1 Eliminacin de Documentos y Registros Electrnicos
ANEXOS
Anexo N 1: Ejemplo Formato Oficio
Anexo N 2: Ejemplo Formato Resolucin Exenta
Anexo N 3: Ejemplo Formato Decreto Supremo
Anexo N 4: Ejemplo Formato Acta de Eliminacin de Documentacin
13
13
15
16
17
19
23
23
26
28
30
33
35
36
38
39
39
43
44
45
46
46
48
50
50
51
51
53
53
57
59
60
62
64
BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO RESUMEN EJECUTIVO
Resumen Ejecutivo
El presente material corresponde a uno de los entregables de proyecto Diagnstico y

Recomendacin de Buenas Prcticas en Gestin Documental en Organismos Pblicos,
financiado por el Banco Mundial y liderado por el Consejo para la Transparencia en un trabajo
conjunto con la Comisin de Probidad y Transparencia del Ministerio Secretara General de
la Presidencia y el Archivo Nacional de Chile.
El pblico objetivo de este documento son los Jefes de Servicios, Encargados de Archivo y
de Tecnologas de la Informacin y de la Comunicacin, que se desempean en organismos
pblicos.
El objetivo de este documento es proporcionar a los actores que tienen directa participacin
en la gestin de archivos pblicos, un conjunto de buenas prcticas que aporten a la mejora en
la gestin de dichos archivos, entendiendo que estas unidades tienen un rol fundamental en
el acceso a la informacin pblica generada por los rganos de la Administracin del Estado.
Para efectos del presente informe, se entender como una buena prctica en archivos, a un
conjunto de actividades o acciones que permitan lograr una mejora sustantiva en los procesos
archivsticos ya instalados, y que pueden ser aplicadas con xito en diversos mbitos de la
gestin de los archivos pblicos, mejorando su posicin institucional, su vinculacin con la
ciudadana y cooperando en forma activa al desarrollo de un buen gobierno.
La metodologa utilizada para el levantamiento de buenas prcticas consisti en una revisin
de fuentes de informacin, que permitiesen identificarlas y describirlas. Entre las fuentes
consultadas estn:
Normas y estndares internacionales.
Normativa vigente en materias archivsticas en Chile a diciembre de 2011.
Resultados de la fase cuantitativa y cualitativa de la encuesta aplicada a los organismos
pblicos, cuyos resultados se presentan en el informe denominado Informe de diagnstico:
Situacin de los archivos Institucionales en Organismos del Estado, correspondiente a
uno de los entregables del proyecto sealado en la introduccin del presente documento.
Bibliografa especializada en archivstica.
Opinin de encargados de archivos de instituciones pblicas.
El documento se ha estructurado en fichas estandarizadas, que abordan de manera concisa y sistemtica aspectos relevantes asociados a una buena prctica, que permita su
implementacin y mejora continua por parte de los actores que participan en los diversos
mbitos de la gestin de un archivo pblico. Se complementan, adems, con un conjunto de
recomendaciones que tienen por objeto establecer orientaciones sobre la buena prctica.
A fin de lograr los objetivos sealados anteriormente, se defini conjuntamente con el Comit Tcnico del proyecto, un formato de ficha de buena prctica que se estructur sobre
cinco aspectos:
Nombre del proceso.
Descripcin de la buena prctica.
BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO RESUMEN EJECUTIVO
Recomendaciones.
Bibliografa recomendada.
Normativa vigente.
Con el objeto de permitir flexibilidad a la descripcin de la buena prctica y en el entendido
que el cumplimiento de una normativa no es una buena prctica, sino una obligacin, el
campo de normativa vigente se incluye, cuando sea pertinente.
Se elaboraron 22 fichas de buenas prcticas, las que fueron agrupadas en forma jerrquica
desde la gestin institucional del archivo, que involucra a la ms alta direccin de la institucin, hasta los procesos operativos, competencia directa del Encargado de Archivo. Los
procesos identificados se corresponden con aquellos definidos en el documento Principales
procesos en torno al ciclo de vida de los documentos de los archivos de Organismos del
Estado, correspondiente a uno de los entregables de este proyecto.
1. Gestin Institucional del Archivo.
1.1 Declaracin de la Poltica de Gestin de Documentos y Archivos.
1.2 Planta de Personal para Archivos Pblicos.
1.3 Desarrollo Profesional del Personal de Archivos Pblicos.
1.4 Integracin de Documentos Electrnicos al Archivo Institucional.
1.5 Seguridad de la Informacin
2. Gestin Interna del Archivo.
2.1 Manual de Procedimientos.
2.2 Utilizacin de Estndares Internacionales.
2.3 Planes Estratgicos e Indicadores.
2.4 Administracin de Documentos Electrnicos.
2.5 Implementacin de Firma Electrnica
2.6 Levantamiento de Flujos Documentales
2.7 Digitalizacin de Documentos.
2.8 Difusin de Productos y Servicios proporcionados por el Archivo.
3. Proceso de Incorporacin y Organizacin.
3.1 Formatos para Tipologas Documentales.
3.2 Elaboracin y Mantencin de Plantillas de Documentos.
3.3 Cuadro de Clasificacin.
3.4 Conformacin de Expedientes Administrativos.
4. Proceso de Almacenamiento de Documentos.
4.1 Infraestructura.
4.2 Plan Integrado de Conservacin.
5. Proceso de Consulta de Documentos.
5.1 Educacin de Usuarios en el Cuidado de los Documentos.
6. Proceso de Transferencia.
6.1 Transferencia de Documentos de Archivo.
7. Proceso de Disposicin
7.1 Eliminacin de Documentos y Registros Electrnicos.
Finalmente, algunas de las buenas prcticas se complementan con ejemplos de formatos,
incluidos en los anexos de este documento.
BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO 1. INTRODUCCIN
1. Introduccin
En general el concepto de buenas prcticas se refiere a toda experiencia que se gua por
principios, objetivos y procedimientos apropiados o pautas aconsejables que se adecuan a
una determinada perspectiva normativa o a un parmetro consensuado, as como tambin
toda experiencia que ha arrojado resultados positivos, demostrando su eficacia y utilidad
en un contexto concreto.
El concepto de buenas prcticas se utiliza en una amplia variedad de realidades para referirse a las formas ptimas de ejecutar un proceso, que pueden servir de modelo para otras
organizaciones. Las buenas prcticas sistematizadas, permiten aprender de las experiencias
y aprendizajes de otros, y aplicarlos de manera ms amplia y/o en otros contextos. Pueden
promover nuevas ideas o sugerir adaptaciones y proporcionar una orientacin sobre la
manera ms efectiva de visibilizar los diversos impactos de una intervencin.
Es bastante frecuente que existan barreras o dificultades para la deteccin y transferencia de
buenas prcticas entre organizaciones. Estos problemas pueden deberse al desconocimiento,
a la falta de sistematizacin del saber, a la desconfianza en la informacin o simplemente
a la consideracin de que estas transferencias carecen de utilidad.
Para vencer estos prejuicios u obstculos, es necesario contar con un vocabulario comn
y coherente para todos, que permita expresar y compartir los procesos experimentados.
Pero, fundamentalmente, las prcticas tienen que poder comprenderse; es necesario que
se rena la informacin en formatos adecuados, comparables y transferibles de manera
de facilitar su utilizacin.
Por esta razn, uno de los principales desafos del presente documento fue desarrollar una
metodologa que permitiera sistematizar el conocimiento existente sobre buenas prcticas
en archivos, obtenidas de una exhaustiva bsqueda bibliogrfica, as como de recomendaciones de actores relevantes en la materia, que se tradujo en fichas estandarizadas que
sistematizan el conocimiento y la informacin encontrada y aplicada en situaciones de xito.
BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO 2. OBJETIVOS
2. Objetivos
2.1 GENERAL
Elaborar un documento con recomendaciones de buenas prcticas para implementar en
los diferentes organismos pblicos, que involucre todos los mbitos de la gestin de documentos y archivos y que sirva como gua para los Encargados de Archivo, Jefes de Servicio y
Encargados de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin en el mejoramiento continuo
de los procesos de archivo.
2.2 ESPECFICOS
Distinguir buenas prcticas archivsticas a travs de una investigacin de la normativa vigente, literatura especializada y opinin especializada de encargados de archivos pblicos.
Generar una metodologa simplificada que permita identificar y caracterizar las buenas
prcticas, as como permita inferir de forma rpida y clara los beneficios de su aplicacin,
el potencial impacto que tendra en la institucin, una concepcin preliminar de los recursos
a invertir y el rol, dentro de la organizacin, responsable de su implementacin (Encargados
de Archivo, Jefes de Servicio y Encargados de Tecnologas de la Informacin, entre otros).
BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO 3. METODOLOGA
3. Metodologa
La etapa inicial de levantamiento de buenas prcticas se desarroll a travs de una revisin

de las siguientes fuentes de informacin:
a) Normas y estndares internacionales.
b) Normativa nacional vigente a diciembre de 2011 en materia de documentos y archivos.
c) Resultados de la fase cuantitativa y cualitativa de la encuesta aplicada a los organismos pblicos, cuyos resultados se presentan en el informe denominado Informe
de diagnstico: Situacin de los archivos Institucionales en Organismos del Estado,
correspondiente a uno de los entregables del proyecto sealado en la introduccin del
presente documento.
d) Bibliografa especializada en archivstica.
e) Opinin de encargados de archivos de instituciones pblicas.
Posteriormente, para la sistematizacin de la informacin, se escogi un modelo de presentacin a travs de fichas estandarizadas, que abordan de manera concisa y ordenada aspectos
relevantes asociados a una buena prctica, que facilite su implementacin y mejora continua
por parte de los diversos actores que participan en los diferentes mbitos de la gestin de
un archivo pblico. Se complementan, adems, con un conjunto de recomendaciones que
tienen por objeto establecer orientaciones sobre la buena prctica.
La estructura de ficha definida para la presentacin de las buenas prcticas, establecida conjuntamente con el Comit Tcnico del proyecto, considera cinco mbitos de
informacin:
a) Identificacin de la buena prctica: Denominacin temtica que proporciona una
rpida contextualizacin de su mbito de aplicacin.
b) Descripcin de la buena prctica: Breve explicacin de la buena prctica definiendo
su alcance y mbito.
c) Recomendaciones: Conjunto de indicaciones, observaciones y sugerencias facilitadoras
de la implementacin de la buena prctica.
d) Bibliografa recomendada: Referencia a literatura archivstica (incluyendo normas
tcnicas a considerar) que proporciona mayor explicacin, profundizacin y detalle de
la buena prctica.
e) Normativa vigente: Normas legales a respetar, para la implementacin de la buena
prctica. Con el objeto de permitir flexibilidad a la descripcin de la buena prctica y
en el entendido que el cumplimiento de una normativa no es una buena prctica, sino
una obligacin, el campo de normativa vigente se incluye, slo cuando sea pertinente.
Finalmente y con el fin de facilitar an ms la comprensin del mbito de aplicacin, la
organizacin de las fichas de buenas prcticas respeta el siguiente orden:
a) Gestin institucional del archivo.
Corresponden a aquellas buenas prcticas cuya definicin corresponde a la ms alta
direccin de la institucin, ya que su implementacin debe ser concordante y coherente
con el funcionamiento y polticas establecidas a nivel organizacional. En este sentido,
11
12
BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO 3. METODOLOGA
son competencia directa del Jefe de Servicio, asesorado por el Encargado de Archivos y
el Encargado de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin.
b) Gestin interna del archivo.
Corresponden a aquellas prcticas que, si bien estn enmarcadas en el funcionamiento
del archivo, su definicin e implementacin afectan en forma transversal todos sus
procesos y garantizarn su continuidad operacional y mejoramiento continuo. Estas
prcticas son competencia directa del Encargado de Archivo, apoyado por el Encargado
de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin y respaldado por el Jefe de Servicio.
c) Procesos de gestin de archivo.
Corresponden a aquellas prcticas que permitirn optimizar procesos de archivo
especficos, los cuales son consistentes con la definicin realizada en el documento
Principales procesos en torno al ciclo de vida de los documentos de los archivos de
Organismos del Estado, correspondiente a uno de los entregables del proyecto sealado
en la introduccin del presente documento:
i. Incorporacin y organizacin
ii. Almacenamiento de documentos
iii. Consulta de documentos
iv. Transferencia
v. Disposicin final de los documentos
BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO 4. FICHAS DE BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS PBLICOS
4. Fichas de Buenas Prcticas en Archivos Pblicos
4.1 GESTIN INSTITUCIONAL DEL ARCHIVO

En este apartado se agrupan aquellas buenas prcticas cuya definicin corresponde a la
ms alta direccin de la institucin, ya que su implementacin debe ser concordante y coherente con el funcionamiento y polticas establecidas a nivel organizacional. En este sentido,
son competencia directa del Jefe de Servicio, asesorado por el Encargado de Archivos y el
Encargado de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin.
4.1.1 DECLARACIN DE LA POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
Descripcin de la buena prctica:

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la literatura existente en archivstica,
que los organismos pblicos definan y documenten su poltica de gestin de documentos y archivos, garantizando su implementacin y mantencin. Lo anterior, en virtud de
la eficiencia y eficacia de los organismos pblicos en su gestin y como directriz de un
buen gobierno.
Recomendaciones:
1. La poltica debe exponer las grandes lneas de lo que la organizacin pretende hacer en
materia de los documentos y archivos institucionales. Es una declaracin de intenciones.
2. Debe contar con el respaldo, visible y activo, de la ms alta direccin de la institucin, as
como de la asignacin de los recursos necesarios para llevar a cabo su implementacin.
3. Debe hacer referencia a otras polticas relacionadas con la informacin, por ejemplo,
la poltica de sistemas de informacin, de seguridad de la informacin o de gestin de
activos, pero sin duplicarlas.
4. Debe estar respaldada por procedimientos y directrices, planes estratgicos, calendarios de conservacin y disposicin y otros documentos que, conjuntamente, componen
el sistema de gestin de documentos y archivos.
5. Se recomienda que esta poltica instruya a los funcionarios a crear y mantener documentos que cumplan con las necesidades legales, normativas, fiscales, operativas y
archivsticas / histricas de la institucin, entregando las directrices para el control de su
cumplimiento. Por las caractersticas propias de cada soporte, se sugiere que se diferencien dichas necesidades, tanto para documento en papel como documento electrnico.
6. A modo de referencia general, toda poltica debiera cumplir los siguientes puntos:
Estar basada en un anlisis de las condiciones reales.
Dar prioridad a la calidad del servicio y estar dirigida a la mejora de la estructura y
cultura global de la organizacin.
Ser coherente con la normativa aplicable a gestin y acceso a documentos (Ley de
Transparencia, Ley de Proteccin de Datos Personales, Ley de Procedimiento Administrativo, entre otras).
Presentarse en un lenguaje claro y simple.
Especificar objetivos concretos y definir claramente las metas esperadas.
13
14
Especificar las prioridades y problemas.

Ser concreta y especfica.
Tener lmites definidos en el tiempo, objetivos y campos de aplicacin claramente
definidos.
Bibliografa recomendada:
1. INTERNATIONAL Stardard Organization. ISO 15489-1 Information and documentation:
records management: Part I. General. Geneve; ISO, 2001.
2. INTERNATIONAL Stardard Organization. Information and documentation: records
management: Part II. Guidelines. Geneve; ISO, 2001.
3. MERCADO Martinic, B. Gua para el diseo e implementacin de un sistema de gestin
de archivos, 2011. Chile, Ministerio Secretara General de la Presidencia. 116 p. (Published)
[Guide/Manual]. (http://hdl.handle.net/10760/17358).
Normativa vigente:
1. Ley N 19.799 de 2002 del Ministerio de Economa, Fomento y Reconstruccin sobre
documentos electrnicos, firma electrnica y servicios de certificacin de dicha firma.
2. Decreto Supremo N 181 de 2002 del Ministerio de Economa, Reglamento de la ley N
19.799 sobre documentos electrnicos, firma electrnica y la certificacin de dicha firma.
3. Ley N 20.285 de 2008 del Ministerio Secretara General de la Presidencia sobre acceso
a la informacin pblica.
4.1.2 PLANTA DE PERSONAL PARA ARCHIVOS PBLICOS

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la literatura existente y la opinin de
encargados de archivo, que los organismos pblicos consideren en la seleccin del personal
destinado a archivos pblicos, un perfil y nmero de personal a contratar acorde con la
cantidad de metros lineales del fondo documental, los servicios efectuados, el nmero de
funcionarios de la institucin, las unidades que posee y el porcentaje de crecimiento anual
del fondo documental del archivo; adems de personal de apoyo para labores especficas.
Recomendaciones:
1. Se recomienda la contratacin del personal de archivos, con la siguiente formacin:
El encargado de archivo debe tener una formacin profesional universitaria en Ciencias
de la Informacin o reas relacionadas con especializacin en archivstica.
El personal administrativo debe tener una formacin tcnica nivel superior y con
conocimientos en archivstica.
2. Es deseable que el personal de archivo tenga conocimiento de los procedimientos
administrativos que se aplican en la Administracin Pblica.
3. Es recomendable que el personal tenga dedicacin exclusiva dentro de la jornada
laboral asignada a las labores de archivo.
4. Se sugiere contar con personal de apoyo temporal para labores especficas, tales
como: abogados, administradores pblicos, restauradores, informticos, entre otros.
5. Se recomienda elaborar un documento con las descripciones de los cargos, definiendo claramente el objetivo del cargo, sus funciones, titulaciones recomendadas y otros
requisitos conexos.
6. De acuerdo a la documentacin especializada, se sugiere que el personal mnimo para
un archivo de hasta 1.000 metros lineales de fondos documentales, un promedio de 1.000
consultas anuales, hasta 500 funcionarios, 100 metros lineales de crecimiento anual,
con 4 servicios distintos ofrecidos, centrado en la atencin interna bsicamente, con
procesos regulares de seleccin, eliminacin, transferencia, automatizacin de procesos
y descripcin de documentos, debera contar con el siguiente personal:
1 encargado de archivo.
2 administrativos.
1 auxiliar de apoyo.
1. ALBERCH, Ramn, COROMINAS, Carmen y Martnez, M. Carmen. El personal de los
archivos. La funcin archivstica y su plantilla. Disponible en: http://www.um.es/adegap/
docsinfo/archivistica.pdf
2. CONFERENCIA Internacional de Archiveros de las Universidades Espaola. Grupo de
trabajo de recursos humanos. Criterios para dimensionar la plantilla de personal de un
archivo universitario. Castelln de la Plana, junio de 2008. Disponible en: http://cau.crue.
org/export/sites/Cau/Quehacemos/gruposdetrabajo/recursoshumanos/InformeGTRe
cursosHumanos_Criteriosdimensionar.pdf
Normativa vigente:
No aplica.
15
16
4.1.3 DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL DE ARCHIVOS PBLICOS

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la bibliografa consultada y la opinin
de encargados de archivo, que los organismos pblicos promuevan la gestin por competencia, el desarrollo profesional, la carrera funcionaria y la capacitacin que permita
contar con personal capacitado en la gestin de archivos.
Recomendaciones:
1. Proporcionar capacitacin al personal que est involucrado en la gestin de archivos.
2. Se recomienda la elaboracin de programas que brinden formacin en las siguientes
materias:
Organizacin: clasificacin, cuadro de clasificacin, mtodos de ordenacin, identificacin de los documentos.
Conservacin: almacenamiento acorde al soporte del documento, gestin de depsitos,
medidas preventivas, planes integrales de conservacin y, si corresponde, conceptos
de restauracin.
Transferencia: aspectos legales, descripcin y aplicabilidad del procedimiento
Eliminacin: aspectos legales, documentacin de respaldo, mtodos de eliminacin
respetuosos del medio ambiente.
1. ALBERCH, Ramn, COROMINAS, Carmen y Martnez, M. Carmen. El personal de los
archivos. La funcin archivstica y su plantilla. Disponible en: http://www.um.es/adegap/
docsinfo/archivistica.pdf
2. CONFERENCIA Internacional de Archiveros de las Universidades Espaola. Grupo de
trabajo de recursos humanos. Criterios para dimensionar la plantilla de personal de
un archivo universitario. Castelln de la Plana, junio de 2008. Disponible en: http://cau.
crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/gruposdetrabajo/recursoshumanos/InformeGT
RecursosHumanos_Criteriosdimensionar.pdf
Normativa vigente:
1. Ley N.18.834. Estatuto administrativo interpretado, concordado y comentado: texto
refundido, coordinado y sistematizado fijado por el D.F.L. no. 29, de 2004, del Ministerio
de Hacienda. Santiago de Chile: Contralora General de La Repblica, Divisin de Coordinacin e Informacin Jurdica, 2008.
2. Ley N 18.575, artculo 51. Orgnica constitucional de bases generales de la administracin del Estado. Santiago: Contralora General de la Repblica, Divisin de Coordinacin
e Informacin Jurdica, 2010.
3. Chile. Reglamento sobre Concursos del Estatuto Administrativo (Decreto 69), artculo
3 (inciso primero) y artculo 5 (inciso primero). En: Una Nueva concepcin en la gestin
pblica chilena: textos legales. Santiago de Chile Depto. de Comunicaciones Servicio
Civil, 2005.
4.1.4 INTEGRACIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS AL ARCHIVO INSTITUCIONAL

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la bibliografa consultada, que la institucin promueva y sustente la integracin de sus documentos electrnicos al Archivo
institucional, a travs de equipos de trabajo multidisciplinarios responsables del anlisis
y diseo de los procedimientos electrnicos de gestin y tratamiento de expedientes, con
el fin de asegurar que se adopten las medidas oportunas para la valoracin, seleccin,
conservacin y acceso de los documentos electrnicos, preservando su autenticidad e
integridad.
Recomendaciones:
1. Si bien las consideraciones sobre gestin de archivos aplican a todo documento pblico,
independiente de su soporte, ante el reto de la era digital la institucin debe garantizar que
el archivo institucional, a travs de su profesional encargado, tenga las facultades para:
Integrar la estrategia de tratamiento de los documentos electrnicos con la del tratamiento de los documentos en soporte papel, con los que convivirn a mediano plazo.
Integrar el esquema de metadatos de documentos electrnico utilizado, con la descripcin que se realiza a los documentos en papel.
Colaborar al ms alto nivel para establecer polticas, responsabilidades, procedimientos, sistemas, normas y buenas prcticas referidas a la gestin de los documentos
electrnicos, durante todo su ciclo vital, incluyendo el diseo, produccin, gestin y
conservacin.
Colaborar en el diseo y desarrollo de las plataformas de un Sistema de Gestin de
los documentos electrnicos, as como en la modificacin, mejora y migracin de datos.
Garantizar la creacin y conservacin de documentos electrnicos autnticos, fiables,
ntegros, accesibles, disponibles y de conservacin a largo plazo como testimonio de
las actividades de los rganos de Administracin del Estado.
Colaborar en el desarrollo de aplicaciones de tramitacin de expedientes (workflow)
de los rganos de Administracin del Estado.
Facilitar y desarrollar normas referidas al acceso a la informacin para la misma
institucin, terceros interesados y ciudadanos en general.
Garantizar la identificacin, valoracin, proteccin y conservacin de los documentos
electrnicos esenciales para asegurar su conservacin permanente.
Aplicar procedimientos de seguridad y gestin de riesgos que garanticen la conservacin de la informacin y de los soportes.
Promover el uso intensivo de documentacin electrnica para favorecer la eficiencia
de la gestin pblica y la coordinacin entre instituciones.
Velar porque todo documento electrnico de archivo (o sus sistemas correspondientes)
estn incluidos en el Inventario de Activos de Informacin de la institucin y por ende,
sujetos a anlisis de los riesgos, dado que una vez identificados los activos se requiere
caracterizar los riesgos que los amenazan, cuantificando el nivel de severidad y el
tratamiento necesario, sobre la base de los controles de seguridad para su mitigacin,
del conjunto que propone la NCh ISO 27001.
1. ADAM, Wenke. Documentos electrnicos desde una perspectiva archivstica: resumen
y reflexiones sobre el seminario internacional realizado en Santiago 29-31 de mayo de
2007. Noviembre 2007. En lnea: http://archiblabla.blogspot.com/2007/11/documentoselectrnicos-desde-una.html.
17
18
2. FERNNDEZ Aedo, Ral. Sistemas informativos: diseo y creacin. Abril 2009. En

lnea: http://www.mailxmail.com/cursoPdf.cfm?gfnameCurso=sistemas-informativosdiseno-creacion-2.
3. INTERNATIONAL Council on Archives. ICA Study 8 - Guide for Managing Electronic
Records from an Archival Perspective. (1997).
4. GUA Metodolgica 2012: Programa de Mejoramiento de la Gestin y Metas de Eficiencia
Institucional, Sistemas de Seguridad de la Informacin. Junio 2012. En lnea: http://www.
dipres.gob.cl/572/articles-51683_intro_Guia_Metodologica062012.pdf
5. ROSSINI, Daniel. Los archivos y las nuevas tecnologas de la informacin, 2003. En
2do. Congreso Internacional de Bibliotecologa, Documentacin y Archivstica (CIBDA),
La Paz (Bolivia), 3-5 Septiembre 2003. [Conference Paper].
Normativa vigente:
2. Decreto Supremo N 77 de 2004 del Ministerio Secretara General de la Presidencia,
aprueba norma tcnica sobre eficiencia de las comunicaciones electrnicas entre rganos
de la Administracin del Estado y entre stos y los ciudadanos.
aprueba norma tcnica para los rganos de la Administracin del Estado sobre interoperatividad de documentos electrnicos.
aprueba norma tcnica para rganos de la Administracin del Estado sobre seguridad y
confidencialidad de los documentos electrnicos.
aprueba norma tcnica para el desarrollo de sitio WEB.
4.1.5 SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la literatura existente, que los organismos pblicos implementen una poltica y procedimientos especficos de seguridad de la
informacin, incorporando los activos de informacin del archivo institucional.
. Recomendaciones:
1. Es recomendable que en el establecimiento de la poltica y procedimientos de seguridad
de la informacin se acojan las directrices establecidas en la norma ISO/IEC 27001:2005
Information technology -- Security techniques -- Information security management systems -- Requirements, homologada como norma chilena (NCh ISO 27001). Sin embargo,
a continuacin se detallan algunos criterios que debieran ser considerados:
Mantencin de datos y metadatos: los metadatos, as como los datos deben ser
mantenidos y agrupados juntos con el fin de preservar la integridad y la admisibilidad
de los datos.
Actualizacin de la documentacin de archivo: actualizar la documentacin sobre
todos los documentos electrnicos del archivo, en forma permanente o suficiente
para especificar todas las caractersticas tcnicas necesarias para leer y procesar
los registros, identificar todas las entradas y salidas definidas del sistema, definir el
contenido de los archivos y registros; determinar las restricciones sobre el acceso y
uso, y comprender los propsitos y funciones del sistema.
Copias de seguridad para los documentos, metadatos y aplicacin del sistema de
archivo: establecer una rutina de copias de seguridad, basada en las mejores prcticas
(por ejemplo, diaria, semanal y mensualmente o con la frecuencia necesaria) para
proteger los activos de informacin. Las copias de seguridad deben ser almacenadas
fuera de las instalaciones en caso de ser necesaria la restauracin de datos.
Preparacin ante desastres: los archivos deben tener una slida preparacin para los
desastres, que se refiera a todas las copias de datos, as como a identificar los sitios
de almacenamiento fuera de las instalaciones. Los archivos deben identificar cules
son las series crticas, que deben mantenerse abiertas ante un desastre. Adems,
el plan ante desastres podra tener una estrategia de recuperacin a travs de sitios
espejo, que contienen toda la informacin en un sitio remoto, que pueda ser activada
en menos de veinticuatro horas, si es necesario.
Integridad de los datos: se deben realizar procedimientos tcnicos que permitan
verificar, tanto la transmisin como la informacin del propio documento, con el fin
de asegurarse de que los datos no han cambiado durante la transmisin, la migracin,
cuando los medios de comunicacin se rompen o el documento electrnico est daado.
Auditora y seguridad del sistema: el sistema debe ser capaz de proporcionar auditora y seguridad del sistema. La auditora debe detectar y registrar automticamente
quien tiene acceso al sistema, si el personal sigue los procedimientos existentes o si
se producen actos de fraude o no autorizados.
Conservacin de medios y almacenamiento:
Guardar los medios de almacenamiento en condiciones de ambiente controlado.
La humedad no debe superar el 50% y no debe ser inferior al 30%. La temperatura
ambiente debe ser estable entre 18 y 24 grados Celsius. Deben adherirse a las recomendaciones del fabricante para los medios de almacenamiento, respecto a las
condiciones ambientales especficas en las que los medios deben ser almacenados.
Nunca operar los lectores de medios en ambientes con altos niveles de partculas
en el aire.
19
20
Si se utiliza soporte ptico, limpiar peridicamente los medios pticos

para eliminar el polvo y otras partculas. Adems, limpie peridicamente
los lectores de medios para asegurar su funcionamiento.
Para proteger los discos de deformacin, no deben estar sujetos a presin y deben ser
almacenados en posicin vertical cuando no estn en la unidad de lectura del disco.
Las cintas magnticas deben ser rebobinadas bajo una tensin constante, por lo
menos, cada 2 aos. Anualmente, verificar el estado de una muestra del 3% de
todos los volmenes, para identificar cualquier prdida de datos y para descubrir
y corregir las causas de la prdida de datos.
Etiquetado de medios de almacenamiento: En las etiquetas de los medios de almacenamiento se sugiere incluir los siguientes identificadores:
Creador, organismo al que pertenece y fecha de creacin del medio.
Nombre del organismo y unidad responsable de los registros contenidos en el disco.
Equipamiento, sistema operativo y los programas computacionales necesarios
para acceder al ndice o la informacin en el disco,
Estndar de codificacin y versin,
Modelo de seguridad o restricciones de acceso
Nmero secuencial u otro identificador especfico que identifique el disco de la
serie de discos utilizados por el sistema,
Identificacin del disco como disco maestro, copia de seguridad o copia de respaldo.
Fechas de retencin de la informacin contenida en el medio de almacenaje.
Informacin sobre si hay copias almacenadas fuera del lugar.
La confidencialidad de los datos, quienes pueden acceder al ellos, quienes pueden
leer los datos y si los datos tienen diferentes modelos de confidencialidad (por
ejemplo: parte de los registros son pblicos y otra parte son confidenciales).
Si el disco u otro medio es muy pequeo para incluir toda la informacin en la
etiqueta, se debe establecer un sistema de codificacin que se pueda vincular a
un ndice que contiene toda la informacin. La documentacin relacionada con el
sistema de codificacin e ndice debe mantenerse durante el tiempo en que se
refiera a cualquier medio de almacenamiento etiquetado.
Respaldos de seguridad de la informacin del archivo:
Generar los procedimientos escritos para establecer la forma como se realizar
el reciclaje, destruccin, borrado y la reutilizacin de las copias de seguridad (respaldos) y sus medios de almacenamiento.
La documentacin de los procedimientos que se emplean para el respaldo de
cada serie de registros, en correspondencia al valor organizacional de las series
y su vulnerabilidad.
Proporcionar la capacidad mnima aceptable para la recuperacin de cada serie
de registros.
Prever la verificacin peridica de que los archivos y/o sistemas se pueden restaurar a partir del medio de respaldo, segn corresponda.
Respaldos de seguridad del sistema de archivo:
Los respaldos de seguridad no deben usarse como los registros del archivo. Las
copias de respaldo de seguridad deben ser creadas, conservadas y luego destruidas
de acuerdo a un calendario o poltica establecida por el archivo, con el fin de asegurar que se podr revertir una accin que resultara en la prdida de un registro,
por un tiempo limitado.
Las copias de respaldo de seguridad se generan expresamente con el propsito de
restablecer los sistemas informticos en caso de un desastre o dao accidental. El
contenido de la copia de seguridad no puede ser indexado, ya que no siempre son
representativos del orden o la estructura de los datos originales.
Calidad de los respaldos de seguridad (respaldos) del sistema de archivo: considerar

los tres factores que determinan la calidad de una poltica de respaldo de seguridad:
Persistencia. Esta mide lo bien que los medios de respaldo son capaces de almacenar datos de forma fiable. Cada medio tiene una tasa de errores; mientas menor
es esa tasa, mejor es el medio. La lnea base de la persistencia se puede mejorar
mediante la creacin de ms de una copia, manteniendo copias fuera del sitio o
en mltiples ubicaciones, la rotacin de los medios de respaldo y el control de las
condiciones ambientales.
Granularidad. Es la frecuencia con la que crean las copias de respaldo de seguridad. Un sistema en el que las copias de seguridad se crean cada da est ms
actualizado que aquel en el que se realizan semanalmente.
Duracin. Es el perodo de tiempo en que la copia de respaldo puede ser mantenida:
especficamente, la cantidad de tiempo que, despus de que se realiza un cambio
en el medio, ste permite que el cambio pueda ser recuperado.
Cambio de medios de almacenamiento:
Se deben copiar todos los registros electrnicos permanentes o de archivo en
nuevos soportes, antes que los medios de almacenamiento tengan 5 aos de edad,
independiente de que las especificaciones del fabricante prometan una vida ms
larga de los medios.
Copiar de inmediato a un nuevo medio electrnico de almacenamiento todos los
registros permanentes o archivos almacenados en un soporte que presente errores
permanentes por volumen.
Respaldo de registros de correos electrnicos: Es importante que los organismos pblicos consideren la seguridad de los correos electrnicos y desarrollen procedimientos
para garantizar su seguridad, de manera que no puedan ser alterados o eliminados,
intencionadamente o no. Los registros de correos electrnicos, almacenados en lnea,
deben ser respaldados regularmente, para protegerlos de los fallos del sistema, manipulacin o eliminacin.
1. FRANCAVILLA, Carlos. COBIT 5 Effective Enterprise Decision: Introduccin. Mayo de
2012. Disponible en: http://mba.americaeconomia.com/sites/mba.americaeconomia.
com/files/cobit5-introduccion.pdf
2. LIBRARY of Virginia. Electronic Records Guidelines. December, 2009.
3. SCOTT Crook, D. Best Practices for Employee Recordkeeping. Smith Hartvigsen PLLC.
Pg. 5.
4. UNITED Nations. State of North Carolina. Archival Process for Data and Image Preservation: The Management and Preservation of Digital Media.
5. UNITED Nations. State of North Carolina. Division of Historical Resources Archives and
Records Section/Government Records Branch. Security Backup Files as Public Records
In North Carolina: Guidelines for the Recycling, Destruction, Erasure, and Re-use of
Security Backup Files. 2002.
21
22
Normativa vigente:
4.2 GESTIN INTERNA DEL ARCHIVO

En este apartado se agrupan aquellas buenas prcticas que, si bien estn enmarcadas en
el funcionamiento del archivo, su definicin e implementacin afectan en forma transversal
todos sus procesos y garantizarn su continuidad operacional y mejoramiento continuo. Estas prcticas son competencia directa del Encargado de Archivo, apoyado por el Encargado
de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin y respaldado por el Jefe de Servicio.
4.2.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

encargados de archivo, que estas unidades documenten sus procesos y procedimientos,
a fin de facilitar la uniformidad en el cumplimiento de las tareas y actividades sin permitir
arbitrariedad, apoyar el entrenamiento de personal nuevo dentro de la unidad, controlar
los procedimientos de manera ordenada segn los puestos de responsabilidad y facilitar
la mejora continua de los procesos.
Recomendaciones:
1. Identificar y documentar todos los procesos, con sus respectivos procedimientos, que
realiza el archivo en funcin de su cometido institucional.
2. Es recomendable que, antes de documentar las actividades y/o tareas de cada procedimiento, ste sea contextualizado a travs de la inclusin de los siguientes componentes:
Identificacin del procedimiento: El nombre del procedimiento debe dar una idea clara
de su contenido para los miembros de la institucin.
Responsable del procedimiento: Es importante sealar el cargo de la(s) persona(s)
encargada(s) del procedimiento que se est describiendo. Resulta necesario para la
institucin asignar y reconocer responsables para cada procedimiento dentro de la
institucin.
Objetivo del procedimiento: Para poder identificar y caracterizar al procedimiento
es necesario conocer su objetivo, sealar lo que se quiere conseguir mediante ese
procedimiento.
Identificacin del proceso al cual pertenece: Establecer en el procedimiento un
identificador que permita la asociacin con el proceso respectivo al que pertenece.
forma especfica en que se realiza un proceso o parte de un proceso. Por lo tanto, todos
los procedimientos son parte de algn proceso. Es necesario, entonces, identificar a
qu proceso pertenece el procedimiento que se est describiendo.
3. Por su parte, al desarrollar el contenido del procedimiento, se deben considerar los
siguientes elementos:
Nombre y descripcin de las actividades: Cada procedimiento se compone de actividades consecutivas. Las actividades son las acciones realizadas para lograr los objetivos
del proceso. stas deben tener un nombre claro, con sustantivos que describan una
accin, tales como: autorizacin, verificacin, recepcin, recopilacin, entre otros.
En la descripcin de la actividad se debe sealar en qu consiste, empezando el texto
con un verbo en modo indicativo, tiempo presente, tercera persona singular. Por ejemplo: Autoriza, verifica, recopila, entre otros.
Es importante destacar que las actividades tienen un orden lgico en que deben ser
realizadas para que el procedimiento logre su objetivo. Por lo tanto, se recomienda
que al momento de describir las actividades, esta descripcin sea hecha en orden
cronolgico, asignndole un nmero a cada actividad.
23
24
Roles: Cada actividad requiere de personas o equipos que cumplan una funcin. La
funcin que cumple una persona (o un equipo de personas) en una actividad es un rol.
El rol no debe confundirse con la persona que lo ejecuta ni con el cargo.
Al documentar procedimientos, es posible identificar los siguientes tipos de roles:
ROLES
Usuarios
Proveedores
RESPONSABILIDADES
Quienes requieren los resultados (salidas) del proceso.
Quienes proveen los insumos (entradas) del proceso.
Ejecutores
Llevan a cabo las actividades especificadas del proceso.

Ejecutan los procesos siguiendo los procedimientos y las instrucciones
de trabajo.
Elaboran los registros que evidencian la ejecucin del proceso.
Supervisores
Supervisan las actividades especificadas del proceso.

Supervisan la ejecucin de las instrucciones de trabajo.
Revisan los registros que dan cuenta de las actividades desarrolladas y de
la conformidad con los requisitos.
Capacitan y apoyan tcnicamente a los ejecutores.
Auditores y/o
Revisores
Verifican si lo que hace en la prctica corresponde a lo que est descrito

en el procedimiento.
Recolectan la evidencia objetiva (registros) de la ejecucin de los procedimientos y las instrucciones de trabajo.
Detecan y analizan las desviaciones (o no-conformidades).
Revisan la ejecucin de acciones preventivas o correctivas.
Dueo
La persona (o equipo) responsable de la definicin y mantencin de un proceso.

Es el custodio del proceso.
Cabe destacar que una actividad dentro de un procedimiento puede tener uno o ms
roles asociados, por lo que es importante identificar los roles para cada actividad
descrita. Asimismo, es necesario que junto con el rol se seale el cargo o la persona
(o equipo) que asume ese rol, ya que un cargo o una persona puede realizar ms de
un rol en un procedimiento.
Plazo establecido para la ejecucin de cada actividad: Al documentar los procedimientos es necesario llevar un control de plazos que permita visualizar oportunidades de
mejora. Al diagnosticar y disear (o redisear) procedimientos es elemental sealar
los plazos establecidos para cada actividad.
Identificacin de herramientas y/o documentacin utilizada en la ejecucin de cada
actividad: Tanto las herramientas como los documentos son instrumentos de apoyo
para la aplicacin de las metodologas y tcnicas en cada actividad.
Las herramientas pueden corresponder a competencias, habilidades, conocimientos
y experiencias requeridas para realizar la tarea, as como instrumentos tecnolgicos
que sean necesarios para llevar a cabo la actividad.
La documentacin debe ser de referencia para la actividad descrita. Pueden ser oficios,
leyes, reglamentos, as como manuales, guas, entre otros, que sean necesarios para
poder desarrollar la actividad.
4. Una vez descrito un procedimiento, resulta valioso emplear un modelo que represente
grficamente la secuencia de actividades y decisiones que tienen lugar en su ejecucin,
como por ejemplo un diagrama de flujo.
1. CAAS M., John Jairo; ATEHORTA A., Marcela; ORREGO G., Mnica. Gua metodolgica para la implementacin de un sistema integrado de gestin de calidad. Monografa
para optar al ttulo de Especialista en Alta Gerencia con nfasis en Calidad. Medelln:
Universidad de Antioqua, Facultad de Ingeniera, 2005. 82 p.
2. SHAPIRO, Janet; RUBI, Leticia [trad]. Herramienta de planificacin estratgica.

Washington DC; CIVICUS, Alianza Mundial para la Participacin Ciudadana, [1993?]. En
lnea: http://www.civicus.org/new/media/Planificacion%20strategica.pdf
3. COMISIN de Probidad y Transparencia. Gua Metodolgica: Programa de Mejoramiento
de la Gestin Sistema de Acceso a la Informacin Pblica 2011. En lnea: http://pmgsaip.
leydetransparencia.cl/documentos/guia_metodologica_2011.pdf
Normativa vigente:
ISO 30300:2011. Information and documentation - Management systems for records.
ISO 15489-1:2001. Information and documentation - Records Management.
25
26
4.2.2 UTILIZACIN DE ESTNDARES INTERNACIONALES

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la bibliografa consultada y a los resultados de la fase cualitativa de la encuesta de archivos pblicos, que la gestin, procesos
y procedimientos de archivo, consideren los lineamentos y directrices que entregan las
normas y estndares internacionales sobre gestin de documentos.
Recomendaciones:
1. Es recomendable que al momento de disear o redisear un sistema de gestin de
documentos y archivos institucional se consideren los lineamientos y directrices de:
ISO 30300:2011. Information and documentation - Management systems for records
- Fundamentals and vocabulary.
ISO 30301:2011. Information and documentation - Management systems for records
- Requirements.
ISO 15489-1:2001. Information and documentation - Records Management - Part 1:
General.
ISO 15489-2:2001. Information and documentation - Records Management - Part 2:
Guidelines.
2. Se sugiere considerar los siguientes estndares para los procedimientos de organizacin y descripcin de los documentos de archivo:
ISO/TR 26122:2008. Information and documentation - Work process analysis for records.
ISO 23081-1:2006. Information and documentation - Records management processes
- Metadata for records - Part 1: Principles.
ISO 23081-2:2009. Information and documentation - Managing metadata for records
- Part 2: Conceptual and implementation issues.
ISO 23081-3:2011. Information and documentation - Managing metadata for records
- Part 3: Self-assessment method.
International Council on Archives. ISDF International Standard for Describing Functions
(2007).
International Council on Archives. ISDIAH. International Standard for Describing
Institutions with Archival Holdings (2008).
International Council on Archives. ISAD (G). General International Standard Archival
Description. Second Edition (1999).
International Council on Archives. ISAAR (CPF). International Standard Archival
Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families. Second Edition (2003).
3. Es recomendable para la gestin de documentos electrnicos y digitales se consideren
los lineamientos y directrices de:
ISO/TR 13028:2012. Information and documentation - Implementation guidelines for
digitization of records.
ISO 16175-1:2010. Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 1: Overview and statement
of principles.
ISO 16175-2:2011. Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 2: Guidelines and functional
requirements for digital records management systems.
ISO 16175-3:2010. Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional
requirements for records in business systems.
CECA-CEE-CEEA. Moreq2, Model requirements for the management of electronic
records. 2010.
International Council on Archives. ICA Study 8 - Guide for Managing Electronic Records
from an Archival Perspective. (1997).
DLM-FORUM. Guidelines on best practices for using electronic information: How to deal
with machine-readable data and electronic documents (1997).
1. ESPAA. Secretara de Estado de Cultura. Recursos archivsticos para profesionales e investigadores. En lnea: http://www.mcu.es/archivos/CE/RecProf/Recursos
Profesionales.html
Normativa vigente:
No aplica.
27
28
4.2.3 PLANES ESTRATGICOS E INDICADORES

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la literatura existente y a los resultados
de la fase cualitativa de la encuesta de archivos pblicos, que los encargados de archivos
de organismos pblicos diseen e implementen planes estratgicos e indicadores que
caractericen y den cuenta de la gestin del archivo a la Alta Direccin de la institucin.
Recomendaciones:
1. Elaborar un plan estratgico a corto o mediano plazo, que permita identificar las metas, acciones, tareas, responsables, mecanismos de control y dificultades que podran
encontrarse en la ejecucin del plan. Este plan debe ser concordante con la Poltica Institucional de Gestin de Documentos y Archivos (Buena Prctica 4.4.1.), transformndose
en el principal medio de su implementacin
2. Se recomienda que antes de disear el plan se hayan desarrollados los procedimientos
de todos los procesos de archivo.
3. El plan debiera dar cuenta de:
Objetivo general y objetivos especficos, as como metas que estn orientadas a
superar brechas detectadas.
La gradualidad de la implementacin de los objetivos definidos.
Recursos e informacin relacionada con el seguimiento del plan, as como su grado
de disponibilidad.
Acciones de capacitacin del personal involucrado.
4. Luego de haber definido los objetivos generales y especficos del plan, se deben
proyectar actividades que lleven al cumplimiento de estos. Para facilitar el monitoreo,
estas actividades deben verse reflejadas en un Cronograma de Trabajo Anual junto con
mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos.
5. Con respecto a indicadores, se recomienda llevar un registro de los principales datos
de gestin del archivo. Algunos datos valiosos para medir el desempeo del archivo son:
Metros lineales del fondo documental.
Tasa de crecimiento anual, expresado en porcentaje y metros lineales.
Nmero de descripciones efectuadas.
Nmero de solicitudes de informacin a travs de solicitudes de acceso a la informacin pblica, y nmero de transacciones internas.
Nmero de consultas al sistema de gestin de archivos automatizado.
Nmero de ingresos al archivo fsico.
Nmero de depsitos existentes.
Nmero de servicios ofrecidos.
Nmeros de funcionarios de la unidad.
6. Con el principal objetivo de afinar el plan estratgico, se recomienda utilizar los datos
recopilados en la construccin de indicadores de:
Eficacia, ejemplos:
Gastos reales/gastos presupuestados.
Nmero de descripciones efectuadas/nmero de descripciones esperadas.
Eficiencia, ejemplos:
Nmero de descripciones efectuadas/nmero de funcionarios asignados a la tarea.
Nmero de documentos preparados para transferencia/ Nmero de funcionarios
asignados a la tarea en un tiempo dado.
Nmero de transferencias regulares/Nmero de transferencias previstas.
Excelencia, ejemplos:
Tiempo de respuesta de un servicio.
Nivel de satisfaccin del usuario.
Nmero de reclamos sobre el servicio ofrecido
1. UNE 66175:2003. Sistemas de gestin de calidad. Gua para la implementacin de
sistemas de indicadores. Disponible en: http://www.eticayempresa.com/archives3/
guiaindicadores.pdf . Consultada 28/08/2012.
2. NUEZ, Fernndez, Eduardo. Los indicadores de gestin en los servicios de archivos
de las administraciones locales. Crdoba: mesa de trabajo de archivos de administracin
local, 2006. http://www.ssreyes.org/acces/recursos/doc/Nuestra_ciudad/Mesa_archivos/
Trabajos_complementarios/1204123415_183200913552.pdf Consultada 18/08/2012.
Normativa vigente:
No aplica.
29
30
4.2.4 ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la literatura existente, que los archivos
pblicos gestionen sus documentos electrnicos integralmente, generando procedimientos
de administracin, respaldo, mantencin y consulta; de forma de garantizar su integridad
electrnica y facilitando su incorporacin a los fondos documentales administrados por
el archivo institucional.
Recomendaciones:
1. Establecer un conjunto de polticas y estrategias generales que faciliten la gestin
de documentos a lo largo de su ciclo de vida y que incorporen una serie de requisitos
archivsticos desde el momento en que se disean los sistemas informticos.
2. Se debe propender a regular los requisitos archivsticos que han de reunir los documentos electrnicos y los sistemas que los producen y gestionan, considerando:
La confiabilidad, la autenticidad y la integridad, garantizada mediante medidas de
seguridad, control de acceso, identificador nico de los documentos, metadatos de
creacin de cada documento, proteccin contra cambios o eliminacin de documentos
y/o determinados metadatos, metadatos de gestin y metadatos que vinculen el documento con la operacin en que fue producido y con otros documentos relacionados.
Con el fin de mantener la integridad de los registros, los organismos deben seguir las
mejores prcticas en tecnologas de la informacin, para la conservacin de datos.
Los sistemas deben asegurar lo siguiente:
La identidad del creador del registro sea verificable.
Existan restricciones en cuanto a permisos para leer y editar documentos.
Se establezcan auditoras peridicas del sistema.
Se incluya la comprobacin de datos y correccin de errores en la transmisin de datos
Producir regularmente copia de seguridad de los datos.
Actualizacin peridica de los datos de medios de almacenamiento fuera de lnea
para evitar la prdida de datos debido a la degradacin de los medios.
La confiabilidad de los documentos y de los sistemas de archivo, fijada mediante la
incorporacin de los documentos al sistema por medios automticos o semiautomticos, la incorporacin inmediata o poco despus de la accin que le ha dado origen
al sistema de archivo y la disponibilidad de pistas de auditora para verificar peridicamente posibles irregularidades en el funcionamiento del sistema.
La conservacin de los documentos, materializada en metadatos de nombre y versin
de formatos de datos, identificacin del software con el que fue producido o modificado,
establecimiento de procedimientos controlados de conversin en el caso de modificaciones de software, la exportacin a formatos abiertos de conservacin sin que los
documentos pierdan caractersticas esenciales de contenido, estructura y contexto.
Otro aspecto archivstico bsico es la identificacin y valoracin de las series documentales en el que se fundamenta la gestin de los documentos electrnicos. La
valoracin de los documentos electrnicos no se limita a establecer un plazo de conservacin, sino que asume el compromiso de definir las condiciones de conservacin.
Para las series documentales ms importantes, en especial para aquellas con valor
archivstico perpetuo o legal, se deben establecer especificaciones relativas a:
La frecuencia de respaldo
Envo de copias fuera de las instalaciones
Cundo se crearn copias duplicadas
El tipo de medio a utilizar.
Las disposiciones necesarias para verificar que los archivos o todo el sistema de archivo
se puede restaurar desde los medios de respaldo de seguridad.
3. En particular, se debe tender a definir directrices especficas respecto de:
Documentos ofimticos1, garantizando el valor de evidencia de los documentos que se
gestionan con aplicaciones ofimticas a travs de directrices en la creacin, gestin,
archivado y conservacin de los documentos generados por stas.
Bases de datos, creando y manteniendo un inventario lo ms exhaustivo posible de stas.
Correo electrnico, definiendo claramente los criterios y procedimientos que se han
de aplicar por parte de los usuarios finales a la hora de seleccionar, clasificar, archivar
y conservar los mensajes de correo que constituyan documentos de archivo y sirvan
de evidencia de las transacciones y actividades de la organizacin.
Sitios web, especificando algunas directrices generales y otras adaptables a los diversos tipos de sitios web, entre los que se incluyen, en su manifestacin ms simple, las
colecciones de documentos estticos publicados en un servidor con sus hiperenlaces;
hasta complejos sitios web interactivos que ofrecen contenidos dinmicos y pginas
asociadas a diferentes aplicaciones informticas.
Redes sociales: Debe considerarse que todos los comentarios o mensajes publicados
a travs de cuentas de los organismos pblicos, no son privados; por esta razn, los
organismos pblicos deben mantener una copia de los contenidos de sus sitios de
medios sociales virtuales y sus actualizaciones durante el perodo definido para la
mantencin de la informacin pblica, con el fin de garantizar el cumplimiento de la Ley
de Transparencia y proporcionar el nivel requerido de acceso pblico a esta informacin.
1. ARCHIVO Universitario de Granada. Buenas prcticas administrativas y archivo electrnico. En Lnea: http://es.scribd.com/doc/83168405/Buenas-practicas-administrativasy-archivo-electronico.
2. DoD 5015.02-STD. Electronic Records Management Software Applications Design
Criteria Standard, April 25, 2007
3. INTERNATIONAL Council on Archives. Principles and functional requirements for records in digital office environments, Module 1. Digital Recordkeeping Standard. Section
Two. August 2010.
4. LIBRARY of Virginia. Electronic Records Guidelines. December, 2009.
5. UNITED Nations. Archives and Records Management Section. Managing emails as
Records. http://archives.un.org/ARMS/content/managing-emails-records.
6. UNITED Nations. State of North Carolina. Archival Process for Data and Image Preservation: The Management and Preservation of Digital Media.
7. UNITED Nations. State of North Carolina. Division of Historical Resources Archives and
Records Section/Government Records Branch. Security Backup Files as Public Records
In North Carolina: Guidelines for the Recycling, Destruction, Erasure, and Re-use of
Security Backup Files. 2002.
La ofimtica es el conjunto de herramientas informticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar,
automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados. Las herramientas ofimticas permiten idear, crear,
manipular, transmitir y almacenar informacin necesaria en una oficina.
31
32
Normativa vigente:
4.2.5 IMPLEMENTACIN DE FIRMA ELECTRNICA

Se considerar una buena prctica de acuerdo a la normativa vigente y la bibliografa
consultada, que los documentos administrativos electrnicos, y aquellos susceptibles de
formar parte de un expediente, tengan siempre asociada al menos una firma electrnica
de acuerdo con la normativa aplicable para garantizar su autenticidad e integridad.
Recomendaciones:
Todo proyecto de implementacin de firma electrnica, ya sea simple o avanzada, debe
respetar las directrices establecidas en la normativa vigente aplicable (Ley de Firma
Electrnica y su respectivo reglamento). Sin embargo, a continuacin se entregan algunas
recomendaciones para el desarrollo de un proyecto exitoso de implementacin de firma
electrnica en una institucin:
1. Catastrar los procesos con intercambio de documentos: Es necesario realizar un
catastro de todos aquellos procesos dentro de la institucin que requieren de intercambio de informacin a travs de documentos, ya sea bajo la forma de oficios, decretos,
resoluciones, memorandums, licitaciones, bases, especificaciones, etc., o cualquier otro
documento que sea intercambiado en formato papel.
2. Escoger un proceso susceptible de ser automatizado: La idea en este punto es analizar
qu procesos son automatizables (es decir, cules son susceptibles de ser transformados
para reemplazar los documentos en papel por documentos electrnicos), y escoger cul
de ellos ser implementado a travs de alguno de los modelos de firma electrnica. Esta
decisin debe tomarse basada en criterios como:
En qu partes del proceso se requieren autorizaciones, vistos buenos, toma de
conocimiento o cualquier otra operacin que pueda ser homologada como la firma
electrnica de una persona determinada.
Cuntas personas deben intervenir en el proceso.
Cabe mencionar que el artculo 39 del Reglamento de Firma Electrnica define claramente una orientacin al interior de la administracin del Estado: privilegiar el uso de
la Firma Electrnica Simple en los Documentos Electrnicos, excepto en aquellos casos
claramente establecidos.
Escoger la tecnologa a utilizar: En este punto, debe escogerse la tecnologa a utilizar
para implementar el proceso escogido, basado en los recursos disponibles.
3. Planificar la automatizacin del proceso: Es en este punto en que se debe planificar
la automatizacin del proceso, de acuerdo con los recursos disponibles, la cantidad
de personas involucradas, etc. Algunos de los puntos que deberan estar presentes en
cualquier planificacin son (en el orden en que deberan realizarse):
Formacin o adquisicin de las capacidades necesarias en el rea de informtica (o
en el grupo de personas que realice soporte informtico al interior de la institucin).
Instalacin de la plataforma tecnolgica necesaria.
Capacitacin a todos los usuarios finales, que incluya:
Cmo firmar a travs de la tecnologa escogida.
Cmo verificar la firma de una persona determinada.
Cmo cambia el proceso que est siendo automatizado, al ser implementado a
travs del modelo de firma escogido.
33
34
4. Ejecutar la planificacin y evaluar la ejecucin: Dentro de la ejecucin, es necesario

no olvidar la evaluacin de todo el proceso de automatizacin. Como resultado de la
evaluacin, siempre es deseable contar con mtricas que indiquen de manera objetiva
cmo cambi el proceso que fue intervenido. Por ejemplo, tomar lnea base y luego el
impacto generado por la implementacin de firma electrnica en tiempo de tramitacin,
costo de impresin, etc.
1. CHILE. Ministerio Secretara General de la Presidencia. Modelos de Firma Electrnica
Simple para la Administracin Pblica: Base tcnica para comprender la aplicacin e
implementacin de los modelos sugeridos por el Comit de Firma Electrnica Simple.
Santiago, Proyecto de Reforma y Modernizacin del Estado. Disponible en http://www.
modernizacion.gob.cl/assets/doc/modelos-de-firma-electronica.pdf
2. ESPAA. Ministerio de Poltica Territorial y Administracin Pblica. Gua de Aplicacin
de la Norma Tcnica de Interoperabilidad: Documento Electrnico. Madrid, ENI, octubre
2011. 53 p. Disponible en: http://www.mpt.gob.es/dms/es/publicaciones/centro_de_publi
caciones_de_la_sgt/GUIAS_NTI/text_es_files/Guia_documento-electronico-INTERNET.pdf
Normativa vigente:
4.2.6 LEVANTAMIENTO DE FLUJOS DOCUMENTALES

Se considerar una buena prctica de acuerdo a la bibliografa consultada, realizar un
levantamiento e identificacin de la totalidad de los formularios y documentos presentes
en la organizacin, para poder establecer los diferentes flujos documentales.
Recomendaciones:
Se recomienda tomar en consideracin los siguientes aspectos:
a) Plantillas de Tipos Documentales, define el formato, la estructura y el contenido
mnimo requerido en cada tipo documental.
b) Formulario Conductores, define el formulario que contiene un conjunto de datos a
completar, principalmente aquellos relacionados a los metadatos.
c) Flujos documentales para la tramitacin, actividades y responsabilidades asociadas
a cada documento.
d) Flujos documentales para el ingreso y salida desde Oficina de Partes.
e) Integracin con los sistemas de informacin.
ISO 30300:2011. Information and documentation - Management systems for records Fundamentals and vocabulary.
ISO 30301:2011. Information and documentation - Management systems for records Requirements.
ISO 15489-1:2001. Information and documentation - Records Management.
Normativa vigente:
3. Ley N 19.880. Captulo II, artculo 18. Establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los rganos de la administracin del Estado. Diario Oficial
de la Repblica de Chile, Santiago, Chile, 29 mayo de 2003.
35
36
4.2.7 DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la bibliografa consultada, que los
archivos pblicos implementen planes de digitalizacin de sus fondos documentales.
Recomendaciones:
1. La justificacin de la digitalizacin debe ser cuidadosamente alineada con los objetivos
de la organizacin, considerando los costos orientados a mejorar la capacidad de la
organizacin para llevar a cabo sus funciones.
2. El proyecto de digitalizacin deber indicar claramente los beneficios y los costos
asociados, los recursos comprometidos deben ser realistas y sustentables en el tiempo.
3. Se debe definir el alcance del proyecto que considere, entre otros aspectos: identificacin de los gestores del proyecto dentro de la organizacin, los objetivos, la escala, el
tamao y las limitaciones del proyecto;
4. Los formatos deben ser de cdigo abierto, cuyas especificaciones tcnicas disponibles
sean de dominio pblico, o ser ampliamente conocidos dentro del sector correspondiente.
Deben ser compatibles por numerosas aplicaciones de software y sistemas operativos y
ser capaz de ser ledo mediante la utilizacin de un plug-in de visualizacin fcilmente
disponible si el software de produccin especfica no est disponible para todos los usuarios.
5. El proceso de digitalizacin debe estar acompaado o dirigido por personal profesional
y tcnico para apoyar la toma de decisiones.
6. Antes de la digitalizacin, hay que considerar los derechos de autor de terceros u otras
limitaciones inherentes en el documento a digitalizar.
7. Evaluar el soporte original, para tomar la decisin de cul es la mejor tcnica de
digitalizacin.
8. Crear mtodos para aquellos documentos que contienen anotaciones manuscritas,
comentarios editoriales hechos en el margen de un libro, pintura blanca opaca, o reas
resaltadas y para distinguir entre los registros de la fuente original y fotocopias
9. Los documentos deben prepararse fsicamente para la digitalizacin. Este proceso
incluye controles de salida e inventario y puede incluir la eliminacin de corchetes y otros
elementos de sujecin, eventuales desempastados, planchado y reparacin de pginas,
por lo que debe considerarse el impacto que puede tener en el documento original.
10. Las opciones para el almacenamiento de los metadatos se sugiere realizar de acuerdo
con los principios establecidos en la norma ISO 23081 de Metadatos para los documentos.
11. Se recomienda establecer las caractersticas tcnicas y formatos para la digitalizacin
de imgenes de archivo maestro y con fines de publicacin, de acuerdo con los tipos de
documentos que se digitalizarn y de los medios de visualizacin que emplear el archivo.
1. DIRECTRICES para proyectos de digitalizacin de colecciones de colecciones y fondos
de dominio pblico, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos.
IFLA; ICA, 2002.
2. S-6 ARCHIVES New Zealands standard for digitising non-electronic records for recordkeeping purposes and retention of non-electronic records in electronic form only.
Disponible en: http://archives.govt.nz/advice/continuum-resource-kit.
3. RECOMENDACIONES para la digitalizacin de documentacin manuscrita: creacin,

conservacin y difusin de archivos digitales. Bergara: Gobierno Vasco, 2007.
4. LIBRARY of Virginia. Electronic Records Guidelines. Diciembre de 2009.
5. ARIZONA State Library, Archives and Public Records. Managing Public Records Sent
and Received Via Electronic Mail.
6. ARCHIVOS de Castilla y Len. Recomendaciones para la digitalizacin de documentos
en los Archivos. 2011.
7. NORTHEAST Document Conservation Center. Handbook for Digital Projects: A Management Tool for Preservation and Access. July 2001
8. CORNELL University. Digital Imaging Tutorial. Disponible en: http://www.library.cornell.
edu/preservation/tutorial-spanish/contents.html
9. ISO 23081-1:2006. Information and documentation - Records management processes,
Metadata for records.
Normativa vigente:
No aplica
37
38
4.2.8 DIFUSIN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS PROPORCIONADOS POR EL ARCHIVO

encargados de archivo, que estas unidades diseen e implementen un plan de difusin
de los procedimientos, normas, servicios y productos proporcionados por el archivo
institucional a los usuarios institucionales.
Recomendaciones:
1. Difundir la existencia de los archivos institucionales, a travs de material impreso
y/o, charlas formales o informales, crear un sitio web en donde se den a conocer los
procedimientos, productos y servicios del archivo. Difundir los materiales histricos que
posea el archivo a la comunidad a travs de exposiciones, visitas guiadas o conferencias.
2. Proporcionar capacitacin a las diferentes unidades generadoras de informacin sobre
los procedimientos y tratamiento de la documentacin.
3. Proveer distintos medios de consulta: presencial (usuario interno) con espacios adecuados, web o intranet, chat, correo electrnico, telfono, etc.
1. CRUZ Mundet, Jos Ramn, (dir.). Administracin de documentos y archivos. Textos
fundamentales. Madrid: Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de
Documentos (CAA), 2011.
2. TAYLOR, Hugh A. Los servicios de archivo y el concepto de usuario: Estudio RAMP.
Pars: Unesco, 1984.
Normativa vigente:
No aplica
4.3 PROCESO DE INCORPORACIN Y ORGANIZACIN

En este apartado se agrupan aquellas buenas prcticas que permitirn optimizar el proceso de
incorporacin y organizacin de documentos de archivo, el que engloba todas las actividades
relacionadas con el ingreso de un documento al Archivo, desde las unidades productoras de
la institucin, as como las actividades de clasificacin, ordenacin y descripcin de dichos
documentos para su posterior recuperacin.
4.3.1 FORMATOS PARA TIPOLOGAS DOCUMENTALES

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la normativa vigente y la bibliografa
consultada, que los documentos oficiales de la institucin utilicen formatos definidos, a
fin de facilitar su elaboracin y organizacin en el archivo.
Recomendaciones generales:
Estandarizacin de:
Ubicacin del logo oficial de la institucin y de la organizacin a la cual pertenece.
Tipografa y tamao de letra a utilizar.
Numeracin de pginas.
Tamao de mrgenes.
Recomendaciones para la elaboracin de Oficios (ver ejemplo en Anexo 1):
1. Margen superior derecho a la misma altura del logo: se sealar la clasificacin del
documento y el nmero correspondiente:
ORD. N _______________/
2. A continuacin se enumerarn el o los antecedentes que correspondan, de la siguiente
forma:
ANT.: ORD. N 78, de 15 de octubre de 2011 de la Comisin Nacional de Riego.
3. Enseguida ir la materia de que se trata en el documento, en forma resumida:
MAT.: Invita a seminario de tcnicas de riego en zonas ridas.
4. Cuando el documento incluya documentos anexos se consignar de la siguiente forma:
INCL.: Tres formularios de evaluacin de desempeo.
5. A continuacin de la ltima lnea de la MAT., se pondr el lugar geogrfico de origen
del documento y la fecha de despacho:
Santiago, 14 de marzo de 2012
6. Tres lneas ms abajo, y partiendo del margen izquierdo, se indicar la autoridad que
expide el documento, y dos lneas despus, la autoridad a la que se dirige:
DE: MINISTRO DE OBRAS PBLICAS
A: MINISTRO DE MINERA
7. A continuacin, dejando tres lneas en blanco, se colocar el contenido del documento
u oficio, en forma clara, precisa y concisa, numerando los prrafos. Se pondrn tantos
nmeros como conceptos contenga el oficio, separados por un espacio:
1.
2.
3.
etc.
39
40
8. El oficio tratar de una sola materia. Dos o ms materias darn lugar a la confeccin
de otros tantos documentos.
9. El oficio terminar con, tres lneas ms abajo del ltimo prrafo del contenido del
documento:
Saluda a Ud., (o lo que corresponda)
10. El pie de firma, colocado cerca del margen derecho, contendr en lneas sucesivas:
Un nombre y dos apellidos. (Todo con mayscula).
Profesin, especialidad o categora del firmante.
Cargo que desempea.
11. Las iniciales de la autoridad que orden la confeccin del oficio, o las del responsable del mismo irn, junto con las de quien lo elabor, en el margen izquierdo y abajo en
maysculas. Las iniciales del responsable de la digitacin del documento se consignarn
en minscula:
PVR/TGL/ash
12. En la Distribucin se sealarn los Organismos a los cuales se enva el documento
o copia:
Distribucin:
- Sr. Ministro de Minera
- Sr. Subsecretario de Minera
- Unidad Estratgica Ministerial. Ministerio del Interior
- Archivo
13. Bajo la ltima unidad administrativa de distribucin se consignar la unidad productora
(creadora del documento) de la siguiente forma:
Unidad Administrativa productora: Divisin Legal
14. El tamao de papel a utilizar ser carta: 21,59x27,94 cm.
Recomendaciones para la elaboracin de Resoluciones Exentas (ver ejemplo en Anexo 2):
1. En el margen superior derecho a la misma altura del logo: se sealar la materia de
que trata la resolucin de la siguiente forma:
Aprueba bases administrativas y tcnicas denominadas Digitalizacin de documentacin
del Ministerio de Educacin.
2. A continuacin de la ltima lnea de la suma, y tres lneas despus, se pondr el lugar
geogrfico de origen del documento y la fecha de despacho:
Santiago, 25 de mayo de 2012
3. Tres lneas ms abajo se consignar en mayscula el tipo de documento y su carcter
exento, entre parntesis y la numeracin del documento:
RESOLUCION (E) N _____________/
4. Posteriormente, dejando tres lneas en blanco en forma centrada al texto, se indicaran
los documentos que se tuvieron a la vista para confeccionar la resolucin:
VISTOS:
5. A continuacin, dejando tres lneas en blanco, se citarn o mencionarn normas en
los vistos2, de la siguiente forma:
El Decreto con fuerza de Ley N 1.122, de 1981, del Ministerio de Justicia, que aprueba
el Cdigo de Aguas;
Vistos corresponde a la cita de las disposiciones legales o reglamentarias que determinan la dictacin de la
resolucin y las competencias del OAE.
La Ley N 18.575, Orgnica Constitucional de Bases Generales de la Administracin

del Estado, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado, fue fijado por el D.F.L.
N 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretara General de la Presidencia;
6. Posteriormente, se enumeran los considerandos de la resolucin de la misma forma
sealada anteriormente:
1. QUE, este Servicio ha identificado un conjunto de documentacin generada por
diversas unidades productoras institucionales.
2. QUE, con la puesta en marcha de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica se ha registrado un aumento considerable de requerimientos ciudadanos
relacionados a copia de documentacin generada por el Servicio en funcin de sus
obligaciones legales.
7. Seguidamente, dejando tres lneas en blanco en forma centrada al texto se colocar
la palabra:
RESUELVO:
8. A continuacin, dejando tres lneas en blanco, se numerarn los resuelvos de la resolucin que sean necesarios, dejando un espacio entre cada lnea:
1 APRUBANSE las bases administrativas y tcnicas de licitacin de servicios generales
denominadas Digitalizacin de documentacin del Ministerio de Educacin.
9. El pie de firma, colocado cerca del margen derecho, contendr en lneas sucesivas:
Un nombre y dos apellidos. (Todo con mayscula)
Profesin, especialidad o categora del firmante
Cargo que desempea
10. Tres lneas ms abajo del pie de firma, se consignarn las rdenes de tramitacin en
relacin a la resolucin y que depender de la naturaleza de los resuelvos, por ejemplo:
ANTESE, NOTIFQUESE Y ARCHVESE
11. Las iniciales de la autoridad que orden la confeccin de la resolucin, o las del
responsable de la misma irn, junto con las de quien lo elabor, en el margen izquierdo
y abajo en maysculas. Las iniciales del responsable de la digitacin del documento se
consignarn en minscula:
KLM/JFG/GDS/tav
12. Bajo las iniciales de los responsables de la resolucin se consignar la unidad productora (creadora del documento) de la siguiente forma:
- Unidad Administrativa productora: Seccin Adquisiciones
13. El tamao de papel a utilizar ser 8,5x13 cm.
Recomendaciones para la elaboracin de Decretos Supremos (ver ejemplo en Anexo 3):
1. Las recomendaciones correspondientes a un Decreto Supremo sern las mismas,
en trminos generales, que se han sealado para una Resolucin Exenta, salvo en los
siguientes campos de informacin:
Tipo de documento: Decreto.
Acciones a seguir en relacin a lo decretado.
En la parte resolutiva colocar DECRETO.
1. CHILE. Ministerio del Interior. Decreto Supremo N 291 Fija Normas para la Elaboracin de Documentos. Santiago, 1974.
2. CHILE. Gobierno de Chile. Manual de marca; versin 2.0. Santiago, 2011.
41
42
3. FERNNDEZ Gil, Paloma. Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas

municipales. 2a ed. Granada, CEMCI, 1999. 223 p. Disponible en: http://www.arxivers
valencians.org/doc/manualarchivosgestion.pdf
Normativa vigente:
No aplica. El Decreto Supremo N 291 citado como bibliografa, ha sido tcitamente
derogado por la Ley de Transparencia, al habilitar la clasificacin de los documentos
como Secreto o Reservado, al momento de su elaboracin.
4.3.2 ELABORACIN Y MANTENCIN DE PLANTILLAS DE DOCUMENTOS

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la bibliografa consultada y a la opinin
de encargados de archivo, que los organismos pblicos establezcan plantillas electrnicas
para cada formato documental definido, de tal forma de agilizar la elaboracin de documentos, otorgar mayor consistencia a los documentos producidos por el organismo, facilitar
la identificacin de los distintos tipos de documentos y reforzar la imagen corporativa.
Recomendaciones:
1. Los formatos sobre los que se elaboren plantillas electrnicas de documentos deben
estar debidamente consensuados por la organizacin.
2. Las plantillas deben respetar todas las indicaciones de imagen, tipografa, color,
espacios, etc. establecidos para el documento.
3. Se recomienda establecer un nmero limitado de plantillas, a fin de que no se cree
confusin respecto de su uso. Idealmente, proporcionar una breve descripcin del uso
de la plantilla de documento. Por ejemplo: Informe de Transparencia: documento para
presentar el resultado de las mediciones mensuales de los indicadores establecidos para
Transparencia Activa y Gestin de Solicitudes.
4. Las plantillas deben estar disponibles en los sistemas de gestin documental de la
institucin o, al menos, en intranet o directorios/repositorios de uso compartido en red.
5. Fijar criterios y plazos para la mantencin de plantillas. Deben establecerse los controles necesarios para evitar la disponibilidad de plantillas obsoletas.
6. Adems de las plantillas, se recomienda conservar la ltima versin de los documentos
de actualizacin peridica.
7. Se recomienda que las plantillas estn de acuerdo a los requisitos establecidos por la
norma ISO 9001:2008 sobre control documental.
1. ARCHIVO Universidad de Granada. Buenas prcticas administrativas y archivo electrnico.
Disponible en: http://es.scribd.com/doc/83168405/Buenas-practicas-administrativas-yarchivo-electronico.
Normativa vigente:
No aplica.
43
44
4.3.3 CUADRO DE CLASIFICACIN

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la normativa vigente y la literatura
existente, que los organismos pblicos elaboren un cuadro de clasificacin documental
que permita realizar una gestin de archivos normalizada y que responda a la estructura
jerrquica y lgica que refleje las actividades de la institucin y las funciones que generan
la creacin o recepcin de los documentos.
Recomendaciones:
1. Identificar el rol y funcin de la organizacin a la cual presta servicio el archivo, su
estructura, aspectos legales e histricos, normativa, polticas y procedimientos internos
institucionales, que repercuten en el flujo documental institucional. Capturar la misin,
visin y valores institucionales. Se pueden utilizar como herramientas en este diagnstico,
la entrevista y el cuestionario.
2. Analizar las actividades que efecta cada unidad de la institucin, las relaciones internas
entre ellas y el flujo de comunicaciones y documentacin generada, recibida o requerida.
3. Conocer las tipologas documentales utilizadas y generadas por cada unidad, responsabilidades de cada unidad sobre cada documento, soportes de los documentos y programas
computacionales utilizados. Que permita, determinar los requisitos que requieren los
documentos que utilizan o generan las unidades en el ejercicio de sus funciones.
4. Elaborar un primer borrador de un cuadro de clasificacin que permita clasificar los
documentos de la institucin en una estructura lgica y ordenada de acuerdo al tipo de
institucin y su historia.
1. TOBOADA Cardoso, Federico y NIELSEN de Allende, Mnica. Archivstica y normalizacin: norma ISO 15489.
2. INTERNATIONAL Stardard Organization. ISO 15489-1 Information and documentation:
records management: Part I. General. Geneve; ISO, 2001.
3. INTERNATIONAL Stardard Organization. Information and documentation: records
management: Part II. Guidelines. Geneve; ISO, 2001.
Normativa vigente:
No aplica.
4.3.4 CONFORMACIN DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la normativa vigente, que los organismos pblicos tiendan a la conformacin de expedientes administrativos en sus fondos
documentales, que permitan disponer de todos los documentos relacionados a un trmite
en un mismo lugar.
Recomendaciones:
1. Utilizar una estructura lgica, coherente y cronolgica, ordenndose los documentos
de acuerdo con el procedimiento que le dio origen para el cual se requiere.
2. Los criterios de formacin del expediente debern ser uniformes.
3. Deber integrar cada documento en su expediente en cuanto se recepciona en el
archivo, ya que transcurrido un tiempo el documento se puede traspapelar.
4. Los documentos que integran los expedientes debern estar numerados como medida de seguridad de que todos los documentos, en su caso relacionados en un ndice,
se encuentran en el expediente.
5. Los expedientes con informacin reservada o confidencial deben estar identificados
por medio de una sealtica debidamente reconocida.
6. En el caso de expedientes electrnicos con documentos en dicho soporte, el repositorio
debe tener implementadas las medidas de seguridad pertinentes, a travs de perfiles de
acceso previamente establecidos por la organizacin.
1. TOBOADA Cardoso, Federico y NIELSEN de Allende, Mnica. Archivstica y normalizacin: norma ISO 15489.
Normativa vigente:
1. Ley N 19.880. Captulo II, artculo 18. Establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los rganos de la administracin del Estado. Diario Oficial
de la Repblica de Chile, Santiago, Chile, 29 mayo de 2003.
45
46
4.4 PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

En este apartado se agrupan aquellas buenas prcticas que permitirn optimizar el proceso
de almacenamiento de documentos de archivo, el cual corresponde al conjunto de acciones
y medidas que deben considerarse y establecerse para garantizar un adecuado acceso, uso,
mantencin, proteccin y/o conservacin de los documentos de archivo.
4.4.1 INFRAESTRUCTURA

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la literatura existente, que el edificio
de archivo y las instalaciones e infraestructura asociada a ste, sean diseados e implementados en funcin de las labores propias de archivo.
Recomendaciones en relacin al edificio:
1. Idealmente debe estar construido para el archivo en un terreno lo suficiente resistente
y consistente para sostener la estructura.
2. El edificio debe estar alejado de riesgos naturales previsibles, por ejemplo, zonas
inundables, fallas tectnicas y aquellos provocados por el hombre.
3. Se deben utilizar materiales incombustibles en su construccin.
4. Deber tener capacidad de crecimiento para futuras instalaciones y su ubicacin de
fcil acceso para los funcionarios y usuarios externos.
5. El edificio debe considerar los siguientes espacios:
Depsito.
rea de trabajo interno y un rea pblica el cual abarque espacios de recepcin y
consulta.
Acceso y vas de escape.
6. Se debe velar por la correcta mantencin de las instalaciones, bienes muebles y
equipamiento.
Recomendaciones en relacin al depsito:
1. Debe abarcar entre el 60% y 65% del edificio del archivo.
2. El depsito debe contar con una losa con la suficiente resistencia para soportar los
documentos almacenados.
3. Debe permitir que cada tipo de material se almacene en el entorno ms apropiado.
Recomendaciones en relacin a las estanteras:
1. Se debe disponer de parmetros de crecimiento anual del fondo documental con el
fin de establecer indicadores que permitan tomar decisiones al momento de aumentar
la capacidad de estante.
2. Se debe contar con estanteras y equipos adecuados para el almacenamiento, segn
el formato y tamao de los documentos.
3. Lo deseable es que un metro lineal de documentos pueda soportar los 100 kilos de
peso, por tanto, la estantera deber tener el espesor suficiente para sostener dicho
peso sin deformarse.
4. Deben poseer una superficie porosa para que los documentos no se deslicen, con una
pintura y tratamiento antioxidante.
5. Se deben tomar precauciones con las aristas vivas y elementos cortantes que puedan
daar la documentacin y a las personas.
6. La dimensiones habituales de las estanteras pueden ser de 1.90 metros de altura, con
estantes de 1.00x0.40x0.80 (longitud, profundidad y distancia entre estantes).
7. Las estanteras fijas se deben anclar al piso para evitar desplazamientos por efectos
de movimientos telricos.
8. Las cajas donde se guarda la documentacin no se deben llenar, los espacios dejados
en algunas cajas deben de ser rellenados con material que no dae la documentacin.
Para mover las cajas que presenten un peso y tamao muy superior, deben de ser manipulados por dos personas. Para transportar gran cantidad de documentos, utilizar un
carro para hacerlo con seguridad.
Documentos (CAA). 2011.
2. CRUZ Mundet, Jos Ramn. Manual de Archivstica. Madrid: Fundacin Germn Snchez Ruiprez: Pirmide, 1994.
3. ENCUENTRO de archivistas de los Poderes de la Unin. Buenas Prcticas en el Archivo
General del CJF. En lnea: http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/reunio
nes/2011/encuentro/pdf/M1_003.pdf
4. GAVILAN, Csar Martn. El Archivo centro de conservacin: edificios, depsitos e instalaciones, conservacin y restauracin de documentos. En: Temas de Biblioteconoma. 2009.
Normativa vigente:
No aplica.
47
48
4.4.2 PLAN INTEGRADO DE CONSERVACIN

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la literatura existente, la opinin de
encargados de archivos y los resultados de la fase cualitativa de la encuesta de archivos
pblicos, el diseo e implementacin de un plan o procedimiento de prevencin de riesgos ante desastres naturales, que establezca claramente las condiciones de seguridad
y ambientales asociadas a los fondos documentales y el protocolo del personal ante
situaciones de emergencia. El plan deber ser aprobado por el Jefe de Servicio.
Recomendaciones para la elaboracin del Plan:
1. Se recomienda que en la elaboracin del Plan Integrado de Conservacin se documenten todas las acciones y su periodicidad, que realizar la institucin para garantizar el
buen estado de los documentos en cada uno de los espacios de almacenamiento, entre
las que se encuentran:
Diagnstico integral.
Sensibilizacin y toma de conciencia.
Prevencin y atencin a desastres.
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Limpieza de reas y documentos.
Control de plagas.
Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/encuadernacin.
Especificaciones de mobiliario y equipo, y unidades de conservacin y almacenamiento
(contenedores).
Intervenciones de primeros auxilios para los documentos.
Establecimiento de medidas preventivas.
Implantacin de planes de contingencia
Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes.
Cabe mencionar que cada uno de los aspectos antes detallados sern considerados
dependiendo del tipo de archivo; por ejemplo, en los Archivos Locales, que normalmente
se ubican cerca o en las mismas oficinas productoras, que de por s consideran algunas
condiciones de conservacin, el desarrollo de estos aspectos no requiere que sea tan
rgido como en los depsitos de un Archivo Central, en los cuales hay poco movimiento
de personas y se encuentran normalmente en bodegas en subterrneos o, incluso, en
reas perifricas e industriales.
Recomendaciones en relacin a la prevencin:
1. El personal encargado debe estar entrenado en los procedimientos de emergencia
para proteger a las personas as como proteger la documentacin. Mantener el archivo
con limpieza constante, al igual que los documentos y mantencin de su equipamiento.
2. Separar los documentos deteriorados por agentes biolgicos (insectos, hongos, bacterias, etc.) de la documentacin en buen estado y restringir su servicio. Indicar en el
marbete el mal estado de los documentos. En caso que sea necesaria una intervencin,
solicite ayuda al personal especializado en conservacin y restauracin.
3. Tanto los funcionarios, como los usuarios deben usar en casos en que el documento
presente condiciones especiales, guantes y mascarilla. Evitar el empleo y uso y de productos qumicos (insecticidas, bactericidas, fungicidas, etc.) y menos rociar directamente
sobre los documentos.
Recomendaciones en relacin a condiciones de seguridad:

1. Debe haber un sistema integral de proteccin contra incendios.
2. Es conveniente utilizar cmaras de vigilancia en la sala de consulta y adems controlar los accesos a los sectores donde se encuentran almacenados documentos secretos,
reservados y valiosos.
3. Los documentos que se consideren de un valor a corto plazo deben ser almacenados
en condiciones que aseguren la preservacin hasta que ya no sean necesarios.
4. Los medios magnticos deben ser almacenados lejos de los campos magnticos.
Recomendaciones en relacin a las condiciones ambientales:
1. Las reas de almacenamiento deben estar protegidas contra los peligros internos;
como por ejemplo, cambios rpidos de temperatura y humedad al interior del edificio.
Las condiciones ambientales para los documentos debern controlarse regularmente,
y se debe llevar una bitcora de las fluctuaciones que se vayan produciendo. Se debe
considerar aislamiento biolgico y biosanitario contra plagas externas, as como la contaminacin exterior.
2. Las condiciones de luminosidad (se sugiere usar en general equipos de fluorescencia),
humedad y temperatura sugeridas son:
Depsito: 250 lux., 15 a 21 C, 45-65 % de humedad relativa.
Zonas de trabajo y consulta: 750 lux., 19 y 25 C y entre 40 y 75% de humedad relativa.
Las zonas en donde existan computadores, la temperatura debe fluctuar entre 10 y 21
C y entre 45 y 65% de humedad relativa.
Zonas comunes: 250 lux
Pasillos: 150 lux.
Documentos (CAA). 2011.
2. CRUZ Mundet, Jos Ramn. Manual de Archivstica. Madrid: Fundacin Germn Snchez Ruiprez: Pirmide, 1994.
4. GAVILAN, Csar Martn. El Archivo centro de conservacin: edificios, depsitos e instalaciones, conservacin y restauracin de documentos. En: Temas de Biblioteconoma. 2009.
5. MERCADO Martinic, B. Gua para el diseo e implementacin de un sistema de gestin
de archivos, 2011. Chile, Ministerio Secretara General de la Presidencia. 116 p. (Published)
[Guide/Manual]. (http://hdl.handle.net/10760/17358).
Normativa vigente:
No aplica.
49
50
4.5 PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

En este apartado se agrupan aquellas buenas prcticas que permitirn apoyar el proceso de
consulta de documentos de archivo, el que, en trminos generales, garantiza el derecho que
tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, etc.) de acceder a la informacin
contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos.
4.5.1 EDUCACIN DE USUARIOS EN EL CUIDADO DE LOS DOCUMENTOS

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la literatura existente y a los resultados
de la fase cualitativa de la encuesta de archivos pblicos, que estas unidades confeccionen un manual de procedimientos para el uso y cuidado de la documentacin, el que
sea difundido a toda la institucin.
Recomendaciones:
1. Se recomienda que todo el personal de la institucin debe tener una induccin y documentacin sobre los procedimientos y mantencin de la documentacin. Los funcionarios
del archivo deben custodiar y cuidar la documentacin e informacin que tengan bajo
su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, sustraccin, destruccin, ocultamiento o
inutilizacin indebida.
2. Desarrollar programas de difusin hacia los usuarios internos con el fin de educar
en el uso y mantenimiento de la documentacin. Cuando corresponda, informar a los
usuarios que se le facilitar en consulta una copia (digital, microfilm o u otro soporte) y
no el original del documento, como una forma de salvaguardar el patrimonio documental.
La documentacin solicitada por los usuarios debe ser en cantidades reducidas, no se
debe dejar en el suelo y se debe consultar los documentos bajo la luz directa del sol,
cerca de ventanas o de lugares donde haya excesiva luz artificial.
3. Formar al usuario en el uso de los documentos, no deben rayar la documentacin
proporcionada, no doblar ni arrugar las hojas al pasarlas, no. fumar, comer o beber
lquidos cuando se est manipulando un documento, ensear a los usuarios la forma
de abrir la documentacin, ayudarlos al abrir documentacin de gran tamao y marcar
hojas con un papel libre de cido proporcionado por el archivo.
4. Tomar las precauciones necesarias, para que la consulta de los documentos se efecte
en un lugar limpio y despejado.
1. ARGERICH Fernndez, Isabel, [et. al]. Conservacin preventiva y plan de gestin de
desastres en archivos y bibliotecas [recurso electrnico]. Madrid: Ministerio de Cultura, s.f.
2. CHECKLEY-SCOTT, Caroline. Preservacin y acceso al patrimonio en bibliotecas y
archivos [en lnea]. Disponible en: http://www.patrimoniohistorico.org.ar/articulos/95preservacion-y-acceso-al-patrimonio-en-bibliotecas-y-archivosr.html
Documentos (CAA), 2011.
Normativa vigente:
No aplica.
4.6 PROCESO DE TRANSFERENCIA

de transferencia documental, que corresponde al traspaso peridico de la documentacin
entre diferentes tipos de archivos de la institucin (por ejemplo, desde los archivos locales
al Archivo Central de la Institucin), de acuerdo a plazos de permanencia establecidos para
la documentacin, en cada uno de ellos. Tambin incluye las actividades para transferir
documentacin con valoracin histrica al Archivo Nacional.
4.6.1 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Se considerar una buena prctica, que los archivos pblicos diseen e implementen un
procedimiento de transferencia de documentos de archivo, de acuerdo a la normativa
vigente y la literatura existente, que considere las principales actividades del proceso,
independientemente del formato del documento. El procedimiento deber ser aprobado
por el Jefe de Servicio.
Recomendaciones en relacin a la preparacin de los documentos para la transferencia:
1. La preparacin de los documentos es una parte vital para su preservacin. El propsito de preparar los documentos es, en primer lugar, prevenir cualquier deterioro y, en
segundo lugar, dejar los documentos en condiciones adecuadas para la transferencia y
asegurar su supervivencia y utilizacin.
2. Los documentos se deben transferir de acuerdo a lo normado por el archivo central
o Archivo Nacional.
3. Antes de guardar los documentos en las cajas de archivo para su traslado al archivo
central o al Archivo Nacional, se comprobar que no falta ningn documento dentro.
Para ello, se recomienda:
Verificar los folios y la validacin de los ndices.
Separar, si no se ha hecho con anterioridad, todas las copias, duplicados, borradores y todos los documentos que no estn relacionados directamente con el asunto o
actividad para el cual se ha constituido el expediente.
Eliminar clips, grapas, gomas, carpetas de plstico o cualquier otro elemento que
pudiese afectar su conservacin.
Recomendaciones en relacin al control de las transferencias:
1. Debe monitorearse cada una de las etapas de las transferencias, esto es, la fecha de
solicitud, recepcin, incidencias, responsables, finiquito y ubicacin topogrfica de los
documentos, entre otra informacin relevante.
2. Se debe disponer de una herramienta manual o automatizada que permita, llevar un
control sobre la fecha en que se debe efectuar el proceso de transferencia.
3. Registrar en la descripcin de los documentos la fecha y lugar de envo de los documentos por transferencia.
4. Llevar un registro completo y preciso de las transferencias que efecten, desde los
archivos de gestin al archivo central y luego al Archivo Nacional.
51
52
Recomendaciones en relacin a la recepcin de las transferencias en el Archivo Central:

1. Se debe revisar las relaciones con los expedientes que se encuentra en las cajas y
comprobar la conformidad entre lo descrito en la hoja de transferencia y la documentacin recibida. De no encontrar coincidencia, la hoja ser devuelta al archivo de gestin
para remediar la falla detectada.
2. Devolver al archivo de gestin la hoja de transferencia, firmada y sellada por el responsable del archivo central como confirmacin de que la transferencia se realiz.
3. Las hojas de transferencia deben ser guardadas y ordenadas por el archivo central y
conocida por su personal.
4. Integrar rpidamente la documentacin al fondo documental.
5. Procesar los documentos de modo tal que se facilite la localizacin de los expedientes.
6. Informar al responsable del archivo de gestin correspondiente, la ubicacin fsica de
los expedientes.
Recomendaciones en relacin a la migracin de documentos electrnicos:
1. Se debe establecer y aplicar una estrategia de migracin para la generacin de copias,
cambio de formato y otras tareas de mantenimiento, necesarias para asegurar la retencin
y uso de documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida.
2. La migracin tiene que mantener el contenido de los registros y los metadatos asociados
para interpretar los registros, incluyendo el formato de registro o diseo, los elementos
contextuales y la relacin de los datos a otros datos.
3. Antes de realizar una transferencia de archivos digitales, verifique que los archivos
se encuentran libres de Virus. Aun cuando los archivos hayan sido verificados con un
antivirus, la unidad receptora debe colocarlos en cuarentena por un tiempo, con el fin
de esperar una nueva actualizacin del antivirus y asegurarse que est libre de virus no
detectados antes de la transferencia.
4. Los organismos pblicos deben establecer procedimientos que faciliten la transferencia
de correos electrnicos, que son registros pblicos, a un sistema o medios adecuados
para una adecuada gestin de sus registros pblicos.
2. JISC InfoNet Services. Records Management Infokits. En lnea: http://www.jiscinfonet.
ac.uk/InfoKits/records-management/
3. ESTADOS UNIDOS. State of North Carolina. Archival Process for Data and Image Preservation: The Management and Preservation of Digital Media.
4. ARCHIVO Nacional. Instructivo para la gestin de transferencias documentales al
Archivo Nacional. Santiago de Chile: El Archivo Nacional, 2008.
Normativa vigente:
1. Decreto con fuerza de Ley N 5.200, artculos 13 a 18,1929.
4.7 PROCESO DE DISPOSICIN

de disposicin documental, que corresponde al destino sucesivo inmediato de los documentos
y series documentales dentro del Archivo institucional, una vez que prescriben sus valores
primarios, administrativos, legales y fiscales, dando lugar a la seleccin de los documentos
de archivo que adquieren un valor secundario (cuyo destino ser la conservacin permanente, ya sea en el Archivo Nacional o en la propia institucin) o a la eliminacin documental o
expurgo de los que no tienen valor secundario o histrico..
4.7.1 ELIMINACIN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS ELECTRNICOS

Se considerar una buena prctica, de acuerdo a la normativa vigente y a la literatura
existente, que los archivos pblicos diseen e implementen un procedimiento de eliminacin de documentos de archivo, que considere documentacin en formato papel y
electrnico y que ste sea aprobado por el Jefe de Servicio.
Recomendaciones:
1. Definir un cronograma de eliminacin con cada una de las unidades de archivo que
forman parte del servicio.
2. Segn el cronograma, realizar un proceso de consulta y valoracin de los documentos
con las reas involucradas en su generacin, teniendo en cuenta la normativa legal y
criterios institucionales, dependiendo del tema y la importancia que la documentacin
puede haber adquirido con el transcurso del tiempo.
3. Realizar un inventario de los documentos que sern eliminados.
4. Hacer un Acta de Eliminacin, donde se expongan los procedimientos llevados a cabo.
El acta debe ser firmada por todos quienes participaron en el proceso de valoracin y
seleccin (ver ejemplo en anexo 4).
5. Tramitar una resolucin que apruebe la eliminacin, la que debe estar acompaada
por el inventario de la documentacin seleccionada para eliminar y el acta de eliminacin
correspondiente. El jefe del servicio debe firmar la resolucin.
6. Proceder a la eliminacin fsica de la documentacin mediante un mecanismo que
garantice su total destruccin.
7. Hacer un acta que deje constancia de la eliminacin. Se recomienda incluir material
visual (video/fotografa).
8. Se recomienda que la unidad coordinadora del proceso de eliminacin sea el Archivo
Central de la institucin, que tendr a su cargo verificar los perodos de retencin y coordinar el proceso de consulta y valoracin de los documentos con las reas involucradas
en su generacin.
9. En el caso de que los documentos a eliminar an no hayan sido transferidos al Archivo
Central, La jefatura de la unidad productora que realice la entrega deber verificar que
los documentos a entregar correspondan a los autorizados para la eliminacin, y que
hayan cumplido con los plazos de vigencia establecidos. De dicha entrega se levantar
un acta, de la cual la unidad productora se dejar una copia y entregar el original al
archivo central, que contenga por lo menos la siguiente informacin:
Lugar, fecha y hora.
Oficina productora.
53
54
Tipos documentales a eliminar.

Fechas extremas de cada tipo documental
Nmero y fecha del oficio, referente al resultado del estudio de valoracin parcial
o tabla de plazos de conservacin, con base en el cual se eliminan los documentos.
Cantidad en metros lineales de documentos.
Nombre, apellidos, cdula de identidad, puesto y firma de los funcionarios que participan en la entrega.
10. Para facilitar la destruccin de documentos fsicos, se deben mantener juntos, en
la misma caja, los documentos que sern eliminados en la misma fecha. Por ejemplo,
limitar los registros a un ao por cada caja. Esto permite la destruccin de toda una caja
en lugar de la eliminacin selectiva de carpetas. Se pueden eliminar las copias y los
duplicados de documentos originales que estn identificados. En caso de tener dudas
respecto a contar con el documento original, es recomendable no eliminar las copias.
Recomendaciones en relacin a la ejecucin de la eliminacin:
1. Para el proceso de eliminacin de documentos en formato papel se considera como
una buena prctica la utilizacin de aquellos medios alternativos a la incineracin de
documentos. En este entendido, se proponen procedimientos de orden tanto fsico como
qumico que garanticen la imposibilidad de reconstruir la informacin contenida en los
documentos originales, y que fomente el reciclaje y la preservacin de la naturaleza.
2. Para el proceso de eliminacin de documentos electrnicos los mtodos de destruccin
aceptables son:
Sobrescritura: Sobrescribir es un mtodo aprobado para su eliminacin. La sobrescritura de datos significa reemplazar los datos, previamente almacenados en un
disco, con un patrn predeterminado de informacin sin sentido. Esto hace que los
datos sean irrecuperables, pero el proceso debe ser correctamente comprendido e
implementado con cuidado.
Desmagnetizacin: La desmagnetizacin es un proceso por el que los medios magnticos se borran, (es decir, vuelven a estar limpios de informacin). La desmagnetizacin reduce el flujo magntico a cero virtual mediante la aplicacin de un campo de
magnetizacin inversa. Aplicado correctamente, la desmagnetizacin hace ilegibles
todos los datos previamente almacenados.
Destruccin fsica: Los discos duros deben ser destruidos fsicamente, cuando son
defectuosos o no pueden ser econmicamente reparados o cuando los datos del
organismo no se pueden quitar. La destruccin fsica se realiza en una medida que
impide cualquier posible restauracin de los datos, salvo que exista norma expresa
que determine una forma especfica de eliminacin.
1. LIBRARY of Virginia. Electronic Records Guidelines. Diciembre de 2009.
2. LIBRARY of Virginia. Virginia Public Records Management Manual. Marzo 2012. En
lnea: http://www.lva.virginia.gov/agencies/records/manuals/vprmm.pdf
3. VIRGINIA Information Technologies Agency. Removal of Commonwealth Data from
Electronic Media Standard. Marzo 2008. En lnea: http://vita.virginia.gov/uploadedfiles/
VITA_Main_Public/unmanaged/library/psgs/COV%20ITRSEC514-03_Data_Removal2008.pdf
4. COMISIN de Probidad y Transparencia. Gua para la Elaboracin de un Manual de
Procedimientos de Gestin de Archivos. En lnea: http://www.probidadytransparencia.
gob.cl/assets/files/documentos/material_trabajo/guia_de_contenidos_manual_de_
procedimiento.pdf
Normativa vigente:
1. Circular N 28.704 de la Contralora General de la Repblica. sobre disposiciones y
recomendaciones referentes a eliminacin de Documentos, 1981.
2. Circular N 051 de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos, Circular sobre
disposiciones y recomendaciones referentes a conservacin, transferencia y eliminacin
de documentos, 2009.
3. Decreto N 577 de 1977 de Bienes Nacionales, sobre destinacin de materiales de
desechos.
4. Decreto N 721 de 1980 del Ministerio de Educacin, crea comisin de seleccin para
los efectos de descarte de documentos oficiales
5. DL N 2341, del 7 de octubre de 1978, que autoriz a los Servicios de la Administracin
Pblica para enajenar directamente el papel de desecho y archivos en desuso.
6. D.F.L. N 5.200 del Ministerio de educacin, sobre transferencia de documentos al
Archivo Nacional, 1929.( artculo 14 letra e).
7. Ley N 18.845 del Ministerio de Justicia, establece sistema de microcopia o micrograbacin de documentos, 1989.
8. Ley N 18.771 Modifica Decreto con Fuerza de Ley N 5.200, de 1929, del Ministerio
de Educacin Pblica.
55
ANEXOS
BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO ANEXOS
ANEXO 1: Ejemplo Formato Oficio
59
60
ANEXO 2: Ejemplo formato Resolucin Exenta
61
62
ANEXO 3: Ejemplo formato Decreto Supremo
63
64
ANEXO 4: Ejemplo formato Acta de Eliminacin de Documentacin

Buenas Prácticas Archivos

Caricato da

Informazioni sul documento

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Buenas Prácticas Archivos

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

BUENAS PRCTICAS

EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO

PROYECTO DIAGNSTICO Y RECOMENDACIN DE BUENAS PRCTICAS

4. FICHAS DE BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS PBLICOS

4.1 Gestin Institucional del Archivo

BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO RESUMEN EJECUTIVO

El presente material corresponde a uno de los entregables de proyecto Diagnstico y

BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO RESUMEN EJECUTIVO

BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO 1. INTRODUCCIN

BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO 2. OBJETIVOS

BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO 3. METODOLOGA

La etapa inicial de levantamiento de buenas prcticas se desarroll a travs de una revisin

BUENAS PRCTICAS EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO 3. METODOLOGA

4. Fichas de Buenas Prcticas en Archivos Pblicos

4.1 GESTIN INSTITUCIONAL DEL ARCHIVO

4.1.1 DECLARACIN DE LA POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

Descripcin de la buena prctica:

Especificar las prioridades y problemas.

4.1.2 PLANTA DE PERSONAL PARA ARCHIVOS PBLICOS

Descripcin de la buena prctica:

4.1.3 DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL DE ARCHIVOS PBLICOS

Descripcin de la buena prctica:

4.1.4 INTEGRACIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS AL ARCHIVO INSTITUCIONAL

Descripcin de la buena prctica:

2. FERNNDEZ Aedo, Ral. Sistemas informativos: diseo y creacin. Abril 2009. En

4.1.5 SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

Descripcin de la buena prctica:

Si se utiliza soporte ptico, limpiar peridicamente los medios pticos

Calidad de los respaldos de seguridad (respaldos) del sistema de archivo: considerar

4.2 GESTIN INTERNA DEL ARCHIVO

4.2.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Descripcin de la buena prctica:

Llevan a cabo las actividades especificadas del proceso.

Supervisan las actividades especificadas del proceso.

Verifican si lo que hace en la prctica corresponde a lo que est descrito

La persona (o equipo) responsable de la definicin y mantencin de un proceso.

2. SHAPIRO, Janet; RUBI, Leticia [trad]. Herramienta de planificacin estratgica.

4.2.2 UTILIZACIN DE ESTNDARES INTERNACIONALES

Descripcin de la buena prctica:

4.2.3 PLANES ESTRATGICOS E INDICADORES

Descripcin de la buena prctica:

4.2.4 ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

Descripcin de la buena prctica:

4.2.5 IMPLEMENTACIN DE FIRMA ELECTRNICA

Descripcin de la buena prctica:

4. Ejecutar la planificacin y evaluar la ejecucin: Dentro de la ejecucin, es necesario

4.2.6 LEVANTAMIENTO DE FLUJOS DOCUMENTALES

Descripcin de la buena prctica:

4.2.7 DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS

Descripcin de la buena prctica:

3. RECOMENDACIONES para la digitalizacin de documentacin manuscrita: creacin,

4.2.8 DIFUSIN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS PROPORCIONADOS POR EL ARCHIVO

Descripcin de la buena prctica:

4.3 PROCESO DE INCORPORACIN Y ORGANIZACIN

4.3.1 FORMATOS PARA TIPOLOGAS DOCUMENTALES

Descripcin de la buena prctica:

La Ley N 18.575, Orgnica Constitucional de Bases Generales de la Administracin

3. FERNNDEZ Gil, Paloma. Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas

4.3.2 ELABORACIN Y MANTENCIN DE PLANTILLAS DE DOCUMENTOS

Descripcin de la buena prctica:

4.3.3 CUADRO DE CLASIFICACIN

Descripcin de la buena prctica:

4.3.4 CONFORMACIN DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS

Descripcin de la buena prctica: