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GUA PARA PRESENTAR AVANCES

Cuando se empieza a documentar un proyecto, deben haberse

establecido previamente los formatos y estructuras de los documentos que hay
que elaborar en cada una de las fases de desarrollo. Los investigadores,
ingenieros y otros profesionales no deben preocuparse de esas minucias: la
infraestructura debe estar a su disposicin. Cada uno de los miembros del
grupo concibe sus escritos y, a partir de ellos, se construyen otros ms
complejos. Esto no se lograra si no trabajaran todos con los mismos formatos y
estructuras; la edicin de los documentos del proyecto se facilitar.
Uno de los primeros formatos del proyecto es la plantilla de escritura de
documentos; desde que se tienen las primeras ideas y se escribe la hoja de
ruta del proyecto, ya se requiere este formato para transcribir los documentos
de avance, de borrador. Para una mejor utilizacin, es deseable, que los
usuarios de esta gua, construyan una plantilla con el formato que se establece
a continuacin. As no tendran que estar pendientes de los detalles de la
forma, sino del contenido.
Hay varios formatos de estandarizacin, con distintas orientaciones y
filosofas como IEEE, APA, MLA, Chicago, Harvard, entre otros; tambin se habla
de modelos y tendencias oriental y occidental- cada una con sus ventajas y
desventajas. Ante este panorama, y considerando las diferentes opciones
existentes, se busc seleccionar un estndar de documentacin a utilizar en
ingeniera, que tuviera en cuenta las dimensiones y alcances de los proyectos
de esta disciplina. Entre las diferentes opciones, se opt por el formato que
plantea el MLA Handbook [Gibaldi, 1999], pues es el que ms se acomoda a los
documentos de uso descritos en ingeniera; se utilizar en todos los escritos, a
no ser que se opte por algo diferente.
Para emplear el formato borrador, el autor debe fijar previamente la
estructura del documento final y desarrollar los contenidos de cada una de sus

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secciones planeadas; tambin deben tenerse presentes las normas de calidad,
pues, aunque esta es una gua para escribir avances, siempre se tiene presente
que se escribe como si este documento intermedio fuera la versin final.
A continuacin se presenta el formato a seguir para iniciar a elaborar
cada uno de los manuscritos.

Encabezado

Autor:
Para:
Nombre del proyecto:
Fecha:

Alcance
Se hace una distincin entre los documentos oficiales de un proyecto,

que normalmente se presentan bien pulidos y, adems, poseen ms

informacin como: la etapa pertinente, la versin, etc. Para llegar a esos
escritos finales existen unos intermedios, como son los informes de avance,
que no requieren necesariamente ser tan elaborados, pues estn sujetos a
revisiones hasta que se llegue al documento que se considera definitivo.
Esta plantilla es eficaz para la elaboracin de esos manuscritos
intermedios por no llamarlos de borrador-. El formato modelo que se sigue es
el planteado por el MLA Handbook [cf. Gibaldi, 103-110] con algunas
adaptaciones menores para el entorno de los documentos de ingeniera.

Papel
Se utilizar papel blanco tamao carta.

Mrgenes
Se guardar un margen estndar de 2.5 cm en todos los lados arriba,

abajo, izquierda y derecha-.

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Por otra parte, la primera lnea de cada prrafo tiene sangra de 1.25 cm
para destacar que se inicia un nuevo prrafo.
Las listas que requieran sangra se inician a 1.6 cm.

Espaciado
Se utilizar un espaciado uniforme de una y media lneas sin importar

que se trate de ttulos, encabezados, notas y bibliografa.

Ttulos
ste tipo de documentos no requiere de pginas separadas para el ttulo.

En su lugar, se inicia la primera pgina con las siguientes lneas:

Nombre de los autores. Si son varios los autores, stos se separan por punto y coma.

Nombre del profesor y funcin que desempea en el trabajo.

Nombre del proyecto o del curso.

Fecha de elaboracin.

Cada una de estas lneas se inicia sobre el borde de la margen izquierda;

no tienen sangra.
A continuacin, se centra el ttulo del documento en la siguiente lnea.
Se utilizan maysculas en los ttulos de primer nivel porque as se resalta el
ttulo.
Los captulos ttulos de primer nivel- pueden numerarse con nmeros
romanos o arbigos. Los ttulos de otros niveles van en minsculas y utilizan
nmeros arbigos dependientes para su numeracin.

Encabezamiento y numeracin de las pginas

El encabezamiento se inicia a 1.3 cm. Contiene dos datos, a saber:

Nombre del autor o nmero de la propuesta inicial (PI-XXX), si el trabajo de grado

ya tiene nmero; va contra la margen izquierda.

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Nmero de la pgina y nmero total de pginas del documento; va contra la margen

derecha.

Estos datos van en una sola lnea ordenada entre las dos mrgenes, e
identifican a todas las pginas de un documento.

Tablas y figuras
Todas las tablas y figuras del documento se numerarn e identificarn.

Las tablas se numeran en la parte superior; las figuras en la parte inferior. En

ambos casos se utilizan nmeros arbigos para su identificacin.
Para diferenciar el nombre de las tablas y figuras del resto del texto, se
aplica un tamao de letra menor. A veces, tambin, se puede emplear otro tipo
de letra.
La identificacin de las tablas y figuras se centra.
Si se hace necesario citar la fuente de la tabla, o si se hacen
aclaraciones notas- stas van a continuacin de la tabla y llevan un tamao
de letra ms pequeo que la utilizada para su numeracin.

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Correcciones e inserciones

La lectura y la correccin son indispensables antes de entregar el

documento al destinatario.
El uso de un espacio y medio entre lneas permite que puedan hacerse
correcciones entre ellas siempre arriba de la lnea correspondiente-, para
evitar hacerlas en las mrgenes. Estas correcciones las harn, normalmente, el
director del proyecto, los asesores, los jurados y los profesores.

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Formato

Este captulo es un ejemplo de cmo utilizar la plantilla. Se notar que la

primera lnea de cada prrafo tiene sangra. Esto permite identificar cundo
comienza un nuevo prrafo; por tanto, no es necesario ni tampoco aceptableque se deje un rengln vaco entre prrafos.

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En el segundo prrafo se inicia una nueva idea del documento. Tambin
se notar que el espacio entre renglones tiene espaciado de una y media
lneas. Este espaciado facilita la lectura, y si es del caso, permite hacer
correcciones a mano entre las lneas. Cuando se usa espaciado simple no es
posible hacer correcciones entre las lneas y, por tanto, se utilizan los bordes
del papel.
En tercer lugar, se usa tahoma 11. En el ejemplo anterior se coloc ese
nombre en itlicas. Ntese que esta forma de resaltar una palabra es prctica
comn cuando se trata de palabras de idiomas diferentes al espaol, siempre y
cuando que no sean de uso comn; por ejemplo, si se habla de software o
hardware, no es necesario resaltarlas dentro del texto pues su uso ya es
aceptado en espaol.
Se emplea papel tamao carta con mrgenes de 2.5 centmetros en
todos los lados. Adems, se aprovecha la zona de encabezados para identificar
el documento: el nombre del autor y la cantidad de pginas que contiene. Se
utiliza letra ms pequea (tahoma 9).
Es costumbre universal que se marque e identifique cada figura, como se
muestra en la figura 4.1. stas se numeran e identifican abajo y se centran. Por
otro lado, el tamao de la letra del pie es menor al del texto comn. En el
ejemplo se ha utilizado tahoma 9.

Fig. 4.1 Logotipo de la Universidad El Bosque

Las tablas tambin deben numerarse e identificarse en el encabezado.

Tambin suele utilizarse un tamao de letra menor a la del texto comn. A
veces, algunos aplican no solamente el tamao de la letra diferente sino
tambin un tipo de letra diferente, lo que tambin es aceptable. Sin embargo,
lo importante es que se sea consecuente con la decisin en todo el documento.
En la tabla 4.1, puede observarse un ejemplo.

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Tabla 4.1 Tipos de letra y tamaos a utilizar

TIPOS DE LETRA

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En el texto comn:

Tahoma

Tamao: 11

En el pie de las figuras:

Tahoma

Tamao: 9

En el encabezado de las tablas:

Tahoma

Tamao: 9

Dentro de las tablas:

Times New Roman

Tamao: 11

En las notas aclaratorias de las tablas:

Times New Roman

Tamao: 8

En el encabezado:

Tahoma

Tamao: 9

Estilo

El estilo es algo propio de cada persona y, aunque existen cursos y

manuales, se aprende, normalmente, leyendo buena literatura. No obstante,
aqu se darn algunas pautas muy generales, tales como:

Se recomienda no escribir en primera persona. Es costumbre que, en ingeniera, se

trate de utilizar un estilo impersonal. Ejemplo: pensamos que esta forma de
diseo es, se debera cambiar por: se piensa que esta forma de diseo es

Tampoco se aconseja un estilo farragoso en el que los prrafos son casi

interminables y no se usan, o se usan muy poco, los puntos y coma (;) o los puntos
y seguido (.). Con este estilo es muy difcil capturar bien las ideas. Es utilizado por
algunos grandes escritores, pero en los documentos tcnicos se requiere, ante todo,
no perder la claridad de las ideas.

En contraposicin al estilo anterior se ha tratado de imponer el estilo propuesto por

George Orwell a los escritores ingleses: el texto debe ser como una hoja de cristal.
Se propone que la prosa sea fcil y transparente. Ese estilo ha tratado de llevar a que
se redacten oraciones muy cortas y que no se empleen mucho los puntos y coma (;).

Existe un estilo intermedio, que le da elegancia a la prosa sin ser ininteligible. Es el

estilo de los grandes prosistas irlandeses para quienes el ingls es una lengua
extranjera: su lengua materna es el galico, lengua extremadamente evasiva en la
que no es posible decir cosas directas. Mientras el ingls va directo al grano, la
forma de escribir de los irlandeses es oblicua. Como dice John Banville: Esa
tensin, nacida a mediados del siglo XIX, cuando dejamos de hablar galico y
adoptamos el ingls del imperio, gener un lenguaje nuevo y potente. El lenguaje de

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Wilde, Yeats, Shaw, Joyce, Beckett, distinto del ingls de Inglaterra, Estados Unidos
o Australia.

Entre los muchos libros existentes en espaol, puede ser til la lectura
de La cocina de la escritura [Cassany, 1993]. Libro que contiene ejemplos
fciles de entender, aunque hay que destacar que su tendencia es el tipo de
escritura que pregona Orwell.
En conclusin, se recomienda un estilo intermedio en el que haya mucha
claridad en las ideas y el texto sea legible.

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Ortografa

No puede perderse de vista que se est escribiendo en espaol. Por

consiguiente, la ortografa ser la de uso en espaol. Aqu se recomienda, a los
que estn interesados, que adquieran y lean la Ortografa de la lengua
espaola, aparecida en 1999 [RAE, 1999], www.rae.es. Libro de fcil lectura,
avalado por todas las Academias de la Lengua Espaola.
Otro documento sencillo sobre el mismo tema es el elaborado por el
profesor Alfredo Duplat [2006]. Para aquellos que no dispongan de medios para
adquirir la Ortografa de la RAE, este puede ser un sustituto recomendable;
adems, no tiene costo alguno.
Cabe destacar que, por influencia de otros idiomas, algunos tratan de
escribir con ortografas de aquellos. Por ejemplo, se nota una gran tendencia a
escribir muchas palabras en maysculas en forma innecesaria. As, a manera
de ejemplo, en la Facultad de Ingeniera Electrnica, la gran mayora de los
profesores son ingenieros (no Ingenieros), aunque el ttulo lo hayan adquirido
en una Facultad de Ingeniera.
La informacin de la RAE se encuentra en su pgina web: www.rae.es.
Aquellos que no quieran, o no necesiten, comprar el libro de Ortografa,
deberan, al menos, correr el corrector de ortografa al final del documento: as
eliminaran algunos errores.

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En forma complementaria, es conveniente acceder a la Nueva gramtica
de la lengua espaola, [RAE, 2009]. Es comn que muchos estudiantes de
ingeniera utilicen formas gramaticales del ingls; parece que no se leyeran
libros en espaol. Una lectura rpida, sobre todo al segundo tomo Sintaxis- les
recordar las formas gramaticales de uso apropiado en espaol.
Regresando al punto inicial del formato, se ha resaltado que existe un
ttulo general del documento (captulo) y doce apartados, a saber:

PLANTILLA GUA PARA PRESENTAR AVANCES DEL TRABAJO DE

GRADO

Encabezado

Alcance

Papel

Mrgenes

Espaciado

Ttulos

Encabezamiento y numeracin de las pginas

Tablas y figuras

Correcciones e inserciones

Formato

Estilo

Ortografa

El primer nivel se ha centrado y se ha puesto en maysculas; los

pargrafos se han alineado contra la margen izquierda y van en minsculas.
Tambin pueden centrarse y no numerarlos, pero, si el documento es extenso,

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es conveniente numerar los ttulos y subttulos. Lo importante es que se use un
estilo consistente durante todo el documento.
Finalmente, cuando el documento adquiere cierta extensin (ms de 10
pginas), es indispensable agregarle la Tabla de Contenido que contenga los
ttulos hasta de tercer nivel y los nmeros de pginas correspondientes en que
se encuentra la informacin.