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ESTRATEGIAS DE DOCUMENTACION
Ciencia: siendo el estudio de todos los aspectos desde los que su objeto - el
documento- puede ser examinado.
Se manejarn tres conceptos de documento: a) como herramientas para la
transmisin de informacin y comunicacin. El tipo y la extensin de la
documentacin depender de la naturaleza de los productos y procesos de la
organizacin, grado de formalidad de los sistemas de comunicacin y los
niveles de habilidad de comunicacin que tenga la organizacin y la cultura
organizacional. b) Provisin de evidencia que ha planeado y que actualmente
se esta llevando a cabo. c) Compartir conocimientos en el sentido de propagar
y preservar la experiencia de la organizacin. Como por ejemplo la
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[ http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num10/paginas/pdfs/Jros.pdf]
Documentacin es memoria, seleccin de ideas, sntesis de datos, reagrupacin de
nociones y conceptos, en donde hay que seleccionar, evaluar, analizar, traducir, sealar
el material capaz de satisfacer necesidades especficas. Aunque las necesidades son
variables, todas se fundamentan en el mismo principio: la informacin tiene que ser
amistosa, confiable, actual, flexible y disponible de inmediato.
Se le considera como ordenadora de mtodos, sistemas y tareas en general, para
obtener la comunicacin de todas las informaciones que se generan sobre el estudio
terico y prctico de ciencias y que, por ende, facilitan las fuentes al investigador y,
en
consecuencia,
el
avance
de
aqullas.
[ http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num10/paginas/pdfs/Jros.pdf]
Considerando las definiciones anteriores, el enfoque organizacional es el que se
manejar mayormente en este trabajo, el cual considera a la documentacin una
herramienta que permite asegurar la calidad2 en servicios y productos, sobre todo ser
una gua explcita de acciones como son: el control de calidad; revisiones para el
planteamiento de mejoras funcionales; herramienta de seguimiento, almacenamiento,
desarrollo
distribucin
de
sistemas
organizacionales;
identificador
de
reas
La aptitud de un producto o servicio para satisfacer las necesidades de los clientes definira su calidad.
Este trmino es aplicar excelencia a una disciplina, a la perfeccin de un proceso, a la obtencin de buenos
resultados con una determinada tcnica o procedimiento. Sin embargo, aun dentro de este particular mbito
del concepto, no existe una sola definicin para la calidad. As, para Crosbi, por ejemplo, calidad "es
conformidad con las especificaciones"; para Trifus "es dar al cliente aquello que espera" y para Taguchi es
"producir los bienes y servicios demandados, al menor costo posible para la sociedad"
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Revisiones y Seguimiento
Las revisiones peridicas y seguimiento de actividades, como gua explcita de
acciones nos ayudan a confirmar que efectivamente se han respetados los acuerdos y
caminos establecidos para lograr con xito las metas propuestas durante el proyecto,
disminuyendo la frecuencia de re trabajo.
Sin embargo, hay que tener cuidado en qu evaluar y qu revisar de manera de no
convertirlas en obstculos, sino ms bien una herramienta de control
y gua en las
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ESTRATEGIAS DE DOCUMENTACION
El concepto de documentacin como inversin es la forma en que la empresa invierte hoy, para
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ingeniero a 0.4 UF, en slo comenzar e identifican el qu, cmo y dnde esta la
informacin necesaria para comenzar a trabajar en l. Se parte de la base que los
procesos no estan documentados, lo que trae como consecuencia, que algunas perdidas
se arrastren durante el desarrollo del proyecto.
Actividad
Identificar
ubicar
Tiempo
Costo
sistemas
que
estan
Tiempo
Costo
real
3 horas
real
1.2 UF
9 horas
3.6 UF
10 horas
4 UF
UF
UF
por semana)
Ubicacin de material til (lugares fsicos 200
80 UF
45 horas
18 UF
1.2 UF
1 hora
0.4 UF
tiles
Reuniones de avances (minimo 4 por 12 horas 4.8 UF
4 horas
1.6 UF
proyecto)
Totales
72 horas
28.8 UF
362
144.8
horas
UF
La columna tiempo real y costo real muestra el costo y tiempo que es aceptable
invertir por proyecto para la realizacin de actividades y que estan contemplado como
parte del proyecto.
Para obtener los valores de la tabla N1, se sac a groso modo un promedio de los
tiempos de ingenieros involucrados en proyectos de produccin minera. Se tom como
base, principalmente nuevos ingeniaron que se unan al grupo de desarrollo.
De este modo, es de vital importancia para las organizaciones crear una cultura
de documentacin, que vaya ms all de la gestin documental 4, en donde cada
integrante de proyecto adquiera el hbito de documentar sus procedimientos de forma
repositorios. Se pueden ver, compartir, almacenar y distribuir en forma segura y masiva para todos los
usuarios de la organizacin. No es ms que una herramienta integradora que permite optimizar recursos,
pero por s sla no aporta una solucin ptima
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clara y precisa, siguiendo los estndares de la organizacin, con el fin de establecer las
bases del conocimiento organizacional.
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2. Caso de Estudio
Se expondrn aquellos puntos que tienen relacin directa con la organizacin y su
papel en el control de la elaboracin de proyectos informticos.
No existe control sobre sistemas informticos. Generalmente hay una gran
rotativa y variedad de grupos de desarrollo de proyectos informticos, con
entrega de escasa o ninguna documentacin acerca del proyecto. Es as que
existen por lo menos 60 sistemas informticos por divisin, de los cuales
muchas veces no se sabe donde estan ubicados, que hacen, quien los
desarroll y quien los administra. Recin al ao pasado, se hizo una especie de
catastro de los sistemas utilizados, sin embargo no esta a disposicin y
conocimiento de todo el personal.
La documentacin que se exige es mnima. La nica documentacin exigida a
cada proyecto que se desarrolla, son manuales necesarios para ponerlo en
marcha e involucra una serie de pasos correspondientes a testeo. Esta
transicin, denominada Paso a produccin, slo exige manuales de usuarios,
de administrador y de operacin. Sin embargo, esta documentacin es poco
efectiva y en caso de que hubiesen revisiones, estas no son exhaustivas, es
ms, en ciertos casos se sabe que la revisin de esta documentacin no se
realizar.
No hay informacin histrica. No existen registros de los procedimientos de
produccin histricos, lo cual dificulta en un mayor grado la tarea de
recoleccin de datos. Y por lo mismo no hay un medio de difusin de
informacin.
Estndares. No hay estndares para el diseo y desarrollo de sistemas
informticos.
Alta dependencia de personal externo. Si el grupo de desarrollo, que por lo
general son externos, se van de la empresa o no les renuevan contrato, el
proyecto termina ah.
Licitaciones. No existen bases claras para la elaboracin de licitaciones de
proyectos. Constantemente, se estan aadiendo puntos provocando demoras
en la entrega oficial del documento para llevar a cabo las licitaciones de
proyectos,
meses,
slo
por
el
hecho
de
hacer
actualizaciones.
Esto
se
debe
principalmente, a que son tres o cuatro personas las que trabajan en los
ESTRATEGIAS DE DOCUMENTACION PARA SISTEMAS COMPLEJOS
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2. ESTRATEGIA DE DOCUMENTACION
Tomando en consideracin que el punto de inters de este trabajo es elaborar
estrategias de documentacin, todos los puntos mencionados a continuacin estarn
referenciados a este tema, por lo tanto, es necesario establecer bien el valor y control de
la documentacin. Para esto se toma de base los conceptos y directrices que entrega la
ISO9001:2000 para configurar sistemas de gestin de calidad y el estndar CMM.
Definir el valor de la documentacin
La documentacin permite la comunicacin del propsito y la coherencia de la accin.
Su utilizacin contribuye a :
Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad
Proveer la informacin apropiada
La repetibilidad y la traceabilidad
Proporcionar evidencias objetivas de las acciones realizadas
Evaluar la eficacia y la adecuacin continua de las acciones con respectos a la realidad.
La elaboracin de la documentacin no debera ser un fin en s mismo, sino que debera
ser una actividad que aporte valor. (pag 4 de NCh-9000-2000)
Definir tipos de documentos
Existen numerosos tipos de documentos que apoyan el desarrollo de procesos
complejos, sin embargo es necesario hacer un filtro de los ms importantes, los cuales
debera incluir:
Declaraciones documentales de las poltica y de los objetivos para lograr productos de
calidad
Manuales que especifiquen los alcances de los sistemas, su interaccin y descripcin de
los procesos involucrados en ellos.
Los procedimientos documentados requeridos para normar al sistema, es decir la forma
en que sean establecidos, documentados, implementados y mantenidos.
Documentos necesarios para que la organizacin pueda asegurar la eficacia de la
planificacin, operacin y control de sus procesos.
Extensin de la documentacin requerida y los medios a utilizar para su distribucin.
Como tipos de documentos se destacan:
Especificaciones: Documentos que establecen requisitos. Como por ejemplo los
documentos de especificacin de requerimientos y especificaciones de diseo.
Guas: Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias.
Manuales: Documentos que proporcionan informacin sobre cmo efectuar las
actividades
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N 3.4,
muestra qu participacin
deben
tener
las estrategias de
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Figura N 3.4, Relacin estrategias con ciclo de vida de proyectos de
software
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