UNIVERSIDAD

MARIANO GLVEZ
DE CHIQUIMULA

PROYECTO SISVEN

SISTEMA DE
CONTROL DE
INVENTARIO

INGENIERIA DE PROYECTOS

ING. MARVIN JIMENEZ MORALES

PROYECTO SISVEN

PROYECTO SISVEN

INTEGRANTES

JULIO CESAR GIRN

1390-07-5823

JULIA MARA RECINOS MARROQUN

1390-08-7067

ZULY BEATRIZ CORTEZ MARCOS

1390-06-6570

PROYECTO SISVEN

INDICE
INTEGRANTES ............................................................................................................................... 2
RESUMEN ..................................................................................................................................... 6
INTRODUCCIN ............................................................................................................................ 7
JUSTIFICACIN Y OBJETIVOS ........................................................................................................ 8
JUSTIFICACIN ......................................................................................................................... 8
OBJETIVOS ................................................................................................................................ 8
Objetivo General .................................................................................................................. 8
Objetivos especficos ............................................................................................................ 8
MARCO TERICO .......................................................................................................................... 9
DEFINICIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN ...................................................................... 9
DEFINICIN DE INVENTARIO .................................................................................................... 9
ANTECEDENTES DEL CONTROL DE INVENTARIOS .................................................................. 10
PARTICIPANTES CLAVES ......................................................................................................... 10
Cliente ................................................................................................................................ 10
Gerente del Proyecto ......................................................................................................... 10
Miembros del Equipo ......................................................................................................... 10
Usuario Final del Software ................................................................................................. 10
DISEO METODOLGICO ........................................................................................................... 11
El inicio ................................................................................................................................... 11
Planificacin ........................................................................................................................... 11
Ejecucin ................................................................................................................................ 12
Supervisin y control .............................................................................................................. 12
El Cerrarse .............................................................................................................................. 12
DISEO DE FORMATOS .......................................................................................................... 14
CUESTIONARIO ................................................................................................................... 15
ESTUDIO DE CASOS ............................................................................................................ 15

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MARCO METODOLGICO ........................................................................................................... 16

Tipo de Investigacin .............................................................................................................. 16
Nivel de Investigacin ............................................................................................................ 16
Diseo de Investigacin .......................................................................................................... 16
Poblacin y Muestra ............................................................................................................... 16
Instrumentos de Recoleccin de Datos .................................................................................. 17
Validacin del Instrumento .................................................................................................... 17
Tcnicas de Anlisis de Datos ................................................................................................. 17
Presentacin y Anlisis de los Resultados .............................................................................. 18
FASE DE INTEGRACIN ............................................................................................................... 21
ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO ............................................................................... 21
Informacin del Proyecto ................................................................................................... 21
Requerimientos de Alto Nivel ............................................................................................ 22
Objetivos ............................................................................................................................ 23
Premisas y Restricciones .................................................................................................... 23
Riesgos Iniciales de Alto Nivel ............................................................................................ 23
Cronograma de Hitos Principales ....................................................................................... 24
Requisitos de Aprobacin del Proyecto ............................................................................. 24
Asignacin del Gerente de Proyecto y Nivel de Autoridad .................................................... 25
Gerente de Proyecto .............................................................................................................. 25
Niveles de Autoridad .............................................................................................................. 25
Personal y Recursos Preasignados ......................................................................................... 25
Aprobaciones ......................................................................................................................... 25
ALCANCE ..................................................................................................................................... 26
DESCRIPCIN DEL PROYECTO ................................................................................................. 26
ESPECIFICACIN DE REQUISITOS ............................................................................................ 26
RECOLECCIN DE REQUISITOS ............................................................................................... 26
Anlisis de la Situacin ....................................................................................................... 26
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA ........................................................................................ 28
ALCANCE ................................................................................................................................. 28
ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIN DEL TRABAJO EDT ........................................................ 29

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Roles ................................................................................................................................... 29
TIEMPOS ..................................................................................................................................... 30
Definicin de Actividades ....................................................................................................... 30
Instalacin de Equipos de Computo y Aplicacin ............................................................... 30
Capacitacin y Pruebas de Uso .......................................................................................... 30
Configuraciones .................................................................................................................. 30
Revisin de Resultados y Reforzamiento de Conocimientos ............................................. 30
Atencin al Cliente Via Telefonica ...................................................................................... 30
Atencin al Cliente en Sitio y Costo Adicional .................................................................... 31
ESTIMAR DURACIN DE LAS ACTIVIDADES ............................................................................ 31
Cronograma ........................................................................................................................ 31
CONCLUSIONES .......................................................................................................................... 32
EGRAFA ...................................................................................................................................... 33

RESUMEN
El propsito de este proyecto es proponer una alternativa al problema de
Control Informatico de Inventarios. Para tal efecto, se recomienda la
implementacin de un Sistema de Control Administrativo para Inventario,
basado en computadora usando un programa de cmputo; adems se propone
un procedimiento general que pueda ser aplicado en proyectos similares.
Se presenta una propuesta de solucin que consiste en un producto de
control administrativo para inventarios denominado SISVEN. Esta solucin
comprende: el inventario, los registros de los articulos, altas y bajas de los
mismos.
En conclusin, para que los proyectos de implementacin de control
administrativo, tenga xito, es indispensable que las empresas definan las
funciones administrativas relacionadas con las operaciones de compra-venta,
ya que el uso inadecuado del sistema tiende a producir resultados
impredecibles, incluso errneos.
La empresa debe elegir el producto adecuado que cubra sus
necesidades y que adems, sea una opcin aceptable para que el proceso de
implementacin tenga un minimo impacto negativo.
Este proyecto tambin tiene como objetivo, buscar instruir a quin quiera
que requiera instalar el programa de computo para que facilite el control de
procesos administrativos de inventario. Este proyecto esta realizado pensando
en empresas distribuidoras de equipos de computo, componenetes electronicos
y accesorios.

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INTRODUCCIN
Desde que se populariz el uso de las computadoras y su capacidad de
almacenamiento de informacin, su uso ha repercutido de manera importante
en la sociedad en general y en las empresas.
En concecuencia, el manejo de la informacin que se genera a travs de
una computadora es distinto al manejo manual; por ser esta de mayor volumen
y requerir una mejor organizacin.
La implementacin de Sistemas de Informacin a travs de la
computadora es en la actualidad una actividad que forma parte de las
necesidades administrativas de las empresas, ello facilita el manejo de la
informacin y la automatizacin de sus actividades; por lo que el profesionista
dedicado a los sistemas de informacin debe estar preparado para entender las
necesidades de esas empresas.
La gestin y estategias de las empresas dependen de las herramientas e
instrumentos tecnolgicos que dispongan. Los sistemas informaticos permiten
que dichas empresas posean informacin til, rpida, fluida y enfocada a las
tcnicas y estrategias de las mismas, informacin que el mundo cambiante
permite un cambio de rumpo oportuno. En este sentido la informacin es el
arma principal que ayuda a la gerencia, a los productos y a los servicios a
entrar en un mundo competitivo. El sistema de informacin es un sistemas ms
al servicio de la empresa y a sus objetivos.
Este documento, explica el proceso seguido para lograr disear un
Sistema de Informacin de Inventarios SISVEN.

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JUSTIFICACIN Y OBJETIVOS
JUSTIFICACIN
La necesidad para las empresas de hoy es la implementacin de un
sistema de informacin que tenga la capacidad de administrar y controlar su
registro de inventarios as como el abastecimiento automtico de sus productos
y servicios.
La razn por la que se realizar este proyecto se debe a que la empresa
en cuestin no cuenta con el control adecuado de inventarios. Los controles
que tiene son en hojas de clculo de Excel, por lo que al momento de vender
un producto le es difcil la actualizacin del mismo, llegando al extremo de no
tener en existencia un producto.

OBJETIVOS
Objetivo General

Disear un Sistema para el Control de Inventarios para una empresa de venta

de computadoras y dispositivos electrnicos que le permita llevar un registro
completo de sus productos y permita el abastecimiento del mismo.

Objetivos especficos
Crear una base de datos que registre los productos por cdigo.
Facilitar la bsqueda de productos para verificar su existencia.
Generar orden de suministro automticamente.
Visualizar altas y bajas en los productos.

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MARCO TERICO
Debido a que la empresa de venta de computadoras lleva inventarios en
hojas de Excel tiene inconvenientes en la actualizacin de sus registros por lo
que genera prdidas econmicas y de tiempo. Lo anteriormente expuesto
provoca muchos errores, tales como: la prdida de registros de productos,
inventarios poco confiables, precios que no han sido actualizados y otros; lo
que conlleva a una inseguridad en el uso de hojas de clculo de Excel.

DEFINICIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

Un sistema de informacin (SI) es un conjunto de elementos
orientados al tratamiento y administracin de datos e informacin, organizados
y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un
objetivo. En l se integran personas, actividades o tcnicas de trabajo, datos y
recursos materiales en general.
Un sistema de informacin debe cumplir con los siguientes componentes
bsicos interactuando entre s: el hardware (equipo fsico utilizado para
procesar y almacenar datos), el software y los procedimientos utilizados para
transformar y extraer informacin, los datos que representan las actividades de
la empresa, la red que permite compartir recursos entre computadoras y
dispositivos, las personas que desarrollan, mantienen y utilizan el sistema.
Inventario:

DEFINICIN DE INVENTARIO
El inventario es una relacin detallada, ordenada y valorada de los
elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un
momento determinado. Antes, los inventarios se realizaban por medio fsico (se
escriban en un papel).
Es detallada porque se especifican las caractersticas de cada uno de
los elementos que integran el patrimonio. Es ordenada porque agrupa los
elementos patrimoniales en sus cuentas correspondientes y las cuentas en sus
masas patrimoniales. Es valorada porque se expresa el valor de cada
elemento patrimonial en unidades monetarias.

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ANTECEDENTES DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Anteriormente los controles de inventarios se hacan en forma manual (libros),
con el tiempo lleg la era de las computadoras y sus registros pasaron de
manuales a digitales en hojas de clculo, hoy en da las empresas se ponen a
la vanguardia considerando los sistemas de informacin como una buena
opcin, pues se ha vuelto indispensable debido a que los controles son ms
exactos, la informacin es ms rpida y accesible, se cometen menos errores,
lo que lleva a la reduccin de costos, tiempos, la generacin de ms utilidades
y prestacin de mejores servicios.

PARTICIPANTES CLAVES
Cliente

Es el contratante, propietario o desarrollador del proyecto quien autoriza, define

el alcance y establece lineamientos y criterios de aceptacin.
Gerente del Proyecto

Es el encargado del proyecto quien lidera al equipo del proyecto para alcanzar
los objetivos, asegurar la comunicacin efectiva entre la administracin y otras
organizaciones, asegurar que los problemas del proyecto sean identificados y
resueltos a tiempo y adecuadamente.
Miembros del Equipo

Son el gerente, los organizadores, el staff y los proveedores, quienes elaboran

el Plan del Proyecto y ejecutan y controlan siguiendo el plan.
Usuario Final del Software

Es la persona que utilizar el producto o servicio; en este caso el software de

control de inventarios.

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PROYECTO SISVEN

DISEO METODOLGICO
Se utilizarn los lineamientos del PMI (Project Management Institute
Instituto de Gestin de Proyecto). Un proyecto se logra con la integracin de los
procesos de la administracin de proyectos. Dentro del PMI se encuentra el
PMBOK (Project Management Body of Knowledge) que es un trmino que
describe la suma de los conocimientos involucrados en la profesin de la
administracin de proyectos. Utiliza una variacin del Ciclo de Deming para el
mejoramiento continuo con 5 etapas del ciclo de vida: Inicio, Planificacin,
Ejecucin, Supervisin y Control, Cierre. El siguiente es una descripcin del
ciclo de vida y sus elementos principales.

El inicio
Autorizacin el proyecto
Comprometer a la organizacin con el proyecto o fase
Fijacin de la direccin general
Definicin de los objetivos de nivel superior del proyecto
Aseguramiento de las aprobaciones y los recursos necesarios
Validacin del alineamiento del proyecto con los objetivos generales
del negocio
Asignacin de un encargado del proyecto
Integracin administrativa

Planificacin
Definicin el alcance del proyecto
Refinacin los objetivos del proyecto
Definicin de todos los entregables requeridos
Creacin del marco para el cronograma del proyecto
Proporcionar el foro para la informacin que compartir con los
miembros del equipo y stakeholders
Definicin de todas las actividades requeridas
Ordenamiento secuencialmente de todas las actividades
Identificacin de las habilidades y los recursos requeridos

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PROYECTO SISVEN

Estimacin del esfuerzo de trabajo

Efectuar el anlisis de riesgos y de contingencia
Definicin y estimacin de todos los costos requeridos
Obtencin de la aprobacin de financiamiento del proyecto
Establecimiento del plan de la comunicacin

Ejecucin
Coordinacin de los recursos, desarrollo del equipo
Aseguramiento de la calidad
Seleccin y acercamiento a los subcontratistas
Distribucin de la informacin
Trabajar el plan

Supervisin y control
Gestin del equipo, stakeholderes y subcontratistas
Medicin del progreso y supervisin del desempeo (general,
alcance, cronograma, costos, calidad)
Toma de acciones correctivas si y donde sean necesarias.
Resolucin del tema y avance
Gestin de los cambios solicitados
Gestin del Riesgo (tcnico, calidad, desempeo, gerencia de
proyecto, organizacin, externo)
Informes de desempeo. Comunicaciones

El Cerrarse
Conclusin de las actividades
Cierre administrativo hacia fuera (el frunce, distribuye, informacin
del

archivo

para

formalizar

la

terminacin

del

proyecto,

aceptacin/fin de conexin, evaluacin, valoraciones del miembro,

las lecciones aprendi)
Cierre de contrato (terminacin del contrato de proyecto incluyendo
la resolucin de temas inconclusos y la aceptacin formal de la
entrega final).

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PROYECTO SISVEN

Segn el PMI, un equipo de proyectos funciona en nueve reas del

conocimiento con un nmero de procesos bsicos.
Integracin: Desarrollar la carta del proyecto, la declaracin del alcance y el
plan. Direccin, manejo, supervisin y control del proyecto.
Alcance: Planeamiento, definicin, creacin, verificacin y control de la
estructura de divisin de responsabilidades del trabajo (WBS).
Tiempo: Definicin, secuenciamiento, estimacin de recursos necesarios y de
la duracin, desarrollo y control del cronograma.
Costo: Planeamiento de recursos, costos estimados, presupuesto y control.
Calidad: Planeamiento de la calidad, aseguramiento de calidad y control de
calidad.
Recurso humano: Planeamiento, contratacin, desarrollo y administracin del
Recurso Humano.
Comunicaciones:

Planificacin de comunicaciones, distribucin de la

informacin, difusin del desempeo, Gestin de stakeholders

Riesgos: Planeamiento e identificacin de riesgos, Anlisis de riesgos
(cualitativa y cuantitativa), planeamiento de la respuesta ante riesgos (accin),
y supervisin y control del riesgo.
Consecucin: Plan de contrataciones y adquisiciones, seleccin e incentivos
de los vendedores, administracin y cierre de contratos.

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PROYECTO SISVEN

DISEO DE FORMATOS
1. Entrevista
Nombre de la Empresa:
Nombre del Entrevistado:
Cargo:
Fecha:
1. Cul es el problema a resolver?
2. Cules son las caractersticas del sistema que utiliza para resolver
el problema?
3. Qu informacin va a ser procesada?
4. Qu funcin desea que realice la aplicacin?
5. Quin solicita el desarrollo de este proyecto?
6. Quin utilizar el producto final?
7. Qu restricciones desea para la aplicacin?
8. Cmo desea que se generen los reportes?
___________________________
F. entrevistado

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PROYECTO SISVEN

CUESTIONARIO
Nombre de la organizacin:
Fecha:

1. Quin est detrs de este trabajo?

2. Quin usar la solucin?
3. Cul ser el beneficio de una solucin exitosa?
4. Existe otra fuente para la solucin requerida?
5.

Cmo podra caracterizarse un buen resultado generado por la

solucin?

6.

Cules problemas debera atacar esta solucin?

7.

Podra usted describir o mostrar el ambiente de negocios en el

que se utilizar la solucin?

8.

Los aspectos especiales del desempeo o las restricciones

afectarn la forma en que se busque la solucin?

ESTUDIO DE CASOS
Nombre del participante: ________________________________________
ESTUDIO DE CASOS
Nombre del Caso:______________________________________________
1. Anlisis de la situacin
______________________________________________________
2. Identificacin del problema principal.
______________________________________________________
3. Identificacin de problemas secundarios (mnimo dos)
______________________________________________________
______________________________________________________
4. Alternativas de solucin (Mnimo dos)
______________________________________________________
______________________________________________________
5. Seleccin de la alternativa que viabiliza la solucin de la problemtica
planteada (decisin).
______________________________________________________
6. Recursos necesarios para implementarla.
______________________________________________________
7. Indicadores que permitirn medir el xito de la decisin tomada.
______________________________________________________

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PROYECTO SISVEN

MARCO METODOLGICO
Tipo de Investigacin
De acuerdo con la naturaleza del proyecto el tipo de investigacin es de
campo. El proyecto consiste en la investigacin, elaboracin y desarrollo de un
propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas,
requerimiento o necesidades de organizaciones o grupos sociales o proceso.

Nivel de Investigacin
De acuerdo al nivel de conocimiento que se adquiere esta investigacin
es descriptiva, ya que se logra caracterizar un objetivo de estudio concreto, con
sus caracteristicas y propiedades.

Diseo de Investigacin
El diseo de la investigacin es experimental ya que es de dimensin
transversal pues esta basada en su ubicacin temporal, es decir, un momento y
tiempo definido. El proposito de este mtodo es describir las variables y
analizar su incidencia e interrelacin en un momento dado. La investigacin es
cuantitativa por que concuerda con los estudios cuantitativos que tienden a ser
altamente estructurados, de modo que como investigadores especificamos
caracteristicas principales de diseos antes de obtener un dato.

Poblacin y Muestra
En estadstica se denomina poblacin al mundo ideal, terico cuyas
caractersticas se quieren conocer y estudiar. Las poblaciones suelen ser muy
extensas y es imposible observar a cada componente, por ello se trabaja con
muestras, o subconjunto de esa poblacin. La poblacin para este estudio est
conformada por quince personas entre ellos gerentes, personal que conforman
Departamentos administrativos.

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PROYECTO SISVEN

Instrumentos de Recoleccin de Datos

Se puede definir como: Medio a travs del cual el investigador se relaciona con
los participantes para obtener la informacin necesaria que le permita lograr los
objetivos de la investigacin. Por ello hay que tener presente:

Seleccionar un instrumento de medicin el cual debe ser valido y

confiable para poder aceptar los resultados.

Aplicar dicho instrumento de medicin.

Organizar las mediciones obtenidas, para poder analizarlos.

Validacin del Instrumento

El instrumento antes de ser aplicado, ser sometido a una revisin por parte del
autor acadmico, con el fin de determinar su pertinencia con las caractersticas
de la investigacin del problema.
Valoracin
Puntos a Validar

Opt.

Acp.

Nab. Np.

Coherencia con los objetivos de la investigacin.

Correspondencia de los items con los Subindicadores, establecidos en la Operacinalizacin
de Variables.
Redaccin de las instrucciones y de los tems.
Presentacin y longitud de instrumento.
*Optimo (Opt.), *Aceptable (Acp.), *No Aceptable (Nab.), *No Presenta (Np.)

Tcnicas de Anlisis de Datos

Para el anlisis de los datos es necesario definir una tcnica de anlisis, como
lo son el anlisis cuantitativo y el anlisis cualitativo. Luego de la recopilacin
de los datos, que se obtuvo como resultado de las diferentes tcnicas aplicadas
para tal fin, es necesario analizarlos de forma clara para as poder determinar
cuales son los requerimientos y necesidades del departamento.

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PROYECTO SISVEN

Presentacin y Anlisis de los Resultados

1. Requiere la Empresa el Diseo de un software de control de
inventario?

Software para Inventario

Si

No

Anlisis: En la encuesta realizada se pudo notar la que todos los empleados

sienten la imperiosa necesidad de manejar un software de control de inventario
considerndolo un factor importantsimo que influye en la reduccin de costos
mejoras las utilidades y beneficios para la organizacin.
2. Cmo le gustara que el inventario se clasificara: Por familia, por
Proveedor, por Producto?

Clasificacin de Inventario
Por Producto
27%
Por Proveedor
13%

Por Familia

Por Familia
60%

Por Proveedor

Por Producto

Anlisis: El 60% opino que el inventario se debe clasificar por familia, el 13 por
proveedor y el 27% por producto opinando en su mayoria que seria mejor llevar
este inventario porque es ms completa la informacin y es ms factible que
los otros.

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PROYECTO SISVEN

3. Cul es el proceso mediante el cual se lleva el control de inventario

actual?

Proceso de Inventarios
Automatizado
0%
Ninguno
0%
Manual
Automatizado

Manual
100%

Ninguno

Anlisis: El 100% de los entrevistados opinaron que el proceso actual se lleva

de forma manual.
4. Posee experiencia con algn sistema de inventarios?

Experiencia en Sistemas de Inventarios

47%

53%

Si

No

Anlisis: Segn el 47% de los trabajadores no han tenido experiencia con

otros sistemas de control de inventarios y solo un 53% de estos poseen
conocimiento de este tema, pero esto no quiere decir que no estn de acuerdo
en la implementacin de uno en la empresa.

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PROYECTO SISVEN

5. Deseara usted realizar cursos de actualizaciones peridicas

sobre sistemas de inventario?

Actualizaciones
0%

100%

Si

No

Anlisis: El 100% de los empleados opinaron estar de acuerdo en realizar un

curso de actualizacin de sistemas de inventario, esto con el fin de estar en
constante avance.

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PROYECTO SISVEN

FASE DE INTEGRACIN
ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO
Informacin del Proyecto
Datos
Empresa / Organizacin
Proyecto
Fecha de preparacin
Cliente
Patrocinador principal
Gerente de Proyecto

Desarrollo de Software
Creacin de un Software de Control de Inventarios.
17 de marzo de 2016.
Empresa de Venta de Computadoras.
---------------------
Julia Mara R. Marroqun

Patrocinador / Patrocinadores
Nombre
Cargo
-----

--------

Departamento /
Divisin
------

Rama ejecutiva
(Vicepresidencia)
------

Propsito y Justificacin del Proyecto

La necesidad para las empresas de hoy es la implementacin de un sistema

de informacin que tenga la capacidad de administrar y controlar su registro
de inventarios as como el abastecimiento automtico de sus productos y
servicios.
La razn por la que se realizar este proyecto se debe a que la empresa en
cuestin no cuenta con el control adecuado de inventarios. Los controles que
tiene son en hojas de clculo de Excel, por lo que al momento de vender un
producto le es difcil la actualizacin del mismo, llegando al extremo de no
tener en existencia un producto.

Descripcin del Proyecto y Entregables

El presente proyecto busca desarrollar un Sistema de Informacin de Control

de Inventarios para criterios del cliente y usuarios finales, a travs de un. Con
ello, se busca tener un mejor control de la informacin de los productos que
venda la empresa. Lo que se entregar a la empresa es una aplicacin web
que pueda abrirse en los exploradores convencionales. Adems se dar

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PROYECTO SISVEN

entrenamiento para los usuarios finales al momento de la implementacin.

Requerimientos de Alto Nivel
Requerimientos del Producto

Que registre todos los productos por un cdigo y dems datos y

caractersticas de los productos.
Que marque un lmite de existencia de los productos y genere una
orden de suministro automtica.
Que visualice altas y bajas en los productos.
Que permita actualizaciones
Que tenga registro de proveedores y clientes.
Historial de devoluciones hechas a clientes y proveedores.
Valor y cantidad de las ventas diarias, semanales, mensuales,
semestrales y anuales al cierre de las actividades.
Que permita actualizaciones.
Que muestre el aumento y la disminucin de los precios de cada

productos.
Requerimientos del Proyecto
Que los requerimientos especificados cumplan con las necesidades del cliente.
Que se cumpla con las fechas establecidas en el cronograma.
Que todas las partes interesadas se involucren en las actividades del proyecto.

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PROYECTO SISVEN

Objetivos
Objetivo General:
Disear un Sistema para el Control de Inventarios para una empresa de venta
de computadoras y dispositivos electrnicos que le permita llevar un registro
completo de sus productos y permita el abastecimiento del mismo.
Objetivos especficos:
Crear una base de datos que registre los productos por cdigo.
Facilitar la bsqueda de productos para verificar su existencia.
Generar orden de suministro automticamente.
Visualizar altas y bajas en los productos.
Alcances:
Fase I Gestin del proyecto
Fase II Diseo
Fase III - Implementacin
Fase IV - Pruebas
Fase V Cierre del proyecto

Premisas y Restricciones
Proceso de adquisicin de equipamiento y software dentro de los
plazos establecidos y las caractersticas requeridas.
Diseo de software acorde a los requerimientos de la parte interesada
(stakeholders).

Riesgos Iniciales de Alto Nivel

Demora en el proceso de Adquisicin.
Incumplimiento de fechas de los entregables.
Problemas en la capacitacin del personal.

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PROYECTO SISVEN

Cronograma de Hitos Principales

Hito
Aprobacin de documentacin del proyecto
Inicio de etapa de implementacin.

Fecha tope
Sin fecha
Un mes despus
del inicio del
proyecto.
Quince das antes
de la puesta en
marcha del
sistema.
Un mes

Capacitacin del personal al 100%

Fase de implementacin del sistema (incluye perodo de

pruebas)
Presupuesto Estimado

El costo del proyecto ser asumido completamente por el cliente.

Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre
Gerente de proyecto
Miembros del equipo de trabajo
Alta direccin de la empresa
Usuario final

Cargo
Miembro del equipo
Miembro del equipo
Gerente
Trabajador de la empresa

Requisitos de Aprobacin del Proyecto

Diseo del software dentro de los plazos establecidos.
Diseo del software con las caractersticas requeridas por las partes

interesadas.

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PROYECTO SISVEN

Asignacin del Gerente de Proyecto y Nivel de Autoridad

Gerente de Proyecto
Nombre
Julia Mara R.
Marroqun

Cargo
Gerente

Departamento / Divisin
Gestin de proyectos

Niveles de Autoridad
rea de autoridad
Decisiones de personal (Staffing)

Descripcin del nivel de autoridad

Asignacin de actividades y tareas al
equipo de trabajo.

Gestin de presupuesto y de sus

variaciones

Definicin del presupuesto por cada

etapa del proyecto.

Decisiones tcnicas

Facultad para toma de decisiones en

los procesos que se estn realizando.
La tenencia de conocimientos y
habilidades para comprender e
intervenir en la resolucin pacfica y
no violenta de los conflictos.

Resolucin de conflictos

Personal y Recursos Preasignados

Recurso
Julia Mara R. Marroqun
Julio Girn
Zuly Beatriz Cortez Marcos

Departamento / Divisin
Gestin de proyectos
Gestin de proyectos
Gestin de proyectos

Aprobaciones
Patrocinador

Ing. Marvin Rodrguez

Fecha

Firma

19/03/2016

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PROYECTO SISVEN

ALCANCE
DESCRIPCIN DEL PROYECTO
El Proyecto es un Sistema de base de datos que llevara el control y
administracin de la informacin que se registra en un inventario de cualquier
empresa dedicada a la distribucin y venta de equipos computacionales. La
recopilacin de informacin se hizo a travs de la observacin a empresas
dedicadas al servicio en mencin, algunas de ellas no cuentan con una
organizacin eficiente que les permita realizar sus procesos de negocio con
suficiente rapidez y efectividad, causando con esto, demora y perdida de
informacin.

ESPECIFICACIN DE REQUISITOS
Las bases de datos constituyen un instrumento de mucha utilidad en las
empresas. Esto lleva a dar soluciones que faciliten la operacin de las tareas
mediante la construccin de una base de datos que pueda satisfacer las
necesidades de su mercado en menor tiempo, brindando as una mejor calidad
en el registro de sus productos, por lo cual, estre proyecto tiene como objetivo
crear un Sistema de Control de Inventarios, registro de equipos electronicos y
articulos.

RECOLECCIN DE REQUISITOS
Anlisis de la Situacin
Las empresas que no cuentan con un sistema de informacin de forma
computarizada, llevan su control en forma manual, o sea, registran sus
operaciones en documentos escritos o en foramtos en computadora. Esto tiene

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PROYECTO SISVEN

como concecuencia que no se puedan obtener facilmente informes

consolidados.
Para ampliar lo anterior, se presentan los distintos problemas que se dan
con regularidad en las empresas que carecen de un sistema de informacin
con control de inventarios y que registran sus productos manualmente.
La siguiente tabla lista las actividades que se dan con ms frecuencia en
dichas empresas. La falta de un sistema computarizado de control
administrativo llega a ser muy notoria cuando existen mrgenes de error en
todos los procesos.
El inventario se encuentra capturado en Excel, donde controlan
las existencias, integrando la cantidad de artculos comprados
y reduciendo con lo vendido.
Esta actividad la lleva a cabo en su mayoria el propietario de la
empresa.
En estas circunstancias quedan margenes de error.
Los empleados pueden aprovechar confusiones para hacer
INVENTARIO abusos y/o robo de mercanca.
En ocaciones el inventario es manejado por los empleados los
cuales pueden causar errores de insercin de datos de los
productos.
Existe perdida de informacin por la inseguridad de los datos
en las Hojas de Excel.
Las busquedas de informacin es retardada.
El ingreso de informacin.

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PROYECTO SISVEN

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Administracin de Inventario

Creacin de una base de datos en donde se ingresen todos los

productos de la empresa.

Aplicativo para el usuario, para el ingreso de los datos de los productos

de la empresa en la base de datos.

Crear y actualizar la lista de articulos del ctalogo de inventarios.

Lista de precios.

Entradas y salidas.

Control de la variabilidad de precios.

Consultas rapidas por producto.

Fotografa del artculo

Baja de productos.

Emisin de Reportes.

Envio de informacin a Excel.

ALCANCE
Las actividades de este proyecto tienen como finalidad llegar a la
implantacin del sistema con las siguientes etapas:

Definicin de la Solucin del Problema

Diseo de la Solucin

Definir las Reglas del Negocio

Realizar la Propuesta.

El sistema debe facilitar las operaciones administrativas del inventario. A

cada artculo se le asignar una clave nica de identificacin, unidad de

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PROYECTO SISVEN

medida, proveedor o fabricante que la proporciones, mximos y mnimos en

almacn.

ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIN DEL TRABAJO EDT

Roles
Los roles son perfiles de usuarios que utilizaran el sistema y llevan a
cabo una actividad especifica. Para el caso de SISVEN, existen los roles que
son comunes en la mayora de las empresas que realizan el mismo tipo de
actividad comercial.
Rol

Funcin
Es el encargado de llevar a cabo y
asegurarse de que se ejecuten las
acciones

necesarias

para

que

la

empresa cuente con los recursos

Administrador

necesarios y pueda alcanzar sus

metas. Su participacin en el sistema
consiste en designar o ordenar las
claves de los ctalogos, con que
proveedores trabajar, etc.
Su

funcin

es

de

apoyo

al

administrador en el estudio de los

Contador

resultados. Su rol en el uso de la

aplicacin le permite la captura de
compras,

cuentas

por

cobrar

cuentas por pagar.

El vendedor es la persona que est en
contacto con el cliente, debe conocer
Vendedor

los prductos que vende y que forman

parte del inventario. Puede realizar
cotizaciones.

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PROYECTO SISVEN

TIEMPOS
Definicin de Actividades
Instalacin de Equipos de Computo y Aplicacin
La aplicacin se instala en las computadoras de acuerdo a las
indicaciones del cliente y se configur el servidor de base de datos para
compartir la informacin. Las computadoras que no cumplan con los
requerimientos de funcionamiento o presenten fallas se reportarn al
cliente.
Capacitacin y Pruebas de Uso
La capacitacin se organiza para un mximo de 3 personas, en caso de
haber ms se deber realizar otra capacitacin de a cuerdo a cada
usuario segn la informacin que manejan.
Configuraciones
El cliente deber proporcionar sus formatos, catalogos, notas,
cotizaciones, pedidos, proveedores, apartados, consultas y cualquier
formato que el sistema maneje y que el cliente quiera usar.
Revisin de Resultados y Reforzamiento de Conocimientos
Generalmente despus de la capacitacion y las pruebas, surgen
distintas preguntas acerca de situaciones no previstas o algunos temas
que no fueron tratados con amplitud necesaria de acuerdo al
requerimiento del cleinte. En este punto se asigna un tiempo para dar
dicha atencin y cubrir en lo posible las dudas planteadas.
Atencin al Cliente Via Telefonica
Una vez que se haya completado el ciclo de capacitacin y el cliente ya
se encuentre trabjando en el uso del sitema, se ofrece la asistencia
telefnica para tratar de resolver todas la dudas posteriores que puedan
presentar. En caso de requeriri asistencia en sitio, se aplica Atencin al
Cliente en Sitio.

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PROYECTO SISVEN

Atencin al Cliente en Sitio y Costo Adicional

Este servicio se proporciona al cliente en caso de requerir soporte de
personal calificado en el uso del sistema y poder resolver problemas que
hayan presentado, explotar la informacin de la base de datos, con
algn reporte especifico o procedimientos de datos para toma de
desiciones. Llevar a cabo esta asistencia tiene un costo adicional y se le
notifica al cliente.

ESTIMAR DURACIN DE LAS ACTIVIDADES

Cronograma
La implementacin de SISVEN consiste en dar capacitacin al personal,
instalar la aplicacin en los equipos de cmputo apropiados y hacer las
configuraciones necesarias para que la aplicacin funciones y proporciones los
resultados en forma satisfactoria: El establecimiento de un sistema de control
automatizado.
Como cualquier actividad, esta tiene duracin variable de acuerdo a las
circunstancias que se presente, las cuales explicaremos brevemente:

ACTIVIDAD
Instalacin de Equipos de Computo y
Aplicacin.

DURACIN
DIAS

DIAS

1a3

Capacitacin y Pruebas de uso. 2 horas

al da. Tiempo variable en funcin a las

5 a 10

pruebas.
Configuracines
Revisin de resultados y reforzamiento
de conocimeintos.

2
2

Atencin al cliente via telefonica.

Continuo

Atencin al ciente en sitio y costo

Por

adicional.

Solicitud

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PROYECTO SISVEN

CONCLUSIONES

Para asegurar el xito de un proyecto se debe conseguir el compromiso de

todas las partes interesadas para que cumplan con su parte del proyecto.
Para la elaboracin de un proyecto siempre debe buscarse la calidad del
mismo y esto se lograr utilizando lineamientos o estndares de calidad
preestablecidos tales como el PMI a travs de su PMBOK.
Parte importante para cerrar un proyecto con xito es el cumplimiento de los
tiempos establecidos y tambin, el cumplimiento de los requerimientos
solicitados por las partes interesadas.
El uso de software para est tomando importancia cada vez ms, pues las
empresas se estn dando cuenta que ste tiene mucha utilidad al momento de
llevar sus registros de productos, generacin de reportes y otros.

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PROYECTO SISVEN

EGRAFA
https://sites.google.com/site/metodologiareq/capitulo-iii
https://formulaproyectosurbanospmipe.wordpress.com/2012/01/18/queesel-pmi-y-que-es-el-pmbok/
http://www.pmoinformatica.com/2013/06/plantilla-de-acta-deproyecto.html
http://www.12manage.com/methods_pmi_pmbok_es.html

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Nombre de archivo:
Proyecto SISVEN.docx
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PROYECTO SISVEN
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