Fiansa-Poc-09 Procedimiento de Auditoria Interna

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MANUAL DE CALIDAD
Fecha:
AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD Hoja
1 de 22
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PROCEDIMIENTO
AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
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RESPONSABILIDADES
REVISIN
RESPONSABILIDAD
CARGO
NOMBRE
Preparado por
Revisado por
Aprobado por
Jefe de Aseguramiento y Control de Calidad

Gerente de Operaciones
Gerente de Operaciones
James Noriega Tello

Carlos Delgado Seminario
Carlos Delgado Seminario
DESCRIPCIN DEL CAMBIO
Aplicacin
REVISIONES
FECHA
PREPAR
APROB.
Nombre
Firma
12/09/07
JNT
REVIS
Nombre
Firma
CDS
DISTRIBUCIN
COPIA N
USUARIO
Documento controlado, prohibido su reproduccin sin autorizacin de FIANSA
APROB
Nombre
Firma
CDS
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INDICE
1.
OBJETIVO Y ALCANCE
2.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
3.
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
4.
RESPONSABILIDADES
5.
EQUIPOS Y MATERIALES
6.
MTODO
7.
REGISTROS
8.
ANEXOS
1.
OBJETIVO Y ALCANCE
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El objetivo de este procedimiento es describir la metodologa para la ejecucin de las auditorias

internas del Sistema de Gestin de Calidad.
El alcance de este procedimiento abarca a toda la empresa y principalmente al Sistema de Gestin
de Calidad, procesos y productos con el propsito de:
Implementar acciones correctivas y/o preventivas.
Asegurar el cumplimiento de los plazos previstos.
Evitar No Conformidades.
Reducir los costos de No Calidad.
Obtener y mantener la confianza y seguridad del Cliente.
2.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Especificaciones contractuales.
Normas aplicables al servio.
Manuel de Calidad y Procedimientos del Sistemas de Gestin de la Calidad.
Norma ISO 19011:2002 Directrices para la Auditoria de los Sistemas de Gestin de la

Calidad y/o Ambiental
3.
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Auditoria
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios
de auditoria.
Programa de Auditoria
Conjunto de una o mas auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas
hacia un propsito especifico.
Criterio de Auditoria
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
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Evidencia de Auditoria
Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra informacin que son pertinentes para los
criterios de auditoria y que son verificables, la evidencia de auditoria puede ser cualitativa o
cuantitativa.
Hallazgo de la Auditoria
Resultado de la evaluacin de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de
auditoria, los hallazgos de auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los
criterios de auditoria, u oportunidades de mejora.
Conclusiones de la Auditoria
Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la
auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.
Cliente de la Auditoria
Organizacin o persona que solicita una auditoria.
Auditado
Organizacin que es auditada.
Auditor
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
Equipo Auditor
Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditoria.
Experto Tcnico
Persona que aporta experiencia o conocimientos especficos con respecto a la materia que se vaya
a auditar, un experto tcnico no acta como un auditor en el equipo auditor.
Competencia
Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Requisitos
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
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Procedimientos
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso, los procedimientos pueden
estar documentados o no, cuando un procedimiento esta documentado se utiliza con frecuencia el
trmino procedimiento escrito.
Informacin
Datos que poseen significado.
No conformidad
El No cumplimiento de un requisito.
Observacin
Advertencia realizada por el auditor acerca de la aplicacin de los procedimientos o de algn
riesgo que pueda ocasionar un incumplimiento futuro en el SGC o la oportunidad de mejoras en el
sistema. No es una no conformidad.
4.
RESPONSABILIDADES
Gerente General
Otorgar la autoridad para la gestin del programa de auditora.
Asignar los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las
actividades de la auditora, as como para alcanzar y mantener la competencia de los auditores,
y para mejorar su desempeo.
Asegurar la disponibilidad de auditores y expertos tcnicos que tengan la competencia

apropiada para los objetivos particulares del programa de auditora,
Representante de la Gerencia
Tiene la responsabilidad de gestionar el programa de auditora y para ello deber:
Establecer los objetivos y el alcance del programa de auditora,
Establecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse de que se proporcionen

los recursos,
Asegurarse de la implementacin del programa de auditora,
Asegurarse de que se mantienen los registros pertinentes del programa de auditora, y
Realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditora.

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Jefe de equipo auditor
Llevar a cabo la auditora de acuerdo al presente procedimiento.
Emitir informe y cierre de auditora.
Jefe de QA/QC
Verificar el cumplimiento de la ejecucin de la auditora.
Coordinar el programa de auditora de calidad.
Cumplir el presente procedimiento.
5.
EQUIPOS Y MATERIALES
No aplica
6.
MTODO
6.1
Programa de auditoria
FIANSA establecer dos tipos de programa de auditoria que sern las siguientes:
a)
Auditorias internas para cubrir el sistema de gestin de la calidad en toda la organizacin

para el ao en curso.
b)
Auditorias al sistema de gestin de los proveedores potenciales de productos crticos que se

deben realizar en un perodo de seis meses.
El programa de auditoria incluye todas las actividades necesarias para planificar y organizar el
tipo y nmero de auditorias, y para proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de forma eficaz
y eficiente dentro de los plazos establecidos.
El programa de auditorias es revisado y aprobado por el Gerente General
6.1.1 Procedimiento del programa de auditora.

El programa de auditoria se debe ejecutar siguiendo el siguiente procedimiento:
a) Planificar y elaborar el calendario de las auditoras;
b) Asegurar la competencia de los auditores y de los lderes de los equipos auditores;
c) Seleccionar los equipos auditores apropiados y asignar sus funciones y responsabilidades;
d) Realizar las auditoras;
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e) Realizar el seguimiento de la auditora,

f) Conservar los registros del programa de auditora;
g) Seguimiento del desempeo y la eficacia del programa de auditora;
h) Comunicacin de los logros globales del programa de auditora a la alta direccin.
6.1.2 Implementacin del programa de auditora

La implementacin del programa de auditora debe tratar lo siguiente:
a) la comunicacin del programa de auditora a las partes pertinentes;
b) la coordinacin y elaboracin de las actividades relativas al programa de
auditora.
c) el establecimiento y mantenimiento de un proceso para la evaluacin de los auditores y su
continuo desarrollo profesional.
d) asegurarse de la seleccin de los equipos auditores.
e) la provisin de los recursos necesarios para los equipos auditores;
f) asegurarse de la realizacin de las auditoras de acuerdo con el programa de auditora;
g) asegurarse del control de los registros de las actividades de la auditora;
h) asegurarse de la revisin y aprobacin de los informes de la auditora, y asegurarse de su
distribucin al cliente de la auditora y a otras partes especificadas; y
i) asegurarse del seguimiento de la auditora.
6.1.3
Registros del programa de auditora
Los registros debern conservarse para demostrar la implementacin del programa de auditora y
son los siguientes:
a) registros relacionados con auditoras individuales, tales como:
Planes de auditora,
Informes de auditora,
Informes de no conformidades,
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Informes de acciones correctivas y preventivas, e
Informes del seguimiento de la auditora.
b) Resultados de la revisin del programa de auditora;

c) Registros relacionados con el personal de la auditora, tales como:
Competencia del auditor y evaluacin desempeo,
Seleccin del equipo auditor, y
Mantenimiento y mejora de la competencia.
Los registros deberan conservarse y guardarse con la seguridad apropiada.
6.1.4 Seguimiento y revisin del programa de auditora

La implementacin del programa de auditora se deber seguir y revisar a intervalos apropiados
para evaluar si
se han cumplido sus objetivos y para identificar las oportunidades de mejora. Los resultados
deberan comunicarse a la alta direccin.
Se debe utilizar indicadores de desempeo para el seguimiento de caractersticas tales como:
La aptitud de los equipos auditores para implementar el plan de auditora,
La conformidad con los programas y calendarios de auditora, y
La retroalimentacin de los clientes de la auditora, de los auditados y de los auditores.
La revisin del programa de auditora debera considerar:

a) los resultados y las tendencias del seguimiento,
b) la conformidad con los procedimientos,
c) las necesidades y expectativas cambiantes de las partes interesadas,
d) los registros del programa de auditora,
e) las prcticas de auditora alternativas o nuevas, y
f) la coherencia en el desempeo entre los equipos auditores en situaciones similares.
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Los resultados de las revisiones del programa de auditora pueden llevar a acciones correctivas y
preventivas y a la mejora del programa de auditora.
6.2
Actividades de auditora
Para efectuar una auditoria interna de calidad se debe seguir las siguientes actividades:
6.2.1 Inicio de la auditora

6.2.1.1 Designacin del lder del equipo auditor
El Representante de la Gerencia deber designar un lder del equipo auditor para cada auditora
especfica.
6.2.1.2
Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios de auditora
Dentro de los objetivos globales de un programa de auditora, una auditora individual debe estar
basada en objetivos, alcance y criterios documentados.
Los objetivos de la auditora definen qu es lo que se va a lograr con la auditora y pueden incluir
lo siguiente:
a)
la determinacin del grado de conformidad del sistema de gestin del auditado, o de parte
de l, con los criterios de auditora;
b)
la evaluacin de la capacidad del sistema de gestin para asegurar el cumplimiento de los

requisitos legales, reglamentarios y contractuales;
c)
la evaluacin de la eficacia del sistema de gestin para lograr los objetivos especificados,
d)
la identificacin de reas de mejora potencial del sistema de gestin.
El alcance de la auditora describe la extensin y los lmites de la auditora, tales como ubicacin,
unidades de la organizacin, actividades y procesos que van a ser auditados, as como el perodo
de tiempo cubierto por la auditora.
Los criterios de auditora se utilizan como una referencia frente a la cual se determina la
conformidad, y pueden incluir polticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos
del sistema de gestin, etc.
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El cliente de la auditora deber definir los objetivos de la auditora. El alcance y los criterios de
auditora debern definirse entre el cliente de la auditora y el lder del equipo auditor, de acuerdo
con los procedimientos del programa de auditora. Cualquier cambio de los objetivos, del alcance
o de los criterios de auditora debera acordarse por las mismas partes.
6.2.1.3
Determinacin de la viabilidad de la auditora
La viabilidad de la auditora deber determinarse teniendo en consideracin factores tales como la

disponibilidad de:
a)
la informacin suficiente y apropiada para planificar la auditora,
b)
la cooperacin adecuada del auditado, y
c)
el tiempo y los recursos adecuados.
Cuando la auditora no es viable, debe proponerse al cliente de la auditora una alternativa tras
consultar con el auditado.
6.2.1.4 Seleccin del equipo auditor

Cuando la auditora se considera viable, se debe seleccionar un equipo auditor teniendo en cuenta
la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditora. Cuando hay un solo auditor,
ste debera desempear todas las tareas aplicables al lder del equipo auditor.
En el momento de decidir el tamao y la composicin del equipo auditor, se debe considerar lo
siguiente:
a)
los objetivos, el alcance, los criterios y la duracin estimada de la auditora;
b)
si la auditora es una auditora a todo el sistema de gestin de la calidad o a un

procedimiento o producto;
c)
la competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la
auditora;
d)
los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y de acreditacin/certificacin, segn

sea aplicable;
e)
la necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor con respecto a las

actividades a auditar y de evitar conflictos de intereses;
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f)
la capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar eficazmente con el
auditado y trabajar conjuntamente.
Estos aspectos pueden tratarse bien a travs de las habilidades propias del auditor o a travs del
apoyo de un experto tcnico.
El proceso de asegurar la competencia global del equipo auditor debe incluir los siguientes pasos:
la identificacin de los conocimientos y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de

la auditora; y
la seleccin de los miembros del equipo auditor de tal manera que todo el conocimiento y
las habilidades necesarios estn presentes en el equipo auditor.
Si el conocimiento y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en su totalidad por los

auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer incluyendo expertos tcnicos. Los expertos
tcnicos deberan actuar bajo la direccin de un auditor.
Los auditores en formacin pueden incluirse en el equipo auditor, pero no deberan auditar sin una
direccin u orientacin.
Tanto el cliente de la auditora como el auditado pueden requerir la sustitucin de miembros en
particular del equipo auditor con argumentos razonables como situaciones de conflicto de
intereses (tales como que un miembro del equipo auditor sea un antiguo empleado del auditado, o
que le haya prestado servicios de consultora) y un comportamiento previo no tico. Estos
argumentos deberan comunicarse al lder del equipo auditor y a aqullos con la responsabilidad
asignada para la gestin del programa de auditora, quienes deberan resolver el tema con el
cliente de la auditora y el auditado antes de tomar alguna decisin sobre la sustitucin de los
miembros del equipo auditor.
6.2.1.5 Establecimiento del contacto inicial con el auditado

El contacto inicial para la auditora con el auditado puede ser informal o formal y debe realizarse
por el Representante de la Gerencia o por el lder del equipo auditor. El propsito del contacto
inicial es:
a)
establecer los canales de comunicacin con el representante del auditado,
b)
confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditora,
c)
proporcionar informacin sobre las fechas y la duracin propuestas y la composicin del

equipo auditor,
d)
solicitar acceso a los documentos pertinentes, incluyendo los registros,

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e)
determinar las reglas de seguridad aplicables al lugar,
f)
hacer los preparativos para la auditora, y
g)
acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guas para el equipo auditor.
6.2.2 Revisin de la documentacin

Antes de las actividades de auditora in situ, la documentacin del auditado debe ser revisada para
determinar la conformidad del sistema, segn la documentacin, con los criterios de auditora. La
documentacin puede incluir documentos y registros pertinentes del sistema de gestin e informes
de auditoras previas.
La revisin debe tener en cuenta los objetivos y el alcance de la auditora.
En algunas situaciones, esta revisin puede posponerse hasta el inicio de las actividades in situ, si
esto no perjudica la eficacia de la realizacin de la auditora. En otras situaciones, puede realizarse
una visita preliminar al lugar para obtener una visin general apropiada de la informacin
disponible.
Si se encuentra que la documentacin es inadecuada, el lder del equipo auditor debe informar al
cliente de la auditora, al representante de la gerencia y al auditado. Debe decidirse si se contina
o suspende la auditora hasta que los problemas de documentacin se resuelvan.
6.2.3 Preparacin de las actividades de auditora in situ.

6.2.3.1 Preparacin del plan de auditora
El lder del equipo auditor debe preparar un plan de auditora que proporcione la base para el
acuerdo entre el cliente de la auditora, el equipo auditor y el auditado, respecto a la realizacin de
la auditora. Este plan debe facilitar el establecimiento de los horarios y la coordinacin de las
actividades de la auditora.
El nivel de detalle proporcionado en el plan de auditora debe reflejar el alcance y la complejidad

de sta. Los detalles pueden diferir, por ejemplo, entre auditoras iniciales y las posteriores y
tambin entre auditoras internas y externas.
El plan de auditora debe ser suficientemente flexible para permitir cambios, tales como
modificaciones en el alcance de la auditora, que pueden llegar a ser necesarios a medida que se
van desarrollando las actividades de auditora in situ.
El plan de auditora debe incluir lo siguiente:
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a)
los objetivos de la auditora;
b)
los criterios de auditora y los documentos de referencia;
c)
el alcance de la auditora, incluyendo la identificacin de las unidades de la organizacin y

unidades funcionales y los procesos que van a auditarse;
d)
las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditora in situ;
e)
la hora y la duracin estimadas de las actividades de la auditora in situ, incluyendo las

reuniones con la gerencia del auditado y las reuniones del equipo auditor;
f)
las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de los

acompaantes;
g)
la asignacin de los recursos necesarios a las reas crticas de la auditora.
Adems, el plan de auditora debera incluir lo siguiente, cuando sea apropiado:

h)
la identificacin del representante del auditado en la auditora;
i)
los temas del informe de la auditora;
j)
preparativos logsticos (viajes, recursos disponibles in situ, etc.);
k)
asuntos relacionados con la confidencialidad;
l)
cualquier accin de seguimiento de la auditora.
El plan debe ser revisado y aceptado por el cliente de la auditora y presentado al auditado antes
de que comiencen las actividades de la auditora in situ.
Cualquier objecin del auditado debera ser resuelta entre el lder del equipo auditor, el auditado y
el cliente de la auditora. Cualquier revisin al plan de auditora debera ser acordada entre las
partes interesadas antes de continuar la auditora.
6.2.3.2 Asignacin de las tareas al equipo auditor

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El lder del equipo auditor, consultando con el equipo auditor, debe asignar a cada miembro del
equipo la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, reas o actividades
especficos. Tales asignaciones deben considerar la necesidad de independencia y competencia de
los auditores, y el uso eficaz de los recursos, as como las diferentes funciones y responsabilidades
de los auditores, auditores en formacin y expertos tcnicos. Se pueden realizar cambios en la
asignacin de tareas a medida que la auditora se va llevando a cabo para asegurarse de que se
cumplen los objetivos de la auditora.
6.2.3.3 Preparacin de los documentos de trabajo

Los miembros del equipo auditor deben revisar la informacin pertinente a las tareas asignadas y
preparar los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y registro del desarrollo
de la auditora. Tales documentos de trabajo pueden incluir:
listas de verificacin FIANSA-REG-013-LVA y planes de muestreo de auditora.
formularios para registrar informacin, tal como evidencias de apoyo, hallazgos de auditora
y registros de las reuniones.
El uso de listas de verificacin y formularios no debe restringir la extensin de las actividades de

auditora, que pueden cambiarse como resultado de la informacin recopilada durante la auditora.
Los documentos de trabajo, incluyendo los registros que resultan de su uso, deben retenerse al
menos hasta que finalice la auditora. Aquellos documentos que contengan informacin
confidencial o de propiedad privada deben ser guardados con la seguridad apropiada en todo
momento por los miembros del equipo auditor.
6.2.4 Realizacin de las actividades de auditora in situ
6.2.4.1 Realizacin de la reunin de apertura
Se debe realizar una reunin de apertura con la gerencia del auditado o, cuando sea apropiado,
con aquellos responsables para las funciones o procesos que se van a auditar. El propsito de una
reunin de apertura es:
a)
confirmar el plan de auditora,
b)
proporcionar un breve resumen de cmo se llevarn a cabo las actividades de auditora,

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c)
confirmar los canales de comunicacin, y
d)
proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.
6.2.4.2 Comunicacin durante la auditora

Dependiendo del alcance y de la complejidad de la auditora, puede ser necesario llegar a
acuerdos formales para
la comunicacin entre el equipo auditor y con el auditado durante la auditora.
Los miembros del equipo auditor debern consultarse peridicamente para intercambiar
informacin, evaluar el progreso de la auditora y reasignar las tareas entre los miembros del
equipo auditor segn sea necesario.
Durante la auditora, el lder del equipo auditor debe comunicar peridicamente los progresos de
la auditoria y cualquier inquietud al auditado y, cuando sea apropiado, al cliente de la auditora.
Las evidencias recopiladas durante la auditora que sugieren un riesgo inmediato y significativo
debern comunicarse sin demora al auditado y, si es apropiado, al cliente de la auditora.
Cualquier inquietud relacionada con un aspecto externo al alcance de la auditora deber
registrarse y notificarse al lder del equipo auditor, para su posible comunicacin al cliente de la
auditora y al auditado.
Cuando las evidencias disponibles de la auditora indican que los objetivos de la misma no son
alcanzables, el lder del equipo auditor deber informar de las razones al cliente de la auditora y
al auditado para determinar las acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir la
reconfirmacin o la modificacin del plan de auditora, cambios en los objetivos de la auditora o
en su alcance, o la terminacin de la auditora.
Cualquier necesidad de cambios en el alcance de la auditora que pueda evidenciarse a medida

que las actividades de auditora in situ progresan, deber revisarse con el cliente de la auditora y
aprobarse por l y, cuando sea apropiado, por el auditado.
6.2.4.3 Papel y responsabilidades de los guas y observadores

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Los guas y observadores pueden acompaar al equipo auditor, pero no forman parte del mismo.
No debern influir ni interferir en la realizacin de la auditoria.
Cuando el auditado designe guas, stos debern asistir al equipo auditor y actuar cuando lo
solicite el lder del equipo auditor. Sus responsabilidades pueden incluir las siguientes:
a)
establecer los contactos y horarios para las entrevistas;
b)
acordar las visitas a partes especficas de las instalaciones o de la organizacin;
c)
asegurarse de que las reglas concernientes a los procedimientos relacionados con la

proteccin y la seguridad de las instalaciones son conocidos y respetados por los miembros
del equipo auditor;
d)
ser testigos de la auditora en nombre del auditado; y
e)
proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilacin de la informacin.
6.2.4.4 Recopilacin y verificacin de la informacin
Durante la auditora, deber recopilarse mediante un muestreo apropiado y verificarse, la

informacin pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la
informacin relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos.
Slo la informacin que es verificable puede constituir evidencia de la auditora. La evidencia de
la auditora deber ser registrada. La evidencia de la auditora se basa en muestras de la
informacin disponible. Por tanto, hay un cierto grado de incertidumbre en la auditora, y aqullos
que actan sobre las conclusiones de la auditora debern ser conscientes de esta incertidumbre.
Los mtodos para recopilar esta informacin incluyen:
entrevistas,
observacin de actividades, y
revisin de documentos.
Realizacin de entrevistas
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Las entrevistas son uno de los medios importantes de recopilar informacin y se deben llevar a
cabo de manera tal que se adapten a la situacin y a las personas entrevistadas.
Sin embargo, el auditor debera considerar lo siguiente:
a)
las entrevistas deberan mantenerse con personas de niveles y funciones adecuadas que
desempeen actividades o tareas dentro del alcance de la auditora;
b)
las entrevistas deberan realizarse durante las horas normales de trabajo y, cuando sea
prctico, en el lugar de trabajo habitual de la persona entrevistada;
c)
se debera hacer todo lo posible para tranquilizar a la persona que se va a entrevistar antes y
durante la entrevista;
d)
debera explicarse la razn de la entrevista y de cualquier nota que se tome;
e)
las entrevistas pueden iniciarse pidiendo a las personas que describan su trabajo;
f)
deberan evitarse preguntas que predispongan las respuesta (es decir, preguntas inductivas);
g)
los resultados de la entrevista deberan ser resumidos y revisados con la persona

entrevistada; y
h)
se debera agradecer a las personas entrevistadas su participacin y cooperacin.
6.2.4.5 Generacin de hallazgos de la auditora

La evidencia de la auditora deber ser evaluada frente a los criterios de auditora para generar los
hallazgos de la auditora. Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto conformidad como no
conformidad con los criterios de auditora.
Cuando los objetivos de la auditora as lo especifiquen, los hallazgos de la auditora pueden
identificar una oportunidad para la mejora.
El equipo auditor deber reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditora
en etapas adecuadas durante la misma.
La conformidad con el criterio de auditora deber resumirse para indicar las ubicaciones, las
funciones o los procesos que fueron auditados. Si estuviera incluido en el plan de auditora, se
debern registrar los hallazgos de la auditora individuales de conformidad y sus evidencias de
apoyo.
Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las apoyan debern registrarse. Las no
conformidades pueden clasificarse. Estas debern revisarse con el auditado, para obtener el
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reconocimiento de que la evidencia de la auditora es exacta y que las no conformidades se han

comprendido.
Se debe realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier opinin divergente relativa a las
evidencias y/o los hallazgos de la auditora, y debern registrarse los puntos en los que no haya
acuerdo.
6.2.4.6 Preparacin de las conclusiones de la auditora

El equipo auditor deber reunirse antes de la reunin de cierre para:
a)
revisar los hallazgos de la auditora y cualquier otra informacin apropiada recopilada

durante la auditora frente a los objetivos de la misma,
b)
acordar las conclusiones de la auditora, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al

proceso de auditora,
c)
preparar recomendaciones, si estuviera especificado en los objetivos de la auditora, y
d)
comentar el seguimiento de la auditora, si estuviera incluido en el plan de la misma.
Las conclusiones de la auditora pueden tratar aspectos tales como:

a)
el grado de conformidad del sistema de gestin con los criterios de auditora,
b)
la eficaz implementacin, mantenimiento y mejora del sistema de gestin, y
c)
la capacidad del proceso de revisin por la direccin para asegurar la continua idoneidad,
adecuacin, eficacia y mejora del sistema de gestin.
Si los objetivos de la auditora as lo especifican, las conclusiones de la auditora pueden llevar a

recomendaciones relativas a mejoras, relaciones comerciales, certificacin/registro, o actividades
de auditora futuras.
6.2.4.7 Realizacin de la reunin de cierre

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La reunin de cierre, presidida por el lder del equipo auditor, deber realizarse para presentar los
hallazgos y conclusiones de la auditora de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por
el auditado, y para ponerse de acuerdo, si es necesario, en el intervalo de tiempo para que el
auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas.
Entre los participantes en la reunin de cierre deber incluirse al auditado y podra tambin
incluirse al cliente de la auditora y a otras partes.
Si es necesario, el lder del equipo auditor deber prevenir al auditado de las situaciones
encontradas durante la auditora que pudieran disminuir la confianza en las conclusiones de la
auditora.
Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de la auditora y/o a las conclusiones entre el
equipo auditor y el auditado debern discutirse y, si es posible, resolverse. Si no se resolvieran, las
dos opiniones debern registrarse.
Si est especificado en los objetivos de la auditora, se deber presentar recomendaciones para la
mejora. Se deber enfatizar que las recomendaciones no son obligatorias.
6.2.5 Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de la auditora

6.2.5.1 Preparacin del informe de la auditora
El lder del equipo auditor ser responsable de la preparacin y del contenido del informe de la
auditora
El informe de la auditora deber proporcionar un registro completo de la auditora, preciso,
conciso y claro, y deber incluir, o hacer referencia a lo siguiente:
a)
los objetivos de la auditora;
b)
el alcance de la auditora, particularmente la identificacin de las unidades de la

organizacin y de las unidades funcionales o los procesos auditados y el intervalo de tiempo
cubierto;
c)
la identificacin del cliente de la auditora;
d)
la identificacin del lder del equipo auditor y de los miembros del equipo auditor;
e)
las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditora in situ;
f)
los criterios de auditora;
g)
los hallazgos de la auditora; y
h)
las conclusiones de la auditora.

FIANSA-POC09
MANUAL DE CALIDAD
Fecha:
20 de 22
:
Revisin:
12/09/07
0
El informe de la auditora tambin puede incluir o hacer referencia a lo siguiente, segn sea
apropiado:
i)
el plan de auditora;
j)
una lista de representantes del auditado;
k)
un resumen del proceso de auditora, incluyendo la incertidumbre y/o cualquier obstculo

encontrado que pudiera disminuir la confianza en las conclusiones de la auditora;
l)
la confirmacin de que se han cumplido los objetivos de la auditora dentro del alcance de la
auditora, de acuerdo con el plan de auditora;
m)
las reas no cubiertas, aunque se encuentren dentro del alcance de la auditora;
n)
las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado;
o)
las recomendaciones para la mejora, si se especific en los objetivos de la auditora;
p)
los planes de accin del seguimiento acordados, si los hubiera;
q)
una declaracin sobre la naturaleza confidencial de los contenidos; y
r)
la lista de distribucin del informe de la auditora.
El informe de la auditoria se presentar en el registro FIANSA-REG-015-IA
6.2.5.2 Aprobacin y distribucin del informe de la auditora
El informe de la auditora deber emitirse en el perodo de tiempo acordado. Si esto no es posible,

se deber comunicar al cliente de la auditora las razones del retraso y acordar una nueva fecha de
emisin.
El informe de la auditora debera estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con el programa
de auditora.
El informe de la auditora aprobado deber distribuirse a los receptores designados por el cliente
de la auditora.
El informe de la auditora es propiedad del cliente de la auditora. Los miembros del equipo
auditor y todos los receptores del informe debern respetar y mantener la debida confidencialidad
sobre el informe.
FIANSA-POC09
MANUAL DE CALIDAD
Fecha:
21 de 22
:
Revisin:
12/09/07
0
6.2.6
Solicitud de Accin Correctiva
Cuando se determine luego de un anlisis cuidadoso que se tiene no conformidad (no

concordancia o incumplimiento), se levanta el registro Solicitud de Accin Correctiva FIANSAREG-014-SAC
6.2.7 Finalizacin de la auditora

La auditora finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditora se hayan
realizado y el informe de la auditora aprobado se haya distribuido.
Los documentos pertenecientes a la auditora debern conservarse o destruirse de comn acuerdo
entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora y los
requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.
6.2.8 Realizacin de las actividades de seguimiento de una auditora

Las conclusiones de la auditora pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas,
o de mejora, segn sea aplicable. Tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por el
auditado en un intervalo de tiempo acordado y no se consideran parte de la auditora.
El auditado deber mantener informado al cliente de la auditora sobre el estado de estas acciones.
Deber verificarse si se implement la accin correctiva y su eficacia. Esta verificacin puede ser
parte de una auditora posterior.
El programa de auditora puede especificar el seguimiento por parte de los miembros del equipo
auditor, que aporte valor al utilizar su pericia. En estos casos, se debera tener cuidado para
mantener la independencia en las actividades de auditora posteriores.
6.2.9
Cierre de auditora
Realizado el seguimiento completo a las No Conformidades, el jefe del equipo auditor informar
al Representante de la Direccin para el cierre definitivo del expediente de auditora, quien
colocar en el expediente el sello de "Auditora Cerrada".
7.
REGISTROS
Los registros a emitir son los siguientes:

FIANSA-POC09
MANUAL DE CALIDAD
Fecha:
22 de 22
:
Revisin:
12/09/07
0
FIANSA-REG-013-LVA Lista de Verificacin de Auditoria

FIANSA-REG-014-SAC Solicitud de Accin Correctiva
FIANSA-REG-015-IA
8.
Informe de Auditoria
ANEXOS
Todos los registros indicados en la seccin 7

Fiansa-Poc-09 Procedimiento de Auditoria Interna

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Fiansa-Poc-09 Procedimiento de Auditoria Interna

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FIANSA-POC09

Jefe de Aseguramiento y Control de Calidad

James Noriega Tello

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

Documento controlado, prohibido su reproduccin sin autorizacin de FIANSA

El objetivo de este procedimiento es describir la metodologa para la ejecucin de las auditorias

Implementar acciones correctivas y/o preventivas.

Asegurar el cumplimiento de los plazos previstos.

Reducir los costos de No Calidad.

Obtener y mantener la confianza y seguridad del Cliente.

Normas aplicables al servio.

Manuel de Calidad y Procedimientos del Sistemas de Gestin de la Calidad.

Norma ISO 19011:2002 Directrices para la Auditoria de los Sistemas de Gestin de la

Documento controlado, prohibido su reproduccin sin autorizacin de FIANSA

Documento controlado, prohibido su reproduccin sin autorizacin de FIANSA

Otorgar la autoridad para la gestin del programa de auditora.

Asegurar la disponibilidad de auditores y expertos tcnicos que tengan la competencia

Establecer los objetivos y el alcance del programa de auditora,

Establecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse de que se proporcionen

Asegurarse de la implementacin del programa de auditora,

Asegurarse de que se mantienen los registros pertinentes del programa de auditora, y

Realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditora.

Jefe de equipo auditor

Llevar a cabo la auditora de acuerdo al presente procedimiento.

Emitir informe y cierre de auditora.

Verificar el cumplimiento de la ejecucin de la auditora.

Coordinar el programa de auditora de calidad.

Cumplir el presente procedimiento.

Auditorias internas para cubrir el sistema de gestin de la calidad en toda la organizacin

Auditorias al sistema de gestin de los proveedores potenciales de productos crticos que se

6.1.1 Procedimiento del programa de auditora.

e) Realizar el seguimiento de la auditora,

6.1.2 Implementacin del programa de auditora

Registros del programa de auditora

Informes de acciones correctivas y preventivas, e

Informes del seguimiento de la auditora.

b) Resultados de la revisin del programa de auditora;

Competencia del auditor y evaluacin desempeo,

Seleccin del equipo auditor, y

Mantenimiento y mejora de la competencia.

Los registros deberan conservarse y guardarse con la seguridad apropiada.

6.1.4 Seguimiento y revisin del programa de auditora

La aptitud de los equipos auditores para implementar el plan de auditora,

La conformidad con los programas y calendarios de auditora, y

La retroalimentacin de los clientes de la auditora, de los auditados y de los auditores.

La revisin del programa de auditora debera considerar:

Documento controlado, prohibido su reproduccin sin autorizacin de FIANSA

6.2.1 Inicio de la auditora

Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios de auditora

la evaluacin de la capacidad del sistema de gestin para asegurar el cumplimiento de los

la identificacin de reas de mejora potencial del sistema de gestin.

Determinacin de la viabilidad de la auditora

La viabilidad de la auditora deber determinarse teniendo en consideracin factores tales como la

la informacin suficiente y apropiada para planificar la auditora,

la cooperacin adecuada del auditado, y

el tiempo y los recursos adecuados.

6.2.1.4 Seleccin del equipo auditor

los objetivos, el alcance, los criterios y la duracin estimada de la auditora;

si la auditora es una auditora a todo el sistema de gestin de la calidad o a un

los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y de acreditacin/certificacin, segn

la necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor con respecto a las

la identificacin de los conocimientos y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de

Si el conocimiento y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en su totalidad por los