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lo funcional?
2. Por qu es importante organizarse?
3. Para quin es necesario?
Ordenar y clasificar por rubros la siguiente lista de nombres:
1. Comercial Navarrete S.A.
2. Zapatera Nolasco
3. Tiendas l
4. Saga Falabella
5. MINKA
6. SUNAT
7. Banco de La Nacin
8. Essalud
9. Diario El Comercio
10. Manuel Dueas Zapata
11. Universidad San Martn
12. ptica Italiana S.A.
13. Dental Medic S.A.
14. Metro
15. Mercado El Milagro
16. Aerolineas Argentinas
17. ENAPU
18. ICNA
19. Hospital Nacional Daniel Alcides
Carrin
20. Universidad Nacional de Ingeniera
APUNTES
CLASES DE MUEBLES PARA ARCHIVO
Casillero o nido de paloma
Otro mtodo antiguo de archivos que consiste en un mueble de madera con
distintas divisiones pequeas y con suficiente capacidad para guardar papeles
del tamao carta o de documentos ms pequeos. En estas divisiones se
guardan las cartas de acuerdo con el orden de recibo y a cada divisin se le
asigna una letra del alfabeto. Se le denomina as porque se asemeja a un
palomar.
Ejemplo del casillero es el mueble que se usa en los apartados de correos y
hoteles para guardar la correspondencia que se distribuir al pblico.
El nido de paloma, usado en las oficinas de correo, constaba de una serie de
casilleros, generalmente de 24, que formaban un mueble especial, una mesa o un escritorio. En
cada casillero se guardaban papeles correspondientes a una letra del alfabeto, colocndolos
unos sobre otro en orden de llegada.
Tabla de Shannon
Forma antigua de archivo que consiste en una tabla de madera con
ganchos de presin para sostener los documentos. Generalmente se cuelga
en la pared y los documentos se archivan de acuerdo con el orden de
recibo. Hoy da se usa en las oficinas del registro civil, las notarias,
tribunales de justicia, hospitales.
Tambin la usan los empleados que prestan servicios al aire libre, como los
ingenieros, capataces, inspectores de buses para el contador, cuando
realiza el inventario fsico, para apoyarse al escribir la informacin.
Archivo de caja
El sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la gua para
ordenar alfabticamente. Este sistema consiste en una caja pequea de
madera, plstica o de metal. Dentro de esta se usa un juego de guas y
se ordena alfabticamente colocando cada carta o tarjeta detrs de la
letra que le corresponde por el apellido.
El archivo de caja ofrece la ventaja de que los documentos se protegen contra el polvo, los
papeles se mantienen en orden alfabtico y se localiza con facilidad. Este archivo es el que usan
las amas de casa para guardar las recetas de cocina y otros documentos de uso personal. Se
usa en las oficinas para guardar las tarjetas de los clientes y en las bibliotecas para conservar las
tarjetas de los lectores.
FORMAS EN LA ACTUALIDAD
ARCHIVADOR DE PALANCA.- es un modelo poco funcional,
tiene capacidad mnima para archivar trescientos o cuatrocientos
papeles y si una persona est consultando en un archivo, otra persona no puede utilizarlo, se
crea dificultad y tiempo para hallar una carta.
Traslado organizado
de
conservacin
RESUMEN
1. El archivo es la memoria de una empresa.
2. Se define como PROCESO SISTEMTICO DE ARREGLO DE DOCUMENTOS
VALIOSOS.
3. Los objetivos del archivo son:
- Preservar documentos valiosos
- Proporcionar informacin en forma rpida.
4. Los documentos se archivan de acuerdo la naturaleza de la empresa.
5. El alfabeto es la base para cualquier sistema de archivo.
6. Los sistemas bsicos de archivo son:
- Alfabtico
- Numrico
- Geogrfico
- Por asuntos
- Mixto
7. Los sistemas bsicos no son rgidos pues se pueden combinar y tenemos Archivos Mixtos.
8. A la persona encargada del archivo se le denomina ARCHIVISTA.
MTODOS DE ARCHIVO
Existen dos mtodos de archivo:
a) Mtodo Directo
b) Mtodo Indirecto
a) Directo.- Es aquel en el cual los documentos se archivan en carpetas (folders) que llevan
inscripciones correspondientes a los nombres de las personas o firmas comerciales a
quienes pertenecen estos documentos.
Ejemplo:
- Archivo: Prez Juan, Daniel
Panadera El Rico Pan
Alicorp S.A.
b) Indirecto.- Los documentos van colocados en carpetas que llevan inscripciones numricas,
correspondiendo cada nmero a una persona o asunto.
Ejemplo:
Carpeta de Prez Juan Daniel
el N 010 PJD
Carpeta Alicorp S.A.
N 101-C/15
Para saber qu nmero corresponde, es imprescindible contar con una clave alfabtica que
indica el nombre de la persona, o firma comercial y el nmero correspondiente a su carpeta.
Pestaa
Pestaa perforada
Pestaa de 1/2
1ra. Posicin
Pestaa de 1/2
2da. Posicin
Pestaa de 1/3
Pestaa de 1/3
1ra. Posicin
3ra. Posicin
2da. Posicin
Pestaa de 1/4 Pestaa de 1/4
Pestaa de 1/4
Pestaa de 1/4
4ta. Posicin
1ra. Posicin
2da. Posicin
3ra. Posicin
Pestaa de 1/5
Pestaa de
1/5
1ra. Posicin
5ta.
Posicin
Clases de Leyenda:
2da. Posicin
3ra. Posicin
4ta. Posicin
B
AM
Am
-Az
AAl
Gua Primaria
Pr
Gua Secundaria
Planos
Gua Especial
Prado
Gua Especial
OUT
Gua de Ausente o
Especial
CARPETAS O FOLDER
Se denomina carpeta tambin llamada flder a una cartulina doblada en dos. Dentro de ella se coloca
todos los papeles que se relacionan entre s y que se identifican por la inscripcin o leyenda que lleva la
carpeta.
PESTAA
Leyenda o Inscripcin
Base
CARPETA O FOLDER
Segn el servicio que prestan las carpetas pueden ser de dos clases:
a. Carpetas de varios.
b. Carpetas Individuales
a. CARPETA VARIOS.- Cuando se trata de una organizacin, persona o asunto que no tiene gran
volumen de correspondencia, no es necesario prepararle una carpeta individual. Es por eso que por
cada gua primaria hay una carpeta de varios en la cual se guardan todos los papeles diversos que
estn agrupados bajo la leyenda de esa gua primaria en particular.
b. CARPETA INDIVIDUAL.- Son aquellas que sirven para guardar papeles relativos a una organizacin,
persona o asunto y que se relacionan entre s. Por ejemplo, todas las cartas, catlogos, circulares,
etc.
Otros materiales:
Se denomina marbete o etiqueta a las que se usan en las carpetas que proporcionan mejor visibilidad y
apariencia al archivo. Vienen en varios colores de acuerdo al sistema de archivo en uso.
ACTIVIDAD
Incluya una vista de la conformacin de un archivo completo:
ARCHIVO FLOTANTE
Se denomina archivo de tipo flotante por lo que las carpetas no van asentadas en la base de las gavetas,
sino que van en uno de los bolsillos, los cuales estn colgados de un marco. Este archivo consiste de
bolsillos de fuerte papel kraff o de tela que llevan remachadas en su parte superior unas lminas de latn
ms largas que los bolsillos. Estas lminas se apoyan sobre rieles del marco de la gaveta.
Ventajas de este tipo de archivo.- Este tipo de archivo tiene la ventaja de ser ms esttico y tener mayor
visibilidad y tambin gran cantidad, capacidad, se adapta a cualquier sistema.
TIPOS DE ARCHIVOS
Archivo Activo.- Este tipo de archivo est formado por los documentos del ao en curso, los documentos
que se encuentran pendientes de respuesta o solucin y los documentos de aos anteriores que
mantengan su vigencia y ser de consulta frecuente.
Archivo Semi activo.- Est formado por los documentos no activos de un ao que son materia de
consulta aunque no frecuente.
Archivo Pasivo.- Est formado por los documentos activos cuya consulta eventual permiten que se
encuentre en ambiente diferente al archivo activo y que mantiene su valor documental, informativo o
histrico que por su importancia pueden tener empleo en lo administrativo.
Esta divisin nos permite dedicar mayor espacio en la oficina a los archivos activos y usar algn depsito
o habitacin menos accesible, y por lo tanto menos valiosa, para los archivos inactivos.
Para separar la documentacin en archivo activo e inactivo debe establecerse una poltica de
transferencia de documentos del archivo activo o inactivo.
La expurgacin y transferencia puede hacerse una vez al ao dedicando para esta labor el tiempo
necesario, una semana por ejemplo o efectuarse en forma constante dedicando una o dos horas diarias a
esta labor.
Para la transferencia de un archivo de correspondencia se recomienda los siguientes pasos:
1. Examinar todo el archivo activo y hacer una lista de las carpetas que se mantendrn en actividad, es
decir, aquellos que hayan recibido nuevos documentos en los ltimos meses.
2. Preparar carpetas individuales para la lista mencionada en el prrafo anterior.
3. Sacar carpeta por carpeta del archivo, examinar su contenido y ver cuales deben retirarse porque ya
han sido atendidas.
4. Colocar la carpeta antigua en el archivo inactivo
Para los archivos inactivos bastan cajas de cartn en buen estado y tratarlos con productos qumicos que
eviten la proliferacin de insectos. Las leyes de un pas son diferentes a las de otro y por ello la
preservacin de documentos puede cambiar en consideracin a este factor.
SISTEMAS DE ARCHIVO
Sistema alfabtico.- Viene a hacer la asociacin de letras desde la A hasta la Z. Ejemplo: EXSA,
FAMESA.
Sistema Numrico.- Viene hacer la asociacin de nmeros, se ubica por los primeros. Ejemplo:
- Factura N 159
- Factura N 160
Sistema Geogrfico.- Se halla mediante el Distrito, departamento, ciudad, etc.
Arequipa /Csar Tarazona
Lima /Juan Palomino
Sistema por asunto.- Se lleva el control de los materiales para poder trabajar, ejemplo: Plizas,
Adelantos, Letras.
Guas de salida
Siempre que se tenga que sacar una carpeta de archivo para un tiempo considerable, ste deber
sustituirse por una cartulina sobresaliente o una carpeta de salida.
Las guas normales de salida suelen llevar una solapa donde puede colocarse una tarjeta o una nota en
la que se indique quien y para qu ha sacado la carpeta que falta, as como la fecha en qu sali.
En algunas oficinas se usan tarjetas ya impresas que ha de rellenar el peticionario de los papen cuestin
que lo que se convierten en comprobantes de salida del archivo.
Perodo de Conservacin
El tiempo durante el cual han de conservarse los archivos depende de la naturaleza del negocio y de los
registros, as como de los aspectos legales en ellos empleados.
Generalmente se considera que un perodo de archivo debe ser mximo de cuatro aos, aunque ello no
quita que existan documentos que tienen que conservarse indefinidamente por su valor de referencia o
histrico.
El arte de clasificar, debemos tener presente, se fundamenta en una ordenacin lgica y sistemtica de
documentos importante.
Es fin primordial del archivo es facilitar con seguridad y rapidez el acceso a un documento determinado,
por lo tanto se debe proceder a un adecuado plan de clasificacin quien resulte comprensible para
cualquiera que se acerque a consultar el archivo.
CLASIFICACIN
DAZ LUIS Ca.
ICA BANCO POPULAR
LPEZ de RUIZ Juana
De las 20 reglas de clasificacin hemos considerado un grupo correspondiente a INDIVIDUOS, otro para
FIRMAS COMERCIALES, uno para NOMBRES GEOGRFICOS, otro para CATEGORAS
GRAMATICALES, y finalmente un grupo de REGLAS DIVERSAS.
REGLA I: NOMBRES DE INDIVIDUOS
UNIDADES
Rosa mara TUESTA SALDAA
Jason RAMIREZ GONZALES
Pedro Luis MENESES PACHAS
Fortunata Elvira SANCHEZ RIVAS
CLASIFICACIN
TUESTA SALDAA, Rosa Mara
RAMIREZ GONZALES, Jason
MENESES PACHAS, Pedro Luis
SANCHEZ RIVAS, Fortunata Elvira
Estudiando el cuadro anterior podemos apreciar que en nombre de individuos consideramos como
primera unidad el apellido paterno, segunda unidad el apellido materno, como tercera unidad el primer
nombre, como cuarta unidad el segundo nombre y as sucesivamente.
REGLA II ORDEN ALFABETICO
Existe un principio bsico de archivo y establece que todas las unidades de clasificacin deben ser
arregladas en estricto orden alfabtico.
Para ordenar varios nombres de individuos, firmas, lugares geogrficos o asuntos alfabticamente, si
estas unidades son idnticas debemos comparar las segundas unidades; si stas a su vez fueran
idnticas hay que compararlas terceras unidades y as sucesivamente.
NOMBRES Y APELLIDOS
Luisa Romero Mrquez
Pedro Mrquez Prez
Jos Antonio Snchez Luna
Betty Almanza Garca
ORDEN DE UNIDADES
ROMERO MRQUEZ, Luisa
MARQUEZ PEREZ, Pedro
SANCHEZ LUNA, Jos Antonio
ALMANZA GARCIA, Betty
EJERCICIO No. 01
Arregla los nombres del cuadro anterior en forma alfabtica:
1.2.3.4.REGLA III.- APELLIDOS SOLOS O CON INICIALES
En contraste con nombres que tienen tres o cuatro unidades hay otros que slo estn formados por una
sola unidad.
ROJAS
Empresa de Tursmo Macchu Picchu
Cuzco
J. Rojas
Compaa de Aviacin Faucett
Iquitos
Si hubiera apellidos solos o alguno con inicial que requieren ser archivados se sigue un criterio de
sentido comn, es decir que el apellido slo debe preceder al mismo apellido con inicial y ste a su vez al
apellido con nombre completo. Ejemplo:
DARWIN
DARWIN L.
DARWIN PETER
Ejercicio No. 02
Trate de arreglar de acuerdo a la regla III los siguientes nombres:
Nombre y Apellidos
Orden de Unidades
1.- Jos Torres Lara
2.- Snchez
3.- Torres
4.- L. Torres
5.- R. Snchez
6.- Alvarado
7.- Pedro Snchez
REGLA IV: APELLIDOS CON PREFIJOS
Clasificacin alfabtica
Hay apellidos que contienen prefijos como: D, De, Del, DES, Du, Le, MAC, Q, Van, Von, etc. Cuando nos
encontremos con este tipo de apellidos la regla del archivo nos indica que se consideran como una sola
unidad y se va a clasificar de acuerdo al a inicial del prefijo.
Ejemplos:
Nombre y Apellidos
Gardenia de la Cruz Portal
Pedro Del Pino Pacheco
Arthur O Hara Raymond
Juan Carlos La Riva Meneses
Orden de Unidades
De la Cruz Portal Gardenia
Del Pino Pacheco Pedro
O Hara Raymond Arthur
La Riva Meneses Juan Carlos
EJERCICIO N 03
Clasifique, ordene e indique a qu reglas pertenecen los siguientes nombres:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Luis Amador
Amador
Alberto Durn
Luisa Torres Vsquez
Josefina Backer
Patricia ONeil
Eduardo Rolland
T. Jaramillo
Julio Rojas
Valdivia
Pedro Dulanto
Roberto Mc Namara
Alberto del Rosario
Teobaldo Du Pont
S. Guzmn
Juan Solz H.
Ana Mara Montalvn
J. Sols
Juan Jos Sols
Rodolfo De la Torre La Fuente
ORDEN DE UNIDADES
Daz de Arias Carmen
Gonzales de Ramrez Julia
Pastrana de Berrios Rosala
Snchez Fuentes y Ca.
Torres Caldern Daz Ral
CLASIFICACIN ALFABTICA
ORDEN DE UNIDADES
Prez Lpez Alberto Abogado
Prez Lpez Alberto, Dentista
CLASIFICACIN ALFABTICA
2. Cuando un nombre de individuo est formado por slo un apellido o nombre y el grado o ttulo.
Prncipe Felipe
NOMBRES
1ra.
Huamn
Yataco
Pardo
Rocca
Siam
Saverio
Orden de Unidades
2da.
3ra.
4ta.
Luis
(y) Hnos.
Funeraria
Juan
Instituto
(de) Belleza
(y) Aliaga
Felipe
Teatro
Hctor
Discos
Mario
Importaciones
Sergio
Zapatera
1ra.
Librera
Discos
Morales
S.
Transporte
E
2da.
A
F
Valverde
A.
Hidalgo
C
Orden de Unidades
3ra.
4ta.
B
C
T
A
y Ca.
y Hnos.
A
5ta.
1ra.
Banco de Crdito, Trujillo
Trujillo
Bco. Continental, Callao
Callao
First National City Bank, Bogot
Bogot
Central de Cooperativa de Brea.
Crdito, Brea
Mutual Per, Chiclayo
Chiclayo
2da.
Banco
Banco
First
Orden de Unidades
3ra.
4ta.
(de) Crdito
Continental
National
City
Central
(de) Cooperativa
Mutual
Per
5ta.
Bank
(de) Crdito
Urbanizacin
(Las) Flores
1ra
Zapatera
Farmacia
Hotel
Hotel
Orden de Unidades
2da
3ra
Trujillo
Medelln
Iris
Bogot
Caracas Bogot
Caracas Bogot
4ta
Calle 20
Calle 25
Jr. Bolvar 150
Jr. Bolvar 780
UNIDADES
NOMBRES
1RA.
El palacio de los dulces
Palacio
La casa del Hippie
(La) Casa
Bazar la confianza
Bazar
Restaurante El Palmero
Restaurante
El rincn de los Recuerdos
Rincn
Ejercicios N 05:
2DA.
(de los) dulces (El)
(del) Hippie
(la) Confianza
(el) Palmero
(de (los) recuerdos (El)
1ra.
Harris
Harriss
Harrys
Jacks
Unidades
2da.
Paul
Peter
Garage
Bar (The)
Clasificacin alfabtica
3ra.
Club
Caf
Canal 9 TV
Cooperativa de Transportes 81
Hotel 205
Calle 5
Mercado 3B
1ra.
Restaurant
Canal
Cooperativa
Hotel
Calle
Mercado
Unidades
2da.
3ra.
Noventa y uno
Nueve
T.V.
(de) Transporte
Ochenta y uno
Doscientos
cinco
Cinco
Tres
B
Calle Cinco
Canal nueve TV
Cooperativa (de) Transporte Ochenta y Uno
Hotel Doscientos cinco
Mercado Tres 3B
1ra.
Transportes Nor Oriente S.A.
Transportes
Empresa Nor Oeste S.A.
Empresa
Compaa
de
Servicio Compaa
Interprovincial
Compaa de Embalajes Sur Oeste Compaa
Petrleos Nor Oriente S.A.
Petrleos
Orden de Unidades
2da.
3ra.
Nor Oriente
S.
Nor Oeste
S.
(de) Servicio
Interprovincial
(de) embalajes
Nor Oriente
Sur Oeste
S.
4ta.
A.
A.
A.
DONACIONES
AVISOS
Ejemplos:
Se recibe una carta dirigida por el Ingeniero Luis Rocca sobre la construccin de un edificio. Para este
caso debemos leer detenidamente la carta y si notamos que lo que sobresale es el tema
CONSTRUCCIN lo archivamos bajo ese rubro.
O si se trata de una carta en la que se solicita publicidad para un determinado producto, tendremos que
archivarlo bajo el asunto PUBLICIDAD.
En resumen podemos decir que para esta regla lo nico que necesitamos es leer atentamente el
documento y separarlo por el tema principal.
EJERCICIO N 06:
Separe, clasifique y ordene los siguientes nombres:
1. Cooperativa de Consumo (No.) 20
2. Distribuidora Wynns
3. Restaurante 1-2-3
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Hasta la regla XI hemos avanzado en dos tipos de reglas: Individuos y firmas comerciales, lo cual ya nos
est facilitando el camino para llegar a dominar las tcnicas de archivo y convertirse en eficientes
Archivistas.
Este cuadro que aparece a continuacin ilustra mejor la clasificacin de las 20 reglas de archivo,
separndolas por temas a tratar en cada una de ellas.
REGLAS
DE
CLASIFICA
CIN Y
ARCHIVO
INDIVIDUOS
Nombres
Orden
Apellidos
solos o con
iniciales
Apellidos con
prefijos
Apellidos
compuestos
Mujeres
Casadas
Ttulos y
Grados
FIRMAS
COMERCIAL
ES
NOMBRES
GEOGRFIC
OS Y
POLTICOS
CATEGORAS
GRAMATICAL
ES
Firmas
Comerciales
Nombres
Geogrficos
Artculos,
conjunciones,
preposiciones
Nombres
completos de
individuos en
Firmas
Direcciones
Abreviaturas
y
Terminacione
Bancos,
Financieras y
Cooperativas
Nombres del
Gobierno
Divisiones
Polticas
Apstrofes
DIVERSOS
Nmeros
Una o dos
palabras
Materias o
Asuntos
Nombres de pacientes
Cuotas pagadas
Naturaleza de curacin
Nmeros de telfonos
REFERENCIAS CRUZADAS
Se conoce con este nombre a la tarjeta o ficha que seala o dirige al operador de un archivo hacia la
informacin que busca cuando por alguna circunstancia no se puede llegar a la informacin directamente.
Las circunstancias que hemos mencionado pueden ser entre otros, los siguientes casos:
1. Cuando se trata de un nombre extrao y/o no se conoce apellido
2. Una firma que tiene sucursales
3. Una firma que cambi de nombre
4. Un producto cambiado por otro
5. Una dama soltera que contrae nupcias
6. Un producto que es conocido por dos nombres
7. Una empresa que es ms conocido por nombre del dueo que por el de la firma.
Ejemplo:
- Vilma Gomero Braul se casa con Ral Castro, la referencia cruzada ser la siguiente:
GOMERO de CASTRO,
GOMERO BRAUL, Vilma
Vilma VEA:
VEA:
GOMERO BRAUL, Vilma
GOMERO de CASTRO,
La razn socialVilma
de Empresa de Saneamiento de Lima se ha cambiado por Servicio de Abastecimiento
SEDAPAL
(Servicio de Agua Potable
y Alcantarillado de Lima)
Antes:
ESAL
Ejercicio No. 7:
Utilice las referencias cruzadas en los siguientes casos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
EJERCICIOS
1. Escoja algunos de los temas favoritos que se usan para el archivo por asunto:
1. Productos
...
2. Operaciones
...
3. Servicios
...
4. Materias
...
5. Conceptos
...
6. Actividades
...
7. Departamentos
...
2. Qu criterio predomina en un gerente que trabaja para un Departamento de ESTADSTICA?
Marque (V) lo correcto:
1. Quin VENDE o COMPRA el producto?
2. Cul es el nombre del producto?
3. En el Departamento estadstico de un Ministerio de Economa donde se acumula informacin sobre la
PRODUCCIN NACIONAL Agropecuaria en el ao 1975, Qu tipo de orden predominar en el
archivo central? Marque (V) lo correcto.
1. Por zona geogrfica
...
2. Por producto
...
3. Por zona y producto
...
4. Si trabaja Ud. para un BANCO Qu asuntos encontrar comnmente en su archivo? Escoja los
correctos y mrquelos (V)
1. Contratos
...
2. Hospitales
...
3. Pagars
...
4. Hipotecas
...
5. Solicitudes
...
6. Giros
...
7. Libros
...
8. Ahorros
...
9. Transporte
...
10. Regalas
...
5. Si trabaja Ud. para una Ca. de SEGUROS Qu asuntos predominan en su archivo? Escoja los
correctos y mrquelos (V)
1. Vida
...
2. Bienes races
...
3. Contratos
...
4. Maternidad
...
5. Notas de dbito
...
6. Incendios
...
7. Accidentes
...
11. Lucro cesante
...
12. Descuentos
...
13. Robo
...
ARCHIVO GEOGRFICO
Supone ordenamiento de documentos por lugar o territorio. El alfabeto es usado para el arreglo de
NOMBRES DE PAISES, CIUDADES O PUEBLOS.
Entre las instituciones que requieren un archivo geogrfico tenemos: hospitales, cooperativas de crdito,
financieras, bancos, ministerio de economa, Dpto. de Polica, Colegios.
Esta clasificacin es aconsejable cuando es preciso subdividir los documentos con el fin de controlar
mejor las reas de operacin de una empresa con distribuidores regionales.
Claro est, un Ministerio de Economa no utilizara precisamente el archivo geogrfico para controlar
VENTAS. Cul sera su objetivo? : Control de impuestos y de produccin.
Igual que con el sistema numrico, encontramos claras ventajas al organizar un arreglo geogrfico, en los
archivos de ciertas empresas.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRFICOS
Todo archivo geogrfico consta de dos elementos importantes:
1) Un archivo principal:
Se ordena alfabticamente por pases, estados o territorios, zonas, direcciones, etc., y puede
organizarse de la siguiente forma:
a) Con guas alfabticas y con guas de divisiones geogrficas o polticas.
b) Con solo guas de divisiones geogrficas o polticas.
2) Un tarjetero o fichero: Puede ser:
a) Auxiliar: Se ordena alfabticamente con los nombres de los corresponsales.
b) Principal: Tambin encontramos el archivo geogrfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial
internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso
sera conveniente tener una lista, alfabtica, separada o un tarjetero de los nombres que se
han organizado geogrficamente.
TIPOS DE ARCHIVOS GEOGRFICOS:
1. De divisin poltica
2. Alfabtico por ciudades
Mientras en un archivo se organiza el material por Pas, Departamento y provincia en el otro se toma en
cuenta regin, provincia, nombre del individuo empresa.
1. De divisin Poltica.- Consiste en colocar a los departamentos del pas en orden alfabtico, dentro
de cada departamento se colocan las provincias correspondientes tambin en orden alfabtico.
En un archivo de acuerdo a la divisin poltica podra ser necesario contar con carpetas de Varios
para guardar los documentos de clientes que durante el perodo de archivo no ha logrado acumular
ms de cuatro documentos y adems cuando se trata de clientes inactivos.
Vale la pena aclarar que la DIVISIN POLTICA de los pases vara un tanto. Lo que en unos es
estado, en otros es provincia y en otros departamento, etc.
Otra ventaja considerable la constituye la FACILIDAD con que se pueden operar un SISTEMA
geogrfico. Bastar un personal escasamente adiestrado para archivar o extraer documentos del
archivo.
3) Un mapa, una gua, un viso control, etc.:
Sirven para indicar la localizacin de la clientela, ya sea geogrficamente o por zonas o direcciones.
(1) La GUIA ALFABETICA
(2) La GUIA DEL PAIS
(3) La SUBGUIA DE REGIN
(4) La SUBGUIA DE PROVINCIA
(5) La SUBGUIA DE CIUDAD
(6) La CARPETA INDIVIDUAL DEL CLIENTE
E S T I L O D E G AV E TA H O R I Z O N TA L
E J E M P L O D E VA L L E E N C O L O M B I A
ROD.
MENDOZA
LUYA
CHACHAPOY
AS
BONGARA
BAGUA
ANCASH
AMAZONAS
EL ARCHIVO NUMRICO
Hay muchas empresas que por la naturaleza de sus actividades y operaciones requieren de un mtodo
de archivo por secuencia numrica, llamado tambin archivo numrico
El archivo numrico tambin sirve como un medio seguro de archivar documentos que deben guardarse
con especial celo, es decir, documentos de naturaleza confidencial.
Generalmente el tipo de empresa o institucin que usan este tipo de archivo son:
-
Bancos
Bibliotecas
Hospitales
Departamentos de Polica
Compaa de Telfonos
Compaa de Seguros