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EJERCICIOS DE INTRODUCCIN

1. Cmo se organizan las empresas internamente, tanto en lo organizacional como en

lo funcional?
2. Por qu es importante organizarse?
3. Para quin es necesario?
Ordenar y clasificar por rubros la siguiente lista de nombres:
1. Comercial Navarrete S.A.
2. Zapatera Nolasco
3. Tiendas l
4. Saga Falabella
5. MINKA
6. SUNAT
7. Banco de La Nacin
8. Essalud
9. Diario El Comercio
10. Manuel Dueas Zapata
11. Universidad San Martn
12. ptica Italiana S.A.
13. Dental Medic S.A.
14. Metro
15. Mercado El Milagro
16. Aerolineas Argentinas
17. ENAPU
18. ICNA
19. Hospital Nacional Daniel Alcides
Carrin
20. Universidad Nacional de Ingeniera

ORGANIZACIN DE LA INFORMACIN EN OFICINA


SISTEMA DE ARCHIVO
Definicin.- Es el mtodo de guardar toda clase de documentos en forma sistemtica y
ordenada, de manera que sea posible localizarlo rpidamente y con facilidad en cualquier
momento.
Formas antiguas y modernas de archivo
La palabra archivar significa Arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente
clasificada toda correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con un individuo o
firma, con cierta divisin geogrfica, o sobre determinado asunto, etc. De esta forma estarn
protegidos contra deterioro destruccin o prdida y que a la vez facilite su localizacin y manejo.
Objetivos primordiales:
1- Proporcionar un lugar seguro y permanente para los documentos.
2- Conservar juntos, en un mismo lugar, todos los documentos relacionados con determinado
asunto, lugar, individuo, firma o institucin.
3- Localizar los documentos en el instante en que se solicitan.
Necesidad del Archivo.Es importante para ahorrar tiempo y no desperdiciar oportunidades ni cometer errores.
Necesidad porque.
- En el comercio se intercambia diariamente gran cantidad de documentos.
- En el comerciante porque necesita informacin de fechas, nombres, direcciones, etc., en
cuestin de minutos.
- Las fbricas porque necesitan controlar la produccin, mercaderas, materias primas, etc.
- El mdico porque necesita atender constantemente a sus clientes o pacientes, as no poder
confundir los casos.
- El abogado para guardar en forma ordenada los documentos o registros y poder
encontrarlos en poco tiempo.
Archivista.- Se denomina archivista a la persona que es experta y tiene amplios conocimientos
de archivo de las tcnicas y sistemas as como tener una amplia cultura general.

APUNTES


CLASES DE MUEBLES PARA ARCHIVO
Casillero o nido de paloma
Otro mtodo antiguo de archivos que consiste en un mueble de madera con
distintas divisiones pequeas y con suficiente capacidad para guardar papeles
del tamao carta o de documentos ms pequeos. En estas divisiones se
guardan las cartas de acuerdo con el orden de recibo y a cada divisin se le
asigna una letra del alfabeto. Se le denomina as porque se asemeja a un
palomar.
Ejemplo del casillero es el mueble que se usa en los apartados de correos y
hoteles para guardar la correspondencia que se distribuir al pblico.
El nido de paloma, usado en las oficinas de correo, constaba de una serie de
casilleros, generalmente de 24, que formaban un mueble especial, una mesa o un escritorio. En
cada casillero se guardaban papeles correspondientes a una letra del alfabeto, colocndolos
unos sobre otro en orden de llegada.
Tabla de Shannon
Forma antigua de archivo que consiste en una tabla de madera con
ganchos de presin para sostener los documentos. Generalmente se cuelga
en la pared y los documentos se archivan de acuerdo con el orden de
recibo. Hoy da se usa en las oficinas del registro civil, las notarias,
tribunales de justicia, hospitales.
Tambin la usan los empleados que prestan servicios al aire libre, como los
ingenieros, capataces, inspectores de buses para el contador, cuando
realiza el inventario fsico, para apoyarse al escribir la informacin.
Archivo de caja
El sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la gua para
ordenar alfabticamente. Este sistema consiste en una caja pequea de
madera, plstica o de metal. Dentro de esta se usa un juego de guas y
se ordena alfabticamente colocando cada carta o tarjeta detrs de la
letra que le corresponde por el apellido.
El archivo de caja ofrece la ventaja de que los documentos se protegen contra el polvo, los
papeles se mantienen en orden alfabtico y se localiza con facilidad. Este archivo es el que usan
las amas de casa para guardar las recetas de cocina y otros documentos de uso personal. Se
usa en las oficinas para guardar las tarjetas de los clientes y en las bibliotecas para conservar las
tarjetas de los lectores.
FORMAS EN LA ACTUALIDAD
ARCHIVADOR DE PALANCA.- es un modelo poco funcional,
tiene capacidad mnima para archivar trescientos o cuatrocientos

papeles y si una persona est consultando en un archivo, otra persona no puede utilizarlo, se
crea dificultad y tiempo para hallar una carta.

Carpeta de fuelle o de expansin o tambin llamado de acorden


Se le denomina de fuelle porque se asemeja a un acorden. Consiste en una carpeta de manila
o cartn slido con varias divisiones, cada una de las
cuales tiene unas letras en orden alfabtico. Este sistema
de archivo tambin se conoce con el nombre de carpeta
de expansin y la usan en las oficinas para la clasificacin
de formularios y facturas originales de clientes para
facilitar el cobro de la cuenta y poder revisar diariamente
los clientes morosos. Tambin se utiliza para guardar
cheques que van a ser entregados.
En ocasiones se aprovecha para guardar en orden de fecha de vencimiento las letras de cambio.
En los colegios lo utilizan para guardar los crditos que se entregarn a los alumnos.
El archivo de expansin dio origen al archivo de asuntos en posicin vertical u constituye un
paso de avance en las formas modernas de archivo.
Archivo Horizontal
El archivo horizontal introdujo el uso de las gavetas y las
carpetas. Consiste en un mueble con distintas gavetas
donde se guardan todos los documentos colocndolos uno
encima del otro. Este sistema, desde luego, resulta
incmodo porque no se puede localizar con facilidad los
documentos, ya que es necesario buscar todos los papeles
para localizar los de una persona determinada.
Ofrece la desventaja de que ocupa espacio en el mueble y
resulta difcil la visibilidad de los mismos. Se usa
frecuentemente en las oficinas de negocios pequeos que manejan un reducido nmero de
documentos de varios tamaos.
ARCHIVOS MODERNOS
El archivo ms moderno en la actualidad es el sistema microfotografiador. Este nuevo sistema de
archivar, es decir de conservar los documentos permite conservar la imagen de miles de
documentos en peos rollos de pelculas, pudiendo proyectarse y obtener copia de cualquier
documento.

Diferencias entre un almacn de papel y un archivo de documentos:


ALMACEN DE PAPEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS
1. Papeles apilados, diarios, boletines, Documentos importantes que hay que
fotocopias...
conservar clasificados y ordenados.
2. Pocas personas saben lo que hay

Inventario de los documentos con la


descripcin correspondiente

3. Los documentos llegan como pueden

Traslado organizado

4. Cada persona conserva o elimina lo que le Criterios nicos


parece oportuno
eliminacin.

de

conservacin

5. Es difcil encontrar y consultar un Consulta y prstamo de la documentacin de


documento
forma gil.
6. Todo el mundo puede acceder.

Acceso para el personal autorizado.

7. No hay normas de archivo ni de Manual de gestin de documentacin y


clasificacin.
archivos y cuadro de clasificacin corporativo.

RESUMEN
1. El archivo es la memoria de una empresa.
2. Se define como PROCESO SISTEMTICO DE ARREGLO DE DOCUMENTOS
VALIOSOS.
3. Los objetivos del archivo son:
- Preservar documentos valiosos
- Proporcionar informacin en forma rpida.
4. Los documentos se archivan de acuerdo la naturaleza de la empresa.
5. El alfabeto es la base para cualquier sistema de archivo.
6. Los sistemas bsicos de archivo son:
- Alfabtico
- Numrico
- Geogrfico
- Por asuntos
- Mixto
7. Los sistemas bsicos no son rgidos pues se pueden combinar y tenemos Archivos Mixtos.
8. A la persona encargada del archivo se le denomina ARCHIVISTA.

MTODOS DE ARCHIVO
Existen dos mtodos de archivo:
a) Mtodo Directo
b) Mtodo Indirecto
a) Directo.- Es aquel en el cual los documentos se archivan en carpetas (folders) que llevan
inscripciones correspondientes a los nombres de las personas o firmas comerciales a
quienes pertenecen estos documentos.
Ejemplo:
- Archivo: Prez Juan, Daniel
Panadera El Rico Pan
Alicorp S.A.
b) Indirecto.- Los documentos van colocados en carpetas que llevan inscripciones numricas,
correspondiendo cada nmero a una persona o asunto.
Ejemplo:
Carpeta de Prez Juan Daniel
el N 010 PJD
Carpeta Alicorp S.A.
N 101-C/15
Para saber qu nmero corresponde, es imprescindible contar con una clave alfabtica que
indica el nombre de la persona, o firma comercial y el nmero correspondiente a su carpeta.

GUAS Y SUS CLASES


Son tarjetas indicadoras hechas de cartn fuerte y resistente. En la parte superior tienen una
pestaa de acero, celuloide o del mismo material que la gua. En esta pestaa aparece la
inscripcin o leyenda. En la parte inferior y hacia el centro tiene la gua una pestaa con una
perforacin reforzada con aro de metal.
Inscripcin o
Leyenda

Pestaa

Pestaa perforada

Finalidad de las guas


La finalidad que tienen las guas en el archivo es la de servir como seales en la gaveta. Adems
sirven para sostener a las carpetas e impedir que resbalen al fondo de la gaveta. El nmero de
guas que debe haber en cada gaveta de 64 es de 30 a 40, con el fin de permitir una mejor
distribucin de los papeles para facilitar el uso de las carpetas y dar a estos suficientes apoyos.
Se denomina pestaa a las proyecciones del mismo material de las gu.as las pestaas pueden
aparecer en distintas posiciones en el borde superior leyendo de izquierda a derecha.
-

Material de las pestaas


Las ms resistentes pueden ser de celuloide o de un marco de acero en las cuales se
inserta una tarjeta con la leyenda. Proyecciones del mismo material de la gua y tambin
plsticas.

Pestaa de 1/2

1ra. Posicin

Pestaa de 1/2

2da. Posicin

Pestaa de 1/3

Pestaa de 1/3

1ra. Posicin

3ra. Posicin

2da. Posicin
Pestaa de 1/4 Pestaa de 1/4

Pestaa de 1/4

Pestaa de 1/4

4ta. Posicin

1ra. Posicin

2da. Posicin

3ra. Posicin

Pestaa de 1/5 Pestaa de 1/5

Pestaa de 1/5

Pestaa de
1/5

1ra. Posicin

5ta.
Posicin

Clases de Leyenda:

2da. Posicin

3ra. Posicin

4ta. Posicin

Las leyendas son de dos clases:


a. Leyenda Simple
b. Leyenda Doble
a. LEYENDA SIMPLE.- Es cuando aparece una letra o grupo de letras, son aquellas que comienzan
con la leyenda escrita en la gua y hasta, pero no incluso, la leyenda de la siguiente gua. La leyenda
simple da la ventaja de permitir aumentar el nmero de guas cuando sea necesario sin tener que
cambiar las leyendas de las dems guas, simplemente se insertan las nuevas guas en el lugar que
es necesaria a subdivisin.
b. LEYENDA DOBLE.- es la que indica tanto el comienzo como el final de lo que comprende esa gua.
Las leyendas dobles tienen la ventaja de mostrar toda la parte que cubre una gua sin tener que mirar
la siguiente.
BBe

B
AM

Am
-Az

AAl

Por el servicio que prestan las guas pueden ser:


Guas Primarias.- Son aquellas que dividen el sistema de archivo en uso que indican la clase de material
que se archiva detrs de ellas. Por ejemplo en un sistema alfabtico, las guas primarias sern divisiones
del alfabeto; en un sistema geogrfico, localidades geogrficas, en que se ha dividido el sistema como
nombre de departamentos.
Guas Secundarias.- Son aquellas que sirven de auxiliares a las guas primarias o sea que subdividen el
sistema.
Guas Especiales.- Son aquellas que llaman la atencin sobre algo importante. Pueden ser de varios
tipos:
a) Las que llevan como leyenda el nombre de una persona, firma comercial que desea destacarse
dentro de todo conjunto de carpetas.
b) Las que llevan como leyenda un nombre o palabra muy comn. Por ejemplo, un apellido puede
repetirse en varias carpetas individuales y sera conveniente colocar una gua especial que diga el
mismo apellido y poner detrs todas las carpetas que empiecen con dicho apellido.
c) Las que indican las ausencias de material como en el caso de las guas OUT o AUSENTE, que se
colocan en el lugar de donde se sac una carpeta.
P

Gua Primaria

Pr
Gua Secundaria

Planos
Gua Especial

Prado
Gua Especial

OUT

Gua de Ausente o
Especial

CARPETAS O FOLDER
Se denomina carpeta tambin llamada flder a una cartulina doblada en dos. Dentro de ella se coloca
todos los papeles que se relacionan entre s y que se identifican por la inscripcin o leyenda que lleva la
carpeta.
PESTAA
Leyenda o Inscripcin

Base

CARPETA O FOLDER

Segn el servicio que prestan las carpetas pueden ser de dos clases:
a. Carpetas de varios.
b. Carpetas Individuales

a. CARPETA VARIOS.- Cuando se trata de una organizacin, persona o asunto que no tiene gran
volumen de correspondencia, no es necesario prepararle una carpeta individual. Es por eso que por
cada gua primaria hay una carpeta de varios en la cual se guardan todos los papeles diversos que
estn agrupados bajo la leyenda de esa gua primaria en particular.
b. CARPETA INDIVIDUAL.- Son aquellas que sirven para guardar papeles relativos a una organizacin,
persona o asunto y que se relacionan entre s. Por ejemplo, todas las cartas, catlogos, circulares,
etc.

Otros materiales:
Se denomina marbete o etiqueta a las que se usan en las carpetas que proporcionan mejor visibilidad y
apariencia al archivo. Vienen en varios colores de acuerdo al sistema de archivo en uso.

ACTIVIDAD
Incluya una vista de la conformacin de un archivo completo:

ARCHIVO FLOTANTE
Se denomina archivo de tipo flotante por lo que las carpetas no van asentadas en la base de las gavetas,
sino que van en uno de los bolsillos, los cuales estn colgados de un marco. Este archivo consiste de
bolsillos de fuerte papel kraff o de tela que llevan remachadas en su parte superior unas lminas de latn
ms largas que los bolsillos. Estas lminas se apoyan sobre rieles del marco de la gaveta.

Ventajas de este tipo de archivo.- Este tipo de archivo tiene la ventaja de ser ms esttico y tener mayor
visibilidad y tambin gran cantidad, capacidad, se adapta a cualquier sistema.

PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR


a. Al abrir un expediente
Se debe abrir un expediente para cada uno de los nombres de las personas, asunto o empresa, con
los que se tenga constante correspondencia; se le har su expediente si la cantidad de documentos
es de 3 en adelante, considerando que a partir de esta cantidad ya es conveniente que tenga su
propio expediente.
Los documentos dentro del expediente deben estar por orden cronolgico, poniendo la fecha ms
reciente al principio.
b. Cuando un expediente es para varias personas
Al abrir un expediente para varias personas, porque su correspondencia no amerita que tenga su
propio expediente, debemos tambin clasificarlos por orden alfabtico y abrir, por decirlo as, uno
general de cada letra, tambin ordenndolos en forma cronolgica, de esta manera se tendrn juntos
los documentos de una persona y en el momento que lo amerite, se le abrir su expediente.
c. Cuando la correspondencia de una sola persona es cuantiosa
Llega a suceder que con una persona hay constante correspondencia y ya no es posible archivar
todos los documentos en un solo expediente. Lo que debemos hacer es abrir otro expediente, pero
para diferenciarlos despus del nombre anotaremos la fecha en la etiqueta o pondremos expediente
N 1 y 2 segn sea el caso.
d. Cmo archivar documentos de personas con el mismo apellido
Si se tiene trato con personas que tienen el mismo apellido paterno, Gonzles, por ejemplo. Para
estos casos en que el apellido es el mismo, podemos tener etiquetas de dos o tres colores o
simplemente folders, para diferenciarlos y evitar el que nos vayamos a equivocar.
e. Archivo por materia
Hay ocasiones en que algn material no es posible archivarlo por nombre, entonces emplearemos el
sistema por materia. El empleo de este sistema es de cuidado, ya que hay que conocer
especficamente el material que se va a archivar para poderlo clasificar y evitar as confusiones. Los
ttulos de los expedientes deben ser significativos y especficos. La elaboracin de la lista para la
identificacin de los expedientes debe ser amplia y simple.
Cuando sea necesario, en este tipo de sistema, se podrn agregar otros documentos, es decir un
expediente puede estar subdividido, y si llegara a ser necesarios estos expedientes pueden estar
subdivididos. Pero siempre se tendr la precaucin de corregir la lista de identificacin.

PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO


Despus de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapas diferentes:
1. Inspeccin.
2. Clasificacin.
3. Codificacin.
4. Distribucin.
5. Archivo.
INSPECCION.
Antes de ser archivada, la correspondencia debe examinarse para comprobar que tiene las iniciales de
autorizacin. Si un documento llega hasta el archivo sin las iniciales de autorizacin, es costumbre
devolverlo a la persona a quien estaba dirigido.
CLASIFICACION.
La clasificacin es una tcnica para la identificacin y agrupacin sistemtica de documentos semejantes,
con caractersticas comunes, que pueden ser posteriormente diferenciados segn su tipologa
fundamental.
La clasificacin de documentos es uno de los trabajos mas importantes en una oficina, y existe el
establecimiento de un plan previo y una atencin minuciosa.
Se ha dicho que la identificacin del nombre es el fin principal de la clasificacin, por lo que resulta
oportuno indicar que el nombre es, en este caso, una frase genrica que comprende todos los caracteres
por los cuales se llega a distinguir una clasificacin.
CODIFICACION.
El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el
nombre de codificar.
DISTRIBUCION.
Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Pueden ser el grupo de una letra, un nmero,
un tema, una fecha. Para facilitar esta clasificacin preliminar de los documentos, se utilizan los
clasificadores.
ARCHIVO.
Es la colocacin de los documentos en los expedientes y la guarda dentro de las gavetas.

CONFORMACIN DE LOS EXPEDIENTES


Tambin es importante que cuando estamos con la correspondencia o con los documentos
conformando un expediente, tomemos en consideracin ciertos lineamientos generales, que
siempre sern de utilidad para que los expedientes luzcan pulcros y ordenados.

TRAYECTORIA DE UNA CARTA

CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO

TIPOS DE ARCHIVOS
Archivo Activo.- Este tipo de archivo est formado por los documentos del ao en curso, los documentos
que se encuentran pendientes de respuesta o solucin y los documentos de aos anteriores que
mantengan su vigencia y ser de consulta frecuente.
Archivo Semi activo.- Est formado por los documentos no activos de un ao que son materia de
consulta aunque no frecuente.
Archivo Pasivo.- Est formado por los documentos activos cuya consulta eventual permiten que se
encuentre en ambiente diferente al archivo activo y que mantiene su valor documental, informativo o
histrico que por su importancia pueden tener empleo en lo administrativo.
Esta divisin nos permite dedicar mayor espacio en la oficina a los archivos activos y usar algn depsito
o habitacin menos accesible, y por lo tanto menos valiosa, para los archivos inactivos.
Para separar la documentacin en archivo activo e inactivo debe establecerse una poltica de
transferencia de documentos del archivo activo o inactivo.
La expurgacin y transferencia puede hacerse una vez al ao dedicando para esta labor el tiempo
necesario, una semana por ejemplo o efectuarse en forma constante dedicando una o dos horas diarias a
esta labor.
Para la transferencia de un archivo de correspondencia se recomienda los siguientes pasos:
1. Examinar todo el archivo activo y hacer una lista de las carpetas que se mantendrn en actividad, es
decir, aquellos que hayan recibido nuevos documentos en los ltimos meses.
2. Preparar carpetas individuales para la lista mencionada en el prrafo anterior.
3. Sacar carpeta por carpeta del archivo, examinar su contenido y ver cuales deben retirarse porque ya
han sido atendidas.
4. Colocar la carpeta antigua en el archivo inactivo
Para los archivos inactivos bastan cajas de cartn en buen estado y tratarlos con productos qumicos que
eviten la proliferacin de insectos. Las leyes de un pas son diferentes a las de otro y por ello la
preservacin de documentos puede cambiar en consideracin a este factor.

SISTEMAS DE ARCHIVO
Sistema alfabtico.- Viene a hacer la asociacin de letras desde la A hasta la Z. Ejemplo: EXSA,
FAMESA.
Sistema Numrico.- Viene hacer la asociacin de nmeros, se ubica por los primeros. Ejemplo:
- Factura N 159
- Factura N 160
Sistema Geogrfico.- Se halla mediante el Distrito, departamento, ciudad, etc.
Arequipa /Csar Tarazona
Lima /Juan Palomino
Sistema por asunto.- Se lleva el control de los materiales para poder trabajar, ejemplo: Plizas,
Adelantos, Letras.

COMO PREPARAR EL MATERIAL QUE SE VA ARCHIVAR


Para preparar el material para archivar haga lo siguiente:
1. Separe los papeles que correspondan a los diferentes expedientes. Correspondencia personal,
correspondencia de negocios, documentos y otros papeles (varios).
2. Revisar cuidadosamente los papeles que vienen engrapados para ver si estos deben archivarse
juntos.
3. Remiende los papeles rotos con cinta adhesiva.

Guas de salida
Siempre que se tenga que sacar una carpeta de archivo para un tiempo considerable, ste deber
sustituirse por una cartulina sobresaliente o una carpeta de salida.
Las guas normales de salida suelen llevar una solapa donde puede colocarse una tarjeta o una nota en
la que se indique quien y para qu ha sacado la carpeta que falta, as como la fecha en qu sali.
En algunas oficinas se usan tarjetas ya impresas que ha de rellenar el peticionario de los papen cuestin
que lo que se convierten en comprobantes de salida del archivo.
Perodo de Conservacin
El tiempo durante el cual han de conservarse los archivos depende de la naturaleza del negocio y de los
registros, as como de los aspectos legales en ellos empleados.
Generalmente se considera que un perodo de archivo debe ser mximo de cuatro aos, aunque ello no
quita que existan documentos que tienen que conservarse indefinidamente por su valor de referencia o
histrico.
El arte de clasificar, debemos tener presente, se fundamenta en una ordenacin lgica y sistemtica de
documentos importante.
Es fin primordial del archivo es facilitar con seguridad y rapidez el acceso a un documento determinado,
por lo tanto se debe proceder a un adecuado plan de clasificacin quien resulte comprensible para
cualquiera que se acerque a consultar el archivo.

REGLAS DE CLASIFICACIN Y ARCHIVO


REGLAS DE LA I A LA XI
As como el teclado de una mquina de escribir es igual en todos los tipos de mquinas y en todas las
nacionalidades, as las reglas de archivo deben revestir de uniformidad, ya que etas reglas pueden ser
utilizadas en diversas pases al igual que una mquina de escribir o PC.
Existen 20 reglas de clasificacin internacional que tienen por objeto asegurar la uniformidad en el manejo
del archivo.
En el estudio de todas las disciplinas tenemos unidades de trabajo. As por ejemplo la unidad biolgica
fundamental del ser vivo es la clula, en los elementos qumicos la unidad de estudio es el tomo, en el
estudio del algebra, es la ecuacin.
Los nombres que van a ser archivados tambin son separados por unidades una unidad de archivo es
cualquier parte de un nombre de individuo, de lugar o asunto que se pueda estudiar separadamente para
su clasificacin y archivo. As por ejemplo en:
JORGE RUIZ MARIN, tendremos tres unidades de clasificacin
1
2
3
BANCO CONTINENTAL, habr dos unidades
1
2
UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA tendremos cuatro unidades
1
2
3
4
Como se habr notado no todas las palabras son consideradas unidades y son precisamente las 20
reglas de clasificacin las que se encargarn de ensearnos en qu casos dichas palabras son
consideradas unidades de archivo y cuando no lo son. La antes mencionada clasificacin se ocupa
tambin de determinar el orden en que se consideran las unidades para el archivo.
UNIDADES
LUIS DIAZ Y CA.
BANCO POPULAR DE ICA
JUANA LPEZ DE RUIZ

CLASIFICACIN
DAZ LUIS Ca.
ICA BANCO POPULAR
LPEZ de RUIZ Juana

De las 20 reglas de clasificacin hemos considerado un grupo correspondiente a INDIVIDUOS, otro para
FIRMAS COMERCIALES, uno para NOMBRES GEOGRFICOS, otro para CATEGORAS
GRAMATICALES, y finalmente un grupo de REGLAS DIVERSAS.
REGLA I: NOMBRES DE INDIVIDUOS
UNIDADES
Rosa mara TUESTA SALDAA
Jason RAMIREZ GONZALES
Pedro Luis MENESES PACHAS
Fortunata Elvira SANCHEZ RIVAS

CLASIFICACIN
TUESTA SALDAA, Rosa Mara
RAMIREZ GONZALES, Jason
MENESES PACHAS, Pedro Luis
SANCHEZ RIVAS, Fortunata Elvira

Estudiando el cuadro anterior podemos apreciar que en nombre de individuos consideramos como
primera unidad el apellido paterno, segunda unidad el apellido materno, como tercera unidad el primer
nombre, como cuarta unidad el segundo nombre y as sucesivamente.
REGLA II ORDEN ALFABETICO

Existe un principio bsico de archivo y establece que todas las unidades de clasificacin deben ser
arregladas en estricto orden alfabtico.
Para ordenar varios nombres de individuos, firmas, lugares geogrficos o asuntos alfabticamente, si
estas unidades son idnticas debemos comparar las segundas unidades; si stas a su vez fueran
idnticas hay que compararlas terceras unidades y as sucesivamente.
NOMBRES Y APELLIDOS
Luisa Romero Mrquez
Pedro Mrquez Prez
Jos Antonio Snchez Luna
Betty Almanza Garca

ORDEN DE UNIDADES
ROMERO MRQUEZ, Luisa
MARQUEZ PEREZ, Pedro
SANCHEZ LUNA, Jos Antonio
ALMANZA GARCIA, Betty

EJERCICIO No. 01
Arregla los nombres del cuadro anterior en forma alfabtica:
1.2.3.4.REGLA III.- APELLIDOS SOLOS O CON INICIALES
En contraste con nombres que tienen tres o cuatro unidades hay otros que slo estn formados por una
sola unidad.
ROJAS
Empresa de Tursmo Macchu Picchu
Cuzco

J. Rojas
Compaa de Aviacin Faucett
Iquitos

Si hubiera apellidos solos o alguno con inicial que requieren ser archivados se sigue un criterio de
sentido comn, es decir que el apellido slo debe preceder al mismo apellido con inicial y ste a su vez al
apellido con nombre completo. Ejemplo:
DARWIN
DARWIN L.
DARWIN PETER
Ejercicio No. 02
Trate de arreglar de acuerdo a la regla III los siguientes nombres:
Nombre y Apellidos
Orden de Unidades
1.- Jos Torres Lara
2.- Snchez
3.- Torres
4.- L. Torres
5.- R. Snchez
6.- Alvarado
7.- Pedro Snchez
REGLA IV: APELLIDOS CON PREFIJOS

Clasificacin alfabtica

Hay apellidos que contienen prefijos como: D, De, Del, DES, Du, Le, MAC, Q, Van, Von, etc. Cuando nos
encontremos con este tipo de apellidos la regla del archivo nos indica que se consideran como una sola
unidad y se va a clasificar de acuerdo al a inicial del prefijo.
Ejemplos:
Nombre y Apellidos
Gardenia de la Cruz Portal
Pedro Del Pino Pacheco
Arthur O Hara Raymond
Juan Carlos La Riva Meneses

Orden de Unidades
De la Cruz Portal Gardenia
Del Pino Pacheco Pedro
O Hara Raymond Arthur
La Riva Meneses Juan Carlos

EJERCICIO N 03
Clasifique, ordene e indique a qu reglas pertenecen los siguientes nombres:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

Luis Amador
Amador
Alberto Durn
Luisa Torres Vsquez
Josefina Backer
Patricia ONeil
Eduardo Rolland
T. Jaramillo
Julio Rojas
Valdivia
Pedro Dulanto
Roberto Mc Namara
Alberto del Rosario
Teobaldo Du Pont
S. Guzmn
Juan Solz H.
Ana Mara Montalvn
J. Sols
Juan Jos Sols
Rodolfo De la Torre La Fuente

REGLA V: APELLIDOS COMPUESTOS


En nuestro idioma hay muchos apellidos compuestos que estn constituidos por dos apellidos simples
como por ejemplo: Mir Quesada, Torres Caldern.
MATALACH
Enrique Lpez Albjar M.
Cuando estos apellidos corresponden a una persona y van acompaados de un primer nombre la
respectiva regla para archivar nos indica que se cuenta al apellido compuesto como si se tratara de una
sola unidad.
Ahora, cuando estos apellidos compuestos intervienen en el nombre de firmas comerciales, sin un
nombre de persona, consideramos al nombre compuesto como unidades separadas, por ejemplo:
Alvarez Caldern & Ca.
Prez Albela y Hnos.
NOMBRES Y APELLIDOS
ORDEN DE UNIDADES
Clasificacin Alfabtica

Luis Chvez Fernndez S.


Prez Jimnez y Ca.
Pedro Mir Quesada R.
Snchez Fuentes y Ca.
Ral Torres Caldern Daz

Chvez Fernndez S. Luis


Prez Jimnez y Ca.
Mir Quesada R. Pedro
Snchez Fuentes y Ca.
Torres Caldern Daz Ral

REGLA VI MUJERES CASADAS


En casi todos los pases ocurre que cuando una mujer se casa aparece un nuevo elemento de valor legal
en su apellido, elemento ste que es el nombre de su esposo. Al tener valor legal el apellido del esposo
tambin lo tendr para efectos del archivo. Para el efecto del archivo, la consideracin de unidades en el
nombre de una mujer casada es el siguiente:
Primera unidad : apellido paterno
Segunda unidad : apellido del esposo
Tercera unidad : primer nombre
Adems es necesario sealar que en los pases de habla hispana en el nombre de una mujer casda se
estila el uso de la palabra de antes del apellido del esposo, pero este prefijo no tiene valor como unidad
de clasificacin separada para el archivo.
NOMBRES Y APELLIDOS
Carmen Daz de Arias
Julia Gonzales de Ramrez
Rosala Pastrana de Berrios
Ana Mara Torres de Vidal
Ral Torres Caldern Daz

ORDEN DE UNIDADES
Daz de Arias Carmen
Gonzales de Ramrez Julia
Pastrana de Berrios Rosala
Snchez Fuentes y Ca.
Torres Caldern Daz Ral

CLASIFICACIN ALFABTICA

REGLA VII: TTULOS O GRADOS


Existen algunos ttulos nobiliarios que tienden a desaparecer en el mundo actual, como: marqus,
prncipe, conde, etc.
Existen tambin nombres de grados acadmicos como: ingeniero, profesor, doctor, etc., que pueden
encontrarse en un nombre que va a ser archivado.
Esta regla de archivo nos indica que en estos casos los ttulos o grados no se consideran como unidades
separadas de clasificacin aunque se las use al escribir folders o tarjetas, ejemplos:
Ingeniero Jaime Prez
1
2
3
Lo archivaremos as:
Prez Jaime (Ingeniero)
Pero hay excepciones en las cuales es imprescindible considerar los nombres de ttulos nobiliarios o
grados acadmicos como unidades separadas de clasificacin y stos son:
1. Cuando hay dos nombres que si el ttulo o grado seran idnticos, ejemplo;
NOMBRES Y APELLIDOS
Alberto Prez Lpez, Abogado
Alberto Prez Lpez, Dentista

ORDEN DE UNIDADES
Prez Lpez Alberto Abogado
Prez Lpez Alberto, Dentista

CLASIFICACIN ALFABTICA

2. Cuando un nombre de individuo est formado por slo un apellido o nombre y el grado o ttulo.
Prncipe Felipe

Profesor Snchez y Asociados


1
2
3
3. Cuando un ttulo es la palabra inicial de una empresa o institucin. Ejemplo:
Arquitecto Velarde y Asociados
1
2
3
EJEMPLO N 04
Separe por unidades y orden alfabticamente los siguientes nombres:
1. Contador Luis Salomn Arias
2. Ingeniero Jorge Chvez Snchez
3. Conde Dueas
4. Julio De la Torres Ugarte
5. Mario La Fuente Prez
6. Carmen Guerra de Benavides
7. Gloria Snchez Cerro Ortiz
8. Antonio
Rojas
9. Felipe DOnofrio
10. Susana La Mar Bejarano
REGLA VIII: FIRMAS COMERCIALES O INSTITUCIONALES
Los nombres de casas comerciales se clasifican exactamente como estn escritos, sin embargo no todas
sus palabras son unidades de clasificacin. Ejemplo:
Farmacia Santa Cruz
1
2
3
Fbrica (de) telas Universal Textil
1
2
3
4
Saln (de) Belleza Santa Luca
1
2
3
4
Escuela Superior (de) Administracin (de) Negocios
1
2
3
4
Panadera (y) Pastelera Rapallo
1
2
3
Casa (de) Novios Danubio Azul
1
2
3
4
REGLA IX: NOMBRES COMPLETOS DE INDIVIDUOS EN FIRMAS COMERCIALES
Decimos que se trata de un nombre completo cuando est constituido por lo menos por dos unidades:
Nombre y Apellido. Hay nombres de firmas comerciales que estn conformados por nombres de
individuos. Cuando de estos casos se trata se procede como en la regla I, es decir se invierte el orden de
las unidades.

NOMBRES

1ra.
Huamn
Yataco
Pardo
Rocca
Siam
Saverio

Funeraria Luis Huamn y Hnos.


Instituto de Belleza Juan Yataco
Teatro Felipe Pardo y Aliaga
Discos Hctor Rocca
Importaciones Mario Siam
Zapatera Sergio Saverio

Orden de Unidades
2da.
3ra.
4ta.
Luis
(y) Hnos.
Funeraria
Juan
Instituto
(de) Belleza
(y) Aliaga
Felipe
Teatro
Hctor
Discos
Mario
Importaciones
Sergio
Zapatera

REGLA X: ABREVIATURAS Y TERMINACIONES COMERCIALES


Es muy frecuente encontrar en todos los idiomas nombres de individuos, empresas o lugares constituidos
por una abreviatura.
Para efecto de las reglas de archivo estas abreviaturas se consideran como unidades separadas de
archivo y se tratan como si las palabras correspondientes a las abreviaturas estuvieran escritas
totalmente, as mismo se considera como unidad de clasificacin ciertas terminaciones abreviadas que
corresponden a parte del nombre de diferente tipo de empresas comerciales, como. Ltda. Hnos., etc.
Veamos a continuacin algunos ejemplos que ilustran la presente regla:
NOMBRES
Librera ABC
Discos FTA
Morales Valverde y Ca.
Hiraoka S.A.
Transp. Hidalgo y Hnos.
ECASA

1ra.
Librera
Discos
Morales
S.
Transporte
E

2da.
A
F
Valverde
A.
Hidalgo
C

Orden de Unidades
3ra.
4ta.
B
C
T
A
y Ca.
y Hnos.
A

5ta.

REGLA XI: BANCOS, FINANCIERAS, COOPERATIVAS, MUTUALES


Esta regla considera como unidad rectora del arreglo de archivo el nombre de la ciudad ya que es el nico
elemento cambiante porque la razn social del Banco, Cooperativa es igual en donde quiera que ste
opere dentro de un pas o en el extranjero.
NOMBRES

1ra.
Banco de Crdito, Trujillo
Trujillo
Bco. Continental, Callao
Callao
First National City Bank, Bogot
Bogot
Central de Cooperativa de Brea.
Crdito, Brea
Mutual Per, Chiclayo
Chiclayo

2da.
Banco
Banco
First

Orden de Unidades
3ra.
4ta.
(de) Crdito
Continental
National
City

Central

(de) Cooperativa

Mutual

Per

5ta.
Bank

(de) Crdito

REGLA XII: NOMBRES GEOGRFICOS COMPUESTOS


Esta regla se refiere a nombres de ciudades formados por dos o ms palabras, en cuyo caso se
consideran como unidades de archivo independientes, excepto cuando el nombre es precedido por
abreviaturas o artculo en el que si se consideran como una sola unidad.
Orden de Unidades
NOMBRES
1ra.
2da.
3ra.
Locera New York
Locera
Nueva
York
Farmacia San Agustn
Farmacia
San
Agustn

Urbanizacin Las Flores

Urbanizacin

(Las) Flores

REGLA XIII: DIRECCIONES


Esta regla no indica que cuando no encontramos con nombres de firmas comerciales que operan en
diferentes ciudades, debemos clasificarlo por ciudad.
Cuando los nombres de ciudades son repetidos, clasificamos por nombre del estado o pas.
Ahora si el nombre parece en dos calles diferentes de la misma ciudad, lo correcto es clasificarlo por
calle, pero si se da el caso extremo de encontrar dos individuos con el mismo nombre, que viven en la
misma calle, la nica unidad diferenciadora sera el nmero considerando que primero se toma en cuenta
el nmero ms bajo y luego el ms alto. Ejemplos:
NOMBRES
Zapatera Trujillo, Calle 20 Medelln
Farmacia Iris, Calle 25, Bogot
Hotel Caracas, jirn Bolvar 150, Bogot
Hotel Caracas, Jr. Bolvar 780 Bogot

1ra
Zapatera
Farmacia
Hotel
Hotel

Orden de Unidades
2da
3ra
Trujillo
Medelln
Iris
Bogot
Caracas Bogot
Caracas Bogot

4ta
Calle 20
Calle 25
Jr. Bolvar 150
Jr. Bolvar 780

REGLA XIV: NOMBRES DE GOBIERNO


Es muy frecuente recibir comunicaciones pertenecientes a alguna dependencia del gobierno de un pas.
Para archivar estos documentos debemos considerar como primera unidad el nombre del pas, como
segunda unidad el Ministerio, departamento, divisin, comisin, etc.
Ejemplos:
Unidades
Nombres
1ra.
2da.
Instituto Nacional de Estadstica, Rep. de Chile
Chile (Rep.)
Estadstica (Instituto Nacional)
Ministerio de Educacin, Repblica del Per
Per (Rep.)
Educacin (Ministerio)
Ministerio de Comercio e Industria Repblica Panam (Rep.)
Comercio e Industria (Ministerio
de Panam
de)
Divisin de Fomento, Repblica de Venezuela Venezuela (Rep.) Fomento (Divisin de)

REGLA XV: DIVISIONES POLTICAS


Los documentos que pertenecen a divisiones polticas menores (Departamentos, ciudades, provincias,
distritos) se clasifican considerando el nombre poltico como primera unidad de clasificacin; las
categoras de ciudad, provincia, distrito, departamento, comisin, comit etc.
Unidades
Nombres
1ra.
2da.
3ra.
Comisin de Obras Pblicas, Provincia de Caete
Caete
Provincia
Obras Pblicas (Comisin de)
Dpto. de Defensa Civil, Ciudad de Lima
Lima
Ciudad
Defensa Civil (Comit)
Comit dePolica, Provincia Callao
Callao
Provincia
Polica (Dpto. de)

REGLA XVI: ARTCULOS, PREPOSICIONES Y CONJUNCIONES


Hay algunas palabras que por su poca importancia no influyen en un nombre determinado, stas son: el,
la los, las, a, y, por, para, etc., y la regla de archivo nos indica que no se consideran como unidades
separadas de archivo, uy por tener poco valor se transfiere y se coloca entre parntesis al final del
nombre.
Pero cuando estas partes de la oracin: artculos, preposiciones y conjunciones forman parte del nombre
original de la empresa, no se transfieren pero tampoco son unidades aparte de clasificacin.
Ejemplos:

UNIDADES

NOMBRES

1RA.
El palacio de los dulces
Palacio
La casa del Hippie
(La) Casa
Bazar la confianza
Bazar
Restaurante El Palmero
Restaurante
El rincn de los Recuerdos
Rincn

Ejercicios N 05:

2DA.
(de los) dulces (El)
(del) Hippie
(la) Confianza
(el) Palmero
(de (los) recuerdos (El)

Separe por unidades, clasifique y ordene los siguientes nombres:


a. Corte Suprema de Justicia, Estado de Sao Paulo.
b. Secretara de Obras Pblicas del Distrito de Santa Brbara
c. Laboratorio de Anlisis Clnicos, Av. Arequipa 4560, Miraflores
d. Zapatera Saverio, Av. Tacna 480 Lima
e. Divisin de Obras Pblicas, Ciudad de Cajamarca
f. Restaurant La tinaja de oro
g. Anticuchera La Ta Tula
h. Cevichera El Pez Espada
i. Asilo de Ancianos Desamparados de Lima
j. Restaurante Campestre La Granja Azul
REGLA XVII: APOSTROFE INGLS
En nuestro idioma encontramos palabras del idioma ingls, francs, etc., formando parte de nombres de
firmas comerciales que incluyen en muchos casos el empleo de apstrofes. Para estos casos la regla del
archivo nos indica que se considere la palabra de un nombre slo hasta comilla o apstrofe.
Ejemplos:
Nombres
Harris Paul Club

Harriss Peter Caf


Harrys Garage
The Jacks Bar

1ra.
Harris
Harriss
Harrys
Jacks

Unidades
2da.
Paul
Peter
Garage
Bar (The)

Clasificacin alfabtica
3ra.
Club
Caf

Harris Paul Club


Harriss Peter Caf
Harrys Garage
Jacks Bar (The)

REGLA XVIII: NMEROS


Los nmeros son con frecuencia tema de trabajo en el departamento de archivo y en muchos casos estn
incluidos en ttulos de archivo y clasificacin.
La regla internacional de archivo dice que: Los nmeros se consideran como si estuvieran escritos en
letras y constituyen una sola unidad de clasificacin.
Ejemplos:
Nombres
Restaurant 91

Canal 9 TV
Cooperativa de Transportes 81
Hotel 205
Calle 5
Mercado 3B

1ra.
Restaurant
Canal
Cooperativa
Hotel
Calle
Mercado

Unidades
2da.
3ra.
Noventa y uno
Nueve
T.V.
(de) Transporte
Ochenta y uno
Doscientos
cinco
Cinco
Tres
B

Calle Cinco
Canal nueve TV
Cooperativa (de) Transporte Ochenta y Uno
Hotel Doscientos cinco
Mercado Tres 3B

REGLA XIX: UNA O DOS PALABRAS


Hay muchas palabras que no obstante poder escribirse como una sola o dos palabras, la regla de archivo
nos indica que en estos casos debemos considerarlos como una sola unidad.
Ejemplos:
NOMBRES

1ra.
Transportes Nor Oriente S.A.
Transportes
Empresa Nor Oeste S.A.
Empresa
Compaa
de
Servicio Compaa
Interprovincial
Compaa de Embalajes Sur Oeste Compaa
Petrleos Nor Oriente S.A.
Petrleos

Orden de Unidades
2da.
3ra.
Nor Oriente
S.
Nor Oeste
S.
(de) Servicio
Interprovincial
(de) embalajes
Nor Oriente

Sur Oeste
S.

4ta.
A.
A.

A.

REGLA XX: ASUNTOS O MATERIAS


Cuando un tema describe con ms claridad una actividad o servicio que el nombre de una persona o
firma se prefiere el archivo por asunto o materia.

DONACIONES

AVISOS
Ejemplos:
Se recibe una carta dirigida por el Ingeniero Luis Rocca sobre la construccin de un edificio. Para este
caso debemos leer detenidamente la carta y si notamos que lo que sobresale es el tema
CONSTRUCCIN lo archivamos bajo ese rubro.
O si se trata de una carta en la que se solicita publicidad para un determinado producto, tendremos que
archivarlo bajo el asunto PUBLICIDAD.
En resumen podemos decir que para esta regla lo nico que necesitamos es leer atentamente el
documento y separarlo por el tema principal.
EJERCICIO N 06:
Separe, clasifique y ordene los siguientes nombres:
1. Cooperativa de Consumo (No.) 20
2. Distribuidora Wynns
3. Restaurante 1-2-3

4.
5.
6.
7.
8.
9.

Clinica Anglo Americana


Snack Bar Sandricks
Transportes Sur Oriente S.A.
Estacin de Servicios No. 68
Se recibe un memorndum solicitando estado de cuenta bancaria de la Compaa de Crdito No. 86
Compaa de transportes Nor Oeste.
CUADRO RESUMEN

Hasta la regla XI hemos avanzado en dos tipos de reglas: Individuos y firmas comerciales, lo cual ya nos
est facilitando el camino para llegar a dominar las tcnicas de archivo y convertirse en eficientes
Archivistas.
Este cuadro que aparece a continuacin ilustra mejor la clasificacin de las 20 reglas de archivo,
separndolas por temas a tratar en cada una de ellas.

REGLAS
DE
CLASIFICA
CIN Y
ARCHIVO

INDIVIDUOS

Nombres
Orden
Apellidos
solos o con
iniciales
Apellidos con
prefijos
Apellidos
compuestos
Mujeres
Casadas
Ttulos y
Grados

FIRMAS
COMERCIAL
ES

NOMBRES
GEOGRFIC
OS Y
POLTICOS

CATEGORAS
GRAMATICAL
ES

Firmas
Comerciales

Nombres
Geogrficos

Artculos,
conjunciones,
preposiciones

Nombres
completos de
individuos en
Firmas

Direcciones

Abreviaturas
y
Terminacione
Bancos,
Financieras y
Cooperativas

Nombres del
Gobierno
Divisiones
Polticas

Apstrofes

DIVERSOS

Nmeros
Una o dos
palabras
Materias o
Asuntos

TARJETERO, FICHERO, CARPETA BASE DE DATOS


Una aplicacin inmediata yd muy prctica de las reglas de archivo es el arreglo alfabtico de las tarjetas
en un mueble llamado tarjetero o tambin fichero.
Todos los profesionales requieren de su mltiple utilidad para guardar informacin sobre nombres,
direcciones, nmeros telefnicos, ocupaciones, cuotas pendientes, etc. Por ejemplo un dentista
encontrar til este sistema para guardar:
-

Nombres de pacientes
Cuotas pagadas
Naturaleza de curacin
Nmeros de telfonos

En una Oficina de Personal, el fichero o tarjetero servir para guardar:


- Nombres
- Direcciones
- Nmeros telefnicos
- Curriculum
- Referencias
- Experiencia
Qu informacin podra contener el tarjetero de una oficina para RECLUTAMIENTO de personal?
1. Nombres
..
2. Direcciones
..
3. Nmeros telefnicos
..
4. Curriculum
..
5. Referencias
..
6. Experiencias
..
De los especialistas que se nombran a continuacin, escoja cuatro que puedan utilizar el tarjetero con
mayor ventaja:
1. Mdico
..
2. Arquitecto
..
3. Vendedor
..
4. Secretaria
..
5. Conferencista
..
6. Relacionista Pblico
..
El archivo de tarjetas slo implica el uso adecuado de las reglas de clasificacin.
Para el tarjetero podemos determinar dos elementos bsicos:
1.- Tarjetas Guas
2.- Tarjetas
Las guas tal como su nombre lo indica son tarjetas que desempean la funcin de sealizacin para
orientar la vista hacia el material deseado en el archivo dando adems verticalidad al sistema.
Las tarjetas guas son hechas de cartn fuerte y resistente.
Las guas AUXILIARES, por su nombre ayudan al sistema a cumplir su objetivo vita: ayudan a obtener
INFORMACIN

REFERENCIAS CRUZADAS
Se conoce con este nombre a la tarjeta o ficha que seala o dirige al operador de un archivo hacia la
informacin que busca cuando por alguna circunstancia no se puede llegar a la informacin directamente.
Las circunstancias que hemos mencionado pueden ser entre otros, los siguientes casos:
1. Cuando se trata de un nombre extrao y/o no se conoce apellido
2. Una firma que tiene sucursales
3. Una firma que cambi de nombre
4. Un producto cambiado por otro
5. Una dama soltera que contrae nupcias
6. Un producto que es conocido por dos nombres
7. Una empresa que es ms conocido por nombre del dueo que por el de la firma.
Ejemplo:
- Vilma Gomero Braul se casa con Ral Castro, la referencia cruzada ser la siguiente:

GOMERO de CASTRO,
GOMERO BRAUL, Vilma
Vilma VEA:
VEA:
GOMERO BRAUL, Vilma
GOMERO de CASTRO,
La razn socialVilma
de Empresa de Saneamiento de Lima se ha cambiado por Servicio de Abastecimiento

de Agua Potable y Alcantarillado de Lima, la referencia cruzada ser:


ESAL
(Empresa de
Saneamiento de Lima)
VEA:
SEDAPAL

SEDAPAL
(Servicio de Agua Potable
y Alcantarillado de Lima)
Antes:
ESAL

Ejercicio No. 7:
Utilice las referencias cruzadas en los siguientes casos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Good Year cambia su razn social por Llantas Chasqui.


Radiadores Arnao S.A. cambia su razn social por Fbrica Nacional S.A.
Pepsi Cola S.A. es tambin conocido como Embotelladora del Pacfico S.A.
Srta. Margarita Lara Gmez se casa con el Sr Carlos Infante Prez.
Embutidos Popeye S.A. es tambin conocido como Fbrica de embutidos Nacional S.A.
Fideos Don Victorio conocido tambin como Fbrica de Harinas Santa Rosa.
Lavanderas San Francisco cambia su razn social por Vaporito S.A.

EJERCICIOS
1. Escoja algunos de los temas favoritos que se usan para el archivo por asunto:
1. Productos
...
2. Operaciones
...
3. Servicios
...
4. Materias
...
5. Conceptos
...
6. Actividades
...
7. Departamentos
...
2. Qu criterio predomina en un gerente que trabaja para un Departamento de ESTADSTICA?
Marque (V) lo correcto:
1. Quin VENDE o COMPRA el producto?
2. Cul es el nombre del producto?
3. En el Departamento estadstico de un Ministerio de Economa donde se acumula informacin sobre la
PRODUCCIN NACIONAL Agropecuaria en el ao 1975, Qu tipo de orden predominar en el
archivo central? Marque (V) lo correcto.
1. Por zona geogrfica
...
2. Por producto
...
3. Por zona y producto
...
4. Si trabaja Ud. para un BANCO Qu asuntos encontrar comnmente en su archivo? Escoja los
correctos y mrquelos (V)
1. Contratos
...
2. Hospitales
...
3. Pagars
...
4. Hipotecas
...
5. Solicitudes
...
6. Giros
...
7. Libros
...
8. Ahorros
...
9. Transporte
...
10. Regalas
...
5. Si trabaja Ud. para una Ca. de SEGUROS Qu asuntos predominan en su archivo? Escoja los
correctos y mrquelos (V)
1. Vida
...
2. Bienes races
...
3. Contratos
...
4. Maternidad
...
5. Notas de dbito
...
6. Incendios
...
7. Accidentes
...
11. Lucro cesante
...
12. Descuentos
...
13. Robo
...

ARCHIVO GEOGRFICO
Supone ordenamiento de documentos por lugar o territorio. El alfabeto es usado para el arreglo de
NOMBRES DE PAISES, CIUDADES O PUEBLOS.
Entre las instituciones que requieren un archivo geogrfico tenemos: hospitales, cooperativas de crdito,
financieras, bancos, ministerio de economa, Dpto. de Polica, Colegios.
Esta clasificacin es aconsejable cuando es preciso subdividir los documentos con el fin de controlar
mejor las reas de operacin de una empresa con distribuidores regionales.
Claro est, un Ministerio de Economa no utilizara precisamente el archivo geogrfico para controlar
VENTAS. Cul sera su objetivo? : Control de impuestos y de produccin.
Igual que con el sistema numrico, encontramos claras ventajas al organizar un arreglo geogrfico, en los
archivos de ciertas empresas.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRFICOS
Todo archivo geogrfico consta de dos elementos importantes:
1) Un archivo principal:
Se ordena alfabticamente por pases, estados o territorios, zonas, direcciones, etc., y puede
organizarse de la siguiente forma:
a) Con guas alfabticas y con guas de divisiones geogrficas o polticas.
b) Con solo guas de divisiones geogrficas o polticas.
2) Un tarjetero o fichero: Puede ser:
a) Auxiliar: Se ordena alfabticamente con los nombres de los corresponsales.
b) Principal: Tambin encontramos el archivo geogrfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial
internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso
sera conveniente tener una lista, alfabtica, separada o un tarjetero de los nombres que se
han organizado geogrficamente.
TIPOS DE ARCHIVOS GEOGRFICOS:
1. De divisin poltica
2. Alfabtico por ciudades
Mientras en un archivo se organiza el material por Pas, Departamento y provincia en el otro se toma en
cuenta regin, provincia, nombre del individuo empresa.
1. De divisin Poltica.- Consiste en colocar a los departamentos del pas en orden alfabtico, dentro
de cada departamento se colocan las provincias correspondientes tambin en orden alfabtico.
En un archivo de acuerdo a la divisin poltica podra ser necesario contar con carpetas de Varios
para guardar los documentos de clientes que durante el perodo de archivo no ha logrado acumular
ms de cuatro documentos y adems cuando se trata de clientes inactivos.
Vale la pena aclarar que la DIVISIN POLTICA de los pases vara un tanto. Lo que en unos es
estado, en otros es provincia y en otros departamento, etc.
Otra ventaja considerable la constituye la FACILIDAD con que se pueden operar un SISTEMA
geogrfico. Bastar un personal escasamente adiestrado para archivar o extraer documentos del
archivo.
3) Un mapa, una gua, un viso control, etc.:
Sirven para indicar la localizacin de la clientela, ya sea geogrficamente o por zonas o direcciones.
(1) La GUIA ALFABETICA
(2) La GUIA DEL PAIS
(3) La SUBGUIA DE REGIN
(4) La SUBGUIA DE PROVINCIA
(5) La SUBGUIA DE CIUDAD
(6) La CARPETA INDIVIDUAL DEL CLIENTE

(7) La CARPETA DE VARIOS


El ndice que lleva la gaveta se marca al finalizar su organizacin, para determinar la primera y la
ltima letra del ndice.
Organizacin del tarjetero auxiliar
Todas las carpetas de los clientes se organizan en estricto orden alfabtico, sin tener en cuenta las
ciudades o piases, como si se estuviera organizando un archivo alfabtico nominativo. El mapa le
sirve para ubicar la clientela.
Departamento, estado o provincia, ciudad y nombres: esta subdivisin se organiza as:
Iniciamos con la GUIA DEL DEPARTAMENTO O PROVINCIA, o gua principal, que puede ser en
Colombia el departamento de BOLIVAR enseguida aparece la SUBGUIA DE CIUDADES o pueblos.
En Colombia, en el departamento de Bolvar, la capital es CARTAGENA, luego viene la CARPETA
INDIVIUDUAL del cliente, donde se depositen los documentos dentro de un legajo, en estricto orden
alfabtico, por ejemplo UMAIMA HADRA & HNOS. LTDA., finalmente, se coloca la carpeta de
VARIOS o MICELANEOS, al terminar las carpetas individuales de cada ciudad o pueblo, para
clientes que no justifiquen la apertura de carpeta individual.
Ciudad o pueblo y nombres: es la subdivisin ms sencilla de este grupo porque solo consta de:
GUIA DE CIUDAD o lugar o gua principal
CARPETA INDIVIDUAL para colocar los documentos de los clientes.
CARPETA DE VARIOS o MISCELANEO. Dentro de esta se ubican, en estricto orden alfabtico
orden alfabtico, los documentos de los clientes que no justifican apertura de una carpeta individual,
dentro de los documentos de cada cliente debe existir un orden cronolgico.
El ndice ser el nombre del departamento, estado o provincia, de acuerdo con la divisin poltica
correspondiente.
Distribuir
Distribuya los documentos o las tarjetas por pases y ciudades y pueblos, y forme grupos.
Dentro de cada pas o estado agrupe las tarjetas o los documentos por ciudades o pueblos, y dentro de
cada ciudad ordnelos por su nombre de acuerdo con la palabra subrayada o clave.
Archivar
Organice alfabticamente los documentos y las tarjetas y ubquelos detrs de las subguas
correspondientes.
Legajo
Americana de eventos
FORMAS PARA CONSULTAR EL ARCHIVO
a.- La bsqueda de los documentos de ser eficiente y eficaz, pues es este uno de los objetivos bsicos
del archivo. Para que ella resulte fcil, siga estas sencillas normas:
Precise el nombre que desea buscar, por ejemplo:
b. Determine mentalmente la forma como debe aparecer clasificado el nombre del cliente:
c. Localice la gua del pas al cual pertenece:
d. Localice la subgua de la ciudad correspondiente:
e. Busque la carpeta individual del cliente o la tarjeta solicitada:
f. Retire el documento del legajo o la carpeta y coloque en su lugar una tarjeta o una gua de Afuera o
Sustitucin.

E S T I L O D E G AV E TA H O R I Z O N TA L

CARPETA COLGANTE CARRO PARA CARPETAS COLGANTES

E J E M P L O D E VA L L E E N C O L O M B I A

ROD.
MENDOZA
LUYA

CHACHAPOY
AS
BONGARA

AMAZ. Chachapoyas Centro Esc.


3680 Hosp.
AMAZ ChachapoyasRegional
AMAZ. Chachapoyas-Aeropuero
AMAZ. Bongara-Iglesia San Jos
AMAZ. Bongara-Centro Comunal
AMAZ.BAGUA-Posta Mdica

AMAZ.BAGUA-Parroq. San Andrs


AMAZ.BAGUA-Centro Escolar 2319

BAGUA
ANCASH
AMAZONAS

EL ARCHIVO NUMRICO
Hay muchas empresas que por la naturaleza de sus actividades y operaciones requieren de un mtodo
de archivo por secuencia numrica, llamado tambin archivo numrico
El archivo numrico tambin sirve como un medio seguro de archivar documentos que deben guardarse
con especial celo, es decir, documentos de naturaleza confidencial.
Generalmente el tipo de empresa o institucin que usan este tipo de archivo son:
-

Bancos
Bibliotecas
Hospitales
Departamentos de Polica
Compaa de Telfonos
Compaa de Seguros

Cuando se emplea la clasificacin numrica a cada nombre de empresa se le asigna un nmero y


adems se precisa del uso de una clave para manejarlo, por ello tambin se dice que es un sistema
indirecto de archivos.
Este sistema se usa especialmente cuando son muchos los corresponsales o asuntos y su nmero
contina aumentando conforme crece el negocio. El carcter indirecto del archivo numrico lo hace
dependiente de otro elemento que lleva el nombre de ndice.
Un archivo numrico consta de tres partes:
a. El archivo principal de carpetas
b. El archivo de varios
c. El tarjetero ndice o fichero clave.
El Archivo principal.- es un archivo numrico propiamente dicho, el cual debe contener solamente
carpetas individuales, cuyas leyendas son nmeros. Estas carpetas van colocados en secuencia
numrica detrs de guas con leyendas numricas.
Para justificar el uso de este archivo numrico principal debe existir la seguridad de que hay por lo menos
cinco carpetas para cada firma, debido a que las carpetas no necesitan tener pestaas que sobresalgan,
las pestaas de las guas pueden ir a posicin escalonada en cinco.
El Archivo varios.- En los casos en que se presentan documentos que no justifican tener una carpeta
individual, es preferible tener un pequeo archivo alfabtico adicional que lleva el nombre de varios. Este
archivo consta de carpetas con leyendas alfabticas y es usado cuando hay menos de cuatro carpetas
por firmas.
El tarjetero ndice.- No puede existir un Sistema numrico sin su correspondiente tarjetero el cual viene a
ser la clave del sistema. El tarjetero est organizado alfabticamente y como su nombre lo indica consta
de tarjetas que contienen solo dos elementos:
1. El nombre de la empresa
2. El nmero correspondiente
El tarjetero debe estar muy bien organizado por ser imprescindible para manejar eficazmente el archivo
numrico. Antes de guardar o retirar papeles del archivo, se consulta primero el tarjetero.

Formar de archivar correspondencia segn el sistema numrico


Los pasos o etapas para facilitar la archivacin numrica son los siguientes:
1. Examinar.- Se revisan todos los papeles para ver si tienen la autorizacin para archivarse.
2. Marcar alfabticamente.- Se decide bajo qu nombre o asunto se va a archivar y se subraya o
escribe esta leyenda o nombre.
3. Clasificar alfabticamente.- Se arreglan los papeles en orden alfabtico tomando en cuenta los
nombres o leyendas subrayadas a fin de facilitar la bsqueda posterior de estos nombres en el
tarjetero.
4. Marcar numricamente.- se escribe con lpiz de color en la esquina superior derecha el nmero que
indique la tarjeta correspondiente del fichero clave. Cuando encontramos documentos que solo van a
formar menos de cuatro carpetas por firmas, le colocamos la letra V lo cual nos indica que pasar al
archivo varios.
Cuando llega un documento de un nombre o asunto nuevo y por lo tanto no tiene carpeta se le abre
una y tambin se le coloca la V separando el documento junto con los dems que irn a varios.
5. Clasificar numricamente.- Una vez marcados, se separan los documentos por centenas, luego por
decenas y finalmente se ordenar en secuencia numrica.
6. Archivar.- los papeles que se han clasificado numricamente se colocan en las correspondientes
carpetas. Los papeles marcados con v se colocan en el archivo de Varios, en las carpetas
alfabticas. Se debe tener mucho cuidado al leer los nmeros pues es fcil confundirlos.
La clasificacin numrica tiene la ventaja que constituye un medio de control e inventario de documentos
pues en cualquier momento se puede comprobar si falta alguno.
Como los nmeros son de fcil y rpida lectura, se facilita la labor de entrada y salida de documentos con
el consiguiente ahorro de tiempo.

CLASES DE ARCHIVO NUMRICO


SISTEMA NUMRICO: ALFANUMRICO
Es un archivo codificado con una combinacin de nmeros y letras (un ejemplo son las matrculas de los
coches). Este tipo de clasificacin permite infinidad de combinaciones.
Ejemplo: en empresas de construccin
1. Preparacin del terreno
1.a Demoliciones
1.b Proteccin ambiental
Ejemplo de Archivo por temas de Clientes
1. CLIENTES
1.1 Astilleros Reunidos
1.2 Correspondencia
1.3 Facturas
1.4 Ofertas
2. PROVEEDORES
2.1 Aceros Arequipa
2.2 Aditivos

SISTEMA NUMRICO SIMPLE:


La numeracin va detallada de 10 en 10, mantiene el orden de las 05 posiciones. Mtodo es indirecto.
Orden para clasificar:
- Inspeccionar
- Clasificar y codificar segn el orden alfabtico de todos los documentos
- Codificacin del sistema numrico simple (actualizar el fichero de datos)
- Ordenacin numrica, segn el sistema
- Archivo
Ejemplo:
240 SUNAT
230 Banco BCP
220 Accidentes en Carretera
210 Accidentes de trnsito
200 Seguros La Positiva