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PODER JUDICIRIO

JUSTIA FEDERAL
SEO JUDICIRIA DO RIO GRANDE DO SUL
Direo do Foro Subseo Judiciria de Santa Maria

PROCEDIMENTOS PARA CONVERSO DE IMAGENS


DIGITALIZADAS EM DOCUMENTO PDF NICO UTILIZANDO A
IMPRESSORA FREEPDF XP.
O objetivo deste manual orientar os usurios do sistema de Processo Eletrnico
a transformar suas imagens digitalizadas (formato JPG ou compatveis) em um nico arquivo em formato
PDF. Os procedimentos de download e instalao do software da impressora PDF esto em manual
especfico que pode ser encontrado no site da subseo de Santa Maria
http://www.jfrs.gov.br/sjrs/smaadm.
O primeiro passo para obtermos um arquivo PDF unificado salvarmos os
documentos digitalizados em uma nica pasta. Os documentos previamente digitalizados devem ser
salvos de forma a preservar a ordem natural dos documentos no processo, como pode ser observado na
figura 1.

Figura 1 Pasta com os arquivos digitalizados em formato JPG.

Uma medida eficaz para manter a ordenao dos arquivos corretamente


nomearmos cada uma das imagens com um numeral e identificarmos seu contedo, como demonstrado na
figura 1. A ordem dos arquivos na pasta necessria para que o resultado final da impresso em PDF
mantenha a mesma seqncia das informaes.
Alguns scanners digitalizam e nomeiam os arquivos automaticamente, como no
exemplo da figura 2. Lembramos que outros arquivos que no faam parte do processo no devem ser
salvos nesta pasta, at a concluso dos procedimentos de converso.

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Figura 2 Pasta com os arquivos digitalizados em formato JPG Nomenclatura automtica.

O procedimento para transformao destes arquivos em formato PDF a


impresso destes dados com uso da impressora FreePDF XP. Clique no primeiro arquivo da lista
utilizando o boto direito do mouse e selecione a opo Visualizar . O Windows abrir o
aplicativo Visualizador de imagens e fax do Windows, como demonstrado na figura 3.

Figura 3 Visualizador de imagens e fax do Windows

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Aps visualizar o primeiro documento da lista, clique no boto da impressora,


conforme figura 3. O sistema acionar o Assistente para impresso de fotos conforme a figura 4.

Figura 4 Assistente de impresso de fotos do Windows

O sistema exibir, na tela seguinte, os documentos a serem convertidos. Clique no


boto Selecionar tudo e avanar.

Figura 5 Assistente de impresso de fotos Selecionar documentos a serem impressos em PDF.

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Assim que todos os documentos estiverem marcados, clique no boto Avanar,


conforme a figura 6.

Figura 6 Assistente de impresso de fotos Documentos Selecionados.

O passo seguinte a escolha da impressora FreePDF, onde os documentos sero


transformados para o novo formato, conforme a figura 7.

Figura 7 Assistente de impresso de fotos Escolher a impressora FreePDF XP.

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Confira se a impressora selecionada est correta e clique em Avanar, conforme


a figura 8.

Figura 8 Assistente de impresso de fotos Impressora FreePDF XP selecionada.

O passo seguinte selecionar o layout de impresso. Utilizaremos o layout padro


do Windows, conforme a figura 9. Clique no boto Avanar para iniciar a converso.

Figura 9 Assistente de impresso de fotos Layout de impresso.

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O sistema abrir uma tela de progresso da impresso dos arquivos como


demonstra a figura 10. Aguarde o trmino da impresso em PDF.

Figura 10 Assistente de impresso de fotos Impresso dos arquivos.

Ao final da impresso aparecer a tela final do assistente, conforme figura 11.

Figura 11 Assistente de impresso de fotos Impresso concluda.

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Os dados foram transferidos pelo assistente para a impressora FreePDF. Ser


exibida a tela do painel de controle da impressora PDF, conforme a figura 12.

Figura 12 Painel de controle da impressora FreePDF XP.

Clique no boto Salvar como e selecione uma pasta onde ser gravado o
resultado final da converso, conforme a figura 13. Preferencialmente, salve o arquivo final na mesma
pasta onde foram salvas as imagens digitalizadas e identifique com o nome da parte.

Figura 13 S alvando o arquivo nico em PDF na pasta de origem.

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Aps clicar no boto salvar, ser aberta a janela de processamento da impressora


FreePDF, conforme a figura 14. Aguarde o trmino do processamento.

Figura 14 Janela de processamento da impressora FreePDF XP.

Ao concluir o processo de converso para o formato PDF, o documento final ser


aberto no Acrobat Reader (ou outro leitor de arquivos PDF Foxit, etc) e exibido na tela, conforme a
figura 15.

imagem001

imagem002

imagem003

Figura 15 Janela de processamento da impressora FreePDF XP.

O nmero de pginas do documento final dever ser o mesmo nmero de arquivos


de origem. Assim selecionamos 16 arquivos de origem para impresso em PDF e obtivemos um
documento de 16 pginas.

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Na figura 16 podemos observar o arquivo unificado armazenado na pasta onde


foram digitalizadas as imagens originais. Lembramos que somente o arquivo final, em formato PDF,
dever ser juntado ao Processo Eletrnico. Confira todas as pginas do arquivo nico, verificando a
seqncia das informaes, a legibilidade dos documentos e se no faltam peas a serem includas no
processo. Aps esta verificao as imagens de origem podem ser excludas, ficando somente o arquivo
nico para ser juntado ao sistema de Processo Eletrnico.

Figura 16 Pasta dos arquivos do processo.

Os procedimentos descritos acima atendem a necessidade de converso de imagens


digitalizadas para o formato PDF. Entretanto, as vezes nos deparamos com outras situaes tais como:
Unificar 02 arquivos PDF em um nico arquivo;
Gerar arquivo PDF nico a partir de 2 ou mais documentos de fontes distintas, como Word e
Excel por exemplo (modo multidocumento).
A seguir sero demonstradas solues para estes 2 casos especficos.
No primeiro caso, utilizaremos uma ferramenta instalada junto com a impressora
FreePDF XP. O programa FreePDF Join fornece a soluo para transformamos 2 ou mais arquivos PDF
em um arquivo nico. Lembramos que esta soluo s se aplica a arquivo j convertidos para o formato
PDF.
Para outros formatos devemos utilizar a impressora PDF no modo multidocumento, que ser
detalhado mais tarde nesse manual.
Veremos primeiro uso do aplicativo FreePDF Join. Vejamos uma situao
hipottica onde temos a petio inicial e os documentos digitalizados (previamente convertidos pelo
mtodo acima), conforme a figura 17.

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Figura 17 Pasta dos arquivos do processo em formato PDF.

Sabendo previamente onde os arquivos esto armazenados, acessamos o menu


INICIAR, Programas, FreePDF XP e, finalmente, FreePDF Join. Ser exibida a tela da figura 18.

Abrir

Figura 18 Tela de abertura do programa FreePDF Join.

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Clique no boto de abrir, no canto superior direito da janela do aplicativo,


selecione a pasta, clique no primeiro arquivo desejado e no boto Abrir, conforme a figura 19.

Figura 19 FreePDF Join janela de seleo dos arquivos.

O arquivo selecionado ser includo na lista de arquivos a serem unificados,


conforme a figura 20.

Abrir

Figura 20 FreePDF Join Arquivo selecionado na lista para processamento.

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Repita a operao, selecionando o prximo arquivo e adicionando-o a lista de


processamento, conforme a figura 21. Inclua quantos arquivos PDF forem necessrios para a unificao.
Caso algum arquivo da lista necessite ser posicionado em outra seqncia, utilize
os botes de navegao para moviment-lo acima ou abaixo na lista de processamento. A ordem dos
arquivos pode ser alterada de acordo com a necessidade. Arquivos podem ser includos ou excludos da
lista de processamento de acordo com o desejo do usurio, pois o processamento somente ser realizado
quando o boto Salvar for acionado.

Move r arquivo acima


Excluir da lista
Move r arquivo abaixo

S ALVAR

Figura 21 FreePDF Join Arquivos selecionados na lista para processamento.

Aps conferir a lista de processamento, clique no boto Salvar, indicado na


figura 21, selecione uma pasta para armazenamento e de nome ao arquivo nico, conforme a figura 22.
ATENO: O nome do arquivo de destino no poder ser igual a nenhum dos
nomes existentes na lista de processamento, sob pena de ocorrncia de erro e cancelamento do
processamento, alm da perda do arquivo de origem cujo nome igual ao arquivo de destino. O mesmo
nome somente poder ser utilizado caso o arquivo de destino seja salvo em outra pasta.

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Figura 22 FreePDF Join S alvando o arquivo de destino unificado.

Aps definir o nome do arquivo de destino e clicar no boto salvar, conforme a


figura 22, aparecer a tela de processamento. Aguarde o trmino do processamento, conforme a figura
23.

Figura 23 FreePDF Join Processamento do arquivo unificado.

Caso o processamento seja bem sucedido, o arquivo de destino ser aberto no


Acrobat Reader (ou outro leitor de PDF instalado em seu sistema) e exibido na tela, conforme a figura 24.

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Pginas do
primeiro
arquivo juntado

Pginas do
segundo
arquivo juntado

Figura 24 Arquivo unificado pelo FreePDF Join.

Na figura 25 podemos observar o arquivo unificado armazenado na pasta onde


foram armazenados os arquivos originais. Lembramos que somente o arquivo final, em formato PDF,
dever ser juntado ao Processo Eletrnico. Confira todas as pginas do arquivo unificado, verificando a
seqncia das informaes, a legibilidade dos documentos e se no faltam peas a serem includas no
processo. Aps esta verificao os arquivos de origem podem ser excludos, ficando somente o arquivo
nico para ser juntado ao sistema de Processo Eletrnico.

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Figura 25 Pasta com o arquivo unificado pelo FreePDF Join.

Os arquivos de origem podem ser apagados, aps a conferncia do arquivo final,


sendo que somente a verso final dever ser anexada ao sistema de Processo Eletrnico.
Outra situao comumente encontrada no sistema de Processo Eletrnico a
necessidade de envio de documentos gerados em aplicativos diferentes. Um exemplo dessa situao,
comum nos JEFs Cveis e Previdencirios, o envio de uma petio, digitada em editor de textos (Word),
e de um clculo criado em planilha eletrnica (Excel). Para resolvermos esta e outras situaes
semelhantes utilizaremos o modo multidocumento da impressora FreePDF XP.
O procedimento relativamente simples, mas requer cuidado quanto a ordem de
envio dos documentos para a impressora PDF.
Basicamente realizada uma impresso de um texto,
por exemplo, e no painel de controle da impressora clica-se no boto Adicionar ao Prximo PDF. O
documento impressora ser armazenado para posterior processamento. Abrimos o segundo aplicativo
(Excel, por exemplo) e realizamos a impresso do novo documento na impressora FreePDF. Repetimos o
procedimento anterior tantas vezes quanto necessrio, ou seja, adicionamos ao prximo PDF todos os
documentos a serem utilizados no processo. Quando realizarmos a impresso do ltimo documento,
clicamos na opo Salvar Como, selecionamos uma pasta para armazenamento do arquivo final e
nomeamos o arquivo. Ao salvar o documento final sero processados todos arquivos previamente
armazenados na impressora FreePDF XP e teremos um arquivo PDF nico contento as informaes de
todas as impresses sucessivas.
Veremos a seguir um exemplo prtico deste procedimento utilizando uma petio,
redigida no editor de textos Word e um demonstrativo de clculo criado na planilha eletrnica Excel.
O primeiro passo abrir o documento de texto (petio) conforme a figura 26,
acionar o menu arquivo e imprimir, ou teclar <CTRL><P>.

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USE O MENU ARQUIVO E IMPRIMIR OU TECLE <CTRL><P>

Figura 26 Petio digitada no Word que ser juntada impressa em PDF.

Figura 27 S elecionando a impressora FreePDF XP.

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Aps selecionar a impressora FreePDF XP, como demonstra a figura 28, clique no
boto OK para imprimir a petio.

Figura 28 Imprimindo o documento na impressora FreePDF XP.

Na janela do painel de controle da impressora, clique no boto Adicionar ao


prximo PDF, conforme a figura 29.

Figura 29 Painel de Controle da FreePDF XP Adicionar ao prximo PDF.

O documento ser armazenado na memria da impressora PDF e ficar


aguardando o envio de novas impresses para concluir a montagem do documento final.

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Podemos fechar o primeiro documento e abrir prximo documento a ser gerado em


PDF. Em nosso exemplo abriremos uma planilha eletrnica com demonstrativo de clculo criado no
Excel, conforme figura 30. Acione o menu Arquivo e Imprimir ou tecle <CTRL><P>.

USE O MENU ARQUIVO E IMPRIMIR OU TECLE <CTRL><P>

Figura 30 Planilha de clculo que ir compor o documento final.

Selecione a impressora FreePDF XP conforme a figura 31.

Figura 31 S elecionando a impressora FreePDF XP.

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Selecionada a impressora corretamente, conforme a figura 32, clique no boto OK


para iniciar a impresso do 2 documento.

Figura 32 imprimindo o 2 documento na impressora FreePDF XP.

Caso existam outros documentos a serem juntados ao processo, clique no boto


Adicionar ao prximo PDF e repita os passos anteriores quantas vezes for necessrio.
Se este foi ltimo documento a compor o arquivo nico, clique no boto Salvar
Como, conforme a figura 33. Este procedimento encerra o ciclo impresso e salva o documento PDF
final em uma pasta selecionada pelo usurio.

Figura 33 S alvar os documentos juntados ao multidocumento final.

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Aps selecione uma pasta para armazenamento e de nome ao arquivo final,


conforme a figura 34. Convm salvar este documento em uma pasta criada especialmente para armazenar
informaes relativas ao processo em questo.

Figura 34 S elecionando a pasta de destino e salvando o documento final.

A seguir ser exibida a tela de processamento, conforme a figura 35, onde


podemos verificar que foram processadas as 3 pginas da petio inicial (Word) e as 4 pginas da planilha
com o demonstrativo de clculo. Aguarde o trmino automtico do processamento.

Pginas da petio

Pginas do clculo

Figura 35 Janela de progresso do processamento do documento final.

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Ao finalizar o processamento o documento unificado ser aberto no Acrobat


Reader (ou visualizador de PDF instalado em seu computador) e ser exibida uma janela onde podemos
observar o contedo dos dois (ou mais) arquivos de origem. Podemos observar na figura 36 que o
documento final contm 7 pginas e armazena os dados dos 2 aplicativos na ordem em que eles foram
impressos.

Texto da petio

Demonstrati vo de clculo

Figura 36 Documento final contendo o texto e o demonstrativo de clculo.

Somente o documento final gerado dever ser anexado ao sistema de processo


eletrnico.
De posse do conhecimentos dos recursos disponveis na impressora FreePDF,
podemos realizar outras seqncias de operaes de acordo com a nossa necessidade. Por exemplo, se
desejarmos juntar a petio inicial, digitada no Word ou outro editor de textos, a diversos documentos
digitalizados faremos uso do recurso Adicionar ao prximo PDF. Abrimos a petio inicial e
realizamos a impresso na impressora FreePDF.
No painel de controle da impressora clicamos no
boto Adicionar ao prximo PDF. O prximo procedimento ser realizar os procedimento descritos
no incio deste manual, onde utilizamos o Assistente de impresso de fotos do Windows para
impresso dos documentos digitalizados. Ao concluirmos o assistente salvamos o documento final em
uma pasta onde teremos a petio inicial e os demais documentos do processo em nico arquivo PDF.

Outra aplicao da impressora FreePDF XP sugerida quando geramos um


arquivo PDF muito grande (acima do limite de 2 MB aceito no sistema eletrnico, nos casos de
processo administrativo).
Suponhamos que o arquivo gerado tenha 50 pginas e que seu
tamanho ultrapasse este limite. A soluo bvia ser dividirmos o arquivo em 2 partes, ou seja,
02 arquivos de 25 pginas cada um.

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Mas para isso no necessitamos refazer todos os procedimentos de


impresso realizados anteriormente. Neste caso, utilizaremos o prprio arquivo PDF unificado.
Abrimos o arquivo com Acrobat Reader (ou outro visualizador de PDF) e
utilizamos as opes de impresso para dividir o arquivo. Em nosso prximo exemplo temos
um arquivo PDF com 22 pginas, como pode ser observado na figura 37. Aps abrir o
documento clique no boto de impresso na barra de ferramentas ou tecle <CTRL><P>.

Figura 37 Documento PDF contendo 22 pginas.

A janela de impresso ser aberta. Nela selecionamos a impressora FreePDF XP e


marcamos a opo Pgina de ___ at ___ e selecionamos o intervalo a ser impresso.
Em nosso exemplo iremos imprimir da pgina 1 at a pgina 11, como est
demonstrado na figura 38.
A seguir, no painel de controle da impressora PDF, selecionamos a opo salvar
como, selecionamos uma pasta e nomeamos o novo arquivo. Para facilitar a identificao conveniente
que mantenhamos o mesmo nome do arquivo original acrescido de um numeral. Em nosso exemplo
iremos salvar o arquivo denominado REDAO FINAL1, que receber as 11 pginas iniciais do
documento original, como pode ser observado nas figuras 39, 40, 41 e 42. Fechamos o arquivo gerado e
realizamos o mesmo procedimento de impresso, utilizando o intervalo da pgina 12 at 22. Salvamos o
novo arquivo como REDAO FINAL2. Assim teremos o arquivo original dividido em 2 partes.
Basta acessar o sistema de processo eletrnico e anexar os 02 novos arquivos ao processo eletrnico.

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Figura 38 Imprimindo as primeiras 11 pginas em novo arqui vo PDF.

Figura 39 Painel de controle da impressora FreePDF S alvando o arquivo de 11 pginas.

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Figura 40 Painel de controle da impressora FreePDF S alvando o arquivo de 11 pginas.

Pginas i mpressas

Figura 41 Impressora FreePDF Processando o arquivo de 11 pginas.

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Figura 42 Arquivo gerado com 11 pginas.

Esperamos que as informaes deste manual tenham sido de utilidade aos usurios
do sistema de Processo Eletrnico.
Informaes adicionais, crticas ou sugestes podem ser
encaminhadas por e-mail para Direo do Foro de Santa Maria pelo endereo rssmasecdf@jfrs.gov.br ou
por telefone.

Manual Elaborador por:


Marcelo Andrade Trevisan
Tcnico Judicirio
Operador de Computador.
(55) 3220-3006
mvn@jfrs.gov.br

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