ACCREDITATION SCHEME FOR EIA CONSULTANT ORGANIZATIONS 

 
 
A.   Broad Guidelines for Procedures and Systems as required under the Scheme 
 
 
The  above  Scheme  requires  some  systems  and  procedures  to  be  implemented  by  the  Consultant 
organizations who want to carry out EIA work.  These should be the part of the Quality Management 
Manual  of  the  Organization.    The  following  guidelines  indicate  the  minimum  contents  of  such 
systems  and  procedures.    The  Manual  may  include  additional  clauses  as  deemed  fit  by  the 
Organization for carrying out various works related to development of an EIA. 
 

Contents of Quality Manual including Procedures 

Quality  Management  System  should  address  the  requirements  of  ISO  9001:  2008  including  the 
company’s  quality  policy,  documentation  of  the  systems,  its  implementation,  management  review 
and  systems  put  in  place  for  continual  improvement.  The  manual  should  also  address  the  specific 
requirements  of  QCI  Scheme  including  the  documented  procedures.  The  manual  at  the  minimum 
should comprise the following: 

i. Quality Policy ‐ clearly defining: 

a. Appropriateness with Company’s business 
b. Commitment for continual improvement 
c. Framework for a review mechanism 
d. Methodology of communication 
e. Focus on customer satisfaction 
  

ii. Control of records and documents ‐ giving procedures for 

a. Approving documents prior to issuance 
b. Updation of documents, as required 
c. Ensuring quick availability of relevant revision of the document 
d. Storage, protection and retrieval of documents 
e. Disposal of outdated/ superseded documents  
 

iii. Performance Measurement and Review – giving procedures for 

a. Fixing key result areas (KRAs) of experts involved in EIA making 
b. Cross checking accuracy of primary data generated 
c. Internal Audit defining the areas to be covered 
d. Management Review giving periodicity and issues to be taken up including feedback 
from project proponent/ public hearing/ ministry on quality of EIA reports prepared 
e. Follow‐up actions on Internal Audit and Management Review 
 

iv. Actions taken to address Non‐Conformities – giving procedures for 

a. Analyzing the NCs to identify the actions (preventive or corrective) to be taken 
b. Identifying resources and other inputs required for such actions 
 c. Fixing time frame and responsibility for the actions 
d. Ensuring completion of the actions to be taken 
e. Ensuring amendments in the procedure for prevention of recurrence of such NCs 
 
v. Identification,  retention  and  assessment  of  performance  of  empanelled  experts  –  giving 
procedures for 

a. Specifying qualifications and experience requirements of the experts 
b. Assessing the work done by the prospective experts prior to their retention 
c. Framing the “terms of reference” for retention of the expert  
d. Assessing performance of the expert’s work done for the organization 
e. Ensuring updation of the knowledge level of the expert 
 

vi. Collection and generation of primary data – giving procedures for 

a. Selecting  number  and  location  of  monitoring  stations,  type  of  sampling  and 
parameters to be monitored 
b. Assessing  availability  of  relevant  laboratory  instrument/  equipment  for  baseline 
environmental data generation  
c. Assessing availability of competent laboratory staff 
d. Specifying  the  type  of  socio‐economy  and  flora‐fauna  data  to  be  generated  suiting 
the EIA requirements 
e. Laying down steps to be taken to ensure generation of quality primary data 
  

vii. Collation, synthesis and interpretation of secondary data – giving procedures for 

a. As to when secondary data would be resorted to 
b. Identifying  the  relevant  secondary  data  to  be  generated  suiting  the  EIA’s 
requirements 
c. Identification of sources of secondary data ensuring their reliability and age 
d. Validating  important  secondary  data  by  cross  verification  at  site  or  from  other 
sources 
e. Ensuring brevity of the data (eliminating irrelevant information) 
 

viii. Work outsourced  

Sometimes  it  may  be  necessary  to  outsource  some  specific  studies  for  an  EIA  like  a 
Biodiversity  study  or  socio‐economy  study  or  R  &  R  study.  The  manual  should  mention 
procedures for  

a. Defining the conditions when outsourcing would be resorted to 
b. Assessing capability of the agency to take up the work to be outsourced 
c. Drawing up terms of reference for the outsourced work 
d. Identifying steps to be taken to ensure quality of the outsourced work 
e. Extracting  the  relevant  portions  of  the  outsourced  work  for  inclusion  in  the  EIA 
report 
 

ix. Laboratory work including calibration of equipment and lab safety – giving procedures for 
 a. Upkeep and maintenance of laboratory instruments/ equipment 
b. Calibration  of  laboratory  instrument/  equipment  including  periodicity  and 
methodology for in‐house calibration and by external agency 
c. Ensuring laboratory safety, emergency plan and training 
d. Assessing capability of external laboratory, if applicable 
e. Quality assurance of data generated for both in‐house and outside laboratories 
 

x. Complaints and Appeals – giving procedures for 

Applicable to consultant organization 

a. Informing the clients about the provision of complaints and appeals 
b. Accepting complaints/ appeal  
c. Handling  and  disposal  (including  authority  and  responsibility)  of  the  same  within 
reasonable time 
d. Maintaining records of complaints/ appeals 
e. Ensuring implementation of preventive/ corrective actions 
 

B. Broad Guidelines for essential information to be included in the application to QCI 

While making the application to QCI for accreditation, the Applicant Organisation must include the 
following apart from other information required as per the Scheme ‐ 

I. Sector Specific Experience 

For  proposed  EIA  Coordinator/  s  please  do  mention  “sector  specific  experience/  exposure 
for the sector/ s applied for” in general as well as for EIA related experience. 
 
II. Application Form –  
 

i. Organization  Structure.    For large organisations taking up other  works beyond  EIA, 

the organisational structure related to their EIA division should be clearly indicated.  
ii. Number of sectors applied for as per Annexure III A 
iii. Number  of  EIA  Coordinator/  s  proposed  for  sectors  marked  above  (each  EIA 
Coordinator can be presented as expert for maximum 5 sectors, provided s/he fulfils 
requirements of the Scheme for same) 
iv. Number  of  Functional  Area  Experts  indicating  their  functional  area/  s  (each 
Functional Area Expert can be presented as expert for maximum 4 functional area/ 
s, provided s/he fulfils NABET requirements of the Scheme for same) 
v. The CVs of EIA Coordinators/ Functional Area Experts and Lab Technicians in NABET 
format as per Annexure IV. 
vi. Laboratory details, as applicable (in‐house/ external) 
vii. Registration  Certificate/  Balance  Sheet/  EIA  Report/  Completion  Certificate/  Work 
orders/ Public Consultation details and other information as per Annexure VI