OFICIO:

Un oficio es un documento que tiene la funcin de comunicar una resolucin,

dictamen, acuerdos, rdenes, informes o disposiciones.
Casi cualquier institucin puede emitir oficios, desde instituciones escolares,
gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.
Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:

Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.

Fecha.- Esta es la que da vigencia al trmite.

Lugar (puede ser opcional)

Nmero.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.

Destinatario.- Es la persona o personas que estn destinadas a recibir el

documento.

Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.

Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.

Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.

Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada
pero cambia dependiendo del documento.

Firma.- Se escribe la rbrica a mano del responsable o responsables.

Anexo.- Este se puede usar o no, siempre depender del asunto y se

utilizan o al encargado.

Ejemplo de oficio simple:

OFICIO NUM. 11 847 / 09 HB
CARACAS, VENEZUELA, 11 DE MARZO DE 2010

Seor
Gerente
de
Marcelo Ruival Gmez

la

Oficina

Mayor

Ejemplode

CIA:

Asunto: Denuncia privada por reiterados abusos de poder.

Referencia: 578 CSDHB534

A travs de la presente quiero hacer llegar mi profunda molestia y queja personal

por los graves hechos ocurridos el pasado da viernes 12 de julio en horario
nocturno en las inmediaciones de la empresa, ms precisamente en sus fondos
cubiertos.
La seguridad de la empresa en cuestin se hizo presente y actuaron de forma
incorrecta. Los hechos no meditaban tales reprimendas y no se volvieron ms
tarde a aparecerse por el edificio de la empresa. Afortunadamente pas por el
lugar el Inspector Mayor de personal, que mediante su buena voluntad logr zanjar
los problemas y convenci a los guardias a deponer sus negativas actitudes.
Adjuntamos otros testimonios de testigos presentes en el lugar y cintas de videos
con
las
grabaciones
correspondientes.
Reciba un cordial saludo, atentamente
Direccin General Ejemplode.com y CIA
Marcelo Ortega y Venancio
Tipos de oficios:
1.- Oficios administrativos.- Son usados en las empresas para realizar
comunicados o para constatar trmites o acatos.
2.- Oficios de transcripcin.- Estos pueden notificar resoluciones y deben de contar
con una transcripcin del documento a notificar.
3.- Oficios mltiples.- En estos oficios se entrega informacin de una o varias
personas o se entrega a varias personas. La funcin es slo abarcar a ms de una
persona.

Ejemplo de oficio administrativo:

Tejidos Guarrido S.A de C.V
Av. Indio Triste Col. Evolucin
Estado de Mxico
Referencia: 578 CSDHB534
Oficio: 2256
Asunto: Venta de material
Mxico D.F a 10 de febrero de 2015
C
Gerente
Ejemplode
y
CIA,
Rubn
Torres
Gmez
Se le comunica con la presente que se ha vendido un total de 300 conos de hilo.
Esperamos que sean entregados en tiempo y forma en el transcurso de la
semana.
Reciba un cordial saludo, atentamente
Direccin General
Tejidos Guarrido S.A de C.V
Ejemplo de oficio de transcripcin:
Colegio Valente Prez S.C
Expediente 5567/2015
Alumno: Jos Rosendo Nez R.
Asunto: Beca
Sr. Padre de familia, le comunicamos que el alumno al rubro ya recibido el
beneficio de la beca que otorga este colegio, y usted deber presentarse a la
brevedad para poder realizar los trmites correspondientes.
Cito: Firma del documento de aceptacin y constatacin de necesidad de beca
por parte del padre o tutor
Sin ms por el momento

Colegio de profesores
Presidente. Leonel Torres Lino
Firma
Ejemplo de oficios mltiples:
Consejo Judicial
Gobierno de la Ciudad de Mxico D.F
Asunto: Comunicado
Fecha: 10 de febrero de 2015
Emisor: Consejo de transporte
Receptores: Ana Mara Prez Rodrguez y/o Ricardo Vargas Gutirrez
Con el presente se les comunica que pueden pasar a recoger el vehculo descrito
como Nissan Platina Color Rojo placas rpe2145, que ha sido dado de alta en la
direccin de trnsito.
Al haberse cubierto la multa correspondiente se puede pasar a recoger el
vehculo.
As lo establece el C. Director de trasportes de esta ciudad para los efectos
legales correspondientes de conformidad con el artculo 45 del reglamento de la
institucin.
Atentamente
Carlos Rivero Saldaa
Cmo elaborar un oficio: pasos y seccione

Galera

Cmo elaborar un oficio: pasos y secciones

Redactar no siempre es fcil para cualquier persona y encontrar mtodos
prcticos que indiquen cmo realizar los escritos de una manera ms fluida y
correcta, podra ser una buena base para completar este tipo de tareas.
Es por eso que hemos trado para usted los pasos y secciones que se deben
seguir para elaborar un oficio, ese documento que como su nombre nos indica, es
de carcter oficial y es comnmente utilizado por las autoridades de dependencias
pblicas o privadas.
Siga los siguientes pasos y al finalizar, habr aprendido a cmo elaborar un oficio!
Dificultad
Fcil
Instrucciones
1.
1
Para comenzar a elaborar un oficio debe colocar el lugar de donde es enviado el
documento y la fecha; mes, da y ao de ese preciso momento.
Ejemplo:
Agosto 04 del 2012
2.

2
La numeracin.- aqu se deben especificar datos como la palabra OFICIO
(especficamente con maysculas), el nmero de expedicin, un guin, las siglas
de la oficina de procedencia con maysculas, guin y finalmente el ao en curso.
Ejemplo:
Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012

3.
4.

El destinatario.
Por lo general este paso debe ocupar, no menos de 4 lineas y en esta seccin se
indican los datos de la persona a quien va dirigido el oficio, (Nombre completo,
cargo y lugar).
Ejemplo:
Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012
Lic. Jos Perales Torres
Director General
Margaritas #46 Col.Santa Mara, D.F.
5.

4
Esta es la seccin en donde se especifica el asunto, seguida de dos puntos y un
pequeo resumen de lo que se explicar en el contenido.
La palabra "asunto" debe ser escrita en maysculas.
El resumen debe ser claro y conciso.
Ejemplo:
Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012
Lic. Jos Perales Torres
Director General de Planta Minera
Margaritas #46 Col.Santa Mara, D.F.
ASUNTO: Solicitud de copias de registros de niveles de gases metlicos emitidos
por Planta Minera.

6.

El cuerpo o texto del oficio se comienza a redactar en este paso, es momento de

dar a conocer el mensaje del comunicado de forma breve y clara.
Puede comenzar la redaccin del cuerpo o texto con frases como: "Tengo el
agrado de comunicarle...", "El motivo del oficio...", entre otros.
Ejemplo:
Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012
Lic. Jos Perales Torres
Director General de Planta Minera
Margaritas #46 Col.Santa Mara, D.F.
ASUNTO: Solicitud de copias de registros de niveles de gases metlicos emitidos
por Planta Minera.
Estimado Lic. Perales, por la presente solicitamos las copias de los registros de
niveles de gases metlicos emitidos por la Planta Minera en el periodo de Enero Julio del ao 2012, esto con la finalidad de mantener controlada la emisin y
produccin de gases por parte de la planta y evitar futuros conflictos.

7.

6
La despedida.
En esta seccin de cmo elaborar un oficio, se debe asegurar de hacerlo de una
manera corts y clida para no daar futuras relaciones.
Si la situacin lo amerita se pueden ofrecer datos para realizar contacto
posteriormente.

Por ltimo se debe escribir "Atentamente", la firma y nombre del emisor, as como
el sello o logo de la empresa para reafirmar la validez del oficio.
Ejemplo:
Agosto 04 del 2012
OFICIO. No.306-D-2012
Lic. Jos Perales Torres
Director General de Planta Minera
Margaritas #46 Col.Santa Mara, D.F.
ASUNTO: Solicitud de copias de registros de niveles de gases metlicos emitidos
por Planta Minera.
Estimado Lic. Perales, por la presente solicitamos las copias de los registros de
niveles de gases metlicos emitidos por la Planta Minera en el periodo de Enero Julio del ao 2012, esto con la finalidad de mantener controlada la emisin y
produccin de gases por parte de la planta y evitar futuros conflictos.
Agradeciendo el tiempo y atencin me despido quedando a sus rdenes en los
telfonos 871-3465200 para futuras aclaraciones o notificaciones. Reciba un fuerte
abrazo.
Atentamente:
(Firma)
Lic. Patricio Martnez Morales

MEMORANDUM
El memorndum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carcter
administrativo a personas de una empresa, institucin o dependencia de gobierno.
Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. Tambin
hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la

palabra es variable y todos son correctos Memoranda, Memorndums,

Memorandos o Memorndumes).
Otra definicin de sera: Un memorndum (memo como se le conoce en el
ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se
utiliza para el intercambio de informacin entre reas de una empresa con el
objetivo de dar a conocer informacin diversa como recomendaciones,
instrucciones, disposiciones y ms.
La estructura del documento consta de las siguientes partes:

Nombre(s) de a quien se dirige

Nombre(s) del remitente(s)

Fecha

Asunto

Escrito redactado brevemente.

Firma(s)

Ejemplo de memorndum simple:

Mxico, D. F. a ___ de ______ de _____.
EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.
Av. Va Memorando 45,
Col. Memorandum
Del. Benito Jurez,
Mxico, D. F. C. P. 03900
Memorndum
Para: Mauricio del Moral, Director General
De: Luz Mara Durn
Asunto: Reunin de ventas

El rea de ventas llevar a cabo su reunin mensual el da 22 de Abril del 2008.

En la reunin se discutirn los temas referentes al incremento de ventas que se ha
alcanzado en el ltimo trimestre.
Es muy importante contar con su presencia.
Saludos a UD.
Atentamente
Luz Mara Durn
Gerente Ventas
Ejemplo de memorndum para comunicar algo:
Mxico, D. F. a ___ de ______ de _____.
Lic. Carlos Salvatierra Montano
Gerente de Relaciones Industriales
Presente
Le comunico que durante el perodo del 10 al 31 de marzo prximo, se deber
revisar el Contrato Colectivo de Trabajo con los integrantes del Comit Ejecutivo
de la Seccin XXIV del Sindicato de Trabajadores de la Repblica Mexicana, por
lo que, deber tener contemplado las estrategias de incremento de sueldo y
prestaciones, previa consulta con el suscrito.
Atentamente
El Gerente de Planta Suroeste
Ing. Armando Astudillo Ruiz
Ejemplo de memorndum con llamada de atencin por llegar tarde:
Mxico D.F. a 11 de enero de 2012
Memorndum
C. Arturo Penichino Rosales.
Ejecutivo de ventas
Presente

Con la presente, se le hace un llamado de atencin debido a inclumpir con el

horario de trabajo al presentarse un retardo en la llegada a la hora estipulada en
su contrato.
Este es el primer llamado y de continuar inclumpliendo con la hora de llegada,
estar sujeto a una sancin econmica.
Esperamos que solucione este inconveniente a la brevedad; contamos con su
disposicin para ello.
C. Jefe de Personal
Lic. Juan Manuel Elizalde Prez
Infoventaspersonales S.A de C.V.

CIRCULAR
Una circular es un comunicado que tiene la funcin de informar a personas de un
crculo o lugar determinado.
Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociacin, pero es en sentido directo
usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas etc.
Son textos breves que informan en trminos generales eventos, circunstancias o
hechos, en fin comunicados que se deben de tomar en consideracin.
Las circulares son una de las mejores herramientas para comunicar noticias.
Ejemplo de circular informativa:
Len, Gto., 2 de julio de 2008
CC. GERENTES DE ZONA PRESENTE
Con fecha 10 de septiembre del ao actual, toda la lnea de acumuladores
cambiar de diseo e infraestructura interna, conforme las especificaciones que
se indican en los catlogos anexos a la presente Circular, incrementndose
precios de venta aproximadamente en un 21.5%.
Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que a la brevedad,
distribuyan entre los concesionarios de esta Empresa los pedidos pendientes y
logremos agotar antes de la fecha citada los inventarios actuales que existen en
los almacenes centrales, con la finalidad de poder sacar al mercado la nueva
produccin.
Atentamente

EL
GERENTE
ING.
PANFILO
DIRECCIN GENERAL
Ejemplo de circular de condominio:

DE
G.

ACOSTA

PRODUCCIN
JIMENEZ

Administracin del edificio

A todos los vecinos, con el presente se les informa que habr una reunin de
vecinos para discutir los cambios y movimientos que se deben realizar dentro del
edificio, la reunin se llevar a cabo en el pacillo central del edificio a las 9:00 P.M.
Se cuenta con su presencia.
Atte. Luis Prez Lpez.
google-ad-region="test2"
Ejemplo de Circular a empleados:
Tlaxcala, Tlax., a
AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO
DE VIGILANCIA
PRESENTE
A fin de adoptar las medidas conducentes para preservar la seguridad
interna de esta empresa, comunico a ustedes que a partir de esta fecha, los
integrantes de ese Departamento debern verificar que todos los empleados sin
excepcin porten su gafete de identificacin al entrar y salir de las instalaciones,
as como durante su permanencia dentro de las oficinas y dems reas de trabajo.
Tambin es obligacin de todas las personas que ingresen al edificio, mostrar el
contenido de sus bolsas de mano, portafolios, maletas, etc. y en su caso las
cajuelas e interiores de sus vehculos.
Cualquier irregularidad que atente contra las normas de seguridad,
reportarla inmediatamente a la Gerencia de Proteccin y Seguridad.
Atentamente
El
Ing.
LST '

Director
Luis

Ejemplo de circular de vecinos:

Snchez

General
Taboada

Administracin del condominio

A todos los condminos, por medio de la presente se les informa que las nuevas
normas aceptadas en la pasada reunin del comit, se aplicarn a partir del
prximo viernes 1 de noviembre de 2015.
Para mayor informacin favor de comunicarse con la administracin.
Atentamente
Marco Galindo Galeana

Hacer una circular

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia,
informacin o evento actual, que pueda resultar de inters para la empresa,
departamentos, empleados, etc.
Normalmente una carta circular comunica una determinada informacin o noticia
a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios,
por lo que el volumen de stas suele ser abultado, imprimindose gran cantidad
de stas.
Adems, la noticia o informacin que contiene la circular permanece en el
tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carcter puntual.
Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por motivos de
cortesa.
Ejemplos de circulares las podemos encontrar es: constitucin, modificacin o
disolucin de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la
modificacin de precios, etc.
Caractersticas que debe reunir una circular
Por la caracterstica de este documento informativo, tendr
que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar trminos
que impidan o dificulten su comprensin.
Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de
forma directa.

 Las ideas debern expresarse de una manera clara,

concisa y ordenada.

EJEMPLO 2:EJEMPLO CIRCULAR