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- METODOLOGIA
Eliminado: GRAFICO NO. 1.-
Eliminado:
Con formato
INICIO
Eliminado: O
Aplicacin de programas
Preparacin de papeles de trabajo
Hojas resumen hallazgos por componente
Definicin estructura del informe.
Memorando de
Planificacin
Programas de
Trabajo
Eliminado: Elabora
Archiv
o
Papeles de
Trabajo
Borrador del
Informe
Borrador
Eliminado: Comunicacin
resultados parciales
Archivo
Perm.
Conferencia
Final
Eliminado: ,
Informe
Eliminado: Seguimiento
FASE V Seguimiento
-
Informe Final
Eliminado: Seguimiento de
medidas correctivas adoptadas en
entidad y Contralora
Eliminado: Emisin del
FIN
FASE I:
CONOCIMIENTO PRELIMINAR.-
Objetivos
Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor nfasis a
su actividad principal; esto permitir una adecuada planificacin, ejecucin y consecucin de
resultados de auditora a un costo y tiempo razonables.
Actividades
Las tareas tpicas son:
1. Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y operaciones, y
visualizar el funcionamiento en conjunto.
2. Revisin de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de auditoras
anteriores; y/o recopilacin de informaciones y documentacin bsica para actualizarlos.
Su contenido debe proveer un conocimiento y comprensin cabal de la Entidad sobre:
a)La misin, los objetivos, planes direccionales y estratgicos.
b)La actividad principal, como por ejemplo en una empresa de produccin interesa: Que
y como produce; proceso modalidad y puntos de comercializacin; sus principales
plantas de fabricacin; la tecnologa utilizada; capacidad de produccin: proveedores y
clientes; el contexto econmico en el cual se desenvuelve las operaciones que realiza; los
sistemas de control de costos y contabilidad; etc.
c)La situacin financiera, la produccin, la estructura organizativa y funciones, los
recursos humanos, la clientela, etc.
d)De los directivos, funcionarios y empleados, sobre: liderazgo; actitudes no congruentes
con objetivos trazados; el ambiente organizacional, la visin y la ubicacin de la
problemtica existente.
COMPONENTES
SUBCOMPONENTES
Flujo de Actividades
FASE I CONOCIMIENTO
PRELIMINAR
PASO Y DESCRIPCION
Eliminado: 1
Archivo
Formatos
EVALUACION PRELIMINAR
ES TRUCTURA DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO
No.
PREGUNTAS
RESPUESTAS
SI
NO
COMENTARIOS
NA
GESTION INSTITUCIONAL
En la entidad se ha implantado y se
encuentra en aplicacin la Planificacin
Estratgica?
En caso afirmativo indique:
Fecha de aprobacin del documento:
Perodo de vigencia:
A quienes se divulg:
Las Metas?
La Misin?
La Visin?
Objetivos
En caso afirmativo,
adicionales describa.
4
hojas
No.
en
obtenga
PREGUNTAS
RESPUESTAS
5
COMENTARIOS
SI
NO
NA
GESTION INSTITUCIONAL
No.
PREGUNTAS
RESPUESTAS
SI
GESTION INSTITUCIONAL
NO
NA
COMENTARIOS
En la institucin se encuentran
detectadas las fuerzas y debilidades; as
como las oportunidades y amenazas en
el ambiente de la organizacin y,
determinadas las acciones para obtener
ventaja de las primeras y reducir los
posibles impactos negativos de las
segundas?
En caso afirmativo, descrbala
obtenga documentacin relativa.
FORTALEZAS
cializados.
Personal
mdico
con
especializaciones en el exterior.
Capacitacin permanente a nivel
de profesionales de salud.
Potenciales pacientes que aportan
con descuentos permanentes de sus
remuneraciones que sustenta la
continuidad en la prestacin de
servicios, a ms del aporte del
Estado.
FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES
PONDERACION
CALIFICACION
10
10
10
10
..7
40
24
Orgnico Funcional.
2
requerimientos
de
las
unidades administrativas..
40
MODERADA
ALTA
51% - 75%
76% - 95%
Moderado
Bajo
10
(Riesgo)
ESTRUCTURA
PLANIFICACION
ORGANIZATIVA
NORMA
EFECTO
NIVEL DE
RIESG CONFI
O
ANZA-
ACCION
CORRECTIVA
RESPON
SABLES
Y
Que no se 60%
NTCI
cumplan las moder
Las funciones establecidas en el Reglamento Orgnico 130-01
funciones
ado
del
Funcional no son compatibles con la realidad, no se Elementos
establecidas
control interno
cumplen.
Que no se
130-02
la
Actitud hacia el evale
eficiencia,
control interno.
eficacia y
Ausencia de evidencias del cumplimiento de las actividades
130-08
economa,
en las funciones de: planificacin, organizacin, ejecucin
Documentacin gestin
y
y control.
de respaldo y su
resultados.
archivo
Las previsiones de personal no estn acordes con los planes
institucionales y requerimientos de las unidades 132-01 Seleccin Que no se
atiendan los
administrativas.
de personal
requerimien
NOTA:
Adems se debe incluir los dems
tos
en
subcomponentes, tales como:
forma
oportuna.
RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE PERSONAL
CLASIFICACION Y VALORACION DE PUESTOS
EVALUACION DEL DESEMPEO
REGISTRO Y CONTROL
CAPACITACION Y PROMOCION
ROTACION DE PERSONAL
11
Moder Actualizacin
ado.
del Reglamento
Orgnico
Funcional.
Mxima
Autoridad
Director
de
Recursos
En los planes Humanos
anuales incluir y
otros
objetivos
y directivos.
metas.
Documentar el
cumplimiento
de
las
actividades
para fines de
evaluacin.
Planificacin a
base
de
requerimiento
reales
FASE II .- PLANIFICACIN
Objetivos
Consiste en orientar la revisin hacia los objetivos establecidos para los cual debe
establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a
desarrollar. La planificacin debe contener la precisin de los objetivos especficos y el
alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parmetros e
indicadores de gestin de la entidad; la revisin debe estar fundamentada en programas
detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditora, los
responsable, y las fecha de ejecucin del examen; tambin debe preverse la determinacin
de recursos necesarios tanto en nmero como en calidad del equipo de trabajo que ser
utilizado en el desarrollo de la revisin, con especial nfasis en el presupuesto de tiempo y
costos estimados; finalmente, los resultados de la auditora esperados, conociendo de la
fuerza y debilidades y de la oportunidades de mejora de la Entidad cuantificando en lo
posible los ahorros y logros esperados.
Actividades
2. Evaluacin de Control Interno relacionada con el rea o componente objeto del estudio
que permitir acumular informacin sobre el funcionamiento de los controles
existentes, til para identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzas adicionales
en la fase de Ejecucin; a base de los resultados de esta evaluacin los auditores
determinaran la naturaleza y alcance del examen, confirmar la estimacin de los
requerimientos de personal, programar su trabajo, preparar los programas especficos
de la siguiente fase y fijar los plazos para concluir la auditora y presentar el informe, y
12
b)
Productos:
Memorando de Planificacin
13
Flujo de Actividades
FASE II PLANIFICACION
PASO Y DESCRIPCION
14
Formatos
1. Memorando de Planificacin
2. Programas de Trabajo
MEMORANDO DE PLANIFICACION
Entidad:
Auditora de Gestin a:
Preparado por: (Jefe de Equipo)
Revisado por: (Supervisor)
Perodo:
Fecha:
Fecha:
1. REQUERIMIENTO DE LA AUDITORIA
Informe Largo de Auditora, Memorando de Antecedentes y Sntesis del Informe:
2. FECHA DE INTERVENCION
- Orden de Trabajo
- Inicio del trabajo en el campo
- Finalizacin del trabajo en el campo
- Discusin del borrador del informe con
funcionarios
- Presentacin del informe a la Direccin
- Emisin del informe final de auditora
(Nombres)
3. EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO
- Coordinador
- Supervisor
- Jefe de Equipo
- Auditor Operativo
- Auditor Operativo:
- Auditor Operativo:
- Auditor Operativo:
- Auditor Operativo:
- Tcnico Informtico
- Abogado (Jurdico)
- Abogado (Contratacin Pblica)
- Ingeniero o Arquitecto
- Siclogo Educativo
- Mdico
- Trabajadora Social
- Especialista Recursos Humanos
4. DIAS PRESUPUESTADOS
- 60 Das laborables, distribuidos en las siguientes fases:
- FASE I, Conocimiento Preliminar
- FASE II, Planificacin
- FASE III, Ejecucin
- FASE IV, Comunicacin de Resultados
5. RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES
15
5.1 Materiales
5.2 Viticos y pasajes
6. ENFOQUE DE LA AUDITORIA
6.1 Informacin General de la Entidad
- Misin
- Visin
- Objetivo
- Actividades principales
- Estructura orgnica
- Financiamiento
- Principales fuerzas y debilidades
- Principales oportunidades y amenazas
- Componentes escogidos para la fase de ejecucin
6.2 Enfoque a:
(Auditora Gerencial-Operativa y de Resultados)
(Auditora orientada hacia la eficacia en el logro de los objetivos y actividades)
(Auditora orientada hacia la eficiencia y economa en el uso de recursos)
(Auditora orientada hacia el grado de satisfaccin de las necesidades de los
usuarios)
6.3 Objetivo:
6.3.1 Objetivo General
6.3.2 Objetivos Especficos por cada uno de los componentes
NOTA: Precisar el objetivo general y los objetivos especficos de acuerdo a la realidad
institucional y basndose en los propsitos y objetivos delineados en la metodologa
entregada, Pgs. 6, 7, 38, 39 y 40.
6.4 Alcance:
(Identificacin de los componentes con su correspondiente perodo a examinarse)
6.5 Indicadores de Gestin:
- Indicadores de rendimiento
- Indicadores de productividad
- Indicadores de cantidad
- Indicadores de efectividad
- Indicadores de eficiencia
- Indicadores de impacto
- Indicadores financieros
NOTA: Aqu deber sealar si existen o no en la entidad auditada los indicadores
mencionados, en caso de no existir, es necesario esboce los indicadores con sus
lineamientos generales que espera proponer el equipo multidisciplinario a la
institucin.
6.6 Resumen de los Resultados de la Evaluacin del Control Interno.
NOTA: Sobre la estructura y por cada componente a examinarse, tanto de los
auditores como obtenidos por cada uno de los especialistas.
16
INICIO
COMISION
DE
ADQUISIC
IONES
17
ANALISIS Y
ADJUNTICACION DE
OFERTAS
ELABORACION DEL
ACTA DE
ADJUDICACION
ACTA DE
ADJUDICACION
CONTRATO
CELEBR
A
CION
CONTRA
NO
SI
ENVIO ACTA DE
ADJUDICACION Y
CONTRATO FIRMADO
AL JEFE FINANCIERO
PARA EL PAGO
ACTA DE
ADJUDICACION
CONTRATO
INGRESO DE
MEDICAMENTOS A
BODEGA D.N.S.
ACTA DE ENTREGARECEPCION
MEDIDINAS
Archivo numrico
INGRESO COMPRO.
FI N
18
Inicio o fin
Entrada
Operacin
Documento
Decisin
Conector
Archivo
Archivo numrico
19
D EPARTAMENTO DE VENTAS
RAP
PASO
DESCRIPCION
ORDEN DE
COMPRA
DEL CLIENTE
ORDEN DE
COMPRA
20
PROGRAMA DE TRABAJO
ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
INFORMATICA
No
REF: P/T
DESCRIPCION
OBJETIVOS:
-
PROCEDIMIENTOS GENERALES
Evale el Control Interno Especfico
componente y respectivos subcomponentes.
del
2
Aplique los indicadores y parmetros de gestin
previstos para el componente y subcomponente.
3
Realice los procedimientos necesarios para
obtener evidencia suficiente y competente sobre
el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y
economa. Adems en lo posible mida la calidad
del servicio y el impacto del mismo.
4
Formule en papeles de trabajo, los comentarios,
conclusiones y recomendaciones para mejorar la
efectividad, ef icacia, economa y eficiencia de
las operaciones involucradas. Adems una hoja
resumen de hallazgos importantes.
5
Comunique los resultados obtenidos con los
funcionarios responsables, para llegar a un
acuerdo acerca de las recomendaciones para
promover mejoras y otras acciones correctivas.
Controles Generales
RIESGO: La estructura organizativa y los
21
ELAB.POR
13
14
Establezca la factibilidad de aplicacin y el
inters de auditora para aplicar TAAC`.S
15
RIESGO:
Acceso general al Centro de
Procesamiento.
Calificacin: Riesgo Mediano
PROCEDIMIENTOS
Verifique si existe adecuadas seguridades fsicas
de acceso a la unidad de sistemas.
16
Determine si existen hechos de uso indebido de
claves de acceso a los programas y datos.
17
Verifique si existe una bitcora/log, de acceso a
los sistemas y programas.
Controles Especficos
RIESGO: Acceso no autorizado a las funciones
de procesamiento de datos.
Calificacin: Riesgo Alto
22
18
19
20
PROCEDIMIENTO
Establezca el procedimiento para la asignacin
de claves de acceso y perfiles de usuario en la
red y en las aplicaciones objetivo (por cada
aplicacin objetiva).
RIESGO: Datos ingresados incorrectamente
Calificacin: Riesgo Alto
PROCEDIMIENTO
Revise si los programas, aplicaciones y sistemas
de informacin disponen de controles para la
validacin de datos.
RIESGO:
Las transacciones con error
pendientes de ingreso al sistema.
Calificacin: Riesgo Bajo
PROCEDIMIENTO
Determine el tratamiento que se da a las
transacciones con error y si existen
procedimientos de excepcin para este proceso.
RIESGO:
Las transacciones pueden
procesadas o informadas correctamente.
Calificacin: Riesgo Alto.
21
ser
22
PROCEDIMIENTO
Verifique el procedimiento interno de las
transacciones que son aceptadas por el sistema
mediante la aplicacin de TAAC`S:
Ruptura de secuencias de un campo de
inters
Duplicacin de registros
Verificacin de saldos
Cruces de informacin
23
24
25
PROGRAMA DE TRABAJO
23
ENTIDAD:
DESCRIPCION
REF: P/T
OBJETIVO:
-
PROCEDIMIENTOS GENERALES
Evale el Control Interno Especfico del
componente y sus respectivos subcomponentes.
24
ELAB.POR
FECHA
apropiado.
Calificacin. Riesgo alto
PROCEDIMIENTO
Evale la coordinacin de actividades entre las
diferentes reas del hospital.
9
Analice los procedimientos seguidos para la
adquisicin de los medicamentos.
10
Determine si la entrega de medicamentos a las
diferentes especialidades pacientes ambulatorios
y a los subcentros de salud es oportuno.
11
Analice el sistema de control de stock y
constante los medicamentos, coteje con los
saldos registrados.
12
Verifique las condiciones en las que
encuentran almacenados los medicamentos.
se
13
Evale el departamento
investigacin.
de
docencia
14
Determine las causas por las cuales las plazas
para mdicos residentes se encuentran vacantes.
15
Determine si el departamento de Investigacin
Cientfica, coordina con las diversas Unidades
Operativas y promueve el intermedio cientfico
dentro de la institucin y con otros organismos
cientficos nacionales y extranjeros.
16
Verifique las condiciones de registro,
almacenamiento, organizacin, accesibilidad,
actualizacin y elaboracin de la historia clnica.
Gineco.Obstetricia
17
25
18
19
20
Verifique si se cuenta con mdicos obstetras
guardia activa y pediatras en guardia pasiva y si
hay un local exclusivo para recepcin y
reanimacin del neonato, con los elementos
necesarios para atender un embarazo de alto
riesgo.
21
Verifique si se garantiza una atencin mnima
adecuada del neonato y de la madre hasta su
traslado a un centro de mayor complejidad.
22
Verifique si se cuenta con una dotacin mdica y
de enfermera asignada con exclusividad de
manera de cubrir con la misma intensidad las 24
horas.
23
Verifique si la unidad est completamente dotada
de equipamiento, instrumental e insumos
mnimos.
24
Verifique si la unidad est dotada con recursos
tecnolgicos completos (laboratorios de anlisis
clnicos, bancos de sangre y servicio de
radiologa, disponibles las 24 horas con guardia
activa).
25
Seleccione el criterio de medicin a utilizar en la
ejecucin de cada uno de los procedimientos.
26
Formule los comentarios, conclusiones y
recomendaciones para mejorar la efectividad,
eficacia, economa y eficiencia de las
operaciones involucradas.
27
26
28
29
30
31
Traumatologa
RIESGO: Espacio Fsico Reducido
Calificacin: Riesgo Moderado
PROCEDIMIENTO:
Verifique si cuenta con un servicio integral de
rehabilitacin equipado para desarrollar la mayor
parte de los tratamientos de la especialidad
ambulatoria y en internacin.
RIESGO: No existe seguimiento posterior de los
pacientes tratados.
Calificacin: Riesgo alto
PROCEDIMIENTO:
Determine si existe un mecanismo de
seguimiento mediato a los pacientes tratados.
RIESGO:
Pacientes que no completan el
tratamiento de rehabilitaci n dispuesto por el
mdico tratante.
Calificacin: Riesgo moderado
PROCEDIMIENTO:
Determine si los profesionales del servicio
mantienen intercambio con las especialidades de
apoyo
(neurologa,
rehabilitacin,
otorrinolaringologa,
kinesilogos,
fonoaudilogos, terapistas ocupacionales y
psicopedagogos.
RIESGO: Equipos daados
Calificacin: Riesgo moderado
PROCEDIMIENTOS:
Verifique el estado de los equipos que se utilizan
en esa especialidad y la frecuencia de
mantenimiento y/o reparacin de los mismos.
32
Compruebe si la ubicacin fsica destinada a
Rehabilitacin es la adecuada; as como el rea
de consulta externa de traumatologa.
33
Determine las causas por las cuales los pacientes
no completan el tratamiento de rehabilitacin,
dispuesto por el mdico tratante.
34
Verifique el estado, utilizacin y nmero de
pacientes que hacen uso de los equipos (equipos
de parafina)
35
Compruebe si el hospital dispone de una piscina
para gimnasia acutica, de no existir, determine
las causas que lo impidieron.
36
Seleccione el criterio de medicin a utilizar en la
ejecucin de cada uno de los procedimientos.
37
Formule
los
comentarios,
conclusiones
27
39
Cuidados intensivos
RIESGO: Las referencias intrahospitalarias de
otras unidades no se evalan en forma adecuada,
transfirindose al paciente a la UCI cuando las
posibilidades de vida son casi nulas.
Calificacin: Riesgo alto
PRODEDIMIENTOS:
Conserve con el responsable del rea quirrgica
respecto de la distribucin de los quirfanos y las
especialidades a las que estn destinadas.
40
Verifique si se cuenta con equipamiento
especfico para cada especialidad (bomba de
circulacin extra corpores para ciruga
cardiovascular, microscpicos en el de
neurociruga,
camilla
ortopdica
en
traumatologa).
41
Constante en una muestra de 20 historias clnicas
extradas del libro del rea de pacientes operados
durante los ltimos 3 meses la presencia de los
protocolos quirrgicos y anestsicos en el 100%
de los casos.
42
Determine si los quirfanos se encuentran
diferenciados y equipados por especialidades.
43
Obtenga un detalle del equipo e insumos
mdicos con que cuenta el Departamento de
Cuidados Intensivos.
44
Compruebe si las referencias intrahospitalarias
de otras especialidades son debidamente
evaluadas, para que el paciente haga uso de la
unidad de cuidados intensivos.
45
Establezca la cobertura de atencin y calidad del
servicios a los pacientes ingresados a cuidados
intensivos, as como el nmero de mdicos
especialista asignados a esa rea.
46
Seleccione el criterio de medicin a utilizar en la
ejecucin de cada uno de los procedimientos.
47
Formule los comentarios, conclusiones y
recomendaciones para mejorar la efectividad,
eficacia, economa y eficiencia de las
operaciones involucradas.
48
Comunique los resultados obtenidos con los
funcionarios responsables, para llegar a un
28
49
Estadstica
RIESGO: Espacio fsico inadecuado y falta de
organizacin y de archivo de los expedientes de
los pacientes atendidos.
Calificacin: Riesgo bajo
PROCEDIMIENTOS:
Obtenga un detalle de toda la informacin que
procesan y archivan, relacionada con la atencin
a pacientes de consulta externa y hospitalizados a
fin de conocer los reportes sobre ginecoobstetricia,
traumatologa,
rehabilitacin
quirfano, cuidados intensivos y consulta
externa.
50
A base de la informacin obtenida en el punto
anterior, seleccione el criterio de medicin a
utilizar en la ejecucin de cada uno de los
procedimientos.
51
Formule los comentarios, conclusiones y
recomendaciones para mejorar la efectividad,
eficacia, economa y eficiencia de las
operaciones involucradas.
52
Comunique los resultados obtenidos con los
funcionarios responsables, para llegar a un
acuerdo acerca de las recomendaciones para
promover mejoras u otras acciones correctivas.
29
PROGRAMA DE TRABAJO
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORIA:
AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE:
SUBCOMPO NENTE:
RECURSOS HUMANOS
No
DES CRIPCION
REF: P/T
OBJETIVO:
Establecer el grado en que la entidad y los
servidores han cumplido adecuadamente los
deberes
y
atribuciones
a
ellos
encomendados.
Evaluar rendimiento y productividad.
Medir la eficiencia, efectividad, economa,
calidad e impacto, mediante la utilizacin de
los indicadores desarrollados.
1
PROCEDIMIENTOS GENERALES
Evale el Control Interno Especfico del
componente y sus respectivos subcomponentes.
PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS:
Verifique si las funciones establecidas en el
Reglamento Orgnico Funcional se cumplen en
la prctica y se encuentran determinadas de
acuerdo a las necesidades de la Direccin.
5
Establezca si las operaciones seleccionadas estn
logrando los objetivos y metas deseadas.
6
Determine la forma como se realizan las
previsiones de personal y si stas se ligan a los
planes institucionales o responden a los objetivos
y requerimientos de las unidades administrativas.
Reclutamiento y seleccin de personal.
RIESGO:
Ausencia de procesos de
reclutamiento y seleccin.
Calificacin del riesgo.- Inherente: Alto; de
Control: Alto
30
ELAB.POR
FECHA
PROCEDIMIENTOS
Establezca la necesidad del puesto y si se ha
determinado
las
previsiones
econmicas
necesarias.
10
11
12
13
14
15
16
17
Evaluacin de desempeo
RIESGO.- Que no se evale adecuadamente el
desempeo.
Calificacin del riesgo.- Inherente: medio; De
Control: medio
PROCEDIMIENTOS
Verifique la existencia de un sistema de
evaluacin del desempeo y los inst rumentos y
parmetros de calificacin que se aplican.
Verifique los expedientes de personal para
evidenciar la aplicacin de procedimientos de
evaluacin y su relacin con el desarrollo de la
carrera administrativa.
SUBCOMPONENTE: Registro y Control
RIESGO: Que los medios de control y asistencia
31
18
no sean adecuados
Calificacin del riesgo.- Inherente: bajo; De
Control: medio.
PROCEDIMIENTOS
Verifique la existencia de medios de control de
asistencia de personal.
19
20
21
22
Realice
el
seguimiento
de
trmites
administrativos o de procesos de inicio a fin.
23
24
25
Capacitacin y promocin.
RIESGO: Que la capacitacin no sea suficiente
y adecuada.
Calificacin del riesgo.- Inherente: medio; De
Control: medio.
PROCEDIMIENTOS
Solicite el plan anual de capacitacin y evale su
cumplimiento.
Verifique la existencia de una base sobre los
estudios y capacitacin del personal, y el grado
de aplicacin para desarrollar la carrera
administrativa.
Rotacin de Personal
RIESGO: Movilizacin frecuente de personal
directivo (entidades policiales)
Calificacin del Riesgo.- Inherente: alto; De
Control: alto
PROCEDIMIENTOS
Verifique la normatividad legal para efectos de
pases administrativos.
26
27
28
32
Objetivos
En esa etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditora, pues en esta instancia se
desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad
apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de auditora y
procedimientos definidos en cada programa, para sustentan las conclusiones y
recomendaciones de los informes.
Actividades
Las tareas tpicas de esta fase son:
que
pueden
obtenerse
de
colegios
profesionales,
publicaciones
d) Definir la estructura del informe de auditora, con la necesaria referencia a los papeles
de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones.
33
En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas no
auditores, debe realizarse conforme a los objetivos de la planeacin; adems, es necesario,
que el auditor que ejerce la jefatura del equipo o grupo oriente y revise el trabajo para
asegurar el cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados: igualmente se
requiere que el trabajo sea supervisado adecuadamente por parte del auditor ms
experimentado.
Productos
Papeles de trabajo
Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente
34
ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
Hoja No.
1
2
35
Si la respuesta es afirmativa:
-
10
11
36
EJECUCION
Son preguntas orientadas a conocer lo relativo al desarrollo de las actividades de la Unidad y adicionalmente,
conocer acerca del control gerencial del rea.
12 Cmo se manejan los diferentes subsistemas de
Administracin de Personal:
13
Cules?
Se encuentran aprobados? Fechas
Tiene aplicacin en la prctica
14
15
16
Fecha de aprobacin
Ha sido actualizado? Fecha:
Es de conocimiento del personal?
Tiene aplicacin en la prctica?
Se aplica un proceso para la seleccin de personal:
Describa en hoja adicional
17
18
19
20
37
21
22
Que actividades
vigentes?
-
23
de
motivacin
se
encuentran
Descrbalos
24
25
26
adjuntar
documentacin
27
afirmativo
Qu parmetros utiliza?
Con qu frecuencia se aplica?
Qu fin da a sus resultados?
afirmativo
adjuntar
documentacin
28
29
30
31
SISTEMATIZACION
Polticas, prcticas y mtodos de registro para ejecutar las actividades de administracin de recursos
humanos. As mismo, analizar el grado de sistematizacin para obtener el nivel de satisfaccin que el
sistema de informacin brinda.
38
32
33
34
35
Cul
es
el
soporte
de
mantenimiento?
Cules son las polticas o normas en
materia de tiempo y mantenimiento de esos
registros o archivos?
Existe un expediente por empleado y
que elementos incluye?
Describa en hoja adicional
36
37
38
39
39
Hoja No.
PREGUNTAS
RESPUESTAS
SI
NO
NA
CONSULTA EXTERNA
Se mantiene una rea de reserva de turnos dentro de
Consulta Externa?
Esta unidad cumple con el tiempo de trabajo
determinado en la Ley de Telecomunicaciones?
El trabajo especfico de la unidad de reserva de turnos
corresponden a:
Recepcin de llamada?
Atencin personal?
Ingreso en sistema de turnos: fecha, paciente,
especialidad, mdico, hora turno?
Impresin documento para envo a la historia
clnica?
Se ha realizado evaluaciones peridicas para
determinar si el sistema de reserva de turnos por
telfono es el ms adecuado?
Se realizan reservas de turnos en forma personal por
las ventanillas de Admisin?
Existe una planificacin de carga horaria para los
profesionales de salud?
Se emiten reportes de produccin de atencin por
especialidad y profesional en consulta externa, est
controlada?
El Coordinador de Consulta Externa est encargado
de realizar la supervisin de los mdicos respecto a
carga horaria, produccin, comits, otros? Caso
contrario indique cual es el funcionario encargado de
esta labor?
Se mantiene el sistema de referencia y
contrareferencia para atencin de los pacientes, en
caso negativo determine las causas?
Verifique si existe un consultorio de medicina familiar
que determine el tipo de patologa del paciente y la
designacin a especialistas?
Realice una visita a la unidad de consulta externa y
verifique:
Espacio fsico adecuado?
Sealizacin suficiente que permita al paciente
desplazarse?
Condiciones apropiadas de seguridad e higiene?
Comodidad y seguridad para pacientes en espera?
Equipos mdicos subutilizados?
Se mantiene en stock insumos mdicos?
GINECOOBSTETRICIA
40
COMENTARIOS
41
42
Hoja No.
ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
No.
PREGUNTAS
SI
CUESTIONARIO
RELEVAMIENTO INFORMATICO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
43
NO NA
COMENTARIOS
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
44
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Fsicas?
Lgicas?
De la BD? (si disponen)
Niveles en los que se administran?
Fsicas?
Lgicas?
De la BD? (si disponen)
Niveles en los que se administran?
19
20
Flujo de Actividades
45
PASO Y DESCRIPCION
Papeles de
trabajo
Hojas
resumen
46
Formatos
47
Productos
Flujo de Actividades
48
FASE IV
COMUNICACIN DE
RESULTADOS
PASO Y DESCRIPCION
DPEI
11. Contralor
informe.
o Subcontralor aprueban el
Formatos
Cartula
Indice, Siglas y Abreviaturas
Carta de Presentacin
CAPITULO I .- Enfoque de la auditora
- Motivo
Objetivo
Alcance
Enfoque
Componentes auditados
Indicadores utilizados
CAPITULO II.- Informacin de la entidad
Misin
Visin
Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
Base Legal
Estructura Orgnica
Objetivo
Financiamiento
Funcionarios Principales
CAPITULO III.- Resultados Generales
Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones sobre la entidad, relacionados con
la evaluacin de la Estructura de Control Interno del cumplimiento de objetivos
y metas institucionales, etc.
CAPITULO IV.- Resultados Especficos por componente
Presentacin por cada uno de los componentes (A,B,C,D, etc.) y/o subcomponentes, lo siguiente:
a) Comentarios.- Sobre aspectos positivos de la gestin gerencial-operativa y de resultados,
que
determinen el grado de cumplimiento de las 3 E teniendo en cuenta:
condicin, criterio, efecto y causa;
- Sobre las deficiencias determinando la condicin, criterio, efecto y causa;
tambin cuantificando los perjuicios econmicos ocasionados, los
desperdicios existentes, daos materiales producidos .
b) Conclusiones.- Conclusin del auditor sobre los aspectos positivos de la gestin gerencial operativa y sus resultados, as como del cumplimiento de las tres "E".
- Conclusin del auditor sobre el efecto econmico y social producido por los
perjuicios y daos materiales ocasionados, tambin por las ineficiencias,
prcticas antieconmicas, incumplimientos y deficiencias en general; y a las
causas y condiciones que incidieron en el incumplimiento de las 3 E.
50
51
FASE V: SEGUIMIENTO
Objetivos
Actividades
Los Auditores efectuarn el seguimiento en la entidad, en la Contralora, Ministerio
Pblico y Funcin Judicial, con el siguiente propsito:
a)
Para comprobar hasta que punto la administracin fue receptiva sobre los
comentarios (hallazgos), conclusiones y las reco mendaciones presentadas en el
informe, efecta el seguimiento de inmediato a la terminacin de la auditora.
b)
c)
Productos
52
Flujo de Actividades
FASE V SEGUIMIENTO
PASO Y DESCRIPCION
1. Director de Auditora solicita a auditores
internos y/o dispone a auditores externos realicen
seguimiento auditora.
Eliminado:
Archivo
53
Eliminado: Archivo
Formatos
54
RECOMENDACIN N
1.
55
JUNIO
2
3
JULIO
2
3
3.
4.
56
AGOSTO
2
3
SEPTIEMBRE
2
3
... Art. 212.- La Contralora General del Estado tendr potestad exclusiva para determinar
responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal, y
har el seguimiento permanente y oportuno para asegurar el cumplimiento de sus
disposiciones y controles.- Los funcionarios que, en ejercicio indebido de las facultades de
control, causen daos y perjuicios al inters pblico o a terceros, sern civil y penalmente
responsables".
57
Las instituciones del Estado, sus organismos y dependencias y los formularios pblicos no
podrn ejercer otras atribuciones que las consignadas en la Constitucin y en la Ley, y tendrn
el deber de coordinar sus acciones para la consecucin del bien comn.
Procedimientos Generales:
58
59
60
El plazo para la contestacin de la glosa se seala en la boleta de notificacin, dentro del cual
el interesado podr contestar y presentar las pruebas que juzgue del caso para su descargo.
Dicho plazo ser de sesenta das de acuerdo con los incisos primero y segundo del artculo
341 de la LOAFYC. Cuando la notificacin haya sido por boletos, el plazo comenzar a
correr inmediatamente despus de recibirla. Por correo certificado, despus de quince das de
la fecha de gua o comprobante; y, por publicacin realizada en la prensa, despus de ocho
das (artculo 24 del Reglamento de Responsabilidades).
2) En el departamento de Resoluciones se recepta los expedientes y copia de las boletas de
notificaciones. Posteriormente recibe los justificativos de las glosas notificadas y los
incorpora al expediente. Despus de efectuar el estudio correspondiente se elabora las
resoluciones y se enva a la Secretara de Responsabilidades para que notifique las mismas e
incorpore los datos en el computador.
61
62
63
Sujetos de indicios de responsabilidad penal pueden ser los servidores de los organismos y
entidades del sector pblico; las personas encargadas de un servicio pblico tambin personas
extraas al referido servicio que incurran en delitos contra la administracin pblica.
Los principales hechos que originan la responsabilidad penal, son los siguientes:
a) Falsificacin de cheques, adulteracin de registros y asientos contables, forjamiento de
documentos, etc., todos ellos con el fin de apropiarse de los recursos del Estado;
b) Apropiacin de recursos financieros que se encontraban bajo responsabilidad del
custodio;
c) Utilizacin dolosa de dineros pblicos; y,
d) Abuso de fondos y bienes pblicos o efectos que lo representen.
El origen del indicio de responsabilidad penal es el delito, entre los cuales tenemos:
a) El Delito de Peculado en el Sector Pblico.- Constituye el abuso, la sustraccin o
apropiacin de fondos pblicos, por parte de quien est encargado de su custodia; los
hechos o acciones que originan estn determinados en el artculo 257 del Cdigo Penal y
en los cuatro artculos innumerados agregados a l. Para que exista este delito debe
reunirse las siguientes caractersticas:
1. Calidad de servidor pblico o encargado de un servicio pblico, como sujeto activo;
2. La accin daosa debe en contra de una entidad u organismo del sector pblico, como
sujeto pasivo;
3. El objeto material del peculado debe estar constituido por dinero o bienes
cuantificables en un valor econmico;
4. Los bienes materiales deben hallarse en poder o custodia del sujeto activo, en razn de
su cargo; y,
5. El abuso o disposicin arbitraria de dichos bienes reporta al sujeto activo o terceros un
beneficio econmico.
b) Los Otros Delitos.- Constituyen aquellos hechos de los cuales establezcan graves
presunciones del cometimiento de delitos no previstos en el artculo 27 del Cdigo Penal.
La Contralora General del Estado, en materia de responsabilidad penal, nicamente establece
indicios; correspondindole como autoridad competente al Juez de lo Penal, declarar de
64
Finanzas)
66
La emisin del ttulo de crdito es de conformidad al Art. 2 del Acuerdo antes indicado, y el
ttulo de crdito contendr:
Denominacin de la Contralora General del Estado como organismo emisor del ttulo y
de la Direccin que lo expide;
La fecha desde la cual se cobrarn los intereses, comisiones, multas, si stos se causaren;
La Notificacin del ttulo de crdito, ser una vez emitido el ttulo de crdito, se debe
proceder a elaborar las boletas de notificacin, por duplicado. El Secretario o quien haga sus
veces o el notificador, proceder a notificar al deudor ya sea por boletas, en persona o por la
prensa, concedindole el trmino de ocho das para que proceda a cancelar la obligacin.
Se produce la emisin del Auto de Pago, si dentro del trmino antes indicado, el deudor no
cancela la obligacin, se proceder a emitir el auto de pago (Art. 5 Acuerdo 024-CG), por
parte del Director Regional o Delgado Provincial, concedindole el trmino de tres das para
que pague o dimita bienes.
67
En el Auto de Pago el Director o Delegado designar un abogado para que acte como
director del procedimiento coactivo y un secretario. El abogado director puede ser un
funcionario de la respectiva Direccin o Delegacin. En caso de no existir, el seor Contralor
General del Estado podr contratar los servicios de un profesional externo, de acuerdo con las
demandas y requerimientos de la accin coactiva, quien tendr a su cargo el patrocinio de la
Institucin.
68
Las excepciones podrn ser deducidas por el coactivado nicamente previa consignacin del
monto adeudado, conforme lo dispone el Artculo 1020 del Cdigo de Procedimiento Civil;
caso contrario aquellas sern desechadas. Las excepciones se tramitarn al amparo de las
disposiciones de la Ley de la Jurisdiccin Contenciosos Administrativa.
Verificado el embargo se continuar la sustanciacin del procedimiento como si se tratase de
un juicio ejecutivo, hasta culminar con el remate de los bienes.
El Pago de la Obligacin se produce una vez que el deudor reciba la Resolucin
confirmatoria, el Ttulo de Crdito o el Auto de Pago y quiera efectuar el pago, se calcularn
los intereses correspondientes desde la fecha de la notificacin de la glosa hasta el da en que
vaya a efectuar el pago.
El clculo de los intereses se lo realizar de acuerdo al Artculo 381 de la Ley Orgnica de
Administracin Financiera y Control y en base a la tabla de Banco Central, aplicando el
porcentaje vigente y de acuerdo al mes y da que corresponda. El valor total de capital e
intereses, deber ser depositado en la Cuenta Corriente No. 0010039411 del Banco Nacional
de Fomento, Servicios de Contralora"
Se exigir al deudor la entrega del comprobante original de depsito, para con l, cancelar el
ttulo y suspender el trmite, siempre y cuando el pago sea total. Si se tratara de un abono, el
trmite contina. Una copia legible del comprobante de depsito con la correspondiente
liquidacin de capital e intereses, se remitir mediante oficio a la Direccin de Recaudacin y
Coactivas para el control y contabilizacin correspondiente, sin perjuicio de que estos
documentos sean enviados va fax.
En el oficio, el Director o Delegado certificar que la fotocopia del comprobante de depsito
es igual al original.
69
El producto de los valores recaudados son restituidos a las entidades pblicas acreedoras de la
obligacin, retenindose el 10% la Contralora, por los servicios prestados.
70
71
ANEXOS
CARTA DE PRES ENTACION Y CONTENIDO DE LOS INFORMES DE LAS
AUDITORIAS PILOTO REALIZADAS POR LA DIRECCION DE AUDITORIA 1
Direccin General de Salud de la Polica Nacional
CONTENIDO
Carta de Envo
CAPITULO I
Enfoque de la Auditora
Motivo de la auditora
Objetivos
Alcance
Enfoque
Componentes auditados
Indicadores utilizados
4
4
4
4
5
5
CAPITULO II
Informacin de la Entidad
Misin
Visin
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
Base Legal
Estructura Orgnica
Objetivos de la entidad
Financiamiento
Funcionarios principales
7
7
7
10
10
11
11
12
CAPITULO III
Resultados Generales
Cumplimiento del objetivo institucional
14
Incumplimiento de recomendaciones
15
Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional no fue actualizado
16
Bienes y recursos a cargo de personal policial y civil sin caucin
17
No se realizan arqueos sorpresivos y peridicos de los fondos en efectivo
17
Ausencia de constataciones fsicas
18
Procedimientos de control de bienes no son adecuados
18
Actas de entrega recepcin de bienes y archivos no se legalizan oportunamente 20
Direccin Nacional de Salud y Unidades Operativas no tiene
infraestructura fsica adecuada
20
Baja de medicamentos caducos
20
Medicamentos e insumos sin controles adecuados
22
Hospital Quito No. 1 adquiere medicamentos e insumos a farmacias particulares 23
Valores recaudados por servicios hospitalarios no se depositan oportunamente 24
Sistema de archivo de la documentacin de soporte no es adecuado
25
Jefatura Financiera sin responsable titular
25
Hospital del Guayas no dispone de elementos necesarios para cumplimiento de actividades
26
Recaudaciones en Hospital Guayas no dispone de espacio fsico
72
ni seguridades
Compra de medicinas para pacientes hospitalizados con recursos
de las recaudaciones
Compra de vveres por concepto de rancho
Informacin financiera incompleta
Depreciacin y correccin monetaria no se calcularon
Anlisis de las modificaciones presupuestarias de los ingresos
Anlisis de la reforma de los gastos
26
27
27
32
33
35
36
CAPITULO IV
Resultados Especficos por Componentes
RECURSOS HUMANOS
Clasificacin de puestos para el personal policial de la Direccin
Nacional de Salud y sus Unidades Operativas
Departamento Nacional de Administracin de Recursos Humanos
no tiene estructura adecuada
Capacitacin del personal no es planificada
No existe un sistema de evaluacin de desempeo del servidor
en el puesto de trabajo
Ausencia de informacin en los expedientes del personal
Frecuente movilidad del personal directivo genera inestabilidad
Registros y controles de asistencia
Recursos Humanos en los Hospitales Quito No 1 y Guayaquil No 2
Subsistemas de Administracin de Personal no se aplican
Personal que labora en el Hospital Quito No 1
HOSPITAL DOCENTE GUAYAQUIL No. 2
Inadecuada seleccin de personal
Contratos de servicios personales no se sujetan a las formalidades de ley
INFORMATICA
Ubicacin del centro de cmputo de la Direccin Nacional de Salud
Ubicacin del centro de cmputo, Hospital Quito No 1
Plataforma Computacional
Desarrollo de Sistemas
Sistemas de explotacin
Administracin del recurso informtico
FINANZAS
Anticipos de sueldos no se descuentan oportunamente y se conceden
a personal de otros repartos policiales
Cuentas por cobrar por servicios Hospitalarios
Cuentas por Cobrar Policas Especiales
Inversiones a corto plazo
GESTION HOSPITALARIA A TRAVES DE INDICADORES
SERVICIOS DE SALUD
Anlisis de componentes
UNIDAD OPERATIVA HOSPITAL QUITO No. 1
INFORMACION EPIDEMIOLOGICA
UNIDAD OPERATIVA HOSPITAL GUAYAS No. 2
INFORMACION EPIDEMIOLOGICA
Observaciones varias Hospital Guayaquil No 2
SUBCENTROS DE SALUD
Evaluacin general
Infraestructura fsica
73
38
40
41
43
44
45
46
47
51
52
52
53
55
57
58
58
59
60
61
63
64
64
66
68
68
79
79
86
94
98
ANEXO
Cronograma de cumplimiento de recomendaciones
102
Quito,
Seor
Director Nacional de Salud de la Polica Nacional
Presente.De mi consideracin:
Hemos efectuado la auditora de gestin a la Direccin Nacional de Salud de la Polica
Nacional, al 30 de septiembre del 2000, de conformidad a lo previsto en el artculo 211 de la
Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, con cargo al Plan Operativo Integral Area
de control ao 2000 de la Direccin de Auditora 1 de la Contralora General del Estado.
Nuestra auditora de gestin fue realizada de acuerdo con la Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Pblico y Normas Tcnicas de Auditora
Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que la
auditora sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que la informacin y
documentacin examinada no contiene exposiciones errneas de carcter significativo,
igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad
a las disposiciones legales y reglamentarias, polticas y dems normas aplicables.
Se analizaron como componentes la Direccin Nacional de Salud, Hospitales Quito No 1,
Guayaquil No 2 y los subcentros de salud; y, como subcomponentes las especialidades de
Gineco-Obstetricia, Ciruga General, Traumatologa, Medicina Interna, reas de Recursos
Humanos, Informtica. Finanzas e Infraestructura fsica. Los resultados por su importancia, se
detallan a continuacin:
Hospital Quito No 1
El rea de oferta del servicio de Gineco-Obstetricia, corresponde a 1224 horas asignadas a
consultar externa y el rea de proceso a 133 como primeras consultas y 636 como
subsecuentes; los estndares facilitados por el hospital establece un tiempo de 20 a 15 minutos
para las consultas primeras y subsecuentes, por lo tanto debieron brindarse 211,75 consultas
como primeras y 1012,24 como segundas, lo que representa 666,74 consultas no realizadas,
equivalentes al 46,4%, concluyendo que los especialistas dedicaron mayor tiempo por cada
consulta al fijado en los estndares.
En el servicio de Ciruga General, se asign 504 horas a consulta externa, que comparado con
las 196,25 horas mdicas trabajadas, representa el cumplimiento del 38,9% relativamente
bajo. Adems, se determin un rendimiento de 4 pacientes por horas trabajada cuando en
realidad hubo una produccin de 1,55 pacientes por hora contratada, estableciendo que la
asignacin de horas mdicas para esta especialidad estn bajo los estndares de atencin
fijadas por el Hospital.
74
75
CONTENIDO
Carta de envo
CAPITULO I
Enfoque de la auditora
- Motivo de la auditora
- Objetivos
- Alcance
- Enfoque
- Componentes auditados
- Subcomponentes
- Indicadores utilizados
4
4
4
4
4
5
5
76
CAPITULO II
Informacin de la Entidad
- Misin
15
- Visin
15
- FODA
Instituto Tcnico superior de la Polica Nacional
- Misin
- Visin
Instituto Tecnolgico Superior
- Misin
- Visin
Unidad de Equitacin y Remonta
- Misin
Escuela de Formacin de Policas Sgto. Jos Emilio Castillo Sols
- Misin
- Visin
Escuela de Formacin de Policas Alaus
- Misin
- Visin
Escuela de Clases del Litoral FUMISA
- Misin
16
- Visin
20
- Base legal
- Estructura orgnica
- Objetivos de la entidad
- Financiamiento
- Funcionarios Principales
20
21
22
22
23
18
18
19
19
19
19
19
20
20
20
CAPITULO III
Resultados General
- Cumplimiento del objetivo institucional
- No se elaboran actas de entrega-recepcin de documentos pedaggicos,
administrativos y financieros por traslados administrativos
- El sistema de archivo activo y pasivo no est adecuadamente organizado
- Direccin Nacional de Educacin, no emiti directiva para la organizacin
y custodia de expedientes del personal policial y civil.
- No se ha elaborado un manual de procedimientos administrativos,
financieros y tcnico-pedaggicos
- Incumplimiento del reglamento orgnico funcional
- Planificacin de la entidad no se cumpli para lograr metas
cuantificables
- No se concilia la informacin de los activos fijos y registros contables
- No existe control para la movilizacin de los vehculos
- Asignacin de un vehculo a la mxima autoridad de la
77
25
26
26
27
27
27
29
29
30
78
31
32
32
32
33
33
34
35
35
36
37
37
37
38
39
48
48
49
49
50
50
51
52
52
53
53
54
61
61
62
67
68
69
63
65
70
72
en el puesto de trabajo
- Capacitacin del personal docente y administrativo del Instituto Tcnico
- Pensum de estudios incluir materias para formacin tica, psicolgica
y emocional del alumno
- Directivos del Instituto Tecnolgico, no cumplen el perfil
profesional para el cumplimiento de funciones
- Instituto Tecnolgico y Escuela de Alaus no tiene la infraestructura
adecuada para cumplimiento de sus actividades
- Capacitacin y entrenamiento del personal de las Escuelas de
Formacin Policial no es prioritario
- Estructura orgnica y funcional de la Unidad de Equitacin
y Remonta, debe modificarse
- Escuela de Formacin de Policas Sto. Jos Emilio Castillo Sols
- Subdireccin y Asesora Pedaggica sin funcionamiento continuo
- No se han efectuado evaluaciones al personal de servidores de la
Escuela de Alaus y FUMISA
- Falta de dotacin de aspirantes a policas no permite cumplir con
la misin para la que fue creada la Escuela FUMISA
INFORMATICA
- Sistema informtico que se aplica en la Direccin Nacional de Educacin
- Instituto Tecnolgico no tiene un sistema informtico para
controlar la informacin administrativa, financiera y educativa
- Instituto Tcnico Superior no cuenta con un sistema informtico adecuado
- Informacin administrativa, financiera y tcnica no est sistematizada
en la Unidad de Equitacin y Remonta
- Equipos informticos de la Escuela de Formacin de Policas
Sgto. Jos Emilio Castillo Sols no se utiliza en todo su potencial
- Escuela de Formacin de Alaus y FUMISA no cuentan con un sistema
informtico para contro lar la informacin administrativa, financiera y tcnica
CONSTRUCCIONES
- Varias obras del sistema educativo no se cumplieron en su totalidad
- Construcciones en el Instituto Tcnico Superior
- Instalaciones educativas de la Unidad de Equitacin y Remonta
no son apropiadas y pasan subutilizadas
- Instalaciones de la Escuela de Formacin de Policas
Sgto. Jos Emilio Castillo Sols pasan subutilizadas
102
103
104
105
107
110
111
112
114
115
117
117
119
120
122
124
125
127
127
128
129
131
Quito,
Seor
Director Nacional de Educacin de la Polica Nacional
Presente
De mi consideracin
Hemos efectuado la auditora de gestin a la Direccin Nacional de Educacin de la Polica
Nacional, al 30 de septiembre del 2000, de conformidad a lo previsto en el artculo 211 de la
Constitucin Poltica de la Repblica del ecuador, con cargo al Plan Operativo Integral Area
de control ao 2000 de la Direccin de Auditora 1 de la Contralora General del estado.
80
Nuestra auditora de gestin fue realizada de acuerdo con las Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Pblico y Normas Tcnicas de Auditora
Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que la
auditora sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que la informacin y
documentacin examinada no contiene exposiciones errneas de carcter significativo,
igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad
a las disposiciones legales y reglamentarias, polticas y dems normas aplicables.
Se analizaron los componentes Direccin Nacional de Educacin, Instituto Tcnico Superior,
Instituto Tecnolgico Superior, Unidad de Equitacin y Remonta, Escuela de Formacin de
Policas Sgto. Jos Emilio Castillo Sols, Escuela de Formacin de Policas Alaus y Escuela
de Clases del Litoral Fumisa, y como subcomponentes, las reas Educativa, Financiera,
Ejecucin de Obras Pblicas, Informtica y Recursos Humanos. Los resultados por su
importancia, se detallan a continuacin:
Direccin Nacional de Educacin de la Polica y su sistema educativo
Los asesores pedaggicos de la Direccin Nacional de Educacin no realizaron con
frecuencia la supervisin externa y evaluacin al sistema educativo, pues no se pudo verificar
el cumplimiento del proceso en sus diferent es aspectos, como tampoco existe la informacin
suficiente, confiable y oportuna para el desarrollo de su gestin.
Los establecimientos de educacin que mantiene la Polica, reciben un alto porcentaje de
subvencin en el valor de las pensiones, como es el caso del Instituto Tcnico Superior, cuyo
costo real por alumno es de US$19, para los hijos de miembros policiales US$ 4 y US$ 8 para
los hijos de civiles, que se subvencionan en el 70% y 58% respectivamente. En el Liceo
Policial el costo real por alumno es de US$40, sin embargo, los hijos de oficiales pagan
US$16 y los hijos de civiles US$30, recibiendo una subvencin del 25% y 13%
respectivamente. Adems, se mantiene un promedio de poblacin estudiantil civil alto en
relacin al policial, que no justifica la inversin de recursos de la institucin policial en
actividades que no tienen relacin directa con la misin para la cual fue creada la entidad.
La falta de formacin como docentes o instructores ha determinados miembros policiales que
prestan servicios y la aplicacin de una sana poltica de la Direccin General de Recursos
Humanos de la Comandancia General para designar a personal capacitado en puestos de
trabajo acordes a las especializaciones, ha permitido que los cursos de las diferentes escuelas
se lleven a cabo muchas veces con profesores que no renen el perfil requerido para dicho
cargo, con lo cual disminuye la eficacia y eficiencia de la educacin que se imparte.
No existe una adecuada infraestructura para el sistema educativo, falta de mat erial y equipos
didcticos para la realizacin de los cursos en condiciones funcionales.
Para el ao 2000, se program la construccin de 55 obras en los diferentes establecimientos
educativos y de formacin policial, financiados con recursos de la Comandancia General, sin
embargo, la Unidad de Planificacin no dispone de informacin necesaria que facilite el
anlisis; tambin, se evidenci obras paralizadas con avances hasta el 50% y otras no
iniciadas.
Para el rea de Informtica, la Direccin Nacional de Educacin y sistema educativo, no
cuenta con planes y programas para desarrollar un sistema de informacin computarizada, las
adquisiciones de software y hardware no fueron planificadas ni aprobadas por la entidad.
81
La frecuente movilizacin del personal policial a que est sujeto el nivel directivo como los
puestos claves en la institucin, genera un alto grado de inestabilidad, limitando la
continuidad en la gestin y la adopcin de decisiones.
Segn el Orgnico Numrico del personal de la Direccin Nacional de Educacin, el personal
asignado a sta, debe ser de cincuenta y nueve puestos, clasificados: nivel directivo cinco;
asesores dos; jefes departamentales y mandos medios diez; tcnicos seis; administrativos
veinte y siete y servicios nueve, concentrndose el 29% en el nivel directivo, asesor y mandos
medios, 46% en el administrativo, 15% en servicios y 10% en personal tcnico, lo que deja
entrever la inexistencia de personal tcnico pedaggico que es la razn de ser de la entidad.
Dentro de la estructura de puestos de la Direccin Nacional de Educacin existe personal
contratado por el lapso de 8 a 10 aos, sin otros beneficios econmicos y sociales que no sean
los establecidos en los contratos, los mismos que adolecen de formalidades legales en su
estructura como en el cumplimiento de normas y disposiciones establecidas en la Ley de
Servicios Personales por Contrato y en el Reglamento General a la Ley de Personal de la
Polica Nacional, artculo 10.
La Direccin Nacional de Educacin y su sistema educativo no ha elaborado un Manual
Especfico de Contabilidad Gubernamental, por lo que no existe un sistema nico y completo
conforme a las necesidades y caractersticas. La nica informacin que se mantiene es por
cada unidad educativa con diferentes metodologas y programas computarizados, como el
Temax y Mnica, otros se mantiene en forma manual, situacin que impide emitir
informacin financiera completa.
El control presupuestario de la Direccin Nacional de Educacin y el sistema educativo, est a
cargo de la Direccin Financiera de la Comandancia General, puesto que nicamente elaboran
la proforma presupuestaria de ingresos y gastos, sin que se lleve el control de la ejecucin, por
lo tanto no se consolida la informacin contable ni presupuestaria.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en
los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artculo 361 de la Ley Orgnica de
Administracin Financiera y Control, las recomendaciones que constan en el cronograma
aceptado por la entidad, se aplicar en el tiempo programado
Atentamente,
Dios, Patria y Libertad,
Por el Contralor General del estado
Dr. C.P.A. Ramiro Andrade Puga
DIRECTOR DE AUDITORIA 1
Carta de envo
CONTENIDO
CAPITULO I
82
Enfoque de la Auditora
Motivo de la auditora
Objetivo de la auditora
Enfoque
Alcance de la auditora
Indicadores de eficacia, eficiencia y economa utilizados
Componentes auditados
Administracin General
4
5
5
5
8
CAPITULO II
Informacin de la entidad
Del Consejo Nacional de Rehabilitacin Social
Misin
Visin
De la Direccin Nacional de Rehabilitacin Social
Misin
Visin
Centros de Rehabilitacin Social
Misin
Visin
ANALISIS FODA
Base legal de la entidad
Estructura Orgnica
Objetivos de la entidad
Financiamiento de la entidad
Funcionarios Principales
9
9
9
9
10
10
10
12
12
14
15
15
CAPITULO III
RESULTADOS GENERALES
Grado y forma de cumplimiento del objetivo de la entidad
Estructura del control interno
18
20
20
21
22
23
25
26
31
32
Direccin de diagnstico
Direccin de tratamiento
Departamento de Trabajo Social de la Direccin de Tratamiento
Departamento de Educacin de la Direccin de Tratamiento
Actividades sociales, culturales y deportivas
33
36
38
40
40
83
41
42
48
50
52
54
CAPITULO IV
RESULTADOS ESPECIFICOS POR COMPONENTES
Administracin General
Subcomponente - Recursos Humanos
Estructura administrativa del Consejo y Direccin Nacional de
Rehabilitacin Social
Consejo Nacional
Alta rotacin del personal directivo genera inestabilidad
Direccin Nacional de Rehabilitacin Social
Asuntos especficos del Componente
Ausencia de planificacin
Ingresos y promociones de personal no obedecen a un proceso previo
de seleccin
56
57
60
64
65
67
Cambios al Distributivo de sueldos realizados por la Direccin Financiera sin conocimiento y estudio
tcnico del Departamento de Recursos Humanos
71
Contrataciones de personal
71
Control de Asistencia
76
Anormalidades en la expedicin de certificados mdicos
76
Registros de personal
78
Subcomponente Financiero
80
Incumplimiento de disposiciones legales en el pago de dietas
82
Inadecuado archivo de la documentacin de soporte de las transacciones
87
Consumo de telefona celular y llamadas a telfonos celulares sin controles administrativos y
financieros demandan la utilizacin de importantes recursos econmicos
88
Intereses no recaudados
91
Pagos indebidos de viticos
93
Pasajes areos adquiridos sin justificacin
95
Pago de subrogaciones sin cumplir requisitos
98
Designacin de otro funcionario para cargo que tena titular
99
Incumplimiento de varias disposiciones legales en pago de viticos
100
Subcomponente Contratacin Pblica
102
Marco Referencial
106
Direccin de Tratamiento
110
Departamento de Psicologa
110
Departamento Laboral de la Direccin de Tratamiento
111
Sub Componente Control de Obras
112
Planificacin y ejecutabilidad
112
84
Construcciones y Mantenimientos
Concha acustica en el Centro de Rehabilitacin Social de Portoviejo El Rodeo
Cunetas de hormign armado en el Centro de Rehabilitacin Social de
Portoviejo El Rodeo
Fiscalizacin y supervisin de obras
Cambio de rubros, incremento de cantidades de obra
Sub componente Direccin Jurdica
Anlisis de expedientes
Expediente 479
Centros de Rehabilitacin Social
Estudio y verificacin de documentos de un expediente para conceder traslados
Administracin
Falta capacitacin en todos los niveles
Rodeo Portoviejo
Recursos Humanos
Subcomponente Financiero
No se ha implantado un sistema de contabilidad para el control del
movimiento financiero
Centro Femenino Quito
114
114
116
120
121
123
124
124
129
137
141
142
147
147
148
148
150
ANEXO
Cronograma de cumplimiento de recomendaciones
Quito,
Seores
Presidente del Consejo y Director Nacional de Rehabilitacin Social
Presente
De mi consideracin:
Hemos efectuado la auditora de gestin al Consejo y Direccin Nacional de Rehabilitacin
Social, al 30 de septiembre del 2000, de conformidad a lo previsto en el artculo 211 de la
Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, con cargo al Plan Operativo Integral Area
de control ao 2000 de la Direccin de Auditora 1 de la Contralora General del Estado.
Nuestra auditora de gestin fue realizada de acuerdo con la Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Pblico y Normas Tcnicas de Auditora
Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que la
85
auditora sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que la informacin y
documentacin examinada no contiene exposiciones errneas de carcter significativo,
igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad
a las disposiciones legales y reglamentarias, polticas y dems normas aplicables.
Se analizaron como componentes a la Administracin General con los subcomponentes de
Recursos Humanos, Financiero, Informtica, Contratacin Pblica, Tratamiento con sus
respectivas unidades administrativas, Control de Obras y Direccin Jurdica; y, Centros de
Rehabilitacin Social con los Subcomponentes de: Infraestructura, Recursos Financieros,
Recursos Humanos, Asistencia Social, Asistencia Psicolgica, Atencin Mdica y Asistencia
Odontolgica. Los resultados por su importancia, se detallan a continuacin:
Se cumple parcialmente con lo dispuesto en el artculo 208 de la Constitucin Poltica de la
Repblica pues los centros de Rehabilitacin Social existentes no cumplen con las
expectativas previstas, se encuentran sobrepoblados determinando que al 31 de diciembre del
2000 tengan un dficit de 1936 cupos, no se dispone de una infraestructura adecuada ya que la
existente es reducida y en algunos casos en procesos de destruccin, los espacios fsicos no se
distribuyen adecuadamente provocando un hacinamiento y promiscuidad, creando graves
problemas de convivencia de los internos y aumentando el nivel de violencia intercarcelaria
como el caso de la Crcel 2
Se ha adquirido un equipo de laparoscopia para que sea instalado en el Centro de
Rehabilitacin Social El Rodeo, para lo que se invit a tres empresas que no se encontraban
previamente calificadas para que presenten ofertas, luego de adquirido el equipo se lo recibi
en las oficinas de la Direccin Nacional , sin que se encuentre instalado hasta el 24 de mayo
del 2001, fecha de conclusin de esta auditora. Por disposicin del Director Nacional
constante en memorando 165-D-97 de junio 13 de 1997, se dispuso que se lo traslade al
Centro de Rehabilitacin Social de Varones Quito Nro. 1, lugar en el que tampoco se lo ha
instalado, permitiendo que se subutilicen los recursos de la entidad.
Los Equipos de computacin adquiridos no obedecen a las necesidades reales de la Direccin,
motivo por el cual la informacin que se procesa es limitada y no permite unificar
informacin a nivel nacional, sobre los internos de los centros
Recursos Humanos, no dispone de toda la documentacin referente al personal que labora en
la Institucin as es el caso de varios funcionarios del nivel directivo de quienes en sus
expedientes no constan todos los documentos que permitan verificar los niveles acadmicos
que sustentan; en otros casos, no existe la informacin de datos personales ni domiciliarios.
Revisadas las carpetas personales y las tarjetas de control de asistencia se observa que existen
incumplimientos de las disposiciones legales referentes a la concesin de permisos por
enfermedad pues el mdico de la institucin las justifica y en casos concede licencias por mas
del tiempo establecido para los centros anexos del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
La Direccin de Diagnstico segn el Cdigo de Ejecucin de Penas, es la encargada de
realizar ubicacin, rebajas, prelibertad, traslados, calificar el ndice de peligrosidad,
tratamiento y seguimiento de las personas privadas de la libertad, funciones que constan
tambin en el Orgnico Funcional excepto la de Tratamiento, por lo que el orgnico no se
ajusta a lo que indica el Cdigo citado.
86
Del anlisis a las funciones de la Direccin de Diagnstico se termin que no existen planes
anuales de trabajo debidamente aprobados; no disponen de elementos tcnicos de apoyo para
el diagnstico y evaluacin, por lo que la ubicacin de los privados de la libertad est
realizada por el Departamento Jurdico, incumpliendo lo dispuesto en el artculo 10 del
Cdigo de Ejecucin de Penas.
El departamento de Trabajo Social, no cumple con todas las funciones que le asigna el
Orgnico Funcional , ni dispone de un sistema de informacin y difusin de su gestin.
Ausencia de planificacin especfica para el rea de Recursos Humanos, por lo que no
laboran en funcin de planes y programas, ni se han determinado objetivos a corto, mediano y
largo plazo, polticas, procedimientos, estndares o mtodos de evaluacin, encaminados a
lograr eficiencia y desarrollo del recurso humano que garantice mejor calidad en los servicios
que prestan a menor costo.
Continuos pases administrativos al personal policial dispuestos por el alto mando, lo que
genera inestabilidad del servidor e impide la continuidad en la gestin.
Falta de una unidad de sistemas informticos formalmente establecida que responda a una
planificacin estratgica de la institucin y no solamente a dar soporte a los usuarios en las
actividades donde intervienen microcomputadores.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en
los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artculo 361 de la Ley Orgnica de
Administracin Financiera y Control, las recomendaciones que constan en el cronograma
aceptado por la entidad, se aplicarn en el tiempo programado.
Atentamente,
Dios, Patria y Libertad,
Por el Contralor General del Estado
Municipio de Rumiahui
CONTENIDO
CAPITULO I
Enfoque de la auditora
Motivo de la auditoria
Objetivos de la auditoria
87
Enfoque
Indicadores utilizados
5
6
CAPITULO II
Informacin de la entidad
Organizacin administrativa de la Municipalidad
Misin
Visin
Principales fortalezas y debilidades (FODA)
Fortalezas
Debilidades
Oportunidades
Amenazas
Base legal
Niveles administrativos
Objetivos de la entidad
Financiamiento de las operaciones financieras
Funcionarios Principales
9
10
10
10
10
10
10
12
12
13
13
14
CAPITULO III
Resultados Generales
15
17
18
Sistema Financiero
21
Ejecucin Presupuestaria
Resultados de la aplicacin de los indicadores
22
24
CAPITULO IV
Resultados especficos por componentes
Direccin de Planificacin
27
88
35
36
37
39
42
44
47
49
53
56
56
57
57
60
62
63
64
66
66
67
68
69
69
Plataforma Monousuario
Plataforma Multiusuario
70
71
72
Recursos Humanos
Hallazgos del componente
Seleccin de personal
Personal sin funciones
Perodo de prueba del servidor que ingresa a la entidad, no es evaluado
Falta de un sistema informtico de Recursos Humanos no permite
contar con reportes e informacin para toma de decisiones
Personal sujeto a la Ley de Servicios Personales por Contrato,
labora bajo esta modalidad por mas de dos aos
73
74
75
75
76
Clasificacin de puestos
Capacitacin
Evaluacin de Desempeo
Rgimen Administrativo Interno: Registros y controles
Archivos inadecuados para los expedientes de personal
Biblioteca
76
77
79
81
82
84
85
86
87
FINANCIERO
Ingresos
Tesorera
Departamento de avalos y catastros
Predios particulares registrados como bienes municipales
Predios municipales no tienen escritura publica
Terreno destinado para centro mdico se dio otro destino
Coactivas
Resultados Especficos
Procesos judiciales por bienes perdidos sin seguimiento
Juicios iniciados por la municipalidad inconclusos
89
89
89
90
92
92
94
96
96
97
98
100
102
103
105
105
107
107
108
109
111
111
112
113
114
ANEXO
Cronograma de cumplimiento de recomendaciones
Seores
Miembros del Concejo Municipal del Cantn Rumiahui
Presente
De mi consideracin
Hemos efectuado la auditora de gestin a I. Municipalidad del Cantn Rumiahui, al 30 de
septiembre del 2000, de conformidad a lo previsto en el artculo 211 de la Constitucin
Poltica de la Repblica del Ecuador, con cargo al Plan Operativo Integral Area de Control
ao 2000 de la Direccin de Auditora 1 de la Contralora General del Estado.
Nuestra auditora de gestin fue realizada de acuerdo con las Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Pblico y Normas Tcnicas de Auditora
Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que la
auditora sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que la informacin y
documentacin examinada no contienen exposiciones errneas de carcter significativo,
igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad
a las disposiciones legales y reglamentarias, polticas y dems normas aplicables.
Se analizaron como componentes la Direccin de Planificacin y Programacin, Obras
Pblicas y Fiscalizacin, Recursos Humanos; y, como subcomponentes Agua Potable,
Alcantarillado, Infraestructura Vial, Biblioteca, Avalos y Catastros, Coactivas, Informtica y
Financiero. Los resultados por su importancia se detallan a continuacin:
La Direccin de Planificacin, no ha emitido las directrices ni ha diseado los instrumentos
necesarios para que las diferentes unidades administrativas, elaboren sus propios planes y
90
El tanque de reserva de agua potable de 800 m3 de capacidad que se construy para atender
posibles desabastecimientos del lquido, en la situacin actual, no est en condiciones de ser
puesto en servicio, pues no garantiza la estabilidad estructural y la impermeabilidad del
mismo, tiene problemas de orden constructivo, ya que visualmente se observa la mala calidad
del hormign utilizado, por lo que se encuentra abandonado pese al alto nivel de inversin.
La mayor concentracin de costos en materia remunerativa se encuentra a nivel de personal
que cumple labores de tipo administrativo y de servicios, mientras que los costos para el
personal tcnico, propios de la gestin institucional son menores.
La Entidad adquiri una cantidad significativa de adoquines para ser colocados en diferentes
calles de la ciudad, sin embargo la Unidad de Fiscalizacin no efectu un estricto control
durante el proceso constructivo de los adoquines, tanto cualitativo como cuantitativo, a fin de
determinar con exactitud si el adoqun adquirido se instal donde estaba previsto, lo que
ocasion que la Fbrica VIBROBLOK mantenga pendiente un saldo, por entregar de 101.080
adoquines a la municipalidad, por un valor de S/555'940.000, el cual fue devuelto luego de la
intervencin de la Contralora General del Estado
El Departamento de Avalos y Catastros mantienen registrados en 18.870 los predios urbanos
y 1.193 los predios en la zona rural, informacin de los primeros que se encuentra actualizada
en un 60%, y, en cuanto a la informacin de los predios rsticos es escasa e inadecuada a las
circunstancias actuales, hecho que se presenta por cuanto no se ha realizado un recorrido total
del Cantn lo que afecta a la economa municipal.
La municipalidad cuenta con 52 inmuebles con escritura pblica, cuyos ttulos no estn
inscritos en el Registro de la Propiedad y 162 lotes sin escritura pblica, hechos que se origina
por la falta de comunicacin y coordinacin entre las unidades administrativas, lo que ha
permitido que el patrimonio institucional se presente subestimado.
El 22 de agosto de 1980 se suscribi una escritura y se registr el 4 de octubre de 1994, con
lo cual una seora don a la municipalidad un terreno de 800 m2 , para un Centro de Salud en
la Parroquia de San Pedro de Taboada, sin embargo la entidad construy un campo deportivo,
que se lo tienen abandonado en malas condiciones, frustrando de esta manera las aspiraciones
de la comunidad.
La municipalidad recibi S/387'740.111 y S/205'962.390 por concepto de impuesto al rodaje
de los vehculo matriculados en 1998 y 1999, en cambio para el ao 2000 recibi nicamente
S/1'377.000, valor cobrado por los bancos que conforman el sistema BANRED, en
91
coordinacin con el Servicio de Rentas Internas y, que por la falta de agilidad en las gestiones
que debieron oportunamente realizar las autoridades municipales ante estas entidades,
permitieron que no se disponga de recursos financieros por valores significativos.
La entidad no cuenta con un plan informtico, lo que determina que no se tenga claro los
proyectos a ejecutarse, ni el desarrollo informtico que va a tener a corto, mediano y largo
plazo, la informacin que se maneja es dispersa y no est al alcance de las principales
autoridades.
El anlisis de la eficiencia de la ejecucin presupuestaria determin la falta de evaluaciones
del presupuesto, por cuanto se ejecut nicamente el 79%, cuando su porcentaje debe ser
superior al 90%.
El resultado de la aplicacin del ndice para el cobro a los usuarios del agua potable, es del
43% lo que significa la falta de eficiencia en la recaudacin, por cuanto el indicador debe ser
superior al 80%.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en
los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artculo 361 de la Ley Orgnica de
Administracin Financiera y Control, las recomendaciones que constan en el presente
cronograma aceptado por la entidad, se aplicarn en el tiempo programado.
Atentamente,
Dios, Patria y Libertad,
Por el Contralor General del Estado
92
Especialidades de:
Gineco-Obstetricia
Ciruga General
Traumatologa
Medicina Interna
Informtica
Subcentros:
Evaluacin general
Infraestructura fsica
Subcomponentes
Recursos Humanos,
Financiero,
Informtica,
Contratacin Pblica,
Trabajo Social
Psicologa
Educativo
Laboral
Control de Obras
Direccin Jurdica
Infraestructura,
Recursos Financieros,
Recursos Humanos
Asistencia Social,
Asistencia Psicolgica,
Atencin Mdica,
Asistencia Odontolgica
Ejecucin de Obras
Dotacin de infraestructura bsica y equipamiento por Parroquia y Cantn
Alcantarrillado
94
Energa Elctrica
Infraestructura Vial
Direccin de Obras Pblicas y Fiscalizacin
Informtica
Recursos Humanos
Seleccin de Personal
Personal Contratado
Remuneracin de Personal
Clasificacin de Puestos
Capacitacin
Evaluacin y Desempeo
Biblioteca
Financiero
Ingresos
Gastos
Tesorera
Avalos y Catastros
Denuncias
INTENSIDAD DE USO
AREA DE
OFERTA
DATOS
Promedio das estada
95
UTILIZACION
Porcentaje de horas mdicas trabajadas
en consulta externa
Porcentaje de ocupacin
x100
x100
Giro de camas
96
La evaluacin a los servicios de salud se considera trascendental e importante, por cuanto los
resultados permiten a los directivos efectuar ajustes peridicos a los programas que ellos
coordinan y toman acciones correctivas.
complejidad de las reas de salud, algunas variables, por si solas no alcanzaron a medir los
atributos de calidad, en consecuencia se combinaron variables de varios indicadores que dan
como resultado tasas, concentracin, utilizacin de los recursos, promedios de das de estada,
das paciente y otros.
97
datos sobre la administracin de los servicios de salud, que son manejados de diferente
manera, toda vez la distribucin no se realiza por especialidades como es el denominador
comn en el resto de hospitales, sino ms bien obedece a dos grupos diferenciados entre
oficiales y tropa en dos pisos de hospitalizacin; lo que impide comparar con servicios de
otros hospitales aparentemente de igual similitud; sin embargo, conviene destacar que el
enfoque moderno de la auditora de gestin no est dirigido al alcance rgido de estndares,
sino ms bien al mejoramiento continuo de la calidad de la atencin de los usuarios y de la
operacin general de los servicios de salud.
AREA DE OFERTA
Datos
AREA DE PROCESO
EXTENSION DE USO
Datos
INTENSIDAD DE USO
Concentracin en
morbilidad
Promedio das de estada
16279
10468
32239
10468
3.0797669
11858
1627
7.2882606
13857
182
76.137363
10976.03 x
100
16279
67.424473
13857 x 100
21720
63.798343
1627
120
13.558333
7863
1627
4.8328211
903 x 100
5009
18.02755
762 x 100
32239
2.3635969
32239
10976.03
2.9372186
32239
1.9804042
x 100
Porcentaje de ocupacin
Giro de camas
Intervalo de giro
x 100
Porcentaje de
Total internaciones por emergencia x 100
internaciones por
Total de emergencias atendidas
emergencia
Porcentaje de
Total de internaciones por consulta externa x 100
internaciones por consulta
Total de consultas atendidas
externa
RENDIMIENTO
Promedio de consultas
mdicas hora trabajada
PRODUCTIVIDAD
Promedio de consultas
98
16279
Porcentaje de
cumplimiento en
atenciones de parto.
Porcentaje de
cumplimiento de
intervenciones
quirrgicas.
157 x 100
327
48.012232
1033 x 100
1243
83.10539
Interpretacin de Indicadores
evaluar al final de los procesos utilizando los indicadores, que miden los cambios en la
satisfaccin de los usuarios.
Resultados
99
y equipos necesarios para brindar este tipo de atenciones y que por el contrario, en caso de
patologas que al no ser atendidas en consulta externa acuden a emergencia, desvirtuando la
actividad y servicio que debe prestar esta unidad hospitalaria.
Por lo expuesto es de vital importancia que se implante en forma urgente la atencin a base de
la referencia , procedimiento que consiste en el traslado del paciente del Subcentro al Hospital
por enfermedades de especialidad y la contrareferencia, en el pase del Hospital al Subcentro,
cuando el paciente ya ha sido tratado, para el seguimiento y el control.
En cuanto al rea de oferta de servicios, el Hospital cuenta con 16.279 horas asignadas a
consulta externa y en el rea de proceso se determin 10.468 como primeras consultas que se
refiere a consulta mdica brindada al paciente por primera vez por una determinada
enfermedad o accin de salud y en un determinado servicio y 21.771 como subsecuentes que
tiene que ver con la consulta mdica brindada a un paciente por segunda vez o ulterior y por
una determinada enfermedad o accin de salud, que representan el 32% y 68%
respectivamente del total de las 32.239 consultas.
La concentracin de morbilidad mide el nmero de veces que prestan un determinado
servicio a un mismo usuario, que en este caso corresponde a 3 consultas por diagnstico, por
la informacin sealada anteriormente, justifica el retorno a esta Unidad Operativa (Hospital
Q1).
El promedio general por cada paciente es de 7,2 das de estada en el Hospital, que se r refiere
al nmero de das de permanencia comprendido entre la fecha de ingreso y de egreso, que es
razonable si se considera el tipo de patologas por mortalidad, como son las crnicas
degenerativas que conllevan costos significativos para el paciente quien debe sufragarlos o
caso contrario el hospital solventarlos.
El porcentaje de ocupacin de las camas es el que estuvieron ocupadas diariamente durante un
perodo, en el Hospital corresponde al 63,7% con un promedio de 76,1 pacientes diarios
considerando 120 camas disponibles y que cada una de ellas fue utilizada por 13,5 pacientes
en los seis meses, porcentaje que debe ser analizado toda vez que la capacidad instalada se
encuentra subutilizada.
100
Se determin que cada cama disponible del hospital permanece en promedio desocupada 4,8
das, margen que es alto e incrementa los gastos de mantenimiento sin compensar el uso que
permita la recuperacin de sus costos por la infraestructura subutilizada.
El grado de utilizacin del recurso humano en consulta externa alcanza el 67,42%, resultado
que incluye 1.837 turnos no programados que corresponden a los solicitados por los
profesionales de esta casa de salud, extras autorizados y otros por transferencia de los
Subcentros de salud; cuyas causas principales de atencin indicaron que corresponden a
patologas como: control general de la salud, caries dental, hipertensin esencial (primaria),
infecciones de vas respiratorias, supervisin del embarazo, entre otras, que deberan ser
auscultadas en los Subcentros de salud; determinando un rendimiento de 2,9 consultas por
hora trabajada y de 1,9 consultas de produccin por hora contratada, porcentaje que se
mantiene relativamente bajo, por lo que se solicit se justifique el 32,58% de horas mdicas
no atendidas, observndose que existe una demanda insatisfecha sin atencin a la espontnea.
De acuerdo a la informacin presentada por el Coordinador del Area de Consulta Externa, del
total de 32.239 consultas, se produjo una prdida de 13.348 turnos que representa el 41,4%,
por los siguientes motivos: solicitados y no confirmados, otros que no tuvieron demanda y
pacientes que no acudieron pese a tener turnos confirmados; lo que de acuerdo al promedio de
estndares de atencin en consulta externa del Hospital Quito 1(tres por hora) y del total de
consultas, resulta una prdida de produccin de 4.449 horas y 111,2 consultas diarias.
En el documento de Reingeniera de Consulta Externa, emitido en febrero de 1997 por el
Hospital, expresa que el tiempo de atencin de consultas por primera vez ser de 20 minutos,
las subsecuentes de 15 minutos y las de especialidad de 30 minutos siempre y cuando
justifiquen dicho tiempo; datos que al relacionar con el tipo de patologas atendidas dentro de
consulta externa y considerando que el nmero de atenciones de morbilidad por primera vez
representa el 32% del total de consultas y las subsecuentes el 68%, debern modificarse los
estndares que se mantiene con un promedio de tres atenciones por hora con una produccin
en promedio de cuatro.
Por lo expuesto, el sistema de solicitar y asignar turnos por telfono, funciona en forma
parcial, debiendo dar prioridad a la demanda espontnea y reducir en forma gradual los turnos
asignados va telefnica, con cita previa a pacientes con consultas subsecuentes, con la
101
respectivamente, con cuadros patolgicos simples, y con una amplia demanda insatisfecha en
los Subcentros, los cuales se auto refieren.
As mismo el resultado del 99,3% de cumplimiento en consulta externa y del 83% en
intervenciones quirrgicas, se ha cumplido en forma razonable de acuerdo a lo programado;
sin embargo, constituyen porcentajes que deben ser revisados por cuanto en el caso del total
de las consultas programadas, nicamente se asign 1,9 pacientes por hora, como ya se
analiz anteriormente; o en su defecto existe exceso de personal mdico para cubrir la
demanda de los usuarios, por lo que se debe analizar la carga de consultas o redistribuirse al
profesional de la salud en otras unidades operativas que demanden sus servicios.
Respecto a las atenciones de parto, se cumpli en un 48%, que en promedio en forma
aproximada resulta un parto por da, constituyndose el 52% de demanda en prdida
GINECO
OBSTETRICIA
AREA DE OFERTA
Datos
1224
133
769
133
5.7819549
940
295
3.1864407
Promedio
paciente
obstetricia
1368
182
7.5164835
AREA DE
PROCESO
EXTENSION DE
USO
Datos
INTENSIDAD DE
USO
Concentracin en
embarazadas
de
U TILIZACION
102
914.65
1224
Porcentaje
ocupacin
obstetricia
1368 x 100
1810
74.7263 07
75.58011
295
10
29.5
Intervalo
de
giro Total das cama desocupada en gineco-obstetricia
ginego- obstetricia
No. de egresos de gineco- obstetricia
442
295
1.4983051
2744
914.65
3.0000547
2744
1244
2.2418301
R ENDIMIENTO
Promedio de consultas Total de consultas gineco-obst (fomento ms morb)
gineco- obstetricia. por
Horas mdicas trabajadas
hora trabajada
PRODUCTIVIDAD
103
HORAS ASIGNADAS
Clculo auditora
Enero a junio/2000
Profesional mdico
Profesional mdico
Profesional mdico
Profesional mdico
Profesional mdico
Profesional mdico
Profesional mdico
Profesional mdico
192
144
192
96
144
168
192
96
1.224
por da y profesional
1H36
1H12
1H36
0H48
1H12
1H24
1H36
0H48
10H12
La productividad de atencin de 2,2 pacientes por hora contratada, demuestra que no existi
una adecuada asignacin de horas mdicas en consulta externa, considerando que dentro del
perodo analizado se cont con 1.368 pacientes hospitalizados que en promedio en los seis
meses da como resultado 7,5 pacientes de atencin diaria para 8 especialistas del servicio de
Gineco-obstetricia, porque de acuerdo a informacin proporcionada por el Hospital la visita
hospitalaria nicamente demandara de 15 minutos dentro de las cuatro horas de trabajo que le
corresponde al mdico.
Respecto de las horas trabajadas en consulta externa y horas asignadas se obtuvo como grado
de utilizacin del recurso humano el 74,7%, particular que deber ser revisado acorde al
rendimiento del servicio y estndares propios establecidos por el Hospital.
La concentracin en pacientes embarazadas de 5,78 consultas por cada una, con relacin al
perodo de embarazo de 9 meses, resulta que el servicio ha demandado una buena aceptacin
por parte de los pacientes, por lo que se determina que es aceptable.
Los indicadores de hospitalizacin como son el promedio de 3,1 das de estada; 7,5 pacientes
diarios hospitalizados con un promedio de 10 camas disponibles; el giro de camas de 29,5
veces por paciente; el 75,5% de ocupacin de camas disponibles; y, el promedio de
desocupacin de 1,49 das por cada cama; constituyen resultados razonables, demostrando
que este servicio mantiene una regularidad en la atencin a sus pacientes.
GIRUGIA GENERAL
104
AREA DE OFERTA
Datos
INTENSIDAD DE USO
Promedio das estada ciruga
504
1859
243
4338
182
7.6502058
23.835165
U TILIZACION
Porcentaje de horas mdicas Horas trabajad. en consulta externa de ciruga x 100 196.25 x 100
trabajadas en consulta externa
Horas asignadas
504
ciruga.
Porcentaje de ocupacin
Total das paciente ciruga x 100
4338 x 100
ciruga
Das cama disponible ciruga.
4525
38.938492
95.867403
243
25
9.72
187
243
0.7695473
R ENDIMIENTO
Promedio de consultas
ciruga por hora trabajada
785
196.25
785
504
PRODUCTIVIDAD
Promedio de consultas
ciruga por hora mdica
asignada a consulta externa.
1.5575397
En cuanto al rea de oferta del servicio de Ciruga General, se asign 504 horas a consulta
externa.
En lo que tiene que ver con consulta externa, comparando las 196,25 horas mdicas trabajadas
respecto de las 504 horas asignadas, se obtuvo como resultado el cumplimiento del 38,9%,
porcentaje relativamente bajo,
105
minutos por paciente, debi haberse brindado 2.016 consultas, estableciendo una diferencia de
1.231 consultas que no fueron atendidas y que constituyen gastos para el Hospital ya sea en
remuneraciones del personal, mantenimiento, pagos de servicios bsicos como luz, agua,
telfono y otros, los cuales en un centro de salud particular representan costos que
ocasionaran graves prdidas econmicas difciles de afrontar.
El promedio de das de estada de un paciente es de 7,6 con la atencin 23,8 pacientes diarios,
25 camas disponibles, un giro de camas de 9,72 veces por paciente, un porcentaje de
ocupacin de camas disponibles que alcanza el 95,8%, y, un intervalo de giro de 0,76 por da,
tiempo que permanece desocupada una cama, datos que reflejan una sobreproduccin, por
cuanto el margen de camas disponibles e intervalo de giro es reducido para la atencin en
casos de emergencia.
TRAUMATOLOGIA
Datos
1152
INTENSIDAD DE USO
Promedio
das
traumatologa
1480
179
8.26815 64
2682
182
14.736264
U TILIZACION
Porcentaje
de
horas
mdicas
trabajadas
en
consulta ext. Traumatologa
Porcentaje de ocupacin
traumatologa
Giro
de
traumatologa
858.31 x 100
1152
74.506076
2682 x 100
3620
74.088398
179
20
8.95
938
179
5.2402235
2575
858.31
3.0000816
2575
1152
2.2352431
Intervalo
de
traumatologa
R ENDIMIENTO
Para el servicio de Traumatologa, se estableci como rea de oferta 1.152 horas a consulta
externa.
106
El promedio de das de estada de 8,2 por paciente, con 14,7 pacientes atendidos diariamente,
determina un 74, % de ocupacin del servicio en hospitalizacin.
Para traumatologa existen 20 camas disponibles, un giro de camas de 8,95 veces por
paciente, observndose que el porcentaje de desocupacin de cada cama es de 5,24 das
comparado con el nmero de egresos, lo que representa costos elevados para la entidad
mantener este espacio de tiempo sin ocupacin de pacientes.
En consulta externa, se obtuvo un rendimiento de 3 pacientes por hora trabajada, conforme
consta en los estndares de atencin otorgado por el Hospital; sin embargo, la productividad
fue de 2,23 pacientes por hora contratada resultado que se encuentra por debajo del estndar,
obtenindose como resultado de utilizacin del recurso humano el 74,5%, resultados que
debern ser revisadas acordes al rendimiento del servicio y estndares:
MEDICINA
INTERNA
AREA DE OFERTA
Datos
1464
593
75
7.9066667
Promedio de das
paciente
Medicina interna
U TILIZACION
1278
182
7.021978
Porcentaje de horas
mdicas trabajadas en
consulta
externa
y
medicina interna
Porcentaje de ocupacin
Medicina interna
806.65 x 100
1464
55.099044
1278 x 100
1820
70.21978
Giro de camas
Medicina interna
75
10
Intervalo de giro
Medicina interna
542
75
INTENSIDAD DE
USO
107
x 100
7.5
7.2266667
R ENDIMIENTO
Promedio de consultas Total de consultas medicina interna
medicina interna por Horas mdicas trabajadas
hora trabajada.
2420
806.65
3.000062
2420
1464
1.6530055
PRODUCTIVIDAD
Promedio de consultas Total de consultas medicina interna
medicina interna por Horas mdicas asignadas
hora mdica asignada a
consulta externa.
Para el servicio de Medicina Interna, se estableci como rea de oferta 1.464 horas a consulta
externa.
108
2.
Evaluacin rendimiento
Total matriculados ao lectivo .
Total de aulas utilizadas ao lectivo
Total matrcula del presente ao lectivo
Total matrcula anterior ao lectivo
Horas semanales asignadas prctica docente
22 Horas determinadas por ley
Graduados presente ao lectivo
.
Alumnos matriculados presente ao lectivo
X 100
X 100
Evaluacin eficiencia
Gastos de funcionamiento
.
Usuarios atendidos por clase de servicio
Volumen o cantidad de servicios (programas o actividades)
Total de beneficiarios del servicio de educacin
Tiempo programado (proyecto o programa)
Tiempo utilizado por programa o actividad
Nmero de servicios prestados (programa o actividad) .
109
Evaluacin de la eficacia
Alumnos por establecimiento educativo.
Usuarios potenciales por establecimiento
Recursos utilizados (monetarios) .
Recursos presupuestados (monetarios)
Equipos de computacin adquiridos
.
Equipos de computacin planificados para adquirir
Indicadores especficos
Instituto Tcnico Superior
Recursos presupuestados/2000
Especializacin Balstica
Recursos presupuestados/2000
110
111
Los aspectos antes referidos se midieron considerando su relacin con la Misin y Visin del
Consejo Nacional y de la Direccin Nacional de Rehabilitacin Social, y los Centros de
Rehabilitacin en cumplimiento al Orgnico Estructural y al Cdigo de Ejecucin de Penas.
112
Los indicadores constituyen el medio efectivo a travs del cual se puede evaluar de manera
objetiva, los cambios buscados en el desarrollo de los proyectos concebidos en la
planificacin operativa y estratgica pues permiten determinar su avance y cumplimiento.
Parmetro generales para la elaboracin de indicadores de gestin
En la determinacin de parmetros se consider lo siguiente:
Diseo sobre la base de variables seleccionadas que se relacionan con la medicin de los
principios de economa, eficacia, eficiencia y equidad.
= Ingresos Codificados
Gastos Codificados
Indice de efectividad
113
Indicadores estndar
Diagnstico y Evaluacin
Nmero de internos por centro
Nmero de internos
.
Nro. registros indiv. Con fichas (Mdicas, Psicolog, Sociales y otras)
Nmero de evaluaciones
Nro. de rebajas tramitadas
Nmero de tratamientos realizados
.
Nro. diagnsticos y evaluaciones realizadas a los internos
Nmero de estudios tcnicos para rebajas
Nro. informes de rebajas realizados
Trabajo Social
Poblacin penitenciaria =
= Cursos ejecutados
Cursos planificados
= Obras Concursadas
Obras Planificadas
Obras
Ejecutadas
114
Obras Concursadas
Area de Obras Pblicas
Indice de eficiencia
=Obras Ejecutadas
Obras Emprendidas
Indice de efectividad
=Obras Inconclusas
Obras Emprendidas
Obras Ejecutadas
Obras Planificadas
Obras Terminadas por mutuo acuerdo
Obras Planificadas
115
INDICADOR
ESTNDAR
Debe ser superior al 80%
CV=
Inferior al 90%
B= Tot.Usuar.atendidos x100
No. De empleados
El resultado nos indi ca si el nmero de
116
Variable
Menor al 20%
Porcentaje positivo
AC=
Ingresos
Gasto Corriente
Es importante
capacidad de
Municipio.
AUTOSUFICIENCIA
Corriente
para determinar la
endeudamiento del
El indicador de autosuficiencia y
solvencia financiera indica la capacidad
que tiene la municipalidad para cubrir
sus gastos corrientes con recursos
propios, el resultado del indicador
superar la base de uno, 1, es decir la
municipalidad tiene un resultado
satisfactorio.
AUTOSUFICIENCIA
MINIMA (Recursos Humanos)
= Ingresos Corrientes
Gastos Corrientes
Inferior a 100
117
Superior a uno
Menor al 1%
P= Patrimonio
Activo Total
Menor al 1%
Pasivo Total
Menor al 1%
Patrimonio
Con este ndice se esta demostrando que
la entidad no tiene deudas significativas
que pagar.
Subdirector DA-1
Supervisor:
Supervisor 3 DA-1
Jefe de Equipo:
Supervisor 1 DA-1
Ingeniero:
Siclogo Jurdico:
Direccin de Capacitacin
Trabajadora Social:
118
Tcnico RRHH:
Director DA-1
Supervisor:
Supervisor 3 DA-1
Jefe de Equipo:
Supervisor 3 DA-1
Direccin Jurdica
Ingeniero Civil:
Tcnico RRHH:
Sicloga:
Pedagoga:
Direccin Jurdica
Director DA-1
Supervisor:
Supervisor 3 DA-1
Jefe de Equipo:
Supervisor 1 DA-1
Direccin Jurdica
IngenieroCivil:
Sicloga
Mdico:
Departamento Mdico
Tcnico RRHH:
Subdirector DA-1
Supervisor:
Supervisor 3 DA-1
Jefe de Equipo:
Supervisor 1 DA-1
119
Abogado:
Direccin Jurdica
Ingeniero Civil:
Tcnico RRHH:
120
que es
debidamente respaldado.
d) Anlisis de informacin
121
122