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calidad: sistemas de
gestin de calidad y
auditoras
Direccin, coordinacin y
supervisin tcnica
NDICE
0. Introduccin
0.1 Objetivos del cuaderno
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20
22
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42
0. Introduccin
0.
Introduccin
A NIVEL INTERNO
MEJORA DE LA
A NIVEL EXTERNO
MAYOR
PRODUCTIVIDAD
MEJORA DE LA
CALIDAD
DISMINUCIN DEL
DISMINUCIN DEL
AUMENTO DE LA CUOTA
COSTE
PRECIO
DE MERCADO
SATISFACCIN DEL
CLIENTE
AUMENTO DE LOS
BENEFICIOS
AUMENTO DEL
PRESTIGIO SOCIAL DE
LA EMPRESA
El/la empresario/a o profesional debe tener presente que, para permanecer en los mercados y
garantizar una buena participacin es muy importante tener la calidad bien controlada, ya que esta
involucra:
Satisfacer las necesidades del cliente.
Cumplir las expectativas del cliente y algunas ms.
Despertar nuevas necesidades del cliente.
Hacer bien las cosas desde la primera vez.
Producir un artculo o un servicio de acuerdo a lo establecido.
Dar respuesta inmediata a las solicitudes de los clientes.
Una categora tendente siempre a la excelencia.
1. La calidad
nos define
1.
11
Taguchi (1979)
Prdidas mnimas para la sociedad en la vida del producto.
Drucker (1992)
Lo que el cliente est dispuesto a pagar en funcin de lo que obtiene y valora.
Feigenbaum (1986)
Un sistema eficaz para integrar los esfuerzos de mejora de la calidad de los distintos grupos
de una organizacin, para proporcionar productos y servicios a niveles que permitan la
satisfaccin del cliente.
Crosby (1989)
Cumplimiento de unas especificaciones dadas.
Deming (1989)
12
Juran (1990)
Adecuacin para el uso, satisfaciendo las necesidades del cliente.
A la hora de dotar de contenidos a la calidad, esta se podra entender como una compilacin de
varios elementos:
Mejora de la conciencia de la calidad.
Claridad en las responsabilidades.
Implicacin del personal1.
Confianza de los clientes.
Eficiencia interna.
Imagen de la empresa.
Estandarizacin de tareas.
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1 A lo largo de este cuaderno, se hace mencin al personal de la organizacin como un elemento clave en la implantacin
de un sistema de calidad. Su compromiso a la hora de llevar a cabo este proyecto es tan fundamental cmo el de la
propia direccin, porque son todas y cada una de las personas de la entidad las que van a tener que interiorizalo en
su trabajo para que esto funcione. Sin embargo, somos conscientes de que muchos/as empresarios/as no cuentan con
personal a cargo, constituyendo ellos/as mismos/as direccin y personal trabajador. En este caso, el proceso de sensibilizar
e involucrar a todo el personal se centra en su persona, por lo que si estn realmente implicados/as con la calidad, el
proceso de implantacin ya tendr una parte muy importante ganada.
2. Sistemas de
gestin de la
calidad (sgc)
2.
Sistemas de gestin de la
calidad (sgc)
La filosofa de la calidad total necesita ser transformada de alguna manera en algo ms tangible,
para lo cul se dispone de distintos modelos, normas y sistemas de gestin de la calidad.
Un modelo de gestin de la calidad es un marco de trabajo orientativo, para desarrollar y
hacer operativos los conceptos de la calidad total en las organizaciones.
Una norma es un instrumento prescriptivo, para el aseguramiento de unos requisitos de
calidad de productos, procesos, servicios, etc., previamente especificados.
Un sistema de gestin de la calidad es un conjunto estructurado de instrumentos
complementarios (normas, modelos de gestin de la calidad, herramientas, cdigos ticos,
sistemas de auditora, etc.) que permiten gestionar la calidad de la mejor manera posible.
Dirigir y hacer funcionar una organizacin de forma satisfactoria requiere gestionar de una forma
sistemtica y visible. El xito puede derivarse de implementar y mantener un sistema de gestin,
diseado para mejorar continuamente las prestaciones, identificando las necesidades de todas las
partes interesadas. En resumen, gestionar adecuadamente una organizacin, incluye gestionar la
calidad entre otras disciplinas de gestin como la financiera, la de administracin, la de recursos
humanos, etc.
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1. Enfoque al cliente
Una organizacin no sobrevive sin clientes. Cuanto mejor se identifiquen las necesidades
de los clientes, trabajando por ellas, cubrindolas y excediendo sus expectativas, mayor
probabilidad de xito habr.
2. Liderazgo
Lder es todo aquel capaz de establecer la unidad de propsito, y crear y mantener el
ambiente interno necesario, para que todo el personal se involucre en la consecucin de los
objetivos de la organizacin.
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Una organizacin ser lo que sean sus procesos. Cuanto mejor definidos y controlados estn,
ms eficaz ser el funcionamiento de la misma. Este enfoque evita la departamentalizacin
de la organizacin, que no proporciona valor aadido, y reorganiza la misma orientndola
hacia la satisfaccin del cliente.
6. Mejora continua
Hacer las cosas bien es importante, pero an lo es ms hacerlas cada vez mejor, a travs de
la mejora de los procesos, de las formas de trabajar, de la organizacin de tareas y de los
productos finales orientados a la satisfaccin de las necesidades de los clientes.
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As, la empresa puede verse como un conjunto de procesos o elementos interrelacionados, que
tienen por finalidad la consecucin de un objetivo comn.
Para realizar una correcta gestin de los procesos, se deben tener en cuenta unos puntos bsicos:
1. Analizar as limitacins da organizacin.
2. Identificar os procesos internos, cos seus factores crticos, e medindo o seu custo para
relacionalo co valor engadido final.
3. Identificar as necesidades do cliente externo para orientar a organizacin cara sa
satisfaccin.
4. Organizar a realizacin de actividades.
5. Asignar responsables a cada proceso.
6. Establecer indicadores, medir o que facemos para mellorar.
7. Controlar os procesos e mellorar o seu funcionamento.
8. Medir o grao de satisfaccin do cliente.
2 Por actividad entendemos el conjunto de tareas necesarias para la obtencin de un resultado (output).
Por otra parte, el documento que describe el proceso por escrito es el procedimiento3. Para
elaborar los procedimientos es necesario estandarizar los procesos. La estandarizacin consiste en
fijar unos niveles de realizacin del producto o prestacin del servicio en las actividades que lo
integran, de forma que se realicen siempre siguiendo los criterios fijados y en la forma establecida,
con el fin de garantizar un resultado satisfactorio y conforme a las especificaciones..
Los procedimientos son una gua de consulta a la que dirigirse y bajo la que actuar. Asimismo,
elaborar procedimientos lleva una serie de beneficios asociados:
- Garantiza un nivel de cumplimiento establecido por la organizacin en la prestacin de los
servicios.
- Facilita un mecanismo de control, que identifica los estndares que no consiguen los niveles
establecidos.
- Asigna y describe responsabilidades, evitando el solapamiento de funciones y economizando
recursos.
- Estandariza formas de actuar, evitando reacciones espontneas errneas o en detrimento
de la empresa.
- Facilita un soporte de formacin interna para la incorporacin de nuevos empleados (de ser
el caso).
- Garantiza que los recursos asignados en los diferentes procesos, contribuyan a incrementar
la satisfaccin del cliente.
- Evidencia frente al auditor el cumplimiento de los estndares.
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3 Podemos encontrar modelos de procedimientos tipo en la pgina web del Bic Galicia, donde se recoge una seleccin
tanto de procedimientos de carcter genrico como especfico de diversa naturaleza (en funcin del sector de actividad
del que se trate). Por ejemplo: Elaboracin de un mapa de procesos, Elaboracin y ejecucin de un plan de marketing,
Atencin al cliente (restauracin), Planificacin y organizacin de eventos) (activ. ocio y tiempo libre), etc.
4 En funcin de lo deseado y especificado por el cliente.
Subsector/es
Actividad/es
Gua/s de actividad
Tipologa del proceso
Proceso
Responsable/s proceso
Procedimientos vinculados
Entradas
Salidas
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2. Objeto
El objeto de este procedimiento es definir los medios y las consideraciones vinculadas con
el merchandising, dirigidas a mejorar la gestin de los elementos que componen el interior
del establecimiento comercial con el objeto de potenciar la venta.
3. Alcance
Este proceso afecta a las recomendaciones y a los recursos desarrollados para establecer
acciones de merchandising en el interior del establecimiento comercial.
Actividades a las que afecta este proceso: este procedimiento afecta a actividades de
alimentacin, textil, confeccin y otros productos.
4. Responsabilidades
Gerente: es el responsable de definir los elementos que influyen en la organizacin del
espacio interior del establecimiento y disear medidas concretas para mejorar su gestin.
5. Entradas
Este proceso comienza con la identificacin de los factores fundamentales para impulsar la
venta, a travs de los elementos que conforman el interior del establecimiento comercial.
6. Salidas
El proceso concluye con el establecimiento de los medios y las acciones dirigidas a la
mejora de las caractersticas del interior de un establecimiento comercial, potenciando su
atractivo para los clientes.
7. Procedimientos vinculados la esta/s actividad/s
8. Diagrama de flujo
IDENTIFICAR factores que se
van potenciar (interior)
SITUACIN DE
LAS SECCIONES
INFORMACIN
GUIAR AL
CONSUMIDOR
- Organizacin
- Cartelera
- Pasillos
PRODUCTO
- Atraccin
- Compra ra/
irracional
- Manipulacin
- Velocidad
- Orden
- Mobiliario
PACKAGING
- Atraccin
- Identificacin
AMBIENTACIN
- Luz, color y
olor
- Msica
- Temperatura
CONSIDERACIONES
- Grupos = nat./
complementarios
- Zonas fras/
calientes
- Mensajes
visibles,
precisos...
- Circulacin fluda
- Dispersin
- Destacar
- Armonioso
-Imponer el
- Colocacin
ritmo
estratgica
- Elemento
identificativo
- Absorbente y
adaptada
-Flujo dirigido
- Comodidad
fin
- Agradable
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9. Desarrollo
9.1 Identificar los factores que se van a potenciar en el interior del establecimiento.
Inicialmente, se detectan aquellos factores cuya idnea gestin permitir crear una
circulacin fluida y lgica en el interior de la tienda, que rentabilice al mximo su superficie
y al mismo tiempo transmita una imagen global que haga deseable el producto/servicio
ofrecido.
9.1.1 Situacin de las secciones
Uno de los factores que se va a considerar es la distribucin de las secciones a lo largo de
la superficie del establecimiento. Los elementos que se tendrn en cuenta para esto son los
siguientes:
- Organizacin
Consideraciones: la mercanca del interior de la tienda debe estar clasificada en grupos
de la misma familia o complementarios bien diferenciados entre s, para no confundir
al cliente.
- Orden
Consideraciones: habr que tener en cuenta las zonas fras/calientes del establecimiento
para colocar los distintos tipos de productos adecuadamente.
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9.1.2 Informacin
Otro factor que se tendr en cuenta son los mensajes escritos dirigidos al cliente con un fin
concreto.
- Cartelera
Consideraciones: toda la informacin recogida en carteles, bien sea publicitaria
indicativa, debe ser visible, clara, uniforme y con un tamao determinado.
- Velocidad
Consideraciones: el ritmo impuesto es clave para favorecer la compra, deber ser ms
menos rpido segn el tipo de establecimiento.
- Mobiliario
Consideraciones: la disposicin de los muebles debe generar un tipo determinado de
flujo de circulacin de clientes, que los dirija hacia objetivos concretos y distribuya
apropiadamente los focos de inters.
9.1.4 Producto
El producto es uno de los factores que ms se han de cuidar en el interior del establecimiento.
Los elementos que se tendrn en cuenta a la hora de situarlo en la tienda son:
- Atraccin
Consideraciones: aquellos productos que ms atraen al cliente se deben disponer de
manera dispersa en el local, para que este recorra la mayor cantidad de superficie
posible.
- Compra racional o irracional
Consideraciones: cada tipo de producto requiere un espacio adaptado a l; los que
se adquieren impulsivamente se sitan en los puntos de salida (cajas, entrada, zonas
de espera, etc.), mientras que los que necesitan de reflexin deben estar en una zona
amplia y sin ataduras.
- Complementariedad y manipulacin
Consideraciones: deben situarse de manera que se vayan complementando entre s y
colocarse pensando en la comodidad tanto del cliente como de los trabajadores a la
hora de manipular la mercanca.
9.1.5 Packaging
Este factor consiste en el diseo del envase del producto, con la intencin de que, adems
de conservar intacto su estado, sirva como elemento comunicador del mensaje que se
quiere transmitir.
- Atraccin
Consideraciones: el envoltorio debe llamar la atencin por la originalidad de su diseo,
color, textura, etc.
- Identificacin
Consideraciones: deben llevar algn elemento identificador del establecimiento a lo que
pertenecen, funcionando as como reclamo.
Introduccin a la calidad: sistemas de gestin de calidad y auditoras
Sistemas de gestin de la calidad (sgc)
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9.1.6 Ambientacin
La creacin del ambiente acomodado incrementa favorablemente la disposicin del cliente
a la hora de comprar. Para potenciar este ambiente se cuidan elementos como:
- Luz, color y olor
Consideraciones: deben emplearse juntos para crear un ambiente agradable y harmonioso
y que, al mismo tiempo, sugiera la compra.
- Msica
Consideraciones: debe ser absorbente/cautivadora e ir acorde con el tipo de
establecimiento.
- Temperatura
Consideraciones: debe haber una temperatura agradable y mantener una coherencia
con el exterior.
10. Definiciones
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- Zona caliente: son las reas ms visibles del establecimiento y las de mayor flujo/
concentracin de clientes.
- Zona fra: son reas de escaso trnsito de clientes.
3.
ISO 9000:
Contiene las directrices generales para el uso de la serie de normas para el aseguramiento
de la calidad. Indica la forma de establecer un contorno de calidad total, abarcando la
administracin de calidad, la poltica de calidad y la forma de fijar un sistema de calidad.
ISO 9001:
Especifica los requerimientos que debe cumplir un sistema de calidad, aplicables cuando un
contrato entre dos partes exige que se demuestre la capacidad de un proveedor en el diseo,
desarrollo, produccin, instalacin y servicio posventa del producto/servicio suministrado,
con la finalidad de satisfacer al cliente.
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ISO 9002:
especifica los requerimientos que debe cumplir un sistema de calidad, aplicables cuando
un contrato entre dos partes exige que se demuestre la capacidad de un proveedor en
la produccin, instalacin y servicio posventa del producto/servicio suministrado, con la
finalidad de satisfacer al cliente.
ISO 9003:
especifica los requerimientos que debe cumplir un sistema de calidad, aplicables cuando
un contrato entre dos partes exige que se demuestre la capacidad de un proveedor en
la inspeccin, y ensayos finales del producto/servicio suministrado, con la finalidad de
satisfacer al cliente.
ISO 9004:
establece directrices relativas a los factores tcnicos, administrativos y humanos que afectan
a la calidad del producto/servicio, es decir, al rendimiento.
Aplicadas en la empresa adecuadamente, todas estas directrices aseguran mejor calidad en los
productos y servicios, reduccin en los costos, optimizacin de los resultados operativos y satisfaccin
de los clientes.
Segn la norma ISO 9000, el conjunto de condiciones que debe cumplir un producto/servicio
para obtener xito es el siguiente:
- Cubrir una necesidad definida.
30
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6. Gestin de recursos
Se refiere a la necesidad de definir y establecer los recursos tanto econmicos cmo
financieros, los recursos de personal y los de infraestructura y ambiente de trabajo,
necesarios para generar productos/servicios segn el estndar de calidad definido por el/
la empresario/a.
7. Realizacin del producto
Este captulo es uno de los temas ms amplios, ya que en l se encuentran los alineamientos
para la planificacin de la realizacin del producto/servicio, los aspectos comerciales, la
ejecucin del producto o prestacin del servicio, los temas de las adquisiciones, el tratamiento
del diseo y desarrollo, el manejo del control sobre los dispositivos de seguimiento y la
medicin que utilice la empresa, para medir y conseguir las especificaciones del producto
servicio ofrecido.
8. Medicin, anlisis y mejora
Finaliza la normativa con una propuesta sobre la medicin, anlisis y mejora del sistema
de gestin que se construya. En este apartado, se encuentran las reglas para medir
la satisfaccin de clientes, para organizar el subsistema de auditora, y la aplicacin de
los mtodos de control para el seguimiento de los procesos, que permitan demostrar la
capacidad para conseguir los resultados planificados. En este captulo se encuentran los
elementos de verificacin (inspeccin), el manejo de los productos no conformes y las
acciones correctivas y preventivas que deben desarrollarse. En este contexto la mejora del
SGC se hace un imperativo, como motor para lograr mejores estndares de productos o de
servicios.
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DIAGNOSIS INICIAL
Planteamento inicial y
compromiso de la direccin
Comunicacin interna
del SGC
responsabilidades
Auditoras, seguimiento y
mellora continua
Diagnosis inicial
Consistente en comparar las prcticas actuales de la organizacin con los requerimientos de
la Norma ISO 9001, determinar puntos fuertes y dbiles, identificar lo que hay que hacer y
establecer un Plan de Accin.
Este proceso de autoevaluacin es una pieza clave en la implantacin del sistema, porque
permite a el/la empresario/a realizar una diagnosis de su situacin actual e identificar sus
puntos fuertes y sus reas de mejora. Existe a su disposicin un amplio abanico de mtodos
de autoevaluacin (cuestionarios, reuniones de evaluacin, grupos de trabajo, etc.) y le
corresponde a este/a la decisin de elegir uno u otro, en funcin de factores tan diversos
cmo: el tiempo que desee emplear en la misma, el coste monetario que est dispuesto/a
a asumir, la calidad de los resultados o la finalidad que se persiga con la realizacin de este
ejercicio.
5 Ver nota 1.
33
Por ltimo, la documentacin es el soporte del sistema de gestin de la calidad, pues en ella
residen las formas de operar de la organizacin, as como toda la informacin que permite
el desarrollo de los procesos y la toma de decisiones.
La elaboracin del sistema de documentacin debe ir bastante ms all que la simple
redaccin de un manual de calidad de procedimientos, y garantizar que est pase a ser
una herramienta eficaz para la administracin de los procesos.
La documentacin puede clasificarse cmo:
Documentacin bsica:
- Poltica de calidad: recoge las intenciones globales de la empresa y proporciona el
marco de referencia para establecer los objetivos.
- Objetivos de calidad: son los hitos que se establecen relacionados con la calidad,
basados en la poltica.
6 Ver nota 1.
- Manual de calidad: tiene por objeto definir las caractersticas del sistema,
compuesto por:
a. Alcance.
b. Procedimientos obligatorios referencia a los mismos.
c. Descripcin de la interaccin entre los procesos (p.e.: mapa de procesos).
Cada persona desempea un rol en la empresa. Dependiendo de cual sea este papel y de los
conocimientos que tenga la persona, se le proveer de la formacin necesaria para cumplir
con sus funciones.
Auditoras, seguimiento y mejora continua
Esta fase debe ser continua. Se debe partir de la puesta en marcha del sistema, comprobar
lo que se est haciendo, lo que se implant y evaluar su conformidad y efectividad.
7 Estos procedimientos son: control de documentos, control de registros, auditora interna, producto no conforme,
acciones correctoras y acciones preventivas, y pueden agruparse o no segn se considere oportuno.
Con respecto a esto, podemos consultar modelos de procedimientos de este tipo en la pgina web del Bic Galicia, que
pueden servir de gua para el/la empresario/a a la hora de disear los de su organizacin. Por ejemplo:
8 Ver nota 1.
4. Procesar y
medir la calidad
4.
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Auditora de proceso:
Consiste en el anlisis sistemtico e independiente de los elementos de un proceso, para
determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones
previamente establecidas, y si estas disposiciones se llevan a cabo efectivamente y son aptas
para conseguir los objetivos.
Auditora de producto:
Consiste en la estimacin cuantitativa del cumplimiento de las caractersticas requeridas en el
producto.
En el ao 2002 se public la norma ESO 19011. Esta norma proporciona orientacin sobre la
gestin de los programas de auditora, la realizacin de auditoras internas externas de sistemas de
gestin de calidad y/o ambiental, as como de la competencia y la evaluacin de los auditores.
El proceso de auditora consiste en lo siguiente:
1. Definir su alcance (en funcin del tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin
a auditar), frecuencia, responsabilidades (garantizando criterios de independencia respeto
de la/s actividad/es a auditar, objetividad y eficacia), recursos (segn disponibilidad) y
metodologa.
informes, etc.).
- Fechas y lugares.
- Hora y duracin de todas las actividades previstas (este cronograma constituir el plan
de la auditora).
- Funciones y responsabilidades del personal que interviene.
- Asignacin de los recursos necesarios.
- Aspectos a auditar (unidades procesos) y metodologa.
- Preparativos logsticos.
- Cualquiera otra accin relacionada con el seguimiento de la auditora.
5. Una vez finalizada la comprobacin de los diferentes aspectos a auditar, el/la auditor/a
redactar un informe en el que se recogern los resultados, hallazgos y comentarios
extrados de la misma.
6. El informe de auditora debe ser presentado a la empresa, con el fin de que el/la responsable
correspondiente (si se trata de varias personas), tomen las acciones necesarias para eliminar
las no conformidades y/o desviaciones detectadas y sus causas, as como para evaluar la
eficacia de dichas acciones. Las acciones de seguimiento debern incluir la verificacin de la
implementacin de las acciones y los reportes de los resultados.
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Los principales motivos para solicitar la certificacin en la Norma ISO 9001:2008 por parte de
las organizaciones privadas son: por requerimiento de sus principales clientes para ingresar en
mercados regionales e internacionales. Asimismo, los objetivos finales de dicha certificacin deben,
en todo caso, tener como horizonte/meta: mejorar la eficiencia organizacional y por tanto, reducir
costos y aumentar la rentabilidad, por la va de hacer ms eficientes los procesos.
UNIN EUROPEA
FONDO SOCIAL EUROPEO
O FSE inviste no teu futuro