Juan Melndez Torres

Contabilidad Bsica

LOS LIBROS DE LA CONTABILIDAD

I. DEFINICIN:
Son documentos o se llaman documentos contables o mercantiles donde se registran
todas las operaciones o transacciones econmicas y financieras que realizan las
empresas, debidamente clasificados, ordenadas en forma lgica y cronolgica, de
acuerdo a reglas, normas y principios contables con la finalidad de demostrar la
situacin en que se encuentra la empresa en un momento determinado de conformidad
a disposicin legales, principios de contabilidad generalmente aceptadas y las reglas de
las ciencias contables.
En otros trminos diramos que se llaman Libros de Contabilidad a los registros
especiales, donde se efectan los asientos contables, en forma explicada, ordenada y
cronolgica de todas las operaciones econmicas que realizan las empresas,
sujetndose a las normas, reglas y principios de la Contabilidad, enmarcadas en aspecto
de orden jurdico, orden matemtico y orden lgico.
II. IMPORTANCIA:
Los libros de contabilidad son importantes porque cumplen las siguientes funciones:
2.1. Nos brindan informacin en cualquier momento que refieran la empresa.
2.2. Sirven para registrar todas las operaciones econmicas y financieras que realizan
las empresas.
2.3. Los libros de contabilidad sirven como custodia de todo el patrimonio empresarial.
2.4. Nos demuestra y nos mantiene informado sobre los derechos as como las
obligaciones que tiene la empresa.
2.5. Mediante los libros de contabilidad se obtienen los estados financieros y la
informacin correspondiente en un momento oportuno y veraz para una toma de
decisiones efectivas de decisiones.
2.6. Sirven como evidencia suficientes, componentes en contiendas o demandas
judiciales.
2.7. Sirven para establecer y/o determinar las obligaciones tributarias y laborales que
de acuerdo a disposiciones legales y de responsabilidad de la empresa.
III. ASPECTO LEGAL:
Los libros de contabilidad para que adquieran su valor legaL antes de ser utilizados
deben de ser legalizado por un notario pblico, de acuerdo al artculo 112 de la ley
del notariado 26002 que consiste en que el Sr. Notario redacta una acta en el primer
folio til del libro, etc. mismo que debe contener los siguientes datos:
- Nombre de la empresa
- Domicilio legal
- Nmero de folio
- Nmero de libro

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Nombre del libro

Nmero de R.U.C. de la empresa
Monto del capital empresarial
Domicilio fiscal

La legalizacin tambin se realiza en cada uno de los folios de los libros de contabilidad
estampando en la parte superior del folio con el sello de la Notara, para proceder a
legalizar el Sr. Notario se debe tener en cuenta lo siguiente:
Los libros de Contabilidad deben de estar encuadernados, forrados, empastados y sin
tener ninguna enmendadura o uso alguno.
IV. FOLIACIN.- Existen Foliacin Simple y Foliacin Doble.
4.1.

4.2.

FOLIACIN SIMPLE:
Consiste en que los libros de contabilidad van enumerados en sus folios de
uno en uno ejemplo: 1, 2, 3, 4, 5... y tenemos los siguiente libros:
Libro de Inventario y Balance Libro
Diario
FOLIACIN DOBLE;
Es cuando los libros de contabilidad van enumerados de 2 en 2 ejemplo: 1,
1; 2, 2; 3, 3; 4, 4; 5, 5... y los libros que presentan doble foliacin son: Libro Caja Libro Mayor

V. REGLAS Y PROHIBICIONES EN EL REGISTRO CONTABLE:

Para un adecuado y correcto registro de los asientos contables y/o operaciones
realizados en los Libros de Contabilidad debemos tener presente las siguientes reglas:
(a) No nacer enmendaduras, raspaduras, letras sobre letras, borrones, manchas en los
folios de los libros de Contabilidad.
(b) No adulterar los importes, documentos a la fecha.
(c) Escribir siempre con lapicero azul y las aperturas y cierre de asientos con lapicero
de color rojo.
(d) No se registran en moneda extranjera, sin embargo las operaciones en moneda
extranjera para registrar en los libros de Contabilidad, se convierten dicha operacin
al tipo de cambio del da.
(e) No se admiten anular ms de un folio de los libros de contabilidad.
(f) No se admiten extraer o arrancar los folios.
(g) No se deben registrar, con lpiz ni utilizar colores de tintas, solamente lo indicado
(azul y rojo).
(h) Para corregir los errores contables se utilizan la tcnica contable
correspondiente por lo tanto, no debe utilizarse corrector ni pegar papel sobre el
error cometido.

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Contabilidad Bsica

(i)

No se permite iniciar el registro contable en los libros de contabilidad sin previa

legalizacin de esto.
(j) No se debe cambiar de mtodo de registro dentro de un periodo o ejercicio contable
si no se puede cambiar de mtodo despus de finalizar dicho peridico econmico.
(k) Es recomendable utilizar letras palmer o corrida para los registros contables.
(1) No se admite dejar regln en blanco porque esto permite efectuar agregados.
(m) No alterar el orden cronolgico de las operaciones
(n) No alterar los folios de los libros de contabilidad
(o) En el registro al concluir un folio en el ltimo regln se emplea nica y
exclusivamente para escribir la palabra VAN AL FOLIO
(p) El primer regln de los folios siguientes se utiliza para escribir las palabras VIENEN
DEL FOLIO y al pasar de n folio a otro se deben sumar las cantidades para saber
cunto van al siguiente folio.

VI. CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD:

Los libros de contabilidad se clasifican teniendo en consideracin al Aspecto Legal y al
Aspecto Tcnico.
Segn el Art. 33 del Cdigo de Comercio y la administracin tributaria se clasifican en:

Libros Principales

Obligatorios
Libros
Auxiliares
xiliares

Voluntarios

Inventarios y Balances
Diario
Mayor
-

Caja y Bancos
Libro Caja (Ingresos y Gastos)
Registro de Ventas
Registro de Compra
Planillas de Pagos
Control de Bienes y Activo Fijo
Registro de Bienes en Consignacin
Libro de Retenciones

Caja Chica
Facturas por Cobrar
Facturas por Pagar
Libros de Inventarios
Libro Bancos o Cuentas Corrientes
Libros de Almacenes
Libro de Importacin o Exportacin
Libro de Ingresos Profesionales, etc.

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VI.1. DE ACUERDO AL ASPECTO LEGAL:

Los libros de Contabilidad de acuerdo al aspecto legal se utilizan en cumplimiento al
mandato legal y/o normas especiales y se clasifican en libros obligatorios y libros
voluntarias.
VI.1.I.

Libros Obligatorios:
Los libros obligatorios son:
- Libro de Inventario y Balance
- Libro caja Libro Diario Libro Mayor
- Libro de Registro de compra o ventas; que es obligatorio de acuerdo al
aspecto tributario.
- Libro de planillas de sueldos y planillas, salarios; cuando la empresa
tiene a su cargo personal de trabajadores. Es decir el cumplimiento al
aspecto legal.

VI.1.II.

Libros Voluntarios, Testativo o Facultativos:

Entre los libros voluntarios son:
- Libro de Bancos
- Libro de cuentas corrientes
- Libro de cuenta de actas
- Libros de caja chica
- Libro Krdex
- Libro auxiliar de letras por pagar
- Libro auxiliar de letras por cobrar
- Libro de clientes
- Libro de proveedores
- Y otros libros que la empresa estara por conveniente de acuerdo a su
organizacin y/o necesidades.

VI.2. DE ACUERDO AL ASPECTO TCNICO:

Los libros de contabilidad considerada se clasifican e n :

-

Libros auxiliares
Libros principales

VI.2.I. Libros Principales:

Los libros principales segn el aspecto tcnico son:
- Libros de Inventario y Balances
- Libro Diario
- Libro Mayor
- Libro Caja
- Libro de Actas en caso de sociedades
VI.2.II.
Libros Auxiliares:
Los libros auxiliares segn el aspecto son:
- Libro de Caja Chica
- Libro de Bancos y Cuenta Corriente

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- Libro de Almacenes o Krdex

- Registros de ventas por pagar
- Registros de ventas por cobrar
- Registros de compras y ventas
- Planilla de sueldo salarios
O la planilla de remuneracin y otros libros o registro auxiliares que la empresa
requiera utilizar segn su organizacin, constitucin y/o necesidades.

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