VICERRECTORA ACADMICA

Divisin de Admisiones y Registro Acadmico

rea de Registro Acadmico

PROCESO DE PROGRAMACIN ACADMICA

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
El siguiente es el procedimiento para realizar el Proceso de Programacin Acadmica de cada
periodo Acadmico en el sistema S.R.A:

Definicin
Franjas Fijas
Las siguientes franjas horarias se han establecido para las asignaturas que requieren aulas
comunes, por lo cual se deben tener en cuenta a la hora de programar e ingresar dicha
informacin al SRA:
HORARIOS FIJOS PARA ASIGNATURAS QUE REQUIERAN AULA COMN
Horas
Sesiones de
3 Horas
2 Horas
1 Hora
7-8
8-9

7 -9

7 - 10

9 - 10

9-11

10 - 11
11 - 12

10 - 13

11-13

12 - 13
13 - 14
14 - 15
15 - 16
16 - 17
17-18

14 - 16

14 - 17
15 18 *

16 - 18

13 - 14
14 - 15

17 - 18

* Asignaturas dirigidas a estudiantes de programas Vespertinos

Actividades

1. Creacin y Modificacin de Asignaturas en el Catlogo.

El procedimiento completo para esta actividad se encuentra descrito en el Memorando VRAC145-08 de abril 16 de 2008 emitido por la Vicerrectora Acadmica, y establece que sern
estipulas dos fechas en el ao para realizar este procedimiento. La Divisin de Admisiones y
Registro Acadmico publicar de manera oportuna las fechas.

2. Determinacin y difusin de horarios para asignaturas de servicio en franjas horarias.

El rea de Registro Acadmico y las Unidades Acadmicas de las Facultades o Institutos que
ofrecen asignaturas obligatorias comunes a varios programas (Clculo, Fsica, lgebra Lineal,

Constitucin Poltica, Ingls, Deporte Formativo, Espaol, etc.) definen las franjas horarias en
las cuales se ofrecern tales asignaturas. La informacin respecto a estas franjas se ha hecho
llegar va correos electrnicos a las Direcciones de Programa, Jefaturas de Escuela y
Departamentos.
En la siguiente direccin encontrarn, tanto las franjas horarias establecidas para asignaturas
de servicio, como los manuales de usuario e informacin del proceso de programacin y
matrcula: http://registro.univalle.edu.co

3. Reporte de necesidades de asignaturas

Previo al reporte de las necesidades, cada Direccin de Programa deber realizar el anlisis
de la demanda de asignaturas del respectivo Programa Acadmico. Para ello, se publicar en
la red, como herramienta de consulta y con el objetivo de facilitar la estimacin de las
asignaturas y cupos a ser solicitados, los reportes de las asignaturas matriculadas por los
estudiantes del Programa Acadmico en los ltimos cuatro perodos.
Los reportes de los perodos anteriores finalizados incluirn, aparte del total de matriculados, el
total de estudiantes reprobados.
El Director del Programa Acadmico con base en los horarios determinados para las
Asignaturas Comunes, ingresar el reporte de necesidades. Adicionalmente se podr colocar
para cada asignatura, el semestre al cual corresponde. Esta informacin tambin estar
disponible para las Jefaturas de Unidad Acadmica. En esta etapa se deben realizar todas las
solicitudes que se tengan pendientes, ya que una vez concluida esta actividad no podr
modificarse el reporte en el SRA. Esto deber hacerse directamente en la Unidad Acadmica
que ofrece las asignaturas requeridas.

4. Pre-programacin de cupos a ofrecer por grupos o Franjas Horarias

Previo al registro de la Oferta Acadmica, cada Jefatura de Unidad deber analizar y
determinar cules de las necesidades reportadas por los Programas Acadmicos pueden ser
satisfechas. La informacin sobre las necesidades de asignaturas podr ser consultada desde
el inicio del Reporte de Necesidades y consolidada una vez finalice esa actividad.
Se deben tener en cuenta las Franjas Horarias inicialmente difundidas, con las cuales, una vez
concluida la Matrcula Acadmica de los estudiantes, se podrn conformar grupos con la
certeza del nmero de estudiantes matriculados; esto permite reducir el desperdicio de cupos
en los grupos y definir si se amplan cupos para el proceso de Adiciones y Cancelaciones.
En los casos que se considere que el nmero de cupos ofrecidos para determinada asignatura
no amerita establecer franjas horarias, se programarn los grupos con cupos determinados.
El rea de Registro Acadmico ha dispuesto informacin adicional sobre la utilizacin y
programacin de cupos, a la cual podrn acceder a travs del enlace:
http://registro.univalle.edu.co/guiasProcesos/.
Se sugiere que en el momento de registrar la Programacin previa en el sistema, no se
coloque el nombre del docente, en su reemplazo se podr incluir la opcin Sin Docente
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http://www.univalle.edu.co

Asignado y una vez pasada la matricula y se tenga la confirmacin del nombre del docente se
registre en el SRA, ya que esto evitar modificaciones posteriores.

5. Matrcula Acadmica
La fecha de esta actividad depende de lo establecido en la Resolucin de Calendario
Acadmico para cada periodo.

6. Consolidacin de la Programacin Acadmica posterior a la Matrcula

En esta etapa del proceso los Jefes de Escuela o Departamento podrn realizar modificaciones
de acuerdo al nmero de estudiantes matriculados, de la siguiente forma:

Se pondrn fusionar grupos

Aumentar cupo para disponerlos como genricos para el proceso de Adiciones
Cambio de aula (si es propia) aunque tenga estudiantes matriculados.

La opcin de cancelacin de grupo con estudiantes matriculados la realizar Registro

Acadmico, y se debe hacer llegar la solicitud con el visto bueno del director de Programa al
que pertenecen los estudiantes. El nombre del docente asignado se podr digitar en esta
etapa y la opcin de modificarlo, estar disponible hasta antes de generar contraseas para
calificaciones del perodo acadmico.

7. Asignacin de Aulas
Las aulas comunes que se encuentran a cargo de la Divisin de Admisiones y Registro
Acadmico, sern asignadas en primera instancia, a grupos de estudiantes de primer
semestre, a asignaturas de servicio (clculo, lgebra lineal, fsica, espaol, ingls, etc.),
Electivas Complementarias y a los Institutos y Facultades que no tienen aulas. Igualmente,
Registro Acadmico dar prioridad a los grupos que tengan ms del 30% de cupos
matriculados, siguiendo los lineamientos de la Resolucin No. 029 de 1997 del Consejo
Superior.
Para las asignaturas propias se utilizarn las aulas a cargo de las Unidades, considerando
como propias, no slo las que la Unidad ofrece a sus Programas, si no las que ofrece para
otros Programas. El Sistema proporcionar reportes que faciliten el proceso de asignacin en
un horario determinado.

8. Inicio de Clase
La fecha de esta actividad depende de lo establecido en la Resolucin de Calendario
Acadmico para cada periodo.

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9. Solicitud de Ajustes de cupos

Debido a que en algunos casos, slo hasta despus del inicio de clase es posible determinar
necesidades en los cupos en la programacin acadmica, se ha dispuesto como plazo mximo
el Martes de la tercera semana de clase (semana previa a adiciones y cancelaciones) para que
la Direccin del Programa Acadmico recopile, examine y remita las solicitudes de cupos
pertinentes a las Unidades Acadmicas que ofrecen las asignaturas.
En consecuencia, se recomienda que cada Programa establezca fecha lmite para recibir y
canalizar las solicitudes de los estudiantes y as evitar contratiempos de ltimo momento. En
este sentido es importante considerar que las Unidades Acadmicas no recibirn solicitudes
enviadas directamente por estudiantes y/o con posterioridad al plazo ya mencionado.

10. Ajuste de cupos en la Oferta Acadmica

Una vez recibidas todas las solicitudes de modificaciones de cupo, cada Unidad Acadmica
examinar la viabilidad de cada solicitud (verificando condiciones como: tamao de aula,
metodologa, docente, etc) y proceder a registrar los cambios en el Sistema de Informacin el
da Viernes de la tercera semana de clase (semana previa a adiciones y cancelaciones)

11. Adicin de asignaturas para casos especiales

Cada Direccin de Programa podr realizar la adicin de asignaturas de estudiantes con
situaciones particulares y que necesiten ser atendidos antes del comienzo del Proceso de
Adiciones y Cancelaciones. Para este fin, las Direcciones podrn ingresar de forma exclusiva
al Sistema de informacin el lunes de la cuarta semana de clase.

12. Adiciones y cancelaciones

El proceso de adiciones y cancelaciones se llevar a cabo a partir del da martes y hasta el
viernes de la cuarta semana de clases, y podr ser realizado por los estudiantes a travs de la
pgina Web: http://matricula.univalle.edu.co o en las Direcciones de Programa, segn el
horario de atencin establecido. A lo largo de estos cuatro das, tanto estudiantes como
directores, podrn adicionar y cancelar asignaturas.
Restriccin a Direcciones de Programa para matricular asignaturas sin prerrequisito
aprobado
A partir del proceso de adiciones y cancelaciones del perodo agosto diciembre de 2008,
los prerrequisitos de las Asignaturas registrados en el Catlogo, sern requeridos para todo
tipo de usuario. Por lo tanto, si en algn caso especial la Direccin de Programa requiere
matricular una asignatura a estudiantes que no cumplan los prerrequisitos, deben remitir la
solicitud aprobando dicho trmite al rea de Registro Acadmico, a travs del correo
electrnico registro@univalle.edu.co comunicacin impresa, dirigida a la Coordinacin del

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rea de Registro Acadmico o va fax al 3391707, dentro de las fechas establecidas para los
tramites de matrculas o adiciones y Cancelaciones.

El Proceso de Programacin Acadmica completo se encuentra conformado por las siguientes

actividades:
#

Actividad

Responsable

Creacin y modificacin de
Asignaturas

Jefatura de Unidad, Consejo de

Facultad / Instituto

Consultar procedimiento Memorando VRAC145-08

Determinacin y difusin de
horarios para asignaturas
de servicio en franjas
horarias

rea de Registro Acadmico y

Unidades Acadmicas

Pueden ser consultadas en:

http://registro.univalle.edu.co

Reporte de necesidades de
asignaturas

Direccin de Programa Acadmico

Pre-programacin de cupos
a ofrecer por grupos o
Franjas Horarias

Jefatura de Unidad Acadmica,

Registro Acadmico

Matrcula Acadmica

Consolidacin de la
Programacin Acadmica
porterior a la Matrcula

Asignacin de Aulas

Inicio de Clase

Solicitud de Ajustes de
cupos *
Ajustes de Cupos en la
Programacin *
Adicin de asignaturas a
estudiantes en casos
especiales *

10
11
12

Estudiantes / Direcciones de
Programa Acadmico
Jefatura de Unidad
rea de Registro Acadmico y
Coordinaciones Acadmicas
Estudiantes

Adiciones y Cancelaciones

Observaciones

El procedimiento puede ser consultado en:

http://registro.univalle.edu.co/guiasProcesos/

Actividad realizada a travs de la pgina Web:

http://matricula.univalle.edu.co

Procedimiento puede ser consultado en:

http://registro.univalle.edu.co/guiasProcesos/
Actividad realizada a travs de la pgina Web:
http://matricula.univalle.edu.co
Fecha establecida segn Resolucin de
Calendario Acadmico

Direccin de Programa Acadmico

Jefatura de Unidad
Direccin de Programa Acadmico

Procedimiento descrito en este documento y

publicado en:
http://registro.univalle.edu.co/guiasProcesos/

Estudiantes / Direcciones de
Programa Acadmico

* Actividades nuevas o modificadas en el Proceso de Programacin Acadmica

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