MANUAL DE SST PARA

PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS

Cdigo: GH-M04
Versin: 1
Fecha:1/03/2016

CONTENIDO

INTRODUCCIN

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PROVEEDORES Y
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Cdigo: GH-M04
Versin: 1
Fecha:1/03/2016

INTRODUCCIN

El manual de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), ha sido elaborado,

en conformidad con las exigencias legales nacionales vigentes, basadas
en la Poltica de Seguridad y Salud en el Trabajo, y en las buena
practicas
empleadas
en
SST
asumidas
por
la
empresa
ROYAL DE COLOMBIA.
El presente Manual establece responsabilidades y procedimientos,
adems de proveer informacin necesaria para un comportamiento
seguro y saludable del personal de las empresas contratistas,
subcontratistas
proveedores
y
terceros
de
la
empresa
ROYAL DE COLOMBIA.
Estos lineamientos servirn a los contratistas, subcontratistas,
proveedores y terceros (en adelante El Contratista) que hayan sido
contratados por la empresa
ROYAL DE
COLOMBIA, para el desarrollo e implementacin de sus respectivos
planes de gestin en Seguridad y Salud en el Trabajo, las referencias
mencionadas en estos lineamientos no son excluyentes a las mejores
prcticas realizadas por
El contratista, se considera estos
lineamientos como la base de cualquier sistema a implementarse o ya
implementado.
Las normas y procedimientos establecidos en este Manual deben
considerarse adicionales y no con exclusin de las normas que
corresponden, de conformidad con lo establecido por la normativa legal
y reglamentaria en materia de SST.
El Contratista es responsable de que su personal conozca y entienda
las polticas, objetivos, normas y procedimientos de SST y los trabajos
especficos que desarrollen. Deber promover el trabajo seguro con el
cumplimento de estas prcticas seguras.
La empresa ROYAL DE COLOMBIA se reserva el derecho de poder
modificar, cambiar, suprimir y ampliar el presente documento en
cualquier momento durante la ejecucin del contrato y/o trabajos
encargados a El Contratista. Las versiones actualizadas y/o
modificadas del mismo se proporcionaran por escrito a cada contratista
y/o a sus representantes. Toda situacin no prevista en este manual,

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debe ser analizada y contar con la aprobacin del encargado del liderar
el SG-SST de la empresa ROYAL DE COLOMBIA.

1. Objetivo

Establecer normas en Seguridad y Salud en el Trabajo que deben

ser tenidas en cuenta al realizar las labores contratadas por
ROYAL DE COLOMBIA.
Este manual tiene como fin prevenir incidentes, ya sea en las
personas que lleven a cabo actividades por la ejecucin de
contratos de obra o prestacin de servicios, de trabajadores de la
empresa, instalaciones o equipos.
Estas normas y procedimientos son los mnimos requisitos que
deben seguir cualquier Proveedor o Contratista.

2. Alcance
Est dirigido a todas aquellas empresas, personas naturales o jurdicas
contratadas para
Prestar un servicio o realizar una labor en las instalaciones de ROYAL
DE COLOMBIA /O EL
CLIENTE.
3. Responsabilidades
Asistente de SG-SST

Revisar y aprobar el presente documento.

Brindar asesora para la Bsqueda, Evaluacin, Seleccin, Registro
y Reevaluacin de Contratistas.
Intervenir inmediatamente al Contratista que este incumpliendo
con algn requisito.
Verificar el cumplimiento a los requisitos definidos en el presente
documento.
Solicitar al Contratista informes de accidentalidad presentada en
ROYAL DE COLOMBIA y/o instalaciones del Cliente en caso de
requerirse.

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Acompaar los procesos de Seleccin de Contratistas solicitados

por Negociacin y Compras.
Comunicar a la gerencia y al administrador del contrato los
incumplimientos identificados durante las inspecciones de
seguridad.
Informar a los Contratistas los requisitos en materia de SST
descritos en el manual.
Solicitar los documentos requeridos por SG-SST, durante los
procesos de Bsqueda, Evaluacin, Seleccin y Registro de
Proveedores segn los requerimientos de la Matriz de
Requisitos- Proveedores y contratistas de servicios,
equipos y suministros.
Verificar el cumplimiento de los requisitos para la aprobacin
segn Formato
Lista de chequeo para registro de
contratistas (Resultado superior al 70%)

Administrador

El Administrador debe intervenir la actividad realizada por el

Contratista y comunicar inmediatamente al proceso interno a
quien corresponda, los incumplimientos a los requisitos definidos
en este procedimiento.
Verificar el cumplimiento de requisitos a Contratistas en el sitio
donde presten sus servicios utilizando el formato anexo.

Lista de verificacin de requisitos de seguridad industrial

y salud ocupacional en el campo

Comunicar cuando se requiera al proceso interno que corresponda,

las polticas de SG-SST de sus Clientes, para hacerlas extensivas
al Contratista.
Notificar a la asistencia de SST, sobre cualquier incidente que se
presente por parte de Proveedores y/o
Contratistas en el
desarrollo de su trabajo.
Asegurar que cuando un contratista ingresa a un servicio de
alimentacin a realizar

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algn trabajo cumpla todas las prcticas de Seguridad, lleve la

vestimenta adecuada, y los elementos de proteccin y accesorios
de higiene si lo requiere.

Contratistas

Garantizar el cumplimiento de requisitos legales y otros definidos

por ROYAL DE COLOMBIA
Los Contratistas sern responsables ante Sodexo y ante terceros
por los perjuicios que ocasionen a Personas, Instalaciones y/o
Equipos y Medio Ambiente durante la prestacin del servicio
contratado.
Capacitar a sus colaboradores en temas de Seguridad, Salud en el
trabajo.
Cumplir con todas las dems exigencias legales aplicables a su
actividad econmica.
Entregar a ROYAL DE COLOMBIA cuando se requiera, toda la
documentacin y/o soportes en SST.
Participar cuando se requiera, de las reuniones de SST solicitadas
por ROYAL DE COLOMBIA.
Deben mantener en sus sitios de trabajo un ambiente limpio,
ordenado, seguro y saludable desde el inicio hasta finalizar su
trabajo. (Aplica cuando se desarrollan obras dentro de las
instalaciones de ROYAL DE COLOMBIA o de los clientes).

4. Definiciones o Glosario
Contratista: Persona natural o jurdica, legalmente constituida que
suministra productos, materias primas, insumos, bienes y/o servicios
con quien Sodexo contrata una labor o un servicio.

Sub-Contratista: Es toda persona que presta sus servicios a una

empresa Contratista/sub-Contratista de Sodexo.
Contratante: Funcionario de la empresa, el cual ha sido autorizado
por la gerencia para contratar.

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Visitante: Es toda persona que ingresa a las instalaciones de la

Empresa Cliente a cumplir citas o compromisos sin que medie para
ello ningn tipo de contrato o relacin contractual.
SG-SST: Sistema de Gestin de la Seguridad, Salud y Trabajo
Seguridad y Salud en el trabajo: Disciplina que trata de la
prevencin de las lesiones
enfermedades causadas por
las condiciones de trabajo, y de la proteccin y promocin de la salud
de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el
medio ambiente de trabajo, as como la salud en el trabajo, que
conlleva la promocin y el mantenimiento del bienestar fsico, mental
y social de los trabajadores en todas las ocupaciones. (Definicin
Decreto 1443 de2014)
Medio ambiente: Entorno en el cual una organizacin opera,
incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la
fauna, los recursos humanos y sus interrelaciones.

5. Requisitos generales en SST

Los Contratistas, deben ser mayores de edad.

El Contratista est obligado a cumplir con los compromisos
legales referentes a afiliacin y pago de aportes, sin mora, a las
entidades de seguridad social (ARL, EPS, AFP) y parafiscales.
Se establece que no existe ninguna relacin laboral entre el
personal Contratista ROYAL DE COLOMBIA, de ninguna manera
la empresa se considera como empleador.

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5.1

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El Contratista debe asumir la responsabilidad y riesgos de la

seguridad de su personal, y de sus equipos, al igual que el control
estricto del cumplimiento de las normas establecidas en este
documento; previamente se comunicar a los contratistas los
requisitos que estos debern cumplir para el ingreso y ejecucin
de sus labores segn lo establecido por ROYAL DE COLOMBIA y el
cliente.
Todo Contratista debe conocer, cumplir y divulgar entre sus
colaboradores las disposiciones de SG-SST de ROYAL DE
COLOMBIA
El desempeo en seguridad del Contratista ser tenido en cuenta
para la asignacin de nuevos contratos.
ROYAL DE COLOMBIA no se hace responsable por la prdida de
herramientas, equipos o cualquier objeto perteneciente al
Contratista.
Si el personal Contratista o sub Proveedor debe realizar trabajos
de alto riesgo como: trabajos en alturas, trabajos en espacios
confinados, trabajos en caliente, trabajos con energas peligrosas e
izaje de cargas; el Contratista debe garantizar el cumplimiento de
sus procedimientos para tareas de alto riesgo los cuales debern
ser presentados a la asistencia de SST en Sitio para su validacin y
debern estar alineados con la normatividad vigente.
Todo Contratista debe garantizar recurso humano para el
desarrollo del Sistema de Gestin de SST de acuerdo la legislacin
vigente, teniendo en cuenta el nmero de trabajadores, centros de
trabajo y riesgos, quien ser el contacto directo con la Asistencia
de SST y/o el Administrador del Contrato en caso de ser necesario.
Los Contratistas deben conocer y cumplir con las normas de
seguridad de ROYAL DE COLOMBIA y/o la empresa cliente
establecidas en el sitio donde se encuentre.
Los Contratistas deben conocer, entender, comunicar y cumplir la
poltica de SST de la compaa.

Requisitos legales

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Los Contratistas, debern cumplir con la legislacin vigente en el

momento de la firma de contrato, as como toda nueva norma
aplicable que pudiera ser aprobada o revisada durante la vigencia
del mismo y garantizar que los colaboradores a cargo la conozcan
y la cumplan.
Los Contratistas son responsables de los actos de los
colaboradores, as como tambin por cualquier consecuencia penal
que se derive del incumplimiento de cualquier Ley, Normas y
Reglamentos de: Seguridad, Salud en el Trabajo.

Nota: Los requisitos mencionados en esta gua por ningn motivo

representan el total de las reglas de trabajo seguro; por lo cual la
empresa Contratista est obligada a cumplir con las disposiciones
legales que el gobierno nacional haya emitido.

6. Seguridad en el trabajo

6.1 Requisitos Generales:

Nota: De acuerdo al tipo de actividad, ROYAL DE COLOMBIA podr
requerir la documentacin relacionada a continuacin como soporte
necesario antes de iniciar las actividades o durante el desarrollo de la
misma.

La empresa Contratista deber tener su programa de Gestin de

Seguridad y Salud en el trabajo de acuerdo a la normatividad
vigente, el cual podr ser solicitado y auditado en cualquier
momento.
La Empresa Contratista debe mantener un cronograma de trabajo
en Seguridad, Salud en el trabajo y Medio Ambiente acorde a los
riesgos y a la legislacin vigente.
La empresa Contratista deber evidenciar la induccin en Salud,
Seguridad en el trabajo y Medio ambiente de sus colaboradores y
adicionalmente el proceso de formacin contina en SST.

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NOTA: Contratos en donde se desarrollen tareas de alto riesgo (Trabajos

en alturas, espacios confinados, trabajos en caliente etc.), requieren del
acompaamiento de una persona de SST por parte del contratista)

6.2

Elementos de proteccin personal y ropa de trabajo

Los Contratistas deben garantizar el suministro de ropa de trabajo
conforme lo establecido en los artculos 170 y siguientes del
Captulo I del Ttulo IV de la Resolucin 2400 de 1979, la cual debe
ser adecuada para las actividades y deben garantizar que sus
trabajadores usarn los EPP y la ropa de trabajo que se les ha
suministrado.
Los EPP deben ser entregados de acuerdo a los riesgos asociados
a las tareas a realizar, adems de los requeridos ROYAL DE
COLOMBIA y/o el cliente.
Los elementos de proteccin personal que deben utilizar los
Contratistas para cualquier caso son:
Protectores auditivos: Si hay exposicin a ruido.
Botas de Seguridad: Para personal operativo que deba ingresar a
plantas de produccin y que laboren con herramientas, mquinas,
equipos, entre otros. O donde se reglamente su uso (Ej: Descargue
de productos).
Gafas de Seguridad: Cuando existe el riesgo de proyeccin de
partculas, salpicadura de qumicos en los ojos, entre otros.
Casco de Seguridad: Cuando existe el riesgo de golpes en la
cabeza por cada de objetos, herramientas o cuando se exige el
uso del mismo por el cliente donde se desarrolla el trabajo.
Guantes de vaqueta o carnaza: Cuando se deben manipular
herramientas, mquinas y material metlico.
Careta para soldadura: Deben ser utilizadas al realizar tareas de
soldadura.
Equipo para proteccin contra cada Los definidos por el cliente.

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6.3

6.4

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El Contratista deber verificar y controlar que sus trabajadores

utilicen de manera adecuada y permanente los elementos de
proteccin personal. Estos debern contar con las respectivas
certificaciones.

Equipos y maquinaria
Todo Contratista que ingrese al contrato con equipos, debe
entregar una relacin de los mismos a la portera de la empresa
cliente con el fin de poderlos retirar al finalizar El trabajo y
entregar una copia al Administrador de contrato.
El Contratista debe suministrar las herramientas y equipos
adecuados para la ejecucin del trabajo, de calidad y cantidad
suficiente y debe garantizar que estn en buenas condiciones.
El Administrador de contrato validara y autorizara las condiciones
de los equipos para determinar si estn en ptimas condiciones de
seguridad.
Cuando las actividades a realizar sean trabajos elctricos, debern
contar con superficies dielctricas y polo a tierra en caso de que
aplique.

Reporte e investigacin de incidentes

Los Contratistas deben contar con un procedimiento de

investigacin y reporte de incidentes de acuerdo a lo establecido
en la legislacin y contar con personal capacitado en investigacin
de Incidentes.
Todo incidente debe ser reportado inmediatamente por el
Contratista a su respectiva ARL con copia al responsable del
contrato de ROYAL DE COLOMBIA.
El Contratista deber realizar la investigacin del incidente dentro
de los primeros 5 das despus de ocurrido el mismo, en caso de

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no poder hacerlo con la persona accidentada, se realizar una

investigacin preliminar y posteriormente se revisar la
informacin.
El Contratista una vez realice la investigacin del incidente de
trabajo, deber presentar al responsable de contrato el plan de
accin derivado de la investigacin
El Contratista debe tener formatos en el lugar de trabajo, para el
reporte de Incidentes laborales y la lista de las clnicas adscritas a
la ARL correspondiente, con las direcciones donde se puede enviar
al lesionado.
Todo Contratista debe contar con la lista actualizada de los
colaboradores y los telfonos de un familiar en caso de
emergencia.
En caso de un incidente laboral o enfermedad repentina; el
proveedor o contratista deber activar la cadena de llamadas de
emergencia para que se haga presente una persona de la empresa
en el lugar del evento o en la institucin de salud.

6.5 Plan de Emergencias

Mantener y adecuar el PLAN DE EMERGENCIAS Y DE EVACUACION

de la empresa de acuerdo al proyecto.
La empresa Contratista debe tener en el lugar de trabajo el
procedimiento a seguir en caso de enfermedad y/o accidente
laboral.
En caso de ser necesario, en el lugar donde se desarrolla el
trabajo,
la empresa Contratista deber tener una persona
capacitada en primeros auxilios y un botiqun.
En caso de una emergencia interna en la empresa Cliente, el
Contratista debe dirigirse al punto de encuentro ms cercano
designado por la empresa acatando la sealizacin y siguiendo las
orientaciones dadas por el coordinador de evacuacin.
Queda totalmente prohibido que el personal Contratista no
calificado intente dar primeros auxilios a cualquier lesionado,
tampoco traslade o mueva al lesionado, salvo que exista amenaza
para su vida si permanece en el lugar del accidente.

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Est estrictamente prohibido al personal Contratista hacer uso de

la red contra incendios o extintores de la empresa Cliente, para
cualquier fin distinto al que estn destinados; sin olvidar que solo
podr utilizarlos si est entrenado para atender incendios o
conatos.

6.6 Competencia, Formacin, Toma de Conciencia, Induccin y

Capacitacin

Los Contratistas asegurarn que el personal asignado para

ejecutar los trabajos sea competente, en cuanto a su educacin,
formacin, habilidades y experiencia para las funciones que va a
desempear, para ellos debern tener disponible una matriz de
formacin.
Los Contratistas debern asegurar la formacin y desarrollo del
plan de formacin que hayan establecido.

6.7 Productos qumicos y peligrosos

Si la labor a contratar exige el uso de productos qumicos suministrada
por el contratista,
Deber asegurar los siguientes aspectos:

El Contratista debe contar con un procedimiento de manejo de

productos qumicos, el cual deber mantener actualizado.
Los trabajadores del Contratista que manipulan estos materiales
debern ser incluidos en los programas de capacitacin especficos
que se deben llevar a cabo por el Contratista.

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Los Contratistas son responsables del cumplimiento de las normas

relacionadas con la identificacin y etiquetado de productos
qumicos y peligrosos.
Los productos qumicos a utilizar deben incluir etiquetas, hojas de
seguridad (MDS), fichas tcnicas.
Los Contratistas deben solicitar la autorizacin de uso de
productos qumicos, a la Asistencia de SST de ROYAL DE
COLOMBIA, enviando el comunicado de solicitud adjuntando las
Hojas de Seguridad del producto qumico.

6.8 Identificacin de Peligros y Valoracin de Riesgos para

Contratistas.

Los Contratistas deben establecer y mantener procedimientos

para la identificacin continua de peligros, la evaluacin de los
riesgos y la implementacin de medidas de control necesarias.
Las actividades rutinarias y no rutinarias.
Actividades de todo el personal que tenga acceso al lugar de
trabajo (incluyendo
Contratistas sub-Contratistas).
Peligros creados en los alrededores del lugar de trabajo por
trabajos relacionados a actividades que estn bajo el control del
Contratista; La infraestructura, equipos y materiales en el lugar de
trabajo, si son proporcionados por el Contratista o por terceros.
Recomendaciones para definir planes de accin.

6.9 Auditorias

Se podrn efectuar auditoras al Contratista de acuerdo con el

procedimiento del sistema de Gestin de SST de la empresa. Los
Contratistas autorizan a la compaa a auditar e inspeccionar en
cualquier momento los equipos, sitios de trabajo, personal,
sistema de permiso de trabajo, anlisis de riesgos, herramientas,
elementos de proteccin personal,
requisitos legales y

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documentos que sean necesarios para evaluar el cumplimiento de

la normatividad y las normas de Seguridad Social, Salud en el
trabajo y de Proteccin del Ambiente.

En el evento que en las auditoras se identifiquen No

Conformidades u Oportunidades de mejora, se deber generar un
plan de accin que el contratista deber entregar como mximo
diez (10) das hbiles a quien le realizo la Auditoria; de dicho plan
ROYAL DE COLOMBIA realizar seguimiento al mes siguiente.
En todos los casos HSEQ deber notificar a Compras (Auditor
Procesos-Compras) sobre estas Auditoras y sus resultados.
De acuerdo al desempeo en seguridad se definir la viabilidad
para invitacin a futuras ofertas.

7. Salud en el trabajo

Deben realizarse a todo el personal Evaluaciones Mdicas

Ocupacionales (Ingreso, Peridicas, Retiro, Pos Incapacidad),
dando cumplimiento a la legislacin.
El Contratista deber mantener disponibles los certificados
mdicos en caso de ser requeridos.
El Contratista tambin deber mantener disponibles los
certificados mdicos de trabajo en altura donde especifique la
valoracin de acuerdo al reglamento tcnico.
Toda Empresa Contratista debe realizar peridicamente
los
exmenes mdicos acorde a los riesgos a los cuales estn
expuestos.
La empresa Contratista deber programar y desarrollar dentro de
su programa de Salud en el trabajo, actividades de medicina
preventiva y del trabajo, tendientes aprevenir la presencia de
enfermedades de origen comn y /o laboral.

8. Medio ambiente

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El Contratista debe garantizar en el desarrollo de las actividades

objeto del servicio, el uso adecuado de los recursos naturales y la
conservacin del medio ambiente, evidenciando su formacin o
experiencia en el control de los aspectos e impactos ambientales
significativos identificados por la organizacin durante el
desarrollo de sus actividades.
Para el desarrollo de actividades en las instalaciones del cliente,
para el cual
ROYAL DE COLOMBIA presta los servicios, el
Contratista debe alinearse con las polticas de SST y ambientales
definidas por el cliente y por ROYAL DE COLOMBIA.
El Contratista debern mantener disponibles licencias y permisos
ambientales en caso de aplicar para el desarrollo de sus
actividades cuando se ameriten su revisin por la organizacin.
El Contratista deber generar una certificacin, indicando que ha
concluido la actividad de manejo de residuos o desechos
peligrosos para la cual ha sido contratado, de conformidad con lo
acordado entre las partes, cuando aplique en el desarrollo de sus
actividades.
El Contratista deber contar con documentos o registros que
evidencien el manejo y control de sus actividades y de aquellas
que intervengan en el uso de los recursos naturales.

9. Poltica No drogas, alcohol, tabaquismo y porte de armas

La empresa Contratista adoptar su propia poltica para asegurar

un lugar de trabajo libre de alcohol, drogas, tabaquismo y porte de
armas, mientras presten servicios a ROYAL DE COLOMBIA,
quedando estrictamente prohibido su uso en recintos de ROYAL
DE COLOMBIA y/o del cliente.

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10. Desempeo en Seguridad

El Contratista deber presentar a ROYAL DE COLOMBIA, cuando se le
solicite, su gestin en SST, para lo cual debe reportar la siguiente
informacin:

Trabajadores Expuestos
Horas hombre trabajadas
Nmero de incidentes
N de das perdidos
Registros de induccin y entrenamiento
Actividades realizadas en prevencin
Capacitaciones realizadas
Temas de formacin

NOTA: ROYAL DE COLOMBIA podr solicitar informacin adicional

relacionada con los requisitos descritos en este documento.
11. Sanciones
Cualquier incumplimiento a las normas de seguridad establecidas por
ROYAL DE COLOMBIA o del Cliente, sern sancionadas de la siguiente
manera:
1ra. Violacin: Intervencin inmediata a la tarea (Administrador del
contrato y/o Asistente de SST)
2da.Violacin: Llamado de atencin
(Administrador con soporte De SST)

por

escrito

al

Contratista

3ra.Violacin: Revisin del evento y definicin de continuidad del

contrato con la empresa Contratista (SST Gerencia General)
Sanciones especficas en caso de:

Presentarse a laborar bajo influencia del alcohol o Ingresar licor e

ingerirlo en el rea de trabajo.

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Ingresar sustancias psicoactivas y/o consumirlas en el rea de

trabajo.
Realizar amenazas a colaboradores de ROYAL DE COLOMBIA o
del cliente.
Ocasionar incidentes o daos a la propiedad del cliente o ROYAL
DE COLOMBIA, por negligencia o descuido del personal.
Portar armas en el lugar de trabajo.
Por tratarse de faltas graves estas sern evaluadas
particularmente y sancionadas segn su gravedad sin perjuicio de
las acciones legales (civiles o penales) a que haya lugar.

12. Documentos de Referencia

Legislacin Colombiana vigente

13. Documentos Asociados

Poltica SG-SST
Poltica No Drogas, Alcohol, Tabaquismo y Porte de Armas.
Manual del Sistema de Gestin de la Seguridad y la Salud en el
Trabajo.
Matriz de requisitos a proveedores y contratistas de servicios,
equipos y suministros

15. Anexos

Formato Lista de verificacin de requisitos de la salud y seguridad

en el trabajo en campo.
Formato Lista de chequeo para registro de contratistas.

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16. Revisiones
VERSION

AUTOR

FECHA

Asistente de
SST

01/ 03/2016

DESCRIPCION
DEL CAMBIO
Creacin de
nuevo cdigo