Aspectos de Importancia en los Sistemas de Gestin de

Almacenes
Jaime Alfonso Len-Duarte, Carmen Gisselle Viramontes-Garca.
1

Universidad de Sonora, Departamento de Ingeniera Industrial,

Rosales y Blvd. Luis Encinas S/N CP. 83000, Hermosillo, Sonora, Mxico
jleonduarte@gmail.com , gisselleviramontes@outlook.com

Resumen: Este artculo proporciona las bases teoricas para identificar los
aspectos ms importantes de la gestin de almacenes, los cuales llevarn a
alcanzar los objetivos que un almacen contiene, siendo estos: maximizar la
rotacin del producto, la operatividad del almacenes, la capacidad de
almacenamiento, as como tambien minimizar los recorridos en las
operaciones. La recopilacin de estos aspectos importantes se har atraves
de analisis literarios basados en artculos, libros y revistas electronicas
relacionadas con la tematica de esta investigacin. Dentro del departamento
de almacenes se desarrollan sistemas de gestin, los cuales se enfocan al
cuidado de los procesos, la seguridad de los almacenistas y los controles
internos,as como la seguridad. que se llevan acabo para el correcto
almacenamiento de productos y monitoreo de consumos de cualquier
material-materia prima semielaborada o teminados, a su vez llevan a cabo el
tratamiento de la informacin generada en esta rea.

Palabras clave: Almacn, Sistema de gestin, Procesos, Control interno,

Seguridad

Introduccin

Desde la antigedad el ser humano ha buscado como salvaguardar sus alimentos,

herramientas, productos, en s cualquier bien que le proporcione una estabilidad en sus
actividades cotidianas. Los antiguos romanos denominaban a estos lugares silos,
ubicndose en la parte subterrnea de la ciudad, esto no todo el tiempo fue as, ya que los
granos y cereales se depositaban sobre la superficie, recibiendo el nombre de al-mai-zn
[1].

Jaime Alfonso Len-Duarte, Carmen Gisselle Viramontes-Garca, Aspectos de Importancia en los Sistemas de
Gestin de Almacenes, en: Germn Alonso Ruiz-Domnguez, Enrique Javier de la Vega-Bustillos, Mario
Barcel-Valenzuela, Alonso Prez-Soltero, Ramn Ren Palacio-Cinco, Joaqun Cortez-Gonzlez (Eds.),
Avances de Investigacin en Ingeniera en el Estado de Sonora, pp. 169-174, 2013.

170 Jaime Alfonso Len-Duarte, Carmen Gisselle Viramontes-Garca

Un almacn hoy en da es un punto clave de la cadena de suministros y forma parte

vital del rol en el xito o fracaso de un negocio [2]. Escriva [3] menciona que los
almacenes se clasifican segn: su funcionamiento en la red logstica, su situacin
geogrfica y la actividad que realicen, el tratamiento fiscal que reciben los productos
almacenados, el recinto del almacn y el grado de mecanizacin .
Al igual que un rea de produccin dentro de un almacn se realizan procesos, siendo
cuatro las principales fases, segn Valenzuela y Romero [4]: recepcin, ubicacin,
recuperacin y envo, a su vez existen normativas con las que cuenta este departamento,
as como una serie de reglas que ayudarn a mantener un control interno del rea bajo de
estudio.
Este artculo se encuentra dividido en tres secciones principales la primera de ella nos
enmarca las definiciones de almacenes, sistemas de gestin de almacenes (SGA), as
como los procesos y controles internos que dan origen a los SGA.
Dentro de la seccin dos se exponen dos casos de investigacin donde se resalta la
importancia de los SGA, el primero de ellos realizado en una empresa peruana de energa
elctrica y el segundo en un almacn miscelneo de una universidad en la Habana Cuba.
La tercera seccin de este artculo expone las conclusiones obtenidas en este anlisis.

2
2.1

Marco Terico
Almacn

La palabra almacn no tiene una definicin exacta, por lo cual Amaya [5] lo define desde
dos perspectivas la primera hace referencia a un almacn industrial el cual tiene como
objetivo el albergar las materias primas, componentes o semi-terminados de los productos
necesarios para atender a un determinado proceso de produccin. La segunda perspectiva
se enfoca a un almacn comercial, el cual salvaguarda producto terminado que va a los
mercados. Por su parte Escriva [3] lo define como el recinto donde se realizan las
funciones de recepcin, manipulacin, conservacin, proteccin y posteriormente
expedicin de productos.
Tras el anlisis de algunas definiciones se puede decir que un almacn es el lugar donde
se lleva a cabo una serie de procesos, los cuales involucran la guarda, custodia, recibo,
aseguramiento y manipulacin del mismo. Hoy en da, se expone que el almacn es un
medio para lograr economas potenciales y aumentar las utilidades de la empresa.
Un almacn es parte de una red logstica, esto debido a que es un agente regulador en el
flujo de la mercanca de la empresa, se requiere un equilibrio en la gestin de este recinto
ya que esto dar una estabilidad a la demanda de la empresa. Para llevar a cabo una buena
gestin de almacenes se requiere de un control interno, as como la administracin
correcta de sus recursos, a su vez se requiere saber cules son los lmites mximos y
mnimos del material a almacenar, la rotacin de ellos, los costos que se involucran la
requisicin del producto, as como sus costos por almacenaje [3].

Aspectos de Importancia en los Sistemas de Gestin de Almacenes

2.2

171

Sistema de gestin de almacenes

Un almacn contiene procesos operativos, as como un control interno, estos dos factores
dan cavida a la gestin de almacenes, la cual, se enfoca en la recepcin y almacenamiento
dentro de un mismo almacn, hasta el punto de consumo de cualquier material-materia
prima, semielaborada, terminados, as como el tratamiento e informacin de los datos que
se generan dentro de esta rea La figura 1 representa el esquema que sigue la gestin de
almacenes.

Planeacin y Organizacin

Recepcin

Almacn

Movimiento

Informacin

Figura 1. Esquema de Gestin de Almacenes.

(Elaboracin propia a partir de comparacin entre distintos esquemas)

Gestin de almacenes: procesos operativos de un almacn

Se podra pensar que dentro de un almacn no existe ningn tipo de proceso, eso es
errneo, debido a que el trmino proceso se puede definir desde distintas perspectivas,
siendo una de ellas la organizacin lgica, desde esta perspectiva s define como un
conjunto de actividades diseadas para generar un resultado especfico. Ahora se puede
decir que dentro de un almacn existen procesos operativos, los cuales son aquellos que se
encuentran en contacto directo con el usuario [6].
Para lograr que un almacn sea un punto a favor dentro de la empresa se requiere
definir los procesos operativos que se realizan dentro de este. Estos procesos se dividen en
cuatro: recepcin, ubicacin, recuperacin y envo [4], a su vez se encuentran agrupados
en procesos de flujo de entrada y de flujo de salida, en cuanto a los primeros, son las
actividades tpicas de recepcin de material, as como tambin todos los procesos de
retorno de material en general, por otra parte, los proceso de flujo de salida deben
encontrarse correctamente documentados. Se pueden encontrar tres fases dentro de los
procesos de salida: Picking (recoleccin) del producto, Preparacin del pedido y
expedicin de este [7].
El proceso de recoleccin del producto consiste en extraer y seleccionar de sus lugares
de almacenaje las rdenes que han sido solicitadas por los clientes, incluye una serie de
.

172 Jaime Alfonso Len-Duarte, Carmen Gisselle Viramontes-Garca

tareas como lo son el desplazamiento del personal, bsqueda y localizacin, identificacin

de los productos, extraccin de estos y control de stock [8], con respecto a la preparacin
del pedido, esta es de gran importancia ya que es el vnculo entre el cliente y la empresa.
Si esta es desatendida se desatender al cliente y de forma adversa si es atendida de una
manera correcta el cliente sentir que es bien atendido [9]. Dentro de la fase de expedicin
o envo este artculo deja de ser parte del almacn comenzando a ser parte del rea de
transporte [4]. En la figura 2 se muestra el esquema de los procesos operativos de un
almacn.

Flujo de
Entrada
Procesos de
almacn

Retorno de
material
Picking/
Recoleccin

Almacn

Control
interno

Recepcin
de material

Flujo de
Salida

Preparo del
pedido
Expedicin

Figura 2. Esquema de procesos operativos de un almacn.

(Elaboracin propia a partir de revisin bibliogrfica)

Gestin de almacenes: Control interno

El control interno de un almacn data de finales del siglo XIX, es de suma importancia
contar con un control interno, ya que ste asegurar el xito del almacn, a su vez estos
controles se basan en la exactitud del producto fsico almacenado y sus registros
correspondientes [5], incluyndose los movimientos que se realicen con los bienes del
almacn.
Se puede medir el rendimiento de un almacn o eficiencia de un almacn por medio de:
indicadores de calidad del producto, productividad de tiempo, entre otros [10]. Los
inventarios forman parte importante tanto para una empresa como para el control interno
del almacn, aunque en algunas empresas los vean como un mal necesario para garantizar
la continuidad de su actividad fundamental, sin embargo, hoy en da se requiere de una
buena gestin de inventarios para mantener las cantidades mnimas necesarias que
garanticen la continuidad de todo el flujo de la cadena logstica [11].

Aspectos de Importancia en los Sistemas de Gestin de Almacenes

173

Otro puto de importancia dentro de un control de almacenes es la rotacin del

producto, ya que por medio de ella es posible establecer: sistemas de almacenaje, cules
son los productos con mayor ndice de ventas y localizarlos de una manera ms accesibles
y de manera adversa los de menor venta almacenndose en una zona con menor
movimiento [12].
En la figura 3 se puede apreciar de una mejor manera algunos aspectos de la fase de
control interno de un almacn.

Procesos de
almacn

Inventarios

Control interno

Rotacin del
producto

Almacn

Rendimiento
de un almacn

Figura 3. Esquema de control interno de un almacn.

(Elaboracin propia a partir de revisin bibliogrfica)

Casos de investigacin

Existen distintos estudios relacionados con la gestin de almacenes, siendo uno de ellos el
desarrollado por la empresa EGASA en la ciudad de Lima, Per, esta empresa se dedica a
la generacin elctrica del sur de Per, fundada el 15 de Marzo de 1994, teniendo como
objetivo el generar energa elctrica para la zona sur de esta ciudad. Al ser una empresa
grande es de suma importancia mantener bajo control su almacn, por lo que se realiz un
manual donde se especifican todos los procesos que se realizan en esta rea, as como sus
encargados inmediatos, las sanciones en las que incurrirn los trabajadores si retiran
material sin previa autorizacin. Este documento forma parte de su poltica interna, se
realiza una revisin continua de l para verificar su cumplimiento, con l se buscaba
reducir la prdida de componentes, equipos y materiales pertenecientes a esta empresa.
En la ciudad de la Habana, Cuba, se realiz una investigacin respecto a la
reestructuracin interna de un almacn, consisti en obtener una mejor certificacin de la
categorizacin de Almacenes Tecnolgicos, trayendo como consecuencia el rediseo de
esta rea, para ello se obtiene la siguiente solucin; la creacin de un Expediente
Logstico (EXPLOG). ste consisti en una serie de documentos, como lo son: expediente
tcnico del almacn, mtodo de control de ubicacin de los productos, documentos
normativos vigentes, sistema de proteccin y seguridad del almacn, entre otros. Dando
.

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una mejor categorizacin tecnolgica a esta rea. Cabe sealar que esta investigacin se
realiz en un almacn miselaneo perteneciente a una intitucin educativa de esta ciudad.
4

Conclusiones

Un sistema de gestin de almacenes es de gran utilidad, ya que marcar la pauta para que
el almacn represente una prdida para la empresa o una ganancia para la misma. Al
contar con un sistema de gestin de almacenes de buena calidad, las caractersticas que lo
conforman sern a su vez de calidad, generando as ganancias a la empresa, cumplimiento
con los cierres fiscales anuales, con inventarios confiables, y procesos bien definidos. Esto
en conjunto con tcnicas, conocimientos y normativas establecidas en un manual de
gestin de almacenes empleado para el correcto manejo del almacn, logrando as tener
un mejor control sobre este departamento.
Referencias
1.

Prraga, P., et al., Profesores de Enseanza Secundaria. Administracion de Empresas. Volumen

Iv.e-book, ed. S.L. Mad. Vol. IV.: MAD-Eduforma. 294 (2004)
2. Frazelle, E., Supply Chain Strategy, McGraw-Hill (2002)
3. Escriva, J., Logstica de almacenes, ed. McGraw-Hill (2010)
4. Valenzuela, J. and L.F. Romero, Anlisis y evaluacin de las actividades involucradas en las
fases de recibo y almacenamiento de un almacn del noroeste de Mxico dedicado a proveer
autopartes, in Avances de Investigacin en Ingeniera en el Estado de Sonora, D.M. BarceloValenzuela, Editor UNISON: Hermosillo, Sonora. p. 344 (2012)
5. Amaya,.J., Almacenes: Anlisis, diseo y organizacin: Esic Editorial (2008)
6. Gmez-Cambronero, L.G. and S. Sez, Sistema de mejora continua de la calidad en el
laboratorio: Teora y prctica: Publicacions de la Universitat de Valncia (2011)
7. Amaya, J.., Logstica integral: La gestin operativa de la empresa: Esic Editorial (2011)
8. Inza, A.U., Manual bsico de logstica integral: Editorial Daz de Santos, S.A. (2013)
9. Alarcn, et al. El Proceso de Gestin Colaborativa de Pedidos: Estado del Arte. in Primer
Congreso de Logistica y Gestin de la Cadena de Suministros Zaragoza (2007)
10. Arrieta, J., Journal of Economics, Finance y Administrative Science, 16(30): p. 14.(2011)
11. Maritza, O., GISERCOM: un procedimiento eficiente para la gestin de inventarios en
empresas comerciales y de servicios. Observatorio de la Economa Latinoamericana,(176): p.
36. (2012)
12. Gmez, et al., Estado del arte en polticas de ubicacin de productos en almacn, in II
International Conference on Industrial Engineering and Industrial Management, XII Congreso
de Ingeniera de Organizacin: Burgos, espaa. p. 8. (2008).