Premessa Spesso, buone idee di progetti, restano solo nella testa di chi le ha pensate perch, difficolt o mancanza di esperienza, ne bloccano il decollo o il completamento. A volte non si sa da dove cominciare oppure si procede per tentativi scoordinati con inutile dispendio di energie e scarsi risultati: con questo documento, ci siamo proposti di fornire una traccia, anche se generica, per impostare, sviluppare e controllare la realizzazione di un progetto. Dallidea al Progetto Una persona singola o un ristretto gruppo di persone a volte hanno unidea di fare qualcosa per s o per altri (non fa differenza), e allora, per raggiungere lobiettivo, vale la pena di considerare il modo di agire con il metodo del progetto al fine di procedere per passi successivi ma tutti convergenti verso il risultato finale atteso. E necessario quindi definire in modo sintetico ma chiaro qual lobiettivo che si intende perseguire con la realizzazione del progetto. Potrebbe essere utile anche individuare un titolo del progetto che pu essere di fantasia oppure un richiamo allobiettivo che si definito. E utile individuare anche una persona che verr nominata quale Capo Progetto, con il compito di coordinare le diverse attivit del progetto via via che verranno sviluppate con il concorso dei membri del Gruppo di Progetto. E utile formalizzare quanto sopra su un foglio di carta in modo che siano note a tutti quanti partecipano al progetto, le finalit e le responsabilit definite.
Pianificazione del Progetto
Il progetto dovrebbe essere scomposto in fasi, e ciascuna fase in una serie di attivit; inoltre, in base alle risorse (persone) che verranno utilizzate nelle singole attivit, verr quantificato il tempo (giorni o settimane o mesi) necessario per la loro realizzazione. Va detto che le fasi e le singole attivit dovranno essere sequenzializzate o parallelizzate a seconda delle necessit o possibilit; inoltre, per ogni attivit dovr essere indicata la data di inizio, verificando che esistano tutte le condizioni per poterla avviare, e la data di possibile fine. E consigliabile, laddove unattivit sia sequenziale ad unaltra, tenere un margine di tempo quale polmone per eventuali slittamenti dellattivit precedente. Il tutto dovrebbe essere formalizzato, e un modello da utilizzare, potrebbe essere il seguente: progetto: data inizio:
data fine:
fase n.
(nome della fase)
attivit
1 2
_ n
(titolo del progetto)
responsabile:
descrizione di ogni singola attivit
persone coinvolte nome delle persone coinvolte
risorse materiali (attrezzature/materiali) e finanziarie descrizione e quantificazione delle risorse necessarie
data inizio data di inizio attivit
fine fine attivit prevista
Budget del progetto
E utile sintetizzare su un prospetto riepilogativo, i costi previsti e gli eventuali ricavi in modo da poter verificare durante lavanzamento del progetto, la coerenza dellandamento delle attivit svolte rispetto alle aspettative e valutazioni prventivate. budget di progetto DESCRIZIONE 1.
Spese per attrezzature
2.
Spese per materiali
3.
Spese per prestazioni/mano dopera
4.
Altre spese.........
5.
Valore monetario di ore fornite da soci
USCITE
TOTALE USCITE DESCRIZIONE 11.
Finanziamenti esterni
12.
Autofinanziamenti
13.
Ricavi da prestazioni
14.
Ricavi da alienazioni
15.
Altri ricavi........
16.
Valore monetario di ore fornite da soci
ENTRATE
TOTALE ENTRATE SALDO
Esemplificando possiamo pensare ad un progetto di informatizzazione di una BdT, dove sono
coinvolte due persone, Anna (Capo-progetto) e Roberto.
Lobiettivo del progetto ben definito: dotare la BdT di un computer per tenerne sotto controllo la gestione operativa ed amministrativa, e permettere il collegamento ad internet per lutilizzazione della posta elettronica oltre a poter navigare nella rete. Di seguito viene evidenziata la pianificazione del progetto:
progetto: data inizio: fase n.
informatizzazione della BdT
data fine: responsabile: Anna 1
attivit
progettazione persone coinvolte
1 Analisi delle Anna, esigenze della Roberto BdT (per che cosa verr utilizzato il computer!?) 2 Definizione della Roberto configurazione (hardware e software) del P.C. adeguata alle esigenze fase n.
2 attivit
inizio
fine
1 riunione di 3 ore con
la partecipazione del figlio di Roberto (esperto informatico)
persone coinvolte Roberto
3 Acquisto del P.C.
e del relativo software 4 Installazione del P.C.
Roberto
data
acquisto e installazione delle attrezzature
1 Ricerca delle possibili offerte alternative (hardware e software) 2 Valutazione e comparazione delle offerte
fase n.
risorse materiali (attrezzature/materiali) e finanziarie 2 riunioni di 3 ore ciascuna
Roberto, Anna
Roberto
risorse materiali (attrezzature/materiali) e finanziarie 3 mezze giornate con la collaborazione del figlio
1 riunione di mezza giornata con la partecipazione del figlio di Roberto 3 ore 4 ore con la collaborazione del figlio addestramento
data inizio
fine
attivit 1 Addestramento di 1 o 2 persone alluso del P.C. fase n.
persone coinvolte Anna, Roberto
4 attivit
1 Avviamento della gestione informatizzata
risorse materiali (attrezzature/materiali) e finanziarie 10 lezioni di 3 ore ciascuna organizzate dal figlio di Roberto
data inizio
fine
avviamento persone coinvolte Anna
risorse materiali (attrezzature/materiali) e finanziarie 10 giorni nellarco di un mese con lassistenza saltuaria (3 giorni) del figlio di Roberto
