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Come impostare e sviluppare un progetto?

Premessa
Spesso, buone idee di progetti, restano solo nella testa di chi le ha pensate perch,
difficolt o mancanza di esperienza, ne bloccano il decollo o il completamento. A volte
non si sa da dove cominciare oppure si procede per tentativi scoordinati con inutile
dispendio di energie e scarsi risultati: con questo documento, ci siamo proposti di
fornire una traccia, anche se generica, per impostare, sviluppare e controllare la
realizzazione di un progetto.
Dallidea al Progetto
Una persona singola o un ristretto gruppo di persone a volte hanno unidea di fare
qualcosa per s o per altri (non fa differenza), e allora, per raggiungere lobiettivo,
vale la pena di considerare il modo di agire con il metodo del progetto al fine di
procedere per passi successivi ma tutti convergenti verso il risultato finale atteso.
E necessario quindi definire in modo sintetico ma chiaro qual lobiettivo che si
intende perseguire con la realizzazione del progetto.
Potrebbe essere utile anche individuare un titolo del progetto che pu essere di
fantasia oppure un richiamo allobiettivo che si definito.
E utile individuare anche una persona che verr nominata quale Capo Progetto, con
il compito di coordinare le diverse attivit del progetto via via che verranno sviluppate
con il concorso dei membri del Gruppo di Progetto.
E utile formalizzare quanto sopra su un foglio di carta in modo che siano note a tutti
quanti partecipano al progetto, le finalit e le responsabilit definite.

Pianificazione del Progetto


Il progetto dovrebbe essere scomposto in fasi, e ciascuna fase in una serie di
attivit; inoltre, in base alle risorse (persone) che verranno utilizzate nelle singole
attivit, verr quantificato il tempo (giorni o settimane o mesi) necessario per la loro
realizzazione.
Va detto che le fasi e le singole attivit dovranno essere sequenzializzate o parallelizzate
a seconda delle necessit o possibilit; inoltre, per ogni attivit dovr essere indicata la
data di inizio, verificando che esistano tutte le condizioni per poterla avviare, e la data
di possibile fine.
E consigliabile, laddove unattivit sia sequenziale ad unaltra, tenere un margine di
tempo quale polmone per eventuali slittamenti dellattivit precedente.
Il tutto dovrebbe essere formalizzato, e un modello da utilizzare, potrebbe essere il
seguente:
progetto:
data inizio:

data fine:

fase n.

(nome della fase)


attivit

1
2

_
n

(titolo del progetto)


responsabile:

descrizione di
ogni singola
attivit

persone
coinvolte
nome delle
persone
coinvolte

risorse materiali
(attrezzature/materiali)
e finanziarie
descrizione e
quantificazione delle
risorse necessarie

data
inizio
data di
inizio
attivit

fine
fine
attivit
prevista

Budget del progetto


E utile sintetizzare su un prospetto riepilogativo, i costi previsti e gli eventuali ricavi in
modo da poter verificare durante lavanzamento del progetto, la coerenza
dellandamento delle attivit svolte rispetto alle aspettative e valutazioni prventivate.
budget di progetto
DESCRIZIONE
1.

Spese per attrezzature

2.

Spese per materiali

3.

Spese per prestazioni/mano dopera

4.

Altre spese.........

5.

Valore monetario di ore fornite da soci

USCITE

TOTALE USCITE
DESCRIZIONE
11.

Finanziamenti esterni

12.

Autofinanziamenti

13.

Ricavi da prestazioni

14.

Ricavi da alienazioni

15.

Altri ricavi........

16.

Valore monetario di ore fornite da soci

ENTRATE

TOTALE ENTRATE
SALDO

Esemplificando possiamo pensare ad un progetto di informatizzazione di una BdT, dove sono


coinvolte due persone, Anna (Capo-progetto) e Roberto.

Lobiettivo del progetto ben definito: dotare la BdT di un computer per tenerne sotto
controllo la gestione operativa ed amministrativa, e permettere il collegamento ad
internet per lutilizzazione della posta elettronica oltre a poter navigare nella rete.
Di seguito viene evidenziata la pianificazione del progetto:

progetto:
data inizio:
fase n.

informatizzazione della BdT


data fine:
responsabile:
Anna
1

attivit

progettazione
persone
coinvolte

1 Analisi delle
Anna,
esigenze della
Roberto
BdT (per che cosa
verr utilizzato il
computer!?)
2 Definizione della Roberto
configurazione
(hardware e
software) del P.C.
adeguata alle
esigenze
fase n.

2
attivit

inizio

fine

1 riunione di 3 ore con


la partecipazione del
figlio di Roberto
(esperto informatico)

persone
coinvolte
Roberto

3 Acquisto del P.C.


e del relativo
software
4 Installazione del
P.C.

Roberto

data

acquisto e installazione delle attrezzature

1 Ricerca delle
possibili offerte
alternative
(hardware e
software)
2 Valutazione e
comparazione
delle offerte

fase n.

risorse materiali
(attrezzature/materiali)
e finanziarie
2 riunioni di 3 ore
ciascuna

Roberto,
Anna

Roberto

risorse materiali
(attrezzature/materiali)
e finanziarie
3 mezze giornate con la
collaborazione del
figlio

1 riunione di mezza
giornata con la
partecipazione del
figlio di Roberto
3 ore
4 ore con la
collaborazione del
figlio
addestramento

data
inizio

fine

attivit
1 Addestramento di
1 o 2 persone
alluso del P.C.
fase n.

persone
coinvolte
Anna,
Roberto

4
attivit

1 Avviamento della
gestione
informatizzata

risorse materiali
(attrezzature/materiali)
e finanziarie
10 lezioni di 3 ore
ciascuna organizzate
dal figlio di Roberto

data
inizio

fine

avviamento
persone
coinvolte
Anna

risorse materiali
(attrezzature/materiali)
e finanziarie
10 giorni nellarco di
un mese con
lassistenza saltuaria (3
giorni) del figlio di
Roberto

data
inizio

fine

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