Sei sulla pagina 1di 24

www.docflow.

com

Vendor Invoice Management


Strategie e tattiche per progettare al meglio
l'automazione delle fatture fornitore

Fabio Omar El Ariny Partner DocFlow

Vendor Invoice Management

SOLUZIONI
AGILIFORUM
PER IMPRESE
AGILI
SAP
INNOVATION
26 settembre
2013

www.docflow.com
DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

Di cosa parliamo?
www.docflow.com

Dallacquisizione della fattura multicanale (inclusa PEC) alla


gestione del processo collaborativo, passando per la raccolta dei
documenti obbligatori per legge, fino alla registrazione
automatizzata del documento e la sua conservazione a norma.
Tutti aspetti che rappresentano enormi aree di opportunit per il
CFO e per la sua organizzazione.

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

Il processo come lo conosciamo


www.docflow.com

Costo
xxx

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

Fornitore
xxx

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

Perch
Dove Innovare?

www.docflow.com

Delocalizzazione
Accentramento
Aumento numero fatture

Cambiamenti Organizzativi
Cambiamenti normativi
Esigenze di tracciabilit
Carenze Risorse
Taglio costi
Espansione allestero

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

Perch
Dove Innovare?

www.docflow.com

Opportunit offerte dalle normative collegate alla Fattura Elettronica per


accelerare un cambiamento innovativo:
Il decreto salva infrazioni, convertito in legge con la finanziaria 2013 dispone che tutte

le fatture inviate e ricevute con mezzi elettronici possono essere considerate fatture
elettroniche e lautenticit dellorigine e lintegrit del contenuto possono essere
garantite anche con controlli di gestione in luogo della firma digitale
Il decreto del Ministero dellEconomia e delle Finanze del 3 aprile 2013 rende

effettivo lobbligo, per le pubbliche amministrazioni, di accettare, e quindi pagare,


esclusivamente le fatture in formato elettronico: (PEC, HTTPS, FTP)
Eliminazione a tendere del vincolo della periodicit dei 15 giorni

Opportunit per gestire le fatture passive ricevute come semplici allegati PDF da
messaggi di mail o PEC

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

Dove Innovare?
www.docflow.com

Tre direttrici principali:


Colmare il GAP, derivante dalladozione di un processo a step discreti
Gestire leccezione, perch il processo non segue sempre il percorso ideale (Happy

Path)
Rivedere i confini, per far partecipare al processo i veri protagonisti

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

Business Challenge 1: colmare il GAP


www.docflow.com

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

BC1 esempio: Invoice capturing


www.docflow.com

LEGAL
ELECTRONIC
RETENTION

Invoice preparation

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

Invoice Scanning

OCR & Validation

Validation

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

BC1 - Key elements: LOCR e il Data-Entry


www.docflow.com

Il riconoscimento automatico dei campi della fattura, come anche la fase del
data-entry di correzione, permette di introdurre interessanti aspetti di
efficienza ancor prima che inizi il Workflow:
I

campi estratti dallOCR


possono essere validati con
lERP

Seguire la tecnica Triage, ossia

suddividere le fatture tra:

Assolutamente corrette
Assolutamente errate
Da verificare e correggere

La maschera di correzione pu

essere personalizzata per la


tipologia di fattura riconosciuta
(servizi, merci, noleggi)

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

BC1 - Key elements: La gestione della mail


www.docflow.com

La gestione del canale mail in ingresso, semplificato grazie alle nuove


normative, permette di bypassare tutte le operazioni manuali legate alla
gestione della carta, etichettatura, scansione
Agenti

automatici
per
il
monitoraggio delle caselle email e
PEC

Automi per la raccolta delle fatture

direttamente dai siti dei fornitori


Gestione automatica delle eccezioni

(mittenti sconosciuti, formati non


corretti)
Etichettatura elettronica
Gestione corretta nel caso di PEC

(archiviazione delle evidenze)


Vendor Invoice Management
SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

Business Challenge 2: gestire lECCEZIONE


www.docflow.com

VERIFICA E

Missing
Supplier

Missing
Cost Center

Master Data Manager

Supplier/ Accountant

Exceptions
Missing G/R/Order
Receiver / Approvers
Delta Quantity
Delta Price
Buyer / Supplier
Other

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

Accountant

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

BC2 - esempio: discrepancy & approval


management

www.docflow.com

Missing
Supplier

Master Data Manager

e-Invoice
Unvalidated Invoices

Missing
Cost Center

Supplier/ Accountant

Missing G/R/Order

validated

Exceptions

Receiver / Approvers
Delta Quantity

Invoices
Automatic
Posting

Delta Price

Other

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

Automatic
Posting

Buyer

Accountant

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

BC2 - Key Elements: benefici del workflow


www.docflow.com

Un processo automatico, basato su workflow, per la gestione delle anomalie e delle

autorizzazioni, produce degli impatti positivi nelle seguenti aree:

Un workflow correttamente progettato e con un elevato livello di automazione

comporta un recupero medio di efficienza pari al 20% delleffort necessario per la


gestione delle discrepanze.

Vendor Invoice Management

SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

BC2 - Key Elements: Lo stato del processo


www.docflow.com

Un elemento critico di ogni processo che coinvolge molteplici attori e che


deve essere regolato in tempi certi quello di avere una buona visione sullo
stato in cui si trova il processo in ogni momento:
Una

grafica metro-map
mostra il percorso della
pratica

Mostra

lo
momento

stato

in

quel

Le stazioni percorse

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

Business Challenge 3: rivedere i confini


www.docflow.com

Verifica Ordine
Carica Fattura

Notifica Eccezione

Risolvi Anomalia
Fornisci Nota Credito

Notifica Scadenza

Azienda
Fornitori
Fornisci Documentazione
Notifica Pagamento

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

BC3 - esempio: G/S Order & receipt


www.docflow.com
Inquiries

Buyer

Fast
Order

Purchaser

Notifications/
Alerts
Inquiries

Pre
Goods/Service
Receipt

PG/SR acceptance
G/S Receiver

Supplier
Goods Receipt

Invoice
Purchase Order

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

Automatic
Posting

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

BC3 - Key elements: Il Portale Fornitori


www.docflow.com

Il Portale Fornitori, al servizio del workflow, fornisce al fornitore un accesso


diretto al Processo. Il Portale garantisce che lazione venga richiesta ed
eseguita dallattore pi interessato al completamento della specifica
azione/fase.
I fornitori diventano parte attiva del

processo e sono gli owner di


azioni che prima erano demandati
alla struttura interna.
tutti gli attori coinvolti nel processo
lavorano secondo procedura, senza
per questo richiedere a ciascuno di
essi di conoscerla per intero
La
rilevazione precoce delle
anomalie e la loro rapida risoluzione
sono da annoverare tra i benefici
maggiori.
Vendor Invoice Management
SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

BC3 - Key elements: La Dashboard


www.docflow.com

La Dashboard fornisce un Cruscotto Operativo immediato in grado di dare


evidenza, agli attori attigui al processo e ad esso interessati, dellandamento
dei processi e delle performance generali del sistema in termini di:
Dettagli contabili (ammontare

circolante, esposizione verso un


fornitore)
Pratiche

in
(caratteristiche,
equilibrio)

lavorazione
numerosit,

Pratiche in errore (anomalie

di processo gestite)
Performance degli utenti (carico

di lavoro)
Vendor Invoice Management
SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

Digital Transformation Path


www.docflow.com

La digitalizzazione dei processi rappresenta un elemento di discontinuit che ha un

forte impatto sulle persone e sullorganizzazione e che quindi deve essere gestito
con un corretto percorso di trasformazione.
Un approccio meramente tecnico tende a

creare delle oasi di dematerializzazione


allinterno di un processo sostanzialmente
invariato, mentre innovazioni di processo
molto avanzate spesso possono comportare
la non accettazione da parte degli
stakeholder.

Organizzazione
Politiche
Persone
Cultura

Un corretto approccio deve affiancare alla competenza tecnologica, la capacit di

affrontare il percorso di cambiamento possibile in ogni specifico contesto aziendale.

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

Transformation Path: da dove iniziare?


www.docflow.com

Strategia Aziendale
Obiettivi
Contesto

Ambientale
Organizzativo
Sociale
Politico

Vincoli
Di tempo
Di risorse

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

Transformation Path: il Processo Innovato


www.docflow.com

LEGAL
ELECTRONIC
RETENTION

Invoice Scanning

Invoice preparation

OCR & Validation

Validation

Missing
Supplier

Master Data Manager


ANNO

QTER

MESE

2010

Q1

04

2011

Q2

05

Q3

06

Q4

07

Fatture Totali
89.922

ALPI di Busiello Biagio & C. srl


ALPIQ IN TEC MILANO S.p.a.
ANNO S... MESE
ALS-ADVANCED LIFE SUPPORT
ALSCO Italia S.rl.

Unvalidated Invoices

Missing
Cost Center

01

Q1

2005
ALTAIR ZANDER ITALIA s.r.l.
2006

02

Q2

03

Q3

ALTALEX CONSULTING SRL


2007

04

Q4

Supplier/ Accountant

Ragione Sociale

* CO.IM.EL.E.T. S.n.c.
* F.lli MARINELLI & C. S.N.C.
* M.Z. SISTEMI S.r.l.

% Fatture Errate
16%
1. Andamento Fatture

In lavorazione
Errate

QTER

2001

ALTAIR IFM SPA

Fatture Errate
14.312

100.000
80.000
60.000
40.000
20.000

Ragione Sociale

4.000
3.500
3.000
2.500
2.000
1.500
1.000
500
0

TotFatture (Verificate)
48.470

Imponibile Non registrato


k 38.061

ImponibileRegistrato
144.736

3. Tipologie Errori

2. Fatture Totali e Fatture


Errate
1. Andamento

2. % Imponibile

k 70.000

1%

k 60.000

Imponibile Pagato
59.243

11%

8%

51%

28%

N Tot Fatture

Almeno un errore

24%

k 50.000
1%

k 40.000

ImpRegistrato

No EM

No Fornitore

No Ordine

No Benestare

NO ODL In Fattura
Imp Non Registrato

* PIOMBINO & PALUMBO S.R.L.


k 30.000

Delta Prezzo

60%

16%

k 20.000

Missing G/R/Order

validated

Exceptions

Receiver / Approvers
Delta Quantity

Invoices
Automatic
Posting

Delta Price

Other

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

29/06/20

26/06/20

23/06/20

20/06/20

17/06/20

14/06/20

11/06/20

08/06/20

05/06/20

31/05/20

28/05/20

25/05/20

19/05/20

k 0

16/05/20

k 10.000

Registrato

Non Registrato

Pagato

Dashboard
Automatic
Posting

Buyer / Supplier

Accountant

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

Transformation Path esempio break down


www.docflow.com

Extended WF &
Descrepancy Management

Early Archiving, batch input generation & simple WF

ERP INTEGRATION
Direct interaction with ERP
for Unvalidated &
Exceptions

Early Matching
Supplier & Sh.Doc

Dashboard

TRANSFORMATION & STRATEGY MANAGEMENT

3.5

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

6.5

months

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

In conclusione
www.docflow.com

Vendor Invoice Management OCR


Innovare includendo tutti gli attori, soprattutto quelli esterni
Usare le normative come leva per linnovazione

Organizzare la trasformazione per guidare il cambiamento


Delegare loperativit e non il processo: evitare la trappola del BPO
Reportistica e Dashboard: i miei occhi sul processo
Linnovazione parte da lontano: risalire la catena per innovare davvero

ma soprattutto
. non innovare per il solo gusto di farlo!

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com

In conclusione
www.docflow.com

Grazie
Per maggiori info
marketing@docflow.it
www.docflow.com

Vendor Invoice Management


SAP INNOVATION FORUM 26 settembre 2013

DocFlow 2013
www.docflow.com
www.docflow.com